Tutorial Easy Import Control (EIC)

2011
TUTORIAL EASY IMPORT CONTROL (EIC) PROTHEUS 10
Este tutorial tem por finalidade auxiliar os usurios devidamente habilitados pelo Departamento de Importao quanto utilizao das principais rotinas do mdulo Easy Import Control (EIC). Ressaltamos que a utilizao e divulgao deste tutorial de exclusividade da holding MultiLogsitica ou pessoa (fsica ou jurdica) previamente autorizada pela empresa.
ELABORADO POR SOLON ARAJO COORDENADOR ADMINISTRATIVO INTERNACIONAL
SUMRIO
1. DESKTOP .................................................................................................................................... 3
2. USURIO E SENHA................................................................................................................. 3
3. PARMETROS NO SISTEMA .............................................................................................. 4
4. SOLICITAO DE COMPRAS (SC) ................................................................................... 5
5. SOLICITAO DE IMPORTAO (SI) ......................................................................... 12
6. PURCHASE ORDER (PO)................................................................................................... 14
7. CONTROLE GERENCIAL DE PURCHASE ORDER (PO) ........................................ 23
8. EMBARQUES ......................................................................................................................... 28
9. VNCULO DO PAGAMENTO DE EMBARQUES ......................................................... 38
10. CONTROLE DE CONTAINER ........................................................................................ 40
TUTORIAL EASY IMPORT CONTROL (EIC) MULTILOGSTICA
1. DESKTOP
FIGURA 1
No desktop, clique no cone de acesso ao sistema Microsiga Verso 10 ( conforme apresentado na figura 1 e posteriormente confirme no boto OK.
),
2. USURIO E SENHA
Inserir seu nome de usurio e senha e em seguida clique no boto CONFIRMAR (figura 2).
FIGURA 2
3. PARMETROS NO SISTEMA
FIGURA 3
A tela apresentada na figura 3 servir como parmetro para que o usurio possa selecionar a empresa e o ambiente em que deseja trabalhar. Selecione o ambiente EASY IMPORT CONTROL (importao). A ttulo de explicao, a holding possui duas empresas cadastradas, a saber EMPRESA A./PE e EMPRESA A./HDB. Aps eleger os parmetros, clique no boto CONFIRMAR.
A seleo da empresa ocorre com base no destino dos produtos. Antes de eleger alguma destas opes, gentileza consultar os gerentes e/ou supervisores.
4. SOLICITAO DE COMPRAS (SC)

4.1 Depois de efetuado o login, clique nos botes ATUALIZAES, posteriormente SOLICITAR/COTAR e por fim, SOLICIT.DE COMPRAS (figura 4).
FIGURA 4
4.2 Em seguida, o sistema apresentar uma tela de parmetros (figura 5). Selecione a empresa (EMPRESA A./PE ou EMPRESA A./HDB) e posteriormente clique no boto OK.
FIGURA 5
4.3 Clique no boto INCLUIR. Automaticamente ser iniciado o processo de criao de uma nova SC (figura 6)
FIGURA 6
4.4 Posteriormente, o sistema apresentar uma tela intitulada SOLICITAO DE COMPRAS INCLUIR (figura 7). Nesta primeira etapa, preencha as informaes contidas nos campos UNID.REQUIS. e COD.COMPRADOR.
FIGURA 7
O cone LUPA ( cadastradas no sistema.
) tem por finalidade auxiliar nas informaes previamente
4.4.1 Orientaes para preenchimento do campo UNID. REQUIS. 4.4.1.1 Ao eleger o parmetro EMPRESA A./HDB (figura 5), o sistema possibilitar apenas uma opo, a saber, MVD, cdigo 00001 (figura 8).
FIGURA 8
4.4.1.2 Ao eleger o parmetro EMPRESA A./PE (figura 5), alternativas diferentes surgiro.
FIGURA 9
4.4.2 Orientaes para preenchimento da lacuna COD.COMPRADOR. 4.4.2.1 Preencher unicamente com o cdigo 0002 (produtos novos: pneus/cmaras/rodas). Atualmente a legislao brasileira probe a importao de pneus usados.
FIGURA 10
4.4.2.2 Aps selecionar a natureza e do produto, clique no boto INCLUIR. 4.5 Aps preencher os campos UNID.REQUIS e COD. COMPRADOR, preencha os campos PRODUTO e QUANTIDADE (figura 11).
FIGURA 11
O Departamento de Importao no responsvel pelo cadastro dos produtos no sistema. Caso o produto a ser importado no esteja previamente cadastrado, informe imediatamente ao gerente ou supervisor.
4.5.1 Instrues para preenchimento do campo PRODUTO (figura 12). O sistema permite que o usurio possa pesquisar pelo cdigo, descrio ou grupo (figura 13). Aps localizar o produto, selecione-o e clique no boto INCLUIR.
FIGURA 12
FIGURA 13 TUTORIAL EASY IMPORT CONTROL (EIC) MULTILOGSTICA
A. Caso haja outros itens alm do item 0001, utilize o cursor do teclado para que novas colunas possam ser adicionadas (figura 14).
FIGURA 14
Antes de confirmar a SC, anote seu nmero.
B. Com a incluso de todos os itens da SC clique no cone OK (
).
Depois de confirmado este procedimento, o sistema gera uma nova tela com um novo nmero de SC (figura 15). Caso no tenha interesse em continuar esta rotina, clique no
cone CANCELAR (
).
FIGURA 15
10
Importante ressaltar que a SC aparecer no sistema com a circunferncia rosa ( , figura 16).
FIGURA 16
Caso tenha dvidas em que status a solicitao de compras se encontra, clique no boto LEGENDA, conforme figura abaixo.
11
5. SOLICITAO DE IMPORTAO (SI)

5.1 Depois de efetuado o login, clique nos botes ATUALIZAES, posteriormente SOLICITAR/COTAR e por fim em ITENS P/IMPORTACAO (figura 17).
FIGURA 17
FIGURA 18
12
5.3 Selecione o parmetro e confirme no boto OK
FIGURA 19
Orientaes para preenchimento dos parmetros: Unidade Requisitante: exemplo, 00001 = MVD (Montevidu). Cdigo do comprador: exemplo, 002 Produtos Novos. 5.4 Selecionar o nmero da SC e pressionar o boto GERAR (figura 20).
FIGURA 20
5.5 Aps este procedimento, o sistema gera nmero de SI. Clique no boto OK (figura 21).
FIGURA 21
13
6. PURCHASE ORDER (PO)

6.1 Depois de efetuado o login, clique nos botes ATUALIZAES, posteriormente PURCHASE ORDER e por fim em MANUTENO (figura 22).
FIGURA 22
FIGURA 23
14
6.3 Clique no boto INCLUI (figura 24).
FIGURA 24
6.4 O sistema apresentar uma tela intitulada INCLUI, preencha os itens indicados nas abas CADASTRAIS, TRANSPORTE, FINANCEIRO e OUTROS. (figura 25).
FIGURA 25
6.4.1 Preenchimento das lacunas da aba CADASTRAIS:
FIGURA 26
15
Conforme orientado anteriormente, o cone LUPA ( com as informaes pr-cadastradas no Microsiga. Orientaes para preencher campos: Cod. Forneced Digitar o cdigo do fornecedor.
) tem por finalidade auxiliar
Dt. Proforma Registrar a data da proforma invoice.
Lider Sempre marcar a opo NO, caso esteja importando produtos novos.
NO. Proforma Registrar o nmero da proforma.
Cod.Comprad. Ex. o cdigo 002 corresponde aos produtos novos.
Importador = Cod.Consig. Obs1. Devero ser preenchidos com o nome da mesma empresa. Obs2. Ainda que tenhamos que preencher com o nome do mesmo fornecedor, possuem cdigos diferentes em cada campo. Obs3. Embarques oriundos de: Montevidu para o Brasil K&S / FEDERLIK S.A Outras partes do mundo direto para o Brasil LIDER, BANDEIRANTES, Etc Ms Sempre preencher o ms em que estamos.
16
6.4.2 Preenchimento das lacunas da aba TRANSPORTE: TRANSPORTE
FIGURA 27
Cod. Agente Digitar o cdigo do agente de cargas. Via Transp. Indicar o tipo de transporte utilizado na referida importao. Para suas importaes, a holding utiliza unicamente a via martima (cdigo 02).
Origem / Destino O referido campo se refere ao porto /aeroporto de origem e destino. Prefervel utilizar as informaes cadastradas observadas atravs da opo LUPA ( origens e destinos. ), em que constam as
Incoterm Os incoterms indicam a negociao entre o fornecedor e o comprador. Estas informaes so encontradas diretamente na proforma invoice, no entanto usualmente utilizamos a modalidade FREE ON BOARD (FOB).
Contain.20 / Contain. 40 ou Cont. 40 hc Indicar as quantidades e os tipos de containers que sero utilizados para o embarque.
17
6.4.3 Preenchimento das lacunas da aba FINANCEIRO (figura 28):

FINANCEIRO
FIGURA 28
Nesta tela ser preenchido unicamente o campo Cond. Pagto . Como regra geral dever ser preenchido com o cdigo 00002, que significa cobrana 120 dias.
6.4.3 Preenchimento das lacunas da aba OUTROS (figura 29):

OUTROS
FIGURA 29
Exportador Preencher com os dados do fornecedor que constam na proforma invoice. Cond. Pagto Preencher conforme informado na aba financeiro. Usualmente 120 dias (cdigo 00002).
18
6.5 Aps preencher os dados acima citados, clique no cone OK ( apresentado na figura 30.
) conforme
FIGURA 30
6.6 O sistema apresentar uma sub-tela intitulada SELEAO DE S.I. Preencher os campos C.C. e S.I. (figura 31)
FIGURA 31
Preencher os referidos campos conforme orientaes abaixo: C.C. Ex. 0001 MVD S.I S.I = Inserir nmero da Solicitao de Importao. 6.7 Clique no cone OK ( (figura 32) ) da figura 31 e aparecer a tela intitulada SELEO DE ITENS
FIGURA 32 TUTORIAL EASY IMPORT CONTROL (EIC) MULTILOGSTICA
19
Os itens informados na tela SELEO DE ITENS (figura 32) esto contidos na SI, e nesta etapa o operador dever selecionar e fazer o comparativo/ajustes das quantidades e produtos conforme informado na Commercial Invoice enviada pelo fornecedor. A. Ao clicar duas vezes no item, ser apresentada um sub-tela chamada DADOS DO ITEM (figura 33), em que de fato sero inseridas as informaes da COMMERCIAL INVOICE.
FIGURA 33
Preencher unicamente os itens assinalados na figura 33, conforme orientaes abaixo: Fabricante Inserir o cdigo do fabricante informado no sistema. Anuncia Sempre marcar opo NO-ANUENTE. Qtde Pedida Quantidade de produtos informados na Commercial Invoice. Preco Unit. Preo informado na Commercial Invoice. Dt. Embarque Preencher com a data de 30 dias a partir da criao da PO.
20
B. Clique no cone OK (
), aps preencher as informaes acima citadas.
C. Aps o preenchimento individual de cada item, a tela SELEO DE ITENS (figura 34) aparecer com suas opes marcadas. Clique no cone OK ( ).
FIGURA 34
6.8 Uma nova tela, intitulada CONFERNCIA FINAL, permitir ao usurio fazer a comparao do valor FOB apresentado pelo sistema e o que de fato est informado na Commercial Invoice (figura 35).
FIGURA 35
21
6.8.1 Ainda na tela CONFERNCIA FINAL clique no cone OK ( ), conforme figura 36. O sistema gera uma sub-tela intitulada FECHAMENTO. Esta tela permite ao usurio confirmar ou rejeitar a gravao do processo.
FIGURA 36
6.8.2 Caso o usurio opinou pela opo SIM, figura 36, o sistema gera automaticamente um nmero de PO, como apresentado na figura 37. Aps anotar o nmero, clique no boto OK.
FIGURA 37
22
7. CONTROLE GERENCIAL DE PO
7.1 Depois de efetuado o login, e criado a PO, clique nos botes ATUALIZAES, posteriormente PURCHASE ORDER e por fim em MANUTENO (figura 38).
FIGURA 38
FIGURA 39
23
7.3 Selecionar o nmero da PO e clique no boto CTRL.GERENCIAL (figura 40).
FIGURA 40
7.4 Aps acessar a Purchase Order (PO), neste caso a 00065, insira a moeda e
posteriormente clique no cone FINANCEIRO ( 41.
), conforme apresentado na figura
FIGURA 41
24
7.4.1 Na sub-tela intitulada FINANCEIRO (figura 42), preencher informaes como a data de vencimento, percentual do pagamento e o campo observaes servir como base para descrever os detalhes desta negociao.
FIGURA 42
Vencimento Como regra geral, alguns procedimentos foram adotados para lanamento das datas de pagamentos conforme listados abaixo: Em caso de Down Payment (adiantamento do pagamento de um embarque), a data de vencimento dever ser registrada uma semana aps o dia da criao da PO. Por exemplo, PO criada dia 06/01, data de vencimento informada no sistema dia 13/01. Em caso de Pagar quando solicitado Trs meses (90 dias) a partir da data da criao da PO. Por exemplo, PO criada dia 06/01, data de vencimento informado no sistema dia 06/04. Full Payment refere-se ao pagamento completo. Percentual Inserir o percentual
25
Observao Como regra geral, este campo dever ser preenchido da seguinte maneira: Ex1. Inserir a forma de pagamento + o nmero da proforma Invoice. Por exemplo, Down Payment ou Full Payment + siglas PFI# (Full Payment PFI#...) Ex2. Inserir unicamente o nome Pagar quando solicitado
FIGURA 43
Aps preencher estas informaes, confirme clicando no cone OK (
).
Como medida de segurana, caso o valor do ttulo esteja menor ou maior da invoice, o sistema mostra uma mensagem de erro (figura 44).
26
FIGURA 44
7.4.2 Com a adio correta das informaes referentes ao gerenciamento financeiro, o sistema retorna novamente a tela inicial do controle gerencial (figura 45).
FIGURA 45
27
8. EMBARQUES
Esta a etapa em que ocorre a preparao do embarque no sistema. Nesta fase sero necessrias a INVOICE, PACKING LIST e DRAFT DO BL para lanamento e conferncia das informaes. 8.1 Depois de efetuado o login, clique nos botes ATUALIZAES, posteriormente EMBARQUE e por fim em MANUTENO (figura 46).
FIGURA 46
FIGURA 47
28
8.3 Selecionar o boto INCLUIR (figura 48).
FIGURA 48
8.4 Preencher os dados da tela intitulada D.I. ELETRONICA - INCLUIR conforme assinalado na figura 49 (unicamente as trs primeiras abas):
FIGURA 49
8.4.1
Preenchimento das lacunas da aba CADASTRAIS (figura 50).
FIGURA 50
29
PEDIDO BASE Preencher com o nmero da PO; COD. DESPACH Inserir o cdigo do despachante; ETD Preencher com a data de sada do navio; DATA ETA Preencher com previso de chegada do navio.
8.4.2
Preenchimento das lacunas da aba EMBARQUE (figura 51).
FIGURA 51
DT. EMBARQUE Inserir a previso de sada do navio. DESTINO Preencher com o nome do local de atracao final do navio.
30
EMBARCACAO Inserir o nome do navio que transporta a carga. COD.VIA TRAN Sempre preencher com o cdigo 02, via de transporte martimo. ORIGEM Inserir o nome do local em que est localizado o porto de origem da mercadoria. HOUSE/B.L. ou MASTER Preencher com algumas destas informaes. Caso possua ambas, gentileza inserir. 8.4.3 Preenchimento das lacunas da aba TRANSPORTE (figura 52).
FIGURA 52
COD. AGENTE Inserir o cdigo do agente maritimo. COD. ARMADOR Inserir o cdigo do armador.
31
PESO BRUTO Inserir o peso bruto da mercadoria. CNTR 20 OU CNTR 40 HC Inserir a quantidade de containers referente ao embarque. Usualmente utilizamos o 40 HC.
8.5 Aps preencher todos os dados, clique no cone ITENS ( ). Imediatamento o sistema apresentar uma tela intitulada SELEAO DE PEDIDOS E P.L.Is, conforme observado na figura 53. Aps selecionar a PO, clique no cone OK ( ).
FIGURA 53
8.5.1 Com a seleo e confirmao da PO, o sistema apresentar uma tela intitulada SELEO DE ITENS (figura 54). Como o prprio nome sugere, o sistema possibilita ao usurio fazer o ajuste do embarque conforme quantidade e valor indicado na Commercial Invoice enviada pelo fornecedor.
32
FIGURA 54
8.5.2 Ao clicar duas vezes sobre o item, surgir uma pequena sub-tela intitulada SELECAO DE ITENS (figura 55). Utilize este espao para fazer o ajuste da quantida e do preo unitrio informado na Commercial Invoice enviada pelo fornencedor. Caso esteja de acordo, clique no boto OK.
FIGURA 55
8.5.3 Como apresentado na figura 56, o item 1135097 aparecer marcado. Em seguida, execute o mesmo procedimento com os itens que constam na Commercial Invoice enviada pelo fornecedor. Caso haja terminado, clique no cone PROXIMO ( ).
33
FIGURA 56
8.5.4 O sistema apresentar uma a tela CONFERENCIA FINAL (figura 57). Clique no cone
INVOICE (
).
FIGURA 57
8.5.5 Posteriormente, surgir a tela de MANUTENO DE INVOICES (figura 58). Clique no
cone INCLUIR (
).
FIGURA 58
34
8.5.5 Na tela INCLUSO DE INVOICE (figura 59), adicionar a informao da Commercial Invoice e tambm a data de sua emisso. Clique no cone OK ( ).
FIGURA 59
8.5.6 Uma nova tela intitulada INCLUSO DE INVOICE surgir, e caso esteja de acordo
com todos os itens, clique no cone MARC/DES (
). O sistema tambm possibilita a ).
seleo individual dos itens que sero embarcados. Por fim, confirme no cone OK (
FIGURA 60
35
8.5.6 Novamente ser apresentada a tela MANUTENO DE INVOICE (figura 61). Clique
no cone ANTERIOR (
).
FIGURA 61
8.5.7 O Microsiga apresenta a tela de CONFERENCIAL FINAL (figura 62). Clique no cone OK ( ), caso esteja de acordo.
FIGURA 62
8.5.8 Por fim, caso o processo esteja sendo executado corretamente, o sistema apresentar uma pequena sub-tela de ATENO (figura 63). Clique no boto SIM, caso deseje continuar a gravao.
FIGURA 63
36
8.5.9 Embarque criado. O sistema confirma sua criao atravs de uma nova tela de ATENO (figura 64) com o nmero do processo, leia-se embarque. Dica: Anote o nmero do processo antes de confirmar OK.
FIGURA 64
8.6 O sistema retorna a tela inicial (figura 65). Em hiptese alguma se esquea de vincular o pagamento do embarque. Acesse esta opo no sistema atravs do boto VINC.PAGTO, para maiores informaes consulte o item 9 deste manual.
FIGURA 65
37
9. VNCULO DE PAGAMENTO AO EMBARQUE
Antes de iniciar este etapa, certifique-se que o embarque fora criado. 9.1 Depois de efetuado o login, clique nos botes ATUALIZAES, posteriormente EMBARQUE e por fim em MANUTENO (figura 66).
FIGURA 66
FIGURA 67
38
9.3 Clique em VINC.PAGTO, conforme observado na figura 68.
FIGURA 68
9.4 Na sub-tela intitulada VINCULA PAGTO. GERENCIAL VINC.PAGTO (figura 69), selecione o mesmo item conforme Commercial Invoice a ser embarcada. Por fim, clique no cone OK ( ).
FIGURA 69
39
10. CONTROLE DE CONTAINER

10.1 Depois de efetuado o login, clique nos botes ATUALIZAES, posteriormente EMBARQUE e por fim em CONTROLE CONTAINER (figura 70).
FIGURA 70
FIGURA 71
40
10.3 Pesquise o embarque criado, seja atravs da barra de rolagem ou na busca pelo nmero do processo, posteriormente selecione o item deseja e clique no boto MANUT. CONTS (figura 72).
FIGURA 72
10.4 Surgir no sistema uma sub-tela intitulada CONTROLE DE SALDO DE CONTAINERSPROCESSO: 0000XXX MANUT. CONTS (figura 73). Informe a quantidade de containers a serem embarcados e posteriormente clique no cone INCLUSAO ( ).
FIGURA 73
41
10.4.1 Preencha os dados das lacunas identificadas na figura 74. Aps preencher estas informaes clique no cone OK ( ).
FIGURA 74
NR.CONTAINER Preencher com a numerao do container. TIPO CONTS Selecione o tipo de container. Usualmente utilizamos o cdigo 3, referente ao container 40 HC. ATE DIAS (1) Verificar acordo de demurrage VALOR (1) Verificar acordo de demurrage ATE DIAS (2) Verificar acordo de demurrage VALOR (2) Verificar acordo de demurrage MOEDA Selecione a moeda conforme negociao com armador.
42
10.4.2 Posteriormente clique no cone MIX CONT. ( ), segundo apresentado na figura 75. Nesta etapa distribua a carga conforme packing list enviado pelo fornecedor.
FIGURA 75
10.4.3 O sistema apresentar uma sub-tela intitulada PRODUTOS (figura 76), clique duas vezes sobre o item listado. Na pequena tela QUANTIDADE CONTAINER (figura 77), especifique a quantidade de produtos a serem embarcados neste container.
FIGURA 76
FIGURA 77
43
10.4.4 Certifique-se que o produto aparece selecionado (figura 78) e em seguida clique no cone OK ( ).
FIGURA 78
10.4.5 Aps visualizar a tela de CONTROLE DE SALDO DE CONTAINERS apresentada na figura 79, clique novamente no cone OK ( ).
FIGURA 79
10.6 Para concluir este procedimento, o sistema cria um e-mail automtico com as informaes do embarque. Clique em SIM (figura 80), e os colaboradores cadastrados recebero o referido e-mail.
FIGURA 80
44
10.7 O Microsiga apresenta uma tela de alerta indicando o envio com sucesso do referido e-mail (figura 81).
FIGURA 81
10.8 Ao clicar no boto OK (figura 81), o sistema possibilita a visualizao do embarque bem como os containeres vinculados (figura 82).
FIGURA 82
45

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TUTORIAL EASY IMPORT CONTROL (EIC) PROTHEUS 10

ELABORADO POR SOLON ARAJO COORDENADOR ADMINISTRATIVO INTERNACIONAL

3. PARMETROS NO SISTEMA .............................................................................................. 4

4. SOLICITAO DE COMPRAS (SC) ................................................................................... 5

5. SOLICITAO DE IMPORTAO (SI) ......................................................................... 12

6. PURCHASE ORDER (PO)................................................................................................... 14

7. CONTROLE GERENCIAL DE PURCHASE ORDER (PO) ........................................ 23

9. VNCULO DO PAGAMENTO DE EMBARQUES ......................................................... 38

10. CONTROLE DE CONTAINER ........................................................................................ 40

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4. SOLICITAO DE COMPRAS (SC)

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O cone LUPA ( cadastradas no sistema.

) tem por finalidade auxiliar nas informaes previamente

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FIGURA 13 TUTORIAL EASY IMPORT CONTROL (EIC) MULTILOGSTICA

Antes de confirmar a SC, anote seu nmero.

B. Com a incluso de todos os itens da SC clique no cone OK (

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5. SOLICITAO DE IMPORTAO (SI)

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5.3 Selecione o parmetro e confirme no boto OK

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6. PURCHASE ORDER (PO)

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6.3 Clique no boto INCLUI (figura 24).

6.4.1 Preenchimento das lacunas da aba CADASTRAIS:

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) tem por finalidade auxiliar

Dt. Proforma Registrar a data da proforma invoice.

NO. Proforma Registrar o nmero da proforma.

Cod.Comprad. Ex. o cdigo 002 corresponde aos produtos novos.

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6.4.2 Preenchimento das lacunas da aba TRANSPORTE: TRANSPORTE

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6.4.3 Preenchimento das lacunas da aba FINANCEIRO (figura 28):

6.4.3 Preenchimento das lacunas da aba OUTROS (figura 29):

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FIGURA 32 TUTORIAL EASY IMPORT CONTROL (EIC) MULTILOGSTICA

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), aps preencher as informaes acima citadas.

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7.3 Selecionar o nmero da PO e clique no boto CTRL.GERENCIAL (figura 40).

posteriormente clique no cone FINANCEIRO ( 41.

), conforme apresentado na figura

TUTORIAL EASY IMPORT CONTROL (EIC) MULTILOGSTICA

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Aps preencher estas informaes, confirme clicando no cone OK (

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8.3 Selecionar o boto INCLUIR (figura 48).

Preenchimento das lacunas da aba CADASTRAIS (figura 50).

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Preenchimento das lacunas da aba EMBARQUE (figura 51).

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