13 NOÇÕES DE USO E CONSERVAÇÃO DE EQUIPAMENTOS DE ESCRITÓRIO.

A educação é primordial para ajudar na compreensão de que as NOÇÕES DE USO E CONSERVAÇÃO DE EQUIPAMENTOS DE ESCRITÓRIO são essenciais no ambiente de trabalho, bem como para fundamentar a utilização da tecnologia de forma sustentável. Para isso, se faz necessário incluir práticas sustentáveis na indução de pessoal, formar pessoal como usar o equipamento e Material de Escritório e fazer circular apelos regulares. Um ambiente de trabalho organizado permitirá mais efetividade produtividade e criatividade. Aqui vão algumas ideias simples: - Descarte: Como na organização de qualquer ambiente comece com o descarte. Elimine catálogos velhos, folders, material que não é usado e tudo aquilo que não deveria estar lá e não serve para a execução do trabalho. - Cada Coisa em sua Casa: Defina um local para cada item do escritório. Canetas, tesoura, arquivos, livros, agenda, papel, CDs, etc. Dessa maneira quando alguém precisar de algo, basta procurar no local determinado. - Elimine o Caos da sua Mesa: Uma área de trabalho bagunçada reduz o espaço físico necessário para produtividade, bloqueia a criatividade, aumenta as chances de se perder no meio do caminho e eleva drasticamente o estresse. Certifique-se de que há espaço suficiente. Mantenha uma lixeira próxima a sua mesa, isso servirá de incentivo para realizar uma manutenção diária. Retire da sua área de trabalho todos os “frufrus”, fotos e objetos que não precisa. Mantenha apenas algumas peças inspi radoras de que você realmente goste e que façam algum sentido, mas na parte de trás de sua mesa de trabalho (como um balcão), pois você precisa manter essas coisas fora do caminho. - Planeje seu Local de Trabalho para ser mais Funcional: Pense em como você usa este espaço diariamente. Se você usar sua mesa em casa para pagar contas, por exemplo, mantenha uma caneta, calculadora, bloco para rascunho e outros suprimentos necessários nessa área. Isso irá contribuir para tornar a sua tarefa mais fácil e eficiente. - Use Objetos Organizadores: Cestos, bandejas, organizadores de mesa, pastas e porta-arquivos. Essas ferramentas podem ajudar a tornar seu trabalho organizado e produtivo. Mas antes de comprar qualquer uma dessas ferramentas, não se esqueça de se certificar-se que realmente será útil. Responda as seguintes perguntas: 1) Por que você precisa dessa ferramenta? 2) Essa ferramenta é mesmo a melhor para o seu tipo de trabalho? Pense na Ergonomia: Se você se sente desconfortável fisicamente no seu trabalho - seus olhos se sentem cansados, seus músculos precisão constantemente de alongamento, seus punhos e costas doem, etc. - então é hora de você repensar e reorganizar o seu trabalho. Para o bem de sua saúde física e conforto. Tenha certeza que você está trabalhando em condições suficientes de iluminação. Se não for, você pode considerar alguma iluminação adicional. Sua cadeira é desconfortável? Talvez não seja a cadeira certa para você ou talvez a altura precise ser regulada. Se o seu pulso dói quando você usa o mouse, você precisa de um mouse pad com amortecimento. Posicione seu monitor abaixo do nível dos olhos e a uma distância confortável. - Devolva os Objetos no Lugar: Quando você estiver usando qualquer objeto no trabalho, coloque tudo de volta em seu lugar assim que terminar ou no fim do dia. Não deixe seu espaço se transformar em um caos. Agindo assim, da próxima vez que você retornar à sua área de trabalho, você terá um espaço convidativo, o que permitirá que você comece a trabalhar sem demora. Noções de uso e conservação de Equipamentos de Escritório A característica mais importante para organizar o escritório é boa funcionalidade. Mas muitas vezes os nossos escritórios estão cheios de máquinas de escritório tantos, equipamentos, suprimentos e peças de papel que os nossos pequenos escritórios ou em casa são completamente disfuncionais. Você tem que mover as coisas fora do caminho antes que você possa sentar e trabalhar? Há assim muitos papéis em sua mesa que está derramando no chão? Do que você precisa para manter contato com uma equipe de busca e salvamento para encontrar tudo o que você está procurando? Então, definitivamente é hora de arregaçar as mangas e organizar o escritório. Se existem obstáculos móveis nos escritórios, você precisa movê-los ou tirá-los completamente. É necessário passagens livres, você precisa ser capaz de andar dentro do escritório, para bem executar suas tarefas, do mesmo modo, uma mesa e equipamentos organizados são primordiais par melhor desempenho nas atividades desenvolvidas. Equipamentos de Escritório 1) Computadores

Agora você precisa aprender a maneira correta de usar o equipamento em seu escritório. no final de cada dia – existem programas que automatizam o desligamento.-Definir monitores para desligar após períodos de inatividade. -Posicione os documentos virados para cima na bandeja de alimentação. Aguarde até que o telefone toque. Aperte “start” e que a cópia deve ser iniciada. Permitir tempo suficiente para que a máquina se aquecer. selecione o número de cópias que deseja fazer. 2) As máquinas de fax -Configure o seu número de fax para que os faxes ir diretamente para um arquivo de computador em vez de imprimir em papel. o equipamento em seu escritório deve durar vários anos e deve realmente fazer o seu trabalho mais fácil. o modo de hibernação após 30 minutos de inatividade. o nome do seu chefe ou do escritório. -Encha a bandeja de fax com papel que já foi impresso em um lado. muitos documentos fotocopiadoras alimentação automática de face para cima. Disque o número do fax do destinatário. Localize o interruptor de alimentação e ligar a máquina. Seguindo o guia ao lado do animal. -Certifique-se que há muita tinta no cartucho de toner de sua máquina e que há uma abundância de papel. -Preencha um coversheet para o fax. Pressione o botão “Enviar” ou “fax” para enviar o documento. Assista o fax inicie a impressão da máquina e esperar até que todo o documento veio através. 3) Fotocopiadora -Leia o manual de instruções fornecido para a fotocopiadora. -Desligue todos os computadores. o que indica um fax está vindo dentro Ouça o “handshake” tons que dizer-lhe máquina de fax do remetente e seu aparelho de fax estão se comunicando. a maioria das fotocopiadoras têm marcas que mostram onde colocar os documentos. Assim. -Sistemas criados para que os faxes podem ser enviados diretamente do computador ao invés de imprimir e usar um aparelho de fax – ele economiza tempo e papel. incluindo a coversheet. Veja se sua copiadora tem opções para automaticamente cotejar e grampear seus documentos – a maioria dos modelos mais novos fazem. uma pequena mensagem para o destinatário e o número de páginas. assim você pode receber um fax sem problemas. -Definir computadores para entrar em modo de espera após 10 minutos de inatividade. utilizando o painel de controle. e sua pilha de documentos que serão fotocopiados. dependendo da máquina que você está usando. Abaixe a tampa e. a posição do seu pilha de documentos. Organizar os documentos que estão enviando em ordem. pode fazer toda a diferença . Habituar-se com tarefas simples de conservação e melhor utilização dos equipamentos. Obter o número de fax para o destino do fax que você está enviando. agrupadas e grampeadas para você. uma vez que seu trabalho vai implicar a utilização de computadores. o que irá conter o nome do destinatário e o número do fax. -Desligue os computadores se eles estão sentados inativo por longos períodos. em vez de depender de um protetor de tela. A conservação de energia no local de trabalho pode ajudar a reduzir os excessos e incentivar a proteção dos recursos não renováveis. máquinas mais velhas podem demorar mais tempo do que os modelos mais recentes. talvez como um assistente administrativo ou secretária. Verifique se o aparelho estiver conectado a uma fonte de alimentação e um conector de telefone antes de ligá-lo. -Levante a tampa e coloque o documento que deseja copiar voltado para baixo sobre o vidro. envio de faxes. 4) Usando um aparelho de fax -Leia as instruções do fabricante. Tome cuidado para posicioná-lo corretamente. o número de fax para seu escritório. fazer fotocópias e muito mais. Com tratamento adequado. mas não respondê-la. você tem garantido uma posição de trabalho em um escritório. Selecione essas opções no display digital. pressione “start”. O melhor que você sabe como usar o equipamento. impressoras e outros periféricos. melhor você será capaz de fazer o seu trabalho. -Use a alimentação automática em sua copiadora para copiar documentos de várias páginas de extensão.

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