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13 NOES DE USO E CONSERVAO DE EQUIPAMENTOS DE ESCRITRIO.

A educao primordial para ajudar na compreenso de que as NOES DE USO E CONSERVAO DE EQUIPAMENTOS DE ESCRITRIO so essenciais no ambiente de trabalho, bem como para fundamentar a utilizao da tecnologia de forma sustentvel. Para isso, se faz necessrio incluir prticas sustentveis na induo de pessoal, formar pessoal como usar o equipamento e Material de Escritrio e fazer circular apelos regulares. Um ambiente de trabalho organizado permitir mais efetividade produtividade e criatividade. Aqui vo algumas ideias simples: - Descarte: Como na organizao de qualquer ambiente comece com o descarte. Elimine catlogos velhos, folders, material que no usado e tudo aquilo que no deveria estar l e no serve para a execuo do trabalho. - Cada Coisa em sua Casa: Defina um local para cada item do escritrio. Canetas, tesoura, arquivos, livros, agenda, papel, CDs, etc. Dessa maneira quando algum precisar de algo, basta procurar no local determinado. - Elimine o Caos da sua Mesa: Uma rea de trabalho bagunada reduz o espao fsico necessrio para produtividade, bloqueia a criatividade, aumenta as chances de se perder no meio do caminho e eleva drasticamente o estresse. Certifique-se de que h espao suficiente. Mantenha uma lixeira prxima a sua mesa, isso servir de incentivo para realizar uma manuteno diria. Retire da sua rea de trabalho todos os frufrus, fotos e objetos que no precisa. Mantenha apenas algumas peas inspi radoras de que voc realmente goste e que faam algum sentido, mas na parte de trs de sua mesa de trabalho (como um balco), pois voc precisa manter essas coisas fora do caminho. - Planeje seu Local de Trabalho para ser mais Funcional: Pense em como voc usa este espao diariamente. Se voc usar sua mesa em casa para pagar contas, por exemplo, mantenha uma caneta, calculadora, bloco para rascunho e outros suprimentos necessrios nessa rea. Isso ir contribuir para tornar a sua tarefa mais fcil e eficiente. - Use Objetos Organizadores: Cestos, bandejas, organizadores de mesa, pastas e porta-arquivos. Essas ferramentas podem ajudar a tornar seu trabalho organizado e produtivo. Mas antes de comprar qualquer uma dessas ferramentas, no se esquea de se certificar-se que realmente ser til. Responda as seguintes perguntas: 1) Por que voc precisa dessa ferramenta? 2) Essa ferramenta mesmo a melhor para o seu tipo de trabalho? Pense na Ergonomia: Se voc se sente desconfortvel fisicamente no seu trabalho - seus olhos se sentem cansados, seus msculos preciso constantemente de alongamento, seus punhos e costas doem, etc. - ento hora de voc repensar e reorganizar o seu trabalho. Para o bem de sua sade fsica e conforto. Tenha certeza que voc est trabalhando em condies suficientes de iluminao. Se no for, voc pode considerar alguma iluminao adicional. Sua cadeira desconfortvel? Talvez no seja a cadeira certa para voc ou talvez a altura precise ser regulada. Se o seu pulso di quando voc usa o mouse, voc precisa de um mouse pad com amortecimento. Posicione seu monitor abaixo do nvel dos olhos e a uma distncia confortvel. - Devolva os Objetos no Lugar: Quando voc estiver usando qualquer objeto no trabalho, coloque tudo de volta em seu lugar assim que terminar ou no fim do dia. No deixe seu espao se transformar em um caos. Agindo assim, da prxima vez que voc retornar sua rea de trabalho, voc ter um espao convidativo, o que permitir que voc comece a trabalhar sem demora. Noes de uso e conservao de Equipamentos de Escritrio A caracterstica mais importante para organizar o escritrio boa funcionalidade. Mas muitas vezes os nossos escritrios esto cheios de mquinas de escritrio tantos, equipamentos, suprimentos e peas de papel que os nossos pequenos escritrios ou em casa so completamente disfuncionais. Voc tem que mover as coisas fora do caminho antes que voc possa sentar e trabalhar? H assim muitos papis em sua mesa que est derramando no cho? Do que voc precisa para manter contato com uma equipe de busca e salvamento para encontrar tudo o que voc est procurando? Ento, definitivamente hora de arregaar as mangas e organizar o escritrio. Se existem obstculos mveis nos escritrios, voc precisa mov-los ou tir-los completamente. necessrio passagens livres, voc precisa ser capaz de andar dentro do escritrio, para bem executar suas tarefas, do mesmo modo, uma mesa e equipamentos organizados so primordiais par melhor desempenho nas atividades desenvolvidas. Equipamentos de Escritrio 1) Computadores

-Definir monitores para desligar aps perodos de inatividade, em vez de depender de um protetor de tela. -Definir computadores para entrar em modo de espera aps 10 minutos de inatividade, o modo de hibernao aps 30 minutos de inatividade. -Desligue os computadores se eles esto sentados inativo por longos perodos. -Desligue todos os computadores, impressoras e outros perifricos, no final de cada dia existem programas que automatizam o desligamento. 2) As mquinas de fax -Configure o seu nmero de fax para que os faxes ir diretamente para um arquivo de computador em vez de imprimir em papel. -Sistemas criados para que os faxes podem ser enviados diretamente do computador ao invs de imprimir e usar um aparelho de fax ele economiza tempo e papel. -Encha a bandeja de fax com papel que j foi impresso em um lado. Assim, voc tem garantido uma posio de trabalho em um escritrio, talvez como um assistente administrativo ou secretria. Agora voc precisa aprender a maneira correta de usar o equipamento em seu escritrio, uma vez que seu trabalho vai implicar a utilizao de computadores, envio de faxes, fazer fotocpias e muito mais. Com tratamento adequado, o equipamento em seu escritrio deve durar vrios anos e deve realmente fazer o seu trabalho mais fcil. O melhor que voc sabe como usar o equipamento, melhor voc ser capaz de fazer o seu trabalho. 3) Fotocopiadora -Leia o manual de instrues fornecido para a fotocopiadora. Localize o interruptor de alimentao e ligar a mquina. Permitir tempo suficiente para que a mquina se aquecer, mquinas mais velhas podem demorar mais tempo do que os modelos mais recentes. -Levante a tampa e coloque o documento que deseja copiar voltado para baixo sobre o vidro. Tome cuidado para posicion-lo corretamente, a maioria das fotocopiadoras tm marcas que mostram onde colocar os documentos. Abaixe a tampa e, utilizando o painel de controle, selecione o nmero de cpias que deseja fazer. Aperte start e que a cpia deve ser iniciada. -Use a alimentao automtica em sua copiadora para copiar documentos de vrias pginas de extenso. Seguindo o guia ao lado do animal, a posio do seu pilha de documentos, muitos documentos fotocopiadoras alimentao automtica de face para cima. Veja se sua copiadora tem opes para automaticamente cotejar e grampear seus documentos a maioria dos modelos mais novos fazem. Selecione essas opes no display digital, pressione start, e sua pilha de documentos que sero fotocopiados, agrupadas e grampeadas para voc. 4) Usando um aparelho de fax -Leia as instrues do fabricante. Verifique se o aparelho estiver conectado a uma fonte de alimentao e um conector de telefone antes de lig-lo. Obter o nmero de fax para o destino do fax que voc est enviando. Organizar os documentos que esto enviando em ordem. -Preencha um coversheet para o fax, o que ir conter o nome do destinatrio e o nmero do fax, o nome do seu chefe ou do escritrio, o nmero de fax para seu escritrio, uma pequena mensagem para o destinatrio e o nmero de pginas, incluindo a coversheet. -Posicione os documentos virados para cima na bandeja de alimentao. Disque o nmero do fax do destinatrio. Pressione o boto Enviar ou fax para enviar o documento, dependendo da mquina que voc est usando. -Certifique-se que h muita tinta no cartucho de toner de sua mquina e que h uma abundncia de papel, assim voc pode receber um fax sem problemas. Aguarde at que o telefone toque, mas no respond-la, o que indica um fax est vindo dentro Oua o handshake tons que dizer-lhe mquina de fax do remetente e seu aparelho de fax esto se comunicando. Assista o fax inicie a impresso da mquina e esperar at que todo o documento veio atravs. A conservao de energia no local de trabalho pode ajudar a reduzir os excessos e incentivar a proteo dos recursos no renovveis. Habituar-se com tarefas simples de conservao e melhor utilizao dos equipamentos, pode fazer toda a diferena