ESCOLA DE MINISTRIOS

CARISMA

Evangelismo de Massas
COMO ORGANIZAR UMA CONFERNCIA
Manual Elaborado Pelo Pastor Tony Silveira

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INDICE
I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. INTRODUO DEFINIO DOS VRIOS TIPOS DE REUNIES PLANEAMENTO INICIAL A ESCOLHA DO RECINTO PROGRAMA E ORADORES MARKETING E ORAMENTO COMO VENDER O ACONTECIMENTO ESTABELICIMENTO DE ALVOS DE ORAO COMO ESCOLHER UMA EQUIPA DE TRABALHO OLHANDO PARA O FUTURO MATERIAIS DE AJUDA E FORMULRIOS 3 4 6 9 12 14 18 20 21 22 23

Este Manual foi preparado para capacitar cristos a serem instrumentos nas mos de Deus para Organizao de Conferncias e de Campanhas Evangelsticas. Tudo quanto fazemos para Deus deve ter Excelncia. Faa para Deus o seu melhor e Ele ir abenoar o seu esforo. Oro a Deus para que em cada Igreja local o Senhor capacite pessoas para promoverem e organizarem eventos que afectem a vida de outros.

Pastor Tony Silveira

copyright 2001, Escola de Ministrios Carisma

Proibida a reproduo em todo ou em parte deste manual sem a expressa autorizao dos autores.

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I - INTRODUO
Conferncias e outro tipo de reunies so essenciais s igrejas. As pessoas tm necessidade de se reunir e apreciar diferentes tipos de informao e de mensagens. O alvo principal de uma campanha evangelstica deve ser ganhar almas, mas no podemos deixar de lado o aspecto festivo e do avivar dos crentes que este tipo de concentraes permitem. Este manual aborda o Evangelismo de Massas e os aspectos prticos na preparao de eventos que concentram pessoas para escutar a Palavra de Deus. As pessoas envolvem-se em campanhas ou conferncias para comunicar, precisamos cada vez mais de excelncia na preparao e realizao de todas as actividades que promovem o evangelho e as igrejas diante dos incrdulos. Este manual destina-se a ajudar cristos na preparao e execuo de Campanhas Evangelsticas e Conferncias de promoo de igrejas ou organizaes crists. O objectivo deste manual o de consciencializar lideres cristos e alunos da Escola de Ministrios Carisma para algumas das coisas que esto envolvidas na preparao de uma conferncia. Os princpios que descreve no so mais do que sugestes e mtodos de trabalho prtico. Ainda que este seja um estudo superficial, espero poder contribuir para uma maior excelncia dos cristos na preparao das suas conferncias. A funo do organizador tornar o evento atraente do ponto de vista de todas as pessoas que iro assistir. A organizao no depende simplesmente de uma promoo, ou da qualidade do orador, mas cada pormenor importante. As pessoas que vm a uma Conferncia vm por vrios motivos: Procurando ensino e treinamento em reas especficas de Ministrio. Escutar um pregador ou um Lder de Louvor. Levar a famlia a um maior relacionamento com Cristo. Recarregar as suas baterias espirituais. Ter motivo de espiar aquilo que Deus est a fazer noutras Igrejas.

(Motivos de natureza maligna podero tambm trazer algumas pessoas a eventos evangelsticos) Quando se organiza uma Conferncia vai-se gastar tempo, dinheiro e esforo. Sempre a Igreja ou organismo Organizador espera ter uma forma de retorno desse investimento, seja em almas salvas, mudana espiritual ou nalguns casos retorno financeiro (caso de conferncias para promover CDs de louvor ou lanamento de livros) A MINHA ORAO ATRAVS DESTE MANUAL EQUIPAR OS SANTOS PARA A OBRA DO MINISTRIO, DESENVOLVENDO COM EXCELNCIA OS SEUS DONS PARA O BENEFCIO DO CORPO DE CRISTO Tony Silveira 3

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II DEFINIES DOS VRIOS TIPOS DE REUNIES

Estamos a utilizar at aqui a palavra CONFERNCIA, para designar a reunio, ou reunies que nos propomos fazer, mas existem diferentes tipos de encontros. Neste captulo vamos definir diferentes tipos de acontecimentos que poderemos ter numa conferncia ou isolados. 1 CONFERNCIA / CRUSADA EVANGELSTICA Este o acontecimento de maiores dimenses, que poder integrar uma ou vrias igrejas. As conferncias duram normalmente vrios dias e integram para alm das reunies diversos programas paralelos como: exposio, reunies especiais de jovens, programas de convvio social, etc. A conferncia poder ser Nacional ou Internacional. Normalmente a conferncia sempre integra Campanhas Evangelsticas. Por uma questo de facilidade de descrio iremos referir campanha ou conferncia sempre pela palavra CONFERNCIA. 2 CRUSADA EVANGELSTICA LOCAL Esta uma reunio de menor dimenso, envolvendo apenas a igreja, mas que dever ser preparada seguindo princpios semelhantes. Muitas vezes usa-se a palavra REUNIO EVANGELSTICA para descrever outro tipo de actividade de cariz mais interno (reunio de avivamento, ou para cura divina). 3 SEMINRIO Este um termo para descrever reunies de dimenso mdia ou pequena. Estas reunies duram em geral um a dois dias e servem essencialmente para formao de ministrios especializados (pastores, lideres de jovens ou crianas, etc). 4 SIMPSIO Normalmente este termo no utilizado, mas refere-se a um seminrio menos formal, em que existe fluxo de comunicaes nos dois sentidos (perguntas e respostas). 5 WORKSHOP semelhante ao simpsio, envolvendo poucas pessoas que esto envolvidas em trabalhos especficos. Trocam a ideias que os ajudem a desenvolver mais eficazmente os seus ministrios. Por exemplo: Evangelismo atravs de fantoches ser demonstrado de forma prtica como fazer e a experincia adquirida por uma ou mais pessoas nesse ministrio.

Escola de Ministrios Carisma 6 RETIROS ESPECFICOS

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So reunies em que por um perodo de dois dias a uma semana um grupo especfico (jovens, casais, pastores, professores, etc) se renem para desfrutar de comunho juntamente com seminrios, simpsios ou workshops. Os retiros normalmente so submetidos a um tema que visa suprir necessidades do grupo. ALGUMAS OUTRAS CONSIDERAES: Depois de termos o evento definido necessrio colocarmos vrias questes: PORQU O QUE QUE QUEM QUANDO ONDE A necessidade de realizar a conferncia? Pretendemos alcanar? Deve assistir, quem deve pregar? Se deve realizar? Se deve realizar?

O alvo da maioria das Conferncias ouvir de Deus e experimentar mais do Seu Esprito Santo. Sempre vamos esperar que Deus se manifeste e faa milagres no meio do Seu povo. Iremos esperar que almas sejam salvas e que os cristos sejam renovados e tocados pelo poder do Esprito Santo. Ser bom ao planearmos conferncias termos em mente que benfico haver diversidade em tudo quanto fizermos. Nunca ser possvel agradar a todos, mas deveremos ter em mente agradar ao mximo nmero de pessoas possvel. A Conferncia nunca ser perfeita mas deveremos planear todas as coisas de forma a que demonstremos excelncia em tudo quando fizermos. Outro aspecto a considerar a experincia de eventos passados de forma a planear cada vez melhor as futuras conferncias. O Sucesso da conferncia depende de dois factores: 1. Factor Divino Tudo dever ser feito sob a direco do Esprito de Deus 2. Factor Humano Deveremos fazer um esforo humano para que os objectivos propostos sejam alcanados.

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III PLANEAMENTO INICIAL

Normalmente a realidade mostra que estes tipos de reunio so normalmente preparados pelas igrejas em cima do joelho. O tempo para planear e organizar frequentemente insuficiente, assim como os tempos de ensaio e preparao de todos os intervenientes. Tambm acontece muitas vezes que os objectivos no so devidamente identificados. Acontece assim que depende-se sempre muito do acaso para obter acontecimentos bem sucedidos. A graa de Deus sempre ir proporcionar bons resultados, mas se nos empenharmos a conseguir excelncia iremos certamente obter maior sucesso em tudo aquilo que fazermos. Se os objectivos no so claros, se o tempo para preparar insuficiente, se o pessoal envolvido na preparao no tem experincia e sensibilidade, se os organizadores no dispem de um oramento base ou de suficiente autoridade delegada, ento poder acontecer um fracasso quase de forma inevitvel. A culpa de reunies fracassadas no imputvel na maioria das vezes ao organizador, mas na maior parte das vezes ao lder que originalmente teve a ideia da conferencia, mas que no se esforou para supervisionar ou organizar ele prprio de forma correcta todos os passos da preparao.

1 TEMOS QUE FAZER CONFERNCIAS Normalmente as igrejas planeiam entre uma a quatro grandes reunies por ano. O mximo que uma igreja consegue normalmente suportar anualmente em termos de grande conferncia ou Campanha Evangelstica uma ou duas por ano. A realidade mostra que esses eventos so agendados, mas s se comea a trabalhar neles um ou dois meses antes. Na altura iremos recordar se o hotel do ano passado era caro, se o auditrio dever ser o mesmo ou se vamos para outro, e outro tipo de informao baseada na experincia do ano anterior. Est na altura de se desenvolver progressivamente mais excelncia na preparao. Devemos sempre colocar as seguintes questes: PORQU O QUE QUE QUEM QUANDO ONDE A necessidade de realizar a conferncia? Pretendemos alcanar? Deve assistir, quem deve pregar? Se deve realizar? Se deve realizar?

Um grande numero de igrejas faz conferncias sem saber porqu. Mas esta uma questo fundamental. As conferncias so caras, e devemos ser bons mordomos de Jesus. Uma conferncia Nacional bem organizada necessita de uma pessoa a tempo inteiro trabalhando pelo menos seis meses a um ano em antecedncia, se for internacional poder necessitar de um a dois anos de preparao. As viagens e alojamentos de pregadores so muito dispendiosos, e normalmente um oramento de igreja tem que agir em f para realizar a conferencia. 6

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Para alm de promover a identidade da igreja ou denominao dever haver objectivos espirituais especficos que se colocam antes de realizar a conferncia. Estes acontecimentos no se devem limitar a transmitir informao, mas devem ser marcas de mudana e crescimento da obra de Deus e principalmente produzir mudanas profundas nas vidas dos intervenientes.

3 COLOCAR OBJECTIVOS CLAROS Se queremos ver resultados precisamos ter objectivos. O objectivo mais errado que poder haver o de conseguir obter lucros, no me deterei nele. Contudo o objectivo no deve ser vago, como ganhar almas ou abanar os crentes. Devero existir alvos como: a) b) c) d) e) f) g) h) i) Crescer de 500 para 700 ou de 2000 para 2500 etc. Ver no altar para salvao 500 pessoas ou 10000. Aumentar o nmero de dizimistas fixos para o nmero... Acabar com a murmurao na igreja. Aumentar o nmero de cooperadores para... Levantar em ofertas a quantidade que pague a totalidade dos custos. Conseguir mais alunos para cursos bblicos Levar os crentes a uma maior comunho entre eles.. Etc.

Os objectivos devero ser claros e conhecidos da liderana da igreja. A igreja dever apenas conhecer parte destes objectivos para no lhes causar confuso. Estes objectivos devero ser escritos, descritos, e avaliados no final da conferncia pela liderana.

4-QUEM DEVE ASSIRTIR E QUEM DEVER MINISTRAR Dever decidir-se se a conferncia se destina apenas a uma igreja ou a um grupo de igrejas. Se dirigida a crentes, ou incrdulos. Seguidamente e em funo dos objectivos deveremos escolher a pessoa ou pessoas que iro ministrar a Palavra. Nesta fase importante responsabilizar apenas uma pessoa pela organizao geral, definir o oramento e libertar desse oramento atempadamente verbas para promoo e marketing. Se o organizador no for o lder principal, a pessoa encarregue dever ter a autoridade para delegar tarefas e supervisionar o cumprimento das mesmas, movimentar dinheiro, e exercer disciplina se necessrio, em tudo o que diga respeito conferncia. Dever escolher-se algum com capacidade de apresentar os oradores, fazer anncios, e se for necessrio entreter a audincia de forma bem disposta e sucinta. O lder principal dever sempre dirigir-se assistncia nas reunies principais, ou ministrar no encerramento. 5 QUANDO REALIZAR 7

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A data dever ser estudada em funo de feriados, ou de outros condicionalismos prprios para cada situao. O tempo de planeamento muito importante. Quanto maior for o acontecimento, mais tempo levar a preparar. As coisas normalmente tomam mais tempo a realizar do que inicialmente previsto, pelo que se dever dar um prazo dilatado, para que a fase final de planeamento no seja feita pressa. Sero evitadas datas em que se preveja frias dos crentes, ou em poca alta dos hotis. A disponibilidade dos oradores deve ser confirmada com pelo menos um ano de antecedncia para grandes reunies. A tradio de uma data ser um alvo a atingir para as conferncias ou convenes anuais. Isso impedir igualmente que acontecimentos paralelos levem os crentes a fazer outras coisas nessa data ou assistirem a outras conferncias. 6 ONDE REALIZAR Esta uma das decises mais difceis, mas tambm das mais importantes. Pela sua complexidade iremos tratar no captulo seguinte. O local errado poder resultar no fracasso total da conferncia. Devemos ter extremo cuidado em assegurar o local logo no incio dos preparativos, de preferncia oito meses a um ano antes. 7 O PLANO PERMENORIZADO A maior parte das conferncias so feitas na base da carolice, mas fundamental passar a papel o plano geral, dando a cada responsvel a descrio das suas tarefas. Dever ser feita uma lista de verificaes semelhante a esta: a) Ser que todas as reunies de organizao so necessrias? b) Ser que as reunies de preparao esto sendo bem sucedidas? c) Ser que tudo est dentro dos prazos planeados? d) Que se pode fazer para melhorar o planeamento da conferncia. e) Foram os materiais de promoo enviados a tempo?

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IV A ESCOLHA DO RECINTO
difcil encontrar bons locais para realizar conferncias. Normalmente se eles existem so demasiados caros. Se o local tem mau aspecto isso ir influir muito negativamente na impresso que pretendemos causar nas pessoas. A primeira pergunta que devemos fazer : Quantas pessoas esperamos (realisticamente) A segunda pergunta : Quanto podemos gastar? Se fizermos uma campanha com Billy Graham ou Benny Hinn ser diferente de fazermos uma Campanha com Luis Reis ou Takayama (Nomes de pregadores famosos). Atraremos pessoas diferentes, em nmeros diferentes e teremos igualmente necessidades diferentes. Em seguida devemos especificar algumas coisas: 1 REA GEOGRAFICA A ATINGIR E LOCAL A ESCOLHER Devemos escolher o local em funo das possibilidades de deslocao das pessoas. Muitas vezes os melhores locais so longe da sede da igreja, contudo podero obter-se boas assistncias se o local tiver prestigio e boas condies. Nem sempre os locas mais prximos so os melhores. 2 - AMBIENTE A busca da excelncia dever estar sempre na vida do crente. O ambiente dever permitir que pessoas de qualquer nvel social, possas estar presentes sem se sentirem intimidados, quer pela violncia, quer pelo excesso de luxo, tanto no respeitante ao local em si como s prprias instalaes. 3 - QUAL O CUSTO DE ALUGUER Muitas Conferncias tm um custo de inscrio, outras so gratuitas e espera-se que atravs das ofertas levantadas os custos sejam cobertos. Dever ser feito um oramento para que os custos da Conferncia sejam cobertos e no se chegue ao final com uma dvida imensa para pagar. No caso de se pagar inscrio para a Conferncia o oramento deve ser feito da seguinte forma: Necessitamos de $100,000.00 para cobrir custos Se tivermos uma previso de 100 pessoas a assistir cada um pagar $1,000.00 Se tivermos uma previso de 1,000 pessoas a assistir cada um pagar $100.00 Devemos ter em linha de conta nas Conferncias que so pagas que os voluntrios e convidados especiais so isentos de pagar inscrio assim como aquelas pessoas que no tm meios financeiros para o fazerem. De forma a fazer os preparativos da Conferncia poder oferecer-se um preo de inscrio mais reduzido a quem se inscrever com antecedncia. 9

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4 - QUAL A DIMENSO APROPRIADA DO RECINTO PRINCIPAL Vale mais termos um recinto pequeno cheio do que um grande recinto vazio. Por outro lado basta ocupar uma sala a 60% ou 70% para parecer que est cheia. A tabela a baixo d-nos a dimenso de um local e o numero de pessoas que alberga, incluindo j as reas de altar e coxias, para cadeiras plsticas comuns. N. de Pessoas 150 200 250 300 400 500 1,000 1,500 2,000 5,000 10,000 rea em m2 112 150 190 230 300 400 745 1,120 1,500 3,800 7,000 Recepo/Caf 85 115 145 175 235 300 600 900 (Mdia)

Outras dimenses j tero normalmente cadeiras colocadas ou assentos em anfiteatro.

5 AUDIO-VISUAIS Dever tornar-se em conta a qualidade do som, gravaes em udio e em vdeos. Se no existirem na organizao pessoas e material adequados ser prefervel optar por profissionais no cristos a ter m qualidade de som. A venda de qualquer material dever ser feita com preos de acordo com a qualidade. A razo porque no se vendem mais vdeos muitas vezes porque o lucro demasiado alto em funo da qualidade da gravao. Se necessrio dever colocar-se um cran de vdeo gigante.

6 REAS DE RECEPO sempre necessrio termos uma boa rea, que poder ou no ter uma exposio fotogrfica, mapas, descrio da viso, etc. Se no existir exposio de maiores dimenses conveniente a instalao de uma livraria e do balco de audiovisuais.

7 BAR Uma reunio ficar enfadonha para os participantes se no existir uma rea de convvio. O bar dever fornecer uma bebida ou refeies. Um servio de bar bem organizado poder ser uma importante fonte de lucros. Tambm se poder optar por um servio de Catering, negociando uma percentagem para a administrao da conferncia. 8 MINISTRIO DE CRIANAS 10

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Para conferncias de grandes dimenses dever optar-se por este tipo de ministrio, aproveitando as equipas existentes de Escola Dominical. Dever estabelecer-se um sistema de controle prprio e uma idade mnima de dimenso. Poder eventualmente haver uma rea de apoio para mes com bebs, em separado deste ministrio.

9 SALAS DE APOIO INTERCESSO/LIBERTAO Sempre que possvel dever haver grupos em orao. Orao a chave da vitria neste tipo de acontecimentos. Perto do recinto principal dever existir uma sala para onde se transportam pessoas com manifestaes demonacas. Uma equipa dever estar treinada para o transporte destas pessoas, e outra para proceder sua libertao. Se possvel os msicos devero ter uma sala especial para ensaios. Uma rea VIP destinada a receber convidados especiais dever ser elaborada tendo o cuidado de incluir um pequeno bufete, casa de banho e bengaleiro. Esta rea dever estar sob medidas de segurana, impedindo a entrada de estranhos.

10 SERVIOS DE APOIO Um variado nmero de servios pode ser indispensvel, como interpretao, secretariado, hospedagem, instalaes para imprensa, telefones, segurana, etc.

11 DIFICULDADES A escolha do local fica assim subordinada a um variado nmero de requisitos, em funo da dimenso do acontecimento. Existem tambm situaes prticas que devem ser pensadas por pessoas vocacionadas para este efeito. Coloque-se no lugar das pessoas que vo assistir, penso por exemplo onde ficam as casas de banho. Ser fcil o seu acesso? Sero em nmero suficiente? Ou ento no bar: ser que o rudo poder prejudicar as reunies. Haver aeroportos ou trnsito que perturbe as reunies?

12 VISITA S INSTALAES Algum dever ser responsabilizado para este efeito, devendo todos os contactos ser feitos por duas pessoas, para que na ausncia de uma delas haja a informao detalhada de todo o processo. sempre recomendvel uma segunda visita. Em conferncias de grandes dimenses dever haver o cuidado de negociar a taxa mais reduzida para grupos. Se no o sabe fazer contacte uma agncia. O contrato final dever mencionar ao pormenor qual a totalidade das instalaes a ocupar e aquilo a que a entidade que aluga se compromete.

V PROGRAMA E ORADORES
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Devemos sempre ter o cuidado de dimensionar o programa atendendo ao nmero de pessoas que prevemos, ou que o Espirito Santo nos transmita de forma segura que iro estar presentes. frequente em muitas conferncias a situao ridcula de haver mais gente a trabalhar do que pessoas a assistir. Os objectivos nunca devero ser esquecidos. Assim o programa dever ser cuidadosamente elaborados de acordo com esses alvos e com as necessidades. Os oradores devero ser escolhidos com orao, e numa direco de Deus. sempre muito negativo escolher os oradores com inteno de agradar a terceiros. No caso de escolher vrios oradores dever optar-se por estilos diferentes de pregao. Depois de feita a escolha dos oradores e do local devemos elaborar o programa e comear a apresentar informao devidamente organizada. A forma como apresentamos a informao de extrema importncia. Devemos ter em ateno no apenas o nosso ponto de vista, mas o das pessoas que iro assistir. Tornar o acontecimento empolgante e convencer o maior numero possvel de pessoas a estarem presentes uma tarefa difcil e necessita uma constante ateno. Distraia, intrigue, surpreenda, se necessrio choque o pblico. Use a imaginao, e acima de tudo a direco do Espirito Santo. A durao das sesses dever sempre ser controlada para que as pessoas no desistam de assistir ao segundo dia. Devemos pensar nalguns aspectos importantes: Que interesse tem o pblico? Qual a importncia do tema na vida da igreja? De que modo est o pblico familiarizado com o assunto? Qual a participao prevista em cada sesso? Qual a desejada? Ser melhor tratar determinado assunto em conjunto ou em grupos pequenos? Se for em grupos deveremos ter seminrios ou workshops? Que recursos so necessrios em termos de materiais impressos. Ser possvel ter determinado orador de manh ou h noite? Quanto deve durar cada sesso?

1 O APRESENTADOR Normalmente h necessidade de fazer anncios em quase todas as sesses. Sempre que possvel devemos optar por escrever toda a informao necessria e distribui-la em pastas na recepo, mas a prtica mostra que isso nem sempre possvel. Devemos escolher algum com uma boa capacidade de comunicar muito em pouco tempo e com ritmo.. As sesses no devero ter tempos vazios. O pessoal do som dever ter os equipamentos em perfeitas condies pelo menos uma hora antes das sesses, qualquer teste ou ensaio dever ser feito sem pblico no local. Cassetes de playback devero estar prontas a rodar, do lado certo, etc... Apresentador com apoios visuais: 12

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Se existe um programa que se pretende reforar o apresentador dever ser muito sucinto e apenas informar da pgina onde a informao a reforar poder ser encontrada.

Humor: Pessoas que tenham uma capacidade natural para descontrair a audincia so sempre as mais indicadas. Ser sempre bom gracejar e proporcionar um ambiente descontrado. O recurso ao humor deve ser cuidadoso, pois muito fcil ofender as pessoas, obtendo assim um efeito contrrio ao pretendido.

2 DESCANSO E DIVERTIMENTO DOS ORADORES Devemos proporcionar sempre o mximo de conforto possvel e em hotis. Uma casa particular geralmente no permite ao pregador tempos a ss com Deus. Os quartos devero ser preparados com um carto de boas vindas juntamente com uma bandeja de fruta ou doces. de evitar sobrecarregar os oradores, e pequenas visitas tursticas e a locais de compras so uma forma de termos os pregadores mais predispostos a dar o seu melhor. Respeitemos sempre a privacidade, e lembremo-nos tambm que os hbitos alimentares variam de pas para pas. Proporcionemos tempos para comer e beber aps as sesses plenrias, dando prazer e conforto, honrando assim quem nos visita.

3 INTERVALOS PARA MOVIMENTAO No caso de grandes conferncias devemos proporcionar tempos sem sesses, para que as pessoas se possam movimentar na rea de conferncia, ou no espao circundante. COMO ESOLHER UM ORADOR E UM LDER DE LOUVOR? Alguns pregadores tm uma tabela de honorrios. Igualmente as agendas devem ser preparadas com bastantes meses, ou em alguns casos anos de antecedncia. Nunca se deve marcar a vinda de um orador ou de um msico sem ter a certeza dos gastos e dos honorrios. Tudo deve ficar escrito e assinado para evitar problemas. Se o pregador tiver que viajar de longe os gastos sero muito maiores do que se convidarmos algum localmente. No caso de vrios convidados necessrio uma maior equipa para cuidar de todos os detalhes de alojamento, transporte e alimentao. De preferncia todos os convites formais devem ser feitos atravs de um secretariado e no pelo pastor principal. Em caso de dificuldades o Ministrio no ficar comprometido. prefervel resolver problemas com um empregado ou um lder que comprometer toda a organizao. O pastor representa todo o Minstrio. Devemos ter em ateno tambm alguns detalhes importantes: 13

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Quais os planos de viagem? Onde ser pago o bilhete: por ns ou pelo convidado? Como vamos fazer o reembolso? Ir haver acompanhantes? A esposa viajar com o convidado? Devemos pedir uma fotografia e uma biografia actualizada dos visitantes. No caso de o pregador trazer consigo materiais para venda (videos ou livros) deveremos sempre cuidar das vendas desses materiais, a menos que algo seja combinado em contrrio. Se passarmos um cheque ao convidado a lei do Canad implica que paguemos 15% de imposto. Haver algum tipo de alimentao especial a providenciar ao visitante? Quais as preocupaes de segurana? Alguns pregadores mais importantes tm pessoas contratadas para o fazer. Deveremos em grandes eventos ter pessoas identificadas e pessoas paisana para fazerem segurana de pessoas e de equipamentos.

FOLLOW UP (Acompanhamento)

importante manter um bom contacto antes e depois do evento. Cartas, emails, faxes, etc. Deveremos tambm ter uma comisso que trate dos detalhes de hospitalidade.

VI MARKETING E ORAMENTO
Neste captulo trataremos das tarefas bsicas de promoo e de organizao na rea financeira. Muitas vezes pensa-se que o marketing inimigo da espiritualidade, pois no se sabe o que uma organizao baseada nesses princpios. Marketing aplicado igreja baseia-se em entregarmos a mensagem do evangelho: - No momento Prprio - No lugar escolhido - De uma forma aceitvel pelo maior nmero de pessoas. A postura de uma igreja que aplica essas tcnicas muito diferente da que faz as coisas na base do improviso. Apesar de termos sempre que depender da direco do Esprito Santo, importante empregarmos toda a excelncia possvel naquilo que fazemos. Sempre que possvel a Conferncia deve tr uma propina de inscrio (registration fee). Desta forma poderemos planear com mais segurana e teremos menos surpresas na rea financeira. Cassetes de audio e de video podero ser tambm uma boa fonte de receitas se devidamente organizados. Um servio de restaurante poder igualmente cobrir muitos gastos com a Conferncia.

1 DIFERENAS ENTRE UMA IGREJA COM PRINCIPIOS DE MARKETING E DA NO MARKETING

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Escola de Ministrios Carisma IGREJA TRADICIONAL(NO MARKETING) No se preocupa com a opinio do mundo Predominam factos internos histricos Muita referncia denominao Reage a problemas depois de acontecerem Considera nica a sua rea Confia no Espirito (Acaso) Coordena imprevises Quase sempre esgota o oramento No prev custos de publicidade No tem objectivos escritos As vitrias analisam-se em nmero Estratgia quase inexistentes Preocupa-se com os crentes habituais Prega aquilo que quer Cria por imitao Fixa ateno nas entradas existentes Desenvolve poucas coisas novas Baseia-se na tradio Os cultos so sempre iguais A liderana envelhece sem descendncia Produo destina-se a consumo interno Mentalidade de liderana tirnica Tem preocupao face concorrncia Pensa que os crentes permanecem estveis No utiliza meios informticos Mantm a mesma mensagem M comunicao entre liderana

Evangelismo de Massas IGREJA CONHEDORA DE MARKETING Avalia impresses e opinies Investiga factos externos Investiga informao de outras igrejas Reage antes dos problemas aparecerem Planifica cada tarefa Sabe que existem igrejas concorrentes Coordena programas Os custos so controlados Programa bem a publicidade Tem objectivos amplamente divulgados As vitrias em funo do futuro Objectivos numricos definidos Preocupa-se mais com os incrdulos Prega s necessidades observadas Renova-se constantemente Investe para vir a colher Tem criatividade constante Cria novas formas de pregar Apresenta inovaes constantes Treina constantemente novos lideres Pensa sempre nas outras igrejas Liderana actua conhecendo congregao Ora pelo sucesso da concorrncia Preocupa-se em cuidar dos crentes O computador est em todos os gabinetes Avalia mensagem pelas necessidades Preocupao em comunicar

As grandes igrejas da actualidade conhecem bem os princpios de marketing, e aplicamnos com grande excelncia nas suas publicaes, em programas de radio e de televiso, na sua forma mais visvel. Contudo as tcnicas de markting vo para alm das aces de publicidade, sendo muito mais importante a vertente de planeamento e de actualizao constante de tcnicas. A direco do Esprito Santo o mais importante em tudo aquilo que fazemos, mas nem sempre existe uma direco precisa. Nesse caso melhor planear do que improvisar. Quando o Apstolo Paulo fez a sua primeira viagem missionria houve uma clara direco do Esprito Santo (Actos 13) Contudo na sua segunda viagem nem encontramos o mesmo tipo de chamamento, pois essa segunda viagem foi planeada pelo prprio apstolo, sendo depois dirigida passo a passo pelo Senhor. 15

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2- O ORAMENTO Jesus ensinou acerca de planeamento financeiro em Lucas14:28-32 A concluso de que uma vergonha para o evangelho comearmos algo que no possamos acabar por mau planeamento financeiro. importante sabermos fazer um oramento. Se necessrio pagar instalaes devemos contabilizar todos os gastos fixos, contar com gastos variveis e planearmos fontes de receitas. As fontes de receitas podero ser apenas as ofertas dos cultos, mas podero ser obtidas de formas diversas: Pagamento de uma inscrio Para conferncias de grandes dimenses Livraria/vdeo/udio Aluguer de espaos a expositores Servio de bar ou restaurantes Publicidade em brochuras ou catlogos de exposio

As despesas dividem-se em dois tipos: Despesas fixas Despesas variveis (Imprevisveis)

A pergunta que devemos fazer : Quanto ir custar a conferncia? Para responder devemos analisar, independentemente das pessoas que participam os seguintes factores fixos: Custo de aluguer de instalaes Ofertas, transporte e alojamento dos oradores Custos de marketing: 1o Brochura de publicidade o 2-Brochura de apresentao o 3-Envios postais o 4-Publicidade variada Custos administrativos ( remuneraro de pessoas) Custos de udio Visuais (Revistas, placas de lapela, programas, etc.) Custos de exposio (estruturas de stand e publicidade) Placas indicadores do percurso para o local da conferncia Transportes Seguros Despesas legais (impostos) Juros para cobrir emprstimos e saques a descoberto Despesas eventuais

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Podemos tambm pensar em despesas variveis, que deferiro em do nmero de participantes: Refeies e passeios com os convidados Alojamento de convidados (sem ser oradores) Custos de documentos e correspondncia.

Caso se opte por um preo de inscrio teremos sempre que colocar nas mos das pessoas alguma coisa palpvel, como uma boa pasta para material impresso, ou um pequeno brinde como: caneta, porta chaves alusivo, badge, etc. O preo a ser cobrado dever ser calculado pela seguinte formula: Custo de inscrio = Custos Fixos Lquidos Numero de delegados

Custo de inscrio =

$20,000.00 1,000

= $20.00

Este ser o custo real. Poderemos prever que cada pessoa dar em mdia nas ofertas por exemplo $20.00 dlares, e que em vendas de produtos e publicidade corresponder por pessoa a $10.00 dlares de lucro. Poderemos assim baixar o preo da inscrio para um valor mais razovel, ou optar por no baixar (soluo mais sbia). A inteno da conferncia no dever ser o lucro, apesar que este poder ser facilmente obtido se houver uma boa gesto financeira. Para obtermos algum cash-flow poderemos promover a venda de inscries antecipadas propondo um desconto. Os rendimentos previsveis por delegado s estaro disponveis numa fase final, e teremos que prever alguma fluidez para a fase inicial dos preparativos. sempre evitvel recorrer a crdito, mas ser mais vantajoso faz-lo do que deixar de lado o marketing. Deveremos proceder ao calculo das despesas ao longo do tempo, dividindo em perodos mensais, por exemplo, com vista a calcular o cash-flow necessrio ao longo do tempo. O controle oramental deve ser rigoroso e devero ser dadas liderana alvos de orao para obteno da quantia necessria.. Como a maior parte das conferncias no so pagas aqui a f entra em aco. sempre de recomendar para acontecimentos deste tipo a apresentao de novidades como livros, CDs, cassetes e outros materiais que sero postos venda em estreia durante o acontecimento. sempre possvel reduzir o oramento, mas nunca de forma significativa. As instalaes e as despesas com pregadores so as fatias maiores, e ai sempre necessrio agir em funo dos objectivos e no da reduo das despesas. Quantas mais pessoas tivermos maiores garantias teremos de alcanar o nosso oramento, para isso recorremos ao marketing. Devemos ser bons mordomos daquilo 17

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que Deus nos confia, e entender que na medida em que nos propomos a tarefas maiores teremos que administrar finanas utilizando os mtodos que o mundo utiliza. As igrejas no devem funcionar como empresas, mas devem gerir o dinheiro como tal.

VII COMO VENDER O ACONTECIMENTO

No querendo parecer pouco espiritual, estou utilizando propositadamente o termo vender para que possamos entender que ao colocarmos objectivos devemos planear a forma de os alcanarmos. O Esprito Santo quem convence as pessoas a vir, e a orao como j disse a chave do sucesso de qualquer cruzada que pretendemos fazer. Contudo devemos entender que a forma como as mentes das pessoas esto programadas a pensar so as de uma sociedade baseada no consumo. Ns temos algo que pretendemos comunicar: A mensagem do Evangelho e existe um vasto pblico que o potencial receptor da nossa mensagem. Existem hoje diversos meios pelos quais podemos transmitir uma mensagem. Aquilo que atrai as pessoas incrdulas inegvel o poder de Deus manifesto em sinais, prodgios e maravilhas. O que atrai os crentes a beleza e modo de pregao, para alm dos milagres.. Ns temos a resposta perguntas e incertezas Jesus. Ns temos a soluo para os problemas Jesus. Ns temos a cura e libertao Jesus. Aquilo que temos para dar bom! Estamos a promover algo para Deus , e no para ns prprios, devemos assim faz-lo com sabedoria, procurando atrair o maior numero possvel de crentes e de incrdulos. Como devemos ento comunicar s pessoas um sentimento de necessidade de receber aquilo que ns temos para dar? Entendemos primeiro quais so os elementos da comunicao. Meios Meios Transmissor ----- Mensagem ----- Meios ----- Receptor Meios Meios Existem meios de transmitir a mesma mensagem. O meio mais excelente para transmitir o evangelho a pregao publica da mensagem. Para alcanar esse meio necessitamos trazer as pessoas. A mensagem a que nos estamos a referir : voc precisa de assistir conferncia custe o que custar a l chegar, sejam quais forem as disponibilidades de tempo, sem preconceitos de religio, voc precisa mesmo de assistir. Podemos assim usar vrios meios para transmitir essa mensagem: Folhetos de distribuio directa Revistas 18

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Correio directo Cartazes ou painis publicitrios Relaes publicas Anncios em jornais Cartas Rdio e televiso Contacto pessoal directo Conseguir a publicao de artigos nos meios de comunicao.

Iremos de uma forma leve analisar o que dever conter uma brochura ou um folheto de apresentao: Titulo do acontecimento Quem deve participar Quais os benefcios de participar Onde e quando se vai realizar o acontecimento (mapa se necessrio) Esboo do programa e oradores Custo da inscrio (apenas nos programas para delegados) Como proceder inscrio.

O estilo e aspecto grfico so muito importantes, podendo recorrer igualmente a logotipos especficos do acontecimento. Aquilo que pretendemos : Atrair(exigir) a ateno Apresentar as informaes de modo simples e conciso Apresentar qualidade e excelncia

COMO CONSEGUIR A PUBLICAO DE NOTCIAS NA IMPRENSA: Actualmente nada se consegue sem se pagar. Mas para alm disso devemos saber contactar a imprensa. Podemos criar uma base de dados no computador com os nmeros de fax das principais agncias noticiosas e outros media Devemos criar um nome para o nosso gabinete de imprensa Devemos seguidamente enviar faxes consecutivos informando quem somos e acerca da conferncia. Se queremos que publiquem um artigo devemos estar prontos para despender dinheiro em publicidade nesse meio de comunicao, e eventualmente pagar para que a notcia seja dada. COMO ELABORAR UM COMUNICADO DE IMPRENSA: Em primeiro lugar devemos identificar-nos. O comunicado dirigido a jornalistas. Por isso devemos faz-lo de forma profissional, para profissional. Eis algumas regras: Manter uma certa distncia em relao informao a dar. Escrever-mos a noticia sempre com uma certa neutralidade. Dar ao jornalistas informao que seja til. 19

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O comunicado no deve ter mais do que seis pargrafos de 10 linhas. Devemos desenvolver uma ideia por pargrafo, as frases devem ser curtas, nunca mais de 15 palavras por frase, ou 30m silabas. O raciocnio deve ser desenvolvido, por esta ordem e desta forma: QUEM O QU ONDE QUANDO PORQU Devemos dar um ttulo original e curto noticia. Nunca esquecer de indicar a data de envio. Se possvel dirigir ao chefe de redaco, indicando o seu nome e ttulos universitrios correctos. O prazo de envio dever ser com antecedncia: 8 a 10 dias para um dirio 4 semanas para um semanrio 6 semanas para uma revista mensal

Poderemos tambm recorrer convocao de uma conferncia de imprensa, para o fazer conveniente ser organizada por algum especializado no assunto. Devemos acompanhar os faxes de cartas contendo publicaes e convites especiais e personalizados.. Para conferncias pagas devemos enviar passes de imprensa. importante acompanhar os jornalistas quando eles chegarem ao local da conferncia e providenciar-lhes tratamento VIP.

VIII ESTABELECIMENTO DE ALVOS DE ORAO

O sucesso da conferncia depende agora da orao e da forma de motivar espiritualmente todos aqueles que vo estar envolvidos.

A maior parte das pessoas falha em conseguir aquilo que deseja pois no toma tempo para definir alvos, e se o faz nunca ora por eles. Tiago 4:13 Fala daqueles que fazem planos sem Deus. Muitas pessoas estabelecem os seus planos e depois dizem: Deus agora abenoa. sem uma viso clara dos alvos o povo corrompe-se (fica descontrolado). Correr para o alvo com um propsito em cada passo (outra traduo) Deus disse para o profeta escrever a viso de forma a que as pessoas que passam a possam ler.

Prov. 29:18

I Corin. 9:26

Habac. 2:2

Devemos escrever os nossos alvos e tornar clara a Viso. 20

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A preparao da conferencia ser eficaz se o povo estiver motivado para receber e para dar a Deus. A forma de o alcanar de forma eficaz atravs da preparao em orao antes, durante e aps a campanha. Dever haver ensino consistente acerca de evangelismo e de orao de autoridade na fase de preparao da conferncia. Deus ir abenoar tudo aquilo que esteja dentro do Seu plano. Estejamos sensveis para escutar Deus, e aprendermos Dele a melhor forma de cumprirmos aquilo que Ele tem para ns.

IX COMO ESCOLHER UMA EQUIPA DE TRABALHO

A Equipa que ir organizar a Conferncia tem grande parte do sucesso do Evento em suas mos. Se as pessoas envolvidas no souberem trabalhar em equipa ou no souberem aquilo que esto a fazer iremos experimentar grandes problemas. 1 - DELEGAR Delegar responsabilidade muito importante para que tenhamos sucesso no planeamento de uma Conferncia. O Tempo gasto a ensinar outros a fazerem a obra ir ter compensao mais tarde. 2 TREINAR Antes de delegar importante TREINAR pessoas. Delegar a quem no sabe fazer pior do que no delegar. 3 COMUNICAR Para que tudo corra sem grandes problemas necessrio COMUNICAR devidamente. Todos devem saber qual o seu papel e preciso fazer as coisas sem atropelos. Se possvel dever haver uma lista de nomes com as responsabilidades de cada um escritas para que se saiba quem est a cargo de cada departamento. 4 VERIFICAR necessrio para alm de delecar VERIFICAR que as responsabilidades de cada um esto sendo levadas a cabo. Algumas pessoas tm que ser constantemente supervisionadas, enquanto que outras podem fazer o seu trabalho livremente. Verifique, e verifique e verifique outra vez se cada tarefa est a ser devidamente realizada. Certifique-se de que tudo fica pronto com a devida antecedncia para que no hajam surpresas. 5- IMPROVISAR Cada membro das equipas deve ser criativo. Devemos ter a capacidade de IMPROVISAR solues de forma a que o nosso trabalho seja devidamente desempenhado. 6 RECRUTAR 21

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Algumas pessoas na Igreja esto sempre prontos para ajudar, enquanto que outros tem que se pedir que colaborem. Nem todos os voluntrios esto capacitados para fazerem o trabalho requerido. Certifique-se de que as pessoas tm capacidade para desempenharem as funes que lhes so requeridas. 7- INCENTIVAR Incentive os voluntrios a fazerem o seu trabalho bem feito. Anime-os e encoraje sempre aqueles que lhe parecerem desinteressados ou abatidos. Sempre que possvel providencie tempos de comunho entre os membros da equipa.

X OLHANDO PARA O FUTURO

Lembre-se de que estamos sempre aprendendo e que podemos sempre melhorar aquilo que fazemos. O Bom inimigo do Melhor... Uma das formas de melhorar a prxima Conferncia aprender dos erros da anterior. Uma outra forma pedir feedback dos participantes atravs de um pequeno inqurito que se pode entregar a cada participante. Organizar uma Conferncia uma actividade complexa que exige Sabedoria de Deus e muita dedicao. Tente que a prxima Conferncia seja sempre melhor do que a anterior. Um aspecto muito importante so os alvos de crescimento do Reino. Dever haver treinamento de Conselheiros que estejam prontos para receber os novos Convertidos. Este assunto ser alvo de estudo mais aprofundado num outro Manual.

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XI - MATERIAIS DE AJUDA E FORMULRIOS

TABELA DE TAMANHOS DE SALAS N. de Pessoas 150 200 250 300 400 500 1,000 1,500 2,000 5,000 10,000 rea em m2 112 150 190 230 300 400 745 1,120 1,500 3,800 7,000 Recepo/Caf 85 115 145 175 235 300 600 900 (Mdia)

LISTAS DE VERIFICAES Qualquer tarefa deste tipo dever ser planeada em papel. imprescindvel fazer vrias listas de verificaes, as quais exemplifico a seguir: LISTA DE VERIFICAES RELATRIO DE SONDAGEM DE LOCAL

TIPO DE REUNIO__________________ LOCAL______________________ Informaes____________________________________________________ Nome do local __________________________________________________ Morada ________________________________________________________ Telefone _______________ Fax____________ Email___________________ Banco ____________________________N. Conta_____________________ Vendas/Servios _____________ Tel. ____________ Fax________________ Catering _________________ Tel. ______________Fax _________________ Transportes _____________________________________________________ Estacionamento ______________________ Capacidade _________________ 23

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Alojamento: N. Quartos___________________________ Preo ____________ N. Quartos reservados _________________ Tarifa ____________ Data de entrada ____________________ Data de sada _________ Instalaes Complementares ______________________________ Taxas negociadas _______________________________________ Utilizao do espao: Auditrio rea de Recepo Zona de Bar Salas de Apoio 123rea de Exposies Equipamento 12Custo Total Custo Custo Custo Custo Custo Custo Custo Custo Custo

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Escola de Ministrios Carisma Informaes Complementares:

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N. Potencial de lugares________________ N. Real___________ Tipo de Cadeiras _______________________________________

Altura do tecto _________________________________________ Condies acsticas _____________________________________ Iluminao ____________________________________________ Reposteiros Entradas ____________________ Sadas__________ Tipo de Casas de Banho: Numero ______________________ Aspecto _________________ Ar condicionado _______________ Ventilao _______________ Quadro Elctrico: Monofsico Voltagem ______________ Amperes_____________ Trifsico Voltagem ________________ Amperes _____________ Policiamento/Segurana __________________________________ Material a comprar para decorao _________________________ _______________________________________ Custo _________ Responsvel pelo relatrio________________________________ Parecer geral___________________________________________ _______________________________________Data __________ Assinaturas _____________________ ____________________

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Exemplo de oramento para uma conferncia de pequena dimenso.

DESPESAS Aluguer de instalaes: Material impresso: 2.000 150 50 50 50 100 50 40 2.900 200 20 200 100 100 150 250 400 600 7.410

Revista Desdobrvel Programa Convites Identificaes Brindes

Portes de correio Alojamento e Honorrio para Pregador Pagamento a pessoal do Recinto Limpezas Decorao Custos de administrao Seguros Placas Publicitrias e de sinalizao Standes de exposio Juros de emprstimos e erros de clculo Despesas imprevisveis (10%) Total de Despesas

RENDIMENTOS Inscrio de 500 Delegados a 20 Ofertas das sesses plenrias Lucros de Livraria (udio, Vdeo) Lucros de explorao do Bar Aluguer de rea de expositores Total de Receitas Previsto 1.000 2.000 1.000 800 400 5.200

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Escola de Ministrios Carisma LISTA DE PESSOAL VOLUNTRIO

(Exemplo Faa a lista medida das necessidades)

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FUNO Recepo Recepo Recepo Recepo Recepo Parking Parking Parking Parking Parking Segurana Segurana Segurana Segurana Segurana Cozinheiros Cozinheiros Servio de Bar Servio de Bar Servio de Bar Duplicao de cassetes Duplicao de cassetes Livraria Livraria Livraria Intrpretes Intrpretes Intrpretes Intrpretes Porteiros Porteiros Porteiros Porteiros Assistentes Assistentes Assistentes Assistentes Limpezas Limpezas

NOME

DIAS DE SERVIO

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Modelo de carta de apreciao enviada aos voluntrios:

(This letter would be sent to thank those who served as volunteers at a Conference)

Carisma Church 16 Noname Street City Province,

Phone: (000)00-000 Fax: (000)00-000 Email: yourlocalemail@email.com

Thursday, March 29, 2001 Dear Friend Thank you for your help at our Conference this past week. As you saw, we had a full house with 1,000 people on each day of the sessions and over 2,000 in the evenings. This week we are receiving compliments of how smooth things went logistically as well as the fact that God met them time and time again. The evaluation forms havent been processed yet, but a quick look, says the most were overwhelmed at what God did trough our speakers and workshop leaders. Thank you again for your part in making this a smooth Conference logistically. Part of my writing is to extend you an invitation to help us in the Praise and worship Conference to be held in November if our schedule allows. If you are able to do so, could you fill in a Conference registration form and mark VOLUNTEER on the top. The roles that we have generally require about 3 hours and we try that you dont miss too much of the teaching sessions. For those volunteer we give a free registration, special seating areas, and half price on meals. As in the last Conference you will need to let us know if you would like us to order meals for you. The price will be about $30.00 for 8 meals. Again, thank you for serving the Body of Christ on behalf of our Church. The Leadership team at the Carisma Church and staff deeply appreciate your commitment and energy! Yours in Christ,

Pastors Name

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Modelo de carta de Confirmao de Convite a um pregador: Carisma Church 16 Noname Street City Province,
Phone: (000)00-000 Fax: (000)00-000 Email: yourlocalemail@email.com

Thursday, March 29, 2001 Dear John, Thank you for agreeing to speak at our 2001 Conference. The Conference begins Friday, October 6 at 7:00 PM and ends on Sunday Afternoon. You are Welcome to attend as much as your schedule permits. Tentatively we have you speaking at the following Sessions: Saturday evening at 8:00 PM Sunday morning at 10:00 AM Please end us a brief Biography (50 words) and a picture. It would also help us to have an idea of what you feel God is leading you to talk about. Could you give us several topics, this would enable us to decide where best slot your sessions into the schedule. If you have notes that youd like distributed, could you please make sure that we have them in advance. If there are specific books or resources that you would like to have available please notify our Bookstore managers. We regret that you will not be able to sell books or other resources on a separate basis. Please inform us in advance of any price list of materials so we could prepare room for it in our shelves. Our speaking honorarium is usually $250.00 per session. If this is bellow what you normally expect or need please let us know. (Note: We may add to this amount whatever we feel led by the Lord to do) There will be a hospitality room for speakers throughout the conference. Are there any particular foods or drinks that you would like to have available? If you are on a special diet please let us know in advance. Also if you need to meet friends please let us know so that we may accommodate your needs. We will be contacting you at a latter date with updates, schedules, and outlines of what the other speakers plan to speak on so forth. Meanwhile if there is anything that you need to know please to not hesitate to get in touch.

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Modelo de carta de Hospitalidade enviada ao pregador antes do evento: Carisma Church 16 Noname Street City Province,
Phone: (000)00-000 Fax: (000)00-000 Email: yourlocalemail@email.com

Thursday, September 29, 2001 Dear John, Thank you for agreeing to speak at our 2001 Conference. It will be a great Blessing! Please find bellow some important information and questions. It is our desire that all of the organizational details run smoothly for you and therefore request your response in order to process airfare reimbursements and an honorarium for you. 1. Name of Ministry

2. Mailing Address

3. If Canadian SIN# 4. Airfares: It is our policy to reimburse airfares for only you and your spouse (if applicable) Please utilize advance purchase tickets whenever possible, and where time does not allow, economy class tickets. We do not cover any additional travel insurance you might wish to purchase. We do need a paper receipt of your air ticket invoice so please fax that through to our office prior to your arrival. Airfare amount: Payable to:

5. Honorariums: Honorarium cheques are payable in Canadian or US funds only (US only if you are from US). Please let us know at least one week in advance, who your honorarium cheque should be made payable to. The Canadian government requires that we deduct a 15% withholding tax if you want this cheque made out to you personally. There is no deduction if made payable to a ministry. We will make every effort to give this cheque to you personally while you are at the Carisma Church, and if not, it will be mailed to your address above. Please note that Accounting cannot re-issue these cheques until the following week, so please make sure that your information is accurate. 30

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Honorarium cheque Payable to: 6. Hotels, meals, and transportation: We are happy to provide hotel room for you and your spouse *(if applicable). 7. Books, or Tapes for sale: If you plan to bring materials for sale please note that we normally source products trough our usual wholesale suppliers where possible. Materials not available in this way are received from you on a consignment basis. We then sell the stock in the Bookstore at prices agreed with you and pay you 80% of the net income, retaining 20% ourselves. Any Stock remaining at the end of your visit should be taken by you to avoid shipping costs. You are welcome to discuss details of products you wish to bring with our Bookstore Managers. If you have any questions about any of the above matters, please contact me as soon as possible. My telephone is 780-477-1235 and our email is

carisma@home.com
Blessings,

__________________ Signature

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Escola de Ministrios Carisma Modelo de carta de Pedido de Reembolso:

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(this form is sent from our Hospitality Department to accounting to request a cheque for one of our conference participants. It includes information our account staff need for Revenue Canada and our auditors)

Carisma Church 16 Noname Street City Province,

Phone: (000)00-000 Fax: (000)00-000 Email: yourlocalemail@email.com

SPEAKERS PROFILE / HONORARIUM CHEQUE REQUEST

Date Submitted___________________ Speaker Information Speaker/ Worship Leaders Name:_____________________________ Date spoke/ Lead Worship on: ________________________________ Church or Ministry Name: ____________________________________ Mailing Address: __________________________ _______________________________ _______________________________ Telephone: _____ _____ ________ Email: ________________________ Cheque Payable to: _________________________________________ Airfare Amount: Honorarium Amount: Expenses Amount: _______________ US or CAD _______________ US or CAD _______________ US or CAD Fax: _____ _____ ________

Expense Report attached with receipts: YES / NO Requested by: ________________ Approved by: ____________________

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Modelo de carta de Hospitalidade entregue ao pregador chegada ao evento: Carisma Church 16 Noname Street City Province,
Phone: (000)00-000 Fax: (000)00-000 Email: yourlocalemail@email.com

Carisma Church Thursday, October 9, 2001 Dear John, WELCOME to OUR CITY! Just a note about some hospitality and financial matters. We are pleased to offer you a complementary hotel room while you are here with us. You will need to give your credit card number to the hotel upon check-in, to cover incidentals such as movies, valet parking, laundry, telephone calls, alcoholic beverages, etc. We will not reimburse you for any of those. With regards to meals, please feel free to charge breakfast, late night snacks, and any pre or post conference meals to your room number. Obviously, we will take care of these. Lunch and Dinner will be provided here at the church during the Conference. Your host for the Conference is John da Silva. He will be helping you get where you need to be and make sure that you feel at home. If you should need anything, please let him know and he will be pleased to help. If you have any questions about financial, hospitality, or scheduling matters, please let me know and I will be happy to help. God Bless you as you give to us here in OUR CITY!

Maria Silva Hospitality Manager

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Escola de Ministrios Carisma Modelo de carta de Contarto de Catering: Carisma Church 16 Noname Street City Province,
Phone: (000)00-000 Fax: (000)00-000 Email: yourlocalemail@email.com

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Carisma Church Thursday, September 29, 2001 Dear Mr. Dave, Re: Catering a meal for our upcoming function Dinner on Thursday July 23, 2001 We would like to have the following meal: Salisbury Steak with mushrooms and sauce Seasonal Vegetables Roast Potatoes Roll & butter Price is $5.25 plus GST per person We would like it delivered by 4:45 PM Thursday, July 23, 2001. Please allow yourselves ample time for setup. The number of meals will be 500. We will have a cheque for the total amount ready for you the following week after the meal catered. Please sign bellow to acknowledge acceptance of the above arrangements. Carisma Pentecostal Church The Catering Company

Signature

Signature

Title

Title

Date

Date

Please fax back signed copy as soon as possible Our GST number is ******************* and our Vendor permit is **********

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Modelo de carta de Contarto de Permisso para T.V. & Radio Broadcasting: Carisma Church 16 Noname Street City Province,
Phone: (000)00-000 Fax: (000)00-000 Email: yourlocalemail@email.com

Thursday, September 29, 2001 Dear Guest Speaker, Welcome to The Carisma Pentecostal Church! During your visit here you may notice that we regularly video-tape our meetings as well as Conference sessions. These recordings are used not only for general video distribution, but may also be included in our Television Program. Our TV and Radio shows enable us to share revival with a much broader audience. Would you allow us the privilege of using both the audio and video-taped portions of your message(s) and/or testimonies here at the Carisma Pentecostal Church for unlimited distribution trough our regular Broadcasting? To indicate your willingness, please sign and complete the following:

Name:____________________________________________ Address: __________________________________________ Telephone: _____________________

Date: ___________________

Signature: _____________________

Please return this form to our Sound/Video Department. If you have further questions and would like to speak to the producers responsible for the programs, please feel free to Contact Mr.______________ at this phone number __________________ God Bless you Richly, _________________ Signature 35