A IMPORTNCIA DO SISTEMA DE INFORMAO PARA A GESTO DAS

EMPRESAS DE PROJETO
Flvia SOUZA
Mestranda pela Escola Politcnica da USP. Av. Prof. Almeida Prado, travessa 2 n83, CEP 05508-900 So
Paulo (SP) Brasil - Correio eletrnico: flavia.souza@poli.usp.br
Silvio MELHADO
Professor Associado da Escola Politcnica da USP Av. Prof. Almeida Prado, travessa 2 n83, CEP 05508-
900 So Paulo (SP) Brasil - Correio eletrnico: silvio.melhado@poli.usp.br

RESUMO
Tendo em vista a relevncia da informao para a gesto e fomentao do conhecimento nas
empresas, este artigo tem como objetivo discutir a necessidade e importncia da informao para
a adequada gesto da empresa de projeto. Para tanto apresentada reviso bibliogrfica sobre o
assunto e posterior aplicao dos conceitos abordados, para este tipo de empresa.
Palavras-chaves: gesto da empresa de projeto, sistema de informao na empresa de projeto e
gesto do conhecimento na empresa de projeto.
1. Reviso Bibliogrfica
1.1 Sistema de Informao
De acordo com Turban; MacLean; Wetherbe (2004), o sistema de informao coleta, processa,
armazena analisa e dissemina informaes com um determinado objetivo dentro de um contexto e
como qualquer outro sistema inclui inputs (dados, instrues) e outputs (relatrios, clculos). O
sistema opera dentro de um ambiente, no necessariamente computadorizado, mesmo que
atualmente a maioria os seja, processa os inputs, que so enviados para o usurio ou para outros
sistemas.
Para o perfeito entendimento do sistema de informaes operando com objetivos pr-definidos,
necessrio compreender que as informaes surgem a partir de dados organizados e
processados de forma a proporcionar valor s atividades da empresa e permitindo aos gestores
tomar decises e realizar seu trabalho. O sistema de informaes, se bem projetado, permite
ainda aos seus usurios gerar conhecimento.
Os sistemas de informaes podem ser classificados a princpio como formais e informais. Os
sistemas de informao formais incluem procedimentos pr-definidos, entradas e sadas
padronizadas e definies fixas. Quanto aos informais, estes assumem diversas formas, que vo
desde de uma rede comunicao informal em uma empresa, at um grupo de amigos que troca
correspondncia eletronicamente.
Para Oliveira (1998), os sistemas de informaes gerenciais devem levar em considerao a
quantidade e qualidade de informaes geradas, pois segundo mesmo autor, alguns devem ser
tomados em relao a esses fatores:
As informaes ficam dispersas dentro da empresa o que exige grande esforo
para localiz-las;
As informaes importantes so retidas com exclusividade;
As informaes importantes geralmente chegam tarde;
As informaes muitas vezes no so confiveis.

1.2 O papel da informao na gesto
Drucker (1995) coloca que atualmente poucos entendem a informao. A maior parte das
empresas sabem como obter dados, mas precisam aprender a us-los, pois uma base de dados,
por maior que seja, no informao e para que se transforme em informao, precisa ser
organizada para um determinado objetivo, dirigida para desempenho especfico e aplicada a uma
deciso. Para esse autor, as empresas, assim como os seus colaboradores, precisam conhecer a
informao e aprender a perguntar: De que informaes necessitamos na empresa? Quando
necessitamos dela? Em que forma? E onde obt-las?
De acordo com Evgeniou e Cartwright (2005), a empresa inteligente do ponto de vista da
informao possui habilidade para buscar, organizar, analisar e fazer uso de informaes para
tomada de decises. Os autores colocam que esta deve ser a busca constante para as
organizaes em qualquer rea de atuao, pois a deteno e controle da informao so
fundamentais para o sucesso de atividades que vo desde o sequenciamento do genoma humano
at a previso e rastreamento de atentados terroristas.
1.3 Sistema de retroalimentao da informao e gesto do conhecimento
Segundo Drucker (1995), ao longo da histria do ocidente, a cada poucos sculos ocorrem
transformaes agudas e fazem com que toda a sociedade se rearranje em relao a sua viso
do mundo, seus valores bsicos, suas estruturas sociais e polticas, suas artes, suas instituies
bsicas. Para o autor, a poca em que vivemos atualmente um desses perodos de
transformao e no est limitada sociedade ocidental e sua histria, pois atualmente no existe
mais uma histria ocidental ou uma civilizao ocidental, mas apenas a histria do mundo e a
civilizao mundial.
A transformao pela qual estamos passando nos transforma em uma sociedade cujo principal
recurso para os indivduos e para a economia em geral o conhecimento. Drucker (1995) ainda
coloca que em funo dessa transformao, a sociedade precisa estar organizada para a
inovao e para o abandono de tudo que estabelecido, costumeiro, conhecido e confortvel, ou
seja, a sociedade precisa estar preparada para transformaes constantes e a funo das
empresas nesse contexto colocar o conhecimento para trabalhar em ferramentas, produtos e
processos, na concepo do trabalho, que por natureza muda rapidamente.
De acordo com Turban; MacLean; Wetherbe (2004), no contexto de sistema de informaes, o
conhecimento diferente de informaes e dados. Enquanto que os dados so uma coleo de
fatos, parmetros e estatsticas, as informaes so dados organizados ou processados, precisos
e fornecidos no momento oportuno enquanto que o conhecimento a informao que possui
contexto, relevante e acionvel. Ter conhecimento implica que o mesmo pode ser aplicado para
resolver problema, enquanto que ter a informao no possui a mesma conotao.
O processo de fomentao de conhecimento inicia-se normalmente associados s pessoas e se
esse processo no ocorrer de forma planejada e sistematizada, as pessoas ao sarem da empresa
levam consigo este conhecimento. Segundo Turban; MacLean; Wetherbe (2004), uma meta vital
relacionada gesto do conhecimento segurar esse valioso know-how, pois o conhecimento
est associado a retornos crescentes para empresa, pois um recurso que, ao ser utilizado, a
tendncia que aumente o seu valor. De acordo com os autores, conhecimento uma informao
em ao, portanto necessria a contnua atualizao da base de conhecimento da empresa
para torn-la competitiva sendo o valor do conhecimento inestimvel, pois h um grande o nmero
de aspectos intangveis associados sua aquisio.
As modernas tecnologias de colaborao podem auxiliar as iniciativas de gesto do
conhecimento, no entanto, segundo Turban; MacLean; Wetherbe (2004) colocam que o
aprendizado das empresas depende menos da tecnologia e mais das questes pessoais e
organizacionais de predisposio de aprendizado.
Para os autores, a expresso empresa que aprende est associado gesto do conhecimento e
baseia-se nos conceitos de aprendizado organizacional e memria organizacional. A expresso
refere-se capacidade de uma empresa aprender com suas experincias passadas.

2 Anlise da aplicao dos conceitos abordados em sistemas de
informao para empresas de projeto
Para Cragg e Zinatelli o desenvolvimento de modelos de sistemas de informao negligencia a
realidade e limitaes das pequenas e mdias empresas e existem fatores preponderantes que
interferem no adequado desenvolvimento e implementao dos seus sistemas. Ocorre que, em
funo falta de conhecimento em relao ao assunto, os critrios de contrataes para
desenvolvimento e aquisies de equipamentos e aplicativos so realizados de forma equivocada.
Quanto gesto do sistema de informaes, os autores colocam que em maior parte
negligenciada, ficando a cargo de um profissional sem formao especfica na rea.
Verifica-se que para a definio eficaz do sistema de informaes de uma empresa necessria a
compreenso da importncia da informao na sua atividade fim e nos processos relacionados
sua gesto. Para realizao desta anlise nas empresas de projeto e compreenso da
importncia da informao neste contexto, ser utilizada parte do mtodo proposto por Turban;
MacLean; Wetherbe (2004) denominado como modelo de planejamento para anlise de requisitos
da informao. A utilizao deste modelo objetiva identificar a arquitetura geral da informao e as
necessidades atuais e futuras da informao na empresa. O modelo contemplando as seguintes
etapas:
1. Definir subsistemas organizacionais subjacentes;
2. Definir Matriz de Subsistemas;
3. Definir e avaliar as necessidades de informao para os subsistemas
organizacionais;
4. Definir as categorias principais de informao;
5. Desenvolver categorias de informao por matriz de subsistema.
Matriz Subsistema e categoria de informaes requeridas para realizao das atividades de Comercial / Marketing
Tipo de Informao
(Prosp) (Relac) (C.A. Proj) (Des)
Responsabilidades
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Definir produtos e servios
Estabelecer estratgia para insero de produtos e
servios no mercado

Identificar novos mercados e produtos
Mapear caractersticas dos clientes (tcnicas,
comerciais)

Estabelecer relacionamento com clientes potenciais
Elaborar propostas tcnicas
Negociar propostas tcnicas
Finalizar negociao e elaborar contrato
Acompanhar reincidncia de contrataes
Acompanhar periodicidade de contrataes
Acompanhar relacionamento comercial com cliente
Legenda : Prospeco (Prosp) ; Relacionamento(Relac); Contratao e Acompanhamento de Projeto (C.A. Proj); Desempenho (Des); Procedncia interna (Pi); Procedncia
externa (Pe); Destino interno (Di), Destino externo (De)


Matriz Subsistema e categoria de informaes requeridas para realizao das atividades de Recursos Humanos
Tipo de Informao
(Plan) (Desenv) (Obri.L/S) (Des)
Responsabilidades
Pi Pe Di De Pi Pe Di De Pi Pe Di De Pi Pe Di De
Analisar o mercado de trabalho e suas
exigncias quanto formao profissional

Estabelecer programa de necessidades quanto
formao e atualizao

Estabelecer perfil dos profissionais atuantes na
empresa

Selecionar e Recrutar profissionais
Definir plano de atuao e remunerao
Registrar e atualizar informaes trabalhistas e
legais

Fazer folha de pagamento
Avaliar desempenho dos profissionais
Legenda : Planejamento (Plan) ; Desenvolvimento(Desenv); Obrigaes Legais e Sociais (Obrig.L/S); Desempenho (Des); Procedncia interna (Pi); Procedncia externa (Pe);
Destino interno (Di), Destino externo (De)
Matriz Subsistema e categoria de informaes requeridas para realizao das atividades de Processo Projeto
Tipo de Informao
(Plan) (Oper) (Ass Tec) (Des)
Responsabilidades
Pi Pe Di De Pi Pe Di De Pi Pe Di De Pi Pe Di De
Coletar entradas para desenvolvimento de
projeto

Planejar as diversas etapas de trabalho
Planejar equipe interna
Planejar tempo de desenvolvimento de cada
etapa

Manter contato e troca constante de
informaes com as demais disciplinas de
projeto

Acompanhar o desenvolvimento de projeto
Realizar as diversas etapas do projeto
Realizar as entregas de projeto
Fornecer o servios de assistncia tcnica
durante a fase de obra e manuteno

Analisar a qualidade tcnica e/ou financeira das
solues de projeto do ponto de vista do
contratante

Analisar a qualidade tcnica das solues de
projeto do ponto de vista dos usurios do
projeto

Analisar a qualidade tcnica e/ou financeira das
solues de projeto do ponto de vista dos
usurios do produto

Acompanhar relacionamento tcnico/ pessoal
com os demais membro da equipe de projeto

Acompanhar produtividade da equipe
Acompanhar retrabalhos e motivos
Acompanhar relacionamento tcnico com o
cliente

Legenda : Planejamento (Plan) ; Operacional(Oper); Assistncia Tcnica (Ass. Tc); Desempenho (Des); Procedncia interna (Pi); Procedncia externa (Pe); Destino interno (Di),
Destino externo (De)






Matriz Subsistema e categoria de informaes requeridas para realizao das atividades de
Administrao Financeira
Tipo de Informao
(Plan) (Ges) (Cont/L) (Des)
Responsabilidades
Pi Pe Di De Pi Pe Di De Pi Pe Di De Pi Pe Di De
Organizar o plano de contas da empresa
Programar as necessidades de recursos financeiro
em perodos pr- estabelecidos

Definir oramento da empresa em perodos pr-
estabelecidos

Realizar pagamentos
Realizar recebimentos
Acompanhar fluxo de caixa
Definir e realizar investimentos
Organizar pagamentos de impostos
Organizar contabilidade
Acompanhar desempenho financeiro de cada
projeto

Acompanhar desempenho financeiro da empresa
Legenda : Planejamento (Plan) ; Gesto(Ges); Contbil e Legal (Cont/l); Desempenho (Des); ); Procedncia interna (Pi); Procedncia externa (Pe); Destino interno (Di), Destino
externo (De)

3 Concluses

Atravs do modelo de planejamento para anlise de requisitos da informao aplicado
processos genricos de empresas de projeto, verifica-se que a informao recurso
preponderante para realizao de sua atividade fim e operaes de apoio. Para os processos
analisados, ocorre grande incidncia de informaes cuja procedncia e destinos so internos,
caracterizando um sistema de trabalho com alto grau de troca de informaes entre as diversas
reas da empresa, ou seja, existe alto grau de interface de informaes que deve ser gerenciado
por um sistema capaz de processar, organizar e fornecer as informaes em tempo hbil e com
qualidade requerida. Mesmo as atividades cuja a fonte de informao e destino so externos,
existe a necessidade de um sistema captao, armazenamento e comunicao de forma que
possibilite a troca e tomada de deciso de maneira segura e eficaz.
Quando analisada o fluxo de informaes deste tipo de empresa para determinao da arquitetura
do sistema, deve-se levar em considerao que durante a realizao do planejamento e posterior
operao de sua atividade fim (processo do projeto), ocorre grande incidncia de informaes de
procedncia e destinos externos, portanto o sistema deve ser projetado de forma que possibilite
adequada comunicao com agentes externos empresa que participam de atividades em
comum.
Quanto capacidade do sistema, verifica-se que o volume do rotinas em cada um dos
subprocessos analisados se mantm independentemente do nmero de projetos que a empresa
possui, mas a demanda e quantidade gerada de informaes cresce na medida do crescimento do
nmero de projetos.
As empresas de projeto, quando analisadas do ponto de vista da necessidade e fluxo de
informaes, caracterizam-se por sistemas de trabalho colaborativos e com necessidade de
comunicao interna e externa constante. Segundo Turban; MacLean; Wetherbe (2004), a
colaborao resumida pelos esforos de dois ou mais indivduos no desempenho de atividades
tendentes execuo de tarefas especficas. Neste tipo de empresa ocorre a realizao do
trabalho predominantemente em grupo realizado por indivduos especialistas em diversas reas e
atuantes diferente localidades geogrficas com um objetivo comum.
Diante de tais caractersticas, o sistema de informaes alm de fornecer acesso e confiabilidade
para a informao, deve dispr de um sistema de comunicao que leve em considerao os
seguintes aspectos: os participantes no processo, as fontes e destinos da comunicao, a
localizao dos remetentes e destinatrios, tempo entre o envio e recebimento da informao e o
meio que viabilizar a comunicao.
Quanto gesto do conhecimento nas empresas de projeto, predominam algumas caractersticas
que podem ser encaradas fatores que facilitam o processo de aprendizado organizacional. Por
serem em maior parte de pequeno e mdio porte, a propagao do conhecimento facilitada .A
maior parte dos colaboradores so especialistas sendo que a maioria desses profissionais
possuem natural pr- disposio para aprendizado, facilitando assim a disseminao da cultura do
aprendizado nas empresas. Os projetos so nicos, portanto faz parte da rotina de trabalho o
aprendizado contnuo durante a sua realizao. Outra questo que facilita o processo de
aprendizado nessas empresas o fato dos trabalho serem realizados por equipes
multidisciplinares e esta uma outra oportunidade de captao e aperfeioamento do
conhecimento.
Por outro lado, necessrio o desenvolvimento da cultura de planejamento, gesto e avaliao do
conhecimento nessas empresas, pois apesar de serem inmeras as vias de entrada de
conhecimento, caso no ocorra de forma organizada, a disseminao, acessibilidade e
possibilidade de transformao do conhecimento em vantagem competitiva torna-se invivel.
As empresas de projeto devem manter uma memria organizacional, na qual deve estar contida
de forma organizada todo conhecimento adquirido da empresa. Esta memria deve estar
permanentemente em operao na aquisio fornecimento de conhecimento.


















Figura 3 Processo de Aprendizado Organizacional em Empresas de Projeto
Como colocado na Figura 3, o aprendizado um processo a ser planejado, gerido e avaliado
constantemente. Quanto s formas de aquisio de conhecimento para a empresa de projeto,
ocorrem constantemente em funo da realizao da atividade projetual, mas todo este




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Aperfeioamento
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Inovao
tecnolgica no
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Parceiros de
trabalho,
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memria
organizacional
Experincias
anteriores

Avaliao
conhecimento somente ser bem aproveitado se ocorrer planejamento das entradas (identificao
da fontes ), gesto do processo (organizao das informaes para serem transformadas em
conhecimento) e retroalimentao do processo (acessibilidade do conhecimento).
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

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LEVY,M., POWELL,P. Information system strategy for small and medium sized enterprises : na
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