COMO IMPLANTAR OS 5S

Como implantar os 5s
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Sumrio
Qual a relao entre os 5S e a qualidade?.........................................................................3
Preveno x correo no final do trabalho..........................................................................3
O que so os 5S?................................................................................................................3
Como implantar cada um dos 5S?......................................................................................5
1s Seiri = Organizao........................................................................................................5
2s Seiton = Arrumao........................................................................................................8
3s Seiso = Limpeza ...........................................................................................................12
4s Seiketsu = Padronizao..............................................................................................13
5s Shitsuke = Disciplina.....................................................................................................17
Como enfrentar possveis resistncias? ...........................................................................20
Que benefcios os 5S trazem para minha empresa?........................................................20
Ambiente de trabalho ........................................................................................................20
Eficincia - ganho de qualidade e produtividade ..............................................................20
Segurana..........................................................................................................................21
Melhoria no Clima .............................................................................................................21
Como realizar a manuteno dos 5S no dia-a-dia?..........................................................22
Mos a obra .................................................................................................................. 23
Bibliografia ......................................................................................................................26
Como implantar os 5s
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Qual a relao entre os 5S e a qualidade?
O 5S e a qualidade esto intimamente ligados. Se a empresa agir de acordo com as
regras preconizadas por este mtodo, certamente ter maiores chances de entregar um
produto ou servio de qualidade aos seus clientes, satisfazendo plenamente suas
necessidades.
Preveno x correo no final do trabalho
Os 5S pregam principalmente o rigor e a organizao das atividades e do ambiente de
trabalho desde o incio do processo. Fazer com qualidade significa agir corretamente
todos os dias e procurar se aperfeioar sempre. necessrio que as empresas se
profissionalizem cada vez mais e se conscientizem da necessidade de ter qualidade
no s no atendimento final aos seus clientes, mas em todos os seus processos. Isto
traz maior produtividade e em conseqncia maior lucratividade. Quando corrigimos as
coisas apenas no final do processo, as perdas so muito maiores, no s de esforo e
recursos necessrios, mas tambm em tempo.
medida que voc procurar fazer as coisas certas desde o incio, inspecionando tudo o
que acontece a cada momento e j for corrigindo as falhas no mesmo instante que as
perceber, as chances do produto final deste trabalho sarem ruins so muito pequenas.
Com isso, voc certamente entregar algo melhor ao seu cliente, nos prazos
esperados, e ainda economizar tempo e recursos.
O que so os 5S?
Os 5S so conceitos derivados de 5 palavras japonesas. Apesar da aparente
simplicidade este programa capaz de fazer verdadeiras revolues no ambiente de
trabalho. Trata-se de cuidar da casa. Quando se fala em cuidar da casa, podemos
pensar tanto no nosso lar, quanto em nossa empresa.
Muitas pessoas encontram uma srie de problemas no seu dia-a-dia, tais como:
ambiente de trabalho desorganizado e sujo;
dificuldades para encontrar as objetos que procuram;
falta de espao;
atrasos na entrega e recebimento dos trabalhos...
Mas, o que fazer para eliminar estes problemas?
Abaixo ser repassado o conceito de cada um dos 5S, de acordo com o Prof. Takashi
Osada, o precursor do 5S.

Como implantar os 5s
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Japons Portugus
Seiri Senso de organizao
Seiton Senso de arrumao
Seiso Senso de limpeza
Seiketsu Senso de padronizao
Shitsuke Senso de disciplina
Seiri = Organizao
Significa colocar as coisas no lugar, de acordo com as regras ou princpios
especficos. Trata-se de distinguir o necessrio do desnecessrio, tomar decises
difceis e implementar o gerenciamento pela estratificao, para livrar-se do
desnecessrio.
Seiton = Arrumao
Significa colocar as coisas nos seus lugares, dispostos de forma correta, para que
possam ser usada prontamente.
Aps a arrumao das coisas de uma maneira funcional, a perda de tempo com a
procura de objetos no ser mais necessria.
Seiso = Limpeza
Significa acabar com o lixo, a sujeira e tudo o que for estranho, at tudo ficar limpo.
Limpeza uma forma de inspeo.
Seiketsu - Padronizao
Significa manter a organizao, a arrumao e a limpeza constantemente. Como tal
abrange tanto a limpeza pessoal quanto a limpeza do ambiente.
Shitsuke - Disciplina
Significa treinamento e capacidade de fazer o que se deseja, mesmo quando difcil.
Como implantar os 5s
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Trata-se de buscar com que as pessoas faam as coisas da maneira que elas devem
ser feitas.
Como implantar cada um dos 5S?
1
s
Seiri - Organizao

O conceito chave eliminar tudo o que for desnecessrio.
Normalmente as pessoas tem a tendncia de acumular papis e outros itens, na
expectativa de um dia virem a utiliz-los, mas muitas vezes isto no se torna realidade.
Como resultado disso, surgem armrios, prateleiras e at salas cheias de objetos que
s ocupam espao. Estes objetos s se acumulam no fundo dos armrios e gavetas ou
nas ltimas prateleiras.
Este o momento de analisar o que realmente deve ser
guardado e o que pode ser descartado.
Comece pelas coisas simples
sua mesa, por exemplo: verifique se ela no tem papis, canetas, lpis, entre outras
coisas que s estejam incomodando. No haja com a preconizao de que tudo o
que est guardado importante, pois, por quantas vezes em nossas casas mesmo,
quando paramos para fazer os descarte de coisas desnecessrias nos deparamos
com uma quantidade no esperada. Mantenha somente aquilo que for necessrio
para o seu trabalho dirio.
evite ficar fazendo vrias cpias de tudo. Muitos ainda tem a idia de que precisam
imprimir todos os e-mails que enviam ou recebem. Bem, o objetivo do e-mail
justamente agilizar o processo e retirar um pouco a necessidade de papis.
cuidado com os recadinhos. Com certeza os papeizinhos com adesivos foram uma
grande inveno para que as pessoas deixem lembretes e recados, mas cuidado
para no abusar. Evite a tentao de col-los por todo lado e quando deix-los como
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lembrete ou recado em nas coisas, retire-os to logo eles tenham cumprido sua
funo. No deixe que bilhetes antigos permaneam colados no seu micro ou mesa,
pois eles s lhe confundiro, alm de deixar uma aspecto de desorganizao no seu
ambiente de trabalho. Procure organizar mais suas informaes em uma agenda ou
caderno. Seja racional na utilizao de papeis para anotaes. Procure no utilizar
uma folha de papel para cada recadinho que voc tem que anotar.
s distribua papis com informaes para aquelas pessoas que realmente precisam
delas para o seu trabalho.
procure fazer com que todos tenham um arquivo comum, a fim de evitar vrios
arquivos individuais em papel. Isto far com que todos saibam exatamente onde
esto os documentos quando precisarem e evitar que algum diga que o
documento x s fica com o senhor Y, atrasando o trabalho. Alm disso evitar que
mais de uma pessoa arquive o mesmo tipo de documento.
elimine estantes, armrios, mesas e gaveteiros que s estejam ocupando espao.
No se deixe dominar pela idia de quanto mais espao para guardar suas coisas,
melhor. Deixe s o que for realmente necessrio, pois natural ocuparmos o espao
que temos, mesmo que ele seja muito grande.
jogue fora as canetas velhas que voc no utiliza mais e que no funcionam.
faa a transferncia de informaes, tais como telefones de agendas antigas para
uma nica agenda e descarte as velhas.
tenha apenas uma lixeira para cada pessoa ou uma lixeira comum.
evite ter mais de um calendrio sobre a mesa.
Para organizar bem voc deve analisar o que necessrio poupar e o que possvel
descartar. O importante nesta etapa ter bom senso para eliminar o que voc no
precisa mais, tomando cuidado, ao mesmo tempo para no jogar fora coisas que voc
ainda precisar. Para fazer isso bem, analise a freqncia com que voc usa ou tem
usado os itens em questo.
Procure no guardar itens provisoriamente, se voc
no tiver certeza que vai utiliz-lo, pois normalmente
isto acaba sendo por tempo indeterminado.
Para itens que precisam de reparos, tais como ferramentas, telhados com falta de
reparo, encanamentos gerando vazamentos etc.
Resumindo faa um diagnstico de onde est a sujeira,
quais so suas causas, trace um plano de ao para
realizao da limpeza e eliminao das causas e,
por fim, o implemente.
Se voc tiver uma loja, um supermercado, uma mercearia, enfim um comrcio, outras
perguntas que podem ser feitas esto relacionadas ao custo-benefcio que voc tem
com os produtos que esto sendo colocados venda. necessrio analisar
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criticamente cada produto e a linha de produtos, verificando seu nvel de sada e preos
de venda.
Verifique tudo o que voc tem em estoque: analise cada item ou srie de itens e
verifique se existem casos em que voc pode traar alguma ao para vend-los
mais rpido. Por vezes, o custo de manuteno de um determinado item em estoque
mais caro do que procurar vend-lo a um menor custo. Quando no existe uma
boa organizao, voc tende a perder tempo, recursos e em conseqncia, dinheiro.
Para cada produto ou linha de produtos, pergunte-se:
Este produto est realmente me trazendo lucro?
Compensa mant-lo disposio?
Ser que ele est no local adequado?
Ele est despertando a ateno dos clientes?
Ser que no o momento de revitalizar a linha de produtos com as quais estou
trabalhando?
Ser que substituindo o produto X pelo produto Y terei mais lucro?
Para cada tipo de empresa e atividade podem ser estabelecidos critrios diferenciados
para a organizao dos itens de acordo com sua utilizao.
De acordo com Takashi Osada, voc pode estabelecer o mtodo de estocagem das
coisas, de acordo com seu Grau de Necessidade (Freqncia de uso).
Para itens que voc no utiliza a mais de 1 ano, verifique se voc realmente
precisa guard-los.
Para itens que voc utiliza de uma maneira espordica (apenas uma vez nos
ltimos 6-12 meses - estoc-los em local afastado), eles podem estar guardados,
mas no precisam necessariamente estar guardados em lugares nobres de fcil
acesso.
Para coisas que foram utilizadas apenas 1 vez nos ltimos 2-6 meses, ou coisas
utilizadas mais de 1 vez por ms, estoc-las num local central. No podem estar
distantes, mas tambm no precisam estar do seu lado.
Para itens com utilizao constante (semanal ou diria), coloque-os num lugar
de fcil acesso, prximos ao local de trabalho.
Um outro ponto importante da organizao e descarte consiste em voc mobilizar as
demais pessoas que trabalham contigo, conscientizando-as de que elas tambm devem
aprender a fazer este trabalho, pois no adianta apenas um na empresa fazer o
trabalho, enquanto os outros continuam fazendo errado.


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Para que a organizao funcione, lembre-se que necessrio que todos dentro da
empresa estejam envolvidos, principalmente a gerncia da empresa, pois o
exemplo deve vir da hierarquia. Caso contrrio, os demais colaboradores podero
se acomodar, ao perceber que as regras no so vlidas para todos.
2
s
Seiton Arrumao

O que devemos fazer depois de descartarmos tudo o que no precisamos?
o momento de fazer a definio do que guardar, quando
guardar e como guardar.
Takashi Osada nos ensina algumas maneiras para fazermos isso de uma maneira
eficiente e eficaz:
Defina um lugar para cada coisa. Para isso defina padres e critrios coerentes, pois
a arrumao deve ser lgica inclusive para as outras pessoas que estaro trabalhando
no mesmo ambiente. Caso contrrio muito tempo ser perdido na busca de objetos,
sem necessidade.
Obedea regras de arrumao: no basta apenas definir regras, mas voc deve
segu-las colocando as coisas no seu devido lugar.
muito comum nos deixarmos levar pela tentao de deixar as coisas onde esto
depois de terminarmos uma atividade, para depois arrumarmos. Um exemplo clssico
disso ocorre quando um voc precisa fazer a manuteno em algum maquinrio e deixa
as ferramentas espalhadas.O problema que vamos nos acomodando e deixando para
colocar as coisas em seus lugares depois e esse depois parece nunca chegar. Isto
deve ser evitado, se quisermos ter as coisas em ordem.
Um outro exemplo muito apropriado de perda de tempo encontrado nas oficinas
mecnicas. Muitas vezes os mecnicos passam a maior parte de seu tempo indo e
voltando em busca de peas que esto praticamente escondidas em seus depsitos,
sem uma organizao coerente de acordo com o volume de sada. As ferramentas
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tambm normalmente esto colocadas uma em cada lugar e sempre que se precisa de
uma determinada chave aquela loucura, pois ela normalmente est no ltimo lugar a
ser procurado.
Isto tem uma srie de reflexos que podem vir a prejudicar a sobrevivncia e
desenvolvimento dos negcios, pois a partir do momento que as coisas comeam
a sair mais lentas que o esperado, os prazos de entrega dos servios tendem a se
atrasar e em conseqncia os clientes podero ficar insatisfeitos e no voltar mais,
ou caso voc trabalhe com clientes internos, no mnimo todo o processo de
produo se atrasar.
Lembre-se que por menores que sejam as distncias que se percorre em busca de
objetos, ao se multiplic-las pelo nmero de vezes que se percorre aquele trajeto no dia
e o tempo gasto, poderemos ter uma surpresa.
s vezes com uma mudana simples, trazendo o objeto que bastante utilizado
para perto de onde atividade executada, o ganho de produtividade significativo.
Uma outra coisa que deve ser levada em considerao, alm da distncia e a forma
como o objeto est disposto a dificuldade que as pessoas encontram para retir-lo do
seu local.
Procure no deixar os itens que voc utiliza com mais freqncia nas prateleiras
mais altas com difcil alcance.
Isto vlido no s na indstria, onde se precisa de agilidade na produo, mas
tambm na rea comercial.
Muitos comerciantes, no se utilizando de um bom critrio, colocam os itens de maior
sada em lugares que dificultam o acesso do cliente. Isto ruim, pois as pessoas esto
exigindo cada vez mais comodidade e conforto ao realizarem suas compras querem
comodidade e conforto. medida que elas encontram dificuldade para conseguir o item
visado elas podem desistir da compra. Outro fator importante o peso das coisas.
Devemos nos lembrar que itens mais pesados devem ser
colocados em locais de fcil acesso.
Sabe-se que difcil ter tudo ordenado com perfeio, pois existem uma srie de
restries naturais no processo, tais como o prprio layout e a dificuldade que surge
quando a empresa precisa comprar as prateleiras, armrios, mostrurios, etc., mas...
...o que importante saber aproveitar da melhor maneira possvel os recursos
que a empresa tem disponvel e,
sempre que possvel, operar melhorias no processo.
Lembre-se que quando voc guarda as coisas de uma maneira desordenada, natural
que o espao ocupado seja bem maior que o necessrio. Um exemplo prtico disso
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ocorre quando samos para uma viagem e tentamos colocar as roupas em uma mala.
s vezes parece que nem mesmo duas malas sero suficientes para acomodar tudo o
que queremos levar, mas quando paramos e organizamos as coisas de uma maneira
coerente, colocando os objetos menores nos bolsos menores, dobrando bem as
roupas, separando-as em categorias, tudo parece se ajustar melhor, e ao final podemos
chegar concluso de que o espao suficiente.
Uma outra coisa que devemos considerar o formato do percurso que as pessoas
tem que cumprir para chegar at os locais desejados.
Ambientes cheios de cantos e curvas normalmente estabelecem uma circulao mais
complicada e fazem com que a pessoa demore mais para realiz-los, alm de exp-los
ao risco de acidentes no meio do caminho. Isto parece ainda mais evidente, quando
nos deparamos com objetos delicados, tais como em uma loja de eletrodomsticos ou
cristais.
Linhas de produto/corredores retos, permitem que se ganhe
tempo para se realizar o mesmo trajeto, alm
de evitarem estes riscos.
A nomenclatura e tipo das coisas tambm outro fator importante. No momento em
que for guard-las, procure separ-las em categorias. Vamos pegar como exemplo uma
confeco:
Exemplo:
tecidos: de algodo, linho, viscose, seda etc.
fios e linhas: de l, croch, brancas, pretas etc.
agulhas: para utilizao manual, para maquinrios etc.
botes: para trajes sociais, calas jeans, camisas plo, etc.
Voc tambm pode utilizar codificaes para cada item, mas procure fazer com que
esta codificao seja lgica e que todos os envolvidos tenham acesso ao seu
significado.
necessrio utilizar-se de todo o bom senso
possvel neste momento. Cada coisa deve ser
organizada de uma maneira lgica.
Exemplo, caso voc trabalhe com uma loja de equipamentos eltricos:
Reduza os estoques de itens que voc pode conseguir vender rapidamente, pois
voc ganhar espao.
Organize as prateleiras de uma maneira segura, de maneira que no represente
perigo para voc e seus clientes. Ex: no deixar peas penduradas que possam cair
a qualquer momento e materiais espalhados pelo cho. Cuide para no misturar
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materiais que no podem ser misturados ou deixar materiais inflamveis ou txicos
sem os devidos cuidados.
Procure montar um layout
1
flexvel que permita adaptaes s mudanas.
Em seu escritrio:
organize seus papis de acordo com o assunto e ordem de realizao.
organize seus armrios, deixando aqueles itens de maior utilidade diria ao seu fcil
alcance.
organize as pastas de seu computador, seus disquetes e Cd roms com nomes e
identificaes coerentes que lhe permitam encontrar rapidamente arquivos
procurados.
Voc deve organizar as coisas de maneira que voc saiba
onde encontr-las rapidamente, quando precisar.
Assim como na indstria, no comrcio a tendncia de reduo dos estoques,
principalmente para aqueles itens que voc consegue com maior rapidez no mercado.
Lembre-se que a forma como voc arruma as mercadorias nos expositores super
importante, pois pode fazer com que
o cliente encontre as coisas com facilidade ou no.
procure organizar as prateleiras e outros dispositivos de exposio de mercadorias
de uma maneira coerente, que traga praticidade e comodidade aos clientes.
certifique-se que os cliente encontrem os preos facilmente e no deixe que as
coisas fiquem misturadas. E natural que os clientes no momento de escolha
misturem um pouco as coisas, mas voc deve estar sempre atento para retornar os
objetos aos seus devidos lugares. Alm de facilitar a sua vida e a vida dos clientes,
isto evitar mal-entendidos de preo ou tipos de produtos.
cuide com os anncios de promoes no ponto de venda, pois quando eles so mal
feitos ou esto em demasia acabam poluindo o visual do ambiente, trazendo uma
m impresso aos clientes.
Simplifique sua vida, utilizando as coisas de uma maneira racional. No a
quantidade de recursos que normalmente define a qualidade do trabalho, mas sim
a forma como se utilizam estes recursos.


1
Layout: Distribuio fsica de elementos num determinado espao.
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3
s
Seiso Limpeza

Inspecione sempre a limpeza de seu ambiente.
Manter o ambiente sempre limpo no uma tarefa fcil, pois envolve todos dentro da
empresa. O maior problema que muitas vezes as pessoas no se vem responsveis
por este servio. Elas costumam alegar que existem outras pessoas que podem fazer
este tipo de servio e a as coisas ficam complicadas. Existem determinados
equipamentos e ferramentas que no so de fcil limpeza e s quem trabalha com eles
pode fazer esse servio, pois eles tem restries tcnicas e qualquer coisa que for feita
errada pode vir a danific-los. Um outro problema que, medida que no forem feitas
as limpezas necessrias, o equipamento tende a ter uma vida til menor para a
empresa e, mais do que isso, os custos com manuteno normalmente ficam maiores.
O primeiro passo ento tirar a mentalidade do isso no comigo, pois todos
devem ser autores ou co-autores da limpeza dos equipamentos e materiais que
utilizam no seu trabalho.
A limpeza do ambiente vai alm disso, pois alm de ser importante para a reduo de
custos para empresa e impresso visual, como manuteno e substituio de itens,
tambm importante para a manuteno da sade das pessoas. A poeira e outros
detritos do ambiente, normalmente so responsveis por diversos males sade. Sem
contar no risco de acidentes gerado, quando so deixados lixos espalhados. Por
exemplo, uma simples estopa usada jogada no cho pode fazer com que a pessoa
tropece ou escorregue; uma tachinha pode furar o p de algum; um lquido qumico
pode queimar sua pele ou de seu colega de trabalho, e assim por diante.
O gestor da empresa deve ter uma viso do todo, mas cada um deve se
responsabilizar pela limpeza de seu espao de trabalho... de sua mesa, de suas
gavetas, de seu armrios, de suas ferramentas, de sua mquina... enfim, dos
instrumentos que lhe permitem ter mais produtividade.
Parece simples, mas deve se definir claramente o que deve ser limpo, como deve ser
limpo, em que ordem deve ser limpo, quando deve ser limpo e por quem,
comprometendo as pessoas envolvidas.
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Tente conscientizar as pessoas sobre a importncia de gerar a menor quantidade de
lixo possvel na execuo de suas atividades e verifique se existem locais adequados
para que elas joguem estes dejetos e se existem cestos de lixo em quantidade
suficiente ou em demasia.
preciso nomear responsveis pela limpeza de cada setor ou rea, que possam
acompanhar a evoluo deste processo e fazer as correes necessrias junto aos
demais membros da equipe.
Tome cuidado para que as pessoas no entendam que a responsabilidade do grupo,
e se esqueam que fazem parte do grupo e no fim ningum acabe fazendo nada.
De fato, todos devem fazer sua parte, pois caso contrrio comearo a surgir
atritos entre aqueles que fazem
as coisas corretamente e os que no fazem.
Em alguns casos voc pode estabelecer lderes dentro das equipes que ficaro
responsveis por comandar a limpeza em determinado perodo de tempo. E este lder
pode ser substitudo periodicamente por outros membros da equipe, para que todos se
sintam responsveis.
Lembre-se que se na indstria a sujeira j no bem-vinda, no comrcio isto no
nada diferente, pois a impresso de asseio muito importante para os clientes.
Principalmente quando falamos no nvel de exigncia desses clientes que est cada
vez maior.
Os clientes atuais no aceitam mais mercadorias empoeiradas, produtos com aspecto
estranho e ambientes desagradveis. A concorrncia est cada vez maior. Logo, se
voc no oferecer o melhor ao seu cliente, ele buscar o mesmo produto ou servio em
outro lugar.
4
s
Seiketsu Padronizao

Uma vez feita a organizao e limpeza do ambiente, chegado o momento de
estabelecer um padro.
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Trata-se de definir o que correto e aceitvel dentro
do ambiente de trabalho e quais os pontos
mnimos que devem ser seguidos.
O que sair fora deste padro dever ser analisado e tratado. Para isso importante
ficar atento a tudo o que acontece.
Takashi Osada, diz que basta no partir do princpio de que tudo est em ordem, at
que acontea alguma coisa errada, e perguntar constantemente se as coisas esto
funcionando ou se h algum problema para identificar a maioria das anormalidades.
importante que as pessoas percebam rapidamente quando algo est errado e
mais do que isso tenham como acertar o problema rapidamente ou ento encontrar
outra pessoa que possa fazer isso. Se cada uma for deixando os pequenos
problemas se acumularem, os prejuzos s aumentaro.
Crie avisos que permitam que as pessoas tenham um controle visual sobre possveis
anomalias e mesmo possam evit-las, tais como:
indicaes de onde e como as coisas devem ser armazenadas;
indicaes de onde as ferramentas e equipamentos devem ser guardados;
indicaes de perodos em que devem ser realizadas manutenes preventivas
em maquinrios e equipamentos;
faixas e placas indicando zonas de perigo;
placas indicando o tipo de equipamentos de segurana que devem ser utilizados
no local;
indicaes de prazos mdios para a realizao de um servio ou produo de
itens;
indicaes de prazos de validade das coisas;
e outros.
Crie procedimentos fceis dizendo como as coisas devem ser limpas, para evitar que
por exemplo algum use um produto de limpeza com soda, num produto que deve ser
limpo apenas com gua. Isso num primeiro instante pode parecer muito simples, mas
quantos erros so cometidos nas coisas mais simples e quanto prejuzo gerado com
isso?



Como implantar os 5s
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Crie mapas indicando onde esto os possveis problemas.
Em fbricas voc pode criar mapas indicando onde esto os problemas e quais so os
seus objetivos de melhoria, indicando onde a empresa deve chegar.
Voc pode gerar quadros de qualidade, ou seja trace os objetivos de qualidade que sua
empresa deve atingir em um determinado perodo de tempo, seja ela industrial ou
comercial.
Vamos pegar o exemplo de uma oficina mecnica onde foi definido um objetivo de
qualidade de 75% de satisfao para dezembro. Para acompanhar a evoluo desses
ndices ms a ms, voc pode montar um grfico, como o exemplo a seguir:


Obs.: este apenas um exemplo ilustrativo; muitos outros grficos e relatrios podem
ser montados.
Mas como conseguir estes dados?
Para mensurar os ndices de qualidade, voc pode criar um sistema de avaliao que
permita aos clientes expressarem sua opinio sobre os servios prestados. Com estas
avaliaes em mos, voc poder fazer o acompanhamento verificando como est a
evoluo da qualidade dentro de sua empresa, identificando possveis problemas e ao
mesmo tempo traando aes de melhoria que o levaro ao alcance de seus objetivos.
Mas, lembre-se este acompanhamento deve ser constante e pode ser feito atravs
de reunies dirias, semanais ou mensais junto sua equipe.
Lembre-se que as reunies devem ser planejadas e objetivas.
Evite fazer reunies longas que no levam a lugar algum e s fazem com que todos
percam tempo. Antes de marcar uma reunio analise se ela realmente trar resultados.

Como implantar os 5s
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Organize as atividades dentro do tempo que voc tem disponvel.
Isso far com que voc administre melhor o seu tempo. Alm disso importante que
voc saiba priorizar as atividades de acordo com sua urgncia e importncia. Caso
contrrio voc poder passar o dia todo envolvido com tarefas desnecessrias que
poderiam ser reduzidas, deixando os pontos realmente importantes e urgentes em
segundo plano.
Mas, lembre-se nem tudo o que importante urgente e nem tudo o que urgente
importante.
Logo, se voc um gestor, saiba delegar aquelas tarefas que poderiam ser
perfeitamente realizadas por outras pessoas de sua equipe e que s consomem seu
tempo. Concentre-se mais no planejamento e realizao de atividades que realmente
causem impactos nos resultados de sua empresa.
Procure estabelecer tempos para a execuo das tarefas.
Por exemplo, a emisso de um documento para pagamento a fornecedor deve ser
realizado e assinado em no mximo 48 horas. Procure no postergar o trabalho de hoje
para amanh, pois o acmulo de atividades certamente lhe trar prejuzos no dia
seguinte.
Estabelea padres para atendimento ao telefone.
Por exemplo: atenda no mximo at o 3. toque. Procure demonstrar s pessoas
importncia de ser claro e objetivo ao atender ou fazer uma ligao, sem contudo,
perder a cortesia. Isto reduzir no s os custos das ligaes, como melhorar o fluxo
de informaes e ainda reduzir o tempo perdido.
Ao organizar seus arquivos e fichrios, coloque
identificaes claras de seus contedos.
Por exemplo, se for utilizar pastas suspensas, coloque nas lapelas o nome do contedo
de cada uma delas. Lembre-se que voc pode organiz-las de uma maneira que facilite
sua vida no momento da procura de algum documento.
Por exemplo, voc pode organiz-las:
em ordem alfabtica.
se voc utilizar pastas de fichrios, coloque a identificao dos contedos nas
lombadas.
Voc tambm pode utilizar cores para identificar as pastas de acordo com seus
contedos. Ex: etiquetas vermelhas para pasta com documentos jurdicos, etiqueta
azul para pasta com pagamentos realizados e assim por diante. Assim, aps algum
tempo as pessoas j estaro bastante habituadas s cores e tudo ficar mais fcil no
momento de procurar e guardar um documento.

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5
s
Shitsuke Disciplina

A disciplina uma palavra-chave quando se
pensa em alcance de bons resultados.
Para promover a melhoria de determinados pontos fracos, necessrio ter algo mais
que vontade, voc precisa ter disciplina e seguir as metas estabelecidas. Esta disciplina
no deve ser vista como algo ruim que dificilmente poder se mantida. Ela deve ser
vista como algo bom que trar resultados positivos para o trabalho.
A disciplina requer que todos caminhem juntos,
atuando como uma equipe, em que um motive o outro
para o alcance dos objetivos comuns.
necessrio considerar que as pessoas tem sentimentos e esto sujeitas a falhas,
ento sempre importante estar acompanhando a atividade de cada uma, verificando
se elas esto cometendo erros por problemas ligados a cansao, falta de treinamento,
desmotivao ou outras questes. Diagnosticando isso, ficar mais fcil corrigir
pequenas falhas que ao final de um determinado perodo lhe tragam prejuzos.
Para que estas falhas sejam reduzidas ao mximo cada
um deve saber qual seu papel dentro da organizao,
o que ele est produzindo e quem seu cliente.
Lembre-se que voc pode apontar os erros, informando como as coisas deveriam ser
realizadas, mas procure no fazer isso de uma maneira punitiva. Ao contrrio, procure
promover e ressaltar o que positivo que as pessoas certamente procuraro fazer
desta maneira.
Como implantar os 5s
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importante que as pessoas se comuniquem bem
dentro da empresa, pois caso contrrio as pessoas
podem at ter disciplina, mas agir de maneira errada.
Isto pode ocorrer no porque a pessoa no tenha vontade de fazer as coisas de uma
maneira correta, mas talvez ela no tenha entendido qual a forma correta. Conforme
j comentamos, a comunicao escrita atravs de avisos deve ser bem feita, mas
lembre-se da importncia da boa comunicao verbal. Ao passar uma mensagem
interessante que voc se certifique que a pessoa entendeu o sentido real da mensagem
que voc queria passar.
comum, principalmente nos dias de hoje, que todos se utilizem muito do e-mail para
transmitir suas mensagens. Ele realmente um excelente instrumento, mas deve ser
bem utilizado. O problema que normalmente as pessoas confiam excessivamente
neste meio como o nico canal de comunicao e, por mais eficiente que ele seja, pode
estar sujeito a falhas. Por exemplo, a caixa postal do destinatrio da mensagem pode
estar lotada. Ou mesmo, por falta de tempo, talvez a pessoa no tenha lido seu e-mail.
s vezes, dependendo da informao, melhor que voc v at as pessoas ou ligue,
confirmando se ela recebeu e entendeu a informao.
A disciplina consiste tambm em cuidar para no
partir de pressupostos que tudo est bem.
Por exemplo, imagine que voc um operrio que deve passar todos os dias para
checar se a presso de uma determinada caldeira est de acordo com as condies
normais. Aps alguns dias, semanas e meses passando por aquele lugar constatando
que tudo est sempre bem, natural que voc pense que nada dar errado e que
perda de tempo ficar checando sempre a mesma coisa. Mas, importantssimo lembrar
que muitos acidentes ocorrem justamente quando tudo parece bem. Takashi Osada
alerta que importante que a pessoa no se deixe levar pela idia que est tudo bem
se esquecendo de checar se realmente os itens esto todos corretos. No podemos
deixar de prestar ateno nos detalhes e sinais de falhas.
necessrio checar se as pessoas esto realmente
fazendo as inspees que devem ser feitas, pois caso
contrrio os relatrios podem estar sendo gerados com inconsistncias e isso
certamente trar prejuzos
para a empresa, mais cedo ou mais tarde.
Sempre dizem que a prtica leva perfeio. Sabemos que a perfeio praticamente
impossvel, pois os trabalhos normalmente so realizados por seres humanos e,
realizar sempre o mesmo trabalho num mesmo perodo de tempo, com a mesma
qualidade, levando-se em considerao diferentes condies de clima organizacional e
mesmo dificuldades pessoais muito difcil.


Como implantar os 5s
19
Porm, importante lembrar que o treino leva
a melhorias constantes.
importante que voc no se acomode, pois, por melhor que voc esteja no
desempenho de uma determinada atividade, sempre existe espao para melhorias.
Prova disso est no fato de que as pessoas se surpreendem quando acreditam ter
superado seus prprios limites. Na verdade muito difcil saber quais so os limites de
cada um.
Voc pode ser muito melhor do que pensa na realizao
de um determinado trabalho, basta que para isto
voc continue persistindo, sempre.
Um exemplo da importncia do treinamento encontrado no corpo de bombeiros, e nas
polcias especiais. Eles esto sempre treinando para lidar com situaes de
emergncia. Muitas pessoas chegam a criticar, dizendo que isto perda de tempo. Mas
imagine se eles tivessem que treinar em uma situao real, repleta de presso. Um erro
pode ser fatal, pois muitas vezes a segurana de outros seres humanos est envolvida
em suas aes.
Voc deve ter disciplina para manter a qualidade, a
produtividade e a segurana do local de trabalho.
No basta apenas ter um destes itens. Eles esto integrados e,
se um deles no estiver presente, o resultado final
da empresa pode no ser satisfatrio.
No adianta ter a melhor qualidade do mercado, se seus produtos nunca so entregues
nos prazos e quantidades solicitadas pelos clientes. Da mesma forma, no adianta
atender aos prazos, se a qualidade sai prejudicada. Se voc tiver estas duas coisas,
mas no tiver segurana no ambiente de trabalho, as pessoas correm o risco de sofrer
acidentes.
Voc pode estar pensando: mas existem clientes que no esto preocupados com a
qualidade. Quando falamos em qualidade, estamos pensando no somente em objetos
caros, de primeira linha, mas principalmente em produtos que atendam s
necessidades do cliente.
Lembre-se, no adianta voc fazer uma campanha super
bonita na empresa sobre a organizao, limpeza e
padronizao do ambiente e depois disso
esquecer do assunto.
necessrio relembrar sempre, deste processo, pois as pessoas tem a tendncia de
esquecerem das regras aps algum tempo. Isto far com que velhos problemas voltem
a ocorrer.
Como implantar os 5s
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necessrio lembrar que a disciplina deve existir em todos os ambientes de trabalho,
seja num escritrio, na indstria ou no comrcio.
Como enfrentar possveis resistncias?
Todo processo de mudana difcil, principalmente quando se fala em hbitos e
cultura.
Para evitar que isso ocorra no processo de implantao dos 5S.
converse com as pessoas envolvidas;
demonstre exemplos de outras empresas que j aplicaram o programa com sucesso;
caso sua empresa seja grande, inicie o processo em uma das reas da empresa,
como piloto e depois analise os resultados obtidos e corrija problemas no percurso,
antes de instalar nas demais reas;
estabelea um cronograma para realizao de cada uma das atividades;
comunique bem como funciona cada uma das partes do programa e qual o objetivo
de cada uma delas - faa treinamento inicial;
procure criar lderes, ou seja comprometa as pessoas;
marque um dia para a grande limpeza e faa dele uma acontecimento onde todos se
envolvam.
monitore constantemente o programa aps sua implantao.
No desista assim que surgirem os primeiros obstculos.
Que benefcios os 5S trazem para minha empresa?
Ambiente de trabalho
Eficincia - ganho de qualidade e produtividade
Quando voc trabalha em um ambiente organizado e limpo, onde seja fcil encontrar as
coisas, pois elas se encontram onde deveriam estar, natural que tudo flua melhor.
Voc sente at mais nimo para realizao das atividades, no mesmo?
Na empresa, como em nossa casa, o ideal que todos se sintam bem, e para que isso
ocorra, todos devem fazer a sua parte.
Lembre-se que toda ao gera uma reao. Se voc sujar o ambiente, espalhar papis
por todo lado, no organizar as coisas voc mesmo quem sofrer as conseqncias.

Como implantar os 5s
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O trabalho em um ambiente agradvel normalmente
gera maior produtividade, sem contar que as pessoas provavelmente se
empenharo em produzir algo com maior qualidade, pois tero maior motivao
para isso.
Com os 5S voc tambm poder ganhar mais espao para que as pessoas realizem
suas atividades.
Em um local de trabalho repleto de falhas, onde ningum se preocupe em seguir os
passos dos 5S vistos at agora, a tendncia que todos passem a agir errado e
certamente surgiro frases do tipo:
isto sempre foi feito assim, e deu certo.
se ningum age corretamente, por que eu vou agir?
meu chefe no est nem a pra mim.
fazendo ou no fazendo eu vou ganhar a mesma coisa no final do ms.
Evite isto e tente corrigir vcios, pois sempre existe espao para a implementao de
melhorias.
Segurana
Os cuidados com segurana so fundamentais.
A preveno, deve ser a palavra de ordem.
Em um ambiente em que as pessoas utilizam os equipamentos de proteo individual
corretamente os riscos so reduzidos drasticamente. O erro que muitos fazem disso
uma obrigao apenas quando so auditados ou esto sendo supervisionados por seus
superiores, pois no conhecem os reais benefcios que estes equipamentos trazem
para sua integridade fsica.
As ferramentas de trabalho tambm devem ser utilizadas da maneira especificada, pois
muitas coisas que aparentemente no trazem risco, quando no so bem utilizadas e
cuidadas podem representar perigo. Ex.: se uma mquina no recebe a lubrificao
correta, se a correia do motor no trocada dentro dos prazos, se os fios de luz no
so inspecionados etc., sua empresa pode se tornar um verdadeiro campo minado
onde tudo pode trazer risco a voc, seus colegas de trabalho ou funcionrios.
Com os 5S todo mundo poder trabalhar melhor sem
riscos ou com riscos muito menores, pois como j
comentamos quando as coisas so organizadas e
dispostas da maneira correta as pessoas no tero que
se expor a carregar pesos em demasia por longas
distncias, encontraro os objetos onde eles devem
estar, no correro riscos de acidentar-se nos
cantos das coisas ou escorregar em coisas jogadas pelo cho.
Como implantar os 5s
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Alm disso, aps a limpeza e organizao do ambiente, o espao para circulao das
pessoas dever aumentar, reduzindo o risco de acidentes.
Melhoria no clima
Percepo dos clientes e impacto nos resultados
Aps a realizao dos 5S voc ver como os resultados tendero a ser melhores, no
s para a realizao do trabalho em si, mas para os prprios resultados de sua
empresa.
Com a aplicao dos 5S, tanto os membro da equipe de trabalho quanto clientes
passaro a ver sua empresa com outros olhos, pois certamente eles recebero o
servio mais de acordo com suas expectativas e desejos. Em conseqncia disso,
novos clientes podero surgir e sua empresa poder aumentar o faturamento. Alem
disso, lembre-se que quando voc utiliza os recursos de uma maneira mais racional, os
custos tendem a diminuir. Voc notar que mesmo as pessoas tendero a se relacionar
melhor entre si, pois tero um trabalho com menores chances de problemas.
Como realizar a manuteno dos 5S no dia-a-dia?
Na verdade, o 5S mais do que um programa a ser implementado e depois esquecido.
Trata-se de um processo que exige manuteno e monitoramento constante. Esses
princpios devem ser repassados constantemente de pessoa para pessoa. uma
questo cultural que deve ser trabalhada constantemente. Ao instalar os 5S estabelea
objetivos e verifique se eles esto sendo atingidos, superados ou se so necessrias
aes corretivas.
A importncia do treinamento
O treinamento que muitas vezes deixado de lado
por muitas empresas fundamental para que as
coisas saiam como voc e seus clientes gostariam.
J falamos que a prtica constante e a repetio levam melhoria contnua, mas
lembre que as pessoas s faro certo se realmente souberem como devem fazer,
quando devem fazer, porque esto fazendo e para quem esto fazendo. Quando
passamos as informaes pela metade natural que comecem a surgir erros no
processo, simplesmente porque as pessoas no entenderam o que se esperava delas.
O treinamento nos 5S no deve ser apenas um dia de curso,
em que as pessoas ficam ouvindo um instrutor dizendo
como funciona e para que serve cada um dos componentes
desse processo. O treinamento deve ser algo continuo
que realmente avalie os pontos fortes e fracos das pessoas no
dia-a-dia, mostrando a cada um qual seria a melhor maneira.
Como implantar os 5s
23
Veja que mesmo um processo de limpeza, quando no bem entendido pode gerar
problemas, conforme conversamos anteriormente. Agora imagine quais so os reflexos
de pessoas despreparadas atendendo o cliente final.
Pessoas que no conseguem atender aos clientes a tempo porque no encontram
as coisas, porque no conhecem os produtos que vendem, porque no entendem
seus processos de trabalho, porque no se preocupam com a limpeza do ambiente,
normalmente no trazem lucro para a empresa.
Uma outra coisa importante voc analisar se as pessoas tem perfil para as funes
que esto exercendo. No adianta treinar algum se esta pessoa no tem as
habilidades necessrias para desenvolver o trabalho, pois voc estar gastando tempo
e dinheiro. Isto no quer dizer que as pessoas sejam ruins. Trata-se apenas de colocar
cada um em um lugar onde ela possa desempenhar melhor o seu potencial.
Desta forma, fundamental que voc faa um bom recrutamento e seleo das
pessoas que faro parte de sua equipe.
Mos obra
Abaixo, colocamos numa tabela algumas dicas para implantao e acompanhamento
dos 5S. Nela elencamos alguns dos principais itens e aes que fazem parte do
trabalho a ser realizado.
Esta tabela poder ser complementada com outros itens, de acordo com a sua
realidade. O importante que voc faa uma anlise de sua situao atual e atribua
notas de 1 a 10 para cada um dos quesitos. Procure ser o mais sincero possvel em sua
avaliao.
Assim voc poder visualizar, de uma maneira organizada, quais so os pontos fortes
de sua empresa, e quais so aqueles que precisam de aes imediatas de melhoria.
Para itens com nota inferior a 7, trace um plano de ao e no se esquea de cumpri-lo.
Procure no deixar as coisas importantes e urgentes para resolver depois e lembre-se
do senso de disciplina que vimos anteriormente.








Como implantar os 5s
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Tabela Critrios de Avaliao dos 5Ss
Nvel 1 Nvel 2 Nvel 3 Nvel 4 Nvel 5
1. Promoo dos
5Ss no local de
trabalho
Tem grficos e
planos para
promoo dos
5Ss e est
trabalhando no
treinamento dos
5Ss.
O Comit de
promoo dos
5Ss se rene
regularmente e
est ciente dos
problemas.
Planos do comit
implementados
com participao
total.
Problemas
explicados e
planos para
melhorias; planos
dentro do
cronograma.
Os resultados so
visveis e todos os
objetivos esto
sendo alcanados.
2. Limpeza (dos
equipamentos
principais)
Tem planos de
limpeza com
definio das
responsabilidades
individuais e
mapas e j treinou
todo o pessoal.
Limpeza de peas
lubrificadas e dos
equipamentos
concluda.
Limpeza dos
equipamentos
perifricos
concluda.
Limpeza dos
equipamentos
principais
concluda.
Capaz de detectar
possveis
problemas, assim
como rudos
anormais, nveis
de temperatura,
vibraes, etc.
3. Tratamento das
causas
Treinamento
concludo e todos
so capazes de
identificar as
causas da sujeira.
Tem mapas das
causas e planos
para tratar delas.
50% ou mais do
plano de
implementao
concludos.
80% ou mais do
plano de
implementao
concludos.
Trabalhando para
modificar
(melhorar) o
equipamento e
planejar toda a
implementao,
possibilitando a
execuo rpida
da limpeza.
4. Locais de difcil
limpeza
Treinamento
concludo; todos
so capazes de
identificar os
locais de difcil
limpeza.
Tem mapas das
causas e planos
para tratar delas.
50% ou mais do
plano de
implementao
concludos.
80% ou mais do
plano de
implementao
concludos.
Capaz de
aprimorar o
equipamento de
limpeza, capas,
etc, e planejar
toda a
implementao,
possibilitando a
execuo rpida
da limpeza.
5. Pegar e guardar
em 30 segundos
Capaz de
distinguir o
necessrio do
desnecessrio.
Tem locais
claramente
definidos para
todas as coisas.
Locais de
armazenamento
claramente
identificados.
Os objetos esto
guardados em
local de fcil
acesso.
Pode pegar e
guardar coisas em
30 segundos, para
maior eficincia.
6. Segurana Sabe onde
verificar o
equipamento e o
que verificar.
Capaz de fazer as
verificaes de
segurana em
todos os
equipamentos.
Capaz de
identificar
problemas e
formular planos.
Todos os planos
de segurana
concludos.
Treinado em
segurana e
capaz de
aperfeio-la, a
fim de criar um
Como implantar os 5s
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local de trabalho
mais seguro.
7. Controles
visuais (1): indicar
a direo dos
fluxos
Treinamento
concludo e sabe a
quantidade
necessria.
50-70% das
tubulaes
pintadas e com
etiquetas.
70-99% das
tubulaes
pintadas e com
etiquetas.
Todas as
tubulaes
pintadas e com
etiquetas.
Tem fichas de
controle do
equipamento e
mapas. Inspees
regulares para
garantir a
concluso do
trabalho sem erros
e com segurana.
8. Controles
visuais (2):
instrues nas
vlvulas

Treinamento
concludo e sabe a
quantidade de
cada tipo de
etiqueta
necessria.
50-70% das
vlvulas com
etiquetas.
70-99% das
vlvulas com
etiquetas.
Todas as vlvulas
com etiquetas e
verificadas pelo
menos duas vezes
por dia.
Tem fichas de
controle do
equipamento e
mapas. Inspees
regulares para
garantir a
concluso do
trabalho sem erros
e com segurana.
9. Controles
visuais (3): fios e
cabos
Treinamento
concludo,
incluindo aspectos
de segurana, e
sabe a quantidade
disponvel de cada
coisa.
Todos os fios e
cabos codificados
por cor.
Todos os fios e
cabos medidos e
conservados.
Tem fichas de
controle e
manuteno para
os fios e cabos
que retornaram ao
estoque ou esto
em uso.
Todos os fios e
cabos
conservados e,
portanto, nas
melhores
condies o tempo
todo.
10. Controles
visuais (4):
equipamento
contra-incndio
Treinamento
concludo e sabe a
quantidade
disponvel de cada
coisa.
70% claramente
sinalizados e
responsveis
designados.
100% claramente
sinalizados e
responsveis
designados.
Tem fichas de
controle do
equipamento e
inspees
regulares.
Tem croquis e
todos sabem
como utilizar os
equipamentos.
Capaz de revezar
responsabilidades,
alterar marcaes
e conservar as
coisas nas
melhores
condies.
11. Controles
visuais (5):
indicadores de
temperatura
Treinamento
concludo e sabe a
quantidade
disponvel de cada
equipamento.
50-70% do
equipamento com
etiquetas.
70-99% dos
equipamentos
com etiquetas.
Todos os
equipamentos
com indicadores e
verificao diria
dos indicadores.
Tem fichas de
controle do
equipamento e
observa a
descolorao de
etiquetas.
Melhorias
concludas e
preveno de
Como implantar os 5s
26
problemas.
12. Controles
visuais (6): sinais
indicando que est
OK
Treinamento
concludo, tem um
plano de ao e
sabe o que
precisa de
ateno.
50-70% do
equipamento com
etiquetas.
70-99% dos
equipamentos
com etiquetas.
Todos os
equipamentos
com etiquetas.
Tem fichas de
controle do
equipamento,
conduz inspees
regulares e faz a
preveno de
problemas.
13. Controles
visuais (7):
ventuinhas
Treinamento
concludo e os
locais que
precisam de fita
identificados.
50-70% dos locais
com fitas
adesivas.
70-99% dos locais
com fitas.
Todos os locais
com fitas.
Tem fichas de
controle do
equipamento,
verifica
diariamente as
ventuinhas e faz a
preveno de
problemas.


Bibliografia Sugerida
HIRANO, Hiroyuki. 5S na prtica; So Paulo: IMAM, 1994.
TAKASHI, Osada. House Keeping 5S; So Paulo: IMAM, 1992.