Um

escritório
que se
arruma
sozinho
ANA RELVAS
Nas formações sobre gestão de tempo que facilito, por vezes falam-me do impacto de ter um
ambiente de trabalho arrumado (em particular a secretária) nos resultados e no modo como se
sentem. Como coach também tenho observado os resultados e ajudado os meus clientes a criarem
um ambiente onde se sintam bem a trabalhar. Por isso, resolvi compilar algumas ideias neste
artigo que lhe poderão ser úteis se quiser melhorar o seu ambiente de trabalho.

Há pessoas que têm medo de trabalhar num ambiente organizado porque não querem ser
associadas aos “doentes das arrumações”. Às vezes provoco os meus clientes com a ideia de que
podemos pensar que as pessoas organizadas são na realidade as mais preguiçosas pois não gostam
de perder tempo e energia à procura de coisas.

Na verdade é muito mais fácil manter arrumado do que arrumar por isso convido-o a
experimentar algumas das sugestões que partilho hoje. Provavelmente algumas vão ajudá-lo e
outras não se adequam à sua realidade mas se não experimentar com empenho não irá descobrir.

Ter um escritório (e casa) arrumados não tem que dar trabalho. Deve ser fácil de manter e deve
fazê-lo sentir bem nesse ambiente. Quanto o espaço é fácil de manter e arrumar, é mais difícil não
o fazer do que fazê-lo com frequência impedindo que o caos se instale. Há algum tempo tenho
uma cozinha nova onde tudo tem um lugar e a bancada tem poucos objetos em cima. O bem-estar
que este espaço limpo e arrumado transmite é tão forte que é impossível não arrumar e limpar à
medida que se vai cozinhando. É quase como se a cozinha se “arrumasse sozinha”!

Neste artigo vou partilhar consigo algumas regras básicas e sugestões específicas que pode
adotar para que também o seu escritório em casa ou no trabalho se “arrumem sozinho”.

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Antes de mais, porque organizar o
escritório?
A desarrumação tem impacto na concentração e na qualidade do trabalho. Uma equipa do
Instituto de Neurociências da Universidade de Princeton identificou que, quando o nosso ambiente
está cheio de coisas/estímulos (neste caso visuais), a nossa capacidade de nos focamos e
processarmos informação fica limitada. O que nos rodeia compete pela nossa atenção, que é um
recurso limitado, sugerindo que num ambiente mais “clean” sentimo-nos menos irritáveis, mais
produtivos, distraímo-nos menos e somos capazes de processar melhor informação.

A desarrumação tem impacto na imagem que projeta. Embora não seja nalguns casos justo, a
arrumação da secretária afeta a perceção que os outros têm do profissionalismo das pessoas.
Perguntaram a pessoas da área de Recursos Humanos o impacto que a arrumação da secretária
tinha na perceção de profissionalismo de uma pessoa: 18% indicaram “afeta grandemente”, 65%
indicaram “afeta um pouco” e 17% indicaram que “não tinha efeito”.

Num ambiente desarrumado perde tempo. No limite perde tempo à procura de papéis ou
esquece-se de coisas que tem para fazer.

Num ambiente arrumado sente-se melhor: por mais que não seja importante para algumas
pessoas, sem dúvida que nos sentimos melhor em ambientes bonitos, arrumados e limpos. Já que
muitos passam grande parte do seu tempo a trabalhar, vale a pena um pequeno esforço para que
esse ambiente nos faça sentir bem.

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As 3 regras essenciais para ter um
ambiente de trabalho mais prático e
“clean”
Regra de bom senso nº 1: tenha sempre mais à mão o que precisa com maior frequência e mais
afastado o que usa menos. Tenha ao pé de si, de preferência na secretária, o que está a usar para
trabalhar. Adote estantes, gavetas, carrinhos e arquivos para colocar o que não está a usar. Se tem
a mesa cheia de papéis, revistas, livros que não vão ser precisos está a aumentar o caos
desnecessariamente.

Regra de bom senso nº 2: tudo tem um sítio. É mais fácil manter arrumado do que arrumar. É
mais fácil manter arrumado se tudo tiver um sítio próprio. Tire partido de caixas, tabuleiros,
gavetas para que tudo tenha um sítio. Mais à frente darei sugestões de como pôr isto em prática.

Regra de bom senso nº 3: crie um ritual e um processo. Quando definir um conjunto de regras
práticas, como vou partilhar mais à frente, de como utilizar o espaço, vai ser mais fácil mantê-lo
arrumado. Crie o ritual diário de ao fim-do-dia colocar tudo no sítio. Vai demorar menos de um
minuto e vai ver que no dia seguinte, quando começar a trabalhar, se vai sentir melhor. Crie o
ritual semanal (ou quinzenal, ou mensal) de investir 10 minutos a arquivar e arrumar as coisas
que acumulou durante a semana.

Dependendo do estado em que está o seu escritório, a tarefa de o organizar pode parecer mais ou
menos fácil. Muitas vezes os espaços não estão organizados por falta de espaço para arrumar as
coisas. Por vezes é possível otimizar o espaço usando estratégias de arrumação e aprender a livrar-
se do que não é importante.

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Os 5 passos para ter um
escritório/secretária arrumados
1.Comece por deitar fora ou doe tudo o que não lhe faz falta.
Há sempre um processo de dor associado a livrarmo-nos de coisas, por mais insignificantes que
elas sejam. Mesmo assim, comece por deitar fora o que não lhe faz falta.

Há quem comece por colocar tudo dentro de uma caixa, limpar a secretária e as gavetas, respirar
fundo, aproveitar o momento de um ambiente de trabalho limpo e organizado e começar a colocar
as coisas à medida que vai precisando delas.

“Porque pode ser preciso…” Precisa mesmo de 6 canetas, 3 blocos de postis e 3 agrafadores?
Selecione um exemplar de cada coisa que precisa e coloque o material de economato de volta no
economato, dê aos colegas ou arranje uma caixa de stock onde o coloca os extras para usar
quando for necessário. Como não precisa deste material pode colocar esta caixa num sítio menos à
mão.

Precisa mesmo de guardar dezenas de badges e presentes de conferências, 5 bonecos e molduras

em cima da sua secretária? Algum dia vai ler alguma destas revistas ou panfletos?

Na eventualidade de lhe ser difícil desligar-se destas coisas deixo algumas sugestões (úteis não só
no ambiente de trabalho mas se quiser tornar a sua casa mais leve):

 Tire fotografias às coisas que tem uma ligação sentimental e deite-as fora. Guarde a
fotografia para quando quiser “matar saudades”.
 Faça uma caixa com as coisas que está com dificuldade em livrar-se e não tem razão
aparente para isso, sele-a e coloque a data de daqui a um ano. Se nessa altura não tiver
usado ou lembrado o que está na caixa, deite-a fora ou doe-a sem voltar a ver o que tem
(esta estratégia é excelente para quem quer dar uma limpeza às roupas).

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2.Livre-se da papelada e arquive
Torne-se digital

Comece a criar o hábito de não guardar papéis. Digitalize-os ou tire fotografias e guarde-os.
Sempre que possível opte por receber a informação digital (como recibos e faturas).

Se estiver para comprar uma impressora multifunções ou um scanner, opte por um que digitalize
rapidamente e que digitalize frente e verso automaticamente. Lembre-se que a máquina
fotográfica do telemóvel também é uma solução rápida para fotografar e guardar papéis mais
pequenos.

O Evernote é muito útil para organizar informação e facilmente guarda o que fotografou. Se tem
muitos cartões de visita fotografe-os e organize-os usando por exemplo a aplicação CAMCARD.

Faça um esforço por reduzir o número de coisas que imprime. Hoje em dia é fácil por exemplo
comentar e editar pdfs o que facilita por exemplo a tarefa de anotar documentos em vez de os
imprimir. Se parte do seu trabalho é revisão e não usa as funcionalidades de revisão do Word,
considere adquirir um computador/tablet com touch screen e um stylus que são muito práticos
para comentar e marcar pdfs.

Para ler mais tarde

Se há revistas e artigos que quer mesmo ler e a pilha está a crescer (e tem mesmo a certeza que
um dia os vai ler), digitalize-os ou simplesmente recorte-os. Tenha uma caixa, num porta revistas
ou um tabuleiro para as coisas que quer ler mais tarde. Ter esta informação agrupada facilita
encontrar essas coisas no momento em que tem disponibilidade para as ler. Pode até agarrar
nessas coisas e aproveitar o tempo de uma viagem de comboio ou avião ou alguma espera prevista
para pôr a leitura em dia e despachar esta pilha.

Tenha um caderno

Folhas soltas e postits perdem-se ou são difíceis de encontrar e transmitem uma ideia de caos. Em
vez de andar a tirar notas em papelinhos, tenha sempre à mão um caderno onde vai apontando as
coisas que tem que fazer, alguma nota, número de telefone, etc. Cada dia comece uma página
nova e seja consistente na tomada de notas nessa folha.

Tenha um sistema de arquivo simples

Além do arquivo digital no seu computador (que deve fazer backup), crie um arquivo onde possa
guardar os papéis que ainda lhe podem vir a fazer falta (se não digitalizou). Além dos dossiers de
projeto ou de arquivo da empresa, se tem coisas mais ou menos soltas que não sabe onde
arrumar, considere fazer um arquivo por ordem alfabética.

Este material provavelmente não é usado no dia-a-dia por isso também não precisa de ter muito
mão. Em vez de o ter em cima da secretária pode colocá-lo numa prateleira. Gosto

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particularmente, pela sua simplicidade, dos arquivos verticais ou pastas em acordeão onde é mais
fácil arrumar as coisas soltas do que num dossier (que implica furar as folhas e mover o dossier de
sítio). Avalie quais as suas necessidades e qual a solução mais prática.

3. Crie sítios para as coisas

Faça uma lista das coisas que tem no escritório e defina um sítio para elas. É possível que além do
material de escritório, tenha documentos, faturas, recibos, revistas, folhetos, cartões de visita,
cadernos, amostras, livros, cds, etc.

Depois de decidir onde vai guardar essas coisas, seja consistente a arrumá-las lá. Ajuda que
existam limites claros para as coisas por exemplo usando caixas. Ter caixas, tabuleiros, porta-
revistas vão ajudá-lo a definir esses limites claros e a manter as coisas mais arrumadas. Se quiser
etiquete as caixas escrevendo ou colocando um autocolante.

A post-it tem agora umas etiquetas largas removíveis que parecem bastante práticas para
identificar dossiers, caixas e pastas. Ainda não vi à venda em Portugal mas podem ser
encomendadas da amazon.co.uk. Pode usar etiquetas autocolantes ou fazer as suas próprias
etiquetas e colar com cola tipo UHU-batom.

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Use caixas para arrumar as gavetas

Se usa as gavetas para arrumar itens pequenos, como material de escritório, cabos dos
carregadores, etc. arrume essas gavetas usando caixas com divisórias ou recicle caixas para que
cada coisa tenha um sítio e seja fácil de encontrar e arrumar.

Se tiver gavetas na sua secretária, use a de cima para colocar o material de escritório e coisas que
usa mais.

Lembre-se de reciclar caixas que tenha (há até quem corte as caixas dos cereais e as forre como na
foto em cima à direita). Pode também comprar pequenas caixas e cestos nos supermercados, nas
lojas de produtos de escritório e em lojas de coisas para a casa como a IKEA (que tem muitas
opções respondendo a várias necessidades e bolsas). Em particular a IKEA tem caixas com
divisórias amovíveis e tampa muito úteis para guardar pequenas coisas em estantes.

A IKEA tem também soluções específicas para organizar gavetas (como a da gama Summera) mas
pode dar novo uso a soluções como porta talheres ou divisórias para as gavetas da cozinha.

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Considere ter um suporte para o material de escritório que usa mais

Há coisas que precisa a toda a hora (como canetas, postits, telecomando do AC, agrafador, etc.). Se
a gaveta não é solução considere um organizador de secretária. Se ainda não tem, pense primeiro
no tipo de coisas que quer ter à mão e compre um que se adeque. Por vezes um copo é suficiente
mas se quiser lá colocar algumas folhas, blocos ou outros materiais já não chega.

Principalmente se está a organizar o escritório de casa pode considerar reutilizar materiais e coisas
que tenha como latas e caixas e construir o seu próprio organizador de secretária.

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Tenha uma caixa para as coisas “viajantes”

Tenha um sítio fixo para colocar a carteira, as chaves, o telemóvel, caixa dos óculos, agenda, pens,
etc. Se o seu organizador de secretária tem uma área disponível use-a ou então arranje uma caixa
aberta ou um despeja bolsos para esse efeito e mantenha essa caixa em cima da secretária ou num
sítio à mão.

Aposte nas gavetas

As caixas e as gavetas são soluções muito práticas. Se não tem gavetas ou se quiser otimizar o
espaço da sua secretária opte por soluções de pequenas gavetas para colocar em cima da
secretária ou para rentabilizar o espaço de estantes.

Trate dos cabos que não está a usar

Tenha um sítio para guardar os cabos, carregadores, fones que cada vez temos mais. Mais uma
vez, uma caixa ou uma gaveta são perfeitas. Se tiver muitos cabos, a estratégia de usar um rolo de
papel higiénico para os arrumar (e etiquetar se tiver muitos) é muito prática pois permite que não
se emaranhem e que se encontrem facilmente.

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Trate dos cabos à vista

Uma das coisas que traz mais caos visual às mesas e aos escritórios é o emaranhado de cabos à
vista. Esconda os cabos e enrole os que estão em cima da secretária. Há imensas soluções mais ou
menos sofisticadas para este efeito.

Comece por tratar dos cabos pendurados atrás da mesa usando uma solução como o passa cabos
SIGNUM da IKEA (imagem da esquerda) ou caixa para cabos KVISSLE (imagem da direita). Pode
sempre improvisar reciclando coisas que já tem.

Explore a IKEA e outras lojas de material de escritório que têm outras soluções para arrumar os
cabos (veja aqui soluções da IKEA para arrumar cabos).

Há até secretárias que já têm integrado um sistema para arrumar os cabos e outras coisas.
Algumas podem ser encontradas na IKEA.

Há cabos que estão em cima da secretária e estarão sempre à vista. Mesmo assim pode-lhes dar
um aspeto mais arranjado e que ocupem menos espaço. Pode domar os seus cabos usando várias
soluções. Pode por exemplo comprar uma fita de velcro nas lojas de materiais de escritório.

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Pode reutilizar outros materiais como os arames costumam vir a atar pacotes.

Se tem várias coisas que liga e desliga como o cabo das colunas e o cabo da internet, considere a
solução de usar molas de escritório para que as pontas dos cabos não fiquem caídas como
ilustrado na imagem seguinte.

Uma coisa que também ajuda é identificar os cabos pendurados ou ligados nas tomadas. Se tem
muitos aparelhos ligados numa extensão por vezes é difícil distinguir aquele que quer desligar. Nas
lojas de material de escritório pode encontrar etiquetas plásticas que pode colocar nos cabos.
Pode também reutilizar material que tem em casa como atilhos de embalagens (imagem da
esquerda) ou fita-cola ou fita isolante (imagem da direita). Para escrever nestes materiais use
caneta de acetato.

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Para retirar os cabos do monitor de cima da mesa, pode improvisar uma solução com fitas ou rolos
de papel higiénico presos à parte de trás do monitor com fita-cola ou velcro. Deve deixar alguma
folga para acomodar mudanças de sítio do monitor.

Tire as coisas dos sítios

Se precisa mesmo de manter os objetos decorativos como molduras, seja seletivo na escolha e
limite o número de coisas. Coloque-os em qualquer sítio que não estejam sempre no seu campo de
visão (por exemplo numa estante).

Se tem um candeeiro grande em cima da secretária que ocupa muito espaço, considere um
candeeiro de chão ou um que se prenda com uma mola à mesa. Hoje em dia já há candeeiros led
pequenos e com baixo consumo de energia.

4. Defina o seu processo de tratar das “coisas”

Até agora falei de coisas mais ou menos “estáticas”, que já tem e que arrumou. O maior desafio
são as coisas, em particular papelada, que vão aparecendo e com que tem que lidar ao longo do
dia. Neste caso é importante definir um processo e que este processo o ajude não só a encontrar o
que precisa rapidamente mas também a ser mais eficaz.

Partilho de seguida várias estratégias de implementação alternativas. A ideia é que tenha um sítio,
preferencialmente limitado no espaço (usando por exemplo caixas, tabuleiros, gavetas, porta
revistas distintas) onde coloca (e não misture) as coisas que lhe chegam ou que precisa para
trabalhar. A solução que escolher deve adequar-se à quantidade de coisas com que lida no dia-a-
dia.

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Quando guardar papéis nestas caixas, opte por colocar cada assunto em pastas plásticas distintas
em vez de papéis soltos. Pastas em que seja fácil colocar os papéis (sem ter que os furar) facilitam.
Se lhe trouxer valor pode associar um código de cor à urgência ou tema dos materiais que aí
arruma.

Dependendo do que está a fazer com os papéis/coisas/livros, cada um deve ter um lugar. Vou
chamar a esse lugar caixa embora não tenha que necessariamente ser uma caixa mas pode ser um
tabuleiro, porta revistas, uma gaveta, ou seja, um espaço limitado e claramente definido no
espaço. Pode ter vários tipos de “CAIXAS” e em cada caixa coloca as coisas consoante o propósito
que elas servem como explico de seguida.

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Caixa de entrada

Arranje uma caixa ou um tabuleiro onde coloca os papéis e coisas que ainda não processou, não
pensou o que vai fazer, não arrumou. Estas coisas podem ser cartões-de-visita ou papéis que traz
de uma reunião, revistas, faturas para processar, contas para pagar, etc. Podem também ser
objetos como CDs, amostras, pens, brindes, ou outras coisas. No seu ritual, uma vez por dia ou por
semana dê uma volta a estas coisas e dê-lhes destino usando as dicas seguintes.

Caixa de trabalho em andamento/on-going

Aqui coloque as coisas em que está a trabalhar hoje e nos próximos dias. A solução de tabuleiro de
gavetas de cartão permitem-lhe tirar essa gaveta e colocá-la em cima da secretária.

Na maior parte das profissões é útil quando algo passa da caixa de entrada para a caixa de trabalho
criar uma tarefa na sua lista de tarefas ou agendar um período para realizar essa tarefa. Não use o
monte de papéis como lista de tarefas pois isso torna mais difícil ter consciência do que tem para
fazer e aumenta a probabilidade de que o papel fique perdido no meio de outras coisas e não faça
o que é necessário.

Lembre-se que pode colocar aqui os livros que anda a ler.

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Caixa em espera/stand-by

Aqui coloque as coisas em que não está a trabalhar agora mas estará em breve ou que estão
paradas em espera que algo aconteça (por exemplo que alguém lhe dê informação, ou material, ou
que chegue a data). Mais uma vez sugiro que crie uma tarefa ou agende tempo para fazer a tarefa
associada a este item físico. Imagine que recebe uma carta para pagar um imposto mas ainda não
é o mês de pagamento. Se deixar o papel no meio das coisas em espera (que chegue a data) corre
o risco de se esquecer. Registando na agenda ou na lista de tarefas vai lembrar-se na altura certa.

Lembre-se que pode colocar aqui os livros que quer ler em breve.

Caixa para coisas para guardar no arquivo em breve

Aqui coloque as coisas que vai arquivar ou arrumar (que vieram da caixa de entrada ou da caixa de
trabalho porque a tarefa já está terminada). Pode não fazer sentido por exemplo estar todos os
dias a arrumar papelada ou a digitalizá-la; pode ajudar fazê-lo por exemplo uma vez por semana,
uma vez por mês e para algumas coisas anualmente (por exemplo todas as faturas referentes ao
IRS). Se tiver um sítio onde vai colocando esse material, este sai da sua vista e a tarefa de arquivo
será mais rápida.

Mais um detalhe

Há quem associe estas áreas a áreas específicas da secretária definindo um processo. Por exemplo:

 À esquerda estão todas as coisas que chegaram e ainda não foram processadas;
 À direita o material em que está a trabalhar.

O importante é que estas caixas estejam à mão para que seja mais fácil arrumar quando é preciso
do que deixar as coisas a monte em cima da mesa.

5. Crie um ritual
Crie um ritual de fecho do dia, em que rapidamente volta a colocar no sítio o que está perdido. Vai
ver que quando começar o dia seguinte vai sentir-se com mais energia e motivação.

Promova um momento semanal ou mensal para arquivar e digitalizar a papelada. Há quem faça no
fim da semana ou mensalmente. Quanto mais tempo passar mais difícil e aborrecida a tarefa lhe
vai parecer.

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Avalie como o sistema está a
funcionar
Estas foram algumas sugestões. Experimente e vá avaliando se está a funcionar ou não. Encontra o
que precisa? Precisa de mais espaço? Vá adaptando as soluções de modo a que sem esforço tenha
o escritório arrumado sem esforço, se sinta bem e mais produtivo.

Mãos à obra

Resumindo: siga os seguintes passos. Agarre num caderno e desenhe a sua solução de organização
(onde vai colocar o quê) e liste o que precisa de comprar ou obter.

1. Comece por deitar fora ou doe tudo o que não lhe faz falta.

2. Livre-se da papelada e arquive.

3. Crie sítios para as coisas.

4. Defina o seu processo de tratar das “coisas”.

5. Crie um ritual.

Nota: Referi com frequência algumas soluções da IKEA durante este artigo. Gosto bastante das
soluções de escritório da IKEA devido à sua simplicidade, diversidade para todos os gostos, mais
clássicos ou mais modernos, modularidade e compatibilidade entre os vários itens (por exemplo
caixas e gavetas e estantes).

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