Organização fácil
Fique por dentro dos métodos mais eficazes para
gerenciar documentos e tarefas
P
or acaso a sua mesa do escritório sempre está
ocupada por uma pilha imensa de papéis, CDs
de músicas, livros, revistas e até mesmo emba-
lagens amassadas de doce? Se você se enquadra justa-
mente nesse perfil e até já perdeu a conta de quantas
vezes prometeu arrumar seu ambiente de trabalho, está
mais do que na hora de tomar uma decisão na sua vida: a
de organizar toda a sua rotina profissional. Para cumprir
essa árdua tarefa, nada melhor do que ficar por dentro
das técnicas comprovadamente eficazes de
gerenciamento pessoal. Vamos conhecê-las mais de per-
to?
Há quem acredite que a organização é uma virtude de pou-
cos. Sem dúvida nenhuma, existem pessoas que prezam pela
ordem: suas mesas estão sempre arrumadas, sem um papel
fora do lugar. Em contrapartida, há aqueles que já estão acos-
tumados a viver em um ambiente desorganizado e até recla-
mam quando alguém se prontifica a ordenar suas coisas.
Apesar dessas diferenças nas características da personali-
dade humana, é possível corrigir esse comportamento e até
mesmo tornar um indivíduo desorganizado em uma pessoa
metódica. Para isso, basta que ela se prontifique a seguir
algumas das técnicas de organização pessoal existentes e
se policiar todos os dias.
É uma prática que exige tempo, muita paciência e porque
não dizer, uma dose extra de atenção por parte do próprio
indivíduo. É preciso pensar duas vezes antes de tomar uma
atitude simples como, por exemplo, acumular mais uma fo-
lha de papel sobre a mesa - e na medida do possível, aplicar
as dicas de gerenciamento pessoal que sugerimos a seguir:
Papéis da mesa e das gavetas
Papéis da mesa e das gavetas
1 Olhe agora para a sua mesa de trabalho. Por acaso
há uma infinidade de folhas, impressos e documen-
tos espalhados? Pois bem, a primeira providência é ordenar
toda essa pilha de papéis em um só monte e começar a
classificá-las segundo este parâmetro:
Documentos de ação imediata: aqueles que devem ser so-
lucionados com urgência
Documentos de ação posterior: cujo assunto pode ser resol-
vido em uma semana
Documentos neutros: podem ser úteis no futuro, mas não
nos próximos meses
Documentos nulos: sua utilidade é praticamente descartada
Depois de dividir seus documentos segundo essas condi-
ções, coloque-os em pastas, que devem ser guardadas de
acordo com o seu grau de urgência. Ou seja, as de ação
imediata devem estar sobre a mesa, ao alcance de suas mãos
e em um local de fácil manuseio, enquanto que as dos outros
documentos podem ser armazenadas em gavetas ou armá-
rios.
2 Organização do local de trabalho
Depois de ajeitar todos os papéis espalha-
dos em seu ambiente de trabalho, é hora de dar prio-
ridade a outros pertences, como livros, revistas, CDs
e outros. Ordene as revistas de acordo com a data e
guarde-as nas estantes ou em porta-revistas; os livros
podem ser ordenados pelo assunto e preferência de
consulta, enquanto os CDs podem ser classificados
por ordem alfabética, assunto (no caso de CD-ROMs)
ou mesmo por gênero musical. Canetas, lápis e afins
podem ser guardados em porta-trecos sobre a mesa.
Enfim, cada um dos objetos deve ser agrupado segun-
do sua utilização.
3 Catálogo de livros, revistas, CDs,
fitas, DVDs e afins
Você tem uma extensa coletânea de CDs, uma biblioteca vasta
de livros ou ainda uma estante repleta de DVDs e fitas de vídeo?
Para organizar toda a sua bagagem cultural, nada melhor do
que adotar um modo de classificação (por exemplo, por ordem
alfabética) para facilitar a procura de um título específico.
 Post-its, agendas e recados
4 Quem já não se deparou com o monitor de um
colega repleto de post-its pendurados ao re-
dor da tela? Além de antiestética, essa prática facilita a
perda de números de telefone, e-mails e afins. Para não
correr esse risco, compre uma agenda e passe a anotar
seus recados, telefones, endereços e compromissos ali.
Se algum colega do seu escritório deixou-lhe um bilhe-
te com um número de telefone, por exemplo, não deixe
sua obrigação para mais tarde: transcreva o número
para a sua agenda e jogue o papel no lixo, sem se pre-
ocupar em perder esses dados.
A data é fundamental
5 “Em que dia recebi este documento?” Quantas
vezes você já não se perguntou a respeito da data
de emissão ou envio de um determinado arquivo? Para
não ocorrer quaisquer problemas, nada melhor do que
anotar no canto da página a data do documento logo após
o seu recebimento. Mantenha uma caixa de entrada e de
saída de papéis para tornar o fluxo mais dinâmico. Não se
esqueça de limpar essas caixas pelo menos uma vez por
semana.
6 Correspondência
Quantas cartas já se acumularam sobre sua mesa
sem necessidade alguma? Para evitar que as correspon-
5S: você sabe do que se trata?
Técnica japonesa vem sendo difundida com sucesso nas empresas ocidentais
Uma técnica de organização pessoal vem sendo aplica-
da com sucesso nas empresas em todo o mundo, incluin-
do o Brasil. Trata-se do 5S, programa desenvolvido na
década de 50 no Japão para combater a desorganização
que caracterizava a maioria das companhias nipônicas
no pós-guerra. A eficiência de seu conceito se deve à
essência do seu conteúdo, que ultrapassa a mera tática
da "receita de bolo" por apresentar uma verdadeira filoso-
fia comportamental. Vamos compreender o que significa
cada um dos cinco "S".
Seiri (senso de utilização)
É a etapa em que deve-se eliminar tudo aquilo que é
desnecessário, ou seja, todos os recursos, tarefas e
dências formem uma imensa pilha no fim de semana, toda
vez que receber uma carta, verifique se ela será realmen-
te útil. Se não houver problema em descartá-la, não pen-
se duas vezes: envie-a diretamente para a lixeira. Caso
contrário, classifique-a de acordo com o seu estado de
urgência e arquive-a na pasta certa.
7 Planejar o seu dia
Reserve um horário do dia (de manhã ou no fim
de tarde, o que lhe parecer melhor) para organizar suas
tarefas do dia e verificar o que será preciso fazer durante
a semana. É uma forma de recapitular suas obrigações
sem causar nenhum estresse.
8 Um projeto por vez, de preferência
Você é uma daquelas pessoas que trabalha com
vários projetos ao mesmo tempo e, no final das contas,
acaba por não concretizar nenhum? Então está mais do
que na hora de você se focar em apenas um projeto. Esco-
lha aquele que for mais urgente e resolva-o o mais rápido
possível - dessa forma, você elimina rapidamente essa ta-
refa e pode iniciar outra, sem se preocupar com o anda-
mento das demais. Na medida do possível, faça tudo que
está pendente agora, o não deixe para depois - mesmo
que, aparentemente, sua agenda esteja livre para os pró-
ximos dias. Nunca se sabe que tipo de emergência pode
surgir no meio do caminho.
processos que não são úteis a um determinado obje-
tivo. Envolve desde o descarte de equipamentos inú-
teis, até o aproveitamento do tempo e o corte no des-
perdício de recursos no dia-a-dia.
Seiton (senso de ordenação)
Após jogar fora tudo que é desnecessário, é hora de organi-
zar aquilo que foi classificado como útil. É preciso, por exem-
plo, repensar o sistema de classificação dos arquivos físicos
e eletrônicos e a própria disposição dos móveis no ambiente
de trabalho. Deve-se padronizar uma nomenclatura de orde-
nação dos pertences, arquivá-los segundo a sua freqüência
de uso, utilizar cores vivas para diferenciar os objetos e tornar
o seu manuseio o mais prático possível.
 Seisou (senso de limpeza)
Sim, é hora de colocar a mão na massa, ou melhor, no
pano e na vassoura. Mais uma vez, é preciso pensar
em cada detalhe, tanto no mouse do computador quan-
to no piso do banheiro. Para isso, é preciso definir quem
serão os responsáveis pela limpeza de cada área, fi-
xar um horário para que os funcionários limpem o seu
ambiente de trabalho e estabelecer uma periodicidade
para a manutenção de cada área.
Seiketsu (senso de saúde)
Aqui a preocupação é com o bem-estar físico e men-
tal do indivíduo. Para isso, é fundamental que sejam
alcançados os primeiros 3S, para que depois sejam
averiguados outros quesitos importantes, como ilu-
minação, ruídos, temperatura, cuidado com materiais
tóxicos, presença de fontes de perigo, exames regu-
lares da saúde do indivíduo, incentivo à prática de
esportes e outros.
Shitsuke (senso de autodisciplina ou de
melhoria contínua)
Depois de atingir todos os "S" anteriores, a pessoa está
apta a se policiar e conviver diariamente com a discipli-
na, cumprindo com todos os padrões técnicos, éticos e
morais necessários para um relacionamento harmoni-
oso com a sociedade. O despertar para o melhoramen-
to contínuo exige muito aprendizado e paciência, ou
seja, ele não acontece da noite para o dia.
Organização na Rede
Aproveite para conferir alguns sites com dicas
sobre organização pessoal
www.acervo.com.br
www.cenadem.com.br
www.institutomvc.com.br
www.golrh.com.br/artigos
Questionário do 5S
Estas são algumas das perguntas feitas pelos consul-
tores 5S (os itens referem-se a escritórios):
1 Os quadros de avisos contêm informações e dados atualizados?
2 Existem objetos desnecessários dentro ou sobre os armári-
os, mesas, estantes e arquivos?
3 Sobre as mesas estão apenas objetos de uso imediato?
4 Existem objetos debaixo das mesas (papéis, pastas, etc.)?
5 Todos os equipamentos, objetos, materiais, documentos,
pastas e arquivos são mesmo necessários?
6 Os locais de armazenamento de pastas, documentos e equi-
pamentos estão definidos?
7 As instalações, pastas, arquivos e bandejas estão devida-
mente identificados e padronizados?
8 O posicionamento dos materiais, mobiliário e equipamen-
tos está de acordo com a freqüência de uso?
9 Há algum controle na emissão de documentos e solicitação
de serviços?
10 A organização do layout do local de trabalho contribui para
o aumento da produtividade?
11 Os móveis, aparelhos de telefone, microcomputadores,
assoalho, paredes, janelas e teto estão limpos?
12 A pintura não está descolando, suja ou mofada?
13 As instalações, mobiliário, materiais e equipamentos es-
tão conservados?
14 A ventilação nas salas é satisfatória?
15 O mobiliário é ergonomicamente adequado?
16 Os empregados preocupam-se com a própria saúde (físi-
ca, mental, emocional)?
17 Os uniformes e roupas usados pelos empregados estão
limpos e adequados?
18 Os filtros dos bebedouros estão com a limpeza em dia?
19 Existe algum risco ambiental na sua área de trabalho?
20 Há sujeira nas salas (verificar atrás das mesas e armários)?
21 Todos os empregados usam uniforme?
22 O quadro de avisos tem área reservada para a qualidade?
23 A missão, política e visão da gerência está afixada em
local de destaque?
24 O relógio da parede indica a hora certa?
25 Há avisos com datas vencidas?
26 Ao atender o telefone, o nome da seção e o nome da
pessoa estão sendo mencionados?
27 Ao se ausentar do local de trabalho, é comunicado ou
anotado o destino?
28 Existem copos plásticos e/ou lixo sobre os móveis?
29 Portas de armários e gavetas são mantidas fechadas?