Guia Simples e Prático para

Manter a sua Vida Organizada

 
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Introdução

- Eu tenho que organizar a minha casa e minha vida pessoal o

quanto antes!

Quando foi a última vez que você falou essas palavras? (ou pelo
menos algo parecido)

Foi quando você reconheceu que você estava literalmente se

afogando com uma pilha de papéis, livros, etc?

Talvez tenha sido quando você viu uma pilha de roupas enorme
acumuladas.

Talvez tenha sido quando você olhou para toda a bagunça em sua
cozinha, banheiro, quarto, garagem, guarda roupa, etc? (Você pode
até ter pensado em jogar tudo para fora da janela!)

Pode ter sido também quando você perdeu uma consulta

importante. Ou quando algum prazo chegou ao limite.

Ou pior ainda...

Pode ter ocorrido quando você percebeu que não tinha nem tempo
para você mesmo, para seus pais, familiares, amigos e basicamente
tudo na vida que você gosta de fazer.

Você não está sozinho. Essas palavras foram expressas de novo e

de novo por milhares de pessoas em todo o mundo.
Desorganização pode realmente prendê-lo a viver uma vida cheia
de tensão, frustração e tumulto. Pode te roubar o precioso tempo
que você deveria gastar aproveitando sua vida.

Ao derrotar a desorganização, você pode ser libertado para viver o

tipo de vida que você sempre sonhou. Você merece ser organizado!

Dicas para Conseguir Manter-se Organizado de

Forma Mais Fácil…

Se você está cansado de viver em um “labirinto de desordem” ou se

você não consegue encontrar o que você precisa quando você
precisa disso, as dicas práticas deste e-book vão te auxiliar no seu
processo de organização.

Nós vamos ajudá-lo a obter sua vida organizada, sendo um passo

de cada vez. De fato, você pode começar agora mesmo.

Qual é a área mais desorganizada da sua vida, aquela que deixa

você literalmente louco?

Seus armários? Seu escritório em casa? O quarto dos seus filhos?

Sua cozinha?

Você pode dar o primeiro passo hoje produzindo uma visão…

Obtenha uma visão

Verifique seus objetivos:

Antes de começar qualquer coisa, verifique seu objetivo. Se você

não sabe onde vai, como você vai chegar lá? Defina pequenas
metas e se esforce para cumpri-las.

Não aceite mais do que você pode lidar agora, especialmente se a

sua meta é algo fora do seu conhecimento ou habilidade atual.

É fácil ficar desanimado quando você reconhece que o seu objetivo

de fazer 4km de caminhada por dia se esgotou depois de 2
semanas porque você não consegue passar 1km por dia.

A menos que você seja um corredor ativo, é melhor começar aos

poucos e subir o seu objetivo aos poucos também. Quando você
começa com pequenas metas alcançáveis, é muito mais provável de
você conseguir ter sucesso. Você pode ter uma grande meta, mas
se você dividi-la em pequenas metas fica muito mais fácil.

Organize sua mesa:

Uma mesa limpa e organizada elimina as distrações desnecessárias

e ajuda a manter sua mente em tarefas que exigem atenção
imediata.

Mantenha apenas coisas em sua mesa que são importantes para

seus projetos atuais.

Procure deixar sempre limpa. Arquive a maior parte da papelada

que não será necessário em outro lugar, com pastas rotuladas, por
exemplo, para facilitar.

Você pode utilizar alguns post-its para dados e informações que

devem ser acessados ​rapidamente, como números de telefones e
números de contas não confidenciais; isso reduzirá o quantidade de
papel na mesa. Seria interessante ter um pequeno quadro em sua
parede para fixar os post-its.

Limite a quantidade de canetas e lápis em cima da mesa para os

poucos que você usa regularmente.

Não confie em sua memória:

A maneira mais benéfica de nunca esquecer um compromisso, um

prazo ou outra coisa importante, é anotar tudo.

Um caderno (ou agenda) especialmente para compromissos irá

ajudá-lo a organizar as suas atividades.

Isso permite priorizar as atividades de acordo com sua importância,

quando precisam ser cumpridas e planejar com antecedência.

Por exemplo, se você sabe a data exata de uma reunião crucial em

uma semana de antemão, você é capaz de reservar um tempo para
se preparar para isso de forma mais eficaz.

Obviamente que você também pode utilizar aplicativos no seu

smartphone, mesmo sendo mais recomendável anotar em folhas.

Consolidar ações semelhantes:

Ao invés de sempre começar a fazer uma nova atividade e ter que

interrompê-la para fazer outra coisa, economize tempo pegando
todas as atividades pendentes e resolvendo todas de uma vez.

Dependendo do seu estilo de vida, como um exemplo:

Tire um dia específico na semana ou final de semana e comece a

cozinhar suas refeições e deixe congeladas para os outros dias.

Faça refeições mais simples todas as noites.

Tente organizar as compras do supermercado para que você precise

ir apenas uma vez por semana, uma vez a cada 10 dias ou até uma
vez a cada duas semanas.

Limpe seus arquivos:

Antes de você passar pela despesa de comprar mais gabinetes de

arquivos, pastas, armários etc., reserve um tempo para limpar toda
a documentação e papelada desnecessária, além de materiais.

Separe os papéis que são realmente importantes, como contas,

documentos e recibos que você precisa manter para fins fiscais,
declarações etc.

Não deixe tudo acumulado.

Utilize apenas um calendário:

O maior erro que os indivíduos cometem ao utilizar calendários de

planejamento é ter mais de um. Mantenha seus detalhes pessoais,
profissionais e familiares em um calendário. Isso ajudará a acabar
com conflitos de agendamento.

Novamente caso prefira, você pode utilizar algum aplicativo em seu

smartphone.

Resolva pelo telefone:

Planeje as ligações (seja para médicos, encanadores, clientes, etc.)

sempre que possível.

Tenha todos os materiais e informações essenciais à sua frente.

Escrever perguntas chaves de antemão. Registre todas as suas
ações.

Tudo o que precisa ser lembrado precisa ser escrito em algum lugar
(post-its ajudam muito ou o bloco de notas em seu celular).

Mesmo quando você tem uma ótima memória para lembrar de

várias coisas, ninguém é perfeito e não custa nada deixar anotado
para segurança. Deixe anotado números de telefone,
compromissos, aniversários, listas de compras e listas de tarefas,
por exemplo.

Parte 2

Se você não faz ideia de onde começar a remover toda a bagunça e

desordem, comece com uma versão mais “lite”: comece pelo seu
quarto, em seu guarda roupa, por exemplo.

O espaço vai ficar mais organizado, motivando você a enfrentar o

resto.

Olhe em volta do espaço que você está organizando e observe

quaisquer itens que estejam "fora do lugar" sobre onde eles
deveriam estar.

Roupas, sapatos espalhados, brinquedos, objetos, pilhas de revistas

antigas, etc.

Gestão Fácil de Tempo

Organize arquivos para projetos:

Não perca tempo procurando papéis quando precisar deles.

Mantenha toda a papelada que pertence a um projeto particular em
conjunto em uma grande pasta reconhecível.

Entre as formas mais comuns de organizar arquivos no seu

computador está de acordo com a data. O Windows possui muitas
funções de classificação para organizar seus arquivos, como por
nome, data, tipo e tamanho.

Classificar seus arquivos por data permite-lhe manter-se

organizado, tendo imediato acesso aos seus arquivos mais
recentes.

Crie tempo para você mesmo:

Faça pelo menos um compromisso com você mesmo todos os dias.

Tempo ininterrupto, permitindo que você se concentre em um projeto
ou recupere o atraso em uma leitura de um livro, ebook, blog, etc.

Além disso você pode dedicar esse tempo para relaxar e distrair um
pouco a mente com outras atividades que você gosta. Mas tire um
tempo para você mesmo.

Delegar:

Perceba que você não pode fazer tudo. Delegue no escritório e em

casa. Para utilizar um sistema de delegação eficaz, você tem que
treinar, confiar, acompanhar e avaliar. Resuma a tarefa: Defina
precisamente o que ele é responsável.

Esclareça objetivos e prazos.

Isso irá te ajudar em sua produtividade e é ótimo para adiantar

tarefas específicas.

Tenha “prazos falsos”:

Se você tiver um prazo no final do mês, registre o prazo final para 4

dias antes, por exemplo. Você eliminará a pressa para completar o
projeto e ficará mais tranquilo para entregar, cumprindo o prazo.

Defina cada subtarefa além de definir datas de início e término para

cada. Coloque metas realistas de tempo.

Se você está ficando sem tempo, então seja criativo e comece a

cortar tarefas desnecessárias ou que não são importantes no
momento. Tenha foco.

Utilize cronômetros e alarmes:

Atribua tempo para as atividades do dia-a-dia, desde o trabalho em

projetos à tarefas domésticas.

Em seguida, ligue o cronômetro ou configure um tempo no alarme.

Utilize seu celular.

Nesse meio tempo seu foco será para realizar toda a tarefa até
completá-la. Dedique esse tempo apenas para essa atividade até o

final.

Parte 3

Agora vem a tomada de decisão!

Uma ótima ideia de organização é conseguir quatro caixas grandes

e rotulá-las como, por exemplo:

- "Manter"

- "Vender"

- "Doar"

- "Lixo"

O próximo passo para manter-se organizado é pegar toda a sua

bagunça e separá-las nas caixas de acordo com os rótulos.

O passo inicial é mental. Você tem que decidir que você está pronto
para fazer isso.

É como alguém fazendo uma dieta; dizer para alguém não comer
isso ou aquilo não ajuda muito.

Um indivíduo só vai perder peso quando ele mesmo toma a decisão

de mudar a maneira de comer.

Tempo e Espaço

Faça uma ótima utilização do espaço:

Adicione prateleiras para seus livros e cadernos importantes.

Adicionar extensores de espaço em gavetas de mesa. Compre
armários de suspensão total. Utilizar caixas de empilhamento.

Compre beliches para as crianças que têm uma cômoda em anexo

para isso. Repense suas opções. Uma gaveta de fundo vazia em
sua cômoda pode manter itens do banheiro e produtos de beleza
que não tem espaço no banheiro.

Você tem uma mala grande que você raramente usa? Guarde seus
lençóis de cama nele.

Bolsas vazias e sacos de transporte podem ser usados ​para guardar

chapéus e meias.

Estantes também podem conter outros itens.

Aproveite ao máximo o tempo ocioso:

As pessoas perdem muito do tempo que esperam. No consultório de

um médico, no ponto de ônibus, na fila do supermercado, etc.
Muitas pessoas podem ver o tempo de espera como tempo perdido,
mas o tempo de espera não precisa ser tempo desperdiçado.

Você pode realmente usar esse tempo ocioso para fazer algumas
coisas, há muitas maneiras de usar o tempo de espera mais
produtivamente. Alguns exemplos simples são:

- Ponha a leitura em dia enquanto espera compromissos.

- Ouça podcasts sobre assuntos que você gosta, como para

aprender algo novo.

- Veja vídeos de um curso do seu interesse.

São maneiras inteligentes de utilizar seu tempo para adiantar

tarefas.

Organize o dia-a-dia com as crianças:

Essa dica é para você que tem crianças em casa.

O truque é não deixar a tomada de decisão pela manhã. Na noite do

dia anterior, ajude as crianças a escolher suas roupas, decidir o que
eles desejam comer e determinar o que precisam para a escola.

Deixar tudo preparado, inclusive a mochila. Organize os lanches e

materiais.

Se possível, deixe pronto também o lanche de manhã e almoço,

isso irá facilitar e adiantar muito.



Onde está?

Se você realmente tem muitas coisas mesmo para organizar...

Crie etiquetas para identificar os itens essenciais.

Etiquetas são uma parte crucial da organização doméstica

principalmente quando você tem muitas coisas importantes e,
apesar de feito o processo de organização, é preciso algo para fácil
identificação quando você precisar.

Todo o trabalho de organizar é importante, mas também é

importante saber onde estão as coisas que você precisa.

Crie etiquetas para rotular os itens e assim quando você precisar,

saberá onde está!

Encontre o tempo mais produtivo para seu trabalho:

Se você trabalha em home office, por exemplo, essa dica vale muito
a pena...

Utilize do seu tempo mais produtivo para realizar seu trabalho mais
produtivo. Acordado de manhã? Tarde? na parte da Noite?

Enfrente as tarefas mais difíceis e importantes durante a hora do dia

em que você está no seu melhor e é mais provável que você
termine.

Parte 4

Listas e Planejamento

Utilize listas de controle e listas de tarefas:

Tome conta do seu tempo. Quando utilizados adequadamente,

essas ferramentas eficazes vão te dar uma ideia específica do que
você tem que realizar.

Quantas vezes você já chegou em algum lugar só para esquecer o

que você realmente precisava fazer? (principalmente quando você
encontra alguém pelo caminho e começa a conversar).

Escrever listas de tarefas economiza tempo, energia e tensão.

Uma ótima lista permite que você esqueça - depois de ter um

lembrete por escrito, seu cérebro fica livre para se concentrar em
outras coisas. Uma lista de tarefas até ajuda você a cumprir seus
objetivos.

Organize prazos firmes:

Definir um prazo obriga a trabalhar em direção a ele. Defina uma

data e tempo.

Defina sua linha do tempo para o sucesso. Seja específico e claro

com o desejado resultado. Seja realista e gentil consigo mesmo. Se
você quiser se ver bem sucedido, não crie uma situação que apenas
um super-herói possa realizar.

Defina sua meta final, e tome ação para fazer acontecer, passo-a-
passo.

Objetivos como aprender uma nova habilidade, estudos, perda de

peso e viajar, tudo pode ser alcançado dentro de um prazo.

Outros objetivos, como crescimento espiritual e desenvolvimento de

hábitos saudáveis, pode continuar por toda a sua vida (além de
estudos, é claro). Seja qual for seu objetivo e metas, anote
especificamente quais etapas progressivamente você gostaria de
alcançar dentro de um determinado período de tempo.

Planeje refeições:

Planeje suas refeições antes de escrever sua lista de compras.

Vai salvar tempo e dinheiro, sendo que você saberá exatamente o

que você precisa. Algumas dicas importantes:

1) Seja bem equilibrado e nutritivo

2) Fornece sortimento

3) Esteja dentro do seu orçamento de comida

Planeje o que você fará com as sobras. Por exemplo, se você vai
assar um frango, o frango restante pode ser usado para fazer uma
saudável canja de galinha.

Escolha 2 ou 3 pratos principais para fazer na semana. Quando

combinado com as sobras feitas em uma refeição diferente, você
tem refeições saudáveis planejadas para toda a semana.

Parte 5

A quantidade de coisas que um indivíduo precisa vai do estilo de

vida de cada um.

Em termos de estilo de vida, isso dependeria de quanto material

você precisa. Você tem um estilo de vida diferente para o trabalho e
no final de semana? Você sai muito à noite? Você gosta de fazer
muitas compras?

Você tem que considerar quanto espaço do armário e espaço de

gaveta você tem, por exemplo.

A longo prazo, suas coisas vão te dar mais “problemas” se não

haver lugar para colocá-los.

Uma ótima dica é: não compre mais do que você pode armazenar.

Decisões

Coloque as coisas fora diariamente:

Tire um tempo para colocar as coisas de volta onde elas devem

estar. Coloque as coisas de volta depois que você terminar de usá-
las ou defina um tempo de 15 minutos, por exemplo, para você
reorganizar. Dessa forma você cria um comprometimento.

Crie novos hábitos para si mesmo repetindo diariamente ações

específicas em momentos particulares.

Sendo autodisciplinado melhora e muito a sua vida e aumenta o seu

auto-respeito. São muitos os benefícios.

Muitas pessoas desejam se tornar mais autodisciplinado, mas

realmente não sabem como fazer isso. Há muitas maneiras úteis de
mudar sua vida através de autodisciplina.

Limpe a sua biblioteca:

Veja suas estantes e encontre livros que você tem há muito tempo e
que já deve estar cheio de poeira. Instituições de caridade estão
sempre buscando doações aos seus programas de leitura.

Doar livros para uma biblioteca (ou escolas) é uma causa que vale a
pena.

Ou você pode doar para outras pessoas que podem se interessar.

Mantenha os recibos em conjunto:

Mantenha um envelope em sua bolsa ou carteira para guardar

recibos que você pode precisar de registros de despesas ou fins
fiscais, por exemplo.

Quando você chegar de volta ao escritório, coloque os recibos em

envelopes pré-designados (refeições de negócios, gás, despesas de
aluguel e assim por diante), então mantenha todos os envelopes em
um arquivo ou caixa expansível maior.

Crie um sistema pessoal de organizar seus recibos que funcionam

para você. Tente organizar seus recibos de acordo com a data, tipo
de recibo ou até alfabeticamente.

Combine essas diferentes formas de organizar sua recibos. Use

tentativa e erro para descobrir o que funciona melhor para você.

Elimine itens obsoleto:

Discos de pacote de software antigos, CDs, DVDs, manuais de

computador e assim por diante para essas coisas que você não
utiliza mais e nunca mais o fará.

Decida o que você deseja fazer com o seu computador, depois vá

para o "Painel de Controle" e desinstale qualquer software que você
não utiliza mais (e que ainda sim consome os recursos de seu
computador).

Isso liberará espaço no disco e removerá muitas desordens. Se

você não tiver certeza sobre qualquer programa, não o desinstale
ainda até tomar a decisão certa.

Isso também se aplica ao seu smartphone. Desinstale aplicativos

que você não utiliza, informações, PDFs, vídeos ou fotos que não
são importantes.

Colaborar com outras pessoas:

Trabalhe junto com outras pessoas - entes queridos ou colegas -

para com sistemas organizacionais que são simples e eficazes para
todos envolvidos. Abra uma sessão de brainstorming - faça as
pessoas começarem a dizer ideias.

Não há tempo para discussão ou esclarecimento nesta parte da

sessão de brainstorming.

Coloque TODAS as ideias - Todas as ideias, independentemente da

relevância percebida, devem ser anotadas. Estes podem ser
escritas em notas adesivas ou em um quadro branco. Decida
coletivamente sobre ideias concretas.

Parte 6

Existem algumas coisas importantes que devem ser armazenadas e

podem não ser lembradas muitas vezes: lembranças de infância,
cartas sentimentais ou fotos, por exemplo.

No entanto, esses itens devem ser salvos. Fora isso, a menos que
algo esteja sendo guardado para um determinado propósito, você
deve descartar coisas que você nem utiliza à mais de um ano, por
exemplo.

Faz muito bem.

Esteja à frente do jogo

Produza um bom local de trabalho:

Produza um local de trabalho agradável e bem equipado. Quer seja

um home office ou um grande escritório, seu ambiente de trabalho
deve ser propício para realizar o seu trabalho do dia-a-dia.

Deve conter todos os essenciais suprimentos e equipamentos

dentro do alcance dos braços ou em áreas de fácil acesso.

Descanse e relaxe:

Tenha uma ótima noite de sono (6 horas ou mais). Vai te ajudar a ter
mais energia, disposição, acordar no horário e dentre vários outros
benefícios.

Mantenha as preocupações de ontem longe dos seus pensamentos.

Tente respirar fundo e deixe-se absorver por algum tempo.

Esta é a sua hora de se regenerar para amanhã. Não deixe que os

pensamentos de hoje tirem isso de você.

Produza listas de referência:

Listas de referências são ferramentas fantásticas para lembrar e

acessar tudo facilmente. Produza listas de referência para:

▪ Metas e aspirações pessoais

▪ Aniversários

▪ Números de telefone

▪ Sites ou blogs da internet que você gostaria de pesquisar

▪ Livros que você gostaria de ler

▪ Coisas para arrumar enquanto viaja

▪ Ideias de presentes para conhecidos e entes queridos

▪ Arquivos do PC ou até mesmo do seu smartphone

▪ Uma lista de desejos para você

▪ E muito mais. Suas opções de escolhas são muitas possibilidades!

Alterne a cor da caneta ou da fonte no computador que você usa

para cada uma das opções. Isso ajudará seus itens a se destacarem
e também ajudará você a lembrar-se do que você precisa fazer
durante todo o dia caso você não esteja perto da sua lista.

Parte 7

Assim como você se comprometeria a fazer exercícios ou dieta,

você precisa gastar dez minutos por dia colocando tudo em seu
lugar.

Lamentavelmente, há uma constante investida de novos e-mails,

catálogos, telefonemas e consumismo que entram em nossas vidas
no dia-a-dia.

Se você não manter o controle, é simples para que a desordem

tome conta. Só depende de você agir e manter tudo sobre seu
controle.

Elimine o Stress

Reduza o lixo eletrônico:

Removendo-se de listas de e-mail que não é interessante para você

é a melhor maneira de reduzir a quantidade de lixo eletrônico que
aparece na sua caixa de entrada do e-mail todos os dias.

O lixo eletrônico pode literalmente entupir sua conta de e-mail e

causar uma completa desordem, fazendo com que você esqueça
dos e-mails mais importantes, corra o risco de perder algum e-mail
importante e dentre outros problemas.

Por isso você deve tirar um tempo para manter sua conta de e-mail
organizada e manter-se inscrito apenas em listas que são
importantes para você, eliminando o resto.

Misture seu tempo:

Com demandas crescentes em nossas vidas - nosso trabalho

profissional, arrumar o carro, pagar as contas, levar as crianças para
a escola, encontrando tempo para alimentação saudável e
exercícios físicos tão necessários para uma boa saúde,
comunicação através do telefone, mensagens de texto ou e-mail -
frequentemente nos encontramos correndo contra o relógio.

Para compensar, multitarefa é um modo de vida para muitos de nós

que procuramos técnicas para economizar tempo e ser mais
produtivo em nossas atividades diárias. Novas tecnologias
disponíveis nos permite realizar múltiplas tarefas no trabalho, no
carro, em casa, e em muitos outros lugares e ocasiões.

Ocasionalmente nos achamos multitarefa com tarefas que nunca

pensamos que poderíamos fazer ao mesmo tempo.

Procure por coisas que você é capaz e combine para economizar

tempo e conseguir mais resultados. Ande com seu cachorro e você
estará fazendo caminhada ao mesmo tempo (muito bom para a
saúde). Vá para a praia ouvindo algo motivacional, e você estará
relaxando e se motivando simultaneamente!

Faça caminhada ouvindo à algum áudio que acrescente em sua

vida, como um curso por exemplo.

Enquanto espera em uma fila, que às vezes pode ser demorada,

leia algum livro, ebook, blog, etc.

São várias possibilidades que você pode aproveitar.

Termine todos os dias com uma ótima nota:

Guarde suas tarefas mais simples para no final de cada dia. Você
será capaz de terminá-los e terminar todos os dias com uma nota
positiva e recompensadora!

Olhe o lado bom. Você não precisa deixar os pequenos

aborrecimentos arruinarem um ótimo dia.

Sempre evoluir:

O treinamento em habilidades organizacionais está em andamento.

Com novas técnicas e sistemas de organização que aparecem

todos os dias em softwares e aplicativos, o treinamento e o
aprendizado nunca param.

Habilidades organizacionais tornam os negócios e as atividades

diárias mais eficientes.

“Empacotando” tudo…

Aqui estão alguns dos benefícios que você é capaz de colher sendo
organizado:

▪ Economize tempo - você não irá perder mais tempo procurando

pelas coisas que você precisa no momento, saberá onde elas vão
estar, economizando muito do seu tempo no dia-a-dia.

▪ Economize dinheiro em casa - quando você sabe o que tem e

onde está, você não vai gastar dinheiro comprando as mesmas
coisas novamente.

▪ Reduza o estresse - quando você sabe onde tudo está, você não
vai mais se atrasar para ir à um encontro importante, treino de
futebol, trabalho, etc... procurando aquela roupa importante, um
objeto que você precisa no momento, uma anotação, etc.

▪ Seja mais produtivo - todo o tempo que você passou procurando

as coisas podem agora ser usadas para fazer tarefas mais
importantes ou mais agradáveis.

▪ Sinta-se confiante - quando você tem seus espaços bem

conservados novamente, você sente-se orgulhoso com sua
conquista. E você está certo de que você vai ser capaz de manter
seus novos sistemas de organização pessoal.

▪ Ganhe liberdade - Quando a desordem não mais controla você,

você é capaz de escolher como você gasta o seu tempo e como
você organiza seu ambiente.

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