curso livre

ADMINISTRAÇÃO
DO TEMPO
SUMÁRIO

Introdução 3

Sinta o tempo passando 5

Estruture seu tempo 7

Identifique os seus ladrões do tempo 11

Use tempos não convencionais 22

Assegure sua privacidade 23

Não trabalhe mais do que pode 24

Use seu relógio biológico 24

Acompanhe a passagem do tempo 25

Viajando e trabalhando 26

Analise como você “gasta” seu tempo 27

Não esqueça a flexibilidade 29

Leitura rápida ganha tempo 30

Não terceirize a administração do seu tempo 33

Concluindo 33
INTRODUÇÃO
Você acha que 24 horas por dia é pouco
tempo para poder fazer tudo o que deve
fazer? Gostaria de ter mais tempo para o lazer,
mas infelizmente não dá? Fica até mais tarde no
escritório ou leva trabalho para fazer em casa à noite
ou no fim de semana, porque o tempo é curto para
fazer tudo no seu horário normal de trabalho?

Se você está se identificando com estas situações, tenho duas

notícias para lhe dar: uma ruim e uma boa.

A notícia ruim? Você sofre de um mal que vem atingindo boa parte da
população, a má administração do tempo.

A notícia boa? Esse mal tem cura e não é difícil de readaptar-se. Basta ter
vontade e fazer aquele esforço para seguir algumas técnicas e dicas sobre
como solucionar falta de tempo.

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Na verdade, essa reorganização depende muito mais
da sua vontade e interesse, porque as técnicas e dicas só
atuarão se você tiver mesmo a intenção de eliminar de uma vez
e para sempre essa questão.

Talvez você ainda não tenha percebido a importância de administrar seu

tempo de maneira produtiva, tanto para sua vida profissional, como pessoal.

Imagine, por exemplo, se você ganhasse uma hora todo dia em seu
trabalho, a diferença que isso faria em sua produtividade. Seriam no mínimo
20 horas a mais por mês. E já pensou quanta coisa você poderia fazer com
mais 20 horas?

Sua empresa com certeza espera que você se torne mais produtivo,
principalmente levando-se em conta que as empresas estão hoje mais
enxutas, isto é, precisam fazer mais ou no mínimo a mesma coisa com um
número menor de colaboradores. Complicado, não é mesmo?

Se você conseguir fazer isso, produzir mais sem aumentar sua carga de
trabalho, você se desgastará menos e terá uma qualidade de vida muito
melhor, o que muito provavelmente também trará ganhos em sua vida
profissional, além de mais reconhecimento.

E na vida pessoal? Você poderia, por exemplo, passar mais tempo com sua
família que está sempre reclamando sua presença. Teria também mais tempo
para o lazer, para leitura, para fazer aquelas coisas que você gosta de fazer,
mas nunca arranja tempo.

É lógico todos gostaríamos de esticar o tempo para desenvolver todas as

atividades profissionais e pessoais, mas sabemos que isso é impossível,
o tempo é inelástico. A solução é administrá-lo melhor, aproveitando ao
máximo esse recurso, sem desperdiça-lo, pois o tempo desperdiçado não
se recupera.

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O objetivo deste curso é mostrar como economizar
tempo e como usá-lo de maneira produtiva. Apresentamos
técnicas, ideias e dicas muito simples e a maioria delas são
relacionadas a questões organizacionais e disciplinares. Talvez
você conheça muitas delas, porque já frequentou cursos e seminários
sobre o assunto, leu livros e artigos e provavelmente já fez planos para
aplicar o que viu, mas quando planeja a mudança, imprevistos surgem no
escritório, um número grande de tarefas o aguarda, e a demandas acabam
determinando uma rotina.

Você verá que para conseguir tudo isso basta apenas fazer pequenas
mudanças nos seus hábitos. O início pode ser um desafio, mas os resultados
positivos são sempre satisfatórios.

Mudar não é fácil e tendemos a permanecer na nossa zona de conforto,

pois assim temos a sensação de estarmos seguros. Com a administração do
tempo é a mesma coisa. Mesmo sabendo que alguma coisa precisa ser feita
acabamos por fazer sempre as mesmas coisas da mesma maneira.

Lembre-se de uma coisa: não se consegue administrar o tempo no atacado,

temos que economizá-lo no que chamamos de pequenas doses. Um minuto
aqui, três ali e assim, durante o dia, os minutos vão se somando e, ao final,
você se surpreenderá com quanto tempo conseguiu ganhar.

Então se prepare para iniciar.

SINTA O TEMPO PASSANDO

Você já viu uma criança em frente a um computador, notebook ou tela de
celular jogando? Note que ela fica tão entretida que não percebe o tempo
passar. Ela pode ficar 4 horas jogando, mas se você perguntar a ela há
quanto tempo está jogando, ela vai dizer que “faz apenas uma meia

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hora”. Ela é mentirosa? Está com medo de levar uma
bronca? Provavelmente não.

O que acontece é que ela estava tão concentrada com o que

estava fazendo que não sentiu o tempo passar. Então as quatro horas
se transformaram em 30 minutos. E o dever de casa que ela deveria
fazer já está atrasado.

Talvez no trabalho aconteça a mesma coisa com você: Imagine que você
vai fazer uma tarefa e o tempo que você deve se dedicar para fazê-la é de
no máximo uma hora. Mas é uma tarefa agradável que lhe dá prazer. Ao
efetuá-la você não percebe que o tempo está passando e continua envolvido,
buscando informações no computador e aprimorando a tarefa, até que, ao
finalizá-la você percebe que lá se foram duas horas e meia.Faça o seguinte
teste. Peça a três pessoas que fechem os olhos. Acompanhe no relógio um
tempo, digamos, de um minuto. Após isso peça para que cada um lhe diga
quanto tempo se passou. Talvez cada um terá uma percepção de tempo
diferente. Aí está a subjetividade do tempo.

O que aconteceu? Você investiu mais horas do que deveria ter investido e
agora, como o tempo é inelástico, você ocupou um tempo que já deveria
ter dedicado a outra tarefa, que agora está atrasada. Sabe por que isso
aconteceu? Porque além do tempo chamado de objetivo, que é o tempo
marcado no relógio, temos o tempo subjetivo, também chamado na
psicologia de tempo cronológico, aquele que na verdade não sentimos
passar. Esse tempo subjetivo, como você viu acima, é um legítimo ladrão do
tempo e você se deixou levar por ele.

Dica: Como evitar que isso aconteça? Você deve desenvolver a habilidade
de planejar quanto tempo poderá demorar em uma tarefa e seguir
fielmente o que foi planejado. Se tiver dificuldade em fazer isso coloque um
relógio em sua frente e acompanhe a passagem do tempo por ele. Não se
deixe levar por distrações.

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Siga rigorosamente o tempo determinado para cada tarefa.
Se o tempo planejado inicialmente não foi suficiente, faça um
novo planejamento, estabeleça um novo período, mas continue
controlando sua passagem e seguindo o tempo planejado para
ser utilizado de maneira rígida. Não se deixe levar por divagações e
distrações.

Lembre-se do ditado tempo é dinheiro. Ao gastar mais tempo do que deveria

em uma tarefa você está jogando dinheiro fora, desperdiçando esse recurso
tão valioso que é o tempo.

ESTRUTURE SEU TEMPO

No vídeo apresentado, vimos que, em sociedade representamos vários
papéis: o profissional, o conjugal, o familiar, o social, o educacional e o
recreacional.

Todos são importantes e devemos nos dedicar a todos eles.

Você já avaliou de que maneira seu tempo disponível está distribuído

entre esses papéis? Será que você está fazendo uma distribuição justa de
acordo com a importância de cada papel ou você está privilegiando uns em
detrimento de outros?

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Exercício

Este exercício foi proposto originalmente por Renato

Bernhoeft, consultor especializado em gestão do tempo no livro
Administração do Tempo, p. 199, (o exercício foi adaptado):
PAPEL TEMPO EM HORAS

Profissional

Conjugal

Familiar

Social

Educacional

Recreacional

TOTAL

Para uniformizar os conceitos:

Papel profissional

É o tempo dedicado às atividades relacionadas à sua atuação profissional, e

pode dividir-se em:

Profissional efetivo: a sua atividade principal. Gerente, dentista, professor etc.

Profissional paralelo: outras atividades que representam compromissos de

cunho profissional, com ou sem rendimentos. Exemplo: você é um gestor,
mas duas vezes por semana dá aulas no período noturno. Ou então todos os
domingos você passa duas horas em trabalho voluntário. Tanto o remunerado
quanto o não remunerado devem ser considerados.

Atividades caseiras: cozinhar, passar e lavar roupa etc. devem ser

consideradas como atividades profissionais paralelas. Ao contar esse
tempo efetivo e paralelo, considere desde o momento que você levanta
para trabalhar até o momento que volta para casa.

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Papel conjugal

Tempo destinado em caráter

exclusivo a alguém que lhe seja
significativo afetivamente, como marido
ou esposa, noivo ou noiva, namorado ou
namorada. Só os dois, acordados naturalmente,
não dormindo e não ele lendo jornal e ela vendo tv.
Falamos de tempo namorando, jantando em casa ou
fora, cinema, teatro, passeando de mãos dadas.

Papel familiar

Diz respeito aos compromissos com pais, filhos, parentes. Levar o filho
na escola, almoço em família, passeios de fim de semana, ida à casa da
vovó etc.

Papel social

Tempo utilizado para a manutenção do círculo de relacionamento com

amigos, colegas e outras pessoas de suas relações sociais.

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Papel educacional

Tempo investido em cursos formais regulares ou não, leituras,

palestras, cursos virtuais e quaisquer outras atividades voltadas
para o autodesenvolvimento.

Papel recreacional

Tempo que se utiliza para o lazer ou recreação pessoal. São aquelas

atividades que você faz porque lhe dão satisfação: academia, futebol com
amigos, teatro, leitura etc.

Instruções:

1. Considere uma semana normal, sem acontecimentos extraordinários, de

segunda a domingo. Multiplique 24 horas X 7 dias = 168 horas.

2. Subtraia de 168 horas a quantidade de horas dormidas em uma semana.

Exemplo: Se você dorme em média 7 horas por dia multiplique 7 horas por 7
dias = 49 horas. Subtraia essas 49 horas de 168 horas.

3. Você terá a quantidade de horas disponíveis em uma semana. Divida essas

horas disponíveis entre os diversos papéis indicados abaixo. Procure ser
o mais preciso possível. Não divida igualmente porque você não dedica o
mesmo tempo para todas as atividades.

4. No papel profissional, considere desde o momento em que você levanta

para trabalhar até a hora que volta para casa.

5. No papel profissional, as mulheres devem considerar também as horas

trabalhadas em casa.

6. Anote as horas gastas na tabela. Some. Depois, com o resultado em

mãos, analise quanto tempo você investe em cada papel. Veja a

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proporção de tempo gasto em cada um e depois responda
as perguntas abaixo.
1. Você está satisfeito com a atual divisão do seu tempo em
relação a cada um dos seus papéis?
2. Não existem coisas muito importantes PARA VOCÊ que estão
sendo deixadas de lado?
3. Como essa divisão tem influenciado sua qualidade de vida?
4. Que mudanças gostaria de se propor?

Se sua resposta à primeira pergunta foi SIM não precisa responder às demais
perguntas. Você considera que está dividindo bem seu tempo. Se respondeu
NÃO vá para as outras três perguntas.

Dica: Se você não está satisfeito com a divisão de seu tempo é preciso
fazer alguma coisa. Se não fizer nada tudo vai continuar como está. Veja
qual o papel mais prejudicado e faça planos de como aumentar o tempo
disponível dedicado a ele. Exemplo: se é o papel conjugal o prejudicado
por que não dedicar um dia por semana para ir ao cinema ou jantar fora
com o cônjuge? Por que não viajar um final de semana por mês, mesmo
para um lugar perto, só os dois? Se for o recreacional, por que não ir a uma
academia ou caminhar com mais frequência?

Faça planos objetivos e cumpra-os estruturando melhor o seu tempo.

IDENTIFIQUE OS SEUS LADRÕES

DO TEMPO
Você já sabe o que é um ladrão do tempo. Agora é o momento de identificar
quais são os seus maiores ladrões de tempo que estão reduzindo esse seu
importante ativo.

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Exercício

Abaixo você encontra uma lista com os dez maiores

desperdiçadores de tempo dos brasileiros segundo estudos
realizados por uma empresa de consultoria. Assinale na lista abaixo,
quais são os cinco que mais “roubam” seu tempo:
1. Não delegar tarefas.
2. “Portas abertas”.
3. Muitas interrupções por telefone.
4. Reuniões desnecessárias.
5. Desorganização pessoal, mesa atulhada.
6. Incapacidade de dizer não.
7. Muito tempo em redes sociais.
8. Muitas coisas ao mesmo tempo.
9. Protelar decisões.
10. Consultar e-mail a todo tempo.

Assinalou? Muito bem. Veja abaixo, só para comparação, quais são os cinco
ladrões que mais roubam o tempo dos profissionais brasileiros e compare
com os que você assinalou (não estão em ordem de importância):
• Muito tempo em redes sociais.
• Muitas interrupções por telefone.
• Incapacidade de dizer não.
• “Portas abertas”.
• Reuniões desnecessárias.

Quantos desta lista estão na sua lista? Bem, não esqueça que é só uma
comparação. O que importa são os seus cinco maiores ladrões do tempo.

Agora, veja abaixo dicas de como fazer para eliminar ou ao menos atenuar
o efeito desses ladrões. Veja as dicas dos cinco que você assinalou, mas
aproveite para ver as demais dicas também.

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Não delegar tarefas

Faça uma lista das tarefas que você pode delegar a

subordinados. Depois, em frente a cada item da lista coloque o
nome de um subordinado para quem você poderia delegar cada
tarefa. Se em frente a alguma tarefa você não colocou nenhum nome,
escreva o nome de um subordinado que, se treinado poderia receber a
delegação.

Agora passe as tarefas que podem ser delegadas imediatamente para os

respectivos subordinados e treine aqueles que, se treinados, poderão receber
a delegação. Garantimos que, provavelmente, dentro de pouco tempo pelo
menos 30% das suas tarefas já estarão sendo feitas por algum subordinado,
aliviando seu dia a dia.

Delegando tarefas, além de ganhar tempo, você estará motivando seu pessoal.

Mas não esqueça que delegar exige que você faça também um controle do
que foi delegado. Se você passar uma tarefa a outra pessoa e só esperar o
prazo final para verificar se o que foi delegado foi feito corre o risco de ter
uma surpresa. A tarefa não foi feita a tempo ou o resultado não é o que você
esperava e então você terá retrabalho, provavelmente, perderá mais tempo
do que se você não tivesse delegado.

Portas Abertas

Diariamente, um tempo que com certeza lhe fará falta, é subtraído de

maneira que você nem percebe.

Uma das maneira mais sutis é deixar a porta aberta durante todo o tempo,
assim as pessoas se sentem convidadas a entrar em sua sala sempre que
desejarem.

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A solução? Acostume-se a fechar a porta quando precisar
de isolamento para executar alguma tarefa. Isso inibirá
aqueles que vão até sua sala para tratar de assuntos sem
urgência ou então para bater papo. As pessoas se acostumarão
com a sinalização de que a porta fechada significa que você não
quer ser interrompido. A porta fechada lhe dará tempo para pensar e
concentrar-se principalmente nas suas tarefas mais complicadas.

Não esqueça que cada vez que você é interrompido, precisa retomar o
que estava fazendo antes da interrupção e leva tempo até concentrar-se
novamente.

Então, se alguém entra em sua sala sem ser convidado, diga que está muito
ocupado e pergunte se essa pessoa não poderia voltar outra hora (se for
possível agende um horário). Se for algum assunto urgente você será alertado
e a saída é interromper seu trabalho.

Mas na maioria das vezes tenha certeza de que são coisas que poderão ser
tratadas mais à frente.

Outra maneira de evitar interrupções é marcar horários em que você estará

livre e poderá atender colegas e subordinados, então sua porta estará aberta.

Outra técnica para é ficar em pé para falar, isso com certeza inibirá o visitante
a se instalar em uma cadeira e ele rapidamente irá embora.

Diga que já estava de saída, mas que tem apenas um minuto para ele.

Se o assunto foi muito importante, por que não pedir a ele alguns minutos
e dizer que vai procurá-lo na sala dele? Perceba que assim você é quem vai
controlar o tempo da conversa.

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Muitas interrupções por telefone

Concentre todas as ligações em

um determinado horário. Não pare a
todo momento quando lembrar que tem
uma ligação para fazer. Se a pessoa chamada
não estiver não deixe recado para que ela ligue
de volta, porque poderá ligar em uma hora que o
atrapalhará em seu planejamento. Diga quem ligou,
porque está ligando e a que horas chamará de novo, assim
a pessoa estará preparada para atendê-lo com as informações
que você necessita.

Veja que em ambos casos você fará a ligação na melhor hora para você.

Se é você quem recebe a chamada e está fazendo um trabalho importante,

se houver alguém para atender o telefone – uma secretária, por exemplo
– peça para que ela diga que você não pode atender no momento e que
deixem telefone e recado que você ligará depois.

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Se é você que atende o telefone, diga que você já está na
porta, de saída, e que só dispõe de um minuto ou que está
com outra pessoa na sala e não pode demorar na ligação.
Não procure entrar em detalhes sobre a ligação. Não esqueça
que telefone deve ser um instrumento para ganhar e não para
perder tempo.

Reuniões desnecessárias

Não faça reuniões rotineiras do tipo “reunião toda segunda feira pela manhã”.
Procure fazer o mínimo de reuniões: se uma conversa pessoal com um ou
dois interessados no assunto for possível faça isso. E vá a sala deles.

Faça uma pauta dos assuntos a serem tratados e envie antes para os
participantes, para que eles se preparem com antecedência. Só convoque
aqueles que realmente têm a ver com o assunto. Marque horário para o início
e também para o término da reunião e comece e termine na hora marcada.

Ao final, faça uma ata do que foi resolvido e o que foi designado para que
cada uma faça e distribua essa ata com a máxima urgência. Esqueça aquele
café e biscoitos sempre presentes em reuniões. Solicite que celulares sejam
desligados. Se for algo realmente urgente, deixe no silencioso e atenda fora
da sala, mas só em urgências. Se for convocado para uma reunião que você
acha que será pura perda de tempo, não compareça.

Cuidado também com as reuniões marcadas de última hora, que são uma
armadilha para roubar tempo dos participantes. Você não se preparou para
a reunião, não sabe qual assunto será tratado. Isso pode levar a reunião
marcada de última hora a não ter nenhuma utilidade.

Imagine que ao voltar para sua sala, você demore algum tempo para você
retomar o ritmo de trabalho.

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Se você é que precisa marcar uma reunião não
programada, mas tem urgência, faça isso ou no final do
expediente ou então deixe, se possível, para o início do dia
seguinte, reduzindo as interrupções no seu trabalho e dos demais
participantes.

Se não houver outra alternativa, marque a reunião, mas procure ser o mais
breve possível.

Desorganização pessoal

Procure sempre deixar sua mesa livre de papéis. Não fique tentado a
querendo ler todo papel assim que chega a sua mesa. Vá colocando tudo o
que chega em pastas e reserve um horário só para consultá-los. Reserve um
horário pela manhã e outro pela tarde para ler sua correspondência e tomar
as devidas providências. É importante selecionar os conteúdos: aqueles que
não lhe dizem nada como folders, jogue fora imediatamente; separe os que
precisam de atenção imediatamente e os que podem ser lidos mais tarde.

Os que puderem ser respondidos imediatamente, responda no próprio

documento que você recebeu e devolva-os ao remetente. Os que exigirem
mais atenção, coloque-os numa pasta e antes do término do expediente
consulte-os e encaminhe-os.

Jornais e revista podem ser colocados numa pasta para ler depois, para
quando você tiver algum tempo sobrando.

Você também pode utilizar a tecnologia para atenuar sua desorganização.

Há muitos aplicativos que o ajudarão a se organizar no trabalho e também na
vida pessoal. Pesquise-os e se utilize deles.

Outra coisa: não anote coisas importantes em papeizinhos que poderão se

perder e também não anote em post-it. Com o tempo eles descolam,
se espalham e você perderá suas notas. Use a sua lista de tarefas ou

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então sua agenda e mantenha tudo no mesmo lugar. Será
mais fácil encontrar o que você procura.

A correria do dia a dia e o acúmulo de tarefas não nos deixam

perceber que a desorganização pessoal é ruim para nossa
produtividade e para a qualidade do nosso trabalho.

Incapacidade de dizer não

A incapacidade de dizer não cobra um preço muito alto de você: acúmulo

de trabalhos que não são seus ou então dificuldade de dizer que um
prazo estipulado é muito curto e não poderá ser cumprido. Ao ficar
sobrecarregado, tarefas se atrasam e, muitas vezes, obrigam que você
estenda seu expediente ou até que leve trabalho para casa.

Essa dificuldade parece ser crônica no brasileiro, que pretende ser gentil
e prestativo com todos e acha que não estar disponível é uma falta de
educação ou de solidariedade com quem precisa de ajuda.

Quando tiver que dizer não, diga não, com honestidade e com educação,
mas de maneira firme e direta, explicando o motivo. Essa dificuldade é uma
questão de atitude e a única dica aqui é que você procure se policiar e não
tentar agradar a todos, esquecendo aquela frase humorística “o brasileiro é
tão bonzinho”. Sendo firme você não deixará a pessoa naquela expectativa
de “quem sabe esse não possa virar um sim”?

Muito tempo em redes sociais

Tenha um motivo específico ao usar uma rede social. Seja um pouco

mais seletivo nas redes conforme seu objetivo e não misture assuntos
profissionais com assuntos pessoais. Uma rede social voltada para aspectos
profissionais, por exemplo, é o Linkedin. Dê preferência a ele para fazer
seu networking, para buscar novos parceiros nos negócios e outras
coisas ligadas ao trabalho.

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Também é útil para procurar informações ou ver a reação
das pessoas em relação a alguns assuntos de negócios.
Para agilizar as vendas, compartilhar o marketing da empresa e
monitorar clientes e concorrentes essas redes sociais profissionais
também são de grande utilidade.

É importante que você limite o tempo que vai permanecer na rede social.
Isso tornará sua entrada mais objetiva. Não esqueça do tempo subjetivo ao
navegar na rede. Às vezes parece que ficamos só 10 minutos, mas ficamos
uma hora. Isso acontece principalmente nas redes não profissionais como o
Facebook.

E as redes sociais de assuntos diversos como Facebook? Bem, não significa

que você não deva participar delas, mas na empresa a preferência é para as
redes de negócios. O que você pode fazer é trabalhar em seguida durante um
período, digamos, 45 minutos e fazer uma pausa de 10 minutos para saber
das novidades. Mas somente dez minutos e nada mais. Controle-se.

Uma maneira de você limitar o tempo que você gasta numa rede social é
salvar um link que achou interessante para ler mais tarde, evitando uma
pausa para ler cada artigo que achar interessante.

Muitas coisas ao mesmo tempo

Já vimos este ladrão do tempo em vídeo e você viu a importância de

entender diferença entre urgente e importante. Não é incomum que uma
pessoa comece a tratar dos diversos assuntos seguindo a ordem em que eles
estão listados, sem estabelecer nenhuma prioridade. Comece pelo item em
cima da pilha.

O uso da agenda, anotações em papel ou da lista de acompanhamentos é

mais eficaz se houver priorização.

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Protelar decisões

Este ladrão tem um nome específico: procrastinar ou o popular

“empurrar com a barriga”, deixar para depois.

Ao protelar decisões é preciso lembrar que elas não desaparecerão

simplesmente, mas vão apenas se acumulando. Até que chega a hora em
que a decisão precisa ser tomada e já são tantas as decisões postergadas
que você terá que se dedicar a elas, fará tudo rapidamente porque estará
sob pressão de um prazo final, deixará de lado outras tarefas e acabará se
desorganizando e tomando decisões sem a devida cautela.

Uma ideia para evitar a procrastinação é não se deixar iludir por tarefas
corriqueiras como pretexto para não iniciar trabalhos importantes. Reserve
um horário em sua agenda para se livrar de todas as atividades de menor
importância.

Outra sugestão que funciona é a ideia do prêmio. Se a tarefa é importante

ou desagradável e há muita possibilidade de ser procrastinada, estabeleça
um prêmio a você quando terminar a tarefa. Pode ser algo simples como
comprar uma gravata ou um livro ou então um lanche especial. Algo vá
incentivá-lo a finalizar a tarefa.

Se a tarefa for muito longa com várias etapas e por isso candidata a
procrastinação use a técnica do pão de forma. Comemos o pão de forma
partindo-o em fatias, faça a mesma coisa com a tarefa. Divida-a em partes e
vá fazendo parte por parte. Quando menos perceber a tarefa estará realizada.

Consultar e-mail a todo tempo

Defina um método para ler e-mails que faça com que você não perca
muito tempo com eles, de um facilitador de comunicações, podem ser
transformar em uma ferramenta corporativa.

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Não fique ansioso para verificar
sua caixa de entrada de e-mails
a todo momento, esse hábito só
serve para distrair você das suas tarefas.
Verifique no máximo três vezes ao dia. Pela
manhã, no início do expediente, perto da hora
do almoço e mais para o final da tarde.

É também importante que você priorize seus e-mails

para não perder tempo olhando mensagens que não
têm tanta importância. Você pode priorizar, por exemplo,
mensagens de clientes ou fornecedores e oportunidades para
novos negócios.Importante também é responder seus e-mails em
no máximo 1 minuto. Se for demorar mais, deixe para depois. A melhor
resposta é aquela do tipo sim ou não.

Outra coisa que você deve fazer é organizar seus e-mails em pastas,
colocando-os por assunto e até por nível de importância. Não deixe seus
e-mails todos misturados na caixa de entrada, você deve dirigi-los para
pastas específicas e não deixar e-mails importantes perdidos.

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Se você costuma enviar mensagens que têm sempre a
mesma redação, você pode criar um e-mail padrão, trocando
apenas o nome do destinatário.

Como foi dito acima, você deve estabelecer momentos em que irá
verificar e-mails, mas, além disso, você precisa definir quanto tempo vai
ficar fazendo isso, para que não entre e fique durante horas olhando sua
caixa de entrada e todo o tipo de assunto.

Estas são algumas dicas que com certeza facilitarão você a eliminar ou pelo
menos diminuir a influência dos ladrões do tempo.

USE TEMPOS NÃO

CONVENCIONAIS
Talvez você seja como a maioria: fazendo as mesmas coisas ao mesmo
tempo, o que faz que o a espera ou as filas sejam um fator de desperdício. O
que fazer para evitar isso?

Ao almoçar, priorize um horário em que as filas estarão menores. Por

exemplo, não vá ao meio dia. Se você for meia hora mais cedo ou uma hora
mais tarde, com certeza o número de pessoas será menor e você perderá
menos tempo na fila.

Aproveite o tempo que perderia na fila para adiantar algum trabalho.

E a condução? Veja se é possível fazer uma espécie de horário diferenciado.

Começar a trabalhar uma hora depois do horário da maioria das pessoas e
terminar uma hora mais tarde te livra do chamado horário do rush, aquele
horário em que todos estão se movimentando.

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Isto vale tanto para quem vai ao trabalho com condução
própria, que pode se livrar de congestionamentos, quanto
quem vai de metrô ou ônibus, que se livra da multidão e
também anda mais confortável.

Esta dica vale também se você precisa ir ao banco, procure fugir dos
horários mais concorridos. Perceba que pela manhã, pouco antes da
abertura, ou depois do almoço as filas no banco já se formaram. Evite esses
momentos se for possível.

ASSEGURE SUA PRIVACIDADE

Há momentos em que você precisa ficar sozinho para pensar, desenvolver
ideias, concentrar-se. Se o tempo que você precisa for mais curto, talvez
fechar a porta seja suficiente, mas se você precisa e um tempo mais longo, as
dicas abaixo poderão ajudá-lo.

Uma boa ideia é você sair de sua sala e procurar outro lugar para trabalhar.
Pode ser, por exemplo, uma sala de reuniões, livre de interrupções e
telefonemas, longe de tentações como o e-mails e redes sociais. Um
alternativa é usar a sala de um colega que esteja de férias ou fora da
empresa, o importante é sair de sua sala. Informe sua localização apenas para
sua secretária, se tiver uma, mas avisando que ela só o interrompa em casos
de urgência ou um incêndio no prédio.

Em casa pode ser interessante, desde que não seja interrompido por crianças,
cônjuge ou tenha que levar o cachorro para passear. É outra forma de se
isolar, mas o cuidado é apenas com distrações como a televisão, a geladeira e
outras atrações comuns em uma casa.

Se a quantidade de coisas a fazer for grande, avise a todos que estará

fora durante todo o dia, assim a possibilidade de ser procurado e
interrompido será menor.

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NÃO TRABALHE
MAIS DO QUE PODE
Você deve sempre pensar que seu objetivo é ficar no escritório apenas
o tempo destinado a ficar no escritório, nada mais do que isso.

Não chegue mais cedo e não fique até mais tarde trabalhando e muito menos
leve tarefas para serem feitas em casa à noite ou no fim de semana. Isso
poderá dar às pessoas a ideia de que você não consegue realizar suas tarefas
no tempo destinado a elas durante o expediente.

Às vezes será necessário esticar seu tempo ou até levar trabalho para casa,
mas isso deverá ser uma exceção e não uma rotina na sua vida profissional.

USE SEU RELÓGIO BIOLÓGICO

Todos nós temos um horário biológico, isto é, aqueles horários em que somos
mais produtivos e em que estamos mais dispostos a realizar uma tarefa.

Procure verificar em que períodos do dia sua concentração é mais fácil e sua
cabeça está mais aguçada, deixe as tarefas que exigem mais concentração
para esses períodos.

É comum que a maioria das pessoas se sinta mais ativa e produtiva no

período da manhã. Se for seu caso concentre as atividades que exigem mais
concentração nesse período. Relatórios, novos projetos, tarefas como cálculos
e outras do tipo devem ser realizadas neste período.

Tarefas mais leves, reuniões e levantamento de informações, podem ser feitas

depois do horário de almoço, quando você ainda está no período de
aquecimento para a parte da tarde.

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Procure adequar seus horários às tarefas que precisa
realizar, colocando tarefas rotineiras dentro dos períodos de
menor energia e tarefas mais pesadas e que exigirão mais de
você em momentos que sua energia estiver em alta.

Preencha os períodos de pouca atividade mental com aquelas tarefas

que quase se realizam por si e pouco exigem de você, como assinatura de
documentos, telefonema para cumprimentar um cliente entre outras do tipo.

ACOMPANHE A PASSAGEM
DO TEMPO
Já vimos como o tempo subjetivo pode confundir nossa percepção,
precisamos evitar ao máximo que isso aconteça para o bom andamento de
nosso dia de trabalho.

Observe bem a passagem do tempo objetivo, verificando sempre a hora

através de um relógio. Quanto mais você fizer isso mais fácil será verificar
quanto tempo já foi gasto em uma tarefa e você estará diminuindo a influência
do tempo subjetivo. Perceba também quando o tempo está se prolongando
na execução da tarefa, sinal de que você pode estar se distraindo com outras
coisas e deixando o tempo subjetivo assumir o controle.

Vez ou outra dê uma parada estratégica para verificar se o tempo que você
está consumindo não se refere a tarefas de menor importância, deixando de
lado outras cuja prioridade é maior.

De olho no relógio, não perca de vista o fim do horário de expediente.

Saber que falta apenas uma hora para acabar seu dia na empresa pode
lhe dar a indicação que seria interessante fazer um remanejamento das
tarefas que faltam ser executadas, adiantando aquelas que não podem
ser deixadas para amanhã.

Faça do relógio um aliado.

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VIAJANDO E
TRABALHANDO
Viagens são grandes consumidoras de tempo, mas isso só acontecerá
se você não utilizá-las para fazer tarefas que podem ser feitas durante a
viagem.

A primeira coisa é confirmar se a viagem é necessária. Hoje existem várias

facilidades tecnológicas que podem evitar que uma viagem seja feita, vídeo
conferências, ligações por skype etc. Se a viagem for inevitável, procure
programá-la para um dia em que você sabe que terá menos ocorrências.

Outra dica interessante é usar o whatsapp para aproveitar o tempo da

viagem, enviando orientações para o escritório. Aproveite também para
levar um bloco de papel para desenvolver atividades como novos projetos e
planejar novas coisas a serem feitas. É incrível como um papel em branco e
uma lapiseira aguçam nossa criatividade.

O tempo da viagem pode te ajudar a colocar em dia aquelas leituras que

você foi deixando para quando tivesse mais tempo. Leia relatórios ou então
um livro ou revista ligada ao seu campo de atuação, para se atualizar com o
que está acontecendo com o mercado, eventualmente com os concorrentes e
com clientes em potencial.

Se sua viagem tem como objetivo uma reunião com um cliente, aproveite
o tempo para rever o que aconteceu em seus últimos contatos com ele,
quais foram suas demandas e todas as outras informações que poderão ser
necessárias para tornar esse contato mais produtivo.

Finalmente, um conselho: não considere uma viagem como um tempo

perdido, mas sim como uma oportunidade de realizar coisas que, no
escritório seriam mais difíceis de serem realizadas.

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ANALISE COMO VOCÊ
“GASTA” SEU TEMPO
Sobre esse assunto é comum
encontrarmos sugestões do
tipo “registre tudo o que você
faz em um mês ou dois” para
depois analisar como você está
empregando seu tempo.
É evidente que essa é uma tarefa
colossal e possivelmente quem a
tentou vai interrompê-la em algum
momento, até por falta de tempo
para executá-la.
Faça um registro de suas atividades,
mas apenas durante uma semana,
porque na realidade as coisas se
repetem semana após semana.
Escolha aquela semana de atividades
normais em que não existam
acontecimentos inesperados, pelo
menos não em grande quantidade. Se
estes surgirem na semana que você
escolheu para fazer seus registros,
escolha outra semana.
Tenha um bloco de papel e, se
possível, registre cada atividade assim
que conclui-la para evitar esquecê-la.
Não pense em registrar apenas
as grandes tarefas, mas registre
todas, porque aquelas atividades
que consomem menos tempo, quando
somadas significam uma grande
quantidade de tempo dispendido.
Depois de fazer o registro durante uma
semana analise as suas tarefas e procure
alocá-las em grupos de atividades
semelhantes, para facilitar sua análise.
Como sugestão, elas podem ser
divididas em grupos de tarefas
executadas exclusivamente por você,
interrupções não programadas,
contatos com colegas, contatos com
superior, contatos com subordinados,
correspondência, e-mails, contatos
externos, telefonemas, planejamento,
diversos e outros itens que achar
importante. Entretanto, não crie
tantos grupos que possam atrapalhar
sua análise. Anote também o tempo
dedicado a cada tarefa dentro
do grupo e some o tempo
dispendido em cada grupo.
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Você está pronto para começar
a avaliação de onde e como você
emprega seu tempo. Agora você deve
fazer uma pergunta para cada um dos
grupos que criou, olhando o tempo gasto
em cada um.

Estou dedicando tempo adequado a esse grupo?

Você pode descobrir que é há muito tempo gasto em

interrupções não programadas e alguma coisa precisa
ser feita, quem sabe fechar mais vezes sua porta, como já
mencionamos antes. Ou quem sabe descobrir que está gastando
muito tempo com e-mails ou na análise da correspondência, que
poderia ser uma tarefa delegada a sua secretária. Talvez tópicos não
programados consumam muito do seu tempo.

Agora que você já descobriu como está empregando seu tempo e já analisou
aonde ocorrem os desperdícios e déficits, revise sua programação e o tempo
dedicado a cada atividade.

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Talvez umas pequenas mudanças sejam suficientes
para causar grande diferença na utilização de seu tempo:
reagrupar tarefas que sejam mais ou menos semelhantes ou
então delegar algumas tarefas para um subordinado.

NÃO ESQUEÇA A
FLEXIBILIDADE
Para aproveitar melhor o tempo, fizemos um estudo de como o utilizá-
lo e otimizá-lo. Mas não esqueça que é preciso levar em conta um fator
importante: a necessidade de flexibilização, em alguns momentos você pode
localizar a necessidade de deixar de lado uma tarefa programada para iniciar
outra que se tornou mais urgente.

Isso acontece porque o seu trabalho talvez não seja tão rotineiro a ponto
de ter tudo muito bem programado. Pode ser que uma reunião, que foi
programada para durar uma hora dure duas. Pode ser que uma conversa com
um colega para levantar informações, com um subordinado para esclarecer
uma dúvida, solicitar uma tarefa, explicar como desempenhá-la, ou uma
conversa informal, demore mais do que você estava imaginando.

Pense também que se seus subordinados tiverem um problema, caberá a você

reuni-los para dar um veredito, o que você não esperava, mas precisa ser feito.

Daí a necessidade de um tempo discricionário, o que indica que é impossível

você programar todo o seu tempo nos mínimos detalhes. Você precisa de
uma “gordura” na sua programação.

Se sua programação se refere a 100% do seu tempo e algum desses

problemas acontecer, você ficará apertado para realizar suas tarefas, o que
fará com que você as deixe de lado ou então que as faça com menor
qualidade.

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LEITURA RÁPIDA
GANHA TEMPO
A leitura, seja profissional ou lazer, é sempre algo prazeroso que nos
enriquece. Somos bombardeados diariamente com uma quantidade
enorme de revistas, jornais, livros, textos diversos na internet, relatórios,
propostas, e-mails e outras informações. É evidente que está ficando cada
vez mais difícil ler tudo o que recebemos, mas se tivermos um pouco de
disciplina e utilizarmos algumas técnicas que aceleram a leitura, teremos a
oportunidade de ler mais do que leríamos sem esses artifícios.

Ao receber um relatório, dê uma rápida passada de olhos para ter ideia do

que se trata e para avaliar se é algo tão importante que exija sua atenção
naquele momento. Se não for urgente, coloque na pasta “ler depois”. Se for
importante, anote na sua lista de tarefas como uma prioridade.

Você também pode diminuir o material de leitura que recebe cortando

algumas assinaturas, boletins que não tenham utilidade.Das revistas e boletins
que recebe, avalie quais têm uma importância maior e coloque-as na pasta
para ler depois. As que não forem tão importantes podem ir para outra pasta:
“ler quando tiver muito tempo”.

Não espalhe seus horários de leitura ao longo do dia. Estabeleça um horário

determinado quando você abrirá a pasta “ler depois” e lerá aquilo que precisa
ser lido.

O que precisa ser lido pode também ser levado para casa, ou deixado para
quando estiver viajando ou indo para o trabalho, no transporte público. A sala
de espera de um profissional ou de um cliente também é um bom lugar para
adiantar uma leitura.

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Ao ler, faça anotações, sublinhe
trechos mais interessantes para
que você possa encontrar essa
informação posteriormente sem muito
trabalho e sem ter que folhear toda a revista
novamente.

Um erro que algumas pessoas cometem ao ler

é acompanhar o que está lendo com o dedo, seus
olhos são mais rápidos que seu dedo e este limitará a sua
velocidade de leitura. Não leia em voz alta ou murmurando,
seus olhos são mais rápidos do que sua velocidade em falar.

Você sabe qual é sua velocidade de leitura? Se não sabe, faça um teste
fácil para avaliar isso. Separe um texto simples, não técnico, marque o
ponto inicial da leitura e pegue um cronômetro. Comece a ler como você lê
normalmente, sem apressar a leitura e pare o cronômetro quando chegar a
um minuto. Marque o ponto em que você parou. Em seguida, conte quantas
palavras existem do ponto inicial até o ponto final.

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O resultado: se você estiver lendo até 100 palavras por
minuto você é um leitor lento; entre 100 e 200 palavras você
é um leitor comum; entre 200 e 350 palavras você é um leitor
rápido; acima de 350 palavras você é um leitor muito dinâmico,
que consegue ganhar tempo na leitura. Em qual categoria você se
classifica?

Se seu ritmo de leitura deveria ser maior, é possível encontrar vários

treinamentos que poderão lhe ensinar técnicas para aumentar a velocidade
na leitura. Você vai aprender, por exemplo, que a leitura chamada de silábica,
isto é, sílaba por sílaba, retarda a leitura. Nesses treinamentos eles ensinam a
ler por blocos, o que é muito mais rápido.

Agora, para aumentar seu ritmo de leitura, não basta conhecer as técnicas,
mas é preciso praticá-las e ler muito.

Logicamente, se você está lendo sobre um assunto que é do seu

conhecimento, sua leitura será mais rápida. Já um assunto novo
provavelmente fará com que você vá mais devagar. Para treinar sua
velocidade, alterne entre estes dois tipos de leitura. Se a leitura for mais
técnica, você provavelmente também irá mais devagar para poder assimilar o
conteúdo, assim como se você estiver estudando para uma prova.

Mas uma coisa precisa ficar clara: você não pode privilegiar a rapidez de
leitura em prejuízo da compreensão, de nada adianta você dizer que leu oito
livros no mês se não souber do que trata cada um deles.

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NÃO TERCEIRIZE
A ADMINISTRAÇÃO
DO SEU TEMPO
Seu tempo deve ser administração por você, isto é, não permita que outras
pessoas o administrem. Tenha certeza de que muitas pessoas desejam fazer
isso: cônjuge, filhos, sogra, amigos etc. Se você deixar, eles se apossam de
seu tempo sem nenhuma cerimônia.

Lembre-se da figura de uma marionete. O que a caracteriza é que ela é

manipula por outra pessoa. Be Você não pode ser como o coelho da história
de Alice no País das Maravilhas, que estava sempre correndo para cima e
para baixo e que de vez em quando dava uma parada, puxava o relógio,
olhava para ele e dizia: estou atrasado, eu não tenho tempo, estou atrasado. É
melhor aprender a utilizar seu tempo em seu benefício. É você quem define o
que e quando será feito e em que velocidade.

CONCLUINDO
Melhorar a produtividade é uma exigência cada vez maior das organizações,
que estão sendo pressionadas pelos clientes, pelo mercado e por concorrentes
cada vez mais selvagens e colaboradores cada vez mais exigentes.

Por isso, é preciso que todos os seus colaboradores, independente do

nível hierárquico e da posição que ocupam, aperfeiçoem a maneira como
trabalham e se utilizem cada vez mais de ferramentas para obter melhores
resultados.

Uma dessas ferramentas, sem dúvida, é a administração do tempo

profissional, fator que pode levar ao sucesso ou ao fracasso. Quanto

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mais rápidas forem as decisões, quanto mais rapidamente
as tarefas fluírem, mais rápidos os resultados esperados pela
organização serão atingidos.

Para enfrentar todos esses desafios, uma solução encontrada por

algumas pessoas é trabalhar mais. Chegar mais cedo ao trabalho,
sair mais tarde, levar mais trabalho para casa é uma saída encontrada
por muitos, que aumentam o tempo na empresa, mas o resultado é um
maior desgaste e, diferentemente do que se espera, leva à diminuição da
produtividade.

Encare que todas as dicas e sugestões dadas são apenas isso, dicas e
sugestões, que poderão funcionar com algumas pessoas e poderão não
funcionar com outras. Isso vai depender muito de como a pessoa se esforçará
para colocá-las em prática.

Naturalmente, existem muitas outras sugestões que não estão colocadas

aqui, mas que poderão ser úteis para você. Por isso, procure conhecê-las, o
que você poderá fazer participando de outros cursos, seminários ou lendo
material diverso sobre o assunto.

Seu trabalho é importante e ganhar tempo para aproveitar melhor suas

atividades no escritório também é importante, mas não esqueça do tempo
que você deve dedicar a sua família. Eles o esperam ao final do expediente
e não gostam quando você fica até mais tarde trabalhando ou quando leva
trabalho para casa.

Saiba separar o tempo profissional do tempo pessoal.

Como diz uma música cantada pela banda Titãs: “devia ter trabalhado menos,
ter complicado menos, ter visto o Sol se pôr”.

Trabalhar é importante, mas também é importante aproveitar a vida.

E quando você administra seu tempo você consegue fazer as duas
coisas e bem.

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