DADOS DE ODINRIGHT

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SEJA MAIS PRODUTIVO.
AGORA.
COMO ELIMINAR A
PROCRASTINAÇÃO,
FAZER O TEMPO RENDER
E TRABALHAR MELHOR
COM MENOS ESFORÇO
A TODOS OS QUE QUEREM FAZER MUITA COISA, MAS NÃO SABEM
POR ONDE COMEÇAR. E A TODOS OS QUE SENTEM QUE SÃO
SEUS PRÓPRIOS INIMIGOS.
Segunda Capa
Dedicatória
Introdução
Seção 1: Organizando a bagunça
1. O que realmente significa ser produtivo
2. A importância de definir objetivos
3. 7 passos para ser mais eficiente
Entrevista
Checklist
Seção 2: Como criar uma nova rotina
1. Por que é tão difícil mudar seus hábitos
2. Como abrir o caminho para uma rotina nova
3. O que é procrastinação e como combatê-la
Entrevista
Checklist
Seção 3: O segredo do foco
1. O que é concentração?
2. Como manipular o seu foco
3. Rotina produtiva é rotina equilibrada
Entrevista
Checklist
Seção 4: Domine de vez a tecnologia (para não ser
dominado por ela)
1. O erro do multitasking e os limites da mente
2. 6 dicas para evitar o multitasking
3. 15 ferramentas gratuitas para organizar sua vida
Entrevista
Checklist
Agradecimentos
Bibliografia
Referencias bibliográficas
Créditos
 INTRODUÇÃO
Lembro-me de
O TEMPO SEMPRE ME FASCINOU – E ME AFLIGIU.
ter 8 ou 9 anos e ficar obcecada com as noções de
presente, passado e futuro. Um minuto atrás eu estava
na sala assistindo à TV, e agora estou na cozinha vendo
minha mãe fazer o jantar. E em mais alguns minutos
estarei à mesa comendo. Mas o que aconteceu com o
universo de segundos atrás? Para onde foi? Ele continua
existindo em alguma dimensão? Esses pequenos
momentos ainda sobrevivem de alguma forma? A Ana de
agora vai deixar de existir em alguns segundos e virar
outra Ana? Quem é a Ana do futuro?

E a pergunta mais importante: como as pessoas

seguem suas vidas normalmente, apesar da passagem
implacável do tempo? Perguntei isso à minha mãe e ela
me aconselhou a não ficar pensando nessas coisas. Sem
saída, concordei.

Mais velha, minhas preocupações com o tempo ficaram

mais práticas e menos filosóficas. Eu só queria esticar
cada segundo ao máximo para fazer o maior número
possível de coisas. O avançar dos ponteiros me parecia
impiedoso, enquanto eu lutava para terminar meus
afazeres. Sempre me sentia derrotada quando o dia
acabava. Eu precisava ser mais produtiva. Tinha medo de
que a Ana do futuro fosse sempre uma versão, com a
mesma lista de afazeres, da Ana do passado.

Passei a escrever sobre o tema com alguma frequência

para o blog Como as pessoas funcionam, da SUPER, e
recebia mensagens de muita gente manifestando as
mesmas preocupações que eu. Assim surgiu a ideia
deste livro.

Junto com ela, surgiram também algumas mudanças

consideráveis na minha vida. Enquanto trabalhava neste
livro, mudei de emprego e comecei uma segunda
faculdade. Passei a ter contato com uma nova dimensão
do problema: a busca pela produtividade deixou de ser
um desejo e virou uma imposição. Uma imposição da
nova empresa, da nova rotina e da minha própria
vontade de conseguir realizar tudo aquilo que havia me
proposto a fazer.

Por meses, usei todo o tempo que tinha para trabalhar

ou estudar. Não conseguia ler nenhum livro que
realmente gostasse, pois me sentia culpada. Pessoas de
fora ficavam impressionadas com o meu cotidiano
frenético, mas não sabiam que eu acordava todos os dias
em pânico, pensando em todas as coisas que deveria
entregar e me sentindo em dívida com todo mundo. Parei
de ver meus amigos e de fazer as coisas de que gostava.
Até que, finalmente, adoeci.

Este livro foi escrito durante esse período turbulento, e

me ajudou a retomar o equilíbrio da vida. A ideia original
era que fosse uma simples reunião de técnicas
cientificamente comprovadas para ajudar as pessoas a
se organizar melhor e dar conta de fazer tudo o que
gostariam. Mas acabou se tornando algo muito mais
importante do que isso, pois virou um diário da minha
busca pessoal. Comecei a me questionar: O que é
produtividade? A quem ela serve? Ela é vantajosa para
mim ou somente para as empresas que me veem como
instrumento para gerar lucros às custas da minha força
física e mental, do meu tempo, da minha saúde?

Foi então que descobri que é preciso tratar a

produtividade com cautela. Claro que é importante
render e gastar o tempo de forma útil. Mas o culto à
produtividade extrema faz com que nos sintamos
constantemente culpados e em dívida – em dívida com
nossos chefes, por nunca conseguirmos produzir tanto
quanto deveríamos, em dívida com nossa família e
amigos, que se tornam estranhos, e em dívida com nós
mesmos, porque não temos mais energia para fazer
aquilo de que realmente gostamos.

Entendi que ser produtivo é bom, desde que sirva para

produzir coisas que tenham valor para você. É
fundamental ter isso em mente o tempo todo para que
não nos tornemos meras marionetes nos planos de
outras pessoas. A ideia deste livro é, antes de tudo,
ajudar você a definir seus próprios objetivos e priorizar as
coisas que são mais importantes. Só então toda essa
conversa sobre tempo – o que é, como lidar com ele,
como extrair o máximo dele – vai voltar a fazer sentido.
 SEÇÃO 1

ORGANIZANDO
A BAGUNÇA
COMO SERIA UM DIA PRODUTIVO PARA VOCÊ?Para muita gente,
o termo “produtividade” está ligado a muitas horas
trabalhadas com foco total e a uma checklist cheia de
itens riscados. Assim, um dia produtivo seria aquele em
que você passou ocupado em frente ao computador,
cumprindo sua função sem interrupções.

Se você é uma dessas pessoas que se apegam a tarefas

cumpridas, sinto muito dizer, mas não é bem assim: ser
produtivo não está ligado a uma quantidade específica
de horas trabalhadas ou mesmo de tarefas concluídas –
mas, sim, à capacidade de utilizar o tempo da melhor
forma possível. É o que vamos ver ao longo de todo este
livro.

E vamos começar nossa conversa falando sobre um ser

temido, aterrorizante – com o qual todos nós já nos
deparamos em nossas carreiras: o trabalho improdutivo.

Já aconteceu de você trabalhar por horas a fio e

conseguir matar todos os itens da sua lista de afazeres,
mas ainda assim sentir que seu tempo não foi bem
utilizado? Por outro lado, você já se sentiu
completamente realizado após ter terminado uma única
tarefa, mesmo que isso não tivesse lhe custado tanto
tempo e esforço?

Isso acontece porque usar bem o tempo não é sinônimo

de sair por aí riscando itens de uma lista. Pode ser que
você tenha trabalhado praticamente do minuto em que
acordou até a hora em que foi para a cama e ainda assim
não tenha sido produtivo. Pois é.
 “A real produtividade não é só eficiência (fazer certo a
coisa). É também a eficácia (fazer a coisa certa). A visão
das empresas ainda está muito pautada no primeiro
critério e pouco no segundo”, diz Davi Gabriel da Silva,
consultor e especialista em métodos ágeis para
empresas. “Isso é um erro porque ser eficiente não
necessariamente significa estar fazendo a melhor coisa
para si e para a organização em que se trabalha”,
completa.

Você pode estar sendo eficiente ao preparar, por sua

própria iniciativa, uma apresentação detalhada para o
seu chefe sobre todas as formas possíveis de organizar
os arquivos online da empresa. Seu material pode estar
completo e bonito. Mas isso não tem nada de eficaz.
Eficaz seria ORGANIZAR esses documentos logo de uma
vez. Isso economizaria tempo para você (que não
precisaria preparar apresentação nenhuma), para seu
chefe (que não precisaria ver essa apresentação que ele
não solicitou) e para todos aqueles que utilizassem esses
arquivos na empresa.

Na verdade, é comum perder tempo com trabalho

improdutivo. Esse tipo de tarefa não é necessariamente
inútil1. Mas se trata de algo que não nos aproxima dos
nossos objetivos reais (ou seja, não produz valor) e toma
o lugar de outras tarefas mais importantes. Alguma hora
você vai perceber que poderia ter feito aquilo outra hora
– ou até mesmo nem fazer.

Por exemplo, são 14h de uma sexta-feira e você quer ir

embora às 17h. Há uma tarefa prioritária na sua agenda:
fazer um relatório que o seu chefe pediu para a segunda-
feira, às 7h da manhã. Você calculou que levaria duas
horas para terminá-lo, então está tudo sob controle. Mas
chega um e-mail de um colega de trabalho querendo
saber se você pode ajudá-lo a encontrar números para
uma apresentação que ele irá fazer na quarta-feira da
semana seguinte. “Mas só se você tiver tempo para isso,
é claro”, ele escreve.

Para piorar, o colega que está pedindo o favor é alguém

que já salvou a sua pele em outras ocasiões. Seria de
péssimo tom recusar. E o pedido não parece ser muito
complicado, você conseguiria resolver rapidinho. Então o
que você faz? Deixa o relatório de lado por um momento
e vai atrás desses dados.

Alguns minutos depois, fica claro que a tarefa não era

tão simples quanto você imaginava. Mas agora você já
começou e está empenhado – não vai desistir no meio.
Duas horas depois de trabalhar com afinco, você
finalmente consegue atender o pedido do seu colega. Ao
mesmo tempo em que percebe que sobrou menos de
meia hora para fazer o relatório que você queria terminar
antes das 17h. Resultado: você vai precisar trabalhar até
tarde e desmarcar aquele jantar com seus amigos. Ou
pior: perder o fim de semana.

Isso aconteceu porque você se empenhou em um

trabalho improdutivo – algo que seria apenas para a
semana seguinte e que seu colega deixou claro que você
não precisava fazer – em vez de se concentrar no que
deveria. Outros exemplos comuns envolvem interromper
seu trabalho para responder e-mails que não são
urgentes ou ficar horas organizando tabelas no Excel que
você nem sabe se alguém irá utilizar. Veja bem: não é
que você não deva fazer essas coisas; o problema é
gastar nisso um tempo precioso que você deveria estar
empregando em outra coisa.

Além da diferença entre trabalho produtivo e

improdutivo, é bastante útil saber que os nossos afazeres
também podem ser divididos em outras três categorias:
as tarefas urgentes, as importantes e as circunstanciais.

De acordo com essa classificação, proposta pelo

especialista em gestão de tempo Christian Barbosa2, um
trabalho importante é aquele que tem um prazo para ser
realizado e que necessariamente trará bons resultados,
seja a curto, médio ou longo prazo. Esses resultados
estão intimamente ligados a coisas que são
fundamentais para você, seja na sua vida pessoal, seja
na profissional – ou em ambas. São aquelas tarefas em
que você sentirá uma satisfação considerável ao
completá-las. Pode ser concluir um curso, no campo
profissional, ou organizar aquela viagem com que você
sonha desde criança, no pessoal.

Já urgente é aquilo com prazo apertadíssimo. Ou seja, o

que deve ser feito imediatamente. Por essa mesma
razão, trata-se de algo que geralmente é feito sob
pressão e que gera stress. Um exemplo seria dar o start
em um projeto novo que depende de muita gente para
ficar pronto – se você não mandar os e-mails iniciais
naquele mesmo segundo, todo mundo vai ficar parado.
As tarefas urgentes podem ter sido importantes em
algum momento do passado (quando ainda havia tempo
para que você as realizasse com prazer e sem tanta
pressão), mas agora se tornaram apenas emergenciais. É
o caso daquele relatório que você deixou para a última
hora.

Por fim, circunstanciais (ou administrativas, como

chamam outros especialistas) são as atividades que não
são nem urgentes, nem importantes. Elas apenas tomam
seu tempo e não geram grandes benefícios. Um exemplo
é participar de reuniões improdutivas. Esse tipo de tarefa
também pode envolver atividades úteis, mas
dispensáveis, como não faltar a nenhum happy hour ou
ajudar aquele seu colega prestativo na hora errada,
como no nosso exemplo.

Ter esses conceitos bem definidos na sua cabeça pode

fazer uma enorme diferença na maneira como você
organiza as suas atividades. “O tempo é um recurso
finito”, lembra a consultora em gestão de projetos e
carreira Margaret Meloni. Se você quer usar melhor esse
recurso, é fundamental saber no que ele tem sido gasto.
Faça um teste: registre, por uma semana ou mais, todas
as suas atividades, a duração delas e qual a classificação
de cada uma dentro daquela tríade (ou seja, se ela é
importante, urgente ou circunstancial – I, U ou C).

Pode ir lá anotar que eu espero aqui. Faça um esquema

parecido com o abaixo.
 Mentira, não precisa fazer isso imediatamente. Como
não se trata de uma tarefa urgente – embora seja muito
importante! –, você pode concluí-la depois.

Seja como for, eu fiz essa contabilidade com as minhas

tarefas. E, claro: descobri, sem muita surpresa, que as
coisas importantes são as que menos consomem meu
tempo. A maior parte do meu dia é tomada por tarefas
urgentes, seguidas pelas circunstanciais (que englobam
praticamente todo o trabalho improdutivo em que eu me
empenho). Fica fácil compreender, portanto, a minha
ansiedade e minha sensação constante de não estar
fazendo o que deveria, ou ao menos como deveria – com
prazer, sem correria, sem stress.

Pude entender também por que me sentia

frequentemente frustrada: quando não estava correndo
para terminar algo, me engajava em atividades que não
me traziam real valor e deixava as coisas realmente
importantes de lado. Eu desmarcava compromissos com
amigos nos finais de semana porque tinha de estudar,
mas perdia horas lendo listas e fazendo testes inúteis na
internet. Vivia desejando escrever mais ficção, mas
gastava os dedos e a energia discutindo política nas
redes sociais. Terminava as semanas exausta, mas
começava todas elas me sentindo culpada e ansiosa por
não ter descansado nem feito as tarefas que deveria
fazer. Se você também costuma se sentir assim, é bem
provável que o resultado do seu experimento seja
parecido com o meu.

Quando você não tem controle sobre a forma como usa

o seu tempo, precisa parar para definir o que realmente
quer – os seus objetivos de vida. Você quer passar em
um vestibular ou em um concurso público no final do
ano? Escrever um livro? Aprender a falar um novo
idioma?

Pode ser sincero e ambicioso aqui. É hora de sonhar.

Uma vez que você tiver essas metas claras, divida-as em
objetivos menores, com os passos que você precisa dar
para alcançá-las. Se quer passar em um concurso, o que
você precisará estudar? Você vai ter de se matricular em
um curso preparatório? Em que horário fará isso? Como
irá conciliar com seus outros afazeres? Se quer escrever
um livro, quais serão os temas que irá abordar? Que
fontes vai consultar? Como pretende estruturá-lo? De
que materiais irá precisar? E assim por diante.

Só então é que você poderá fazer um planejamento

realista do seu dia – com ações concretas e estimativas
realistas. Não adianta colocar no seu calendário algo
amplo como “Hora de escrever o meu livro sobre
produtividade”. Isso pode significar um monte de coisa –
e na maior parte das vezes vai resultar em trabalho
improdutivo. Falo por experiência própria: quando eu me
deparava com essa “tarefa” no meu calendário, já
começava a perder tempo pensando no que fazer.
Deveria ler uns estudos ou tentar fazer uma entrevista?
Revisar um capítulo ou começar um novo? Na dúvida,
fazia um pouco de tudo ao mesmo tempo. E, claro, não
terminava quase nada. Este livro só começou a andar de
fato quando dividi o projeto em ações pequenas e claras,
organizadas em uma escala de importância. Sem isso,
acabamos caminhando em círculos. Ou, no mínimo,
dando muitas voltas desnecessárias em nosso caminho.

Mas é preciso ser realista também e ter em mente que

você não vai conseguir cronometrar todo o seu dia logo
de cara. Christian Barbosa recomenda que pessoas com
excesso de tarefas urgentes e circunstanciais, como eu,
comecem aos poucos, planejando no máximo 50% do
seu tempo até que essa composição mude. É uma forma
de diminuir o choque – e garantir que você realmente vai
mudar algo na sua rotina.

Além disso, é preciso ajustar três pontos essenciais:

concentrar-se no importante, reduzir o urgente e
minimizar o circunstancial. Tente começar trocando parte
das atividades circunstanciais pelas importantes, como
abrir mão de um ou outro happy hour para estudar um
idioma, por exemplo. Quando conseguir se livrar de boa
parte das tarefas circunstanciais, uma janela mágica de
tempo se abrirá no seu dia.
NOSSOS AVÓS E BISAVÓS NÃO TINHAM LÁ MUITAS OPÇÕES NA VIDA.
Eles basicamente precisavam arranjar um emprego, se
casar e ter filhos. Havia um número limitado de carreiras
e universidades – e muitos acabavam seguindo os passos
dos pais ou caminhos trilhados infinitas vezes antes.
Ganhar dinheiro com um blog enquanto davam uma
volta no mundo não era exatamente uma possibilidade
para nossos antepassados.

“Antes, escolher uma profissão significava encontrar

uma ocupação que você desempenharia durante oito
horas por dia e ao longo de 30 anos, até se aposentar.
Hoje, ficou tudo muito mais complexo”, analisa a coach
Maíra Habimorad, presidente da Cia de Talentos. A
concepção original de carreira, surgida no século 19,
estava ligada à estabilidade, a relações duradouras, à
progressão linear e ao enriquecimento em longo prazo.
As principais profissões estavam no direito, na medicina,
nas letras e na filosofia.

A situação mudou a partir dos anos 1970, quando as

relações de trabalho foram se tornando mais flexíveis e
instáveis, e surgiram cursos ligados a tecnologia,
administração, artes, engenharias, ciências da terra,
turismo e outros3. Até hoje o número de profissões não
para de crescer. Áreas ligadas ao marketing, à
programação de softwares, ao meio ambiente e ao setor
de serviços são apenas algumas que surgiram nos
últimos anos. E mais: com a internacionalização do
mercado de trabalho e com a comunicação instantânea,
já dá para sonhar em trabalhar em qualquer lugar do
mundo.
 Se você algum dia entrar em uma startup, vai perceber
que há uma infinidade de profissões que sequer têm
nome (ou pelo menos um nome em português). O
mercado tem precisado de profissionais cada vez mais
multidisciplinares, e com capacidades cada vez mais
específicas também.

Assim, não é à toa que já se tornou um clichê falar que

um diploma de graduação não é suficiente. Pós-
graduações, cursos de especialização, formações
complementares para um mercado em contínua
mutação: como escolher qual caminho seguir dentre
tantas opções? E é preciso ainda aceitar o fato de que,
qualquer que seja a sua escolha de formação,
dificilmente você estará trabalhando nela ao final da sua
vida. Na empresa em que trabalhei, havia um biólogo
que trabalhava como publicitário (muito bom, por sinal),
uma historiadora que trabalhava com vendas, um filósofo
que trabalhava como assessor pedagógico e uma
cientista social trabalhando com estratégias de
atendimento ao usuário. E eu, bem, eu era uma
jornalista, que cursava filosofia e escrevia um livro nas
horas vagas, trabalhando na equipe de marketing de
uma empresa de tecnologia.

Mas a tecnologia não apenas multiplicou nossas opções

de carreira: ela ampliou significativamente o tamanho do
trabalho nas nossas vidas. Com a internet, os
smartphones e as redes sociais, você pode ser
encontrado a qualquer hora e em qualquer lugar. A
divisão clássica do dia em “oito horas de trabalho, oito
horas de lazer e oito de descanso”, datada do pós-
guerra, ficou no passado. Não sobreviveu à chegada do
século 21.

Um estudo de 2012 da empresa de tecnologia britânica

Mozy4 entrevistou 500 gerentes e 500 empregados de
companhias americanas, alemãs, francesas, irlandesas e
britânicas e descobriu que a jornada média de trabalho
tem começado mais cedo e terminado mais tarde,
totalizando quase 12 horas diárias. Chegou-se até a uma
média exata dos horários dessa jornada: “Na média, as
pessoas olham pela primeira vez seus e-mails
profissionais às 7h42, chegam ao escritório às 8h18 e
vão embora às 17h48. Mas só param de trabalhar de
verdade às 19h19”, diz o relatório. E mais: 80% dos
chefes não veem problema em ligar para os funcionários
à noite para resolver questões de trabalho.

Já que tem ficado cada vez mais difícil separar a vida

pessoal da profissional, é comum nos sentirmos
sobrecarregados com ideias e pendências. Muitas vezes
não sabemos por onde começar ou esquecemos por que
estamos nos empenhando em certas ações. Já vimos que
a produtividade tem a ver com o valor que as coisas
trazem para nós e com o quão perto as tarefas nos levam
dos objetivos pessoais e profissionais. Portanto, para a
construção de uma rotina produtiva, é fundamental saber
na ponta da língua o que queremos atingir com ela.

Isso envolve diferenciar metas que são nossas das

metas que outros colocaram para nós, por exemplo. O
seu círculo de amigos talvez seja viciado em redes
sociais e viva falando da importância de construir sua
marca pessoal na internet, postando tudo o que faz e
posando em lugares da moda. Mas será que é isso
mesmo o que você quer? Houve uma época em que
diziam que o jornalismo iria acabar e que os jornalistas
deveriam todos migrar para a tecnologia da informação
ou morreriam de fome. Eu cogitei fazer isso, mas desisti
depois de tentar algumas aulas e ver que aquilo não era
para mim. Pode ser que o jornalismo acabe algum dia,
mas eu não preciso matá-lo antes da hora.

Se o seu problema for o excesso e não a falta de

opções, saiba que também é fundamental fazer escolhas
– o que, por definição, exige abrir mão de certas coisas,
mesmo que temporariamente. Você até pode tentar
escrever um livro enquanto trabalha em um emprego
regular, faz aulas de teatro, um curso de chinês e uma
pós-graduação, mas provavelmente não será saudável.
Você, certamente, não vai conseguir se dedicar a todas
essas atividades, e pior: vai desperdiçar tempo e energia
(e, muito provavelmente, o seu dinheiro). Será mais
proveitoso focar na pós-graduação, por exemplo, e voltar
para o livro e os outros cursos depois.

O que importa é: sem ter objetivos claros, ficamos

constantemente à mercê das urgências, que são
resolvidas sempre sob stress, ou de tarefas de pouco
valor. O problema é que fazer escolhas não é nada
simples: afinal, ninguém quer abrir mão de coisas
bacanas.

A DIFICULDADE NA HORA DE
ESCOLHER
 A ciência prova que fazer escolhas, quando se tem
muitas opções à disposição, é uma tarefa mais complexa
do que parece. Na verdade, o excesso de possibilidades
nos leva a tomar decisões piores, ou mesmo a não tomar
decisão nenhuma. Um estudo realizado pelos
pesquisadores Alison Lenton, da Universidade de
Edimburgo, e Marco Francesconi, da Universidade de
Essex5, provou isso de uma forma divertida. Eles
analisaram as escolhas feitas por pessoas em 84 speed-
dates (eventos em que homens e mulheres fazem vários
miniencontros com desconhecidos, um na sequência do
outro, para escolher os parceiros de que mais gostaram e
marcar um segundo encontro mais íntimo). Resultado da
pesquisa: quanto maior era a variedade de opções,
menos surgiam propostas para um segundo encontro.

Esse estudo revela algo universal sobre a tomada de

decisões: a variedade, em vez de possibilitar melhores
escolhas, muitas vezes só serve para nos deixar
confusos. “Antes se pensava que quanto mais
alternativas tivéssemos, melhor seria a nossa decisão. As
opções eram vistas como promotoras da nossa liberdade.
Mas escolher dentre inúmeras alternativas, sejam de
marcas de produtos no supermercado, celulares ou
carros, é um processo tão custoso que as pessoas se
sentem aliviadas quando não precisam decidir”, diz
Camile Maria Costa Corrêa, que estuda fatores que
influenciam a tomada de decisão no Laboratório de
Neurociência e Comportamento da USP. “Quando temos
que escolher uma alternativa, é necessário abrir mão de
muitas outras potencialmente boas. Isso gera um
sentimento de perda. O impasse é tão grande que pode
ser mais fácil desistir.”
 Mesmo assim, existem atitudes que podem nos ajudar a
tomar decisões melhores.

COLOQUE NO PAPEL
A primeira recomendação de muitos especialistas em
organização pessoal é a seguinte: pare por um momento
(ou até por dias, se necessário) e coloque no papel quais
são exatamente seus objetivos a curto, médio e longo
prazo – tanto na vida pessoal quanto na profissional.
Uma sugestão comum é fazer uma lista de metas para
daqui a um, três, cinco e dez anos, separando em folhas
diferentes o que é do campo pessoal e o que faz parte da
carreira.

Está aí um conselho que você já deve ter ouvido, mas

talvez nunca tenha parado para realizar. Era o meu caso,
pelo menos. Eu pensava nos meus objetivos, mas nunca
de maneira organizada e clara, e isso fazia com que me
sentisse andando no escuro. Definir metas para cada um
desses períodos – e anotá-las em um local que eu
conseguisse acessar facilmente – me deu uma clareza
que eu não tinha há tempos. Assim, pude organizar
melhor minhas ideias e percebi que é possível conciliar
vários objetivos ao mesmo tempo, e correr atrás deles de
maneira organizada.

A parte de anotar tudo é importante por uma série de

razões. Primeiro, porque sem anotar a gente esquece –
simples assim. Segundo, porque ter tudo registrado dá
uma clareza maior do todo. Isso ajuda a pensar nas
estratégias e ações que precisamos adotar para chegar
lá – e até a reavaliar algumas metas, se observarmos que
elas não são realistas. Terceiro motivo para pôr no papel:
porque o registro dá uma sensação maior de
compromisso. Você consegue pensar em uma empresa
sem um registro escrito de suas próprias metas? Pois
então.

AVALIE SUAS MOTIVAÇÕES

Imagine o seguinte: uma escola militar acaba de
receber uma nova turma de alunos. Alguns deles
estavam ali porque sempre tiveram vontade de seguir
carreira nas Forças Armadas. Outros, embora tivessem
esse desejo, foram mais atraídos pelo status e pela
estabilidade no emprego. Qual dos dois grupos você acha
que seria mais bem-sucedido na vida militar?

É provável que tenha apostado no segundo grupo –

afinal, parece melhor ter três motivos para fazer alguma
coisa do que apenas um. Mas um extenso estudo6 feito
por pesquisadores da Universidade de Yale e do
Swarthmore College concluiu que não é bem assim. Os
autores acompanharam 10.238 cadetes da Academia
Militar de West Point, dos EUA, por uma década,
analisando os motivos por que os alunos haviam decidido
cursar a escola, sua performance acadêmica e seu
sucesso na carreira depois de formados. Esse
acompanhamento permitiu diferenciar dois tipos de
motivação: as extrínsecas (ou externas, como status e
estabilidade) e as intrínsecas (ou internas, como o desejo
de ser um militar porque admira essa carreira). Um cara
que sonha em ser um astro do rock para ter fama,
dinheiro e sexo é movido por motivações extrínsecas.
Alguém que está nessa principalmente porque ama fazer
música tem uma motivação intrínseca.

Não há novidade em dizer que as motivações

intrínsecas são melhores que as extrínsecas. Claro que
fazer algo que você gosta de verdade é melhor do que
fazer algo que você não gosta, apenas para alcançar a
fama. No entanto, entre alguém que ama uma carreira e
não se preocupa com grana e alguém que a ama e, além
disso, quer ter uma boa vida com ela, a primeira pessoa
parece estar em melhor posição. Isso porque o estudo
descobriu que, quando os dois tipos de motivação estão
presentes, a extrínseca (mais mundana) pode
enfraquecer os efeitos da intrínseca (mais “nobre”).
Assim, o desejo de status, por exemplo, pode acabar
prejudicando o desempenho da pessoa.

Ou seja: o músico que se deixa inebriar pelos sonhos

mundanos de fama e dinheiro talvez se torne menos
bem-sucedido do que aquele que se manteve fiel à sua
motivação intrínseca – tocar música, e nada mais.

É um bom exercício, portanto, analisar as suas próprias

motivações na hora de definir seus objetivos. Por que
você escolheu essas metas? O que faz com que acredite
que elas são boas para você?

Vale notar que não estamos querendo dizer que você

não deve ter ambições materiais na vida, ou que deve se
prender a atividades que não tragam recompensas
extrínsecas. A maioria das nossas atividades, quando
bem-feitas, gera múltiplos resultados. “Estudantes
diligentes aprendem e também conseguem boas notas.
Médicos diminuem o sofrimento das pessoas, e ainda
ganham dinheiro e status. Entre os cadetes analisados,
persistência e esforço levavam a carreiras materiais
bem-sucedidas. É difícil imaginar uma atividade humana
que não tenha consequências extrínsecas, materiais”,
escrevem os autores. “Mas só porque essas atividades
têm os dois tipos de resultados não significa que as
pessoas tenham necessariamente os dois tipos de
motivação”, completam.

A forma como se encara a vida profissional faz toda a

diferença: o seu emprego pode ser apenas um trabalho,
pode ser uma carreira ou pode ser uma vocação. Estudos
anteriores concluíram que pessoas que encaram o
trabalho como uma vocação encontram mais satisfação e
fazem um serviço melhor do que os outros dois grupos. O
que diferencia a “vocação” das outras formas de encarar
o trabalho é a relativa insignificância dos fatores
extrínsecos – dinheiro, status, fama – para seguir
trabalhando. Em vez disso, as pessoas vocacionadas
focam no sentimento de realização que obtêm daquela
atividade. E a realização costuma vir acompanhada da
sensação de que se está contribuindo para a vida de
outras pessoas de forma significativa.

Vale levar tudo isso em conta na hora de avaliar o que

você quer da vida.

Outros critérios para levar em consideração na hora de

estabelecer seus objetivos, segundo a ciência

Um dos pioneiros e principais especialistas mundiais no

estabelecimento de metas chama-se Edwin A. Locke,
psicólogo americano e professor aposentado da
Universidade de Maryland. Locke é considerado o
psicólogo organizacional mais publicado e citado em toda
a história, pela Association for Psychological Science
(APS7), organização internacional sem fins lucrativos de
apoio à psicologia científica. Sua Teoria do
Estabelecimento de Metas – uma das mais respeitadas
em psicologia organizacional-industrial – foi fundamental
para o entendimento da relação entre metas e
performance, e como isso afeta a nossa motivação e
satisfação no trabalho8.

Locke queria entender por que alguns profissionais

eram mais eficientes do que seus colegas de trabalho
com habilidades e conhecimentos semelhantes. Seu
ponto de partida foi olhar para aquilo que eles buscavam
alcançar conscientemente quando faziam tais tarefas –
ou seja, quais eram seus objetivos. Geralmente, os
experimentos envolviam pedir a um grupo de voluntários
que fizessem uma tarefa (que podia ser um
brainstorming, uma simples conta de matemática ou
uma simulação de gestão) de acordo com metas de
performance, dentro de um tempo pré-determinado.
Essas metas podiam ser mais gerais (como “faça o seu
melhor”) ou mais específicas (como “alcance uma
pontuação de 25”), e os participantes recebiam
feedbacks mostrando o seu progresso. Outros
experimentos envolviam o preenchimento de
questionários que perguntavam as metas pessoais dos
participantes ou o seu nível de convicção de que são
capazes de realizar uma tarefa específica, ou o seu grau
de comprometimento com o trabalho, coisas do tipo.

Depois de mais de 30 anos de estudo, Locke chegou a

algumas conclusões importantes.
 1. Quanto mais difícil o objetivo, maior a
sensação de conquista.

Esse princípio só funciona quando são respeitadas duas

condições: você precisa estar comprometido com a meta
e precisa ter as habilidades e conhecimentos necessários
para alcançá-la. Sem isso, estudos mostram que a
performance das pessoas na verdade cai. Portanto,
pense grande e se desafie. Mas também não deixe de ser
realista.

2. Seus objetivos precisam ser bem específicos.

Não adianta falar “vou ser mais produtivo a partir de

segunda-feira” ou “vou escrever mais”. Seus planos
precisam ser concretos. A melhor forma de conseguir
isso é botar um número que defina as metas (“aumentar
as vendas em 10%” ou “escrever cinco páginas todos os
dias”, por exemplo). Isso é importante tanto para que
você tenha uma clareza maior do que precisa fazer (o
que é fundamental para que comece a agir) quanto
porque torna mais fácil controlar os resultados. Mas é
preciso ter em mente que, apesar de funcionar bem, isso
não quer dizer que dá para quantificar as metas o tempo
todo – isso pode não ser desejável em algumas situações
que envolvem inovação criativa, por exemplo.

3. Quanto maior o comprometimento com seus

objetivos, melhor o resultado.

O compromisso com o objetivo é fundamental para ter

bons resultados. E, para isso, é preciso ser específico:
afinal, como você pode se comprometer com algo se
nem sabe exatamente o que precisa ser feito? Segundo
Locke, quando as pessoas dizem “Estou fazendo o meu
melhor”, geralmente não é verdade. E nem é por falta de
vontade. É simplesmente porque essa meta é muito
abstrata. Como você sabe que está dando o seu melhor
de fato? Como sabe se já chegou nele alguma vez?
Ninguém sabe. Sendo assim, esse objetivo descreve
vários resultados diferentes, incluindo aqueles que estão
bem abaixo do que você poderia fazer.

4. Só é possível se comprometer com uma

meta quando você está convicto de que ela é
importante e alcançável.

Para se convencer de que uma tarefa é importante,

pode bastar que seu chefe diga que ela é. Mas acreditar
que algo é alcançável não depende apenas de critérios
objetivos. Pesquisadores têm apontado a importância da
chamada autoeficácia (ou eficácia pessoal) – a crença
interna em relação à sua capacidade de realizar um
objetivo (veja mais no box). Pessoas com elevado nível
de autoeficácia tendem a estabelecer objetivos pessoais
mais altos, já que têm confiança de que podem alcançá-
los.

5. Prazos aumentam a efetividade dos

objetivos.

Estabelecer um prazo para alcançar seu objetivo serve

como um mecanismo de controle e aumenta a sua
motivação. Sabendo que o deadline está se
aproximando, as pessoas tendem a investir mais esforços
para completar a tarefa. Por outro lado, quando você
sabe que há ainda muito tempo disponível ou nem existe
uma data de entrega, fica mais propenso a diminuir o
ritmo do trabalho ou até deixá-lo de lado.

6. Objetivos estimulam o planejamento em

geral.

Se você tem um objetivo, vai também bolar um plano

de ação com mais facilidade. E um plano de ação, por
sua vez, é essencial para alcançar objetivos. Afinal, é
quase impossível agir sem saber aonde você realmente
quer chegar.

COMO DESENVOLVER A
AUTOEFICÁCIA?

Pesquisadores9 conseguiram identificar quatro fatores

que fazem com que as pessoas acreditem na sua
capacidade de alcançar objetivos. A mais eficiente é a
experiência direta em situações nas quais você foi bem-
sucedido. Assim, para fortalecer sua autoconfiança, vale
lembrar das situações em que você mandou bem. Foque
naquela vez em que você precisou organizar uma
apresentação do dia para a noite, e ainda foi elogiado
pelo resultado.

A segunda forma de desenvolver autoeficácia é

observando pessoas que acreditamos serem parecidas
conosco sendo bem-sucedidas por meio de seus próprios
esforços. Você acredita, por exemplo, que o seu colega
de trabalho tem mais ou menos as mesmas experiências
e qualidades que você – e ele lida bem com desafios. Ver
isso faz com que você acredite ser capaz de dominar
atividades parecidas. Quando nos identificamos com
alguém, ficamos atentos para as consequências positivas
ou negativas de suas ações, e o adotamos como
referência para nós mesmos. Ou seja, dá para aprender
com a experiência de outros.

A persuasão social é tida como a terceira fonte. Pessoas

que são convencidas de que possuem as capacidades
necessárias para determinadas atividades tendem a se
esforçar mais para realizá-las. Cercar-se de pessoas que
acreditam em você, portanto, ajuda muito.

A quarta fonte são os chamados estados emocionais e

somáticos. Pesquisadores acreditam que as pessoas
dependem, em parte, desses estados na hora de julgar
suas capacidades – e costumam considerar reações de
stress e tensão como sinais de que vão falhar. Mas isso é
um engano. O importante não são as reações físicas e
emocionais em si, mas como elas são interpretadas. É
normal se sentir ansioso quando você vai falar em
público, por exemplo. Mas uma pessoa com um senso de
eficácia elevado vai encarar o stress como algo positivo,
uma fonte de energia e determinação para ajudar no
desempenho. Já alguém que tem dúvidas sobre si mesmo
vai enxergar a mesma ansiedade como um debilitador.
 ALVOS ABSTRATOS SÓ
ATRAPALHAM

Nossos objetivos influenciam a nossa felicidade.

Pesquisadores da Universidade de Liverpool10, na
Inglaterra, pediram a voluntários com e sem depressão
que fizessem uma lista de objetivos pessoais que
gostariam de alcançar em um prazo curto, um médio e
um longo. Depois, os alvos foram categorizados de
acordo com quão específicos eram. “Ser feliz”, por
exemplo, é algo geral, enquanto “escrever duas páginas
de Word por dia” é um alvo específico.

Os resultados mostraram que, embora os dois grupos

de voluntários tenham listado o mesmo número de
objetivos, os depressivos listaram alvos que não só eram
mais generalistas, mas também mais abstratos. Além
disso, esse grupo tinha propensão muito maior a dar
motivos não específicos para alcançá-los. “Nós sabemos
que a depressão está associada a pensamentos
negativos e a uma tendência a generalizar demais as
coisas, especialmente em relação a si mesmo”, diz a
psicóloga Joanne Dickson, autora principal do estudo.
“Agora, pela primeira vez, mostramos que essa
característica também engloba objetivos pessoais e
desempenho”, completa.

O problema disso é que ter metas muito amplas e

abstratas pode manter e agravar a depressão.
“Descobrimos que faltava foco nos alvos das pessoas
com depressão clínica, tornando mais difícil a sua
realização. Isso, por sua vez, gerava cada vez mais
pensamentos negativos”, diz a autora. Para ela, a
pesquisa pode ajudar a desenvolver novos tratamentos
para a depressão e a falta de motivação. “Ajudar as
pessoas deprimidas a definir metas específicas pode
aumentar suas chances de concluí-las – o que poderia
quebrar o ciclo de negatividade”, diz.

Imagine que uma pessoa que está infeliz decide que vai
“mudar de vida” ou “ficar menos ansiosa com as coisas”.
Essas são metas muito abstratas, difíceis de serem
realizadas – e com grandes chances de não darem certo.
O fracasso, por sua vez, resulta em menos motivação e,
consequentemente, maior frustração e tristeza.

Mas é simples quebrar esse ciclo. Basta esmiuçar o

objetivo mais amplo, entender suas motivações e
desdobrá-lo em ações. Se a pessoa quer mudar de vida,
precisa se perguntar: o que, exatamente, eu quero
mudar, e por quê? Ou então: o que eu quero mudar
primeiro? Quero trocar de emprego? Quero mudar de
casa? De país? Quero acrescentar alguma atividade
relaxante na minha rotina? Percebe como essas poucas
perguntas já ajudam a enxergar uma luz no fim do túnel?

Depois de estabelecido o foco, é preciso anotar os

passos que serão necessários para chegar lá. Só assim é
possível ter a real dimensão do desafio. Se a meta for
mudar de país porque você está infeliz onde mora, mas
ainda não pode deixar o seu emprego, vale considerar
mudar de bairro ou ir para uma cidade próxima que
tenha uma qualidade de vida melhor. Ou mesmo trocar
os móveis da sua casa atual. Às vezes basta trocar um
pouco de ambiente para que nos sintamos melhores por
um tempo – e possamos segurar a onda até a hora da
grande mudança.
VEJA SE VOCÊ SE IDENTIFICA DE ALGUMA FORMA COM ESTA
SITUAÇÃO. Você tem uma tarefa trabalhosa pela frente –
um relatório de fim de ano, uma reforma em casa, um
cargo mais alto a encarar. Você precisa dar conta dessa
atividade desafiadora, mas o seu dia a dia segue o
mesmo. Você está tendo dificuldade em alcançar o foco e
o ritmo. No trabalho, parece que está correndo de um
lado para o outro o tempo inteiro. Em casa, você é
incapaz de relaxar: nunca está realmente presente no
momento e não consegue parar de pensar naquilo que
deveria estar fazendo.

No fim, você termina o dia (ou a semana) tentando

entender como conseguiu desperdiçar tanto tempo. Você
não descansou e também não produziu. E então se sente
frustrado, infeliz e ansioso.

A forma como organizamos nossa rotina depende muito

dos nossos valores e objetivos, e isso pode mudar de
acordo com o momento da vida em que estamos. Não
existe uma fórmula de organização que funcione para
todo mundo – sequer existe uma fórmula que funcione
sempre. Há épocas em que damos prioridade para a
família; em outras, queremos focar em uma formação
acadêmica e pegar mais leve no trabalho; e há aqueles
períodos em que estamos tão envolvidos em um projeto
que não nos incomodamos em trabalhar mais de 12
horas por dia. Da mesma forma, o conceito de rotina
equilibrada pode significar diferentes coisas em
diferentes épocas. Cabe a você definir os termos desse
equilíbrio e se organizar para respeitá-lo tanto quanto for
possível.
 Como eu já disse, a maior parte deste livro foi
produzida em um contexto turbulento: além de escrevê-
lo, eu trabalhava em uma startup que demandava muita
dedicação e cursava um bacharelado em filosofia na
Universidade de São Paulo. E vale dizer: minha casa
ficava longe da startup, que ficava ainda mais longe da
faculdade – e eu perdia muito tempo nesses trajetos
diários. Como sabia que a produção do livro duraria um
período limitado, aceitei que teria de render mais por um
tempo e que eu teria de sacrificar as saídas com os meus
amigos, por exemplo.

A vantagem de mergulhar no mundo da produtividade e

da organização pessoal em um momento tão puxado da
minha vida foi que eu pude ir testando as técnicas que
estudava. Compartilho neste capítulo alguns
aprendizados e sugestões que funcionaram para mim – e
que podem ajudá-lo também, quem sabe.

7. Capture todas as coisas que você precisa

resolver

Um dos métodos de organização do tempo mais

famosos da atualidade é o chamado Getting things done
(também conhecido pela sigla GTD e traduzido como “A
arte de fazer acontecer”), criado pelo consultor de
produtividade americano David Allen. Um de seus
principais objetivos é o controle do stress causado pelo
excesso de pendências (ou, como ele chama, as
“tralhas”) que rondam a mente das pessoas. A ideia é
que você tire isso da cabeça anotando e organizando
tudo em um lugar acessível. Quando há um sistema
externo que o ajude a se lembrar das coisas que tem
para fazer, sua energia vai ser direcionada para a
execução dessas tarefas. Allen defende que boa parte do
nosso stress com os afazeres está ligado ao excesso de
pendências que ficam na nossa cabeça e que não
possuem qualquer plano concreto para resolvê-las.

De fato, estudos comprovam11 que nosso cérebro tem

capacidade limitada para gerenciar e lembrar de
compromissos. A lógica é parecida com a de um
computador que está com muitos programas abertos –
ele fica sobrecarregado e perde desempenho.

Isso fez muito sentido para mim. Eu vivia sempre com

alguma pendência na cabeça, o que me impedia de
relaxar mesmo em momentos de descanso. E elas de
fato estavam quase sempre relacionadas a coisas pouco
concretas: eram avisos generalistas como “o livro” ou “a
faculdade”, ou “aquele projeto de vídeo que você precisa
tocar no trabalho”. É muito difícil se concentrar em
qualquer coisa com tantas pendências na cabeça. Você
não sabe se precisa parar o que está fazendo no
momento para resolvê-las, e sequer consegue calcular
quanto trabalho a tarefa exige, o que dificulta um
planejamento efetivo.

Assim, a ideia do método GTD é “capturar” e registrar

todas as pendências que estão afligindo você – sejam
elas profissionais ou pessoais, complexas ou simples,
urgentes ou não. Pegue não só aquilo que está
constantemente na sua cabeça, mas também os projetos
engavetados que só são lembrados de vez em quando,
mas que provocam em você a sensação de algo não
terminado.
 Você pode registrar da forma como achar melhor: em
um aplicativo, em um caderno ou em folhas soltas, em
um e-mail ou arquivo de texto. O importante é que esse
registro respeite algumas exigências:

Você precisa ser capaz de encontrá-lo rapidamente

e sempre. Não adianta salvar em uma pasta
obscura de um computador que você mal usa, por
exemplo. O ideal é que esse arquivo seja acessível
em qualquer lugar e esteja em um local confiável e
seguro, para que não corra o risco de perdê-lo.

Ele precisa ser facilmente compreendido. Você

precisa poder ler e saber do que se trata; logo, é
necessário algum nível de detalhamento na
descrição da pendência.

Ele precisa estar organizado. Ter suas pendências

todas em um só local já pode ser de grande ajuda,
mas você continuará sem saber por onde começar
se tudo estiver desorganizado.

Ele precisa estar atualizado. Mesmo que você tenha

parado para organizar sua vida por um momento,
inevitavelmente continuará recebendo novas
demandas – sejam pedidos de seu chefe, seja um
newsletter que você gosta de ler com regularidade.
Bote também as pendências novas no arquivo.

8. Classifique as pendências e defina as ações

necessárias

Depois de reunir tudo que estava incomodando você

em um só lugar, é hora de definir o que fazer com cada
coisa. Elas demandam algum tipo de ação neste
momento? Se a resposta for não, há alguns cenários
possíveis segundo o princípio do GTD:

Não há o que fazer com essa pendência. Se você

avaliou sua lista e viu que essa pendência é inútil e
não vai exigir nenhuma ação sua, nem agora nem
no futuro, jogue-a fora. Pode ser o caso, por
exemplo, daquelas centenas de newsletters que
você acumulou, mas que sabe que jamais terá
tempo para ler. Ou daqueles jornais que guardou
para ler depois, mas que já ficaram amarelados.

Você não precisa tomar nenhuma ação neste

momento, mas pode ser que precise no futuro. Este
pode ser o caso de um projeto pessoal que está
parado aguardando investimento, de um livro que
você quer ler algum dia ou daquelas pendências
que não precisam ser resolvidas agora. As coisas
que estão nesta categoria devem ser guardadas
para depois em uma lista específica de tarefas em
espera.

Não é necessária nenhuma ação, mas trata-se de

uma informação útil de que precisarei no futuro.
Pode ser aquele link com um texto
interessantíssimo que te marcou muito ou o
material de um curso que você quer aplicar em seu
trabalho. Neste caso, separe-a em outra pilha: a do
seu acervo de referências.
A forma como irá guardar e organizar essas
referências vai depender de você. No próximo
 capítulo, trago algumas sugestões de ferramentas
que podem ajudar.

Pendências que exigem ação. Tarefas que exigem

uma ação devem ser divididas em dois grupos:
aquelas que demandam uma ação simples e
aquelas que envolvem múltiplos passos. Em relação
às pendências que envolvem uma ação simples
para a sua conclusão (como um e-mail que você
precisa responder ou a mesa de trabalho caótica
que você precisa arrumar), pergunte-se: qual é essa
ação? Ela pode ser resolvida em menos de dois
minutos? Se a resposta for sim, faça e tire logo esse
item da sua lista.
Se a resposta for não, verifique antes se você é
mesmo a pessoa certa para resolver isso. Se não
for, delegue para quem possa fazer. Se for, você
tem duas opções: definir uma data para resolvê-la,
marcando esse compromisso em um calendário,
agenda ou mesmo um post-it, ou colocá-la em uma
lista de “próximas ações”.

Para as pendências mais complexas, você precisará

parar para refletir um pouco mais. Em um sistema de
organização eficiente, não é possível ter uma lista de
afazeres com itens genéricos, como “escrever meu
livro”. Isso não ajuda nada: você não tem uma visão
do que é preciso realmente ser feito e, portanto, é
incapaz de estimar quanto trabalho tem pela frente.
Além de tudo, isso aumenta sua ansiedade e pode
atrapalhar toda a organização do seu dia, já que você
perderá tempo tentando descobrir por onde começar
e se frustrará ao descobrir que sua previsão de
entrega não era realista.

Portanto, divida essa pendência em ações simples e

faça com elas o mesmo que fez com as outras:
coloque-as em um calendário ou em sua lista de
próximas ações.

9. Estabeleça suas prioridades

Ao terminar o processo anterior, você

provavelmente estará com quatro listas:

Listas que não demandam ação:

Uma lista de itens em espera, que podem ou
não ser abordados.
Uma lista de referências.

Listas que demandam ação:

Um calendário com itens agendados.
Uma lista de próximas ações.

É bem possível que, embora tenha se livrado de

várias pendências, você esteja um pouco assustado
com a quantidade de coisas que tem para resolver.
Isso é normal: você só deu uma ajeitada na bagunça.
Para resolvê-la de fato, é preciso entrar em um
processo mais profundo de organização do seu dia.
Uma forma de começar é priorizando algumas
tarefas.

Reveja suas listas de ações e selecione aquelas que

são mais urgentes. Se sobrar espaço, inclua as
tarefas que envolvam objetivos importantes também.
Há muitos itens com essa classificação? Se sim, você
precisará fazer escolhas e talvez tenha de abrir mão
de alguma coisa.

Precisei fazer isso quando estava na reta final deste

livro: embora quisesse me dedicar mais ao meu
curso de filosofia, aceitei que, por pelo menos um
mês, teria de deixá-lo de lado. Troquei as aulas e as
leituras pelo trabalho no livro e me programei para
correr atrás do conteúdo perdido no mês seguinte.
Como dá para perceber, o “abrir mão” pode ser algo
temporário.

10. Estime o tempo que as tarefas levarão

Tendo mais clareza sobre quais são as ações em

que você precisa se empenhar primeiro, é hora de
estimar quanto tempo, aproximadamente, cada uma
delas exigirá. Se não souber fazer isso, pergunte para
outras pessoas que já fizeram a mesma tarefa,
pesquise na internet, quebre-a em pequenos passos
e descreva-os detalhadamente para que possa ter
uma ideia melhor de quanto tempo cada um deles
deve durar.

Sei por experiência própria que é ainda mais difícil

fazer isso com tarefas criativas. Nesse caso, tente
estipular um limite de tempo que você está disposto
a usar para a sua conclusão e não deixe que ela
tome todo o seu dia. Tendo ultrapassado esse limite,
você partirá para outra atividade.
 11. Organize suas ações em um
planejamento semanal ou quinzenal

Muitas pessoas planejam suas atividades

diariamente, fazendo uma lista de afazeres todo dia
de manhã. Isso é útil, mas mantém você focado no
curto prazo – e quando pensamos só no que é mais
imediato corremos o risco de deixar de lado o que é
importante. Ou seja, ficamos apenas nas atividades
urgentes. Isso também nos atrapalha de ter uma
visão do todo para monitorar o andamento de
projetos maiores.

O ideal é que a sua lista diária de atividades seja

parte de uma programação semanal ou quinzenal
que leve em conta suas prioridades e quanto tempo
cada uma das suas ações deve durar. Você pode
definir um objetivo principal para esse período de
tempo – e isso, sim, poderá envolver algo mais geral
e abstrato, como “finalizar meu livro”, “tirar o atraso
das leituras da faculdade” ou “me dedicar mais aos
meus amigos”.

Ao fazer sua programação, não se esqueça de

reservar tempo suficiente para o descanso e o lazer,
bem como de deixar espaço para imprevistos. E use
todo o conhecimento que você tem de si mesmo
para fazer algo realista. Respeite seus horários mais
e menos produtivos do dia, por exemplo. Se sua
criatividade está em alta pela manhã, concentre suas
tarefas mais complexas nessa hora e deixe as
reuniões e outras atividades burocráticas para
quando seu nível de energia estiver baixando.
 12. Seja constante

Esse é clichê, mas merece ser repetido: não espere

pela visita espontânea da motivação, concentração e
criatividade para começar seu trabalho. Fazer isso
seria deixar o caminho livre para a procrastinação.
Force-se a começar na hora que definiu para
começar e vá em frente. A constância é essencial
para o nascimento do hábito.

13. Saiba quando parar

Vamos abordar a questão dos limites na última

seção, mas cabe adiantar a dica: respeite seus
limites e aprenda a reconhecer os sinais que seu
corpo dá quando estiver realmente cansado. Virar
noites trabalhando e não parar nem para almoçar
com calma podem dar a impressão de que você está
fazendo muito. Mas não fazem de você uma pessoa
mais produtiva a longo prazo: ao trabalhar no limite
da energia, você vai demorar mais para terminar as
tarefas.

COMO ACORDAR CEDO

SEM SOFRER (tanto)

1. Respeite o seu sono

 Se você acha que seu dia não rende tanto quanto
gostaria, uma coisa simples pode estar atrapalhando:
a sua relação com o sono. Talvez você esteja
acordando muito tarde e já atrasado para os
compromissos; talvez fique sonolento em parte do
dia. Seja como for, todos nós temos uma parte do
cérebro – o hipotálamo – que funciona como um
relógio biológico: ali há células que secretam certos
hormônios na hora de dormir (como a melatonina) e
acordar (como a adrenalina). O problema é que muita
gente dorme e acorda em horários diferentes a cada
dia, o que faz com que essas células deixem de
funcionar de forma sincronizada – resultando em uma
rotina de sono pouco saudável.

“Muita gente tem dificuldade em acordar cedo e

sofre com uns períodos de sono excessivo durante
uma parte do dia. Essa dificuldade geralmente se
deve a um fato muito simples: a pessoa não dormiu o
suficiente à noite”, diz Rubens Reimão, líder do
Grupo de Pesquisa Avançada em Medicina do Sono
da Faculdade de Medicina da Universidade de São
Paulo.

O número de horas necessárias de sono varia:

adolescentes precisam de nove ou dez horas para se
sentir bem no dia seguinte; após os 20 anos, a
necessidade geralmente cai para oito horas e, à
medida que envelhecemos, pode cair ainda mais. Se
a pessoa não dorme o suficiente, o déficit de sono vai
se acumulando por dias e até meses e, por mais que
ela garanta estar acostumada, vai ficando cada vez
mais cansada.
 Por isso, é importante avaliar se você tem dado ao
seu corpo as horas de sono de que ele precisa. E nem
adianta dormir pouco durante a semana e achar que
vai compensar no sábado e domingo: “O ideal seria
que a pessoa distribuísse as horas de sono durante a
semana, dormindo um pouco mais a cada dia –
mesmo que não consiga chegar à quantidade ideal.
Se isso não for possível, até vale dormir mais no fim
de semana – mas saiba que a qualidade do sono não
será a mesma”, diz Rubens.

Além disso, dormir durante o dia para tentar tirar

esse atraso não faz tão bem quanto dormir à noite.
“São tipos diferentes de sono. O da noite tem
estágios mais profundos. É nesse período que o
nosso organismo encontra a temperatura,
luminosidade e silêncio ideais para dormir. O escuro
faz a pessoa secretar melatonina, o hormônio do
sono, e, por mais que fechemos as cortinas durante o
dia, geralmente não conseguimos deixar o ambiente
tão escuro quanto à noite.”

2. Não use o botão soneca

Se você tem o costume de apertar o botão “soneca”

do despertador (deixando-o para despertar várias
vezes a cada 5, 10, 20 minutos etc.), é bom colocar
isso na lista de hábitos a serem mudados. Vamos lá.
A serotonina, um neurotransmissor associado à
sensação de bem-estar e relaxamento, é liberada no
organismo no início do sono. Quando vai chegando a
hora de acordar, porém, outras substâncias entram
em jogo, como a adrenalina e a dopamina. Elas dão o
sinal para o seu corpo despertar e diminuem os
níveis da melatonina. Então, imagine a cena: ao ficar
acordando e dormindo de novo, você acaba
promovendo uma bagunça química no seu cérebro,
que pode resultar em mau humor, dor de cabeça e
até uma certa confusão mental quando você
finalmente se levanta. Para piorar, esse sono picado
é muito superficial e contribui para que você acorde
irritado e cansado.

Mas o que fazer se é tão difícil acordar de uma vez?

“Usar o botão ‘soneca’ mostra que a pessoa não está
dormindo o suficiente”, diz Rubens. “O melhor é que
ela procure aumentar o número de horas de sono.”
Ou seja, o segredo é dormir o suficiente mesmo. Mas
não se preocupe – é possível reajustar o nosso
relógio biológico, desde que se estabeleça uma
rotina. Isso pode levar semanas ou meses, mas, uma
vez regulado, você poderá até dispensar o
despertador.

3. Mais dicas para aproveitar a manhã

Se houver alguém que possa acordá-lo, peça ajuda.

Ter alguém insistindo para você acordar pode ser útil
no começo.

Tome um café ou chá-preto. A cafeína é um

estimulante que ajuda a espantar o sono (só não
exagere para não irritar seu estômago).

Para espantar o sono durante o dia, pratique

alguma atividade física e dê uma volta ao ar livre.
 E o mais importante: não dá para querer acordar
mais cedo sem dormir mais cedo. Ir para a cama uma
horinha antes ajuda muito. Tente mudar
progressivamente: no primeiro dia, durma e acorde
20 minutos mais cedo. Vá fazendo isso até chegar ao
seu horário ideal. E evite cochilar durante o dia – isso
tornará mais difícil respeitar os horários que você
quer estabelecer.

A principal lição aqui é: se você está com muita

dificuldade para sair da cama, deve estar dormindo
pouco. Simples assim. Regularize seus horários para
que consiga se deitar mais cedo e pare de terminar
trabalhos tarde da noite. Lembre-se de que, sem
descanso, você não renderá nada no dia seguinte e
será obrigado a continuar trabalhando até mais
tarde. É um círculo vicioso.

ENTREVISTA
ADMINISTRE O SEU TEMPO COMO UM ESPECIALISTA

O paulista Christian Barbosa criou sua primeira

empresa de tecnologia aos 15 anos. O sucesso do
empreendimento fez com que aprendesse cedo o que
é o stress e, com problemas de saúde causados pela
rotina pesada, Christian começou a refletir sobre o
tempo.
 Com mais de dez anos de experiência com
pesquisas sobre o tema, hoje ele é o maior
especialista em administração de tempo e
produtividade do Brasil. É o fundador da Triad
Consulting, empresa multinacional especializada em
softwares, pesquisa e consultoria em produtividade,
que atende a grandes empresas globais, e o autor
dos livros A Tríade do Tempo e Equilíbrio e Resultado
(Editora Sextante), entre outros.

Nesta conversa, ele dá dicas valiosas para organizar

uma rotina produtiva e equilibrada, e aprender a
trabalhar de forma sábia. Isso, por consequência, vai
abrir tempo para outras áreas da vida – como a
família ou interesses pessoais.

Em seus livros, você sugere registrar e

classificar nossas tarefas. Por que isso é
importante?

Quando a gente resolve parar e entender o que está

fazendo com o tempo, fica mais consciente e toma
melhores decisões. O córtex pré-frontal é a área do
cérebro responsável pelo raciocínio e planejamento –
ou seja, ele que faz você ser ou não produtivo. Nas
pesquisas que já realizamos, quando a gente pede
para a pessoa descrever que tarefas precisa realizar
e pede para que ela classifique essas atividades
entre importante, urgente e circunstancial, o córtex
tem uma atividade muito grande. Isso quer dizer que,
quando você classifica as tarefas, está estimulando a
área do cérebro que lhe permite ser produtivo.
Por que devemos dividir as tarefas entre
importantes, urgentes e circunstanciais?

Até pouco tempo atrás, os conceitos de importante e

urgente se confundiam, e isso só fazia as pessoas
trabalharem demais e não perceberem que estavam
estressadas. Quando você separa as duas coisas,
tem a necessidade de uma tomada de decisão mais
profunda. Precisa questionar mais seu modelo mental
e ativa mais o córtex pré-frontal. Eu sou a favor do
trabalho feito de forma sábia – o que significa usar
bem o tempo e classificar suas tarefas para que você
não precise trabalhar até as 22h por causa de
alguma urgência.

[Segundo a classificação de Christian, uma tarefa

importante é aquela que necessariamente produz
valor para você. Já urgente é aquilo que precisa ser
feito obrigatória e imediatamente, gerando valor ou
não. E circunstanciais são as atividades que não se
encaixam em nenhuma das anteriores e não geram
grandes benefícios.]

É normal ter o dia dominado por urgências e

tarefas circunstanciais?

Mais de 4,5 milhões de pessoas em todo o mundo já

realizaram nossos testes de classificação do tempo e
vimos que, de fato, os latino-americanos em geral
têm o dia dominado por tarefas urgentes. A mulher
latina tem ainda mais urgências que o homem latino.
Isso tem a ver com a nossa cultura, com a forma
como a gente foi treinado para reagir às demandas
diárias. Desde a infância nós costumamos deixar as
coisas para a última hora, fazemos tudo na correria,
não costumamos anotar nada, não nos importamos
com atrasos. Na minha empresa, acontece com
frequência de brasileiros marcarem uma
videoconferência com equipes americanas ou
europeias, e chegarem atrasados. Eles não entendem
como isso acontece. E os brasileiros não atrasam
porque esqueceram ou estavam enrolando – eles
estavam trabalhando. A nossa cultura é muito
permissiva com atrasos, mas para o resto do mundo
isso não é normal.

Talvez parte da explicação se deva à cultura de

servidão que temos aqui desde a colonização. As
pessoas têm empregada doméstica, motorista,
cozinheira, babá para fazer as coisas por elas. Nos
Estados Unidos e na Europa reina a cultura do “faça
você mesmo”, e as pessoas têm mais
responsabilidades em outras esferas da vida. Se uma
tarefa atrasa, ela irá atrasar todas as outras, e a
pessoa vai se prejudicar mais porque terá mais
urgências. Então elas procuram se planejar para
evitar esse caos.

Como podemos diminuir as urgências que

dominam nosso dia a dia?

O primeiro passo é estabelecer uma métrica para

definir o que é realmente urgente. Para isso, liste
todas as suas tarefas e depois se pergunte em
relação a cada uma delas: Isso é urgente? Por quê? O
que posso fazer para evitar que essa urgência
aconteça de novo? As urgências têm sempre um
porquê, e muitas vezes isso está relacionado a falhas
de comunicação. O problema é que a gente está tão
acostumada a só agir que não para e pensa nas
causas que levaram a essa situação.

Existe uma diferença entre urgências e

prioridades?

Prioridade é aquilo que precisa ser feito para levar à

evolução – e não somente à ação. Já uma urgência
pode ser também uma prioridade ou não: ela nem
sempre envolve uma ação que faça você evoluir, mas
é algo que precisa ser feito rapidamente.

Como podemos equilibrar nossa rotina de modo

a diminuir urgências e administrar prioridades?

Comece planejando uma porção bem menor do seu

dia – se você pretende trabalhar por dez horas,
planeje no máximo três ou quatro horas. À medida
que for obtendo prática, sua mente vai se acostumar
com esse planejamento e você poderá estendê-lo a
uma quantidade maior de tempo.

Se você está com muita coisa atrasada, é melhor

focar em resolver essas pendências antes de
começar seu planejamento, ou você acabará sem
conseguir fazer bem nem uma coisa, nem outra.
Nesses casos, é melhor fazer um “detox” dos atrasos
antes para o planejamento fluir melhor.

O ideal é que nosso planejamento seja diário

ou semanal?

Os americanos estão com uma mania recente de

listar três prioridades para resolver no dia seguinte,
mas isso não é nada produtivo. Pelo contrário: você
se treina, assim, a ser mais imediatista, e seu
cérebro fica preguiçoso. Além disso, dessa forma
você tem seu dia dominado por tarefas urgentes e
tem menos flexibilidade. Sua produção fica apenas
reativa e você não sai do lugar, como um hamster
correndo dentro de uma roda. O planejamento
envolve pensar no futuro – não pode se restringir a
planejar o amanhã.

Em nossas pesquisas, descobrimos que, para 70%

das pessoas, o ideal é fazer um plano a cada três
dias. Você pode planejar na sexta-feira as atividades
que vai fazer na segunda, terça e quarta. A quinta e
sexta-feira seguintes ficam para que você possa
fazer o que faltou nos três primeiros dias e planejar a
próxima semana.

Sabemos que a tecnologia pode distrair e

atrapalhar a gestão do nosso tempo. Como
podemos usá-la em nosso favor?

Sim, a tecnologia é capaz de ajudar, mas também de

atrapalhar – e muito! – a nossa produtividade. Nós
precisamos ter sempre em mente que ela é quem
deve nos servir, e não nós nos tornarmos seus
escravos. Só vale a pena usar uma tecnologia
enquanto ela for de ajuda. Tem muita gente que não
se dá bem com isso, mas se força a usar. Não deve
ser assim.

Como manter a concentração em um mundo

que exige que fiquemos sempre conectados?
É difícil controlar sua atenção e foco quando tem um
celular apitando ao seu lado. A primeira coisa que
precisamos fazer é configurar o celular e o
computador para zerar as notificações. O meu celular
só me avisa de reunião para eu não perder a hora.
Quando vou fazer alguma coisa, coloco tudo em
modo avião. Para ajudar na concentração, costumo
colocar alguma música barroca de fundo – isso
realmente ajuda a focar!

Para controlar a ansiedade de olhar o celular, eu

tenho em mente que, se for alguma coisa
importante, alguém vai me ligar. Eu não vou abrir
meu e-mail a toda hora e não vou responder
mensagens assim que as receber. É assim que eu
trabalho e sempre deixo isso avisado para todos –
minha família, meus amigos, meus colegas e
clientes. Eles sabem que, se precisarem falar comigo
sobre algo urgente, precisam me ligar, e só assim
terão minha total atenção naquele momento.

O que fazer quando você precisa realizar uma

tarefa chata, mas não consegue parar de
procrastinar?

Não há uma técnica única para isso, mas algumas

coisas podem funcionar. Você pode quebrar essa
tarefa em ações menores e criar um sistema de
recompensas, por exemplo. Algumas pessoas
costumam marcar uma reunião consigo mesmas para
fazer a tarefa: elas marcam uma data e local e
reservam esse tempo determinado só para fazer isso.
Algumas preferem sair dos limites do escritório e
resolver a tarefa em outro local. Também é
importante, se possível, escolher o melhor horário –
se você funciona melhor de manhã, reserve esse
período para isso. Se estamos falando de algo
complexo, peça ajuda. Mas comece. Ao ver que está
fazendo progresso, você se sente estimulado a
continuar até o fim.

É possível conseguir manter um trabalho

regular e ainda assim se envolver em um
projeto pessoal sem perder a saúde?

Sim! É possível ter uma segunda carreira e tocar

muitos outros projetos se a gente aprender a usar
bem o tempo. Para isso, é preciso dividir seu tempo
em blocos e ter muita organização. A primeira coisa a
fazer é definir quantas horas por dia pretende gastar
nesse projeto.

Vamos imaginar que você queira montar um negócio

próprio enquanto permanece em um emprego de oito
horas diárias, cinco dias por semana. Você costuma
chegar em casa por volta das 18h ou 19h, e está
cansado. Então é importante fazer algo que a
energize, como ir à academia e ter uma boa refeição.
Você decidiu que irá dedicar mais quatro horas do
seu dia a esse projeto, então irá trabalhar, por
exemplo, das 20h à meia-noite. Isso é desgastante,
mas é o que dá para fazer em uma etapa inicial, até
que um dia consiga ter condições de deixar seu
emprego regular para focar em seu negócio.

Mas, para que isso aconteça, é preciso usar bem

essas quatro horas diárias. Nelas, você deve fazer
apenas atividades que o ajudarão a sair do lugar. Eu
sempre digo que quem trabalha demais, e não
sabiamente, não ganha dinheiro. Muita gente erra
por usar todo o tempo trabalhando no produto e
deixar de lado as atividades que farão o negócio
crescer, valorizar e ganhar escala. A grande sacada é
entender como você pode trabalhar menos e ganhar
mais. O ideal, então, seria dedicar duas horas diárias
para o produto em si e deixar as outras duas para
atividades que envolvam marketing, operações de
venda e a busca de parceiros que possam ajudar. Só
assim você conseguirá crescer e deixar o trabalho
atual. Nenhuma empresa morre porque não tem
produto – o problema é focar somente no produto e
deixar de lado as operações.

CHECKLIST

☑ Defina seus objetivos de curto, médio e

longo prazo – e escreva todos em uma folha
de papel, separados por colunas. Para ter
certeza de que está indo para algum lugar,
você precisa saber aonde quer chegar.

☑ Liste todas as pendências que estão em

sua cabeça e registre-as em um sistema
atualizado e fácil de encontrar.

☑ Identifique suas tarefas improdutivas e

esforce-se para tirá-las do dia. Todo mundo
sempre gasta tempo e energia com coisas
que nem precisariam ser feitas e que não
trazem nenhum benefício.

☑ Classifique suas pendências em urgentes,

importantes e circunstanciais, e defina quais
são as ações necessárias para resolver cada
uma. Esforce-se para focar no importante,
reduzir as tarefas urgentes e diminuir as
circunstanciais.

☑ Estime o tempo que suas tarefas levarão e

anote. Não se preocupe se você errar na sua
avaliação e acabar levando muito mais tempo
para alguma tarefa: essa é uma habilidade
que vem com o treino. Mas não desista, pois
isso é fundamental para o item seguinte.

☑ Organize suas ações necessárias em um

planejamento semanal ou quinzenal, sempre
guardando um tempo livre para descansar e
mais uma fatia para aquelas tarefas
inesperadas que podem surgir.
 SEÇÃO 2

COMO CRIAR UMA

NOVA ROTINA
PENSE NA SUA LISTA DE RESOLUÇÕES DO ANO-NOVO. O que ela
inclui? Talvez juntar mais dinheiro? Ou se exercitar mais?
Parar de deixar as coisas para a última hora? Largar o
cigarro? É bem provável que você tenha feito alguma
dessas promessas mais de uma vez ao longo da sua vida
– sem muito sucesso. Isso é comum. Apesar de
diferentes, todas essas coisas guardam uma semelhança
importante, que as torna difíceis de serem realizadas:
envolvem mudanças na rotina.

Mudar a rotina é uma das coisas mais difíceis que

existem – mas que são cruciais na busca pela
produtividade. Geralmente, conseguimos alterar nosso
dia a dia por algum tempo por conta própria, mas a
tendência é retornarmos aos velhos hábitos – mesmo que
a mudança tenha sido para melhor e os vícios antigos
sejam ruins.

A publicidade sabe muito bem disso. “Mesmo que os

consumidores gostem de um novo produto e queiram
usá-lo, eles não irão fazer isso se o uso não combinar
com seus hábitos”, diz Wendy Wood, professora de
psicologia e negócios da Universidade do Sul da
Califórnia e uma grande especialista em hábitos. É o que
acontece, por exemplo, quando você compra uma
máquina de fazer sucos para o café da manhã, mas
acorda sempre em cima da hora. Você até pode usá-la
uma vez ou outra, mas as chances de ela acabar largada
em algum canto juntando pó são enormes.

“Apesar da intenção de usar um novo produto, o

consumidor volta aos velhos hábitos que são estimulados
pelas situações do cotidiano”, explica ela em um estudo
publicado em junho de 201612. Graças a uma série de
experimentos, Wood descobriu que os consumidores
resistem a produtos que exigem alguma mudança de
hábito – mas se ajustam bem àqueles que se encaixam
facilmente em rotinas já existentes.

Uma pesquisa envolveu 150 pessoas e pediu para que

os consumidores se lembrassem de algum produto que
haviam comprado nos últimos seis meses e que acabou
nunca sendo usado. A lista obtida foi de iPhones e
computadores a limpadores de DVDs, máquinas de waffle
e até uma cesta de piquenique. Um quarto dos
participantes falou que os produtos não foram usados
porque não se encaixavam nos hábitos dos usuários – a
justificativa foi mais comum do que sentir dificuldade no
uso do produto ou o fato de não terem gostado do que
haviam comprado.

Com os outros experimentos, Wood e seus colegas

descobriram que a melhor maneira para fazer com que
alguém compre um produto é relacionando seu uso a
hábitos já existentes. Em um deles, os participantes
foram instruídos a borrifar, por quatro semanas, um
produto em suas roupas usadas que ainda não
precisavam ser lavadas.

Alguns voluntários usaram uma estratégia cognitiva

para integrar o produto à sua rotina: sempre que iam
separar roupas para lavar, davam uma cheiradinha
clássica para avaliar o grau de sujeira delas. Se
estivessem fedidas, iam direto para a lavadora – se ainda
desse para usá-las mais uma vez, tentavam sempre
aplicar o produto antes de guardá-las. Um outro grupo de
voluntários apenas ficou tentando se lembrar de borrifar
o produto, sem nenhuma rotina associada a ele. No fim
do teste, as pessoas que cheiravam as roupas foram as
que de fato haviam usado mais o produto – já que bastou
incluir o químico dentro de uma mania pré-existente.
Aqueles que não integraram a mercadoria a atividades
rotineiras sempre se esqueciam de aplicá-lo.

“O grande aprendizado do nosso trabalho é não lutar

contra o comportamento passado dos consumidores. Em
vez disso, o usamos como um aliado para promover a
adoção de novos produtos”, conclui o artigo. Apesar de
se referir a produtos para consumo, isso vale para a
mudança de comportamentos de um modo geral.
Segundo Wood, “esses deslizes provocados pelo hábito
são uma metáfora para os muitos desafios que as
pessoas enfrentam ao tentar mudar seu
comportamento”.

Aquela esteira ergométrica que as pessoas compram

prometendo se exercitar mais e que acaba virando
cabide para roupas sujas não é apenas consumismo. É
um símbolo perfeito para a dificuldade de alterar a
rotina.

O QUE É – E COMO SE FORMA UM

HÁBITO
Para entender de uma forma bem simples o que é
hábito, lembre-se de como foi aprender a andar de
bicicleta. Nas primeiras pedaladas, você provavelmente
pensava cuidadosamente em cada movimento e
precisava de atenção total no que estava fazendo. Hoje,
é como se a bike fosse uma extensão do seu corpo. Você
é capaz de fazer tudo “automaticamente”, sem precisar
daquela concentração toda de antes, e seu cérebro já
consegue se ocupar de outras coisas. Dá até para ouvir
um podcast em outro idioma ou travar uma discussão
com o amigo que está na garupa. E mais: você pode ficar
um tempão sem pedalar, e ainda assim vai se lembrar de
tudo quando subir em uma bicicleta de novo. Aquela
ação ficou inscrita no seu cérebro.

Por mais que nos esforcemos para ser racionais e ter

autocontrole, grande parte do nosso dia a dia é
determinada por ações não pensadas. “Em experimentos
nos quais as pessoas tinham de registrar uma vez por
hora o que estavam pensando, sentindo e fazendo, foi
descoberto que 43% das nossas ações são realizadas
quase diariamente, e geralmente no mesmo contexto”,
escrevem Wood e seu colega Dennis Rünger em um
artigo13 publicado também em 2016. Ações específicas,
como ingerir certos tipos de alimentos, também tendem
a ser realizadas em lugares e horários específicos. Você
talvez tenha um local certo para tomar seu café e um dia
determinado para comer pizza.

Mas não fique bravo com a sua previsibilidade. Esse

automatismo é necessário para a sobrevivência: sem os
hábitos, estaríamos condenados a planejar, guiar e
monitorar cada pequena ação que fazemos – desde o
momento em que abrimos o olho de manhã até cada
movimento do seu dedo enquanto digita uma mensagem
no seu celular. Pense em como foi difícil aprender a dirigir
e imagine quanta energia mental seria necessária para
simplesmente tirar seu carro da garagem.
 Os dois pesquisadores explicam o nascimento do hábito
por meio de um esquema com poucas etapas: primeiro
acontece um estímulo (que pode ser qualquer coisa – a
hora que o relógio está marcando, ou um pensamento
que aparece na sua cabeça, por exemplo). Esse estímulo
demanda uma resposta, que gera um resultado.

Imagine que um dia você chega do trabalho cansado,

prepara o jantar e tudo o que quer é comer enquanto faz
algo que exija o mínimo de esforço mental possível.
Então você liga a TV, acessa seu serviço de streaming e
decide dar uma chance para uma série qualquer. Vê um
episódio e acha ok. Como era curto, decide ver outro. E
depois outro. No fim das contas, percebe que sua noite
foi relaxante como gostaria. Na noite seguinte, chega
com vontade de ver mais um episódio e faz isso
novamente durante o jantar. Na outra noite, a mesma
coisa. Logo, você começa a ficar na expectativa para
chegar do trabalho e poder ter esse momento de
distração. E assim nasceu uma pequena rotina que se
mantém até hoje.

O estímulo que gerou o hábito de assistir a séries

durante o jantar foi a hora do dia (era noite, pós-
trabalho) e a forma como você estava se sentindo
(cansado, estressado). A resposta dada foi ligar a TV. E o
resultado foi a distração e o relaxamento.

Essa resposta pode, inicialmente, estar associada a um

objetivo seu de curto, médio ou longo prazo. No exemplo
dado, o objetivo era relaxar. O efeito, se positivo, poderá
fazer com que você queira repetir a ação quando um
estímulo semelhante aparecer. À medida que a repete,
você vai criando uma memória dessa rotina. E essa
memória o levará a continuar repetindo-a e até a ansiar
por ela, mesmo que não esteja plenamente consciente
disso.

Isso explica por que ficamos tão ansiosos para checar o

celular quando aparece alguma notificação de WhatsApp,
mesmo sabendo que estamos atolados de trabalho e que
há boas chances de a mensagem ser algo sem
importância – nosso cérebro já começa a antecipar os
efeitos da distração e anseia por ela.

Aliás, um estudo14 de 2011 feito com jovens finlandeses

e americanos conseguiu identificar como se dá a
formação do hábito de checar o celular a todo momento.
Essas ações, que geralmente duram menos de 30
segundos e envolvem uma olhadela em somente um
aplicativo por vez, não acontecem aleatoriamente: elas
vêm associadas a algumas deixas específicas, como o
elevador que não vem ou o trânsito que não anda.
Qualquer menor sinal de tédio dispara o gatilho para
checar o celular. Apesar de não considerarem um vício,
os voluntários do estudo frequentemente descreviam
esse hábito como algo excessivo e um aborrecimento.

A FORÇA DO HÁBITO VAI ALÉM DOS

NOSSOS OBJETIVOS
Com o tempo, o mecanismo do hábito se torna cada vez
mais rápido e menos pensado – vira automático. E fica
tão fortemente gravado no seu cérebro que, mesmo que
seus objetivos de vida mudem ou aquela ação habitual
pare de trazer resultados positivos, você permanece
fazendo a mesma coisa. É por isso que continua ligando
a televisão para ver uma série durante o jantar mesmo
quando não tem nada para assistir.

Um estudo publicado em 200715 e conduzido por Wendy

Wood (ela é definitivamente a estrela deste capítulo)
acompanhou universitários por uma semana para
registrar quantas vezes eles frequentavam um
restaurante de fast food e assistiam à televisão. O
resultado mostrou que os estudantes de hábitos fracos
ou moderados conseguiam controlar suas ações. Por
outro lado, aqueles com hábitos mais arraigados tinham
um padrão bem claro nessas duas atividades,
independentemente da sua real intenção – ou seja, eles
iam ao restaurante ou assistiam à televisão mesmo sem
estar com disposição para isso.

Embora a força de vontade realmente ajude a mudar

comportamentos, não adianta ignorar as velhas rotinas e
dizer que vai começar do zero. Falar para si mesmo “vou
parar de ficar olhando meu celular a cada 15 minutos” ou
“vou parar de comer tanto doce” pode até funcionar por
um curto período, mas uma hora os velhos
comportamentos automáticos voltam. O que fazer,
então? Vire a página para o próximo capítulo.
PENSE NO SEU CÉREBRO COMO UM COMPUTADOR LOTADO DE
ARQUIVOS. Para que você consiga guardar um novo
documento, é preciso apagar alguma coisa antes. Assim
como um arquivo de computador nunca é realmente
deletado, e sim sobrescrito – ou seja, algo é salvo por
cima dele –, co m os hábitos ocorre algo semelhante. Se
você quer se livrar de uma certa rotina, precisa criar
outra para substituí-la. E, conforme a nova vai se
repetindo, torna-se cada vez mais forte – e mais
automatizada.

Mas, ainda assim, uma rotina nunca desaparece

completamente dos nossos cérebros. “Mesmo depois que
novos hábitos são aprendidos, velhos traços de memória
não são necessariamente substituídos”, explica Wendy
Wood16. Por um lado, isso é bom: é o que faz com que
você nunca esqueça de fato como andar de bicicleta ou
dirigir. A parte chata é que nosso cérebro não é capaz de
diferenciar os hábitos bons dos ruins, e ambos vão ficar
sempre à espreita do estímulo certo.

Por isso, quando alguém faz algo de que não gostaria e

diz que aconteceu pela força do hábito, há boas chances
de não ser uma desculpa esfarrapada. “Dificuldades em
mudar padrões comportamentais estabelecidos não são
uma falha de força de vontade. O desafio central é
impedir que velhos hábitos se ativem automaticamente
por deixas ambientais”, diz Wood.

Mas há esperança. Algumas ações podem ajudar você a

criar novas rotinas e manter as antigas sob controle.

EVITE ATITUDES INDESEJADAS

 Em estudos que investigaram a inibição espontânea de
comportamentos indesejados, tanto no dia a dia quanto
em situações criadas em laboratório, a estratégia mais
bem-sucedida envolvia pensar “Não faça isso!” e se
manter atento para evitar o deslize. Melhor ainda quando
esses pensamentos vinham acompanhados de planos
para inibir a ação.

Por exemplo: se você quer parar com o costume de

comer um doce depois do almoço, você já planeja sair da
mesa assim que terminar o prato principal em vez de
ficar sentado por mais um tempo. O problema com essa
tática é que ela funciona pelo aumento do controle
cognitivo, mas não enfraquece o hábito em si17. Logo, se
você quer uma mudança mais natural e duradoura, o
ideal é partir para outra tática, que envolve enfraquecer
os estímulos que levam ao comportamento indesejado.
Nesse caso do doce, você pode, por exemplo,
desenvolver um novo hábito de tomar um copo de água
gelada no fim da comida. Seu cérebro vai se acostumar
com esse novo gatilho – que não tem ligação com o
doce.

PASSO 1: IDENTIFIQUE QUAIS SÃO OS ESTÍMULOS

QUE INDUZEM VOCÊ ÀQUELA AÇÃO

Para combater certos comportamentos, examine se é

possível fazer algo para alterar os estímulos, ou deixas,
que o levem a eles. Vamos supor que você queira parar
de checar o celular a toda hora. Pare e pense: quais são
os estímulos que o levam a checar sempre o celular? É o
tédio? O cansaço? É o barulho da notificação?
 Se for preciso, pode ser útil perguntar-se:

Que horas são quando você sente o impulso de ver

o celular?
Onde você está?
Quem mais está com você?
O que você acabou de fazer?
O que você está sentindo e pensando?

Mantenha um registro desses dados por alguns dias,

até conseguir identificar aquele elemento que está
sempre lá quando você cede ao seu hábito. Eu fiz o teste
enquanto escrevia este livro e descobri que, no meu
caso, dois fatores me levam a esse comportamento: o
barulho das notificações e a minha ansiedade,
especialmente quando eu me sentia sobrecarregada ou
pressionada para realizar alguma tarefa.

Parar para ver algum aplicativo me distraía por alguns

minutos e me fazia pensar em outras coisas. Só que eu
acabava me distraindo demais e perdia um tempo
precioso que poderia estar usando para fazer algo
produtivo – e a consciência disso me deixava ainda mais
ansiosa, o que me fazia precisar parar mais vezes, num
loop que era um pesadelo para mim.

PASSO 2: CRIE UM PLANO PARA EVITAR ESSES

ESTÍMULOS

Tendo identificado as deixas do seu hábito, é hora de

avaliar o que é possível fazer. Algumas delas são mais
simples e podem ser evitadas – é o caso das notificações
do celular, por exemplo. Eu as desabilitei e isso já me
ajudou muito.

Se você quer parar com o hábito de tomar uma cerveja

naquele bar por onde passa quando está voltando do
trabalho, considere fazer um trajeto diferente. Se você
nunca resiste àqueles doces da padaria onde toma seu
café, experimente visitar outros locais – ou pelo menos
sentar-se de costas para o balcão. Sério, isso funciona. Já
foi constatado18 que, em restaurantes chineses do tipo
rodízio com preço fixo, as pessoas com menor índice de
massa corporal eram as que comiam usando pauzinhos,
escolhiam pratos pequenos e sentavam-se de costas
para o buffet.

Mas pode ser também que o que leva você a praticar

um mau hábito seja a ansiedade. É importante buscar
uma forma de combatê-la, mas esse é um processo mais
trabalhoso. Nesse caso, uma boa alternativa pode ser
substituir uma rotina por outra.

SUBSTITUINDO UMA ROTINA POR

OUTRA
Já falamos, no capítulo anterior, que os consumidores
sempre oferecem resistência a produtos que demandem
uma mudança de rotina – mesmo que a mercadoria seja
ótima e a pessoa queira utilizá-la. Como largar velhos
hábitos ou criar novos não é algo simples, a saída está no
caminho do meio: a substituição de um pelo outro.

É claro que essa troca precisa obedecer a certos

critérios. Trocar o sofá de casa pela academia, por
exemplo, não é uma ideia promissora – dificilmente vai
colar de cara. Para que isso funcione, é preciso que não
só os estímulos, mas também as recompensas
associadas ao comportamento que você quer abandonar
sejam relativamente parecidos.

Nem sempre estamos cientes de quais são os efeitos

que esperamos com nossos hábitos. Se esse for o seu
caso, faça o teste usando recompensas diferentes. Por
exemplo: se você quer parar de perder tanto tempo na
frente da TV quando chega do trabalho, teste uma
atividade diferente a cada dia e vá registrando como
você se sente. Só não troque um hábito ruim por outro.
Trocar a TV de todas as noites por um bar, por exemplo,
provavelmente não é a melhor das opções. A ideia é
inserir nessa lacuna alguma rotina que você queira
incorporar à sua vida – como ler um livro, exercitar-se ou
terminar serviços domésticos.

No meu caso, tentei substituir o celular por outras

coisas. Eu já havia percebido que era impossível me
concentrar com um aparelho apitando o tempo todo – e
meu hábito não se restringia apenas quando eu recebia
mensagens. A primeira coisa que fiz foi deixá-lo no modo
silencioso. Também desabilitei as notificações via
navegador. Assim, sobramos apenas eu e meu hábito de
procrastinar usando meios eletrônicos mesmo quando
eles não têm nada de urgente para me oferecer.

Na primeira tentativa, tentei trocar o celular por um

chiclete. Não adiantou nada – pelo contrário, só me
deixou mais dispersa e ansiosa e fez com que eu
quisesse o aparelho ainda mais. Depois, tentei
simplesmente usar minha força de vontade para ignorar
o aparelho. Também fracassei. Afinal, se eu conseguisse
parar de olhar para o celular, eu teria parado.

Depois de um tempo fazendo testes, lembrei-me de um

hábito que eu queria estimular: o de beber água. Posso
passar dias sem me lembrar de tomar um copo de água
e sei que isso não é nada saudável. Resolvi testar: deixei
uma garrafa ao meu lado e, a cada vez que sentia
vontade de olhar o celular, tomava uns goles em vez
disso. Como já sabia que isso estava relacionado à minha
ansiedade, também aproveitava esses momentos para
respirar fundo por alguns segundos e então voltava ao
trabalho. Surpreendentemente, funcionou. E funcionou
mesmo em ocasiões nas quais eu havia me esquecido de
tirar o som do celular e ele apitava com alguma
notificação. Eu até olhava para a tela, mas a frequência
com que pegava o aparelho caiu. E o melhor: eu fiquei
mais hidratada e mais relaxada! E sem aquela culpa por
ter perdido tempo mexendo em algum aplicativo inútil.

SEJA CONSTANTE
Não existe rotina sem frequência e não há milagre que
resolva seu problema. Você vai ter de repetir a nova
rotina à exaustão. “Nós tendemos a superestimar o que
podemos fazer em um período curto de tempo, e
subestimamos o que podemos fazer a longo prazo, se
trabalharmos devagar, mas consistentemente”,
observa19a advogada e escritora Gretchen Rubin. “O que
eu faço todos os dias importa mais do que aquilo que eu
faço de vez em quando.”
 Rubin ficou famosa por seu best-seller Projeto
Felicidade, que ela escreveu em um período em que
resolveu largar o Direito e se dedicar a ter uma vida mais
feliz. Para isso, reuniu informações de diversas fontes –
incluindo descobertas científicas e pensamentos de
filósofos antigos – e, a cada mês, focou em um aspecto
que queria melhorar em sua vida, introduzindo novos
hábitos que poderiam ajudar. Durante um mês, tentou
organizar a casa. No seguinte, tentou abraçar mais as
pessoas. No outro, fez mais exercícios. E por aí vai.

“Como escritora, eu trabalho todos os dias, incluindo

finais de semana, feriados e férias. Geralmente escrevo
por muitas horas, mas às vezes são apenas 15 minutos –
mas eu nunca pulo um dia”, revela em um artigo para o
livro Manage Your Day-Today: Build your routine, find
your focus and sharpen your creative mind (“Administre o
seu dia a dia: construa sua rotina, encontre o seu foco e
estimule a sua mente criativa”, sem tradução no Brasil).
“Descobri que esse tipo de frequência no trabalho faz
com que seja possível realizar mais, e com melhor
qualidade”, completa.

De fato, a frequência é importante porque:

Torna a atividade um hábito – o que faz com que

começar o trabalho se torne algo mais fácil e
natural.
Facilita a execução de projetos de médio e longo
prazo, já que seus passos estão sempre frescos na
sua cabeça e você não precisa gastar muito tempo
recapitulando tudo o que já foi feito e aonde quer
chegar.
Torna mais raro ter bloqueios e nos torna mais
criativos. Quando estamos profundamente ligados a
algum projeto, tudo parece ter relação com ele e
ficamos mais propensos a ter ideias originais.
Diminui a insegurança e a ansiedade. Não só
porque você sabe que está avançando, mas
também porque sabe que terá mais oportunidades
para errar e aprimorar seu trabalho. Imagine que
você deseja criar o hábito de escrever mais. Se
você só costuma escrever uma página por semana,
tende a querer que o resultado seja ótimo, e
começa a ficar inseguro em relação à sua própria
capacidade. Assim, torna-se mais crítico e acaba
produzindo menos. Se escreve um pouco todos os
dias, nenhum dia é especial e você se dá o direito
de produzir coisas boas e ruins.
Melhora a qualidade do seu trabalho. Trabalhar um
pouco todos os dias em um projeto, estando
inspirado ou não, lhe dará tempo para aperfeiçoar o
que já fez. E, estando tranquilo, você se permitirá
experimentar e arriscar mais. Se o resultado não for
bom, você sabe que terá tempo de tentar de outra
forma.
Aumenta a produtividade. Não só porque você está
fazendo algo todos os dias, mas porque torna todo
o processo mais fácil e prazeroso. Você sabe:
perceber que estamos caminhando em direção a
um grande objetivo é inspirador e confortante,
enquanto a ansiedade da procrastinação pode ser
desesperadora e nos prender em um ciclo de
ansiedade e falta de ação.
 99% TRANSPIRAÇÃO, 1%
INSPIRAÇÃO

Escritores bem-sucedidos têm algo em comum:

desenvolveram rotinas firmes para se tornarem
produtivos – seja levantar às 4h da manhã ou intercalar
trabalho com exercícios físicos. Conheça algumas dessas
rotinas, e inspire-se para criar as suas próprias, seja qual
for o seu objetivo.

ERNEST HEMINGWAY (1899 – 1961), escritor norte-

americano que ganhou o Prêmio Pulitzer de Ficção (1953)
e o Nobel de Literatura (1954)

“Quando estou trabalhando em um livro ou uma

história, escrevo todas as manhãs, logo após a primeira
luz possível. Não há ninguém para perturbar e o tempo
está sempre mais fresco. Você vem para o trabalho e se
aquece à medida que escreve. Você lê o que escreveu
antes e continua a partir daí. Você escreve até chegar a
um ponto em que sabe o que vai acontecer em seguida.
Então para e vai tentar viver até o dia seguinte, quando
irá voltar ao trabalho20.”

STEPHEN KING (1947), escritor norte-americano

famoso por histórias de horror fantástico

“Há certas coisas que faço ao me sentar para escrever.

Tomo um copo de água ou uma xícara de chá. Sento-me
em um determinado horário, entre 8h e 8h30, em algum
lugar dentro dessa meia hora, todas as manhãs. Tomo a
minha pílula de vitamina e ligo minha música, sento-me
no mesmo assento, e os papéis estão todos organizados
nos mesmos lugares.21.”

HARUKI MURAKAMI (1949), premiado escritor

japonês, traduzido para mais de 50 idiomas

“Quando estou trabalhando em um romance, me

levanto às 4h da manhã e trabalho por cinco a seis
horas. Na parte da tarde, eu corro 10 km ou nado por
1.500 m (ou faço ambos), e então leio um pouco e ouço
alguma música. Vou para a cama às 9h da noite. Eu
mantenho essa rotina todos os dias, sem variação. A
repetição em si torna-se o mais importante; é uma forma
de hipnotismo. Eu me hipnotizo para chegar a um estado
de espírito mais profundo. Mas suportar tal repetição por
tanto tempo — seis meses a um ano — requer uma boa
quantia de força mental e física. Nesse sentido, escrever
uma longa novela é como um treino de sobrevivência.
Força física é tão necessária quanto sensibilidade
artística22.”

JOAN DIDION (1934), escritora e jornalista norte-

americana

“Eu preciso de uma hora sozinha antes do jantar, com

uma bebida, para repassar tudo o que fiz naquele dia.
Não posso fazer isso no final da tarde porque ainda estou
muito envolvida com tudo. Além do mais, a bebida ajuda.
Ela me afasta das páginas. Eu passo essa hora
removendo algumas coisas e adicionando outras. Então
eu começo o próximo dia refazendo tudo o que fiz no
anterior, seguindo as notas que deixei à noite. Quando
estou realmente trabalhando, não gosto de sair nem ter
ninguém para o jantar, senão perco a hora. Outra coisa
que preciso fazer, quando estou perto do final do livro, é
dormir no mesmo quarto que ele. De alguma forma, o
livro não deixa você quando está dormindo bem ao seu
lado23.”

SIMONE DE BEAUVOIR (1908 – 1986), escritora e

ativista feminista francesa e autora de O Segundo Sexo

“Sempre estou com pressa para começar. Primeiro eu

tomo chá e, então, por volta das dez da manhã, começo
e trabalho até 1h da tarde. Então vou ver meus amigos e
volto ao trabalho às 5h da tarde, seguindo até às nove.
No dia seguinte, se o trabalho está indo bem, eu passo
de 15 a 30 minutos lendo o que escrevi no dia anterior.
Então eu continuo a partir daí24.”

WILLIAM GIBSON (1948), escritor americano do

movimento cyberpunk, subgênero da ficção científica

“Me levanto às 7h, checo meu e-mail e entro na

internet. Tomo uma xícara de café. Três dias por semana
eu faço pilates e volto entre 10h e 11h da manhã. Então
sento e tento escrever. Se absolutamente nada estiver
surgindo, me dou permissão para ir cortar a grama. Mas,
geralmente, só me sentar e realmente tentar é o
suficiente para começar algo. Eu paro para o almoço,
volto e escrevo mais. E em seguida, geralmente, um
cochilo. Cochilos são essenciais para o meu processo.
Não os sonhos, mas aquele estado adjacente ao dormir, a
mente ao acordar. À medida que avanço, o livro vai se
tornando mais exigente. No começo, eu trabalho cinco
dias na semana, cada dia aproximadamente das 10h às
17h, com uma pausa para o almoço e o cochilo. No final
estou trabalhando todos os dias, podendo chegar a 12
horas por dia.

Perto do fim do livro, o estado de composição está mais

complexo, um estado quimicamente alterado que irá
embora se eu não continuar dando o que ele precisa. E o
que ele precisa é, simplesmente, escrever o tempo todo.
O tempo de inatividade que não seja usado para dormir
se torna problemático25.”
“EU PLANEJEI UMA BOA MANHÃ DE ESCRITA, MAS GASTEI O MEU
CÉREBRO NO TELEFONE.” Poderia ser qualquer um de nós
perdendo tempo com o celular, mas era a escritora
Virginia Woolf em 1920, quando ainda nem existiam
smartphones. A arte de deixar tudo para depois e
desperdiçar tempo e energia com as coisas erradas pode
ter sido aperfeiçoada com a internet, mas é quase tão
velha quanto a humanidade.

“Referências à procrastinação podem ser encontradas

em alguns dos primeiros registros escritos disponíveis,
remontando a pelo menos 3.000 anos atrás”, diz uma
meta-análise26 feita por Piers Steel, um dos maiores
especialistas no assunto. Essas menções já apareciam
em documentos militares romanos e gregos e em textos
religiosos antigos tanto do Ocidente quanto do Oriente.
Uma das primeiras referências aparece em um poema do
século 8 a.C. em que o poeta grego Hesíodo27 diz: “Nada
deixes para amanhã ou depois de amanhã,/ pois o
homem negligente no trabalho não enche o celeiro/ nem
aquele que o adia”.

Mesmo tanto tempo depois, a procrastinação segue

mais forte do que nunca. Estudos nos Estados Unidos
mostram que entre 80% e 95% dos estudantes
universitários procrastinam, sendo que 75% se
consideram procrastinadores e quase 50% dizem fazer
isso consistentemente e problematicamente. Eles dizem,
ainda, que a procrastinação geralmente ocupa mais de
um terço das suas atividades diárias e geralmente
envolvem dormir, jogar algum jogo ou ver TV. “Além de
ser endêmica durante a faculdade, a procrastinação é
comum entre a população geral, afetando, cronicamente,
entre 15% e 20% dos adultos”, conclui o trabalho de
Steel, que analisou mais de 691 estudos sobre o tema.

“Nós não gostamos de admitir esse tipo de

comportamento indesejável, mas todo mundo
procrastina vez ou outra”, afirma Timothy A. Pychyl,
outro grande especialista no assunto e pesquisador da
Universidade Carleton em Ottawa. “E fazemos isso
porque, basicamente, nos dá prazer”, completa. A
procrastinação ocorre quando estamos diante de tarefas
que por algum motivo não queremos executar. Então
procrastinamos para nos sentir melhor a curto prazo.

Veja bem: procrastinação é diferente de simplesmente

adiar tarefas. “Eu sempre digo que, embora toda
procrastinação envolva adiar uma tarefa, nem todo
adiamento é procrastinação”, explica Pychyl, que ilustrou
isso com algo que ele próprio estava vivendo no dia da
entrevista. “Por exemplo, eu vivo em uma pequena
fazenda e hoje estamos tendo uma grande tempestade
de neve. Sabendo do que estava por vir, tive que adiar
vários dos meus compromissos porque precisava fazer os
preparativos para que meus filhos e nossos animais
ficassem seguros. Não há nenhum problema nisso.
Fazemos esse tipo de coisa constantemente – faz parte
de estabelecer prioridades e ser organizado.”

Portanto, é normal (e recomendável) adiar uma tarefa

porque surgiram outras mais urgentes. Trata-se de uma
decisão racional baseada na capacidade de
planejamento. A procrastinação, ao contrário, é uma
decisão completamente emocional: você adia não por
necessidade, mas simplesmente para realizar uma
atividade mais prazerosa – ou não fazer nada mesmo –
no lugar. Mesmo sabendo que terá de pagar um preço
alto por essa decisão no futuro.

“No caso dos procrastinadores crônicos, isso está

relacionado a problemas no sistema autorregulador do
cérebro, semelhante ao que ocorre com pessoas que
jogam, comem ou compram compulsivamente”, explica
Pychyl. Embora ainda não haja evidências claras para
dizer que o cérebro de procrastinadores crônicos é
fisiologicamente diferente dos demais, pode-se dizer que
ele trabalha de forma distinta. “O córtex pré-frontal
parece ser a parte do cérebro ligada à autorregulação,
uma vez que é responsável pela organização e definição
de planos, objetivos e direções. Acreditamos que os
procrastinadores crônicos não têm essa função executiva
tão regulada ou tão desenvolvida. Então é possível que,
nesse aspecto, o cérebro desses indivíduos seja
diferente.” Se você procrastina a ponto de colocar seu
trabalho ou suas relações em risco, ou a ponto de
prejudicar outras pessoas com quem se relaciona, então
pode ser considerado algo patológico.

Mas você pode se prejudicar com a procrastinação

mesmo não sendo um problema crônico. Os especialistas
concordam que a internet e especialmente as redes
sociais tornaram a distração mais fácil. “Agora, todos os
estímulos do mundo estão a um clique de distância. Além
disso, elas favorecem decisões irracionais sobre o uso do
tempo: você se prepara para escrever um relatório e
pensa: ’antes de começar, vou checar meu Facebook por
um minutinho só’. Acontece que fazer isso até pode levar
só um minuto, mas depois desse tempo você pensa
‘certo, ainda não estou me sentindo bem para começar,
então vou ficar só mais um minuto’, e faz isso tantas
vezes que, quando se dá conta, passaram-se horas e
você não começou de fato o seu trabalho”, diz Pychyl.

ALGUMAS CAUSAS PARA A

PROCRASTINAÇÃO
Piers Steel analisou centenas de estudos sobre a
procrastinação. Eis alguns fatores que parecem
influenciar o comportamento:

IMPULSIVIDADE

Entre gastar uma tarde vendo TV e preparando um

relatório que só deverá ser apresentado em dois meses,
tendemos a escolher a primeira opção. Muitos estudos
provam que nós damos preferência para aquilo que gera
resultados mais rapidamente, mesmo que sejam menos
impactantes. Embora o relatório possa render uma bela
promoção no trabalho, isso não vai acontecer antes de
dois meses. Já um bom seriado de TV gera distração e
diversão imediatas.

Esse tempo decorrido entre finalizar a tarefa e obter

resultados importa ainda mais para os impulsivos. A
impulsividade está entre as características de
personalidade que mais se destacam quando se trata de
procrastinação. Como essas pessoas focam nos desejos
do momento e buscam gratificação imediata, reflexões
sobre o futuro não pesam tanto em suas decisões. Assim,
geralmente negligenciam as responsabilidades de longo
prazo.

Algumas tarefas causam ansiedade em todo mundo,

mas a impulsividade influencia a forma como cada um de
nós lida com ela. “Os impulsivos tentam evitar
temporariamente uma tarefa que gera ansiedade ou tirá-
la da consciência, uma tática que é absolutamente
perfeita, se você pensar no curto prazo”, diz Piers Steel
no livro A Equação de Deixar para Depois, no qual
analisou um número ainda maior de artigos científicos
sobre procrastinação (segundo ele, mais de 800).

FALTA DE AUTOCONFIANÇA

Imagine que você vai prestar um vestibular concorrido

dentro de uns meses. Você quer dar o melhor de si e usar
todo o tempo disponível para estudar. Mas, então,
começa a pensar em como a prova é difícil. E em como
os seus concorrentes estão mais bem preparados do que
você. E em como todo mundo vai se decepcionar se você
fracassar. Assim, resolve deixar seus livros de lado e vai
fazer algo mais prazeroso com o seu tempo. Finalmente,
chega a véspera da prova. Para aplacar a ansiedade,
você decide passar a noite bebendo com seus amigos.
Vai para a prova de ressaca. E se dá mal.

Talvez uma das frases mais usadas pela turma da

autoajuda seja “Você precisa acreditar em si mesmo”.
Por mais clichê que seja, existe um motivo para que as
pessoas continuem repetindo isso: funciona. A ciência –
especialmente as investigações sobre a procrastinação –
tem mostrado que a sua autoestima é uma espécie de
profecia autorrealizável.

Os procrastinadores geralmente têm menos confiança

em si mesmos e menos expectativa de que conseguirão
completar uma tarefa – assim, se esforçam menos em
completá-la, e já arranjam uma desculpa para fracassar.

Quem tem baixa autoestima é muito mais propenso à

procrastinação. Quanto maior a possibilidade de fracasso
(seja ela real ou imaginária), maior a ansiedade na hora
de executar a tarefa. Simplesmente pensar na tarefa já
cria ansiedade – assim, a única solução é evitá-la e
buscar uma distração28.

A SÍNDROME DO
IMPOSTOR

A escritora e poeta norte-americana Maya Angelou teve

uma trajetória impressionante. Não bastasse o seu
talento literário – que lhe conferiu uma indicação ao
prêmio Pulitzer –, ela também era atriz, cantora e
dançarina, além de ser a primeira mulher negra a ser
roteirista e diretora em Hollywood. Mesmo assim, disse
certa vez: “Escrevi 11 livros e toda vez penso: ‘Agora vão
descobrir. Enganei todo mundo e agora vão me
desmascarar’”.
 Esse é um caso célebre da chamada “síndrome do
impostor”, um fenômeno descrito pela primeira vez em
um estudo de 197829 como uma “experiência interna de
falsidade intelectual” que faz a pessoa achar que é uma
fraude e não merece o reconhecimento que tem – não
importa quantas vezes tenha feito um bom trabalho. Se
você tem problemas de autoconfiança, cabe avaliar se
não sofre dessa síndrome.

Um estudo publicado em 201630 por pesquisadores da

Universidade de Salzburg (na Áustria), e feito a partir de
um questionário com 238 ex-alunos da faculdade,
concluiu que a síndrome do impostor pode ser bastante
prejudicial à vida profissional das pessoas. Quem sofre
com isso tem uma atitude negativa em relação à sua
carreira e à capacidade de se adaptar a novas condições
de trabalho – o que os paralisa e os deixa menos
satisfeito na vida profissional. Por outro lado, o otimismo
na carreira não só torna a pessoa mais feliz, mas
aumenta suas chances de promoção, além de ter um
impacto benéfico sobre a sua produtividade.

Se a baixa autoestima influencia na procrastinação, é

fácil entender por que aqueles que se acham impostores
talvez sejam menos produtivos. Pensar nas conquistas
passadas não costuma ajudar, já que essas pessoas
acham que tudo que conquistaram é uma farsa.

Se esse for o seu caso, um primeiro passo pode ser

reconhecer o problema e buscar ajuda. Ter um mentor
em quem confia pode ser de grande ajuda, já que ele
poderá dizer com sinceridade quando você mandou bem
e quando mandou mal – e lhe ajudará a crescer com os
seus erros. E é sempre bom lembrar: ninguém está
esperando as suas falhas para poder desmascarar você –
as pessoas estão preocupadas demais consigo mesmas.

E o otimismo excessivo?

Se a falta de autoconfiança é ruim, o otimismo

excessivo é outro fator que ajuda a atrapalhar sua vida e
levar à procrastinação. É que isso pode levar à “falácia
do planejamento”: as pessoas calculam mal o tempo que
levarão para executar uma tarefa e, assim, atrasam o
seu início. É como quando você diz “posso escrever meu
relatório em meia hora, então não preciso começar tão
cedo” e acaba descobrindo, 15 minutos antes do prazo
acabar, que a coisa é bem mais demorada do que você
imaginou.

COMO PARAR DE ADIAR?

Sendo um procrastinador crônico ou não, existe alguma

forma eficaz de parar de procrastinar? Segundo Pychyl,
embora seja difícil fazer com que esse hábito desapareça
por completo (especialmente no primeiro caso), dá para
mantê-lo sob controle, com algumas dicas simples. Por
exemplo:

Reconheça a procrastinação pelo que ela realmente é. Não se

trata de mero problema de administração do tempo ou de
perfeccionismo. É um problema de autocontrole, que faz você buscar
prazer imediato em vez de executar as suas responsabilidades. Só
assim você vai parar de inventar desculpas.

Admita que você é viciado em atrasos. Faça uma pausa para

refletir sobre quantas vezes já adiou os seus planos e entrou numa
enrascada por causa disso. Comece a fazer um registro diário para
monitorar o hábito. Anote as coisas que você geralmente faz para adiar
o trabalho, e cole a lista no seu computador.

Lembre-se do fato de que o primeiro atraso permite que você

justifique todos os seguintes. E evite dar o primeiro passo. Se a
televisão impede você de começar o que precisa fazer, mantenha-a
desligada. Se é o celular, coloque-o no silencioso e deixe-o longe.
Admita que você vai tentar se enganar de novo, pensando coisas como
“vou checar o Facebook só mais desta vez” ou “vou dar uma volta só
por cinco minutinhos”. Você sabe que esses cinco minutos sempre
duram mais.

Pare de justificar a procrastinação com o pensamento “não

estou me sentindo bem agora, mas amanhã me sentirei melhor
e terei energia para fazer essa tarefa”. Tenha em mente que isso
não vai acontecer. Se você for um procrastinador, vai se sentir da
mesma forma amanhã e na semana que vem.

Simplesmente comece. Você nem precisa terminar tudo, basta

começar. “Isso é algo extremamente importante. Pesquisas mostram
que começar ajuda a mudar a percepção da tarefa [você deixa de
achá-la tão chata e impossível, por exemplo] e a percepção de sua
própria capacidade para realizá-la, além de dar uma sensação de bem-
estar”, explica Pychyl. Se você precisa fazer algo no computador,
simplesmente sente-se em frente ao computador, ligue-o e comece o
trabalho. Ficar pensando no que você poderia estar fazendo ou em
quão chata é a tarefa não vai adiantar nada – na verdade, só fará o
trabalho crescer. É como arrancar um curativo: puxe-o logo de uma vez
em vez de ficar prolongando o sofrimento da espera.

Deixe de lado a ideia de que você trabalha bem sob pressão.

“O procrastinador só trabalha sob pressão, pois não conhece outra
forma de fazer isso. E não quer dizer que trabalhe bem”, diz Pychyl.
Trabalhos complexos exigem tempo e planejamento suficientes.

Mude sua forma de contar o tempo. É difícil lidar com tarefas

com um prazo muito grande: geralmente, para que o futuro possa
motivar a ação atual, ele deve parecer iminente. E isso pode acontecer
com um truque simples: alterando as métricas que usamos para medir
o tempo – usando meses em vez de anos, dias em vez de meses e
horas em vez de dias, por exemplo.
 Em uma série de experimentos, pesquisadores da
Universidade de Michigan descobriram que os
participantes viam o futuro como sendo muito mais
próximo quando calculavam suas metas e prazos em
unidades de dias em vez de meses ou anos – e, assim,
sentiam-se mais motivados para realizar seus objetivos.
Em um deles, mais de 1.100 voluntários foram
perguntados sobre quando iriam começar a poupar
dinheiro para a faculdade ou aposentadoria. Aqueles que
calculavam a data em termos de dias, em vez de anos,
começavam a poupar quatro vezes mais cedo. E não era
só sobre o dinheiro: eles também se sentiam mais
conectados com o futuro e estavam mais dispostos a
deixar de lado os gastos com recompensas
momentâneas.

Pensar no futuro usando métricas menores e mais

próximas ajuda a torná-lo um foco de atenção. E isso é
importante não só porque cria a impressão de urgência
maior, mas porque, como diz o estudo31, “dá a sensação
de que o futuro e o presente estão conectados e,
portanto, são harmônicos em vez de conflitantes”. Assim,
o seu eu do futuro deixa de estar tão distante do seu eu
do presente.

Veja suas tarefas como algo concreto. Se elas forem complexas,

separe-as em partes menores, fazendo uma lista de ações. Quando não
enxergamos nossos objetivos de forma clara, jogamos tudo para o
futuro. Além disso, é possível procrastinar mesmo enquanto você já
está fazendo a tarefa que deveria fazer. Se precisa escrever um artigo,
por exemplo, pode acabar gastando um tempo grande demais com
pesquisas que nem irá utilizar. Nesse caso, enumere os pontos que
precisa abordar e a quantidade de fontes que vai usar, e contente-se
em parar quando já os tiver encontrado.
 DOIS MITOS SOBRE A
PROCRASTINAÇÃO

PROCRASTINADORES NÃO SABEM ADMINISTRAR

O TEMPO

Muita gente acha isso, mas não há evidências que

comprovem essa relação. “Se esse fosse o caso, as
pessoas mais procrastinadoras deveriam ter mais
problemas para estimar o tempo que levam para
executar tarefas, mas não é o que costuma ocorrer”, diz
Timothy A. Pychyl. “Estudos mostram que elas são tão
boas nisso quanto qualquer outra – e, na verdade, ainda
parecem conhecer muito bem a forma como atuam e ter
consciência de que vão começar mais tarde e trabalhar
menos”, completa. Em outras palavras, procrastinadores
sabem o que estão fazendo. O problema tem a ver com
força de vontade e autocontrole.

PROCRASTINADORES SÃO PERFECCIONISTAS

Esse talvez seja um dos mitos mais difundidos sobre a

procrastinação: o perfeccionista, ansioso demais por
querer um resultado perfeito, acabaria protelando-o
indefinidamente por achar que, em outra ocasião,
poderia realizá-lo melhor. Mas, dos milhares de
procrastinadores já estudados, apenas um grupo ínfimo
mostrou ser perfeccionista. Na verdade, os
perfeccionistas de verdade adiam menos as coisas. Mas
por que levam a fama, então? Segundo Piers Steel, é
simples: os perfeccionistas que adiam as coisas têm mais
probabilidade de procurar um terapeuta (já que se
sentem piores com os efeitos dos atrasos) e, assim,
aparecem mais vezes nas pesquisas clínicas sobre
adiamentos. Já os proteladores não perfeccionistas não
procuram tanta ajuda profissional.

ENTREVISTA
DÁ PARA MUDAR A SUA ROTINA - DE VERDADE

Margaret Meloni trabalhou por um tempo como

programadora, depois como coordenadora de projetos e
finalmente como executiva em uma empresa. Essas
promoções lhe renderam aumentos, bônus e, bem,
calibre na vida corporativa. “Meu tempo no escritório
envolvia a resolução de problemas e eu amava o fato de
que os problemas que meus colegas traziam envolviam
cada vez menos os aspectos técnicos do trabalho e cada
vez mais os aspectos humanos dele”, conta. Foi assim
que descobriu que ajudar as pessoas a resolver conflitos
(internos e externos) era sua verdadeira paixão.

Hoje, ela tem uma empresa que oferece consultoria de

carreira e gestão de projetos e dá aulas sobre gestão de
tempo e produtividade na Universidade da Califórnia em
Irvine32. Um de seus lemas é “Trabalhe de forma mais
esperta, não mais árdua”. Nesta entrevista, ela dá dicas
de como estabelecer prioridades e lidar com a gestão do
tempo.

Por que é tão difícil ser mais organizado e

produtivo?

Eu acho que às vezes cometemos alguns erros que

fazem com que trabalhemos contra nós mesmos. Um dos
primeiros desafios que enfrentamos tem a ver com saber
priorizar as coisas mais importantes. O segundo desafio é
conseguir ser realistas em relação ao que podemos fazer,
e o terceiro tem a ver com como tentamos executar
nosso trabalho.

Quais são os erros mais comuns que as pessoas

cometem em relação a estabelecer objetivos?

Um dos erros comuns é nos comprometer com coisas

demais de uma só vez. Pense em alguém que tem como
objetivo pessoal se exercitar mais, comer melhor, perder
peso e ainda ter mais tempo para a família e os amigos.
Se essa pessoa decide fazer tudo de uma vez – ir para a
academia cinco dias por semana, mudar a alimentação,
acordar cedo para malhar e chegar mais cedo do
trabalho para passar mais tempo com a família –, o
resultado fica inviável. São mudanças demais ao mesmo
tempo, e ela não vai conseguir mantê-las.

O que realmente temos de fazer é priorizar. Vamos dizer

que a coisa mais importante, agora, é entrar em uma
rotina mais saudável de exercícios. Então comece com
isso. O próximo passo é estabelecer uma expectativa
razoável, que leve em conta que tipos de atividade física
você pode fazer e quantas vezes por semana conseguirá
se comprometer. Levando isso em conta, faça com que
essa rotina passe a fazer parte da sua vida por alguns
meses, e só então adicione mais uma mudança.

Tente fazer duas, não mais do que três, mudanças

maiores de uma só vez. Se não for assim, a coisa fica
injusta para você. Vira algo exaustivo, estressante, e
quando estamos estressados acabamos desistindo.

Como devemos definir prioridades?

É preciso ser claro e honesto com você mesmo em

relação ao lugar que sua família, seus amigos, sua saúde,
seu corpo, sua carreira e sua vida acadêmica ocupam em
sua lista de prioridades no momento. E encare isso sem
culpa.

Haverá um tempo em que o trabalho será sua prioridade,

e você sairá menos e passará mais tempo trabalhando
para se livrar de suas pendências. Mas haverá períodos
em que seu foco serão seus amigos e sua família, e você
vai trabalhar menos e lhes dedicar mais tempo. Está tudo
bem. Não há uma resposta certa aqui. A resposta certa é
a que se encaixa naquilo que você quer para a sua vida
naquele momento.

Com essa definição feita, comprometa-se de verdade e

crie rotinas que favoreçam isso. Se o foco está nas
pessoas que você ama, reserve as noites de sábado para
sair com seus amigos e as tardes de domingo para ficar
com a família, por exemplo.

Quais são os erros mais comuns de quem está

tentando ser mais produtivo?
O multitasking – ou fazer várias coisas ao mesmo tempo
– é um dos mais importantes. Na verdade, é algo
impossível tecnicamente, porque nossos cérebros não
são supercomputadores e não processamos mais do que
uma coisa que exija atenção por vez. Então, quando
achamos que estamos executando várias tarefas de uma
só vez, estamos, na verdade, pulando de uma para a
outra. Isso não é uma boa ideia porque acabamos nos
perdendo, demoramos mais para terminar e cometemos
mais erros.

Imagine se seu chefe lhe pediu para acompanhar uma

palestra online e, enquanto faz isso, você aproveita para
responder seus e-mails e almoçar. Essa é uma receita
para o desastre. A coisa mais esperta a se fazer é focar
em uma coisa de cada vez. Se seu chefe pediu para
acompanhar a conferência, foque nela. Caso ache que é
uma perda de tempo, tente entender por que foi
convidado para participar e, se for o caso, veja se não
consegue se livrar desse compromisso para poder
almoçar com calma ou resolver outras coisas mais
importantes.

Cada vez mais pessoas se sentem sobrecarregadas

e não conseguem manter o foco. Por que você
acha que isso está acontecendo?

Uma das razões é que nos comprometemos com coisas

demais. Temos mensagens de texto chegando, estamos
nas redes sociais, recebemos e-mails, telefonemas. Se
for possível, é uma boa ideia desligar as notificações
quando estiver trabalhando e só checar suas mensagens
e o inbox em intervalos específicos, talvez uma vez a
cada duas horas.
Seja esperto em relação ao seu tempo e à maneira como
trabalha. Se você precisa focar em algo por duas horas,
faça tudo o que puder para se livrar das distrações, vá
para algum lugar calmo e se concentre nisso.

Mas o que fazer se nosso trabalho estiver exigindo

muito de nós?

Bem, se seu chefe lhe pediu para fazer muitas coisas

diferentes, pergunte a ele qual delas deve ser feita
primeiro. Foque em terminá-la e só então passe para a
próxima. Lembre-se de que não existe a opção de fazer
tudo ao mesmo tempo, e definir a ordem das tarefas
junto com seu chefe é algo que poderá trazer
tranquilidade a vocês dois.

Outra boa forma de lidar com uma lista de tarefas muito

extensa é definir, diariamente, quais são os três itens,
em ordem de importância, que devem ser concluídos
naquele dia. Foque neles – um de cada vez! – e só então
passe para os próximos.

Às vezes, você vai conseguir terminar essas três coisas e

até mais. Em outras ocasiões, o primeiro item da sua
lista vai ocupar o dia todo – e talvez mais alguns. Isso é
normal.

É possível dar conta de uma lista grande de

tarefas sem se estressar?

Nós geralmente nos sentimos estressados quando temos

uma lista de afazeres muito grande e não sabemos o que
fazer com ela. Se você se propuser a terminar os três
itens mais importantes a cada dia, saberá que está
fazendo exatamente aquilo que deveria fazer.

É possível ser muito produtivo e não terminar o dia

exausto. Isso envolve tentar minimizar distrações o
máximo que conseguir, dar a si mesmo blocos de tempo
para se concentrar nas tarefas e algumas pausas para o
descanso.

Você costuma dizer que precisamos educar os

outros para que respeitem nossa forma de usar o
tempo. Pode falar mais sobre isso?

Muitos de nós temos chefes ou colegas que esperam nos

encontrar disponíveis 24 horas por dia. Mas é preciso
entender que eles só esperam isso porque nós nos
mostramos disponíveis – respondendo suas mensagens
assim que as recebemos, atendendo ligações de trabalho
durante o jantar com sua família etc. Você não precisa
responder a esses chamados assim que os recebe. Em
vez disso, eduque seus colegas sobre a importância que
o tempo com a família (ou um curso, uma atividade) tem
para você.

Outro exemplo: se costuma ter muitas reuniões durante

o dia e acaba tendo que trabalhar até tarde por conta
disso, tente impor uma regra para que elas sempre
aconteçam dentro de um certo horário – antes do meio-
dia ou só depois das 14h, por exemplo. Assim, você
consegue garantir um período para focar nas outras
coisas que precisa resolver.
 CHECKLIST

☑ Identifique os hábitos e comportamentos que

você quer mudar e o motivo por que quer mudá-
los. Anote-os.

☑ Identifique quais são os estímulos que

induzem você a essas ações indesejadas. Não se
preocupe em concluir esta etapa muito
rapidamente: isso exige uma boa dose de
autoconhecimento e de observação atenta.

☑ Crie um plano para substituir seus velhos

comportamentos por outros, usando esses
estímulos (caso não possa evitá-los) e buscando
uma recompensa equivalente. Faça testes até
encontrar o substituto ideal.

☑ Cultive a constância em suas ações, por mais

penoso que seja. É impossível mudar de
comportamento sem manter a frequência, e com
o tempo ficará mais fácil.

CHECKLIST

☑ Ataque sua mania de procrastinar: identifique

as formas e as situações em que você adia suas
tarefas, anote tudo e deixe em um lugar fácil de
ver.

☑ Enxergue as suas tarefas como algo concreto.

Se ela for mais complexa, separe-a em partes
menores, fazendo uma lista de ações para atacá-
la. Quando não enxergamos nossos objetivos de
uma forma concreta, tendemos a deixá-los para
o futuro.

☑ Force-se a começar as coisas. Simples assim.

O problema de muita gente está em começar –
depois a coisa deslancha. Além disso, tudo
parece bem mais difícil quando só fica dentro da
nossa cabeça e não tomamos nenhuma ação.
 SEÇÃO 3

O SEGREDO DO FOCO
“ESTOU CERTO DE QUE VOCÊS JÁ PERCEBERAM O QUANTO É DIFÍCIL
PERMANECER ALERTA E ATENTO, EM VEZ DE HIPNOTIZADO PELO
CONSTANTE MONÓLOGO QUE TRAVAMOS EM NOSSAS CABEÇAS. (...)
‘Aprender a pensar’ significa aprender como exercer
algum controle sobre como e o que cada um pensa.
Significa ter plena consciência do que escolher como alvo
de atenção e pensamento. Se vocês não conseguirem
fazer esse tipo de escolha na vida adulta, estarão
totalmente à deriva. Lembrem o velho clichê: ‘A mente é
um excelente servo, mas um senhorio terrível’. Como
tantos clichês, também esse soa inconvincente e sem
graça. Mas ele expressa uma grande e terrível verdade.”

Esse é um trecho do discurso proferido em 2005 pelo

escritor David Foster Wallace para uma turma de
formandos do Kenyon College, uma universidade em
Ohio. E adequa-se como um terno bem cortado a esta
parte do livro, dedicada à arte de manter o foco.

Os humanos dominaram a Terra. E até já saíram dela

rumo ao espaço sideral. Mas, para a maior parte das
pessoas, controlar a própria mente parece ser um desafio
bem mais complexo do que essas empreitadas. O
problema é que somos escravos dos nossos
pensamentos. Podemos ter nossa energia consumida por
insegurança, ciúme, inveja, amargura ou desespero
simplesmente por ruminar demais certas ideias.
Podemos virar reféns de limitações que nós mesmos
criamos (ou intensificamos). Ou podemos ficar à deriva
do excesso de estímulos e informações que a vida
conectada 24 horas por dia proporciona. Assim, nos
afastamos do que realmente importa: nossos objetivos.
 Às vezes, o problema é o bloqueio criativo. Às vezes é
ter ideias demais e não saber por onde começar. Ou,
ainda, ter medo de não fazer algo bom o bastante com o
que está parado na sua mente. E agora? Como sair
dessas armadilhas?

É o que vamos ver nas próximas páginas. Mantenha o

foco.

Quando sai um episódio novo da sua série preferida e

você pode se sentar com calma para assisti-la, nada tira
o seu foco da tela. Seu colega de apartamento pode
estar tentando contar alguma história, seu celular pode
estar apitando com dezenas de notificações. Você pode
até soltar um “aham” ou um “nossa” para fingir que está
realmente interagindo, mas sua atenção está mesmo é
na TV. Esse fenômeno é um exemplo claro do que
significa a concentração.

Em uma definição mais acadêmica, trata-se de um

conjunto de processos que leva à priorização no
processamento de certas informações33, tudo enquanto
seu cérebro neutraliza outros estímulos – o que explica o
fato de você ficar momentaneamente “surdo” quando
está realmente focado. O bom é que há formas práticas
de induzir essa “surdez” e melhorar nosso nível de
concentração no dia a dia.

Í
 NEUTRALIZANDO ESTÍMULOS
Em um artigo publicado em 201534, os pesquisadores
Patrik Sörqvist e John E. Marsh descrevem um
experimento em que voluntários deveriam ver uma
sequência de letras, que apareciam uma de cada vez em
uma tela, e apertar um botão quando alguma letra se
repetisse após “n” etapas.

Fazer isso era bem fácil quando “n” equivalia a 1: nesse

caso, o voluntário só deveria apertar o botão se visse
uma letra igual à imediatamente anterior. Quando “n”
equivalia a 2, era preciso pressionar o botão quando
aparecia uma letra igual à penúltima, e assim por diante.

À medida que o valor de “n” aumentava, maior era a

concentração necessária aos participantes. Enquanto
isso, rolava um som de fundo: uma sequência rápida de
tons que os participantes foram instruídos a ignorar.

Acontece que esse barulho era irrelevante para a tarefa

a ser executada, mas não para o estudo em si. Os
pesquisadores mediram a forma como o cérebro de cada
voluntário respondia aos sons e o resultado foi bastante
revelador. Antes de a atividade começar, único momento
em que foi pedido a eles que prestassem atenção ao
som, a atividade dos neurônios no tronco encefálico
disparou, indicando uma elevada resposta do sistema
auditivo.

Também detectaram um nível semelhante de atividade

no tronco encefálico – só um pouco mais baixo –
enquanto a tarefa com as letras estava em seu nível
mais fácil. Porém, quando a dificuldade aumentou, a
atividade dos neurônios ligados ao sistema auditivo caiu
bruscamente, indicando que eles sequer estavam
ouvindo aqueles sons.

Quando estamos empenhados em trabalhos difíceis,

portanto, nos concentramos mais para poder atingir um
nível de performance desejado. Como resultado, cai o
nível de processamento dos estímulos externos e nos
tornamos mais resistentes a coisas que podem desviar
nossa atenção. É por isso que, quando você está jogando
uma fase fácil de um jogo qualquer, ou começando a
leitura de um livro, qualquer ruído é capaz de distraí-lo.
Mas, conforme o jogo vai ficando mais desafiador, ou a
leitura se aprofunda, você pode não ouvir nem se alguém
gritar o seu nome.

Os pesquisadores acreditam que isso vale não só para

as distrações externas, mas também para aquelas que
vêm de dentro (como sensações físicas, emoções ou
aqueles pensamentos desagradáveis na hora errada): “É
provável que os mesmos mecanismos de atenção
estejam por trás da seleção de informações, seja essa
informação de uma fonte externa ou interna”.

Esse efeito é tão forte que, embora as pessoas sejam

diferentes em sua capacidade de neutralizar ruídos
(sonoros, visuais ou de qualquer outro tipo) enquanto
estão concentradas em atividades mais simples, essa
diferença praticamente desaparece quando se trata de
tarefas complexas. Nesses casos, mesmo quem se distrai
com facilidade pode alcançar estados mais elevados de
concentração. É isso que interessa para nós.

Ã
 OS CICLOS DA SUA ATENÇÃO
Viver em uma cidade de concreto, cercado por
tecnologia, às vezes faz com que nos esqueçamos de
que somos organismos vivos que, como todos os outros,
funcionam segundo ritmos biológicos cíclicos –
diferentemente de uma máquina, que trabalha de forma
linear e contínua. Esses ritmos biológicos, que definem
quais são os melhores horários para dormir, fazer
exercícios físicos, tomar remédios e estudar, entre outras
coisas, são classificados em três grupos.

Existem os ciclos circadianos (aqueles que duram

aproximadamente 24 horas, como o ritmo de atividade e
repouso, vários ritmos hormonais, a variação da
temperatura corporal etc.), os infradianos (que ocorrem
em períodos maiores que 28 horas, como o ciclo
menstrual da mulher, de 28 dias) e os ultradianos (que
têm duração menor do que 20 horas, como o ciclo das
diferentes fases do sono e o que controla a liberação de
hormônios responsáveis pela fome e pela sede, por
exemplo).

Alguns especialistas defendem que nossa atenção

também funciona em um ritmo ultradiano. Assim como
durante o sono temos alternâncias regulares de
diferentes fases, durante o dia temos picos de atenção
elevada, alternados com períodos de menor atenção e
até sonolência. Nos dois casos, a duração dessas
alternâncias seria de mais ou menos 90 minutos, o que
seria também o tempo máximo em que conseguimos nos
manter totalmente focados em uma tarefa. Ou seja: não
daria para ficar imerso num trabalho por muito mais
tempo do que a duração de um jogo de futebol.

Um defensor bem conhecido dessa ideia é o jornalista e

especialista em produtividade Tony Schwartz. Ele é o
fundador do The Energy Project, empresa que ajuda
outras companhias (entre elas, o Google) a melhorar sua
performance de uma forma sustentável. Ele é o criador
do mantra “Gerencie sua energia, e não o seu tempo”.

“Nossos corpos nos enviam sinais claros quando

precisamos de uma pausa, incluindo inquietação, fome,
sonolência e perda de foco”, explicou ele em um artigo
para a revista Harvard Business Review35. O problema é
que, em vez de prestar atenção a esses sinais,
procuramos combatê-los para que possamos continuar
trabalhando. Para isso, recorremos a fontes artificiais de
energia, como café, alimentos ricos em açúcar e
carboidratos simples. Nosso organismo também
responde liberando hormônios do stress para ficarmos
alertas, como adrenalina, noradrenalina e cortisol.

“Depois de trabalhar em alta intensidade por mais de

90 minutos, começamos a depender dessas reservas de
emergência para continuar. Uma consequência de
depender dos hormônios do stress para ter energia é que
o nosso córtex pré-frontal começa a desligar. Então nos
tornamos mais reativos e menos capazes de pensar com
clareza e reflexão”, diz Schwartz.

E agora, então? Você vai pedir ao seu chefe para reduzir

sua jornada de trabalho para uma hora e meia por dia?
Não, claro. Schwartz diz que basta uma pausa para
renovar as energias – uma pausa para um lanche, uma
caminhada, uns vídeos no YouTube...

O próprio Schwartz diz que comprovou sua teoria

durante a escrita de seu último livro. “Para os primeiros
livros que escrevi, eu normalmente ficava trabalhando
em minha mesa durante 10 ou mesmo 12 horas de uma
vez. Trabalhando dessa forma, nunca tinha conseguido
terminar um livro em menos de um ano. Para o mais
recente, o The Way We’re Working isn’t Working [‘A
maneira como estamos trabalhando não está
funcionando’, sem tradução], escrevia sem interrupções
durante três períodos de 90 minutos, fazendo uma pausa
entre cada um deles. Tomava o café da manhã depois da
primeira sessão, corria após a segunda e almoçava após
a terceira.” O resultado? Escrevendo por não mais de 4
horas e meia por dia, ele conseguiu terminar o livro em
menos de seis meses. “Ao limitar cada ciclo de escrita
em 90 minutos e mantendo um período de renovação, eu
conseguia me concentrar muito mais intensamente. Fazia
mais em menos tempo”, explica.

O ESTADO DE FLOW E A
FELICIDADE
Trabalhar em períodos curtos e contínuos parece ser um
padrão mais natural. E pode ajudar você a entrar no
chamado “estado de flow” – aquele de profunda
concentração e de foco no presente, em que nem
percebemos o tempo passar. O conceito de flow (fluxo,
fluidez, em português) foi criado pelo psicólogo húngaro
Mihály Csíkszentmihályi e está intimamente associado à
ideia que ele tem de felicidade.
 Mihály era criança quando a Segunda Guerra Mundial
assolou a Europa. Observar os efeitos do conflito nos
adultos que o cercavam fez com que Mihály se
interessasse desde cedo pelos fatores que contribuem
para a felicidade. Mas foi quando começou a estudar
psicologia, já morando nos EUA, que ele elaborou uma
teoria: suas pesquisas mostraram que, embora a falta de
recursos materiais contribuísse para a infelicidade, o
aumento deles não aumentava a felicidade.

Assim, decidiu voltar sua atenção para pessoas que não

esperavam fama ou riqueza de seu trabalho – ele queria
pessoas que tivessem encontrado, graças às suas
profissões, uma vida satisfatória. Um fator comum a
todas elas era o estado de flow, de concentração
máxima, que diziam alcançar enquanto trabalham.

“Com a ajuda de colegas do mundo inteiro, fizemos

esses estudos com mais de 8 mil pessoas: freis
dominicanos, freiras cegas, guias do Himalaia, pastores
Navajo”, contou ele em uma palestra do TED em 200436.
“E, independentemente da cultura e do nível de
educação, existem condições que parecem estar
presentes quando a pessoa entra no flow: há um foco
que, uma vez intenso, leva a um tipo de êxtase e clareza.
Você sabe que consegue fazer aquilo que precisa ser
feito, apesar das dificuldades, e a noção de tempo
desaparece. Você se esquece de si mesmo e se sente
parte de algo maior. E, uma vez que essas condições
estão presentes, qualquer coisa que você fizer se torna
valioso por si mesmo”, explica.
 Embora a descrição possa parecer romantizada, ela
está de acordo com outros achados de Csíkszentmihályi.
“Nosso sistema nervoso é incapaz de processar mais do
que cerca de 110 bits de informação por segundo. Para
que você me ouça e entenda o que estou dizendo, é
preciso processar cerca de 60 bits por segundo. É por
isso que não se pode entender mais do que duas pessoas
falando com você”, explica ele. O estado de flow significa
que a atividade em questão está ocupando os nossos
110 bits de processamento. Não sobra nenhuma
atençãozinha para gastar com problemas familiares, com
avisos no celular ou com neuroses mentais.

As condições observadas pelo psicólogo para se

alcançar esse estado são as mesmas necessárias para se
chegar à concentração. Para ele, é preciso que o nível do
desafio apresentado esteja de acordo com as habilidades
disponíveis para enfrentá-lo.

Se o desafio for grande demais para as habilidades da

pessoa, temos um estado de preocupação ou ansiedade.
Se a atividade não apresentar nenhum desafio e as
habilidades da pessoa forem altas, temos um estado de
tédio ou relaxamento. Se ambos forem baixos, temos a
apatia – situação que, segundo ele, é a de boa parcela da
população. O estado de flow é o que encontramos
quando tanto o desafio quanto a habilidade estão em seu
nível máximo. Ou seja, é quando você tem um desafio
enorme, mas é plenamente capaz de enfrentá-lo.
Conseguir chegar a esse estado pode significar um
ganho significativo de produtividade.
O CAPÍTULO ANTERIOR DEIXOU CLARO QUE A CONCENTRAÇÃO NÃO
É ALGO QUE DEPENDE SÓ DO SILÊNCIO DO AMBIENTE EM QUE
ESTAMOS. Não basta isolamento – dá para alcançar o foco
mesmo em um lugar mais caótico. Os pesquisadores
Sörqvist e Marsh defendem que dois tipos de fatores
gerais têm influência sobre o nosso nível de
concentração: 1) os externos, como a pressão do tempo
para terminar uma tarefa e o desafio intelectual que ela
proporciona, e 2) os internos, como a nossa motivação e
a nossa capacidade de engajar a atenção em algo.

Não deve ser difícil elencar ocasiões em que você

postergou uma tarefa por meses, incapaz de ter qualquer
foco, mas descolou uma concentração surpreendente
quando o prazo para a entrega estava perto do fim.
Também vivenciamos diariamente como é fácil ficar
horas fazendo algo de que gostamos, mas sofremos para
focar em algo que não queremos fazer.

Se a vida não é feita apenas de tarefas interessantes e

desafiadoras, será que dá para aumentar
conscientemente o nosso nível de concentração?
Especialistas defendem que sim. A seguir, você verá
técnicas que podem estimular a sua atenção.

LEVE EM CONTA SEUS CICLOS DE

ATENÇÃO
Ser um workaholic movido a
muitas horas seguidas é bem
parece. Como explicamos no
estudiosos acreditam que
cafeína que trabalha por
menos produtivo do que
capítulo anterior, muitos
nossa capacidade de
concentração funciona em ciclos de aproximadamente 90
minutos. Ao final desse período, ela diminui e precisamos
parar, descansar um pouco e recarregar as energias.

Especialistas recomendam pausas de 20 a 30 minutos a

cada 90 minutos de trabalho. Mas cabe a você encontrar
a combinação que funciona melhor, e isso vai depender
da atividade que você tem em mãos e das suas
condições no dia. Se estiver com tarefas mais simples,
seus ciclos podem ser mais curtos – entre 20 e 40
minutos, por exemplo, com pausas de 5 minutos entre
um e outro. Você pode programar o alarme do seu
celular, por exemplo, para controlar esse tempo.

Nas pausas, vale dar uma caminhada, meditar um

pouco, checar as notificações do celular, falar com um
amigo ou até ver um vídeo engraçadinho na internet. A
ideia é dar uma relaxada e se preparar para um novo
ciclo de trabalho focado.

Enquanto estiver no período da concentração, no

entanto, as distrações estão proibidas! Nada de checar
as redes sociais, ver seu e-mail ou trocar mensagens
instantâneas. Essas coisas devem ficar reservadas para
as pausas. Caso não seja possível ir para um local mais
isolado e seus colegas de trabalho tenham o costume de
chamá-lo com frequência, avise-os de que está prestes a
começar algo importante e peça-lhes que deixem para
falar com você depois. Em algumas empresas, os
funcionários combinam códigos para indicar que estão
tentando se concentrar: colocam fones de ouvido, usam
um chapéu especial ou mudam de lugar, por exemplo.
Manter as pessoas informadas sobre seus novos hábitos
favorecerá um ambiente de cooperação.

Por fim, em vez de simplesmente listar os afazeres que

deverão preencher suas oito horas de trabalho, tente
planejar seu dia levando em conta a quantidade e
duração de ciclos contínuos que pretende ter. Além de
resultar em um planejamento mais prático e realista, isso
pode ser de grande ajuda para diminuir sua ansiedade.
Afinal, sua lista deverá obrigatoriamente respeitar seu
tempo disponível, e você saberá exatamente quando
começar e terminar cada coisa.

RESPEITE O TEMPO DE DESCANSO

Você está fazendo menos pela sua produtividade
quando almoça em 15 minutos e corre para voltar ao
trabalho do que se usasse um tempo maior para comer
com calma, caminhar e conversar com os amigos.
Respeitar suas pausas, manter uma boa rotina de sono e
realmente tentar descansar no seu tempo livre são
fundamentais para a saúde física e mental – e sua
produtividade depende delas.

Assim, reserve tempo em sua agenda para não fazer

nada. Lembre-se sempre de que nossa capacidade
mental é limitada e precisamos respeitar esses limites. O
descanso é uma necessidade do seu corpo, não um luxo.

ENTENDA QUAIS SÃO AS COISAS

QUE FAVORECEM OU ATRAPALHAM
SUA CONCENTRAÇÃO
 Melhorar sua capacidade de se concentrar envolve
treino, mas também muito autoconhecimento. Como
cada pessoa funciona de um jeito, não há técnicas
infalíveis (embora algumas sejam responsáveis por um
elevado índice de sucesso). Por isso, é importante
começar com uma autoanálise.

Pense nos momentos em que você conseguiu se

concentrar profundamente. O que havia em comum
entre essas situações? Tente listar os fatores que podem
ter ajudado no seu foco. Resgate também algumas
situações em que não conseguiu se concentrar de
maneira alguma e identifique o que havia de diferente.
Que possíveis fatores atrapalharam você? Como era o
ambiente nessas vezes? Como estava o seu estado
emocional? Você havia se alimentado bem? Estava
vestido de alguma maneira específica? Que ferramentas
de trabalho estava utilizando?

Algumas pessoas se concentram melhor ouvindo

música, outras precisam de silêncio absoluto e ainda
outras gostam de trabalhar com o barulho da TV ao
longe. Há quem precise se isolar completamente de
qualquer barulho, luz ou movimentos externos, enquanto
outros preferem estar em um local arejado, com luz
natural e a possibilidade de olhar pela janela de vez em
quando. Algumas pessoas que trabalham em casa dizem
que precisam colocar uma “roupa de trabalho” para
conseguir se concentrar, enquanto outras não têm
problema nenhum em trabalhar de pijama.

Você precisa reconhecer quais são as coisas que

funcionam no seu caso e tentar respeitar essas
condições sempre que precisar se concentrar. Eu
descobri que meu melhor horário para me concentrar em
tarefas criativas é a parte da manhã, mas sempre tive
muita dificuldade em acordar cedo. Quando reorganizei
minha rotina para que pudesse dormir e acordar mais
cedo, passei a produzir mais. Muitas vezes as respostas
estão bem diante de nós, mas custamos a aceitá-las
porque envolvem uma mudança de hábitos que nem
sempre estamos dispostos a fazer – nesses casos, parece
melhor continuar buscando truques mirabolantes.

DISTRIBUA SUAS TAREFAS DE

MANEIRA INTELIGENTE
Nosso nível de energia e capacidade de concentração
oscila ao longo do dia, e não é realista planejar as
atividades (profissionais ou não) sem levar isso em
conta. Eu, por exemplo, tentei várias vezes trabalhar
neste livro tarde da noite, depois de um dia intenso de
trabalho seguido por horas de aula na faculdade. O
resultado era sempre o mesmo: eu não conseguia me
concentrar o suficiente para produzir e ainda
desperdiçava horas valiosas de sono. No dia seguinte, já
acordava cansada – e nunca tão cedo como gostaria, o
que acabava me forçando a empurrar novamente o livro
para a parte da noite.

Se o seu foco para atividades criativas também é maior

durante o período da manhã, use-o para isso e pare de
marcar reuniões ou realizar tarefas administrativas nesse
horário. Pode ser tentador começar o dia com as tarefas
mais bobas para poder riscar itens de sua lista, mas,
fazendo isso, você usa a parte mais suculenta do seu
tempo e energia com trabalhos mais mecânicos que você
poderia fazer a qualquer hora. Quando você finalmente
estiver livre para fazer as suas coisas, seu nível de
energia já estará baixo e você produzirá pouco (ou nada).
Assim, a frustração só cresce.

Em outras palavras, é melhor começar o dia produzindo

aquele relatório importante e deixar para ver o que tem
de novo no Facebook mais tarde – porque a gente bem
sabe que, nas redes sociais, um post leva a outro post,
que leva a um link, que leva a um vídeo, e quando você
percebe já desperdiçou vários minutos de energia e
concentração com coisas desnecessárias.

Se você é do tipo que demora para engatar e tem seu

ápice de energia no fim da tarde, faça o contrário:
comece o dia fazendo as coisas mais simples e reserve
esse período para as atividades que exijam mais da sua
capacidade. Distribuir suas tarefas de maneira
inteligente vai ajudá-lo a aproveitar melhor o tempo.

ESTABELEÇA PRAZOS PARA

COMEÇAR E TERMINAR SUAS
TAREFAS
Já foi mencionado neste capítulo que a pressão do
tempo é um fator importante para ajudar nossa
concentração. Mas como sair desse ciclo em que, tendo
um prazo grande para uma tarefa, sempre acabamos
fazendo tudo na última hora? Ou pior: o que fazer
quando não temos um prazo específico para algo (como
começar um blog ou esvaziar a caixa de entrada do e-
mail), nem chefe pressionando?
 É compreensível que você se sinta ridículo nessa
situação – somos adultos e ainda assim precisamos ter
alguém em cima nos cobrando. Mas isso é tão normal
que existe até uma “lei” a respeito: a Lei de Parkinson,
formulada pelo historiador Cyril Northcote Parkinson37
nos anos 1950. Segundo ele, “o trabalho se expande de
modo a preencher o tempo disponível para a sua
realização”. Isso quer dizer que, se você tiver oito horas
para escrever um artigo simples de uma página,
provavelmente vai usar todas elas – mesmo que não
fossem necessários mais do que 50 minutos. Com tempo
de sobra, você talvez consulte mais fontes do que o
necessário, leia as referências com mais calma, escreva
mais lentamente, pare mais vezes para tomar um
cafezinho. Resultado: oito horas depois seu artigo estará
pronto, mas você terá realizado muito menos do que
poderia nesse período.

Esse princípio está por trás das propostas recentes de

diminuição da carga horária de trabalho. É fácil entender
por que isso é uma boa ideia. Enquanto escrevia este
livro, muitas vezes reservei finais de semana inteiros só
para trabalhar nele e recusava todos os convites para
qualquer outra coisa. Quando chegavam as noites de
domingo, eu me encontrava exausta e estressada, e
percebia que poderia ter parado para relaxar por
algumas horas e ainda assim teria produzido a mesma
quantidade de páginas. Houve finais de semana, por
outro lado, com compromissos inadiáveis, aos quais eu
tive de ir, e que antecediam entregas de partes do livro
para o editor. Esses foram alguns dos meus dias mais
produtivos.
 Parkinson associava sua lei a um ditado que dizia que
as pessoas mais ocupadas eram justamente as que
tinham mais tempo de sobra. De fato: você pode levar
um dia inteiro arrumando seu guarda-roupa, se não tiver
mais nada para fazer, mas pode fazer isso em alguns
minutos se seu dia estiver cheio. Com muitas coisas
pendentes, não temos muita escolha a não ser nos
organizar, concentrar e ser mais rápidos e objetivos.

Esse planejamento não deve se restringir à sua vida

profissional ou acadêmica. Tarefas domésticas, exercícios
físicos, leitura de livros e uma ida ao cinema, por
exemplo, também podem entrar nessa organização.

Isso vai fazer seu tempo render mais, e o ajudará a ficar

mais tranquilo. Enquanto trabalha em um projeto no fim
de semana, você não precisa ficar com receio de que
está deixando a vida passar se souber que há um tempo
reservado para o lazer. Da mesma forma, não precisará
se sentir culpado quando não estiver trabalhando, já que
estará usando seu tempo como havia planejado e saberá
quando deverá retornar ao trabalho.

Você é perfeccionista e tem medo de que fazer um

trabalho em menos tempo signifique pouca qualidade?
Estabeleça um prazo menor do que o oficial para
terminá-lo. Com o trabalho pronto antes da hora, você
pode reservar um tempo para revisá-lo com mais calma.
Isso o ajudará a ficar menos inseguro e ansioso.

SEJA FLEXÍVEL, MAS TENHA SUAS

PRIORIDADES EM MENTE
 Ter um planejamento não significa cronometrar todo o
seu dia. Lembre-se de que imprevistos acontecem, novas
urgências podem surgir e é bom ter uma reserva de
tempo. A ideia é que o plano ajude você, não que
engesse o seu dia.

Além disso, nunca perca de vista suas prioridades. Uma

tarefa importante pode ultrapassar o tempo que havia
sido reservado a ela se for preciso, mas um item trivial
não deve ser responsável por desorganizar o seu dia.

Para se manter fiel ao plano, não conte somente com o

autocontrole – seja prudente desde o começo. Em um dia
cheio, evite começar atividades que roubam muito
tempo. Por exemplo, se a televisão ou o videogame
costumam prender demais sua atenção, passe longe
deles até terminar o que for mais importante.

BÔNUS: TENTE FAZER ALGO

CRIATIVO TODOS OS DIAS
A criatividade é uma habilidade cada vez mais
importante no trabalho, e os pesquisadores têm se
dedicado a entender a sua relação com a nossa saúde
emocional. É um fato comprovado, vez após vez, que
emoções positivas favorecem a criatividade. E um estudo
38
publicado recentemente concluiu que essa relação é
recíproca. Os autores recrutaram 658 voluntários entre
17 e 25 anos, todos estudantes universitários da Nova
Zelândia, e pediram a eles que mantivessem um diário
online durante 13 dias. Ali, eles tinham de responder a
perguntas sobre seus sentimentos, pensamentos e
atividades criativas que haviam feito em cada dia.
 Por atividades criativas, o questionário definia: “ter
ideias novas ou originais; expressar-se de uma maneira
original e útil; ou passar tempo fazendo atividades
artísticas (arte, música, pintura, escrita etc.)”. Os
participantes davam uma nota em uma escala de 0
(nada) a 4 (muito) para o quanto haviam se engajado em
coisas desse tipo. Já a medição de seu estado emocional
era feita por um questionário diário com 18 itens que
mediam emoções positivas, como energia, entusiasmo,
excitação, felicidade, prazer, calma, contentamento etc.,
e negativas, como raiva, hostilidade, irritabilidade,
ansiedade, tensão, tristeza etc. Havia a chamada
flourishing scale, ou escala de florescimento, que media
sentimentos ligados a encontrar um propósito ou
significado para a vida, além de engajamento e conexão
social.

O estudo concluiu que, quando os voluntários se

envolviam em atividades criativas, também
experimentavam um aumento significativo na escala de
emoções positivas e um aumento ainda maior na escala
de “florescimento” no dia seguinte. Ou seja, eles ficavam
mais felizes e sentiam que tinham um propósito na vida.

De acordo com os autores, esses resultados abrem uma

nova possibilidade para as pessoas, porque a criatividade
pode entrar ao lado de práticas como a meditação, o
estímulo à gratidão e os exercícios físicos como fontes de
bem-estar. E um ponto importante que os autores
fizeram questão de frisar: essas atividades criativas não
se restringem apenas a quem tem um emprego no
campo das artes, qualquer um pode experimentar esses
benefícios em coisas tão simples quanto cozinhar um
prato novo, tricotar ou tentar desenhar algo.

“Como os traços de personalidade dos voluntários não

alteraram os efeitos da criatividade sobre o bem-estar, é
provável que essa estratégia possa funcionar com todos
os tipos de pessoas”, diz o estudo. Ou seja, você não
precisa ter uma personalidade mais propensa às artes ou
ser especialmente criativo para se beneficiar disso.

Podemos ter um bom trabalho ou não, podemos ter

uma vida confortável ou não, mas estamos todos sujeitos
àquele sentimento de não ver muito propósito no que
fazemos. Por outro lado, alguns dias nos sentimos
realizados mesmo tendo feito coisas simples. Talvez a
criatividade seja um fator importante por trás disso.

NÃO SE SINTA CULPADO

POR SUCUMBIR A
PEQUENOS PRAZERES

Você com certeza tem algum prazer bobo – algo que

goste de fazer naqueles momentos em que não quer
pensar em nada. Pode ser jogar Candy Crush, ver alguma
série bem ruim, ficar vendo vídeo de gatinhos na
internet... Mas não se sinta culpado nem envergonhado
por isso! Um estudo39 feito por pesquisadores da
Universidade de Melbourne (Austrália), Universidade de
Houston (EUA) e Universidade de Colônia (Alemanha)
descobriu que esses tipos de prazeres, quando
moderados, podem não só minimizar os efeitos de um
dia ruim (algo que já percebemos muitas vezes), mas
também nos aproximar de metas pessoais.

Para chegar a essa conclusão, os autores pediram a 122

estudantes e funcionários de uma universidade para
monitorar, por seis dias, o número de prazeres simples e
também de pequenos aborrecimentos que
experimentaram durante o dia. Entre os aborrecimentos
mais comuns relatados estavam as atividades
acadêmicas, o trabalho, o cuidado com a saúde, ter que
socializar, os deslocamentos diários que tinham de fazer,
dormir (!) e a própria pesquisa em que estavam se
voluntariando (o pessoal era sincero). Já os pequenos
prazeres mais relatados envolviam socializar (tem gente
que ama, tem gente que odeia), dormir (idem), comer,
fazer compras, ter algum tipo de entretenimento e se
dedicar a hobbies.

Os voluntários deveriam ainda enviar relatórios toda

noite sobre o quão longe tinham ido para alcançar seus
objetivos naquele dia. E o resultado foi que houve uma
correlação significativa entre desfrutar de prazeres
simples durante um dia e o progresso da pessoa em
alcançar suas metas. Esses momentos agradáveis
conseguiam até neutralizar o impacto das coisas chatas
vivenciadas. “Ao agir como amortecedor contra
aborrecimentos, os pequenos prazeres também podem
ajudar as pessoas a se fortalecerem psicologicamente
para lidar com o stress e enfrentar desafios”, escreveu a
autora principal, Nicole Mead, professora da Universidade
de Melbourne.

Ela destaca o valor desses resultados para combater a

demonização dos pequenos prazeres, que muitas vezes
são apresentados como vícios ou pecados. “As pessoas
intuitivamente acham que o prazer atrapalha a
realização de objetivos, então tendem a se gabar de
quão duro estão trabalhando e do pouco sono que estão
tendo para se tranquilizar”, disse ela. “Mas as pessoas
estão tendo uma abordagem mais compassiva para suas
vidas agora. Afinal, não somos robôs. É provavelmente
melhor aceitar que temos desejos e usufruí-los de
maneiras positivas em vez de tentar negá-los. Nossa
pesquisa sugere que desfrutar de alguns prazeres
simples pode realmente ajudar as pessoas a alcançarem
seus objetivos”, completa.
SABER COMO A NOSSA MENTE FUNCIONA E CONHECER TÉCNICAS DE
ORGANIZAÇÃO AJUDAM. Mas quem é ansioso sabe que, às
vezes, mesmo todo o conhecimento do mundo pode
parecer inútil diante de uma crise de ansiedade. Ser
vencido pela nossa própria mente é algo incrivelmente
frustrante, especialmente quando tentamos nos manter
no controle. O excesso de informação, de trabalho e de
exigências em nossa rotina pode tornar essa tarefa ainda
mais difícil. Às vezes, basta uma dúvida ou pequena
insegurança para nos desestabilizar.

Eu não achava que isso aconteceria comigo, mas o

excesso de trabalho (e de pressões no trabalho) fez com
que eu começasse a ter crises de ansiedade. Por seis ou
sete meses, minha rotina era completamente desprovida
de qualquer momento de descanso real e minha cabeça
era permanentemente ocupada por preocupações,
racionais e irracionais, que eu muitas vezes não
conseguia discernir. Por um tempo, sonhei em largar tudo
e ir morar em uma cidadezinha qualquer. O problema é
que eu não tinha ideia de como iria me sustentar e sabia
que, mesmo se encontrasse um jeito, minhas
preocupações (velhas ou novas) logo voltariam. Se não
aparecessem enquanto eu estivesse morando longe,
apareceriam quando eu voltasse para casa. Não tem
como escapar de nós mesmos.

A situação melhorou muito quando troquei de emprego,

mas o fantasma da ansiedade continuou me rondando.
Eu havia perdido a confiança na minha capacidade de
controlar a mente e comecei a me sentir frágil. Mas
passar por isso quando se está escrevendo um livro
como este tem suas vantagens. Eu havia ouvido falar na
meditação mindfulness (ou meditação de atenção plena)
e sabia do seu sucesso entre médicos, cientistas e
empresários. Sabia também como o método é eficaz para
combater o stress e a depressão, bem como para
aumentar a concentração, o autocontrole e a
produtividade. Já havia até tentado praticar a técnica,
mas não consegui entender exatamente a sua proposta.
Eu precisava de uma orientação mais personalizada.
Então fui a um curso na Casa do Saber40, em São Paulo,
com Vavi Königsberger, que é psicóloga e professora de
mindfulness aplicado à saúde e ao manejo de stress na
Universidade Federal de São Paulo (Unifesp).

Embora as técnicas de meditação orientais sejam

usadas há milênios, só recentemente começaram a ser
aplicadas e estudadas sistematicamente como
tratamento médico e psicológico. “Nós, ocidentais,
precisamos muito da comprovação científica das coisas”,
explicou-me Vavi. A meditação mindfulness
provavelmente tem feito sucesso porque não faltam
estudos comprovando sua eficácia – embora a ciência
ainda esteja começando a entender como ela age no
cérebro.

Mas é um fato: entre os benefícios comprovados do

mindfulness estão, além da diminuição da depressão e
da ansiedade, melhora no sistema imunológico e
fisiológico, bem como da qualidade do sono, diminuição
de sentimentos negativos, como raiva e solidão41, e
aumento de otimismo, empatia e autoestima.

O QUE SIGNIFICA ATENÇÃO PLENA

 Embora seja usada de forma laica, a meditação da
atenção plena tem origem no budismo. Foi criada em
1979 por Jon Kabat-Zinn, biólogo molecular com
experiência em meditação budista, e logo passou a ser
aplicada como tratamento complementar para pacientes
do Hospital do Centro Médico da Universidade de
Massachusetts, onde ele trabalhava. O objetivo do
programa, chamado de Mindfulness Based Stress
Reduction (redução do stress baseado na atenção plena –
ou MBSR, na sigla em inglês), era ajudar as pessoas a
encarar seu adoecimento de uma forma mais positiva.
Com os bons resultados obtidos, a técnica passou a ser
estudada e aplicada por mais pesquisadores. Como o
tempo, a redução do stress e a promoção do
autocontrole e da produtividade fizeram com que ela
conquistasse também o mundo empresarial.

Apesar de as pessoas acreditarem que meditação é o

“esvaziamento” da mente ou a conexão com algo
transcendental, o mindfulness envolve fazer justamente
o contrário. A ideia é simplesmente vivenciar o aqui e
agora, sem um objetivo específico. “Geralmente,
estamos presentes nas situações apenas com o corpo.
Nossa mente ora está no passado, o que está associado
à nostalgia e à depressão, ora no futuro, o que leva à
ansiedade”, explica Vavi durante o curso. “O estado de
mindfulness significa estar presente de corpo e mente –
é um estado de completude em que ambos se encontram
no mesmo lugar.”

“A atenção plena significa sair do piloto automático e

vivenciar a realidade, aceitando sem julgamento as
experiências boas e ruins”, diz Vavi. Pode parecer, à
primeira vista, que a ideia é que as pessoas se tornem
excessivamente passivas, mas é o contrário. “Aceitar a
realidade do jeito que ela é não significa ficar imóvel. É,
na verdade, aumentar o poder de escolha –
especialmente em relação a nossas próprias atitudes.
Deixamos de agir apenas reativamente aos estímulos e
passamos a ter mais clareza sobre a realidade e o que
sentimos em relação a ela. Dessa forma, podemos tomar
decisões com calma e consciência, sem impulso ou
desgaste.”

Existem cursos mais curtos (como o que eu visitei, de

dois dias), mas o programa criado por Kabat-Zinn é
estruturado ao longo de oito semanas com encontros
semanais de duas horas e meia para a prática de
técnicas de meditação. Vavi também oferece cursos
como esse e me contou que, por envolver prática
intensa, sempre pede para os candidatos responderem a
um questionário sobre sua saúde física e mental. É
recomendável que pessoas com transtornos psicológicos
esperem “até que estejam em uma fase mais tranquila”
para começar o curso, já que práticas meditativas às
vezes trazem à tona sentimentos, pensamentos e
sensações que podem desestabilizar alguns. Além disso,
nesses casos, a meditação precisa ser feita com um
acompanhamento especializado.

A proposta original – elaborada por Kabat-Zinn – é

praticar por 45 minutos todos os dias, durante oito
semanas. Mas períodos mais curtos também podem ser
igualmente benéficos. “Nós sabemos que é muito difícil
parar por mais de 30 minutos todos os dias para meditar.
Ainda assim, pesquisas mostram que praticar por 20
minutos diariamente já pode trazer alterações
significativas ao cérebro, como o aumento da massa
cinzenta e a criação de novas conexões”, explica Vavi.
Em estudos de 200342, pesquisadores constataram que a
prática da meditação por novos meditadores resultou em
mais atividade no córtex pré-frontal esquerdo, uma área
do cérebro associada às emoções positivas.

As práticas de mindfulness podem ser formais (a serem

feitas com uma postura e em um local adequados) ou
informais (possíveis de serem feitas em qualquer lugar,
como durante uma caminhada ou enquanto você toma
um chá ou um banho). Aplicativos e vídeos na internet
oferecem sessões guiadas, embora um treino presencial
possa ser mais efetivo para quem está começando.

A FILOSOFIA POR TRÁS DA

ATENÇÃO PLENA
Para além da prática, no entanto, a filosofia da atenção
plena é interessante por si só e tem relação com
conhecimentos obtidos pela ciência. Alinhada com o
budismo, ela busca valorizar um estado de bem-estar
que não dependa de prazeres transitórios – bens
materiais, prazeres físicos ou fatores mundanos, como
fama, poder ou sucesso profissional. Não há nada de
errado em se sentir feliz com essas coisas. O problema é
que todas elas dependem de fatores externos para
existir, sejam estímulos do meio ambiente, interações
com outras pessoas ou algum tipo de atividade física.
Mas, quando os estímulos cessam, o prazer associado a
eles também diminui. Entendeu a sinuca de bico?
Agarrar-se a essas coisas como única fonte de felicidade,
segundo o budismo, pode dar origem à ansiedade,
principalmente quando se entende que elas não vão
durar43.

A ciência tem apoiado essa ideia de muitas formas. Há

pesquisas que mostram, por exemplo, que até mesmo
ganhar na loteria não significa felicidade duradoura: um
estudo famoso publicado em 197844 mostrou que,
embora os ganhadores tenham reportado um aumento
momentâneo de sua satisfação, logo voltavam ao nível
de felicidade anterior, comparável a antes de terem
ganhado uma bolada de dinheiro. O mesmo se deu com
acontecimentos trágicos, como pessoas que sofrem uma
lesão medular e ficam tetraplégicas. As pessoas reagem
intensamente a esses eventos, mas tendem a se adaptar
em algum momento, e voltar aos níveis de felicidade
originais.

Em 200845, pesquisadores da Universidade Estadual do

Michigan e do Instituto Alemão de Pesquisa Econômica
usaram dados populacionais para analisar os níveis de
satisfação dos voluntários com a vida antes e depois de
eventos importantes, como casamento, divórcio,
desemprego e doenças. A conclusão foi semelhante. A
maioria das pessoas acaba sempre retornando ao um
nível de satisfação bem próximo do que tinha
originalmente. O casamento alterava a felicidade por
dois anos, em média – já a morte de um cônjuge durava
sete anos. É importante notar que o grau de adaptação
variou muito de uma pessoa para a outra, de acordo com
sua personalidade. No fim, tratava-se mais da forma
como cada um encarava os acontecimentos do que com
os acontecimentos em si.
 Aceitar a realidade plenamente, como a meditação
mindfulness propõe, significa também aceitar a
transitoriedade das coisas – e se libertar da ansiedade
que surge com o medo das perdas, bem como do
sofrimento excessivo ao lidar com elas.

Já falamos, no capítulo anterior, sobre o papel da

atenção sustentada – ou flow – para a felicidade e a
produtividade. De certa forma, a filosofia da atenção
plena compartilha dessa ideia: a atenção é um aspecto
crucial para a saúde mental de acordo com o budismo, e
o mindfulness desenvolve essa habilidade combatendo
tanto o tédio, o desinteresse e a sonolência quanto o
excesso de excitação. A consequência é um misto de
calma e relaxamento com atenção e clareza.

Eu fiz o curso com mais duas dezenas de pessoas,

muitas delas profissionais bem-sucedidas sofrendo com o
stress do mundo corporativo. Terminamos as sessões de
meditação com a sensação de que havíamos limpado a
mente de ruídos desnecessários. Durante o resto do dia,
consegui focar em um pensamento de cada vez, como se
eles fossem surgindo de forma linear e ordenada.

Se, em alguns momentos, a ideia de fugir da realidade

podia me parecer atraente, depois dessa experiência, eu
entendi que o que eu realmente precisava era aprender a
estar presente. Costumamos achar que a agitação é o
único estado possível porque é assim que vivemos – mas
não é. A manutenção desse estado de consciência
depende da prática regular da meditação, algo que ainda
não consegui fazer. Mas descobrir tudo isso trouxe
ensinamentos inesperados.
 COMO A MEDITAÇÃO
MINDFULNESS REGULA
AS RESPOSTAS AO
STRESS

Um estudo da Universidade Carnegie Mellon46 (na

Pensilvânia, EUA) conseguiu, de acordo com o professor e
autor J. David Creswell, “uma das primeiras explicações
biológicas baseadas em evidências” para explicar a ação
da meditação contra o stress.

Quando uma pessoa está estressada, a atividade no

córtex pré-frontal (área do cérebro responsável pelo
pensamento consciente e planejamento) diminui,
enquanto a atividade na amígdala, no hipotálamo e no
cíngulo anterior do córtex – áreas mais primitivas, que
lidam com ameaças imediatas – aumenta.

A meditação mindfulness inverte esse padrão: ela

aumenta a atividade pré-frontal, o que pode regular e
“desligar” a resposta biológica ao stress. Isso torna
possível reduzir o risco e a gravidade de doenças como
depressão e problemas cardíacos.

Creswell acredita que, ao entender como esse tipo de

treinamento da mente afeta as doenças, os
pesquisadores serão capazes de desenvolver
tratamentos melhores e trabalhar com os que já existem
de forma mais eficaz.

ENTREVISTA
A IMPORTÂNCIA DOS LIMITES PESSOAIS

“Tudo o que as pessoas buscam é amor e felicidade. O

problema é que elas fazem isso de forma equivocada. É
como a cenoura amarrada à frente do animal de carga
para animá-lo a puxar a carroça: ele caminha em sua
direção, mas nunca a alcança.” Foi assim que o psicólogo
da saúde Rubens de Aguiar Maciel começou a conversa
sobre stress, ansiedade e respeito aos nossos limites
pessoais.

Rubens é mestre e doutor pela Faculdade de Saúde

Pública da USP e pós-doutorando do Departamento de
Clínica Médica da Faculdade de Medicina da USP. Desde
2011, trabalha como coordenador do Programa de
Meditação Aplicada à Saúde e Bem-Estar do chamado
Quadrilátero da Saúde da USP, que engloba as
Faculdades de Medicina, Saúde Pública, Enfermagem e o
Instituto de Medicina Tropical. A iniciativa, similar à
Mindfulness Based Stress Reduction (MBSR), fundada por
Jon Kabat-Zinn em 1979, tem o objetivo de ensinar
técnicas da meditação de atenção plena à comunidade
acadêmica e pesquisar a sua aplicação em pacientes
com stress crônico. A ideia é aplicar as descobertas na
saúde coletiva.
 A conversa com ele rendeu bons ensinamentos para
quem quer uma vida mais equilibrada.

Qual a diferença entre o stress e a ansiedade?

A ansiedade diz respeito a uma expectativa do futuro e

geralmente é momentânea. Mas, quando a sensação
continua, pode estar virando um quadro de stress. O
stress é algo mais complexo e está ligado ao estilo de
vida e às condições socioambientais da pessoa. Trata-se
de um fenômeno corpo-mente que está presente desde
os primórdios da civilização, quando o homem precisava
caçar e convivia com perigos constantes.

Assim que identificamos um perigo – um cachorro raivoso

que se aproxima, por exemplo –, a amígdala (um
componente do nosso sistema límbico) libera hormônios,
principalmente a adrenalina e o cortisol, para provocar
uma reação. Isso é algo necessário para a nossa
sobrevivência, pois ativa o processo de luta ou fuga.
Passada a situação, o nível desses hormônios volta ao
normal. O problema é quando o stress é crônico.

O que caracteriza o stress prejudicial?

O stress é prejudicial quando você fica constantemente

nessa situação de alarme. O animal selvagem de
antigamente vira o chefe, os assaltantes, o trânsito, os
prazos e também as expectativas que criamos em
relação a nós mesmos. Estamos sempre achando que
temos de alcançar algo que não temos: uma promoção,
um carro novo, uma casa grande.
Quando o stress é crônico, o cortisol é derramado com
constância no corpo e você dorme e acorda sempre com
as mesmas preocupações. Para piorar, esse hormônio
ataca o sistema imunológico e você enfraquece, e fica
mais suscetível a doenças e problemas psicológicos,
como depressão.

Hoje em dia estamos sempre conectados, e o

trabalho e a vida pessoal se confundem – não há
um horário delimitado para cada um deles. Isso
contribui para o aumento de casos de stress
crônico?

Sem dúvida. Em meu trabalho com a comunidade do

Quadrilátero da Saúde da USP, usamos um programa de
meditação de oito semanas. Para isso, aplico testes que
detectam os níveis de stress dos participantes a partir da
sua concordância ou não com diferentes afirmações. Os
resultados são interessantes. De forma geral, eles
sempre concordam com frases como “sou muito
esforçado”, mas também com “nunca me sinto bom o
bastante”. As pessoas sentem que precisam se superar a
todo momento. Isso provoca um desgaste e uma
ambição que nunca será satisfeita. E está de acordo com
dados de pesquisas globais que mostram índices de
depressão e stress alarmantes.

Há inúmeros materiais sendo produzidos sobre a

produtividade, mas pouco se fala sobre reconhecer
nossos limites. Qual o perigo disso?

É comum, inclusive no meio acadêmico, que colegas

perguntem o que você está produzindo antes mesmo de
perguntar como você está. Esse tipo de ambiente nos
leva a trabalhar demais, deixar de passar tempo com a
família, não ter lazer, não sair. É por isso que, quando
prestamos atenção, vemos tantas pessoas sempre com o
pé balançando, os dedos tamborilando na mesa, uma
expressão de preocupação no rosto. É uma ansiedade
constante da qual elas próprias às vezes nem se dão
conta. E então começam a achar que fazer dez coisas ao
mesmo tempo é bacana. Não é. Isso leva à infelicidade e
ao esgotamento mental.

Pode ser que pessoas muito atarefadas tenham

dificuldade em reconhecer que estão
sobrecarregadas, e se sintam culpadas por
confundirem cansaço com procrastinação ou pouca
produtividade. Como saber se estamos chegando
perto do nosso limite?

Isso depende de um trabalho de autoconhecimento. A

pessoa precisa parar e refletir se a situação atual
representa felicidade e bem-estar para ela de fato.
Conhecer a si próprio não é fácil e pode requerer um
trabalho terapêutico. A meditação também é algo
fantástico para isso. As pessoas muitas vezes associam
essa busca por ajuda com um sinal de fraqueza, mas não
é verdade. Só um profissional conhece o funcionamento
da mente humana, e não há nada de errado em procurar
ajuda para compreender a si mesmo e se sentir melhor.
Amigos próximos também podem nos ajudar a perceber
se estamos pegando pesado demais no trabalho e
deixando a vida pessoal de lado.

Como podemos superar o problema da falta de

concentração?
Para uma pessoa leiga, as práticas de meditação ajudam
a fazer exatamente isso. Elas podem tranquilizar sua
mente e aumentar seu foco para que as pessoas
direcionem sua energia com muito mais facilidade.

Além disso, mantenha sempre uma lista de prioridades e

faça as coisas segundo essa ordem. Ninguém é capaz de
fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo. Isso só gera
desgaste físico, mental e emocional – além da perda de
tempo e do aumento da infelicidade. A longo prazo, leva
à exaustão. Se você faz uma coisa de cada vez, no fim
das contas vai economizar tempo e energia.

Como a meditação nos ajuda a desenvolver o foco?

Há estudos que mostram que o padrão de funcionamento

da mente humana é a distração – a mente gosta de
sonhar acordada, pensar no passado, no futuro, e está
sempre muito preocupada consigo mesma. A mente
atenta é mais rara e pode ser desenvolvida com a
meditação.

A meditação ensinada por tradições filosóficas ou

religiosas regula a capacidade de atenção de uma
pessoa. Quando você desenvolve uma mente atenta, é
capaz de discriminar todo esse lixo mental que povoa a
sua cabeça e aumentar o foco para o momento presente.

A prática da meditação mindfulness pode nos

ajudar a lidar com o excesso de trabalho?

Todas as práticas de meditação, sejam tibetanas, cristãs,

judaicas, todas elas trabalham a capacidade da pessoa
de manter a mente atenta e sob controle. Trata-se de um
processo de autorregulação. Cada uma dessas
modalidades tem sua doutrina e prática específicas.
Algumas têm um lado mais religioso. O mindfulness tem
sua origem na meditação tibetana e tem um cunho
predominante de autoconhecimento, disciplina mental e
valores éticos e espirituais que você vai desenvolvendo.

Existem muitas pesquisas a respeito, mostrando que ele

é capaz de transformar a pessoa do ponto de vista
emocional, imunológico e neurológico, como medicina
complementar. Ele consegue até mesmo diminuir a
procura a atendimentos médicos.

Como um iniciante pode começar a praticá-la?

A meditação é algo que só é possível de entender

fazendo, e é importante a pessoa ter uma orientação
inicial. Hoje tem muita gente ensinando mindfulness
gratuitamente, seja em centros de saúde, templos
budistas ou eventos específicos. Muitos profissionais da
saúde e mesmo de outras áreas também oferecem
treinamentos de atenção plena.

Você disse que a filosofia da atenção plena

também envolve o cultivo de certos valores. Quais
são eles e por que são importantes?

As pessoas querem melhorar sua saúde mental e física –

e cultivar valores espirituais, bem como criar laços de
amizade, faz muita diferença. Pesquisas mostram que
pessoas que vivem bem em grupo e têm boas amizades
apresentam menos ambições egoístas, são mais felizes e
saudáveis. Ser autocrático e egoísta é o típico perfil de
quem tem problemas do coração. Pesquisas mostram
que virtudes como empatia, generosidade e compaixão
proporcionam alegria e bem-estar para quem as pratica.
Acontece exatamente o contrário com aquele indivíduo
que briga no trânsito, que não leva desaforo para casa e
que pensa que ser “machão” é uma virtude. Isso não é
legal e só promove um ambiente tóxico de vingança que
também alimenta sentimentos tóxicos.

Além disso, as pessoas precisam entender que podem

simplificar a sua vida e que isso é muito mais produtivo.
Nada deste mundo é seu, você não veio porque quis e
não vai levar nada quando sair. Mas estamos sempre
achando que precisamos acumular coisas. Procure
reavaliar seus objetivos, perguntar a si próprio o que está
querendo da vida e o que é felicidade para você. E vá
atrás das coisas que realmente importam.

CHECKLIST

☑ Leve em conta seus ciclos de atenção:

identifique os melhores e piores períodos para
fazer diferentes tipos de atividades. Entenda
quais são os fatores que favorecem e atrapalham
sua concentração.

☑ Respeite seu tempo de descanso e faça pausas

de tempos em tempos. Sair para dar uma
voltinha ou bater um papo rápido com um amigo
é muito mais produtivo do que ficar horas
seguidas olhando para a tela do computador. Só
não deixe que essa pausa vire desculpa para
largar o trabalho!

☑ Estabeleça prazos para começar e terminar as

tarefas, respeitando o tempo que elas levam
para serem concluídas. Lembre-se: o trabalho se
expande até preencher o tempo disponível para
a sua realização. Se você reservar um dia inteiro
para algo que levaria só duas horas, você
realmente vai gastar o dia todo nessa tarefa.

☑ Seja flexível em seu planejamento. Ter um

plano não significa cronometrar todo o seu dia.
Lembre-se de que imprevistos acontecem.

☑ Cultive uma atitude de estar no presente, mas

sem julgar as coisas. Treine-se para não se
prender ao passado ou ficar antecipando o
futuro. Se precisar de ajuda para manter esse
foco, traga sua atenção para a respiração por
alguns minutos.

☑ Identifique e respeite seus limites. Nossa

energia é finita, e ter limites é algo humano, não
é sinal de fraqueza. E lembre-se sempre: não
adianta se acabar de trabalhar se isso não
estiver rendendo algo de real valor para você.
 SEÇÃO 4

DOMINE DE VEZ
A TECNOLOGIA
(PARA NÃO SER DOMINADO POR ELA)
MUITAS VEZES, ENQUANTO EU TRABALHAVA NESTE LIVRO, COMETIA
O MESMO ERRO. Abria dezenas de abas no navegador,
pulando de um artigo para outro, enquanto grifava em
livros abertos sobre a minha mesa. Ao mesmo tempo,
mantinha várias conversas paralelas com diferentes
amigos pelo celular e monitorava de tempos em tempos
as reações ao meu último post em uma rede social.
Quando estava inspirada, ainda colocava um som ou
deixava rolando algum vídeo relacionado ao tema do
livro. Eu me sentia muito esperta e produtiva, mas
quando resolvia avaliar o progresso depois de algumas
horas percebia que havia feito muito pouco realmente
aproveitável. Em compensação, quando resolvia focar
em uma coisa só por um tempo determinado (mesmo
que fosse relativamente curto), fazia muito mais.

O multitasking é um fenômeno curioso. Um estudo47 de

2005 descobriu que as pessoas passam de um trabalho
para o outro a cada 11 minutos(!). “Elas basicamente se
debruçam sobre algo durante esses minutos e então,
sem nenhum motivo aparente, param para telefonar para
alguém ou abrir o e-mail”, disse ao jornal The New York
Times48 Gloria Mark, professora da Universidade da
Califórnia em Irvine e coautora do estudo.

E, a cada vez que isso acontece, leva cerca de 25

minutos até que retornem ao projeto anterior. Sim: nós
passamos mais tempo tentando voltar ao trabalho do
que concentrados trabalhando. “Quando as pessoas
trocam de tarefas, sua atenção é direcionada para vários
outros tópicos antes de retomarem o que estavam
fazendo anteriormente”, diz o estudo.
 Como é de se esperar, isso foi relatado pelos
voluntários como algo muito prejudicial. Em alguns
casos, trocar de tarefa envolve mudar de ambiente ou
alterar alguma configuração da sua ferramenta de
trabalho – como abrir novas abas no navegador de
internet, ou outros arquivos de documentos –, o que
torna ainda mais difícil para a pessoa retomar o que
estava fazendo. “Por exemplo, um cursor piscando no
final da última palavra digitada pode indicar exatamente
onde você tinha parado. Mas, se outras janelas estiverem
abertas no computador, pode ser difícil lembrar até
mesmo em qual arquivo você estava trabalhando”, diz o
texto.

A autora descobriu ainda que, depois de apenas 20

minutos de desempenho interrompido, as pessoas
relataram níveis significativamente maiores de stress,
frustração, carga de trabalho, esforço e pressão. “Isso
também é ruim para a inovação”, disse ela. “Onze
minutos em um projeto não é tempo suficiente para
pensar em profundidade sobre nada.”

Talvez possa contribuir para isso o fato de que cada vez

mais empresas estão abolindo o conceito de estações
individuais de trabalho. Os escritórios estão perdendo as
paredes e ganhando mesas coletivas. Embora possa ser
útil para promover uma maior colaboração entre os
funcionários, isso dificulta ainda mais a vida de quem já
sofre com a falta de concentração. Além de todas as
distrações oferecidas pelo computador e pelo
smartphone, temos de lidar com pessoas nos
interrompendo a qualquer momento para pedir coisas. E
aí, para atender aos pedidos, nos vemos fazendo várias
tarefas ao mesmo tempo – sem conseguir de fato
terminar rapidamente nenhuma delas.

Muitos de nós cultivamos a ilusão de que é possível

fazer várias coisas ao mesmo tempo, não importa
quantas vezes já tenhamos tentado e falhado nisso. Mas
precisamos encarar os fatos: não existe multitasking. O
que existe é a alternância de tarefas (ou task switching,
em inglês). Esse, aliás, é o termo usado nos estudos
científicos sobre o tema.

“As pesquisas em psicologia têm mostrado há muitos

anos que as pessoas só conseguem fazer uma tarefa
cognitiva de cada vez. Você só consegue pensar em uma
coisa de cada vez, você só conduz uma atividade mental
de cada vez”, explica a psicóloga comportamental e
consultora em neuropsicologia Susan Weinschenk49 em
um artigo. “Então você está falando OU está lendo. Você
está lendo OU está digitando. Você está ouvindo OU está
lendo. Uma coisa de cada vez”, completa.

É importante ressaltar que isso vale para trabalhos

cognitivos, ou seja, aqueles que exigem algum raciocínio.
É possível, como bem sabemos, realizar uma atividade
física e outra atividade mental ao mesmo tempo, caso a
primeira já tenha se tornado um hábito (como já
mencionamos na seção 1). Você pode caminhar e
conversar ao mesmo tempo, por exemplo. Ou dirigir
enquanto ouve música. Mas, ainda assim, depende do
grau de complexidade da tarefa mental em questão.

Dirigir enquanto fala ao celular, por exemplo, pode

trazer riscos sérios. E, se estamos muito entretidos na
conversa, mesmo um simples caminhar pode ficar
comprometido – basta ver como as pessoas falando ao
celular começam a andar mais devagar ou ficam meio
desnorteadas na rua. Um estudo de 200950 da
Universidade Western Washington concluiu que, nessas
situações, as pessoas de fato ficam mais lentas, mudam
de direção com mais frequência e são menos propensas
a reconhecer outras pessoas. E tem mais: quem anda
falando ao celular fica tão distraído que não nota um
palhaço andando de monociclo (e isso não é uma
metáfora) que havia sido contratado pelos pesquisadores
para ficar no seu caminho.

PERDA DE TEMPO
Apesar de geralmente ser usada para ajudar a terminar
as coisas mais rápido, a alternância de tarefas é
responsável por uma bela perda de tempo51. Há dois
motivos para isso. Um deles pode ser atribuído ao tempo
gasto para que nossa mente se ajuste ao que a nova
tarefa exige (ações diferentes demandam configurações
mentais diferentes, já que ativam regiões distintas do
cérebro); e o outro está ligado a certa “concorrência”
dessas novas exigências com a configuração mental que
nossa mente assumiu para a tarefa anterior.

Vale lembrar que, quando falamos em alternar tarefas,

não estamos apenas nos referindo a trabalhos
complexos, como passar de um relatório de gastos da
sua empresa para a confecção de uma apresentação de
um novo projeto. Também estamos nos referindo a ações
simples, como checar o e-mail ou dar uma olhada em
alguma rede social. Mesmo a alternância entre atividades
que não requerem muita concentração resulta em um
custo para a sua produtividade. Estudos mostram que, na
melhor das hipóteses, esse tempo de adaptação da
nossa mente pode ser tão curto quanto um décimo de
segundo para tarefas simples. Mas pode ser muito maior,
dependendo da complexidade da tarefa em questão ou
do quanto você mergulhou nela. Virar a cabeça e ver o
que aparece na tela do seu celular que acabou de vibrar
pode significar uma perda de tempo irrisória, mas se
você interromper seu trabalho para começar a navegar
por um site de notícias irá demorar muito mais para
conseguir sintonizar sua atenção novamente no que
estava fazendo antes.

Se você faz muito isso ao longo de um dia, pode perder

até 40% de seu tempo produtivo52. É muita coisa. Pode
significar até 16 horas das 40 que você tem disponíveis
toda semana. E nem falamos ainda da energia que você
gasta ao trocar de uma tarefa para a outra. Estudos53
feitos com imagens de ressonância magnética (IRM ou
MRI, em inglês) mostram que, durante essa alternância,
você ativa quatro áreas principais do seu cérebro. “O
córtex pré-frontal está envolvido na mudança de foco da
nossa atenção e na escolha de que tarefa faremos. O
lobo parietal posterior ativa as novas configurações para
cada nova tarefa; o giro cingulado anterior monitora
erros, e o córtex pré-motor está se preparando para você
se mover de alguma forma”, explica Susan Weinschenk.

NÃO, VOCÊ NÃO USA SÓ

10% DO SEU CÉREBRO
 O progresso e a popularização da neurociência vêm
ajudando a enterrar de vez a perigosa crença de que só
usamos 10% do nosso cérebro – mito que já serviu de
justificativa para coisas que vão da magia a supostas
práticas que transformariam seu cérebro em uma
superpotência. “Sabemos que grande parte do cérebro é
utilizada. Isso explica por que até microlesões cerebrais
podem causar danos graves e irreversíveis”, explicou
para a SUPER54 o neurocientista e pesquisador do
Hospital Sírio-Libanês, Erich Fonoff. “Atribuir um
percentual ao uso que fazemos é leviano. Para isso,
teríamos que saber o que são os 100%. Ainda não
chegamos a esse nível.”

Especialistas dizem que o mito surgiu entre os

defensores da paranormalidade, que defendem que
utilizar 100% é exclusividade de quem levita, lê mentes e
entorta garfos a distância – práticas nunca comprovadas
pela ciência. O fato é que nossos recursos mentais são
limitados e essas limitações precisam ser respeitadas se
quisermos manter a nossa saúde. No entanto, exercícios
que desenvolvam a capacidade cerebral não são
necessariamente uma mentira. O sistema nervoso é
plástico, ou seja, é capaz de se modificar sob a ação de
estímulos ambientais. Se for estimulado, pode, sim,
aumentar o seu potencial. Mas ele também pode se
sobrecarregar. É preciso bom senso.

OS EFEITOS DO MULTITASKING DE
MÍDIA
 A internet e os smartphones não apenas mudaram a
forma como trabalhamos e usamos nosso tempo livre,
mas também têm transformado a forma como o cérebro
funciona. E isso é ainda mais notável para quem não
consegue desgrudar da internet. Pesquisadores chamam
de multitaskers de mídia aquelas pessoas que estão
constantemente conectadas e consumindo informações e
notificações de vários meios eletrônicos. Para muitos de
nós, essa é uma prática muito associada à ideia de
multitasking: estamos sempre alternando o trabalho
sério com as consultas ao que há de novo na internet.

Muitas vezes somos tão rápidos em passar de uma

atividade para a outra, ou de um pensamento para outro,
que é compreensível achar que estamos fazendo tudo ao
mesmo tempo. Mas, se no dia a dia conseguimos nos
enganar, quando pesquisadores pedem para que pessoas
façam isso em laboratórios, vêm à tona erros que
costumamos ignorar. E pior: as consequências do
multitasking de mídia como hábito são negativas mesmo
quando a pessoa está fazendo uma única tarefa e seu
celular e computador estão desligados.

Em um estudo de 2009, pesquisadores da Universidade

Stanford descobriram que os multitaskers de mídia
crônicos não conseguem prestar atenção, se lembrar das
coisas e alternar entre uma tarefa e outra tão bem
quanto aqueles que preferiam fazer uma coisa de cada
vez. Para chegar a essa conclusão, os autores aplicaram
uma série de três testes a cerca de cem estudantes
universitários. Em cada avaliação, os voluntários eram
divididos em dois grupos: um composto por jovens que
frequentemente faziam muita coisa ao mesmo tempo e
outro composto por jovens que não tinham esse hábito.
Em um dos experimentos, eram apresentados conjuntos
formados por dois retângulos vermelhos sozinhos, que
podiam estar cercados ou não por retângulos azuis. Os
azuis deveriam ser ignorados. Cada combinação foi
mostrada duas vezes, e os participantes tinham de
determinar se os dois retângulos vermelhos no segundo
quadro tinham mudado de posição em relação ao
primeiro. Os participantes que não eram “multitarefa”
não tiveram nenhum problema em ignorar os retângulos
azuis e se saíram bem. Já os altamente multitaskers se
distraíam frequentemente com essas imagens
irrelevantes e tiveram uma performance péssima.

No segundo teste, era mostrada uma sequência de

letras e as pessoas deveriam apontar quando houvesse a
repetição de alguma delas. Novamente, os multitarefas
se saíram muito mal. “Eles estavam indo cada vez pior à
medida que avançavam no teste, pois continuavam
vendo mais e mais letras e tinham dificuldade em mantê-
las ordenadas em seus cérebros”, disse Eyal Ophir, autor
principal do estudo55.

Mas os pesquisadores acreditavam que, apesar da

dificuldade de concentração e de terem uma capacidade
reduzida de filtrar informações relevantes e organizar a
memória, talvez ainda houvesse um lado bom em ser
multitarefa. Essas pessoas viviam alternando suas ações.
Portanto, pelo menos nisso elas deveriam ser boas.
Certo?

Errado. O terceiro teste consistiu em apresentar

imagens de letras e números ao mesmo tempo para os
voluntários. Em alguns momentos, eles deveriam prestar
atenção aos números (ignorando as letras que apareciam
junto) e determinar se eram pares ou ímpares. Outras
vezes, tinham de focar nas letras e dizer se eram vogais
ou consoantes. Ou seja, era uma tarefa simples que
dependia da habilidade de alternar o foco de um
elemento para o outro. E os multitaskers, ao contrário do
que se esperava, novamente se saíram muito mal nisso.

“Eles não conseguiam deixar de pensar na tarefa que

não estavam fazendo”, disse Ophir. “As pessoas
altamente multitarefa estão sempre se afogando em toda
a informação que está na sua frente. Eles não
conseguem manter as coisas separadas em suas
mentes.” Ainda não está claro se os multitaskers de
mídia crônicos nascem com uma incapacidade de se
concentrar ou se aprendem toda essa dispersão graças à
tecnologia disponível. Mas uma coisa é fato: sua mente
não está funcionando tão bem como poderia, mesmo
quando ficam desconectados.

Um estudo mais recente, publicado em 201456 por

pesquisadores da Universidade de Sussex, no Reino
Unido, apoia essas descobertas e revela ainda que
pessoas que utilizam frequentemente vários dispositivos
tecnológicos ao mesmo tempo têm menor densidade de
massa cinzenta em uma região particular do cérebro em
comparação com aqueles que não estão constantemente
conectados.

Os pesquisadores utilizaram ressonância magnética

funcional (fMRI, em inglês) para analisar as estruturas do
cérebro de 75 adultos. Todos eles tinham respondido a
um questionário sobre o uso de dispositivos de mídia,
incluindo celulares, computadores, televisão e mídia
impressa. Independentemente de traços de
personalidade individuais, as pessoas que usaram um
maior número de dispositivos de mídia simultaneamente
também apresentaram menor densidade de substância
cinzenta na parte do cérebro conhecida como córtex
cingulado anterior (ACC, na sigla em inglês), região
responsável por regular as funções cognitivas e
emocionais.

“O multitasking de mídia está se tornando mais

prevalente em nossas vidas hoje e há uma crescente
preocupação com seus impactos sobre nossa cognição e
bem-estar socioemocional”, diz um dos autores, o
neurocientista Kep Kee Loh. A pesquisa apoia estudos
anteriores que mostram ligações entre essa prática e não
só a falta de atenção, mas também a ocorrência de
problemas emocionais, como depressão e ansiedade.

Já se sabe há algum tempo que a estrutura cerebral

pode ser alterada após a exposição prolongada a novos
ambientes e experiências. Comportamento, ambiente e
até emoções podem mudar o cérebro em um nível
celular (no caso de aprendizagem e na formação de
memórias) ou mesmo por meio de um remapeamento de
funções (é por isso que, com a terapia adequada, é
possível remanejar uma função específica de uma região
danificada para outra intacta). Também é sabido que
certos treinamentos, como a meditação ou aprender a
fazer malabarismos, podem aumentar a densidade da
massa cinzenta em certas regiões.
 No caso desse estudo, no entanto, ainda não se sabe o
que é causa e o que é efeito. “Os mecanismos exatos
dessas alterações ainda não estão claros. Embora seja
concebível que níveis mais elevados de exposição a
situações de multitarefa levem a mudanças estruturais
no ACC, é igualmente plausível que indivíduos com
menos matéria cinzenta na região possam ser mais
suscetíveis a situações de multitarefa porque têm menos
controle cognitivo”, diz o autor. Em outras palavras, não
se sabe se o cérebro dessas pessoas é assim por causa
do uso excessivo da tecnologia ou se elas usam
excessivamente a tecnologia por terem menos massa
cinzenta nessa região responsável pelo autocontrole.

REDES SOCIAIS &

DEPRESSÃO

Estudos têm apontado ligações entre o uso excessivo

de redes sociais e emoções negativas, muitas vezes
associadas a problemas de saúde mental. Os sociólogos
Hui-Tzu Grace Chou e Nicholas Edge, da Universidade
Utah Valley57, entrevistaram 425 estudantes para saber
se estavam felizes ou não com a vida, e se achavam que
seus amigos pareciam estar felizes. Os participantes
também disseram o quanto concordavam com
expressões como “a vida é justa” ou “muitos dos meus
amigos têm uma vida melhor que a minha” – e
compararam os dados com o número de amigos no
Facebook e o tempo gasto online (a média foi de cinco
horas por semana). Resultado: quem passava mais
tempo nas redes sociais tendia a achar a vida dos outros
mais interessante e era menos satisfeito com a própria
rotina. Não é difícil entender o porquê: na internet, todo
mundo parece lindo, feliz, popular e bem-sucedido. Para
quem vê tudo de fora, a própria vida fica parecendo um
tédio só. E isso gera inveja e expectativas não realistas, o
que pode levar a frustração e tristeza.
DÉCADAS ATRÁS, TUDO O QUE HAVIA EM UM AMBIENTE DE
TRABALHO ERA UMA MÁQUINA DE ESCREVER, UM TELEFONE FIXO,
UNS PAPÉIS E UM OUTRO COLEGA QUE TALVEZ PASSASSE POR VOCÊ.
Muita gente tinha sua própria sala ou cubículo e podia
mergulhar no trabalho sem grandes distrações piscando
à sua frente. Hoje, temos todo um aparato tecnológico
disponível para roubar nossa atenção.

Você já viu no capítulo anterior que o multitasking é

lenda e só nos torna menos produtivos e focados.
Gastamos muito mais tempo fazendo duas ou mais
coisas ao mesmo tempo do que se focássemos em uma
de cada vez. Mas o que fazer se somos frequentemente
tentados com estímulos dispersos? E se tivermos muitas
tarefas e pouco tempo para completá-las? Reunimos
sugestões para ajudar você a resistir a esse hábito.

1. Planeje-se sempre

Faça sempre o planejamento dos seus dias e separe

blocos de tempo para concluir cada coisa
separadamente, com pausas curtas entre uma e outra
para dar um breve descanso ao seu cérebro. Ter um
plano assim é um bom remédio contra o medo de não
conseguir terminar tudo. Sempre que eu estava fazendo
uma coisa e começava a ficar ansiosa a respeito das
outras, lembrava que tinha tudo planejado e que em
breve chegaria às minhas outras tarefas – mas que, para
isso, precisava focar na que tinha em mãos e terminá-la.
E funcionava. Mesmo que eu não conseguisse terminar
tudo, não ficava me torturando depois pensando em
como havia desperdiçado o dia. Pelo contrário: eu sabia
que havia usado meu tempo da melhor forma possível,
fazendo exatamente o que precisava ser feito com ele.

2. Organize em blocos as atividades que

costumam distraí-lo

Especialmente aquelas que permeiam todo o seu dia

sem que você nunca possa concluí-las por completo.
Exemplos disso são o e-mail, a leitura de artigos e
notícias e a checagem das redes sociais. Esse tipo de
atividade é infinito – sempre vai ter e-mail ou notificação
chegando e, por mais que se esforce, você nunca vai
conseguir ler tudo que aparece. (Eu comecei a perceber
isso quando notei que algumas revistas da minha pilha
de “novidades” estavam com mais de dois anos de
idade.)

Uma boa forma de lidar com esse tipo de pendência é

separando períodos específicos do seu dia (ou da
semana) para elas – e deixando-as de lado enquanto
estiver envolvido com outras tarefas, desabilitando
notificações, se for o caso. Você pode deixar para checar
o seu e-mail no meio da manhã, na hora do almoço e no
fim da tarde, por exemplo. “As pessoas gastam, em
média, duas horas por dia para ler, classificar e
responder mensagens de e-mail. É muito tempo”, diz o
especialista em gestão do tempo Christian Barbosa. “O
problema é que elas querem ficar com seu e-mail aberto
o dia todo. Eu vejo o meu quatro vezes por dia, no
máximo cinco, e não gasto mais do que 20 minutos a
cada vez. Isso ajuda a tornar o meu uso muito mais
eficiente”, completa. Para conseguir fazer isso, ele evita
trocar mensagens grandes – caso seja necessário,
prefere uma conversa por telefone ou mensagens de voz.
E já deixa todo mundo avisado de que, para urgências,
devem lhe telefonar em vez de esperar que responda a
um e-mail imediatamente.

3. Combine tarefas complexas com outras

simples

Já vimos no capítulo anterior que mesmo a alternância

de tarefas simples resulta em alguma perda na
produtividade. Mas tem mais. Um estudo de 2011 feito
na Universidade de Michigan analisou como as pessoas
se saíam ao resolver problemas matemáticos ou
classificando objetos geométricos. Como era esperado,
os participantes sempre perdiam tempo quando tinham
de resolver mais de um problema ao mesmo tempo, pois
tinham de ficar indo e voltando entre um e outro. Mas
descobriu-se que o custo dessa alternância era maior de
acordo com o nível de complexidade das tarefas
envolvidas. Quanto mais difíceis, mais tempo se levava
para retomar o foco58.

Assim, sempre que possível, procure começar seu dia

de trabalho com a tarefa mais complexa – e foque nela
enquanto está com mais energia. Depois de terminá-la,
trabalhe em uma mais simples para não sobrecarregar
sua mente e só depois passe para outra desafiadora
novamente.

Além disso, se você realmente precisar fazer mais de

uma coisa ao mesmo tempo, tente sempre combinar
tarefas que envolvam raciocínio com outras que
envolvam uma atividade física. Assim, não irá
sobrecarregar as mesmas regiões do seu cérebro. Por
exemplo, você pode aproveitar para tomar aquele café
que tanto queria enquanto resolve um assunto de
trabalho com um colega. Ou então aproveitar que precisa
ir até o banco para fazer, no caminho, um esquema
mental dos tópicos a serem abordados naquele relatório
para amanhã. Ou ainda aproveitar o trajeto de ônibus até
o seu local de trabalho para ler um pouco.

4. Aprenda a dizer não e a delegar tarefas

Às vezes nos vemos sem tempo não porque somos

desorganizados, mas porque simplesmente não sabemos
dizer não e assumimos responsabilidades que não são
nossas. Avalie se suas tarefas são realmente necessárias
e fazem sentido para você. E veja se não existe a
possibilidade de delegá-las para outra pessoa. Ao se
libertar de coisas tediosas, talvez sua vontade de
procurar um consolo naquele grupo de gifs do Facebook
diminua.

Aprender a dizer não também envolve não deixar que

os outros determinem sua agenda ou interrompam seu
trabalho. Apegue-se ao seu planejamento e explique às
pessoas que irá encaixar demandas extras de acordo
com ele – ou, no mínimo, atenderá aos seus pedidos
depois que tiver terminado a tarefa que tem em mãos.

5. Reserve um tempo ocioso para o bem do seu

cérebro

Reserve um tempo, periodicamente, para deixar o

smartphone de lado, desligar a TV e o computador e
deixar seu cérebro descansar e ter devaneios à vontade.
Mary Helen Immordino-Yang, pesquisadora da
Universidade do Sul da Califórnia, escreveu com outras
autoras um artigo59 definindo o que significa quando o
nosso cérebro está “em repouso”.

O trabalho delas e os de outros autores apontam que,

quando estamos descansando e focados em nosso
mundo interior, nosso cérebro entra no chamado “modo
padrão” ou “default”. Quando estamos tentando resolver
algum desafio mental, a atividade de certas regiões
cerebrais diminui e a de outras aumenta. Mas, no modo
default, todas as regiões se ativam igualmente, em
sincronia. Os cientistas acreditam que essa atividade
está ligada ao autoconhecimento, aos julgamentos
morais e éticos, ao desenvolvimento do raciocínio e à
construção de sentido do mundo que nos rodeia.

A reflexão e o silêncio podem ser muito importantes

também para o aprendizado e a memória. “O foco para
dentro afeta a maneira como construímos memórias e
sentidos, e o modo como transferimos o que aprendemos
para a realidade”, explica Immordino-Yang. Segundo as
autoras, talvez a conclusão mais importante a ser
extraída de pesquisas sobre o cérebro em repouso é o
fato de que isso não significa uma ociosidade negativa –
pelo contrário, é fundamental para aprendermos com as
experiências. O que as preocupa, no entanto, é o fato de
que os ambientes urbanos e virtuais têm exigido demais
da nossa atenção. Para elas, isso está minando
oportunidades de reflexão e pode ter efeitos negativos
sobre o nosso desenvolvimento psicológico.
 Mas como descansar o cérebro estando acordado?
Foque no presente e faça o que tiver vontade sem a
preocupação de terminar uma tarefa ou executar uma
mesma ação por horas seguidas. Sempre tento me
lembrar de como usava meu tempo quando era criança e
não tinha grandes preocupações na vida. Eu podia ficar
um tempão sonhando acordada, olhando para uma
fotografia de um livro qualquer ou ouvindo música sem
me preocupar em mudar a estação do rádio. Hoje, tenho
uma necessidade tão grande de controle que até na hora
de ouvir minhas próprias playlists costumo ficar meio
tensa para decidir se vou ouvir a música até o fim ou
pular para a próxima – como se fosse uma decisão muito
importante. A ideia de descansar o cérebro é o oposto
disso: é deixá-lo livre. Dá para fazer isso em casa ou fora
dela – talvez caminhando em um parque, tomando um
banho de sol ou mesmo aproveitando intervalos no
trabalho ou na escola.

Tente incluir momentos assim no seu dia a dia. E não se

preocupe com a duração: estudos mostram que mesmo
períodos curtos nos fazem muito bem, se forem tirados
com certa frequência. Essa foi uma das mudanças mais
positivas que fiz em minha rotina. Antes eu me forçava
trabalhar até a exaustão, e naturalmente chegava uma
hora em que era impossível focar em qualquer coisa.
Mas, em vez de descansar, eu me forçava ainda mais.
Não queria que alguém achasse que eu estava
enrolando. O problema é que, embora parecesse
comprometida, eu sentia que não avançava tão rápido
quanto poderia em minhas tarefas, e só me sentia mais
frustrada, estressada e culpada. Foi só quando passei a
encarar os tempos de descanso e distração como um
investimento na minha própria capacidade que a coisa
começou a melhorar.

Hoje, consigo acordar mais cedo para tomar um bom

café da manhã sem pensar em trabalho e tento fazer
uma pausa para um lanche com meus amigos todas as
tardes. Às vezes subimos até o terraço da empresa, às
vezes vamos para um café ali perto. Incorporei isso à
minha rotina e mantenho em mente que não estou
trabalhando naqueles momentos justamente para poder
trabalhar melhor quando voltar. E tem funcionado tão
bem que raramente preciso ficar trabalhando até tarde.

6. Durma bem

Se você já teve de ir trabalhar depois de uma noite

maldormida, deve ter tido esta sensação: seu corpo fica
mais lento, sua concentração piora, seus pensamentos
ficam agitados e pouco claros. E você fica alternando de
uma tarefa para outra, sem conseguir focar em
nenhuma. É como se, estranhamente, o cérebro privado
de sono se tornasse mais ativo. Mas não de um jeito
bom.

Segundo um estudo60 de 2012 liderado pelo

neurofisiologista Marcello Massimini, da Universidade de
Milão, isso pode ser verdade: conforme o tempo passa e
você não dorme, seu cérebro vai ficando mais sensível a
estímulos e em um constante estado de alerta. Para
chegar a essa conclusão, Massimini estimulou as células
cerebrais no córtex frontal de voluntários com um
choque de energia elétrica. Em seguida, observava a
reação do cérebro como um todo, comparando os
resultados dos indivíduos que tinham ficado acordados
por duas, oito, 12 ou 32 horas.

O experimento, segundo ele, era como cutucar um

amigo nas costelas para ver quão alto ele pula. Ele
descobriu que, se você fizer isso com alguém que está há
um tempo sem dormir, ele vai saltar mais alto. E os
resultados sugerem que é mais ou menos isso que
acontece com o cérebro privado de sono: ele fica mais
“nervoso” em resposta à descarga elétrica, com picos
mais fortes e imediatos da atividade. Isso tem a ver com
o fato, observado por alguns médicos e apontado por
Massimini, de que epilépticos são mais propensos a ter
convulsões se passarem mais tempo acordados, e, por
outro lado, pacientes com depressão severa e que têm
atividade cerebral mais baixa que o normal podem, às
vezes, melhorar seu desempenho se ficarem sem dormir.

Mas por que isso acontece? A explicação provavelmente

está relacionada ao seguinte: enquanto estamos
acordados, nossos neurônios ficam constantemente em
atividade, formando novas sinapses, ou conexões, com
outros neurônios. Quanto mais tempo você passa
acordado, mais ligações são formadas. Mas muitas delas
são irrelevantes – daí a importância de dormir, para dar
uma podada nos excessos, fixar as mais importantes e
impedir a ocorrência de alguma espécie de sobrecarga. É
por isso que é difícil aprender coisas ou memorizar novas
informações em um cérebro sonolento, por exemplo.
EMBORA A TECNOLOGIA SEJA CAPAZ DE ROUBAR NOSSO TEMPO
COM UMA FACILIDADE RIDÍCULA(é incrível como um joguinho
qualquer ou a curiosidade pela vida alheia podem
devorar horas de nossos dias), ela também oferece
ferramentas úteis para nos ajudar a organizar.

Programas para a gestão de tarefas, por exemplo,

podem transformar sua rotina. Também é importante ter
um aplicativo para tomar notas, já que essa coisa de
anotar tudo em qualquer lugar nunca foi boa ideia: você
se perde, não consegue organizar suas prioridades e não
tem a segurança de que irá de fato se lembrar do que
precisa ser feito – algo essencial para diminuir o stress e
ajudar você a focar em uma coisa por vez.

Há inúmeras opções disponíveis e você deve escolher

aquelas com as quais se sente melhor. Neste capítulo,
listamos ferramentas gratuitas para ajudar você em
diferentes campos.

PARA ORGANIZAR O SEU E-MAIL

O e-mail é um dos grandes sabotadores da
produtividade. Como ele é um instrumento de trabalho,
muitas vezes consome seu tempo enquanto passa a
impressão de que você está fazendo algo útil. Várias
empresas estão tentando diminuir o seu uso,
restringindo-o a relações com clientes e fornecedores
externos ou a conversas que necessitem de um registro.
De qualquer forma, saber que temos uma caixa de
entrada cheia de mensagens não lidas não é nada legal.
Veja alguns aplicativos para ajudar a organizá-la e
agilizar a leitura do que for importante.
 Unroll.Me

Trata-se de um gerenciador de e-mails que se livra

rapidamente da assinatura de mensagens indesejadas.
Ele rastreia as listas em que seu endereço eletrônico está
cadastrado e dá a você a opção de se descadastrar ou
permanecer ali. Aquelas que você decidir manter são
reunidas em um só e-mail diário que você poderá receber
todas as manhãs, tardes ou noites. Além disso, é possível
também ler tudo no próprio aplicativo. Se mudar de
ideia, pode editar suas preferências e cancelar ou voltar
a assinar determinadas listas.

unroll.me, disponível para web e iOS. Gratuito.

Spark

O aplicativo detecta automaticamente se um e-mail é

pessoal, notificação de redes sociais ou newsletter,
exibindo as mensagens mais importantes – e não lidas –
primeiro. É possível criar alertas com datas para aquelas
que contiverem tarefas a serem feitas, bem como
arquivar o que já foi resolvido ou adiar o que vai ficar
para depois, com classificações como “hoje, mais tarde”,
“amanhã”, “na próxima semana”, “algum dia” ou em
qualquer outra data personalizável. Para agilizar as
conversas, há respostas rápidas editáveis, que permitem
dizer “obrigado” ou coisas do tipo com um toque simples.
É possível ainda ditar uma resposta mais longa, se for
preciso. Destaque ainda para a integração com outros
serviços, como Dropbox, Onedrive, Pocket, Onenote e
Evernote, e a opção de salvar mensagens como PDF para
acessá-las mais tarde de qualquer lugar sem internet.
 sparkmailapp.com, disponível para iOS. Gratuito.

MyBlend

Outra ferramenta para lidar com o volume enorme de

informações que chegam para você, o MyBlend é um
aplicativo que reúne o conteúdo dos seus newsletters em
uma espécie de revista digital com um visual amigável.
Também permite cancelar a assinatura daqueles que não
deseja receber, e pode enviar os restantes em um único
e-mail diário ou semanal. É fácil curtir ou compartilhar
nas redes sociais o conteúdo que você quiser. Há ainda
uma aba de descobertas, com sugestões de artigos e
notícias sobre os temas de seu interesse – só precisa
tomar cuidado para não aumentar, em vez de diminuir,
sua lista de coisas para ler.

myblendapp.com, disponível para iOS. Gratuito.

Slack

Ferramenta de comunicação corporativa que visa

substituir o e-mail em conversas rápidas. Ali, você cria
canais para suas equipes de acordo com o assunto a ser
tratado. Se você tem um site, por exemplo, pode criar
um canal só para falar de ideias de conteúdo, outro para
projetos especiais e outro para discutir estratégias de
redes sociais. A usabilidade e o visual não ficam devendo
para outras ferramentas de chats: no Slack é possível
compartilhar diversos tipos de arquivos, marcar pessoas
e, só para descontrair um pouco, enviar GIFs. Você digita
as palavras para a sua busca e aparece direto na
conversa um gif relacionado. A ferramenta é freemium:
você pode usá-la de graça, mas terá um espaço limitado
para salvar suas conversas – o que significa que
precisará deletar mensagens e arquivos de tempos em
tempos.

slack.com, disponível para web, iOS, Android e

Windows. Gratuito, com funcionalidades pagas.

APLICATIVOS PARA A GESTÃO DE

INFORMAÇÕES
Ao longo de um só dia, podemos captar um enorme
volume de informações que merecem nossa atenção,
mas com as quais não temos tempo de lidar
imediatamente. Por outro lado, também podemos ter
ideias que merecem ser registradas, mas muitas vezes
as anotamos em locais inadequados e as esquecemos.
Os aplicativos a seguir podem ajudar você a administrar
tudo sem sobrecarregar a memória (não confie só nela
para se lembrar das coisas).

Microsoft OneNote

Aplicativo simples para anotações de diversos tipos.

Como ele permite a sincronização entre celulares e
computadores, é possível encontrar suas coisas em
qualquer dispositivo com um único login. Para utilizá-lo,
você cria blocos de anotações organizados em abas e,
em cada uma, pode adicionar elementos com texto,
áudio, arquivos anexos, imagens, checklists, listas
numeradas, notificações e outros.
 onenote.com, disponível para web, iOS, Android e
Windows.

Evernote

Aqui você pode criar anotações, organizadas em

cadernos temáticos, usando imagens, fotos, áudio e
texto. A ferramenta de desenho permite fazer anotações
com sua própria letra e criar esquemas a mão da mesma
forma que você faria em um bloco de anotações de
papel. É possível também salvar links, criar lembretes e
listas de tarefas. Notificações avisam sobre prazos
prestes a vencer.

evernote.com/intl/pt-br, disponível para web, iOS,

Android e Windows.

PARA ORGANIZAR LINKS E

LEITURAS
É impossível parar para ler todos os textos
interessantes que encontramos ao longo do dia. Ter
ferramentas para guardá-los – e mantê-los ao alcance – é
fundamental. Igualmente importante é ter uma ajudinha
para organizar a imensa quantidade de conteúdo online
que chega até nós. Os aplicativos a seguir cumprem bem
essas duas funções.

Pocket

Essencial, o aplicativo permite salvar links e

documentos para a leitura offline em qualquer dispositivo
em que esteja instalado. Além de estar disponível em
versão web e mobile (iOS e Android), é recomendável
instalar o Pocket como extensão do navegador de
internet. Com ele, é possível salvar uma página ou artigo
com um único clique. Na hora da leitura, mais vantagens:
você pode ajustar cor, luminosidade, tipo e tamanho da
fonte, ou ainda escolher a opção de ouvir o texto. Para
completar, o visual do aplicativo é limpo e intuitivo.

getpocket.com, disponível para web, iOS, Android e

Kobo.

Flipboard

Com este aplicativo, é possível reunir todo o conteúdo

online do seu interesse em um só lugar e organizá-lo em
revistas temáticas digitais. Ali, você encontra o conteúdo
de várias maneiras: conectando o Flipboard às suas
redes sociais para que ele pegue os links que seus
contatos compartilharem; seguindo revistas de outros
usuários sobre temas diversos; seguindo marcas, blogs e
sites específicos; ou salvando manualmente os links que
você quiser guardar para mais tarde. Sempre que gostar
de algo, é possível salvar (ou “flipar”) em uma de suas
revistas. Só não dá para ler offline como no Pocket.

flipboard.com, disponível para web, iOS, Android e

Windows.

Feedly

Esse agregador de feeds permite ler, em um só lugar,

todas as atualizações dos sites e blogs que você
escolher. Assim que criar um usuário ali, é possível
indicar os temas de sua preferência ou começar a assinar
sites específicos. É recomendável separá-los desde o
começo em listas por assunto (acredite: se você virar um
usuário ativo do serviço, vai querer assinar um número
enorme de sites e logo começará a se perder em um
oceano de conteúdo). Você pode salvar para depois os
posts e textos que quiser e eles ficarão disponíveis em
uma aba específica. Ali, também é possível criar áreas
temáticas – os chamados “quadros de conhecimento”
para encontrá-los mais facilmente.

feedly.com, disponível para web, iOS e Android.

PARA AGILIZAR O TRABALHO

Até pouco tempo atrás, editar um documento em
dispositivos diferentes exigia alguns passos. Era preciso
salvar o arquivo em um pen drive e injetá-lo no
computador a ser usado. Ou então enviar o arquivo
anexo em um e-mail para nós mesmos, abrir o e-mail,
baixar o arquivo e abri-lo no programa de edição. Quando
terminássemos, era preciso salvar o arquivo e enviá-lo
por e-mail novamente para o seu destino final.
Felizmente, hoje conseguimos acessar e editar arquivos
em diferentes dispositivos e ter a certeza de que os
encontraremos sempre em sua versão mais recente sem
grandes esforços – basta estar conectado à internet.
Assim, você pode aproveitar melhor seu tempo, editando
um documento enquanto estiver no transporte público ou
na fila do banco, por exemplo.

Google Docs
 O serviço do Google que permite criar, editar e
visualizar documentos online dispensa apresentações,
mas não poderia deixar de aparecer aqui. Basta ter uma
conexão à internet para poder editar seus arquivos
diretamente em seu navegador ou via aplicativo. Eles
são salvos automaticamente, então você nem precisa se
preocupar com isso. Também é possível trabalhar em um
mesmo arquivo com outras pessoas simultaneamente – e
abrir um chat para conversar com os participantes
enquanto faz isso.

docs.google.com, disponível para web, iOS e Android.

OneDrive

Espécie de Google Drive da Microsoft, o programa é um

repositório de arquivos online que conversa com o
pacote Office. Ele permite editar documentos online, pelo
próprio navegador, ou em um editor do Office instalado
em seu dispositivo. Neste último caso, você precisa
baixar o arquivo e salvá-lo novamente no OneDrive para
poder encontrar sua versão mais recente em qualquer
outro lugar. Funciona bem para liberar você de vez dos
pen drives e dos arquivos anexos em e-mails.

onedrive.live.com, disponível para web, iOS, Android e

Windows.

PARA ORGANIZAR TAREFAS

Fazer listas no papel é algo que funciona para muita
gente, mas alguns aplicativos podem elevar esse hábito
a outro nível. Além da praticidade de ter sua lista sempre
segura e à disposição, a tecnologia oferece outras
funcionalidades que podem fazer muito pela sua
produtividade.

Remember the Milk

Um clássico da internet, o Remember the Milk prega a

ideia de tirar as pendências da sua cabeça e deixar que o
aplicativo se lembre delas para você. É só anotar os itens
de que precisa se lembrar, colocar uma data e receberá
notificações em qualquer lugar – não só via push no
celular, mas também, se assim quiser, por e-mail, Skype,
Google Hangouts e até pelo Twitter. Permite também
compartilhar suas listas de afazeres com outras pessoas
e atribuir tarefas para cada uma. Assim, você não precisa
ficar lembrando o seu colega de quarto que é a vez dele
de comprar papel higiênico para a casa.

Ao criar uma tarefa, você pode definir o seu grau de

prioridade, uma data limite para concluí-la, dividi-la em
subtarefas (funcionalidade disponível apenas para a
conta paga) e acrescentar notas. Todas elas ficam
organizadas em uma caixa de entrada semelhante à de
uma conta de e-mail.

rememberthemilk.com, disponível para web, iOS e

Android.

Trello

O Trello é uma versão tecnológica da técnica kanban,

estratégia de organização muito usada em empresas,
que consiste em organizar um projeto visualmente por
meio de um quadro, ou board. Cada quadro contém pelo
menos três colunas (ou listas) básicas: uma para tarefas
a fazer, uma para tarefas em andamento e outra para as
concluídas. Cada tarefa é colocada em um card, e os
cards formam as colunas. Na versão analógica, os cards
são feitos com post-its, que são movidos de coluna em
coluna à medida que as tarefas correspondentes são
concluídas. O Trello permite fazer tudo de forma digital e
acessível de qualquer lugar com internet.

Você pode criar um board para cada projeto que tenha

e que necessite de alguma organização – de uma viagem
de férias à criação de uma empresa. Vamos supor que
pretenda escrever um livro e crie um board para isso.
Você pode então criar uma lista com cada ação
necessária. Se forem muito numerosas, pode separá-las
em listas diferentes. É possível criar uma só para as
pesquisas que você pretende fazer; outra, para os
personagens que vai usar na trama e outra para ordenar
os capítulos que pretende escrever. Em vez de ações,
algumas listas também podem conter referências ou
outras informações. O Trello permite ainda adicionar, em
cada card, descrições, checklists, comentários, data para
a conclusão (e você pode configurar a ferramenta para
enviar notificações sobre os prazos), arquivos anexados e
etiquetas, entre outras coisas.

trello.com, disponível para web, iOS e Android.

Habitica

Trata-se de uma mistura de jogo com um organizador

de rotina. Ao entrar, você cria um avatar, estabelece
metas e tarefas que queira cumprir e começa o jogo. O
seu progresso vai depender do seu compromisso em
concluir diariamente, na vida real, as tarefas a que se
propôs. Aqui, você pode incluir não só grandes projetos,
mas também hábitos diários. Bons hábitos (como fazer
exercícios) rendem pontos; maus hábitos (como acordar
tarde, ou procrastinar) fazem você perder pontos. À
medida que melhora sua vida, seu avatar sobe de nível e
você libera mascotes, missões, equipamentos e coisas do
tipo.

habitica.com/, disponível para web, iOS e Android.

To Doist

Ao criar um perfil na ferramenta, você é convidado a

indicar uma tarefa que queira completar em um dia e
algo que queira fazer todos os dias. Esse é seu pontapé
inicial para começar a usar este aplicativo simples e de
visual limpo e amigável. Suas tarefas estarão na sua
caixa de entrada (inbox). Na versão premium, é possível
acrescentar comentários a cada tarefa.

Os projetos podem ser divididos em categorias –

pessoal, compras, trabalho, filmes para assistir e outros
que você quiser criar. Dá para incluir livros para ler,
séries para assistir, artigos a escrever. Para cada tarefa
que você inclui, é possível colocar uma data e, na versão
paga, configurar avisos para lembrá-lo. Gamificado, o
app oferece pontos a cada tarefa terminada e fornece um
gráfico da sua produtividade.

todoist.com, disponível para web, iOS, Android e

Windows.
 ENTREVISTA
COMO AUMENTAR A PRODUTIVIDADE DA SUA EMPRESA (E DA SUA VIDA)

Davi Gabriel da Silva é um consultor de métodos ágeis

e agente de mudanças organizacionais que atua com
projetos de tecnologia há quase uma década. Entusiasta
de temas como autogestão, empoderamento e
autonomia no trabalho, ele é especialista em aumentar a
eficácia de times corporativos usando o método de
organização Getting Things Done, ou GTD. Traduzido
como “A arte de fazer acontecer”, esse método foi criado
pelo especialista em produtividade David Allen e se
baseia na ideia de que podemos ser mais produtivos e
controlar nosso stress por meio da organização do
excesso de pendências que rondam a nossa mente.
Falamos disso no capítulo 2 da seção 1 deste livro.

“Sempre fui fascinado pela forma como nós, enquanto

empresas e indivíduos, nos organizamos para alcançar
algo maior”, conta. “Mas foi só quando o time de
desenvolvimento de software do qual eu fazia parte
falhou miseravelmente que decidi estudar a fundo sobre
isso. Depois que comecei a entender mais sobre
formação de times, metodologias de gestão e modelos
organizacionais, decidi me dedicar integralmente a isso”,
diz.

Durante o período em que trabalhamos juntos em uma

startup, Davi fez treinamentos que me ensinaram muita
coisa sobre organização e produtividade – não apenas
dentro de empresas, mas também para a minha vida
pessoal. “O trabalho do século 21 é predominantemente
criativo e colaborativo, então a comunicação e as
relações entre as pessoas são fundamentais. Ainda
achamos que somos ‘apertadores de parafuso’ e temos
que fazer a nossa ‘função’ bem, mas não paramos para
refletir sobre essa função.”

Nesta conversa, discutimos o conceito de produtividade

e falamos sobre alguns dos métodos e ferramentas
disponíveis para ajudar a buscá-la sem perder de vista
nossos reais objetivos.

O que é produtividade para você? E para as

empresas?

Para mim, produtividade é ser eficiente (fazer certo a

coisa) e eficaz (fazer a coisa certa). A visão das empresas
com relação à produtividade ainda está muito pautada
no primeiro critério (eficiência) e pouco no segundo
(eficácia). Muitas pessoas acham que um dia produtivo é
aquele em que você fica o tempo todo na frente do
computador fazendo a sua função, sem interrupções.
Mas isso é ser eficiente. Não necessariamente você está
sendo eficaz, ou fazendo a melhor coisa para você e para
a sua organização.

Por que escolheu trabalhar com o método Getting

Things Done, ou GTD?
Eu o escolhi por ser muito provocativo – ele desafia
algumas recomendações tradicionais de “gestão do
tempo” – e por não ser apenas uma ferramenta de
produtividade: o objetivo principal dele é reduzir o stress!
Existem dois aspectos do método que eu gosto muito.

O primeiro é o chamado de “mente clara como água”. A

visão clássica de produtividade é você estar trabalhando
em um ritmo alucinado, pegando cada vez mais trabalho.
Mas o GTD diz que, para você ser mais produtivo, a sua
mente precisa estar tranquila, descansada e “clara como
água”. Para isso, você precisa esvaziar completamente a
cabeça, de modo a se concentrar no que você está
fazendo neste exato momento.

O segundo é “pare de simplesmente criar to-do lists”.

Muitas metodologias de “gestão do tempo” dizem que
você deve criar listas de coisas a fazer, planejando assim
tudo o que você pretende executar em um determinado
dia/data. Acontece que é praticamente impossível prever
o que você vai fazer ou deixar de fazer hoje ou amanhã.
O resultado é que, no final do dia, você acaba adiando
diversas tarefas para o dia seguinte, e assim
sucessivamente.

Isso é uma fonte de stress. O GTD propõe uma

abordagem na qual você cria listas de “próximas ações”,
sem especificar “prazos artificiais” para coisas que não
têm prazo. Dessa forma, você experimenta uma
sensação de tranquilidade. Quando você está “livre”,
seleciona uma ação da sua lista de “próximas ações”.

Todas as startups costumam ser fãs de

ferramentas de organização de tempo e
produtividade, mais do que as empresas
convencionais? Por quê?

As startups vivenciam todos os desafios das empresas

tradicionais mais a escassez de recursos e a necessidade
de encontrar um modelo de negócio escalável. Toda essa
“pressão” faz com que a produtividade (fazer bem a
coisa certa) seja muito importante.

Como garantir que a busca pela produtividade

(tanto na vida pessoal quanto no trabalho) não
esteja sobrecarregando os indivíduos?

Focando no segundo aspecto da produtividade: a

eficácia. Trabalhar em um ritmo sustentável é importante
para que possamos continuar fazendo a coisa certa por
um longo período de tempo. Se focamos só em fazer
bem uma determinada coisa (eficiência), a tendência é
dedicarmos cada vez mais tempo a ela. Mas precisamos
trabalhar de forma inteligente também! E isso significa
ritmo sustentável.

O que é preciso para validar um método de

produtividade? Como você avalia se ele é bom ou
não?

Acho que muitos métodos podem funcionar. Prefiro o GTD

pela simplicidade e objetividade. Mas, para mim, o
método não é tão relevante assim: o que importa é se
você vai ter disciplina para segui-lo!

Individualmente, como uma pessoa pode avaliar se

uma ferramenta serve para ela ou não? Como
saber se é hora de persistir ou abandoná-la?
Acredito que a melhor forma de avaliar é testando. Eu já
usei diversas ferramentas e até costumo trocá-las com
uma certa frequência. Um bom critério de avaliação é se
ela comporta todas as informações que você precisa
registrar. Eu gosto de anotar o nome da tarefa, a
lista/categoria, o contexto (local) e eventualmente uma
data. Uma ferramenta sem esses quatro campos é
inviável para mim. Outra coisa que eu acho importante é
a capacidade de repetir (tornar recorrentes) as tarefas.

Acho que as pessoas não devem investir esforço em usar

uma ferramenta específica (se exige esforço, não serve),
mas focar na disciplina de ter um registro.

A rotina de trabalho de oito horas vem sendo

questionada, inclusive porque pesquisas mostram
que trabalhar menos horas pode ser mais
produtivo. Qual é a sua opinião sobre essa
discussão?

Acho que isso entra na mesma linha da questão da

eficiência X eficácia. Trabalhar menos, mas trabalhar nas
coisas certas e com maior qualidade, vai certamente
tornar você mais produtivo. As empresas brasileiras
ainda focam a sua atenção muito na eficiência, achando
que manter todos ocupados o tempo inteiro é a coisa
mais importante em uma organização.

Você é a favor do home office?

Sim, sou a favor do home office. Mas eu acho que ele

pode ser desvantajoso em equipes onde a
interdependência entre as atividades de pessoas
diferentes é grande. Mesmo usando todas as ferramentas
de comunicação disponíveis hoje em dia
(videoconferência, ferramentas de compartilhamento de
arquivos, mensagem instantânea, etc.), ainda não temos
tecnologia que possa substituir de forma satisfatória a
comunicação face a face com um quadro branco. O home
office pode tornar você mais eficiente, mas às vezes
também o torna menos eficaz (pela falta de
comunicação).

Pela sua experiência, que hábitos ou práticas têm

sido eficientes em ajudar as pessoas a se tornarem
mais focadas e organizadas?

O método GTD pode nos ajudar a registrar todas as

nossas pendências, de modo a esvaziarmos a cabeça e
nos tornarmos mais concentrados na atividade que
estamos fazendo agora. Para isso, a aplicação de um
“sistema confiável de organização” (que é a proposta do
GTD) é vital. Eu tenho o meu sistema (uso o Remember
the Milk) no qual registro todas as pendências da minha
vida. Toda vez que lembro de alguma coisa importante,
anoto lá e esqueço. Dessa forma eu consigo esvaziar a
cabeça, pois confio que ele vai me avisar quando
necessário.

Costumo utilizar uma técnica de priorização de quatro

critérios: contexto, tempo disponível, energia e
importância. Primeiro, avalio se estou no contexto
adequado para executar uma tarefa: em casa, no
trabalho, na internet, no cliente etc. Depois, vejo quanto
tempo a tarefa pode levar e verifico se tenho o
necessário. Por exemplo, entre uma reunião e outra,
posso selecionar uma tarefa que leve menos de cinco
minutos. O terceiro critério é o mais negligenciado e
corresponde à energia disponível. Quando queremos
executar algo com qualidade, precisamos avaliar se
dispomos da energia mental ou física necessária. Por
exemplo: costumo deixar as tarefas mais chatas para a
parte da manhã, quando estou mais disposto. Também
gosto de fazer exercícios nesse horário. Por último, temos
o critério da importância, em que escolhemos qual o
projeto ou ação mais relevante de acordo com outros
fatores.

Você tem alguma história para contar de como

conseguiu ajudar com o GTD uma empresa que
estava com processos muito desorganizados?

Sim. Em muitas organizações as pessoas têm um hábito

terrível de se comprometer com datas o tempo todo. É o
famoso “o-quê-para-quando” (what by when). O que
acontece é que essas pessoas ficam aceitando várias
tarefas com prazos artificiais para criar um tipo de
“compromisso consciente”. O problema dessa
abordagem é que, quando aceitamos um projeto para
uma determinada data, não olhamos toda a nossa lista
de pendências e verificamos se a nova missão é possível
e prioritária em relação ao resto. Pior ainda: muitas vezes
nem sequer anotamos o que nos comprometemos a
fazer. Em uma organização para a qual prestei
consultoria, esse era um hábito terrível e muito
frequente. Muito compromisso com datas e poucas
entregas. Eu confrontei esse hábito fazendo diversas
palestras e workshops de GTD, reforçando a importância
de adotarmos um sistema confiável de registro e termos
o hábito de “capturar” as pendências.
Algumas empresas tentam disseminar o uso de
ferramentas de chat corporativo para diminuir o
uso do e-mail. Você acredita que o e-mail
atrapalha a produtividade?

A principal dificuldade do e-mail está associada ao fato

de ele ser uma ferramenta assíncrona. O chat corporativo
e as mensagens instantâneas são ferramentas de
comunicação síncrona, o que permite maior agilidade na
troca de informações. Acredito que por esse motivo o
chat pode ser mais produtivo. Por outro lado, ele pode
causar mais interrupções e desvio de atenção.

CHECKLIST

☑ Vire a polícia do multitasking: abandone-o na

sua vida. Repita sempre o mantra: “Devo focar
em uma coisa de cada vez. Uma coisa de cada
vez”.

☑ Organize em blocos atividades que costumam

permear todo o seu dia, como a leitura de
notícias e de e-mails. Você pode, por exemplo,
reservar sempre 15 minutos assim que acorda,
10 minutos durante o horário de almoço e mais
20 minutos antes do fim do expediente para
checar e responder seus e-mails importantes.

☑ Alterne tarefas complexas com outras mais

simples. Isso faz com que seu cérebro não fique
sobrecarregado e dará a você mais fôlego para
continuar o trabalho.

☑ Treine para não deixar que outros

interrompam seu trabalho com algo que não seja
urgente nem importante. Se aparecer algo não
urgente para fazer, registre isso em uma lista e
só passe para essa tarefa quando for a hora.

☑ Delegue as tarefas que não precisem ser

realizadas por você e aprenda a falar “não”.

☑ Reserve um tempo periodicamente para deixar

o smartphone, a TV e o computador de lado.
Tenha devaneios à vontade durante esse
período.

☑ Trate como sagradas as suas horas de sono.

Dormir não é um luxo.

☑ Use – a seu favor – a grande variedade de

ferramentas tecnológicas que ajudam a
organizar o dia. Teste-as e use aquelas que lhe
forem mais úteis. E lembre-se de que você
precisa ser constante para que isso se torne de
fato um hábito.
 AGRADECIMENTOS

ESCREVER UM LIVRO NÃO É NADA FÁCIL E EXIGE PACIÊNCIA– de

quem escreve, de quem edita e de quem convive com o
autor. Nada disso seria possível sem o Alexandre
Versignassi, que me deu a oportunidade e total liberdade
para este trabalho; a Karin Hueck, que cuidou da edição
final com a delicadeza e competência de sempre; os
entrevistados que me cederam um pouco do seu tempo e
conhecimento; a minha família e meus amigos, que não
desistiram de mim mesmo no período em que precisei
recusar todos os convites a fim de ficar trabalhando; e
principalmente o Pedro, que foi meu porto seguro e me
ajudou a ter ânimo e confiança mesmo quando estive à
beira da exaustão.
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14
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