Capítulo 11 – Implantando a administração pessoal

No início do capítulo o autor conta que nos últimos anos aplicou uma metodologia para ganhar
produtividade e performance na execução de suas atividades em organizações e afins.

Nesse capítulo ele propõe um programa de implantação de três semana, mas sem poder pular
etapas, fazer de acordo com o cronograma sugerido e anotar as atividades. Confesso que só
consigo me sentir realmente produtiva quando eu listo minhas tarefas, antes eu anotava tudo,
seja de afazeres a dívidas no notas do celular, e recentemente eu adotei o Notion. O qual eu
gostei bastante pois consigo separar todas as minhas tarefas, inclusive as leituras do clube e
acompanhar o status delas, colocar prazo e tudo mais.

O autor diz que a administração pessoal acontece de duas formas: pelo amor ou pela dor, o
que com toda a certeza é verdade, quantas vezes deixamos de fazer algo que tínhamos
bastante tempo para executar e deixamos para fazer 1 dia antes ou no mesmo dia? Eu mesma
diversas vezes quando estudava deixei para fazer um trabalho escolar dois ou um dia antes da
entrega. Seguimos muito o conceito que, brasileiros deixam tudo de último hora pois aflora a
criatividade, mas tenho certeza de que nossa criatividade seria bem mais aproveitada se
tivéssemos feito no período correto. Pelo amor seria a nossa escolha de mudar, levantar cedo e
estabelecer metas, criar cronograma e se manter firme na decisão e proposito. E pela dor seria
nosso momento de “Criatividade aflorada”, onde estamos sob estresse para entregar logo, ficar
ansiosa ou nervosa por conta da falta de tempo, e tendo consciência disso, você resolve dar
uma organizada na sua vida.

Bom, na primeira semana do desafio é descobrir o importante na sua vida, descobrir o que
você gosta de fazer. Ele fala para anotar sendo específico e detalhado durante uma semana em
um caderno, e-mail ou o que for para si mesmo, falando tudo que gostou de fazer, seja pessoal
ou profissional, o que te trouxe equilíbrio, satisfação, resultados ou que trouxe a sensação
oposta, e em como você se sente executando essa atividade e após a execução. Da também a
dica de anotar no momento da execução, para dar o sentimento mais real.
A segunda atividade da primeira semana é tirar 20 minutos e fazer um gráfico de papeis e nele
detalhar uma lista de papéis que pretende desempenhar este ano, após fazer o gráfico
distribuir o tempo que deseja ter maior dedicação.

A terceira é o que traz prazer e dá sentido ao seu tempo, sugere tirar 35 minutos no dia mais
tranquilo daquela semana e reler sobre o equilíbrio e missão pessoal

A quarta sugere também 35 minutos e te faz a pergunta “O que você quer para os próximos 24
meses da sua vida? Pegue seu caderno de anotações e reveja as atividades que você anotou e
o que gosta de fazer, leia uma a uma. Reveja o gráfico e observe os papéis que precisam de
mais dedicação na sua vida. Releia a missão pessoal, após reler as coisas importantes, faça um
pequeno exercício, perguntando-se: O que eu gostaria de realizar na minha vida nos próximos
24 meses? Acredito que essa pergunta de “O que eu gostaria de realizar”, “O que eu gostaria
de fazer”, “Como será daqui a 24 meses” está sempre rondando nas nossas cabeças, mas qual
ação fazemos com ela? O autor sugere que se imagine no futuro e escreve numa folha de
papel as respostas para essas perguntas, muitas delas, pelo menos na minha cabeça terá a
resposta de “Não sei” pois nem sempre sabemos de tudo, não somos controladores do tempo,
mas no momento o que eu gostaria que estivesse lá? O que a eu de hoje, de agora gostaria de
resolver essa situação? Como eu me imagino amanhã? Não precisamos colocar muito tempo
para responder essas perguntas, o futuro é o amanhã também. Admiro e gostei bastante da
ideia do autor, mas invés de utilizar os 24 meses do futuro, irei utilizar o amanhã. “O que eu
farei amanhã?”, “O que eu gostaria de fazer amanhã ou durante a semana?”

Na segunda semana: Fazendo seu planejamento, e nela ele dar somente duas atividades

A primeira é resolver suas urgências e pendências, tirar 15 minutos no sábado ou domingo e

uma dica minha, listar todas as suas pendencias e urgências da semana que vai iniciar, ela será
seu foco, liste e der prioridade de execução a elas. Só inicie outra atividade não tão urgente
quando finalizar ou tiver metade dessas concluídas. A segunda atividade é planejar sua
próxima semana, tirar 20 minutos do sábado e domingo novamente e verificar as atividades da
semana anterior foram executadas e realizar seu planejamento de atividades novamente, caso
elas não tenham sido executadas, retorne e execute.

Na terceira semana: Executando uma vida mais organizada

A primeira atividade a fazer é priorizar seus dias, tirar 3 minutos diariamente agora que sua
semana já está planejada, revise as atividades e priorize elas, seguindo das rapido e fácil,
urgente, tarefas de maior complexidade e delegar de manhã (dizer não ou delegar), siga essa
prioridade ao longo do dia, caso não seja possível delegar, coloque na sua liga, calcule quanto
tempo você irá levar e revise sua sequência do dia.

A segunda atividade é fazer taxonomia, tirar 30 minutos no dia. Após a taxonomia, faça uma
lista de material para organizar seu ambiente. Comece aos poucos, uma gaveta, pasta etc.

A terceira atividade é organizar seus e-mails, tire primeiro duas horas na primeira vez, depois
40 minutos nas próximas vezes. O objetivo é sua caixa de entrada, pastas etc. só tenha e-mails
que estão sendo executados por você (pendentes), ele sugere que faça essa atividade durante
o almoço ou fora do expediente, a dica é seguir a organização das pastas de acordo com a
taxonomia.

Ao final ele fala que conscientizar sua equipe, pois a aplicação da produtividade em empresas
(ou em casa com a família) é que o coletivo sempre dá mais resultados que o individual. Não da
certo você forrar um lado da cama e o outro ficar soltando toda hora, os dois lados têm que
estar forrados.

Ele diz também que adicionar equipe sem aumentar seu custo, ele recomenda a contratação
cada vez mais de secretárias, assistentes e estagiários para equipes de trabalho, pois todos
reclamam que tem muitas coisas para fazer, não tem tempo etc., mas são tarefas rotineiras.
Não deixamos de tirar o lixo de casa porque passamos o dia todo fora, pois se deixarmos lá
dará bicho e ficará fedido. Então é lógico que será retirado, ou não deixamos roupas pelo meio
da casa pois não tivemos tempo de parar em casa e guardar as roupas no guarda-roupa, é
natural que guardemos sempre, pois atrapalharia o meio do caminho. A mesma coisa se aplica
em não deixar a caixa de entrada superlotada, pois caso chegue um e-mail importante e
urgente, ele pode se perder em meio a tantos outros, ou um documento importante que está
em cima da mesa, eu acabar perdendo entre a bagunça que está com vários outros papéis em
cima. Tudo isso e toda a organização melhora nossa produtividade, paramos de procurar algo
que podia estar de fácil acesso e começamos a utilizar esse tempo para fazer outras coisas.