Gesto de documentos: uma abordagem conceitual

Ana Clia Rodrigues

Professora Assistente (RDIDP)
Curso de Arquivologia da Unesp-Marlia
anyrodrigues@yahoo.com.br

Na implantao dos programas de gesto de documentos, o volume das

massas documentais acumuladas foi historicamente o grande problema
enfrentado pela arquivstica.
Nos anos 80 se colocava para a rea o desafio de identificar imensas
massas documentais acumuladas em depsitos de arquivos, as quais cresciam
desordenadamente e deveriam ser organizadas e avaliadas para que o
desnecessrio fosse eliminado, tarefas que se impunham para resolver o
problema da superlotao dos arquivos.
Esta situao se agrava diante do advento das novas tecnologias usadas
para produzir e armazenar os documentos arquivsticos. Hoje, os desafios que
se colocam para os documentos eletrnicos conduzem a arquivstica a uma
aproximao cada vez mais intensa e profcua com as reas da Administrao,
do Direito e da Informtica, na busca de parmetros cientficos para o
planejamento adequado da produo e para o tratamento dos documentos
armazenados neste ambiente.
A

incorreta

aplicao

dos

procedimentos

administrativos

resulta,

necessariamente, na falta de homogeneidade da produo documental. Ainda

observa-se no mbito das administraes o registro de procedimentos
casusticos que acabam se transformando em regra, determinando uma
proliferao de formulrios criados em funo da necessidade de administrar
de acordo com critrios pessoais.
Este um tema que remete a outros temas da rea, sobretudo ao
conceito de documento de arquivo e s metodologias utilizadas para o seu
tratamento tcnico.

Quando se impem a necessidade de produzir documentos autnticos,

de avaliar o volume da produo documental de um rgo e de recuperar
informaes, com a necessria agilidade exigida pela administrao moderna,
muitas questes se colocam e remetem necessidade da definio de critrios
normalizados para implantar programas de gesto documental, seja em
ambiente convencional ou eletrnico.
As novas questes que se apresentam para a rea tm levado os
pesquisadores da rea a refletir mais profundamente sobre o estatuto do
documento, como condio para a tomada de decises sobre o seu tratamento,
reafirmando assim as bases epistemolgicas da arquivstica.
Os estudos sobre o documento arquivstico e os vnculos que mantm
com o contexto administrativo em que produzido, vem nutrindo o debate
cientfico internacional sobre a formulao de requisitos para a gesto
documental, sobretudo em ambiente eletrnico.
Fundamentos tericos da gesto de documentos
O conceito de gesto de documentos foi formulado aps o advento da
Segunda Guerra Mundial, quando ocorreu uma exploso documental no mbito
das administraes pblicas e a conseqente necessidade de racionalizar e
controlar o volume de grandes massas documentais que passaram a serem
acumuladas em depsitos de arquivos.
O reflexo destas mudanas ocorridas, primeiramente nos Estados
Unidos e Canad, se fez sentir na arquivstica pelo enunciado de uma nova
concepo de arquivo, fundamentada na Teoria das Trs Idades, princpio pelo
qual os documentos passam por fases estabelecidas de acordo com sua
vigncia administrativa e freqncia de consulta: idade corrente, intermediria e
permanente ou histrica.
Neste perodo, as instituies arquivsticas se destacavam pela funo
de rgos de apoio pesquisa, mantendo sob sua custdia, apenas
documentos com valor histrico. Os problemas decorrentes dos documentos
administrativos eram vistos como de responsabilidade exclusiva dos rgos
produtores, os quais deles se utilizavam (JARDIM, 1987).

Posteriormente, esta metodologia passou a ser empregada para

melhorar os aspectos administrativos da produo de documentos pblicos,
entendendo esta ao como a relao estabelecida entre as reas e as
atividades de trabalho de uma organizao, cujo resultado seja o registro desta
informao em um suporte: o documento que circula e acumulado no arquivo.
O desenvolvimento dos programas de gesto de documentos pelos
arquivos nacionais daqueles pases conferiu s instituies arquivsticas uma
nova feio, a de rgo de apoio administrao. Inspirada na prtica
americana do record management, passam a ser aplicados os princpios de
economia e eficcia no campo dos arquivos, segundo o qual a informao
deve estar disponvel no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e
com o menor custo possvel . (JARDIM, 1987)
A adoo desta teoria revolucionou o uso dos arquivos e a prpria
Arquivstica, ocorrendo transformaes de ordem conceitual e prtica. Surge
um modelo sistmico de organizao de arquivos, onde o documento passa a
ser controlado desde o momento de sua produo at sua destinao final:
eliminao criteriosa ou guarda permanente, definido como gesto documental.
Contribuiu para o aprimoramento das funes arquivsticas, sob vrios
aspectos
ao garantir que as polticas e atividades dos governos fossem
documentadas adequadamente; que menor nmero de documentos
inteis e transitrios fossem reunidos a documentos de valor
permanente; a melhor organizao desses documentos, caso
atingissem a fase permanente; a definio de forma criteriosa da
parcela de documentos que constitussem o patrimnio arquivstico do
pas, ou seja, 2% a 5% da massa documental produzida, segundo a
UNESCO. (JARDIM, 1987)

A partir da dcada de 80, inicia-se um movimento de interesse dos

governos em considerar os arquivos como instrumentos da gesto
governamental e da conscincia nacional.
Gerir documentos, em seu sentido mais amplo significa no s
racionalizar e controlar a produo documental, garantir o uso e a
destinao adequados dos mesmos, mas principalmente assegurar ao
governo e ao cidado o acesso pleno s informaes contidas nos
documentos, tarefa por excelncia dos arquivos. (ARQUIVO
NACIONAL, 1995)

aplicao

dos

procedimentos

de

gesto

torna

os

arquivos

colaboradores das administraes, uma atividade permanente que garante o

controle da produo, bem como a utilizao e destinao adequadas dos
documentos,

assegurando,

assim,

preservao

daqueles

conjuntos

considerados de valor de guarda permanente, (ARQUIVO NACIONAL, 1995).

O conceito na literatura e na legislao
No Dicionrio de Terminologia Arquivstica do Conselho Internacional de
Arquivos (1984), a gesto documental abordada como uma rea da
administrao geral dos rgos, relacionada com os princpios de economia e
eficcia da produo, manuteno, uso e destinao final dos documentos,
referindo-se a um conjunto de medidas e rotinas que tem por objetivo a
racionalizao e eficincia na produo, tramitao, classificao, avaliao,
arquivamento, acesso e uso das informaes registradas em documentos de
arquivo (DICIONRIO, 1996).
No Brasil, os dispositivos expressos na Constituio de 1988, onde se
afirma que "compete administrao pblica forma da lei, a gesto de sua
documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a
quantos dela necessitem" (art. 216, parg. 2), ofereceu os fundamentos
necessrios para que se fizessem esforos significativos para dotar o pas de
uma legislao arquivstica.
A Lei n 8.159, aprovada em 1991 e conhecida como Lei Nacional de
Arquivos, possui caractersticas marcadamente conceituais, fazendo referncia
gesto e ao acesso aos documentos. Evidencia os princpios federalistas e
de autonomia que definem os arquivos brasileiros, estabelecendo a rede de
arquivos existentes nos nveis de governo. Contempla ainda a criao do
Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgo coordenador do Sistema
Nacional de Arquivo (SINAR).
A gesto de documentos aparece na Lei federal 8.159, de 08 de janeiro
de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados,
em seu artigo 3,

Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e

operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a
sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

No art. 21 da mesma lei, est expresso que a "legislao estadual, do

Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao
dos arquivos, assim como a gesto e o acesso aos documentos observado o
disposto na Constituio e nesta lei".
No mbito das polticas pblicas ou institucionais que versam sobre a
matria de arquivos, devem estar definidas as estratgias para o tratamento
integral dos documentos em todas as suas fases do ciclo vital, pois
Cada um desses estgios corresponde a procedimentos tcnicos
diferenciados e, como uma reao em cadeia, o tratamento dispensado
aos documentos na idade corrente condiciona, de forma direta, o
desempenho das atividades arquivsticas nas idades intermediria e
permanente. A partir dessas transformaes (...) a arquivstica passa a
ser conceituada como o conjunto de princpios e tcnicas adotadas na
produo, organizao e uso dos arquivos (ARQUIVO NACIONAL,
1995)

Significa dizer que a aplicao dos princpios tericos da gesto de

documentos envolve a construo de metodologias especficas, compatveis
com a tradio histrica administrativa do pas.

Se as experincias internacionais neste campo constituem um marco

referencial e fonte de inspirao para as nossas reflexes, cabe aos
arquivos pblicos brasileiros, por meio de seus profissionais, juntamente
com os administradores pblicos, voltar-se para a produo do
conhecimento indispensvel implementao conseqente dos
programas de gesto de documentos (JARDIM, 1987)

Neste sentido, os instrumentos tcnicos norteadores do estabelecimento

das polticas na rea, devem refletir e atender as demandas especficas do
rgo produtor dos documentos, facilitando as tarefas arquivsticas e a rotina
dos administradores.
Programa de gesto de documentos: objetivos e metodologias

gesto

documental

se

caracteriza

como

um

conjunto

de

procedimentos aplicados para controlar os documentos arquivsticos durante

todo o ciclo de que incide sobre todo o seu ciclo de vida, incidindo sobre o
momento da produo e acumulao na primeira e segunda idade, ou seja, no
corrente e intermediria. A partir da identificao das caractersticas que
apresenta a tipologia documental, so definidas as regras para sua formatao
e utilizao, tramitao, avaliao e classificao.
Objetivos
1. Avaliao e seleo dos conjuntos de documentos que devem ser
preservados permanentemente e dos que podem ser eliminados sem prejuzo
de perda de informaes substanciais.
2.

Coordenao

procedimentos

para o

do

sistema

de

funcionamento

arquivos
dos

do

arquivos

rgo,
e

definindo

garantindo

as

transferncias, recolhimentos e pleno acesso aos documentos.

3. Centralizao normativa dos aspectos que envolvem a produo
documental do rgo.
No mbito internacional o Conselho Internacional de Arquivos (CIA),
atravs da publicao dos estudos RAMP, apontou as diretrizes destes
programas, definindo os elementos que o integram e os instrumentos
metodolgicos que o sustentam.
Segundo o estudo RAMP de James RHOADS (1983), o programa de
gesto documental deve ser desenvolvido em trs fases:
1. Produo: fase em que se administram os elementos especficos de
um programa de controle e criao de documentos, atravs da elaborao e
gesto de formulrios; gesto da correspondncia e dos relatrios; sistemas de
gesto da informao; gesto das diretrizes da preparao e difuso da
informao sobre as polticas e procedimentos e aplicao das novas
tecnologias a estes processos.
2. Utilizao e conservao: fase que corresponde ao controle, utilizao
e armazenamento dos documentos necessrios para realizar ou facilitar as
atividades de uma organizao. Compreende a implantao dos sistemas de
arquivos e de recuperao da informao; a gesto dos correios e

telecomunicaes; seleo e uso de equipamentos reprogrficos; anlise de

sistemas; produo e manuteno de programas de documentos vitais
administrao e uso de automao e reprografia nestes processos.
3. Destinao (eliminao) fase na qual se definem os procedimentos
para implantar as propostas de eliminao de documentos, que envolve as
atividades de identificao e descrio das sries documentais; avaliao das
sries de valor permanente para os arquivos; eliminao peridica dos
documentos sem valor de guarda permanente; transferncias e recolhimentos.
Metodologias
As funes arquivsticas da identificao, produo, avaliao e
classificao documental sustentam a implantao dos programas de gesto,
garantindo a normalizao de parmetros para o planejamento adequado da
produo e controle da acumulao, seja para documentos produzidos em
meio convencional (papel) ou digital (eletrnico).
1. Identificao
A identificao uma fase da metodologia arquivstica qualificada pelos
autores como do tipo intelectual e se caracteriza pelo estudo analtico do rgo
produtor e dos documentos produzidos. Trata-se de uma tarefa de pesquisa, de
levantamento de dados sobre a estrutura e o funcionamento do rgo,
compilando

dados

sobre

as

competncias,

funes

atividades

desempenhadas e sobre a tipologia documental produzida neste contexto. Em

resumo, um trabalho de investigao e de crtica sobre a gnese do
documento.
O Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica (2005), define esta
fase como processo de reconhecimento, sistematizao e registro de
informaes sobre arquivos, com vistas ao seu controle fsico e/ou intelectual.
A identificao das tipologias documentais, uma das etapas desta
funo, se fundamenta nos princpios tericos e metodolgicos da Diplomtica
Contempornea, que estudo das formas e dos processos de formao dos
documentos de arquivo.

Esta disciplina tem por objeto de estudo o

documento escrito, quer dizer, a evidncia que produzida sobre um suporte

por meio de um instrumento de escritura ou de um aparelho que grava
imagens, dados e/ou vozes. Portanto, seu objeto no qualquer documento
escrito que se estuda, mas somente o documento arquivstico, quer dizer, um
documento criado ou recebido por uma pessoa fsica ou jurdica no curso de
uma atividade prtica. (DURANTI, 1995, p.17-18)
As informaes coletadas nesta pesquisa ficam registradas no manual
de tipologia documental (ou banco de dados). Neste instrumento constam os
dados detalhados sobre cada tipo de documento resultante dos procedimentos
administrativos, informaes que refletem o momento de sua produo at o
momento em que os mesmos so destinados eliminao ou ao recolhimento
para preservao.
A identificao guarda uma estreita relao com as outras funes
arquivsticas, caracterizando-se como a base fundamental para o seu
desenvolvimento. premissa e condio para a realizao das metodologias
de produo, avaliao e classificao no mbito dos programas de gesto
documental.
2. Produo
Os estudos de identificao de tipologias documentais desenvolvidos no
momento de produo dos documentos fornecem os parmetros para o dilogo
profissional interdisciplinar, com o objetivo de simplificar os procedimentos
administrativos e racionalizar os documentos resultantes dos mesmos; de
definir normas para sua execuo e critrios para o desenho dos sistemas de
informao.
No ambiente eletrnico, os princpios preconizados pela tipologia
documental, determinam as pautas para controlar a produo documental,
planificando o conjunto das tipologias que devero integrar o sistema e
normalizando os elementos que devem ser registrados nos conjuntos de
metadados, a fim de revelar as relaes orgnicas estabelecidas entre os
documentos no contexto do procedimento de origem, garantia da autenticidade
necessria dentro do sistema jurdico vigente.

3. Avaliao
A avaliao consiste em estabelecer valores para os documentos a fim
de determinar os prazos guarda e destinao final dos mesmos, eliminao ou
guarda permanente.
A metodologia da avaliao demanda o conhecimento das competncias
atribudas s reas e das atividades que justificam a tipologia documental
produzida, para a correta atribuio de valores (jurdico, fiscal, administrativo e
histrico), prazos de reteno (em cada unidade da rede municipal dos
arquivos) e destinao (eliminao ou guarda permanente) para os
documentos.
As operaes de avaliao devem versar sobre sries, portanto sobre os
mesmos tipos de documentos produzidos no exerccio de uma atividade
presente na gesto administrativa do rgo.
A avaliao tem como produto tabela de temporalidade, que um
instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que
determina prazos de transferncia, recolhimento, eliminao e reproduo de
documentos. (DICIONRIO, 1996).
Durante a fase de identificao, so reunidas informaes sobre os
caracteres internos e externos dos documentos, sobre os mecanismos de
produo e trmites documentais, elementos imprescindveis para a construo
de tabelas de temporalidade. Este instrumento indispensvel para administrar
eficaz e economicamente o volume documental de um rgo e proteger os
conjuntos de valor histrico (permanente).
4. Classificao
uma tarefa que consiste em estabelecer a imagem do contexto onde
so produzidos os documentos. Significa separar, diferenciar, distinguir ou
dividir um conjunto de elementos da mesma composio (rgo produtor,
competncias, funes, atividades) em classes, subgrupos, grupos e fundo.
O estudo das caractersticas que apresentam o rgo produtor e das
competncias e funes a ele atribudas, permitem que se posicione cada uma
e a totalidade das tipologias documentais produzidas na estrutura interna do
fundo dopcumental, ajustando-se a denominao das sries documentais a

critrios normalizados para as mesmas funes nos distintos departamentos

(LPEZ GOMEZ, 1998, p. 6-7). Estes dados ficam registrados no plano de
classificao, que o instrumento que permite a enunciao lgica e
hierrquica de um conjunto de documentos produzidos por um rgo.
O manual de normas e procedimentos da gesto documental
O funcionamento e a aplicabilidade cotidiana de um programa de gesto
de documentos dependem em grande parte da existncia de um manual que
regulamente suas funes.
A condio para que o manual possa ser aplicado e os resultados
obtidos com o sucesso esperado, que a o rgo apresente como requisitos
prvios, a existncia de um programa estruturado, onde possam ser
explicitadas e avaliadas as metas, o que confere seriedade proposta do
grupo de trabalho; autorizao oficial e estrutura legislativa, inserindo o projeto
no calendrio poltico da administrao, para que seja aprovado e apoiado
pelas

autoridades

competentes

e,

conseqentemente,

legitimada

compromisso com o seu desenvolvimento e continuidade.

Os manuais de normas e procedimentos, constituem balizas de
aplicao de princpios e normas enunciados pelas autoridades, no marco da
legislao e das polticas que sustentam o programa e so o resultado e
condio para a gesto da informao arquivstica em qualquer ambiente de
produo e acumulao. (DOYLE & FRNIRE, 1991)

Referncias
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DOYLE, Murielle & FRNIRE, Andr. La preparacin de manuales de
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RHOADS, James B. La funcin de la gestin de documentos y archivos en
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RODRIGUES,

Ana

Clia.

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RODRIGUES, Ana Clia. Tipologia documental como parmetro para a
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Mestrado). Disponvel em: www.teses.usp.br. Acesso em: 26 jun 2007