Organizado pelo Instituto de Administrao sob o Alto Patrocnio de Sua Excelncia o Presidente da Repblica

INSTITUTO NACIONAL
DE ADMINISTRAO

UMA CULTURA DE EMPRESA BASEADA NO TQM

COMO SUPORTE DOS NOVOS MODELOS
ORGANIZACIONAIS
Baptista da Costa, Eng.

Baptista da Costa, Eng.

Gesto de Obras Pblicas da Cmara Municipal do Porto, Empresa Municipal

UMA CULTURA DE EMPRESA BASEADA NO TQM COMO SUPORTE

DOS NOVOS MODELOS ORGANIZACIONAIS

Baptista da Costa, Eng.

Gesto de Obras Pblicas da Cmara Municipal do Porto, Empresa Municipal

Introduo
A modernizao administrativa da autarquia um elemento chave para o
desenvolvimento da cidade que depende, em grande medida, das infra-estruturas
humanas e tecnolgicas que a sustentam. Desta forma, a sua dinmica ter de assentar
em novos critrios de eficcia e eficincia sustentados numa adequada plataforma
tecnolgica que permita dar resposta s crescentes necessidades que surgem nas
sociedades urbanas.
A simples reorganizao, num processo de crescimento continuo, no mais possvel
sob pena de se criarem estruturas crescentemente burocratizadas.

1 - O desafio
O planeamento estratgico ao longo de trs dcadas granjeou um reconhecimento
progressivo da gesto at se elevar condio de ferramenta corrente das
organizaes e tem vindo a invadir o terreno dos servios da administrao pblica.
Apesar de, em Portugal, a apropriao pela orgnica de planeamento de base
municipal dos planos estratgicos, ter chegado com atraso aprecivel, nas autarquias o
grande desafio dos gestores reside em desenvolver polticas e estratgias que
preparem as organizaes para os cenrios de mudana, que h que prever
atempadamente, para obviar problemas futuros j que o cidado contribuinte tem
direito a servios de boa qualidade e a um patrimnio pblico, ambiental, cultural e
econmico.

Por outro lado, o reforo da competitividade da autarquia exige inovao ao nvel da

gesto e organizao do trabalho, necessita de uma administrao flexvel e adaptvel,
que produza servios de qualidade e que seja receptiva s necessidades dos cidados
oferecendo opes de servios no estandardizados.
Esta transformao exige uma forte adaptao da mquina burocrtica que ter que ter
como premissas: reduzir os prazos de resposta; melhorar a qualidade dos servios
prestados; reduzir os custos de funcionamento dos servios; melhorar a satisfao dos
seus trabalhadores e melhorar a imagem da autarquia.
Para atingir estes objectivos h que optimizar os procedimentos administrativos,
reorganizar os servios e fazer outsoursing de actividades sempre que haja resposta
competitiva por parte do mercado.
2 -Reinveno da administrao autrquica.
Por vezes a administrao autrquica parece incapaz de abandonar o que obsoleto e
o problema no decorre de incompetncia e preguia das pessoas, mas da burocratite e
da regulamentarite to sufocantes que asfixiam a inovao e a criatividade.
Infelizmente, bastantes funcionrios acabam simplesmente por desistir.
O lugar dos funcionrios virtualmente vitalcio, independentemente do respectivo
desempenho, que aprendem que o objectivo no produzir resultados, mas sim evitar
erros.

Hoje, as administraes eficazes, dotadas de capacidade de empreender reduzem a

burocracia, mudando de um sistema em que as pessoas so responsveis por
obedecerem a regras para um sistema no qual se tornam responsveis por alcanar
resultados e reorientam os seus sistemas de controlo de forma a prevenir problemas
em vez de, simplesmente, punir aqueles que cometem erros.
3 - Empresas municipais
A Lei das Empresas Municipais permitiu a criao de empresas, detidas pelos
municpios, que possibilita uma maior agilidade na gesto, desburocratizao,
capacidade tcnica e capacidade poltica de agir.
Este enquadramento legal criou uma oportunidade de modernizao das autarquias
com vista a promover a eficincia e a eficcia da gesto pblica assegurando os
direitos dos administrados.
De facto no se pode conter no agilizar da gesto pela simplificao de processos
burocrticos. imperativo agarrar a oportunidade da criao de empresas municipais
como um instrumento para a reengenharia da organizao, definindo a estratgia e
redesenhado os seus processos de negcio com vista a reforar a estrutura eliminando
estrangulamentos gesto municipal.
As empresas municipais podem ser criadas, nomeadamente, numa ptica de
reengenharia, ou seja, para alm da simples autonomizao e flexibilizao das
actividades afectas a direces municipais.
A simplificao de processos e procedimentos internos, a requalificao dos seus
Recursos Humanos e tecnolgicos com recurso aos sistema de informao so um
imperativo.

4 - GOP,EM
neste contexto que surge, na Cmara Municipal do Porto, a GOP que uma
empresa de gesto de obras pblicas, que assegura esta actividade, transversal a toda a
autarquia, responsabilizando-se pela gesto global de obras pblicas do municpio que
eram realizadas por diferentes direces com a inevitvel disperso de meios.
Por outro lado a GOP pode exercer a actividade de gesto de obras pblicas no s
para a Cmara Municipal do Porto e para outras empresas participadas, podendo ainda
prestar a sua actividade principal a outras entidades, pblicas ou privadas.
A misso da GOP a perfeio das obras cuja gesto lhe solicitada utilizando para
tal critrios de engenharia e gesto no estado da arte, que permitam obter a qualidade
definida, respeitando os prazos e controlando os custos participando, assim,
activamente na afirmao da cidade.
A GOP faz Project Management ou seja, a aplicao de conhecimentos,
competncias e tcnicas para projectar actividades que visam atingir os requisitos do
empreendimento desde a concepo at sua concluso.
Os conhecimento exigidos para o normal desenvolvimento desta actividade
compreendem a gesto de: objecto, prazos, custos, qualidade, recursos humanos,
comunicaes internas e externas, riscos e subcontratos.
4.1 -Organizao
Orientada para o cliente, a organizao da GOP visa operacionalizar a sua estratgia e
foi suportada numa cultura de empresa baseada no TQM como suporte do modelo

organizacional com grande delegao de poderes e responsabilidades. Na GOP, a

Gesto pela Qualidade Total, baseada na reengenharia de processos, na melhoria
continua e no benchmarking.

4.1.1 - Reengenharia de processos

A GOP realizou a reengenharia de processos de negcio atravs de uma metodologia
que lhe permitiu obter uma estrutura de decomposio do processo de gesto de
empreendimento (WBS) partido de cinco grandes processos:
1 Arranque e planeamento
2 Gesto do Projecto
3 Gesto da construo
4 Controlo do empreendimento
5 Encerramento do empreendimento
A partir deste primeiro nvel de decomposio do processo, estes so sucessivamente
subdivididos at ao nvel da actividade.
Para cada actividade foi desenvolvido um procedimento que identifica as tarefas a
realizar em cada actividade, os seus responsveis, os seus objectivos. Em cada
actividade foram desenvolvidos os formulrios necessrios sua boa execuo.
Este formulrios e procedimentos integram a legislao em vigor e as a filosofia de
gesto da GOP, sendo reflectidos no seu sistema da qualidade.
Partindo desta estrutura que inclui 170 actividades e 350 procedimentos e formulrios,
a GOP construiu um repositrio nico de informao que responde s necessidades
de: Gesto Documental; Planeamento e Controlo; Gesto da Qualidade e Gesto dos
Processos de Comunicao.

4.1.2 - Melhoria continua

Na GOP, a melhoria continua reside, tambm, na perseverana dos seus dirigentes e
envolve reunies de coordenao e planos de formao que, na GOP, ultrapassa 3,5%
do tempo de ocupao dos seus quadros. Formao que nesta fase de juventude da
empresa tem-se centrado na informtica, qualidade, segurana e comportamento.
Para a consolidao da melhoria continua muito tem contribudo o facto de o seu
sistema da qualidade seguir as normas ISO 9000:2000.
A existncia de um repositrio nico de toda a informao, nela se incluindo o
sistema da qualidade, por si s uma ferramenta essencial que permite a gradual e
sistemtica adaptao da organizao s novas necessidades.
4.1.3 - Benchmarking
Desde a concepo da empresa que houve a preocupao de recorrer a consultores
externos e intercmbio de experincias com outras empresas e entidades com vista a
obter o conhecimento das melhores prticas e a sua eventual aplicao a esta empresa,
aps as devidas adaptaes. A regular realizao de auditorias externas realizadas por
diferentes entidades tm permitido colher sugestes e diferentes prticas. O
benchmarking externo tambm se tem realizado com fornecedores nomeadamente na
fase de execuo da empreitada.
O benchmarking interno que temos vindo a realizar compara praticas e processos
dentro da organizao em funes similares, permitindo unificar formas de actuao e
estabelecer objectivos.
4.1.4 Estrutura organizacional
O organigrama uma estrutura matricial que decorre da atribuio de
responsabilidades pela coordenao dos processos. Sendo certo que a cultura de uma
empresa um conjunto indissocivel do sistema de crenas e valores e o sistema de
normas de vivncia, nunca totalmente integrados, a delegao de poderes e de
responsabilidade baseada em procedimentos, no controlo interno e na
auditabilidade. Os manuais de procedimentos servem para estabelecer as regras de
funcionamento do sistema, bem como todas as regras necessrias ao controlo interno.
A delegao de poderes parte de um modelo em que h um s responsvel por realizar
cada objectivo interno ou empreendimento quanto a qualidade prazo e custos.
A grande delegao de poderes e responsabilidades realizada de uma forma
controlada, sendo que, a titulo de exemplo, qualquer alterao contratual com os
fornecedores da exclusiva competncia do conselho de administrao, seguindo
rgidos procedimentos internos que obrigam os seus 28 elementos, 19 dos quais com
formao superior.

4.2 - Planeamento e controlo

O planeamento e controlo da sua actividade primria, gesto de empreendimentos,
parte da WBS atrs referida.
Na calendarizao das diferentes tarefas j existem, pr definidos, prazos legais e
tempos mdios para a sua realizao, sendo que cada colaborador incorpora no seu
planeamento experincia em projecto anteriores assim como os suas prprias
performances.
Este planeamentos s so aprovados pelo conselho de administrao aps validao
do coordenador.
O controlo regular dos empreendimentos da responsabilidade do coordenador e faz
monitorizao constante de todos os elementos que permitam avaliar a todo o
momento a evoluo do empreendimento na suas vrias vertentes.
4.3 - Estratgia tecnolgica
Na GOP, a varivel tecnolgica, ao nvel dos sistemas de informao, uma varivel
estratgica j que se assume como motor da organizao.
Baseado em tecnologias no estado da arte, a GOP tem um sistema de informao que
no s potenciou a mudana cultural mas tambm aumentou a produtividade,
eficincia e eficcia dos seus colaboradores. Estas proporcionam aos colaboradores as
ferramentas necessrias ao bom desempenho das suas funes e aos decisores as
ferramentas e indicadores necessrios boa gesto da empresa.

A aposta num sistema de informao que reflecte o modelo organizacional e se

assume como o motor da mudana na organizao foi determinante na afirmao da
empresa.
O Sistema de informao existente garante a centralizao da informao, a
transparncia, uniformizao da forma como guardada, a acessibilidade e
disponibilidade e prontido.
O objectivo zero papel encontra-se num estado adiantado de concretizao e a titulo
de exemplo j foram atingidos os objectivos de iniciar a circulao electrnica dos
documentos (workflow), aps classificao e arquivo digital, no prazo mximo de 2,5
horas aps a sua recepo e disponibilizar qualquer documento no mximo de 10
minutos aps ser solicitado.
Toda a informao circula electronicamente atravs de workflow permitindo controlar
as mudanas de estado, a gesto dos tempos de resposta e toda a circulao dos
documentos.
Todos os colaboradores tm um computador e acesso a correio electrnico com
recurso a ferramentas colaborativas baseadas numa intranet.
4.5 - Sistema da Qualidade
O processo de qualidade em curso na GOP, constitui, assim, o elemento aglutinador
da empresa obrigando a um esforo contnuo da satisfao dos clientes e surge-nos
como uma filosofia de gesto.
Na GOP pretende-se que a certificao seja aproveitada para criar uma cultura de
empresa.
A implementao deste sistema de gesto de qualidade vai permitir implementar na
GOP uma gesto por objectivos para toda a organizao por forma a permitir uma
monitorizao ao longo do tempo da forma como as especificaes esto a ser
alcanadas.
4.6 - Capacidade de execuo
Em dois anos e meio de vida, a GOP tem vindo a realizar empreendimentos de
envergadura e complexidade muito variveis que inclui, nomeadamente, construo
de conjuntos habitacionais, arranjo exterior de edifcios, ampliao e reparao de
instalaes para bombeiros, polcia e escolas, montagem do pavilho da gua que
esteve presente na Expo98, Museu do Vinho do Porto, construo de 3 pavilhes
gimnodesportivos e reabilitao de mercados.

Merecem ainda relevo as obras na Ribeira do Porto no mbito do Programa Polis, a

consolidao da Escarpa das Fontanhas e a construo do Tnel de Ceuta.

Mas com o Euro 2004 que a GOP assume maior visibilidade porque est a realizar
no s as obras da responsabilidade da CMP, mas tambm outras para o IEP e Metro
do Porto.
Nas Antas as obras sob a responsabilidade da GOP incluem a modelao de terreno
com a remoo de 1 milho e meio de metros cbicos de terras, mil e quatrocentos
metros de tneis rodovirios, um parque de estacionamento com mil lugares, uma
estao de metro, o n rodovirio do Mercado Abastecedor, infra-estruturas e
integrao paisagstica para alm da construo de viadutos e novos arruamentos.

No Bessa as obras incluem um novo viaduto sobre a VCI, a reformulao de dois

outros viadutos, a construo do n de articulao com o N de Francos para alm da
nova Av. Paralela Av. da Boavista e novos arruamentos.

4.7 Planos futuros

Pela sua juventude, a GOP ainda no foi confrontada com problemas srios de
garantias de ps construo. Mas, est-se a organizar no sentido de dar respostas
prontas, organizadas e profissionais.
Esta rea de actividade ter inicio aps a recepo provisria e decorrer at ao
encerramento definitivo do empreendimento.
Aps a recepo provisria ter a responsabilidade de elaborar um relatrio que
incluir a avaliao do empreendimento assim como dos que nele participaram,

podendo sugerir aces de melhoria que sero integrados em futuros

empreendimentos desde a fase de concepo com vista optimizao do custo do
ciclo de vida do empreendimento.
Tambm a futura utilizao de um sistema de informao geogrfico ser no s uma
ferramenta importante para o registo dos empreendimentos realizados, mas tambm
para permitir a interligao com a sua manuteno futura.

5 - Concluso
A GOP privilegiou a eficcia. Dotada de capacidade de empreender, procura
eliminar a burocracia responsabilizando as pessoas por alcanar resultados
permitindo-lhe prosseguir a sua misso e satisfazer os clientes.

Reorientando os seus sistemas de controlo de forma a prevenir problemas em vez de,

simplesmente, punir aqueles que cometem erros a GOP eliminou nveis de controlo
desnecessrios.

De realar o papel determinante que os sistemas de informao desempenham na

organizao, que lhe permite atingir um elevado patamar ao nvel da transparncia,
auditabilidade e rastreabilidade.

Referncias bibliogrficas:
- PMBOK 2000, Project Management Institute
- Reengenharia da CMP, Fevereiro 2000
- Relatrio de auditoria GOP, Deloitte & Touche, Abril 2002
- Gesto de empreendimentos, Loureno Pinheiro, Workshop NovaBase, Maro 2002
- Gesto por processos, Lus Pimenta, GTI, Maro 2003
- Benchemarking como instrumento de gestin y mejora de la calidad en las
organizaciones, Prof. Dr. Antonio Leal Milln, Universidad de Sevilla, 2003