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POCE Manual
POCE Manual
MANUAL
do
UTILIZADOR
Abril de 2014
Para uso exclusivo de utilizadores autorizados a usar a verso
CONTAB-POCE
J.P.M. & ABREU, Lda
Apartado 2927
2410 -902 LEIRIA
Telef: 244 800570
Indice
__________________________________________________________________________________________________________________
Nota Inicial .
Instalao ......................................................................................
Informao aos utilizadores ..........................................................
Introduo .....................................................................................
Instalao ( Requisitos ) ...............................................................
Ficheiros ........................................................................................
Tabelas .........................................................................................
Movimentos ...................................................................................
Mapas ...........................................................................................
Utilitrios .......................................................................................
Informaes Complementares ...
Exemplos de Lanamentos ..........................................................
4
5
7
8
9
9
12
15
26
26
29
29
ANEXOS:
Anexo A Ciclos da despesa e receita .
Anexo B Operaes a considerar pelas escolas que utilizam a
aplicao APENAS para efeitos de exportao de dados (ME)
Anexo C Informaes sobre a recolha de dados para o ME
Anexo D Tratamento de informao nos mapas e listagens
Anexo E Movimentao das contas 31 e 36 (Compras)
Anexo F Orientaes para arranque do ano
Anexo G Mapa de Fluxos de Caixa
Orientaes tcnicas .
43
44
53
59
68
70
72
78
Nota inicial
A nova verso do CONTAB-POCE foi estruturada para dar resposta implementao do
regime geral do POC-Educao, conforme normas previstas na Portaria n 794/2000 e
orientaes complementares divulgadas pela DGO e outros organismos da Administrao
Pblica.
A verso do CONTAB utilizada durante o ano de 2013 ser descontinuada a partir de 1 de
janeiro de 2014 (verso 2.5), sendo substituida pela verso 3.
Nos primeiros meses de 2014 apenas ser prestado apoio tcnico no mbito da verso 2.5
exclusivamente no que respeita ao encerramento de ano e elaborao da CGE de 2013 a
apresentar em 2014.
Contrariamente ao que estava previsto e anteriormente divulgado, tudo aponta para que a
obrigatoridade na utilizao do POCE (regime geral) seja adiada para janeiro de 2015. A
verificar-se este cenrio, recomendamos:
a) Todas as escolas que durante o segundo semestre de 2013 frequentaram atividades de
formao no mbito desta nova aplicao e cujos utilizadores estejam minimamente
preparados, devem passar a utilizar o CONTAB-POCE.
b) Para as restantes escolas recomendamos a frequncia das atividades de formao que
se iro realizar durante o 1 semestre de 2014, preparando assim os seus recursos
humanos antes de iniciarem a utilizao da aplicao. Tal como acontecia na verso
anterior, tambm esta nova verso continua a ter a possibilidade da sua utilizao
apenas nas funcionalidades relativas ao Envio de Informao para o MEC .
c) A empresa reserva-se no direito de no prestar apoio tcnico aos utilizadores que ainda
no frequentaram atividades de formao no mbito desta nova aplicao e/ou
demonstrem no reunirem os requisitos bsicos para operarem com a aplicao. Para
alm dos conhecimentos sobre o manuseamento da aplicao, tambm fundamental
o utilizador ter conhecimentos tcnicos de contabilidade oramental, financeira e
analtica.
d) A verso demo anteriormente disponibilizada para utilizao exclusiva em atividades
de formao sofreu vrias modificaes nos planos de contas e alterao da estrutura
de algumas tabelas. Assim, para as escolas que j instalaram a verso DEMO, devero
desinstalar essa verso e proceder a uma instalao completa (reinstalar aplicao)
com a verso agora disponibilizada, reportada ao ANO de 2014.
INSTALAO_____________________________________
Como proceder para instalar o software CONTAB-POCE ?
1. Introduza o CD na drive ou execute o ficheiro INSTALAR.EXE recolhido na Pagina
da Internet da JPM & ABREU, Lda.
2. Quando aparecer o painel seguinte, tenha em especial ateno ao tipo de
instalao que pretende efectuar:
1. INTRODUO
A J.P.M. & Abreu, Lda uma empresa com responsabilidades na distribuio de
software para gesto escolar, ao servio das escolas desde 1994. Vrios so os
produtos que j lanou no mercado, mantendo um permanente dilogo e apoio tcnico
aos seus clientes.
O software a que respeita este manual est preparado para permitir o tratamento
contabilstico das operaes de gesto oramental, articulado com as normas do
regime geral do POCE nos termos da Portaria 794/2000. Antes de executar qualquer
procedimento com o programa, leia atentamente este manual. As dvidas ou
esclarecimentos complementares necessrios devem ser colocados ao nosso
Departamento de Suporte Tcnico.
As indicaes deste manual incidem sobre a utilizao do software, devendo o
utilizador ter conhecimento das normas e procedimentos previstos na legislao
em vigor, bem como possuir os conhecimentos tcnicos na rea de
contabilidade. Por conseguinte, este no um manual tcnico de contabilidade,
embora refira alguns aspetos necessrios interpretao do correto
funcionamento do programa.
Para um melhor entendimento das metodologias de trabalho a adotar no uso
desta aplicao, recomendamos a participao nas atividades de formao
desenvolvidas pela empresa.
Como base inicial de trabalho recomenda-se:
a) Anlise e interpretao da Portaria 794/2000, de 20 de setembro e da Circular
Srie A N 1369 (DGO)
b) Consulta de bibliografia diversa e de contedo bsico sobre noes de
contabilidade (oramental, financeira e analtica)
c) Conhecimentos sobre a atual metodologia de controlo oramental no setor da
educao.
d) Para uma melhor compreenso das metodologias de trabalho a adotar na
utilizao do programa, recomenda-se a participao numa ao de formao do
plano de cursos levado a efeito pela empresa.
Antes de proceder a qualquer operao com o software leia atentamente este
manual, sendo recomendado que em paralelo experimente as correspondentes
opes do programa, tornando-se por esta via mais facilitada a sua compreenso
e entendimento funcional.
2. INSTALAO
3.1 Equipamento
Embora este software possa funcionar em computadores com capacidade inferior,
recomenda-se o uso de equipamento com caractersticas iguais ou superiores s
seguintes:
Computador Dual Core com 1024Mb de Memria
Sistema Operativo Windows XP ou superior
Impressora formato A4 ( recomendado jacto de tinta ou laser )
2.2 - Instalao
O software est preparado para funcionar em monoposto ou num sistema de Rede
Windows. Embora os procedimentos de instalao sejam comuns generalidade dos
programas em Windows, dever ter em considerao as indicaes referidas no incio
deste manual.
3. FICHEIROS
3.2 - Utilizadores
Destina-se esta opo criao de cdigos de acesso para os diferentes utilizadores
do programa. Para criar um NOVO utilizador, indique o nome, o respetivo cdigo de
acesso (at 10 carateres) e assinale com um "b" APENAS as opes a que o
utilizador poder ter acesso. Para modificar as condies de acesso para um utilizador,
ao entrar nesta opo clique na lupa que se encontra no final do campo Nome do
Utilizador e selecione o utilizador pretendido. Sero editadas as condies de
acesso, podendo ser alteradas inclundo os cdigos. Antes de comear a utilizar o
programa no esquea de alterar o cdigo de acesso do GESTOR de forma a que
este s fique conhecido pelo gestor do programa.
3.3 - Fornecedores
Este ficheiro destina-se a criar uma base de dados com as informaes dos
fornecedores, sendo necessrio a sua utilizao. Na criao de cada ficha, indique
obrigatoriamente o Cdigo de Fornecedor, N de Contribuinte e Nome. O Cdigo do
fornecedor um campo alfanumrico, podendo criar cdigos de fornecedor com letras,
ou com nmeros. conveniente neste campo, se usar um cdigo numrico, criar uma
numerao com nmero de carateres que permita lanar cdigos at ao nmero
mximo de fornecedores da escola (por ex. at 99 lanar, 01, 02, ..10, 11, 99). Os
restantes dados embora sejam facultativos, recomenda-se o seu preenchimento
sempre que possvel.
Na parte final da ficha dever indicar a conta (ou contas) que corresponde ao
fornecedor no Plano de Contas Financeiro, sendo esta automaticamente criada no
plano.
Na criao da conta referente a cada fornecedor recomenda-se a adoo de uma
sequncia numrica, atentos ao nmero mximo de fornecedores, ou seja, se o
utilizador prev um mximo de 999 fornecedores, conta principal dever associar
001, 002, 003, etc ( Exemplo: 221001 ; 221002, etc ).
Tenha em ateno que a indicao do fornecedor obrigatria a partir da fase do
compromisso.
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Endereo, Cdigo
localidade:.
Postal
Preencher
E-mail:
com o e-mail do
fornecedor.
Contacto: Preencher
com o nome da pessoa
de contacto junto da
entidade fornecedora.
Ao indicar nestes campos as contas correspondentes
ao fornecedor, estas sero automaticamente criadas
no Plano de Contas Financeiro.
3.4 Clientes
Deve ser adotado o mesmo procedimento que na opo anterior, sempre que se
justifique a criao de fichas para clientes, alunos e outros utentes.
11
4. TABELAS
Nesta rea encontram-se os planos de contas, as tabelas de ligao ao GPV, a
tabela de fundos disponveis e a tabela de cabimentos.
12
13
4.6 Cabimentos
Nesta tabela so gravados todos os registos de cabimentos, sejam eles efetuados
diretamente nesta opo ou atravs do Auxiliar de Lanamentos em paralelo com o
registo dos compromissos.
A numerao dos cabimentos atribuda automaticamente pelo programa, sendo uma
sequncia numrica a iniciar no cabimento n 1 em cada ano econmico.
O recurso ao registo de cabimentos diretamente nesta tabela apenas se torna
necessrio quando se pretende a cativao de dotao oramental para fazer face a
compromissos futuros ainda no assumidos.
Por exemplo, pretende-se proceder cativao de dotao oramental para fazer face
aos compromissos a asumir em comunicaes durante os 3 prximos meses. Neste
exemplo poderemos atravs desta opo registar um cabimento na rubrica, fonte de
financiamento e atividade correpondentes, pelo valor aproximado para fazer face aos
compromissos de comunicaes a assumir nesse perodo. Posteriormente, ao registar
cada um desses compromissos, vamos associar o n de cabimento registado
antecipadamente nesta tabela.
Permite ainda a impresso do documento com a Informao de cabimento.
14
5. MOVIMENTOS
A rea de movimentos aquela onde o utilizador ir desenvolver maior atividade.
Est dividida nas opes que a seguir iremos analisar.
5.1 - Lanamentos
15
16
O campo Venda ou consumo imediato apenas deve ser assinalado quando na fase da
obrigao so indicadas as contas 312 ou 316 e o seu consumo imediato ou a
curto prazo, dando assim cumprimento ao procedimento referido no Anexo E e
consequente automatismo na aplicao.
17
18
+ - Com
Bloquear: No final de
acrescentar os descritivos
tipo clique em Bloquear
para voltar tabela inicial.
Com exceo das contas 024 e 025. (contas da classe 0), nesta opo no
possivel efetuar lanamentos na contabilidade oramental.
Enquanto que atravs do Auxiliar de Lanamentos o sistema procede a alguns testes
de validao ao GRAVAR os registos, nesta opo (NOVO) o registo dos lanamentos
livre e transfere para o utilizador o procedimento tcnico-contabilstico nos
movimentos a efetuar.
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Nesta opo podemos efetuar a qualquer momento a consulta dos fundos disponveis,
tendo como referncia os dados previamente introduzidos na opo Tabela-Fundos
Disponveis e os movimentos de receitas, compromissos e pagamentos j registados
no programa.
Permite ainda em paralelo a consulta do duodcimo ou crdito disponvel para assumir
novos compromissos.
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Permite a importao das despesas com pessoal processadas no GPV para as fontes
de financiamento 111/153 e 242.Com base nas tabelas GPV-Oramental e GPVPatrimonial, importa os dados que constam na Requisio de Fundos (Modelo RF3) e
na opo Consultar/Alterar, classificando automaticamente o processamento de
salrios nas fases de Cabimento, Compromisso, Obrigao, Autorizao
e
Pagamento.
Embora esta opo j esteja preparada para importar tambm eventuais despesas com
pessoal na FF123, para j esta funcionalidade encontra-se inativa. Isto porque, at
orientaes em contrrio, as despesas com pessoal processadas na FF123 devero
ser consideradas no oramento de despesas correntes de material, sendo registadas
na rubrica 02.02.25.
Notas: Face ao disposto no Ofcio n 5033/2013 da DGPGF e consequente
reajustamento no funcionamento da aplicao, foi retirado o Bloco P nos Balancetes
de classificaes.
Considerando que a nova verso do GPV passa a permitir alteraes ao
processamento aps a elaborao do modelo RF3 (ver orientaes divulgadas na
adendo do GPV), nas grelhas apresentadas nas diversas fases da importao apenas
passa a ser possivel reajustar valores nas classificaes dos encargos da entidade
patronal (CGA, ADSE e Seg. Social), dando assim resposta eventual necessidade de
reajustar valores por fora dos arredondamentos.
Esta opo permite a ordenao dos registos apresentados na grelha, por Entrada
(ordem de registo), Data, N Documento, Valor, N de Cabimento e N de
Compromisso.
5.1.1 - Registo das Guias de Receita de Estado
Sempre que atravs de Guias de Receita forem entregues verbas ao Tesouro, devero
de imediato ser registadas nesta opo, disponivel na rea de Movimentos
Lanamentos.
21
22
23
Quando tiver a tabela preenchida com todas as linhas, ao GRAVAR o sistema vai
efetuar os lanamentos correspondentes na contabilidade oramental, tendo em
considerao os procedimentos tcnicos definidos no POCE.
Crdito
02421
02471
Movimento
Duodcimo Vencido Despesas Correntes
Duodcimo Vencido Despesas Capital
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para criar
b) Esta opo adota os mesmos procedimentos que uma tabela normal. Na linha
em branco faa duplo clique para editar o campo e digite DATA ( formato ddmm-aaaa ), N CHEQUE, Cdigo da CONTA que est criada no Plano de
Contas Financeiro e da qual emitido o cheque, CONTA da entidade credora
que consta tambm no Plano Financeiro e o VALOR.
c) Esta operao sucessivamente efetuada por cada cheque ou transferncia
emitida.
d) Quando comparar esta listagem com o extrato bancrio, assinale com os
cheques que j foram levantados.
e)
f)
tabela.
IMPRIMIR
Permite a qualquer momento a impresso de uma listagem com os cheques por
levantar.
Indique a conta para a qual pretende efectuar a reconciliao e a DATA.
Manual de Utilizador CONTAB-POCE
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6. MAPAS
Nesta rea de trabalho podero ser obtidos grande parte dos mapas disponveis na
aplicao.
Todos os mapas so impressos em formato A4, podendo o utilizador optar pela sua
impresso em formato A3.
7. UTILITRIOS
7.1 - Cpia de Segurana
Destina-se esta opo realizao de cpias de segurana. Quando utilizar esta
opo, os restantes terminais no podem estar a usar o programa. Faa
periodicamente as cpias de segurana.
26
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7.6 - Manuteno
Sempre que surja algum problema no funcionamento do programa, em particular
anomalia nos dados introduzidos, utilize esta opo para tentar regularizar a situao.
Se no resolver o problema entre em contacto com os nossos servios de apoio
tcnico. Esta opo apenas deve ser usada com os restantes terminais sem estarem a
utilizar o programa.
7.7 Enviar Informao ME
Esta opo destina-se ao envio mensal de informao para o Ministrio da Educao e
Cincia referente rea Financeira Funcionamento. Sobre os procedimentos a
observar nesta opo, analise os ANEXO B e C que se encontram disponveis na parte
final deste MANUAL.
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9. Informaes complementares
Em complemento das informaes fornecidas nas atividades de formao sobre o
funcionamento deste software, tenha ainda em especial ateno:
9.1 Na data de 01 de janeiro o oramento a registar na Fonte de Financiamento 111
deve corresponder ao inicial do ano anterior.
9.2 Ao efetuar o lanamento dos oramentos iniciais nas Fontes de Financiamento
123, 242 e 280, devero considerar tambm na seco de RECEITAS os valores
correspondentes aos saldos na posse de servio ou Tesouro, pressupondo o retorno
dessas verbas a favor da entidade.
9.3 Nos lanamentos de ABERTURA proceda em conformidade com os exemplos
abaixo apresentados ( Lanamentos com data de 01 de janeiro e N Documento = 0 )
9.4 Exemplos de Lanamentos
Assunto
Instalao do software...........................................................................................
Oramentos Iniciais...............................................................................................
Lanamento de Abertura .
Verbas na posse do Tesouro ................................................................................
Duodcimo Vencido FF111 e 153..........................................................................
Entrega de verbas ao Tesouro Oramento Privativo
Requisio de verbas FF123, 242 e 280
Devoluo de verbas pelo Tesouro FF123, 242 e 280
Depsito em banco de receitas em numerrio.......................................................
Transferncia de verbas de Caixa para Banco......................................................
Transferncia de verbas de Banco para Caixa......................................................
Movimentos extra oramentais (Entradas e Sadas) ...
Chamadas telefnicas particulares
Caues .
Seguro Escolar .
Transportes Escolares .
GIAE ( Gesto Integrada ) ....................................................................................
Alteraes ..
Reposio de Vencimentos...................................................................................
Seguros.................................................................................................................
Pagamentos com reteno...................................................................................
Contabilizao de Notas de Crdito ...
Tratamento contabilstico do IVA ( apenas para entidades sujeitas ) ..
29
Exemplo
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
12.1
12.2
12.3
12.4
13
14
15
16
17
18
19
Tenha em especial ateno as orientaes divulgadas em verses anteriores ou siga as instrues que
constam na parte incial deste manual.
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Cenrio A A escola efetuou o ciclo completo da receita na data em que as verbas deram entrada nos
cofres da escola. Neste caso o valor dessas receitas dever ser entregue nos cofres do Tesouro at 31
de dezembro, ficando esse valor em saldo na posse do Tesouro aguardando autorizao para que a
escola o possa requisitar.
Cenrio B A escola optou por registar o valor dessas receitas em dezembro atravs de movimentos
extra oramentais, optando por refletir apenas o registo em classificao dessas receitas j no novo ano.
Nos lanamentos de abertura devero ser efetuados os seguintes lanamentos:
Data
N Doc
Dbito
0
251721
01-01-aaaa
01-01-aaaa
0
12
(a) Texto que identifique o movimento
Crdito
21 / 26
251721
Descrio
(c)
Neste cenrio, devero ser efetuados na data de 2 de janeiro os ciclos completos da receita, tendo em
ateno a classificao econmica que est na origem.
Considerando que este valor j deu entrada como movimento de abertura, na data em que
efetuar o ciclo da receita e para que no ocorra a duplicao do fluxo financeiro, devero efetuar um
movimento de regularizao correspondente ao registo extra oramental de sada:
Data
(a)
N Doc
(b)
Dbito
21/26...
25272199
(a) Data do movimento da receita
(b) Sequencial na contabilidade
(c) Texto que identifique o movimento
Crdito
25272199
12
31
Descrio
(c)
(a)
N Doc
Dbito
251721
12.. / 11..
Crdito
21
251721
Valor
Movimento
12
12
12
12
12
12
12
5911
5911
5911
5912
5912
5913
5914
251721
12
21
251721
4231
4234
4261
511
511
511
511
511
511
48231
48234
48261
Imobilizado ..
Imobilizado ..
Imobilizado ..
Amortizaes acumuladas ..
Amortizaes acumuladas ..
Amortizaes acumuladas ..
(b)
12
22
Encargos a liquidar no perodo complementar
12
24
a fornecedores, Estado ou outros credores
(c)
12
26
(a) Data do movimento de abertura (01 de janeiro)
(b) N Doc = 0
(c) No ano de arranque com a nova verso do CONTAB-POCE (janeiro de 2014), todos os
compromissos assumidos no ano n-1 devem ser objeto de registo pelo ciclo completo da
despesa na verso anterior, at 31 de dezembro. Os lanamentos aqui exemplificados para
o registo de abertura de eventuais encargos a liquidar no perodo complementar, aplicam-se
transitoriamente no ano de arranque apenas para evidenciarem o fluxo financeiro.
Quando procederem ao pagamento destes encargos, na data em que ocorrer e com o
nmero sequencial da contabilidade, proceda ao movimento inverso para saldar a conta da
entidade credora.
Na data em que ocorrer a entrega ao Tesouro os saldos transitados do ano anterior, proceda ao
movimento inverso para anular o saldo das contas 59, utilizando para o efeito o nmero de documento
sequencial da contabilidade.
Os lanamentos de abertura relativos ao imobilizado e amortizaes acumuladas, apenas sero
objeto de registo em 2014 se a entidade tiver o CIBE atualizado que lhe permita obter os valores
correspondentes.
Verificando-se a autorizao para a requisio dos saldos de receitas prprias, na data em que a
verba for devolvida escola, proceda ao registo completo da receita.
32
Descrio ( c )
Saldo na posse do Tesouro 123
Verificando-se a autorizao para a requisio destes saldos de receitas prprias, na data em que
a verba for devolvida escola, proceda ao registo do ciclo completo da receita e na mesma data execute
o seguinte lanamento:
Data
(a)
N Doc
(b)
Dbito
5912
Crdito
1322
Descrio ( c )
Devoluo de verbas na posse
tesouro FF123
02521
02571
02421
02471
( valor )
( valor )
VALOR: Corresponde sempre ao valor do(s) duodcimo(s) vencido(s) no incio do ms, mesmo que este
no seja requisitado na totalidade.
Sempre que num determinado momento autorizada a antecipao de um ou mais duodcimos, o valor
deve corresponder soma dos duodcimos autorizados.
Utilizando as correspondentes contas do plano (024 e 025), o mesmo procedimento deve ser
adotado sempre que sejam requisitadas verbas para despesas correntes e capital nas restantes fontes
de financiamento ( ver exemplo 8 ).
33
Crdito
25271199
12
Descrio
(c)
Crdito
25271199
12
Descrio
(c)
Crdito
25271199
12
Descrio
(c)
34
Data :
N Doc :
Conta Dbito :
Conta Crdito :
Valor :
Descrio :
OBS : Com estes lanamentos estamos a registar na contabilidade que a partir desta data temos
disposio um crdito para assumir obrigaes na FF 123.
Sempre que efetuado o lanamento de um compromisso, o sistema vai abater esse valor ao crdito
disponvel, possibilitando obter a qualquer momento o valor do crdito ainda disponvel para assumir
novos compromissos.
O exemplo dos lanamentos acima apresentado deve ser reproduzido com as contas correspondentes,
sempre que se tratarem de verbas das fontes de financiamento 242 e 280.
N Doc
(b)
Dbito
251711
12
Crdito
132
251711
Descrio
(c)
OBS : A cada depsito no Banco corresponde um destes movimentos, sendo o documento de suporte o
talo de depsito ou o comprovativo de transferncia.
35
( data da transferncia )
( sequencial da contabilidade )
11....
12
( valor transferido )
Transferncia para .........
OBS : Serve como documento de suporte a cpia do cheque emitido ou comprovativo da transferncia
bancria.
N Doc
(b)
Dbito
251721
11...
Crdito
21 / 26
251721
Descrio
(c)
36
2. Quando recebe fatura das comunicaes lana o cabimento, compromisso e obrigao pelo valor
excludo das chamadas particulares, ou seja, apenas a parte que suportada pelo oramento da escola.
3. Em paralelo com o procedimento referido em 2, movimenta-se na contabilidade:
Dbito
Crdito
21 / 26
221...
Nota : Com este movimento estamos a anular o saldo das contas 211, 212 e 213 por contrapartida do
valor j recebido de chamadas particulares e cujo destino o fornecedor do servio.
4. Na data em que completar o ciclo da despesa com a autorizao e pagamento, proceda
paralelamente ao registo do seguinte lanamento
Data
(a)
N Doc
(b)
Dbito
221
25272199
Crdito
25272199
11 / 12
Descrio
(c)
N Doc
(b)
Dbito
251721
11
Crdito
21 26
251721
Descrio
(c)
N Doc
(b)
Dbito
21 / 26
25272199
Crdito
25272199
11 / 12
Descrio
(c)
37
N Doc
(b)
Dbito
251721
11
Crdito
21
251721
Descrio
(c)
N Doc
(b)
Dbito
21
25272199
Crdito
25272199
11 / 12
Descrio
(c)
38
1. Pressupondo que a escola utiliza uma conta bancria prpria para depositar o valor
proveniente dos carregamentos dos cartes.
1.1 - No final de cada dia e com base nas listagens obtidas no GIAE, apura o valor dos carregamentos,
efetuando na contabilidade os seguintes lanamentos extra oramentais.
Data
(a)
N Doc
(b)
Dbito
251721
11/ 12
Crdito
21 26
251721
Descrio
(c)
N Doc
(b)
Dbito
21 / 26
25272199
Crdito
25272199
11 / 12
Descrio
(c)
Receitas do SASE
Data
(a)
N Doc
(b)
Dbito
21 / 26
25272199
Crdito
25272199
11 / 12
Descrio
(c)
Receitas da Escola
Executa-se o Ciclo Completo da receita atravs do Auxiliar de Movimentos, atentos classificao
econmica das receitas.
Paralelamente procede-se ao registo do lanamento seguinte, pela totalidade das receitas registadas,
correspondendo transferncia das verbas da conta bancria do GIAE para a conta bancria em uso
pelo oramento da escola.
Data
(a)
N Doc
(b)
Dbito
21 / 26
25272199
Crdito
25272199
12
Descrio
(c)
39
14 - Alteraes
Sempre que se justifique a alterao (para mais ou para menos) de um movimento de despesa, este
pode ser efetuado atravs do Auxiliar de Lanamentos, tendo em ateno a afetao da alterao em
coerncia com as fase j registadas.
Na grelha de lanamentos as alteraes que correspondam a ESTORNO devem ser registadas com as
mesmas contas do lanamento inicial, afetando-se apenas o VALOR com sinal negativo.
15 - REPOSIES DE VENCIMENTOS
Face opo implementada no GPV para regularizaes ao Modelo RF3 (Requisio de Fundos) e
tendo em ateno a necessria articulao com os lanamentos a efetuar no CONTAB-POCE, vejamos
como proceder luz do seguinte exemplo:
1. Num determinado ms um funcionrio foi abonado em excesso numa rubrica onde j no volta a ser
abonado, mas continua a ser pago pela escola.
2. Em alternativa correspondente emisso da Guia de Reposio para devoluo ao Tesouro, poder a
escola com o acordo do funcionrio, processar no GPV o valor a devolver na coluna REPOSIES da
seco de DESCONTOS, ficando com o valor em saldo.
3. Antes de calcular o Modelo RF3 referente ao ms em que ocorreu o acerto (reposio), registar na
opo Alteraes Modelo RF3 o valor da reposio objeto de desconto no GPV, associado
correspondente classificao, fonte de financiamento e atividade.
4. Ao calcular o Modelo RF3 e desde que na correspondente classificao econmica o montante a
requisitar seja igual ou superior quantia objeto de reposio, o valor ser abatido na requisio de
fundos desse ms.
5. Na reproduo de mapas no CONTAB aps a importao de dados do GPV, vai ocorrer um valor
requisitado inferior aos encargos a liquidar no ms (saldo negativo), sendo a diferena relativa ao saldo
da reposio que se encontra na posse da escola.
6. Importa pois, no momento em que a reposio ocorre e o dinheiro fica na posse da escola, efetuar na
contabilidade um movimento de regularizao com o objetivo de ANULAR o DESPENDIDO pelo valor da
reposio. Note-se que a reposio no deve ser considerada como uma receita que entra na escola,
mas uma anulao de um encargo anteriormente liquidado.
Este movimento, a efetuar na opo Lanamentos NOVO a partir da fase da obrigao, deve ser
individualizado por classificao, fonte de financiamento e atividade, sendo o valor registado a
NEGATIVO (Estorno)
Data
N Doc
(a)
(b)
Dbito
64
24 / 26
25211
991
Crdito
24 / 26
25211
12
901
Descrio
(c)
40
N Doc
(b)
Dbito
64
26887
252
991
Crdito
26887
252
12
901
Descrio
(c)
Crdito
026
027
025
22
Valor
1.000,00
1.000,00
1.000,00
1.000,00
Fase
Cabimento
Compromisso
Crdito disponvel comprometido
Obrigao
Dbito
22..
252
252
Crdito
252
12
2455 / 2461
41
Valor
1.000,00
750,00
250,00
OBS
Pela totalidade do encargo
Valor pago ao fornecedor
Valor retido ??????????
3. Na data em que em que proceder entrega do valor retido entidade competente, recorrendo
opo NOVO na rea de Movimentos Lanamentos, proceda aos seguintes lanamentos:
Dbito
2455 / 2461
Crdito
12
Valor
250,00
OBS
Valor retido entregue nos cofres do Estado
42
____________________________________________________________ ANEXO A
CONTABILIDADE
Ciclo da Despesa
Cabimento
Compromisso
(auto)
023
026
024
026
027
025
Relao de Necessidades
Requisio Oficial / Nota de Encomenda
Valor abatido ao duodcimo / crdito
disponvel (*)
Obrigao
31../42../6.
.
Autorizao Pagamento
Pagamento
22../24../26..
252
( * ) Movimento automatizado pelo sistema sempre que assumido um compromisso. Este movimento
vai reduzir o crdito disponvel pelo valor do compromisso.
Este movimento no se aplica s despesas com pessoal (remuneraes).
Ciclo da Receita
Direito
Recebimento
21../ 24../ 26
251
11... / 12
7...
21../ 24../ 26
251
43
____________________________________________________________________ ANEXO B
As orientaes que constam neste anexo dirigem-se prioritariamente s escolas que utilizam o
CONTAB-POCE apenas para dar resposta aos procedimentos para efeitos de exportao de
informao para o MEC,
Se j est a utilizar em pleno o CONTAB-POCE nada impede que proceda leitura deste anexo,
mas tenha em especial ateno toda a restante informao disponibilizada neste MANUAL.
Assim, as escolas utilizadoras do GPV Pessoal e Vencimentos e que ainda no estejam a utilizar
o CONTAB-POCE em pleno, devero proceder da seguinte forma:
1. Efetuar uma leitura atenta deste MANUAL.
2. Proceder a uma INSTALAO INICIAL do programa. O programa deve ser instalado para o mesmo
SERVIDOR onde se encontra instalado o GPV, atentos s indicaes referidas neste manual.
3. Ao aceder pela primeira vez ao programa, digite como Utilizador a palavra GESTOR e como Cdigo
de Acesso tambm a palavra gestor. Posteriormente e na opo de Utilizadores, altere o cdigo de
acesso do GESTOR.
4. No Ficheiro de Servios preencha a Ficha com toda a informao solicitada. Ateno que o cdigo a
digitar nesta ficha deve corresponder ao cdigo que indicado nas Requisies de Fundos.
44
1.
a)
b)
c)
2.
Se por lapso criar alguma coluna para uma atividade que a escola no utilize, faa uso do boto
para eliminar a coluna.
c)
45
d) Nas linhas relativas a anos anteriores (subalinea 09) digite a informao relativa a anos anteriores.
S dever indicar aqui valores por indicao do GGF. Os saldos de anos anteriores no devem ser
lanados nesta opo.
e)
f)
Mude para a seco seguinte e indique a data da Requisio de Fundos e outra informao que
seja necessria preencher ( ver imagem seguinte ). Antes de mudar de seco, no se esquea de
CONFIRMAR fazendo uso do boto
g)
(A) Neste campo registavam-se as informaes a constar no campo observaes do Mod. RF3
verso impressa ( deixou de existir com o lanamento da verso 2.5.18 janeiro de 2008 )
(B) Este campo das observaes preenchido com as informaes a exportar no ficheiro XML enviado
mensalmente para o MEC. Pode indicar neste campo as informaes relevantes que se justifiquem para
clarificar alguma situao especfica nos dados exportados.(Ex. Antecipao de Duodecimos, etc.)
- Aps digitar as observaes NO esquecer de confirmar com
requisio ou SAIR e efetuar a impresso mais tarde.
Manual de Utilizador CONTAB-POCE
46
- Selecione o ms pretendido.
- Clique em cima do quadrado que antecede o nmero de requisio de fundos para que aparea o
smbolo de uma tesoura.
- Pressione o boto APAGAR.
3.
a)
b)
c)
47
48
4.
- Selecione o ms anterior ao da Requisio de Fundos que pretende enviar. Note que o Balancete
apresenta a situao financeira reportada ao ms anterior ao da requisio de fundos que est a ser
enviada ao GGF.
- Indique a Fonte de Financiamento e Atividade pretendida.
- Na opo Balancetes Elaborados ficam gravados todos os balancetes elaborados por ms e que so
enviados no ficheiro XML para a MISI. A opo Eliminar serve para eliminar balancetes que j aparecem
elaborados.
- Pressione o boto IMPRIMIR para que seja apresentada uma grelha com as classificaes.
49
50
c) Pretende a escola elaborar para o mesmo ms uma segunda requisio (adicional ) qual ser
atribudo o N 25. Conforme indicado na figura seguinte, altere o N Requisio para 25 e de seguida
pressione o boto Nova Ficha.
51
d) Ao criar Nova Ficha e conforme representado na figura seguinte, ficam registadas para o mesmo ms
as duas requisies de fundos ( N 24 e 25 ).
Resumindo:
Depois de elaborar a requisio de Fundos ( Modelo RF3), Plano de Aplicao de Verbas para
Despesas Correntes de Material e Capital, Balancetes e Guias de Receitas, toda a informao
necessria exportao da rea de Financiamento Funcionamento encontra-se gravada no
programa.
A forma de exportar esta informao atravs de um ficheiro em formato XML encontra-se
explicada no ANEXO C que faz parte integrante deste manual.
52
_____________________________________ ANEXO C
53
Mensalmente, cada Agrupamento / Escola ( entidade com autonomia administrativa ) dever enviar ao
MEC um ficheiro em formato XML, contendo informao atualizada sobre a aplicao de verbas
requisitadas e consequente gesto oramental e financeira.
1. Resumo da informao a enviar:
Identificao do Agrupamento / Escola
Requisio de Fundos ( Modelo RF3 )
Plano de Aplicao de Verbas
Balancetes
Informao sobre as Guias de Receita de Estado
2. Diariamente procedem aos lanamentos na aplicao com vista ao tratamento dos registos
contabilsticos e consequente impresso dos mapas oficiais de escriturao e outros de gesto e
controlo interno. Por outras palavras, continuam a executar no programa e de forma regular as tarefas
dirias de acordo com as indicaes que foram transmitidas durante as aes de formao.
Esta uma verso mais completa de uma aplicao destinada gesto da Contabilidade Oramental e
Financeira, sendo a exportao de informao para o MEC um ato paralelo e complementar das
atividades dirias das escolas. Pretende o MEC com estes procedimentos e numa fase posterior, reduzir
gradualmente o envio de informao em suporte de papel. A colaborao das escolas um fator
determinante na implementao destes processos, sendo o seu contributo ao nvel da atualizao
permanente da informao nos programas, fundamental para a validao e consequente adoo a ttulo
definitivo destes sistemas.
54
- Selecione o ms anterior ao da Requisio de Fundos que pretende enviar. Note que o Balancete
apresenta a situao financeira reportada ao ms anterior ao da requisio de fundos que est a ser
enviada ao MEC.
- Indique a Fonte de Financiamento e Atividade pretendida.
- Na opo Balancetes Elaborados ficam gravados todos os balancetes elaborados por ms e que so
enviados no ficheiro XML para a MISI. A opo Eliminar serve para eliminar balancetes que j aparecem
elaborados.
- Pressione o boto IMPRIMIR para que seja apresentada uma grelha com as classificaes.
55
a) Considerando que a escola efetuou todos os lanamentos contabilsticos, basta pressionar o boto
RECALCULAR para que toda a informao seja apresentada na grelha. Desde que os lanamentos
tenham sido corretamente registados na contabilidade, a informao apresentada tem que estar correta.
No caso de detetar alguma divergncia nos valores apresentados, verifique os lanamentos na
contabilidade oramental.
b) Embora os valores apresentados devam estar totalmente corretos, salvo anomalia nos lanamentos
efetuados, o utilizador tem a possibilidade de efetuar manualmente alteraes nesta tabela.
c) No caso de alterar valores, pressione o boto RECALCULAR TOTAIS .
d) Se detetar ERROS nos valores apresentados e for opo de Lanamentos corrigir os movimentos
efetuados, ao voltar ao BALANCETE pressione novamente os botes RECALCULAR e RECALCULAR
TOTAIS para que a informao seja atualizada
e) Poder de imediato IMPRIMIR o Balancete a enviar ao MEC ou efetuar a impresso mais tarde.
f) Ao GRAVAR e SAIR a informao fica guardada no programa para posterior exportao para o
Ministrio da Educao.
g) Repita a operao para todas as Fontes de Financiamento e Atividades utilizadas.
56
Resumindo:
Depois de elaborar a Requisio de Fundos ( Modelo RF3 ), Plano de Aplicao
de Verbas para Despesas Correntes de Material e Capital, Balancetes e Guias de
Receitas de Estado, toda a informao necessria exportao da rea de
Financiamento Funcionamento encontra-se gravada no programa.
57
Notas Finais :
F = Funcionamento
MMAAAA ms e ano a que se refere a exportao
999999 = cdigo oficial do estabelecimento ( cdigo da Requisio de Fundos )
JPM identificao do produtor da aplicao
O ficheiro fica protegido por uma palavra passe, sendo possvel visualizar o seu contedo atravs da
opo Ler Ficheiro XML que consta do painel anterior.
58
_____________________________________ ANEXO D
Mapas / Listagens
Dirio de Movimentos
Ao ser registado qualquer movimento na contabilidade patrimonial, seja atravs do Auxiliar de
Lanamentos ou pela opo NOVO, preenchida automaticamente a coluna Dirio com a
seguinte informao:
Movimento / registo
Dbito ou crdito da 31
Dbito ou crdito da 42, 43 , 44, 45
Dbito ou crdito da conta 64
Dbito ou crdito da conta 62
Dbito ou crdito da conta 7
Dbito ou crdito dos restantes movimentos
Crdito da conta 901
Dbito da conta 902
Dirio
21
22
23
24
31
41
51
52
Designao do Dirio
Compras
Imobilizado
Custos com Pessoal
Fornecimentos e Servios Externos
Proveitos
Diversos
Custos Analtica
Proveitos - Analtica
O preenchimento do campo Dirio com a informao referida na tabela anterior vai permitir a
impresso do Dirio de Movimentos por tipologia.
59
Fluxos de Caixa
Mapa disponibilizado na verso 3.0.2 ( Consultar o Anexo G )
60
61
(A)
(B)
(C)
(D)
(H)
62
Caixa
63
Dirio de Compromissos
Listagem dos registos efetuados a dbito das contas 026 por contrapartida da 027
Aplicao de Verbas
Balancete (Classificaes)
Estes mapas mantm a configurao dos modelos adotados na verso 2.5 do CONTAB,
dando assim resposta informao solicitada pela DGPGF.
Balancete (Contas)
Listagem dos valores mensais e acumulados agrupados por conta.
64
(A)
(B)
(C)
(D)
(E)
(A)
(B)
(C)
(D)
( E)
(F)
(G)
(H)
65
(A)
(B)
(C)
(D)
(E)
(F)
(A)
(B)
(C)
(D)
Descontos e Retenes
Entrega de descontos e retenes
Adota os mesmos procedimentos que a verso anterior.
Valores a crdito e dbito das contas da classe 2
66
Balano
Mapa ainda no disponvel ( a disponibilizar oportunamente )
Vai reproduzir por completo o modelo oficial previsto na Portaria do POCE.
67
___________________________________ ANEXO E
Movimentao das contas da classe 3
De acordo com as normas tcnicas definidas para utilizao do POCP ou planos setoriais, a
conta 31 debita-se pela aquisio de compras de mercadoria, matrias-primas e outros bens
aprovisionveis destinados a consumo ou venda.
A movimentao da conta 61 apenas deve ocorrer aps a venda ou consumo desses bens, por
contrapartida das contas da classe 3, refletindo-se assim o custo na contabilidade.
Estando a entidade obrigada a ter contabilidade analtica, fica tambm sujeita a ter inventrio
permanente para permitir diariamente o apuramento dos custos das mercadorias e matriasprimas vendidas ou consumidas a registar na conta 61 e paralelamente efetuar os
correspondentes registos na contabilidade analtica.
Convm aqui clarificar que so registados na classe 3 as mercadorias destinadas a venda e os
bens de consumo que se destinem a integrar produtos para venda ou utilizao no processo
produtivo. Sendo que numa escola o processo produtivo corresponde ao processo ensino /
aprendizagem, vejamos alguns exemplos de como movimentar as contas da classe 3 e 61.
a) A escola explora um bufete pela FF123. Os movimentos tecnicamente corretos a
efetuar na contabilidade so os seguintes:
Dbito
31
Crdito
22
32
ou
36
61
31
32
ou
36
Descrio do movimento
b) A escola faz uma aquisio de resmas de papel. O papel que se destinar reproduo
de fotocpias para venda, utilizao direta ou reproduo de materiais pedaggicos a
utilizar pelos alunos e docentes no processo ensino/ aprendizagem, deve ser
contabilizado na conta 31 de acordo com o exemplo seguinte.
Dbito
Crdito
31
22
36
31
61
e
36
Descrio do movimento
68
31
22
252
9
Crdito
22
252
12
901
Descrio do movimento
Obrigao
Autorizao de pagamento
Pagamento
Analtica
32 ou 36
61
Crdito
31
32 ou 36
Descrio do movimento
69
_____________________________________ ANEXO F
Arranque do ano 2014 com a nova verso do CONTAB-POCE
Tendo por referncia as orientaes e os exemplos de lanamentos que constam deste
manual, no arranque do ano 2014 com a verso CONTA-POCE tenha em considerao os
seguintes procedimentos.
1. No caso de ter instalada a verso DEMO que foi distribuda nas atividades de
formao realizadas durante o 2 semestre de 2013, proceda sua desinstalao.
2. Instale de raiz (verso completa) a verso 3.0.0 destinada ao arranque o ano 2014.
3. Proceda ao licenciamento da aplicao.
4. Preencha o ficheiro de Servio / Organismo com os dados solicitados.
5. Aceda opo Utilitrios Configuraes para definio dos parmetros de utilizao.
6. Preencha o ficheiro de fornecedores ou proceda importao da mesma tabela criada
no CONTAB (verso utilizada em 2013), recorrendo para o efeito opo Utilitrios
Importao CONTAB.
70
71
____________________________________ ANEXO G
Mapa de Fluxos de Caixa
O mapa de Fluxos de Caixa pode ser impresso mensalmente com valores acumulados at final
do ms solicitado, apresentando no final apenas uma linha com o saldo global na posse do
servio.
O modelo ANUAL ( a disponibilizar apenas no final de 2014 ) adota os mesmo procedimentos
do modelo mensal, apresentando na parte final o saldo a transitar para a gerncia seguinte
desdobrado por natureza de valores, apurado no Fecho de Ano.
Procedimentos:
a) Em mapas abrir a opo Conta de Gerncia Eletrnica (ver imagem seguinte);
b) Nesta opo, at final de 2014, apenas est disponvel o separador Fluxo de Caixa Recebimentos, permitindo apenas o registo de valores na parte esquerda do painel;
c) Preencha nesta opo os saldos que transitaram da gerncia anterior.
72
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
30
31
32
33
34
35
36
37
38
73
39
40
41
42
43
44
Total das receitas total das despesas
Total geral do mapa de fluxos de caixa (IV+V+VI)
45
Total das despesas + Saldo na posse do servio
74
75
76
77
Data :
N/ referncia :
Assunto :
2014-02-24
Orientao Tcnica n 2 / CONTAB-POCE
Cabimento e compromisso anual para despesas com encargos das
instalaes ( aplicvel tambm a outras situaes similares )
Salvo melhor entendimento e sem prejuzo de novas orientaes que sobre este assunto
venham a ser divulgadas, colocamos considerao de V. Exas. a anlise e eventual adoo
dos procedimentos que a seguir se transcrevem.
Sendo solicitada a comunicao do N de Cabimento e Compromisso para os encargos anuais
a suportar com a rubrica de Encargos das Instalaes ( por exemplo, eletricidade ), nos
registos a efetuar no programa CONTAB-POCE poderemos equacionar um dos seguinte
cenrios alternativos (individualizados por fonte de financiamento e atividade):
Cenrio 1
a) Na opo Tabelas Cabimentos registe um cabimento pelo valor anual da dotao a
cativar. Tenha em ateno que no oramento de despesas tem de estar registado um
valor que permita esta cativao anual. este o N de Cabimento que ir comunicar.
b) De seguida, atravs do Auxiliar de Lanamentos, proceda ao registo do
Cabimento/Compromisso com o valor previsional para a primeira fatura. Indique o N de
Cabimento obtido na tabela de cabimentos e aceite o N de Compromisso sequencial
oferecido pelo programa. este o N de Compromisso que ir comunicar.
c) Quando chegar a primeira fatura, atravs do Auxiliar de Lanamentos, indique o N
DOC usado no registo a que se refere a alnea anterior e, caso seja necessrio,
proceda a uma alterao (para mais ou para menos) para que o valor do compromisso
fique igual ao valor da fatura (obrigao).
d) De seguida registe a fase da obrigao e complete o ciclo da despesa quando liquidar a
fatura.
e) No ms seguinte, quando receber a segunda fatura, atravs do Auxiliar de
Lanamentos, proceda ao registo de novo ciclo de despesa nas fases do cabimento /
compromisso / obrigao. Aceite o N DOC sequencial que oferecido, indique o N
Cabimento obtido no registo efetuado na Tabela de Cabimentos (procedimento
referido na alnea a) ) e ALTERE o N de Compromisso para o que foi atribudo no
registo da primeira fatura.
f) Nas faturas seguintes ir adotar sempre esta metodologia.
g) Caso a dotao cativada no seja suficiente para liquidar todas as faturas, ser
necessrio efetuar uma alterao (para mais) no registo do cabimento Tabelas
Cabimentos.
h) Se aps o registo de todas as faturas no for utilizada a totalidade da dotao
cabimentada, dever aceder opo Tabelas Cabimentos e registar uma alterao
(para menos) no valor da dotao no utilizada.
78
Cenrio 2
a) Atravs do Auxiliar de Lanamentos proceda ao registo do ciclo da despesa nas fases
do Cabimento e Compromisso, pelo valor anual previsto para os encargos com a
eletricidade. O N de Cabimento e Compromisso oferecidos pelo sistema so os
nmeros a comunicar.
b) Quando chegar a primeira fatura, atravs do Auxiliar de Lanamentos digite o N DOC
utilizado no registo referido na alnea anterior. Mantenha o mesmo N de Cabimento e
Compromisso, devendo proceder apenas ao registo da obrigao.
c) Quando chegar a segunda fatura, aceda novamente ao Auxiliar de Lanamentos,
digite novamente o mesmo N DOC e volte a registar apenas a fase da obrigao.
d) Quando pretender efetuar as fases da autorizao e pagamento, o procedimento o
mesmo, ou seja, digite o N DOC e de seguida autorize o pague o valor pretendido.
e) Neste cenrio, existe apenas o registo de um cabimento/compromisso, onde so
associadas todas as obrigaes. Todos os registos ficam associados ao mesmo N
DOC, N Cabimento e N de Compromisso.
f) Caso o valor anual registado no primeiro movimento ( ver alnea a) ) no seja suficiente
para a liquidao de todas as faturas, quando necessrio dever efetuar uma alterao
(para mais) atravs do Auxiliar de Lanamentos.
g) Se aps o registo de todas as faturas no for utilizada a totalidade da dotao
comprometida, dever efetuar uma alterao (para menos) no valor da dotao no
comprometida.
Nota: O recurso a este cenrio vai influenciar a informao sobre Fundos Disponveis e
Crdito Disponvel, pois so consideradas as receitas e previses de receitas para
perodos at 3 meses e o compromisso neste contexto registado para o ano inteiro.
Cenrio 3
a) Na opo Tabelas Cabimentos registe um cabimento pelo valor anual da dotao a
cativar. Tenha em ateno que no oramento de despesas tem de estar registado um
valor que permita esta cativao anual. este o N de Cabimento que ir comunicar.
b) Atravs do Auxiliar de Lanamentos proceda ao registo do ciclo da despesa nas fases
do Cabimento e Compromisso, pelo valor trimestral previsto para os encargos com a
eletricidade. O N Compromisso oferecidos pelo sistema o nmero a comunicar.
c) De seguida adote os restantes procedimentos j referidos no cenrio anterior, sendo
que no ciclo da despesa relativo a cada trimestre usado um novo N DOC (sequencial
da contabilidade). O N de Cabimento e N de Compromisso repetem-se em todos os
ciclos relativos a esta despesa.
79
Data :
N/ referncia :
Assunto :
2014-02-24
Orientao Tcnica n 3 / CONTAB-POCE
Pr Ativo - CTT
Salvo melhor entendimento e sem prejuzo de novas orientaes que sobre este assunto
venham a ser divulgadas, colocamos considerao de V. Exas. a anlise e eventual adoo
dos procedimentos que a seguir se transcrevem.
Para as escolas que formalizam com os CTT um contrato pr ativo, correspondendo este a
adiantamentos em conta corrente para futuros encargos, no que respeita aos lanamentos a
efetuar no CONTAB-POCE, apresentamos de seguida dois possveis cenrios a adotar em
alternativa:
Cenrio 1
i)
A cada entrega de valores aos CTT deve corresponder o registo do ciclo completo de
uma despesa, tendo por base a fatura ou documento equivalente emitido por essa
entidade a comprovar o valor entregue.
j)
k) No final do ano econmico, havendo saldo em conta corrente na posse dos CTT que
seja devolvido escola antes do encerramento do ano, no ltimo ciclo de despesa
efetuado proceda a uma alterao (para menos) em todas as linhas, pelo montante
devolvido.
Cenrio 2
a) A cada entrega de valores aos CTT deve corresponder um movimento extra oramental
de sada, sendo:
Dbito
229999 ( * )
25272199
Crdito
25272199
12
OBS
Pelo valor da entrega aos CTT
Nota ( * ) : Se o utilizador assim o entender, poder criar uma subconta da 229 para os CTT, a
usar em substituio da conta 229999. Para o efeito basta aceder ficha do fornecedor e indicar
a nova subconta a criar em 229 Adiantamentos a fornecedores.
b) Quando receber a fatura discriminativa dos servios prestados pelos CTT proceda ao
registo do ciclo completo da despesa, sendo neste caso usada a conta 221 referente
ao fornecedor CTT.
80
Crdito
229999 ( *)
251721
OBS
Pelo valor da fatura dos CTT
d) No final do ano econmico, havendo saldo em conta corrente na posse dos CTT que
seja devolvido escola antes do encerramento do ano, na data em que esse valor der
entrada na conta bancria, proceda ao lanamento do correspondente movimento extra
oramental de entrada (ver exemplo na alnea anterior)
e) Havendo a existncia de saldo em conta corrente no final do ano econmico e no
pressuposto que esse valor no devolvido e transita para o ano econmico seguinte,
proceda aos registos referidos nas alneas b) e c) .
f) No primeiro dia til do ano econmico seguinte, volte a registar um movimento
extraoramental de sada pelo valor em saldo que transitou na conta corrente dos CTT.
Notas Finais:
Em qualquer um dos cenrios poder optar por cativar a dotao anual atravs da opo
Tabelas Cabimentos ou assumir o cabimento no momento em que est a registar cada ciclo
da despesa.
Se optar por registar a cativao da dotao anual, o N de Cabimento obtido nesse registo
dever ser utilizado em todos os ciclos da despesa at final de ano. O N de Compromisso
obtido aquando do registo do primeiro ciclo da despesa, podendo tambm mant-lo no registo
dos ciclos seguintes, bastando alterar o N de Compromisso que oferecido pelo sistema.
No sendo solicitada a comunicao prvia do N de Cabimento e/ou Compromisso, a cada
ciclo de despesa poder corresponder os nmeros sequenciais oferecidos pelo sistema.
81
Data :
N/ referncia :
Assunto :
2014-03-28
Orientao Tcnica n 4 / CONTAB-POCE
Importao de despesas com pessoal
Salvo melhor entendimento e sem prejuzo de novas orientaes que sobre este assunto
venham a ser divulgadas, colocamos considerao de V. Exas. a anlise e eventual adoo
dos procedimentos que a seguir se transcrevem.
Na importao das despesas com pessoal devero os utilizadores ter em ateno aos
seguintes procedimentos:
1. Importao das fases do cabimento e compromisso
Na importao destas duas fases e tendo por base a Tabela GPV-Oramental o programa
apresenta os lanamentos correspondentes aos valores requisitados no Modelo RF3. uma
importao direta sem necessidade de qualquer alterao por parte do utilizador.
2. Importao da fase da obrigao
Embora esta fase possa ser importada em qualquer data aps a importao do cabimento /
compromisso e antes da importao da autorizao de pagamento, recomendamos que a
importao da obrigao seja efetuada na mesma data em que importada a autorizao de
pagamento e pagamento do lquido a interessados. Isto porque, caso tenham ocorrido
alteraes aos vencimentos aps o envio da requisio de fundos, evita-se desta forma a
repetio da importao na fase da obrigao.
Nesta fase e tendo por base a tabela GPV-Patrimonial, o programa vai recolher a informao
que nesse preciso momento esteja processada para os trabalhadores (abonos e descontos) e
que no GPV se encontra registada na opo Consultar / Alterar.
Relativamente aos valores das contribuies da entidade patronal (CGA, Seg. Social e ADSE),
so automaticamente considerados na fase da obrigao os mesmos valores que na fase do
compromisso foram importados para a contabilidade nos movimentos 026 / 027
Sobre estes valores (contribuies da EP apresentadas nas linhas a vermelho), tenham em
especial ateno:
a) Se aps o clculo do Modelo RF3 (GPV) e consequente importao para o CONTABPOCE das fases do cabimento e compromisso no ocorreram alteraes ao
processamento de vencimentos, a importao da fase da obrigao direta sem
necessidade de alteraes
b) Se aps o clculo do Modelo RF3 (GPV) e consequente importao para o CONTABPOCE das fases do cabimento e compromisso ocorreram alteraes ao processamento
diretamente na opo Consultar/Alterar do GPV, dever reajustar os valores
apresentados nas linhas a vermelho de forma a refletir na contabilidade os encargos
efetivos da EP relativos ao ms que est a ser importado.
82
83
Dbito
64
Crdito
24 / 26
Autorizao de Pagamento
24 / 26
252..
252
Pagamento
2527
2527
991
12
901
Obs
a)
b)
c)
c)
d)
e)
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7. Outras regularizaes
a) Sempre que forem efetuadas no GPV alteraes ao processamento de vencimentos
aps a importao das diversas fases para o CONTAB-POCE, em regra dever repetirse a importao a partir da fase da obrigao:
b) Nas situaes em que aps a importao de todas as fases do ciclo das despesas com
pessoal forem executados procedimentos que originem saldos em poder da escola, por
exemplo, alteraes s relaes de descontos e consequente entrega de menos valor
s respetivas entidades, poder ser adotada tambm a metodologia referida no ponto
anterior.
c) Havendo lugar ao processamento de valores (GPV) no campo Outros Abonos para
eventual entrega ao trabalhador de saldos em poder da escola, os valores indicados
nesse campo no so considerados no processo de importao, devendo ser refletidos
pela via manual a partir da fase da obrigao (recorrendo opo NOVO).
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Data :
N/ referncia :
Assunto :
2014-03-06
Orientao Tcnica n 7 / CONTAB-POCE
Registo de guias comunicadas pela DGPGF
Salvo melhor entendimento e sem prejuzo de novas orientaes que sobre este assunto
venham a ser divulgadas, colocamos considerao de V. Exas. a anlise e eventual adoo
dos procedimentos que a seguir se transcrevem.
As guias de receita de Estado tm de ser registadas em opo prpria para o efeito disponvel
na aplicao, possibilitando assim a sua associao ao Modelo RF3 no momento em que as
verbas so requisitadas.
As guias so registadas na aplicao com numerao sequencial reportadas data da entrega
do dinheiro nos cofres do Estado, no sendo possvel a repetio do nmero da guia para
datas diferentes.
Considerando que a DGPGF utiliza uma numerao sequencial prpria nas guias que emite,
haver certamente situaes em que o nmero da guia utilizado pela DGPGF j se encontra
registado na aplicao referente a outra guia elaborada pela escola.
Face ao exposto e no sentido de encontrar um procedimento que permita contornar esta
situao, recomendamos a utilizao de duas sries autnomas na identificao das guias e
consequente registo na aplicao, sendo:
a) Para as guias emitidas pela escola, utilizar uma srie com a numerao de 1 a 99;
b) Nas guias emitidas pela DGPGF utilizar o nmero da guia atribudo por esse organismo,
acrescido do nmero 100.
Por exemplo, a DGPGF emite a guia nmero 7. No programa esta guia ser registada
com o nmero 107.
Mais se informa que foi previamente auscultada a DGPGF sobre a adoo deste procedimento
tcnico para contornar a eventual coliso na numerao das guias a registar na aplicao.
O procedimento acima recomendado poder no ser utilizado nas situaes onde no se
verifique repetio no nmero da guia, ficando essa deciso ao critrio da escola.
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