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PAPIS DE TRABALHO (PTS) E ORGANIZAO DOS TRABALHOS

Introduo
O auditor no retm para seus arquivos os documentos e livros de registros
contbeis por ele examinados. Assim sendo os Papis de Trabalho (PTs)
constituem o nico registro de suas descobertas e do trabalho que desenvolveu
para chegar at elas.
Se no houver PTs, no haver meios de provar os fundamentos de sua opinio
expressa em pareceres e relatrios. No poder provar ainda que seus exames
foram adequados de acordo com princpios fundamentais de contabilidade e as
NBCs Normas Brasileiras de Contabilidade, institudas pelo CFC Conselho
Federal de Contabilidade, normas da CVM Comisso de Valores Mobilirios, do
IBRACON Instituto dos Auditores Independentes do Brasil, e outros.
Recomendamos que todos os PTs sejam organizados e colocados em 3 pastas.
Um mnimo de pastas , portanto exigidas para cada auditoria, como segue:
Pasta n. 1 Papis de Trabalho PT
Pasta n. 2 Pasta Geral PG
Pasta n. 3 Pasta Permanente PP
Os PTs integram um processo organizado de registro de evidncias da auditoria,
por intermdio de informaes em papel, filmes, meios eletrnicos ou outros que
assegurem o objetivo a que se destinam.
O auditor deve adotar procedimentos apropriados para manter a custdia dos
papis de trabalho pelo prazo de cinco anos, a partir da data de emisso do seu
parecer.
A confidencialidade dos papis de trabalho dever permanente do auditor.
Os papis de trabalho so de propriedade exclusiva do auditor.Partes ou excertos
destes podem, a critrio do auditor, ser postos disposio da entidade.
12.1. CONCEITOS GERAIS PAPIS DE TRABALHO
Objetivo
O exame de auditoria consiste em grande parte na obteno de informaes
suficientes, que permitam ao auditor formar opinio sobre a exatido e a fidelidade
dos elementos contbeis que ele examina, bem como sobre a eficincia e eficcia
dos controles internos administrativo e operacionais. Como seu trabalho o de
reunir provas, o auditor deve ter algum meio de acumul-las, para posterior exame
e referncia. Os papis de trabalho constituem um artifcio especfico utilizando
para acumular as provas necessrias ao auditor para apoiar sua opinio. Eles
incluem balancetes, lanamentos retificados, anlises de contas, esquemas,
conciliaes, resumos de informaes, comentrios, explicaes, programas de
auditoria, respostas a pedidos de confirmao, clculos por escrito, rascunho de
demonstraes contbeis, cpias de correspondncia, assim como qualquer outro

material escrito que o auditor prepara ou julga necessrio ao cumprimento de sua


tarefa.
Os papis de trabalho registram as provas que o auditor colheu, a fim de lhe dar
base para formar sua opinio; elas tornam-se tambm a prova do trabalho
executado pelo auditor com o fim de preparar-se para emitir uma opinio
abalizada.
A posio do auditor muito diferente daquela que um membro do departamento
de contabilidade de uma empresa/instituio. O pessoal do departamento de
contabilidade prepara os lanamentos partindo dos documentos dos documentos
originais, tais como notas de vendas, faturas, cheques e contratos. Eles tm,
ento, esses documentos para apoiar e comprovar seus lanamentos, bem como
os resumos que eles preparam dos lanamentos e registros.
O auditor no possui documentos originais, livros de registros originais, ou contas
do Razo para apoiar suas descobertas. Ele trabalha com documentos e registros
que deve deixar com os outros aps completar seus exames; dessa forma o nico
registro de suas descobertas o trabalho que desenvolveu para chegar a elas. Os
PTs deve ser preparado por ele, na prpria empresa/instituio. Se ele no fizer
qualquer registro, no ter meios de comprovar seu trabalho e sua
concluso/opinio, dos quais depende seu conceito profissional.
Finalidade
Os papis de trabalho constituem um registro permanente dos exames executados
pelo auditor e da documentao em que se baseia a opinio. Por tanto, eles
devero ser completos quanto aos fatos materiais, quanto extenso dos
trabalhos realizados, fonte de informaes obtidas e quanto s razes em que se
baseiam as concluses atingidas. Os papis de trabalho demonstram a prova da
validao dos registros do departamento/rea auditada e dos procedimentos de
auditoria aplicados.
Os papis de trabalho indicam, tambm, o grau de confiana nos sistemas de
controle interno.
Durante os anos subseqentes sua preparao, os papis de trabalho auxiliam o
auditor na soluo de assuntos importantes ligados s atividades da empresa.
No caso de uma ao legal, os papis de trabalho servem ao auditor como prova
para a defesa de sua posio nos assuntos que implicam negligncias e fraude.
Requisitos Essenciais
Os papis devem conter um cabealho discriminando:

Cdigo e nome do departamento auditado;


Data-base do exame/anlise;
Referncia do papel de trabalho;
Rubrica do auditor que preparou
Data completa.

Os papis devem possuir os vistos do gerente/supervisor e do encarregado de


campo para comprovar que os mesmos foram por eles revisados.

Os papis de trabalho devero apoiar as pretenses do auditor no cumprimento


das normas de auditoria. Para tanto, estes devem indicar claramente:
a relao da informao dos demonstrativos contbeis com os registros
auxiliares de contabilidade e com as concluses do auditor baseadas no exame
da evidncia da auditoria;
a confiana depositada pelo auditor no sistema de controle interno em relao
sua reviso e evoluo;
que foi evidenciado o cumprimento dos princpios fundamentais de
contabilidade e a sua aplicao em bases uniforme.
Os papis de trabalho que so elaborados pelo pessoal do departamento/rea
devero conter indicao nesse sentido (PPC);
Os ajustes e reclassificaes devero ser transcritos nos papis de trabalho.
Cada anexo dever indicar a fonte em que se baseou seu preparo.
Por questes de clareza, os papis devero ser auto suficientes.
A conciso dos papis de trabalho obtido mediante sumarizao apropriada,
apoiada por detalhes convenientes.
Os papis de trabalho devero conter necessariamente:

base de seleo;
servios efetuados;
ocorrncias e recomendaes, caso ocorram; e
concluso.

Os tiques no devem ser padronizados, ficando a critrio do auditor a sua


aplicao.
O auditor, ao elaborar um papel de trabalho, deve evitar a apresentao de mais
de 5 (cinco) tiques, pois dificulta a visualizao e reviso do trabalho.
Na ocorrncia de explicaes diversificadas, o auditor dever utilizar nmeros e
crculos em vermelho.
A ttulo de exemplo de padronizao, demonstramos abaixo 5 (cinco) tiques:
.....
.....
.....
.....

= obtido dos contratos .....


= somado
= verificado os documentos, tais como: ...
= conferido com o Razo
= clculos revisados

Os tiques sempre sero efetuados em vermelho.


As referncias cruzadas devem seguir os seguintes critrios:

Externas: de PT para PT, indicando somente a referncia do PT em lpis


vermelho.
Internas: as referncias internas sero feitas com letras minsculas em
vermelho e circuladas em vermelho.
Smbolos em papis de trabalho
Os smbolos ou tiques em papis devem ser usados pelo auditor para indicar o
trabalho feito (procedimentos de auditoria aplicados no exame).
Eles so usados visando economia de espao e de tempo, pois substituem as
descries ou anotaes narrativas, permitindo ao auditor racionalizar e simplificar
o uso dos papis de trabalho.
Tais smbolos, como regra geral, so colocados ao lado dos valores registrados
nos papis de trabalho e repetidos ao p de cada um desses papis seguidos de
uma descrio breve e objetiva do seu significado, indicando trabalho feito ou
procedimento aplicado. Desde que seja utilizada simbologia padronizada para um
mesmo trabalho, a sua descrio poder constar em folha nica, no fim do
conjunto de papis que representam tal trabalho.
Para essa finalidade, devem ser utilizados tiques simples e inconfundveis, j
consagrados na prtica, pois de outra forma eles mais dificultariam do que
auxiliariam na reviso, leitura e interpretao dos papis de trabalho.
Observaes:
Outros sinais podem ser utilizados nos papis de trabalho, a ttulo de
observaes ou chamados (anotaes, referncias ou comentrios).
Tais sinais, todavia, no devem ser confundidos com os tiques referidos
anteriormente, os quais tm, nica e exclusivamente, a finalidade de indicar
trabalho feito ou procedimento de auditoria aplicado.
Para os fins referidos na primeira observao, devem ser utilizados, portanto,
asteriscos e nmeros ou letras entre parnteses e outros sinais dessa espcie,
de maneira a que no venham a ser confundidos com os tiques que indicam
trabalho feito.
Um papel de trabalho evidenciando o cumprimento de um programa detalhado de
auditoria normalmente dispensa o uso dos tiques indicativos de trabalho feito, de
vez que deve conter a observao Trabalho feito (ou procedimentos aplicados)
conforme programa tal, por exemplo.
Procedimentos de Referenciao
Para maior eficincia em nossos trabalhos de auditoria, devemos determinar
procedimentos padres de referenciao dentro da empresa/departamento de
auditoria para elaborao de trabalho e evidncia de exames.
Assim, para a empresa ou o departamento de auditoria sero consideradas as
seguintes referncias:
A Balano Patrimonial ou Balancete (analtico)
B Ajustes e/ou Reclassificaes da Auditoria

C Caixa
D Bancos
E Ttulos de pronta liquidez
F Efeitos a receber no circulante
G Estoques
H Despesas do exerccio seguinte
I Efeitos a receber no longo prazo
J Investimentos
K - Imobilizado
L - Diferido
M Passivo Circulante
N Exigvel a longo prazo
O Resultados de exerccios futuros
P Patrimnio Lquido
Q Contas de compensao
R Correo Monetria do Balano (extinta a partir de 1/1/1996)
S Resultado do Exerccio
T Exames de procedimentos
O procedimento de referenciao dever considerar o seguinte esquema:
G
___________^____________
G.1
G.2 G.3
G.4
___________^_____________
G.1.1
G.1.2
G.1.3
___________^_____________
G.1.1
G.1.1
1
2

Folha Mestra
1 Subsidiria
2 Subsidiria
3 Subsidiria

Quando aplicvel, a folha mestra deve ser eliminada, com a instituio do balano
(referncia A) de forma analtica.
Os tiques (sinais e smbolos de referenciao) no devem ser padronizados,
ficando a critrio do auditor a sua aplicao, porm devem ser efetuados em cor
vermelha.
O auditor, ao elaborar um PT, deve evitar a apresentao de mais de 5 (cinco)
tiques, pois dificulta a visualizao e reviso do trabalho. Na ocorrncia de
explicaes diversificadas, o auditor dever utilizar nmeros e crculos em
vermelho.
As referncias cruzadas devem seguir os seguintes critrios:
Externas de PT, indicando somente a referncia do papel de trabalho.
Internas as referncias internas sero feitas com letras minsculas em vermelho
e circundadas em vermelho.
Tipos de Papis de Trabalho
Se os papis de trabalho devem ser os meios pelos quais a prova obtida, seguese que eles devem assumir ampla variedade de formas e modelos. Um papel de

trabalho qualquer registro que o auditor faz de seu trabalho, ou material que ele
encontra, a fim de consubstanciar a sua opinio. Eles abrangem uma vasta gama,
desde o tipo de folha de trabalho, comum em contabilidade geral, que demonstra o
balancete, ajustes, balancete ajustado, lucros e perdas, colunas do balano, at
uma simples pgina de notas tomadas para registrar uma conversa, ou os termos
de um contrato.
Embora haja grandes diferenas entre os papis de trabalho, existem certos tipos
muito comuns que merecem ateno nesta oportunidade:

papis preparados pelo depto. (PPI/PPC)


papis de trabalho dos auditores;
programas de auditoria;
questionrios
anexos;
papis de terceiros (circularizao).

H muito pouco, formulrios padronizados para papis de trabalho. Algumas


companhias possuem tipos tradicionais de papis de trabalho, os quais elas
acharam altamente satisfatrios, aconselhando seus auditores a utiliz-los. Porm,
mesmo esses formulrios tradicionais, devem variar muito de um trabalho e
auditoria para o outro. O auditor constantemente enfrenta novos problemas, que
exigem a elaborao de outros modelos de papel, ou a ampliao dos antigos.
Uma das caractersticas do bom auditor sua capacidade de idealizar formulrios
de papel de trabalho de acordo com as necessidades de qualquer problema de
verificao ou coleta de dados que se lhe apresente.
O estilo dos papis de trabalho difere muito entre os auditores, sendo
freqentemente satisfatrio qualquer um entre vrios tipos. O melhor formulrio
aquele que concilia a necessidade de coleta de informaes com a verificao dos
dados obtidos.