A Entrevista e o Processo de Descrio de Cargos - Parte 1

I - Entrevista para descrio de cargo

Exigncias da tarefa Para o melhor entendimento de como funcionam os sistemas de informaes e os processos gerenciais da empresa, o entrevistador dever processar muitas informaes e resumi-las a um volume gerencivel de dados relevantes. Para preparar boas descries de cargo, necessrio o entendimento dos inter-relacionamentos importantes entre as diversas reas da empresa. Esse entendimento permitir fazer anlises dos processos gerenciais e como eles interferem na maneira como cada rea est organizada, em termos de estrutura de cargos. Precisamos manter a mente aberta para assimilar e processar informaes que no se conformam com as nossas expectativas. necessrio captar no s o que est explcito, mas tambm o que est implcito nas declaraes das pessoas que estamos entrevistando para elaborar descries de cargo. A entrevista uma das formas de coleta de dados com maior potencial para refletir de maneira fidedigna a realidade da empresa. Tanto o entrevistador quanto o entrevistado tm oportunidades de refletir sobre o cargo de uma forma sistemtica. A entrevista levanta pontos e questes que normalmente passam despercebidos no dia-a-dia da empresa. Um entrevistador preparado poder levantar questes importantes, tanto para a descrio do cargo como para o aprimoramento da estrutura organizacional e seu funcionamento, considerando os objetivos e estratgias da empresa. Experincia prvia do entrevistador O entrevistador pode utilizar seu conhecimento prvio sobre determinados cargos para facilitar o processo de anlise e descrio de cargo. Essa experincia no elimina a necessidade de validar suas informaes junto ao ocupante do cargo ou aos superiores deste. Lista de verificao para entrevistas com gerentes, coordenadores, supervisores Para melhor conhecimento de cada rea da empresa, interessante comear as descries de cargo pelos cargos de gerncia. Quando o entrevistador tem um conhecimento global de cada rea, a descrio dos demais cargos torna-se mais fcil. Exemplos de perguntas genricas para cargos de Gerncia/Coordenao/Superviso Voc pode pedir inicialmente ao entrevistado para lhe dar uma viso geral do cargo, em termos de objetivos e responsabilidades. Em alguns casos, um histrico sucinto de como vem evoluindo o cargo nos ltimos anos pode ser esclarecedor. Voc pode perguntar, por exemplo, que tipo de modificaes importantes ocorreram nas atribuies, nos objetivos, nas condies de trabalho, no organograma, nas responsabilidades do cargo? Perguntas tpicas para iniciar e desenvolver a entrevista: Qual o objetivo central que o seu cargo deve alcanar? Quais so as principais atividades que voc dirige, supervisiona ou controla? (Esta pergunta pode gerar muitas outras. Pode tomar algum tempo para cobrir todas as atribuies do cargo). Qual a participao do seu cargo na definio de polticas, objetivos, normas e procedimentos para sua rea? Como so estabelecidos os objetivos e metas de curto/longo prazos para o seu cargo? Como feito o planejamento, o acompanhamento e as correes dos planos e objetivos do seu trabalho? Como voc planeja, acompanha, controla e avalia o resultado do trabalho dos membros da sua equipe? Quais as principais complexidades do seu cargo? Quais os principais desafios do seu cargo? Voc poderia dar uns dois ou trs exemplos de objetivos que sejam desafiantes porm no impossveis?

Que tipos de obstculos ou de oportunidades exigem o mximo de sua habilidade para atingir seus objetivos? Qual a autonomia do seu cargo em relao a movimentao de pessoal, mudanas na organizao, mudanas em cargos da sua rea, mtodos de trabalho etc.? Qual a autonomia do seu cargo em relao a despesas, investimentos? Qual a autonomia do cargo em relao a formao de sua equipe (seleo, treinamento, desenvolvimento etc.)? Como o seu superior pode saber se voc est tendo um desempenho satisfatrio em relao aos objetivos estabelecidos para o seu cargo? Quais os principais objetivos que poderiam ser tomados como representativos para o seu cargo? Qual a medida (quantitativa ou qualitativa) poderia ser utilizada para descrever ou medir o seu desempenho? Clique aqui para ler a parte 2

A Entrevista e o Processo de Descrio de Cargos - Parte 2

Exemplos de perguntas especficas por rea de atuao
rea de Recursos Humanos Quais as caractersticas relevantes da fora de trabalho utilizada pela empresa? Quais as responsabilidades e autonomia do cargo em relao s polticas, normas, ou procedimentos, no que se refere a: - recrutamento e seleo; - administrao salarial; - treinamento e desenvolvimento; - movimentao de pessoal em geral; - assistncia e servios a funcionrios. Existe algum tipo de planejamento de longo prazo de que o cargo participe? Como feito o recrutamento e seleo de pessoal? Como so integrados os novos funcionrios? Como so administrados os salrios de cada nvel da organizao? Que informaes de mercado so utilizadas? Existem sistemas formais para administrao de cargos e salrios? Como funcionam? Como funciona o programa de treinamento e desenvolvimento de recursos humanos? feito algum planejamento? Existe um plano/programa de promoes ou sucesses? Como funciona? Existe uma poltica de aumentos por mrito? Como funciona? Existe um programa de avaliao de desempenho? Como funciona? Como funcionam os procedimentos para desligamento de funcionrios? rea de Vendas Como organizada a rea de vendas a nvel nacional/ regional/local? Quais so as principais regies atendidas? Quais os produtos vendidos e seus principais concorrentes? Qual a situao da empresa em termos de participao de mercado? Como feito o plano de vendas? Como so estabelecidos os objetivos? Como e quando so feitas campanhas/promoes de vendas? Existe alguma situao de sazonalidade para venda de algum produto? Que circunstncias de mercado podem beneficiar ou prejudicar as vendas? Como so determinados os preos? Quem pode alterar listas de preos e dar descontos? Como so determinadas as margens de lucro? Como o recrutamento das equipes de vendas?

 proporcionado treinamento especfico para o pessoal novo na rea? Como so desenvolvidos os incentivos para as equipes de vendas? Como feito o acompanhamento sobre o progresso e resultado dos trabalhos das equipes? Que tipos de relatrios, anlises, previses so feitos? rea de Compras / Suprimentos Quais as caractersticas dos produtos comprados? Como so classificados os materiais comprados (matria-prima, material de embalagem, material improdutivo etc.)? Quantos fornecedores existem em mdia para os principais itens comprados? Como feito o planejamento de compras? Qual a participao das demais reas da empresa nesse processo? Como so selecionados os fornecedores? Como so especificados os produtos a serem comprados? Qual o papel de outras reas da empresa nesse aspecto? Como so desenvolvidos novos fornecedores? Quais as autonomias para negociao de preos, prazos, etc.? Como so controlados os estoques? Existe uma poltica definida? Como so tratadas as situaes de contingncia (mudanas bruscas em programas de produo, perspectiva de falta de mercadoria no mercado, aumentos extraordinrios de preos etc.)? Existem itens importados? Como so feitas essas compras e em interao com quais reas da empresa? rea Financeira Qual a principal preocupao do cargo com relao s finanas da empresa? Como feito o planejamento financeiro? Quais os seus objetivos de curto/mdio/longo prazos? Como feito o cash-flow e qual o seu objetivo? Como a empresa capta, aloca, aplica recursos financeiros? A empresa tipicamente geradora ou tomadora de recursos financeiros? Qual a participao do cargo na elaborao de oramentos anuais, envolvendo despesas, receitas, investimentos etc.? Qual a poltica de relacionamento bancrio e o papel do cargo na sua definio/execuo? Como feita a projeo de cenrios econmicos, envolvendo estimativas de inflao, cmbio, juros etc.? Existem situaes de contingncias? Quais as decises que o cargo deve tomar nessas situaes? Que tipos de relatrios, anlises, avaliaes o cargo deve preparar? Qual a interao do cargo com outras reas correlatas, tais como Contabilidade, Controladoria, Auditoria etc. Como funciona a Tesouraria, no que se refere a Contas a Pagar, Contas a Receber etc.? Qual a poltica e como funciona a concesso de crdito a clientes? Qual a interao do cargo com outras reas da empresa? rea de Marketing Produto/Mercado Como se posicionam os produtos/servios da empresa no mercado? Qual a participao da empresa no mercado por linha de produto? Que tipo de concorrncia existe? Quais so os principais clientes/consumidores/usurios dos produtos/servios da empresa? So utilizadas pesquisas de mercado? Qual o papel do seu cargo no desenvolvimento ou lanamento de um novo produto? Como so estabelecidos os objetivos de crescimento, participao de mercado, posicionamento de produtos e como so feitos os planos e programas para consecuo desses objetivos? Qual o potencial dos mercados onde a empresa atua?

Que outras restries, ameaas, ou oportunidades existem no mercado? Publicidade/Propaganda Qual o grau de utilizao de publicidade e seu efeito sobre as vendas? Como o seu cargo contribui para a definio dos planos e programas de publicidade? Qual a sua participao no planejamento e execuo de campanhas publicitrias? Como decidida a utilizao das mdias? Como so estabelecidos os oramentos para publicidade e como feita sua administrao? rea Jurdica Qual a natureza dos assuntos legais sob responsabilidade do seu cargo? (por exemplo, trabalhista, tributrio, societrio, comercial etc.) Quando a rea jurdica acionada e como se d sua interveno? Qual o papel do cargo na fase anterior a uma ao judicial? Existem negociaes com as partes envolvidas? Por que e como acontece um processo judicial? Quando e por que uma pendncia legal entra na fase contenciosa? Como so analisados os aspectos financeiros envolvidos numa questo legal? Como so definidos os acordos sobre processos? Em que fases do processo esses acordos podem acontecer? Como so definidas as questes sobre valores de indenizaes a pagar ou a receber? Qual o volume de recursos envolvidos em aes judiciais (anualmente, por exemplo)? Que tipo de assistncia o cargo presta a outras reas da empresa? Que tipos de restries, ameaas, oportunidades existem no contexto de atuao da empresa que podem influenciar os resultados do seu trabalho? reas de Controladoria e Contabilidade Como so definidos os sistemas, normas e procedimentos contbeis? Como e por que meio so registrados os eventos contbeis? Qual o papel do cargo na elaborao de oramentos, previses, planos econmico-financeiros? Que tipo de feedback o cargo fornece a outras reas da empresa em relao a anlises sobre despesas, receitas, custos, investimentos? Como feito o planejamento tributrio e qual a influncia que o seu cargo exerce sobre sua execuo? Que influncia o seu cargo exerce sobre questes legais, envolvendo as diversas atividades da empresa? Que tipo de assistncia legal o cargo recebe? Quem fornece essa assistncia? Que tipos de anlises e controles voc supervisiona e como voc pode contribuir para os resultados? (Por exemplo, controles de contas a pagar, contas a receber, de estoques etc.) Existe uma auditoria interna? So utilizados auditores externos? Qual o escopo dessas auditorias e como o cargo interage com os auditores? Qual a autonomia ou responsabilidade do cargo em relao a alteraes nas normas e procedimentos contbeis? A empresa Matriz? O cargo exerce influncia em decises gerenciais envolvendo investimentos, ou projetos de outros departamentos (nos aspectos financeiros)? rea de Engenharia Instalaes: Voc poderia me dar uma viso geral sucinta das instalaes? Qual o grau de sofisticao tecnolgica das instalaes? Como so feitas as modificaes em instalaes e como ocorrem esses processos? Quais os objetivos das modificaes?

Qual a sua participao nos planos para expanso da capacidade instalada? Como o seu cargo interage com os demais departamentos da rea industrial? Quais os objetivos dessas interaes? Qual o impacto que o seu cargo exerce sobre a qualidade final dos produtos? Processos: Qual a influncia da engenharia nos processos de produo? O seu cargo tem autonomia para modificar processos na rea industrial? Qual a complexidade tecnologia empregada no processo produtivo? Qual a sua participao nos planos de atualizao tecnolgica, aumento de capacidade produtiva etc.? Qual a relao que o cargo tem com a medio e/ou avaliao do resultado final do processo produtivo? Qual o impacto que o seu cargo exerce sobre a qualidade final dos produtos? rea de Produo Planejamento e Controle da Produo Qual a responsabilidade do cargo no processo de definio do volume de produo? Como feita a previso e planejamento do volume e tipos de produtos a ser fabricados? O tipo de material utilizado na produo exige algum conhecimento ou habilidade especial para exercer as funes do cargo? Como feito o controle dos estoques de matrias-primas e outros materiais? E dos produtos acabados ou em processo? Como administrado o fluxo dos produtos aps a fase de produo? Quando e como o seu cargo precisa interagir com o com o gerente geral de produo? Linha de Produo Quais os principais nmeros relacionados com a atividade produtiva (quantidades, custos de produo etc.)?. Quais as principais caractersticas dos produtos fabricados? Quais os objetivos e responsabilidades do seu cargo em relao ao planejamento e controle da produo? Como o seu cargo pode contribuir para melhorar a produtividade das linhas de produo? Como feito o planejamento da manuteno das instalaes? Qual a sua autonomia em relao s principais normas e procedimentos da rea de produo? Quais as principais decises que voc precisa tomar durante o processo produtivo? Como feito o controle das horas trabalhadas pelo pessoal de produo? Como feito o controle da produo? Como feito o controle da qualidade? Quais as suas responsabilidades em relao administrao de pessoal (contratao de pessoal, definio de salrios, aumentos de mrito, promoes, prmios, programas de incentivos etc.)? rea de Pesquisa e Desenvolvimento Como so feitos os planos para desenvolvimento de novos produtos? Qual o principal enfoque da pesquisa na empresa? Desenvolver novas tecnologias? Desenvolver aplicao de tecnologias a novos produtos? Adaptaes e aperfeioamentos dos produtos existentes? Qual o ciclo de desenvolvimento de um novo produto? Quais suas fases e tempo de desenvolvimento? Que interaes o cargo tem com outras reas da empresa no desenvolvimento dos seus projetos? Como so analisados e testados os produtos em desenvolvimento? Quais as polticas e objetivos relacionando custos a caractersticas do produto?

Quem pode sugerir alteraes de produtos ou novos produtos para desenvolvimento? De onde vem o principal "feedback" para a rea de pesquisa e desenvolvimento? Como so feitos os aperfeioamentos nos processos de produo? Qual a interao de P&D com a linha de produo? Clique aqui para ler a parte 3 Clique aqui para ler a parte 1

A Entrevista e o Processo de Descrio de Cargos - Parte 3

II - O processo de descrio de cargos O processo de anlise e descrio de cargos visa a levantar as informaes sobre as diversas atividades e tarefas que constituem o conjunto de responsabilidades de cada cargo dentro da empresa. Primeira verso da descrio: cargos de Gerncia, Coordenao, Superviso Os ocupantes destes cargos podem fazer suas prprias descries de cargo, aps um treinamento especial numa reunio de cerca de uma hora. Os modelos de instrues para preenchimento dos formulrios de descrio de cargo apresentados neste manual contm informaes que servem para elaborar o roteiro desse treinamento. A reviso dessas descries tradicionalmente feita por um analista de cargos, numa entrevista individual com cada ocupante de cargo. Primeira verso da descrio: cargos Administrativos/Operacionais O procedimento para as descries desses cargos basicamente o mesmo, quando os ocupantes dos cargos tenham o mnimo de habilidade para escrever. Casa haja problemas para escrever, as descries podem ser feitas pelo chefe imediato. A reviso dessas descries deve ser feita da mesma forma que a dos cargos gerenciais. Caractersticas do processo de descrio de cargos O processo de descrio cargos no deve ser entendido como um processo esttico, onde uma vez feitas as descries no h mais necessidade de se pensar no assunto. Muito ao contrrio, este um processo dinmico, que acompanha a prpria dinmica das mudanas na empresa e nos cargos. Portanto, sempre ser positiva qualquer iniciativa no sentido de se atualizar e/ou melhorar as descries de cargo existentes. uma oportunidade para cada departamento ou rea da empresa refletir sobre seus objetivos e sobre o que est sendo feito, e de que forma, para a consecuo dessas metas. III - Formato da descrio de cargo Para os cargos de liderana, coordenao ou equivalentes, a descrio de cargo podem conter os seguintes tpicos: -identificao -misso do cargo ou funo bsica -principais responsabilidades Opcionalmente, outros tpicos podero ser includos, como, por exemplo: -principais desafios/complexidades; -posio na estrutura organizacional; -relacionamentos internos e externos. Para os cargos administrativos/operacionais, a descrio de cargo basicamente contem os mesmos tpicos, apenas com um enfoque voltado para as caractersticas dessas funes. No final deste manual so mostrados modelos de instrues para preenchimento de formulrios para descrio de cargosAdministrativos e Operacionais e para cargos Tcnicos, Especializados e Gerenciais. Veja tambm um modelo de formulrio para descrio de cargos.

Como ou Como Deve Ser o Cargo? Dentro de um enfoque mais dinmico, a preocupao deve ser com a maneira como o cargo deve ser hoje, considerando tambm uma perspectiva de mdio / longo prazo. Quem d a contribuio no "o cargo", mas o ocupante do cargo. A pessoa que est no cargo, mediante sua forma de atuao, pode dar contribuies importantes para melhorar o "desenho" do cargo. IV - Redao das descries de cargo O que enfatizar conforme o tipo de cargo Cargos administrativos Nestes cargos a nfase recai em tarefas. Procure analisar: -fluxo das tarefas; -ciclo das tarefas; -tipos de controles, relatrios preparados; -periodicidade e prazos das tarefas; -relacionamentos com outras reas. Cargos operacionais A nfase tambm recai em tarefas. Procure analisar: - tipos de operaes executadas; - fases/fluxo das tarefas; - ciclo das tarefas; - tipos de mquinas operadas; - tipos de materiais e ferramentas utilizados; - quantidade/qualidade exigidas do trabalho; - anotaes, controles da produo. Cargos tcnicos e especializados Para melhor descrever estes cargos, analise: - qual a disciplina principal (que campo do conhecimento); - como funciona o processo de trabalho; - qual o ciclo das atividades; - que reas so atendidas; - qual o objetivo da prestao do servio. Cargos gerenciais Procure analisar as responsabilidades do cargo em relao a: - estratgias; - polticas; - estabelecimento de objetivos; - elaborao de planos de ao; - responsabilidades por superviso e controle; - responsabilidades por gerncia de pessoas. O texto da descrio de cargo deve ser sucinto, em estilo claro e fcil de ler

A escolha das palavras e da forma de elaborao das frases numa descrio de cargo sumamente importante para facilitar a leitura e compreenso do cargo. Pense que seu objetivo facilitar o entendimento do cargo por uma pessoa que no conhea o cargo. Por exemplo, imagine diversos supervisores ou gerentes numa reunio de avaliao de cargos tentando discutir sobre os cargos das diversas reas e departamentos da empresa. Cada pessoa dever ler vrias descries de cargo num dia. Portanto as descries de cargo devero ter um texto curto, porm esclarecedor. O estilo recomendado nas instrues de preenchimento dos formulrios tem sido utilizado sem problemas por muitas empresas. V- Reviso das descries de cargo Os gerente e diretores devem analisar a verso final das descries de cargo. As descries devem ser analisadas em reunies, de preferncia com a presena de um executivo que tenha autoridade e poder para autorizar modificaes na estrutura de cargos ou nos processos gerenciais e sistemas de informao envolvidos. A reviso das descries de cargo poder mostrar, entre outras, algumas das seguintes situaes: - tarefas "rfs": responsabilidades que ningum assume; - superposies de tarefas: tarefas feitas em dois locais diferentes, sem necessidade da duplicao de esforos; - tarefas desnecessrias: tarefas que no fazem mais sentido e que continuam a ser feitas; - outras oportunidades para melhorar sistemas e processos gerenciais. O entrevistador deveria manter sempre uma linha de comunicao permanentemente aberta com todas as pessoas entrevistadas ou que responderam ao questionrio para descrio de cargo. Todo o tempo que se puder gastar no contato com os ocupantes dos cargos, esclarecendo dvidas, ser extremamente produtivo em termos de credibilidade e aceitao das polticas de administrao salarial da empresa.