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Exigências da tarefa
Precisamos manter a mente aberta para assimilar e processar informações que não
se conformam com as nossas expectativas. É necessário captar não só o que está
explícito, mas também o que está implícito nas declarações das pessoas que
estamos entrevistando para elaborar descrições de cargo.
A entrevista é uma das formas de coleta de dados com maior potencial para refletir
de maneira fidedigna a realidade da empresa. Tanto o entrevistador quanto o
entrevistado têm oportunidades de refletir sobre o cargo de uma forma sistemática. A
entrevista levanta pontos e questões que normalmente passam despercebidos no
dia-a-dia da empresa. Um entrevistador preparado poderá levantar questões
importantes, tanto para a descrição do cargo como para o aprimoramento da
estrutura organizacional e seu funcionamento, considerando os objetivos e
estratégias da empresa.
Você pode pedir inicialmente ao entrevistado para lhe dar uma visão geral do cargo,
em termos de objetivos e responsabilidades. Em alguns casos, um histórico sucinto
de como vem evoluindo o cargo nos últimos anos pode ser esclarecedor. Você pode
perguntar, por exemplo, que tipo de modificações importantes ocorreram nas
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atribuições, nos objetivos, nas condições de trabalho, no organograma, nas
responsabilidades do cargo?
Quais são as principais atividades que você dirige, supervisiona ou controla? (Esta
pergunta pode gerar muitas outras. Pode tomar algum tempo para cobrir todas as
atribuições do cargo).
Quais os principais desafios do seu cargo? Você poderia dar uns dois ou três
exemplos de objetivos que sejam desafiantes porém não impossíveis?
Como o seu superior pode saber se você está tendo um desempenho satisfatório em
relação aos objetivos estabelecidos para o seu cargo?
Quais os principais objetivos que poderiam ser tomados como representativos para
o seu cargo?
- recrutamento e seleção;
- administração salarial;
- treinamento e desenvolvimento;
- movimentação de pessoal em geral;
- assistência e serviços a funcionários.
Área de Vendas
Como são determinados os preços? Quem pode alterar listas de preços e dar
descontos?
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Como são determinadas as margens de lucro?
Existem itens importados? Como são feitas essas compras e em interação com quais
áreas da empresa?
Área Financeira
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Como a empresa capta, aloca, aplica recursos financeiros? A empresa é tipicamente
geradora ou tomadora de recursos financeiros?
Qual a interação do cargo com outras áreas correlatas, tais como Contabilidade,
Controladoria, Auditoria etc.
Área de Marketing
Produto/Mercado
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Publicidade/Propaganda
Como o seu cargo contribui para a definição dos planos e programas de publicidade?
Área Jurídica
Qual a natureza dos assuntos legais sob responsabilidade do seu cargo? (por
exemplo, trabalhista, tributário, societário, comercial etc.)
Qual o papel do cargo na fase anterior a uma ação judicial? Existem negociações com
as partes envolvidas?
Como são definidos os acordos sobre processos? Em que fases do processo esses
acordos podem acontecer? Como são definidas as questões sobre valores de
indenizações a pagar ou a receber?
Como são definidos os sistemas, normas e procedimentos contábeis? Como e por que
meio são registrados os eventos contábeis?
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Como é feito o planejamento tributário e qual a influência que o seu cargo exerce sobre
sua execução?
Que influência o seu cargo exerce sobre questões legais, envolvendo as diversas
atividades da empresa?
Que tipo de assistência legal o cargo recebe? Quem fornece essa assistência?
Que tipos de análises e controles você supervisiona e como você pode contribuir para
os resultados? (Por exemplo, controles de contas a pagar, contas a receber, de
estoques etc.)
Existe uma auditoria interna? São utilizados auditores externos? Qual o escopo dessas
auditorias e como o cargo interage com os auditores?
Área de Engenharia
Instalações:
Como o seu cargo interage com os demais departamentos da área industrial? Quais os
objetivos dessas interações?
Qual o impacto que o seu cargo exerce sobre a qualidade final dos produtos?
Processos:
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Qual a relação que o cargo tem com a medição e/ou avaliação do resultado final do
processo produtivo?
Qual o impacto que o seu cargo exerce sobre a qualidade final dos produtos?
Área de Produção
Quando e como o seu cargo precisa interagir com o com o gerente geral de produção?
Linha de Produção
Como o seu cargo pode contribuir para melhorar a produtividade das linhas de
produção?
Quais as principais decisões que você precisa tomar durante o processo produtivo?
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Quais as suas responsabilidades em relação à administração de pessoal (contratação
de pessoal, definição de salários, aumentos de mérito, promoções, prêmios,
programas de incentivos etc.)?
Que interações o cargo tem com outras áreas da empresa no desenvolvimento dos
seus projetos?
Os ocupantes destes cargos podem fazer suas próprias descrições de cargo, após um
treinamento especial numa reunião de cerca de uma hora. Os modelos de instruções
para preenchimento dos formulários de descrição de cargo apresentados neste manual
contêm informações que servem para elaborar o roteiro desse treinamento.
A revisão dessas descrições deve ser feita da mesma forma que a dos cargos
gerenciais.
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Características do processo de descrição de cargos
O processo de descrição cargos não deve ser entendido como um processo estático,
onde uma vez feitas as descrições não há mais necessidade de se pensar no assunto.
Muito ao contrário, este é um processo dinâmico, que acompanha a própria dinâmica
das mudanças na empresa e nos cargos. Portanto, sempre será positiva qualquer
iniciativa no sentido de se atualizar e/ou melhorar as descrições de cargo existentes. É
uma oportunidade para cada departamento ou área da empresa refletir sobre seus
objetivos e sobre o que está sendo feito, e de que forma, para a consecução dessas
metas.
-identificação
-principais responsabilidades
-principais desafios/complexidades;
Dentro de um enfoque mais dinâmico, a preocupação deve ser com a maneira como o
cargo deve ser hoje, considerando também uma perspectiva de médio / longo prazo.
Quem dá a contribuição não é "o cargo", mas o ocupante do cargo. A pessoa que está
no cargo, mediante sua forma de atuação, pode dar contribuições importantes para
melhorar o "desenho" do cargo.
Cargos administrativos
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Nestes cargos a ênfase recai em tarefas. Procure analisar:
Cargos operacionais
Cargos gerenciais
- estratégias;
- políticas;
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- estabelecimento de objetivos;
O texto da descrição de cargo deve ser sucinto, em estilo claro e fácil de ler
A escolha das palavras e da forma de elaboração das frases numa descrição de cargo
é sumamente importante para facilitar a leitura e compreensão do cargo. Pense que
seu objetivo é facilitar o entendimento do cargo por uma pessoa que não conheça o
cargo. Por exemplo, imagine diversos supervisores ou gerentes numa reunião de
avaliação de cargos tentando discutir sobre os cargos das diversas áreas e
departamentos da empresa. Cada pessoa deverá ler várias descrições de cargo num
dia. Portanto as descrições de cargo deverão ter um texto curto, porém esclarecedor.
A revisão das descrições de cargo poderá mostrar, entre outras, algumas das
seguintes situações:
- tarefas desnecessárias: tarefas que não fazem mais sentido e que continuam a ser
feitas;
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