A Entrevista e o Processo de Descrição de Cargos

Para cargos gerenciais: diretores, gerentes, coordenadores, supervisores e

analistas

Este modelo de instruções para elaboração de descrição de cargo destina-se aos ocupantes de
cargos que têm função gerencial ou exercem atividades muito especializadas: analistas,
supervisores, coordenadores, gerentes, diretores etc.

Você precisa criar um formulário para descrição de cargos contendo os tópicos mencionados
nessas instruções. Você pode personalizar o formulário para sua empresa. Distribua o
formulário juntamente com essas instruções. Geralmente a maioria das pessoas não têm
dificuldade em preencher o formulário.

Obviamente, quando receber os formulários preenchidos, você precisará homogeneizar a

linguagem, fazendo os ajustes necessários na redação para completar suas descrições de
cargo.

Modelo de formulário para descrição de cargo

Descrição de Cargo
1. Identificação Data:
Título do Cargo:
Nome do Ocupante:
Departamento:
2. Missão do Cargo

3. Responsabilidades

4. Assinaturas:
Ocupante: Superior Imediato:

I - Entrevista para descrição de cargo

Exigências da tarefa
Para o melhor entendimento de como funcionam os sistemas de informações e os processos
gerenciais da empresa, o entrevistador deverá processar muitas informações e resumi-las a
um volume gerenciável de dados relevantes.
Para preparar boas descrições de cargo, é necessário o entendimento dos inter-
relacionamentos importantes entre as diversas áreas da empresa. Esse entendimento
permitirá fazer análises dos processos gerenciais e como eles interferem na maneira como
cada área está organizada, em termos de estrutura de cargos.

Precisamos manter a mente aberta para assimilar e processar informações que não se
conformam com as nossas expectativas. É necessário captar não só o que está explícito, mas
também o que está implícito nas declarações das pessoas que estamos entrevistando para
elaborar descrições de cargo.

A entrevista é uma das formas de coleta de dados com maior potencial para refletir de maneira
fidedigna a realidade da empresa. Tanto o entrevistador quanto o entrevistado têm
oportunidades de refletir sobre o cargo de uma forma sistemática. A entrevista levanta pontos
e questões que normalmente passam despercebidos no dia-a-dia da empresa. Um
entrevistador preparado poderá levantar questões importantes, tanto para a descrição do
cargo como para o aprimoramento da estrutura organizacional e seu funcionamento,
considerando os objetivos e estratégias da empresa.

Experiência prévia do entrevistador

O entrevistador pode utilizar seu conhecimento prévio sobre determinados cargos para facilitar
o processo de análise e descrição de cargo. Essa experiência não elimina a necessidade de
validar suas informações junto ao ocupante do cargo ou aos superiores deste.

Lista de verificação para entrevistas com gerentes, coordenadores, supervisores

Para melhor conhecimento de cada área da empresa, é interessante começar as descrições de

cargo pelos cargos de gerência. Quando o entrevistador tem um conhecimento global de cada
área, a descrição dos demais cargos torna-se mais fácil.

Exemplos de perguntas genéricas para cargos de Gerência/Coordenação/Supervisão

Você pode pedir inicialmente ao entrevistado para lhe dar uma visão geral do cargo, em
termos de objetivos e responsabilidades. Em alguns casos, um histórico sucinto de como vem
evoluindo o cargo nos últimos anos pode ser esclarecedor. Você pode perguntar, por exemplo,
que tipo de modificações importantes ocorreram nas atribuições, nos objetivos, nas condições
de trabalho, no organograma, nas responsabilidades do cargo?

Perguntas típicas para iniciar e desenvolver a entrevista:

Qual o objetivo central que o seu cargo deve alcançar?

Quais são as principais atividades que você dirige, supervisiona ou controla? (Esta pergunta
pode gerar muitas outras. Pode tomar algum tempo para cobrir todas as atribuições do cargo).

Qual a participação do seu cargo na definição de políticas, objetivos, normas e procedimentos

para sua área?

Como são estabelecidos os objetivos e metas de curto/longo prazos para o seu cargo?

Como é feito o planejamento, o acompanhamento e as correções dos planos e objetivos do seu

trabalho?
Como você planeja, acompanha, controla e avalia o resultado do trabalho dos membros da sua
equipe?

Quais as principais complexidades do seu cargo?

Quais os principais desafios do seu cargo? Você poderia dar uns dois ou três exemplos de
objetivos que sejam desafiantes porém não impossíveis?

Que tipos de obstáculos ou de oportunidades exigem o máximo de sua habilidade para atingir
seus objetivos?

Qual a autonomia do seu cargo em relação a movimentação de pessoal, mudanças na

organização, mudanças em cargos da sua área, métodos de trabalho etc.?

Qual a autonomia do seu cargo em relação a despesas, investimentos?

Qual a autonomia do cargo em relação a formação de sua equipe (seleção, treinamento,

desenvolvimento etc.)?

Como o seu superior pode saber se você está tendo um desempenho satisfatório em relação
aos objetivos estabelecidos para o seu cargo?

Quais os principais objetivos que poderiam ser tomados como representativos para o seu
cargo?

Qual a medida (quantitativa ou qualitativa) poderia ser utilizada para descrever ou medir o seu
desempenho?

Exemplos de perguntas específicas por área de atuação

Área de Recursos Humanos

Quais as características relevantes da força de trabalho utilizada pela empresa?

Quais as responsabilidades e autonomia do cargo em relação às políticas, normas, ou

procedimentos, no que se refere a:

- recrutamento e seleção;
- administração salarial;
- treinamento e desenvolvimento;
- movimentação de pessoal em geral;
- assistência e serviços a funcionários.

Existe algum tipo de planejamento de longo prazo de que o cargo participe?

Como é feito o recrutamento e seleção de pessoal?

Como são integrados os novos funcionários?

Como são administrados os salários de cada nível da organização? Que informações de

mercado são utilizadas?

Existem sistemas formais para administração de cargos e salários? Como funcionam?

Como funciona o programa de treinamento e desenvolvimento de recursos humanos? É feito
algum planejamento?

Existe um plano/programa de promoções ou sucessões? Como funciona?

Existe uma política de aumentos por mérito? Como funciona?

Existe um programa de avaliação de desempenho? Como funciona?

Como funcionam os procedimentos para desligamento de funcionários?

Área de Vendas

Como é organizada a área de vendas a nível nacional/ regional/local?

Quais são as principais regiões atendidas?

Quais os produtos vendidos e seus principais concorrentes?

Qual a situação da empresa em termos de participação de mercado?

Como é feito o plano de vendas? Como são estabelecidos os objetivos?

Como e quando são feitas campanhas/promoções de vendas?

Existe alguma situação de sazonalidade para venda de algum produto? Que circunstâncias de
mercado podem beneficiar ou prejudicar as vendas?

Como são determinados os preços? Quem pode alterar listas de preços e dar descontos?

Como são determinadas as margens de lucro?

Como é o recrutamento das equipes de vendas?

É proporcionado treinamento específico para o pessoal novo na área?

Como são desenvolvidos os incentivos para as equipes de vendas?

Como é feito o acompanhamento sobre o progresso e resultado dos trabalhos das equipes?

Que tipos de relatórios, análises, previsões são feitos?

Área de Compras / Suprimentos

Quais as características dos produtos comprados? Como são classificados os materiais

comprados (matéria-prima, material de embalagem, material improdutivo etc.)?

Quantos fornecedores existem em média para os principais itens comprados?

Como é feito o planejamento de compras? Qual a participação das demais áreas da empresa
nesse processo?

Como são selecionados os fornecedores?

Como são especificados os produtos a serem comprados? Qual o papel de outras áreas da
empresa nesse aspecto?

Como são desenvolvidos novos fornecedores?

Quais as autonomias para negociação de preços, prazos, etc.?

Como são controlados os estoques? Existe uma política definida?

Como são tratadas as situações de contingência (mudanças bruscas em programas de

produção, perspectiva de falta de mercadoria no mercado, aumentos extraordinários de preços
etc.)?

Existem itens importados? Como são feitas essas compras e em interação com quais áreas da
empresa?

Área Financeira

Qual a principal preocupação do cargo com relação às finanças da empresa?

Como é feito o planejamento financeiro? Quais os seus objetivos de curto/médio/longo prazos?

Como é feito o cash-flow e qual o seu objetivo?

Como a empresa capta, aloca, aplica recursos financeiros? A empresa é tipicamente geradora
ou tomadora de recursos financeiros?

Qual a participação do cargo na elaboração de orçamentos anuais, envolvendo despesas,

receitas, investimentos etc.?

Qual a política de relacionamento bancário e o papel do cargo na sua definição/execução?

Como é feita a projeção de cenários econômicos, envolvendo estimativas de inflação, câmbio,

juros etc.?

Existem situações de contingências? Quais as decisões que o cargo deve tomar nessas
situações?

Que tipos de relatórios, análises, avaliações o cargo deve preparar?

Qual a interação do cargo com outras áreas correlatas, tais como Contabilidade, Controladoria,
Auditoria etc.

Como funciona a Tesouraria, no que se refere a Contas a Pagar, Contas a Receber etc.?

Qual a política e como funciona a concessão de crédito a clientes?

Qual a interação do cargo com outras áreas da empresa?

Área de Marketing

Produto/Mercado

Como se posicionam os produtos/serviços da empresa no mercado?

Qual a participação da empresa no mercado por linha de produto?

Que tipo de concorrência existe?

Quais são os principais clientes/consumidores/usuários dos produtos/serviços da empresa?

São utilizadas pesquisas de mercado?

Qual o papel do seu cargo no desenvolvimento ou lançamento de um novo produto?

Como são estabelecidos os objetivos de crescimento, participação de mercado, posicionamento

de produtos e como são feitos os planos e programas para consecução desses objetivos?

Qual o potencial dos mercados onde a empresa atua?

Que outras restrições, ameaças, ou oportunidades existem no mercado?

Publicidade/Propaganda

Qual o grau de utilização de publicidade e seu efeito sobre as vendas?

Como o seu cargo contribui para a definição dos planos e programas de publicidade?

Qual a sua participação no planejamento e execução de campanhas publicitárias?

Como é decidida a utilização das mídias?

Como são estabelecidos os orçamentos para publicidade e como é feita sua administração?

Área Jurídica

Qual a natureza dos assuntos legais sob responsabilidade do seu cargo? (por exemplo,
trabalhista, tributário, societário, comercial etc.)

Quando a área jurídica é acionada e como se dá sua intervenção?

Qual o papel do cargo na fase anterior a uma ação judicial? Existem negociações com as
partes envolvidas?

Por que e como acontece um processo judicial?

Quando e por que uma pendência legal entra na fase contenciosa?

Como são analisados os aspectos financeiros envolvidos numa questão legal?

Como são definidos os acordos sobre processos? Em que fases do processo esses acordos
podem acontecer? Como são definidas as questões sobre valores de indenizações a pagar ou a
receber?

Qual o volume de recursos envolvidos em ações judiciais (anualmente, por exemplo)?

Que tipo de assistência o cargo presta a outras áreas da empresa?

Que tipos de restrições, ameaças, oportunidades existem no contexto de atuação da empresa
que podem influenciar os resultados do seu trabalho?

Áreas de Controladoria e Contabilidade

Como são definidos os sistemas, normas e procedimentos contábeis? Como e por que meio são
registrados os eventos contábeis?

Qual o papel do cargo na elaboração de orçamentos, previsões, planos econômico-financeiros?

Que tipo de feedback o cargo fornece a outras áreas da empresa em relação a análises sobre
despesas, receitas, custos, investimentos?

Como é feito o planejamento tributário e qual a influência que o seu cargo exerce sobre sua
execução?

Que influência o seu cargo exerce sobre questões legais, envolvendo as diversas atividades da
empresa?

Que tipo de assistência legal o cargo recebe? Quem fornece essa assistência?

Que tipos de análises e controles você supervisiona e como você pode contribuir para os
resultados? (Por exemplo, controles de contas a pagar, contas a receber, de estoques etc.)

Existe uma auditoria interna? São utilizados auditores externos? Qual o escopo dessas
auditorias e como o cargo interage com os auditores?

Qual a autonomia ou responsabilidade do cargo em relação a alterações nas normas e

procedimentos contábeis? A empresa é Matriz?

O cargo exerce influência em decisões gerenciais envolvendo investimentos, ou projetos de

outros departamentos (nos aspectos financeiros)?

Área de Engenharia

Instalações:

Você poderia me dar uma visão geral sucinta das instalações?

Qual o grau de sofisticação tecnológica das instalações?

Como são feitas as modificações em instalações e como ocorrem esses processos?

Quais os objetivos das modificações?

Qual a sua participação nos planos para expansão da capacidade instalada?

Como o seu cargo interage com os demais departamentos da área industrial? Quais os
objetivos dessas interações?

Qual o impacto que o seu cargo exerce sobre a qualidade final dos produtos?

Processos:
Qual a influência da engenharia nos processos de produção?

O seu cargo tem autonomia para modificar processos na área industrial?

Qual a complexidade tecnologia empregada no processo produtivo?

Qual a sua participação nos planos de atualização tecnológica, aumento de capacidade

produtiva etc.?

Qual a relação que o cargo tem com a medição e/ou avaliação do resultado final do processo
produtivo?

Qual o impacto que o seu cargo exerce sobre a qualidade final dos produtos?

Área de Produção

Planejamento e Controle da Produção

Qual a responsabilidade do cargo no processo de definição do volume de produção?

Como é feita a previsão e planejamento do volume e tipos de produtos a ser fabricados?

O tipo de material utilizado na produção exige algum conhecimento ou habilidade especial para
exercer as funções do cargo?

Como é feito o controle dos estoques de matérias-primas e outros materiais? E dos produtos
acabados ou em processo?

Como é administrado o fluxo dos produtos após a fase de produção?

Quando e como o seu cargo precisa interagir com o com o gerente geral de produção?

Linha de Produção

Quais os principais números relacionados com a atividade produtiva (quantidades, custos de

produção etc.)?.

Quais as principais características dos produtos fabricados?

Quais os objetivos e responsabilidades do seu cargo em relação ao planejamento e controle da

produção?

Como o seu cargo pode contribuir para melhorar a produtividade das linhas de produção?

Como é feito o planejamento da manutenção das instalações?

Qual a sua autonomia em relação às principais normas e procedimentos da área de produção?

Quais as principais decisões que você precisa tomar durante o processo produtivo?

Como é feito o controle das horas trabalhadas pelo pessoal de produção?

Como é feito o controle da produção?

Como é feito o controle da qualidade?

Quais as suas responsabilidades em relação à administração de pessoal (contratação de

pessoal, definição de salários, aumentos de mérito, promoções, prêmios, programas de
incentivos etc.)?

Área de Pesquisa e Desenvolvimento

Como são feitos os planos para desenvolvimento de novos produtos?

Qual o principal enfoque da pesquisa na empresa? Desenvolver novas tecnologias?

Desenvolver aplicação de tecnologias a novos produtos? Adaptações e aperfeiçoamentos dos
produtos existentes?

Qual o ciclo de desenvolvimento de um novo produto? Quais suas fases e tempo de

desenvolvimento?

Que interações o cargo tem com outras áreas da empresa no desenvolvimento dos seus
projetos?

Como são analisados e testados os produtos em desenvolvimento?

Quais as políticas e objetivos relacionando custos a características do produto?

Quem pode sugerir alterações de produtos ou novos produtos para desenvolvimento? De onde
vem o principal "feedback" para a área de pesquisa e desenvolvimento?

Como são feitos os aperfeiçoamentos nos processos de produção? Qual a interação de P&D
com a linha de produção?

A Entrevista e o Processo de Descrição de Cargos - Parte 3

II - O processo de descrição de cargos

O processo de análise e descrição de cargos visa a levantar as informações sobre as diversas

atividades e tarefas que constituem o conjunto de responsabilidades de cada cargo dentro da
empresa.

Primeira versão da descrição: cargos de Gerência, Coordenação, Supervisão

Os ocupantes destes cargos podem fazer suas próprias descrições de cargo, após um
treinamento especial numa reunião de cerca de uma hora. Os modelos de instruções para
preenchimento dos formulários de descrição de cargo apresentados neste manual contêm
informações que servem para elaborar o roteiro desse treinamento.

A revisão dessas descrições tradicionalmente é feita por um analista de cargos, numa

entrevista individual com cada ocupante de cargo.

Primeira versão da descrição: cargos Administrativos/Operacionais

O procedimento para as descrições desses cargos é basicamente o mesmo, quando os
ocupantes dos cargos tenham o mínimo de habilidade para escrever. Casa haja problemas
para escrever, as descrições podem ser feitas pelo chefe imediato.

A revisão dessas descrições deve ser feita da mesma forma que a dos cargos gerenciais.

Características do processo de descrição de cargos

O processo de descrição cargos não deve ser entendido como um processo estático, onde uma
vez feitas as descrições não há mais necessidade de se pensar no assunto. Muito ao contrário,
este é um processo dinâmico, que acompanha a própria dinâmica das mudanças na empresa e
nos cargos. Portanto, sempre será positiva qualquer iniciativa no sentido de se atualizar e/ou
melhorar as descrições de cargo existentes. É uma oportunidade para cada departamento ou
área da empresa refletir sobre seus objetivos e sobre o que está sendo feito, e de que forma,
para a consecução dessas metas.

III - Formato da descrição de cargo

Para os cargos de liderança, coordenação ou equivalentes, a descrição de cargo podem

conter os seguintes tópicos:

-identificação

-missão do cargo ou função básica

-principais responsabilidades

Opcionalmente, outros tópicos poderão ser incluídos, como, por exemplo:

-principais desafios/complexidades;

-posição na estrutura organizacional;

-relacionamentos internos e externos.

Para os cargos administrativos/operacionais, a descrição de cargo basicamente contem os

mesmos tópicos, apenas com um enfoque voltado para as características dessas funções. No
final deste manual são mostrados modelos de instruções para preenchimento de formulários
para descrição de cargos Administrativos e Operacionais e para cargos Técnicos, Especializados
e Gerenciais. Veja também um modelo de formulário para descrição de cargos.

Como é ou Como Deve Ser o Cargo?

Dentro de um enfoque mais dinâmico, a preocupação deve ser com a maneira como o cargo
deve ser hoje, considerando também uma perspectiva de médio / longo prazo. Quem dá a
contribuição não é "o cargo", mas o ocupante do cargo. A pessoa que está no cargo, mediante
sua forma de atuação, pode dar contribuições importantes para melhorar o "desenho" do
cargo.

IV - Redação das descrições de cargo

O que enfatizar conforme o tipo de cargo

Cargos administrativos

Nestes cargos a ênfase recai em tarefas. Procure analisar:

-fluxo das tarefas;

-ciclo das tarefas;

-tipos de controles, relatórios preparados;

-periodicidade e prazos das tarefas;

-relacionamentos com outras áreas.

Cargos operacionais

A ênfase também recai em tarefas. Procure analisar:

- tipos de operações executadas;

- fases/fluxo das tarefas;

- ciclo das tarefas;

- tipos de máquinas operadas;

- tipos de materiais e ferramentas utilizados;

- quantidade/qualidade exigidas do trabalho;

- anotações, controles da produção.

Cargos técnicos e especializados

Para melhor descrever estes cargos, analise:

- qual a disciplina principal (que campo do conhecimento);

- como funciona o processo de trabalho;

- qual o ciclo das atividades;

- que áreas são atendidas;

- qual o objetivo da prestação do serviço.

Cargos gerenciais

Procure analisar as responsabilidades do cargo em relação a:

- estratégias;
- políticas;

- estabelecimento de objetivos;

- elaboração de planos de ação;

- responsabilidades por supervisão e controle;

- responsabilidades por gerência de pessoas.

O texto da descrição de cargo deve ser sucinto, em estilo claro e fácil de ler

A escolha das palavras e da forma de elaboração das frases numa descrição de cargo é
sumamente importante para facilitar a leitura e compreensão do cargo. Pense que seu objetivo
é facilitar o entendimento do cargo por uma pessoa que não conheça o cargo. Por exemplo,
imagine diversos supervisores ou gerentes numa reunião de avaliação de cargos tentando
discutir sobre os cargos das diversas áreas e departamentos da empresa. Cada pessoa deverá
ler várias descrições de cargo num dia. Portanto as descrições de cargo deverão ter um texto
curto, porém esclarecedor.

O estilo recomendado nas instruções de preenchimento dos formulários tem sido utilizado sem
problemas por muitas empresas.

V- Revisão das descrições de cargo

Os gerente e diretores devem analisar a versão final das descrições de cargo.

As descrições devem ser analisadas em reuniões, de preferência com a presença de um

executivo que tenha autoridade e poder para autorizar modificações na estrutura de cargos ou
nos processos gerenciais e sistemas de informação envolvidos.

A revisão das descrições de cargo poderá mostrar, entre outras, algumas das seguintes
situações:

- tarefas "órfãs": responsabilidades que ninguém assume;

- superposições de tarefas: tarefas feitas em dois locais diferentes, sem necessidade da

duplicação de esforços;

- tarefas desnecessárias: tarefas que não fazem mais sentido e que continuam a ser feitas;

- outras oportunidades para melhorar sistemas e processos gerenciais.

O entrevistador deveria manter sempre uma linha de comunicação permanentemente aberta

com todas as pessoas entrevistadas ou que responderam ao questionário para descrição de
cargo. Todo o tempo que se puder gastar no contato com os ocupantes dos cargos,
esclarecendo dúvidas, será extremamente produtivo em termos de credibilidade e aceitação
das políticas de administração salarial da empresa.
 Hierarquias: a estrutura da organização

Esta tabela mostra os níveis de responsabilidade por decisões conforme a posição dos
cargos na estrutura hierárquica da empresa

Níveis organizacionais Escopo decisório

Definições estratégicas / objetivos globais.

Este nível recebe orientação direta do mais alto escalão

Presidência
diretivo, geralmente Conselho de Acionistas ou
proprietários. Tem a função de definir os rumos do
negócio e políticas amplas para a empresa como um todo.
Definições de políticas / objetivos da área.

Diretoria Este nível recebe orientação da presidência, sendo

responsável pela definição das políticas específicas para
suas respectivas áreas de atuação.
Definições táticas / elaboração planos de ação.
Superintendência
Este é um nível intermediário entre Diretoria e Gerência,
sendo que em algumas empresas é um Diretor com
Gerência Geral
poderes atenuados e em outras é um gerente com
poderes ampliados.
Definições táticas / elaboração planos de ação.
Gerência
Este nível é responsável pela execução das políticas para
Coordenação seus respectivos departamentos ou divisões. Elabora e
acompanha os planos de ação.
Supervisão Definições de programação / execução planos de ação.

Analistas Nível responsável por uma sub-função de um

departamento ou por uma atividade especializada.
Assistentes (muito Desenvolve e conduz projetos e programas de seu setor.
especializados)
Execução de tarefas (rotinas mais complexas).
Assistentes
Nível responsável por tarefas que envolvam algum tipo de
análise, seguindo um plano de trabalho bem definido.
Execução das tarefas (rotinas simples).
Auxiliares
Nível responsável pela execução de tarefas, seguindo
rotinas bem estabelecidas.