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PMBok: apoio ao gerenciamento de projetos

Autor: Elie Henri Hayon Resumo: O autor expe suas impresses sobre as ferramentas do PMBok assim como tenta estabelecer relaes entre a nomenclatura do PMBok e a nomenclatura existente em Projetos Industriais Palavras Chave: Projetos industriais; Chances de sucesso em projetos; Nomenclatura do PMBok e sua equivalncia em projetos industriais. Os profissionais da Qumica e da Engenharia Qumica, entre outros, tm realizado uma srie de projetos e empreendimentos que podem incluir expanses de fbricas, instalao de novas unidades, implantao de sistemas, e, no incomum, o profissional encontrar diversos obstculos para atingir as metas e cumprir os requisitos inicialmente previstos de prazo, custos, qualidade, escopo, etc. Frequentemente, ocorrem erros na avaliao do impacto dos riscos, acrscimo de servios (escopo) pelas partes interessadas (denominados pelo PMBok de stakeholders), aparecimento de riscos no previstos (denominados pelo PMBok de riscos desconhecidos) e vrios outros acontecimentos que tornam o empreendimento difcil de ser controlado. Geralmente pode-se notar que no se dispensou tempo suficiente para a fase de planejamento destes empreendimentos, para se conseguir alcanar, na fase de execuo, um trabalho sem surpresas, ou seja, mais simples de coordenar. Neste contexto temos visto vrios comentrios sobre a utilizao das ferramentas ou recomendaes do Guia PMBok (editado e atualizado pelo PMI Project Management Institute) para Gerenciamento de Projetos. Os profissionais de Gesto de Projetos, as empresas nacionais que preparam alunos para o exame de certificao e, o PMI, sugerem que, com a utilizao destas prticas, pode aumentar muito as chances de obter sucesso na implantao de qualquer tipo de projeto. O PMBok se compe de nove reas do conhecimento, quais sejam: Integrao, Escopo, Prazo, Custo, Qualidade, Comunicao, Recursos Humanos, Riscos, Aquisies, e cinco fases de Gerenciamento de Projetos, a saber: Iniciao, Planejamento, Execuo, Monitoramento e Controle e Encerramento, sendo estas fases explicadas resumidamente a seguir: Iniciao durante a qual se procura fixar as metas do projeto (objetivo, prazo, investimento, benefcios para a organizao ou Business Case); Planejamento fase na qual definida a rota ou o caminho a seguir para executar as entregas; Execuo onde realizado o trabalho propriamente dito, seguindo a rota traada no Planejamento; Monitoramento e Controle etapa em que so feitas as medies, e detectados os desvios ocorridos na rota prevista inicialmente; Encerramento durante a qual confirmada, pelo cliente, a aceitao formal das entregas. Estas cinco fases de gerenciamento so compostas por um total de quarenta e dois processos. Um dos aspectos importantes a se notar a ateno que o PMBok d fase de Planejamento que, por si s, se compe de vinte processos deste total. Esta prtica de se dar importncia ao Planejamento muito comum no Japo onde dedicada, a esta etapa dos Projetos, muito mais tempo do que em outras localidades. O PMBok recomenda, durante a fase de Planejamento, elaborar o Plano de Gerenciamento do Projeto, que se constitui de todos os planos a seguir: Plano de Gerenciamento de Integrao, Gerenciamento de Escopo, Gerenciamento do Cronograma, Gerenciamento de Custos, Gerenciamento de Qualidade, Gerenciamento de Recursos Humanos, Gerenciamento das Comunicaes, Gerenciamento de Riscos, Gerenciamento de Aquisies. Alm destes tambm so elaborados os planos de: Gerenciamento de Configurao, Gerenciamento de Mudanas, Gerenciamento de Requisitos e de Melhoria Contnua de Processos. Faz parte do Planejamento avaliar quais ferramentas do PMBok devem ser usadas em cada tipo de projeto. Por exemplo, em projetos de curta durao, muitas ferramentas devem ser evitadas para no se tornarem um desperdcio de tempo e dinheiro. Podemos comparar as ferramentas do PMBok a uma estante de remdios. Se o mdico no receitar a dose correta para determinada enfermidade o paciente pode ser prejudicado, e, da mesma forma, um Gerente de Projeto utilizando as ferramentas do PMBok em excesso, pode prejudicar o sucesso de um projeto. Alm da dimenso do projeto deve-se levar em conta, para seleo das ferramentas corretas, as reas de conhecimento do projeto (prazo, custo, qualidade, etc.), isto , quais possuem maior importncia e, de acordo com este fator, serem escolhidas as ferramentas que iro ter um papel fundamental para o controle do projeto. Por exemplo, no caso de estar envolvida uma

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operao de importao de equipamentos o gerenciamento deste risco ser fundamental para garantir o sucesso do projeto, incluindo especial ateno burocracia de importao, controle de custos e prazo, contratao de seguro, atuao de despachantes aduaneiros, cuidados na estocagem dos equipamentos na obra, etc., risco ao qual deve haver uma reserva de capital associada includa na reserva de contingncia. O PMBok e sua aplicao em projetos industriais Na rea industrial, composta simplificadamente pelas etapas de Projeto Bsico e de Detalhamento, Montagem e Construo, comum ter-se um cronograma de atividades (Linha base de cronograma) que muitas vezes no seguido da forma ideal. O trabalho iniciado de acordo com o cronograma, mas interrompido por solicitaes emergenciais tais como: equipamentos e itens que devem ter sua compra efetuada o mais rpido possvel devido ao extenso prazo de entrega; dimensionamento de linhas de grandes dimenses que tambm devem ser adquiridas com urgncia para facilitar montagem e outros itens.

Todos estes fatores devem, de alguma forma, ser avaliados no planejamento, e incorporados ao cronograma para evitar interrupes na sequncia de trabalho da equipe. Outros possveis riscos em projetos industriais so: Erros no Projeto Bsico: Este risco um dos mais influentes considerando seu impacto e probabilidade. Pode ser mitigado atravs da previso de uma atividade denominada Anlise de Consistncia (utilizada frequentemente em Projetos da Petrobrs) atravs da qual se procura avaliar toda a documentao do Projeto Bsico levantar as informaes no consistentes, ou seja, no compatveis. Caso ocorram muitas modificaes no Projeto Bsico estas podem provocar uma avalanche de mudanas na fase posterior (Projeto de Detalhamento). Erros tcnicos tambm podem ser uma fonte de riscos e da as empresas de Engenharia utilizarem cada vez mais softwares, incluindo treinamento das equipes para uso dos mesmos, para reduzir os riscos da provenientes.

A nomenclatura normalmente utilizada em projetos industriais bastante especfica e se relaciona ao PMBok como segue: Norma de Coordenao: Documento relacionado ao chamado Plano de Gerenciamento das Comunicaes e ao Plano de Recursos Humanos uma vez que estabelece funes e responsabilidades da equipe, e, tambm como, e para quem, deve ocorrer o fluxo de informaes. Critrio de Projeto: Relacionado ao Plano de Gerenciamento de Configurao uma vez que se refere, entre outras coisas, forma de numerar, modificar e revisar documentos de forma a garantir que todas as disciplinas possam identificar a ltima verso disponvel dos documentos. Lista de documentos: Lista equivalente s atividades a ou s entregas. De modo geral o PMBok poderia ser mais aplicado em todas as reas. Deveria se dar maior ateno a itens como Gerenciamento de requisitos, matriz de rastreabilidade de requisitos, comit de controle de mudanas, elaborao de um Plano de Gerenciamento do Projeto incluindo procedimentos e aes, antecipadamente acertadas, para os vrios eventos durante o projeto, divulgao ou mesmo maior utilizao da Estrutura Analtica do Projeto (EAP) com os stakeholders, tornando-se imprescindvel rever as prticas de Gerenciamento visando reduzir riscos, melhorar as oportunidades visando atingir as metas dos Projetos e Empreendimentos.