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Modelo de Gesto de
Portflio e Operao
dos Escritrios de
Projetos
Tribunal Regional Federal da 5 Regio
1 Edio
A Estratgia
direcionando a Execuo
por meio da Gesto e
Operao dos Escritrios
de Projetos Estratgicos
Hhhhh
Apresentao
O Brasil um pas com tradio em planejamento
governamental, contudo, o ambiente adverso das dcadas de 80 e
90, marcadas pelos desequilbrios macroeconmicos, resultou no
declnio da importncia da funo planejamento, no mbito do
setor
pblico.
Nesse
perodo,
todos
os
esforos
foram
direcionados para a gesto de curto prazo, enfrentamento da
inflao
e
do
desequilbrio
fiscal,
o
que
promoveu
o
enfraquecimento
do
planejamento
e
da
capacidade
tcnica
existente na rea.
Uma vez estabilizada a economia no final dos anos 90, a
funo planejamento comeou a ser resgatada dentro de uma nova
abordagem, alinhada s tendncias internacionais. O planejamento
adquiriu importncia como ferramenta de gesto a partir do
momento em que ele serviu para melhorar a qualidade da aplicao
dos recursos pblicos disponveis, estimulando a participao da
iniciativa privada em investimentos de interesse pblico.
Com a Constituio de 1988, coube ao Conselho da
Justia Federal CJF exercer a superviso administrativa e
oramentria da Justia Federal de primeiro e segundo graus,
segundo o Art. 105 - pargrafo nico. Posteriormente, com a
publicao da Lei n 11.798, de outubro de 2008, que alterou a
sua composio e competncia, passou o CJF a desempenhar a
coordenao central e a padronizao, conforme artigo abaixo:
Art. 3 As atividades de administrao judiciria,
relativas a recursos humanos, gesto documental e de
informao, administrao oramentria e financeira,
controle interno e informtica, alm de outras que
necessitem coordenao central e padronizao, no
mbito da Justia Federal de primeiro e segundo
graus, sero organizadas em forma de sistema, cujo
rgo central ser o Conselho da Justia Federal.
Em 2007, o Conselho Nacional de Justia CNJ
seguindo a tendncia de promover aes de padronizao para o
Poder Judicirio, publicou a Resoluo n 49, que instituiu o
Ncleo de Estatstica e Gesto Estratgica no mbito do Poder
Judicirio. Desde ento, os rgos que compem a Justia Federal
tm empreendido seus melhores esforos para o atendimento dessa
determinao. Em consonncia, no Conselho da Justia Federal
CJF por meio da Resoluo n 59 de 2009, foi criada a
Secretaria de Desenvolvimento Institucional SDI, que contempla
em sua estrutura, entre outras, a Coordenadoria de Gesto
Estratgica.
Sumrio
CAPTULO 1: GESTO DE
PROJETOS NA JUSTIA
FEDERAL
temporal
Definidos
Objetivos
em
funo
de
um
problema,
Elaborao
progressiva
incrementos.
Existncia de incerteza quanto ao resultado
Incerteza
esperado,
condies
de
realizao,
ou
ambos.
Singularidade
Relao
Fornecedor-
Beneficirio
Tabela 01 Caractersticas bsicas de um projeto
gerenciamento
de
projetos
suficiente
para
Justia
Federal
|
Conselho
da
Justia
Federal
trabalhos
eficiente
que
eficaz
em
o
conjunto
visa
gerenciamento
tornar
mais
atender
aos
Figura 01 Gesto de Portflio
Figura 02 Relacionamento entre Estratgia e Gesto de Portflio.
Fonte: The Standard for Portfolio Management PMI, 2006.
10
Figura 03 Relao da estratgia, portflio e atividades.
Fonte: The Standard for Portfolio Management PMI, 2006.
11
vital
para
a
concretizao das estratgias, objetivos e metas definidos para
a organizao, pois a partir destes so determinados os projetos
e programas necessrios, enfim o portflio, que servir para
obteno dos resultados almejados.
A gesto de portflio parece algo bvio, mas quando no
realizada de forma organizada e levando-se em considerao todas
as questes de interesse pessoal em projetos especficos e
polticas organizacionais, pode tornar-se ineficiente e ineficaz
ao longo do tempo. Por exemplo, a maximizao dos resultados do
portflio
e
o
alinhamento
estratgico
podem
tornar-se
contraditrios quando so buscados isoladamente.
O gerenciamento de projetos puro e simplesmente no
garante o alcance da estratgia. Sem um modelo de gesto de
portflio que garanta o alinhamento dos projetos com a viso de
futuro, a busca pelo sucesso dos projetos perde sentido. Assim,
mais do que a preocupao com o desenvolvimento de uma cultura
em gerenciamento de projetos importante que se tenha um modelo
estruturado para a gesto de portflio de projetos.
12
Figura 04 Processos da Gesto de Portflio.
Fonte: The Standard for Portfolio Management PMI, 2006.
13
processos
de
tomada
de
deciso
respeito
dos
14
deve
15
CAPTULO 2: GESTO DE
PORTFLIO DE PROJETOS NA
JUSTIA FEDERAL
Justia
Federal,
contribuindo
diretamente
para
o
alcance
das
metas
institucionais. Como os recursos (financeiros e humanos) so
16
As
vrias
iniciativas
estratgicas
devem
ser
acompanhadas num portflio nico e no de forma independente por
cada gerente de projeto, a fim de que o gerenciamento de
portflio de projetos traga o benefcio de um processo de gesto
integrado e introduza as melhores prticas e lies aprendidas,
alm de possibilitar um melhor alinhamento aos objetivos
estratgicos da organizao.
Os processos da Gesto de Portflio da Justia Federal
so melhor detalhados nas sees seguintes.
17
e
do
18
Constitudo
por
tcnicos
da
Secretaria
de
Desenvolvimento Institucional do Conselho da Justia Federal e
pelos seus pares no mbito dos tribunais regionais federais
responsveis pela Gesto Estratgica ou unidade correspondente
da estrutura organizacional, indicados pelos Presidentes dos
Tribunais Regionais Federais, coordenado pelo Secretrio de
Desenvolvimento Institucional do Conselho da Justia Federal.
Rene os representantes das reas de gesto estratgica dos
tribunais e do Conselho da Justia Federal.
So suas principais competncias em relao gesto de
portflio:
Consolidar informaes e elaborar relatrio semestral
de acompanhamento e resultados das contribuies do
Planejamento Estratgico da Justia Federal para o
planejamento estratgico do Poder Judicirio;
Orientar
os
comits
regionais,
garantindo
o
alinhamento das aes ao planejamento estratgico da
Justia Federal; e
Acompanhar e monitorar a execuo dos projetos
nacionais destinados consecuo do plano estratgico.
19
4.4. Comit
Institucional
de
Estratgico da Justia Federal
Planejamento
Constitudo segundo critrios de cada rgo, rene os
representantes das reas de gesto estratgica e unidades
organizacionais.
Suas principais
portflio so:
competncias
em
relao
gesto
de
20
responsabilidade
dos
gerentes
a
elaborao
de
relatrios
peridicos
do
andamento
de
projeto
sob
sua
responsabilidade e o encaminhamento ao respectivo EPE a que
estiverem relacionados, em conformidade com os instrumentos e
Justia
Federal
|
Conselho
da
Justia
Federal
estratgia da organizao;
Garantir comunicao adequada e consistente aos
Comits de Planejamento Estratgico sobre o progresso,
impactos e mudanas de forma a garantir o necessrio
suporte para os programas e projetos; e
Prover suporte s reas envolvidas na gesto de
portflio.
O Escritrio de Projetos prover apoio e suporte
durante todas as fases do processo de gesto de portflio.
Tambm responsvel por manter o processo e a integrao entre
as reas envolvidas, coletando lies aprendidas para o
aperfeioamento e constante melhoria do processo.
iniciado
a
partir
dos
objetivos
estratgicos da Justia Federal derivados do Planejamento
Estratgico. No Processo de constituio do Portflio os
projetos so identificados, avaliados, selecionados, priorizados
e aprovados considerando o seu alinhamento s estratgias, os
limites oramentrios e os riscos operacionais.
O foco do Processo de Autorizao e Execuo consiste
na autorizao e execuo do portflio e na verificao de que
os benefcios previstos na identificao do projeto, que
influram decisivamente na sua seleo e aprovao, foram
alcanados.
Justia
Federal
|
Conselho
da
Justia
Federal
22
Figura 06 Processo de Gesto de Portflio da Justia Federal
5.1.1.
As Unidades Demandantes devero preencher a Ficha
Inicial do Projeto contendo as informaes necessrias e
suficientes para as fases seguintes e encaminh-la ao Escritrio
de Projetos Estratgicos EPE.
Caso seja identificado que a
Ficha do Projeto est incompleta, o EPE dever entrar em contato
com as unidades solicitando maiores informaes at que a Ficha
do Projeto fique completa, possibilitando sua avaliao.
Propostas identificadas como demandas ou outros trabalhos que
no possuam caractersticas de projetos, devero ser canceladas.
23
5.1.2.
Aps identificao dos projetos e programas, esta fase
tem como objetivo agrupar os programas e projetos do portflio
em
grupos
preestabelecidos
e
relevantes
estrategicamente,
permitindo a anlise, seleo, priorizao e aprovao dos
projetos.
So atividades desta fase:
Verificar e validar os programas e projetos j
associados s categorias;
Agrupar cada programa e projeto dentro de uma das
categorias.
Com base no atual planejamento estratgico, a categoria
do projeto derivada dos temas estratgicos:
Eficincia
Operacional
Alinhamento e
Integrao
Responsabilidade
Socioambiental
Projetos
estruturantes
criados
para
promover melhorias em processos ou sistemas
da organizao (ex.: evoluo, reviso da
arquitetura, processos, sistemas, etc.).
Projetos voltados para auxiliar a troca de
informaes entre os rgos da Justia
Federal
e
promoo
do
alinhamento
estratgico.
Projetos que objetivam criar e manter a
responsabilidade socioambiental.
24
Atuao
Institucional
Gesto de Pessoas
Infraestrutura e
Tecnologia
Acesso ao Sistema
de Justia
do
5.2.1.
Esta
programas
e
definidos.
fase tem
projetos
nas
25
Nota 2
Nota 3
26
Nota 2
Nota 3
prioritrias
Projeto A
Projeto B
Projeto C
Ranking
Impacto
da JF
Estratgico 4
Objetivo
Objetivo
Estratgico 3
Objetivo
1
Estratgico 2
Objetivo
Estratgico 1
Objetivo
Estratgico 2
Estratgico 1
Objetivo
Metas Prioritrias
Categoria
Contribuio as
Projetos
na
Estratgi
a
7
3
Projeto D
Tabela 03 Exemplo de tabela a ser utilizada para definio do ranking dos projetos de
acordo com o impacto na estratgia.
27
5.2.2.
baseada
na
anlise
dos
seguintes
28
COMPLEXIDADE
VALOR
CRITRIOS
Unidades
Envolvidas
TRF5 e de 06
Seccionais
TRF5 e de 04
a 05
Seccionais
TRF5 e de 01 a
03 Seccionais
Somente TRF5
e/ou empresas
fornecedoras
Acima de R$ 1
milho
Entre R$ 500
e 1 milho
Entre R$ 50 mil
e R$ 500 mil
Abaixo de R$ 50
mil
Acima de 18
meses
Entre 12 e 18
meses
Entre 06 e 12
meses
Abaixo de 06
meses
Envolve
aplicao de
novo
conhecimento e
a equipe tem
pouca ou
nenhuma
experincia no
assunto
Envolve
aplicao de
conhecimento
j difundido
no mercado,
mas a equipe
no tem
experincia
no assunto
Envolve
aplicao de
novo
conhecimento e
a equipe tem
experincia no
assunto
Envolve
aplicao de
conhecimento j
difundido no
mercado e a
equipe j
possui
experincia no
assunto
Peso: 20%
Oramento
Peso: 20%
Durao
Peso: 25%
Aspectos
Tcnicos
Peso: 35%
Envolve
aquisies
de
equipamentos,
produtos
e/ou
servios
com
Licitao
Aquisies
Envolve
aquisies
de
equipamentos,
produtos
e/ou
servios
com
Contratao
Direta
A
frmula
complexidade :
aplicada
para
clculo
da
nota
de
29
VALOR
4
Demanda legal
Demanda legal
Demanda legal
Sem demanda
Legal
com prazo
com prazo
legal
Peso: 60%
inferior a 1
1 e 2 anos
superior a 2
Demanda
ano
anos
Impacto na
Projeto tem
estratgia
Projeto tem
Projeto tem
alguma relao
Projeto tem
da Justia
muita relao
Federal
com a
significativa
com a
pouca relao
relao com a
estratgia.
com a
Peso: 40%
estratgia.
estratgia.
Pontuao: de 4
estratgia.
Pontuao:
Pontuao: de 7
a 6 ou possui
Pontuao: de 0
Acima de 9.
a 9.
meta
a 3.
prioritria
Tabela 05 Critrios de Alinhamento Estratgico
para
clculo
da
nota
do
(valores * peso)
A multiplicao das duas notas, de
alinhamento estratgico, determinar a Nota
organizao:
complexidade e
do Projeto na
30
Tabela 06 Matriz de Classificao: Alinhamento Estratgico x Complexidade
5.2.3.
31
Figura 08 Macrofluxo do Processo de Autorizao e Execuo
Justia
Federal
|
Conselho
da
Justia
Federal
5.3.1.
Esta fase tem como objetivo alocar formalmente recursos
humanos e financeiros para o incio da execuo dos trabalhos e
comunicar formalmente a deciso de autorizar um projeto ou
programa.
So atividades desta fase:
Comunicar as decises para as partes interessadas,
referenciando os programas e projetos includos e os
excludos do portflio;
Autorizar a incluso, suspender ou cancelar os
programas e projetos;
Realocar
oramento
e
recursos
dos
programas
e
projetos suspensos ou cancelados;
Alocar
recursos
humanos
e
financeiros
para
os
programas e projetos includos;
Comunicar quais so os resultados esperados para cada
projeto ou programa autorizado.
A autorizao para a execuo dos projetos de
responsabilidade
do
Comit
Institucional
de
Planejamento
Estratgico, devendo validar junto Secretaria de Planejamento
e Oramento o oramento aprovado para os projetos.
Para os projetos autorizados as Unidades Demandantes,
por meio do Gestor do Projeto, devero designar os respectivos
gerentes de projeto.
5.3.2.
32
33
34
Situao
*Comit
(Gestor ou
Institucional)
do
impacto
causado
no
Aprova
Aprova
Aprova
Aprova
Aprova
Situao
*Comit
(Gestor ou
Institucional)
do
impacto
causado
no
Aprova
Aprova
Aprova
Aprova
mudanas
Aprova
35
Aprova
36
37
CAPTULO 3: ESCRITRIO DE
PROJETOS ESTRATGICOS
EPES
38
3. ABRANGNCIA DE ATUA O
O Escritrio de Projetos Estratgicos EPE
responsvel por apoiar o processo de gesto de portflio e todos
os programas e projetos que compem o portflio com base nas
atribuies estabelecidas neste modelo de operao e nas
orientaes estratgicas da Justia Federal.
A abrangncia de atuao dos EPEs corresponde
delimitao do conjunto de projetos estratgicos do portflio.
A primeira delimitao se refere justamente questo setorial,
ou seja, o EPE acompanhar os projetos da sua rea de atuao,
ou seja, nacional, regional ou seccional. Alm disso, para se
enquadrar no portflio a ser acompanhado pelo EPE, uma demanda
candidata ter que atender aos seguintes critrios:
1. Projetos ou Programas que suportam os objetivos
estratgicos da Justia Federal; OU Projetos ou
Programas de unidades demandantes que atendam pelo
menos 40% dos objetivos estratgicos;
2. Projetos que tenham os custos definidos no oramento;
3. Projetos em que os resultados impactem no mnimo duas
unidades; e
4. Projetos com durao superior a cento e oitenta (180)
dias;
Alm
dessas
caractersticas,
deve-se
averiguar
a
presena ou ausncia de cada um dos critrios na iniciativa que
se est avaliando:
CRITRIOS PARA CLASSIFICAO DE INICIATIVAS
Continuidade
Iniciativa no possui datas de incio e/ou de
trmino
estabelecidos.
No
h
previso
de
desmobilizao da equipe.
Somente
A iniciativa uma aquisio de produto ou
Aquisio
servio, pode ser simples (aquisies rotineiras,
que no demandam estudo prvio e que no geram
atividades de carter exclusivo ps-aquisio) ou
complexa
(envolve
muitos
recursos,
demanda
controle estrito e estratgica). Tais como:
aquisio de material de insumo, aquisio de
equipamentos e/ou software, reformas prediais,
reestruturaes de espaos fsicos, cursos e
treinamentos.
Justia
Federal
|
Conselho
da
Justia
Federal
39
dos critrios
da
iniciativa
40
Figura 09 Anlise das caractersticas das iniciativas a serem acompanhadas pelo EPE
4. EXCLUSES DE ESCOPO
A seguir so explicitados produtos e/ou servios que
no fazem parte do escopo de atuao do EPE:
Definio ou levantamento de contedos tcnicos dos
projetos acompanhados pelo EPE;
Desenho ou mapeamento de processos organizacionais
relacionados ao escopo dos projetos;
Levantamento,
desenvolvimento,
customizao
e
instalao de sistemas computadorizados;
Treinamentos
ou
capacitaes
que
no
estejam
explicitamente citados nesse modelo de operao;
Execuo de servios gerenciais, operacionais ou
administrativos que no esto explicitamente descritos
nesse modelo de operao.
41
42
43
6.1.1.
Objetivos
A gesto de Portflio Estratgico tem como objetivos:
Contribuir
para
o
alinhamento
dos
programas
e
projetos aos objetivos estratgicos da Justia Federal;
Garantir a seleo das demandas e projetos e a
priorizao destes, evitando a duplicidade de esforos;
Justia
Federal
|
Conselho
da
Justia
Federal
44
organizao;
Gerar relatrios integrados e padronizados sobre
projetos estratgicos garantindo reporte aos Comits
Gestores e Tcnicos do Planejamento Estratgico da
Justia Federal de forma direta e consistente, apoiando
a tomada de deciso.
O portflio de projetos e programas nacionais dever
ser acompanhado pelo EPEN apoiado pelos EPERs e EPESs.
6.1.2.
Atividades e Produtos
Entradas
Produtos
Periodicid
ade
45
6.2.1.
Objetivos
So objetivos desta frente:
Definir, desenvolver e manter instrumentos, processos
e padres em gerenciamento de programas, projetos e
portflio para a Justia Federal;
Uniformizar os processos e padres em gerenciamento
de projetos baseado nas melhores prticas e maturidade
da organizao; e
Divulgar e disseminar o uso da metodologia e padres
estabelecidos, buscado uma linguagem nica e uma
cultura
de
gerenciamento
de
projetos
na
Justia
Federal.
6.2.2.
Atividades e Produtos
Entradas
Produtos
46
Periodicid
ade
6.3. Ferramentas
A definio das ferramentas para gesto de projetos na
Justia Federal responsabilidade do EPE Nacional que contar
com a participao e contribuio dos demais EPEs Regionais e
Seccionais para sua validao, aprovao e implantao. Os EPEs
Regionais e Seccionais so responsveis pela divulgao e
garantia de uso destas ferramentas pelos gerentes e equipes de
projetos.
6.3.1.
Objetivos
So objetivos desta frente de servio:
Apoiar na definio de ferramentas de gerenciamento
de projetos objetivando maior controle e visibilidade
dos projetos implementados na Justia Federal;
Garantir que as informaes dos projetos estratgicos
estejam nas ferramentas.
6.3.2.
Atividades e Produtos
FERRAMENTAS
Atividades
Entradas
Produtos
47
6.4.1.
Objetivos
So objetivos desta frente de servio:
Gerar
facilidade
no
acesso
e
recuperao
das
informaes dos projetos;
Manter, de forma organizada e sistematizada, cpia da
documentao associada aos projetos estratgicos em
formato eletrnico e em meio fsico;
Versionar em meio digital e/ou fsico, os documentos
relacionados ao EPE;
Arquivar
documentao
fsica
dos
projetos
com
localizao identifica e de fcil acesso a todos que
tenham interesse nas informaes dos projetos.
6.4.2.
Atividades e Produtos
GESTO DOCUMENTAL
Atividades
Entradas
Produtos
Periodicid
ade
48
6.5.1.
Objetivos
So objetivos desta frente de servio:
Criar as condies necessrias para que as equipes
responsveis
pela
execuo
dos
projetos
sejam
orientadas e desenvolvidas de acordo com as boas
prticas e metodologias estabelecidas para a gesto de
projetos na Justia Federal por meio de aconselhamento,
orientao e suporte;
Acompanhar, junto com os gerentes de projetos, os
riscos e problemas que afetam os resultados de um
projeto, sejam de escopo, custos, prazos e qualidade,
apoiando na identificao das aes necessrias para
preveno e correo;
Prover aporte metodolgico nas tcnicas e ferramentas
para estruturao dos projetos estratgicos.
6.5.2.
Atividades e Produtos
CONSULTORIA E SUPORTE
Atividades
Entradas
Produtos
Periodicid
ade
49
6.6. Capacitao
O Escritrio de Projetos Estratgicos EPE deve
identificar necessidades e oferecer treinamentos internos no uso
da metodologia de gerenciamento de projetos e nas ferramentas de
apoio a gesto dos projetos ou, quando necessrio, requisitar
contratao externa, participando do processo de seleo do
fornecedor para que este esteja alinhado com os padres e
metodologia definidos.
6.6.1.
Objetivos
So objetivos desta frente de servio:
Promover aprendizado organizacional em gerenciamento
de projetos;
Identificar necessidade de melhoria nas habilidades
dos
colaboradores
envolvidos
em
gerenciamento
de
projetos, propondo e coordenando aes de capacitao.
6.6.2.
Atividades e Produtos
CAPACITAO
Atividades
Entradas
Produtos
Periodicid
ade
50
6.7.1.
Objetivos
So objetivos desta frente de servio:
Acompanhar as metas e resultados (quantitativos e/ou
qualitativos) previstos pelo projeto;
Avaliar e analisar os resultados obtidos provendo
recomendaes para a elaborao de planos de ao para
os projetos que no alcanarem as metas estipuladas,
direcionando para a melhoria contnua e agregao de
valor nos resultados dos projetos implementados na
Justia Federal; e
Divulgar os resultados dos projetos.
6.7.2.
Atividades e Produtos
Entradas
Produtos
Periodicidade
51
6.8.1.
Objetivos
So objetivos desta frente de servio:
Suportar o aprendizado organizacional a partir das
fontes de lies aprendidas existentes;
Incentivar e acompanhar a identificao das lies
aprendidas;
Assegurar que as informaes estejam completas e com
qualidade, garantindo o correto uso e divulgao das
lies aprendidas no mbito da Justia Federal; e
Promover aprendizado organizacional em gerenciamento
de projetos, disseminando as melhores prticas colhidas
nos Escritrios de Projetos Estratgicos.
6.8.2.
Atividades e Produtos
52
6.9.1.
Objetivos
So objetivos desta frente de servio:
Promover aes constantes de melhoria das prticas,
instrumentos e ferramentas de gerenciamento de projetos
adotadas;
Maior efetividade das prticas de gerenciamento de
projetos;
Aumentar a maturidade organizacional em gerenciamento
de projetos;
Realizar benchmarking sobre prticas de gerenciamento
de projetos;
Reavaliar
a
maturidade
organizacional
em
gerenciamento de projetos;
Propor plano de aes para melhorias; e
Ajustar as prticas e instrumentos propostos para
contemplar melhorias identificadas.
6.9.2.
Atividades e Produtos
Entradas
Produtos
Periodicidade
53
importante
que
cada
Escritrio
de
Projetos
Estratgicos EPEs tenha um Plano de Comunicao objetivando
estabelecer as formas, o pblico alvo e a periodicidade de cada
ao do plano.
O Plano de Comunicao poder conter diversas aes,
tais como:
Definio de cronograma de envio de relatrios
mensais
de
acompanhamento
e
da
divulgao
das
informaes consolidadas (painel de acompanhamento do
portflio de projetos);
Cronograma de agenda de reunies;
Elaborao de um boletim mensal para divulgao das
informaes referentes metodologia, divulgao de
lies aprendidas e melhores prticas;
Estruturao
de
Programa
de
Reconhecimento
do
desempenho dos gerentes/equipes na gesto de projetos;
Divulgao de artigos elaborados pelos gerentes de
projetos;
Realizao
de
encontro
anual
com
gerentes
de
projetos.
A gesto de projetos bem sucedida deve contar com o
trabalho de equipe, cooperao, confiana e uma comunicao
objetiva, clara e real.
54
consolidao
das
informaes
dos
projetos, o Escritrio de Projeto Estratgico EPE precisa
coletar, consolidar e comunicar o andamento dos projetos,
entretanto devem ser observadas as informaes coletadas nos
relatrios de acompanhamento quanto:
Ao Cronograma das entregas: os gerentes de projetos
devem enviar os relatrios de acompanhamento dos
projetos dentro do cronograma estabelecido;
acuracidade e Integralidade das informaes: as
informaes, alm de serem corretas e entregues dentro
do
cronograma,
tambm
precisam
ser
completas
e
verificadas junto aos gerentes de projetos.
A perfeita comunicao entre os EPEs, as equipes e os
gerentes de projetos permite corrigir falhas, antecipar erros e
divulgar acertos. A comunicao, portanto, um alicerce de uma
boa gesto de projetos na organizao.
55
56
CAPTULO 4: MATURIDADE EM
GERENCIAMENTO DE PROJETOS
organizao,
tem-se
por
pressuposto
que
o
gerenciamento de projetos exige esforo e desenvolvimento
corporativo e pessoal.
Apesar do gerenciamento de projetos depender muito das
pessoas dentro da organizao, a organizao que deve promover
a implantao ou aprimoramento do processo de gerenciamento de
projetos. A organizao deve promover e difundir o conhecimento
relacionado gesto de projetos e tambm definir as tcnicas e
ferramentas que guiaro e auxiliaro os gerentes e equipes dos
projetos.
O grau de estruturao da organizao no processo de
gerenciamento de projetos denominado de grau ou nvel de
maturidade em gerenciamento de projetos.
A
maturidade
uma
qualidade
ou
estado
de
amadurecimento. Se aplicarmos o conceito de maturidade em uma
organizao, podemos relacionar a maturidade com o estado no
qual a organizao est em perfeitas condies para alcanar
seus objetivos.
de
que
cada
um
deles
seja
um
sucesso.
57
2. ESTGIOS DE MATURIDA DE
Os modelos de maturidade partem da premissa de que as
organizaes, pessoas e setores evoluem por meio de um processo
contnuo de desenvolvimento ou crescimento em direo a uma
maturidade mais avanada. Os modelos tm por finalidade auxiliar
na elaborao de processos e execuo de melhores prticas para
que as organizaes se desenvolvam de forma constante.
Dentro das diversas variaes dos modelos de maturidade
em gerenciamento de projetos, normalmente so envolvidos cinco
estgios lineares de maturidade em gerenciamento de projetos,
diferindo um pouco no contedo de cada nvel.
A Tabela
Maturidade:
21
apresenta
os
estgios
dos
Modelos
de
ESTGIO
Nvel 1
DESCRIO
estabelecida a linguagem comum e reconhecimento
do gerenciamento de projetos e por isso
considerado estgio inicial. Representa um cenrio
em que o setor ainda no efetuou nenhum esforo
coordenado para a implantao de gerenciamento de
projetos.
Nvel 2
58
Estgio gerenciado.
Representa um cenrio em que
a organizao est praticando o modelo padronizado
do Nvel 3, consolidando suas experincias em um
banco de dados e evoluindo na arte de gerenciar
projetos.
Nvel 5
gerenciamento
de
projetos
est
um melhor desempenho, a melhores
Justia
Federal
|
Conselho
da
Justia
Federal
59
gesto
de
60
ANEXOS
Este documento tem como suporte os anexos:
1. Ficha Inicial do Projeto: documento que contm as
informaes iniciais do projeto que serviro de entrada
para o processo de identificao, seleo e aprovao dos
projetos.
2. Planilha para classificao da Complexidade x Prioridade
dos
Projetos:
planilha
contendo
os
critrios
para
definio da nota do projeto para priorizao.:
3. Modelo de Painel de acompanhamento de Projetos: painel de
acompanhamento mensal contendo as principais informaes
fsicas e financeiras dos projetos.
61
HISTRICO DE REGISTROS
Verso
1.0
Data
30/04/2010
Autor
Marcos Teixeira
Descrio
Criao do documento.
Andreia de
1.1
01/09/2010
Oliveira Silva
Cintia Aldrighi
Evoluo do documento.
Marcos Teixeira
1.1
20/10/2010
Andreia de
Alterao com as
Oliveira Silva
sugestes da Seo
Cintia Aldrighi
Marcos Teixeira
do Norte.
Incluso da sesso sobre
Andreia de
1.3
21/03/2011
Oliveira Silva
Cintia Aldrighi
Geraldo Alves
1.0
TRF5
12/05/2011
Juliene Tenrio
Luiz Targino
Karla Boros
1.1
TRF5
24/05/2011
Karla Boros
acompanhamento dos
projetos nacionais e
formatao do documento.
Adequaes e
consolidao da primeira
verso do MGPO do TRF5.
Adequaes a verso 1.3
enviada pelo CJF.
62
COLABORADORES E REVISORES
Esta sesso apresenta lista, por ordem alfabtica, das
pessoas, que contriburam para o desenvolvimento e reviso do
Manual de Gesto de Portflio e Operao dos Escritrios de
Projetos Estratgicos da Justia Federal.
Colaboradores do Conselho da Justia Federal que participaram do
desenvolvimento:
Andreia de Oliveira Silva
Cintia Aldrighi
Marcos Teixeira
Colaboradores que participaram da reviso:
Jaqueline Aparecida Correia de Mello Conselho da Justia
Federal
Mrcia Lcia Borges de Melo Gomes Conselho da Justia
Federal
Paulo Andr Benz Seo Judiciria do Rio Grande do Norte
Colaboradores que participaram da reviso do TRF5:
Geraldo Alves da Silva Jnior - Tribunal Regional Federal
da 5 Regio
Juliene Gama Tenrio Paraso- Tribunal Regional Federal da
5 Regio
Luiz Carlos Targino Dantas - Tribunal Regional Federal da
5 Regio
Karla Catunda Boros Plano Consultoria
63
GLOSSRIO
Ao Corretiva: Ao para interromper efeitos indesejveis e
eliminar a causa de uma no-conformidade identificada ou outra
situao indesejvel.
Ao Preventiva: Ao para eliminar a causa de uma potencial
no-conformidade ou outra situao potencialmente indesejvel.
Acompanhamento: Processo de obteno de informaes sobre os
progressos, reunidas em um sistema de controle para mostrar a
situao atual, isto , o cumprimento ou desvio da situao
planejada do projeto naquele determinado ponto de tempo.
Benefcio:
Um
ganho
mensurvel
do
projeto
que
uma
razo
projeto
descrito
como
atravessando
quatro
fases,
(recursos
ou
insumos),
sadas
(produtos)
(decorrentes
diretos
ou
de
indiretos
uma
em
nica
relao
medio)
ou
compostos;
caracterstica
medida;
pretendidos
pela
organizao);
direcionadores
64
crescimento
ou
de
reformulao
de
seus
negcios,
uma
srie
de
aes
sistemticas
que
visam
seria
possvel
alcanar
os
mesmos
resultados
se
cada
de
regularmente,
Acompanhamento:
ao
longo
da
So
execuo
reunies
do
projeto,
realizadas
a
fim
de
Probabilidade
de
ocorrncia
de
um
evento
que
pode
65
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
Cartilha da Gesto Estratgica do Poder Judicirio
Conselho Nacional de Justia Braslia: CNJ, 2010.
CNJ.
de
Gesto
de
de
Projeto.
Nova
Lima
de
66
ed.
Project
do
Plano
de
Projetos.
Rio
de
67