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MICROSOFT
Excel 2000

MICROSOFT EXCEL 2000

NDICE
INTRODUO ___________________________________________________________________ 1
COMO DIGITAR DADOS NAS CLULAS________________________________________________ 4
SELEO DE CLULAS ____________________________________________________________ 6
SELEO DE UMA NICA CLULA __________________________________________________ 6
SELEO DE MLTIPLAS CLULAS _________________________________________________ 6
MOVER E COPIAR CONTEDO DE CLULA _____________________________________________ 7
COMO MOVER UMA CLULA ______________________________________________________ 7
COMO COPIAR UMA CLULA ______________________________________________________ 7
AUTOPREENCHIMENTO E AUTOCONCLUSO ___________________________________________ 8
COMO UTILIZAR O AUTOPREENCHIMENTO___________________________________________ 8
COMO UTILIZAR A AUTOCONCLUSO_______________________________________________ 9
RENOMEANDO A PLANILHA _______________________________________________________ 10
FORMATAO __________________________________________________________________ 10
COMO FORMATAR A CLULA _____________________________________________________ 12
COMO FORMATAR O ALINHAMENTO _______________________________________________ 15
VISUALIZAR IMPRESSO _________________________________________________________ 16
COMO VISUALIZAR A IMPRESSO ________________________________________________ 17
ENTENDENDO A TELA VISUALIZAR IMPRESSO______________________________________ 18
CONFIGURANDO AS PGINAS DA PLANILHA ________________________________________ 19
DEFININDO REA DE IMPRESSO __________________________________________________ 30
COMO DEFINIR A REA DE IMPRESSO ____________________________________________ 30
LIMPANDO A REA DE IMPRESSO________________________________________________ 30
IMPRIMINDO A PLANILHA ________________________________________________________ 30
FUNES E FRMULAS __________________________________________________________ 33
USANDO O AUTOSOMA _________________________________________________________ 33
COMPREENDENDO OS OPERADORES ______________________________________________ 34
FRMULAS QUE GERAM VALORES DE ERRO_________________________________________ 35
CRIANDO FRMULAS __________________________________________________________ 36
FORMATAO CONDICIONAL ______________________________________________________ 38
COMO FUNCIONA A FORMATAO CONDICIONAL ____________________________________ 39
COLAR FUNO ________________________________________________________________ 41
CHAMANDO A JANELA DO COLAR FUNO__________________________________________ 42
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FUNO SE __________________________________________________________________ 42
FUNO PROCV_______________________________________________________________ 46
FIXAR CLULA _________________________________________________________________ 51
COMO USAR O FIXAR CLULAS___________________________________________________ 51
ATINGIR META _________________________________________________________________ 52
COMO USAR O ATINGIR META ___________________________________________________ 53
GRFICO______________________________________________________________________ 55
COMO CRIAR UM GRFICO ______________________________________________________ 55
ALTERANDO A APARNCIA DO GRFICO ___________________________________________ 62
CLASSIFICAR DADOS ____________________________________________________________ 65
COMO CLASSIFICAR OS DADOS DA PLANILHA_______________________________________ 65
SUBTOTAIS____________________________________________________________________ 68
UTILIZANDO SUBTOTAIS _______________________________________________________ 68
AUTOFILTRO___________________________________________________________________ 71
UTILIZANDO O RECURSO AUTOFILTRO ____________________________________________ 71
FORMULRIO __________________________________________________________________ 74
UTILIZANDO O FORMULRIO PARA INSERIR DADOS NA PLANILHA_______________________ 74
MODO DE EXIBIO DA PLANILHA _________________________________________________ 76
PERSONALIZANDO O MODO DE EXIBIO DA PLANILHA_______________________________ 76
INSERIR COMENTRIO___________________________________________________________ 79
COMO INSERIR COMENTRIOS___________________________________________________ 79

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INTRODUO
O Excel for Windows 2000 uma planilha eletrnica capaz de executar clculos,
gerar grficos e armazenar dados funcionando como um banco de dados, alm de muito mais.
Uma de suas principais caractersticas o fato deste programa ser muito prtico, facilitando
tarefas que dariam muito trabalho para serem realizadas.
O Excel possui recursos de formatao de texto como negrito, itlico, formatao
de fonte, alm de verificador ortogrfico, que o fazem ficar semelhante a um editor de textos.
Os dados do Excel so inseridos nas clulas de suas planilhas, os quais podem ser
alterados a qualquer momento e com facilidade e a simples alterao de um dado afeta todas as
clulas cujos clculos esto baseados nesse dado.
Ele ainda possui formatos de nmero monetrio, percentual, data, hora, entre
outros, alta qualidade e recursos de impresso, objetos de desenho como setas indicadoras e
caixas de textos, diversos estilos de formatao de planilha pr-definidos, permite a importao e
exportao de dados para programas como Lotus, Dbase, Clipper, Foxpro, alm de diversos
outros recursos.
Para iniciar o Excel basta clicar no menu Iniciar / Programas / Microsoft Excel.
Ao ser aberto, a seguinte tela ser colocada na rea de trabalho. Vamos conhecer
seus principais menus, barras e cones.

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BARRA DE TTULOS
Alm de permitir que voc saiba qual aplicativo (Microsoft Excel) e arquivo (Pasta1)
est aberto, voc ainda pode, atravs dos botes que se encontram na barra de ttulos minimizar,
restaurar ou maximizar e fechar o Excel.

BARRA DE MENU
A barra de menu mostra os menus por meio dos quais voc seleciona comandos
para trabalhar com o Excel. Voc usar a barra de menu constantemente para executar as
opes na planilha.
As opes que compem a barra de menu so:
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Arquivo (opes padres de um aplicativo, entre elas: Novo, Abrir, Salvar,


Salvar Como, Imprimir, Visualizar Impresso);

Editar (opes padres de um aplicativo, entre elas: Copiar, Recortar, Colar


e algumas especficas do Excel como: Limpar, Excluir Planilha);

Exibir (opes padres de um aplicativo, entre elas: Barras de Ferramentas,


Cabealho e Rodap);

Inserir (opes diversas de insero nas planilhas como: Linhas, Colunas,


Planilha, Grfico, Funo, entre outras);

Formatar (opes de formatao como: Clulas, Linha,. Coluna, Planilha,


Formatao Condicional);

Ferramentas (opes diversas como ferramentas para proteo de planilha,


ferramentas de anlise, ferramentas de auditoria, entre outras);

Dados (opes para tratamento de dados funes de banco de dados,


como: Classificao, Subtotais, Relatrio de Tabela e Grfico Dinmicos,
entre outros);

Janela;

Ajuda.

BARRA DE FERRAMENTAS PADRO


A Barra de Ferramentas Padro serve para selecionar os comandos do Excel usados
com maior freqncia (voc simplesmente dar um clique no mouse, em vez de chamar um
menu na Barra de Menu). Voc pode posicionar o mouse sobre cada um dos cones dessa barra e
ver uma breve descrio do mesmo.

BARRA DE FERRAMENTAS FORMATAO


A Barra de Ferramentas Formatao serve para selecionar os comandos especficos
de formatao do Excel usados com maior freqncia (voc simplesmente dar um clique no
mouse, em vez de chamar um menu na Barra de Menu). Voc pode posicionar o mouse sobre
cada um dos cones dessa barra e ver uma breve descrio do mesmo.

CAIXA DE NOME E BARRA DE FRMULA


A caixa de nome utilizada para referenciar a clula que est selecionada ou seno
para dar nome a uma clula ou a um conjunto de clulas selecionadas.
J a Barra de Frmula usada para introduzir informaes na planilha. medida
que voc se movimenta pela planilha, a Barra de Frmula mostra o contedo da clula ativa.
Toda frmula ou dado digitado na clula aparece nessa barra de frmula.
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Na caixa de nome aparece a clula selecionada e frente, na barra de frmula, o
seu contedo.

REA DE TRABALHO - PLANILHA


Uma pasta de trabalho contm uma srie de planilhas nas quais voc coloca dados
em clulas. As clulas so organizadas em linhas identificadas por nmeros e em colunas
identificadas por letras. Voc identifica uma clula atravs da intercesso de uma coluna com
uma linha. Por exemplo, a clula do canto esquerdo superior da planilha chamada de clula A1,
porque est na coluna A e na linha 1. A clula direita de A1 a clula B1, e a clula abaixo de
A1 a A2. A letra que identifica a coluna vem sempre antes do nmero que identifica a linha. O
limite de planilhas por pasta de trabalho fica limitado memria disponvel.

A GUIA DAS PLANILHAS


Localizada antes da Barra de status, a guia de planilhas traz normalmente trs
planilhas em branco para serem utilizadas. Pode-se inserir ou excluir planilhas de acordo com a
necessidade. O Excel trata todo arquivo como uma pasta de trabalho contendo uma ou vrias
planilhas, folhas de grficos, etc.

AS BARRAS DE ROLAGEM
As barras de rolagem tm a mesma funo das barras de rolagem do Word e de
outros programas. So usadas para rolar a janela para que seja possvel ler o que est escondido
na tela.

A BARRA DE STATUS
A Barra de Status est localizada ao longo da parte inferior da tela. Do lado
esquerdo da Barra de Status aparece uma mensagem relatando o estado atual do Excel. Por
exemplo, a palavra Pronto indica que o Excel est esperando que voc comece uma tarefa. O
indicador muda para Digite quando voc insere dados em uma clula ou muda para Edita
quando voc edita o contedo de uma clula.
Quando voc destaca um item de menu ou d um clique sobre um boto da Barra
de Ferramentas, a Barra de Status indica a tarefa que aquele item ou boto executa.

COMO DIGITAR DADOS NAS


CLULAS
Para digitar dados nas clulas do Excel, basta que ela esteja ativa. O dado digitado
(texto, funo, etc.) aparece na clula e na barra de frmulas. Para ativar uma clula, basta clicar
sobre ela com o ponteiro do mouse no formato de uma cruz branca. Uma borda em volta da
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clula indica que ela est ativa ou selecionada. Suas coordenadas aparecem do lado esquerdo da
barra de frmulas (caixa de nome) indicando o endereo da clula ativa. Veja no exemplo da
figura abaixo, a caixa que mostra o endereo da clula ativa A1.
Voc pode digitar textos ou nmeros numa clula do Excel e por padro os textos
ficam alinhados esquerda e os nmeros direita. Posteriormente voc ver como alterar esse
alinhamento.
Clique com o mouse em forma de cruz branca sobre a uma clula e digite o texto
que desejar.

Tecle ENTER para que o Excel entenda que voc terminou a digitao daquela
clula e selecione a clula imediatamente abaixo.
Outra forma de ativar uma clula usando uma das quatro setas de movimentao
do seu teclado, que permitiro que voc caminhe pela planilha, at que a clula desejada esteja
selecionada. Experimente ainda a tecla Tab (seleciona a clula ao lado) e a tecla Enter
(seleciona a clula abaixo).
Observe que o contedo da clula A1 est invadindo a clula B1. Mas se voc
selecionar a clula B1 (clicando com o mouse em forma de cruz branca sobre ela), ver pela
barra de frmulas que ela continua completamente vazia.

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Sendo assim deve-se ento aumentar a largura da coluna A, para que o texto
Microsoft Excel caiba dentro da clula A1. Para isso, posicione o mouse sobre a diviso entre as
colunas A e B e quando ele virar uma seta apontando para os dois lados, clique, mantenha o
clique pressionado e arraste de maneira aumentar a largura da coluna A, de maneira que o texto
caiba em A1. Se voc tem o domnio do duplo clique do mouse, pode dar um duplo clique ao
invs de clicar e arrastar. Nesse caso o Excel ir ajustar a coluna de maneira que ela tenha a
largura mnima necessria para que o texto caiba na clula.

SELEO DE CLULAS
de grande importncia que voc saiba como selecionar as clulas do Excel. Voc
sempre precisar selecionar uma ou vrias clulas para poder inserir dados, formatar, alterar
dados, entre outras coisas.

SELEO DE UMA NICA CLULA


Para selecionar uma clula, basta clicar nela com o mouse em forma de cruz
branca, ento s digitar ali o contedo que desejar.

SELEO DE MLTIPLAS CLULAS


Tente selecionar duas ou mais clulas do Excel ao mesmo tempo, por exemplo, B2,
B3 e B4. Selecione primeiro B2 e em seguida selecione B3. Voc perceber que ao selecionar a
clula B3, a clula B2 perde a seleo. Para solucionar esse problema, existem duas formas de
seleo, a que serve para uma seqncia de clulas e a que serve para clulas alternadas.
No primeiro caso, para selecionar, por exemplo, de B2 at B4, selecione
normalmente a primeira clula (B2), mantenha a tecla SHIFT do teclado pressionada e selecione
a clula B4. Voc perceber que sero selecionadas as clulas B2, B3 e B4, ou seja, a seqncia
das clulas. Repare que a primeira clula da seleo, no caso B2, recebe a moldura, mas no fica
colorida (com preenchimento) como as outras. Isso no significa que ela no est selecionada. O
Excel sempre se comporta assim na seleo com mais de uma clula.
Suponha agora que voc queira selecionar as clulas B2 e B4, sem selecionar a
clula B3. Nesse caso, voc deseja fazer uma seleo alternada e se usar a tecla SHIFT a
seqncia de clulas ser selecionada, ou seja, a clula B3 tambm far parte da seleo. Para
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resolver esse problema, a tecla que deve ser mantida pressionada CRTL. Selecione a clula B2,
mantenha pressionada a tecla CRTL do teclado e selecione a clula B4. Voc perceber que
agora B2 ficar com preenchimento e B4 ficar com a moldura em volta. Isso significa que as
duas esto selecionadas igualmente. Caso voc deseje selecionar vrias clulas alternadas, basta
manter a tecla CRTL pressionada e ir clicando com o mouse nas outras clulas.
Outra forma de selecionar vrias clulas em seqncia pressionando o boto do
mouse sobre a primeira clula da seqncia e depois arrastando o ponteiro do mouse at a ltima
clula da seqncia.

MOVER E COPIAR CONTEDO


DE CLULA
Voc pode inserir a informao na clula errada e precisar mover ou copiar essa
informao para outro local, sem a necessidade de digitar novamente.
Quando voc move a informao ela retirada da clula original e levada para a
clula destino.
Quando voc copia a informao ela mantida na clula original e uma cpia da
mesma inserida na clula destino.

COMO MOVER UMA CLULA


Selecione uma clula editada qualquer.
Coloque o ponteiro do mouse sobre uma das bordas. O ponteiro assumir o formato
de uma seta, indicando que voc pode arrastar a clula.
Com o ponteiro em forma de seta, pressione o boto esquerdo do mouse, arraste o
ponteiro da clula para outra clula qualquer e solte o boto. O texto da clula original aparecer
na clula destino.

COMO COPIAR UMA CLULA


Proceda da mesma forma como se fosse mover a clula; no entanto, antes de
soltar o boto do mouse, pressione a tecla CRTL, arraste e depois solte primeiro o mouse e
depois a tecla CRTL.
OBSERVAO
Quando voc copia uma clula pressionando CRTL, aparece um sinal muito pequeno
do smbolo (+) junto clula que est sendo copiada.

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AUTOPREENCHIMENTO E
AUTOCONCLUSO
Os dois recursos so bastante parecidos e servem para ajud-lo a agilizar e facilitar
o trabalho de digitao dos dados nas clulas.
O autopreenchimento permite que voc digite o incio de uma srie contnua e o
Excel continuar essa srie.
A autoconcluso serve para incluir valores iguais em uma mesma coluna, sem a
necessidade de digit-los novamente. Basta digitar o texto em uma clula e quando digitar na
mesma coluna voc precisar digitar apenas as iniciais do texto e quando perceber que o Excel
completou o texto restante, basta teclar ENTER e a entrada de dados ser concluda para voc.

COMO UTILIZAR O AUTOPREENCHIMENTO


Vamos ver um exemplo:
1. Selecione a clula A3 e digite o valor 1. No se preocupe em digitar o restante
da planilha.
2. Em seguida, selecione a clula A4 e digite o valor 2.
3. Agora selecione as duas clulas ao mesmo tempo. Para isso, basta que voc
clique na primeira clula (A3) com o ponteiro do mouse em forma de uma cruz
branca, mantenha o clique pressionado e arraste at a clula A4. Veja na figura
como ficaro as duas clulas selecionadas. Lembre-se que a primeira clula da
seleo indicada apenas com uma moldura em volta.
4. Coloque o ponteiro do mouse sobre o canto inferior direito da clula A4
(quadradinho) at que o mouse tome a forma de uma CRUZ preta e fininha
(Ala de Preenchimento). Com o ponteiro em forma de cruz fina, pressione o
boto esquerdo do mouse, arraste o ponteiro do mouse at a clula A12 e solte.
Observe que medida que voc vai arrastando o mouse um quadradinho
colocado ao lado da seleo, indicando qual ser o contedo daquela clula.
5. Aps soltar o mouse, o contedo das clulas ficar como mostrado na figura.

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COMO UTILIZAR A AUTOCONCLUSO


Suponha que voc agora tem que digitar o nome de outro amigo que tem o mesmo
nome daquele digitado na clula B1, por exemplo. Clique ento na clula B7 e ao digitar Jo, o
Excel entende que voc deseja digitar um nome igual ao que j foi digitado naquela mesma
coluna e completa o nome para voc. Basta ento teclar ENTER e o nome ser colocado na clula.
Faa o teste !!!
Mas agora supondo que na clula B8 o nome a ser digitado Paulo, ao digitar Pa, o
Excel ir sugerir que o nome Patrcia, nesse caso, no tecle ENTER e continue digitando o nome
normalmente. A partir da primeira letra diferente entre os dois nomes, o Excel desconsidera o
nome sugerido e aceita exatamente aquele que voc est digitando no momento.

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RENOMEANDO A PLANILHA
Uma das maneiras de renomear uma planilha dar um duplo clique na guia onde
est escrito plan1 e em seguida digitar o novo nome. Aps a digitao tecle ENTER ou clique em
qualquer clula da planilha, de maneira a fazer com que o cursor pare de piscar na guia.

FORMATAO
A formatao d uma melhor aparncia planilha. Ela funciona como a
maquiagem, ou o complemento de uma arrumao. Veja a barra de formatao do Excel e
conhea suas principais ferramentas:

1.

Caixa Fonte: Lista as fontes disponveis e permite a escolha de uma delas.

2.

Caixa Tamanho da Fonte: Lista os tamanhos de fonte disponveis para a fonte


selecionada na caixa Fonte.

3.

Negrito: Aplica o formato negrito aos caracteres contidos na clula selecionada


(clique novamente sobre ele para remover o negrito).

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4.

Itlico: Aplica o formato itlico aos caracteres contidos nas clulas selecionadas
(clique novamente sobre ele para remover o itlico).

5.

Sublinhado: Aplica um sublinhado simples aos caracteres contidos nas clulas


selecionadas (clique novamente sobre ele para remover o sublinhado).

6.

Alinhar esquerda: Alinha esquerda o contedo das clulas selecionadas.

7.

Centralizar: Centraliza o contedo das clulas selecionadas.

8.

Alinhar direita: Alinha direita o contedo das clulas selecionadas.

9.

Mesclar e centralizar: Une as clulas selecionas e centraliza o contedo entre


elas. Esse recurso muito utilizado para colocar ttulos em planilhas.

10. Estilo Moeda: Aplica o formato de moeda atualmente definido na clula


selecionada. O smbolo da moeda varia de acordo com aquele que foi definido
na caixa de configuraes regionais acessada a partir do Painel de Controle do
Windows. Este formato, se aplicado antes da digitao, d a impresso de que
nada aconteceu na clula, mas assim que algum valor for digitado, aparecer
com formato monetrio.
11. Estilo Porcentagem: Se selecionado antes de digitar o contedo da clula,
quando um valor for digitado aparecer com o formato porcentagem. Se
selecionado aps o valor da clula ser digitado, ir multiplicar esse valor por
100 e acrescentar o formato porcentagem logo aps o nmero.
12. Separador de Milhares: Aplica o formato separao de milhar atualmente
definido no valor da clula selecionada, colocando um ponto a cada grupo de
trs nmeros e acrescentando dois zeros aps a casa decimal, caso o nmero
seja inteiro. O formato do separador de milhar vai variar de acordo com o que
foi definido na caixa de configuraes regionais acessada a partir do Painel de
Controle do Windows. Este formato, se aplicado antes da digitao, d a
impresso de que nada aconteceu na clula, mas assim que algum valor for
digitado, aparecer separado por milhares.
13. Aumentar casas decimais: Adiciona uma casa decimal ao nmero cada vez que
voc clicar sobre o cone.
14. Diminuir casas decimais: Diminui uma casa decimal ao nmero cada vez que
voc clicar sobre o cone.
15. Aumentar recuo: aumenta o recuo do contedo de uma clula, afastando seu
contedo para a direita.
16. Diminuir recuo: Diminui o recuo do contedo de uma clula, afastando seu
contedo para a esquerda.
17. Bordas: Exibe uma paleta de estilos de bordas para que voc aplique nas
clulas selecionadas. Veja a figura:

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A seguir a descrio dos cones de bordas na ordem em que aparecem, comeando


de cima para baixo e da esquerda para a direita:

Retira as bordas internas e externas das clulas selecionadas.

Insere borda externa abaixo da rea de clulas selecionadas.

Insere borda externa esquerda da rea de clulas selecionadas.

Insere borda externa direita da rea de clulas selecionadas.

Insere borda externa dupla abaixo da rea de clulas selecionadas.

Insere borda externa grossa abaixo da rea de clulas selecionadas.

Insere borda acima e abaixo da rea de clulas selecionadas.

Insere borda externa dupla abaixo e simples acima da rea de clulas selecionadas.

Insere borda dupla externa abaixo e borda simples acima da rea de clulas selecionadas.

Insere bordas simples externa e interna nas reas de clulas selecionadas.

Insere borda externa simples na rea de clulas selecionada.

Insere borda externa grossa na rea de clulas selecionada.


18. Cor do preenchimento: Muda a cor do preenchimento da clula. Se voc clicar
diretamente no cone, ele aplica a cor que est sendo usada para sublinhar o
boto. Voc pode ainda clicar na setinha que fica ao lado do cone e selecionar
a cor que mais lhe agradar.
19. Cor da fonte: Muda a cor do contedo da clula. Se voc clicar diretamente no
cone, ele aplica a cor que est sendo usada para sublinhar o boto. Voc pode
ainda clicar na setinha que fica ao lado do cone e selecionar a cor que mais lhe
agradar.

COMO FORMATAR A CLULA


Selecione a clula A1, e aplique as formataes Negrito, Fonte Arial e Tamanho
da fonte 14, conforme a figura:

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Em seguida selecione as clulas A1, B1, C1 e D1 e clique no cone Mesclar e


Centralizar para dar um efeito de ttulo da planilha. Veja a figura no momento da seleo e logo
aps ter clicado no cone.

Agora, selecione as C3 at D6. Para alinh-los direita, clique no cone Alinhar


direita que tambm fica na barra de ferramentas formatao.
Feito isso, selecione as clulas A2, B2, C2 e D2 e clique nos cones Centralizar,
Itlico e Negrito. Verifique a fonte e se no estiver em Arial, tamanho 12, selecione tambm
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essas opes. Ajuste a largura das colunas para que o contedo de cada clula possa ser visto
totalmente.
Veja como fica a planilha aps essas formataes e a indicao do cone centralizar
(observe bem a diferena entre centralizar e centralizar entre colunas):

Ainda necessrio colocar bordas e sombreamento na planilha para que ela fique
mais apresentvel e fcil de visualizar aps ser impressa. Voc pode achar que isso
desnecessrio, visto que est enxergando as linhas de grade da planilha. Mas por padro, essas
linhas no so impressas.
Para melhorar a aparncia da planilha, selecione todas as clulas que contm dados
(uma dica: basta selecionar uma clula da rea de dados e em seguida, manter a tecla CTRL
pressionda e pressionar a tecla * do teclado que toda a rea de dados ser selecionda). Em
seguida clique na setinha que fica ao lado do cone Bordas e selecione o segundo item da
terceira coluna, conforme a figura.

Depois de escolher a borda, voc pode escolher a cor de preenchimento que deseja.
Selecione a clula A1 e depois clique no boto Cor de preenchimento e selecione a cor Cinza25%.
Veja como a planilha agora ficou com um aspecto mais agradvel:

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COMO FORMATAR O ALINHAMENTO


Clique no menu Formatar / Clulas e selecione a guia Alinhamento. Voc agora
tem vrias opes de configurar o alinhamento.
Alinhamento do Texto:
Horizontal: opes de alinhar o texto horizontalmente na clula selecionada. As
opes: esquerdo, direito e centralizado so as mesmas dos cones equivalentes na barra de
ferramentas, que voc vem usando at agora. Voc ainda pode selecionar as opes:

Centro: centraliza o texto na horizontal.

Geral: volta a formatao padro configurada para o Excel.

Preencher: faz com que o texto preencha a clula.

Justificar: justifica o texto na clula, ou seja, alinha as margens esquerda e


direita, desde que seu texto tenha mais de uma linha.
Centralizar seleo: centraliza apenas o texto que foi selecionado na
clula.
Vertical: opes de alinhar o texto verticalmente na clula selecionada.

Superior: alinha o texto na parte superior da clula.

Centro: centraliza o texto verticalmente na clula.

Inferior: alinha o texto na parte inferior da clula.

Distribudo: distribui o texto verticalmente em toda a clula.

Justificar: justifica o texto na clula, ou seja, alinha as margens esquerda e


direita. Para que voc sinta o efeito desse recurso, necessrio que o texto tenha
pelo menos duas linhas completas com mais de uma palavra em cada linha.

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Retorno automtico de texto: desde que o texto no caiba na largura da clula,
passa para a linha de baixo. Apenas um cuidado deve ser tomado com esse recurso. O Excel no
se preocupa com a diviso silbica das palavras. Voc deve posteriormente ajustar a largura da
coluna para que o texto fique dividido corretamente ou de maneira que uma palavra inteira fique
na linha superior ou inferior. Ser necessrio ainda alargar a linha que contm o texto para que o
mesmo possa ser visto. Para a clula I2, marque esse recurso e ao clicar no OK, ajuste as
larguras da linha e da coluna.
Reduzir para ajustar: Reduz o tamanho da fonte de maneira que o texto caiba na
largura da clula. Com um texto grande pode se tornar difcil a sua leitura.
Mesclar clulas: Mescla as clulas selecionadas. o mesmo recurso que voc j
vem utilizando ao clicar no boto que fica na barra de formatao. Essa opo atravs do menu
muito utilizada quando necessrio desfazer a opo mesclar clulas.
Orientao: nas opes de orientao, voc pode escolher como o texto ficar
disposto na clula.
Direo do texto: especifica a ordem de leitura e o alinhamento.
Veja na figura a seguir a janela Formatar clulas com a guia Alinhamento
selecionada:

VISUALIZAR IMPRESSO
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Quando construmos uma planilha, no temos a idia exata de como ela ficar ao
ser impressa. Seria improdutivo e dispendioso imprimir para ver como est a planilha, fazer as
alteraes necessrias e depois imprimir novamente. um bom hbito sempre visualizar a
impresso antes de imprimir a planilha.
O visualizar impresso um recurso utilizado para se ter uma prvia de como
ficar a planilha aps a impresso.

COMO VISUALIZAR A IMPRESSO


A maneira em que as pginas so exibidas na janela de visualizao depende das
fontes disponveis, da resoluo da impressora e das cores disponveis. E se a planilha tiver um
grfico incorporado (recurso que ser visto mais adiante), e o mesmo estiver selecionado, o
visualizar impresso exibir somente o grfico, significando que somente ele ser impresso.
Clique no cone Visualizar impresso que se encontra na barra de ferramentas
padro ou escolha o menu Arquivo / Visualizar impresso e surgir uma tela conforme a
figura a seguir.

Conforme voc pode ver, h muito a melhorar antes de imprimir a planilha.


Detalhes de configurao de pgina como centralizar a planilha na pgina, configurar o tamanho
do papel e das margens, personalizar cabealho e rodap, podem ser feitos atravs do boto
Configurar... que se encontra na barra superior da tela.
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ENTENDENDO A TELA VISUALIZAR IMPRESSO
BARRA DE STATUS
Barra que se encontra na parte inferior da tela, logo abaixo da pgina. Serve para
indicar o Status do visualizar impresso. Veja a figura a seguir:

BARRA DE OPES
A barra de opes fica acima da visualizao da pgina. atravs dela que voc
poder navegar atravs das pginas, aumentar ou diminuir o zoom para visualizao, configurar
a pgina, etc. Veja a figura abaixo e conhea a seguir cada um de seus itens.

Prxima: Clicando em prxima voc exibir a prxima pgina da planilha. Quando esse
item est desativado significa que a planilha s tem uma pgina ou que voc est
visualizando a ltima pgina da planilha.
Anterior: Clicando em anterior voc exibir a pgina anterior da planilha. Quando esse
item est desativado significa que a planilha s tem uma pgina ou que voc est
visualizando a primeira pgina da planilha.
Zoom: Clicando em zoom voc alterna entre uma visualizao do tamanho da tela da
planilha e uma visualizao ampliada. Esse recurso no altera o tamanho da planilha no
momento da impresso. Ele exclusivo para efeito de visualizao na tela. Outra forma
de alternar entre uma visualizao do tamanho da tela e da planilha ampliada clicando
com o mouse sobre qualquer rea da planilha.
Imprimir: Clicando sobre imprimir voc poder definir as opes de impresso e em
seguida imprimir a planilha selecionada.
Configurar: Clicando em configurar voc poder definir as opes que controlam a
aparncia da planilha impressa (voc ver a seguir cada opo do configurar
detalhadamente).
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Margens: Clicando em margens uma vez voc exibe as alas de margem e pode
posicionar seu mouse sobre elas, aguardar que ele vire uma seta dupla, manter o clique
pressionado e arrastar para ajustar as margens da planilha, do cabealho e rodap e a
largura das colunas. Clicando pela segunda vez em margens voc oculta as alas.
Visualizar quebra de pgina / Modo de exibio Normal: clicando no visualizar quebra de
pgina voc alterna para a visualizao da quebra de pgina na planilha, podendo ajustlas na planilha ativa, podendo ainda redimensionar a rea de impresso e editar a
planilha. Para voltar ao modo de exibio normal, clique no menu Exibir/Normal e
clique novamente no cone Visualizar impresso para continuar visualizando a
impresso da planilha. Se voc estava no modo quebra de pgina e visualizou impresso,
clique em Modo de exibio normal para visualizar a planilha ativa no modo normal.
Fechar: Clicando em Fechar voc fecha a janela de visualizao de impresso e volta
visualizao anterior da planilha ativa.
Ajuda: Clicando em ajuda ser apresentada uma janela na tela com ajuda para cada um
dos itens citados acima.

CONFIGURANDO AS PGINAS DA PLANILHA


O recurso configurar pgina permite que voc defina configuraes para a pgina,
margens, cabealho e rodap e para a planilha.
A maioria desses recursos est disponvel tambm ao clicar no boto Configuraes
quando visualiza a impresso de um documento
Pgina:

Para exibir a janela do Configurar Pginas clique no menu Arquivo / Configurar

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Logo abaixo da barra de ttulos Configurar Pgina so exibidas as guias de opes


de configurao da pgina:
Pgina: Exibe a janela com opes para configurao da pgina da planilha.

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Margens: Exibe a janela com opes para configurao das margens da planilha,
alm das opes para centralizar a planilha no papel.
Cabealho e Rodap: Exibe a janela com opes para personalizar o cabealho e
o rodap da planilha.
Planilha: Exibe a janela com opes para configurao da planilha. Algumas
opes estaro desativadas, mas podero ser acessadas atravs do menu
Arquivo/Configurar pginas, que se encontra no modo de edio da planilha
(para voltar a esse modo, clique no boto Fechar).

GUIA PGINA

Orientao: Determina a orientao do papel para retrato (vertical) ou paisagem


(horizontal).
Dimensionar: Permite ajustar a planilha de maneira a reduzir ou ampliar seu
tamanho. muito utilizado quando voc tem uma planilha que ocupa mais de uma pgina e na
ltima pgina fica apenas um pouco de informao, por exemplo, uma coluna ou duas colunas ou
uma ou pouco mais linhas a serem impressas. Nesse caso, voc pode marcar a opo que reduz a
porcentagem, diminuir e ir fazendo testes ou ainda marcar a opo que permite determinar qual a
quantidade mxima de pginas a serem impressas na largura (refere-se ao caso de colunas
sobrando) e qual a quantidade mxima das pginas a serem impressas na altura (refere-se ao caso
de linhas sobrando).
Boto Opes: Acessa as configuraes da impressora. Essas configuraes iro
variar de acordo com a impressora instalada. O boto Opes ser apresentado nas telas de todas
as guias.
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Tamanho do papel: Permite configurar o tamanho do papel que ser usado na
impresso. Verifique se nas configuraes da impressora o papel definido possui tambm esse
tamanho.
Qualidade da impresso: Permite que voc selecione a resoluo em pontos por
polegada (DPI) que aparecero na pgina impressa. Quanto maior o nmero, melhor a qualidade.
Nmero da primeira pgina: Permite que voc determine um nmero diferente
de 1 para iniciar a numerao de pginas da planilha. Esse nmero aparecer na primeira pgina e
nas pginas seguintes a numerao ser seqencial, mas a partir do nmero determinado na
primeira pgina. Para que o nmero de pgina seja impresso, ainda necessrio inserir no
cabealho ou no rodap, o que ser visto a seguir.
Voc pode configurar todas as guias e somente depois clicar no OK, a mudana de
uma guia para outra no significa perder as configuraes feitas anteriormente. Mas se quiser ver
como planilha est ficando, clique no boto OK e em seguida volte a clicar no boto Configurar
para continuar aprendendo sobre as outras guias.

GUIA MARGENS

Superior: Permite definir o tamanho da margem superior.


Inferior: Permite definir o tamanho da margem inferior.
Esquerda: Permite definir o tamanho da margem esquerda.
Direita: Permite definir o tamanho da margem direita.

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Cabealho: Permite definir o tamanho do cabealho, em relao ao topo da
pgina.
Rodap: Permite definir o tamanho do rodap, em relao base da pgina.
Centralizar na pgina:
Horizontal: centraliza a planilha horizontalmente na pgina.
Vertical: centraliza a planilha verticalmente na pgina.
Selecione nessa guia as seguintes opes: Margens superior, inferior, esquerda e
direita = 3; Cabealho e Rodap, 1,5; Centralizar na pgina horizontalmente. Agora clique no OK e
veja como a planilha est ficando.
Repare que ela est centralizada somente no sentido horizontal, clique novamente
no Configurar e na guia Margens (se essa foi a ltima guia selecionada antes do OK, o Excel j
abrir a janela Configurar Pgina com ela selecionada) selecione a opo centralizar verticalmente.
Veja na figura a seguir como ficou a planilha:

Ela agora comea a tomar um aspecto mais profissional, mas est muito no centro
da pgina no sentido vertical. Para fazer com que ela no fique muito no alto nem to no centro
voc pode usar uma combinao de recursos. Clique novamente em Configurar e na guia
Pg.:

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Margens, desmarque a opo Centralizar na pgina Vertical e altere o valor da margem superior
para 5. Clique no OK para ver como a planilha est ficando.
Em seguida clique novamente em Configurar para aprender mais recursos.

GUIA CABEALHO/RODAP

Na janela acima, voc ainda percebe que existem os botes Personalizar


cabealho e Personalizar rodap aos quais vamos dar uma ateno especial.
O que caracteriza um cabealho ou um rodap, alm deles serem inseridos dentro
das margens superior e inferior, respectivamente, que tudo que for digitado ou inserido no
cabealho ou no rodap aparecer em todas as pginas da planilha.
As personalizaes do cabealho e rodap so idnticas. A nica coisa que difere os
dois que tudo que for feito a partir do Personalizar cabealho ir aparecer no topo da pgina e a
partir do Personalizar rodap na base da pgina. Clique no boto Personalizar cabealho e
entenda a seguir a tela que surge:

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Os cones que fazem parte dessa janela so descritos a seguir:

1. Formatar fonte (o texto a ser formatado deve ser selecionado antes).


2. Inserir o nmero da pgina corrente. Suponha que sua planilha tenha 3 pginas, se voc
digitar o nmero 1 no cabealho ou no rodap, esse nmero aparecer nas trs pginas.
Significa que na pgina 2 voc ver o nmero 1 e o mesmo acontecer na pgina 3. A
funo inserir nmero de pgina vem justamente solucionar esse problema, fazendo com
que o nmero da pgina corrente seja inserido em cada uma. Significa que na planilha
com 3 pginas, o nmero 1 ser inserido na pgina 1, 2 na pgina 2 e 3 na pgina 3. Ao
inserir o nmero da pgina o cabealho ou rodap, voc ver na tela acima &[pgina]
exatamente no local onde seu cursor estava piscando quando clicou no inserir nmero de
pgina. essa funo ser substituda pelo nmero de cada pgina. Aps clicar em todos
os OK necessrios e voltar a visualizar a impresso, poder ver exatamente como ser
impresso.
3. Inserir o total de pginas do documento. Naquela planilha de 3 pginas, imagine que voc
precisa mostrar no rodap o seguinte: pgina 1 de 3 na primeira pgina, pgina 2 de 3 na
segunda e pgina 3 de 3 na terceira. Nesse caso voc poderia at digitar o nmero 3, mas
para isso teria que saber exatamente quantas pginas planilha tem. Imagine agora, que
depois de digitar o 3 voc visualizou a planilha e percebeu que na pgina 3 tem apenas
uma coluna. Voc j sabe que pode reduzir o nmero de pginas atravs da guia Pginas
do visualizar impresso. Nesse caso, bastaria clicar no Ajustar para 2 pginas de largura
por 1 de altura e clicar em OK. Mas como voc digitou o total de pginas, precisaria se
lembrar disso e configurar novamente o rodap para alterar o valor digitado. Esse ltimo
trabalho poderia ter sido poupado se voc tivesse inserido o total de pginas do arquivo
atravs da funo e no digitado o valor. Ainda poderamos levar em considerao que
uma planilha muitas vezes pode crescer, visto que voc pode vir a acrescentar novos
dados. Dependendo da quantidade de dados ela pode passar a possuir at uma ou mais
pginas. Mais uma vez voc teria que alterar a configurao do rodap. Ao inserir o total
de pginas do arquivo no cabealho ou no rodap, voc ver na tela acima &[pginas]
exatamente no local onde cursor estava piscando quando clicou no cone correspondente.
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Aps clicar em todos os OK necessrios e voltar a visualizar a impresso, poder ver
exatamente como ser impresso.
4. Insere a data corrente do sistema operacional no local onde cursor estiver piscando
quando voc clicar no cone. Aparecer &[data] no local onde ela for inserida. A
vantagem de inserir a data do sistema operacional que toda vez que voc for imprimir o
arquivo ele ir atualizar a data, independente de quando tenha sido feito. Mas ateno, se
voc deseja que a data da impresso seja sempre a mesma, aquela na qual a planilha foi
construda, voc deve digitar a data e no inserir.
5. Insere a hora corrente do sistema operacional no local onde o cursor estiver piscando
quando voc clicar no cone. Aparecer &[hora] no local onde ela for inserida. A
vantagem de inserir a hora do sistema operacional que toda vez que voc for imprimir o
arquivo ele ir atualizar a hora, independente de quando tenha sido feito. A atualizao da
hora feita no momento da impresso, significa que voc no ver as horas correrem na
tela. Mas ateno, se voc deseja que a hora da impresso seja sempre a mesma, aquela
na qual a planilha foi construda, voc deve digit-la e no inseri-la.
6. Insere o nome do arquivo que contm a planilha. Aparecer &[arquivo] no local onde o
cursor estiver piscando quando voc clicar no cone. Aparecer &[arquivo] no local onde
for inserido.
7. Insere o nome da guia da planilha (aquele que voc digitou no lugar de plan...) no local
onde o cursor estiver piscando quando voc clicar no cone. Aparecer &[guia] no local
onde for inserido.
interessante deixar o nome do arquivo e da guia da planilha num local bem discreto,
geralmente no canto inferior direita, com tamanho de fonte bem pequeno, de forma que no
chame a ateno, Isto utilizado para o caso de voc ter a planilha impressa e precisar fazer
alguma alterao ou imprimi-la novamente, ficando assim fcil localiz-la.
Voc deve ter percebido que o cabealho e o rodap esto divididos em trs sees,
cada um. possvel digitar um texto e/ou inserir uma ou mais funes citadas anteriormente em
qualquer uma das sees. A diferena entre as sees a seguinte:
Seo esquerda: tudo que for inserido ou digitado na seo esquerda fica na
margem superior ou inferior esquerda e seu alinhamento ser esquerda.
Seo central: tudo que for inserido ou digitado na seo central fica na margem
superior ou inferior central e seu alinhamento ser centralizado em relao ao ponto onde o
cursor estiver piscando.
Seo direita: tudo que for inserido ou digitado na seo direita fica na margem
superior ou inferior direita e seu alinhamento ser direita.

GUIA PLANILHA

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rea de impresso: Especifique o intervalo de planilha a ser impresso. Use esta


opo sempre que desejar imprimir um intervalo especfico de uma planilha.
Para especificar uma rea de impresso, volte para a planilha, clicando no boto
fechar do Visualizar Impresso e selecione a rea da planilha demarcada entre as clulas A1 at
D6. V opo Arquivo / rea de impresso. Veja a figura:

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Depois de selecionar na planilha a rea que deseja imprimir, veja que na caixa de
nome mostrado rea de impresso. Volte ao Visualizar Impresso, janela do Configurar.
Na caixa rea de impresso, voc tambm pode digitar referncias de clula ou
nomes correspondentes s reas na planilha. Por exemplo, para especificar as clulas no
adjacentes A1:B5 e D1:E5, clique na caixa e digite a1:b5,d1:e5. Estas reas no adjacentes
sero impressas em pginas separadas. A1:B5 significa A1 at B5 e assim por diante.
Imprimir ttulos: Selecione os ttulos de impresso para as planilhas
selecionadas. Os ttulos so impressos como ttulos somente depois que as linhas e colunas que
os contm terem sido impressas. Por exemplo, se voc selecionar uma linha ou coluna na
segunda pgina como ttulos de impresso, os ttulos sero impressos apenas a partir da terceira
pgina.
Linhas a repetir na parte superior: Selecione a caixa e, depois, na planilha, selecione a linha a
ser utilizada como ttulos, ou digite uma referncia de clula. Voc pode selecionar linhas adjacentes
mltiplas.
Colunas a repetir esquerda: Selecione a caixa e depois, na planilha, selecione a coluna a ser
utilizada como ttulos, ou digite uma referncia de clula. Voc pode selecionar colunas adjacentes
mltiplas.
Imprimir
Comentrio: Imprime os comentrios (um recurso do menu Inserir que funciona
como uma anotao) criados na planilha. Por padro nenhum, mas se quiser, voc pode definir
a impresso no final da planilha ou onde o comentrio foi criado.
Imprimir:
Linhas de grade: Quando esse item for marcado, as linhas de grade da planilha
sero impressas.
Preto e branco: Imprime toda e planilha em preto e branco, usando escala de
cinza para imprimir o que for colorido.
Qualidade de rascunho: Como o prprio nome diz, imprime numa qualidade de
rascunho. uma qualidade inferior, onde alguns itens como as linhas de grade
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(quando marcadas) no so impressos, mas em contrapartida reduz o tempo de
impresso e consome menos tinta da impressora.
Cabealhos de linha e coluna: Imprime os nmeros das linhas e as letras das
colunas. interessante que voc marque essa opo, clique no OK e visualize a
impresso do cabealho de linha e coluna.
Ordem da Pgina:
Controla a ordem de impresso e numerao das pginas de uma planilha que
possui mais de uma pgina.
Abaixo e a direita: A impresso e a numerao comeam na primeira pgina,
seguindo para a que est imediatamente abaixo dela. Quando completar a primeira
coluna de pginas passa para a Segunda. Veja a figura a seguir:

Acima e abaixo: A impresso e a numerao comeam na primeira pgina,


seguindo para a que est do lado direito dela, at completar a linha, quando passa
para a Segunda linha. Veja a figura a seguir:

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DEFININDO REA DE
IMPRESSO
Definir rea de impresso permite que voc defina na planilha apenas uma rea
para que a mesma seja impressa. Assim, os dados da planilha que no fizerem parte daquela
rea no aparecero no momento da impresso.

COMO DEFINIR A REA DE IMPRESSO


Voc possui mais de uma maneira de definir a rea de impresso. Vamos ver
primeiramente a mais simples delas.
Para definir a rea a ser impresassa selecione o intervalo de clulas desejadas. Em
seguida clique no menu Arquivo / rea de impresso e veja que ele possui duas opes:
Definir rea de impresso e Limpar rea de impresso.
A opo Definir rea de impresso, define exatamente a rea selecionada como
sendo a rea que dever ser impressa.

LIMPANDO A REA DE IMPRESSO


Para isso, basta clicar no menu Arquivo / rea de impresso / Limpar rea de
impresso. No necessrio se preocupar com seleo de clulas para retirar a rea de
impresso.

IMPRIMINDO A PLANILHA
Clique no menu Arquivo / Imprimir. A janela abaixo ser mostrada:

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Impressora: permite que voc selecione a impressora com a qual deseja imprimir
(no caso de ter mais de um drive de impressora instalado).

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Intervalo de impresso: Especifica quais as pginas nas planilhas selecionadas
que devem ser impressas.
Tudo: Imprime todas as pginas nas planilhas selecionadas.
Pgina(s): Imprime o intervalo de pginas especificado nas caixas "De" e "At". Os
nmeros de pginas selecionados nas caixas "De" e "At" afetam a determinao
de quais clulas sero impressas e no a numerao das pginas em que sero
impressas. Para mudar a numerao de pginas impressas, especifique um nmero
na caixa "Nmero da primeira pgina" da guia Pgina na caixa de dilogo
Configurar Pgina.
Imprimir:
Seleo: Imprime somente a rea selecionada previamente na planilha.
Planilha(s) selecionada(s): Imprime as planilhas cujas guias estiverem
selecionadas. Para selecionar mais de uma guia de planilha, utilize as teclas SHIFT
(para uma seleo em sequncia) e CTRL (para uma seleo alternada).
Pasta de trabalho inteira: Imprime todas as planilhas da pasta de trabalho.
Cpias:
Nmero de cpias: Permite que voc determine quantas cpias deseja imprimir
para a planilha em questo.
Agrupar: Permite agrupar a impresso para planilhas que tenham mais de uma
pgina. Imagine que uma planilha tenha tantos nomes que possui 10 pginas. Voc
precisa imprimir 5 cpias dessa planilha. Se a opo agrupar estiver desmarcada,
ao mandar imprimir voc ver que sero impressas 10 cpias da pgina 1, em
seguida 10 cpias da pgina 2, e assim por diante. Com essa opo marcada, ser
impressa uma cpia completa da planilha, da pgina 1 at 10, depois uma segunda
cpia completa da planilha e assim por diante, o que facilitar muito no momento
que voc for separar essas cpias.

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FUNES E FRMULAS
Para tornar os dados realmente teis voc precisa criar frmulas. Elas podem
desempenhar tarefas simples como somar valores de duas ou mais clulas ou tarefas mais
complexas.
A Excel possui previamente definida uma srie de funes comumente utilizadas
para facilitar o uso. No nosso dia a dia usamos vrias vezes essa funo.
O uso de frmulas pode ajud-lo a analisar os dados de uma planilha. Atravs de
frmulas, voc pode executar operaes, tais como adio, multiplicao e comparao de
valores da planilha. Toda vez que desejar incluir valores calculados em uma planilha o melhor
recurso a utilizar ser frmula.
Algumas vezes pode parecer mais fcil pegar uma calculadora de bolso e fazer os
clculos que voc sempre fez dessa forma, mas lembre-se que usando os recursos do Excel para
construir a planilha, voc s precisa fazer o clculo a primeira vez e independente de quanto sua
planilha cresa, o Excel continuar fazendo os clculos para voc. E ainda com uma confiabilidade
muito maior, pois a probabilidade de erro em uma planilha bem preparada, chega a zero.

USANDO O AUTOSOMA
Antes de comear a fazer os clculos efetivamente na sua planilha, importante
conhecer alguns conceitos do Excel:
Uma Frmula no Excel sempre inicia com o sinal de =, para visualizar a frmula
basta clicar duas vezes sobre a clula que a contm ou clicar uma vez e visualizar o contedo da
clula na barra de frmulas.
O Autosoma do Excel soma valores que esto em uma coluna ou linha. Para efetuar
uma operao usando a autosoma basta posicionar o mouse na clula logo aps a seqncia de
dados e clicar no cone de autosoma.
Vamos ver como utilizar a autosoma para calcular a soma das notas da planilha da
Escola.
Veja o exemplo da planilha abaixo. Vamos utilizar a autosoma para somar as notas
dos alunos. Vamos somar a nota do primeiro aluno. Clique na clula F3. Agora clique no
Autosoma. Veja a figura abaixo:

Pg.:

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Veja que o prprio Excel criou a frmula para somar as notas do aluno. Observe
que o sinal de = vem antes do restante da frmula. Veja tambm que entre os parnteses est
o intervalo de clulas que sero usados para a soma.
Pressione a tecla ENTER. Pronto! O resultado aparece na clula F3. importante
perceber que o que se v na clula F3 agora o nmero 26, porm, se voc olhar para a barra
de frmulas, ver que l, mostrada a formula utilizada para a soma. Esta frmula pode ser
construda por voc sem a utilizao do autosoma, como veremos mais adiante, porm, este
recurso bastante conveniente quando queremos executar a operao de adio para dados que
esto em seqncia e cujo resultado aparecer logo aps os dados.
No necessrio repetir a operao para cada um dos outros alunos. Se voc
selecionar da clula F3 e posicionar o mouse na ala de preenchimento (mouse em forma de cruz
preta na parte inferior direita da clula) e arrastar at a clula F8 ou, simplesmente, der um
clique duplo com o mouse, tambm funcionar. Veja a figura:

A autosoma pode ser feita tanto para somar dados na horizontal (como fizemos
acima) como tambm na vertical. Por exemplo: Se quisssemos somar as notas do 1 Bimestre
bastaria selecionar a clula B9 e clicar no Autosoma.

COMPREENDENDO OS OPERADORES

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Os Operadores so usados para especificar a operao como adio, subtrao,
multiplicao ou diviso, a ser executada nos elementos de uma frmula.
Operadores Aritmticos:
+

adio

subtrao

diviso

multiplicao

porcentagem

exponenciao

Por exemplo, a frmula: =20^2*15% eleva 20 ao quadrado e multiplica o


resultado por 0,15, gerando o resultado 60. Experimente fazer o teste em uma clula do Excel,
mas lembre-se, voc s ver o resultado na clula depois que teclar ENTER.
Operadores de comparao:
=

igual

>

maior que

<

menor que

>= maior ou igual a


<= menor ou igual a
<> diferente

FRMULAS QUE GERAM VALORES DE ERRO


#DIV/0

efetua uma diviso por zero.

#N/D

refere-se a um valor no disponvel.

#NOME?

usa um nome que no reconhecido pelo Excel.

#NULO!

especifica uma intercesso invlida entre duas reas.

#NM!

usa um nmero incorretamente.

#REF!

refere-se a uma clula no disponvel.

#VALOR! usa um operando ou argumento incorreto.


###### gera um resultado maior que a largura da clula.
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CRIANDO FRMULAS
MDIA
Vamos usar a planilha abaixo para aprendermos a utilizar as frmulas:

Para fazer a mdia, voc pode utilizar a mesma frmula da matemtica, onde soma
as notas dos alunos em cada mdulo e divide pela quantidade de alunos. A frmula para o clculo
da mdia do Mdulo Windows ficaria da seguinte maneira: =(B3+B4+B5+B6+B7+B8)/6 (soma
de todas as notas divididas pela quantidade de alunos). necessrio o uso dos parnteses para
que a soma seja feita antes da diviso. Voc poderia fazer dessa forma, mas o Excel traz um
facilitador, ele j possui a funo mdia pr-definida. Veja a seguir o que chamamos de sintaxe
da funo, ou seja, a definio da funo, bastando ser adaptada quando for utilizada:
MDIA (CLULA INICIAL:CLULA FINAL), onde CLULA INICIAL:CLULA FINAL
o intervalo de clulas para as quais voc deseja calcular a mdia.
Aps digitar a funo, tecle ENTER.
Ao teclar ENTER o Excel automaticamente converte para maisculo o que for
necessrio. Clique na clula que contm a frmula e ver o seguinte na barra de frmulas:
=MDIA(B3:B8).
Veja na figura a seguir como a planilha deve estar nesse momento. Observe
tambm na planilha que a clula B10 est selecionada e que a funo mdia pode ser visualizada
pela barra de frmulas.

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Como o Excel trabalha com referncia de clulas, enquanto ns estamos


enxergando a funo mdia sendo calculada com os valores que compreendem o intervalo de
clulas de B3 at B8, o Excel enxerga de forma diferente. Para ele significa que em B9 est
sendo feito o clculo da mdia dos valores numricos acima da clula onde a funo foi inserida.
Isso a princpio pode parecer irrelevante, mas ser a base para a construo de frmulas e
funes em planilhas, pois nesse caso, se copiarmos o contedo da clula B9 para a clula C9, na
clula de destino o Excel vai continuar enxergando que deve inserir o resultado do clculo da
mdia dos valores numricos que esto acima de C9, o que nesse caso significa a mdia de C3
at C8 e assim por diante. Experimente arrastar o contedo da clula B9 para as outras clulas
da linha, usando para isso a cruz preta, aquela ala de preenchimento que voc j utilizou para
copiar contedo de uma clula em outra subseqente. Arraste o contedo at a clula F9, pode
lhe parecer estranho, porque na coluna F ainda no foram inseridos valores, mas no momento em
que eles forem inseridos, o clculo da mdia ser automaticamente feito na clula F9, mas no
momento perceber um cdigo de erro, indicando que foi feita uma diviso por Zero.
Antes de arrastar a frmula, v ao boto Diminuir Casas Decimais e diminua as
casas decimais at que fiquem apenas duas casas depois da vrgula. Veja o resultado na figura a
seguir:

SOMA
Para calcular a soma voc pode somar uma a uma as clulas ou utilizar a recurso j
visto anteriormente, o AutoSoma. A sintaxe da funo soma :

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=SOMA(CLULA INICIAL:CLULA FINAL), muito parecida com a sintaxe da
funo mdia. Veja que apenas foi trocada a palavra MDIA para SOMA. Vejamos a funo soma
sendo usada na planilha abaixo. Nesse caso, o resultado seria o mesmo se voc tivesse digitado
=B3+C3+D3+E3. Numa planilha pequena, a primeira vista pode at parecer mais fcil digitar a
ltima opo, mas pense no caso de um professor com mais de 100 alunos, como ficaria mais
fcil digitar a funo e somente arrastar o resultado.

Para completar a operao, tecle ENTER, selecione novamente a clula F3 e com a


cruz preta arraste o resultado at a clula F8.

Uma das grandes vantagens do Excel quando voc trabalha com frmulas e
funes, atravs do relacionamento das clulas que ele atualiza os valores onde existe frmula,
toda vez que uma clula que foi utilizada para o clculo for alterada. Experimente alterar algumas
notas e verifique voc mesmo como o resultado final automaticamente atualizado. Lembre-se
que aps alterar a clula necessrio teclar ENTER para que a modificao seja efetivada. Uma
observao importante que se voc se arrepender da modificao feita e ainda no tiver teclado
ENTER, basta teclar ESC que o valor original da clula retornado.

FORMATAO CONDICIONAL
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A formatao condicional reala dados que atendam a condies especificadas. De
acordo com condies estabelecidas por voc, o Excel pode formatar as clulas, incluindo nesse a
possibilidade de formatar fonte, bordas e sombreamento.

COMO FUNCIONA A FORMATAO CONDICIONAL


Selecione o intervalo de clulas onde ser aplicada a formatao condicional. Nesse
caso, selecione da clula F3 at F8 na planilha Escola de Informtica.

Com essas clulas selecionadas, clique no menu Formatar / Formatao


condicional. Veja na figura a seguir a janela que surge:

A janela permite que voc inclua at trs (3) condies diferentes para a mesma
clula ou intervalo de clulas. Leia para cada condio as caixas de texto formando uma frase.
Para fazer a primeira condio, proceda da seguinte maneira:
Na primeira caixa de texto, nada deve ser alterado. Mantenha O valor da clula .
Na segunda caixa de texto, clique na setinha e escolha a condio maior ou igual
a. Observe que agora s tem mais uma caixa de texto.
Na terceira caixa de texto digite o valor 62.
Clique no boto Formatar para escolher a formatao desejada e veja a seguir a
janela que surge:

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Na janela Formatar clulas escolha a formatao que a clula dever ter caso
atenda s condies especificadas (por exemplo, escolha a cor azul) e clique no
boto OK.
Agora para fazer a formatao da Condio 2, clique no boto Adicionar e veja
que surge, na mesma janela uma nova parte para acrescentar os dados
referentes prxima condio.

Proceda da mesma maneira anterior, escolhendo os critrios da segunda condio.


Nesse caso, deixe selecionado O valor da clula na primeira caixa e entre
na segunda caixa. Na terceira caixa voc digita 58 e na quarta caixa voc
digita 62.
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Clique no boto Formatar que est abaixo da condio que voc acabou de
especificar para escolher a fonte para a clula caso ela atenda s condies
especificadas. Escolha a cor verde e clique em OK.
Agora para fazer a formatao da Condio 3, clique no boto Adicionar e veja
que surge, na mesma janela uma nova parte para acrescentar os dados
referentes prxima condio.
Proceda da mesma maneira anterior, escolhendo os critrios da terceira condio.
Nesse caso, deixe selecionado O valor da clula na primeira caixa e menor
ou igual a na segunda caixa. Na terceira caixa voc digita 58.
Clique no boto Formatar que est abaixo da condio que voc acabou de
especificar para escolher a fonte para a clula caso ela atenda s condies
especificadas. Escolha a cor vermelha e clique em OK.
Antes de terminar a operao leia as frases que ficaram escritas em cada condio
para melhor entend-las:

Observe que abaixo das trs condies tem uma visualizao prvia da formatao que voc
escolheu para cada uma.
Clique no boto OK da janela Formatao condicional e veja o resultado na
planilha.

COLAR FUNO
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Para usar funes alm da Autosoma, voc precisa digit-las na clula. Ficaria
impossvel voc saber de cabea a sintaxe de todas as funes do Excel, mas ele traz um grande
auxiliar, o recurso colar funo que substitui a digitao da funo por uma janela de dilogo
passo a passo.
O Colar Funo, permite que voc construa a funo na clula sem a necessidade
de digit-la, pois ele traz um auxiliar que vai te ajudando passo a passo na construo da funo.
Ao final do colar funo a mesma estar construda na clula anteriormente selecionada, sem a
necessidade de ter sido digitada e at o sinal de igual que deve vir antes da funo inserido
automaticamente.

CHAMANDO A JANELA DO COLAR FUNO


Quando voc opta por inserir uma funo utilizando o Colar Funo, pode clicar no
menu Inserir / Funo ou no cone Colar funo que fica do lado esquerdo da barra de
frmulas e surge a seguinte caixa de dilogo:

Nesta janela, voc pode localizar a funo selecionando a sua categoria ou indo
categoria Todas ou Mais recentemente usada que mostra todas as funes do Excel e as que
foram usadas por ltimo, respectivamente, independente de qual categoria pertenam. Por
exemplo, a funo Soma faz parte da categoria Matemtica e Trigonomtrica, a funo Mdia
faz parte da categoria Estatstica.
Ao selecionar uma funo aparece a sintaxe e definio da mesma na mesma.

FUNO SE
A funo SE retorna um valor se o teste lgico for avaliado como VERDADEIRO e
um outro valor se for avaliado como FALSO.

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Vamos tentar entender melhor essa funo que simplesmente traduz para o Excel
exatamente aquilo que desejamos que ele faa.
Vamos imaginar uma planilha de vendas onde se o total de vendas de cada
vendedor no ano for superior a 12.000,00 seu status positivo seno seu status negativo.
Escrevendo em portugus o que desejamos que o Excel faa, ficaria da seguinte
maneira:
Se o total de vendas for maior ou igual a 12000, escreva Positivo, seno, escreva
Negativo.
Faa a planilha conforme abaixo:

Observao: para formatar os valores voc pode utilizar o cone Separador de


milhares ou Estilo de Moeda que ficam prximos ao Mesclar e Centralizar, que j estudamos.
Transportando o que queremos fazer para o Excel, posicione-se primeiro na clula
onde voc vai inserir o resultado para o primeiro vendedor, clula G3, em seguida clique no cone
Colar funo.
V categoria Lgica e selecione a funo Se. Clique em OK.
Veja que uma breve descrio da funo colocada na base da janela.

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Na primeira caixa de texto, Teste_lgico, voc deve digitar o teste que deseja
fazer. Na base da janela, logo abaixo da descrio da funo, colocada a descrio do campo
selecionado. importante que voc leia essa descrio.
Para a planilha em questo, o teste que deve ser feito se o total da venda no ano
maior ou igual a 12000. Para isso, necessrio escrever a referncia da clula onde est o total
da venda, visto que esse valor que ser comparado com 12000.
Observe pela barra de frmulas que a funo SE comea a ser construda para
voc. Clique na clula ou digite F3 na caixa de texto. Em seguida, sem deixar nenhum espao,
digite >=, representando maior ou igual e digite, ainda sem dar nenhum espao o valor 12000.
Veja na figura a seguir como ficou a primeira caixa de texto da funo:

Observe que a palavra verdadeiro foi colocada ao lado da caixa de texto que voc
acabou de fazer. Significa, que o teste j foi feito e que o resultado foi verdadeiro.

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Clique em seguida na segunda caixa de texto, Valor_se_verdadeiro ou pressione
a tecla TAB do teclado. Cuidado para no pressionar o ENTER, pois o mesmo acionaria o boto
OK e concluiria a funo exatamente no ponto em que ela se encontra.
Em Valor_se_verdadeiro voc deve escrever exatamente aquilo que deseja ver
escrito na clula de destino no caso do Excel ter encontrado um valor verdadeiro para a condio
especificada. Digite ento Positivo nessa caixa de texto.
Clique na caixa de texto Valor_se_falso e digite exatamente o que voc deseja
ver escrito na clula de destino no caso do Excel ter encontrado um valor falso para a condio
especificada. Digite Negativo nessa caixa de texto. Veja na figura a seguir como ficou a janela
Colar funo SE aps terem sido digitados todos os campos:

As aspas que aparecem antes e depois de Positivo e antes e depois de Negativo no


foram digitadas, elas foram inseridas pelo Excel, portanto, no se preocupe com elas. Observe
que a funo j est inserida na barra de frmulas.
Clique no boto OK para concluir a construo da funo.
Arraste esse resultado, usando para isso a ala de preenchimento (cruz preta) para
as clulas abaixo que tambm recebero esta frmula.

Para verificar se entendeu vamos utilizar a mesma funo SE para achar a


comisso de cada vendedor. A comisso dada por:
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Se o total de vendas anual do vendedor for maior que 10.000,00 sua comisso ser
de 5% do valor dessa venda anual, seno ser de 2% do valor da Vanda anual.
Selecione a clula H3 e clique no colar funo. Selecione a funo Se e clique em
OK.
O teste lgico : F3>=10000
O valor se verdadeiro : F3*5%
O valor se falso : F3*2%
A frmula fica assim:

Clique em Ok e depois arraste a frmula para as demais clulas da coluna


utilizando a ala de preenchimento.

FUNO PROCV
A funo PROCV procura um valor na primeira coluna esquerda de uma tabela
auxiliar e retorna o valor na mesma linha de uma coluna especificada.
O primeiro passo a ser dado para usar a funo PROCV criar uma tabela auxiliar.
A mesma pode ser construda em uma nova planilha ou na planilha atual.
Construa a seguinte planilha auxiliar:

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Depois de construda a tabela auxiliar, voc precisa dar um nome a ela, de maneira
que o Excel identifique a rea da tabela toda vez que for feita uma referncia a esse nome. Para
nomear a tabela, selecione o intervalo de clulas (A2:C7) e clique no menu Inserir / Nome e
escolha a opo Definir. Surgir a seguinte janela:

Digite em Nomes na pasta de trabalho o nome que voc deseja dar para a
tabela auxiliar (neste caso Produtos). importante saber que o nome da tabela auxiliar no
pode ter espao em branco. Clique no boto Adicionar e em seguida clique no boto OK.
Observe que na Caixa de Nome aparece o nome da tabela que voc acabou de
definir. Caso voc selecione esse nome, a tabela ser selecionada.
Agora construa a seguinte planilha:

Selecione a clula B3, o que queremos que, ao digitar o cdigo j aparea o nome
do produto nessa clula. Para fazer isso vamos utilizar a funo PROCV.
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Veja como construir a funo atravs do Colar funo. Certifique-se de que a clula
que receber a frmula esteja selecionada. Clique no cone Colar funo, selecione a categoria
Todas (ou a categoria Procura e Referncia) e selecione a funo PROCV. Clique no boto OK
e surgir a tela a seguir:

Na caixa de texto Valor_Procurado, digite a referncia da clula em que est o


valor a ser analisado, nesse caso, digite A3.
Matriz_tabela: digite o nome da tabela auxiliar que voc criou, nesse caso, digite
Produtos.
Nm_ndice_coluna: digite o nmero da coluna da matriz tabela que contm o
que dever aparecer como resultado, nesse caso, digite 2.
Procurar_intervalo:Dois valores so aceitos: VERDADEIRO ou FALSO. O valor
verdadeiro significa que um intervalo de dados aceito, se no fosse interessante que o Excel
procurasse num intervalo de dados, voc deveria digitar FALSO na caixa de texto, assim quando
o valor procurado no fosse idntico ao da tabela auxiliar, o Excel retornaria um cdigo de erro
na clula de destino. Nesse caso, pode deixar sem preencher esse campo.
A tela da funo PROCV ficar assim, depois de tudo digitado.

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Clique no boto OK.


Para preencher as outras clulas arraste a frmula utilizando a ala de
preenchimento.
Digite as quantidades, conforme mostra a figura a seguir e depois selecione a clula
D3. o preo unitrio tambm j se encontra na tabela auxiliar, assim tambm utilizaremos a
funo PROCV para traz-lo para c.

Nesse caso, o valor procurado continua sendo A3, a matriz tabela continua
sendo Produtos e o nm ndice coluna 3, pois queremos o valor unitrio e no mais o nome.
A frmula fica assim:

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Clique em Ok e depois arraste a frmula para as outras clulas.


O preo total ser obtido por uma frmula a ser digitada na prpria clula.
Selecione a clula E3 e digite: =C3*D3 (ou seja, valor total a quantidade multiplicada pelo valor
unitrio). Pressione ENTER.
Selecione a clula novamente e arraste a frmula para as demais clulas.

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FIXAR CLULA
O Fixar Clulas permite criar uma referncia absoluta. Uma referncia absoluta
deve ser usada sempre que houver a necessidade de uma clula especfica ser a base de clculo
em vrias frmulas. Quando voc estiver construindo a frmula que ir usar a clula em questo,
dever ento, nesse momento, fixar a clula que contm o valor a ser utilizado no clculo.

COMO USAR O FIXAR CLULAS


Para criar uma referncia absoluta, coloque antes do ndice da coluna e/ou do
ndice da linha da clula que deseja que seja absoluta, no local onde voc estiver construindo a
frmula, um cifro ($).
Um atalho muito til para inserir o $ no momento em que voc estiver
construindo a frmula, posicionar o cursor do mouse depois da clula que se deseja fixar e
pressionar a tecla F4 do teclado. Inicialmente sero fixadas linha e coluna, no segundo toque
fixada somente a linha, no terceiro toque somente coluna e no quarto toque a referncia de clula
volta sua condio padro, ou seja, sem fixao de linha ou coluna. Veja no quadro a seguir um
exemplo de como fixar a referncia absoluta clula B2:
REFERNCIA DAS CLULAS
B2
$B$2
$B2
B$2

QUANDO COPIADAS
A coluna e a linha mudaro
A coluna e linha no mudaro
A coluna B no mudar, mas a linha 2 mudar.
A linha 2 no mudar, mas a coluna B mudar.

Veja o exemplo da planilha abaixo:

Vamos calcular o valor do produto em dlar. Para isso, na clula C4 digitamos a


seguinte frmula: =B4/B2. feito isso, pressione a tecla ENTER e depois selecione novamente
essa clula e arraste a frmula pela ala de preenchimento.
Veja que ocorreu um erro em uma das clulas e na outra, mesmo que no esteja
to visvel o erro, o valor chega a ser absurdo. Isto aconteceu porque ao arrastar a clula, o Excel
Pg.:

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est copiando a referncia. Observe o que aparece na barra de frmulas quando se clica em cada
uma das clulas da coluna C. A figura a seguir mostra a clula C5 selecionada.

Na barra de frmulas aparece a frmula =B5*B3. Repare que o contedo da clula


B3 um texto, motivo pelo qual o Excel inseriu o resultado #VALOR!, um cdigo de erro
indicando que foi feita a multiplicao de um texto por um valor.
Veja que estamos multiplicando o valor 3000 pelo texto Valor em dlar.
Esse um caso em que se deve utilizar a referncia absoluta. Para fazer dessa
forma, necessrio colocar o cursor antes da clula que dever ser fixada e pressionar a tecla
F4. Ser inserido um $ antes da referncia da clula. Por exemplo $B$2.
Quando uma clula fixada, mesmo usando o autopreenchimento para copiar a
frmula para outras clulas, aquela referncia absoluta (clula fixa), no ser modificada.
Assim, selecione a clula C3 e na barra de frmula coloque o cursor prximo
clula B2, que a clula que queremos fixar na frmula, pressione a tecla F4 e depois d ENTER.
O resultado da frmula no mudou, mas depois de arrastar a frmula para as
outras clulas, observe que o erro no ocorre mais. Selecione cada clula da coluna C e ver que
a frmula sempre o valor em rela multiplicado por B2.

ATINGIR META
Pg.:

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O Atingir meta permite que se voc tenha em mente um resultado especfico, o
Excel encontre automaticamente o valor de uma varivel para voc.

COMO USAR O ATINGIR META


Para utiliz-lo siga os seguintes passos:
20. Selecione a clula que conter o valor objetivo da meta.
21. Clique no menu Ferramentas e escolha a opo Atingir Meta. Surge a janela
Atingir meta, conforme a figura a seguir. Preencha os campos como
representado e clique em OK.

22. Clique no boto OK.


23. A janela Status do comando Atingir meta surge na tela. Clique no boto OK
da janela para que a planilha seja atualizada.

E importante saber que para utilizar o recurso Atingir meta necessrio que a
clula destino, contenha uma frmula que esteja relacionada com a clula onde voc ir variar o
valor e a clula onde voc ir variar o valor no pode conter uma frmula.
Construa a planilha a seguir:

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As frmulas utilizadas so definidas abaixo:

pelas linhas.

Observe que as frmulas podem ser arrastadas atravs da ala de preenchimento

Feito isso, selecione a clula E7. ela est com o valor 2.164,86. queremos atingir o
valor de 2.500,00 nessa clula variando o valor da taxa de rendimento. Utilizaremos o Atingir
Metas para isso:

Verifique que ao clicar no boto Ok. O status informa que foi encontrada uma
soluo e ao clicar em Ok novamente na clula E7 temos o valor 2.500,00 e na clula B2 temos o
valor 6%.

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GRFICO
O grfico permite que voc visualize mais claramente dados da planilha, afinal,
sabemos que a mente humana consegue fixar muito melhor as imagens do que os textos. O
grfico gera uma imagem permitindo comparao entre valores atravs de visualizao grfica,
como o prprio nome diz.

COMO CRIAR UM GRFICO


Vamos construir uma planilha para posteriormente fazer o grfico de seus dados.

Agora vamos fazer o grfico das vendas por regio. Antes de qualquer coisa, voc
precisa selecionar a rea de planilha que ser necessria para a confeco do grfico. Para isso
sempre bom idealizar antes como voc deseja que o grfico fique. Nas primeiras vezes, faa at
mesmo um esboo do grfico e veja exatamente quais dados da planilha voc precisou consultar
para fazer seu esboo. Esses sero os dados selecionados. Para que o Excel gere o grfico
contendo o nome das regies e o total de vendas no ano, devemos selecionar o intervalo de
clulas A2:A6 e F2:F6. Faa ento essa seleo e em seguida clique no cone Assistente de
grfico.
O assistente de grfico abre a janela Assistente de grfico etapa 1 de 4
tipo de grfico, o que significa que voc est na primeira etapa de uma srie de 4 etapas e que
essa primeira etapa recebe o nome tipo de grfico. Nessa etapa voc deve selecionar o tipo do
grfico que deseja construir, veja a figura a seguir:

Pg.:

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Na figura anterior, clique nos tipos de grfico para conhec-los e tambm conhecer
seus subtipos. Para a nossa planilha vamos selecionar o tipo Colunas e o subtipo Colunas
agrupadas, conforme a figura.
Depois de selecionadas as opes voc pode pressionar e manter o boto Manter
pressionado para exibir exemplo para ter uma prvia visualizao do grfico. Em seguida
clique no boto Avanar para passar etapa 2 da construo do grfico dados de origem do
grfico.

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Essa etapa mostra o intervalo de dados que voc selecionou previamente para a
construo do grfico. Caso voc verifique que esse no o intervalo correto, pode alter-lo no
prprio assistente de grfico bastando para isso clicar no quadradinho ao lado do intervalo de
dados (a janela da etapa 2 de 4 minimizada), selecionar a rea desejada e clicar novamente no
quadradinho para maximizar a janela do assistente de grfico e continuar a sua construo. Voc
pode ainda cancelar a construo do grfico voltando a sua planilha, selecionar novamente os
dados e recomear a confeco do grfico atravs do assistente.
Escolha as opes conforme a figura e clique em Avanar, chegando etapa 3 de
4 opes de grfico.
Como o nome diz, nessa etapa voc pode escolher opes para o seu grfico, como
o ttulo, a localizao da legenda ou ainda se no deseja que a mesma aparea, exibir ou no
eixos X e Y, quais as linhas de grade que deseja visualizar, mostrar valores ou rtulos de dados,
mostrar ou no a tabela de dados selecionada juntamente com o grfico. Vamos ver essas
opes. Cada uma est numa guia diferente e vamos percorrer todas elas para que voc possa
entender todas.

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Ao clicar no boto Avanar, surgiu a tela a seguir:

Repare as vrias guias e veja que a guia Ttulo est selecionada. Vamos comear
por ela. Caso voc esteja com outra guia selecionada, clique na guia Ttulo para que veja a
mesma tela da figura. Observe que para passar de um campo para outro voc no deve teclar
ENTER, pois acionaria o boto Avanar. Tecle TAB ou se preferir clique com o mouse no campo
desejado.
Ttulo do grfico: Digite aqui o ttulo do grfico (Digite Vendas por regio).
Eixo das categorias (X): Digite o ttulo que aparecer no eixo X (Digite: Regies).
Eixo dos Valores (Y): Digite o ttulo que aparecer no eixo Y (Digite: Valores).
Eixo das segundas categorias (X) e dos segundos valores (Y): Essas opes esto
desativadas porque o grfico em questo no possui mais de duas dimenses.
Agora clique na guia Eixos e ver uma janela conforme a figura a seguir.

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Experimente desmarcar as opes Eixo das categorias (X) e Eixo dos valores
(Y) e observe no exemplo do grfico o que acontece.
Marque novamente essas opes, se preferir e clique na guia Linhas de grade.
Esta guia permite que voc exiba ou oculte linhas de grade principais e secundrias para os eixos
X ou Y. Em alguns grficos, pode parecer confuso exibir todas essas linhas de grade, mas
dependendo da necessidade e da preciso do grfico pode ser de extrema importncia. Veja a
figura a seguir e experimente marcar uma a uma as opes:

Clique na prxima guia, Legenda. Nela voc pode determinar se deseja ou no que
a legenda seja exibida e selecionar o local onde a mesma deve aparecer. Veja a figura e no caso
do grfico que est sendo construdo, como a legenda no traz nenhuma informao relevante,
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desmarque essa opo, voc ver que o grfico vai parecer mais claro, mas ateno, muitas
vezes a legenda pode ser de extrema importncia para um melhor entendimento do grfico.

Clique na guia Rtulos de dados. Nessa guia voc poder definir se deseja ou no
que os nomes das categorias, srie ou valores sejam mostrados diretamente no grfico. Muitas
vezes isso pode ajudar na interpretao do grfico, mas em outras pode confundir. Experimente
todas as opes, mas ao final deixe marcada a opo Mostrar Valor, que para o grfico em
questo parece ser bastante interessante. Ao ativar o rtulo Mostrar Valor, a caixa Cdigos da
legenda fica ativa. Esta caixa coloca os cdigos de legenda, com o formato e a cor atribudos,
prximos aos rtulos de dados do grfico. Neste caso, deixaremos esta caixa desmarcada. Veja a
figura a seguir:

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A ltima guia da Etapa 3 de 4 Tabela de dados. Essa guia permite exibir junto
ao grfico os dados que foram selecionados para a confeco do mesmo. No caso de uma planilha
muito grande, onde apenas alguns valores foram utilizados na confeco do grfico essa opo
muito utilizada. Veja ainda que ela permite mostrar o cdigo da legenda junto tabela de dados.
Experimente marcar e desmarcar as opes disponveis para poder perceber melhor o que elas
mostram ou ocultam. No nosso caso vamos deixar desmarcada a opo Mostrar tabela de
dados. Observe ainda que a opo Mostrar cdigos de legenda s estar habilitada quando a
opo Mostrar tabela de dados estiver marcada.

Agora clique no boto Avanar e surgir a Etapa 4 de 4 local do grfico.


Nessa etapa voc deve determinar o local onde o grfico que voc criou ser inserido. Voc pode
escolher dois locais:
Como nova planilha: voc estar criando uma nova guia de planilha e deve dar o nome a ela no
local onde est sendo sugerido Grf1. Nesse caso, o grfico ocupar uma planilha s para ele, mas
mesmo assim continuar vinculado planilha de origem, significando que toda alterao feita na
planilha afetar tambm o grfico.
Como objeto em: voc estar inserindo o grfico como um objeto na planilha escolhida. Repare
que uma lista Drop Down permite que voc escolha em qual planilha deseja inserir o grfico e j
est sendo sugerida a planilha que contm os dados que foram utilizados para a confeco do
mesmo.
Selecione a opo Como nova planilha, d um nome ao grfico e em seguida,
clique no boto Concluir. Observe que como voc j est na ltima etapa do Assistente de
grfico, o boto Avanar est desabilitado.

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ALTERANDO A APARNCIA DO GRFICO


O Grfico foi criado.

Agora observe que o grfico j vem com padres de fonte e cores definidos, mas
voc pode alter-los a qualquer momento. Para isso, basta dar um clique no local onde deseja
mudar e selecionar as alteraes a serem feitas. importante ressaltar que alguns dados no
podem ser alterados independentemente de outros, como exemplo, ao alterar o tamanho da
fonte de um valor, voc estar alterando de todas ao mesmo tempo.
Clique uma vez sobre o valor 10.000,00 e repare que ele no fica selecionado, mas
a barra que a contm fica marcada. Altere o tamanho da fonte para 14 e veja o resultado.

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Clique agora sobre a palavra Sul e mais uma vez repare que ela tambm no ficou
selecionada, o eixo das categorias (X) ficou marcado. Altere o tamanho da fonte para 14 e
marque o cone Negrito.
Clique uma vez sobre o ttulo do grfico Vendas por regio e altere o tamanho da
fonte para 20 e selecione o cone Negrito. Faa o mesmo com os ttulos dos eixos (X) e (Y).
Clique uma vez sobre uma das barras e no balde de tinta que se encontra na barra
de formatao, selecione cinza escuro. Repare que a cor de todas as barras foi alterada. Caso
voc queira dar um destaque especial a uma delas, por exemplo, a barra Leste, que representa a
maior venda total, clique uma vez sobre uma das barras (todas ficam selecionadas), agora clique
novamente sobre a barra Leste e observe que apenas ela ficou selecionada. Escolha agora a cor
que deseja para esta barra, clicando, por exemplo, no azul do balde de tinta.
Para alterar a cor de fundo, clique uma vez sobre o fundo e selecione a cor
desejada atravs do balde de tinta. Por exemplo, um cinza claro.
Voc ainda pode fazer vrias alteraes em seu grfico como redefinir alguns
parmetros que foram definidos nas etapas do assistente de grfico, mudar o tipo e o subtipo de
grfico, alterar o local do grfico, fazendo com que ele passe a ser um objeto em alguma planilha
ao invs de ser uma planilha. Para fazer essas modificaes, repare que voc possui na barra de
menu a opo Grfico. Clique nela e vejamos algumas de suas opes. Veja a figura a seguir:

Veja algumas das opes do submenu exibido:


Tipo de grfico: permite redefinir o tipo e subtipo do grfico selecionado.
Opes de grfico: permite redefinir opes da etapa 3 do assistente de grfico,
onde voc possui as guias Ttulo, Eixo, Linhas de grade, Legenda, Rtulos de dados e Tabelas de
dados.
Local: permite redefinir o local do grfico. Voc pode escolher nesse momento que
o grfico deve ser um objeto na planilha desejada. Lembre-se que nesse caso o melhor escolher
o grfico como objeto na planilha que possui os dados necessrios para a sua confeco. E
importante saber que ao definir o grfico como um objeto em uma planilha ele deve ser
redimensionado e muitas vezes ainda necessrio alterar o tamanho das fontes utilizadas nos
ttulos, legendas, etc. para que o mesmo possa ser mais bem visualizado.
Selecione a opo Tipo de grfico e mude o tipo do grfico para linhas, mantendo
o subtipo aquele que o Excel sugere. Em seguida clique no boto OK. Observe que seu grfico
alterado para o novo subtipo escolhido.
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Altere para outros tipos e subtipos a fim de visualizar o efeito final, mas ao
terminar volte para tipo linha, subtipo Linhas com marcadores exibidos a cada valor de
dado. As figuras a seguir mostram a janela de tipo e subtipo e como deve ficar seu grfico:

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CLASSIFICAR DADOS
Classificar no Excel significa ordenar os dados da planilha. O Excel possui uma
classificao em ordem ascendente ou descendente, permitindo que voc escolha por qual coluna
deseja que os dados sejam classificados, alm de permitir uma classificao dentro de outra.

COMO CLASSIFICAR OS DADOS DA PLANILHA


No necessrio selecionar toda a planilha (o Excel far isso para voc), mas voc
precisa estar com pelo menos uma clula da rea de dados selecionada.
Vamos utilizar a planilha a seguir para classificar os dados:

Utilize o autosoma para encontrar o valor total e depois arraste pela ala de
preenchimento para completar os clculos.
Agora clique no menu Dados / Classificar e veja a janela que surge:

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Preencha as diversas opes da caixa de dilogo acima conforme as orientaes


abaixo relacionadas:
O Excel usa a seguinte ordem para classificao crescente:
Clulas vazias.
Nmeros.
Texto, e texto que inclua nmeros (CEPs, nmeros de peas etc.).
Mensagens de erro.
Se o resultado da classificao no for o esperado, examine o tipo dos dados que
voc est classificando. Para obter melhores resultados, certifique-se de que todas as clulas de
uma coluna contenham o mesmo tipo de dados. Digite os dados como nmeros ou como texto,
mas evite digitar nmeros em uma clula e texto na seguinte.
As opes so:
Classificar por
Permite que voc escolha a coluna segundo a qual deseja classificar os dados, e
que selecione as opes crescente ou decrescente para a ordem de classificao. Selecione a
opo Classificar por Nome.
Selecione o boto de opo Crescente para colocar o menor nmero, o incio do
alfabeto ou a data mais antiga em primeiro lugar na lista de itens classificados.
Selecione o boto de opo Decrescente para colocar o maior nmero, o final do
alfabeto ou a data mais recente em primeiro lugar na lista de itens classificados.

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Em seguida por e Depois Por
Duas caixas adicionais permitem que voc especifique a ordem de classificao das
linhas, caso haja itens repetidos na coluna especificada anteriormente. Selecione o boto de
opo Crescente ou Decrescente em cada caixa para determinar a ordem dos dados.
Minha lista tem
Determina se a primeira linha da lista ser includa ou excluda quando os dados
forem classificados. Se a lista possuir rtulos de coluna, a opo Linha de cabealho ser
selecionada e a primeira linha ser excluda.
Selecione o boto de opo Nenhuma linha de cabealho, para incluir a primeira
linha na classificao.
Opes
Exibe a caixa de dilogo Opes de Classificao a partir da qual voc pode:
direita.
minsculas.

Alterar a orientao da classificao de cima para baixo e Da esquerda para a


Especificar uma classificao que faa distino entre letras maisculas e

Especificar uma ordem de classificao para a coluna especificada na caixa Ordem


de classificao da primeira chave.

A planilha classificada ficar assim:

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SUBTOTAIS
O recurso Subtotais permite resumir rapidamente dados de uma lista ou banco de
dados do Excel sem precisar criar frmulas na planilha. Voc escolhe o grupo de dados que
deseja totalizar e o Excel calcula automaticamente valores globais e os subtotais, insere e rotula
as linhas com os totais e esquematiza a lista em tpicos.
Com o recurso subtotais voc pode ter uma melhor viso dos totais de sua planilha
sem precisar fazer nenhum esforo para fazer os clculos, nem ao menos precisar inserir linhas
para acrescentar os resultados. O prprio recurso faz isso para voc.

UTILIZANDO SUBTOTAIS
Para utilizar o recurso de subtotais iremos utilizar a mesma planilha que foi
realizada a classificao nela. A planilha mostrada abaixo:

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Caso voc for utilizar uma outra planilha, antes ela precisa estar classificada porque
seno no tem como conseguir os subtotais agrupados. Nesse exemplo iremos encontrar os
subtotais por regio, assim a planilha deve estar classificada por regio.
Selecione uma clula da rea de dados da planilha. Clique no menu Dados /
Subtotais.
Veja a figura que aparece:

Na opo A cada alterao em selecione Regio, pois queremos agrupar nossos


subtotais por regio.
Em Usar funo deixe selecionado Soma. Existem outras funes como Mdia,
Mximo, Mnimo, mas nesse caso queremos o total.
Em Adicionar subtotal a tambm deixaremos marcado o campo total. Ele o
campo que ser somado na planilha.
A opo Substituir subtotais atuais deve ficar marcada, pois, caso queira realizar
outro subtotal automaticamente apagar o anterior, fazendo com que a planilha fique sempre
fcil de entender.
A opo Quebra de pginas entre grupos somente dever ser marcada quando
voc quiser um grupo em cada pgina da planilha.
A opo Resumir abaixo dos dados quando selecionada traz os subtotais logo
abaixo da listagem.
Clique em OK.
Veja na figura a seguir como ficou a planilha usada como exemplo:
Pg.:

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Na barra esquerda aparecem os nveis de acordo com os subtotais. Se voc clicar


no nvel 1 aparece apenas o total global.

Se voc clicar no nvel 2 aparece apenas os subtotais com o total global.

Se voc clicar no nvel 3 aparece toda a planilha novamente.


Para remover os subtotais basta ir em Dados / Subtotais novamente e clicar no
boto Remover Todos.

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AUTOFILTRO
O recurso Auto Filtro permite a seleo de dados de maneira rpida e prtica em
sua planilha, atravs de critrios previamente estabelecidos por voc.
Como o nome diz, ele filtra os dados e quando voc precisar imprimir, sero
impressos somente os dados filtrados. Alm disso o filtro pode ser facilmente removido.

UTILIZANDO O RECURSO AUTOFILTRO


Vamos utilizar a mesma planilha utilizada em Classificar dados e em Subtotais. Ela
mostrada abaixo:

Para utilizar o recurso, clique em qualquer clula da rea de dados da planilha.


Clique no menu Dados / Filtrar / AutoFiltro. Veja a figura a seguir:
Aparecer uma setinha apontando para baixo ao lado de cada clula considerada
como clula de cabealho. Veja o exemplo abaixo.

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Por exemplo: para filtrar a regio Oeste clique na setinha ao lado de Regio
selecione a opo Oeste.
Aps a filtragem dos dados a planilha deve ficar como a figura a seguir:

Observe que a setinha da coluna Regio, onde foi feito o filtro ficou de cor
diferente, indicando que ali foi feita uma filtragem de dados. Essa setinha no aparece no
visualizar impresso.
Retire o filtro feito clicando na mesma setinha onde realizou o filtro e marque a
opo (Tudo).
Agora imagine que voc quer filtrar todos os nomes que comeam por A. voc deve
ir na setinha do Nome e escolher a opo (Personalizar...). aparecer a caixa a seguir:

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Escolha a opo comea com e digite frente a letra A. a filtragem ficar


assim:

Retire o filtro feito clicando na mesma setinha onde realizou o filtro e marque a
opo (Tudo).
Voc deve ter observado que alm da caixa de texto que preencheu existe outra e
entre elas as opes e / ou. Significa que voc pode fazer duas filtragens de dados no mesmo
campo, relacionando as duas.
A opo e associada a uma segunda condio, significa que voc deseja que as
duas condies devem ser atendidas na filtragem ao mesmo tempo.
A opo ou associada a uma segunda condio, significa que voc deseja que
uma condio ou a outra seja atendida.
Para retirar os autofiltros (as setinhas) basta ir ao menu Dados / Filtrar e
desmarcar a opo Autofiltro.

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FORMULRIO
O recurso Formulrio uma das formas do Excel de tornar mais eficiente a
entrada e pesquisa de dados em uma planilha.
Formulrio um recurso que transforma os dados dispostos em linhas e colunas
em um formulrio de fcil entendimento e digitao.
Para utilizar o recurso Formulrio, voc precisa entender antes o que um banco
de dados. Ele funciona da seguinte maneira:
A primeira linha fica sendo a linha de cabealho e o contedo de cada clula se
transforma num Banco de dados e cada coluna recebe o nome dos campos. Nome dos campos
aquilo que comum a todos os dados daquele tipo digitados na planilha.
Cada linha abaixo da primeira passa a ser um registro e cada clula da linha um
campo.
Para simplificar o entendimento, pense na sua agenda telefnica. Os nomes dos
campos seriam as palavras nome, endereo, telefone, etc. que aparecem para cada amigo que
voc v registrar ali. Os registros seriam cada amigo com todos os seus dados digitados (seu
nome, seu endereo e seu telefone).

UTILIZANDO O FORMULRIO PARA INSERIR DADOS


NA PLANILHA
Alm de poder digitar os dados diretamente na planilha, voc pode utilizar o
recurso formulrio. Para isso necessrio ter pelo menos a linha de cabealho e a primeira linha
de dados digitadas na planilha, para que o Excel reconhea esta planilha como sendo um banco
de dados. Se a linha de dados contiver frmulas, no formulrio no ser necessrio fazer
absolutamente nada para que elas sejam copiadas na clula imediatamente inferior.
Iremos utilizar a mesma planilha utilizada nos exemplos anteriores. Veja a figura:

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Clique em qualquer clula da rea de dados e em seguida no menu Dados /


Formulrio. Veja a figura a seguir:

Veja a seguir o significado de cada boto da janela anterior:


Novo: pressionado, fornece um novo registro (uma linha) para entrada de novos
dados.
Excluir: quando pressionado, exclui um registro (uma linha) do banco de dados.
Restaurar: quando pressionado, volta o registro situao original antes de uma
alterao.
Localizar anterior: quando pressionado, posiciona-se no registro anterior ao
atual.
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Localizar prximo: quando pressionado, posiciona-se no registro posterior ao
atual.
Critrios: quando pressionado, aparece uma nova caixa de dilogos para que voc
possa fazer uma pesquisa rpida e eficiente.
Fechar: quando pressionado, retorna planilha.
S ficam disponveis para edio os campos que no possuem frmulas ou funes,
visto que estes sero calculados aps voc ter digitado os dados necessrios.
Clique no boto novo e digite os dados a seguir:

planilha.

Depois clique no boto Fechar, observe que o registro foi acrescentado ao final da

MODO DE EXIBIO DA
PLANILHA
O recurso Personalizar modo de exibio permite que voc personalize a maneira
como quer que a planilha seja visualizada. atravs dele que voc pode exibir ou ocultar as
Barras de frmula e status, configurar a maneira como os comentrios e objetos sero
visualizados na planilha, personalizar opes de janela e cores.

PERSONALIZANDO O MODO DE EXIBIO DA


PLANILHA
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Para acionar o recurso Personalizar o modo de exibio voc deve clicar no
menu Ferramentas / Opes e na janela que surge selecionar a guia Exibir. Veja na figura a
seguir a janela Opes com a guia Exibir selecionada:

Mostrar:

Barra de frmulas: Exibe/Oculta a barra de frmulas.

Barra de status: Exibe/Oculta a barra de status

Windows na barra de tarefas: Marcando-se esta opo, o Excel exibir na


barra de tarefas um boto para cada pasta de trabalho aberta. Se a opo for
desmarcada, apenas um boto mostrado, sendo que se deve ir ao menu
janela para mudar de arquivo.

Comentrios:

Nenhum: No exibe os comentrios (quando a planilha tiver um comentrio o


mesmo no ser exibido).

Somente indicador de comentrio: Exibe somente o indicador de comentrio


(quando a planilha tiver comentrio, o mesmo no ser exibido na clula, mas
ser exibido um indicador na clula. Basta posicionar o mouse na clula para
que o comentrio seja exibido).

Comentrios e indicador: Exibe o indicador e os comentrios (exibe o


comentrio diretamente na clula).
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Objetos:

Mostrar tudo: Exibe todos os objetos (ex.: grficos, figuras inseridas, etc.).

Mostrar espaos reservados: Exibe o espao reservado para o objeto. No


exibe o objeto, mas exibe o espao que ser ocupado pelo mesmo.

Ocultar tudo: Oculta os objetos.

Opes de janela:

Quebras de pgina: Exibe a quebra de pgina, caso a planilha tenha uma ou


mais delas.

Frmulas: Exibe as frmulas diretamente nas clulas no lugar do resultado da


operao.

Linhas de grade: Exibe/Oculta as linhas de grade da planilha.

Cor da linha de grade: Altera a cor das linhas de grade da planilha.

Cabealhos de linha e coluna: Exibe/Oculta o cabealho de linhas e colunas


na planilha.

Smbolos de estrutura de tpico: Exibe/Oculta os smbolos de estrutura de


tpicos quando voc est utilizando este recurso na planilha.

Valores zero: Exibe/Oculta o valor da clula quando o mesmo for igual a zero.

Barras de rolagem horizontal: Exibe/Oculta a barra de rolagem horizontal.

Barras de rolagem Vertical: Exibe/Oculta a barra de rolagem vertical.

Guias de planilha: Exibe/Oculta as guias da planilha.

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INSERIR COMENTRIO
O recurso inserir comentrio permite que voc insira uma caixa de texto onde
poder digitar uma anotao ou lembrete que podero ser impressos na planilha ou visualizados
no momento desejado.
Muitas vezes pode ser interessante inserir uma anotao ou um lembrete em uma
clula, explicando, por exemplo, como voc chegou a uma frmula complexa.

COMO INSERIR COMENTRIOS


Para acionar o recurso comentrio e em seguida no menu Inserir / Comentrio.
Surgir em sua planilha uma caixa de texto, com o cursor piscando para que voc possa digitar o
comentrio desejado. Digite o texto desejado. Se o texto for grande para o espao reservado ao
comentrio, a caixa de texto poder ser redimensionada, posicionando o mouse num dos
quadradinhos at que ele se transforme numa seta dupla. Basta agora clicar, manter o clique
pressionado o arrastar para o lado desejado.
Ao clicar fora da clula que contm o comentrio, ele ir desaparecer e apenas um
tringulo vermelho aparecer para indicar que ali existe um comentrio. Este tringulo no ser
impresso. Para que ele seja visualizado na planilha, voc deve antes verificar se a opo
Somente indicador de comentrio est marcada. Para isso clique no menu Ferramentas /
Opes e na janela que surge selecionar a guia Exibir. Certifique-se de que a opo citada
anteriormente est marcada.
Para editar o comentrio, basta selecionar a clula que o contm e em seguida
clicar no menu Inserir / Editar comentrio.
Para excluir o comentrio, basta selecionar a clula que o contm e em seguida
clicar no menu Editar / Limpar / Comentrios.
Voc pode inserir quantos comentrios desejar em uma planilha e eles no sero
impressos. A menos que voc clique no menu Arquivo / Configurar pgina na guia Planilha e
na caixa de texto Comentrios selecione No final da planilha ou Como exibido na planilha.
Veja a figura a seguir:

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A opo No final da planilha imprime toda a planilha e os comentrios em


seguida e Como exibido na planilha imprime os comentrios como eles so mostrados na
planilha.

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