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Manual para Organização de Eventos Abms
Manual para Organização de Eventos Abms
Verso 2006
ndice
1 Introduo: ................................................................................................ 1
2 Dados bsicos da ABMS:......................................................................... 1
3 Definies:................................................................................................. 1
3.1 Eventos regionais......................................................................................... 1
3.2 Eventos nacionais ........................................................................................ 1
3.3 Eventos Internacionais ................................................................................. 2
4 Estruturao.............................................................................................. 2
4.1 Organizao: ................................................................................................ 2
4.2 Promoo: .................................................................................................... 2
4.3 Patrocnio: .................................................................................................... 2
4.4 Apoio: ........................................................................................................... 2
5 Formao das Comisses ....................................................................... 2
5.1 Comisso organizadora (C.O.)..................................................................... 3
5.2 Comit tcnico (C.T.) ................................................................................... 3
5.3 Comit Assessor de Congresso (CAC) ........................................................ 3
6 Proposta para organizao de eventos .................................................. 3
6.1 Data:............................................................................................................. 3
6.2 Local:............................................................................................................ 3
7 Elaborao dos oramentos.................................................................... 4
7.1 Captao de recursos: ................................................................................. 4
7.2 Definio das taxas de inscrio: ................................................................. 4
7.3 Divulgao e pgina WEB:........................................................................... 5
7.4 Elaborao de anais:.................................................................................... 5
7.5 Instrues para elaborao dos anais:......................................................... 5
7.6 Empresas de apoio/secretaria:..................................................................... 6
8 Divulgao e chamada de trabalhos....................................................... 6
9 Formatos das sesses tcnicas.............................................................. 6
9.1 Prazos mnimos para envio de trabalhos: .................................................... 7
9.2 Elaborao do programa.............................................................................. 7
10 Atendimento das expectativas............................................................. 8
11 Gesto financeira do evento ................................................................ 8
12 Prestao de contas.............................................................................. 8
12.1 Das publicaes ........................................................................................... 8
12.2 Instrues para a contabilidade de eventos ................................................. 9
13 Elaborao do Relatrio Final............................................................ 10
13.1 Dados Gerais ............................................................................................. 10
13.2 Estatsticas do Evento................................................................................ 10
13.3 Avaliao do Evento................................................................................... 11
13.4 Anexos ....................................................................................................... 11
ANEXOS:
Uma das principais linhas de atuao da ABMS refere-se promoo de eventos. Por
esse motivo, um aperfeioamento do processo de organizao de congressos,
simpsios e outros encontros, importante para o fortalecimento da Associao.
Para auxiliar neste processo, foi desenvolvido este Guia para Organizao de
Eventos, que tem o objetivo de estabelecer procedimentos para uniformizar a
organizao dos eventos promovidos ou apoiados pela ABMS, procurando garantir um
padro de qualidade.
3 Definies:
So congressos, simpsios e seminrios que possuem como tema uma ou mais reas
da geotecnia, e sua divulgao abrange o mbito nacional. O Cobramseg um evento
1
nacional por excelncia. Outros exemplos de eventos nacionais regulares so: N-Sat,
Infogeo, Regeo Geossintticos, Cobrae, BIC, SBMR e CBT.
4 Estruturao
4.1 Organizao:
4.2 Promoo:
4.3 Patrocnio:
4.4 Apoio:
2
5.1 Comisso organizadora (C.O.)
Grupo destinado a fornecer suporte tcnico na seleo e reviso dos trabalhos, alm
de apoio C.O. na formatao das sesses. Seus integrantes devem possuir atuao
profissional que os habilite a contribuir tecnicamente para com o(s) tema(s) do evento.
Em caso de eventos internacionais, o comit composto por profissionais de diversas
regies do pas dever sempre consultar o CAC.
Composto por trs integrantes indicados pela Diretoria Nacional. Este grupo deve ser
formado por profissionais com reconhecida experincia na organizao de congressos
e simpsios, que possuam atribuies consultivas e de orientao das atividades das
Comisses Organizadoras de eventos nacionais e internacionais. O CAC deve
estabelecer ligao entre a C.O., a Diretoria Nacional e o Conselho Diretor, com o
objetivo de apoiar a organizao visando qualificar o evento.
6.1 Data:
A fixao da data dever atender agenda da ABMS, aprovada pelo Conselho Diretor
de novembro/2004, (Cronograma de eventos) buscando-se sempre a unio a eventos
tradicionais ou anteriormente agendados.
6.2 Local:
Pblico esperado;
3
Formato pretendido para as sesses tcnicas;
Espao fsico para exposio;
Instalaes de apoio;
Estado de conservao;
Facilidades de acesso e de transporte dos participantes;
Proximidade de hotis; e,
Disponibilidade de opes de alimentao.
Para que os valores das taxas de inscrio possam ser atrativos preciso conter as
despesas e maximizar a captao de patrocnios. Essas taxas devem prever quatro
categorias: estudante; profissional scio da ABMS; profissional no associado a
ABMS; e, Scio Coletivo.
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7.2.2 Profissional scio da ABMS enquadrando-se tambm os scios da ABGE
e/ou de outras entidades patrocinadoras , dever ser calculado um desconto
de aproximadamente 80% do valor da anuidade, tanto nas inscries
antecipadas como nas tardias.
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2 Pgina: Relao com os membros das Diretorias (promoo e organizao);
membros da Comisso Organizadora e da Comisso Assessora.
Alguns critrios devem ser observados para a formatao das informaes a serem
transmitidas:
A logomarca da Associao dever ser destacada;
Enfatizar o ttulo, data e local do evento;
Resumo contendo os principais objetivos do evento;
Informaes sobre a submisso de trabalhos;
Calendrio preliminar e datas-limite para entrega dos trabalhos;
Dados de contato, inclusive da pgina do evento disponvel na Internet; e,
Patrocnios e apoios.
Intervenes orais dos autores dos trabalhos selecionados pelo Comit Tcnico;
Apresentaes dos trabalhos em formato pster, sem intervenes orais dos
autores. Nesses casos, as sesses costumam incluir relatores que, a partir de uma
anlise dos trabalhos recebidos, transmitem platia um cenrio consolidado
sobre o tema.
Combinaes diversas dos procedimentos acima.
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A programao do evento de responsabilidade das Comisses Organizadoras, e
deve atender as disposies a seguir:
12 Prestao de contas
Os resultados obtidos com a venda de publicaes posterior aos eventos, devero ser
rateados entre o ncleo/comit e a sede Nacional, na proporo 70% e 30%,
respectivamente. Da mesma forma, as publicaes vendidas pela sede tero seus
percentuais (70%) repassados ao ncleo/comit organizador do evento.
Pessoa fsica residente fora de So Paulo Reter 11% - INSS (base: R$ 2.668,15)
Pessoa fsica residente em So Paulo Reter 11% - INSS (base: R$ 2.668,15)
Reter 5% - ISS (no h valor base)
Pago pela ABMS Reter 20% do valor bruto para a Previdncia
Social
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o imprescindvel solicitar a secretaria da sede Nacional que transmita as
informaes desse pagamento para a contabilidade a fim de providenciar as
guias para recolhimento das retenes e obrigaes da ABMS.
No caso de inscries de funcionrios de rgos pblicos, inclusive Universidades
pblicas, normalmente so solicitadas informaes cadastrais da ABMS (certides
negativas: FGTS, INSS, etc.). Esses documentos podem ser obtidos diretamente
pela organizao nos endereos:
o FGTS: www.caixa.gov.br
o INSS: www.mpas.gov.br
o Receita Federal: www.receita.fazenda.gov.br
Pagamentos com carto de crdito (VISA) podem ser aceitos, desde que seja
enviada sede Nacional, a Autorizao para Dbito Carto de Crdito - VISA.
Para o acerto de contas, dever ser adotado o modelo Acerto de Contas de
Eventos. Neste arquivo em Excel, alm da planilha para introduo das
informaes contbeis, h outra identificada Balancete, na qual devero ser
adicionados os custos totais das despesas e receitas, divididas apenas por
categoria.
Evento;
Local;
Data de Realizao;
Promoo;
Comisso Organizadora;
Patrocnios;
Apoios;
Conferencistas convidados (nomes, instituies, palestras realizadas);
Expositores;
Quantidade de anais confeccionados (impresso e em meio eletrnico);
Relao do material distribudo.
13.4 Anexos
Material de divulgao.
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ANEXOS
AUTORIZAO PARA DBITO
inscrio no _________________________________________________________
___________________________________________________________________
Geotcnica ABMS.
CREDENCIAMENTO DE EVENTOS
Nome do Evento
Ncleo Regional
ou Comit(1)
Data proposta(2)
Local(3)
Comisso
Organizadora(4)
Comit Tcnico(5)
(se aplicvel)
Empresas de Data prevista de contratao:
Apoio/Secretaria
Definio de Datas:
Primeira Divulgao:
1
Indicar o Ncleo Regional, Comit ou Comisso Tcnica responsvel pela promoo do evento.
2
Indicar se est previsto o acoplamento a algum outro evento.
3
Indicar endereo completo, incluindo o auditrio, instituto / universidade.
4
Informar os nomes dos organizadores do evento e seus respectivos dados para contato.
5
Indicar nomes de profissionais que selecionaro os trabalhos a serem publicados ou
apresentados para aprovao da Diretoria Nacional.
6
Informar os valores das taxas de inscrio, prevendo pelo menos trs categorias: estudantes,
profissionais scios da ABMS e profissionais no associados ABMS.
CONSULTA AOS PARTICIPANTES
Evento: _____________________________________________________________
Data/horrios: ________________________________________________________
( ) Sim ( ) No
( ) Sim ( ) No
g) Que aspectos voc considera que possam ser melhorados na realizao dos
prximos eventos?
MODELO DE CRONOGRAMA FSICO-FINANCEIRO
Exemplo de estruturao do oramento
DESPESAS
DIVULGAO R$ 27.100
Pgina-web - criao R$ 1.000
Programao visual R$ 2.000
Cartazes (500 ud) R$ 1.300
Impresso de boletins e material grfico diverso R$ 12.800
Impresso do boletim/programa final R$ 5.000
Despesas postais R$ 5.000
ANAIS R$ 84.500
Editorao R$ 10.500
Impresso R$ 65.000
Anais em CD-ROM R$ 9.000
DIVERSOS R$ 16.325
Dirias e despesas com conferencistas R$ 0
Passagens areas/hospedagem - reunies de organizao R$ 8.000
Brindes p/ convidados R$ 2.000
Placas/homenagens R$ 2.000
Taxas bancrias (CPMF, gerao de boletos, outros) R$ 4.325
INSCRIES Participantes no
31/mai/06 30/jun/06 31/jul/06 15/ago/06 TOTAL
balco
Autores e co-autores de trabalho com interesse na apresentao oral 150 R$ 320 R$ 340 R$ 370 R$ 390 R$ 430 R$ 48.000
Autores e co-autores de trabalho sem interesse na apresentao oral 70 R$ 320 R$ 340 R$ 390 R$ 420 R$ 460 R$ 29.400
Portugueses scios da SPG 30 R$ 0
Profissionais scios 150 R$ 390 R$ 410 R$ 430 R$ 450 R$ 490 R$ 64.500
Profissionais no scios 100 R$ 490 R$ 510 R$ 530 R$ 550 R$ 590 R$ 53.000
Estudantes scios 200 R$ 100 R$ 110 R$ 120 R$ 130 R$ 140 R$ 24.000
TOTAL 700 R$ 218.900
VENDAS DE ESTANDES
Stand padro 9 m2 R$ 90.000
PATROCNIOS
Patrocinador Master R$ 50.000
Cotas de Patrocnio R$ 68.000
Nome do Autnomo:
Endereo:
N: Complemento:
Telefone: Fax:
Naturalidade:
CPF: N PIS:
Valor da Contribuio:
1.
2.
3.
4.
ENCAMINHAR ESTE FORMULRIO PREENCHIDO PARA A SEDE DA ABMS Telefax: (11) 3768-7325
Observaes importantes:
1. A falta dados no preenchimento desta ficha impede a gerao da GFIP da CEF, GPS do INSS e do DARG da SRF;
2. obrigao da empresa que contratou o autnomo pagar 20% ao INSS, a ttulo de contribuio previdenciria, do
valor contratado.
3. Do autnomo ser descontado sobre o valor contratado, o imposto de renda retido na fonte. Cabe organizao do
evento recolher o valor conforme tabela progressiva. (secretaria da Sede envia clculo efetuado pela contabilidade).
4. Caso o nmero seja grande, faa um controle dos autnomos que lhe prestam servios;
5. Os autnomos no estabelecidos so aqueles cujos servios profissionais so resultantes de trabalhos fsicos e
artesanais (ex.: faxineiros, seguranas, etc.). Eles no pagam o ISS e no possuem inscrio na prefeitura. No entanto,
devem ter n de inscrio no INSS, fazer o desconto da previdncia social individualmente pela guia (GRCI) e
fornecerem recibo de autnomo, em cujo verso dever afirmar que est isento do ISS e Inscrio Cadastral, conforme
Lei n 691/84, alterada pela Lei n 1.531 e resoluo n 812-90, e assinar abaixo.