Planeamento e Organização de Eventos

ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS EMPRESARIAIS

O empresário actual, voltado para seus públicos, procura estabelecer e manter

clima de boa vontade entre as pessoas de seu interesse. Dentre os diversos meios
que utiliza para isto, iremos abordar a organização de encontros sociais, formais
ou não, visando à integração desses públicos com a empresa. Estas reuniões
sociais, aqui denominadas de eventos, são acontecimentos que agrupam
indivíduos, formal ou informalmente objectivando entre outros factos:

1 - Comemorar datas importantes, tanto cívicas quanto de confraternização;

2 - Integrar a empresa à comunidade;
3 - Divulgar serviços ou produtos;
4 - Fazer inaugurações de interesse público;
5 - Lançar campanhas voltadas para a comunidade;
6 - Recepcionar ou homenagear autoridades ou pessoas de destaque;
7 - Prestigiar integrantes de seu público interno que tenham se destacado em
alguma área;
8 - Homenagear empregados que estejam se aposentando ou assumindo cargos
relevantes;
9 - Estabelecer clima de cordialidade e cooperação entre a empresa e os
empregados, extensivo aos seus familiares;
10 - Elevar a moral do público interno;
11 - Esclarecer ou corrigir informações erróneas sobre as actividades e os
objectivos da empresa.

A importância desse encontros é reconhecida pelos executivos inteligentes, que os

consideram não como gasto, mas como investimento importante para suas
organizações e excelente instrumento de marketing, que envolve os indivíduos de
modo positivo, aproximando-os entre si e com as empresas.
Ao promover a participação dos públicos nas suas realizações, a organização cria
de modo indirecto, conceitos favoráveis e atractivos, atingindo o sentimento das
pessoas, cativando-as e trazendo-as para o seu lado.
Os factos que podem gerar eventos são os mais diversos e cabe aos profissionais,
em especial ao de Relações Públicas, utilizarem essas reuniões como instrumento
para promover a instituição.
Citaremos os mais comuns, o que significa que outros acontecimentos podem
possibilitar a realização de eventos.
Para público interno

1) Dias de visita para as famílias dos empregados;

2) Mostras e exposições de trabalhos artísticos feitos por empregados ou
membros de suas famílias;
3) Concursos;
4) Competições desportivas;
5) Lançamento de benefícios aos empregados ou à suas famílias, tais como bolsas
de estudo ou cursos de aperfeiçoamento;
6) Inauguração de clubes desportivos ou associações recreativa para empregados;
7) Convenções internas;
8) Datas especiais, tais como Dia das Mães, Dia dos Pais, Dias das Crianças,
Natal, Ano Novo, Páscoa ou alguma outra data específica do calendário da
empresa.

Para público externo

1) Visitação pública;
2) Inauguração de interesse público;
3) Comemoração de datas cívicas;
4) Exposições (fixas e itinerantes);
5) Concursos para o público externo;
6) Organização e financiamentos de grupos artísticos e culturais;
7) Adopção de praças e escolas;
8) Patrocínio para clubes, hospitais e creches;
9) Criação de movimentos ecológicos ou outros voltados para o bem da
comunidade;
10) Criação de cursos para alfabetização de adultos.

Ratificando o que já foi dito, estas indicações não esgotam possibilidades. Elas
apenas buscam sugerir situações que podem ser exploradas em benefício de quem
as promove, já que, quando bem planejados e executados, os eventos certamente
propiciam bons dividendos.

Fonte: Cerimonial para Executivos - Guia para execução e supervisão de eventos empresariais de Marina
Martinez - Editora Sagra Luzzatto.