30/07/2017 6 indicadores de produtividade individual em uma empresa

6 indicadores de produtividade individual em

uma empresa
By Alfredo Freitas - julho 20, 2017

Quando tocamos um negcio que envolve o trabalho de vrios colaboradores, geralmente,

costumamos prestar ateno aos processos como um todo, at mesmo por falta de tempo,
Ou seja, o que importa so os resultados alcanados, e no, necessariamente, a
produtividade individual de cada colaborador.

Em contrapartida, basta acontecer algum fato que demonstre um erro no processo ou falha
no resultado para comearmos a nos preocupar mais com o trabalho de cada um.

Sabia que a produtividade individual um fator muito importante para uma gesto de
trabalho realmente eficiente?

Isso no significa que a viso holstica e geral dos processos precisa ser deixada de lado,
mas que a forma como cada funcionrio contribui para esses resultados devem ser
analisadas. At mesmo porque sabemos que existem casos em que determinados
colaboradores precisam de uma ajuda extra de seus colegas para desempenhar suas
funes (isso no necessariamente um erro, desde que no se comprometa o trabalho
como um todo e a evoluo desse colaborador).

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Se voc um empreendedor, precisa ficar atento nesse tema. No post de hoje, vamos
comentar sobre 6 indicadores que voc precisa levar em considerao na hora de avaliar o
desempenho individual dos membros da sua equipe. Acompanhe.

1. Atendimento aos prazos

Um dos principais fatores que ajudam na hora de avaliar o desempenho individual de seus
colaboradores , sem dvidas, o cronograma da entrega dos trabalhos, projetos e demais
resultados dentro dos prazos estipulados.

Na prtica, isso quer dizer que voc precisa saber exatamente as funes de cada
colaborador para avaliar se esto cumprindo com as metas de tempo. Afinal de contas,
entregas que no conseguem ser cumpridas dentro do tempo estipulado com as devidas
excees de contratempos que possam ocorrer no perodo precisam ser analisadas para
chegar aos motivos que possam explicar atrasos.

Quando os prazos no so cumpridos, pode significar problemas na gesto de tempo. No

saber utilizar o tempo de modo a priorizar as tarefas urgentes, com prazos curtos de
entrega, um problema que pode afetar seriamente todo o empreendimento, ainda mais
quando esses prazos esto relacionados entrega de algum produto ou servio a clientes
ou fornecedores.

Se voc identificou um ou mais colaboradores com dificuldades para entregar seus trabalhos
no prazo, v com calma antes de tomar atitudes drsticas (como demitir, por exemplo,
principalmente se eles forem bons profissionais de forma geral). Antes de tudo,
importante que voc tenha uma conversa construtiva para saber os motivos dessa falha
isso muito importante, pois talvez a atitude desses colaboradores especficos pode estar
ligada a outros fatores, como:

Um planejamento estratgico com falhas;

Falta de atualizao do sistema em que os processos so feitos;
Algum problema pessoal srio;
Falta de experincia, principalmente em relao gesto de tempo;
Sobrecarga de funes.

O importante identificar as causas e corrigir o problema, sempre de forma construtiva.

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2. Incidncia de falhas deve ser levada em conta na

avaliao de produtividade individual
A quantidade de erros no trabalho de um colaborador tambm um indicativo de que existe
algum problema de produtividade individual. Embora errar seja humano (como diz o
ditado), existem falhas que podem prejudicar muito os processos e at a imagem da
empresa perante o mercado.

Ento, se voc identificou que algum colaborador est com uma alta incidncia de falhas,
como agir? Nesses casos, siga essas dicas:

Fique calmo
Mesmo que o erro tenha sido grave, ficar nervoso e perder o controle no vai adiantar nada
(pelo contrrio). Respire fundo e mantenha a calma. Lembre-se de que voc no deve
desrespeitar o colaborador e trat-lo como se ele fosse o prprio erro em pessoa.

Lembre-se de quem a responsabilidade

O erro do colaborador? Sim e no. Sim, porque ele cometeu a ao falha, e no, porque a
responsabilidade desse erro da empresa no importa que ele tenha cometido o erro, ele
fez isso desempenhando uma funo em sua empresa. Voc o contratou. Ento, preciso
assumir a responsabilidade.

Certifique-se dos detalhes do erro e chame o colaborador

Antes de conversar com o seu funcionrio, tenha todos os detalhes do ocorrido em mos
para tentar entender o que, de fato, aconteceu. Avalie todos os lados e as possveis
consequncias, feito isso, chame o colaborador para conversar e ouvir o lado dele, mas de
forma construtiva, no como uma repreenso.

Esteja aberto para ouvir o colaborador

Voc, como lder de todo um time, precisa estar com a mente aberta e sem postura
ameaadora para ouvir o seu funcionrio. Deixe que ele explique como e porque o erro
aconteceu, e pergunte tudo de forma construtiva, sem intimid-lo. No culpe a pessoa sem
ouvir o que ela tem a dizer.

Pea ajuda do colaborador para resolver o problema

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Nessa hora, o perfil do colaborador costuma aparecer aquele que foge do erro e culpa
terceiros ou o que encara as falhas e tenta resolv-las. Ento, questione o que ele acredita
que pode ser feito e no se esquea de que a responsabilidade tambm da empresa; ou
seja, a carga completa da resoluo deve ser dividida.

Demitir ou no?
A resposta no to simples assim. Voc precisa analisar atentamente se o erro foi falha de
carter ou de tcnica, alm de verificar o histrico de desempenho do colaborador e, com
base nisso, concluir se a permanncia dele ser mais prejudicial ou benfica para a empresa
e a equipe como um todo. Claro, o funcionrio tambm precisa querer continuar
desempenhando a funo, por isso, busque sempre o melhor para a empresa e tome a
deciso com tranquilidade e de forma respeitosa, como em uma verdadeira gesto de
talentos.

3. Reduo de despesas
Produtividade individual tambm significa que o colaborador desempenha sua funo de
forma a sempre reduzir as despesas, e no aument-las. Afinal de contas, para que
empresa continue vivel, ela precisa ser lucrativa, mas sem alterar os preos e essa
questo passa pela economia nos processos produtivos.

Tudo isso pode ser refletido e percebido em cada simples detalhe de sua rotina. Por
exemplo: o colaborador costuma desperdiar papel? Utilizar demais a impresso no modo
que mais gasta tinta? Nas viagens corporativas, ele controla bem a diria que recebe? Ele
desliga o computador quando fica por muito tempo fora da sala? Falha muito e, como
consequncia, precisa refazer trabalhos que podem representar um valor a mais no
oramento?

Observando o comportamento do colaborador que possvel ter uma ideia do quanto ele
preza pela sustentabilidade em seu trabalho. Tambm nesse sentido, a empresa precisa
permitir que ele desempenhe suas funes de tal forma, ou seja, vale a pena analisar se os
processos esto econmicos e otimizados que o prximo indicativo de produtividade
individual que discutiremos.

4. Otimizao de recursos
De acordo com o dicionrio Houaiss (2008), otimizar significa tirar o melhor rendimento de
(algo), criando as condies mais favorveis possveis. Quando temos um colaborador que

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preza pela produtividade individual, tambm pode significar que ele se importa com a
otimizao dos recursos. At mesmo porque os processos manuais esto cada vez mais
perdendo espao para softwares e aplicativos que ajudam nos processos produtivos.

Ento, o colaborador precisa saber utilizar esses recursos, de forma que o seu tempo seja
dedicado prioritariamente s atividades mais importantes, rumo aos resultados esperados.

5. Satisfao de clientes
A satisfao dos clientes que so atendidos pelos seus colaboradores um timo indicador
de produtividade individual. Ou seja, quando o ndice de reclamao, pedidos de ajuste ou
troca de produtos abaixo do esperado e o cliente recebe um atendimento prestativo e de
qualidade, alm de um ps-venda eficiente, significa que a sua empresa entrega uma boa
experincia ao cliente.

Uma boa dica para voc conseguir medir esse indicador de satisfao realizar as
tradicionais pesquisas com os clientes, focando no atendimento que receberam. Elas
ajudam a direcionar os esforos e, em geral, o ideal que sejam realizadas logo aps o
atendimento, de maneira rpida e bem objetiva. Por exemplo:

De 1 a 5, qual nota voc d para o atendimento?

De 1 a 5, qual o grau de satisfao em relao sua solicitao?
De 1 a 5, o quanto voc recomendaria a empresa (ou o atendente) a outras pessoas?
Dvida ou sugesto, deixe o seu comentrio.

No se esquea de sempre oferecer treinamentos e reciclagens aos seus colaboradores que

prestam o atendimento direto e indireto aos seus clientes e fornecedores. Afinal de contas,
estamos vivendo em uma poca em que um bom atendimento pode catapultar a empresa
para o topo, mesmo que ela oferea um produto ou servio relativamente mais caro.

As pessoas esto cansadas de ser mal atendidas e ter que enfrentar a burocracia para
resolver seus problemas. Ento, valorize os seus colaboradores que apresentam essa
caracterstica de boa comunicao com o pblico e no deixe de investir em vrios canais
de atendimento, como telefone, e-mail e redes sociais.

6. Velocidade nos processos

O ltimo indicador de produtividade individual a velocidade nos processos e isso tem
tudo a ver com a organizao de cada colaborador. Quanto mais organizado ele , mais

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produtivo pode ser tornar, diminuindo um srio problema que afeta muitas empresas mundo
afora: a procrastinao (j falamos aqui no blog sobre como essa postura um dos piores
inimigos da produtividade).

Caso voc verifique que, apesar de serem bons colaboradores, esse problema recorrente,
ento preciso arregaar as mangas e trein-los para que eles saibam como organizar
melhor suas tarefas dirias. Uma boa dica ensin-los sobre a chamada Matriz de
Priorizao. Essa tcnica ajuda muito na hora de definir o que precisa ser feito com
prioridade e o que no deve tomar tempo principalmente se os colaboradores tm o dia
cheio de tarefas.

O primeiro passo para realizar a tcnica da matriz de priorizao listar tudo o que deve
ser feito por isso to importante que todos tenham suas agendas, sejam virtuais ou os
modelos tradicionais de papel.

Com as listas feitas, cada colaborador deve classificar as tarefas em mais e menos
importantes e urgentes. Por exemplo:

Importante tudo aquilo que, se feito, trar bons resultados.

Urgente tudo aquilo que, se voc no fizer, pode trazer problemas.

Sabendo disso, as tarefas podem ser classificadas dentro de uma matriz em:

Importantes e urgentes: tudo o que preciso fazer agora.

Importantes e no urgentes: atividades que, se no forem feitas, no trazem problemas,
mas que melhoram algo quando concludas. Ou seja, so tarefas que voc decide quando
fazer.
No importantes e urgentes: se no forem feitas, no traro grandes problemas.
Geralmente, so aes que podem ser delegadas para algum de confiana.
No importantes e no urgentes: so atividades que voc deve esquecer, pois alm de
no gerar resultados, se no forem feitas tambm no trazem problemas. Quando
procrastinamos, costumamos realizar esse tipo de atividades.

Esse quadro exemplifica bem a matriz de priorizao e pode ser adotado por todos em sua
empresa, inclusive por voc mesmo:

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(Fonte: site O Brasil que Poucos Conhecem)

Com uma boa gesto de tempo, cada colaborador executar suas funes com mais foco e
concentrao, o que se traduz em motivao e at mesmo flexibilidade, pois com mais
tempo livre, eles podem descansar ou aproveitar para se reciclar profissionalmente
e como sabemos, funcionrios motivados, empresa que cresce.

Esses so os 6 indicadores de produtividade individual que podem lhe ajudar a analisar seus
colaboradores e a tomar as melhores decises em prol do crescimento da sua empresa.
Existem outros, e eles variam de como funciona o seu negcio e quais caractersticas voc
espera que seu time tenha. Independentemente de qual sejam os indicadores, esteja ciente
de que voc, como lder, precisa desenvolver uma boa gesto de pessoas para
ter uma equipe de alta performance; s assim a gesto de trabalho render bons frutos.

E voc? Como lida com a falta de produtividade individual dos colaboradores na

sua empresa? Caso tenha alguma dvida sobre esse tema ou queira compartilhar a
sua experincia conosco, deixe o seu comentrio e at a prxima!

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