Você está na página 1de 57

CENTRO NACIONAL EUROPASS

Realize de seguida o seu diagnstico e saiba qual a sua


competncia para Gerir o Tempo:

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
Por vezes, o problema no ter muitas tarefas para realizar, mas a forma como
utilizamos o tempo. Gerir o tempo significa definir e cumprir tarefas nas datas
estabelecidas.

Gerir o tempo implica:

- Saber quais os nossos objetivos e prioridades.


- Saber o que queremos no futuro e o que devemos fazer para
o alcanar.
- Pensar a longo prazo. No pense apenas no dia de hoje.
- Auto-conhecimento: conhecer o modo como funcionamos
melhor!

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA


O que faz para garantir que cumpre prazos?

Tem uma tarefa fcil e uma tarefa difcil para fazer. Qual a tarefa que faz
primeiro?

Estabelece um plano para cada dia ou para um perodo mais longo?

Estabelece prioridades?

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA


Gere bem o seu tempo? Segue-se um questionrio que avalia vrias reas fulcrais na
gesto do tempo.

Instrues
Responda de forma to honesta quanto possvel, colocando um
crculo em torno da resposta que melhor o caracteriza.
Baseie-se na seguinte escala de resposta:

Sempre/Quase Muitas vezes s vezes Raramente Nunca / Quase


S Mv Av R N

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA


S Mv Av R N
1. Escrevo os meus objetivos anuais para o meu trabalho.

2. Tenho uma lista de todos os pequenos trabalhos e pedidos de coisas para fazer que eu tenho de tratar nas
prximas semanas.

3. Revejo os meus objetivos a longo prazo todos os dias.

4. Pergunto constantemente a mim prprio /a como que o que estou a fazer me ajuda a atingir os meus
objetivos.

5. Quando chego ao trabalho de manh, comeo normalmente o dia com um caf, dois dedos de conversa ou
lendo o jornal.

6. Estabeleo prioridades para os diversos trabalhos e atividades que devo realizar.

7. Tendo a fazer primeiro as tarefas rpidas, fceis e de que eu gosto mais.

8. Um grande problema do meu trabalho estar constantemente a mudar prioridades.

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA


S Mv Av R N
9. Pelo menos uma vez por ano, fao um registo de como estou a usar o meu tempo durante uma ou
duas semanas.

10. Analiso constantemente tudo o que fao e procuro maneiras de melhorar o meu desempenho.

11. Frequentemente tenho de chegar mais cedo, ficar at mais tarde ou levar trabalho para casa para o
conseguir fazer todo.

12. Crises e urgncias constantes e recorrentes no trabalho tiram-me demasiado do meu tempo.

13. Escrevo uma lista de coisas a fazer todos os dias.

14. Todas as semanas escrevo um plano semanal que inclui objetivos especficos, atividades, prioridades
e tempo estimado para cada tarefa.

15. Pelo menos uma vez por semana encontro-me com outras pessoas para coordenar planos de
atividades e prioridades.

16. Penso frequentemente que me devia organizar mais.

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA


S Mv Av R N
17. Todos os dias estabeleo um tempo especfico para fazer as tarefas mais importantes.

18. Frequentemente distraio-me do meu horrio e tendo a saltar de uma tarefa para outra.

19. Tenho um perodo de tempo determinado, todos os dias, para poder concentrar-me no trabalho
importante.

20. Mantenho flexibilidade no meu horrio por forma a dar espao para imprevistos.

21. Tenho um procedimento eficaz e sistemtico de dividir e lidar com os meus papis.

22. Analiso frequentemente as coisas que escrevo e procuro maneiras de eliminar, simplificar ou
melhorar esses papis.

23. Utilizo sistemas de organizao que me ajudam a no esquecer detalhes e a manter um correto
seguimento das questes que me foram confiadas.

24. A minha secretria e rea de trabalho esto um bocado atulhadas e deviam estar mais arrumadas.

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA


S Mv Av R N
25. Analiso as interrupes que me fazem, e trabalho sistematicamente para reduzi-las ou elimin-las.

26. Normalmente junto assuntos ou trato de vrias tarefas numa s visita ou telefonema por forma a
no interromper tanto os outros durante o dia.

27. Distraes e socializao impedem-me s vezes de me concentrar no meu trabalho.

28. As interrupes so um grande problema no meu trabalho.

29. Frequentemente deixo de lado tarefas que me so desagradveis.

30. Tendo a esperar at ao ltimo minuto para comear a fazer algumas tarefas.

31. Frequentemente tenho de esperar a disposio certa ou a altura certa para fazer o meu trabalho
mais criativo.

32. Preocupo-me frequentemente com a possibilidade de ter tomado uma m deciso.

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA


S Mv Av R N
33. Rio-me bastante e passo momentos mesmo agradveis tanto no meu trabalho como em casa.

34. As pessoas dizem-me frequentemente que eu devia parar um bocado e relaxar.

35. Normalmente durmo o suficiente, fao exerccio fsico regular e como comida saudvel.

36. Sinto muita tenso e presso no trabalho e tenho dificuldades em lidar bem com isso.

37. Tenho listas escritas de objetivos pessoais a longo prazo.

38. Sinto que no tenho tempo suficiente para a famlia, descanso ou outros interesses pessoais fora do
meu trabalho.

39. Sinto muita satisfao com a minha vida.

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA


Depois de responder a todas as questes dever somar os pontos dados a cada pergunta.

ATENO: Dever ter em conta que a forma de cotao varia entre as diferentes questes. Por
exemplo, na questo 5 a resposta sempre/quase vale 1 ponto, mas na questo 1, a mesma
resposta, ou seja, a resposta sempre/quase vale 5 pontos.

Questes: 5, 7, 8, 11, 12, 16, 18, 24, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 34, 36, 38.

Sempre/Quase Muitas vezes s vezes Raramente Nunca/Quase

1 2 3 4 5

Questes: 1, 2, 3, 4, 6, 9, 10, 13, 14, 15, 17, 19, 20, 21, 22, 23, 25, 26, 33, 35, 37, 39, 40.

Sempre/Quase Muitas vezes s vezes Raramente Nunca/Quase

5 4 3 2 1

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA


Utilize esta tabela para somar os valores obtidos em cada grupo de quatro questes. Cada um desses grupos
refere-se a um problema especfico da gesto do tempo.

Valor obtido
1-4 Objetivos
5-8 Prioridades
9-12 Anlise
13-16 Planificao
17-20 Horrios
21-24 Papis
25-28 Interrupes
29-32 Procrastinao

33-36 Presso
37-40 Equilbrio
Total

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A EUROPA


Usar o tempo de forma eficiente e organizar o trabalho so fatores essenciais
para que consiga atingir objetivos e ter sucesso.

Assim, apresentamos-lhe algumas estratgias para que tire o melhor partido do


seu tempo e da organizao do seu trabalho.

Agora DESENVOLVA a sua competncia para gerir o tempo


e a organizao de trabalho:

1.O que o tempo e como geri-lo


2.Estabelecer objetivos e prioridades
3.Planear atividades e tarefas
4.Organizao pessoal
5.Organizao do trabalho

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
O que o tempo? O tempo um elemento que se gasta e no se recupera.
Apesar de pensarmos que temos todo o tempo do mundo, tudo o que
fazemos requer tempo e mesmo que no o usemos ele permanece
limitado. algo que tem significados diferentes ao longo da vida e que no
adaptvel.

IMPOSSVEL GERIRMOS O
TEMPO
POSSVEL GERIRMO-NOS
A NS PRPRIOS

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
AGORA REFLITA:

SENTE QUE NO TEM TEMPO PARA NADA?

QUE O TEMPO NO LHE CHEGA PARA TUDO?

SERO APRESENTADAS ALGUMAS


ESTRATGIAS PARA QUE CONSIGA
RENTABILIZAR O MAIS POSSVEL O SEU
TEMPO.

No entanto, no se esquea que o tempo


LIMITADO a 24h dirias.

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
Apesar de ser muito importante saber gerir o tempo, muitos so os
impedimentos a uma gesto de tempo eficaz.

Faa uma pequena reflexo:

-A que causas atribui as perdas de tempo?

1-____________________________________________
2- ____________________________________________
3- ____________________________________________

O que costuma fazer para que isso no acontea?

1- ____________________________________________
2-_____________________________________________
3-_____________________________________________
MOSTRA O QUE VALES EM TODA A
EUROPA
Dividimos as maiores preocupaes com o
tempo em trs grandes categorias:

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
Falta de objetivos, prioridades
Interrupes pelo telefone;
e planeamento;
Visitantes ocasionais;
Esforar-se demais; Delegao ineficiente;
Encontros;
Desorganizao pessoal; Pessoas no treinadas ou
Informao atrasada ou
Incapacidade de dizer no; inadequadas;
incompleta;
Falta de autodisciplina; Falta de comunicao;
Papelada, formalidades,
Procrastinao, indeciso; Responsabilidade ou
leitura;
Deixar tarefas inacabadas; autoridade confusa;
Falta de pessoal ou excesso de
Socializar. Falta de padres, controlo e
pessoal;
relatrios dos progressos;
Barulho, distraes visuais.
No saber escutar.

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
So as mais difceis de No entanto, so as que
dominar, derivam dos mais do oportunidade de
hbitos adquiridos ao trabalhar porque pode
longo da vida. fazer escolhas sobre a sua
forma de organizao ,
desde que tenha
identificado as principais
causas.

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
O que significa a gesto de tempo?

1. Estabelecer objetivos e prioridades

2. Planear atividades e tarefas

3. Organizao pessoal

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
Estabelecer objetivos;

Tem a certeza de que distingue


facilmente objetivos?

De seguida, realizar um exerccio onde poder responder a esta questo.

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
Por favor, imprima esta pgina e assinale com um X os que considera objetivos

Faa diariamente 20 cartas.


Aprecie bailado.
Sinta-se feliz porque ele/ela lhe fez uma surpresa.
Cante uma cano.
Desenvolva a camaradagem para se conseguir um bom clima de trabalho.
Cite um exemplo de solidariedade.
Desenvolva o potencial da criana.
Dedique-se sua equipa.
Defenda a democracia.
Escreva um relatrio.
Seja uma boa cidad/cidado.
Identifique os objetivos desta lista.

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
H 5 objetivos, conseguiu identific-los?
objetivo Faa diariamente 20 cartas.
No objetivo Aprecie bailado.
No objetivo Sinta-se feliz porque ele/ela lhe fez uma surpresa.
objetivo Cante uma cano.
No objetivo Desenvolva a camaradagem para se conseguir um bom clima de trabalho.
Objetivo Cite um exemplo de solidariedade.
No objetivo Desenvolva o potencial da criana.
No objetivo Dedique-se sua equipa.
No objetivo Defenda a democracia.
Objetivo Escreva um relatrio.
No objetivo Seja uma boa cidad/cidado.
Objetivo Identifique os objetivos desta lista.

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
Mas porque importante criar objetivos?
Mensurvel: algo que possa ser medido, no pode
ser algo abstrato;
Atingvel: no ser impossvel de conseguir;
Realista: no ser algo demasiado difcil nem
demasiado fcil;
Compatvel: Ser algo que voc pode realizar e que
no v contra o que voc realmente quer;
Prazo: definir prazos limite;
Especfico: no ser algo geral, mas algo concreto;
Pessoal: algo seu, adaptvel a si e ao que voc
quer e no a outra pessoa;
Escrito: dever escrev-lo para que no se
esquea.
MOSTRA O QUE VALES EM TODA A
EUROPA
Dever ter em conta a hierarquia dos objetivos

Dirios

Semanais

Mensais

Trimestrais

Anuais

Longo prazo

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
Realize agora uma reflexo, com vista a definir os seus objetivos.

Demore o tempo que for necessrio mas tenha em conta


as caractersticas dos objetivos referidas anteriormente

Aps preencher a tabela guarde-a consigo para que se v


recordando e atualizando os seus objetivos.

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
Estabelea os seus objetivos de longo, mdio e curto prazo.

LONGO PRAZO MDIO PRAZO CURTO PRAZO

(POR EX.: DAQUI (POR EX.: ESTE (POR EX.:


A 4 ANOS) ANO) PRXIMO
SEMESTRE)

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
J lhe demos algumas formas de organizao a partir dos seus objetivos, no
entanto, muitas so as vezes em que tem de estabelecer prioridades sobre
esses mesmo objetivos:

QUAIS IREI REALIZAR PRIMEIRO?!

Reflita um pouco:

Quais so normalmente os seus critrios para estabelecer prioridades.

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
CRITRIOS COMUNS PARA ESTABELECER PRIORIDADES DO TEMPO

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
CRITRIOS COMUNS PARA ESTABELECER PRIORIDADES DO TEMPO

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
Realize agora um exerccio, onde trabalhar o estabelecer prioridades:

Imagine que lhe fornecido um frasco e lhe pedido que coloque um conjunto de pedras
grandes, pedras mdias, uma poro de areia e gua de modo a que tudo caiba l dentro.

Por que ordem deve introduzir cada um destes elementos, de forma a atingir o objetivo
proposto?

Em 1. lugar:
Em 2. lugar:
Em 3. lugar:
Em 4. lugar:

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
Soluo:

1 - Pedras Grandes

2 - Pedras Mdias

3 - Areia

4 - gua

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
Imagine, agora, que o frasco com gua representa a quantidade total de tempo que tem
disponvel (num dia, ou numa semana), que as pedras grandes representam as tarefas
mais importantes ou difceis, que as pedras mdias representam as tarefas rotineiras,
que os gros de areia representam as tarefas triviais, sem importncia e que a gua
representa os imprevistos que por vezes enfrentamos.

Por que ordem distribuiria essas tarefas no seu plano semanal ou dirio?

Tarefas importantes ou difceis:


Tarefas rotineiras:
Tarefas triviais, sem importncia:

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
Urgente No Urgente
Tenha em conta a Matriz

Importante
de prioridades que
ilustramos ao lado e v
preenchendo com as
atividades do seu dia a
dia de modo a organizar-

Importante
se mais facilmente. No

Tarefas importantes - esto ligadas aos objetivos fundamentais e


prioritrios.
Tarefas urgentes - no podem ser executadas mais tarde.

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
O segundo ponto da gesto do tempo aps o estabelecer objetivos e prioridades o
planear as atividades e tarefas e assim dever ter em conta:

Plano de Trabalho Plano de Tempo

Objetivos/resultados Estimativa de durao

Atividades Horrios

Prioridades Flexibilidade

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
Mas ento agora coloca-se a questo: QUAIS AS VANTAGENS DE SE FAZER UM PLANO?!

Obriga a pensar no futuro


Ajuda a evitar problemas
Ajuda a lidar com o fluxo de trabalho
Fornece mais tempo til
Ajuda a coordenar melhor as atividades com os outros
Ajuda a gerir o tempo dos outros
Ajuda a evitar sobrecargas de trabalho
Ajuda a dizer no mais vezes
Ajuda a trabalhar com mais calma
Ajuda a fazer mais coisas

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
Como fazer um Plano semanal?

Defina objetivos
Estabelea prioridades para todas as atividades
Seja realista quanto ao tempo
Divida os trabalhos quando complexos
Desenhe o seu plano em funo do tempo
Escolha a melhor sequncia de atividades
Defina os locais para realizar as tarefas
Deixe um tempo para os imprevistos
Transforme o ato de planear num hbito

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
Como planear uma atividade? De seguida, ilustraremos uma forma de como poder
realizar um projeto de forma planeada

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
Aps termos abordado temticas como o estabelecimento de objetivos e prioridades e
o planeamento de atividades e tarefas, passamos para o terceiro e ltimo ponto:
organizao pessoal a partir de vrias atividades que lhe apresentamos a seguir
poder organizar melhor o seu tempo e torn-lo mais rentvel.

Construa um horrio para que se organize no seu dia a dia


Junte os itens semelhantes
Utilize os tempinhos
Faa do tempo de transio um tempo produtivo
Seja fiel ao seu horrio
Comece cedo
Faa o horrio em torno das atividades chave
Avalie os seus horrios
Calendarize todas as suas atividades
MOSTRA O QUE VALES EM TODA A
EUROPA
Minimize as interrupes:

Analise as interrupes
Seja breve
Reorganize-se
Defina 1 prazo
Escreva
Desloque-se
Levante-se
Conjugue os assuntos
Aprenda a comunicar melhor

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
Telefonemas, como se organizar: Telefonemas, como os fazer:

Planeamento
Agrupe os telefonemas a fazer
e faa de 1 vez Prepare a abertura
Escolha a melhor altura para
Deixe mensagens completas ligar/pergunte
Atualize o voicemail Fale devagar
diariamente Fornea informaes detalhadas
Mantenha a rea do telefone Se tiver de pedir para aguardar, explique
arrumada porqu e agradea quando regressar
Antes de desligar queria ainda colocar-
Programe os nmeros que
lhe esta questo...
utiliza mais
Deixe mensagens com significado
Procure formas de contacto alternativas

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
Telefonemas, O que no fazer ao telefone:

Ter longas mensagens no voicemail, ou saudaes pouco profissionais;


Deixar as pessoas a aguardar indefinidamente
Falar com outras pessoas
Autorizar interrupes
Teclar no computador
Ler o email
Deixar mensagens num ritmo elevado

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
Emails: Cuidados a ter:

Ver a caixa de correio regularmente NO


Ler de acordo com o assunto e o Escrever tudo em maisculas ou
remetente sinais de exclamao
Responder rapidamente Ser abrupto
Ser educado Dar ordens
Gravar quando necessitar Assumir que o seu email lido
Ser breve Enviar mensagens confidenciais
Quando responder verificar quem vai Gravar a menos que necessite
receber o seu email para documentao
Limpar a caixa de correio regularmente Reenviar anedotas, a menos que
Quando fizer forwards, mudar o saiba que o outro quer
assunto
MOSTRA O QUE VALES EM TODA A
EUROPA
Procrastinao:

O que a Procrastinao?
a arte de adiar

Qual a razo que leva as pessoas a adiar as coisas?

De seguida, apresentamos uma pequena


lista com possveis razes, leia e reflita
sobre aquelas com que se identifica mais.

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
Qual a razo que leva as pessoas a adiar as coisas? Qual(ais) se aplica(m) a si?

Desorganizao
Desejo de evitar tarefas desagradveis
Medo de falhar
Medo do sucesso e suas implicaes
No saber por onde comear
Perfecionismo
Falta de confiana e dilogos internos negativos
Medo da mudana
Medo da rejeio
A tarefa parece ser to difcil e ocupar demasiado tempo
No ter os acessrios ou os recursos necessrios para fazer o trabalho

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
Agora ir fazer um exerccio com o objetivo de tentar compreender porque adia as
suas atividades e como pode alterar isso a seu favor, de modo a rentabilizar o seu
tempo:
1.Faa uma lista completa de todas as coisas que tem
vindo a adiar;

2.Ao lado de cada uma, escreva a razo do adiamento.


Seja honesto/a. Depois veja se existem motivos comuns;

3.Escolha um item da lista para tratar esta semana;

4.Escolha uma altura da semana para fazer esta tarefa.


Defina tudo o que necessita para o fazer;

5.Marque uma hora para comear a fazer. Preocupe-se


apenas em comear sem interrupes, sem pausas e
sem distraes.
MOSTRA O QUE VALES EM TODA A
EUROPA
IMPORTANTE: NO ADIE!!

Tente arranjar solues:

Como por exemplo, para tornar o seu trabalho menos intimidante, divida-o em
partes pequenas:

Os grandes projetos so assustadores

Os pequenos projetos parecem mais fceis

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
Ao gerir o seu tempo e ao organizar-se pessoalmente, dever ter em conta tambm a
organizao do seu trabalho e as diferentes fases que o constituem. De modo a
rentabilizar mais o seu tempo, reflita sobre as seguintes:

1 PASSO 2 PASSO

O que fao na minha atividade Para que serve esta tarefa?


profissional?

Qual a sua finalidade?


Os principais objetivos desta fase so:
Clarificar todo o tipo de
atividades que lhe competem; Os principais objetivos desta fase so:
Tomar conscincia das tarefas - Eliminar tarefas ou procedimentos
de gesto e de execuo - com desnecessrios
que ocupa o seu tempo de
trabalho

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
3 PASSO 4 PASSO
Como dever ser realizada?
Quem a deve fazer?
Quais as informaes ou os meios de
Quem a poder/ dever fazer? que necessito para realizar a tarefa?

Os principais objetivos desta fase so: Os principais objetivos desta fase so:
Delegar;
Simplificar mtodos,
Redefinir funes e procedimentos ou suportes de
responsabilidades
informao;
Afetar apenas os meios e as
informaes necessrios e
suficientes

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
5 PASSO

Qual o prazo ou a data estipulada?

Quando dever estar concluda?

Quanto tempo necessrio para a


realizar?

Quando a deverei realizar? Qual a


melhor altura?

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
Alguns pontos importantes para que o seu trabalho se organize mais facilmente e tenha
mais tempo para si:

Delegue as tarefas, no tente fazer tudo sozinho quando tem quem o possa
ajudar; (Reveja aqui a temtica sobre Comunicao e trabalho em equipa)

Tenha em conta a comunicao na sua equipa, para que mais facilmente se


resolvam imprevistos;

Crie tambm dois documentos importantes:

Plano/Agenda ANUAL Lista DIRIA

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
Plano/Agenda ANUAL

Dimenso adaptada s necessidades mas de acesso rpido e fcil.

Evite a utilizao de duas agendas em simultneo. Caso no seja


possvel, estabelecer metodologias de sincronizao.

Assente as datas limite para a realizao das diversas tarefas.

Utilize dois nveis de registo: de viso rpida e alargado no tempo,


e a agenda propriamente dita com os pormenores.

Na agenda de papel, escrever a lpis para que possa fazer


alteraes.

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
Lista DIRIA
Dever ser colocada o mais junto possvel da agenda.
Nela devero figurar as tarefas que desejamos realizar naquele dia, por
ordem de prioridades.
No sistema de ordenao devem ser respeitados os seguintes princpios:
Tarefas Importantes/Urgentes;
Tarefas Importantes/No Urgentes;
Tarefas No Importantes/Urgentes;
Tarefas No Importantes/No Urgentes.
Reservar para cada tarefa um perodo de tempo determinado e controlar o
seu cumprimento no final do dia.
Deixar algum tempo para os imprevistos porque alguns podero ser
prioritrios.
Fazer controlos sistemticos ao longo do dia.
MOSTRA O QUE VALES EM TODA A
EUROPA
Lista DIRIA

Apontar todos os pormenores teis e necessrios execuo de cada tarefa


(nmeros de telefone, endereos, local e hora da reunio ou do encontro etc).
No esquecer que sempre que adiamos uma tarefa para o dia seguinte,
aumentamos as probabilidades de sermos ultrapassados pelos imprevistos,
particularmente os urgentes.
Se o planeamento atravs da lista diria no resultar, poder dever-se ao
seguinte:
tentativa de realizaes excessivas para um s dia;
falta de preparao para algumas tarefas;
deficincias na formulao da tarefa;
falta de informao necessria;
dificuldades na planificao por excesso de presso;
algumas tarefas so abandonadas porque so muito difceis, ou por
serem aborrecidas;
falta de autoconfiana.
MOSTRA O QUE VALES EM TODA A
EUROPA
Aps tudo o que lhe foi transmitido at agora, deixamos algumas questes
para que leia, reflita e responda o mais sinceramente possvel:

Identifique e DESCREVA o seu principal fator desperdiador do tempo

Identifique as CAUSAS da existncia desse desperdiador.

Invente as POSSVEIS SOLUES para anular ou reduzir esse desperdiador.

Escolha uma ou duas solues que ir PR EM PRTICA durante os prximos 15 dias.

Calcule o tempo que poder vir a GANHAR com a prtica dessa soluo

Ao fim de 15 dias, AVALIE os resultados.

Resultados mais positivos/tempo ganho - Parabns! Parta para outro desperdiador.


Resultados menos positivos - Aplique outra soluo!.

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
O tempo limitado por isso tente:

No lidar com uma variedade excessiva de coisas ao mesmo tempo: delegue tarefas e
aprenda a dizer que no;

No ter um excesso de interrupes pelo telefone: organize os seus telefonemas e a forma de


os fazer;

No ter um excesso de interrupes quando est a fazer trabalhos que requerem


concentrao: concentre-se numa tarefa de cada vez, crie objetivos e prioridades e realize-as;

No gastar demasiado tempo com problemas trazidos pelos seus colaboradores ou colegas:
tente resolv-los o mais rapidamente possvel;

No ter responsabilidade e autoridade no claramente definidas: ao delegar as tarefas diga o


que cada um tem de fazer, no se esquea que a comunicao essencial;

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA
No abandonar um trabalho antes de o terminar para pegar noutro: Concentre-se na tarefa
que tem de fazer, planeie as suas atividades, crie objetivos e prioridades e siga tudo risca;

No realizar trabalhos rotineiros que poderiam ser feitos por outrem: No se esquea de
delegar as tarefas, no precisa necessariamente de fazer tudo, rentabilize o seu tempo;

No ter reunies e contactos sem hora marcada e sem clara viso das prioridades: planeie a
sua agenda com as horas e assuntos a tratar;

No ter falta de objetivos, prioridades e prazos para os trabalhos: ordene as suas tarefas por
grau de importncia e urgncia, defina anteriormente os seus prazos e cumpra tudo o que
planeia;

MOSTRA O QUE VALES EM TODA A


EUROPA

Você também pode gostar