Tecnic Red PDF

Governo Federal
Presidente da Repblica
Luiz Incio Lula da Silva
Ministro da Educao
Fernando Haddad
Secretrio Executivo
Jos Henrique Paim Fernandes
Secretrio de Educao Bsica

Francisco das Chagas Fernandes
Diretor do Departamento de Articulao e Desenvolvimento

dos Sistemas de Ensino
Horcio Francisco dos Reis Filho
Coordenadora Geral do Programa Nacional de Valorizao

dos Trabalhadores em Educao
Sirlene Alves dos Santos Pacheco
Coordenao Tcnica do Profuncionrio

Eva Socorro da Silva
Ndia Mara Silva Leito
Apoio Tcnico
Adriana Lopes Cardozo
Universidade de Braslia UnB

Reitor
Timothy Martin Muholland
Vice-Reitor
Edgar Nobuo Mamiya
Coordenao Pedaggica do Profuncionrio

Bernardo Kipnis - CEAD/FE/UnB
Dante Diniz Bessa CEAD/UNB
Francisco das Chagas Firmino do Nascimento - SEE/UnB
Joo Antnio Cabral de Monlevade - FE/UnB
Maria Abdia da Silva - FE/UnB
Tnia Mara Piccinini Soares MEC
Centro de Educao a Distncia CEAD/UnB

Diretor - Jos Matias Pereira
Coordenao Executiva Jonilto Costa Sousa
Coordenao Pedaggica Maria de Ftima Bruno de Faria
Unidade de Pedagogia
Gesto da Unidade - Leandro Santos
Designer Educacional Ana Luisa Nepomuceno
Reviso Daniele Santos
Designer Grfico Evaldo Gomes e Tlyo Nunes
Ilustrao Rodrigo Mafra
Foto capa Arquivo CEAD
Unidade de Apoio Acadmico e Logstico

Gesto da Unidade Silvnia Nogueira de Souza
Gestora Operacional Diva Peres Gomes Portela
Dados Internacionais de Catalogao na Publicao (CIP)
S725t Sousa, Rosineide Magalhes de.
Tcnicas de redao e arquivo. / Rosineide Magalhes
de Sousa. Braslia : Universidade de Braslia, 2007.
80 p. : il.
ISBN 978-85-86290-93-0
1. Leitura e interpretao da legislao. 2. Certificaes:
diplomas, certificados, atestados e declaraes. 3.
Histricos e transferncias. I.Ttulo. II. Universidade de
Braslia. Centro de Educao a Distncia.
CDU 806:321(81)
Apresentao
Este mdulo do Curso Tcnico de Formao para os Fun-
cionrios da Educao (Profuncionrio) constitui um dos
instrumentos mediadores na sua formao. Ele tem por obje-
tivo central contribuir para que voc seja habilitado ao exerccio
de uma funo tcnico-administrativa na escola.
Neste mdulo, vamos tratar de vrios assuntos relacionados s atri-

buies de alguns servidores da escola, entre eles, o(a) secretrio(a)
escolar; os auxiliares de secretaria; o(a) encarregado(a) administrativo(a)
e outros servidores que se interessarem pelos servios administrativos de
uma escola. Ento, os assuntos que vamos tratar so: linguagem, comunica-
o, interao, documentao, leis, arquivos e, principalmente, escriturao
escolar.
Voc deve se perguntar: por que falar de linguagem, comunicao e interao?

Veja que esses elementos so essenciais para o bom funcionamento de nossos
servios na escola. A linguagem tudo, por meio dela que nos comunicamos e
interagimos com as pessoas. Ela se apresenta na forma de oralidade e escrita. Na
instituio escola, lidamos com o atendimento ao pblico, interagimos o tempo
todo com professores, com o pessoal do administrativo e outros servidores, mas
principalmente com os alunos, que so o motivo da existncia da escola.
De forma simples e objetiva, tentaremos promover aulas virtuais, por meio deste
mdulo, que possam ajud-lo(a) na sua leitura diria. Ao longo das aulas, vamos
estabelecer uma interao virtual por meio do nosso discurso dirigido a voc. Lere-
mos alguns textos para que voc reflita sobre alguns temas e obtenha informaes
adicionais sobre assuntos especficos e resolveremos algumas questes relaciona-
das aos contedos que vamos estudar ou revisar.
As questes esto localizadas em pratique e reflexo, para que voc possa

participar deste estudo, tambm, como co-autor, visto que a nossa proposta de
linguagem se baseia na interao.
Vale observar que a linguagem deste mdulo, s vezes, torna-se instrucional quan-
do precisamos falar de procedimentos especficos de escriturao escolar e leis.
Ento, vejamos a seguir o objetivo destas aulas.
OBJETIVOS
Esperamos que voc desenvolva habilidades comunicativas, interacionais e saiba

lidar, de forma mais especfica, com a escriturao escolar, com mtodos bsicos
de arquivamento e outros procedimentos importantes. Para isso, traamos os seguintes
objetivos para nossas aulas:
Unidade 1
Identificar como a linguagem e alguns de seus fenmenos so usados na comunica-

o e na interao com o outro.
Unidade 2
Tratar de alguns tpicos da fala em situaes comunicativas, aliados apresentao

pessoal.
Unidade 3
Tratar de tpicos gramaticais aplicados escrita.
Unidade 4
Expor sobre os temas: documentao e arquivo.
Unidade 5
Identificar os procedimentos para arquivar documentos.
Unidade 6
Discutir sobre algumas atitudes que podemos adotar para estabelecer uma boa inte-
rao com as pessoas no contexto de trabalho e refletir sobre tica profissional.
Unidade 7
Identificar a contribuio de servidores administrativos.
Unidade 8
Explicar os gneros textuais administrativos da escola e seus usos.
EMENTA
Linguagem. Interao. Gneros institucionais: escriturao escolar. Noes de escritura-

o escolar. Contexto de trabalho administrativo escolar. Atribuies de papis sociais.
Mensagem da Autora
Ol, tudo bem? Sou Rosineide Magalhes de Sousa, brasi-
liense, filha de migrantes nordestinos que vieram para Bra-
slia ainda adolescentes em 1961, em busca de uma vida
melhor e realizao de sonhos. Aqui, meus pais se casa-
ram e constituram famlia. Os filhos dessa famlia fazem
parte da primeira gerao de brasilienses. Hoje, sou casada
com um cearense e somos pais de filhos da segunda ge-
rao de brasilienses. Cresci no Distrito Federal, lugar que
amo muito, e onde tenho a oportunidade de conviver com
pessoas de diferentes regies do Brasil e do mundo, repre-
sentantes de diferentes culturas e, tambm, infelizmente,
com vrias faces da desigualdade social.
Estudei em escola pblica durante toda a educao bsica.

Tive timos professores e outros sem nenhuma habilidade
para exercer a profisso. No ensino mdio, antigo segundo
grau, fiz o curso Tcnico em Secretariado. Com esse curso,
tive a oportunidade de entrar para o mercado de trabalho. Pri-
meiro, como estagiria de uma secretaria escolar de uma ins-
tituio pblica; depois, em um rgo federal. Essas duas ex-
perincias me abriram as portas para o meu primeiro empre-
go com carteira assinada. Trabalhei durante seis anos, como
secretria, em uma instituio de educao especial. Nesse
contexto, comea minha experincia com a educao.
Anos depois, cursei Letras. Consegui realizar meu grande

sonho, fazendo mestrado em lingstica na Universidade
de Braslia, onde tambm terminei meu doutorado em So-
ciolingstica Interacional.
H dezessete anos estou na educao, rea com a qual me

identifico e que considero fundamental para as pessoas,
apesar de no ser valorizada como deveria.
Durante esse tempo na educao, exerci vrios papis:

secretria, professora dos ensinos fundamental e mdio,
coordenadora no ensino mdio e assistente de direo.
Atualmente, sou professora universitria e consultora edu-
cacional.
Cada experincia no contexto da educao permitiu um

fortalecimento de minha identidade como educadora. No
sei se me sentiria realizada fazendo outra atividade.
Bem, agora que eu pude falar um pouco de mim para voc,
espero que possamos estabelecer uma interao por meio
deste discurso que ora iniciamos. Tambm, desejo contribuir,
dentro do possvel, com a formao de pessoas que, assim
como eu, esto envolvidas com a educao.
Para a produo desse mdulo, agradeo a colaborao de

pessoas que exercem o papel de secretrio(a) escolar, auxi-
liar de secretaria e encarregado(a) escolar: William Teixeira,
Dalyla Gomes de Oliveira, Flvio Cardoso, Roger Penna, Ge-
ralda Bezerra, Fani Sofia de Oliveira, Edna Rodrigues, Ivonei-
de Panta Ferreira, Francinete de Oliveira, Hosana Lisboa, Ma-
ria Gorete, Maria das graas e a minha monitora de pesquisa
Ana Caroline.
Sumrio
INTRODUO 12
Unidade 1 Lngua(gem) e interao 15
Unidade 2 Interao comunicativa com o outro 25
Unidade 3 Regras da escrita 29
Unidade 4 Noes de documentao e arquivo 35
Unidade 5 Onde arquivar os documentos? 43
Unidade 6 Atitudes no contexto de trabalho e

tica profissional 49
Unidade 7 Contexto de trabalho e papis sociais 55
Unidade 8 Escriturao escolar: gneros

administrativos 61
FINALIZANDO O MDULO 75
REFERNCIAS 76
INTRODUO
Para iniciar nossas aulas, vamos refletir a partir do texto de Le-
onardo Boff o que pode significar ler, reler, compreender e in-
terpretar, os quais so procedimentos de estudo que mais nos
interessam.
Todo ponto de vista a vista de

um ponto
Leonardo Boff
Ler significa reler e compreender, interpretar. Cada

um l com os olhos que tem. E interpreta a partir de
onde os ps pisam.
Todo ponto de vista de um ponto. Para entender

como algum l, necessrio saber como so seus
olhos e qual sua viso de mundo.
Isso faz da leitura sempre uma releitura.
A cabea pensa a partir de onde os ps pisam. Para

compreender, essencial conhecer o lugar social de
quem olha. Vale dizer: como algum vive, com quem
convive, que experincia tem, em que trabalha, que
desejos alimenta, como assume os dramas da vida e
da morte, e que esperanas o animam. Isso faz da
compreenso sempre uma interpretao.
Sendo assim, fica evidente que cada leitor co-

autor. Porque cada um l e rel com os olhos que
tem. Porque compreende e interpreta a partir
do mundo que habita.
Como sabemos, a escola uma instituio que lida com pes-

soas e sua responsabilidade muito grande. As pessoas que
exercem papel social de professor(a), diretor(a), coordenador(a),
encarregado(a) administrativo(a), secretrio(a), merendeiro(a),
higienizadores(as) educam conforme suas atribuies e especi-
ficidades, mas ao mesmo tempo esto juntos, trabalhando pela
mesma causa: formar pessoas (crianas, adolescentes, jovens e
adultos) que saibam exercer a cidadania nas mltiplas possibili-
dades de sentido da palavra.
Por outro lado, a escola constitui uma instituio como outras

instituies, que precisam funcionar bem para que seu papel so-
cial seja satisfatrio. Por isso, cada pessoa assume um papel social,
como citamos anteriormente, e o desempenha conforme suas atri-
buies e as necessidades que aparecem. A escola pode ser vista
como um organismo, em que as partes precisam funcionar em har-
monia para que o todo viva da melhor forma possvel.
A escola lida com a educao. Por isso, um contexto

no qual educar pressupe aprender a aprender sempre,
estar em formao continuada para acompanhar um mundo
dinmico, com transformaes constantes. Assim, precisamos
aprender com as situaes novas que vo aparecendo no dia-
a-dia.
A escola, depois da famlia, o contexto social em que a pessoa

tem a oportunidade de moldar sua personalidade. na escola que
podemos desenvolver sentimento de confiana, de participao,
de cooperao, para que possamos exercer a cidadania. Como
servidor(a), que trabalha na secretaria escolar ou em outros contex-
tos da escola, voc desempenha suas atividades, mas ao mesmo
tempo assume o papel de educador, pois participa o tempo todo da
vida escolar dos alunos, alm de interagir tambm com docentes,
direo e outros servidores. Afinal, nessa integrao que se d, de
fato, o contexto de educao.
Ento, educar pressupe aprender a aprender sempre e a formao

continuada um meio para isso.
Portanto, nosso objetivo, a priori, convidar voc para participar

das aulas virtuais, que esto configuradas na forma de oito unida-
des, lendo e relendo-as a partir do seu ponto de vista. Vamos co-
mear?
Nesta unidade, temos como objetivo identificar como a lin-
guagem e alguns de seus fenmenos so usados na comuni-
cao e na interao com o outro.
A linguagem um instrumento natural de comunicao do

ser humano. Usamos a linguagem para expressar nossos pen-
samentos e sentimentos; defender nossas idias; ler e reler,
compreender, dar sentido s coisas; fazer inferncias sobre a
situao social, poltica e econmica do pas; para aprender
com os textos, que registram a linguagem por meio de smbo-
los, o que constitui a escrita; para entender o mundo. Enfim,
so muitas as funes e as atividades de linguagem que rea-
lizamos.
Interagimos com as pessoas e com as instituies usando a

linguagem verbal e no-verbal de forma to natural, que nem
paramos para pensar como isso ocorre.
Por exemplo, na escola, no exerccio de seu papel social e

administrativo, o(a) secretrio(a) atende muitas pessoas:
diretor(a), professores(as), alunos(as), pais, etc. Para isso, usa
a fala, conversando, interagindo para resolver problemas,
prestar servios que fazem parte de sua rotina.
Nossos gestos, modo de nos vestir, o tom da nossa voz, tudo

isso est relacionado nossa forma de falar na interao com
o outro. Por isso, muitas pessoas recebem elogios: como fu-
16 lano educado, eu fui muito bem atendida pela secretria,
como ela educada. Os elogios surgem porque a comunica-
o foi boa, bem recebida pelo outro.
A escrita faz parte da rotina de trabalho da escola, principal-

mente nos servios administrativos. Muitos servios so re-
alizados por meio de documentos prprios (documentao)
dos servios administrativos: produzimos documentos, regis-
tramos matrculas dos(as) alunos(as), manuseamos o com-
putador, interagimos por meio de e-mails, etc. Para isso,
necessrio ter um bom domnio da escrita, conhecendo suas
regras e sabendo aplic-las na produo de documentos que
UNIDADE 1 Linguagem e interao
fazem parte de servios especficos, como os da secretaria,

departamento de pessoal, entre outros. No entanto, escrever
com clareza, objetividade e conciso tambm faz parte da boa
comunicao.
Comunicamo-nos utilizando a linguagem verbal (fala e escrita)

e a no-verbal (gestos corporais e faciais, tom de voz, modo
de se vestir, etc.).
IMPORTANTE
Para tornar nossa conversa mais didtica, vamos falar de ln-
gua e de linguagem verbal e no-verbal mais detalhadamente.
Vale lembrar que outros mdulos do Profuncionrio tambm
falam de linguagem. Falar de linguagem nunca demais, ain-
da mais quando a vemos de vrios pontos.
Lngua
Para o lingista Ferdinand de Saussure (1916), a lngua um

conjunto sistemtico de convenes sociais, utilizadas pela
coletividade para gerar a comunicao. Constitui-se de sig-
17
nos lingsticos que resultam da unio de significante (ima-
gem acstica) e significado (conceito). Dessa forma, a ima-
gem acstica rvore significa vegetal lenhoso, com tronco
e folhas ou, ainda, outros significados como rvore de natal,
genealgica, etc. A variao de significado depende do que,
de onde e com quem estamos falando. Portanto, o significado
das palavras se apresenta de forma polissmica, pois pode- Polissmico: adjetivo que
mos utilizar uma palavra (imagem acstica) com vrias senti- apresenta polissemia.
Polissemia s.f. (Do grego
dos (conceitos), dependendo do contexto de uso. plysemos, de polys, muito +
sema, sinal, significao, pelo
A lngua se concretiza por meio da fala, linguagem verbal, e a lat. polysemos.) Propriedade
fala, por sua vez, representada por meio da escrita. da palavra que rene vrios
sentidos, que se definem
num contexto determinado
(Larousse, 1998, p. 4679). Veja
o exemplo:
Linguagem verbal Lave os cabelos em gua
corrente.
A linguagem verbal se realiza na fala e na escrita. Concreti- Comprei uma corrente de
ouro.
za-se na fala, que se realiza por meio de signos lingsticos. A palavra corrente aparece
A escrita representa o que falamos, mas no de forma to nos dois enunciados com
sentidos diferentes.
exata. Utilizamos para escrever smbolos:
alfabeto, sinais de pontuao, acentuao,
nmeros, etc. Portanto, utilizamos a fala e a
escrita para dar sentido s nossas aes e
atividades de linguagem e, principalmente,
estabelecer a comunicao.
Linguagem no-verbal
O sentido que damos s coisas do mundo

e a comunicao que se estabelece entre
as pessoas no ocorrem apenas por meio
da linguagem verbal. Lemos o mundo, os
fatos sociais e as pessoas utilizando a lin-
guagem no-verbal. Por exemplo: quando
o semforo aciona a luz amarela, isso sig-
nifica ateno, pois em poucos segundos
ser acionada a luz vermelha para os carros
pararem em um determinado lugar, sinali-
zado na via de trnsito. Veja que as cores,
nesse contexto, tm um significado espe-
cfico, representam um tipo de linguagem,
que chamamos de no-verbal.
Podemos citar como exemplos de lingua-

18 gem no-verbal as cores, cones, movimen-
tos corporais e faciais, desenhos, fotogra-
fias, situaes, mmicas, lugares, etc.
A comunicao ocorre por meio da lingua-

gem verbal, da no-verbal e na associao
das duas. Um bom exemplo do uso das
duas linguagens a utilizao de documen-
tos que precisam ser expedidos em papel timbrado.
Agora, pense e registre, por que h exigncia de certos

documentos serem produzidos em papel timbrado, isto

, com a logomarca da empresa?
Variedades lingsticas
Um fato que faz parte da nossa realidade social a existn-

cia de variedades lingsticas, isto , formas diferentes das
pessoas falarem uma mesma lngua. De forma simples, so
IMPORTANTE
exemplos de variedades lingsticas: os sotaques das pesso-
as de diferentes regies, a forma de falar de algumas tribos de
adolescentes, que usam as grias; a forma de falar de alguns
desportistas; a linguagem tcnica de determinados profissio-
nais, como mdicos, advogados, policiais; a lngua padro e
a considerada no padro.
Exemplos de variedades lingsticas:
Na fala
Fala de cantor de rap
Ento a nossa filosofia mostrar pras pessoas, n,

tentar passar pras pessoas que elas podem brilhar,
que elas so importantes [...] isso a. Ento ns
viramos p negro e falamos: p, carinha, o negcio o
seguinte, tu bonitu, tu num feio como dizem que tu
feio...
Fala de um mdico explicando algumas doenas do

corao
Tem gente que nasce com o corao maior ou menor,

e com vrios defeitos. Essas so as cardiopatias 19
congnitas. O corao pode nascer com inmeros
defeitos. Agora, o tamanho do corao tambm
tem a ver com outros problemas que no so
congnitos, com a insuficincia coronariana.
(Os exemplos foram retirados de SOUSA, R. M; VELLASCO, A. M. Educao e lngua

materna II. Braslia: EdUnB, 2001).
Na escrita
Documento escrito na norma padro
ATA
Aos trs dias do ms de setembro de dois mil e seis,

foi inaugurado na Escola Felicidade do Campo, pelo
Secretrio de Educao do Municpio de Alegre, o
complexo poliesportivo Vida de atleta. Ele mede cerca
de dois mil metros quadrados, tem uma piscina olmpica,
seis banheiros: trs femininos e trs masculinos, dois
vestirios e uma cantina. Aps a inaugurao, os alunos
puderam desfrutar das instalaes da quadra.
Linguagem escrita coloquial
Bilhete
Me
Sa com meus colegas 2 horas da tarde, v no cinema

assistir um filme chamado. A idade do gelo II. No
me espera pra jantar. T levando dinheiro pro
lanche.
20 Beijo, Karol
Todas as lnguas do mundo tm suas variedades lingsticas,

pois as pessoas no so iguais, elas pertencem a culturas di-
ferentes e formas de socializao que variam e marcam suas
identidades.
A lngua, devido a fatores sociais, polticos, econmicos e de

escolarizao, apresenta variedades que so consideradas
padro e no-padro. A primeira tida pela sociedade
como a lngua culta, a de prestgio. A segunda, muitas ve-
zes, as pessoas que a dominam so estigmatizadas, ou seja,

so tratadas com preconceitos e desrespeito, o que no de-
veria acontecer, pois rotular com certos adjetivos as pessoas
que no dominam uma linguagem dita padro um grande
equvoco.
IMPORTANTE
Precisamos reconhecer as diferentes formas
das pessoas usarem a lngua e respeit-las
independentemente da forma como falam.
No porque ouvimos uma pessoa falar nis vamu no hospi-

tal que devemos pensar que ela no sabe falar o portugus.
Na verdade, domina uma das variedades do portugus e se
comunica do jeito que sabe.
Quando estamos exercendo um papel social, no qual lidamos

com o pblico, necessrio que nossa forma de falar seja
clara e objetiva, conforme a variedade lingstica que domi-
namos. E, quando escrevemos, dependendo do gnero tex-
tual, precisamos usar a variedade padro, principalmente
redao oficial, escriturao escolar, etc. Veja que no caso do
bilhete da Karol, a linguagem estava adequada para esse g-
nero, mas para uma redao oficial, aquela linguagem no
conveniente.
Para sabermos mais sobre a variedade lingstica, vamos ler

um fragmento do texto de Tnia Alkmim.
As variedades lingsticas e a estrutura social

21
Em qualquer comunidade de fala, podemos observar assunto tratado, da relao entre os interlocutores,
a coexistncia de um conjunto de variedades lings- etc. A questo da lngua padro tem uma enorme
ticas. Essa coexistncia, entretanto, no se d no v- importncia em sociedades como a nossa. Algumas
cuo, mas no contexto das relaes sociais estabeleci- consideraes a seu respeito se impem.
das pela estrutura sociopoltica de cada comunidade. A variedade padro de uma comunidade tambm
Na realidade objetiva da vida social, h sempre uma chamada norma culta, ou lngua culta no , como
ordenao valorativa das variedades lingsticas em o senso comum faz crer, a lngua por excelncia, a
uso, que reflete a hierarquia dos grupos sociais. Isto lngua original, posta em circulao, da qual os fa-
, em todas as comunidades existem variedades que lantes se apropriam como pode ou so capazes. O
so consideradas superiores e outras inferiores. Em que chamamos de variedade padro o resultado
outras palavras, como afirma Gnerre (1985), uma de uma atitude social ante a lngua, que se traduz, de
variedade lingstica vale o que valem na socie- um lado pela seleo de um dos modos de falar entre
dade os seus falantes, isto , vale como reflexo do os vrios existentes na comunidade e, de outro, pelo
poder e da autoridade que eles tm nas relaes estabelecimento de um conjunto de normas que de-
econmicas e sociais. Constata-se, de modo muito finem o modo correto de falar. Tradicionalmente,
evidente, a existncia de variedades de prestgio e o melhor modo de falar e as regras do bom uso cor-
de variedades no prestigiadas nas sociedades em respondem aos hbitos lingsticos dos grupos so-
geral. As sociedades de tradio ocidental oferecem cialmente dominantes. Em nossas sociedades de tra-
um caso particular de variedade prestigiada: a va- dio ocidental, a variedade padro, historicamente,
riedade padro. A variedade padro a variedade coincide com a variedade falada pelas classes sociais
lingstica socialmente mais valorizada, de reconhe- altas, de determinadas regies geogrficas. Ou me-
cido prestgio dentro de uma comunidade, cujo uso lhor, coincide com a variedade lingstica falada pela
, normalmente, requerido em situaes de intera- nobreza, pela burguesia, pelo habitante de ncleos
o determinadas, definidas pela comunidade como urbanos, que so centros do poder econmico e do
prprias, em funo da formalidade da situao, do sistema cultural predominante.
(ALKMIM, Tnia Maria. Sociolingstica 1. In: MUSSALIM, Fernanda.; BENTES, Anna Christina. Introduo
sociolingstica 1. 2. ed. So Paulo: Cortez, 2001. p. 39-40.)
1. Por que importante uma pessoa que lida com o
pblico ter o conhecimento sobre variedade lings-
tica? Escreva em poucas linhas seu ponto de vista.
2. Escreva um documento utilizado na escola (pode ser

um memorando, uma ata ou um requerimento, entre ou-
tros.) e um bilhete, convidando um amigo muito prxi-
mo para ir ao clube. Atente-se para a variedade lin-
gstica que voc deve usar.
Competncia comunicativa
A competncia comunicativa de uma pessoa lhe permite sa-

ber adequar sua fala dependendo do seu interlocutor. Isso
consiste em demonstrar habilidades de saber o que falar e
como falar, utilizando as regras da lngua, com o estilo formal
ou informal.
Se conversamos com uma pessoa desconhecida, claro que

usamos o estilo formal. Por exemplo: o senhor, por favor,
pode me informar, quando posso renovar a matrcula do meu
filho para o prximo semestre?. J com uma pessoa conhe-
cida, em um momento de descontrao, o estilo j outro:
querida, voc no conseguiu acessar a internet? T brincan-
do!.
22
Portanto, a nossa competncia comunicativa nos possibilita
interagir com as pessoas de diferentes formas.
Gneros textuais
Na interao do cotidiano, usamos diferentes formas de co-

municao, sejam elas orais ou escritas. Quando estamos na
secretaria da escola, em uma situao de atendimento: dize-
mos bom dia, o que a senhora deseja? E ela responde o
senhor pode me informar quando vai comear o perodo de
renovao de matrcula?. Estabelece-se a uma situao de

conversao, com falas bem marcadas. Esse tipo de situao
se repete com outras pessoas e com variao do discurso, to-
dos os dias, nesse contexto de trabalho. A essa configurao,
podemos chamar de gnero textual da oralidade.
Na secretaria, por exemplo, tambm lidamos com textos es-

pecficos: memorando, declarao, histrico, relatrio, ata,
etc. J o encarregado administrativo da escola lida com outros
IMPORTANTE
gneros mais especficos sua rea de atuao: formulrio
de registro de atestado mdico, folha de ponto, licena-ma-
ternidade, planilha, etc. Esses documentos tm configuraes
bem marcadas, tm funo social, porque desempenham um
papel social. A esses documentos chamamos de gneros tex-
tuais da escrita.
por meio dos gneros da oralidade e da escrita que nos co-

municamos, dando sentido s atividades sociais.
Vejam que para esses gneros, usamos uma linguagem bem

especfica, pertencente ao contexto escolar.
23
Vamos ler um fragmento de texto da lingista Ingedore

Koch, sobre gneros textuais.
Ingedore Koch (2006, p. 100-101) contribui conosco teressante, o artigo apresenta argumentos con-
dizendo que no processo de leitura e construo sistentes [...] E a lista numerosa mesmo! Tanto
de sentido dos textos, levamos em conta que a es- que estudiosos que objetivaram o levantamento e
crita/fala baseiam-se em formas padro e relativa- a classificao de gneros textuais desistiram de
mente estveis de estruturao e por essa razo faz-lo, em parte, porque os gneros existem em
que cotidianamente, em nossas atividades comu- grande quantidade e, tambm, porque os gneros,
nicativas, so incontveis as vezes em que no so- como prticas sociocomunicativas, so dinmicos
mente lemos textos diversos, com tambm produ- e sofrem variaes na sua constituio, que, em
zimos ou ouvimos enunciados, tais como: escrevi muitas ocasies, resultam em outros gneros.
uma carta, recebi o e-mail, achei o anncio in-
Faa uma pesquisa em alguns contextos de sua es-
cola, como por exemplo, diretoria, secretaria, canti-
na, portaria, etc. e pergunte aos servidores que cuidam
desses setores, quais os documentos que usam no dia-
a-dia?
Nesta unidade, abordamos lngua, linguagem verbal e no-ver-

bal, variao lingstica, competncia comunicativa e gneros
textuais. Veja que esses tpicos esto inter-relacionados uns
com os outros, pois fazem parte do processo de comunicao
e interao social de qualquer contexto.
24
Como voc j est municiado de conhecimentos sobre a lin-
guagem escrita de gneros especficos, vamos tratar de alguns
tpicos da fala em situaes comunicativas, aliados apre-
sentao pessoal dos servidores que lidam diretamente com
atendimento ao pblico. Na escola, a interao interpessoal
ocorre o tempo todo, com todos os papis sociais. O diretor
lida com professores, alunos, pais e pessoal da secretaria. Os
professores lidam o tempo todo com os alunos, etc. Assim,
quando se lida com pessoas, estabelecendo a interao face a
face, precisamos atentar para alguns procedimentos.
A cordialidade, a ratificao do outro, explicaes claras e ob-

jetivas, bom atendimento, tudo que esperamos de uma pes-
soa que esteja exercendo o papel de lidar com o pblico. Para
que isso ocorra, devemos:
prestar ateno solicitao do outro, sabendo ouvir com

pacincia;
tentar entender o que o outro solicita;
atender s pessoas sem privilgios;
no discriminar as pessoas por causa de sua forma de falar,

de se vestir ou por causa de racismo;
entender que a comunicao se d em se adaptar s situa-

es, ao tema, s pessoas envolvidas;
26
perceber que qualquer informao da parte de quem faz um
atendimento depende do conhecimento sobre o outro;
evitar mal-entendidos para que no ocorram rudos na co-

municao;
concentrar-se na interao, ouvindo o outro com ateno.
importante entender qual a funo social que exercemos

UNIDADE 2 Interao comunicativa com o outro
em um local de trabalho e conhecer bem o servio que presta-

mos comunidade. Afinal, no difcil encontrar pessoas que
esto exercendo uma funo, mas que parecem no saber o
que esto fazendo ali, pois no tiveram a oportunidade de for-
mar uma conscincia profissional e de saber a importncia de
seu papel social.
Por exemplo, quando estamos por trs de um balco aten-

dendo alunos, pais e outras pessoas, interagimos com elas,
fazendo a leitura de suas solicitaes e reivindicaes. O que
foi solicitado, muitas vezes, dependendo do caso, transforma-
se em atividades organizadas na forma de trabalho executado
IMPORTANTE
na secretaria de uma escola, que so: matrculas, expedio
de documentos, organizao documental da vida escolar do
aluno, etc.
Qual postura devemos adotar, no exerccio de uma

funo que lida com o pblico, para garantir uma boa
interao com o outro? Registre seu ponto de vista.
Estabelecemos uma boa interao e uma boa comunicao

sendo prestativos e procurando dar sentido ao que ouvimos.
Vamos refletir sobre interao e comunicao lendo o texto

abaixo.
A palavra que (des) emprega
Linguagem empresarial usa termos em evidncias e

garante muita pose, mas no raro diz pouco, nada ou
permite interpretaes diferentes da desejada
(Por Luis Adonis Valente Correia)
Comunicao o fator gerador de impreciso, de mal-enten- 27

dido, de distrbios e surpresas que grassam as empresas de
hoje. Parece, e as pessoas acreditam, que todos esto falando a
mesma lngua. Mas uma lngua to desprovida de significado
que ou no dizem nada, ou permite diversas interpretaes. E
assim todos seguem, aceitando ou fingido compreender.
por meio de uma linguagem comum que se estabelece, de

maneira mais explcita, a pertinncia ao meio, o sentimento de UNIDADE 2 Interao comunicativa com o outro
pertencer no somente empresa como tambm ao mundo

empresarial, administrao que se transformou em business-
show. Os dilogos, principalmente os de seleo, recrutamen-
to, alocao e venda de servios, pautam-se na utilizao das
palavras em evidncia. Isso para demonstrar sintonia e outras
dessas palavras favoritas alinhamento.
O ritual da fala em administrao e negcios se transformou em

um encostar de antenas de formigas que trocam o trabalho de
carregar folhas pelo trabalho de emitir as palavras que fazem
contato, ainda que no faam sentindo.
Comunicao chic, contabilidade no . No entanto, h dois
erros bsicos na comunicao no mbito administrativo que
so indispensveis para a contabilidade: primeiro, utilizar a
mesma palavra para definir coisas diferentes; segundo, utilizar
palavras diferentes para definir a mesma coisa.
Atender aos apelos dos modismos administrativos faz a comu-

nicao oscilar e a organizao vacilar. Atualmente raro en-
contrar uma empresa de grande porte no Brasil que chame o
empregado de empregado. Empregado chamado de colabo-
rador. Poucas denominaes so to precisas quanto emprega-
do. Demarca-o com tal nitidez que nos faz distingui-lo do tercei-
rizado, por exemplo. Poucas denominaes so to imprecisas
quanto colaborador. Colaborador abrange praticamente todos
os nveis de relacionamento com a empresa. Com os terceiriza-
dos, por exemplo. Fornecedores e clientes so colaboradores.
Pesquisadores e consumidores, tambm. Advogados e audito-
res, s vezes. Algumas colaboraes so pagas. Consumidores
so grandes colaboradores das empresas ao comprarem seus
produtos. O elogio que fazemos qualidade de um produto
uma colaborao, mas isso no nos garante um crach.
No h demrito algum em chamar empregado de empregado.

sintoma de subdesenvolvimento evitar essa palavra por al-
guma conotao de explorao. muita culpa para quem quer
uma empresa saudvel. Empresa saudvel aquela em que
chamar os empregados de empregados no problema nem
28 para esses profissionais nem para a empresa.
A prtica empresarial invadiu os lares. Vrias empregadas do-

msticas ganharam a denominao de secretria, um caso de
upgrade curioso: melhorar a titulao sem melhorar o car-
go. Continuam com as mesmas atribuies. No acredito que
eu venha a ler nos jornais: secretria cai com balde e vassou-
ra quando limpava a janela. A no ser em caso de desvio de
funo muito grande. possvel at que eu visse no jornal um
UNIDADE 2 Interao comunicativa com o outro
grfico sobre quedas de janela, mas com certeza no seriam de

secretrias.
(Texto transcrito na ntegra da Revista Lngua Portuguesa, Ano I, n. 3, 2005.)
Muitas palavras da moda podem dificultar ou

facilitar a comunicao? Por qu? Justifique sua res-
posta com base na compreenso do texto A palavra que
(des) emprega. Para isso, registre sua opinio por escrito
no seu caderno ou discuta oralmente com um colega
que tambm est cursando o Profuncionrio.
Na comunicao, principalmente nos gneros textuais escri-
tos, utilizamos regras da lngua consideradas padro. Assim,
nesta unidade, o objetivo tratar de tpicos gramaticais apli-
cados escrita.
No mdulo Produo Textual na Educao Escolar, a autora

exps como escrever com clareza, conciso, objetividade e
apresentou gneros textuais oficiais, utilizados nos contextos
administrativos da instituio escolar. Agora, vamos resgatar
um daqueles gneros para trabalhar algumas regras da escrita
oficial, pois a escrita oficial apresenta regras que so seguidas
para que haja a padronizao de documentos. Podemos dizer
que a escrita oficial uma variedade lingstica considerada
padro.
MEMO no 034/2006
Em 1o de agosto de 2006.
Ao Sr. Diretor do Departamento Financeiro
Assunto: Atraso de pagamento
30
Solicito a VS.a verificar o motivo do atraso de paga-
mento, de maio de 2006, dos funcionrios auxilia-
res de secretaria: Joo Lopes de Almeida, matrcula
n. 0007654, e Maria Luiza de Souza Lima, matrcula
n. 0029876.
Atenciosamente,
Aparecida Campos
UNIDADE 3 Regras da escrita
Secretria Escolar
Como voc estudou no Mdulo 8, o memorando um tipo

de correspondncia interna, que trata de qualquer assunto de
trabalho, utilizada entre unidades administrativas da mesma
IMPORTANTE
instituio, com o mesmo nvel hierrquico ou no.
Perceba que o memorando tem uma configurao mais ou

menos fixa e serve a uma esfera social, por isso um gnero
textual. Porm, devemos nos atentar para a linguagem que
usada nesse tipo de documento e nos outros: ofcio, carta,
requerimento, etc., ou seja, na redao oficial. Esse tipo de
linguagem formal e enquadra-se no padro de linguagem
de prestgio. Assim, fazem parte dessa linguagem algumas re-
gras, que ressaltamos a seguir:
a) Locais e datas
Devem ser escritos por extenso:
Rio Branco, em 23 de junho de 2006.
O primeiro dia do ms ser indicado pelo algarismo 1o
No necessria a colocao de um zero esquerda da es-

crita de nmero que indica dia do ms:
Braslia, 2 de agosto de 2006.
Lei n 1.233, de 6 de abril de 2002.
31
b) Vocativo
Invoca o destinatrio. a expresso utilizada para chamar a

ateno da pessoa a quem se escreve. Deve ser seguida de
vrgula. Algumas pessoas, no lugar da vrgula, usam os dois
pontos.
Senhor Diretor,
Senhora Secretria de Estado:
As expresses vocativas mais usadas so:

Excelentssimo Senhor: para Excelncia.
Eminentssimo Senhor: para Eminncia.
Senhor/Senhora: para Senhoria.
Meritssimo: para Juiz

c) Formas de tratamento
Recorremos a essas formas para falar ou escrever a outras

pessoas. Essas expresses vm de uma tradio milenar, que
como expe Antnio Lima (2005, p. 9), estabeleceu que s
autoridades supremas no se poderia falar diretamente, se-
no por meio de seus elevados atributos. Da, terem surgido
expresses como Vossa Majestade, Vossa Excelncia, entre
outras.
Selecionamos para voc, algumas formas mais usadas:
Voc (v.)/ Vocs (vv.): para pessoas de convvio social mais

familiar.
Senhor (Sr.)/Senhores (Srs.)/Senhora (Sra.)/Senhoras(Sras.):

esses tratamentos marcam um certo distanciamento respei-
toso.
Vossa Senhoria (V. S.a)/Vossas Senhorias (V. S.as): para pes-

soas de cerimnia.
Vossa Excelncia/Sua Excelncia: a expresso de trata-

mento de nvel mais elevado. Usa-se para o Presidente da
Repblica, Presidente do Congresso Nacional e Presidente
do Supremo Tribunal Federal. Tambm aplicada a gover-
nadores. Na escrita da redao oficial deve usar a forma por
extenso bem como nos envelopes (Excelentssimo Senhor
32 Presidente da Repblica).
Vossa Santidade (V. S.): para o Papa.
Vossa Excelncia Reverendssima (V. Ex.a Rev.ma): para arce-

Pronomes de tratamento: bispos e bispos.
os pronomes de
tratamento indireto devem
ser usados sempre com
Vossa Reverendssima (V. Rer.a) ou Vossas Reverendssimas
verbo na 3a pessoa do (V. Rev.mas): para monsenhores, cnegos e superiores religio-
singular ou do plural,
sos.
embora formalmente
tais pronomes sejam
da segunda pessoa. Por Vossa Magnificncia (V. Mag.a): para reitores de universida-
exemplo: V. Ex.a sabe tudo. des.
V. Ex.a sabem tudo.
A concordncia se faz Aqui, registramos alguns tpicos que so peculiares reda-
com o sexo da pessoa a

quem se dirige, como no o oficial. Contudo, indispensvel que o secretrio escolar
exemplo: V. S.a muito tenha, em seu local de trabalho, um manual de redao e esti-
generoso.
Usa-se Vossa (Senhoria, lo atualizado, para que possa consultar as regras utilizadas na
Excelncia, Eminncia, escrita, tais como: uso de crase, colocao pronominal, orto-
etc.) ao falar de terceiros,
de pessoas de quem grafia, regncia verbal, regncia nominal, conjugao verbal e
falamos. (Revista Lngua, uso de pontuao. Vale lembrar que aprendemos com a prti-
n. 3, p. 39.)
ca de escrever, isto , aprendemos escrever, escrevendo.
IMPORTANTE
A linguagem da redao oficial diferente da fala, por isso
deve ser objetiva e clara. Deve-se evitar:
rodeios e lugares comuns, como: venho por meio desta

apresentar.... Com certeza, os materiais foram liberados;
misturar tratamentos pronominais, como a mudana em um

mesmo documento de VS.a para voc;
discurso bajulador, como: com intenso apreo e admirao

que tenho por V.S.a.
Outro ponto que deve ser observado na produo de redao

oficial a esttica do documento, isto , a sua boa apresen-
tao. Assim, devemos prestar ateno nas margens direita e
esquerda, espaos no corpo do texto e sua centralizao no
papel.
Quando conhecemos as diferentes modalidades de

uso da linguagem, circulamos com mais liberdade nos
diversos contextos sociais.
33

Para voc que trabalha com diferentes documentos de um
setor de servios, importante rever alguns conhecimentos
bsicos sobre documentos, documentao e a funo social
dessas categorias, para que possamos, mais adiante, falar de
arquivo. Por isso, nosso objetivo nesta unidade expor sobre
os temas documentao, documentos e arquivo.
Documentos
Os documentos norteiam a nossa vida. Precisamos deles para

registrar nossa presena e nossas aes no mundo. Vejamos
esta trajetria: uma pessoa comum, ao longo de sua vida,
possuidora de Registro de nascimento, Carto de vacinao,
Ficha individual escolar, Boletim escolar, Histrico escolar,
Identidade, Certido de casamento, etc.
As instituies, pblicas ou privadas, so produtoras, recep-

toras e, alm disso, preservam e guardam grande quantidade
de documentos. Muitos documentos com o tempo deixam de
existir, mas outros so preservados como memria viva: do-
cumentos administrativos e histricos esto arquivados em
lugares prprios para isso, tais como: instituies privadas ou
pblicas, centros de documentao, bibliotecas, etc.
Entendemos por documento, conforme o Dicionrio Houaiss

Eletrnico, qualquer escrito que possa esclarecer determina-
do fato ou objeto de valor documental, como construes,
36 peas, papis, filmes, fotografia, entre outros. E, ainda, algo
que instrua, prove ou comprove cientificamente algum acon-
tecimento.
Faa a relao de alguns documentos que voc

mais utiliza na rotina de seu trabalho e explique qual a
funo social deles.
UNIDADE 4 Noes de documentao e arquivo
Como voc mesmo identificou, cada documento que utiliza-

mos, em um contexto especfico, tem uma funo social pe-
culiar, isto , tem uma finalidade, um motivo de existncia.
Documentao
A vida moderna se apresenta de forma complexa, cuja din-

mica da sociedade atual diferencia-se devido ao progresso in-
dustrial e tecnolgico. Nesse contexto, os conhecimentos so
produzidos de diferentes formas e por diversas instituies.
Para que seja mais fcil o acesso a eles, documentos espe-
IMPORTANTE
cializados so produzidos e normatizados, registrando fatos e
conhecimentos conforme sua funo social. Desse processo,
surge a documentao que constitui o conjunto de mtodos
que tem como objetivo a produo, sistematizao, distribui-
o e utilizao de documentos.
Quanto finalidade da documentao, vamos ler o que Joo

Bosco Medeiros e Sonia Hernandes tm a dizer:
Em sentido amplo, a documentao tem por finalidade reunir e organizar todos

os conhecimentos que o homem adquiriu atravs dos tempos e com isso permitir
sua divulgao e utilizao, proporcionando o desenvolvimento da cincia e da
tecnologia, a finalidade da documentao, na maioria dos casos, depende da
forma como foi organizada e de como utilizada.
(MEDEIROS, Joo Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da secretaria. So Paulo: Atlas,

2004. p. 211.)
A funo social da documentao de auxiliar o planejamen-

to, o estudo, a pesquisa de qualquer campo ou nvel, a busca
da histria, de fatos, isto , referncias necessrias para se
tomar decises e, sobretudo, gerar informao.
Conforme a natureza da empresa, a informao se organiza

e se encontra disponvel na forma de jornais, livros, manuais,
noticirios, boletins, teses, monografias, programas de com-
putador, etc.
37
Em uma secretaria escolar, por exemplo, as informaes pe-
culiares esto registradas em gneros (documentos) especfi-
cos: livros-ata, histricos escolares, dirios de classe, memo-
randos, requerimentos, ofcios, projeto poltico-pedaggico
da escola, atas de conselho de classe, etc. Tais documentos
organizam e regulam o trabalho de um contexto, em relao
ao processo de produo, distribuio e utilizao desses do-
cumentos. Por meio desse processo se organiza e registra a
vida escolar do aluno, escrevendo pginas e pginas da hist-

ria de uma escola, cidade, Estado ou pas, enfim, da sua edu-
cao.
A documentao se apresenta na forma comercial, cientfica

ou oficial, conforme sua organizao, utilizao ou finalidade.
comercial quando organizada e utilizada pelas empresas e
destina-se a fins estritamente comerciais. cientfica quando
o objetivo principal o de proporcionar informaes cientfi-
cas ou mesmo didticas, sem visar diretamente o lucro. E, por
fim, oficial quando sua organizao e utilizao tm o objeti-
vo de auxiliar e assessorar a Administrao Pblica no que diz
respeito coleta e classificao de documentos oficiais, tais
como: Leis, Leis Complementares, Decretos, etc.
Hoje, a informtica tem nos ajudado muito, facilitando a bus-

ca de documentao e informaes em bancos de dados sis-
tematizados de forma precisa e eficiente, tanto que vrias
empresas j esto informatizadas, inclusive as instituies de
ensino.
Arquivo
Produzimos documentos e mais documentos. E precisamos

guard-los de alguma forma, visto que neles encontam-se in-
formaes preciosas. E como fazer isso?
Geralmente, como voc guarda seus documentos

pessoais, tais como: diplomas, certides, entre outros?
Arquivar guardar documentos de forma organizada em um

arquivo. Vamos ler o que as informaes do Dicionrio Houaiss
nos diz sobre arquivo:
Arquivo
38
1. Conjunto de documentos manuscri- histria de pas, regio, cidade, insti-
tos, grficos, fotogrficos, etc., produ- tuio, famlia, pessoa, etc. 3. Recinto
zidos, recebidos e acumulados no de- onde se guardam esses documentos.
curso das atividades, de uma entidade 4. Conjunto de dados digitalizados que
pblica ou privada. Inicialmente, como pode ser gravado em um dispositivo
instrumentos de trabalho e posterior- de armazenamento e tratado como
mente conservados como prova e evi- ente nico. Arquivos podem conter
dncia do passado, para fins de direito representaes de documentos, figu-
dessa entidade ou terceiros, ou ainda ras estticas ou em movimento, sons
para fins culturais e informativos. 2. e quaisquer outros elementos capazes
Conjunto de documentos relativos de serem digitalizados.
(HOUAISS, Antnio. Dicionrio Houaiss da lngua portuguesa. Rio de Janeiro: Objetiva, 2004.
p. 294).
Resumidamente: arquivos so conjuntos organizados de do-

cumentos, produzidos ou recebidos e preservados por insti-
tuies pblicas ou privadas, ou ainda por pessoas. E so di-
vididos em duas categorias: pblicos e privados. Os pblicos
so produzidos ou recebidos por instituies governamentais
de carter federal, estadual ou municipal. Os privados so
produzidos e recebidos por pessoas fsicas, conforme suas
IMPORTANTE
atividades especficas, e instituies que no so pblicas. O
arquivo tem como funo classificar, organizar e preservar a
documentao.
Os arquivos constituem fontes culturais de grande relevncia,

pois guardam a memria histrica individual e coletiva, mani-
festaes culturais, fatos da civilizao, leis, criaes cientfi-
cas e tecnolgicas, etc. E, por isso, devem ser preservados.
Escreva sobre a importncia da organizao de ar-

quivos pblicos e privados, bem como sua funo so-
cial.
Tipos de arquivo
Os arquivos so classificados em trs tipos: ativo, inativo e

morto. A esses tipos relaciona-se a freqncia do uso ou con-
sulta.
Arquivo morto: onde esto guardados documentos que

nunca ou pouqussimas vezes so consultados. Apesar da
condio desse tipo de arquivo, no deve ser considerado
depsito de lixo. Existem depsitos prprios para esse tipo
de arquivo, como por exemplo: caixas de papelo prprias. 39
Arquivo inativo: armazena documentos com pouca freqncia
de uso. Uma boa opo para esse tipo de arquivo, quando h
grande quantidade de documentos, a microfilmagem, cujo
processo de reproduo fotogrfica reduzida atinge 95% do
tamanho original do documento.
Arquivo ativo: guarda documentos que so utilizados com

muita freqncia, documentos em processo de concluso e,
tambm, do ano letivo.
Espcies de arquivo
Especificamente, os arquivos de instituies pblicas da esfera

federal, estadual ou municipal, de atividades administrativas,
judicirias ou legislativas, so classificados em trs espcies:
correntes, temporrios e permanentes.
Arquivo corrente: blocos de documentos atuais que so con-

sultados com muita freqncia, para a realizao de tarefas,
esclarecimento de dvidas e pesquisas.
Arquivo temporrio: bloco de documentos que retirado de

arquivos correntes para ser transferido para depsitos tem-
porrios.
Arquivo permanente: bloco de documentos de carter histri-

co, cultural ou cientfico que so preservados indefinidamente.
Responda a questo antes de ler o tpico abai-

xo: existem documentos que possuem tempo de vali-
dade? Por qu?
Destruio de documentos: como se faz?
Vamos pensar que alguns documentos possuem data de vali-

dade. Alguns documentos so guardados por 1, 2 ou 5 anos.
Depois que o tempo de validade dos documentos venceu,
eles so destrudos.
Para que possamos destruir qualquer documento,

com data de validade, de domnio pblico, que no
40 serve mais, precisamos fazer o registro em documento
prprio e observar, primeiramente, as regras da
instituio.
Para efetivar a classificao de validade de tempo de certos

documentos necessrio analisar a sua importncia, o seu
valor documental e social, e se caiu em desuso.
Transferncia de documentos
Com freqncia, preciso verificar as condies dos arquivos

para realizar a transferncia de documentos. Com a verifica-
o e anlise de documentos, saberemos para onde transferir
os documentos, se para o arquivo inativo ou morto, ou se o
documento permanece no arquivo ativo.
Os processos de transferncia de documentos so:
peridico fazemos a transferncia de documentos para o

arquivo inativo ou morto, de forma planejada, em dias pre-
IMPORTANTE
estabelecidos.
Permanente em que a transferncia de documentos se d

em intervalos no preestabelecidos, quando for necessrio,
devido ao acmulo de documentos.
Dirio em que a transferncia , como o prprio nome diz,

diria, quando consultamos um documento e verificamos
que no mais necessidade mant-lo no arquivo ativo, en-
to, podemos transferi-lo para o arquivo inativo ou morto.
O ato de preservar documentos to importante que h uma

lei na constituio que assegura isso. Vejamos o que diz o ar-
tigo abaixo:
Art. 216. Constituem patrimnio cultural brasileiro os bens de natureza material

e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referncia
identidade, ao, memria dos diferentes grupos formadores da sociedade
brasileira, nos quais se incluem: (EC n. 42/2003)
I as formas de expresso;
II os modos de criar, fazer e viver;
III as criaes cientficas, artsticas e tecnolgicas;
IV as obras objetos, documentos, edificaes e demais espaos destinados s
manifestaes artstico-culturais;
V os conjuntos urbanos e stios de valor histrico, paisagstico, artstico, arqueo-
lgico, paleontolgico, ecolgico e cientfico.
1o O poder pblico, com a colaborao da comunidade, promover e proteger
o patrimnio cultural brasileiro, por meio de inventrios, registros, vigilncia, tom-
bamento e desapropriao, e de outras formas de acautelamento e preservao.
2o Cabem Administrao Pblica, na forma da lei, a gesto da documentao
governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela ne- 41
cessitem.
3oA lei estabelecer incentivos para a produo e o conhecimento de bens e
valores culturais.
4o Os danos e ameaas ao patrimnio cultural sero punidos, na forma da lei.
5o Ficam tombados todos os documentos e os stios detentores de reminiscn-
cias histricas dos antigos quilombos.
Antigamente, a preservao documental tinha carter histri- UNIDADE 4 Noes de documentao e arquivo
co. A preocupao primordial era justamente proteger a me-

mria histrica dos fatos registrados na forma de documen-
tos.
Com o passar do tempo, houve o aumento de produo e
veiculao de informaes tcnicas e cientficas em diferen-
tes setores da sociedade. Na Administrao Pblica, principal-
mente, tem-se produzido, a cada dia, mais e mais documen-
tos. Com isso, atualmente o objetivo de preservar e arquivar
documentos no s histrico, mas sim de racionalizar a
informao, proporcionar a eficincia administrativa e tornar
prtica a tomada de decises.
Como sabemos, os documentos registram fatos e informaes
teis e relevantes, por isso precisamos arquiv-los em lugares
prprios e seguros. Existem vrios tipos de pastas, depsitos
de papelo, equipamentos de ferro e fichrios para o arquiva-
mento de documentos. Portanto, nesta unidade, nosso objeti-
vo identificar os procedimentos para guardar documentos.
Organizao de arquivos
Na organizao de arquivos, precisamos observar alguns prin-

cpios bsicos, como segurana, previso, simplicidade, aces-
so e flexibilidade.
44 A preocupao com a segurana de arquivos imprescind-
vel. Por isso, necessrio tomar medidas contra incndio, ex-
travio e condies imprprias de preservao de documentos
e manter os sigilosos em lugar conveniente.
muito desagradvel ter de encontrar um

documento no arquivo, com urgncia, e no
conseguir. Por isso, o arquivo deve proporcionar
UNIDADE 5 Onde arquivar os documentos?
preciso para quem o consulta. Assim, quem organiza

um arquivo deve assegurar bom acesso a quem precisa
utiliz-lo, garantindo que os documentos sejam
localizados com facilidade. Para que isso ocorra,
o arquivo precisa ser simples, funcional e de fcil
compreenso.
Com a dinmica dos servios administrativos e com o passar

do tempo, a tendncia o nmero de documentos aumentar.
Isso nos leva a observar o crescimento do volume e a com-
IMPORTANTE
plexidade dos documentos a serem arquivados. Por isso, no
precisamos adotar normas rgidas de arquivamento, mas sim
sermos flexveis para esse procedimento, para que no sejam
arquivados quaisquer documentos.
Mtodos de arquivamento
Como vimos, arquivar um processo que exige conhecimen-

to e tcnica. Na maioria das vezes o adquirimos na prtica
rotineira de nosso trabalho, na secretaria da escola.
J falamos sobre documentao, tipos e espcies de arquivo,

e transferncia de documentos. Agora, vamos relembrar ou
conhecer alguns mtodos de arquivamento?
So vrios os mtodos de arquivamento: alfabtico, numrico

e alfanumrico. Contudo, nesta unidade, vamos falar do mto-
do alfabtico, que o mais simples, prtico e proporciona-nos
consultas diretas e rpidas. Alm disso, o mais utilizado nas
instituies, principalmente na secretaria escolar, onde o mais
importante, para ns, so os nomes dos alunos.
Vamos pr em ordem alfabtica os seguintes

nomes:
Maria Eduarda Melo Dias 45

Jos Alencar de Lima Junior
Pedro Jaime de Sousa Filho
Alice Moura Neves
Carlos Nascimentos Barbosa
O mtodo alfabtico refere-se ao nome de pessoas, de

empresas ou razes sociais.
Bem, voc j comeou organizando o exemplo do mtodo al-

fabtico. Agora, vamos descrever algumas regras do mtodo
e sua ordem de arquivamento.
Arquivamento por nomes
Nome de pessoas Ordem de arquivamento

Lucas Eduardo de Sousa Dias Aguiar Lcia Maria
Lcia Maria Aguiar Carvalho Manuel (Filho)
Alice Sales de Monteiro Castelo Branco Luis
Dr. Joo Almeida Soares De Marco Pedro
Manuel Carvalho Filho Del Vigna Dalva
Vanda Almeida Pazos Dias Lucas Eduardo de Sousa
Almir Lima Dutra Junior Dutra Almir Lima (Junior)
Dalva Del Vigna Monteiro Alice Sales de
Luis Castelo Branco Pazos Vanda Almeida
Pedro de Marco Soares Joo Almeida (Dr.)
Dbora Ferreira Vasconcellos Vasconcelos Dbora Ferreira
A classificao por ordem alfabtica permite vrios procedi-

mentos:
palavra por palavra, letra por letra, at o final de cada pala-

vra;
o ltimo sobrenome vem primeiro, por exemplo: Dias Lucas

Eduardo de Sousa
no se considera na ordem de arquivamento: ttulos, graus

de parentesco, tais como: Dr., Junior e Filho;
46 nomes precedidos por prefixos so arquivados conforme a
primeira letra do prefixo. A primeira letra do prefixo escrita
com letra maiscula: Del Vigna Dalva;
no se separa sobrenome composto por substantivo e adje-

tivo: Castelo Branco Luis.
Conectivos como de, do, da, e, que antecedem sobrenome,

no so considerados na ordem de alfabtica: Monteiro Alice
Sales de.
Nome de empresas Ordem de arquivamento

Editora Parbola Banco do Brasil
Banco do Brasil Dois Irmos Oliveira Mercado
Mercado Boa Sorte Editora Parbola
O Estado de So Paulo Estado de So Paulo (o)
2 Irmos Oliveira Mercado Mercado Boa Sorte
No arquivamento de nome de empresas segue a ordem dire-
IMPORTANTE
ta, observando o seguinte:
escrevemos os nmeros por extenso;
no consideramos o artigo (a, as, o, os) no arquivamento, ele

deslocado para o fim: Estado de So Paulo (o).
Arquivamento por assunto
Arquivam-se os documentos, em pastas, por ordem de as-

sunto. Dentro das pastas, por exemplo, pode-se obedecer a
ordem de data, por exemplo.
Dia dos Estudantes

Dia dos Professores
Festa Junina
Reunio do Conselho de Classe
Como j vimos, o mtodo alfabtico possibilita vrios procedi-

mentos de arquivamento.
Quando arquivamos, organizamos pastas de acordo com o

mtodo de classificao que escolhemos e, dentro das pastas,
tambm organizamos documentos conforme uma classifica-
o, dependendo da funo do arquivo e do tipo de docu- 47
mento.
Veja o exemplo: em um arquivo ordenado pelo gnero da cor-

respondncia, h uma pasta para cada gnero: Avisos, Memo-
rando, Ofcio e Requerimento. Em cada pasta os documentos
so arquivados por data.
Em uma secretaria escolar, os arquivos so organizados de

diferentes formas, pois h uma diversidade de documentos
que so manuseados e preservados nos arquivos, como do-
cumentos de alunos, correspondncias oficiais, livros-ata, di-

rios, Leis, etc.
Outras formas de arquivamento
So as necessidades da secretaria escolar que ditam a forma

de arquivar documentos. s vezes, h necessidade de arquivar
documentos por data, ano, srie. o caso de correspondn-
cia expedidas e recebidas, dossis ou pastas de alunos. Vale
ressaltar que os documentos dos alunos, em muitas escolas,
so arquivados em armrios de grande porte com pastas sus-
pensas, para tornar prtico o manuseio.
Pesquise como so arquivados documentos em sua

escola. Depois, convide um(a) colega da escola e orga-
nize um arquivo, conforme procedimentos aqui descri-
tos neste mdulo ou conforme a pesquisa realizada.
Protocolo e Registro
Um servio essencial o registro de entrada e de sada de

documentos na escola. Para isso, necessrio o uso dirio
do livro de protocolo, pois somos seres humanos e a nossa
memria costuma falhar. Com registros escritos, podemos es-
clarecer dvidas, atestar a expedio e recebimento de docu-
mentos.
Informtica
Hoje, quem trabalha com o computador sabe da sua gran-

de utilidade. Muitas escolas de vrias cidades do pas j es-
to equipadas com computadores, utilizando a tecnologia da
48 informtica. Contudo, conhecemos a realidade do Brasil, h
uma triste desigualdade social: muitas escolas j se servem do
computador para a otimizao dos servios administrativos,
porm muitas outras ainda utilizam mquina de escrever.
As pessoas, que trabalham nas escolas informatizadas, rela-

tam que a informtica um sistema que ajuda muito nas roti-
nas da escola.
Nossa esperana que todas as escolas do Brasil tenham

computadores e que sejam utilizados para facilitar os servios

administrativos da equipe da secretaria escolar.
O objetivo desta unidade falar de algumas atitudes que po-
demos adotar para estabelecer uma boa interao com as
pessoas no contexto de trabalho e refletir sobre tica profis-
sional.
Nem sempre a formao tcnica para lidar com o trabalho

o suficiente para desempenhar bem as atividades atribudas a
ele. Hoje, precisamos aprender a estabelecer uma boa relao
e interao com as pessoas, principalmente no contexto es-
colar. Para isso, necessrio observar, primeiramente, como
podemos fazer isso. Ento, aconselhamos o seguinte:
a discrio;
o respeito s pessoas;
o respeito s leis e hierarquia;
o interesse pelo trabalho que se prope realizar;
a organizao da tarefas dirias;
o saber ouvir;
a sensibilidade para dividir tarefas de forma eqitativa entre
os colegas de trabalho.
No cumprimento de tarefas, devemos atentar para o seguinte:

diviso do trabalho entre os pares de forma eqitativa;
50 ouvir os pares nas suas dvidas em relao ao servio as
eles atribudos;
conferir os servios realizados;
no concordar com a sada de documentos da secretaria
UNIDADE 6 Atitudes no contexto de trabalho e tica profissional
sem acompanhamento;
conferir escriturao produzida na secretaria escolar com a
finalidade de evitar assinatura e expedio de documentos
com erro.
Faa uma reflexo sobre a seguinte afirmao e

comente-a: s vezes, muito complicado estabele-
cer uma boa interao interpessoal, visto que nem todas
as pessoas do meu local de trabalho respeitam a discri-
o e assumem suas responsabilidades.
tica profissional
IMPORTANTE
Quando assumimos uma funo social em uma instituio
pblica ou privada, devemos atentar para questes ticas.
preciso saber o que tica e como podemos ter uma postura
tica. Contudo, complexo definir essa palavra que tem tan-
tos significados para ns. Para que possamos refletir sobre
tica, vamos ler o texto a seguir.
A tica Hoje
Conforme a frase de Kant: age de maneira que possas querer que o motivo que
te levou a agir se torne uma lei universal, temos como centro a conscincia moral
e, portanto, a responsabilidade moral da pessoa. Assim, o dever tico apela para o
pessoal, individual, mesmo que no se viva sozinho no mundo. O filsofo Theodor
Adorno (1903-1969) diz que a tica est reduzida a algo individual, privativo.
O filsofo Hegel defendia que a liberdade acontece eticamente dentro das ins-
tituies histricas e sociais, como na famlia, na sociedade civil e no Estado.
Ele afirmava que o Estado a realidade efetiva da idia tica.
Hoje, vemos que os grandes problemas ticos esto ao redor da famlia, da so-
ciedade civil e do Estado. Ento, ao vermos uma tica concreta, no podemos
deixar de lado essas estruturas em que estamos inseridos.
A humanidade no sculo XX sentiu-se abalada em duas ocasies. Podemos
afirmar que foram episdios devastadores os de 1914-1918, a 1a Guerra Mun-
dial, e de 1939-1945, a 2a Guerra Mundial. Esses acontecimentos atingiram
todos os aspectos da vida e da cultura mundial. Tivemos um repensar sobre
sociedade, poltica, costumes, crenas, saber, cincia. Algumas anlises, diag-
nsticos e previses colocavam a humanidade numa responsabilidade tica
otimista, e outras mostravam um fim fatal.
Na dcada de 1980, temos o incio da chamada idade da tica. Nas lingua-
gens religiosas, nas filosofias, nas polticas, nas cincias humanas em geral,
os temas ticos passam a ser privilegiados, e a exigncia tica no comporta-
mento do homem desencadeia uma nova maneira de ser na sociedade.
Na dcada de 90 pudemos perceber que a crise maior da humanidade aconte-
51
ceu no terreno das razes de viver e nos fins que do sentido ao viver. Estamos
hoje numa crtica tica, anunciadas no presente, mas que ser do futuro. Ela
no a crise do Ter mais, a crise do Ser. a busca entre sentido e no-sen-
tido. Aqui se localiza a crise onde se desenrolam os temas ticos, tanto na
linguagem quanto nas preocupaes do mundo ocidental.

Voltando ao lugar dos acontecimentos dos grandes problemas ticos de hoje a
famlia, sociedade civil e Estado , deparamo-nos com uma tica concreta. En-
to, cabe investigar e refletir sobre essas questes e outras como as seguintes.
O que tica no relacionamento familiar?

Quem dita os direitos e deveres dos pais e filhos? A autoridade dos pais vem
de onde? Que tipo de educao deve ser dada aos filhos? Quem d as ordens
da casa so os pais ou os filhos? Quem pode querer impor a sua vontade, os
pais ou os filhos? O amor um sentimento livre? Qual o sentido de fidelidade
que temos hoje? O que dizer hoje da promessa do sim, at que a morte nos
separe? Qual deve ser a nova tica nas formas de relacionamento heterosse-
xual? Como fundamentar as diferentes escolhas de vida, desde a vida celiba-
tria at a homossexual?
O que tica no relacionamento da sociedade civil?

Numa sociedade excludente, como falar de tica onde a propriedade um
privilgio de poucos? E o que dizer quando o desemprego alto e baixa a
perspectiva de salrio justo? E quanto s formas de explorao da mo-de-
obra num sistema capitalista? Numa sociedade civil, composta de analfabetos
(nas letras e na poltica), falar de tica sempre pensar em revolucionar toda
uma situao atual?
Ouvimos dizer que precisamos ter em nosso pas uma reforma do Estado (que
seria reforma poltica, fiscal, estrutural...). O discurso longo e duradouro, pois
parece que no h interesse que isso venha a acontecer. De outro lado, vemos
que no haver reforma do Estado se no houver uma reforma tica sobre a
idia do bem comum, do bem pblico o que de todos e de ningum , da
propriedade particular que hoje nas doutrinas ticas vista como uma forma
de extenso da personalidade humana, do seu povo, de sua segurana pesso-
al e, acima de tudo, da autoconfiana sobre o mundo em transformao.
O que tica no relacionamento com o Estado?

Temos aqui problemas ticos complexos. Somente h liberdade do indivduo
quando se respeita a liberdade do cidado em um Estado livre e direito. Por-
tanto, o respeito e a tica adquirida por meio de leis, como a Constituio, os
Direitos Humanos, a definio e diviso dos poderes para evitar abusos, com
prtica de eleies peridicas. Ningum livre numa ditadura. O questiona-
mento sobre a funo do Estado est entre as alternativas:
- os Estados existem de fato com o intuito de buscar um interesse comum e
universal, deixando interesses de classes ou de pequenos grupos;
ou
- os Estados so aparelhos conquistados por grupos ou classes para fazer uso
como instrumento de hegemonia, para dominao e explorao.
Inquieta-nos muito em nossa conscincia moral toda forma de poltica dita-
torial, totalitria e autoritria. Quem gosta de ser submetido a uma forma de
incapacidade de escolha, de ao, de questionamento e mudana? O que est
sustentando hoje as relaes internacionais?
O que dizer do problema moderno que enfrentamos e do qual estamos viven-
do que a massificao? Essa massificao acontece nas relaes de traba-
lho, na vida social e familiar. As pessoas vo sendo colocadas cada vez mais
na funo de simplesmente aceitar as coisas, de serem indiferentes aos fatos,
perdendo a arte de falar e de expressar-se, perdendo, por isso, a voz e a vez.
Filsofos do nosso tempo falam da despolitizao das massas, do desapareci-
mento ou dominao do espao pblico.
(WONSOVICZ, Silvio. Aprendendo a viver juntos: investigando a tica. 9. ed.

52 Florianpolis: Sophos, 2005. p. 79-82.)
Agora que voc leu o texto sobre tica e tirou

suas prprias concluses do que seja isso, discuta com

colega(s) a respeito do tema. Depois, escreva sobre o
que ser tico para voc.
Para voc relembrar o que tica, retiramos do mesmo

livro do texto A tica Hoje (p. 15) a seguinte definio.
tica: vem da lngua grega, ethos, significando

modo de ser, a forma usada pela pessoa para organizar
sua vida em sociedade. o processo feito pela pessoa
de transformar em normas/regras prticas os valores
surgidos no grupo e na cultura em que vive.
Vale enfatizar que no Mdulo 1 do Profuncionrio, esse assun-
IMPORTANTE
to discutido. Contudo, refletir sobre ele nunca demais.
Como ser tico sempre pode ser um ato de educar?

Reflita sobre esse enunciado e d seu ponto de vista.
Princpios ticos profissionais
No nosso objetivo dar receita de princpios ticos de um

profissional. Contudo, sempre bom revisar tais princpios:
respeito profisso;
manter sigilo profissional, zelando de assuntos administrati-

vos e que dizem respeito direo, a coordenadores, a pro-
fessores, aos alunos, isto , a todas as pessoas envolvidas
no processo educativo;
ser firme e verdadeiro em seu discurso e na conduta profis-

sional, para que possa gozar da confiana das pessoas;
cumprir suas obrigaes de forma honrada e correta;
cumprir horrio e realizar com eficincia e pontualidade as

tarefas que lhe forem confiadas;
reconhecer suas limitaes e tentar desenvolver habilidades 53

que lhe possibilitem desempenhar bem suas tarefas;
zelar pelo patrimnio da instituio onde atua;
zelar pelas normas e procedimentos institucionais;

evitar omisses, negligncias e atos irresponsveis que pre-
judiquem a instituio e as pessoas.
Nas nossas aulas, estamos falando de linguagem, interao,
documentos, modo de arquiv-los e, tambm, de alguns pa-
pis sociais que so to importantes para o funcionamento da
escola. Pois, como j dissemos, a escola constitui uma institui-
o e precisa da atuao de pessoas para existir. Ento, neste
contexto, falaremos de quem trabalha como encarregado(a)
administrativo(a) e secretrio(a) escolar. Contudo, o que fala-
mos aqui serve para muitos(as) servidores(as) da escola. Por-
tanto, o objetivo desta unidade identificar a contribuio de
servidores(as) administrativos(as).
A escola uma instituio social que tem por finalidade oferecer

a educao formal, isto , uma educao que est organizada na
forma de currculo, disciplinas de diferentes reas do conhecimen-
to, metodologias, que envolvem trabalho pedaggico e tambm
outros servios, que so realizados por muitos servidores.
Para falar de papis sociais
e de escriturao escolar, Normalmente, a direo de uma escola composta por cinco pa-
tomamos como base a
estrutura administrativa
pis sociais: diretor(a), vice-diretor(a), assistente pedaggico(a),
de escolas pblicas do assistente administrativo(a) (encarregado ou encarregada) e
Distrito Federal. Isso no
secretrio(a) escolar (chefe de secretaria). Vejamos que no so
significa que todas as
escolas pblicas do Brasl apenas cargos, mas essas pessoas, ao assumirem suas funes
tenham essa mesma na escola, esto assumindo tambm seu papel social de edu-
estrutura administrativa,
mas essa referncia nos cador, pois esto lidando com pessoas que esto em processo
auxilia para um trabalho de formao. Aqui, como j dissemos, vamos falar apenas de
mais linear. Portanto, cabe
a voc comparar nossa alguns desses papis sociais.
56 exposio e tirar proveito,
ao mximo, do que for
nescessrio para sua
formao. Lembre-se de Encarregado(a) administrativo(a)
que aprendemos o tempo
todo, pois precisamos Esse papel social faz parte do quadro de servidores(as) de car-
de solues para os
problemas que surgem no go de confiana. Na ausncia do diretor(a) ou vice-diretor(a),
trabalho. o(a) encarregado(a) administrativo(a) que assume a direo,
temporariamente, da escola, visto que assessora a direo. A
pessoa que assume tal papel tem em sua rotina cuidar dos ser-
UNIDADE 7 Contexto de trabalho e papis sociais
vios referentes ao quadro de pessoal da escola.
Assim, algumas atribuies desse papel social so: fazer o con-

trole de freqncia, atestado mdico, abonos, licena-gestante
e outras licenas; fazer o controle do percentual de professores
que tm direito a tirar a licena-prmio; fazer o controle de gra-
tificao dos professores, etc.
E, ainda, cuidar do patrimnio da escola, registrando, em livro

prprio, quando ocorrer dano a ele ou roubo de algum bem.
Tambm a essa pessoa cabe tomar as providncias para que o
fato seja registrado pela polcia.
Alm dessas atribuies, tambm responsvel em vistoriar
IMPORTANTE
o funcionamento fsico da escola com o objetivo de averiguar
se tudo est em ordem, se no est faltando gua, energia
eltrica, etc.
Se no h quem cuide do pessoal e da estrutura fsica da es-

cola, com certeza no haver como oferecer uma educao
satisfatria aos(s) alunos(as), pois como sabemos neces-
srio um conjunto em funcionamento, mas por trs disso h
sempre o exerccio de um papel social.
Entreviste um(a) encarregado(a) administrativo(a)

e pea a ele(a) que fale sobre suas atribuies sociais
na escola e depois discuta em grupo a importncia do
trabalho dessa pessoa para a escola.
Seria interessante perguntar a este profissional quais

so os gneros (documentos) que ele/a utiliza em seu
trabalho.
Papel do(a) secretrio(a) e seus(suas) auxiliares
O que o(a) secretrio(a) e seus auxiliares fazem na escola

uma forma peculiar de educar, em que cada um(a) contribui
com seus conhecimentos e seus servios especficos. Vale 57
ressaltar que algumas atribuies so restritas a esse profis-
sional, como as que se seguem:
assessorar o(a) diretor(a) da escola em servios tcnicos, re-

lacionados secretaria;
identificar a documentao de toda a escola;
planejar, coordenar, controlar e supervisionar as atividades

da secretaria;
cuidar da vida escolar do aluno;
prestar atendimento e informaes a pais e alunos sobre as-

suntos pertinentes ao interesse dessas pessoas, observando
o aspecto sigiloso da informao;
manter atualizados todos os livros da secretaria;
participar de reunies;
organizar e atualizar arquivos, coletneas de Leis, regula-

mentos e outras normas relacionadas escola;
elaborar redao pertinente escola e digitar (ou datilogra-

far), quando necessrio;
instituir e encaminhar processos relacionados secretaria;
orientar professores(as) quanto ao preenchimento do dirio

de classe;
acompanhar lanamentos de menes, conceitos ou notas,

dias letivos e freqncia;
supervisionar entrada e sada de documentos;
assinar documentos da secretaria;
realizar outras atividades pertinentes secretaria;
Cabe, ainda, especificar as atribuies de seus(suas) auxiliares.
Comente sobre a importncia dos trabalhos desen-

volvidos na secretaria escolar para o funcionamento da
escola.
Especificaes que devem ser observadas
58 H trabalhos que so especficos da secretaria escolar que de-

vem ser observados, tais como:
1 abertura e encerramento do ano ou semestre eletivo;
2 expedio de registro de diplomas e certificados;
3 matrculas de alunos(as) por srie, turma, turno e nvel de

ensino;
4 incinerao de documentos escolares;
5 levantamento de informao para o censo escolar;
6 organizao de documentos para nomeao e exonerao do

diretor(a), vice-diretor(a) e secretrio(a);
freqncia de alunos(as) s aulas;
recebimento e expedio de transferncias de

alunos(as);
trancamento de matrcula e desistncia;

controle de alunos(os) aprovados, reprovados,
IMPORTANTE
em recuperao e em dependncia;
dispensa de educao fsica;
resultados de avaliao parcial, bimestral, semes-

tral, final e, tambm, recuperao de estudos;
aproveitamento, adaptao, equivalncia de es-

tudos e promoo excepcional de estudos.
Como percebemos, so muitas as atribuies das pessoas que

lidam com os servios da secretaria escolar, algumas so es-
pecficas ao() secretrio(a), como por exemplo: assinar docu-
mentos e registro de nomeao e exonerao do(a) diretor(a).
O trabalho dessas pessoas essencial para o funcionamento
da escola, pois por suas mos passam documentos que as-
seguram, em qualquer poca, a verificao da identidade de
cada aluno(a) e o seu panorama de estudo.
59

Cada instituio pblica ou privada, prestadora de servios
especficos, possui documentos que marcam as atividades
que so realizadas nesse determinado contexto. A esses do-
cumentos chamamos de gneros textuais administrativos,
burocrticos ou institucionais. Veja um exemplo: geralmente,
em um banco, os gneros textuais peculiares a seus servios
so cheques, formulrios bancrios com diferentes finalida-
des, contratos financeiros, principalmente procedimentos re-
alizados por meio eletrnico, etc. Muitas instituies adminis-
trativas produzem gneros comuns, como: cartas comerciais,
atas, memorandos, ofcios, contratos, etc. Mas, o que muda
em seus textos o assunto, a finalidade, que expede e que
recebe. Partindo dessa primeira exposio, o objetivo desta
unidade explicar os gneros textuais administrativos da es-
cola e seus usos.
A escola tambm possui seus gneros textuais especficos. O

professor, por exemplo, trabalha com o livro didtico, textos,
dirio de classe, etc.
A secretaria tambm possui seus gneros textuais peculiares,

isto , o conjunto de textos com configuraes especficas,
que pertencem a um contexto especfico e que serve a uma
esfera social, que a comunidade da escola. Portanto, ofcio,
requerimento, ata, ficha, certificado, histrico escolar, declara-
o, memorando, cadastro de professores(as), dirio de classe
62 so, por exemplo, gneros textuais da secretaria escolar, pois
tm configuraes e finalidades especficas e servem, princi-
palmente, para estabelecer a comunicao entre as pessoas.
Quando o(a) aluno(a) recebe seu histrico escolar pode ler a

sntese de toda a sua trajetria de estudos, pesquisa, resolu-
o de questes, interao com professores(as), colegas e
UNIDADE 8 Escriturao escolar: gneros administrativos
direo, etc. Isso significa que o histrico escolar um gnero

textual da linguagem escrita, que tem uma finalidade social: a
histria escolar de uma pessoa que passou pelo ensino funda-
mental e/ou mdio.
Gneros Textuais
IMPORTANTE
Cada texto bem sucedido cria para seus leitores um fato social. Os fatos sociais
consistem em aes sociais significativas realizadas pela linguagem, ou atos de
fala. Esses atos so realizados atravs de formas textuais padronizadas, tpicas e,
portanto, inteligveis, ou gneros, que esto relacionadas a outros textos e gne-
ros que ocorrem em circunstncias relacionadas. Juntos, os vrios tipos de textos
se acomodam em conjuntos de gneros dentro de sistemas de gneros, os quais
fazem parte dos sistemas de atividades humanas.
(BAZERMAN, Charles. Gneros textuais, tipificao e interao. So Paulo: Cortez, 2005. p.

22.)
Faa um levantamento dos documentos com os

quais a secretaria escolar lida, no que se refere ao alu-
no.
Gneros da secretaria escolar
Neste longo tpico, identificaremos gneros textuais escritos que

so utilizados na escola e que tambm os chamamos de escritura-
o escolar. Veja que cada gnero tem uma finalidade social.
Ata de abertura de ano letivo
Tem como finalidade registrar a abertura do ano letivo que

um fato relevante histria da escola e da educao. 63
ATA DE ABERTURA DO ANO LETIVO DE 2006

Aos vinte e sete dias do ms de fevereiro do ano de dois mil e seis, de acordo

com o Calendrio Escolar, aprovado pelo Parecer n. seis, de vinte e um de
agosto do ano de dois mil, que determina a oferta de duzentos dias letivos
para o corrente ano, iniciou-se as atividades do ano letivo de dois mil e seis,
com adoo da(s) grade(s) curriculare(s) aprovada(s) pelo Parecer n. oito, do
ano de dois mil. A instituio de ensino funcionar no corrente ano letivo no
Ensino Fundamental Segunda Fase, de quinta a oitava srie. Nada mais tendo
a relatar, eu, Maria da Glria Campos Peixoto, Secretria, lavrei a presente ata,
que ser assinada por mim e pelo Diretor desta instituio de ensino.
So Pedro, 28 de fevereiro de 2006.
Joo Ribeiro Costa Maria Campos Peixoto
Diretor Secretria
Ata de encerramento de ano letivo
Segue o mesmo padro da anterior, mas com outra finalida-

de: registrar o encerramento do ano letivo. Vale ressaltar que
pode se relatar, na forma de ata, o que foi modificado durante
o ano letivo referente turma, aluno e outros tpicos.
ATA ENCERRAMENTO DO ANO LETIVO DE 2006

Aos vinte dias do ms de dezembro do ano de dois mil e seis, de acordo com
o estabelecido no Calendrio Escolar, aprovado pelo Parecer n. seis, de vinte e
um de agosto do ano de dois mil, que determina a oferta de duzentos dias leti-
vos para o corrente ano, encerrou-se o ano letivo de dois mil e seis, aps terem
sido cumpridos duzentos dias letivos e executadas a(s) grade(s) curriculare(s)
aprovada(s) pelo Parecer n. oito, do ano de dois mil. A instituio de ensino
funcionou nos turnos vespertino e matutino. Com oferta de Ensino Fundamen-
tal Segunda Fase, de quinta a oitava srie. Sendo quinta e sexta srie no per-
odo matutino e stima e oitava srie, no perodo vespertino. Nada mais tendo
a relatar, eu, Maria da Glria Campos Peixoto, Secretria, lavrei a presente ata,
que ser assinada por mim e pelo Diretor desta instituio de ensino.
So Pedro, 28 de fevereiro de 2006.
Joo Ribeiro Costa Maria Campos Peixoto
Diretor Secretria
Observamos que datas e nmeros de documentos so

escritos por extenso, nesse tipo de documento.
64
Termo de abertura e encerramento do instrumento (livro) de

registro de investiduras e exoneraes
TERMO DE ABERTURA
Este livro contm 240 pginas, numeradas e rubricadas por mim, destinando-
se ao registro de investidura e exonerao de Diretores, Vice-diretores e
Secretrios Escolares.
Estabelecimento de Ensino
Local e Data
Assinatura do(a) Diretor(a)

IMPORTANTE
TERMO DE ENCERRAMENTO
Nesta data, esgotamos todas as suas folhas, declaramos encerrado o
presente livro de Registro de Investidura e Exonerao.
Local e Data
Assinatura do(a) Diretor(a)
Termo de investidura do diretor(a), vice-diretor(a) e

secretrio(a)
A autoridade responsvel pela posse definida no Regimento

Escolar da Instituio de Ensino.
TERMO DE INVESTIDURA DO DIRETOR
Aos doze dias do ms de fevereiro do ano de dois mil e seis, a Senhora Jlia
Cardoso de Lima, natural de Braslia/DF, Registro Profissional n. 432 758, Carteira
de Identidade n. 145 567 SSP/DF, 27 de abril de 1985, assume a funo de
Diretora do Centro de Ensino Fundamental Ansio Teixeira, para qual foi nomeada,
por meio do Ato de Nomeao n. 8, de 26 de janeiro de 2006, publicado no D.O.U
n. 0056, de 17 de janeiro de 2006.
Braslia/DF, 12 de fevereiro de 2006.
65
Carimbo e assinatura Carimbo e assinatura do(a)
Da autoridade competente empossado(a).
Termo de exonerao do diretor(a), vice-diretor(a) e

secretrio(a)
TERMO DE EXONERAO DO VICE-DIRETOR
Aos vinte e dois dias do ms de novembro de dois mil e cinco, foi exonerado
da funo de Vice-Diretor do Centro de Ensino Mdio Padre Anchieta, o Senhor
Jos Antnio Dias Castro, por meio do Ato n. 46, de 18 de novembro de 2005,
publicado no D.O.U n. 98, de 16 de novembro de 2005.
Braslia/DF, 23 de novembro de 2005.
Carimbo e assinatura Carimbo e assinatura do(a)

Da autoridade competente exonerado(a).
Documentos pertinentes ao aluno
Nesta parte, descrevemos procedimentos de processo de in-

gresso e permanncia do aluno na escola.
Procedimento de realizao de matrcula nova
So vrios os procedimentos para a efetuao de matrcula

nova, que dependem de fatos ocorridos na secretaria escolar.
Primeiro, aps a renovao de matrcula de alunos que j es-
to na escola, matrcula interna, verifica-se o nmero de vagas
remanescentes, isto , disponveis. Essas vagas so divulga-
das pela secretria por meio de cartazes, de telefone, ou de
interao face a face. No Calendrio Escolar est estabelecido
perodo para matrcula que deve ser obedecido.
No perodo de matrcula, os interessados s vagas na escola

so atendidos, para esclarecimentos do procedimento de ma-
trcula. Os documentos apresentados por esses interessados
so examinados. Quando h casos de equivalncia, adapta-
o e aproveitamentos de estudos, a pessoa interessada em
efetuar a matrcula encaminhada direo.
Perfil da(a) aluno(a) para efetuao de matrcula nova

66 Ser iniciante no processo de educao formal, no ter estu-
dado anteriormente em nenhum estabelecimento de ensi-
no.
Ter sido matriculado no ano anterior, mas que no renovou

sua matrcula.
Ter sido transferido de uma escola para outra do mesmo sis-

tema de ensino ou de outro Estado da Federao, ou, ainda,
de outro pas.
No ter documentao que comprove escolaridade anterior.
Procedimentos de matrcula
Para efetuar a matrcula das pessoas que esto com os docu-

mentos organizados os procedimentos so:
preencher formulrio de solicitao de matrcula ou similar

em uma via, com os dados fornecidos por quem est interes-
sando em efetuar a matrcula. Esse interessado deve assinar
o formulrio;
O(a) aluno(a) menor de idade no pode assinar o

formulrio de matrcula.
solicitar e identificar fotografias do(a) aluno(a), escrevendo o

nome e a srie no verso;
grampear as fotos na solicitao de matrcula, similar, decla-

rao provisria para matrcula ou histrico escolar e ficha
individual;
compor a pasta individual do(a) aluno(a) com os documen-

tos relacionados acima.
freqente pais ou responsveis ou outras pessoas tentarem

fazer matrcula na escola, sem ter a documentao necessria
para isso. Quando ocorrer essa situao, voc deve recorrer
s leis federais, estaduais ou municipais do Conselho de Edu-
cao ou Cmara de Educao Bsica ou buscar conversar
com pessoas mais experientes no trabalho de secretaria, para
saber como agir nesses casos.
67
Renovao de matrcula
Todo ano ou semestre realizada a renovao de matrcula

dos alunos que j esto na escola, pois todo aluno matricula-

do no ano anterior tem direito a essa renovao. A instituio
de ensino tem o dever de assegurar as vagas dos alunos que
esto em atividade de recuperao.
Para a realizao da renovao de matrcula, alguns procedi-

mentos devem ser organizados pelo secretrio escolar e sua
equipe, que so:
divulgar na comunidade escolar, com antecedncia, informa-

es sobre perodo e normas para a renovao de matrcula
e pedido de transferncia;
compor as novas turmas depois do encerramento do pero-

do de matrcula, preparando as listas de matrcula por srie,
modalidade, turma e turno;
exigir declarao, em formulrio prprio, do(a) pai (me) ou
do(a) aluno(a), ou do responsvel para efetuar a renovao
de matrcula, caso o(a) aluno(a) seja menor de idade;
aps a renovao, fazer levantamento do nmero de vagas

disponveis para matrcula nova.
Transferncia de aluno
Consiste na transferncia do(a) aluno(a) de uma instituio de

ensino para outra, de um curso para outro, de uma habilitao
para outra, de um Estado para outro, de um pas para outro,
conforme sua solicitao, caso seja maior de idade, ou do pai,
me ou responsvel, caso seja menor de idade.
Para a realizao da transferncia, a secretaria escolar recebe a

solicitao do(a) interessado(a) e procede a preparao do his-
trico escolar que o principal documento desse processo. A
transferncia do(a) aluno(a) pode ocorrer em dois momentos:
Durante o ano letivo: providenciam-se o histrico escolar,

datado e assinado pelo(a) diretor(a) e pelo(a) secretrio(a)
escolar, e a ficha individual do(a) aluno(a), ambos com cpia.
Entregamos ao solicitante responsvel o original do histrico
escolar e a ficha individual. Pea o recibo do interessado nas
cpias desses documentos. Essas cpias sero arquivadas
68 na pasta individual do(a) aluno(a) que ser remanejada para o
arquivo permanente. Deve-se registrar a transferncia do(a)
aluno(a) no dirio de classe e avisar aos(s) professores(as)
da turma sobre o ocorrido.
Final do ano letivo: quando a transferncia ocorre nesse pe-

rodo, providenciamos histrico escolar com cpia, lanado
no campo pertinente todas as informaes necessrias da

vida escolar do aluno, como: dispensa de educao fsica,
etc. Quanto a recibo e arquivamento, o procedimento simi-
lar ao tpico anterior (transferncia durante o ano letivo).
O recibo consta de data da entrega do documentos

de transferncia e assinatura de quem recebeu. Observe
os termos:
Recebido em 12/07/2006.
Por Maria Tereza de Souza Arajo.

Adaptao de estudos
IMPORTANTE
Consiste no procedimento pedaggico com o objetivo de
complementar carga horria, contedos ou componentes cur-
riculares inexistentes ou insuficientes ao currculo do curso
pretendido.
Diante desse caso, para a efetivao de matrcula, necessrio

analisar previamente o histrico escolar do aluno, com a finali-
dade de constatar a regularidade e autenticidade desse docu-
mento. Depois desse procedimento, a documentao deve ser
encaminhada aos responsveis para anlise do caso de adapta-
o e aproveitamento de estudos, com o objetivo de definir um
e/ou mais componente(s) curricular(es) necessrio(s) adapta-
o. Aps esse procedimento, registramos a adaptao a ser
cumprida na ficha de solicitao de matrcula ou em outros g-
neros, conforme o caso. E, ainda, registramos o resultado final
da adaptao em ata, na ficha individual e, em caso de transfe-
rncia, tambm no histrico escolar.
Aproveitamento de estudos
Consiste em um recurso pedaggico que possibilita institui-

o de ensino creditar estudos, que contemplem o(a) aluno(a),
de mesmo ou equivalente valor formativo, realizados com
aproveitamento em outro curso ou em outro contexto, com 69
objetivo de continuidade de estudo.
No exame e deciso acerca do aproveitamento da(s)

disciplina(s), so observados: seu valor formativo; contedo
programtico; carga horria; atendimento especial ao aluno
para recuperao de estudos.
Esse recurso pedaggico pode ser efetivado conforme resul- UNIDADE 8 Escriturao escolar: gneros administrativos
tado da anlise de documentao apresentada, testes, entre-
vistas, etc.
O desenvolvimento desse procedimento segue o roteiro que

consiste em: receber a documentao do(a) aluno(a) e exami-
n-la detalhadamente para a comprovao de sua regularida-
de e autenticidade. Depois, a documentao deve ser encami-
nhada aos responsveis, professores(as) especficos(as), para
anlise e escolha dos casos que merecem aproveitamento de
estudos. Por fim, registramos na ficha individual do(a) aluno(a),
em ata e no histrico escolar a carga horria e o resultado do
aproveitamento de estudo.
ATA DE APROVEITAMENTO DE ESTUDOS
Aos cinco dias do ms de junho de dois mil e seis foi concedido aproveitamento
de estudos ao aluno Alusio de Moura Arajo, da 7a srie da Educao de
Jovens e Adultos, no componente curricular Histria, de acordo com o
Regimento Escolar. E, para constar, eu, Ansia Maria Guimares do Prado,
Secretria desta Instituio de Ensino, lavrei a presente ata, assinada por mim,
pela Diretora Carmem Lcia Sales e pelas professoras Ana Maria Cardoso e
Rute Arajo da Silva.
Assinaturas:
Diretor Secretria
Professoras
Equivalncia de estudos
o nome que atribumos ao procedimento de equivalncia

entre os estudos realizados no exterior e a estrutura de educa-
o do Brasil. Esse processo tambm pode ocorrer no mesmo
pas. Para montar esse processo so necessrios os seguintes
documentos: histrico escolar, currculo, boletim, certificado
ou gnero similar com o visto do consulado expedido pela
Embaixada do Brasil no pas de origem ou pelo Itamaraty.
Os documentos relacionados devem ser apresentados em

70 traduo oficial feita por tradutor juramentado ou por institui-
es legitimadas: escola de lnguas, embaixadas, repartio
pblica, etc.
Caso o(a) aluno(a) tenha estudado no Brasil, os documentos

necessrios para abertura de processo so: histrico escolar
e/ou ficha individual da(s) srie(s) cursada(s).
Depois de recebidos esses documentos do solicitante ma-

trcula, o(a) secretrio(a) ir examin-los e posteriormente ir
encaminh-los direo para tomar as providncias cabveis.
Portanto, de competncia da direo considerar a equiva-

lncia do diferente nvel ou srie(s), faixa etria do(a) aluno(a)
e abordagem pedaggica para indicar a srie a ser cursada
pelo(a) discente.
Mediante a esse procedimento, a matrcula ser efetivada pela

comisso, registrando-se, na ficha de matrcula, as adaptaes
a serem realizadas. Por fim, as cpias autenticadas da docu-
mentao escolar sero arquivadas na pasta do(a) aluno(a).
Promoo do(a) aluno(a)
IMPORTANTE
Percebendo que o(a) aluno(a) demonstra habilidades e conhe-
cimentos alm da srie que est cursando, o(a) professor(a)
pode encaminh-lo, conforme o parecer do conselho de clas-
se ou comisso de professores(as), realizao de avaliao
de todo o contedo de todos os componentes curriculares
da srie em andamento, com a finalidade de comprovar estar
o(a) aluno(a) apto a cursar a srie seguinte. Esse procedimento
pedaggico consiste na Promoo do(a) Aluno(a), que pode
ocorrer em qualquer poca do ano letivo, de acordo com os
seguintes procedimentos:
registramos, no livro de Atas de exames e processos espe-

ciais de avaliao, o resultado do processo de promoo
do(a) aluno(a);
registramos, na ficha individual do(a) aluno(a), os resultados

obtidos na avaliao: nota ou meno/conceito final, resulta-
do final: aprovado e, ainda, os dias letivos e/ou carga horria
correspondente;
registramos, na ficha individual da srie anterior, notas ou

menes/conceitos obtidos na avaliao e, tambm, os dias
letivos decorridos at a data da promoo do(a) aluno(a);
registramos, na ficha individual da nova srie, os dias letivos

restantes; 71
o perodo em que o(a) aluno(a) estava freqentando a srie
anterior no deve se contado como falta na nova srie;
observamos que a soma dos dias letivos decorridos, na s-

rie anterior, mais os dias letivos constantes, na nova srie,
resultem no total de 180 ou 200 dias letivos, se for o caso;
observamos, ainda, que a promoo do(a) aluno(a) deve
constar nos dirios de classe das duas sries e no histrico
escolar do aluno, por motivo de transferncia.
Exemplo de observao que deve constar no

dirio de classe e no histrico escolar, por motivo de
transferncia:
A aluna Maria Lcia da Silva Luz foi promovida, em 20 de

junho de 2006, para a 4a srie do ensino fundamental,
conforme Parecer n. X, do Conselho de Classe.
ATA DE PROMOO DO(A) ALUNO(A)
Aos quatro dias do ms da abril de dois mil e seis, registra-se que a aluna
Ana Luiza Moraes e Silva, conforme rezam o Pargrafo nico do artigo X da
Resoluo n. Y e o Regimento Escolar desta Instituio de Ensino, aprovado
pela Comisso Escolar, freqentou a segunda srie, do ensino fundamental,
at esta data, cumprindo o total de 120 dias letivos, tendo sido submetida
avaliao em todos os componentes curriculares da citada srie e obteve
os seguintes resultados: Lngua Portuguesa 10; Matemtica 9.7; Cincias 10;
Geografia, 9.8; Artes 9.6 e Histria 10, portando com resultado final Aprovada.
Para constar, eu, Maria de Jesus Gomes Lima, Secretria desta Instituio de
Ensino, lavrei a presente ata que est por mim assinada, pelo Diretor, Luis
Cludio Dias, pelos Professores da aluna: Lidia Brito, Srgio Nascimento e
Maria Cndida Nogueira e pelos membros do Conselho de Classe: Luis Cludio
Dias, Vera Lcia Cardoso e Lidia Brito.
4 de abril de 2006.
Assinaturas:
Diretor Secretria
Vejamos o que dispe as
seguintes Leis: Professores
Conselho de Classe
Decreto-lei n. 1.044, 21 de
outubro de 1969.
Dispe sobre tratamento

excepcional para os alunos
Dispensa de educao fsica
portadores das afeces
72 que indica. A dispensa da educao fsica amparada pela Lei n. 7.692/1988
e para se beneficiar dessa dispensa, necessrio o aluno se
Havia dvida a respeito da
validade do Decreto-lei n. enquadrar em uma das seguintes condies:
1.044/1969, pois teria sido
revogado tacitamente pela ter mais de trinta anos;
Lei n. 9.394/1996. Contudo,
o inciso IV, 3o, do art. 26 ter filho(s);
da Lei n. 9.394/1996 (LDB),

com a redao dada pela
Lei n. 10.793/2003, todavia, comprovar exercer atividade profissional em jornada igual
revitaliza o citado decreto-lei. ou superior a seis horas;
estar cursando ps-graduao;

Pargrafo nico. Os
cursos noturnos podem
ser dispensados da prtica estar prestando servio militar inicial ou comprovar realizar ati-
de educao fsica. (ver vidade esportiva obrigatria na instituio militar que serve;
Decreto-Lei n. 705/1969
e Leis n. 6.503/1977 e n. ser amparado pela Lei n. 1.044/1969;
7.692/1988)
ser amparado pela Lei n. 7.692/1988.
Informao transcrita
do site: (www. Depois que o(a) aluno(a) estiver ciente que pode ser dispensa-
consumidorbrail.com.br/ do da educao fsica, pode entrar em ao a secretaria esco-
consumirdorbrasil/textos/
legistao/l9394.htm) lar com procedimentos especficos, que so:
orientar o(a) aluno(a) a requerer a dispensa da educao fsica;
IMPORTANTE
comunicar ao() professor(a) responsvel pela prtica a data
que foi concedida a dispensa do(a) aluno(a);
registrar a dispensa do(a) aluno(a) da educao fsica, con-

forme amparo legal, na ficha individual, no histrico escolar,
diploma e certificado, quando esses trs ltimos documen-
tos forem expedidos.
Dirio de classe
No contexto do trabalho pedaggico,

o(a) professor(a) conta com um com-
panheiro que adorado por uns e
odiado por outros, mas que ne-
cessrio para padronizar o controle
de prticas doscentes, principalmen-
te na educao bsica. O dirio de classe tem
a funo global de mostrar a situao pedaggica de cada
aluno(a) de uma determinada srie, turma, disciplina. inte-
ressante notar que quando o(a) aluno(a) pergunta: quantas
faltas eu tenho, professor(a)? E professor(a) diz 4 ou 5 . Muitas
vezes, o(a) aluno(a) justifica o motivo de sua ausncia, relatan-
do fatos que o impediram de comparecer aula.
Por trs do dirio de classe tem muita histria das pessoas que 73
esto com seus nomes em uma lista por ordem alfabtica. Con-
tudo, tambm um dos gneros burocrticos das instituies de
ensino, que registram e controlam a vida escolar do(a) aluno(a).
No dirio de classe, registram a freqncia, avaliaes, concei-
to/menes, nota final, dias letivos, carga horria da disciplina e

contedo programtico.
O nmero de itens a ser preenchido em um dirio de classe varia

muito, dependendo da instituio de ensino. Algumas institui-
es adotam um dirio mais simples com poucos itens, outras,
um pouco mais complexo, com muitos itens a serem preenchi-
dos, o que s vezes toma muito tempo do(a) professor(a).
Por outro lado, poucas instituies esto adotando sistemas in-

formatizados para o controle de freqncia dos(as) alunos(as).
Contudo, o dirio de classe um documento importantssimo
para a escola e cabe ao() diretor(a) orientar o() secretrio(a)
escolar e aos(s) professores(as) na preparao e forma de uso
desse documento.
Portanto, no podemos definir um modelo de dirio de classe
universal, que sirva para todas as escolas.
A escriturao escolar est tipificada no padro de muitos do-

cumentos escolares. Cada documento tem um padro espe-
cfico de escriturao, funo social e serve a uma pessoa ou
muitas pessoas da instituio educacional.
Os usos desses documentos vo compondo a forma de edu-

car da escola.
Agora que voc estudou bastante, poder ampliar seus co-

nhecimentos realizando a seguinte tarefa:
Sugerimos que voc e um colega acrescen-

tem a este mdulo o(os) tpico(s) que esto faltan-
do, isto , assuntos que no foram tratados ao longo
do mdulo. Para isso, pesquisem em uma escola, com
pessoas que trabalham em funes administrativas. Ve-
jam se no deixamos, por exemplo, de tratar de alguns
gneros textuais administrativos, que so importantes
para escola. Se vocs verificaram isso, registrem o
modelo desse gnero e para que serve.
74
FINALIZANDO O MDULO
IMPORTANTE
Ler ouvir a voz do outro. Esperamos que por meio da leitura
e estudo deste mdulo, tenhamos contribudo para sua for-
mao profissional e de educador.
Esperamos que nossa interao no acontea somente neste

contexto, mas em outro, por isso deixamos aqui um meio de
comunicao para que possamos entrar em contato: rosima-
ga@uol.com.br.
75
FINALIZANDO O MDULO
REFERNCIAS
KOCH, Ingedore; ELIAS, Vanda Maria. Ler e compreender: os
sentidos do texto. So Paulo: Contexto, 2006.
ALKMIM, Tnia Maria. Sociolingstica 1. In: MUSSALIM, Fer-

nanda.; BENTES, Anna Christina. Introduo sociolingstica
1. 2. ed. So Paulo: Cortez, 2001.
BORTONI-RICARDO, Stella Maris. Ns cheguemu na escola, e

agora? So Paulo: Parbola, 2005.
CORRA, Manoel Luiz G. Linguagem e comunicao social.

So Paulo: Parbola, 2002.
HOUAISS, Antnio. Dicionrio Houaiss da Lngua Portuguesa.

Rio de Janeiro: Objetiva, 2004.
LIMA, Antonio Oliveira. Manual de redao oficial. 2a Ed. Rio

de Janeiro: Campus, 2005.
Manual de secretaria escolar do sistema de ensino do Distrito

Federal. GDF/SEE/DF. Braslia, 2002.
MEDEIROS, Joo Bosco. B.; HERNANDES, Manual da secret-

ria. 9. ed. So Paulo: Atlas, 2004.
REVISTA LNGUA PORTUGUESA, Ano I, n. 3, So Paulo: Edi-

tora Segmento, 2005.
76 SOUSA, Rosineide Magalhes. A sociolingstica na formao
docente. In: Aprendendo a aprender, v. 10. Braslia: UNICEUB,
2004.
SOUSA, Rosineide Magalhes; VELLASCO, Ana Maria. Educa-

o e lngua materna II. Braslia: EdUnB, 2001.
WONSOVICZ, Silvio. Aprendendo a viver juntos: investigando

a tica. 9. ed. Florianpolis: Sophos, 2005.
REFERNCIAS

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Governo Federal

Secretrio de Educao Bsica

Diretor do Departamento de Articulao e Desenvolvimento

Coordenadora Geral do Programa Nacional de Valorizao

Coordenao Tcnica do Profuncionrio

Universidade de Braslia UnB

Coordenao Pedaggica do Profuncionrio

Centro de Educao a Distncia CEAD/UnB

Unidade de Apoio Acadmico e Logstico

Neste mdulo, vamos tratar de vrios assuntos relacionados s atri-

Voc deve se perguntar: por que falar de linguagem, comunicao e interao?

As questes esto localizadas em pratique e reflexo, para que voc possa

Esperamos que voc desenvolva habilidades comunicativas, interacionais e saiba

Identificar como a linguagem e alguns de seus fenmenos so usados na comunica-

Tratar de alguns tpicos da fala em situaes comunicativas, aliados apresentao

Tratar de tpicos gramaticais aplicados escrita.

Expor sobre os temas: documentao e arquivo.

Identificar os procedimentos para arquivar documentos.

Identificar a contribuio de servidores administrativos.

Explicar os gneros textuais administrativos da escola e seus usos.

Linguagem. Interao. Gneros institucionais: escriturao escolar. Noes de escritura-

Estudei em escola pblica durante toda a educao bsica.

Anos depois, cursei Letras. Consegui realizar meu grande

H dezessete anos estou na educao, rea com a qual me

Durante esse tempo na educao, exerci vrios papis:

Cada experincia no contexto da educao permitiu um

Para a produo desse mdulo, agradeo a colaborao de

Unidade 1 Lngua(gem) e interao 15

Unidade 2 Interao comunicativa com o outro 25

Unidade 3 Regras da escrita 29

Unidade 4 Noes de documentao e arquivo 35

Unidade 5 Onde arquivar os documentos? 43

Unidade 6 Atitudes no contexto de trabalho e

Unidade 7 Contexto de trabalho e papis sociais 55

Unidade 8 Escriturao escolar: gneros

Todo ponto de vista a vista de

Ler significa reler e compreender, interpretar. Cada

Todo ponto de vista de um ponto. Para entender

Isso faz da leitura sempre uma releitura.

A cabea pensa a partir de onde os ps pisam. Para

Sendo assim, fica evidente que cada leitor co-

Como sabemos, a escola uma instituio que lida com pes-

Por outro lado, a escola constitui uma instituio como outras

A escola lida com a educao. Por isso, um contexto

A escola, depois da famlia, o contexto social em que a pessoa

Ento, educar pressupe aprender a aprender sempre e a formao

Portanto, nosso objetivo, a priori, convidar voc para participar

A linguagem um instrumento natural de comunicao do

Interagimos com as pessoas e com as instituies usando a

Por exemplo, na escola, no exerccio de seu papel social e

Nossos gestos, modo de nos vestir, o tom da nossa voz, tudo

A escrita faz parte da rotina de trabalho da escola, principal-

fazem parte de servios especficos, como os da secretaria,

Comunicamo-nos utilizando a linguagem verbal (fala e escrita)

Para o lingista Ferdinand de Saussure (1916), a lngua um

O sentido que damos s coisas do mundo

Podemos citar como exemplos de lingua-

A comunicao ocorre por meio da lingua-

Agora, pense e registre, por que h exigncia de certos

documentos serem produzidos em papel timbrado, isto

Um fato que faz parte da nossa realidade social a existn-

Exemplos de variedades lingsticas:

Fala de cantor de rap