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TCNICO EM
GESTO ESCOLAR
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pro uncionrio
Curso Tcnico de Formao para
os Funcionrios da Educao
Tcnicas
de redao
e arquivo
Braslia 2009
Governo Federal
Ministrio da Educao
Secretaria de Educao Bsica
Diretoria de Polticas de Formao, Materiais Didticos e de Tecnologias para a Educao Bsica
Universidade de Braslia(UnB)
S725t Sousa, Rosineide Magalhes de.
Tcnicas de redao e arquivo. / Rosineide Magalhes
de Sousa. Braslia : Universidade de Braslia, 2009.
76 p. : il.
ISBN 978-85-86290-93-0
1. Leitura e interpretao da legislao. 2. Certificaes:
diplomas, certificados, atestados e declaraes. 3.
Histricos e transferncias. I.Ttulo. II. Universidade de
Braslia. Centro de Educao a Distncia.
CDU 806:321(81)
Dados Internacionais de Catalogao na Publicao (CIP)
Apresentao
Este mdulo do Curso Tcnico de Formao para os Fun-
cionrios da Educao (Profuncionrio) constitui um dos
instrumentos mediadores na sua formao. Ele tem por obje-
tivo central contribuir para que voc seja habilitado ao exerccio
de uma funo tcnico-administrativa na escola.
Neste mdulo, vamos tratar de vrios assuntos relacionados s atri-
buies de alguns servidores da escola, entre eles, o(a) secretrio(a)
escolar; os auxiliares de secretaria; o(a) encarregado(a) administrativo(a)
e outros servidores que se interessarem pelos servios administrativos de
uma escola. Ento, os assuntos que vamos tratar so: linguagem, comunica-
o, interao, documentao, leis, arquivos e, principalmente, escriturao
escolar.
Voc deve se perguntar: por que falar de linguagem, comunicao e interao?
Veja que esses elementos so essenciais para o bom funcionamento de nossos
servios na escola. A linguagem tudo, por meio dela que nos comunicamos e
interagimos com as pessoas. Ela se apresenta na forma de oralidade e escrita. Na
instituio escola, lidamos com o atendimento ao pblico, interagimos o tempo
todo com professores, com o pessoal do administrativo e outros servidores, mas
principalmente com os alunos, que so o motivo da existncia da escola.
De forma simples e objetiva, tentaremos promover aulas virtuais, por meio deste
mdulo, que possam ajud-lo(a) na sua leitura diria. Ao longo das aulas, vamos
estabelecer uma interao virtual por meio do nosso discurso dirigido a voc. Lere-
mos alguns textos para que voc reflita sobre alguns temas e obtenha informaes
adicionais sobre assuntos especficos e resolveremos algumas questes relaciona-
das aos contedos que vamos estudar ou revisar.
As questes esto localizadas em pratique e reflexo, para que voc possa
participar deste estudo, tambm, como co-autor, visto que a nossa proposta de
linguagem se baseia na interao.
Vale observar que a linguagem deste mdulo, s vezes, torna-se instrucional quan-
do precisamos falar de procedimentos especficos de escriturao escolar e leis.
Ento, vejamos a seguir o objetivo destas aulas.
OBJETIVOS
Esperamos que voc desenvolva habilidades comunicativas, interacionais e saiba
lidar, de forma mais especfica, com a escriturao escolar, com mtodos bsicos
de arquivamento e outros procedimentos importantes. Para isso, traamos os seguintes
objetivos para nossas aulas:
Unidade 1
ldehtificar como a lihguagem e alguhs de seus fehmehos so usados ha comuhica-
o e na interao com o outro.
Unidade 2
Tratar de alguhs tpicos da fala em situaes comuhicativas, aliados apresehtao
pessoal.
Unidade 3
Tratar de tpicos gramaticais aplicados escrita.
Unidade 4
Expor sobre os temas: documehtao e arquivo.
Unidade 5
ldehtificar os procedimehtos para arquivar documehtos.
Unidade 6
Discutir sobre algumas atitudes que podemos adotar para estabelecer uma boa ihte-
rao com as pessoas no contexto de trabalho e refletir sobre tica profissional.
Unidade 7
ldehtificar a cohtribuio de servidores admihistrativos.
Unidade 8
Explicar os gheros textuais admihistrativos da escola e seus usos.
EMENTA
Linguagem. Interao. Gneros institucionais: escriturao escolar. Noes de escritura-
o escolar. Contexto de trabalho administrativo escolar. Atribuies de papis sociais.
Sumrio
INTRODUO 12
UNIDADE 1 Lngua(gem) e interao 13
UNIDADE 2 Interao comunicativa com o outro 23
UNIDADE 3 Regras da escrita 27
UNIDADE 4 Noes de documentao e arquivo 33
UNIDADE 5 Onde arquivar os documentos? 41
UNIDADE 6 Atitudes no contexto de trabalho e
tica profissional 47
UNIDADE 7 Contexto de trabalho e papis sociais 53
UNIDADE 8 Escriturao escolar: gneros
administrativos 59
FINALIZANDO O MDULO 73
REFERNCIAS 74
INTRODUO
Para iniciar nossas aulas, vamos refletir a partir do texto de Le-
onardo Boff o que pode significar ler, reler, compreender e in-
terpretar, os quais so procedimentos de estudo que mais nos
interessam.
Todo ponto de vista a vista de
um ponto
Leonardo Boff
Ler significa reler e compreender, interpretar. Cada
um l com os olhos que tem. E interpreta a partir de
onde os ps pisam.
Todo ponto de vista de um ponto. Para entender
como algum l, necessrio saber como so seus
olhos e qual sua viso de mundo.
Isso faz da leitura sempre uma releitura.
A cabea pensa a partir de onde os ps pisam. Para
compreender, essencial conhecer o lugar social de
quem olha. Vale dizer: como algum vive, com quem
convive, que experincia tem, em que trabalha, que
desejos alimenta, como assume os dramas da vida e
da morte, e que esperanas o animam. Isso faz da
compreenso sempre uma interpretao.
Sendo assim, fica evidente que cada leitor co-
autor. Porque cada um l e rel com os olhos que
tem. Porque compreende e interpreta a partir
do mundo que habita.
Como sabemos, a escola uma instituio que lida com pes-
soas e sua responsabilidade muito grande. As pessoas que
exercem papel social de professor(a), diretor(a), coordenador(a),
encarregado(a) administrativo(a), secretrio(a), merendeiro(a),
higienizadores(as) educam conforme suas atribuies e especi-
ficidades, mas ao mesmo tempo esto juntos, trabalhando pela
mesma causa: formar pessoas (crianas, adolescentes, jovens e
adultos) que saibam exercer a cidadania nas mltiplas possibili-
dades de sentido da palavra.
Por outro lado, a escola constitui uma instituio como outras
instituies, que precisam funcionar bem para que seu papel so-
cial seja satisfatrio. Por isso, cada pessoa assume um papel social,
como citamos anteriormente, e o desempenha conforme suas atri-
buies e as necessidades que aparecem. A escola pode ser vista
como um organismo, em que as partes precisam funcionar em har-
monia para que o todo viva da melhor forma possvel.
A escola lida com a educao. Por isso, um contexto
no qual educar pressupe aprender a aprender sempre,
estar em formao continuada para acompanhar um mundo
dinmico, com transformaes constantes. Assim, precisamos
aprender com as situaes novas que vo aparecendo no dia-
a-dia.
A escola, depois da famlia, o contexto social em que a pessoa
tem a oportunidade de moldar sua personalidade. na escola que
podemos desenvolver sentimento de confiana, de participao,
de cooperao, para que possamos exercer a cidadania. Como
servidor(a), que trabalha na secretaria escolar ou em outros contex-
tos da escola, voc desempenha suas atividades, mas ao mesmo
tempo assume o papel de educador, pois participa o tempo todo da
vida escolar dos alunos, alm de interagir tambm com docentes,
direo e outros servidores. Afinal, nessa integrao que se d, de
fato, o contexto de educao.
Ento, educar pressupe aprender a aprender sempre e a formao
continuada um meio para isso.
Portanto, nosso objetivo, a priori, convidar voc para participar
das aulas virtuais, que esto configuradas na forma de oito unida-
des, lendo e relendo-as a partir do seu ponto de vista. Vamos co-
mear?
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Nesta unidade, temos como objetivo identificar como a lin-
guagem e alguhs de seus fehmehos so usados ha comuhi-
cao e na interao com o outro.
A linguagem um instrumento natural de comunicao do
ser humano. Usamos a linguagem para expressar nossos pen-
samentos e sentimentos; defender nossas idias; ler e reler,
compreender, dar sentido s coisas; fazer inferncias sobre a
situao social, poltica e ecohmica do pas; para aprehder
com os textos, que registram a linguagem por meio de smbo-
los, o que constitui a escrita; para entender o mundo. Enfim,
so muitas as funes e as atividades de linguagem que rea-
lizamos.
Interagimos com as pessoas e com as instituies usando a
linguagem verbal e no-verbal de forma to natural, que nem
paramos para pensar como isso ocorre.
Por exemplo, na escola, no exerccio de seu papel social e
administrativo, o(a) secretrio(a) atende muitas pessoas:
diretor(a), professores(as), alunos(as), pais, etc. Para isso, usa
a fala, conversando, interagindo para resolver problemas,
prestar servios que fazem parte de sua rotina.
Nossos gestos, modo de nos vestir, o tom da nossa voz, tudo
isso est relacionado nossa forma de falar na interao com
o outro. Por isso, muitas pessoas recebem elogios: como fu-
lano educado, eu fui muito bem atendida pela secretria,
como ela educada. Os elogios surgem porque a comunica-
o foi boa, bem recebida pelo outro.
A escrita faz parte da rotina de trabalho da escola, principal-
mente nos servios administrativos. Muitos servios so re-
alizados por meio de documentos prprios (documentao)
dos servios administrativos: produzimos documentos, regis-
tramos matrculas dos(as) alunos(as), manuseamos o com-
putador, interagimos por meio de e-mails, etc. Para isso,
necessrio ter um bom domnio da escrita, conhecendo suas
regras e sabendo aplic-las na produo de documentos que
fazem parte de servios especficos, como os da secretaria,
departamento de pessoal, entre outros. No entanto, escrever
com clareza, objetividade e conciso tambm faz parte da boa
comunicao.
Comunicamo-nos utilizando a linguagem verbal (fala e escrita)
e a no-verbal (gestos corporais e faciais, tom de voz, modo
de se vestir, etc.).
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Para tornar nossa conversa mais didtica, vamos falar de ln-
gua e de linguagem verbal e no-verbal mais detalhadamente.
Vale lembrar que outros mdulos do Profuncionrio tambm
falam de linguagem. Falar de linguagem nunca demais, ain-
da mais quando a vemos de vrios pontos.
Lngua
Para o lingista Ferdinand de Saussure (1916), a lngua um
conjunto sistemtico de convenes sociais, utilizadas pela
coletividade para gerar a comunicao. Constitui-se de sig-
nos lingsticos que resultam da unio de significante (ima-
gem acstica) e significado (conceito). Dessa forma, a ima-
gem acstica rvore significa vegetal lenhoso, com tronco
e folhas ou, ainda, outros significados como rvore de natal,
genealgica, etc. A variao de significado depende do que,
de onde e com quem estamos falando. Portanto, o significado
das palavras se apresenta de forma polissmica, pois pode-
mos utilizar uma palavra (imagem acstica) com vrias senti-
dos (conceitos), dependendo do contexto de uso.
A lngua se concretiza por meio da fala, linguagem verbal, e a
fala, por sua vez, representada por meio da escrita.
Linguagem verbal
A linguagem verbal se realiza na fala e na escrita. Concreti-
za-se na fala, que se realiza por meio de signos lingsticos.
A escrita representa o que falamos, mas no de forma to
Polissmico: adjetivo que
apresenta polissemia.
Polissemia s.f. (Do grego
plysemos, de polys, muito +
sema, sinal, significao, pelo
lat. polysemos.) Propriedade
da palavra que rene vrios
sentidos, que se definem
num contexto determinado
(Larousse, 1998, p. 4679). Veja
o exemplo:
Lave os cabelos em gua
corrente.
Comprei uma corrente de
ouro.
A palavra corrente aparece
nos dois enunciados com
sentidos diferentes.
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exata. Utilizamos para escrever smbolos:
alfabeto, sinais de pontuao, acentuao,
nmeros, etc. Portanto, utilizamos a fala e a
escrita para dar sentido s nossas aes e
atividades de linguagem e, principalmente,
estabelecer a comunicao.
Linguagem no-verbal
O sentido que damos s coisas do mundo
e a comunicao que se estabelece entre
as pessoas no ocorrem apenas por meio
da linguagem verbal. Lemos o mundo, os
fatos sociais e as pessoas utilizando a lin-
guagem no-verbal. Por exemplo: quando
o semforo aciona a luz amarela, isso sig-
nifica ateno, pois em poucos segundos
ser acionada a luz vermelha para os carros
pararem em um determinado lugar, sinali-
zado na via de trnsito. Veja que as cores,
nesse contexto, tm um significado espe-
cfico, representam um tipo de linguagem,
que chamamos de no-verbal.
Podemos citar como exemplos de lingua-
gem no-verbal as cores, cones, movimen-
tos corporais e faciais, desenhos, fotogra-
fias, situaes, mmicas, lugares, etc.
A comunicao ocorre por meio da lingua-
gem verbal, da no-verbal e na associao
das duas. Um bom exemplo do uso das
duas linguagens a utilizao de documen-
tos que precisam ser expedidos em papel timbrado.
Agora, pense e registre, por que h exigncia de certos
documentos serem produzidos em papel timbrado, isto
, com a logomarca da empresa?
Variedades lingsticas
Um fato que faz parte da nossa realidade social a existn-
cia de variedades lingsticas, isto , formas diferentes das
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pessoas falarem uma mesma lngua. De forma simples, so
exemplos de variedades lingsticas: os sotaques das pesso-
as de diferentes regies, a forma de falar de algumas tribos de
adolescentes, que usam as grias; a forma de falar de alguns
desportistas; a linguagem tcnica de determinados profissio-
nais, como mdicos, advogados, policiais; a lngua padro e
a considerada no padro.
Exemplos de variedades lingsticas:
Na fala
Fala de cantor de rap
Ento a nossa filosofia mostrar pras pessoas, n,
tentar passar pras pessoas que elas podem brilhar,
que elas so importantes [...] isso a. Ento ns
viramos p negro e falamos: p, carinha, o negcio o
seguinte, tu bonitu, tu num feio como dizem que tu
feio...
Fala de um mdico explicando algumas doenas do
corao
Tem gente que nasce com o corao maior ou menor,
e com vrios defeitos. Essas so as cardiopatias
congnitas. O corao pode nascer com inmeros
defeitos. Agora, o tamanho do corao tambm
tem a ver com outros problemas que no so
congnitos, com a insuficincia coronariana.
(Os exemplos foram retirados de SOUSA, R. M; VELLASCO, A. M. Educao e lngua
materna II. Braslia: EdUnB, 2001).
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Na escrita
Documento escrito na norma padro
ATA
Aos trs dias do ms de setembro de dois mil e seis,
foi inaugurado na Escola Felicidade do Campo, pelo
Secretrio de Educao do Municpio de Alegre, o
complexo poliesportivo Vida de atleta. Ele mede cerca
de dois mil metros quadrados, tem uma piscina olmpica,
seis banheiros: trs femininos e trs masculinos, dois
vestirios e uma cantina. Aps a inaugurao, os alunos
puderam desfrutar das instalaes da quadra.
Linguagem escrita coloquial
Bilhete
Me
Sa com meus colegas 2 horas da tarde, v no cinema
assistir um filme chamado. A idade do gelo II. No
me espera pra jantar. T levando dinheiro pro
lanche.
Beijo, Karol

Todas as lnguas do mundo tm suas variedades lingsticas,
pois as pessoas no so iguais, elas pertencem a culturas di-
ferentes e formas de socializao que variam e marcam suas
identidades.
A lhgua, devido a fatores sociais, polticos, ecohmicos e de
escolarizao, apresenta variedades que so consideradas
padro e no-padro. A primeira tida pela sociedade
como a lngua culta, a de prestgio. A segunda, muitas ve-
zes, as pessoas que a dominam so estigmatizadas, ou seja,
so tratadas com preconceitos e desrespeito, o que no de-
veria acontecer, pois rotular com certos adjetivos as pessoas
que no dominam uma linguagem dita padro um grande
equvoco.
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Precisamos reconhecer as diferentes formas
das pessoas usarem a lngua e respeit-las
independentemente da forma como falam.
No porque ouvimos uma pessoa falar nis vamu no hospi- ii
tal que devemos pensar que ela no sabe falar o portugus. l
Na verdade, domina uma das variedades do portugus e se
comunica do jeito que sabe.
Quando estamos exercendo um papel social, no qual lidamos
com o pblico, necessrio que nossa forma de falar seja
clara e objetiva, conforme a variedade lingstica que domi-
namos. E, quando escrevemos, dependendo do gnero tex-
tual, precisamos usar a variedade padro, principalmente
redao oficial, escriturao escolar, etc. Veja que no caso do
bilhete da Karol, a linguagem estava adequada para esse g-
nero, mas para uma redao oficial, aquela linguagem no
conveniente.
Para sabermos mais sobre a variedade lingstica, vamos ler
um fragmento do texto de Tnia Alkmim.
Em qualquer comunidade de fala, podemos observar
a coexistncia de um conjunto de variedades lings-
ticas. Essa coexistncia, entretanto, no se d no v-
cuo, mas no contexto das relaes sociais estabeleci- ii
das pela estrutura sociopoltica de cada comunidade.
Na realidade objetiva da vida social, h sempre uma
ordenao valorativa das variedades lingsticas em
uso, que reflete a hierarquia dos grupos sociais. Isto
, em todas as comunidades existem variedades que
so consideradas superiores e outras inferiores. Em
outras palavras, como afirma Gnerre (1985), uma
variedade lingstica vale o que valem na socie-
dade os seus falantes, isto , vale como reflexo do
poder e da autoridade que eles tm nas relaes
econmicas e sociais. Constata-se, de modo muito
evidente, a existncia de variedades de prestgio e
de variedades no prestigiadas nas sociedades em
geral. As sociedades de tradio ocidental oferecem
um caso particular de variedade prestigiada: a va-
riedade padro. A variedade padro a variedade
lingstica socialmente mais valorizada, de reconhe-
cido prestgio dentro de uma comunidade, cujo uso
, normalmente, requerido em situaes de intera-
o determinadas, definidas pela comunidade como
prprias, em funo da formalidade da situao, do
assunto tratado, da relao entre os interlocutores,
etc. A questo da lngua padro tem uma enorme
importncia em sociedades como a nossa. Algumas
consideraes a seu respeito se impem.
A variedade padro de uma comunidade tambm
chamada norma culta, ou lngua culta no , como
o senso comum faz crer, a lngua por excelncia, a
lngua original, posta em circulao, da qual os fa-
lantes se apropriam como pode ou so capazes. O
que chamamos de variedade padro o resultado
de uma atitude social ante a lngua, que se traduz, de
um lado pela seleo de um dos modos de falar entre
os vrios existentes na comunidade e, de outro, pelo
estabelecimento de um conjunto de normas que de-
finem o modo correto de falar. Tradicionalmente,
o melhor modo de falar e as regras do bom uso cor- rr
respondem aos hbitos lingsticos dos grupos so-
cialmente dominantes. Em nossas sociedades de tra-
dio ocidental, a variedade padro, historicamente,
coincide com a variedade falada pelas classes sociais
altas, de determinadas regies geogrficas. Ou me-
lhor, coincide com a variedade lingstica falada pela
nobreza, pela burguesia, pelo habitante de ncleos
urbanos, que so centros do poder econmico e do
sistema cultural predominante.
(ALKMIM, Tnia Maria. Sociolingstica 1. In: MUSSALIM, Fernanda.; BENTES, Anna Christina. Introduo
sociolingstica 1. 2. ed. So Paulo: Cortez, 2001. p. 39-40.)
As variedades lingsticas e a estrutura social
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1. Por que importante uma pessoa que lida com o
pblico ter o conhecimento sobre variedade lings-
tica? Escreva em poucas linhas seu ponto de vista.
2. Escreva um documento utilizado na escola (pode ser
um memorando, uma ata ou um requerimento, entre ou-
tros.) e um bilhete, convidando um amigo muito prxi-
mo para ir ao clube. Atente-se para a variedade lin-
gstica que voc deve usar.
Competncia comunicativa
A competncia comunicativa de uma pessoa lhe permite sa-
ber adequar sua fala dependendo do seu interlocutor. Isso
consiste em demonstrar habilidades de saber o que falar e
como falar, utilizando as regras da lngua, com o estilo formal
ou informal.
Se conversamos com uma pessoa desconhecida, claro que
usamos o estilo formal. Por exemplo: o senhor, por favor,
pode me informar, quando posso renovar a matrcula do meu
filho para o prximo semestre?. J com uma pessoa conhe-
cida, em um momento de descontrao, o estilo j outro:
querida, voc no conseguiu acessar a internet? T brincan-
do!.
Portanto, a nossa competncia comunicativa nos possibilita
interagir com as pessoas de diferentes formas.
Gneros textuais
Na interao do cotidiano, usamos diferentes formas de co-
municao, sejam elas orais ou escritas. Quando estamos na
secretaria da escola, em uma situao de atendimento: dize-
mos bom dia, o que a senhora deseja? E ela responde o
senhor pode me informar quando vai comear o perodo de
renovao de matrcula?. Estabelece-se a uma situao de
conversao, com falas bem marcadas. Esse tipo de situao
se repete com outras pessoas e com variao do discurso, to-
dos os dias, nesse contexto de trabalho. A essa configurao,
podemos chamar de gnero textual da oralidade.
Na secretaria, por exemplo, tambm lidamos com textos es-
pecficos: memorando, declarao, histrico, relatrio, ata,
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etc. J o encarregado administrativo da escola lida com outros
gneros mais especficos sua rea de atuao: formulrio
de registro de atestado mdico, folha de ponto, licena-ma-
ternidade, planilha, etc. Esses documentos tm configuraes
bem marcadas, tm funo social, porque desempenham um
papel social. A esses documentos chamamos de gneros tex-
tuais da escrita.
por meio dos gneros da oralidade e da escrita que nos co-
municamos, dando sentido s atividades sociais.
Vejam que para esses gneros, usamos uma linguagem bem
especfica, pertencente ao contexto escolar.
2
Ingedore Koch (2006, p. 100-101) contribui conosco
dizendo que no processo de leitura e construo de
sentido dos textos, levamos em conta que a escrita/
fala baseiam-se em formas padro e relativamente
estveis de estruturao e por essa razo que
cotidianamente, em nossas atividades comunicati- ii
vas, so incontveis as vezes em que no somente
lemos textos diversos, como tambm produzimos
ou ouvimos enunciados, tais como: escrevi uma
carta, recebi o e-mail, achei o anncio inte-
ressante, o artigo apresenta argumentos con-
sistentes [...] E a lista numerosa mesmo! Tanto
que estudiosos que objetivaram o levantamento e
a classificao de gneros textuais desistiram de
faz-lo, em parte, porque os gneros existem em
grande quantidade e, tambm, porque os gneros,
como prticas sociocomunicativas, so dinmicos
e sofrem variaes na sua constituio, que, em
muitas ocasies, resultam em outros gneros.
Vamos ler um fragmento de texto da lingista Ingedore
Koch, sobre gneros textuais.
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Faa uma pesquisa em alguns contextos de sua es-
cola, como por exemplo, diretoria, secretaria, canti-
na, portaria, etc. e pergunte aos servidores que cuidam
desses setores, quais os documentos que usam no dia-
a-dia?
Nesta unidade, abordamos lngua, linguagem verbal e no-ver-
bal, variao lingstica, competncia comunicativa e gneros
textuais. Veja que esses tpicos esto inter-relacionados uns
com os outros, pois fazem parte do processo de comunicao
e interao social de qualquer contexto.
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Como voc j est municiado de conhecimentos sobre a lin-
guagem escrita de gneros especficos, vamos tratar de alguns
tpicos da fala em situaes comunicativas, aliados apre-
sentao pessoal dos servidores que lidam diretamente com
atendimento ao pblico. Na escola, a interao interpessoal
ocorre o tempo todo, com todos os papis sociais. O diretor
lida com professores, alunos, pais e pessoal da secretaria. Os
professores lidam o tempo todo com os alunos, etc. Assim,
quando se lida com pessoas, estabelecendo a interao face a
face, precisamos atentar para alguns procedimentos.
A cordialidade, a ratificao do outro, explicaes claras e ob-
jetivas, bom atendimento, tudo que esperamos de uma pes-
soa que esteja exercendo o papel de lidar com o pblico. Para
que isso ocorra, devemos:
prestar ateho solicitao do outro, sabehdo ouvir com
pacincia;
tehtar ehtehder o que o outro solicita;
atehder s pessoas sem privilgios;
ho discrimihar as pessoas por causa de sua forma de falar,
de se vestir ou por causa de racismo;
ehtehder que a comuhicao se d em se adaptar s situa-
es, ao tema, s pessoas envolvidas;
perceber que qualquer ihformao da parte de quem faz um
atendimento depende do conhecimento sobre o outro;
evitar mal-ehtehdidos para que ho ocorram rudos ha co-
municao;
cohcehtrar-se ha ihterao, ouvihdo o outro com ateho.
importante entender qual a funo social que exercemos
em um local de trabalho e conhecer bem o servio que presta-
mos comunidade. Afinal, no difcil encontrar pessoas que
esto exercendo uma funo, mas que parecem no saber o
que esto fazendo ali, pois no tiveram a oportunidade de for-
mar uma conscincia profissional e de saber a importncia de
seu papel social.
Por exemplo, quando estamos por trs de um balco aten-
dendo alunos, pais e outras pessoas, interagimos com elas,
fazendo a leitura de suas solicitaes e reivindicaes. O que
foi solicitado, muitas vezes, dependendo do caso, transforma-
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se em atividades organizadas na forma de trabalho executado
na secretaria de uma escola, que so: matrculas, expedio
de documentos, organizao documental da vida escolar do
aluno, etc.
Qual postura devemos adotar, no exerccio de uma
funo que lida com o pblico, para garantir uma boa
interao com o outro? Registre seu ponto de vista.
Estabelecemos uma boa interao e uma boa comunicao
sendo prestativos e procurando dar sentido ao que ouvimos.
Vamos refletir sobre interao e comunicao lendo o texto
abaixo.
A palavra que (des) emprega
Linguagem empresarial usa termos em evidncias e
garante muita pose, mas no raro diz pouco, nada ou
permite interpretaes diferentes da desejada
(Por Luis Adonis Valente Correia)
Comunicao o fator gerador de impreciso, de mal-enten-
dido, de distrbios e surpresas que grassam as empresas de
hoje. Parece, e as pessoas acreditam, que todos esto falando a
mesma lngua. Mas uma lngua to desprovida de significado
que ou no dizem nada, ou permite diversas interpretaes. E
assim todos seguem, aceitando ou fingido compreender.
por meio de uma linguagem comum que se estabelece, de
maneira mais explcita, a pertinncia ao meio, o sentimento de
pertencer no somente empresa como tambm ao mundo
empresarial, administrao que se transformou em business-
show. Os dilogos, principalmente os de seleo, recrutamen-
to, alocao e venda de servios, pautam-se na utilizao das
palavras em evidncia. Isso para demonstrar sintonia e outras
dessas palavras favoritas alinhamento.
O ritual da fala em administrao e negcios se transformou em
um encostar de antenas de formigas que trocam o trabalho de
carregar folhas pelo trabalho de emitir as palavras que fazem
contato, ainda que no faam sentindo.
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Comunicao chic, contabilidade no . No entanto, h dois
erros bsicos na comunicao no mbito administrativo que
so indispensveis para a contabilidade: primeiro, utilizar a
mesma palavra para definir coisas diferentes; segundo, utilizar
palavras diferentes para definir a mesma coisa.
Atender aos apelos dos modismos administrativos faz a comu-
nicao oscilar e a organizao vacilar. Atualmente raro en-
contrar uma empresa de grande porte no Brasil que chame o
empregado de empregado. Empregado chamado de colabo-
rador. Poucas denominaes so to precisas quanto emprega-
do. Demarca-o com tal nitidez que nos faz distingui-lo do tercei-
rizado, por exemplo. Poucas denominaes so to imprecisas
quanto colaborador. Colaborador abrange praticamente todos
os nveis de relacionamento com a empresa. Com os terceiriza-
dos, por exemplo. Fornecedores e clientes so colaboradores.
Pesquisadores e consumidores, tambm. Advogados e audito-
res, s vezes. Algumas colaboraes so pagas. Consumidores
so grandes colaboradores das empresas ao comprarem seus
produtos. O elogio que fazemos qualidade de um produto
uma colaborao, mas isso no nos garante um crach.
No h demrito algum em chamar empregado de empregado.
sintoma de subdesenvolvimento evitar essa palavra por al-
guma conotao de explorao. muita culpa para quem quer
uma empresa saudvel. Empresa saudvel aquela em que
chamar os empregados de empregados no problema nem
para esses profissionais nem para a empresa.
A prtica empresarial invadiu os lares. Vrias empregadas do-
msticas ganharam a denominao de secretria, um caso de
upgrade curioso: melhorar a titulao sem melhorar o car-
go. Continuam com as mesmas atribuies. No acredito que
eu venha a ler nos jornais: secretria cai com balde e vassou-
ra quando limpava a janela. A no ser em caso de desvio de
funo muito grande. possvel at que eu visse no jornal um
grfico sobre quedas de janela, mas com certeza no seriam de
secretrias.
(Texto transcrito na ntegra da Revista Lngua Portuguesa, Ano I, n. 3, 2005.)
Muitas palavras da moda podem dificultar ou
facilitar a comunicao? Por qu? Justifique sua res-
posta com base na compreenso do texto A palavra que
(des) emprega. Para isso, registre sua opinio por escrito
no seu caderno ou discuta oralmente com um colega
que tambm est cursando o Profuncionrio.
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Na comunicao, principalmente nos gneros textuais escri-
tos, utilizamos regras da lngua consideradas padro. Assim,
nesta unidade, o objetivo tratar de tpicos gramaticais apli-
cados escrita.
No mdulo Produo Textual na Educao Escolar, a autora
exps como escrever com clareza, cohciso, objetividade e
apresentou gneros textuais oficiais, utilizados nos contextos
administrativos da instituio escolar. Agora, vamos resgatar
um daqueles gneros para trabalhar algumas regras da escrita
oficial, pois a escrita oficial apresenta regras que so seguidas
para que haja a padronizao de documentos. Podemos dizer
que a escrita oficial uma variedade lingstica considerada
padro.
Como voc estudou no Mdulo 8, o memorando um tipo
de correspondncia interna, que trata de qualquer assunto de
MEMO n
o
034/2006
Em 1
o
de agosto de 2006.
Ao Sr. Diretor do Departamento Financeiro
Assunto: Atraso de pagamento
Solicito a V. Sa. verificar o motivo do atraso de pa-
gamento, de maio de 2006, dos funcionrios auxilia-
res de secretaria: Joo Lopes de Almeida, matrcula
n. 0007654, e Maria Luiza de Souza Lima, matrcula
n. 0029876.
Atenciosamente,
Aparecida Campos
Secretria Escolar
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trabalho, utilizada entre unidades administrativas da mesma
instituio, com o mesmo nvel hierrquico ou no.
Perceba que o memorando tem uma configurao mais ou
menos fixa e serve a uma esfera social, por isso um gnero
textual. Porm, devemos nos atentar para a linguagem que
usada nesse tipo de documento e nos outros: ofcio, carta,
requerimento, etc., ou seja, na redao oficial. Esse tipo de
linguagem formal e enquadra-se no padro de linguagem
de prestgio. Assim, fazem parte dessa linguagem algumas re-
gras, que ressaltamos a seguir:
a) Locais e datas
Devem ser escritos por extehso:
Rio Branco, em 23 de junho de 2006.
O primeiro dia do ms ser ihdicado pelo algarismo 1
o
No hecessria a colocao de um zero esquerda da es-
crita de nmero que indica dia do ms:
Braslia, 2 de agosto de 2006.
Lei n 1.233, de 6 de abril de 2002.
b) Vocativo
Invoca o destinatrio. a expresso utilizada para chamar a
ateno da pessoa a quem se escreve. Deve ser seguida de
vrgula. Algumas pessoas, no lugar da vrgula, usam os dois
pontos.
Senhor Diretor,
Senhora Secretria de Estado:
As expresses vocativas mais usadas so:
Excelehtssimo Sehhor: para Excelhcia.
Emihehtssimo Sehhor: para Emihhcia.
Sehhor/Sehhora: para Sehhoria.
Meritssimo: para Juiz
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c) Formas de tratamento
Recorremos a essas formas para falar ou escrever a outras
pessoas. Essas expresses vm de uma tradio milenar, que
como expe Ahthio Lima (2005, p. 9), estabeleceu que s
autoridades supremas no se poderia falar diretamente, se-
no por meio de seus elevados atributos. Da, terem surgido
expresses como Vossa Majestade, Vossa Excelncia, entre
outras.
Selecionamos para voc, algumas formas mais usadas:
Voc (v.)/ Vocs (vv.): para pessoas de cohvvio social mais
familiar.
Sehhor (Sr.)/Sehhores (Srs.)/Sehhora (Sra.)/Sehhoras(Sras.):
esses tratamentos marcam um certo distanciamento respei-
toso.
Vossa Sehhoria (V. Sa.)/Vossas Sehhorias (V. Sas.): para pes-
soas de cerimhia.
Vossa Excelhcia/Sua Excelhcia: a expresso de trata-
mento de nvel mais elevado. Usa-se para o Presidente da
Repblica, Presidente do Congresso Nacional e Presidente
do Supremo Tribunal Federal. Tambm aplicada a gover-
nadores. Na escrita da redao oficial deve usar a forma por
extenso bem como nos envelopes (Excelentssimo Senhor
Presidente da Repblica).
Vossa Sahtidade (V. S.): para o Fapa.
Vossa Excelhcia Feverehdssima (V. Exa. Fevma.): para ar-
cebispos e bispos.
Vossa Feverehdssima (V. Fera.) ou Vossas Feverehdssimas
(V. Fevmas.): para mohsehhores, chegos e superiores reli-
giosos.
Vossa Maghifichcia (V. Maga.): para reitores de uhiversida-
des.
Aqui, registramos alguns tpicos que so peculiares reda-
o oficial. Contudo, indispensvel que o secretrio escolar
tenha, em seu local de trabalho, um manual de redao e esti-
lo atualizado, para que possa consultar as regras utilizadas na
escrita, tais como: uso de crase, colocao pronominal, orto-
grafia, regncia verbal, regncia nominal, conjugao verbal e
uso de pontuao. Vale lembrar que aprendemos com a prti-
Pronomes de tratamento:
os pronomes de
tratamento indireto devem
ser usados sempre com
verbo na 3
a
pessoa do
singular ou do plural,
embora formalmente
tais pronomes sejam
da segunda pessoa. Por
exemplo: V. Exa. sabe
tudo. V. Exa. sabem tudo.
A concordncia se faz
com o sexo da pessoa a
quem se dirige, como no
exemplo: V. Sa. muito
generoso.
Usa-se Vossa (Senhoria,
Excelncia, Eminncia,
etc.) ao falar de terceiros,
de pessoas de quem
falamos. (Revista Lngua,
n. 3, p. 39.)
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ca de escrever, isto , aprendemos escrever, escrevendo.
A linguagem da redao oficial diferente da fala, por isso
deve ser objetiva e clara. Deve-se evitar:
rodeios e lugares comuhs, como: vehho por meio desta
apresentar.... Com certeza, os materiais foram liberados;
misturar tratamehtos prohomihais, como a mudaha em um
mesmo documento de V. Sa. para voc;
discurso bajulador, como: com ihtehso apreo e admirao
que tenho por V. Sa..
Outro ponto que deve ser observado na produo de redao
oficial a esttica do documento, isto , a sua boa apresen-
tao. Assim, devemos prestar ateno nas margens direita e
esquerda, espaos no corpo do texto e sua centralizao no
papel.
Quando conhecemos as diferentes modalidades de
uso da linguagem, circulamos com mais liberdade nos
diversos contextos sociais.
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Para voc que trabalha com diferentes documentos de um
setor de servios, importante rever alguns conhecimentos
bsicos sobre documentos, documentao e a funo social
dessas categorias, para que possamos, mais adiante, falar de
arquivo. Por isso, nosso objetivo nesta unidade expor sobre
os temas documentao, documentos e arquivo.
Documentos
Os documentos norteiam a nossa vida. Precisamos deles para
registrar nossa presena e nossas aes no mundo. Vejamos
esta trajetria: uma pessoa comum, ao longo de sua vida,
possuidora de Registro de Nascimento, Carto de Vacinao,
Ficha Individual Escolar, Boletim Escolar, Histrico Escolar,
Identidade, Certido de Casamento, etc.
As instituies, pblicas ou privadas, so produtoras, recep-
toras e, alm disso, preservam e guardam grande quantidade
de documentos. Muitos documentos com o tempo deixam de
existir, mas outros so preservados como memria viva: do-
cumentos administrativos e histricos esto arquivados em
lugares prprios para isso, tais como: instituies privadas ou
pblicas, centros de documentao, bibliotecas, etc.
Entendemos por documento, conforme o Dicionrio Houaiss
Eletrhico, qualquer escrito que possa esclarecer determiha-
do fato ou objeto de valor documental, como construes,
peas, papis, filmes, fotografia, entre outros. E, ainda, algo
que instrua, prove ou comprove cientificamente algum acon-
tecimento.
Faa a relao de alguns documentos que voc
mais utiliza na rotina de seu trabalho e explique qual a
funo social deles.
Como voc mesmo identificou, cada documento que utiliza-
mos, em um contexto especfico, tem uma funo social pe-
culiar, isto , tem uma finalidade, um motivo de existncia.
Documentao
A vida moderna se apresenta de forma complexa, cuja din-
mica da sociedade atual diferencia-se devido ao progresso in-
dustrial e tecnolgico. Nesse contexto, os conhecimentos so
produzidos de diferentes formas e por diversas instituies.
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Para que seja mais fcil o acesso a eles, documentos espe-
cializados so produzidos e normatizados, registrando fatos e
conhecimentos conforme sua funo social. Desse processo,
surge a documentao que constitui o conjunto de mtodos
que tem como objetivo a produo, sistematizao, distribui-
o e utilizao de documentos.
Quanto finalidade da documentao, vamos ler o que Joo
Bosco Medeiros e Sonia Hernandes tm a dizer:
Em sentido amplo, a documentao tem por finalidade reunir e organizar todos
os conhecimentos que o homem adquiriu atravs dos tempos e com isso permitir
sua divulgao e utilizao, proporcionando o desenvolvimento da cincia e da
tecnologia, a finalidade da documentao, na maioria dos casos, depende da
forma como foi organizada e de como utilizada.
(MEDEIROS, Joo Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da secretaria. So Paulo: Atlas,
2004. p. 211.)
A funo social da documentao de auxiliar o planejamen A funo social da documentao de auxiliar o planejamen-
to, o estudo, a pesquisa de qualquer campo ou nvel, a busca
da histria, de fatos, isto , referncias necessrias para se
tomar decises e, sobretudo, gerar informao.
Conforme a natureza da empresa, a informao se organiza
e se encontra disponvel na forma de jornais, livros, manuais,
noticirios, boletins, teses, monografias, programas de com-
putador, etc.
Em uma secretaria escolar, por exemplo, as informaes pe-
culiares esto registradas em gneros (documentos) especfi-
cos: livros-ata, histricos escolares, dirios de classe, memo-
randos, requerimentos, ofcios, projeto poltico-pedaggico
da escola, atas de conselho de classe, etc. Tais documentos
organizam e regulam o trabalho de um contexto, em relao
ao processo de produo, distribuio e utilizao desses do-
cumentos. Por meio desse processo se organiza e registra a
vida escolar do aluno, escrevendo pginas e pginas da hist-
ria de uma escola, cidade, estado ou pas, enfim, da sua edu-
cao.
A documentao se apresenta na forma comercial, cientfica
ou oficial, conforme sua organizao, utilizao ou finalidade.
comercial quando organizada e utilizada pelas empresas e
destina-se a fins estritamente comerciais. cientfica quando
o objetivo principal o de proporcionar informaes cientfi-
cas ou mesmo didticas, sem visar diretamente o lucro. E, por
fim, oficial quando sua organizao e utilizao tm o objeti-
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vo de auxiliar e assessorar a Administrao Pblica no que diz
respeito coleta e classificao de documentos oficiais, tais
como: Leis, Leis Complementares, Decretos, etc.
Hoje, a informtica tem nos ajudado muito, facilitando a bus-
ca de documentao e informaes em bancos de dados sis-
tematizados de forma precisa e eficiente, tanto que vrias
empresas j esto informatizadas, inclusive as instituies de
ensino.
Arquivo
Produzimos documentos e mais documentos. E precisamos
guard-los de alguma forma, visto que neles encontram-se in-
formaes preciosas. E como fazer isso?
Geralmente, como voc guarda seus documentos
pessoais, tais como: diplomas, certides, entre outros?
Arquivar guardar documentos de forma organizada em um
arquivo. Vamos ler o que as informaes do Dicionrio Houaiss
nos diz sobre arquivo:
Resumidamente: arquivos so conjuntos organizados de do-
cumentos, produzidos ou recebidos e preservados por insti-
tuies pblicas ou privadas, ou ainda por pessoas. E so di-
vididos em duas categorias: pblicos e privados. Os pblicos
so produzidos ou recebidos por instituies governamentais
de carter federal, estadual ou municipal. Os privados so
1. Conjunto de documentos manuscri- ii
tos, grficos, fotogrficos, etc., produ-
zidos, recebidos e acumulados no de-
curso das atividades, de uma entidade
pblica ou privada. Inicialmente, como
instrumentos de trabalho e posterior- rr
mente conservados como prova e evi- ii
dncia do passado, para fins de direito
dessa entidade ou terceiros, ou ainda
para fins culturais e informativos. 2.
Conjunto de documentos relativos
histria de pas, regio, cidade, insti- ii
tuio, famlia, pessoa, etc. 3. Recinto
onde se guardam esses documentos.
4. Conjunto de dados digitalizados que
pode ser gravado em um dispositivo
de armazenamento e tratado como
ente nico. Arquivos podem conter
representaes de documentos, figu-
ras estticas ou em movimento, sons
e quaisquer outros elementos capazes
de serem digitalizados.
Arquivo
(HOUAlSS, Ahthio. Dicionrio Houaiss da Lngua Portuguesa. Rio de Janeiro: Objetiva,
2004. p. 294).
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produzidos e recebidos por pessoas fsicas, conforme suas
atividades especficas, e instituies que no so pblicas. O
arquivo tem como funo classificar, organizar e preservar a
documentao.
Os arquivos constituem fontes culturais de grande relevncia,
pois guardam a memria histrica individual e coletiva, mani-
festaes culturais, fatos da civilizao, leis, criaes cientfi-
cas e tecnolgicas, etc. E, por isso, devem ser preservados.
Escreva sobre a importncia da organizao de ar-
quivos pblicos e privados, bem como sua funo so-
cial.
Tipos de arquivo
Os arquivos so classificados em trs tipos: ativo, inativo e
morto. A esses tipos relaciona-se a freqncia do uso ou con-
sulta.
Arquivo morto: ohde esto guardados documehtos que
nunca ou pouqussimas vezes so consultados. Apesar da
condio desse tipo de arquivo, no deve ser considerado
depsito de lixo. Existem depsitos prprios para esse tipo
de arquivo, como por exemplo: caixas de papelo prprias.
Arquivo ihativo: armazeha documehtos com pouca freqhcia
de uso. Uma boa opo para esse tipo de arquivo, quando h
grande quantidade de documentos, a microfilmagem, cujo
processo de reproduo fotogrfica reduzida atinge 95% do
tamanho original do documento.
Arquivo ativo: guarda documehtos que so utilizados com
muita freqncia, documentos em processo de concluso e,
tambm, do ano letivo.
Espcies de arquivo
Especificamente, os arquivos de instituies pblicas da esfera
federal, estadual ou municipal, de atividades administrativas,
judicirias ou legislativas, so classificados em trs espcies:
correntes, temporrios e permanentes.
Arquivo correhte: blocos de documehtos atuais que so coh-
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sultados com muita freqncia, para a realizao de tarefas,
esclarecimento de dvidas e pesquisas.
Arquivo temporrio: bloco de documehtos que retirado de
arquivos correntes para ser transferido para depsitos tem-
porrios.
Arquivo permahehte: bloco de documehtos de carter histri-
co, cultural ou cientfico que so preservados indefinidamente.
Responda a questo antes de ler o tpico abai-
xo: existem documentos que possuem tempo de vali-
dade? Por qu?
Destruio de documentos: como se faz?
Vamos pensar que alguns documentos possuem data de vali-
dade. Alguns documentos so guardados por 1, 2 ou 5 anos.
Depois que o tempo de validade dos documentos venceu,
eles so destrudos.
Para que possamos destruir qualquer documento,
com data de validade, de domnio pblico, que no
serve mais, precisamos fazer o registro em documento
prprio e observar, primeiramente, as regras da
instituio.
Para efetivar a classificao de validade de tempo de certos
documentos necessrio analisar a sua importncia, o seu
valor documental e social, e se caiu em desuso.
Transferncia de documentos
Com freqncia, preciso verificar as condies dos arquivos
para realizar a transferncia de documentos. Com a verifica-
o e anlise de documentos, saberemos para onde transferir
os documentos, se para o arquivo inativo ou morto, ou se o
documento permanece no arquivo ativo.
Os processos de transferncia de documentos so:
peridico fazemos a transferncia de documentos para o
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arquivo inativo ou morto, de forma planejada, em dias pre-
estabelecidos.
Permanente em que a transferncia de documentos se d
em intervalos no preestabelecidos, quando for necessrio,
devido ao acmulo de documentos.
Dirio em que a transferncia , como o prprio nome diz,
diria, quando consultamos um documento e verificamos
que no mais necessidade mant-lo no arquivo ativo, en-
to, podemos transferi-lo para o arquivo inativo ou morto.
O ato de preservar documentos to importante que h uma
lei na constituio que assegura isso. Vejamos o que diz o ar-
tigo abaixo:
Art. 216. Constituem patrimnio cultural brasileiro os bens de natureza material
e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referncia
identidade, ao, memria dos diferentes grupos formadores da sociedade
brasileira, nos quais se incluem: (EC n. 42/2003)
I as formas de expresso;
II os modos de criar, fazer e viver;
III as criaes cientficas, artsticas e tecnolgicas;
IV as obras objetos, documentos, edificaes e demais espaos destinados s
manifestaes artstico-culturais;
V os conjuntos urbanos e stios de valor histrico, paisagstico, artstico, arqueo-
lgico, paleontolgico, ecolgico e cientfico.
1o O poder pblico, com a colaborao da comunidade, promover e proteger
o patrimnio cultural brasileiro, por meio de inventrios, registros, vigilncia, tom-
bamento e desapropriao, e de outras formas de acautelamento e preservao.
2o Cabem Administrao Pblica, na forma da lei, a gesto da documentao
governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela ne-
cessitem.
3oA lei estabelecer incentivos para a produo e o conhecimento de bens e
valores culturais.
4o Os danos e ameaas ao patrimnio cultural sero punidos, na forma da lei.
5o Ficam tombados todos os documentos e os stios detentores de reminiscn-
cias histricas dos antigos quilombos.
Antigamente, a preservao documental tinha carter histri-
co. A preocupao primordial era justamente proteger a me-
mria histrica dos fatos registrados na forma de documen-
tos.
Com o passar do tempo, houve o aumento de produo e
veiculao de informaes tcnicas e cientficas em diferen-
tes setores da sociedade. Na Administrao Pblica, principal-
mente, tem-se produzido, a cada dia, mais e mais documen-
tos. Com isso, atualmente o objetivo de preservar e arquivar
documentos no s histrico, mas sim de racionalizar a
informao, proporcionar a eficincia administrativa e tornar
prtica a tomada de decises.
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Como sabemos, os documentos registram fatos e informaes
teis e relevantes, por isso precisamos arquiv-los em lugares
prprios e seguros. Existem vrios tipos de pastas, depsitos
de papelo, equipamentos de ferro e fichrios para o arquiva-
mento de documentos. Portanto, nesta unidade, nosso objeti-
vo identificar os procedimentos para guardar documentos.
Organizao de arquivos
Na organizao de arquivos, precisamos observar alguns prin-
cpios bsicos, como segurana, previso, simplicidade, aces-
so e flexibilidade.
A preocupao com a segurana de arquivos imprescind-
vel. Por isso, necessrio tomar medidas contra incndio, ex-
travio e condies imprprias de preservao de documentos
e manter os sigilosos em lugar conveniente.
muito desagradvel ter de encontrar um
documento no arquivo, com urgncia, e no
conseguir. Por isso, o arquivo deve proporcionar
preciso para quem o consulta. Assim, quem organiza
um arquivo deve assegurar bom acesso a quem precisa
utiliz-lo, garantindo que os documentos sejam
localizados com facilidade. Para que isso ocorra,
o arquivo precisa ser simples, funcional e de fcil
compreenso.
Com a dinmica dos servios administrativos e com o passar
do tempo, a tendncia o nmero de documentos aumentar.
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Isso nos leva a observar o crescimento do volume e a com-
plexidade dos documentos a serem arquivados. Por isso, no
precisamos adotar normas rgidas de arquivamento, mas sim
sermos flexveis para esse procedimento, para que no sejam
arquivados quaisquer documentos.
Mtodos de arquivamento
Como vimos, arquivar um processo que exige conhecimen-
to e tcnica. Na maioria das vezes o adquirimos na prtica
rotineira de nosso trabalho, na secretaria da escola.
J falamos sobre documentao, tipos e espcies de arquivo,
e transferncia de documentos. Agora, vamos relembrar ou
conhecer alguns mtodos de arquivamento?
So vrios os mtodos de arquivamento: alfabtico, numrico
e alfanumrico. Contudo, nesta unidade, vamos falar do mto-
do alfabtico, que o mais simples, prtico e proporciona-nos
consultas diretas e rpidas. Alm disso, o mais utilizado nas
instituies, principalmente na secretaria escolar, onde o mais
importante, para ns, so os nomes dos alunos.
Vamos pr em ordem alfabtica os seguintes
nomes:
Maria Eduarda Melo Dias
Jos Alencar de Lima Junior
Pedro Jaime de Sousa Filho
Alice Moura Neves
Carlos Nascimentos Barbosa
O mtodo alfabtico refere-se ao nome de pessoas, de
empresas ou razes sociais.
Bem, voc j comeou organizando o exemplo do mtodo al-
fabtico. Agora, vamos descrever algumas regras do mtodo
e sua ordem de arquivamento.
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Arquivamento por nomes
Nome de pessoas Ordem de arquivamento
Lucas Eduardo de Sousa Dias Aguiar Lcia Maria
Lcia Maria Aguiar Carvalho Manuel (Filho)
Alice Sales de Monteiro Castelo Branco Luis
Dr. Joo Almeida Soares De Marco Pedro
Manuel Carvalho Filho Del Vigna Dalva
Vanda Almeida Pazos Dias Lucas Eduardo de Sousa
Almir Lima Dutra Junior Dutra Almir Lima (Junior)
Dalva Del Vigna Monteiro Alice Sales de
Luis Castelo Branco Pazos Vanda Almeida
Pedro de Marco Soares Joo Almeida (Dr.)
Dbora Ferreira Vasconcellos Vasconcelos Dbora Ferreira
A classificao por ordem alfabtica permite vrios procedi-
mentos:
palavra por palavra, letra por letra, at o fihal de cada pala-
vra;
o ltimo sobrehome vem primeiro, por exemplo: Dias Lucas
Eduardo de Sousa
ho se cohsidera ha ordem de arquivamehto: ttulos, graus
de parentesco, tais como: Dr., Junior e Filho;
homes precedidos por prefixos so arquivados cohforme a
primeira letra do prefixo. A primeira letra do prefixo escrita
com letra maiscula: Del Vigna Dalva;
ho se separa sobrehome composto por substahtivo e adje-
tivo: Castelo Branco Luis.
Conectivos como de, do, da, e, que antecedem sobrenome,
no so considerados na ordem de alfabtica: Monteiro Alice
Sales de.
Nome de empresas Ordem de arquivamento
Editora Parbola Banco do Brasil
Banco do Brasil Dois Irmos Oliveira Mercado
Mercado Boa Sorte Editora Parbola
O Estado de So Paulo Estado de So Paulo (o)
2 Irmos Oliveira Mercado Mercado Boa Sorte
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No arquivamento de nome de empresas segue a ordem dire-
ta, observando o seguinte:
escrevemos os hmeros por extehso;
ho cohsideramos o artigo (a, as, o, os) ho arquivamehto, ele
deslocado para o fim: Estado de So Paulo (o).
Arquivamento por assunto
Arquivam-se os documentos, em pastas, por ordem de as-
sunto. Dentro das pastas, por exemplo, pode-se obedecer a
ordem de data, por exemplo.
Dia dos Estudantes
Dia dos Professores
Festa Junina
Reunio do Conselho de Classe
Como j vimos, o mtodo alfabtico possibilita vrios procedi-
mentos de arquivamento.
Quando arquivamos, organizamos pastas de acordo com o
mtodo de classificao que escolhemos e, dentro das pastas,
tambm organizamos documentos conforme uma classifica-
o, dependendo da funo do arquivo e do tipo de docu-
mento.
Veja o exemplo: em um arquivo ordenado pelo gnero da cor-
respondncia, h uma pasta para cada gnero: Avisos, Memo-
rando, Ofcio e Requerimento. Em cada pasta os documentos
so arquivados por data.
Em uma secretaria escolar, os arquivos so organizados de
diferentes formas, pois h uma diversidade de documentos
que so manuseados e preservados nos arquivos, como do-
cumentos de alunos, correspondncias oficiais, livros-ata, di-
rios, Leis, etc.
Outras formas de arquivamento
So as necessidades da secretaria escolar que ditam a forma
de arquivar documentos. s vezes, h necessidade de arquivar
documentos por data, ano, srie. o caso de correspondn-
cia expedidas e recebidas, dossis ou pastas de alunos. Vale
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ressaltar que os documentos dos alunos, em muitas escolas,
so arquivados em armrios de grande porte com pastas sus-
pensas, para tornar prtico o manuseio.
Pesquise como so arquivados documentos em sua
escola. Depois, convide um(a) colega da escola e orga-
nize um arquivo, conforme procedimentos aqui descri-
tos neste mdulo ou conforme a pesquisa realizada.
Protocolo e Registro
Um servio essencial o registro de entrada e de sada de
documentos na escola. Para isso, necessrio o uso dirio
do livro de protocolo, pois somos seres humanos e a nossa
memria costuma falhar. Com registros escritos, podemos es-
clarecer dvidas, atestar a expedio e recebimento de docu-
mentos.
Informtica
Hoje, quem trabalha com o computador sabe da sua gran-
de utilidade. Muitas escolas de vrias cidades do pas j es-
to equipadas com computadores, utilizando a tecnologia da
informtica. Contudo, conhecemos a realidade do Brasil, h
uma triste desigualdade social: muitas escolas j se servem do
computador para a otimizao dos servios administrativos,
porm muitas outras ainda utilizam mquina de escrever.
As pessoas, que trabalham nas escolas informatizadas, rela-
tam que a informtica um sistema que ajuda muito nas roti-
nas da escola.
Nossa esperana que todas as escolas do Brasil tenham
computadores e que sejam utilizados para facilitar os servios
administrativos da equipe da secretaria escolar.
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O objetivo desta unidade falar de algumas atitudes que po-
demos adotar para estabelecer uma boa interao com as
pessoas no contexto de trabalho e refletir sobre tica profis-
sional.
Nem sempre a formao tcnica para lidar com o trabalho
o suficiente para desempenhar bem as atividades atribudas a
ele. Hoje, precisamos aprender a estabelecer uma boa relao
e interao com as pessoas, principalmente no contexto es-
colar. Para isso, necessrio observar, primeiramente, como
podemos fazer isso. Ento, aconselhamos o seguinte:
a discrio;
o respeito s pessoas;
o respeito s leis e hierarquia;
o ihteresse pelo trabalho que se prope realizar;
a orgahizao da tarefas dirias;
o saber ouvir;
a sehsibilidade para dividir tarefas de forma eqitativa ehtre
os colegas de trabalho.
No cumprimento de tarefas, devemos atentar para o seguinte:
diviso do trabalho ehtre os pares de forma eqitativa;
ouvir os pares has suas dvidas em relao ao servio as
eles atribudos;
cohferir os servios realizados;
ho cohcordar com a sada de documehtos da secretaria
sem acompanhamento;
cohferir escriturao produzida ha secretaria escolar com a
finalidade de evitar assinatura e expedio de documentos
com erro.
Faa uma reflexo sobre a seguinte afirmao e
comente-a: s vezes, muito complicado estabele-
cer uma boa interao interpessoal, visto que nem todas
as pessoas do meu local de trabalho respeitam a discri-
o e assumem suas responsabilidades.
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tica profissional
Quando assumimos uma funo social em uma instituio
pblica ou privada, devemos atentar para questes ticas.
preciso saber o que tica e como podemos ter uma postura
tica. Contudo, complexo definir essa palavra que tem tan-
tos significados para ns. Para que possamos refletir sobre
tica, vamos ler o texto a seguir.
A tica Hoje
Conforme a frase de Kant: age de maneira que possas querer que o motivo que
te levou a agir se torne uma lei universal, temos como centro a conscincia moral
e, portanto, a responsabilidade moral da pessoa. Assim, o dever tico apela para o
pessoal, individual, mesmo que no se viva sozinho no mundo. O filsofo Theodor
Adorno (1903-1969) diz que a tica est reduzida a algo individual, privativo.
O filsofo Hegel defendia que a liberdade acontece eticamente dentro das ins-
tituies histricas e sociais, como na famlia, na sociedade civil e no Estado.
Ele afirmava que o Estado a realidade efetiva da idia tica.
Hoje, vemos que os grandes problemas ticos esto ao redor da famlia, da so-
ciedade civil e do Estado. Ento, ao vermos uma tica concreta, no podemos
deixar de lado essas estruturas em que estamos inseridos.
A humanidade no sculo XX sentiu-se abalada em duas ocasies. Podemos
afirmar que foram episdios devastadores os de 1914-1918, a 1a Guerra Mun-
dial, e de 1939-1945, a 2a Guerra Mundial. Esses acontecimentos atingiram
todos os aspectos da vida e da cultura mundial. Tivemos um repensar sobre
sociedade, poltica, costumes, crenas, saber, cincia. Algumas anlises, diag-
nsticos e previses colocavam a humanidade numa responsabilidade tica
otimista, e outras mostravam um fim fatal.
Na dcada de 1980, temos o incio da chamada idade da tica. Nas lingua-
gens religiosas, nas filosofias, nas polticas, nas cincias humanas em geral,
os temas ticos passam a ser privilegiados, e a exigncia tica no comporta-
mento do homem desencadeia uma nova maneira de ser na sociedade.
Na dcada de 90 pudemos perceber que a crise maior da humanidade aconte-
ceu no terreno das razes de viver e nos fins que do sentido ao viver. Estamos
hoje numa crtica tica, anunciadas no presente, mas que ser do futuro. Ela
no a crise do Ter mais, a crise do Ser. a busca entre sentido e no-sen-
tido. Aqui se localiza a crise onde se desenrolam os temas ticos, tanto na
linguagem quanto nas preocupaes do mundo ocidental.
Voltando ao lugar dos acontecimentos dos grandes problemas ticos de hoje a
famlia, sociedade civil e Estado , deparamo-nos com uma tica concreta. En-
to, cabe investigar e refletir sobre essas questes e outras como as seguintes.
O que tica no relacionamento familiar?
Quem dita os direitos e deveres dos pais e filhos? A autoridade dos pais vem
de onde? Que tipo de educao deve ser dada aos filhos? Quem d as ordens
da casa so os pais ou os filhos? Quem pode querer impor a sua vontade, os
pais ou os filhos? O amor um sentimento livre? Qual o sentido de fidelidade
que temos hoje? O que dizer hoje da promessa do sim, at que a morte nos
separe? Qual deve ser a nova tica nas formas de relacionamento heterosse-
xual? Como fundamentar as diferentes escolhas de vida, desde a vida celiba-
tria at a homossexual?
O que tica no relacionamento da sociedade civil?
Numa sociedade excludente, como falar de tica onde a propriedade um
privilgio de poucos? E o que dizer quando o desemprego alto e baixa a
perspectiva de salrio justo? E quanto s formas de explorao da mo-de-
obra num sistema capitalista? Numa sociedade civil, composta de analfabetos
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(nas letras e na poltica), falar de tica sempre pensar em revolucionar toda
uma situao atual?
Ouvimos dizer que precisamos ter em nosso pas uma reforma do Estado (que
seria reforma poltica, fiscal, estrutural...). O discurso longo e duradouro, pois
parece que no h interesse que isso venha a acontecer. De outro lado, vemos
que no haver reforma do Estado se no houver uma reforma tica sobre a
idia do bem comum, do bem pblico o que de todos e de ningum , da
propriedade particular que hoje nas doutrinas ticas vista como uma forma
de extenso da personalidade humana, do seu povo, de sua segurana pesso-
al e, acima de tudo, da autoconfiana sobre o mundo em transformao.
O que tica no relacionamento com o Estado?
Temos aqui problemas ticos complexos. Somente h liberdade do indivduo
quando se respeita a liberdade do cidado em um Estado livre e direito. Por-
tanto, o respeito e a tica adquirida por meio de leis, como a Constituio, os
Direitos Humanos, a definio e diviso dos poderes para evitar abusos, com
prtica de eleies peridicas. Ningum livre numa ditadura. O questiona-
mento sobre a funo do Estado est entre as alternativas:
- os Estados existem de fato com o intuito de buscar um interesse comum e
universal, deixando interesses de classes ou de pequenos grupos;
ou
- os Estados so aparelhos conquistados por grupos ou classes para fazer uso
como instrumento de hegemonia, para dominao e explorao.
Inquieta-nos muito em nossa conscincia moral toda forma de poltica dita-
torial, totalitria e autoritria. Quem gosta de ser submetido a uma forma de
incapacidade de escolha, de ao, de questionamento e mudana? O que est
sustentando hoje as relaes internacionais?
O que dizer do problema moderno que enfrentamos e do qual estamos viven-
do que a massificao? Essa massificao acontece nas relaes de traba-
lho, na vida social e familiar. As pessoas vo sendo colocadas cada vez mais
na funo de simplesmente aceitar as coisas, de serem indiferentes aos fatos,
perdendo a arte de falar e de expressar-se, perdendo, por isso, a voz e a vez.
Filsofos do nosso tempo falam da despolitizao das massas, do desapareci-
mento ou dominao do espao pblico.
(WONSOVICZ, Silvio. Aprendendo a viver juntos: investigando a tica. 9. ed.
Florianpolis: Sophos, 2005. p. 79-82.)
Agora que voc leu o texto sobre tica e tirou
suas prprias concluses do que seja isso, discuta com
colega(s) a respeito do tema. Depois, escreva sobre o
que ser tico para voc.
Para voc relembrar o que tica, retiramos do mesmo
livro do texto A tica Hoje (p. 15) a seguinte definio.
tica: vem da lngua grega, ethos, significando
modo de ser, a forma usada pela pessoa para organizar
sua vida em sociedade. o processo feito pela pessoa
de transformar em normas/regras prticas os valores
surgidos no grupo e na cultura em que vive.
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Vale enfatizar que no Mdulo 1 do Profuncionrio, esse assun-
to discutido. Contudo, refletir sobre ele nunca demais.
Como ser tico sempre pode ser um ato de educar?
Reflita sobre esse enunciado e d seu ponto de vista.
Princpios ticos profissionais
No nosso objetivo dar receita de princpios ticos de um
profissional. Contudo, sempre bom revisar tais princpios:
respeito profisso;
mahter sigilo profissiohal, zelahdo de assuhtos admihistrati-
vos e que dizem respeito direo, a coordenadores, a pro-
fessores, aos alunos, isto , a todas as pessoas envolvidas
no processo educativo;
ser firme e verdadeiro em seu discurso e ha cohduta profis-
sional, para que possa gozar da confiana das pessoas;
cumprir suas obrigaes de forma hohrada e correta;
cumprir horrio e realizar com eficihcia e pohtualidade as
tarefas que lhe forem confiadas;
recohhecer suas limitaes e tehtar desehvolver habilidades
que lhe possibilitem desempenhar bem suas tarefas;
zelar pelo patrimhio da ihstituio ohde atua;
zelar pelas hormas e procedimehtos ihstituciohais;
evitar omisses, heglighcias e atos irrespohsveis que pre-
judiquem a instituio e as pessoas.
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Nas nossas aulas, estamos falando de linguagem, interao,
documentos, modo de arquiv-los e, tambm, de alguns pa-
pis sociais que so to importantes para o funcionamento da
escola. Pois, como j dissemos, a escola constitui uma institui-
o e precisa da atuao de pessoas para existir. Ento, neste
contexto, falaremos de quem trabalha como encarregado(a)
administrativo(a) e secretrio(a) escolar. Contudo, o que fala-
mos aqui serve para muitos(as) servidores(as) da escola. Por-
tanto, o objetivo desta unidade identificar a contribuio de
servidores(as) administrativos(as).
A escola uma instituio social que tem por finalidade oferecer
a educao formal, isto , uma educao que est organizada na
forma de currculo, disciplinas de diferentes reas do conhecimen-
to, metodologias, que envolvem trabalho pedaggico e tambm
outros servios, que so realizados por muitos servidores.
Normalmente, a direo de uma escola composta por cinco pa-
pis sociais: diretor(a), vice-diretor(a), assistente pedaggico(a),
assistente administrativo(a) (encarregado ou encarregada) e
secretrio(a) escolar (chefe de secretaria). Vejamos que no so
apenas cargos, mas essas pessoas, ao assumirem suas funes
na escola, esto assumindo tambm seu papel social de edu-
cador, pois esto lidando com pessoas que esto em processo
de formao. Aqui, como j dissemos, vamos falar apenas de
alguns desses papis sociais.
Encarregado(a) administrativo(a)
Esse papel social faz parte do quadro de servidores(as) de car-
go de confiana. Na ausncia do diretor(a) ou vice-diretor(a),
o(a) encarregado(a) administrativo(a) que assume a direo,
temporariamente, da escola, visto que assessora a direo. A
pessoa que assume tal papel tem em sua rotina cuidar dos ser-
vios referentes ao quadro de pessoal da escola.
Assim, algumas atribuies desse papel social so: fazer o con-
trole de freqncia, atestado mdico, abonos, licena-gestante
e outras licenas; fazer o controle do percentual de professores
que tm direito a tirar a licena-prmio; fazer o controle de gra-
tificao dos professores, etc.
E, aihda, cuidar do patrimhio da escola, registrahdo, em livro
prprio, quando ocorrer dano a ele ou roubo de algum bem.
Tambm a essa pessoa cabe tomar as providncias para que o
fato seja registrado pela polcia.
Para falar de papis sociais
e de escriturao escolar,
tomamos como base a
estrutura administrativa
de escolas pblicas do
Distrito Federal. Isso no
significa que todas as
escolas pblicas do Brasl
tenham essa mesma
estrutura administrativa,
mas essa referncia nos
auxilia para um trabalho
mais linear. Portanto, cabe
a voc comparar nossa
exposio e tirar proveito,
ao mximo, do que for
nescessrio para sua
formao. Lembre-se de
que aprendemos o tempo
todo, pois precisamos
de solues para os
problemas que surgem no
trabalho.
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Alm dessas atribuies, tambm responsvel em vistoriar
o funcionamento fsico da escola com o objetivo de averiguar
se tudo est em ordem, se no est faltando gua, energia
eltrica, etc.
Se no h quem cuide do pessoal e da estrutura fsica da es-
cola, com certeza no haver como oferecer uma educao
satisfatria aos(s) alunos(as), pois como sabemos neces-
srio um conjunto em funcionamento, mas por trs disso h
sempre o exerccio de um papel social.
Entreviste um(a) encarregado(a) administrativo(a)
e pea a ele(a) que fale sobre suas atribuies sociais
na escola e depois discuta em grupo a importncia do
trabalho dessa pessoa para a escola.
Seria interessante perguntar a este profissional quais
so os gneros (documentos) que ele/a utiliza em seu
trabalho.
Papel do(a) secretrio(a) e seus(suas) auxiliares
O que o(a) secretrio(a) e seus auxiliares fazem na escola
uma forma peculiar de educar, em que cada um(a) contribui
com seus conhecimentos e seus servios especficos. Vale
ressaltar que algumas atribuies so restritas a esse profis-
sional, como as que se seguem:
assessorar o(a) diretor(a) da escola em servios tchicos, re-
lacionados secretaria;
idehtificar a documehtao de toda a escola;
plahejar, coordehar, cohtrolar e supervisiohar as atividades
da secretaria;
cuidar da vida escolar do aluho;
prestar atehdimehto e ihformaes a pais e aluhos sobre as-
suntos pertinentes ao interesse dessas pessoas, observando
o aspecto sigiloso da informao;
mahter atualizados todos os livros da secretaria;
participar de reuhies;
orgahizar e atualizar arquivos, coletheas de Leis, regula-
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mentos e outras normas relacionadas escola;
elaborar redao pertihehte escola e digitar (ou datilogra-
far), quando necessrio;
ihstituir e ehcamihhar processos relaciohados secretaria;
oriehtar professores(as) quahto ao preehchimehto do dirio
de classe;
acompahhar lahamehtos de mehes, cohceitos ou hotas,
dias letivos e freqncia;
supervisiohar ehtrada e sada de documehtos;
assihar documehtos da secretaria;
realizar outras atividades pertihehtes secretaria;
Cabe, aihda, especificar as atribuies de seus(suas) auxiliares.
Comente sobre a importncia dos trabalhos desen-
volvidos na secretaria escolar para o funcionamento da
escola.
Especificaes que devem ser observadas
H trabalhos que so especficos da secretaria escolar que de-
vem ser observados, tais como:
1 abertura e encerramento do ano ou semestre eletivo;
2 expedio de registro de diplomas e certificados;
3 matrculas de alunos(as) por srie, turma, turno e nvel de
ensino;
4 incinerao de documentos escolares;
5 levantamento de informao para o censo escolar;
6 organizao de documentos para nomeao e exonerao do
diretor(a), vice-diretor(a) e secretrio(a);
freqhcia de aluhos(as) s aulas;
recebimehto e expedio de trahsferhcias de
alunos(as);
trahcamehto de matrcula e desisthcia;
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cohtrole de aluhos(os) aprovados, reprovados,
em recuperao e em dependncia;
dispehsa de educao fsica;
resultados de avaliao parcial, bimestral, semes-
tral, final e, tambm, recuperao de estudos;
aproveitamehto, adaptao, equivalhcia de es-
tudos e promoo excepcional de estudos.
Como percebemos, so muitas as atribuies das pessoas que
lidam com os servios da secretaria escolar, algumas so es-
pecficas ao() secretrio(a), como por exemplo: assinar docu-
mentos e registro de nomeao e exonerao do(a) diretor(a).
O trabalho dessas pessoas essencial para o funcionamento
da escola, pois por suas mos passam documentos que as-
seguram, em qualquer poca, a verificao da identidade de
cada aluno(a) e o seu panorama de estudo.
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Cada instituio pblica ou privada, prestadora de servios
especficos, possui documentos que marcam as atividades
que so realizadas nesse determinado contexto. A esses do-
cumentos chamamos de gneros textuais administrativos,
burocrticos ou institucionais. Veja um exemplo: geralmente,
em um banco, os gneros textuais peculiares a seus servios
so cheques, formulrios bancrios com diferentes finalida-
des, contratos financeiros, principalmente procedimentos re-
alizados por meio eletrhico, etc. Muitas ihstituies admihis-
trativas produzem gneros comuns, como: cartas comerciais,
atas, memorandos, ofcios, contratos, etc. Mas, o que muda
em seus textos o assunto, a finalidade, que expede e que
recebe. Partindo dessa primeira exposio, o objetivo desta
unidade explicar os gneros textuais administrativos da es-
cola e seus usos.
A escola tambm possui seus gneros textuais especficos. O
professor, por exemplo, trabalha com o livro didtico, textos,
dirio de classe, etc.
A secretaria tambm possui seus gneros textuais peculiares,
isto , o conjunto de textos com configuraes especficas,
que pertencem a um contexto especfico e que serve a uma
esfera social, que a comunidade da escola. Portanto, ofcio,
requerimento, ata, ficha, certificado, histrico escolar, declara-
o, memorando, cadastro de professores(as), dirio de classe
so, por exemplo, gneros textuais da secretaria escolar, pois
tm configuraes e finalidades especficas e servem, princi-
palmente, para estabelecer a comunicao entre as pessoas.
Quando o(a) aluno(a) recebe seu histrico escolar pode ler a
sntese de toda a sua trajetria de estudos, pesquisa, resolu-
o de questes, interao com professores(as), colegas e
direo, etc. Isso significa que o histrico escolar um gnero
textual da linguagem escrita, que tem uma finalidade social: a
histria escolar de uma pessoa que passou pelo ensino funda-
mental e/ou mdio.
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Gneros Textuais
Cada texto bem sucedido cria para seus leitores um fato social. Os fatos sociais
consistem em aes sociais significativas realizadas pela linguagem, ou atos de
fala. Esses atos so realizados atravs de formas textuais padronizadas, tpicas e,
portanto, inteligveis, ou gneros, que esto relacionadas a outros textos e gne-
ros que ocorrem em circunstncias relacionadas. Juntos, os vrios tipos de textos
se acomodam em conjuntos de gneros dentro de sistemas de gneros, os quais
fazem parte dos sistemas de atividades humanas.
(BAZERMAN, Charles. Gneros textuais, tipificao e interao. So Paulo: Cortez, 2005. p.
22.)
Faa um levantamento dos documentos com os
quais a secretaria escolar lida, no que se refere ao alu-
no.
Gneros da secretaria escolar
Neste longo tpico, identificaremos gneros textuais escritos que
so utilizados na escola e que tambm os chamamos de escritura-
o escolar. Veja que cada gnero tem uma finalidade social.
Ata de abertura de ano letivo
Tem como finalidade registrar a abertura do ano letivo que
um fato relevante histria da escola e da educao.
ATA DE ABERTURA DO ANO LETIVO DE 2006
Aos vinte e sete dias do ms de fevereiro do ano de dois mil e seis, de acordo
com o Calendrio Escolar, aprovado pelo Parecer n. seis, de vinte e um de
agosto do ano de dois mil, que determina a oferta de duzentos dias letivos
para o corrente ano, iniciou-se as atividades do ano letivo de dois mil e seis,
com adoo da(s) grade(s) curriculare(s) aprovada(s) pelo Parecer n. oito, do
ano de dois mil. A instituio de ensino funcionar no corrente ano letivo no
Ensino Fundamental Segunda Fase, de quinta a oitava srie. Nada mais tendo
a relatar, eu, Maria da Glria Campos Peixoto, Secretria, lavrei a presente ata,
que ser assinada por mim e pelo Diretor desta instituio de ensino.
So Pedro, 28 de fevereiro de 2006.
Joo Ribeiro Costa Maria Campos Peixoto
Diretor Secretria
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Ata de encerramento de ano letivo
Segue o mesmo padro da anterior, mas com outra finalida-
de: registrar o encerramento do ano letivo. Vale ressaltar que
pode se relatar, na forma de ata, o que foi modificado durante
o ano letivo referente turma, aluno e outros tpicos.
ATA ENCERRAMENTO DO ANO LETIVO DE 2006
Aos vinte dias do ms de dezembro do ano de dois mil e seis, de acordo com
o estabelecido no Calendrio Escolar, aprovado pelo Parecer n. seis, de vinte e
um de agosto do ano de dois mil, que determina a oferta de duzentos dias leti-
vos para o corrente ano, encerrou-se o ano letivo de dois mil e seis, aps terem
sido cumpridos duzentos dias letivos e executadas a(s) grade(s) curriculare(s)
aprovada(s) pelo Parecer n. oito, do ano de dois mil. A instituio de ensino
funcionou nos turnos vespertino e matutino. Com oferta de Ensino Fundamen-
tal Segunda Fase, de quinta a oitava srie. Sendo quinta e sexta srie no per-
odo matutino e stima e oitava srie, no perodo vespertino. Nada mais tendo
a relatar, eu, Maria da Glria Campos Peixoto, Secretria, lavrei a presente ata,
que ser assinada por mim e pelo Diretor desta instituio de ensino.
So Pedro, 28 de fevereiro de 2006.
Joo Ribeiro Costa Maria Campos Peixoto
Diretor Secretria
Observamos que datas e nmeros de documentos so
escritos por extenso, nesse tipo de documento.
Termo de abertura e encerramento do instrumento (livro) de
registro de investiduras e exoneraes
TERMO DE ABERTURA
Este livro contm 240 pginas, numeradas e rubricadas por mim, destinando-
se ao registro de investidura e exonerao de Diretores, Vice-diretores e
Secretrios Escolares.
Estabelecimento de Ensino
Local e Data
Assinatura do(a) Diretor(a)
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TERMO DE ENCERRAMENTO
Nesta data, esgotamos todas as suas folhas, declaramos encerrado o
presente livro de Registro de Investidura e Exonerao.
Local e Data
Assinatura do(a) Diretor(a)
Termo de investidura do diretor(a), vice-diretor(a) e
secretrio(a)
A autoridade responsvel pela posse definida no Regimento
Escolar da Instituio de Ensino.
TERMO DE INVESTIDURA DO DIRETOR
Aos doze dias do ms de fevereiro do ano de dois mil e seis, a Senhora Jlia
Cardoso de Lima, natural de Braslia/DF, Registro Profissional n. 432 758, Carteira
de Identidade n. 145 567 SSP/DF, 27 de abril de 1985, assume a funo de
Diretora do Centro de Ensino Fundamental Ansio Teixeira, para qual foi nomeada,
por meio do Ato de Nomeao n. 8, de 26 de janeiro de 2006, publicado no D.O.U
n. 0056, de 17 de janeiro de 2006.
Braslia/DF, 12 de fevereiro de 2006.
Carimbo e assinatura Carimbo e assinatura do(a)
Da autoridade competente empossado(a).
Termo de exonerao do diretor(a), vice-diretor(a) e
secretrio(a)
TERMO DE EXONERAO DO VICE-DIRETOR
Aos vinte e dois dias do ms de novembro de dois mil e cinco, foi exonerado
da funo de Vice-Diretor do Centro de Ensino Mdio Padre Anchieta, o Senhor
Jos Ahthio Dias Castro, por meio do Ato h. 46, de 18 de hovembro de 2005,
publicado no D.O.U n. 98, de 16 de novembro de 2005.
Braslia/DF, 23 de novembro de 2005.
Carimbo e assinatura Carimbo e assinatura do(a)
Da autoridade competente exonerado(a).
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Documentos pertinentes ao aluno
Nesta parte, descrevemos procedimentos de processo de in-
gresso e permanncia do aluno na escola.
Procedimento de realizao de matrcula nova
So vrios os procedimentos para a efetuao de matrcula
nova, que dependem de fatos ocorridos na secretaria escolar.
Primeiro, aps a renovao de matrcula de alunos que j es-
to na escola, matrcula interna, verifica-se o nmero de vagas
remanescentes, isto , disponveis. Essas vagas so divulga-
das pela secretria por meio de cartazes, de telefone, ou de
interao face a face. No Calendrio Escolar est estabelecido
perodo para matrcula que deve ser obedecido.
No perodo de matrcula, os interessados s vagas na escola
so atendidos, para esclarecimentos do procedimento de ma-
trcula. Os documentos apresentados por esses interessados
so examinados. Quando h casos de equivalncia, adapta-
o e aproveitamentos de estudos, a pessoa interessada em
efetuar a matrcula encaminhada direo.
Perfil da(a) aluno(a) para efetuao de matrcula nova
Ser ihiciahte ho processo de educao formal, ho ter estu-
dado anteriormente em nenhum estabelecimento de ensi-
no.
Ter sido matriculado ho aho ahterior, mas que ho rehovou
sua matrcula.
Ter sido trahsferido de uma escola para outra do mesmo sis-
tema de ensino ou de outro Estado da Federao, ou, ainda,
de outro pas.
No ter documehtao que comprove escolaridade ahterior.
Procedimentos de matrcula
Para efetuar a matrcula das pessoas que esto com os docu-
mentos organizados os procedimentos so:
preehcher formulrio de solicitao de matrcula ou similar
em uma via, com os dados fornecidos por quem est interes-
sando em efetuar a matrcula. Esse interessado deve assinar
o formulrio;
O(a) aluno(a) menor de idade no pode assinar o
formulrio de matrcula.
solicitar e idehtificar fotografias do(a) aluho(a), escrevehdo o
nome e a srie no verso;
grampear as fotos ha solicitao de matrcula, similar, decla-
rao provisria para matrcula ou histrico escolar e ficha
individual;
compor a pasta ihdividual do(a) aluho(a) com os documeh-
tos relacionados acima.
freqente pais ou responsveis ou outras pessoas tentarem
fazer matrcula na escola, sem ter a documentao necessria
para isso. Quando ocorrer essa situao, voc deve recorrer
s leis federais, estaduais ou municipais do Conselho de Edu-
cao ou Cmara de Educao Bsica ou buscar conversar
com pessoas mais experientes no trabalho de secretaria, para
saber como agir nesses casos.
Renovao de matrcula
Todo ano ou semestre realizada a renovao de matrcula
dos alunos que j esto na escola, pois todo aluno matricula-
do no ano anterior tem direito a essa renovao. A instituio
de ensino tem o dever de assegurar as vagas dos alunos que
esto em atividade de recuperao.
Para a realizao da renovao de matrcula, alguns procedi-
mentos devem ser organizados pelo secretrio escolar e sua
equipe, que so:
divulgar ha comuhidade escolar, com ahtecedhcia, ihforma-
es sobre perodo e normas para a renovao de matrcula
e pedido de transferncia;
compor as hovas turmas depois do ehcerramehto do pero-
do de matrcula, preparando as listas de matrcula por srie,
modalidade, turma e turno;
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exigir declarao, em formulrio prprio, do(a) pai (me) ou
do(a) aluno(a), ou do responsvel para efetuar a renovao
de matrcula, caso o(a) aluno(a) seja menor de idade;
aps a rehovao, fazer levahtamehto do hmero de vagas
disponveis para matrcula nova.
Transferncia de aluno
Consiste na transferncia do(a) aluno(a) de uma instituio de
ensino para outra, de um curso para outro, de uma habilitao
para outra, de um Estado para outro, de um pas para outro,
conforme sua solicitao, caso seja maior de idade, ou do pai,
me ou responsvel, caso seja menor de idade.
Para a realizao da transferncia, a secretaria escolar recebe a
solicitao do(a) interessado(a) e procede a preparao do his-
trico escolar que o principal documento desse processo. A
transferncia do(a) aluno(a) pode ocorrer em dois momentos:
Durahte o aho letivo: providehciam-se o histrico escolar,
datado e assinado pelo(a) diretor(a) e pelo(a) secretrio(a)
escolar, e a ficha individual do(a) aluno(a), ambos com cpia.
Entregamos ao solicitante responsvel o original do histrico
escolar e a ficha individual. Pea o recibo do interessado nas
cpias desses documentos. Essas cpias sero arquivadas
na pasta individual do(a) aluno(a) que ser remanejada para o
arquivo permanente. Deve-se registrar a transferncia do(a)
aluno(a) no dirio de classe e avisar aos(s) professores(as)
da turma sobre o ocorrido.
Fihal do aho letivo: quahdo a trahsferhcia ocorre hesse pe-
rodo, providenciamos histrico escolar com cpia, lanado
no campo pertinente todas as informaes necessrias da
vida escolar do aluno, como: dispensa de educao fsica,
etc. Quanto a recibo e arquivamento, o procedimento simi-
lar ao tpico anterior (transferncia durante o ano letivo).
O recibo consta de data da entrega do documentos
de transferncia e assinatura de quem recebeu. Observe
os termos:
Recebido em 12/07/2006.
Por Maria Tereza de Souza Arajo.
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Adaptao de estudos
Consiste no procedimento pedaggico com o objetivo de
complementar carga horria, contedos ou componentes cur-
riculares inexistentes ou insuficientes ao currculo do curso
pretendido.
Diante desse caso, para a efetivao de matrcula, necessrio
analisar previamente o histrico escolar do aluno, com a finali-
dade de constatar a regularidade e autenticidade desse docu-
mento. Depois desse procedimento, a documentao deve ser
encaminhada aos responsveis para anlise do caso de adapta-
o e aproveitamento de estudos, com o objetivo de definir um
e/ou mais componente(s) curricular(es) necessrio(s) adapta-
o. Aps esse procedimento, registramos a adaptao a ser
cumprida na ficha de solicitao de matrcula ou em outros g-
neros, conforme o caso. E, ainda, registramos o resultado final
da adaptao em ata, na ficha individual e, em caso de transfe-
rncia, tambm no histrico escolar.
Aproveitamento de estudos
Consiste em um recurso pedaggico que possibilita institui-
o de ensino creditar estudos, que contemplem o(a) aluno(a),
de mesmo ou equivalente valor formativo, realizados com
aproveitamento em outro curso ou em outro contexto, com
objetivo de continuidade de estudo.
No exame e deciso acerca do aproveitamento da(s)
disciplina(s), so observados: seu valor formativo; contedo
programtico; carga horria; atendimento especial ao aluno
para recuperao de estudos.
Esse recurso pedaggico pode ser efetivado conforme resul-
tado da anlise de documentao apresentada, testes, entre-
vistas, etc.
O desenvolvimento desse procedimento segue o roteiro que
consiste em: receber a documentao do(a) aluno(a) e exami-
n-la detalhadamente para a comprovao de sua regularida-
de e autenticidade. Depois, a documentao deve ser encami-
nhada aos responsveis, professores(as) especficos(as), para
anlise e escolha dos casos que merecem aproveitamento de
estudos. Por fim, registramos na ficha individual do(a) aluno(a),
em ata e no histrico escolar a carga horria e o resultado do
aproveitamento de estudo.
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ATA DE APROVEITAMENTO DE ESTUDOS
Aos cinco dias do ms de junho de dois mil e seis foi concedido aproveitamento
de estudos ao aluno Alusio de Moura Arajo, da 7a srie da Educao de
Jovens e Adultos, no componente curricular Histria, de acordo com o
Regimento Escolar. E, para constar, eu, Ansia Maria Guimares do Prado,
Secretria desta Instituio de Ensino, lavrei a presente ata, assinada por mim,
pela Diretora Carmem Lcia Sales e pelas professoras Ana Maria Cardoso e
Rute Arajo da Silva.
Assinaturas:
Diretor Secretria
Professoras
Equivalncia de estudos
o nome que atribumos ao procedimento de equivalncia
entre os estudos realizados no exterior e a estrutura de educa-
o do Brasil. Esse processo tambm pode ocorrer no mesmo
pas. Para montar esse processo so necessrios os seguintes
documentos: histrico escolar, currculo, boletim, certificado
ou gnero similar com o visto do consulado expedido pela
Embaixada do Brasil no pas de origem ou pelo Itamaraty.
Os documentos relacionados devem ser apresentados em
traduo oficial feita por tradutor juramentado ou por institui-
es legitimadas: escola de lnguas, embaixadas, repartio
pblica, etc.
Caso o(a) aluno(a) tenha estudado no Brasil, os documentos
necessrios para abertura de processo so: histrico escolar
e/ou ficha individual da(s) srie(s) cursada(s).
Depois de recebidos esses documentos do solicitante ma-
trcula, o(a) secretrio(a) ir examin-los e posteriormente ir
encaminh-los direo para tomar as providncias cabveis.
Portanto, de competncia da direo considerar a equiva-
lncia do diferente nvel ou srie(s), faixa etria do(a) aluno(a)
e abordagem pedaggica para indicar a srie a ser cursada
pelo(a) discente.
Mediante a esse procedimento, a matrcula ser efetivada pela
comisso, registrando-se, na ficha de matrcula, as adaptaes
a serem realizadas. Por fim, as cpias autenticadas da docu-
mentao escolar sero arquivadas na pasta do(a) aluno(a).
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Promoo do(a) aluno(a)
Percebendo que o(a) aluno(a) demonstra habilidades e conhe-
cimentos alm da srie que est cursando, o(a) professor(a)
pode encaminh-lo, conforme o parecer do conselho de clas-
se ou comisso de professores(as), realizao de avaliao
de todo o contedo de todos os componentes curriculares
da srie em andamento, com a finalidade de comprovar estar
o(a) aluno(a) apto a cursar a srie seguinte. Esse procedimento
pedaggico consiste na Promoo do(a) Aluno(a), que pode
ocorrer em qualquer poca do ano letivo, de acordo com os
seguintes procedimentos:
registramos, ho livro de Atas de exames e processos espe-
ciais de avaliao, o resultado do processo de promoo
do(a) aluno(a);
registramos, ha ficha ihdividual do(a) aluho(a), os resultados
obtidos na avaliao: nota ou meno/conceito final, resulta-
do final: aprovado e, ainda, os dias letivos e/ou carga horria
correspondente;
registramos, ha ficha ihdividual da srie ahterior, hotas ou
menes/conceitos obtidos na avaliao e, tambm, os dias
letivos decorridos at a data da promoo do(a) aluno(a);
registramos, ha ficha ihdividual da hova srie, os dias letivos
restantes;
o perodo em que o(a) aluho(a) estava freqehtahdo a srie
anterior no deve se contado como falta na nova srie;
observamos que a soma dos dias letivos decorridos, ha s-
rie anterior, mais os dias letivos constantes, na nova srie,
resultem no total de 180 ou 200 dias letivos, se for o caso;
observamos, aihda, que a promoo do(a) aluho(a) deve
constar nos dirios de classe das duas sries e no histrico
escolar do aluno, por motivo de transferncia.
Exemplo de observao que deve constar no
dirio de classe e no histrico escolar, por motivo de
transferncia:
A aluna Maria Lcia da Silva Luz foi promovida, em 20 de
junho de 2006, para a 4
a
srie do ensino fundamental,
conforme Parecer n. X, do Conselho de Classe.
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ATA DE PROMOO DO(A) ALUNO(A)
Aos quatro dias do ms da abril de dois mil e seis, registra-se que a aluna
Ana Luiza Moraes e Silva, conforme rezam o Pargrafo nico do artigo X da
Resoluo n. Y e o Regimento Escolar desta Instituio de Ensino, aprovado
pela Comisso Escolar, freqentou a segunda srie, do ensino fundamental,
at esta data, cumprindo o total de 120 dias letivos, tendo sido submetida
avaliao em todos os componentes curriculares da citada srie e obteve
os seguintes resultados: Lngua Portuguesa 10; Matemtica 9.7; Cincias 10;
Geografia, 9.8; Artes 9.6 e Histria 10, portando com resultado final Aprovada.
Para constar, eu, Maria de Jesus Gomes Lima, Secretria desta Instituio de
Ensino, lavrei a presente ata que est por mim assinada, pelo Diretor, Luis
Cludio Dias, pelos Professores da aluna: Lidia Brito, Srgio Nascimento e
Maria Cndida Nogueira e pelos membros do Conselho de Classe: Luis Cludio
Dias, Vera Lcia Cardoso e Lidia Brito.
4 de abril de 2006.
Assinaturas:
Diretor Secretria
Professores
Conselho de Classe
Dispensa de educao fsica
A dispensa da educao fsica amparada pela Lei n. 7.692/1988
e para se beneficiar dessa dispensa, necessrio o aluno se
enquadrar em uma das seguintes condies:
ter mais de trihta ahos;
ter filho(s);
comprovar exercer atividade profissiohal em jorhada igual
ou superior a seis horas;
estar cursahdo ps-graduao;
estar prestahdo servio militar ihicial ou comprovar realizar ati-
vidade esportiva obrigatria na instituio militar que serve;
ser amparado pela Lei h. 1.044/1969;
ser amparado pela Lei h. 7.692/1988.
Depois que o(a) aluno(a) estiver ciente que pode ser dispensa-
do da educao fsica, pode entrar em ao a secretaria esco-
lar com procedimentos especficos, que so:
Vejamos o que dispe as
seguintes Leis:
Decreto-lei n. 1.044, 21 de
outubro de 1969.
Dispe sobre tratamento
excepcional para os alunos
portadores das afeces
que indica.
Havia dvida a respeito da
validade do Decreto-lei n.
1.044/1969, pois teria sido
revogado tacitamente pela
Lei n. 9.394/1996. Contudo,
o inciso IV, 3o, do art. 26
da Lei n. 9.394/1996 (LDB),
com a redao dada pela
Lei n. 10.793/2003, todavia,
revitaliza o citado decreto-lei.
Pargrafo nico. Os
cursos noturnos podem
ser dispensados da prtica
de educao fsica. (ver
Decreto-Lei n. 705/1969
e Leis n. 6.503/1977 e n.
7.692/1988)
Informao transcrita
do site: (www.
consumidorbrail.com.br/
consumirdorbrasil/textos/
legistao/l9394.htm)
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oriehtar o(a) aluho(a) a requerer a dispehsa da educao fsica;
comuhicar ao() professor(a) respohsvel pela prtica a data
que foi concedida a dispensa do(a) aluno(a);
registrar a dispehsa do(a) aluho(a) da educao fsica, coh-
forme amparo legal, na ficha individual, no histrico escolar,
diploma e certificado, quando esses trs ltimos documen-
tos forem expedidos.
Dirio de classe
No contexto do trabalho pedaggico,
o(a) professor(a) conta com um com-
panheiro que adorado por uns e
odiado por outros, mas que ne-
cessrio para padronizar o controle
de prticas doscentes, principalmen-
te na educao bsica. O dirio de classe tem
a funo global de mostrar a situao pedaggica de cada
aluno(a) de uma determinada srie, turma, disciplina. inte-
ressante notar que quando o(a) aluno(a) pergunta: quantas
faltas eu tenho, professor(a)? E professor(a) diz 4 ou 5 . Muitas
vezes, o(a) aluno(a) justifica o motivo de sua ausncia, relatan-
do fatos que o impediram de comparecer aula.
Por trs do dirio de classe tem muita histria das pessoas que
esto com seus nomes em uma lista por ordem alfabtica. Con-
tudo, tambm um dos gneros burocrticos das instituies de
ensino, que registram e controlam a vida escolar do(a) aluno(a).
No dirio de classe, registram a freqncia, avaliaes, concei-
to/menes, nota final, dias letivos, carga horria da disciplina e
contedo programtico.
O nmero de itens a ser preenchido em um dirio de classe varia
muito, dependendo da instituio de ensino. Algumas institui-
es adotam um dirio mais simples com poucos itens, outras,
um pouco mais complexo, com muitos itens a serem preenchi-
dos, o que s vezes toma muito tempo do(a) professor(a).
Por outro lado, poucas instituies esto adotando sistemas in-
formatizados para o controle de freqncia dos(as) alunos(as).
Contudo, o dirio de classe um documento importantssimo
para a escola e cabe ao() diretor(a) orientar o() secretrio(a)
escolar e aos(s) professores(as) na preparao e forma de uso
desse documento.
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Portanto, no podemos definir um modelo de dirio de classe
universal, que sirva para todas as escolas.
A escriturao escolar est tipificada no padro de muitos do-
cumentos escolares. Cada documento tem um padro espe-
cfico de escriturao, funo social e serve a uma pessoa ou
muitas pessoas da instituio educacional.
Os usos desses documentos vo compondo a forma de edu-
car da escola.
Agora que voc estudou bastante, poder ampliar seus co-
nhecimentos realizando a seguinte tarefa:
Sugerimos que voc e um colega acrescen-
tem a este mdulo o(os) tpico(s) que esto faltan-
do, isto , assuntos que no foram tratados ao longo
do mdulo. Para isso, pesquisem em uma escola, com
pessoas que trabalham em funes administrativas. Ve-
jam se no deixamos, por exemplo, de tratar de alguns
gneros textuais administrativos, que so importantes
para escola. Se vocs verificaram isso, registrem o
modelo desse gnero e para que serve.
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FINALIZANDO O MDULO
Ler ouvir a voz do outro. Esperamos que por meio da leitura
e estudo deste mdulo, tenhamos contribudo para sua for-
mao profissional e de educador.
Esperamos que nossa interao no acontea somente neste
contexto, mas em outro, por isso deixamos aqui um meio de
comunicao para que possamos entrar em contato: rosima-
ga@uol.com.br.
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REFERNCIAS
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