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Joo Pessoa PB
agosto de 2009
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Joo Pessoa PB
agosto de 2009
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Prof. Rosivaldo de Lima Lucena
Coordenador do SESA
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Banca Examinadora
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Prof. Ktia Virgnia Ayres
Orientadora
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Prof. Walmir Rufino da Silva
Examinador
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Prof. Roberia Cesar Souto Maior
Examinador
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DEDICATRIA
Dedico esta monografia aos meus pais, Arlindo Alves dos Santos e Maria da
Conceio Trindade dos Santos. No momento em que cheguei a duvidar da
concluso do meu curso, quando pensei em desistir por causa das minhas
atribuies no trabalho, meus pais seguraram a minha mo e me trouxeram de volta
ao caminho certo. Quando eu imaginava impossvel me ausentar do trabalho, meus
pais me afastaram sumariamente da empresa, deram-me frias com tempo
indeterminado para eu me dedicar plenamente aos estudos e concluir o curso. Esta
monografia s tornou-se possvel aps a interveno de vocs. Obrigado por terem
me colocado de volta ao meu caminho. Essa monografia dedicada a vocs.
5
AGRADECIMENTOS
minha orientadora, Professora Ktia Virgnia Ayres, que me indicou os caminhos tericos
para a elaborao desta monografia.
Gostaria de agradecer ao meu irmo Jacob Berzelius Trindade dos Santos. Obrigado por
sempre ter me apoiado em meus projetos. Obrigado por ser to atencioso comigo. Voc
viabilizou a concluso desta monografia. Voc quem proporcionou as condies para eu
elaborar minha monografia. Afinal, s tive a tranqilidade e a paz necessria para me
dedicar aos estudos porque voc foi minha retaguarda na empresa. Voc quem me
substituiu nesse perodo em que me ausentei na empresa para concluir minha monografia.
Assumiu minhas funes. Somou com os seus, os meus problemas. Com certeza, foi muito
difcil para voc. Obrigado por ter sofrido pelos problemas na empresa, que deveriam ser
meus. Obrigado por ter sofrido por mim. Sua contribuio foi fundamental para a concluso
da minha monografia.
Agradeo tambm ao meu irmo Srgio Francisco Trindade dos Santos. Essa monografia
comeou h muitos anos atrs, a partir de um estmulo provocado por voc. Graas a voc,
eu tive o primeiro contato com uma obra de administrao, Introduo Teoria Geral da
Administrao, de Chiavenato. A partir daquele momento, consegui me identificar em um
curso, e hoje, sou uma pessoa feliz e realizada na profisso que escolhi. Obrigado por ser
um irmo to protetor. No tenho um melhor irmo, mas tenho um melhor amigo. De todos
os amigos de colgio ou faculdade, nenhum lhe supera. Voc foi o meu melhor amigo.
Obrigado irmo. Obrigado por ter contribudo na escolha da minha profisso e na escolha do
meu ser.
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RESUMO
Este trabalho tem como ttulo Anlise administrativa e proposta de melhoria para a
empresa Portax. A empresa JSA Indstria de Esquadrias Ltda , nome fantasia
Portax, foi fundada em meados de 2007. Durante os dois anos de sua existncia, a
Portax conquistou alguns resultados positivos, entre eles: a penetrao em novos
mercados; ampliao da linha de produtos; e crescimento mdio anual de 50% em
seu faturamento. Contudo, apesar do desempenho mercadolgico positivo
apresentado pela Portax no incio de sua trajetria, nesse mesmo perodo a
empresa no evoluiu sua gesto interna. Atualmente, a Portax no possui um setor
administrativo definido e estruturado. A empresa precisa institucionalizar o setor
administrativo para dar retaguarda e sustentculo ao seu crescimento. O objetivo
geral organizar a gesto interna da empresa Portax, ou seja, buscar o
desempenho eficiente e eficaz de suas atividades, visando sobrevivncia da
empresa em um mercado altamente competitivo. Este estudo de pesquisa
apresentou um carter descritivo. A partir dos conhecimentos adquiridos na rea de
Sistemas e Mtodos, foi realizada uma anlise administrativa na empresa Portax, e
o resultado dessa anlise foi a definio da estrutura organizacional da Portax e a
elaborao de instrumentos normativos para auxiliar no desenvolvimento das
atividades administrativas da empresa. Como concluso, observaramos que a
implementao dos instrumentos normativos nas organizaes deve ser equilibrada,
pois o excesso de burocratizao pode prejudicar o funcionamento das
organizaes.
ABSTRACT
This work has as heading administrative Analysis and proposal of improvement for
the Portax company. Company JSA - Indstria de Esquadrias Ltda, name fancy
Portax, was established in 2007 middle. During the two years of its existence, the
Portax conquered some positive results, between them: the penetration in new
markets; magnifying of the line of products; e annual average growth of 50% in its
invoicing. However, although the positive marketing performance presented by the
Portax at the beginning of its trajectory, in this exactly period the company did not
evolve its internal management. Currently, the Portax does not possess a definite
and structuralized administrative sector. The necessary company to institutionalize
the administrative sector to give to rear and structure to its growth. The general
objective is to organize the internal management of the company Portax, that is, to
search the efficient and efficient performance of its activities, aiming at to the survival
of the company in a highly competitive market. This study of research it presented a
descriptive character. From the knowledge acquired in the area of Systems and
Methods, an administrative analysis in the company Portax was carried through,
and the result of this analysis was the definition of the organizational structure of the
Portax and the elaboration of normative instruments to assist in the development of
the administrative activities of the company. As conclusion, we would observe that
the implementation of the normative instruments in the organizations must be
balanced; therefore the bureaucratization excess can harm the functioning of the
organizations.
SUMRIO
1 INTRODUO.................................................................................................... 11
2 FUNDAMENTAO TERICA..........................................................................14
2.1 Organizaes................................................................................................... 14
2.2 Anlise Administrativa...................................................................................... 14
2.2.1 Conceito........................................................................................................ 14
2.2.2 Objetivos....................................................................................................... 15
2.2.3 Metodologia: Ciclo PDCA............................................................................. 15
2.3 Estrutura Organizacional................................................................................. 17
2.3.1 Conceito........................................................................................................ 17
2.3.2 Objetivo......................................................................................................... 17
2.3.3 Departamentalizao.................................................................................... 17
2.3.4 Representao Grfica da Estrutura Organizacional................................... 18
2.4 Anlise da Distribuio do Trabalho................................................................ 19
2.5 Processos Empresariais.................................................................................. 20
2.5.1 Conceito........................................................................................................ 20
2.5.2 Representao Grfica do Processo Empresarial........................................ 21
2.6 Formulrios...................................................................................................... 21
2.7 Manuais........................................................................................................... 22
3 PROCEDIMENTOS METODOLGICOS........................................................... 24
3.1 Natureza da Pesquisa...................................................................................... 24
3.2 Mtodo de Abordagem.................................................................................... 24
3.3 Mtodo de Procedimento................................................................................. 24
3.4 Tcnicas de Pesquisa...................................................................................... 24
3.5 Instrumentos de Pesquisa............................................................................... 25
3.6 Anlise dos Dados........................................................................................... 25
4 ESTUDO DE CASO: PORTAX.......................................................................... 26
5 APRESENTAO E DISCUSSO DE RESULTADOS.................................... 29
5.1 Anlise Administrativa...................................................................................... 29
5.2 Estruturao do Setor Administrativo.............................................................. 34
5.3 Ferramentas de Gesto................................................................................... 36
10
6 CONSIDERAES FINAIS............................................................................... 56
REFERNCIAS..................................................................................................... 58
11
1 INTRODUO
2 FUNDAMENTAO TERICA
2.1 Organizaes
2.2.1 Conceito
2.2.2 Objetivos
toda a empresa, a alta administrao tem que estar insatisfeita com o desempenho
passado e precisa ter coragem para mudar. Tem que estar ansiosa para altera seu
estilo de administrao.
De acordo com Marshall, et. al., (2006, p. 92), o ciclo PDCA pode ser
desdobrado em etapas ou passos. A seguir, esto os passos do ciclo PDCA para
soluo de problemas, segundo os autores citados:
2.3.1 Conceito
2.3.2 Objetivo
2.3.3 Departamentalizao
Organograma
Funcionograma
2.5.1 Conceito
21
2.6 Formulrios
2.7 Manuais
23
3 PROCEDIMENTOS METODOLGICOS
Etapa 2: Observao
EQUIPAMENTOS PESSOAS
PROCESSOS ENTIDADE
31
Etapa 4: Plano de ao
CAUSA SOLUO
ENTIDADE Atender ao princpio da entidade.
PESSOAS Definir a estrutura organizacional e contratar funcionrios.
PROCESSOS Padronizao e racionalizao dos processos.
EQUIPAMENTOS Aquisio de equipamentos e instalaes.
PLANO DE AO 5W2H
Etapa 5: Ao
MS 2009
ATIVIDADE AGO SET OUT NOV DEZ
Definio de pr-labores dos scios.
Vetar todos os pagamentos pessoais.
Elaborar o organograma da empresa.
Elaborar o funcionograma do setor.
Elaborar os QDT do setor.
Elaborar os fluxogramas de processos.
Elaborar manuais de procedimentos.
Treinar os colaboradores.
Adquirir equipamentos e instalaes.
33
Etapa 6: Verificao
FORMULRIO DE VERIFICAO
CUMPRIMENTO
META INDICADOR AUDITOR DATA
SIM NO
Definio de pr- Ata da reunio.
labores dos scios.
Veto de pagamentos Relatrio Contas a
pessoais. Pagar.
Elaborao do Documento
organograma. Organograma.
Elaborao do Documento
funcionograma. Funcionograma.
Elaborar os QDT do Documentos QDT.
setor administrativo.
Elaborar fluxogramas. Documentos
Fluxogramas.
Elaborar os manuais Documentos Manual
de procedimentos. de Procedimentos.
Treinamento dos ndice de N.C.
colaboradores.
Aquisio de Verificao nos
equipamentos. ambientes internos.
Etapa 7: Padronizao
Etapa 8: Concluso
ORGANOGRAMA DA PORTAX
35
Setor Administrativo
Gerncia
Administrativa
Arlindo Jnior
Lista de Atividades
Setor: Seo:
Administrativo Financeira
Nome: Cargo:
Joslio Supervisor Financeiro
Assinatura: Data:
01/08/09
04 Efetuar os pagamentos.
Lista de Atividades
Setor: Seo:
Administrativo Logstica
Nome: Cargo:
Moiss Ferreira Supervisor de Logstica
Assinatura: Data:
01/08/09
Lista de Atividades
Setor: Seo:
Administrativo Pessoal
Nome: Cargo:
Talita Supervisor de Recursos Humanos
Assinatura: Data:
01/08/09
Lista de Tarefas
Setor: Seo:
Administrativo Financeira
Nome: Cargo:
Joslio Supervisor Financeiro
Atividade:
Contabilizar as notas fiscais de entrada
Lista de Tarefas
Setor: Seo:
Administrativo Financeira
Nome: Cargo:
Joslio Supervisor Financeiro
Atividade:
Adquirir materiais e servios
Lista de Tarefas
Setor: Seo:
Administrativo Financeira
Nome: Cargo:
Joslio Supervisor Financeiro
Atividade:
Emitir as notas fiscais de sada
Lista de Tarefas
Setor: Seo:
Administrativo Financeira
Nome: Cargo:
Joslio Supervisor Financeiro
Atividade:
Efetuar os pagamentos
Lista de Tarefas
Setor: Seo:
Administrativo Financeira
Nome: Cargo:
Joslio Supervisor Financeiro
Atividade:
Efetuar as anlises de crdito
Lista de Tarefas
Setor: Seo:
Administrativo Financeira
Nome: Cargo:
Joslio Supervisor Financeiro
Atividade:
Efetuar as cobranas de duplicatas a receber
Lista de Tarefas
Setor: Seo:
Administrativo Logstica
Nome: Cargo:
Moiss Ferreira Supervisor de Logstica
Atividade:
Controlar os estoques de materiais e produtos
Lista de Tarefas
Setor: Seo:
Administrativo Logstica
Nome: Cargo:
Moiss Ferreira Supervisor de Logstica
Atividade:
Coordenar o processo de entrega de produtos aos clientes
Lista de Tarefas
Setor: Seo:
Administrativo Logstica
Nome: Cargo:
Moiss Ferreira Supervisor de Logstica
Atividade:
Monitorar a frota de veculos da empresa
Lista de Tarefas
Setor: Seo:
Administrativo Pessoal
Nome: Cargo:
Geraldo Supervisor de Recursos Humanos
Atividade:
Coordenar o recrutamento, seleo, treinamento, motivao, avaliao de pessoal
Manual de Procedimentos
Processo:
Aquisio de material
Seo(s) envolvida(s):
Financeira / Logstica
Elaborado por: Setor: Data: Folha:
Arlindo Jnior Administrativo 01/08/09 01/06
1. Necessidade de Compra.
Existem trs situaes que podem gerar a necessidade de compra de materiais ou
servios:
Manual de Procedimentos
Processo:
Aquisio de material
Seo(s) envolvida(s):
Financeira / Logstica
Elaborado por: Setor: Data: Folha:
Arlindo Jnior Administrativo 01/08/09 02/06
Obs.:
i) Responsabilidade.
Quando o material tem um estoque mnimo predeterminado, a responsabilidade pela
falta desse material no estoque do supervisor financeiro, afinal, ele o responsvel pela
reposio do estoque.
ii) Custo do pedido.
Em muitos casos, um fornecedor fornece mais de um insumo para a empresa.
Quando um desses materiais atinge o estoque mnimo, o comprador precisa analisar a
situao de estoque dos demais materiais entregues pelo mesmo fornecedor para avaliar se
deve tambm fazer o pedido destes materiais junto com o material com estoque baixo para
reduzir o custo do pedido.
Manual de Procedimentos
Processo:
Aquisio de material
Seo(s) envolvida(s):
Financeira / Logstica
Elaborado por: Setor: Data: Folha:
Arlindo Jnior Administrativo 01/08/09 03/06
Obs.:
i) Data de entrega.
Quando a ordem de compra de um material tpico, fechada sem precisar do contato
com o fornecedor, o supervisor financeiro conhece o prazo mdio de chegada do material na
empresa. Portanto, o prprio supervisor financeiro lana na ordem de compra a data de
entrega, sem o contato com o fornecedor. Quando o material no tpico e o supervisor
financeiro precisa entrar em contato com o fornecedor, este ir informar o prazo de entrega.
3. Monitoramento do transporte.
O procedimento de monitoramento do transporte corresponde ao perodo entre a
confirmao do faturamento do pedido at a chegada do material.
Durante esse perodo, existe a possibilidade de ocorrer alguns imprevistos e,
conseqentemente, provocar o atraso na chegada do material na empresa. Como a falta de
um determinado material pode interromper a continuidade do funcionamento das operaes
da fbrica, gerando prejuzos para a empresa, o procedimento de monitoramento do
transporte torna-se muito importante, coibindo os atrasos dos materiais.
Manual de Procedimentos
Processo:
Aquisio de material
Seo(s) envolvida(s):
Financeira / Logstica
Elaborado por: Setor: Data: Folha:
Arlindo Jnior Administrativo 01/08/09 04/06
Obs.:
i) Material recebido ou servio prestado fora da empresa.
Nessas situaes normalmente a nota fiscal chegar posteriormente na empresa.
Por exemplo, compra de pneus para veculos, conserto de mquinas, etc. Nesses casos,
quando a nota fiscal chegar empresa, o supervisor financeiro deve colher a assinatura do
colaborador solicitante.
54
Manual de Procedimentos
Processo:
Aquisio de material
Seo(s) envolvida(s):
Financeira / Logstica
Elaborado por: Setor: Data: Folha:
Arlindo Jnior Administrativo 01/08/09 05/06
Obs.:
i) Divergncias entre a nota fiscal e a ordem de compra.
Diferenas de quantidade a maior na nota fiscal s sero aceitas at 10% a mais. Se
passar disso, o material s ser aceito com a autorizao do gerente administrativo. Se este
no autorizar, o material dever ser devolvido;
Diferenas de quantidade a menor sero aceitas. O supervisor financeiro deve anotar
na ordem de compra o saldo que ficou a receber e, no querendo mais receber o saldo,
coloca o carimbo de saldo cancelado;
Diferenas nas datas de vencimento das duplicatas a menor da data acordada s
sero toleradas dentro do prazo de trs dias. Se passar disso, o supervisor financeiro
dever entrar em contato com o fornecedor solicitando a alterao das datas. Essa
alterao deve ser documentada, atravs de fax ou e-mail;
Diferenas a maior no valor dos produtos no sero aceitas. O supervisor financeiro
deve comunicar-se com o fornecedor solicitando a alterao dos valores. Se houve aumento
no preo do produto, a obrigao do fornecedor ligar para a empresa para informar que
no pode faturar o valor que est na ordem de compra, ao invs de entregar o pedido com
preos que no foram autorizados.
55
Manual de Procedimentos
Processo:
Aquisio de material
Seo(s) envolvida(s):
Financeira / Logstica
Elaborado por: Setor: Data: Folha:
Arlindo Jnior Administrativo 01/08/09 06/06
6. Arquivo de documentos.
Enquanto o material ainda encontra-se em trnsito, as ordens de compra ficam
arquivadas na pasta do supervisor financeiro.
Quando o material chega, e o supervisor financeiro contabiliza a nota fiscal de
entrada, a ordem de compra anexada nota fiscal, comprovante de recebimento da
logstica, controles de valores e relatrio de entradas para seguir ao gerente administrativo.
Depois de autorizados os pagamentos, todos os documentos retornam ao supervisor
financeiro para o devido arquivo.
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6 CONSIDERAES FINAIS
REFERNCIAS
CURY, Antonio. Organizao & Mtodos Uma Viso Holstica. So Paulo: Atlas, 2007.
MARSHALL, Isnard Junior; CIERCO, Agliberto Alves; ROCHA, Alexandre Varanda; MOTA,
Edmarson Bacelar; LEUSIN, Srgio. Gesto da Qualidade. Rio de Janeiro: FGV, 2006.