2 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS

Com o avançar das tecnologias e o desenvolvimento acelerado e contínuo dos

documentos no nosso dia a dia, se faz necessário a implantação de métodos e técnicas
para gerenciar toda essa informação produzida e acumulada por pessoas e instituições
ao decorrer de suas atividades em nossa sociedade, uma forma eficiente e eficaz de
resolver essa problemática é a aplicação do sistema de Gerenciamento Eletrônico de
Documentos, mais conhecido como GED, visto que este está presente durante todo o
ciclo de vida documental, o ciclo vital dos documentos é definido como [...] “sucessivas
fases por que passam os documentos de um arquivo da sua produção à guarda
permanente ou eliminação”. (BRASIL, 2005). Pensando no ciclo de vida dos
documentos produzidos, esse sistema se torna fundamental para que se haja a
preservação e uma rápida recuperação da informação neles contida, antes da mesma ser
analisada, classificada e armazenada, evitando assim o acúmulo de massa documental
tanto física quanto aquelas que já nascem em ambiente eletrônico, sendo esse um dos
grandes problemas dentro das instituições hoje em dia.

2.1 Principais características do GED

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) tem como principal

característica o armazenamento, indexação, controle e recuperação das informações
produzidas e acumuladas de uma determinada instituição, podendo gerenciar
documentos em seus mais variados suportes como digitais, em papel através da
digitalização do suporte físico evitando que este seja danificado, planilhas etc., fazendo
com que o fluxo documental (workflow) se torne cada vez mais ágil para uma
instituição bem como o aumento da velocidade e fácil localização das informações
dentro do sistema de arquivo.

2.1 GED um breve histórico

Com a explosão informacional e os avanços científicos proporcionados após a

segunda guerra mundial, a quantidade de documentos produzidos aumentou de forma
exponencial e absurda vindo a se tornar um problema para as instituições publicas e
privadas que possua acima de dois anos de atividade. O surgimento e utilização de
forma intensa dos microcomputadores na década de oitenta favorece o desenvolvimento
de novas tecnologias de armazenamento da informação para solucionar o problema do
enorme fluxo documental nas empresas e a redução de massas documentais. Com o
passar do tempo o amadurecimento tecnológico levou ao surgimento das ferramentas de
gerenciamento eletrônico da informação GED como, por exemplo, as workflow, as
multimídias que combinam textos, imagens e sons, entre outras.

2.3 Vantagens e desvantagens na aplicação do GED

Com o elevado desenvolvimento das mídias digitais e as ferramentas de

informaçao o GED vem trazendo diversos benefícios as instituições, entre eles estão:

 Maior interação entre os sistemas de manutenção do arquivo e comunicação

entre os órgãos da instituição;
 Maior velocidade na recuperação da informação;
 Melhorias nos processos administrativos e na tomada de decisões;
 Melhor atendimento e disponibilidade da informação para o usuário;
 Redução de custos, entre eles a economia de papel;
REFERENCIAS

BRASIL, 2005

RODRIGUES DE MENEZES, Laurene

Para acessar

http://ged.net.br/index.html

http://gamademedeiros.com.br/ged-gerenciamento-eletronico-de-
documentos/

http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/235

https://www.estadovirtual.com.br/ged-o-que-e