RESUMO ARQUIVOLOGIA

ARQUIVO
A palavra “arquivo” é um termo polissêmico, com quatro significados. São
eles:
1. Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade
no decorrer de suas funções;
2. Móvel destinado à guarda desses documentos (armário, estante,
etc.);
3. Edifício, ou parte deste (sala, andar) destinado à guarda de
documentos;
4. Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com
a responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de
arquivo, divisão de arquivo, departamento de documentação, etc.).

É importante também saber que a função do arquivo é tornar disponível e

acessível os seus documentos.

DOCUMENTO
O documento, em seu conceito mais básico, é a informação registrada em
um suporte. Então, para termos um documento, são necessários dois
elementos:
1. Informação: é o conhecimento, a mensagem, a ideia que se deseja
transmitir.
2. Suporte: é o material físico onde está registrada a informação.

Podemos concluir, por uma fórmula bem simples:

INFORMAÇÃO + SUPOTE = DOCUMENTO

Porém, para pertencer a um arquivo o documento tem que ter sido

resultado, consequência, produto de uma ação referente à atividade da
instituição.

É o que preceitua a Lei nº 8.159/91 (Lei dos Arquivos):

“Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos
ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, EM DECORRENCIA DE SUAS
ATIVIDADES”.

Mas, além de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser
capaz de provar, testemunhar que a referida atividade realmente
aconteceu.

Órgãos de Documentação

Arquivo
O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os documentos
de arquivo são ACUMULADOS de forma orgânica e natural, geralmente em
exemplar único ou limitado número de cópias ou vias. Os documentos que
tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos são mantidos como um
conjunto, e não como peças isoladas. Por isso o documento de arquivo
possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto do que fora dele
(caráter orgânico). Os documentos são unidos pela sua origem ou
proveniência. O arquivo é órgão receptor e seu público são os
administradores (ou quem tenha produzido seus documentos) e
pesquisadores. Sua função é provar e testemunhar.

Biblioteca
A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais.
Seus documentos são obtidos por compra, doação ou permuta de diversas
fontes. São tratados como peças isoladas. Aqui, os documentos são
colecionados. Seu público são estudantes e pesquisadores em geral. Sua
função é instruir e educar.

Centro de documentação/informação
Agrupa qualquer tipo de documento de qualquer fonte, sendo necessária
uma especialização para que funcionem de forma eficiente. Seus
documentos geralmente são reproduções (audiovisuais) ou referências
(base de dados). Sua finalidade é simplesmente informar.

Museu
Guarda documentos com a finalidade de educar e entreter. Por serem
objetos, seu documentos são classificados como tridimensionais.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

Classificação quanto à entidade mantenedora: podem ser públicos

ou privados.

Os arquivos públicos são aqueles produzidos por documentos de caráter

público. São de responsabilidade do Estado e devem estar disponíveis para
consulta por parte dos cidadãos, exceto os documentos de caráter sigilosos.

Os arquivos privados são aqueles mantidos por pessoas físicas ou por

instituições de caráter privado. Não é obrigatória a sua disponibilidade para
consulta da sociedade, contudo, existe a possibilidade de esses arquivos
serem declarados de interesse público, por meio de decreto presidencial
através de parecer favorável do CONARQ. Caso isso ocorra, seu mantenedor
terá o dever de zelar pelos documentos e deixá-los à disposição do Estado.

Classificação quanto à natureza dos documentos: podem ser

classificados em especiais ou especializados.

Os arquivos especiais guardam documentos em suportes variados

precisando de cuidados especiais. Os documentos são diferenciados
considerando primeiro o suporte e depois utiliza-se outros critérios para a
sua organização.

Os arquivos especializados ou arquivos técnicos são aqueles que guardam

arquivos de determinado assunto considerando primeiramente o assunto
para a sua organização.
Classificação quanto a extensão de atuação: podem ser setoriais ou
centrais

Os setoriais são alocados próximos aos seus produtores e interessados

diretos. Utilizado por empresas de grande porte, com grande número de
departamentos ou de estrutura administrativa complexa.

Os arquivos centrais guardam todos os documentos de uma entidade em

um só lugar. Utilizado por empresas pequenas ou com estruturas
administrativas simples.

É importante ressaltar que esta classificação se aplica somente aos arquivos

correntes! Somente estes podem ser divididos em setorial ou geral.

Classificação quanto aos estágios de evolução: os arquivos podem

ser correntes, intermediários ou permanentes.

Os arquivos correntes são aqueles que guardam documentos

constantemente utilizados por seus produtores, ou que sejam objetos de
consultas frequentes. A Lei de Arquivos assim conceitua documentos de
arquivos correntes: “aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação,
são objeto de consultas frequentes”.

Os arquivos intermediários são aqueles que guardam documentos que não

são mais objeto de consultas frequentes, mas aguardam cumprimento de
prazos legais, ou que ainda sejam prova de direitos e obrigações. A Lei de
Arquivos assim define os documentos de arquivos intermediários: “aqueles
que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de
interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente”.

Os arquivos permanentes são aqueles que guardam documentos que não

tem mais valor administrativo, mas pelo seu conteúdo ou pelo assunto de
que tratam, tem grande relevância para a História ou para a Cultura, e por
isso devem ser guardados por tempo indeterminado. A Lei de Arquivos
define assim os documentos de arquivo permanente: “conjuntos de
documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser
definitivamente preservados”.

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Quanto ao Gênero: os documentos podem ser textuais (ou escritos),

iconográficos, sonoros, filmográficos, informáticos (ou digitais), cartográficos
e micrográficos.

Textuais ou escritos são aqueles que apresentam a informação de modo

escrito ou em forma de texto. Exemplo: carta, relatórios, certidões, atas,
etc.
Iconográficos são aqueles que apresentam a informação em forma de
imagem estática. Exemplo: fotografia, desenhos, gravuras, diapositivos
(slides), etc.

Sonoros são aqueles que apresentam a informação em foram de som ou

áudio. Exemplo: disco de vinil, escuta telefônica, sons gravados em fitas
cassete.

Filmográficos são aqueles que apresentam a informação em forma de

imagens dinâmicas ou em movimento (sem som). Exemplo: filmes de
cinema mudo.

Audiovisuais são aqueles que apresentam a informação em forma de

imagens dinâmicas ou em movimento (com som). Exemplo: filmes em VHS.
Notem que a diferença
entre estes e os filmográficos é sutil, sendo apenas a presença ou ausência
de som!

Informáticos, eletrônicos ou digitais são aqueles gravados em meio

digital, e por isso necessitam de equipamentos eletrônicos para serem lidos.
Exemplo: som no formato MP3, arquivo de texto do Word, filmes em formato
DVD, etc.

Cartográficos são aqueles que cuja informação representa, de forma

reduzida, uma área maior. Exemplo: mapas, plantas, perfis, etc.

Micrográficos são aqueles apresentados no suporte microfichas, resultados

do processo de microfilmagem. Trataremos da microfilmagem em nossa
última aula do curso.

Atenção: É possível, e já ocorreu antes, que a banca considere o gênero

cartográfico como uma espécie de “subgênero” do iconográfico, pois ambos
apresentam imagens estáticas. Portanto fiquem atentos: caso isso ocorra,
se não tiver nada mais que torne o item falso, estará correto.

Quanto à Espécie/Tipologia Documental: os documentos são classificados de

acordo com seu aspecto formal (aparência que assume de acordo com as
informações) e sua função (o objetivo para o qual o documento foi
produzido).
Ex: Contrato.

Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos a

função. No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de
imóvel. Então a função do contrato é realizar um acordo de aluguel de
imóvel.

É muito importante também conhecer dois outros conceitos: formato e

forma.
O formato é a configuração física que o suporte assume. Ex: livro, caderno,
folheto, cartaz, etc.
A forma é o estágio de preparação do documento, o seu estado de produção
atual. Ex: rascunho, minuta, original e cópia.

Quanto à Natureza do Assunto: os documentos podem ser ostensivos (ou

ordinários) ou sigilosos.

Ostensivos ou ordinários são os que podem ser de conhecimento geral.

Sigilosos possuem o conteúdo de conhecimento restrito.

Esses documentos só podem ser consultados pelo seu destinatário ou de
pessoa autorizada.

Atenção: Quando um documento pertencer a um dossiê, conjunto ou

processo for classificado em um grau de sigilo, todo conjunto será
classificado no mesmo grau de sigilo mesmo que não tenha informações
deste caráter.

Princípios Arquivísticos

Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos:

Afirma que os documentos e arquivos originários de uma pessoa ou
instituição devem manter sua individualidade, não podendo ser misturados
com os arquivos de origem diversa. Os documentos de arquivo são
complementares, e possuem mais valor quando em seu conjunto. O arquivo
deve refletir a organização e funcionamento de seu produtor, razão pela
qual não deve ser alterado (ter documentos retirados ou acrescidos de
forma indevida, ou misturados com os de outras pessoas ou instituições). Ao
conjunto arquivístico de uma pessoa ou entidade chamamos de “fundo
arquivístico”.

Princípio da Organicidade:
Este deriva do Princípio da Proveniência. A organicidade é a qualidade
segundo a qual os documentos devem manter uma organização que reflita
fielmente a estrutura, funcionamento e relações internas e externas de seu
produtor.

Princípio da Ordem Original:

Princípio segundo o qual o arquivo deve conservar o arranjo dado pela
entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. Este princípio enuncia
que, considerando as relações estruturais e funcionais que presidem a
origem dos arquivos, a sua ordem original deve ser mantida quando o
mesmo for recolhido, pois garante sua organicidade.

Princípio da Unicidade:
É a qualidade pela qual os documentos de arquivo, independentemente de
sua forma, espécie, tipo ou suporte, preserva seu caráter único, pelo
contexto de sua produção. Os documentos são criados por uma atividade
específica e para atender à necessidade determinada; portanto, mesmo que
haja outro documento igual no arquivo, ainda assim eles serão únicos, pois
as atividades e necessidades que motivaram sua produção são únicas.
Princípio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivística:
Também derivado do Princípio da Proveniência, é a qualidade pela qual os
fundos devem manter-se preservados sem dispersão, mutilação, alienação,
destruição não autorizada ou acréscimos indevidos de peças documentais.
Como dito anteriormente, os fundos de arquivo devem refletir a estrutura e
o funcionamento da instituição, e os documentos que o compõem têm
muito mais valor quando no seu conjunto do que fora dele. Portanto, os
fundos devem manter-se completos para refletir o mais fielmente possível o
seu produtor, o que não ocorrerá se o mesmo não estiver íntegro.

Princípio da Cumulatividade:
Este princípio afirma que os arquivos são uma formação progressiva, natural
e orgânica. Diferente da biblioteca e de outros órgãos de documentação
(que veremos mais adiante), em que a cumulação de documentos se dá de
forma gradativa (com a aquisição dos documentos por compra, permuta ou
doação), o arquivo acumula seus documentos conforme seu produtor realiza
suas atividades. Os documentos de arquivo são, então, um produto
imediato, natural e direto dessas atividades.

Princípio da Territorialidade:
O documento deve se manter o mais próximo possível do local onde foi
produzido, seja uma instituição, uma região específica ou uma nação. Como
exceção, não se aplica este princípio a documentos produzidos por acordos
diplomáticos ou por ações militares.

Teoria das Três Idades:

Também conhecida como Ciclo Vital dos Documentos, ou Estágio de
Evolução dos Arquivos, afirma que os documentos de um arquivo passam
por estágios conforme seus valores mudam. Quando um documento é
produzido, ele possui um valor primário, que é sua importância para a
atividade que o gerou. Contudo, esse valor é temporário: cessa logo que a
atividade acaba. Mas alguns documentos (não todos) ainda possuem o valor
secundário, que é sua importância para outras atividades ou outros campos
diferentes daqueles que o geraram (podem ser importantes para a pesquisa
histórica, ou para a cultura de uma sociedade, por exemplo). Esse valor é
definitivo, e todo documento que o possui deve ser preservado
permanentemente.

Princípio da Reversibilidade:
É a ideia de que as atividades realizadas nos arquivos podem ser revertidas,
se necessário. Significa dizer que nenhuma ação realizada nos arquivos ou
documentos é definitiva. Claro que isso se trata de uma ideia, pois algumas
atividades não podem ser revertidas em função da lógica, como por
exemplo, a eliminação de documentos; uma vez que se destrói um
documento, é impossível recuperá-lo. Outro caso seria o envio de
documentos; aqui o máximo que se pode fazer é pedi-lo de volta, ou enviar
um segundo pedindo que se desconsidere o primeiro. Mas para nossa prova,
considerem que todas as atividades podem ser revertidas.
Princípio da Pertinência ou Temático: É a qualidade pela qual os
documentos, quando recolhidos a uma instituição arquivística, devem ser
reclassificados e reorganizados por assuntos, independentemente da sua
proveniência e organização originais. Este conceito não é mais adotado na
Arquivística por ir de encontro ao Princípio da Proveniência. Se todos os
documentos são classificados e reorganizados de acordo com um plano
geral, desprezando a organização original, o conjunto perderá sua razão de
ser, que é refletir e mostrar as atividades e organização das instituições.

Gestão de Documentos

Fases da Gestão de Documentos

Dica de prova: Notem que uma vez que o documento é recolhido ao arquivo
permanente, ele não pode ser descartado.

Dica de prova 2: Notem também que a passagem do documento de um

arquivo a outro recebe nomes específicos. As bancas tentam
constantemente confundir os candidatos trocando esses nomes, fazendo um
item correto ficar errado. Assim, a passagem para o arquivo intermediário
sempre se chama “transferência”, e a passagem para o arquivo permanente
sempre se chama “recolhimento”. Então, numa questão pode não aparecer
o nome do arquivo, mas se aparecer algum desses termos, o candidato
deve ficar atento para saber a qual arquivo se refere.

Dica de prova 3: Notem ainda que não há obrigação de o documento passar

pelas três fases, nessa ordem. Alguns documentos são “recolhidos” do
arquivo corrente direto para o permanente, ou podem ser descartados sem
mesmo passar pelo arquivo intermediário. Ainda, há casos em que o
documento correrá em fluxo contrário, passando do arquivo permanente ou
intermediário de volta para o corrente. Esse caso não é comum em provas,
mas pode ser pedido, então não custa saber.

A Gestão de Documentos tem todas as suas atividades embasadas nessa

teoria. Contudo, essas atividades buscam gerenciar o fluxo de documentos
enquanto o mesmo possui valor primário, ou seja, tem utilidade
administrativa. Assim, somente se fala em Gestão de Documentos nos
arquivos corrente e intermediário, onde os documentos têm finalidades
meramente administrativas. No arquivo permanente os documentos
possuem outras utilidades, como servir de fonte de pesquisa histórica, por
exemplo.
A Gestão de Documentos passa pelo controle em três fases: a produção, a
utilização e a destinação.

Produção: é onde os documentos são criados/confeccionados/recebidos e

são inseridos nos sistemas de controle da instituição. Aqui são exercidas
atividades que controlam a produção de documentos, como a elaboração de
formulários, estabelecimento de padrões, verificação da necessidade do
documento, etc.

Utilização: é onde os documentos são criados com a finalidade principal

para que foram criados. Os documentos tramitam internamente na
instituição percorrendo todo caminho necessário para que se cumpra
atividade.

Destinação: é onde os documentos sofrem o fim que lhes é destinado pelo

processo de destinação.

Arquivos Correntes e Intermediários

Correntes
A primeira das fases, o arquivo corrente, guarda documentos que são
consultados frequentemente pelo seu produtor. São documentos de grande
valor primário. Este arquivo é vital para o funcionamento de toda instituição,
pois abriga todos os documentos que foram e serão produzidos ou
recebidos. Sua localização deve ser a mais próxima possível do produtor,
para que possa ter acesso facilitado aos seus documentos.

Entre suas atividades estão:

Atividades de Protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição) e
expedição; Arquivamento, empréstimo e consulta; Avaliação de
Documentos; Classificação de Documentos; Conservação de Documentos.

Dica de prova: Nesta fase os documentos não são de interesse público, por
mais que tenham o valor secundário. Por isso o acesso aos documentos
somente é autorizado ao seu produtor, e a terceiros somente com a
permissão daquele.

Intermediários

Os arquivos intermediários são a segunda fase, e são responsáveis por

guardar documentos ainda de valor primário, mas que não são
frequentemente utilizados.
Esses arquivos, pela característica, possui a função de “depósito de
documentos”, pois ali devem mantê-los até que se cumpra sem tempo de
guarda e se inicie sua destinação, que pode ser guarda permanente ou
eliminação.
Ainda com valor primário, seus documentos somente podem ser acessados
pelo produtor ou por terceiros com a autorização deste.
Suas atividades são:
Arquivamento; Empréstimo e Consulta; Conservação de Documentos.

Dica de prova: Os arquivos intermediários devem ser entendidos como uma

extensão dos arquivos correntes. Todas as atividades realizadas aqui são as
mesmas do arquivo corrente, exceto por aquelas que controlam o fluxo de
documentos, pois não há movimentação (administrativa).

Protocolo

Tem por objetivo controlar o trâmite, a movimentação interna do documento

na organização.
É um conjunto de atividade que está inserida na fase de utilização da gestão
de documentos.

As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento e

classificação e registro e movimentação. Algumas bancas ainda consideram
a expedição como atividade de protocolo.

São atividade de recebimento e classificação:

 Receber o documento
 Separa os oficiais dos particulares
 Enviar os particulares ao seus destinatários
 Separar os ostensivos dos sigilosos
 Enviar os sigilosos aos destinatários
 Interpretar e classificar os ostensivos
 Enviar os ostensivos ao setor de registro e movimentação

As atividades de registro e movimentação são as que tratam da distribuição,

redistribuição e entrega de documentos dentro da instituição.

A expedição trata da saída de documentos para outra instituição. Todos os

documentos de caráter oficial, mesmo os sigilosos, devem ser remetidos ao
protocolo que deve cuidar de envia-los ao órgão externo.

Dica de prova: As atividades de protocolo somente estão presentes com

arquivos da fase corrente.

Avaliação de Documentos de Arquivo

Na fase de destinação de documentos é realizada a mais complexa das

atividades: a Avaliação de Documentos. Essa atividade também é realizada
pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. A comissão deve
ser formada por arquivistas, profissionais da área de contabilidade, direito,
administração, por representantes da direção e profissionais que trabalham
diretamente com as atividades fim da instituição. Ela deve ser convocada
quando da elaboração da Tabela de Temporalidade e do Plano de
Classificação, assim como quando for necessário programar mudanças
nessas ferramentas.
Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação são
resultado direto dos trabalhos da Comissão Permanente de Avaliação.
Então, por definição, a Tabela de Temporalidade é a ferramenta da Gestão
de Documentos resultante da atividade de avaliação documental. Ela
determina o prazo de guarda dos documentos em cada arquivo, assim como
sua destinação final.

Voltando à Resolução CONARQ nº 14, a Tabela de Temporalidade para os

documentos da atividade meio já está definida, cabendo aos órgãos e
entidades elaborar a tabela para os documentos da atividade fim.

Dica de prova: Não se esqueçam de que a Tabela não define prazos de

guarda no arquivo permanente! Neste arquivo, os documentos que ali
entram deverão ser mantidos indefinidamente, pelo máximo de tempo
possível. Além disso, sabemos que a Tabela de Temporalidade é resultado da
Avaliação de Documentos, que é atividade da Gestão de Documentos; e a
Gestão de Documentos para no arquivo intermediário.

Arranjo em Arquivos Permanentes

O arranjo em arquivo permanente trata-se de organizar logicamente o fundo
arquivístico (conjunto de documentos que pertence a um mesmo produtor)
de modo que se reflita a sua estrutura, história e atividades. Não significa
que o conjunto de documentos terá sua classificação original desconsidera,
mas tão somente que na fase permanente ele ganhará outra, de forma a
contribuir para a recuperação da informação para os pesquisadores.
A sistemática do arranjo se inicia com o recolhimento do documento caso
não se conserve a classificação inicial. Mesmo assim existem algumas fases
preliminares, que são:
 Levantamento da evolução institucional da entidade produtora:
consulta a todas as normas que a regulamenta, procedimentos
administrativos, funções, missão, valores, regimentos, alterações na
composição, documentos produzidos e sua tipologia.
 Estudo dos documentos a serem arranjados: uma identificação
preliminar e superficial. Trata-se de uma “triagem” para identificar as
lacunas que podem existir, bem como peças documentais que não
pertençam ao fundo, ou estejam fora de contexto.

Acondicionamento e armazenamento

Acondicionamento:
É a embalagem ou guarda de documentos para a sua conservação. Trata-se
do invólucro.

Armazenamento: É a colocação do documento no arquivo.

Recomendações de armazenamento

 As áreas de armazenamento de documentos devem ser totalmente

independentes das demais.
 Deve-se evitar subsolos e porões
 Ter limite de 200m²
  Deverão ser compartimentados e independentes entre si, separados
por corredores com portas corta-fogo e, de preferência com sistema
independente de energia elétrica, areação ou climatização.
 Evitar caixas, dágua, quadros de energia e tubulações sobre as áreas
 Utilizar recursos construtivos para amenizar a temperatura interna
 Evitar a presença de pessoas em consulta ou trabalho no local
 Manter suprimento elétrico de emergência

Recomendações de acondicionamento

Os documentos de valor permanente que apresentem grandes formatos

devem ser armazenados horizontalmente ou enrolados em tubos
confeccionados em cartão alcalino e armazenados em gavetas.

Nenhum documento deve ser armazenado diretamente no chão.

O armazenamento deverá ser feito em mobiliário de aço tratado com

pintura sintética de efeito antiestético

As medidas de caixas e envelopes devem ser padronizados e sempre

superiores ao tamanho do documento

Conservação e Preservação de Documentos

A conservação se divide em atividades de preservação, que são as ações

preventivas, e as atividades de restauração, que são ações corretivas.
Vamos estudar cada uma delas.

Técnicas de Restauração:

Banho de gelatina – mergulha-se o documento em cola específica,

aumentando sua durabilidade. Contudo é maior a possibilidade de ataque
de fungos e bactérias.

Tecido – utiliza duas folhas de tecido muito finas, que são ligadas ao
documento por uma pasta de amido, para reparar pequenos danos.

Silking – variação do método anterior, substituindo os tecidos por outros

específicos (musseline de seda ou crepeline). Estes têm maior durabilidade,
mas devido ao uso da pasta de amido, suas qualidades são um pouco
afetadas. Além disso o material muito específico o deixa com custos altos.

Laminação – envolve o documento, nas duas faces, em uma folha de seda e

outra de acetato de celulose. Em seguida coloca-se o documento em uma
prensa hidráulica com pressão entre 7 e 8 Kg/cm, e temperatura entre 145º
a 155ºC.

Laminação manual – variação do método anterior, acrescentando acetona à

folha de acetato de celulose.
Encapsulação – o documento é envolto em películas de poliéster e fita
adesiva de duplo revestimento.

Noções de Preservação:

A preservação é o conjunto de ações de caráter preventivo, portanto relata

sobre os cuidados dispensados aos documentos para evitar a sua
deterioração. Dificilmente é pedido em provas, até mesmo por serem um
tanto óbvias.
As orientações sobre preservação de documentos foram publicadas pelo
CONARQ. Vamos a elas:
 Evitar a luz natural onde funcionar o arquivo (a luz prejudica o
suporte). Até mesmo a luz artificial deve ser moderada.
 Evitar o ar seco e a umidade que enfraquecem as fibras do papel.
Ainda, a umidade pode provocar mofo.
 Manter temperatura e umidade baixas e estáveis. A temperatura
ideal deve estar entre 16º e 22ºC.
 Estar com as mãos limpas e livres de gorduras. Em caso de
fotografias e gravuras, usar luvas de algodão sempre que possível.
 Evitar tintas e grafites, pois podem causar manchas, rasgos ou
riscos.
 Não dobrar canto da página. Deve ser utilizado um marcador de papel
livre de acidez.
 Não umedecer os dedos com saliva. A saliva no papel favorece o
desenvolvimento de microorganismos que vão destruí-lo.
 Não usar objetos metálicos, como grampos ou clipes. Os clipes devem
ser de plástico, e o local de contato com o documento deve estar
protegido com um pequeno pedaço de papel.
 Evitar cópias dos documentos. A luz ultravioleta provoca danos
irreversíveis e o manuseio pode provocar danos nas lombadas.
 Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas.
Segure-o de forma correta para evitar rasgos e amassados.
 Evitar substâncias poluentes, pois são os principais agentes de
deterioração do acervo, catalisando as reações químicas (formação
de ácidos, sujeira, desfiguração dos materiais).
 Somente utilizar aparelhos de ar condicionado se os mesmos
puderem ficar ligados ininterruptamente, dia e noite. Caso contrário
recomenda-se não usar, pois os danos serão muito maiores.
 Fitas de vídeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas na
posição vertical com a bitola cheia voltada para baixo.
 Suportes eletrônicos devem ser mantidos longe de campos
eletromagnéticos (computadores e eletrodomésticos em geral) e
livres de poeira, umidade e temperaturas altas.

Documentos em papel:
Estantes e arquivos devem ser de metal e revestidos de pintura (para evitar
a ferrugem);
Deve-se manter as mãos limpas ao manusear os documentos;
Evitar qualquer tipo de alimento junto aos documentos;
Não utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepe ou cola branca (PVA), para
evitar a perda de um fragmento do volume em degradação. Esses materiais
possuem alta acidez e provocam manchas irreversíveis no local de
aplicação.
Não escrever nos documentos;
Não dobrar as páginas;
Na apoiar os cotovelos ou braços ao ler ou consultar;
Não umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro líquido;
Para a remoção do pó das lombadas e partes externas dos livros, pode ser
utilizado o aspirador com escova circular especial, adaptada com tecido de
filó ou gaze;
Para limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias, flanelas de
algodão ou borracha em pó;
Remover grampos metálicos, etiquetas, fitas adesivas, papéis e cartões
ácidos;
Fazer anotações e observações somente à lápis.

Caixas de Arquivo (caixa-box):

Utilizar caixas de papelão e não as de plástico; esta tendem a transpirar
quando submetidas a altas temperaturas. Além disso, o papel em que forem
confeccionadas deve ser alcalino ou com pH neutro, pois são livres de
acidez. Ainda, suas medidas devem ser maiores que as dos documentos que
vai acondicionar, utilizando calços ou apoios para evitar que os documentos
se dobrem ou rasguem. Podem ser empilhadas.

Limpeza do assoalho:
Não utilizar água, nem mesmo no piso. A limpeza deve ser feita com pano
umedecido e aspiradores;
Remover a poeira com cuidado para não deslocá-la para as estantes e para
os documentos. Não utilizar vassouras ou espanadores. É sempre
aconselhável utilizar panos umedecidos e aspiradores.
O pano nunca deve estar molhado, apenas umedecido. É necessário
também lavá-lo sempre que ficar totalmente sujo.