IMPLANTAÇÃO DO PMO: DA TEORIA A PRÁTICA | 1

SUMÁRIO
Introdução 03

Por que implantar um PMO 04

Boas práticas na implantação do PMO 07

Exemplo de case de sucesso 10

Sobre a Project Builder 13

 INTRODUÇÃO
A busca por eficiência e eficácia nas empresas tem se refletido no aumento dos escritórios
de projetos — ou PMOs. Segundo o The State of the PMO, 84% das empresas já possuem
um PMO, sendo que metade das que ainda não o implementaram têm essa melhoria
em seus planos. Isso significa que existe uma preocupação crescente em aperfeiçoar os
negócios de modo a reduzir custos de operação e maximizar resultados, objetivos que
podem ser facilmente atingidos com uma sincronia entre o PMO e a estratégia da empresa,
aumentando a geração de valor para as partes interessadas.

É claro que o PMO sozinho não gera resultados extraordinários no curto prazo, mas a
cultura voltada para projetos e a organização que se estabelece com a implementação
de um PMO são essenciais para que a empresa integre esforços, adotando boas práticas
e estruturas para, assim, atingir seus objetivos estratégicos com mais facilidade. Neste
material você encontrará a justificativa definitiva para implementar um PMO na sua
empresa, além de um caso real de sucesso de quem obteve um excelente resultado
com a implantação do escritório de projetos. Pronto para entrar em contato com
melhores práticas de PMO e colocar a sua empresa para gerar resultados com essa nova
mentalidade? Então vamos lá:

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 POR QUE IMPLANTAR UM PMO
A importância do PMO está no constante aperfeiçoamento de políticas e processos da
empresa, visando superar obstáculos e garantir o sucesso de projetos estratégicos para
o negócio. Novamente de acordo com o The State of the PMO, esse recurso vem sendo
crucial para a implementação de processos de governança corporativa em 72% das
empresas, assim como para o aconselhamento executivo (64%) e para o planejamento
estratégico (62%). Isso se deve aos benefícios que a empresa conquista ao investir em um
PMO, como os que vamos listar para você a seguir:

Redução de custos
Um dos maiores desafios das empresas é manter o devido controle dos custos de seus
projetos, fator crítico para maximizar a rentabilidade do investimento. Nesse sentido, o
PMO auxilia a otimizar os recursos da empresa, distribuindo-os de forma estratégica entre
os projetos em execução.

Padronização de processos
A adoção de um PMO também contribui para a padronização de processos e projetos, o
que facilita a gestão e permite que se estabeleça uma maior integração entre setores e

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partes interessadas, aumentando o nível de entendimento sobre os objetivos do negócio, o
trabalho a ser desenvolvido e os resultados esperados.

Execução do orçamento
Por mais que o orçamento seja um fator crítico para o sucesso de um projeto, a verdade é
que ainda são poucas as empresas que concluem suas iniciativas dentro da previsão inicial.
Nesse sentido, a presença de um PMO ajuda a identificar melhores práticas de uso do
orçamento de forma a reduzir o índice de projetos que extrapolam o valor previsto.

Cumprimento de cronograma
O prazo para conclusão do projeto corresponde ao time-to-market da empresa para
conquistar competitividade e lucratividade. Por isso, o cumprimento do cronograma é
essencial. Nesse sentido, o PMO auxilia no controle dos prazos, no foco dos recursos e
esforços, garantindo as entregas dentro dos prazos previstos e aumentando, assim, o nível
de eficácia e retorno de cada trabalho.

Aumento da efetividade
A presença de um PMO na empresa tem contribuído para um aumento de até 30%
na eficácia dos projetos, reduzindo índices de fracasso por falta de um controle mais
centralizado e atento aos objetivos do negócio.

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Formação de profissionais qualificados
A demanda por profissionais de gestão de projetos qualificados é cada vez maior, no
entanto — e infelizmente —, o mercado ainda não dá conta de suprir essa necessidade.
Cabe então ao PMO treinar e capacitar os profissionais para atuarem de maneira
estratégica e, assim, alcançarem resultados pra lá de satisfatórios a cada novo projeto.

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 BOAS PRÁTICAS NA
IMPLANTAÇÃO DO PMO
A implantação de um PMO requer um bom planejamento prévio, visando estruturar o setor
como um braço da alta gerência a fim de assegurar a geração de valor e o retorno sobre o
investimento. A seguir você verá os passos desse planejamento:

Providencie a tecnologia adequada

O suporte tecnológico adequado garante a agilidade de que o PMO precisa para tomar
decisões, priorizar projetos, analisar resultados e fazer o acompanhamento sistemático
de todas as iniciativas da empresa. Com o software da Project Builder, por exemplo, você
tem total controle sobre os projetos em andamento e ainda gerencia seus programas e
portfólios de maneira estratégica, sempre alinhada aos objetivos do negócio, maximizando
os resultados do seu PMO.

Organize seu planejamento orçamentário

Como o descontrole do orçamento pode criar grandes problemas de caixa e
sustentabilidade financeira para a empresa, mantenha o planejamento orçamentário do
PMO sempre em dia, considerando, claro, uma margem razoável de erro. Desenvolver
políticas e normas internas para alterações de orçamento pode ser uma boa maneira de

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manter o equilíbrio nos investimentos.

Adote metodologias ágeis

É cada vez mais comum vermos PMOs trabalhando com metodologias ágeis justamente
por serem mais adequadas a ambientes de extrema incerteza. Utilizando, por exemplo, o
Scrum, XP ou Kanban, dentre outros, você pode planejar os projetos de forma a facilitar
o controle de prazos e custos, assim como a priorização dos trabalhos com maior retorno
financeiro para a empresa.

Defina bem suas métricas de desempenho

As métricas de desempenho do PMO devem estar alinhadas aos objetivos estratégicos da
empresa, contribuindo sempre para que a organização tenha êxito no seu planejamento.
Além disso, cada projeto também deve contribuir para o todo. Dessa forma, estabeleça
exatamente como cada um deles contribuirá para trazer os resultados esperados.

Gerencie atentamente os riscos

O gerenciamento de riscos em projetos deve receber total atenção do PMO, uma vez
que riscos equivocadamente interpretados ou dimensionados podem causar impactos
simplesmente devastadores à empresa. Assim, contar com um plano de gerenciamento de
riscos, bem como manter um manual de lições aprendidas com projetos anteriores pode
evitar muitos problemas.
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Crie uma cultura voltada a projetos
A melhor maneira de fazer com que o PMO contribua efetivamente para a estratégia da
empresa é criar uma cultura de projetos na organização, integrando todas as iniciativas
internas sob os mesmos preceitos e coordenando os esforços de todos para que a empresa
se sobressaia no mercado.

Tenha sempre um plano de ação

A mensuração de resultados serve para que o PMO perceba o contexto da atual situação e
possa buscar o aprimoramento necessário. Portanto, aja sempre de acordo com um plano
de ação que identifique problemas, necessidades e soluções a serem alcançadas.

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 EXEMPLO DE CASE DE SUCESSO
A IplanRio iniciou a implantação de seu PMO — que a princípio era subordinado à gerencia
de planejamento — lá atrás, ainda em 2007. Nesse processo, a organização implementou
uma metodologia de gestão de projetos e, paralelamente, foi em busca de uma ferramenta
que ao mesmo atendesse às necessidades desse novo momento e fosse alinhada a seus
métodos. Assim, após passar por todos os procedimentos relativos à devida licitação do
serviço, a IplanRio contratou a Project Builder.

Com a implantação do software PB e já com uma cultura de gerenciamento de projetos

mais bem elaborada, o escritório de projetos da IplanRio assumiu, em 2009, uma posição
estratégica dentro da organização, tornando-se uma assessoria técnica da presidência. E
esse avanço inevitavelmente trouxe um novo olhar da empresa sobre o setor de projetos.
Hoje, o PMO da IplanRio cuida de todos os projetos da organização e de seus clientes,
dando suporte e acompanhamento a esses trabalhos.

Os dois primeiros anos de implantação foram dedicados à estruturação do PMO. Assim,

criou-se um plano para o estabelecimento do escritório com investimentos na capacitação
dos líderes — tanto em relação aos conceitos de gerenciamento de projetos quanto à sua

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própria metodologia de aplicação, tudo contando com o apoio da Project Builder. Após essa
capacitação, os líderes da empresa puderam explorar melhor a ferramenta e colocar em
prática os conceitos e a metodologia de gestão de projetos aprendida.

Antes da implantação efetiva do PMO e da ferramenta, não era possível ter acesso
facilitado às informações estratégicas sobre os projetos da organização, uma vez que
tudo era feito de forma manual. Patricia Rainho, supervisora do escritório de projetos da
IplanRio, conta que, nesse ponto, o módulo de BI da Project Builder foi fundamental, pois
permitiu que se tivesse o cruzamento de informações para que os relatórios e indicadores
fossem gerados com mais rapidez, em formatos mais amigáveis e com mais detalhes. Esses
dados gerenciais consolidados viraram recursos poderosos que a alta gestão da empresa
passou a ter para tomar decisões cada vez mais acertadas e apoiar o alcance de seus
objetivos.

Como você pôde conferir ao longo deste Whitepaper, o PMO é um investimento sólido,
que traz retornos extremamente positivos quando bem trabalhado na empresa. Só não
se esqueça que, para ter sucesso, ele precisa ser implementado de maneira séria, levando
em consideração as características do negócio, o mercado e os objetivos estratégicos da
empresa, bem como alocando os recursos físicos e humanos necessários para o completo
desenvolvimento das ações e de seus projetos. Nesse contexto, o desempenho dos gestores
é crucial para obter os resultados desejados, uma vez que é a partir da organização e do
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controle eficaz que se tem um acompanhamento adequado das iniciativas da empresa
visando gerar valor e rentabilidade para o negócio.

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Há mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar empresas de
diversos portes a entender e aproveitar os benefícios da Gestão de Projetos, conseguindo
assim atingir a alta performance em seus negócios. Para isto, trabalhamos três formas
principais:

Nossa solução, o Project Builder, foi testado e aprovado por milhares de gerentes de
projetos e, por isso, se tornou uma plataforma indispensável para o ganho de eficiência e a
alta performance em projetos.

Temos uma metodologia passo a passo de implementação da Gestão de Projetos.

Oferecemos pacotes de consultoria para ajudar a sua empresa a ganhar mais produtividade,
aumentar seu faturamento e reduzir custos.
Produzimos muito conteúdo educativo na área de Gestão de Projetos, estratégia e
desenvolvimento de produto. Eles são disponibilizados como posts no blog, eBooks,
webinars gratuitos e palestras presenciais na Academia Project Builder.
Aproveite para conhecer as funcionalidades de nossa solução através de uma
demonstração por vídeo ou realize um teste gratuito.

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