Manual Ajuda

Configuração Acessos

ViaCTT - Manual Ajuda Configuração

Referência: Acessos
Data Edição: 06-06-16
Versão: 3.1

Texto escrito conforme o Acordo Ortográfico.

INDÍCE

ACESSOS À CAIXA POSTAL ELETRÓNICA ................................................................................... 3

1.1 GUIA RÁPIDO DE CONFIGURAÇÃO DE UM ACESSO (UTILIZADOR) ..............................................4
1.2 CONSULTAR ATRIBUIÇÕES ...........................................................................................................8
1.3 GERIR UTILIZADORES...................................................................................................................9
1.3.1 Associar Utilizador a um Grupo de Acesso.....................................................................10
1.3.2 Criar novo Utilizador ...........................................................................................................11
1.3.3 Detalhe de Utilizador ..........................................................................................................14
1.3.4 Editar Utilizador ...................................................................................................................15
1.3.4.1 Edição de Utilizadores com os perfis: Administrador, Utilizador Pagador e Utilizador . 15
1.3.4.2 Edição de Utilizadores com o perfil Utilizador IED ............................................................. 15
1.3.5 Remover Utilizador .............................................................................................................17
1.4 GERIR GRUPOS DE ACESSO ......................................................................................................18
1.4.1 Associar Grupo de Acesso a uma Entidade/Conta .......................................................19
1.4.2 Criar um Grupo de Acesso ................................................................................................21
1.4.3 Editar Grupo de Acesso .....................................................................................................22
1.4.4 Remover Grupo de Acesso ...............................................................................................23

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Acessos à Caixa Postal Eletrónica

A Caixa Postal Eletrónica Empresarial disponibiliza um conjunto de

capacidades que possibilitam uma adequada gestão da receção do correio
digital na sua organização.

 Múltiplos Acessos à Caixa Postal Eletrónica

Na Caixa Postal Eletrónica para Pessoas Coletivas, podem ser identificados
diferentes utilizadores destinatários, para tipos de correspondência distintos.

 Gestão Entidades por Acesso

Apenas os utilizadores com permissões podem fazer a gestão do correio digital
da entidade ou da conta, nomeadamente leitura, pagamento e remoção de
documentos.

Para efetuar esta gestão terão que ser garantidos 3 elementos essenciais:

1º Criar Acessos – criação de utilizadores com diferentes tipos de perfis.

2º Criar e Atribuir a Grupo de Acesso – criar Grupos de Acesso e Associar o

Acesso a um grupo, de modo a efetuar uma gestão das entidades mais eficaz e
personalizada para cada um dos acessos criados no 1º passo.

3º Atribuir a entidades – Associação dos grupos criados (no 2º passo) a cada

uma das entidades já subscritas, com vista a possibilitar aos acessos
pertencentes aos grupos, a gestão dos documentos recebidos (visualização,
pagamentos, remoção, etc).

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1.1 Guia Rápido de Configuração de um Acesso (Utilizador)

De uma forma guiada e simples, crie um novo acesso (utilizador) e configure as

suas permissões aos grupos de acesso. Utilize, para o efeito, o menu Guia de
Configuração.

A Configuração de um novo Acesso estará concluída após a realização dos

seguintes passos:
1. Criação de um novo utilizador;
2. Associação do novo utilizador a um Grupo de Acesso;
3. Associação (permissão) do Grupo de Acesso às entidades já
subscritas.

A imagem seguinte exemplifica o ecrã Guia Rápido de Configuração de um

Acesso, na sua primeira fase.

Deve preencher todos os campos obrigatórios (assinalados com *), bem como,
deverá escolher o modo de criação dos Dados de Acesso do utilizador.

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Para mais detalhes sobre a explicação dos campos e modos de criação de
Dados de Acesso, verifique o capítulo 1.3.2 Criar novo Utilizador.

Finalize a primeira fase de configuração premindo o botão , e seguirá

para a segunda fase da configuração que é Atribuir o acesso criado a um grupo
de acesso.

Nesta segunda fase é efetuada a associação do utilizador ao(s) grupo(s) de

acesso já existentes ou a novos grupos.

Um grupo de acesso é um conjunto acessos (utilizadores), aos quais é dado

permissão de acesso às entidade(s)/conta(s) previamente subscritas para que
possam efetuar a gestão das ações sobre documentos e pagamentos.

Pode ser associado o acesso criado a grupos de acesso existentes,

selecionando o grupo pretendido. A imagem seguinte exemplifica o ecrã
descrito.

Poderá ainda optar por criar novo grupo de acesso. Para isso deverá preencher
os seguintes campos:
 Nome – campo obrigatório que identificará o grupo criado;
 Descrição – campo não obrigatório e serve para descrever o grupo de
acesso criado.

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Após preenchidos os campos deverá premir no botão .
É mostrada uma mensagem de sucesso, como a exemplificada na imagem
abaixo. Poderá verificar a criação do grupo de acesso, pela visibilidade do
mesmo na parte de baixo do ecrã em causa. O grupo criado fica
automaticamente selecionado.

Deverá premir no botão , para chegar à terceira fase da configuração

- a fase de Atribuição dos Grupos a Entidades.

Como pode verificar pela imagem seguinte, exemplificativa do ecrã, deverá

escolher a entidade/conta que pretende associar ao grupo criado.

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Após efetuar a associação do grupo à entidade/conta deverá premir no botão
.
Seguidamente é mostrada uma mensagem de conclusão da configuração do
utilizador.

Ao premir no botão entra no ecrã de Consultar Atribuições, onde

poderá validar a criação do utilizador, o seu grupo de acesso e as respetivas
entidade(s)/conta(s) às quais terá permissões de ações sobre os documentos
recebidos.

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1.2 Consultar Atribuições

Ao premir no Menu Consultar Atribuições, é aberto um ecrã semelhante ao da

figura abaixo. Através deste ecrã poderá efetuar a pesquisa de atribuições por
Nome Utilizador, Código de Utilizador, Grupos de Acesso ou Entidade\Conta.

Poderá efetuar a exportação, para ficheiro do tipo csv, de todas as atribuições

existentes, premindo no botão .
Todas atribuições por Utilizador são visíveis na segunda parte do ecrã, Controlo
de Acessos.

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1.3 Gerir Utilizadores
Após premir no Menu Gerir Utilizadores, é aberto o ecrã de Utilizadores. Este
ecrã tem a finalidade de mostrar os utilizadores existentes de uma organização.
Podem ser verificados os dados do utilizador (como o Código de Utilizador, o
Nome, o Perfil, o seu Estado), e efetuar as ações Editar ou Remover , ou
ainda efetuar a associação dos Utilizadores criados aos Grupos de Acesso

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 1.3.1 Associar Utilizador a um Grupo de Acesso

Pode alterar os Grupos de Acesso dos utilizadores a partir deste ecrã,

selecionando o utilizador que pretende alterar. Ao selecionar o utilizador são
apresentados os Grupos de Acessos existentes da organização e assinalados os
grupos que o utilizador em questão tem acesso. A figura seguinte exemplifica o
que foi descrito.

Se pretender alterar os Grupos de Acesso de um utilizador, deverá primeiro

proceder à seleção do utilizador. Seguidamente deverá escolher o(s) Grupo(s)
de Acesso e premir no botão .

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 1.3.2 Criar novo Utilizador

Poderá efetuar a criação de utilizadores premindo no botão

, é aberto o ecrã Adicionar Utilizador, ver figura seguinte.

Deve preencher todos os campos obrigatórios (assinalados com *).

 Estado – neste campo deverá escolher o estado do utilizador que vai criar,
que pode ser Ativo ou Inativo.
o Ativo, o utilizador tem acesso à Caixa Postal Eletrónica;
o Inativo, o utilizador é criado mas este não tem acesso à Caixa Postal
Eletrónica.
 Perfil – existem dois géneros de perfis:
o Os Utilizadores com acesso à caixa postal eletrónica através do portal
ViaCTT, estes podem ser:

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  Administrador – utilizador com permissões para: subscrever
entidades, configurar pagamentos, gerir utilizadores e
configurar os seus acessos;
 Utilizador – utilizador com acesso limitado às permissões
configuradas pelo Administrador;
 Utilizador Pagador – utilizador com acesso à configuração de
pagamentos e com acesso limitado às permissões configuradas
pelo Administrador.
o Os Utilizadores com acesso automático à caixa postal eletrónica,
utilizando a capacidade de acesso à ViaCTT para leitura/obtenção de
documentos através de um Interface Eletrónico de Dados (IED). Estes
utilizadores são criados com o perfil Utilizador IED e este perfil não
pode ser alterado.
Para mais informações contacte suporte.empresas@viactt.pt.

 Nome – deve ser preenchido com o nome do utilizador.

 Descrição – não é de preenchimento obrigatório e pode ser utilizado como

campo livre.

 Código de utilizador – é um código (username) para acesso à Caixa Postal

Eletrónica. É alfanumérico (podem ser utilizados algarismos e letras ou
apenas letras), obrigatoriamente com uma letra no primeiro carater, sem
carateres especiais ou espaços e com o mínimo de 4 e o máximo de 12
carateres. O Código de Utilizador não é sensível a maiúsculas e minúsculas.

Seguidamente deverá escolher o modo de criação dos Dados de Acesso do

utilizador. Existem duas opções:

 Definição dos dados de acesso pelo Administrador - Criação da password

pelo Administrador. Neste caso deverá comunicá-la ao utilizador.
 Definição dos dados de acesso pelo Utilizador - Criação da password pelo
utilizador. Este modo consiste no envio pelo sistema de um e-mail para o
utilizador com um link que o mesmo deverá aceder. Ao aceder ao link é
aberto um ecrã onde o utilizador deve criar a sua password de acesso.

Em ambos os modos de criação, será gerado automaticamente resposta secreta

com um conteúdo aleatório, a qual poderá ser alterada posteriormente pelo
utilizador através alterando o seu perfil geral, dentro da caixa postal eletrónica.
Será ainda criada uma Chave Postal e associada a este novo utilizador. Estes
elementos de segurança são essenciais para que o utilizador recupere (redefina)
a sua password em caso de perda ou esquecimentos

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 Endereço de e-mail é de preenchimento obrigatório no caso de ser escolhida
a opção de criação dos Dados de Acesso da password pelo utilizador
(segunda opção anterior).

Após preencher os dados do utilizador, deverá efetuar a sua associação aos

Grupos de Acesso existentes assinalando no botão , existente do lado
esquerdo de cada Grupo de Acesso.
Deverá premir no botão para efetuar a criação do novo utilizador.

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 1.3.3 Detalhe de Utilizador

Para visualizar os detalhes de um utilizador deverá entrar no Menu Gerir

Utilizadores e selecionar o utilizador premindo no Código de Utilizador. É então
aberto o ecrã Detalhe do Utilizador. A figura seguinte exemplifica o ecrã.

Neste ecrã pode verificar os dados do Utilizador e os Grupos de Acesso do

mesmo.
Para voltar ao ecrã anterior deverá premir no botão . É encaminhado
para o ecrã de Utilizadores.

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 1.3.4 Editar Utilizador

Para editar os dados de um Utilizador deverá premir no botão na linha

referente ao Utilizador no ecrã de Utilizadores, acedendo através do Menu Gerir
Utilizadores. Após premir no botão é apresentado o ecrã de Edição de
utilizadores.

1.3.4.1 Edição de Utilizadores com os perfis: Administrador, Utilizador

Pagador e Utilizador

Todos os campos apresentados neste ecrã podem ser alterados à exceção do

Código de utilizador.
Para mais detalhes sobre a explicação dos campos verifique o ponto 1.3.2 Criar
novo Utilizador.
Após efetuar as alterações desejadas deverá premir no botão para
concretizar a(s) alteração(ões) efetuada(s).

1.3.4.2 Edição de Utilizadores com o perfil Utilizador IED

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Todos os campos apresentados neste ecrã podem ser alterados à exceção do
Perfil e do Código de utilizador.
Para mais detalhes sobre a explicação dos campos verifique o ponto 1.3.2 Criar
novo Utilizador.
Após efetuar as alterações desejadas deverá premir no botão para
concretizar a(s) alteração(ões) efetuada(s).

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 1.3.5 Remover Utilizador

Se desejar remover um Utilizador deverá aceder ao Menu Gerir Utilizadores e

carregar no botão na linha referente ao Utilizador que pretende remover.
É encaminhado para o ecrã Remover Utilizador - ecrã semelhante ao
apresentado na imagem abaixo.

Para efetuar a remoção do utilizador deverá premir no botão .

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1.4 Gerir Grupos de Acesso
No Menu Grupo de Acesso poderá criar Grupos de Acesso.

Um grupo de acesso é um conjunto acessos (utilizadores), aos quais é dado

permissão de acesso às entidade(s)/conta(s) previamente subscritas para que
possam efetuar a gestão das ações sobre documentos e pagamentos.

Neste ecrã, abaixo exemplificado, poderá criar Grupos de Acesso ou alterar um

Grupo de Acesso existente e ainda efetuar a associação dos Grupos de Acessos
já criados às Entidades/Contas Existentes.

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 1.4.1 Associar Grupo de Acesso a uma Entidade/Conta
Para alterar as associações de um Grupo de Acesso às Entidades\Contas
deverá premir na caixa correspondente ao grupo de acesso pretendido. A
imagem seguinte exemplifica o ecrã Grupo de Acesso.

Após selecionar o Grupo de Acesso é aberta a segunda metade do ecrã onde

estão visíveis as Entidades\Contas existentes que podem ser associadas a
grupos. A imagem seguinte exemplifica o ecrã.

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Uma vez selecionado o Grupo de Acesso deverá escolher a Entidade e/ou a
Conta que deseja associar ao Grupo. Depois de selecionado deverá premir no
botão de modo a salvar todas as alterações efetuadas.

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 1.4.2 Criar um Grupo de Acesso

Para efetuar a criação de um novo Grupo de Acesso deverá premir no botão

. É aberto o ecrã Adicionar Grupo de Acesso- ecrã
semelhante ao apresentado na imagem seguinte.

Deverá preencher obrigatoriamente o campo Nome do Grupo de Acesso, o

campo Descrição é de preenchimento facultativo.
Para finalizar a criação do Grupo de Acesso deverá premir no botão .

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 1.4.3 Editar Grupo de Acesso

Se pretender alterar a descrição de um Grupo de Acesso, deverá premir no

botão na linha referente ao Grupo de Acesso.
É apresentado o ecrã Edição de Grupo de Acesso, ecrã semelhante ao
apresentado na figura seguinte.

Neste ecrã pode alterar os dados de um Grupo de Acesso existente. O campo é

de preenchimento obrigatório. Depois de alterar os dados deverá premir no
botão de modo a guardar as alterações efetuadas.

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 1.4.4 Remover Grupo de Acesso

Se desejar remover um Grupo de Acesso deverá premir no botão na linha

referente ao Grupo de Acesso que pretende remover.

É encaminhado para o ecrã Remover Grupo de Acesso. A imagem seguinte

exemplifica o ecrã.

Neste ecrã é apresentada uma mensagem de confirmação sobre o Grupo de

Acesso a ser eliminado, se pretender efetuar esta ação deverá premir no botão
.
Caso contrário, se não pretender remover o Grupo de Acesso deverá premir no
botão .

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