MANUAL BÁSICO

ÍNDICE
1) Criando um Novo Projeto..........................................................................................................pág 4
1.1) Criando Projeto Pelo Método Completo....................................................................pág 4
1.2) Criando Projeto Pelo Método Completo....................................................................pág 5
1.3) Criando Projeto Pelo Método de Estrutura Analítica.................................................pág 5
2) Criando as Tarefas do Projeto....................................................................................................pág 6
2.1) Criando Tarefas Pelo Método Completo....................................................................pág 7
2.2) Criando Tarefas Pelo Método Rápido.........................................................................pág 8
2.3) Criando Tarefas Pelo Método de Estrutura Analítica.................................................pág 8
3) Criando Sub-Tarefas..................................................................................................................pág 9
3.1) Criando Sub-Tarefas Pelo Método Completo...........................................................pág 10
3.2) Criando Sub-Tarefas Pelo Método Rápido...............................................................pág 11
3.3) Criando Sub-Tarefas Pelo Método de Estrutura Analítica........................................pág 11
4) Transformando Sub-Tarefas Novamente em Tarefas..............................................................pág 12
4.1) Transformando Sub-Tarefas em Tarefas Pelo Método Completo.............................pág 12
4.2) Transformando Sub-Tarefas em Tarefas Pelo Método Rápido.................................pág 13
4.3) Transformando Sub-Tarefas em Tarefas Pelo Método de Estrutura.........................pág 13
5) Criando o Cronograma Físico.................................................................................................pág 13
5.1) Criando o Cronograma Físico Pelo Método Completo............................................pág 15
5.2) Criando o Cronograma Físico Pelo Método Rápido................................................pág 15
5.3) Criando o Cronograma Físico Pelo Método de Estrutura Analítica.........................pág 21
6) Criando o Cronograma Financeiro..........................................................................................pág 21
6.1) Inserindo Planilha de Custos....................................................................................pág 21
6.2) Inserindo Planilha de Gastos....................................................................................pág 24
6.3) Inserindo as Pessoas Designadas no Projeto............................................................pág 25
6.3.1) Inserindo as Pessoas Designadas no Projeto Pelo Método Rápido...........pág 25
6.3.2) Inserindo as Pessoas Designadas no Projeto Pelo Método Completo.......pág 25
6.4) Editando o Valor da Hora de Trabalho do Usuário...................................................pág 27
6.5) Inserindo Gastos com Mão de Obra/Folha de Ponto................................................pág 28
6.6) Aprovando Gastos com Mão de Obra/Folha de Ponto.............................................pág 29
6.7) Inserindo e Alocando Recursos a uma Tarefa...........................................................pág 30
6.8) Inserindo Gastos com Recurso.................................................................................pág 32
7) Estagios da Despesa................................................................................................................pág 32
8) Inserindo Arquivos..................................................................................................................pág 34
9) Criando Eventos / Reuniões....................................................................................................pág 35
10) Utilizando o Serviço de Comunicação / Mensagem..............................................................pág 38
11) Criando Portfólio de Projetos................................................................................................pág 42
12) Criando Indicadores..............................................................................................................pág 43
13) Criando Gráfico do Tipo Odômetro......................................................................................pág 44
14) Criando Painel de Indicadores...............................................................................................pág 46
15) Criando Lista de Composição de Painel................................................................................pág 48
16) Criando Checklist..................................................................................................................pág 49
17) Gerando / Criando Documentos da Negapeb........................................................................pág 51
17.1) Habilitação de Documentos Negapeb....................................................................pág 52
18) Integração Com o Siafi..........................................................................................................pág 53
19) Utilizando o Método Canvas.................................................................................................pág 56
20) Administração do Sistema.....................................................................................................pág 59
20.1) Customização de Calendário..................................................................................pág 59
20.2) Criação de Usuário.................................................................................................pág 61
20.3) Criação de Agenda Coletiva...................................................................................pág 62
1) CRIANDO UM NOVO PROJETO

Há três formas de se criar um projeto: pelo método completo, método rápido e método de
estrutura analítica (árvore). Serão abordadas as três forma de criação de um novo projeto.

1.1) Criando Projeto Pelo Método Completo

A primeira delas é necessário apenas clicar na aba “Filtros e Ações” localizado no canto
superior direito da tela para que sejam exibidos diversos filtros e ícones de ação, e então basta clicar
no ícone referente à criação de um novo projeto. Dessa forma o sistema deverá abrir uma tela
com um formulário para serem preenchidas as informações pertinentes ao projeto. Na parte inferior
desta mesma tela existem ainda as informações referentes a CONTATOS, INTEGRANTES,
DETALHAMENTO, PORTFÓLIO, STAKEHOLDERS e PRIORIZAÇÃO, que podem ser
preenchidas no momento da criação do projeto ou posteriormente na opção de editar o projeto. Após
preencher as informações do projeto basta clicar em um dos dois botões “Salvar”, localizados ou no
canto superior ou inferior esquerdo da tela. Cabe ressaltar que essa primeira forma é a mais
completa de se criar um projeto. Após ter criado o projeto o sistema deverá abrir a tela de “Detalhes
do Projeto” e caso seja necessário alterar o nome do projeto, por exemplo, basta acessar o menu
“Ação” e depois “Editar Projeto”. A imagem a seguir ilustra os procedimentos supracitados.
 Imagem 01: criando um projeto de forma completa.
1.2) Criando Projeto Pelo Método Rápido
A segunda forma de se criar um projeto é acessar a barra de ferramentas, localizada no topo
da tela, clicar em “Projetos” e em seguida “Projeto Rápido”. Então na próxima tela deve-se clicar
em “Projeto” e “Novo Projeto”, digitar o nome do projeto e clicar no botão “Ok”. Após ter criado o
projeto o sistema deverá abrir a tela de “Projeto Rápido” e caso seja necessário alterar o nome do
projeto, por exemplo, basta clicar no menu “Projeto” e depois “Editar”, então será aberta uma janela
pop-up e assim será possível editar seu nome. A imagem a seguir ilustra esses procedimentos.

Imagem 02: criando um projeto de forma rápida.

 1.3) Criando Projeto Pelo Método De Estrutura Analítica
A terceira forma de se criar um projeto é acessar a barra de ferramentas, clicar em “Projetos”
e em seguida “Estrutura Analítica de Projeto (WBS)”. Então na próxima tela deve-se clicar em
“Criar Projeto”, digitar o nome do projeto e clicar no botão “Ok”. Após ter criado o projeto o
sistema deverá abrir a tela de “Estrutura Analítica do Projeto” e caso seja necessário alterar o nome
do projeto, por exemplo, basta dar um duplo clique no nome do projeto, alterar o nome e teclar
ENTER ou clicar em qualquer lugar da tela

Imagem 03: criando um projeto em forma de estrutura.

2) CRIANDO AS TAREFAS DO PROJETO

Assim como na criação do projeto, há três formas de se criar tarefas e sub-tarefas de

projetos: método completo, método rápido e método de estrutura analítica do projeto (árvore).

É necessário estar na tela de “Lista de Projetos” para poder escolher o projeto ao qual se
deseja criar as tarefas e então clique no link referente ao projeto. A imagem a seguir ilustra essa tela.
 Imagem 04: tela da lista de projetos.

Clicando no link do projeto no qual se deseja inserir as tarefas será aberto a tela de
“Detalhes do Projeto”, que por sua vez contém um menu localizado no canto superior esquerdo com
três opções: “Ver”, “Inserir” e “Ação”. Esse menu e seus sub-menus permitem editar o projeto,
inserir diversas informações incluíndo tarefas e sub-tarefas. A imagem a seguir faz uma ilustração.

Imagem 05: menus e sub-menus da tela de detalhes do projeto.

2.1) Criando Tarefas Pelo Método Completo
Para criar uma tarefa de forma completa deve-se estar na tela mencionada acima, ou seja,
“Lista de Projetos”, clicar no menu “Inserir” e depois “Tarefa”. O sistema então irá disponibilizar
um formulário com as informações pertinentes à tarefa e que deverão ser preenchidas. Nessa tela
existem 5 abas, são elas: DETALHES, PREDECESSORAS, DATAS, DESIGNADOS e
ENTREGAS e esses dados podem ser fornecidos no momento da inclusão da tarefa ou
posteriormente, editando-se a tarefa da mesma forma como ocorre com o projeto. A fim de tornar o
sistema bem mais intuitivo e explicativo é possível verificar que ao posicionar o mouse sob cada
campo da tela o sistema mostra um hint com as informações básicas desse campo. Após fornecer as
informações pertinentes à tarefa basta clicar no botão “Salvar” localizado no canto superior
esquerdo da tela. Após clicar no botão “Salvar” o sistema deverá abrir a tela de “Detalhes da
Tarefa”, da mesma forma como acontece com a criação do projeto (forma completa) e a tela é
exatamente igual a tela de “Detalhes do Projeto” como ilustrada na Imagem 05. E caso seja
necessário alterar o nome da tarefa, basta clicar no menu “Ação” e depois “Editar Tarefa”. A
imagem a seguir ilustra o que foi comentado.

Imagem 06: criando uma tarefa de forma completa.

2.2) Criando Tarefas Pelo Método Rápido
Uma segunda forma de se criar tarefa de projeto é a partir da tela de Projeto Rápido. Para
realizar esse procedimento clique no menu “Projetos”, localizado no canto superior da tela, e em
seguida “Projeto Rápido”. Nesse momento o sistema deverá estar na tela “Projeto Rápido”, então
clique no ícone , localizado no canto superior direito da tela, para selecionar um projeto e então
insirir as tarefas. Aqui existem duas formas de inserir tarefas, uma delas é clicando no menu
“Tarefas”, depois selecionando “Adicionar” e por último “Tarefa Abaixo” ou “Tarefa Acima” caso
já tenha pelo menos uma tarefa criada. A outra forma de inserir tarefas na tela de “Projeto Rápido” é
clicando com o botão direito do mouse em qualquer espaço vazio (espaço em branco) da tela, e
então será mostrado um menu com a opção “Adicionar” e “Tarefa Abaixo” ou “Tarefa Acima” caso
já tenha pelo menos uma tarefa criada. Feito isso basta digitar o nome da tarefa e teclar ENTER ou
clicar em qualquer lugar da tela, esse procedimento fará com que a tarefa seja salva. Após salvar a
tarefa, como mencionado acima, o sistema abrirá a tela de “Interface Rápida” do projeto, da mesma
forma como acontece com a criação do projeto na forma rápida. E caso seja necessário alterar o
nome da tarefa, por exemplo, basta clicar em seu nome, realizar a modificação e teclar ENTER ou
clicar em qualquer lugar vazio (em branco) da tela. A imagem a seguir ilustra os procedimentos
mencionados acima.

Imagem 07: criando uma tarefa a partir da tela de projeto rápido.

2.3) Criando Tarefas Pelo Método De Estrutura Analítica

Uma terceira forma de se criar tarefa de projeto é a partir da tela de Estrutura Analítica do
Projeto. Para chegar nessa tela pode-se, a partir da tela de lista de projetos, clicar no link do projeto
de interesse, depois ir no menu “Ver” e então “EAP (WBS)” ou então a partir de qualquer tela do
sistema ir na barra de ferramentas, localizada no topo da tela, selecionar “Projetos”, depois
“Estrutura Analítica de Projeto (WBS), depois clicar no ícone localizado no canto superior
direito, referente ao campo projeto, e logo em seguida, na janela pop-up que surgir, selecionar o
projeto de interesse.

Já na tela de estrutura analítica do projeto de interesse é necessário selecionar o projeto,

dando apenas um clique, e logo em seguida clicar em “Adicionar” depois digitar o nome da tarefa e
clicar em ok. Feito isso, o sistema retorna para a tela de EAP já com a tarefa e o projeto em forma
de treeview. E caso necessite alterar o nome da tarefa, basta clicar no seu nome, realizar a
modificação e teclar ENTER ou clicar em qualquer lugar vazio (em branco) da tela. A imagem a
seguir ilustra os procedimentos mencionados acima.

Imagem 08: criando uma tarefa a partir da tela de estrutura analítica do projeto.

3) CRIANDO SUB-TAREFAS

É possível criar sub-tarefas de tarefas e sub-tarefas de sub-tarefas e assim por diante. Para
realizar esse procedimento existem 3 formas, bem como a criação de projetos e tarefas, ou seja, por
meio do método completo, pela interface rápida e pela estrutura analítica do projeto. Para cada uma
das modalidades é necessários já ter pelo menos uma tarefa criada.
3.1) Criando Sub-Tarefas Pelo Método Completo
Para criar sub-tarefas pelo método completo é necessário estar na tela de lista de projetos,
clicar no link do projeto de interesse, o sistema deverá abrir a tela de “Detalhes do Projeto”, então
nessa tela clique no link da tarefa na qual serão inseridas as sub-tarefas. Nesse ponto o sistema
abrirá a tela de “Detalhes da Tarefa”, então clique no menu “Inserir”, depois “Tarefa” e preencha o
formulário com as informações pertinentes à sub-tarefa. Nesse momento o ponto mais importante e
o que de fato faz uma tarefa se tornar sub-tarefa é preencher o campo “Tarefa Superior”, onde ao
clicar no ícone o sistema abrirá uma janela pop-up para se definir qual será a tarefa superior (ou
tarefa pai). Ao clicar na tarefa de interesse, o sistema vincula a sub-tarefa à tarefa superior e então
basta clicar no botão “Salvar” localizado no canto superior esquerdo. Nesse momento o sistema
retornará para a tela de “Detalhes da Tarefa” onde já constarão as informações da tarefa, ou seja a
tarefa superior, e da sub-tarefa. A imagem a seguir ilustra esses procedimentos.

Imagem 09: criando uma sub-tarefa a partir do método completo.

3.2) Criando Sub-Tarefas Pelo Método Rápido
Para criar sub-tarefas pelo método de interface rápida basta seguir o procedimento explicado
acima, ou seja, indo na barra de ferramentas e selecionando “Projeto” e depois “Projeto Rápido” e
então clicar no ícone localizado no canto superior direito da tela para pesquisar o projeto de
interesse. O projeto escolhido deverá ter pelo menos duas tarefas, já que que uma delas deverá se
tornar uma sub-tarefa. Caso o projeto só tenha uma tarefa será necessário criar outras tarefas, como
já explicado anteriormente.

Nesse método rápido para que uma tarefa qualquer torne-se sub-tarefa basta selecionar a
tarefa de interesse e clicar com o botão direito do mouse para que um menu se abra e então
selecionar “Recuo” e depois “Aumentar Recuo” ou então selecionar a tarefa de interesse e ir
diretamente no menu “Tarefas” e realizar esses mesmos procedimentos recém explicados. A
imagem a seguir ilustra esses procedimentos.

Imagem 10: criando uma sub-tarefa a partir método de interface rápida.

3.3) Criando Sub-Tarefas Pelo Método de Estrutura Analítica

Para criar sub-tarefas pelo método de EAP basta seguir o procedimento explicado acima, ou
seja, indo na barra de ferramentas e selecionando “Projeto” e depois “Estrutura Analítica de
Projetos” e então clicar no ícone localizado no canto superior direito da tela para pesquisar o
projeto de interesse. O projeto escolhido deverá ter pelo menos duas tarefas, já que uma delas
deverá se tornar uma sub-tarefa. Caso o projeto só tenha uma tarefa será necessário criar outras
tarefas, como já explicado anteriormente.

Nesse método de EAP para que uma tarefa qualquer torne-se sub-tarefa de outra tarefa basta
clicar, segurar e arrastar a tarefa de interesse para dentro da tarefa que será a tarefa pai. É possível
verificar nesse momento que na estrutura em forma de árvore foram criados sub-níveis com um
sinal de – (subtração), o que significa que a estrutura pode ser retraída, ou mesmo expandida
quando tiver um sinal de + (adição) A imagem a seguir ilustra esses procedimentos.

Imagem 11: criando uma sub-tarefa a partir do método de Estrutura Analítica de Projetos.

4) TRANSFORMANDO SUB-TAREFAS NOVAMENTE EM TAREFAS

Da mesma forma como foram criadas, as sub-tarefas podem ser transformadas em tarefas
novamente, as tarefas e sub-tarefas podem ser excluídas, editadas, podem ser inseridos outros dados
como divisão responsável, pessoas envolvidas, pessoas designadas e demais informações.

Nas três formas de criar sub-tarefas é possível torná-las em tarefa novamente, o

procedimento é basicamente fazer o procedimento inverso ao procedimento de se criar uma sub-
tarefa.

4.1) Transformando Sub-Tarefas em Tarefas Pelo Método Completo

No caso do método completo basta abrir a sub-tarefa de interesse e na tela de “Detalhes da
Tarefa” clicar no menu “Ação” e “Editar Tarefa”. Logo em seguida clicar no ícone referente ao
campo de “Tarefa Superior” e na janela pop-up que surgir clicar em “Nenhuma” e por último clicar
no botão “Salvar” (após a pop-up se fechar) e retornar à tela anterior.

4.2) Transformando Sub-Tarefas em Tarefas Pelo Método Rápido

 No caso do método de interface rápida basta abrir a tela de projeto rápido (do projeto
específico) clicar na sub-tarefa com o botão direito do mouse e no menu que abrir selecionar
“Recuo” e depois “Diminuir Recuo” ou então selecionar a sub-tarefa, clicar no menu “Tarefas”,
“Recuo” e por ultimo “Diminuir Recuo”.

4.3) Transformando Sub-Tarefas em Tarefas Pelo Método de Estrutura Analítica

No caso do método de Estrutura Analítica de Projetos basta abrir a tela de EAP(WBS) do
projeto específico, selecionar a sub-tarefa, clicar no menu “Editar” e repetir os procedimentos
referentes ao método de projeto rápido, como explicado acima. Ou então clicar, arrastar e soltar a
sub-tarefa dentro do projeto. A imagem a seguir ilustra os procedimentos supracitados.

Imagem 12: as três formas de transfomar uma sub-tarefa em tarefa novamente.

5) CRIANDO O CRONOGRAMA FÍSICO

Cada projeto necessita de um cronograma físico no que diz respeito a prazos, datas,
porcentagem de andamento das tarefas e etc. Esses dados não são inseridos diretamente no projeto e
sim em suas tarefas e da mesma forma acontece com uma tarefa que possua uma ou várias sub-
tarefas, ou seja, as informações não devem ser inseridas diretamente nas tarefas e sim nas sub-
tarefas. Dessa forma, com as informações das tarefas e sub-tarefas, é então elaborado o cronograma
físico do projeto. É possível criar o cronograma físico de um projeto a partir da visualização
completa, da interface rápida e da estrutura analítica de projeto

Os detalhes mais importantes que fazem parte do cronograma físico são:

 Datas: se referem às datas e horário de início e término de cada tarefa ou sub-tarefa. Cabe
ressaltar que o sistema está customizado para contabilizar 08 (oito) horas diárias de trabalho e
apenas dias úteis, pois já estão descontados os finais de semana e feriados. Essas informações
podem ser configuradas no menu “Sistema” e “Administração do Sistema”, que será visto no item
20.1, página 59.
 Quantidade de Dias: tem relação direta com o tópico acima. Você pode inserir no GPEx a
data de início e a data de término das tarefas ou a data de início e inserir sua quantidade de dias.
Cabe ressaltar que de uma forma ou de outra, ambas são válidas. Por exemplo: se você informar as
datas de início e de término de uma tarefa ou sub-tarefa e der um total de 08 dias, lembrando que
são contabilizados como dias úteis, a informação de quantidade de dias é preenchida
automaticamente e o mesmo acontece caso seja informado a quantidade de dias, e o GPEx então
atualiza automaticamente as datas de início e término.
 Tipo da Tarefa: são dependências entre tarefas e existem quatro tipos, que são: INÍCIO-
INÍCIO (II - o início de uma tarefa dependerá do início de uma outra tarefa); INÍCIO-TÉRMINO
(IT - o fim de uma tarefa dependerá do início de uma outra tarefa); TÉRMINO-INÍCIO (TI - o
início de uma tarefa dependerá do fim de uma outra tarefa e esse é o padrão utilizado pelo sistema,
pois é o mais comum); e TÉRMINO-TÉRMINO (TT - o fim de uma tarefa depende do fim de uma
outra tarefa).
 Latência: também tem relaçao com o tópico acima no que diz respeito a dependência entre
tarefas e se refere ao tempo para que uma tarefa tenha início após uma outra tarefa ter sido
finalizada. Por exemplo, uma tarefa Y só pode se iniciar quatro dias após a tarefa X ter sido
finalizada, ou seja, com a latência de quatro dias.
 Menor Distância: também tem relação com o tópico acima no que diz respeito a
dependência entre tarefas e se refere ao menor tempo possível para que uma tarefa se inicie, com
base nas dependências e latências estipuladas entre as tarefas.
 Porcentagem de Progresso: se refere ao percentual executado na tarefa, e vai de 0% (não
iniciada) a 100% (finalizada). A visualização desse dado fica mais clara e evidente quando se está
analisando o gráfico Gantt, pois a barra horizontal do gráfico fica preenchida com uma cor azul,
indicando o percentual informado.
 Pessoas Designadas: se refere à(s) pessoa(s) que deve(m) ser nomeadas para atuarem na
tarefa ou na sub-tarefa.

5.1) Criando o Cronograma Físico Pelo Método Completo

Partindo da visualização completa, antes de mais nada deve-se estar em sua respectiva tela
de detalhes do projeto, e então é possível verificar na parte inferior dessa tela que existem algumas
abas, como: TAREFAS, GANTT, REGISTROS, FÓRUNS, EVENTOS, ARQUIVOS, LINKS,
INDICADORES, PENDÊNCIAS, ENTREGAS, MENSAGENS, PLANO DE AÇÃO, NC, NE, NS
e OB. Clique na aba “Tarefas” e depois clique no link referente à tarefa ou sub-tarefa no qual se
deseja criar o cronograma físico, como exemplo será usada a sub-tarefa “Sub-Tarefa Teste 02.01”.
O sistema irá mostrar a tela de “Detalhes da Tarefa” referente a Sub-Tarefa Teste 02.01, nessa tela
clique no menu “Ação” e depois em “Editar Tarefa”. Já na tela de “Editar Tarefa” basta acessar as
abas PREDECESSORAS, DATAS, DESIGNADOS e ENTREGAS para preencher as informações
pertinentes ao cronograma físico. Feito isso clique no botão “Salvar”, no canto superior esquerdo. A
imagem a seguir ilustra esse procedimento.

Imagem 13: criando o cronograma físico pelo método completo.

5.2) Criando o Cronograma Físico Pelo Método Rápido

Partindo da interface rápida, antes de mais nada deve-se estar em sua respectiva tela de
projeto rápido, e então basta informar as datas e horário de início e de término e assim o sistema
preenche automaticamente a quantidade de dias ou informar a data e horário de início e inser a
quantidade de dias e assim o sistema preenche automaticamente a data de término, como ilustrado
na imagem a seguir.
Imagem 14: criando o cronograma físico pela interface rápida, parte 1.
 Ainda no método de interface rápida a forma de se criar dependências entre tarefas, inserir
as latências e forçar a menor distância entre as tarefas se dá como explicado a seguir: no campo
“Predecessoras” deve-se informar o ID (representado pelo símbolo #) da tarefa que fará a
dependência, localizado na primeira coluna da tabela, da esquerda para a direita. Dessa forma cria-
se uma dependência entre tarefas. Para informar o tipo de dependência como “início-início”,
“início-término”, “término-início” ou “término-término” deve informar além da ID da tarefa a sigla
referente aos tipos como II, IT, TI (o tipo TI não precisa ser informado pois o GPEx já o assume
como padrão) ou TT respectivamente. Para inserir a latência deve-se informar, além da ID e do tipo
da tarefa, um sinal de adição que servirá para unir duas informaçoes diferentes, o numero de dias
seguido da letra D, ou o numero de horas seguido da letra H ou o número de meses seguido da letra
M. Por último, para informar ao GPEx que ele deve forçar a menor distância entre as tarefas deve-
se acresentar o símbolo * (asterisco). Para inserir o percentual de progresso da tarefa basta inserir a
porcentagem correspondente no campo %. Os dados que serão informados no campo
“Predecessoras”deverão, por exemplo, ficar semelhantes a 3TT+4D* onde:
 3 = ID da tarefa que fará a dependência, ou seja, será a predecessora
 TT = tipo da tarefa como término-término. Lembrando que término-início (TI) é o padrão
utilizado no GPEx e quando for o caso de usa-lo não há necessidade de inserir, é automático.
 + = sinal de concatenação (juntar / unir informações diferentes)
 4D = latência em dias (que está representado pela letra D, se fosse horas seria a letra H e etc)
 * = força uma tarefa dependente de outra a se iniciar no menor tempo possível

Imagem 15: criando o cronograma físico pela interface rápida, parte 2.

Nessa mesma tela, na parte inferior da página fica localizado um “Gráfico Gantt” que vai
sendo atualizado automaticamente à medida em que o cronograma físico vai sendo criado. Por
padrão a escala de tempo do gráfico está selecionada como 1, numa escala que vai de 0 a 3, o
gráfico vai do maior para o menor. Na escala 0, por exemplo, o gráfico fica com a visualização
melhor pois o mesmo fica expandido. Essa “Escala de Tempo” fica posicionada no canto superior
direito e basta arrastar para o número de interesse para sua melhor visualização. Caso a escala seja
selecionada um número qualquer e o gráfico na parte inferior da tela não fique mais visível basta
arrastar a barra de rolagem no fim da página para a esquerda ou para a direita até o gráfico
reaparecer. Cabe ressaltar que esse gráfico gantt fica com suas tarefas representadas por uma barra
horizontal, com as seguintes colorações:
 borda azul = todas as tarefas e sub-tarefas que não estejam selecionadas e que não sejam
tarefas-pai;
 borda vermelha = toda tarefa que esteja selecionada;
 borda vermelha com preenchimento amarelo = toda tarefa que seja tarefa-pai de uma ou
várias sub-tarefas;

Com exceção das tarefas-pai, que tem a cor amarela no seu interior, as demais tarefas
sempre terão a cor branca no seu interior, e isso significa que elas ainda não tiveram nenhum
percentual de progresso inserido. Quando o percentual de cada tarefa for inserido, no campo % essa
porcentagem será representada no grafico gantt com uma cor azul preenchendo a barra da tarefa de
acordo com o percentual inserido, por exemplo:
 25% de progresso da tarefa = a barra horizontal será preenchida com a cor azul em 1/4;
 33% de progresso da tarefa = a barra horizontal será preenchida com a cor azul em 1/3 e
assim por diante.
 Imagem 16: criando o cronograma físico pela interface rápida, parte 3.
É possível ainda editar algumas informações das tarefas como o tipo de tarefa (II, IT, TI e
TT), data de início e data de término e ainda mover toda a tarefa para se iniciar num período antes
ou depois, tudo isso diretamente no gráfico gantt. É importante ressaltar que à medida em que as
mudanças vao sendo realizadas no gráfico, elas vão sendo atualizadas na parte superior da tela, no
local onde os dados são informados. Para editar o tipo de tarefa posicione o mouse sobre a tarefa,
você verá nesse momento que no início e no final da tarefa apareçe um desenho de um círculo na
cor branca, então posicione o mouse sobre esse círculo para que ele fique na cor azul e então clique
no mesmo, segure e arraste até o início ou o fim da outra tarefa que será a dependente e depois
solte. Nesse momento será criado uma seta ligando uma tarefa à outra e para editar as informações
referentes ao tipo da tarefa, latência, tipo da latência, menor distância ou excluir esse dependência
basta dar um duplo clique sobre essa seta. Para editar a data de início e a data de término da tarefa
repita os passos acima, mas ao posicionar o mouse no início ou final da tarefa irá aparecer um
desenho de uma seta bidirecional, e então clique, segure e arraste a seta para a direita ou esquerda
para definir as datas. Por fim, para editar todo o período de duração da tarefa, ou seja, adiar ou
antecipar o início e o fim da tarefa basta posicionar o mouse sobre a tarefa, desde que não seja
uma tarefa-pai, que então irá surgir um desenho de seta em quatro sentidos e apenas clique, segure
e arraste para a esquerda (antecipar) ou para a direita (adiar), dessa forma toda a tarefa, e seu
intervalo de tempo, é movido. As próximas três imagens (imagem 17, imagem 18 e imagem 19)
ilustram os procedimentos acima.
Imagem 17: editando dependências entre tarefas diretamente no gráfico gantt.

Imagem 18: editando data de início e fim diretamente no gráfico gantt.

 Imagem 19: adiando ou antecipando o período de início da tarefa diretamente no gráfico gantt.
5.3) Criando o Cronograma Físico Pelo Método de Estrutura Analítica
Partindo da Estrutura Analítica do Projeto, antes de mais nada deve-se estar em sua
respectiva tela de EAP do referido projeto. Aqui não é possível, de fato, criar o cronograma físico
de um projeto, mas apenas seguir alguns caminhos que levam aos procedimentos explicados acima,
como:
 selecionar a tarefa de interesse, clicar no menu “Editar” e na janela pop-up que surgir
realizar exatamente os mesmos procedimentos executados no método de “Visualização Completa”,
como explicado mais acima;
 sem a necessidade de selecionar nem o projeto e nenhuma tarefa, basta clicar no menu
“Rápido” e realizar exatamente os mesmos procedimentos executados no método “Interface
Rápida”, como explicado acima;
 sem a necessidade de selecionar nem o projeto e nenhuma tarefa, basta clicar no menu “Ver
o Projeto”, clicar no link da tarefa de interesse (localizado no centro ou na parte inferior da página),
clicar no menu “Ação” e por ultimo clicar em “Editar Tarefa”. Nesse momento basta repetir
exatamente os mesmos passos descritos acima referentes à “Interface Rápida”.

6) CRIANDO O CRONOGRAMA FINANCEIRO

 Cada projeto necessita de um cronograma financeiro no que diz respeito a informações de
planilhas de custos, planilhas de gastos, gastos com mão-de-obra, gastos com recursos e etc. Esses
dados não são inseridos diretamente no projeto e sim em suas tarefas e da mesma forma acontece
com uma tarefa que possua uma ou várias sub-tarefas, ou seja as informações do cronograma
financeiro não devem ser inseridas diretamente nas tarefas e sim nas sub-tarefas. Dessa forma,
com as informações das tarefas e sub-tarefas, é então elaborado o cronograma financeiro do projeto.

6.1) Inserindo Planilha de Custos

É possível inserir planilha de custos em um projeto somente a partir da visualização
completa. Caso você esteja em alguma outra tela do sistema existem caminhos alternativos que
levam ao mesmo procedimento. Portanto, antes de mais nada, deve-se estar na tela de visualização
completa do projeto, ou seja, na tela de “Detalhes do Projeto”. A partir daí deve-se acessar a tarefa
desejada, clicar no menu “Inserir” e “Inserir Planilha de Custos”. Nesse momento você estará na
tela de “Custos Estimados” do projeto, onde há uma tabela vazia com as colunas: NOME,
DESCRIÇÃO, UNIDADE, QUANTIDADE, VALOR (R$), ND, TOTAL (R$), RESPONSÁVEL E
DATA. Clique no botão “Inserir” para inserir o item que constará nessa tabela.

Cabe ressaltar que o formulário de preenchimento tem alguns campos interessantes como a
“Quantidade” e “Valor” que ao serem preenchidos é realizado um cálculo de quantidade x valor e é
então mostrado o valor total. Há ainda o campo “Data” que se refere a uma data limite para que o
item seja entregue. Preenchidos os campos pertinentes clique no botão “Salvar”. Após o item ter
sido incluído, o sistema retorna para a tela onde antes havia uma tabela vazia, mas nesse momento a
tabela está preenchida com uma linha, que é justamente o registro das informações supracitadas. É
possível verificar nessa tela que na ultima coluna tem-se opções que servem, no caso de existirem
mais de um item, para mover os itens para cima ou para baixo, para mover para a primeira ou para a
ultima posição, para editar o item ou para excluí-lo.

É possível ainda inserir outros itens apenas clicando no botão “Inserir” e repetir os passos
acima e caso não deseje inserir novos itens clique no botão “Voltar” e o sistema retorna para a
página de “Detalhes da Tarefa”, onde será possível verificar no lado direito da tela o ícone ao
lado do campo “Planilha de Custo Final” que é um indicativo de que essa tarefa possui pelo menos
uma planilha de custos. Esse ícone também ficará disponível na tela de “Detalhes do Projeto”,
localizado na parte inferior da tela, ao lado da tarefa onde essa planilha foi inserida ou então ainda
nessa mesma tela, localizado mais ao centro da tela, na aba “Financeiro”.
 Caso a visualização dessa aba não esteja aparecendo basta clicar nesta aba, que então as
informações de custos acrescentado o ícone irão ficar visíveis. Para acessar rapidamente a(s)
planilha(s) de custos basta clicar nesse ícone que então o sistema irá abrir uma janela pop-up com
planilha e suas informações. A imagem a seguir ilustra esses procedimentos.
Imagem 20: inserindo planliha de custos.
 6.2) Inserindo Planilha de Gastos
É possível inserir planilha de gastos em um projeto somente a partir da visualização
completa, exatamente como acontece com a planilha de custos. Caso você esteja em alguma outra
tela do sistema existem caminhos alternativos mas que levam ao mesmo procedimento. Portanto,
antes de mais nada, deve-se estar na tela de visualização completa do projeto, ou seja, na tela de
“Detalhes do Projeto”. A partir daí deve-se acessar a tarefa desejada, clicar no menu “Inserir” e
“Inserir Planilha de Gastos”. Nesse momento você estará na tela de “Gastos” do projeto, onde há
uma tabela vazia com as colunas NOME, DESCRIÇÃO, UNIDADE, QUANTIDADE, VALOR
(R$), ND, TOTAL (R$), RESPONSÁVEL E DATA. Aqui existem três formas de inserir uma
planilha de gastos:
 clicando no botão “Importar Sem Quantidade” o sistema importa todas as planilhas de
custos existentes na tarefa em questão e suas respectivas informações com exceção dos campos
“Quantidade” e “Total”. Essa forma de importação de dados seria mais indicada no caso de ter sido
criado uma planilha de custos e não ter sido gasto todo o recurso;
 clicando no botão “Importar Com Quantitativo” o sistema importa todas as planilhas de
custos existentes na tarefa em questão e todas suas respectivas informações. Essa forma de
importação de dados seria mais indicada no caso de ter sido criado uma planilha de custos e todo o
recurso ter sido gasto;
 clicando no botão “Inserir”. Essa forma de inclusão de planilha repete exatamente os
mesmos passos já explicados na inserção de planilha de custos com exceção do campo de data
limite.

Após o item ter sido incluído, o sistema retorna para a tela onde antes havia uma tabela
vazia, mas nesse momento a tabela está preenchida com uma linha, que é justamente o registro das
informações supracitadas. É possível verificar nessa tela que na ultima coluna tem-se opções que
servem, no caso de existirem mais de um item, para mover os itens para cima ou para baixo, para
mover para a primeira ou para a ultima posição, para editar o item ou para excluí-lo. É possível
ainda inserir outros itens apenas clicando no botão “Inserir” e repetir os passos acima e caso não
deseje inserir novos itens clique no botão “Voltar” e o sistema retorna para a página de detalhes da
tarefa, onde será possível verificar no lado direito da tela o ícone ao lado do campo “Planilha de
Gastos” que é um indicativo de que essa tarefa possui pelo menos uma planilha de gastos. Esse
ícone também ficará disponível na tela de “Detalhes do Projeto”, localizado na parte inferior da tela,
ao lado da tarefa onde essa planilha foi inserida ou então ainda nessa mesma tela, localizado mais
ao centro da tela, na aba “Financeiro”. Caso a visualização dessa aba não esteja aparecendo basta
clicar na mesma, que então as informações de custos acrescentado do ícone irão ficar visíveis.
 6.3) Inserindo as Pessoas Designadas no Projeto
É possível inserir os designados no projeto somente a partir de sua interface rápida ou de sua
visualização completa. Porém deve-se inserir os designados diretamente nas tarefas e/ou sub-tarefas
pois não é possível inserir diretamente no projeto.

6.3.1) Inserindo as Pessoas Designadas no Projeto Pelo Método Rápido

Na tela de interface rápida basta selecionar a tarefa de interesse, quer seja na parte superior,
quer seja na parte inferior da tela sendo esta ultima localizada na região do gráfico gantt, clicar com
o botão direito do mouse sobre a mesma e no menu suspenso que surgir clicar em “Designados” ou
então com a tarefa selecionada ir no menu “Tarefa” e “Designados”. Logo após na janela que surgir
deve-se clicar em “Adicionar Designados” e então na outra janela que surgir deve-se selecionar o
nome do designado e então clicar no botão “Adicionar” e por ultimo na outra janela deve-se clicar
no botão “Salvar”. A imagem a seguir ilustra os procedimentos explicados.

Imagem 21: inserindo os designados no projeto, a partir da interface rápida.

6.3.2) Inserindo as Pessoas Designadas no Projeto Pelo Método Completo

Já na tela de visualização completa, ou seja, na tela de “Detalhes do Projeto” deve-se
abrir/acessar a tarefa desejada, clicar no menu “Ação” e “Editar Tarefa”. Nesse momento você
estará na tela de “Editar Tarefa” e será possível verificar que existem cinco abas: DETALHES,
PREDECESSORAS, DATAS, DESIGNADOS e ENTREGAS. Clicando na aba “Designados” serão
mostradas duas caixas de texto, a da esquerda que contem a lista de usuários que podem ser
selecionados como designados e a da direita que irá listar quais foram os usuários selecionados para
serem os designados. Para mover o usuário da caixa de texto da esquerda para a direita basta
selecionar o usuário e clicar no botão “>” localizado abaixo dessa caixa de texto ou apenas com um
duplo clique sobre o nome. Para retirar o usuário da função de designado basta repetir o mesmo
procedimento acima porém com o botão “<”. A imagem abaixo ilustra esses procedimentos.
Imagem 22: inserindo os designados no projeto, a partir da visualização completa.
 6.4) Editando o Valor da Hora de Trabalho do Usuário
É possível inserir e editar o valor de cada hora de trabalho do usuário, que necessariamente
deverá ser uma pessoa designada em pelo menos uma tarefa existente do projeto. Para isso é
necessário clicar sobre o nome do usuário/designado sempre que o mesmo aparecer em alguma tela
do sistema (geralmente ocorre na tela de interface completa ou na tela de lista de projetos), desde
que ele esteja disponível em forma de link, ou então acessando o menu “Sistema”, “Administração
do Sistema”, “Administração dos Usuários” e então clique no login ou em no nome de usuário,
ambos em formato de link. De uma forma ou de outra o sistema irá para a tela de “Detalhes do
Usuário” e então basta acessar o menu “Ação”, “Editar Cadastro” e no campo “Custo Hora”
informe seu respectivo valor e então clique no botão “Salvar” localizado no canto inferior esquerdo.
Feito isso o sistema retorna para a página de “Detalhes do Usuário”. A partir daí quando você
acessar a tela de interface completa do projeto constarão as insformações de Horas de Trabalho,
Horas do Projeto e Homem/Hora. A imagem a seguir ilustra esse procedimento.

Imagem 23: editando o valor de homem/hora.

 6.5) Inserindo Gastos com Mão de Obra/Folha de Ponto
É possível inserir nas tarefas os gastos com mão de obra e períodos trabalhados (folha de
ponto) dos designados no projeto. Pode-se inserir os gastos que o designado teve durante a
execução da tarefa de um projeto, como gastos com alimentação por exemplo e informações sobre
as horas trabalhadas pelo designado caso ele tenha trabalhado menos horas do que o previsto para
um dia de trabalho ou então até mesmo ter feito horas extras.

Para inserir informações de horas trabalhadas basta acessar a tela de “Detalhes da Tarefa”,
clicar no menu “Inserir” e depois “Gasto de Mão de Obra”. Na tela “Folha de Ponto” selecione o
designado, selecione a tarefa e quando surgir no lado direito da tela alguns dados sobre a folha de
ponto insira as informações pertinentes e clique no botão de “+” para acrescentar o período
trabalhado. Após isso será mostrado na tela o período trabalhado recém-criado e para acrescentar o
gasto com mão de obra basta clicar sobre o mesmo e inserir as informações pertinentes e por último
clicar no botão de “+” para acrescemtar o gasto. É possível ainda inserir um arquivo que sirva como
comprovante desse gasto, pode ser uma nota fiscal, uma imagem e etc. Veja a imagem abaixo:

Imagem 24: inserindo gastos com mão de obra e informações de folha de ponto do designado.
 6.6) Aprovando Gastos com Mão de Obra/Folha de Ponto
Após o designado inserir os gastos com mão de obra e informações de folha de ponto é
necessário que o gerente do projeto os aprove ou não. Uma vez aprovado pelo gerente será gerado
uma planilha de gastos com mão de obra, e essa planilha ficará com o ícone ao lado do nome da
tarefa na página de “Detalhes do Projeto”. Clicando nesse ícone o sistema irá mostrar a referida
planilha. É possível ainda desaprovar os gastos e informações de folha de ponto, e caso isso
aconteça a referida planilha é excluída automaticamente. O gerente do projeto ou algum usuário
com perfil de administrador pode realizar a aprovação dos gastos com mão de obra e informações
de folha de ponto a partir da tela de “Detalhes da Tarefa” (no caso a tarefa específica onde foi criada
essa planilha) ou a partir da tela de “Detalhes do Projeto” (no caso o projeto pai da tarefa) indo no
menu “Ação” e “Aprovar Custo com Mão de Obra”. Na próxima tela basta clicar no ícone de
aprovação localizado no final da linha

Imagem 25: aprovando gastos com mão de obra e informações de folha de ponto do designado.
 6.7) Inserindo e Alocando Recursos a uma Tarefa
É possível inserir recursos e posteriormente aloca-los na sua respectiva tarefa. Para faze-lo
basta clicar em “Menu” e “Recursos” localizado no canto superior esquerdo da tela. Na próxima
tela clique no botão “Novo” localizado no canto superior direito e então preencha o formulário com
as informações pertinentes. A imagem a seguir ilustra os procedimentos para inserir recursos.

Imagem 26: inserindo recursos.

É importante ressaltar que nesse formulário existem os níveis de acesso da mesma forma
como existe para os projetos:
 público: todos podem ver e editar o recurso.
 protegido: todos podem ver, porém apenas o reponsável e os usuários podem editar.
 participante: somente o responsável e os usuários do recurso podem ver e editar o mesmo.
 privado: somente o responsável e os usuários do recurso podem ver, e o responsável editar.
 Para alocar o(s) recurso(s) recém inserido(s) a uma tarefa basta acessar sua respectiva tarefa,
ou seja sua tela de “Detalhes da Tarefa”, clicar no menu “Inserir” e depois “Recurso”. Então na
próxima tela, onde há um formulário, preencha-o com as informações pertinentes e clique no ícone
para atualizar o campo “Recursos Disponíveis”. Após isso haverá no campo “Recursos
Disponíveis” todos os recursos disponíveis de acordo com as informações prestadas no formulário,
então clique sobre o recurso desejado e então clique no botão “>” para que ele seja jogado para a
coluna da direita no campo “Alocados à Tarefa” e por ultimo clique no botão “Salvar”. A imagem a
seguir ilustra os procedimentos explicados acima.

Imagem 27: alocando recurso a uma tarefa.

 6.8) Inserindo Gastos com Recurso
Da mesma forma como acontece com a função de inserir gastos com mão de obra dos
designados na tarefa, é possível também inserir gastos com os recursos recém criados. O
procedimento é semelhante ao gasto com mão de obra, por tanto para inserir informações de gastos
com recursos basta acessar a tela de “Detalhes da Tarefa”, clicar no menu “Inserir” e depois “Gasto
com Recurso”. Na tela “Gasto Efetivo de Recurso” selecione o recurso, selecione a tarefa e quando
surgir no lado direito da tela alguns dados sobre o recurso insira as informações pertinentes e clique
no botão de “+” para que o gasto com recurso seja acrescentado. E assim como ocorre na função de
gastos com mão de obra, o gerente também deve aprovar ou não os gastos com recurso.

7) ESTAGIOS DA DESPESA

É possível inserir as informações de gastos do projeto no que diz respeito ao que foi
empenhado, liquidado e pago para cada um dos tipos de gastos (planilha de gasto, gasto com
recurso e gasto com mão de obra). O procedimento é o mesmo para qualquer um desses tipos, e
então para inserir essas informações basta acessar o projeto, ou seja, acessar sua tela de “Detalhes
do Projeto”, clicar no menu “Ação” depois “Estágios da Despesa” e então selecionar o tipo de gasto
desejado. Na outra tela basta informar o que foi empenhado (e então o sistema calcula o que falta
empenhar), o que foi liquidado (e então o sistema calcula o que falta liquidar) e o que foi pago (e
então o sistema calcula o que falta pagar). Feito isso retorne para a tela de “Detalhes do Projeto” e
acesse o gráfico para melhor visualização desses status de empenhado, liquidado e pago, clicando
no menu “Ação”, “Imprimir” e selecionando “Estagios da Despesa (Empenho, Liquidação e
Pagamento)”. Feito isso o sistema deverá gerar um gráfico em formato de barras para visualização.
As imagens a seguir (imagem 28 e imagem 29) ilustram os procedimentos explicados acima.
 Imagem 28: inserindo informações de estágios da despesa.

Imagem 29: visualizando e imprimindo um gráfico com as informações dos estágios da despesa.
8) INSERINDO ARQUIVOS

É possível realizar upload de arquivos nos projetos ou em suas tarefas. O tamanho máximo
do arquivo a ser carregado para o sistema pode ser configurado no servidor e o tipo do arquivo pode
ser dos mais variados. Para inserir arquivos basta acessar o projeto ou a tarefa desejada e clicar no
menu “Inserir” e “Arquivo”. Na próxima tela insira as informações pertinentes, inclusive questões
de nível de acesso ao arquivo e então selecione o arquivo e clique no botão “Salvar” localizado no
canto inferior esquerdo. É possível ainda estar dentro de um projeto ou tarefa e atrelar o arquivo a
outro projeto ou outra tarefa. Após inserir/salvar o arquivo o sistema retorna à tela de “Detalhes do
Projeto” caso o arquivo tenha sido inserido diretamente no projeto ou para a tela de “Detalhes da
Tarefa” caso o arquivo tenha sido inserido diretamente na tarefa. Nesse momento, na parte inferior
da tela, deverá existir um link com o arquivo carregado e opções de retirar, editar, duplicar e excluir
o arquivo. A imagem abaixo ilustra os procedimentos explicados.

Imagem 30: inserindo arquivos nos projetos ou nas tarefas.

9) CRIANDO EVENTOS/REUNIÕES

É possível criar eventos/reuniões e fazer com que as pessoas que fazem parte do projeto e/ou
tarefa recebam um convite, que por sua vez é enviado para a conta/perfil do GPEx do usuário e
assim que o mesmo acessar o sistema, após ter sido criado o evento/reunião, pode confirmar ou não
sua presença. Para criar eventos/reuniões basta acessar o projeto ou a tarefa de interesse e clicar no
menu “Inserir” e “Evento”. Na próxima tela preencha o formulário com as informações pertinentes
como data de início e término do evento, a recorrência do evento, disparo de lembretes para o e-
mail dos participantes, a cor do evento para ficar em destaque no calendário, quais são os usuários
que serão convidados para o evento/renião, além de ainda poder inserir algum arquivo referente ao
evento/reuinão, por exemplo. E por ultimo clique em algum dos botões “Salvar” localizados no
canto inferior ou superior esquerdo. A imagem a seguir ilustra esses procedimentos.

Imagem 31: criando eventos/reuniões no projeto.

Após o evento ter sido criado e salvo o sistema deverá mostrar uma tela de “Calendário
Mensal” como ilustrado na imagem acima, onde é possível clicar sobre o mesmo para acessar a tela
de “Detalhes do Projeto” e poder visualizar o calendário de outras formas como “Visão Diária”,
“Visão Semanal” e “Visão Anual” além da própria opção de editar o evento. Em “Detalhes do
Evento”, desde que você possua perfil de administrador, é possível verificar ainda quais usuários
foram convidados que já confirmaram e quais não confirmaram presença. Cabe ressaltar que o
usuário criador do evento não recebe o convite e nem precisa aprovar/confirmar sua presença pois a
mesma se dá de forma\automática no momento de sua criação. A imagem a seguir ilustra os
procedimentos explicados.
Imagem 32: verificando quais usuários confirmaram ou não presença e visualizando outras formas de calendário
 Agora é necessário que cada usuário convidado para o evento/reunião confirme ou não sua
presença. Para isso basta acessar sua conta no GPEx e assim que se logar deverá clicar no menu
“Calendário” e selecionar qualquer uma dessas quatro opções “Ano”, “Mês”, “Semana” ou “Lista
de Eventos” cujo objetivo é visualizar e clicar no “Convite”, e na janela pop-up que surgir
selecionar o evento desejado, caso tenha mais que um, e optar por recusar ou aceitar o convite. Após
escolher uma das duas opções e acessar a tela de “Detalhes do Evento” já será possível verificar que
o status de comparecimento ou nao dos convidados sofreu alteração, quer seja um usuário que
aceitou, quer seja um usuário que recusou o convite do evento. A imagem a seguir ilustra esses
procedimentos.
Imagem 33: usuário convidado para evento confirmando ou não sua presença.
10) UTILIZANDO O SERVIÇO DE COMUNICAÇÃO/MENSAGEM

O GPEx possui um sistema de mensagens que possibilita uma comunicação eficiente entre
os envolvidos nos projetos e/ou tarefas e que possuam conta do sistema. Para enviar uma mensagem
é necessário estar no projeto, tela de “Detalhes do Projeto”, ou tarefa, tela de “Detalhes da Tarefa”
de interesse e ir no menu “Inserir” e “Mensagem”. Na tela que surgir preencha as informações
pertinentes, selecione os usuários que serão os destinatários da mensagem optando por selecionar
apenas alguns (clicando duas vezes sobre seu nome ou selecionando e clicando no botão
“Incluir>>”) ou então selecionando todos os usuários (apenas clicando no botão “Incluir Todos”) e
então mova para a coluna da direita para que os mesmos sejam marcados como destinatários da
mensagem. Caso tenha movido algum usuário por engano basta clicar duas vezes em seu nome na
coluna da direta, campo “Destinatários”, ou seleciona-lo e clicar no botão “<< Remover”. É
possível ainda marcar as opções de:
 aviso de leitura: marcando essa opção o remetente da mensagem receberá uma notificação
de que o destinatário abriu a mensagem;
 atividade: marcando essa opção o remetente envia a mensagem como uma atividade e o
destinatário então deverá informar uma porcentagem de progresso;
 prazo: marcando essa opção o remetente define um prazo para que o destinatário execute a
atividade relacionada à mensagem de atividade.

Por padrão o sistema preenche o campo projeto e a tarefa, se for o caso, com o nome do
projeto de onde se iniciou o processo de envio de mensagem, mas nesse momento é possível ainda
optar por selecionar outro projeto e outra tarefa.

Existe ainda um padrão de segurança para a troca de mensagens que opta por:
 nenhuma: sem segurança;
 chaves públicas: apenas o destinatário com chave publica/privada poderá ler a mensagem;
 senha: o destinatário só consegue ler a mensagem se souber a senha.

Por ultimo, o sistema de troca de mensagens ainda permite que, no envio dessa mensagem,
sejam referenciadas outras mensagens do GPEx, sejam referenciados documentos do GPEx, sejam
carregados documentos que foram criados no próprio GPEx a partir de um modelo pré-definido,
além da possibilidade se poder inserir quaiquer outros arquivos. Para enviar a mensagem basta
clicar no botão “Enviar Mensagem” localizado no início ou no final da tela. A imagem a seguir
ilustra os procedimentos explicados acima.
Imagem 34: exemplo de envio de mensagem.
 Ao usuário que foi o destinatário da mensagem no momento em que se logar no GPEx será
exibido um aviso de recebimento de uma nova mensagem. Ele pode acessar essa mensagem indo no
menu “Comunicação” e “Caixa de Entrada”. E então quando o sistema carregar a tela de mensagens
da caixa de entrada basta clicar sobre a mensagem desejada. Caso o remetente tenha usado algum
tipo de cripografia ao enviar a mensagem, como uma senha por exemplo, o usuário destinatário ao
abrir a mensagem será solicitado que informe essaa senha, e se inserir uma senha incorreta a
mensagem até chega a ser aberta mas ficará completamente ilegível, devido a criptografia. Caso o
usuário insira a senha correta a mensagem poderá ser lida e o mesmo ainda poderá usar as opções
do menu para “Arquivar”, “Responder” (diretamente ao remetente), “Encaminhar”, “Ação” (e o
submenu com as opções de Despachar, Anexar Arquivo Externo e Anexar Documento Interno),
“Mover” (e o submenu com as opções de Entrada e Pendentes) e “Exibição” (e o submenu com as
opções de Impressão e Webmail). Cabe ressaltar também que caso a mensagem tenha sido enviada
como atividade o usuário destinatário deverá informar na tela do texto da mensagem o progresso
relacionado à atividade. A imagem a seguir ilustra os procedimentos acima.

Imagem 35: usuário destinatário visualizando a mensagem que lhe foi enviada.
 É possível ainda criar Documentos Internos, semelhantes ao SPED (Sistema de Protocolo
Eletrônico de Documentos), onde o tipo do documento pode ser: PARTE, OFÍCIO, MDO,
REQUERIMENTO, ENCAMINHAMENTO, FAX, NOTA, INFORMAÇÃO, RESTITUIÇÃO,
RELATÓRIO, MEMORANDO, REMESSA, RADIOGRAMA, OFÍCIO EXTERNO,
DOCUMENTO EXTERNO E ATA. Para criar esse documento basta ir no menu “Comunicação” e
“Documentos Internos”. Na próxima tela clique no menu “Criar Documento” e então selecione o
tipo de documento desejado. Ao selecionar o tipo de documento interno o sistema abrirá um
formulário para o preenchimento das informações pertinentes, como: número do documento, cidade
de onde esse documento está sendo criado, data de criação do documento, nome do remetente (que
no final do documento terá seu nome constando para a assinatura), nome do destinatário, assunto,
uma referência (se for o caso), um documento que pode ser anexado, um campo de texto com
opções de formatação, ou seja o local para digitação do texto em si. Então o documento já será
formatado de acordo com o tipo escolhido. Por ultimo basta clicar no botão “Salvar” localizado no
início da página. A imagem a seguir ilustra esse procedimento.

Imagem 36: criando documento interno no GPEx.

11) CRIANDO PORTFÓLIO DE PROJETOS

Portfólio é um projeto de agregação de outros projetos e para criar um portfólio deve-se

fazer o mesmo procedimento de criação de projeto, como já visto no manual. Mas de uma forma
rápida será explicado como se dá tal procedimento. Primeiro passo seria ir para a tela de lista de
projetos, clicando no menu “Projetos” e “Lista de Projetos”. Então na próxima página clique em
“Filtros e Ações” localizado no canto superior direito, então o sistema irá listar vários campos para
filtragem e alguns botões/ícones de ação. Clique no ícone localizado no canto superior direito
para criar um novo projeto. O sistema irá abrir uma tela com um formulário para serem preenchidas
as informações pertinentes ao projeto e depois será necessário clicar na opção “Portfólio” e em
seguida no botão “Incluir Projeto” para cada projeto que for inserir, localizado no final da página e
por último clicar no botão “Salvar” localizado no final da página. Ao salvar o portfólio o sistema
deverá ir para de “Detalhes do Portfólio”, onde há um menu com as opções “Ver”, “Inserir” e
“Ação” onde cada uma tem outras vátias opções. Para visualizar ou editar o portfólio basta acessar a
página de “Lista de Projetos” e clicar na aba “Portfólio”. A imagem abaixo ilustra os procedimentos

Imagem 37: criando portfólio, projeto de agregação de outros projetos.

12) CRIANDO INDICADORES

É possível criar indicadores no GPEx diretamente em uma tarefa, em um projeto ou em um

portfólio. Como exemplo será abordado como se cria 3 indicadores em um portfólio de 2 projetos.
Para criar indicadores é necessário estar na página de “Detalhes do Portfólio” e então clicar no
menu “Inserir” e depois em “Indicador”. Na próxima página preencha o formulário com as
informações pertinentes ao indicador. Cabe ressaltar alguns detalhes importantes desse
procedimento e que devem obrigatoriamente ser informados, como campo “Valor de Projeto”o qual
deve ser selecionado o tipo de valor de projeto, o campo “Meta”, o campo “Composição” e o campo
“Indicador Principal”.

Como o exemplo trata-se de 3 indicadores, que são o indicador de velocidade do físico,

indicador de velocidade do financeiro e indicador da média dos dois, no campo “Valor de Projeto”
deve ser selecionado o tipo “Físico Velocidade” para esse indicador e “Financeiro Velocidade” para
esse outro indicador. No campo “Meta” infome o valor como 1 tanto para o indicador de velocidade
do físico quanto para o indicador de velocidade do financeiro, depois clique no ícone para inserir
a meta e por ultimo clique no botão “Salvar”. Para criar o indicador do tipo composição não utilize
o campo “Valor de Projeto”, porém deve-se marcar o campo “Composição” e em seguida clicar no
botão “Composição”, nesse momento surgirá uma janela pop-up onde deverá selecionar os
indicadores disponíveis, copiando-os da coluna da esquerda para a coluna da direita e ainda na pop-
up clicar no botão “Aceitar”. Já no campo meta deve ser informado um valor entre 1 e 100, pois
trata-se de um indicador do tipo composição, logo o valor da meta é diferente do que acontece com
os indicadores de velocidade do físico e velocidade do financeiro.

Após criar os 3 indicadores é necessário informar qual será o indicador principal do projeto.
Para isso acesse o portfólio, na tela “Detalhes do Portfólio”, e então deve-se ir no menu “Ação” e
logo em seguida “Editar Portfólio”. Na próxima tela selecione o indicador desejado no campo
“Indicador Principal” e então clique no botão “Salvar”. O sistema retornará para a tela de “Detalhes
do Portfólio” e então ao lado do nome do portfólio passará a existir um ícone colorido em formato
retangular, onde acor do ícone é um indicador da situação do projeto.

Para finalizar essa parte ainda é importante inserir valores nos indicadores, para isso basta
acessar o indicador desejado, ir no menu “Inserir” e “Valores”. Na próxima tela informe os valores e
clique no botão “Salvar”. A imagem a seguir ilustra os procedimentos explicados acima.
 Imagem 38: criando indicadores de velocidade do físico, do financeiro e do tipo composição.

13) CRIANDO GRÁFICO DO TIPO ODÔMETRO

Após criar os indicadores é importante criar os gráficos (do tipo odômetro, onde existe um
ponteiro que irá marcar a posição da pontuação do indicador) e paneis de indicadores para os
indicadores recém-criados, pois dessa forma é possível ter uma visão rápida, interessante e eficiente
da situação dos indicadores. É possível criar os gráficos do tipo odômetro para cada indicador, uma
lista de paineis de indicadores e uma tela de composição de painéis. Para criar o odômetro de
indicadores basta ir no menu “Gestão”, “Painel de Indicadores” e “Lista de Odômetros”. Na tela de
“Lista de Odômetros” clique no botão “Novo Odômetro” localizado no canto superior direito. Nesse
momento o sistema deverá estar com a tela de “Criar Odômetro”, então preencha as informações
pertinentes ao odômetro. Os campos peculiares desta tela são: o campo “Indicador” onde você
deverá clicar no ícone para informar qual será o indicador no qual será criado o odômetro; o
campo “Faixas” onde você deverá informar um intervalo de valores que ficará com a cor vermelha
no odômetro, um outro intervalo de valores que ficará com a cor amarela no odômetro e um outro
intervalo de valores que ficará com a cor verde no odômetro; e o campo “Link Interno” onde tem-se
várias opções como projeto, prática, plano de ação e que resultará na possibilidade de quando se
estiver visualizando o odômetro poder clicar no nome do odômetro e então o sistema abrirá a tela da
respectiva opção selecionada, e após clique no botão “Salvar” localizado ou no canto superior ou
canto inferior, ambos no lado esquerdo da tela. A imagem abaixo ilustra os procedimentos explicado

Imagem 39: criando um gráfico de odômetro para um indicador.

14) CRIANDO PAINEL DE INDICADORES

Após criar os indicadores, independentemente de ter sido criado os gráficos em forma de

odômetro, é possível criar um painel de indicadores com suas informações de valores e gráficos do
tipo barra, linha e área de linha. Para criar um painel de indicadores clique no menu “Gestão”,
“Painel de Indicadores” e “Lista de Painéis de Indicadores”. Na tela de “Lista de Painéis” clique no
botão “Novo Painel” localizado no canto superior direito. Nesse momento o sistema deverá estar na
tela de “Criar Painel”, então preencha as informações pertinentes ao painel. Os campos peculiares
desta tela são: o campo “Link Interno” onde tem-se várias opções como projeto, prática, plano de
ação e que resultará na possibilidade de quando se estiver visualizando o painel poder clicar no
nome do painel e então o sistema abrirá a tela da respectiva opção selecionada; o campo
“Indicador” onde você deverá clicar no ícone para informar qual será o indicador no qual será
criado no painel; o campo “Tipo de Gráfico” onde você deverá informar se deseja que o gráfico
fique com a forma de linha, de barra ou de área de linha e então após informar o indicador clique no
ícone para inseri-lo painel. Por último clique no botão “Salvar” localizado ou no canto superior
ou canto inferior, ambos no lado esquerdo da tela.

Após salvar o painel de indicadores, o sistema deverá abrir uma tela com o gráfico
constando todos os indicadores que foram inseridos no painel e com a disposição do tipo de gráfico
(linha, barra ou área de linha) que foi selecionado. É possível verificar nessa tela que logo abaixo
dos gráficos existe uma legenda com cada cor e o nome do respectivo indicador, onde você pode
optar por algum indicador não mais ser mostrado no gráfico bastando clicar sobre o respectivo
indicador na legenda, e para voltar a ser mostrado o indicador basta clicar novamente sobre ele,
também em sua legenda.

Caso necessite alterar algum detalhe do indicador a ser mostrado no gráfico clique no botão
“Editar” localizado no canto superior esquerdo e então o sistema retornará para a tela de “Editar
Painel”. No final dessa tela, existe uma tabela com todos os indicadores que foram inseridos no
painel, e para editar alguma informação, por exemplo o tipo de gráfico que atualmente é uma barra
e passará ser usado o tipo linha, clique no ícone localizado no final dessa tabela, então será
possível realizar as alterações necessárias e após isso deve-se clicar no ícone para confirmar as
modificações ou então no ícone para cancelar. Caso deseje excluir definitivamente um
indicador do painel clique no ícone localizado no final dessa tabela. A imagem abaixo ilustra os
procedimentos explicados.
Imagem 40: criando painel de indicadores.
15) CRIANDO LISTA DE COMPOSIÇÃO DE PAINEL

Após criar os gráficos em forma de odômetro e/ou painéis de indicadores, é possível criar
uma lista de composição de painéis, onde pode-se ter em uma mesma tela vários odômetros e
painéis de indicadores com suas informações de valores e gráficos do tipo barra, linha e área de
linha. Para criar uma lista de composição de painéis clique no menu “Gestão”, “Painel de
Indicadores” e “Lista de Composição de Painéis”. Na tela de “Lista de Composição de Painéis”
clique no botão “Nova Composição” localizado no canto superior direito. Nesse momento o sistema
deverá estar na tela de “Criar Composição de Painéis”, então preencha as informações pertinentes à
composição do painel. Os campos peculiares desta tela são: o campo “Painel” onde tem-se opção de
inserir um ou mais painéis de indicadores que farão parte da composição do painel, clicando no
ícone ; o campo “Odômetro” onde tem-se opção de inserir um ou mais odômetros que farão
parte da composição do painel, clicando no ícone . Então por último clique no botão “Salvar”
localizado ou no canto superior ou canto inferior, ambos no lado esquerdo da tela.
Imagem 41: criando uma composição de painéis.
16) CRIANDO CHECKLIST

É possível criar uma checklist com inúmeras perguntas e associá-lo a um indicador em uma
tarefa. Para criar uma checklist clique no menu “Gestão” e “Checklist”. Na tela de “Lista de
Checklist” clique no botão “Novo Checklist” localizado no canto superior direito. Nesse momento o
sistema deverá estar na tela de “Criar Checklist”, então preencha as informações pertinentes ao
checklist. O campo peculiar desta tela é o campo “Modelo” onde tem-se opção SIM / NÃO / NÃO
APLICÁVEL, ATENDE / ATENDE PARCIALMENTE / NÃO ATENDE / NÃO OBSERVADO e
SIM / NÃO. Então por último clique no botão “Salvar” localizado ou no canto superior ou canto
inferior, ambos no lado esquerdo da tela. Após clicar no botão de “Salvar” o sistema deverá ir para a
tela de “Detalhes do Checklist” e então nessa tela clique no menu “Ação” e “Editar Perguntas”. Já
na tela de “Perguntas do Checklist” digite a pergunta no campo “Descrição” e clique no ícone
ao lado desse campo para incluir a pergunta. Abaixo desse campo existe a opção “Legenda” que ao
ser marcada faz com que a pergunta fique em destaque. Após inserir os itens de perguntas clique no
botão “Ver” localizado no canto superior esquerdo. A imagem a seguir ilustra esses procedimentos.
Imagem 42: criando uma checklist.
 Após ter criado o checklist é necessário criar um indicador em um projeto ou em uma tarefa.
Para isso abra a tela de “Detalhes do Projeto” ou de “Detalhes da Tarefa” e clique no menu “Inserir”
e em seguida “Indicador”. Na tela de “Criar Indicador” preencha as informações pertinentes ao
indicador, marque a opção “Checklist” e clique no ícone para selecionar o cheklist recém-
criado ou de interesse, insira a meta informando seu valor e clicando no ícone , que para esse
exemplo foi 100 e por ultimo clique no botão “Salvar” localizado no canto superior ou inferior do
lado esquerdo da tela. Nesse momento o sistema deverá estar na tela de “Detalhes do indicador” e
então clique no menu “Inserir” e “Valor de Checklist”. Na tela de “Preencher Checklist” informe os
valores marcando as caixas de seleção e informe uma justificativa ou evidência, se for o caso.
Imagem 43: informando os valores do checklist.
17) GERANDO/CRIANDO DOCUMENTOS DA NEGAPEB

O GPEx possui um módulo para criação de documentos constantes da NEGAPEB (Normas

para Elaboração, Gerenciamento e Acompanhamentos de Projetos do Exército Brasileiro). Existem
ao todo 22 tipos de documentos que podem ser gerados/criados como modelos da NEGAPEB, são
eles: DIRETRIZ DE INICIAÇÃO, ESTUDO DE VIABILIDADE, DIRETRIZ DE
IMPLANTAÇÃO, DECLARAÇÃO DE ESCOPO, ESTRUTURA ANALÍTICA, DICIONÁRIO
DA EAP, CRONOGRAMA FÍSICO-FINANCEIRO INICIAL, PLANO DO PROJETO,
CRONOGRAMA, PLANEJAMENTO DE CUSTOS E DO ORÇAMENTO, PLANO DE
GERENCIAMENTO DE RECURSOS HUMANOS, PLANO DE GERENCIAMENTO DAS
COMUNICAÇÕES, PLANO DE GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS, PLANO
DE GERENCIAMENTO DE RISCOS, PLANO DE GERENCIAMENTO QUALIDADE, PLANO
DE GERENCIAMENTO DE MUDANÇA, RELATÓRIOS DE CONTROLE DE MUDANÇA,
TERMOS DE ACEITE DE PRODUTOS/SERVIÇOS, RELATÓRIO DE SITUAÇÃO, TERMO DE
ENCERRAMENTO, FLUXOGRAMA DO CICLO DE VIDA E STATUS DOS DOCUMENTOS.
Para gerar um documento da NEGAPEB abra algum projeto e clique no menu “Ver”, “Negapeb” e
então escolha o tipo de documento desejado dentre os 22 disponíveis, ou seja, os mesmo listados
acima. Caso o tipo escolhido já tenha sido criado deverá aparecer uma tela com o documento com

as três opções abaixo, além do ícone de impressão do documento localizado no canto superior
direito:
 projeto: clicando nesta opção o sistema retorna à tela do projeto de onde se iniciou o
processo de geração do documento da NEGABEP;
 anexar: clicando nesta opção o sistema irá permitir que seja anexado algum arquivo ao
documento da NEGAPEB;
 negapeb: clicando nessa opção o sistema abre um menu com os 22 tipos de documentos para
escolha, ou seja, nada mais é que um atalho do procedimento de ir no menu “Ver”, “Negapeb” visto
anteriormente.

Caso o tipo de documento escolhido ainda não tenha sido criado o sistema irá abrir a tela do
documento da mesma forma como acontece com o tipo de documento já criado, diferenciando-se
apenas pela existência de mais uma opção, o botão “Criar” que como o próprio nome sugere, serve
para criação do tipo de documento inexistente, sendo cada tipo de documento com seu formulário e
campos específicos. As imagens abaixo ilustram os procedimentos explicados.
Imagem 44: gerando documentos da NEGAPEB, desde o que mesmo já tenha sido criado.

Imagem 45: criado documentos da NEGAPEB, quando inexistente.

17.1) HABILITAÇÃO DE DOCUMENTOS DA NEGAPEB

Para utilizar os documentos NEGAPEB (Normas para Elaboração, Gerenciamento e Acompanhamentos de

Projetos do Exército Brasileiro) no GPEx, é nessessário habilitar esse módulo.

 habilitação: clicando na opção SISTEMA seguido de ADMINISTRAÇÃO DO SISTEMA escolha a

primeira opção CONFIGURAÇÃO DO SISTEMA va até PROJETOS e habilite o chekbox ANEXOS DO
PROJETO NO MODELO DO EXÉRCITO em seguida salve a alteração no final da página.

18) INTEGRAÇÃO COM O SIAFI

O GPEx possui um módulo que permite uma integração com o SIAFI (Sistema Integrado de
Administração Financeira), mas antes de mais nada é necessário que a opção “Integração com o
SIAFI” esteja habilitada e que a OM possua em seu cadastro do GPEx o código da UASG (Unidade
Cadastradora).

Para verificar se o SIAFI está ou não habilitado clique no menu “Sistema” e “Administração
do Sistema”. Nesse momento o sistema deverá estar na tela de “Administração do Sistema” e então
clique no item “Configuração do Sistema”, e então nessa tela no tópico “Projetos” marque a opção
“Integração com o SIAFI” caso esteja desmarcada e por último clique no botão “Salvar” localizado
no canto superior ou inferior do lado esquerdo da tela. A imagem abaixo ilustra esse procedimento.
 Imagem 46: habilitando a opção de integração com o SIAFI.

Para verificar se o código da UASG foi ou não informado clique em “Menu” e

“Organizações Militares” e então clique no link referente à OM. Nesse momento o sistema estará na
tela de “Detalhes da Organização Militar”, verifique nessa tela se o campo “UASG Principal” está
preenchido, caso não esteja clique no botão “Editar” e então informe o código e por último clique
no botão “Salvar” localizado no canto superior ou inferior do lado esquerdo da tela.

Imagem 47: inserindo o código UASG da OM, caso ainda não tenha sido cadastrado.
 Após realizar os procedimentos acima o próximo passo é importar a informação de interesse
do SIAFI para o projeto. É possível importar informações de NOTA DE CRÉDITO, NOTA DE
EMPENHO, NOTA DE SISTEMA E ORDEM BANCÁRIA. Para realizar esse procedimento
acesse algum projeto, e em sua tela de “Detalhes do Projeto” clique no menu “Ação”, “Siafi” e
selecione uma das 4 opções acima para realizar a importação, que no caso desse exemplo será a
opção “Nota de Crédito”. Então na tela de “Importar Nota de Crédito” pesquise a data da nota de
crédito e clique no ícone de filtragem para que o sistema faça a busca. Após o sistema retornar o
resultado da busca localize a(s) nota(s) de crédito de interesse e então selecione a(s) mesma(s)
marcando a(s) caixa(s) de seleção e então clique no botão “Importar” localizado no canto inferior
esquerdo da tela.

Após importar as informações desejadas verifique na parte inferior da tela que existe uma
tabela com as informações das notas de crétido que foram importadas a no final de cada linha, caso
tenham sido importada mais que uma nota de crédito, uma opção de inserir o valor do campo
“Alocado” ícone , opções de mover para cima ou para baixo a nota de crédito ícones
e uma opção de desvincular a nota de crédito do projeto ícone .

Para visualizar essas informações no projeto clique no botão “Voltar” localizado no canto
inferior direito da tela e então o sistema retornar à tela de “Detalhes do Projeto” clique na “NC”
localizada no canto inferior direito para confirmar que a(s) nota(s) de crédito foi(foram) de fato
importada(s) para o projeto. E para visualizar os detalhes da nota de crédito clique no seu número,
ou seja, o primeiro campo da tabela.

A imagem abaixo ilustra os procedimentos acima.

Imagem 48: importando informações do SIAFI, no exemplo duas Notas de Crédito, para um projeto.
19) UTILIZANDO O MÉTODO CANVAS

O GPEx possui um módulo que utilizar o método canvas o que possibilita reunião da equipe
do projeto de forma remota, agilidade na votação das ideias apresentadas, diversos relatórios para
verificar o andamento dos trabalhos da equipe, sistem de chat integrado, vinculação com projetos do
GPEx e agenda do canvas com integração ao outloook, google agenda e outras ferramentas que
utilizam Icalc.

Para criar e gerenciar um canvas clique no menu “Gestão”, “Ferramentas de Gestão”,

“Opinião Especializada” e “Lista de Projects Model Canvas”. Então na tela de “Lista de Project
Model Canvas” clique no botão “Novo” localizado no canto superior direito da tela. Nesse
momento o sistema deverá estar na tela de “Criar Project Model Canvas” e então preencha os dados
básicos do canvas, já definindo o responsável por gerenciar o mesmo e a equipe participante. Cabe
ressaltar a importância de se registrar o campo “Pitch” (frase pequena e rápida que permite
sumarizar o projeto) e escolher o melhor nível de acesso a esse canvas, sendo recomendado o nível
“Protegido II”, onde todos podem ver mas apenas o responsável pode editar. Outro campo
pertinente é o campo “Relacionado” onde pode-se escolher entre PROJETO, PRÁTICA, PLANO
DE AÇÃO, INDICADOR, PERSPECTIVA ESTRATÉGICA, TEMA, OBJETIVO
ESTRATÉGICO, FATOR CRÍTICO DE SUCESSO, INICIATIVA e META. Para esse exemplo será
escolhido o tipo “Projeto”, após isso selecione o projeto clicando no ícone e depois clique no
ícone para adicionar o mesmo. Existe ainda outra informação pertinente ao canvas, que é a faixa
de tempo de abertura para inserção de novas ideias e para votação das ideias inseridas, esse
procedimento deve ser repetido para cada categoria. Após cadastrar todos os períodos clique no
botão salvar localizado no canto superior ou inferior do lado esquerdo da tela.

O sistema deverá ir para a tela de “Detalhes do Project Model Canvas” onde será possível
inserir ideias ou votar nas ideias já cadastradas desde que seja parte da equipe do canvas e que
esteja na faixa de tempo. Para isso clique no menu “Ação” e “Sala de Reunião”. Já na tela de “Sala
de Reunião do Project Model Canvas” selecione, no canto superior direito, uma das categorias
abertas para inserir ideias ou votar e então insira suas ideias para apreciação futura pelo grupo e
subsequente votação. Cabe ressaltar que as votações só podem ser realizadas caso esteja habilitada a
fase de votação, outro importante detalhe diz respeito a ferramenta de chat que permite a
comunicação entre os integrantes do canvas, a mesma pode ser utilizada durante a fase de inserção
de ideias e votação. Ao finalizar as votações, o canvas deverá estar pronto com as ideias ordenadas
da mais votada para a menos votada. A imagem a seguir ilustra os procedimentos explicados acima.
Imagem 49: criando e gerenciando um canvas.
 Seguindo a sistemática dos outros módulos do GPEx, pode-se acrescentar ao canvas:
registros de ocorrencia; eventos no calendário (integrado com o outlook e google agenda); arquivos;
links; fóruns de discussão; indicadores; planos de ação; projetos; mensagens corporativas; atas de
reunião e pendências. Para isso acesse a página “Detalhes do Project Model Canvas” e clique no
menu “Inserir” e então escolha uma das opções listadas acima. A imagem abaixo serve de
ilustração.

Imagem 50: mesma sistemática de outros módulos do GPEx.

Há ainda diversos relatórios para acompanhar o andamento dos trabalhos, como: detalhes do
próprio canvas, usuários vs idéias, usuários vs votação, pontuação por idéia e chat. Para isso acesse
a página “Detalhes do Project Model Canvas” e clique no menu “Ação”, “Relatórios” e então
escolha uma das opções listadas acima. A imagem abaixo serve de ilustração.
Imagem 51: diferentes tipos de relatórios para acompanhamento.
20) ADMINISTRAÇÃO DO SISTEMA

20.1) Customização de Calendário

O GPEx permite customizar o calendário do corrente ano (e se for o caso é possível
customizar também de forma anual) em relação aos feriados, outras datas comemorativas, início e
término do expediente, início e término do horário do almoço e etc. Para realizar essa customização
é necessário acessar o módulo de configuração do sistema indo no menu “Sistema” e
“Administração do Sistema”, já na tela de administração do sistema clique em “Expediente”. O
sistema deverá abrir uma tela onde é possível verificar no canto superior direito um filtro com as
seguintes opções: ORGANIZAÇÃO MILITAR, USUÁRIO: PROJETO, TAREFA, RECURSO e
CALENDÁRIO. O usuário pode customizar o calendário de expediente de acordo com o filtro
escolhido. É possível verificar que, ao lado de cada filtro, existe um ícone onde o usuário deverá
clicar no mesmo para que o sistema apresente uma janela pop-up e a partir daí sim filtrar sua busca,
à exceção do campo “Organização Militar” que não há necessidade de se clicar sobre esse ícone,
como será explicado mais a frente. A imagem a seguir ilustra o procedimento para realizar a
filtragem dos campos e editar/customizar o calendário e o expediente.

Imagem 52: realizando filtragem para customizar o calendário e o expediente.

 No campo “Organização Militar”, que é do tipo Combo Box, não há a necessidade de o
usuário clicar no respectivo ícone de filtragem, ele deverá clicar no próprio campo e selecionar a
OM de interesse. Cabe ressaltar que a lista carregada nesse campo mostra as OM's superiores. Caso
queira selecionar uma OMDS de uma OM específica, por exemplo selecionar o CDS (Centro de
Desenvolvimento de Sistemas) é necessário antes selecionar o DCT (Departamento de Ciência e
Tecnologia) que é a OM superior, de forma que as organizações fiquem dispostas por níveis. A
imagem a seguir ilustra os procedimentos para filtragem de OM.

Imagem 53: realizando filtro especificamente de OM para customizar o calendário de expediente.

Para customizar o calendário e o expediente de acordo com o filtro realizado basta clicar no
botão “Editar” constante da imagem xx1, realizar a customização informando o tipo de calendário ,
a data inicial, a data final, os dias da semana que estarão compreendidos nesse intervalo de tempo e
etc, como por exemplo acrescentar uma data comemorativa de aniversário de uma OM específica
cujo expediente será das 08 as 12 horas e por ultimo clicar no botão “Inserir”. A imagem a seguir
ilustra os procedimentos para editar o expediente de uma OM específica, de acordo com seu filtro.

Imagem 54: realizando a customização do calendário de expediente.

 20.2) Criação de Usuário
Para criar novos usuários no GPEx basta acessar a tela de “Administração do Sistema”, ou
seja, ir no menu “Sistema” e “Administração do Sistema”, da mesma forma como explicado acima,
e então na tela de administração do sistema clique em “Administração dos Usuários”. Uma outra
forma de se fazer esse procedimento seria ir no menu “Sistema” e “Administração dos Usuários”, é
uma forma mais simples e rápida. Após o sistema ir para a página de administração dos usuários
clique no botão “Novo”, localizado no canto superior direito da tela e então deverá ser mostrado
pelo sistema a tela de “Adicionar Usuário” contendo um formulário com os mais variados tipos de
informações, sendo delas as mais importantes:
 perfil de acesso: 04 perfis disponíveis;
 organização militar: OM no qual o cadastro do usuário ficará atrelado;
 sistema/administrador de usuários: permite ou não ao usuário ter perfil de administrador.
Por fim clique no botão “Salvar” localizado no canto inferior esquerdo.

Imagem 55: cadastrando novo usuário.

 20.3) Criação de Agenda Coletiva
Essa funcionalidade serve para criar uma agenda e relacioná-la a um evento de uma tarefa
ou de um projeto. Na criação da agenda é possível escolher quem terá acesso apenas de
vizualização ou quem poderá editar a agenda. Após a agenda ter sido criada e relacionada a um
evento/reunião é possível verificar na tela de calendário que pode-se filtrar o que você deseja que
apareça, pode optar por mostrar somente eventos, somente agendas ou mesclar os tipos disponíveis
para consulta.

Para criar uma agenda e relacioná-la a um evento/reunião basta ir no menu “Sistemas” e

“Administração do Sistema”. Logo em seguida, na tela de administração do sistema, localize a
opção Agenda e então clique em “Agenda Coletiva”. Na próxima tela selecione a Organização
Militar, caso a mesma não esteja selecionada, e então clique sobre o ícone de um funil para
executar o filtro da OM. Então clique no botão “Novo” e na próxima tela dê um nome à nova
agenda e então clique no botão “Cadastrar”. O sistema deverá gerar uma mensagem informando que
a agenda foi cadastrada e você deverá clicar no botão “Ok”. O sistema então deverá retornar a tela
de “Agenda Coletiva” e então selecione no campo “Agenda” um calendário para que o mesmo seja
editado. Já na tela onde consta o nome da OM que foi selecionada mais o nome da agenda recém-
criada é possível verificar que existem quatro campos de texto, onde os dois campos do lado
esquerdo são para selecionar os usuários que estão disponíveis e os dois campos do lado direito são,
um deles, para esses usuários selecionados serem movidos para o campo onde eles apenas “Possam
Ver” a agenda e o outro campo é para que eles tenham “Permissão de Editar”. Para mover os
usuários desejados de um campo a outro basta clicar duas vezes sobre seu nome ou então selecioná-
los e clicar no botão “Incluir>>” logo abaixo de cada respectivo campo. Por último basta clicar no
botão “Gravar” localizado no lado esquerdo da tela.

Feito esses procedimentos, agora é necessário criar um novo evento/renião dentro de um

projeto ou de uma tarefa ou então editar algum evento/reunião já existente. O tópico de criação de
evento/reunião já foi visto anteriormente então não será abordado novamente neste outro tópico,
portanto o objetivo aqui é apenas mostrar a capacidade de fazer com que essa agenda seja
vinculada/relacionada à eventos. O relacionamento/vinculação da agenda ao evento é feita nos
detalhes do evento, mais especificamente no campo “Relacionado” (constante da Imagem 31).
Esse campo é do tipo Combo Box e então deverá ser selecionada a opção “Agenda”, verifique que
logo após marcar essa opção surgirá o campo “Agenda” logo abaixo do campo “Relacionado” e
então será necessário clicar no ícone ao lado do campo “Agenda” para que o sistema abra uma
janela pop-up com as agendas existentes e para que então uma delas seja selecionada e o
relacionamento seja feito. Pode-se ainda escolher uma cor para diferenciar essa agenda de outros
tipos de itens que constarão na visualização do “Calendário Mensal”, como por exemplo:
EVENTOS, TAREFAS, PLANOS DE AÇÃO. Para efetivar o relacionamento basta clicar em algum
dos dois botões de “Salvar” localizados no canto inferior e superior esquerdo da tela. É possível
ainda escolher o que deverá ser exibido nessa visualização do calendário, pois como citado acima
existem alguns tipos de itens, que podem ser exibidos todos juntos ou apenas um tipo, de acordo
com a filtragem realizada. A imagem abaixo ilustra os procedimentos acima referentes a criação de
uma agenda coletiva.

Imagem 56: criando uma agenda coletiva.

A imagem abaixo ilustra os procedimentos referentes ao relacionamento de uma agenda a evento.
Imagem 57: relacionando uma agenda a um evento/reunião.