Guia Definitivo para A Produtividade de Um Organizador de Eventos

O Guia Definitivo para a
Produtividade de um Organizador
de Eventos
Como gerenciar seu tempo e seu estresse
ao planejar um evento
Você sabe disso melhor que ninguém: gerenciar
eventos pode ser bem estressante.
Tanto que a Forbes nomeou "coordenador de eventos"

como a quinta profissão mais estressante de 2017 — e
a única carreira no top cinco da lista que não envolve
uma ameaça direta à integridade física do profissional
(as outras carreiras listadas são militares, bombeiros,
pilotos aéreos e policiais).
Existem diversos motivos pelos quais o planejamento

de eventos é uma atividade tão estressante. A pressão
é alta, muita coisa está em jogo e você é obrigado a
desempenhar diversas tarefas diferentes a um ritmo
alucinante. Caso não seja tratado, o estresse pode não
só comprometer seu desempenho no trabalho e sua
vida pessoal — ele também pode afetar sua saúde
física e mental.
Mas é possível reduzir drasticamente seus níveis de

estresse com mudanças simples na forma como você
trabalha. Definindo fluxos de trabalho mais eficientes
que aumentam a sua produtividade, você pode ficar
por dentro de tudo o que está acontecendo e não se
sentir sufocado.
Eventbrite.com.br/blog O Guia Definitivo para a Produtividade de um Organizador de Eventos página 2

Neste guia, você receberá dicas de produtividade
para o seu evento dos especialistas do Asana — um
aplicativo de gerenciamento de trabalho, disponível
para a Web e dispositivos móveis, que ajuda as
equipes mais atarefadas a atingirem seus objetivos
com menos esforços. Você aprenderá como ser mais
produtivo nos dias e nos meses que antecedem o seu
evento. Quanto mais informações e tarefas você puder
transferir da sua cabeça para um sistema, menos você
se estressará. E, ao liberar o seu tempo e reduzir o
seu estresse, você poderá se concentrar no objetivo
principal: tornar o seu evento inesquecível.
Existem milhões de fatores que devemos acompanhar

para organizar um evento como o Festival de Cinema de
Tribeca. É crucial que a gente se mantenha organizado
e acompanhando tudo o que acontece no trabalho para
que possamos criar uma experiência da qual toda a nossa
equipe tenha um enorme orgulho.”
—Jaime Fallon, Chefe de Serviços Criativos, Festival de Cinema de Tribeca

Este e-book destina-se a…
Este guia foi escrito para todos os organizadores de

eventos que queiram reduzir seus níveis de estresse e
aumentar a sua produtividade. Se você se considera
uma pessoa desorganizada ou mesmo um ninja do
gerenciamento de tempo, você descobrirá como
melhorar seu fluxo de trabalho — e, por fim, seus
eventos.
Você aprenderá como...
Gerenciar seu tempo de forma mais eficiente e concluir

todas as tarefas necessárias para o seu evento
__
Ganhar mais horas no seu dia com técnicas de

gerenciamento testadas e comprovadas
__
Se estressar menos ganhando total controle da sua

lista de afazeres
__
Usar técnicas e ferramentas de produtividade para

organizar eventos mais memoráveis e impactantes

Conheça os Especialistas
Zöe Desroches Micha Hershman Tommy Goodwin

Marketing de Conteúdo, Diretor Sênior, Marketing Diretor, Operações de
Asana & ex-organizador de eventos Campo Globais,
na Eventbrite Eventbrite
Parte 01 Gerenciando tempo e estresse
Quanto melhor você conseguir gerenciar seu fluxo de trabalho nos

dias e meses que antecedem o seu evento, mais tempo você terá —
e, consequentemente, menos estresse. Seguem algumas dicas para
você garantir seu sucesso com um plano sólido, manter sua equipe no
caminho certo e não descuidar do seu bem-estar.
Prepare-se para o sucesso

Assim que você tiver um novo evento planejado, comece a organizar
todo o trabalho que terá pela frente. Quanto mais cedo você conseguir
definir um fluxo de trabalho e manter a sua equipe informada, melhor
será.

Sistematizando seu fluxo de trabalho
De acordo com David Allen, guru de produtividade e autor campeão de

vendas, "a mente serve para ter ideias, e não para retê-las".
Quando você possui um sistema eficiente para coletar e organizar as

informações que surgem, você consegue focar no presente e evitar
distrações.
Por que é importante manter o foco? Porque estudos sugerem que

o método "multitarefas" não existe. Em vez de fazer várias tarefas de
uma vez, seu cérebro está mudando rapidamente de uma tarefa para
outra. Este tipo de comportamento, na verdade, leva a uma redução da
produtividade — e a maiores taxas de depressão e ansiedade.
Para ajudar as pessoas mais ocupadas a desocupar a cabeça e se manter

focadas, David Allen desenvolveu um famoso fluxo de trabalho como
parte da sua série "Getting Things Done" (GTD) - 'Fazendo as coisas
acontecerem". O fluxo de trabalho permite que você "domine a arte do
engajamento relaxado e controlado" e tenha mais controle sobre a sua
vida. Ele consiste em cinco etapas principais:
1. Capturar o que prende a sua atenção
2. Esclarecer o que cada parte significa e o que fazer em relação a ela
3. Organizar os resultados
4. Refletir sobre os resultados
5. Engajar com a ideia
Veja como aplicar o fluxo de trabalho ao planejamento de eventos.

Demora algum tempo para se acostumar, mas, se continuar aplicando
este fluxo de trabalho diariamente, você verá que se sentirá menos
estressado e mais no controle do seu trabalho.

Fluxo de Trabalho "Getting Things Done" (GTD) de David Allen
para Organizadores de Eventos
Informação, pedido ou ideia recebida
Capture
Na sua caixa de entrada, em uma caixa de
correio, em um bloco de notas ou em uma
nota autoadesiva — o que funcionar
melhor para você!
Esclareça: O que é?
Trata-se de uma informação, de um pedido
ou de uma ideia?
Informação
Tempo requisitado pelo fornecedor,
contrato com o local do evento etc.
Pedidos
Perguntas sobre orçamento, adições à
programação etc.
Ideias Lixo
Layout do espaço etc É informação, um
pedido ou uma idéia?
Esclareça: É factível?
Um dia / talvez?
Eu tenho que fazer alguma coisa NÃO
Arquivo para mais tarde
a respeito disso?
Referência
SIM Disponível para uso
futuro, se necessário
Projetos Organize: Qual é a próxima medida?

Adicionar ao app/ sistema A informação, pedido ou ideia faz parte de
de Planejamento um projeto maior, como “Planejamento do
programa para a conferência de 2017"?
Se fizer, integre-o no espaço de planeja-
mento do seu projeto.
Plano do projeto Ou trata-se de uma tarefa menor, como

Revisar para agir responder para um palestrante que pediu
informações sobre a agenda do evento?
Se for uma tarefa menor, vai demorar menos de 2

minutos?
SIM NÃO
Engaje Engajar Engajar

faça delegue Adie
AGUARDE CALENDÁRIO PRÓXIMAS AÇÕES

adicione à sua agende para adicione à lista
lista de itens a acompanhar uma data futura de afazeres
O fluxo de trabalho GTD é uma ótima forma de processar informações
em vez de esperar que elas se acumulem. Mas onde exatamente você
deve armazenar toda essa informação — quer faça parte de um projeto
complexo ou seja uma simples lista de afazeres? Existem diversas
ferramentas que você pode usar para criar listas, armazenar arquivos e
acompanhar o seu progresso.
Aqui estão as cinco ferramentas organizacionais mais populares para

organizadores de eventos:
Asana
Asana é um aplicativo Web e para dispositivos móveis que ajuda
as equipes a acompanharem o seu trabalho. Você pode criar listas
individuais e para o time, organizar tarefas em projetos e anexar
documentos relevantes. Existe uma versão gratuita da ferramenta, mas
os usuários Premium podem ter acesso a um modelo personalizado
de organização de eventos. (Não se preocupe, não incluímos eles aqui
só porque eles nos ajudaram a escrever este guia. A ferramenta é
realmente fantástica.)
Things
Este gerenciador de tarefas armazena todos os seus afazeres na "Things
Cloud", para que você possa ter acesso a eles a partir de qualquer
dispositivo. Você pode priorizar e agendar suas tarefas, e incluir notas
importantes em cada uma. Você pode até mesmo personalizar a
ferramenta, organizando seus afazeres em categorias que mais se
adequam ao seu trabalho.
Evernote
Evernote, o aplicativo de anotações por excelência, permite que você
escreva ideias, tarefas ou afazeres e tenha acesso a eles em todos os
seus dispositivos. A ferramenta também permite que você anote e salve
fotos como notas, o que pode ser útil se você estiver procurando um
local para o seu evento ou analisando modelos de layout.

Omnifocus
O Omnifocus permite que você organize e exiba suas tarefas por
"perspectivas" como "em planejamento", "em execução" e "veja o que
você tem para amanhã", para que você possa gerenciar sua lista de
afazeres de acordo com o seu estilo de trabalho. A ferramenta também
apresenta recursos legais como interação com a Siri e reconhecimento
de localização, para que você possa se organizar em qualquer lugar.
Everhour
Este software de acompanhamento e estimativa de tempo de
funcionários é a solução ideal para organizadores que trabalham com
empreiteiros em contratos por horas. Os funcionários podem inserir
as horas gastas em um projeto com um só clique, ajudando você a se
manter dentro do prazo e dentro do orçamento. Você também pode
compartilhar facilmente seus relatórios, gerar faturas e acompanhar
pagamentos dentro do aplicativo.
G Suite
O G Suite da Google inclui Gmail, Google Docs, Google Drive e Google
Calendário. Como os produtos da G Suite foram concebidos tendo em
vista a colaboração, essa alternativa facilita o trabalho entre equipes
diferentes para atualizar documentos, compartilhar atualizações e
atribuir tarefas em tempo real. Use os programas do G Suite para se
manter organizado e em sincronia durante viagens ou mesmo durante
o seu evento — todos os aplicativos podem ser acessados através do
seu computador, tablet ou telefone.
Notas Adesivas
Não, não estamos falando de um aplicativo; as velhas notas
autoadesivas podem ser o que você precisa para navegar rapidamente
pelas suas tarefas na sua mesa de trabalho. Caso decida usar notas para
capturar informações dentro do sistema GTD, tente colocar apenas um
item em cada nota para manter o seu fluxo de trabalho o mais simples
possível.

Quase todas essas ferramentas incluem uma função de calendário. Por
que? Porque o gerenciamento do tempo é uma parte fundamental de
um fluxo de trabalho produtivo, particularmente para organizadores
de eventos. Algumas fontes chegam até mesmo a sugerir que pessoas
altamente produtivas não seguem uma lista de afazeres — elas colocam
tudo o que precisam fazer em um calendário e seguem-no para tudo.
Gerenciando o seu tempo
Quer você decida seguir a sua lista de afazeres ou o seu calendário,

encontrar uma forma de gerenciar o seu tempo é essencial para a sua
produtividade. Aqui estão as melhores dicas de gerenciamento de
tempo dos especialistas em produtividade:
• Programe o seu dia

Você pode programar o seu dia através de uma lista de afazeres ou,
caso prefira seguir o seu calendário, alocar blocos de tempo para
uma tarefa específica. O velho ditado é verdadeiro: "o trabalho se
estende preenchendo todo o tempo disponível até a data de sua
entrega". Ao trabalhar dentro de um prazo, o seu cérebro é obrigado
a funcionar conforme o seu tempo disponível, e passar para a
próxima tarefa quando esse tempo termina.
• Meça o seu tempo em minutos, e não em horas

De acordo com a Forbes, as pessoas mais produtivas do mundo
olham para o seu dia como um conjunto de 1.440 minutos (e não
24h) disponíveis para fazerem o que precisam. Você pode precisar
de uma hora para completar um projeto específico, mas há diversas
tarefas rápidas que podem ser realizadas em questão de minutos.
• Crie uma pasta de "tarefas de 5 minutos"

Essas são tarefas que podem ser feitas sempre que você tem um
tempo livre. Ter um lugar para armazenar essas tarefas permitirá que
você não se preocupe com elas enquanto se concentra em coisas
maiores.

• Bloqueie o seu horário de trabalho
Proteja o seu calendário definindo blocos de tempo para sentar e
trabalhar. Pode ser necessário remarcar ou trocar esses blocos de
vez em quando, mas faça o possível para defender o seu tempo de
trabalho para não acabar trabalhando até meia-noite.
• Deixe um tempo livre para o inesperado

Como organizador de eventos, você recebe vários pedidos "urgentes"
de última hora. Na verdade, quando perguntamos aos organizadores
qual era a maior barreira para a produtividade no dia a dia, quase
metade dos respondentes (44%) disse "pedidos de última hora". Por
isso, quando for planejar o seu dia, deixe pelo menos 20% do seu
tempo livre para tratar do inesperado.
Dicas de Justin Rosenstein, Co-Fundador da Asana

Identifique o fluxo do seu tempo.
DICA
PRO Se o seu dia for constantemente interrompido por reuniões, fica difícil
entrar no fluxo, um estado em que você está realmente focado e
lidando com tarefas mais complexas.
• Adicione "reuniões" de três horas ao seu calendário em que você

é o único participante. Seus colegas marcarão compromissos
fora desse horário, e você poderá realizar seu trabalho sem
interrupções.
• Se possível, combine com toda a sua equipe um dia em que

não deverá haver reuniões. Na Asana, há as Quartas-feiras Sem
Reunião.
• Acompanhe quais são os horários do dia que funcionam melhor

para suas diferentes atividades. Faça suas tarefas mais difíceis
durante seu "horário super-homem". Clique aqui e veja o processo
que usei (em inglês) para determinar que meu horário super-
homem é das 10h até meio-dia: Encontrando seu Horário Super-
Homem.

Todos em sintonia
O primeiro passo para deixar todos os colaboradores do evento por
dentro é definir funções e responsabilidades com clareza. Quando todos
sabem em que estão trabalhando, é menos provável que seja cometido
um erro — e, se for, você saberá quem o cometeu.
Conselho do campo
Dicas da equipe de Operações de Campo da Eventbrite
Documentação clara é essencial
Se a sua equipe quer que um processo funcione de uma

determinada forma, certifique-se de que os materiais sejam
documentados e distribuídos para todos os envolvidos. Não
espere ou presuma nada a menos que o processo tenha
sido comunicado com clareza."
—Joel Strycharz, Gerente Sênior de Operações de Campo, Eventbrite
Faça um roteiro para toda a equipe que inclua datas importantes para
todos os membros. Atualize o roteiro com frequência, lembrando os
membros da equipe quando o prazo de uma tarefa pela qual estão
responsáveis está perto do fim. Também é uma boa ideia agendar
reuniões semanais ou quinzenais recorrentes para acompanhar o
progresso do grupo como um todo.

Quando se trata de organização de eventos, comunicação nunca
é demais. Eis algumas dicas de comunicação para manter tudo
funcionando nos eixos:
• Inclua todas as pessoas relevantes

Em vez de mandar recados individuais, mantenha todos os membros
relevantes da equipe informados incluindo-os na sua conversa.
• Seja sucinto
Mantenha suas atualizações curtas e diretas, com as informações
mais importantes em destaque. Por exemplo, se você estiver
transmitindo para a equipe novas informações sobre o plano de
check-in do seu festival, não se esqueça de colocar em destaque
o horário em que cada membro da equipe precisará estar no local
combinado.
• Esteja atento a prazos

Envie atualizações regulares, deixando tempo suficiente para o
cumprimento de prazos ao mandar um lembrete sobre uma tarefa.
• Deixe claro quais são as ações necessárias

Se a sua comunicação inclui ações necessárias, não se esqueça de
atribuir cada ação para um membro específico da equipe. Faça uma
anotação no aplicativo de sua preferência para não se esquecer de
conferir o progresso da ação com aquele membro antes do fim do
prazo. Por exemplo, se um fornecedor ficou responsável por enviar
um orçamento até uma determinada data, crie um lembrete para
verificar qual é o progresso da ação com ele naquele dia, caso ainda
não tenha recebido nenhuma notícia.
• Mantenha as informações acessíveis para todos

O Google Docs foi concebido para ajudar na colaboração, fornecendo
excelentes opções de compartilhamento de documentos para a sua
equipe. E os documentos on-line, que permitem o acesso por todos
os membros da equipe a partir de qualquer dispositivo, são uma
ajuda valiosa no dia do evento, permitindo fazer mudanças de última
hora em listas, horários ou documentos compartilhados.

Conselho do campo
Dicas da equipe de Operações de Campo da Eventbrite
Ao organizar um evento, eu gosto sempre de comunicar a

mais. Existem muitas pessoas envolvidas na promoção de
um evento. Quando estava gerenciando um festival, eu fazia
questão de falar regularmente com meu diretor de design,
gerente de produção, gerente de bilheteria, coordenador de
vendas, gerente de segurança, coordenador de voluntários,
gerente do estabelecimento etc. Eu criei uma política de
porta aberta com cada departamento até chegar no dia
do evento, para que pudéssemos manter um processo
contínuo de comunicação com a maior clareza possível.
Isso ajudou todos os líderes a entender nossas políticas e
nossos planos, permitindo que eles trabalhassem de forma
independente quando chegassem no evento.”
Agora que você e o seu time estão preparados para o sucesso, vamos falar sobre como
manter o seu fluxo de trabalho o mais simples possível.

Parte 02 Simplificando seu Fluxo de Trabalho
Quando temos que lidar com dezenas de tarefas de uma vez só, é difícil
saber por onde começar. É melhor sentar e trabalhar na definição
da programação da sua conferência ou responder ao e-mail que o
fornecedor de alimentos enviou na noite passada? O primeiro passo
para um fluxo de trabalho mais simplificado é priorizar suas tarefas.
Duas táticas usadas para a priorização são a regra 80/20 e "siga o seu
cérebro":
1. A regra 80/20 sugere que 80 por cento da nossa produtividade

deriva de apenas 20 por cento das nossas tarefas. Em outras
palavras, se nos concentrarmos nas nossas tarefas mais impactantes,
alcançaremos mais de forma mais eficiente. Veja os trabalhos que você
tem para fazer: quais deles contribuem mais para o sucesso do seu
evento? Priorize essas tarefas, e tente não gastar muito tempo com
coisas menos importantes.
2. "Siga o seu cérebro" refere-se à priorização de tarefas mais difíceis

quando você está mais concentrado, e a deixar as tarefas menos
exigentes para quando você está mais cansado ou com menos energia.
Se você não sabe se uma determinada tarefa é mais difícil ou mais fácil
para você, anote como você se sente depois de completá-la: Você se
sente exausto, realizado ou insatisfeito? As tarefas que deixam você com
sentimentos negativos são provavelmente aquelas que exigem mais
energia, e podem ser menos adequadas para você de forma geral.
Quando você souber aquilo em que precisa trabalhar, é hora de se

concentrar. Isso significa se concentrar em uma tarefa, e apenas uma,
de cada vez. Ao lidar com tarefas mais importantes ou demoradas
— como o exemplo da programação da conferência — experimente
desligar seu celular ou as notificações do seu computador para evitar
qualquer distração.

Não tenha medo de delegar
Só porque um trabalho precisa ser feito, não quer dizer que você
precise fazê-lo. Delegar tarefas é uma parte importante do trabalho de
um organizador de eventos. É impossível fazer tudo sozinho, e delegar
tarefas que podem ser feitas por outras pessoas ajuda a liberar o seu
tempo para que você possa se concentrar nas tarefas mais importantes.
Além de reduzir a sua carga de trabalho, uma tarefa delegada dá a um

membro com menos experiência do grupo a chance de aprender e de se
sentir capaz. Não sabe qual tarefa delegar? Esses são os tipos de tarefas
que você deve considerar passar para outras pessoas:
• Tarefas que exigem menos experiência

Um voluntário ou um membro mais jovem da sua equipe consegue
lidar com a tarefa em questão? Se a resposta for sim, talvez seja
melhor você não gastar seu tempo com ela.
• Tarefas logísticas
Delegue tarefas realizadas no local, como organização de
fornecedores ou verificação de voluntários, para que você tenha
mais tempo para interagir com participantes, patrocinadores e
convidados.
• Um projeto que possa ajudar alguém a aprender

Se a tarefa ou projeto em questão for uma boa oportunidade para
um membro da sua equipe ganhar experiência e conhecimento,
delegue-a — mas mostre-se disponível para fornecer qualquer
orientação necessária durante o processo. Esta é uma ótima forma
de afirmar a sua posição como líder e desenvolver suas habilidades
de gestão.
• Coisas que você não gosta de fazer

Você não gosta de falar com fornecedores? Você se estressa quando
precisa gerenciar voluntários? As tarefas que você não gosta de fazer
podem não ser um problema para outras pessoas.

Dicas de Justin Rosenstein, Co-Fundador do Asana
Supere a procrastinação lidando com o desconforto.
DICA
PRO
Nós não procrastinamos porque somos preguiçosos; nós
procrastinamos porque nossa tarefa mais urgente nos deixa
sutilmente (ou não tão sutilmente) desconfortáveis. Quando isso
acontece, você deve:
• Considerar honestamente o motivo pelo qual a tarefa causa

desconforto. Escreva (ou converse com um amigo) de forma
explícita a respeito do motivo exato desse desconforto. Por que
essa tarefa lhe causa tanto pavor?
• Identifique uma medida executável e gerenciável para confrontá-

la.
• Se você não tiver energia para confrontar este medo agora, mude
para a segunda tarefa com prioridade mais alta na sua lista, em
vez de se refugiar no Facebook. O professor da Universidade de
Stanford, John Perry, chama isso de "procrastinação estruturada",
e atribui grande parte do seu sucesso a ela.
Nem sempre será necessário obter ajuda de outras pessoas para

diminuir a sua carga de trabalho — existem tecnologias disponíveis que
podem poupar várias horas na sua semana.
Automatize suas tarefas
Configurar tarefas automáticas pode ser uma ótima forma de poupar

tempo (e estresse). Considere o seguinte cenário: Você quer enviar um
e-mail em massa, mas primeiro precisa fazer login em um sistema para
fazer o download da lista mais recente de participantes. Depois, você
precisa fazer login no site do seu provedor de e-mail para fazer o upload
do arquivo antes sequer de criar um rascunho da mensagem.

Se esse processo for automatizado, a lista de participantes é
sincronizada automaticamente com o seu provedor de e-mail, poupando
um tempo precioso.
Aqui estão três ferramentas de automação eficazes para simplificar a

organização do seu evento:
IFTTT
IFTT significa "If This Then That" (Se eu Fizer Isso, Faça Aquilo). A
ferramenta permite que você configure regras condicionadas. Por
exemplo, você pode configurar uma regra que diz, "Se eu tirar uma
foto do meu evento, adicione-a à página do evento no Facebook". IFTT
é especialmente útil para tarefas que você precisa fazer várias vezes
seguidas.
Zapier
Esta ferramenta transmite informações entre seus aplicativos da Web
automaticamente. Semelhante ao que acontece com o IFTT, o Zapier
permite que você crie uma ação acionável conhecida como "zap". Se
estiver usando a Eventbrite, você pode aproveitar a integração com
Zapier para sincronizar seus dados da Eventbrite com outros aplicativos,
incluindo MailChimp, Salesforce e HubSpot. O Asana também conta
com uma integração com Zapier que permite que você conecte suas
ferramentas de produtividade — você pode até mesmo definir um "zap"
entre Asana e Eventbrite para automatizar o fluxo de trabalho da sua
equipe!
FollowUp.cc
Use esta ferramenta para encaminhar lembretes de e-mail que serão
enviados de volta para você em um momento definido. Por exemplo, se
for necessário dar sequência a uma conversa com um fornecedor em
30 dias, você pode encaminhar para si próprio um lembrete que será
recebido dentro de 30 dias.
Você também pode usar uma plataforma low-code para criar o seu
próprio aplicativo totalmente funcional, sem nenhum conhecimento
técnico necessário. Personalize o aplicativo para o seu evento,
automatizando tudo desde emissão de faturas até a promoção
por e-mail. Você pode até mesmo sincronizar seus aplicativos de
produtividade, caso esteja usando mais de um. Por exemplo, você pode
definir um gatilho que permite que seus documentos do Evernote
salvem automaticamente um projeto do Asana.

Uma dica de Justin Rosenstein, Co-Fundador do Asana
Domine suas ferramentas.
DICA
PRO
Se você usa um computador o dia todo, sempre que vai alcançar o
mouse você desacelera um pouco, e perde um pouco do seu fluxo.
Idealmente, você deve interagir com o seu computador na mesma
velocidade com que pensa. Para isso é necessário aprender os
atalhos de teclado dos softwares que você usa com mais frequência.
• Sempre que for usar o mouse, veja se existe um atalho no teclado

que permite que você faça essa ação. Normalmente ele aparece
ao lado do item do menu, ou na pequena caixa de dica que é
exibida sempre que você coloca o ponteiro do mouse sobre um
botão. No Mac: significa Command, significa Option,
significa Shift e significa Control.
• Use SizeUp para reorganizar rapidamente suas janelas sem usar

um mouse.
Mas tarefas manuais não são a única causa de desperdício de tempo.

Em uma pesquisa recente sobre mídias sociais realizada pela Eventbrite,
um quarto dos organizadores de eventos disseram que as reuniões são
o maior obstáculo que enfrentam para uma maior produtividade.
25% dos organizadores de eventos disseram que reuniões

são o maior obstáculo que enfrentam para uma maior
produtividade”
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Faça com que as reuniões valham o seu tempo
Reuniões são quase sempre necessárias para planejar seu evento, mas
infelizmente nem sempre são um uso produtivo do seu tempo. Você
sabe que está participando de uma reunião mal planejada quando se
senta em uma mesa e a conversa não sai do lugar por uma hora.

Seguem algumas dicas para planejar uma reunião que valha o seu
tempo:
• Mantenha a reunião curta

Sessões de planejamento mais complexas ou estratégicas são uma
exceção, mas normalmente não são necessários mais de 30 minutos
para cumprir seu objetivo. Crie seu plano de reunião para começar
tratando de assuntos que interessam a todo o grupo, e permita
que as pessoas saiam assim que disserem o que tinham a dizer ou
ouviram o que tinham a ouvir.
• Crie um plano de reunião conciso

Antes de cada reunião, reserve alguns momentos para refletir sobre
o objetivo da sessão. Você quer sair da reunião com uma decisão a
respeito de determinado assunto? Uma lista de ações para o seu
time? Considere esse objetivo enquanto compõe o plano de reunião,
alocando uma determinada quantidade de tempo para abranger
cada tópico. Compartilhe o plano com todos os participantes antes
da reunião para que tenham tempo de rever e se preparar para falar
a respeito de qualquer área que considerem relevante.
Não se esqueça de incluir um objetivo, para que todos saibam por

que estão ali.
• Não fuja do plano

Siga o seu plano passo a passo durante a reunião, contando o tempo
demorado em cada sessão para que você saiba quando chegou
a hora de passar para o tópico seguinte. Enquanto discute cada
item, peça para alguém tomar notas de todas as ações necessárias
ou questões deixadas em aberto na parte inferior do documento.
Termine cada reunião definindo claramente quais são as etapas
seguintes de cada membro da equipe.

• Dê seguimento estabelecendo ações
Assim que a reunião terminar, envie as ações que serão necessárias
tomar para todos que estavam na sala. Você pode fazer isso por
e-mail ou através da plataforma usada pelo seu time para simplificar
a comunicação. Inclua um nome (e idealmente uma data) para que
todos saibam exatamente a parte pela qual são responsáveis.
• Comece a dizer "não"

Recuse participar de reuniões que não tenham um plano ou objetivo.
Se o organizador não se deu ao trabalho de planejar a reunião,
por que você precisa gastar o seu tempo enquanto todos tentam
descobrir o que estão fazendo?
O aplicativo Asana permite criar projetos para planos de reuniões.

Esses fluxos de projeto permitem que você atribua tarefas para cada
tópico de discussão, analise e priorize assuntos para discussão com
a sua equipe antes da reunião e trace com facilidade quais são os
próximos passos, mantendo todos na mesma página.
Conselho do campo
Faça com que o foco das suas reuniões seja a ação
Durante as reuniões de equipe, consulte regularmente a sua

lista de prioridades. Veja quais foram os itens que já foram
abordados e crie um plano prático para abordar aqueles
que ainda faltam. Se a sua lista tiver 30 itens, concentre-se
em 3 objetivos por dia para manter a lista factível. Se você
conseguir fazer mais de 3, ainda melhor. O principal é fazer
com que a sua lista seja tangível e prática.”
Na verdade, uma das formas mais importantes de se tornar mais

produtivo é defendendo o seu tempo, sua energia e sua saúde.

Parte 03 Tome conta de si próprio — e do seu ambiente
Quando estamos muito envolvidos na organização de um evento, por

vezes parece que nem sequer temos tempo para dormir, quanto mais
para pensar no que comer. Mas se você não fizer um esforço para cuidar
da sua saúde e da sua sanidade, o resultado pode ser um esgotamento.
Para poder manter o seu ritmo a longo prazo, é necessário encontrar
formas de manter a sua saúde física e mental.
Confira algumas dicas para cuidar de você durante o processo de

planejamento de um evento:
• Comece o seu dia com 10 minutos de calma

Jayne Morris, autora de Burnout to Brilliance, sugere meditar pela
manhã antes de sair da cama. "Concentre-se na sua respiração e
faça uma série de 10 inspirações profundas", diz Jayne. "Concentre-
se em definir intenções positivas para o seu dia."
"Em seguida, tome um banho ou escute um pouco de música, beba

uma xícara de chá, brinque com seus filhos; seja o que for, esteja
presente no momento, definindo intencionalmente como será o resto
do seu dia".
Tirar 10 minutos durante a manhã para esvaziar sua mente pode

ajudá-lo a se tornar mais feliz e mais produtivo ao longo do dia.
• Tome seu café da manhã antes de conferir seus e-mails

Seu corpo precisa de combustível para aguentar um dia cheio, mas
muitos organizadores acabam pulando o café da manhã. Quando
você começa o dia de trabalho conferindo o seu telefone, o seu
sentimento de urgência aumenta — e a comida deixa de ser uma
prioridade.
De acordo com Fawne Hanson, autora de Adrenal Fatigue Solution,
esse é um grande erro cometido por pessoas que estão em risco de
sofrer um esgotamento.
"O café da manhã tem uma importância crucial", diz Fawne. "Quando
nos sentamos para tomar o café da manhã, estamos em jejum há
aproximadamente 12 horas. Nossos corpos precisam de combustível;
um combustível que possa durar toda a manhã.
"Comer em intervalos "No café da manhã, é importante comer uma fonte de proteína de
regulares durante o qualidade combinada com uma pequena quantidade de carboidratos de
dia é vital porque o qualidade. Um omelete com vegetais ou dois ovos poché com uma fruta
cortisol (o hormônio são bons exemplos".
do estresse) está
intimamente ligado à Hanson salienta que comer em intervalos regulares ao longo do dia
estabilidade do açúcar é essencial, uma vez que o cortisol (o hormônio do estresse) está
no sangue" intimamente ligado à estabilidade de açúcar no sangue. Leve sempre um
pacote de sementes ou frutas secas para onde quer que você vá para se
sustentar entre as refeições.
• Troque o café por chá de ervas

Tomar café pode ser uma solução para aumentar sua produtividade,
mas passar o dia todo bebendo café pode ser um fator contribuinte
para o seu esgotamento.
A nutricionista holística Nancy Desjardins explica: "O café estimula as

glândulas adrenais, o que significa que, sempre que você bebe café, o
seu corpo entra em modo de 'lutar ou fugir'. Ao longo do tempo, suas
glândulas adrenais começam a se desgastar devido ao uso excessivo,
o que pode levar a uma fadiga adrenal".
Desjardins sugere que o café seja substituído por chá verde, já que
ele oferece um estímulo natural graças aos seus minerais, nutrientes
e antioxidantes. Assim, você recebe toda a energia de que precisa
sem se sobrecarregar com estresse.
• Exercite-se… com moderação

O exercício é uma ótima forma de manter a mente e o corpo
saudáveis, mas o segredo está na moderação. Profissionais em

trabalhos estressantes normalmente acham que precisam trabalhar
tanto na academia quanto trabalham no escritório, e isso acaba se
tornando outro fator de estresse.
Dr. James L. Wilson, autor de Adrenal Fatigue: The 21st Century

Stress Syndrome, diz que o exercício não deve ser altamente
competitivo ou exaustante se você estiver perto do esgotamento.
"Ioga com exercícios de respiração, tai chi, kickboxing, natação,

caminhadas e dança são ótimas formas de se mexer. Escolha uma
atividade que você tenha prazer em fazer".
Por outro lado, aqueles que não querem se exercitar devem

continuar realizando atividades leves. "Haverá dias em que você não
terá vontade de realizar nenhuma atividade física", diz ele, "mas não
deixe que esse sentimento atrapalhe seu comprometimento com a
sua saúde".
Exercício pode ser a última coisa que você pensa em fazer quando
está cansado, mas manter uma rotina resultará em um estímulo à
sua energia e ao seu humor.
"Retire a tentação
de verificar o seu • Durma bem
telefone no segundo A falta de sono pode ser um mal inevitável para organizadores de
em que você acorda, eventos, mas aproveitar ao máximo as horas em que você consegue
não permita que dormir é muito importante.
seus desafios e
problemas durante o Depois de desmaiar devido à fadiga, Arianna Huffington "passou
dia interfiram no seu de quatro a cinco horas para sete a oito horas" de sono. Huffington
tempo para recarregar também aderiu a um período estritamente "livre de dispositivos"
à noite" antes de dormir, e imediatamente depois de acordar pela manhã.

"No fim do dia, escolha uma hora para desligar todos os seus
dispositivos e deixe eles do lado de fora do quarto", ela aconselha.
Não caia na tentação de conferir o seu telefone assim que você
acorda; não permita que os desafios e problemas do seu dia a
dia interfiram no tempo que você tem para recarregar as baterias
durante a noite.
É óbvio que todos passamos por um período intenso de trabalho,

onde não podemos nos dar ao luxo de ignorar o telefone por várias
horas seguidas. Em dias como esses, faça o possível para criar
limites para si próprio — mesmo que isso signifique ficar de 10 a 15
minutos sem dispositivos no começo e no fim do dia.
Mas o cuidado consigo próprio não deve terminar quando você chega
no trabalho. É importante criar hábitos saudáveis durante as horas de
trabalho, que permitam que você seja feliz e produtivo durante todo o
seu dia.
Aqui estão três maneiras importantes de cuidar de si próprio — e do seu

ambiente — ao longo do dia:
• Organize seu espaço de trabalho

Ao limpar o seu espaço de trabalho, você se livra de distrações e
se concentra melhor na tarefa que deve realizar. Junte todos os
papéis e todos os arquivos que estão na sua mesa e organize-os.
(Experimente usar o sistema GTD de David Allen para fazer isso.)
Se um papel deve estar em um arquivo, arquive-o. Se você deixou
o papel onde ele está para se lembrar de algo que precisa fazer,
adicione-o como mais uma ação da sua lista de afazeres antes de
guardá-lo. Se for um papel desnecessário, recicle-o.
Remova todos os arquivos e ícones desnecessários da área de

trabalho do seu computador, e feche todas as janelas que não
estiverem relacionadas com o trabalho que você precisa fazer. Se
você precisa se concentrar em um projeto grande, desligue todas as
notificações para evitar distrações e encontre um espaço silencioso
para trabalhar.

Dicas de Justin Rosenstein, Co-Fundador do Asana
Para otimizar seu ambiente, acabe com todas as distrações.
DICA
PRO
O veredito é claro: o método "multitarefas" faz com que as pessoas
se sintam mais produtivas, mas pesquisas sugerem que, na verdade,
nossa produtividade cai. A tentação de conferir o e-mail é forte. Mas
interrupções frequentes nos deixam mais lentos, e demoramos mais
do que o esperado para voltar para uma tarefa. Por isso, quando for
hora de se concentrar:
• Deixe seu telefone no modo "Não Incomodar". No iPhone: deslize

o dedo para cima a partir da parte inferior da tela e clique no ícone
de lua.
• Feche todas as janelas do navegador que não estejam

diretamente relacionadas com a tarefa que você precisa fazer.
• Se escrever e-mails faz parte do seu trabalho, faça o possível para

escrevê-los sem ver quais são os novos e-mails que chegam. No
Gmail, marque a opção de ignorar a caixa de entrada
• Desative as notificações por push do e-mail no seu computador.
• Saia do programa de bate-papo.
Faça pausas frequentes

Pode parecer um método contraintuitivo, mas fazer pausas durante o
seu dia de trabalho pode aumentar a sua produtividade. Mesmo uma
"micropausa" de 30 segundos pode aumentar sua produtividade em
até 13%. E tirar uma pausa de 15 segundos sem olhar para a tela do seu
computador pode reduzir a fadiga em 50%.
Veja quais são os momentos em que você pode fazer uma pausa breve.
Quer saber qual é o esquema ideal para uma pessoa correndo contra o
tempo? Uma pausa de seis minutos a cada 80 minutos. Use esta pausa
para se levantar e esticar as pernas ou andar um pouco pelo escritório.
Se você puder sair e respirar um pouco de ar fresco, ainda melhor!

Se não tem tempo para passear, tente descansar os olhos olhando para
algo que não seja a tela do seu computador durante pelo menos 20
segundos a cada 20 minutos. Isso é particularmente útil em dias em que
você precisa ficar sentado no computador durante muito tempo.
Normalmente, devemos fazer uma pausa antes de sentirmos que

estamos chegando no "limite da nossa capacidade mental".
Diga "não" de vez em quando

Os organizadores de eventos se orgulham de poder resolver tudo, e, por
isso, é tentador dizer "sim" a todas as tarefas que surgem ao longo do
dia. Resista a essa tentação. Você tem direito de proteger seu tempo e
sua sanidade, e estudos indicam que dizer "não" pode aumentar a sua
produtividade.
Na próxima vez que for recusar um pedido, experimente dizer "não vou
fazer" em vez de "não posso fazer". Está cientificamente comprovado
que esta escolha de palavras ajuda você a dar continuidade à sua
afirmação. Como? "Não vou fazer" cria um loop de feedback cognitivo
que faz com que você se lembre que está sob controle da situação, ao
passo que "não posso fazer" indica que você está se forçando a fazer
algo que não quer fazer.
Lembre-se: sempre que você diz "não" a algo a que teria dito "sim" no
passado, você está fortalecendo seus músculos para estabelecer seus
limites e fazendo com que seja mais fácil dizer "não" no futuro.
A diferença entre pessoas bem-sucedidas e pessoas muito

bem-sucedidas é que as pessoas muito bem-sucedidas dizem
'não' a quase tudo.” —Warren Buffet
PUBLICAR NO TWITTER
Graças a esses conselhos, você conseguiu sair vivo do processo de

organização — e com energia de sobra. Agora chegou a hora de se
preparar para o dia do evento.

Parte 04 Preparando-se para o grande dia
Os dias que antecedem o seu evento podem ser muito caóticos. Foram
meses de planejamento e trabalho árduo, tudo para chegar até este
momento. Você tem um milhão de acertos finais para fazer, e o tempo
está passando.
Embora nem tudo no evento vá correr exatamente conforme planejado

(dizem que isso é impossível), você pode se tranquilizar um pouco mais
mantendo-se organizado. Veja como fazer.
Arrume o seu cronograma

Analise qual é o cronograma ideal para o seu dia: A que horas
os caminhões devem terminar de descarregar? A que horas os
participantes devem estar passando pelos portões? A que horas
será necessário ter tudo arrumado e sair do local? Mantenha seu
cronograma detalhado acessível ao longo do dia, para que você saiba
exatamente quando está atrasado (ou adiantado).
Inclua a hora de início, hora de fim, nome da tarefa e nome da pessoa

responsável. Por exemplo:
Hora de início Hora de fim Tarefa Atribuída para
Descarregamento dos
6h00 6h45 João
caminhões no local
Teste de configurações
6h45 7h15 Patrícia
e microfones
Montagem da área de
7h10 7h20 recepção Felipe
Reunião com
7h30 7h45 seguranças João

Reveja quais são as funções e as responsabilidades
Para que você não fuja do seu cronograma, é necessário ter uma ideia
muito clara de quem fará o quê no dia do evento.
Veja mais uma vez quais são as funções e as responsabilidades do seu

time. Certifique-se de que existe um ponto de contato designado até
mesmo para as tarefas mais banais — como o monitoramento da água e
do gelo. O que parece uma tarefa simples agora pode se transformar em
um grande problema se você não tiver um plano B. (Imagine como seria
ficar sem água durante um festival de verão no meio do nada.)
Uma boa forma de atribuir funções e responsabilidades de forma clara

é seguindo o modelo OACI: Quem são os orientadores, os aprovadores
e os colaboradores, e quem precisa se manter informado a todo
momento? Estabelecer essas funções e mantê-las acessíveis é uma
boa forma de garantir a clareza de todo o processo de planejamento e
produção.
O MODELO OACI
Orientador: O orientador gerencia todas as peças do processo de

organização do evento, começando com a coleta de dados, para
se certificar de que as decisões certas são tomadas no momento
certo, até a garantia de que o plano geral do evento está em ordem.
Esta é a pessoa responsável por começar o planejamento do evento,
gerenciar todos os detalhes e se certificar de que fique claro quais são
os colaboradores que fazem o quê, até quando e por quê. Se você é o
organizador do evento, é provável que você seja o orientador.
Aprovador: O aprovador é a pessoa que tem a palavra final em todas

as decisões do evento. Esta pessoa pode ser você (o organizador do
evento) ou o seu cliente. É importante esclarecer com o cliente quem
é o aprovador, para que o processo de tomada de decisões siga sem
obstáculos!

Colaborador: Colaboradores são aqueles que trabalham para dar
vida ao evento. Isso pode incluir você, sua equipe, os fornecedores,
os funcionários e os voluntários. Para garantir o sucesso dos
colaboradores, cabe ao orientador esclarecer quem fica responsável
pelo quê e manter todos informados.
Informado: O informado tem um papel passivo no processo, mas deve

sempre saber quais foram as decisões tomadas pelo aprovador. Embora
não tenham um papel ativo na organização, os informados precisam
estar atentos a todos os detalhes do evento, como gerenciamento do
local, clientes, convidados ou patrocinadores.
Mesmo correndo o risco de comunicar a mais esta informação, é

importante relembrar que comunicação nunca é demais nos dias
que antecedem o evento. Compartilhe seu cronograma, as funções
atribuídas e uma lista de contatos com o número de telefone de todos os
membros da equipe nos dias antes do evento. Imprima cópias de todas
essas informações e mantenha essas cópias acessíveis. Desta forma,
você pode usar seu cronograma como uma lista de verificação, riscando
tarefas conforme elas forem concluídas — mesmo que você tenha uma
versão digital, manter uma cópia impressa é uma boa segurança.
Confirme seu plano de comunicação

E, por falar em comunicação, garanta que você e todos os membros da
sua equipe saibam como as comunicações serão realizadas no dia do
evento. Serão usados rádios, ou as comunicações serão feitas por WiFi?
O que acontece se o WiFi não funcionar, ou se algo der errado?
Faça um plano que permita atribuir e resolver qualquer problema

imprevisto. E lembre-se: um plano só é um plano se tiver sido escrito e
distribuído por toda a equipe.

Faça kits de "emergência" para a sua equipe
Um kit de "emergência" para o dia do evento pode ser muito útil para
todos os colaboradores. Coloque em uma bolsa os itens essenciais
como carregadores de telefone, listas de contatos impressas, barrinhas
de cereais, remédios para dores de cabeça, plugues de ouvido e
qualquer outro item que possa ajudar sua equipe durante o dia.
O kit de "emergência" essencial para o dia do evento
• Dispositivos móveis de WiFi (caso a internet caia)
• Carregadores de telefone (iPhone e Android)
• Cronogramas impressos com os pontos de contato definidos
• Listas de contato impressas
• Blocos de anotações e canetas
• Barrinhas de cereais e outros alimentos com energia
• Remédios para dor de cabeça
• Plugues de ouvido
Procure falhas
Reserve de 15 a 20 minutos para andar pelo local antes do início do
evento e identificar os pontos fracos. Veja quais são as áreas que
precisarão de mais atenção: pode haver um problema com a rede de
internet, por exemplo.
Adicione todos os itens que faltam ao seu cronograma principal,

garantindo que cada tarefa nova é atribuída para um membro da equipe.
Se esses problemas potenciais forem identificados antecipadamente,
você pode evitar muito estresse ao longo do dia.

Prepare-se para resolver problemas
É tentador reagir a problemas assim que eles surgem, mas reserve
alguns momentos para entender a situação antes de dar ordens para a
sua equipe. Tente resolver os problemas concentrando-se na solução:
é possível responder a uma situação de forma construtiva? Algum
membro da equipe precisa de uma conversa para poder lidar com suas
obrigações de forma mais eficiente?
E não se esqueça do principal — se algo der errado, não entre em pânico.

De acordo com a Forbes, "As pessoas que conseguem resolver suas
crises com êxito são capazes de canalizar suas emoções para produzir
o tipo de comportamento que desejam. Em outras palavras, elas
transformam ansiedade em energia e empolgação". Saiba como:
1. Analise a situação usando sua lógica. Qual é a pior coisa que poderia
acontecer como resultado disso? Isso importará daqui cinco anos?
Ao responder a essas perguntas, é mais provável que você consiga
pensar com mais clareza. Por exemplo, um problema com o seu
sistema AV pode resultar em um alto-falante temporariamente
indisponível, mas, contanto que você aprenda com o ocorrido, a
situação passará rapidamente.
2. Lembre-se de que as pessoas não estão tão focadas em você quanto

você pensa. Se o problema for o resultado de um erro que você
cometeu, é fácil começar a pensar em como os outros olharão para
você depois disso. Lembre-se de que ninguém terá tempo para
pensar em você (ou no seu problema) até a hora em que a poeira
baixar depois do evento, e, até lá, você já terá encontrado uma
solução.
3. Questione. Assim que você conseguir controlar o pânico, é hora de

fazer perguntas importantes: O que aconteceu exatamente? Quais
são as repercussões possíveis? Ainda dá tempo de evitar essas

repercussões? Se sim, como? Quem precisa se envolver? Se for
tarde demais para evitar repercussões, o que eu posso fazer para
mitigar o dano?
4. Tome medidas. Raciocine para solucionar rapidamente a situação.

Consulte o seu plano de ação para saber como tratar do problema
o mais rápido possível. Não tenha medo de delegar se você precisar
trabalhar em tarefas mais urgentes.
Reserve algum tempo para usufruir do evento

Deixe algum tempo reservado, nem que sejam apenas alguns minutos,
para relaxar e aproveitar o seu evento. É fácil se deixar levar por toda
a loucura do dia, mas você trabalhou arduamente para que tudo isso
acontecesse — você merece participar! Além disso, essa perspectiva
pode lhe dar uma ideia melhor da experiência geral dos participantes.
Você pode até mesmo usar esse tempo para perguntar aos participantes
se eles estão gostando do evento, e se há alguma coisa que você possa
fazer para melhorar a experiência na próxima vez. Mantenha um bloco
de notas por perto para registrar essas informações.
Marque uma reunião pós-evento

Reserve tempo no seu calendário no dia depois do evento para analisar
tudo o que funcionou — e tudo o que não funcionou — enquanto os
acontecimentos ainda estão presentes na sua memória. Junte a sua
equipe para fazer uma discussão e documente o que foi conversado.
Quanto mais detalhado for o seu registro, melhor será o planejamento
do evento seguinte.
Use esse tempo para analisar os conteúdos coletados pela equipe. Junte
todas as fotos, vídeos e informações que estiverem disponíveis. Isso
será útil para preencher seus e-mails de agradecimento, campanhas
nas mídias sociais após o evento, relatórios com resultados pós-
evento, materiais promocionais para o evento seguinte e pesquisas de
satisfação.
Não se esqueça de marcar um encontro de comemoração no final da

reunião. Vocês merecem!

Conclusão
Organizar eventos sempre será uma atividade

estressante. Mas, com esses truques e dicas, você
pode aumentar sua produtividade e reduzir o seu nível
de estresse.
Além de se tranquilizar, você poderá focar com mais

clareza no evento de uma forma geral. Você terá mais
energia para tratar dos problemas conforme eles forem
aparecendo, mais espaço para ter ideias criativas e
mais capacidade de crescer como líder da sua equipe.
Mantenha este e-book sempre com você para

aumentar a sua produtividade e organizar mais eventos
bem- sucedidos e impactantes no futuro.
Para saber mais sobre como você pode usar a

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Melhores Aplicativos de 2016; o melhor fornecedor de soluções
de acompanhamento de trabalho na lista Cloud 100 da Forbes
e um dos Dez Melhores Lugares para Trabalhar de 2017 da
Glassdoor.
Recursos e links
1 Mayo Clinic, “Stress Symptoms: Effects on Your Body and Behavior”

2 Forbes, “There’s No Such Thing As MultiTasking”
3 Forbes, “There’s No Such Thing As MultiTasking”
4 David Allen, Getting Things Done: The Stress-Free Art of Productivity
5 Forbes, “15 Surprising Things Productive People Do Differently”
6 Eventbrite Social Poll
7 Eventbrite Social Poll
8 Fast Company, “Worker, Interrupted: The Cost of Task Switching”
9 Lifehack, “The Importance of Taking Breaks at Work”
10 9 Lifehack, “The Importance of Taking Breaks at Work”
11 New York Times, “To Stay on Schedule, Take a Break”
12 Buffer, “A Scientific Guide to Saying “No:” How to Avoid Temptation and Distraction”
13 Buffer, “A Scientific Guide to Saying “No:” How to Avoid Temptation and Distraction”
14 Forbes, “How to Be Calm Under Pressure” Nov 30, 2015

Guia Definitivo para A Produtividade de Um Organizador de Eventos

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Veja como aplicar o fluxo de trabalho ao planejamento de eventos.

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Informação, pedido ou ideia recebida

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Plano do projeto Ou trata-se de uma tarefa menor, como

Se for uma tarefa menor, vai demorar menos de 2

Engaje Engajar Engajar

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• Programe o seu dia

• Meça o seu tempo em minutos, e não em horas

• Crie uma pasta de "tarefas de 5 minutos"

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• Deixe um tempo livre para o inesperado

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• Adicione "reuniões" de três horas ao seu calendário em que você

• Se possível, combine com toda a sua equipe um dia em que

• Acompanhe quais são os horários do dia que funcionam melhor

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Documentação clara é essencial

Se a sua equipe quer que um processo funcione de uma

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• Inclua todas as pessoas relevantes

• Esteja atento a prazos

• Deixe claro quais são as ações necessárias

• Mantenha as informações acessíveis para todos

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Ao organizar um evento, eu gosto sempre de comunicar a

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1. A regra 80/20 sugere que 80 por cento da nossa produtividade

2. "Siga o seu cérebro" refere-se à priorização de tarefas mais difíceis

Quando você souber aquilo em que precisa trabalhar, é hora de se