Desenvolvimento e Implantação do Módulo Integrador do Projeto SIGADEx

O Sistema Informatizado de Gestão Arquivística e Documental do Exército – SIGADEx – é um

sistema concebido para propiciar à Força Terrestre a Governança Documental, de forma a permitir o
fluxo seguro, preciso, oportuno e confiável da informação em todo o EB.
O projeto iniciou-se no Centro de Desenvolvimento de Sistemas, no ano de 2002, tendo como
principais objetivos a redução de custos com cópias em papel, a melhoria do controle nos processos
de gerenciamento e arquivamento da documentação, permitir maior precisão e agilidade na consulta
e localização de documentos, melhoria no processo de tomada de decisões, dentre outros.

O Sistema, desde sua concepção, vem procurando atender aos requisitos de Governança
Documental preconizados pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) – órgão do Governo
Federal responsável pela arquivística pública brasileira – e pelo Exército. Para tanto, além do
conhecimento da legislação daquela entidade, o SIGADEx elencou cinco subprojetos (ou módulos),
conforme mostra a figura a seguir:

O principal módulo do SIGADEx, o Sistema de Protocolo Eletrônico de Documentos – SPED –

encontra-se consolidado como a única ferramenta de gerenciamento eletrônico de documentos no
âmbito do Exército (Port nº 790, de 28 DEZ 2011, do Comandante do EB). Contudo, o trâmite de
documentos entre as Organizações Militares ainda é realizado sob diversas formas, não havendo
uma padronização da forma de envio e um controle eficaz.

Atualmente, um documento gerado pelo SPED e que necessita tramitar de uma OM para outra, após
ser Assinado e Protocolado, é remetido ao protocolista. A partir daí, esse militar se encarrega de
verificar, de forma não automatizada, o(s) possível(is) destinatário(s) e o melhor meio de transmitir
o documento. O processo é ilustrado na figura a seguir:
SPED SPED
(Origem) (Destino)

Assinar
Protocolar
EBNet
Encaminhado

Remetente Destinatário

Protocolista
Correio Corporativo Protocolista
Tal processo, por se tratar de operação que envolve interação direta de uma pessoa com o sistema,
(frequentes) conversões de formatos de arquivos e transmissão por outro sistema, está sujeito a
erros. Além disso, o controle de envio e recebimento fica prejudicado, já que não há garantia
explícita de entrega.

Em virtude disso, o projeto, desde agosto de 2013, dirige seus esforços para viabilizar o trâmite
documental entre as Organizações Militares, por intermédio do desenvolvimento e implantação do
Módulo Integrador (MI).

O Módulo Integrador objetiva prover uma solução moderna, robusta, flexível e adequadamente
dimensionada para as necessidades do gerenciamento e troca de documentos entre as OM do EB.

Em termos simples, toda transmissão de documentos será protocolada e controlada pelo MI, de
modo que, ao final do processo, serão mantidos registros auditáveis de confirmação do envio e do
recebimento. A figura a seguir demonstra a forma geral de envio, controle e algumas
funcionalidades (denominadas Serviços) agregadas à futura solução:
SPED SPED
(Origem) (Destino)

Assinar
Protocolar
EBNet

Encaminhado
Remetente Destinatário

Encaminhado
Automaticamente Módulo Integrador
Recebimento
Protocolista

Serviços Serviços
Controle de Envio
Controle de Recebimento
Consulta a NUP/NUD
Autenticação de SPED
Controle de Cotas
Etc... Armazenamento Temporário

É importante notar que o envio de documentos entre SPED será automatizado, eliminando a
necessidade do protocolista da origem em determinar as rotas de envio dos documentos.

Além disso e de outras funcionalidades previstas para o MI, haverá a possibilidade de integração
com a estrutura de Autoridade Certificadora Digital do Ministério da Defesa (AC-Defesa),
possibilitando a utilização de assinatura digital nos documentos do SPED. Após a conclusão do
desenvolvimento do módulo e de seus respectivos testes e projeto-piloto, a previsão é que, até o mês
de dezembro de 2014, todo o EB esteja integrado pela nova ferramenta.