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A verdadeira gestão

para pequenos e médios


escritórios de advocacia
Capítulo 1
.......................... pág 4
Pessoas: recrutamento & seleção
e o dilema do crescimento

Capítulo 2
.......................... pág 9
Precificação: como calcular
o preço para não pagar
para trabalhar

Capítulo 3
.......................... pág 15
Gestão de clientes e serviços,
o coração do escritório

Capítulo 4
.......................... pág 20
Financeiro
Por que eu preciso fazer o que eu faço todos os dias?

Muitas vezes o advogado se pergunta por que ele precisa fazer uma série de
atividades que não dizem respeito ao exercício da advocacia. E mais, nada do
que é exigido no dia a dia de um advogado se ensina na faculdade de Direito.
A boa notícia é: não é só com escritórios de advocacia que isso acontece.

A gestão é necessária para administrar múltiplas coisas. Sejam elas


de uma mesma área, de áreas distintas, pessoas, dinheiro, clientes ou
apenas processos. A gestão é a sistematização de aspectos para que seu
negócio não dependa de pessoas, dependa de processos. E ela existe em
qualquer universo.

E essa é a primeira dica do nosso primeiro e-book da série: gestão e tecnologia


com foco no crescimento, para pequenos e médios escritórios de advocacia.

Nesta série trataremos de todos os temas relevantes para otimizar a gestão do


seu escritório de maneira útil e assertiva. Resumindo em dicas, ferramentas e
exemplos a teoria que nossos especialistas usam para impactar no crescimento
de advogados e escritórios de todo o Brasil.

Se conhecimento aplicável é o que realmente te interessa, esse é o e-book que


vocês estava esperando.

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1.
Pessoas:
recrutamento &
seleção e o dilema
do crescimento
Vamos começar falando do ativo mais importante de um escritório de advocacia.
Não, não estamos falando do seu escritório físico, estamos falando de pessoas.

A gestão de pessoas não é ensinada nas faculdades mas é a atividade mais


latente em uma organização.

Não começaremos falando de pesquisa de clima organizacional, avaliação de


desempenho ou da importância de feedback – teremos um ebook exclusivo
para isso – vamos começar literalmente do começo: recrutamento & seleção
e o dilema do crescimento.

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Te proponho um desafio:

Se tenho um escritório com 30 pessoas, sendo 18 estagiários, 1 recepcionista, 2


sócios nominais, 5 advogados recém formados que eram estagiários do
escritório e foram efetivados e 4 advogados plenos com 10 anos de formados e,
no total, uma carteira de 100 clientes que geram um faturamento (receita bruta)
de R$100.000,00 mês

E um escritório com 6 pessoas, 2 sócios nominais, 2 estagiários e 2 recém


formados que eram estagiários e foram efetivados. E uma carteira com
40 clientes que geram um faturamento de R$80.000,00

Qual é o maior e mais bem sucedido escritório sob a perspectiva


de negócio, não entrando no mérito jurídico?

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Se você respondeu o primeiro por que tem mais pessoas e fatura mais, você
precisa ler esse ebook até o fim! Essa é uma falsa ilusão muito comum em
escritórios de advocacia: o exército de estagiários e a receita bruta do escritório
não traduzem a sustentabilidade e assertividade do negócio. Vamos fazer uma
conta simples:

A folha de pagamento do escritório “A” gira em torno de R$60.000,00 e eles


precisam de espaço maior para o escritório para que todos possam trabalhar
bem. Algo em torno de R$10.000,00 mais os gastos com água, luz, cafezinho. E
vamos parar por aí. O escritório “A” tem um gasto médio mensal de R$80.000,00

Já a folha de pagamento do escritório “B” gira em torno de R$25.000,00, eles tem


uma sala menor e portanto gastos menores com água, luz e cafezinho. Chegando
a um gasto médio mensal de R$35.000,00

No fim do mês sobra para o escritório “A” R$20.000,00 e para o escritório “B”:


R$45.000,00, mais que o dobro.

Além disso, no escritório B, por ser menor, os estagiários precisam fazer


atividades importantes além das operacionais, o que os torna mais capacitados e
portanto tornam a prestação de serviço do escritório mais rápida e de qualidade
maior com o passar do tempo. O que nos traz ao segundo problema:

Atualmente o Brasil tem mais faculdades de direito


do que a soma de todas as faculdades de direito do mundo.

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Ou seja, existem muitos estagiários disponíveis. Mas se você não vai capacitar
ele e conduzi-lo no processo de se tornar um excelente advogado, por favor, não o
contrate. Não adianta ter um exército de estagiários que só realizam atividades
operacionais. E quando você precisa de algo jurídico e técnico deles, eles não
correspondem. Então você os demite e contrata outro, que foi demitido pelo
mesmo motivo de um outro escritório e o mercado se torna uma ciranda de
profissionais não capacitados estagnando o seu escritório e todos os outros
do mercado.

Contratação
de estagiário

Outra demissão Ocasional demissão

Contratação de
novo estagiário

Portanto a dica é: contratação não é sinônimo


de crescimento. E um bom processo de
recrutamento, medindo o potencial do
estagiário e o interesse em assuntos técnicos
podem garantir o crescimento exponencial do
seu escritório ao longo do tempo.

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2.
Precificação:
entenda como calcular
o preço para não
pagar para trabalhar
A Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) possui uma tabela que estabelece
uma média de quanto cobrar nos honorários advocatícios. A medida evita que a
profissão seja desvalorizada por advogados que trabalham de forma autônoma
e acabam fazendo uma precificação muito baixa em relação aos outros
serviços advocatícios.

Moeda: tempo. O tempo não se configura na execução do trabalho em si, mas


também de todo o conhecimento acumulado ao longo do tempo.

“Se faço algo em 20 minutos, é por que passei os últimos 5 anos gastando 8
horas por dia para aprender a fazer em 20 minutos.’’

Então vamos para mais um desafio:

Você prefere ganhar:


10% de 1.000.000 ou 20% de 500.000?
Ambos os casos o valor dá R$100.000,00

Mais uma vez voltamos ao ponto de que crescimento em faturamento não


significa crescimento em lucratividade e, portanto, sustentabilidade.

No cenário A você faturou R$1.000.000 e gastou R$900.000 para obter um lucro


de R$100.000, ou seja mais tempo, mais pessoas, maior o risco. Enquanto no
cenário B você gastou R$400.000 para obter os mesmo R$100.000 de lucro
E o que isso tem a ver com a precificaçåo?

O melhor cenário é sempre o que você precisa alocar a menor quantidade de


recursos para obter a maior margem.

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Então, a partir de agora, toda vez que você vai passar um preço para um cliente
se pergunte:

1. Quanto é de custo e despesa?


2. Qual a margem de lucratividade?
3. Quanto sobra depois que eu tiro todos os gastos,
taxas e impostos?

Assim você irá cometer cada vezes menos os 3 erros mais comuns da
precificação:

Preço Exemplo: “Preciso fechar um cliente para pagar o aluguel


orientado à desse mês”. E então cobra R$3.000,00.
custos e Por que é um erro? Você pode até pagar suas contas,
despesas mas não cresce.

Exemplo: “meus concorrentes cobram R$10.000,00


para um contrato social, cobrarei também”.
Preço Por que é um erro? O concorrente não tem
orientado necessariamente os mesmos custos e despesas que
ao mercado você, não possui a mesma experiência que você e nem vai
prestar o mesmo serviço que você. Use o mercado como
um termômetro, nunca como um definidor de preço.

Exemplo: “Esse cliente é grande pode pagar muito vou


cobrar R$20.000 no contrato social”.
Preço
Por que é um erro? Sua empresa fica vulnerável a sua
baseado
capacidade de avaliação de potencial de pagamento do
em tamanho
de cliente cliente e não de entrega de valor e solidez. Além de perder
competitividade, por que um cliente nunca orça apenas
com uma empresa.

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Então como eu devo calcular meu preço?
Para responder essa pergunta, primeiro precisamos conhecer 3 conceitos
que irão te acompanhar durante toda a sua jornada na advocacia ou até
mesmo fora dela:

gastos diretamente ligados à prestação do serviço.


Custos:
Ex: salário do advogado.

gastos indiretamente ligados à prestação do


Despesas:
serviço. Ex: Aluguel, água e luz.

é a quantidade de horas estimadas de acordo com


Tempo: cronograma de trabalho efetivo no projeto.

Dica: Uma ferramenta conhecida para melhorar a estimativa com o


tempo é o Timesheet para medir tempo gasto por projeto ou

Custos + Despesas + margem


___________________________________________________
Tempo médio diante de um cronograma de serviço

Então pego a conta de luz, internet, somo com o salário do advogado e com o
tempo que ele vai gastar e vai dar o valor que devo cobrar? Não!

Vamos para um exemplo simples, sem usar todas as variáveis de custos e


despesas, apenas com luz, internet e o advogado.

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Suponhamos que você vai gastar 6h para realizar um serviço e que você paga:

R$1.000 por 100 horas de funcionamento em luz


R$100 por 100 horas de funcionamento em internet
R$5.000 para um advogado por 40h semanais de trabalho

Calculando os proporcionais, temos R$60,00 de luz + R$6,00 de internet +


R$750,00 para 6 horas de trabalho do advogado gastos para executar esse
serviço independente do quanto você cobre ao cliente.

Ou seja, o seu escritório vai gastar, assim que você fechar com esse cliente,
automaticamente no minimo R$816,00 + impostos. E aí que vem a palavrinha
mágica, o conceito mais importante que te garante crescimento e satisfação:

Margem: naturalmente uma boa margem a ser colocada dentro dos preços no
mercado em geral é a de 20%. Mas lembrando que não contabilizamos nessa
conta simples algo importante como os impostos, vamos aplicar uma margem
de 60% (Lembrando sempre de verificar o piso de acordo com a tabela da OAB)
ou seja temos um valor médio de R$490,00 que também devem ser cobrados
do cliente.

Então temos que o seu preço para esse serviço de 6h será de R$1306,00.

Dica: Caso queira ter margem para negociação


pode cobrar até R$1500, por exemplo, sabendo que
o valor mínimo que você pode chegar para que não
pague para trabalhar é de R$816,00 + impostos.

Para simplificar como são muitas variáveis o mais comum é a construção de


uma tabela de precificação como essa abaixo. Assim você já vai ter um valor
padrão de custos e despesas e um valor variável a depender do advogado que vá
atuar naquela causa, pelo custo de remuneração dele.

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Então você pode ter que a hora do seu escritório custa R$100,00 + o valor da hora
do advogado que será alocado naquele projeto. Por ex: R$50,00 se for um junior,
R$100,00 se for um pleno e R$200,00 por hora se for um advogado sênior.

O serviço de 6h pode variar portanto de R$900 a R$1800 a depender de quem


execute aquele projeto, e quem entra nesse ponto é a gestão estratégica de
pessoas para que o advogado certo seja alocado para o cliente certo e gere
mais rentabilidade para o escritório.

Mais importante
do que isso é você
lembrar que:
Preço é o que o
cliente paga, valor é
o que você entrega.

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3.
Gestão de
clientes e serviços,
o coração do escritório
Receber um cliente com um problema, levar a ele possíveis caminhos de solução,
acompanhar ele durante esses caminhos e compartilhar com ele o êxito parece
até simples quando descrito, né?

Entretanto os clientes, seus casos, problemas e a prestação do serviço envolvem


diversos fatores e detalhes que tocam as outras áreas de gestão do escritório
mas que ainda assim necessitam de uma dedicação especial, afinal, aí está o
coração do escritório: o exercício da advocacia com foco na justiça.

Consultivo ou contencioso, não importa, a quantidade de atividades repetitivas,


preenchimento de tabelas, planilhas, tarefas atribuídas a cada cliente, criação e
desenvolvimento de peças, definição de estratégias de abordagem,
comparecimento em audiências, reuniões, a má gestão do serviço pode fazer
com que o melhor advogado obtenha os piores resultados.

Por muito tempo esse tema se refletiu em burocracias, protocolos e falta de


controle efetivo. Mas com o crescimento da aplicação da tecnologia no mundo
jurídico gerir os serviços e clientes tem se tornado algo cada vez mais
automatizado para que o advogado foque no que ele sabe fazer de melhor,
pensar, escrever, argumentar e compartilhar.

Já houve época em que gerir um


serviço em um escritório de
advocacia consistia em ir
pessoalmente no forum, para ser
informado do andamento de um
processo. Já houve época em
que era necessário entrar no site
de cada tribunal ou consultar os
diários oficiais um a um para
acompanhar publicações e
andamentos.

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Se você ainda faz essas duas atividades
para gerir os casos dos seus clientes,
saiba que você já pode fazer mais
em menos tempo.
Já existem sistemas de busca e monitoramento unificado e automatizado em
que você insere a OAB, número de processo, nome de pessoa ou empresa que
você deseja monitorar e você recebe em um único lugar todas as publicações e
andamentos.

O tempo que você gastava para fazer isso, você tem disponível para exercer a sua
maior paixão que é a advocacia e, principalmente, ganhar qualidade de vida. Um
advogado brasileiro gasta em média 4h do seu dia realizando tarefas que são
necessárias para que ele possa exercer a sua profissão. Isso significa que
metade das suas horas médias de trabalho são gastas com você se preparando
para prestar o serviço e não prestando o serviço em si, entende? Isso equivale a
88h no mês. Ou seja, dos seus 22 dias de trabalho o equivalente a 11 dias seriam
gastos não exercendo a advocacia. Sobram 11 dias nos quais você precisa
equilibrar as atividades de gestão para o funcionamento do escritório e a
dedicação aos seus casos, projetos e clientes.

Gerir os clientes e serviços sem a tecnologia diante de uma análise realista


como essa não é mais uma opção. Então a escolha do software juridico, das
ferramentas de base tecnologica que conseguem te auxiliar nessa etapa se torna
uma decisão extremamente estratégica. Por que você não automatiza só o
monitoramento, já é possível a partir das publicações e andamentos dos
processos dos seus clientes, por exemplo, em dois cliques criar um compromisso
de audiência, passar uma tarefa para que um advogado dê procedência com
`um recurso, por exemplo, ser avisado quando estiver próximo de um prazo.
E até mesmo a criação de peças automatizadas para quem trabalha com
contencioso de massa.

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Desafio: se você parar para listar as atividades do seu dia a dia que giram em
torno da gestão dos clientes e do serviço, talvez você tenha uma lista como essa:

Entrar no site do tribunal X Abrir a agenda novamente


1. para consultar andamentos 5. para consultar quais são os
do processo 1, 2, 3, 4, 5, 6 compromissos que ainda
faltam no dia
Entrar no site do tribunal Y Escrever o relatório para cada
2. para consultar andamentos 6. cliente atualizando a situação
dos processos 10, 11, 12, 13, 14 do processo ou projeto

Abrir a agenda para anotar os Ligar para cada cliente para


3. compromissos de cada um 7. avisar a ele enviou o relatório
desses processos para ele

Mandar email para cada


4. advogado envolvido
comunicando o andamento,
o prazo e qual estratégia deve
ser utilizada para dar
prosseguimento

Se você usar a tecnologia a sua lista vira essa:

Abrir o email e checar quais Receber uma notificação no


1. processos tiveram 3. celular X minutos antes do
publicações ou andamentos seu próximo compromisso

Abrir apenas esses processos Me dedicar a estudar para os


2. no seu escritório online (caso 4. casos, escrever as peças e
opte por um produto pensar nas estratégias
Jusbrasil) e em 3 cliques: criar
compromissos de cada
processo, compartilhar
relatório (gerado
automaticamente) para email
do cliente e disparar uma
mensagem para ele no
whatsapp informando que
enviou o relatório

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Acho que não restam dúvidas, né?
Gestão de clientes e serviços é
atualmente sinônimo de tecnologia.

Dica:
Livro Produtividade
para quem quer tem

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4.
Financeiro
A gestão financeira foi algo que abordamos tanto quando falamos de pessoas,
como de precificação, como de clientes e quando falarmos de qualquer aspecto
da gestão estaremos falando também da gestão financeira. E não é por que o que
importa é o dinheiro. É por que existe uma máxima muito conhecida na gestão
que é de que: “ tudo sempre vai recair sobre um número”.

Uma demissão, uma contratação, um baixo desempenho, uma escolha de


software equivocada, tudo sempre vai mexer, no mínimo, com os dois indicadores
financeiros mais simples no final do mês: quanto você gastou e quanto você
recebeu.

Por isso ao longo de todo o ebook trouxemos exemplos com números para que
você possa entender que não é preciso complicar a gestão para trabalhar com
eles, mas eles fazem parte de uma boa e eficiente gestão.

Então preciso sair colocando indicadores em todos os meus processos internos?


Não. A gente primeiro aprende a chorar, depois a comer, depois a andar e a falar.
Só depois de todo esse processo o ser humano começa a correr e a lidar com
velocidade e intensidade. Com a gestão não é diferente.

Vamos destacar 3 indicadores financeiros essenciais para você começar


monitorando e, com o tempo, iremos aprofundando mais ao longo da nossa
série de conteúdos sobre gestão e tecnologia com foco em crescimento.

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Ticket médio
O que é: o ticket médio representa o valor médio de cada venda.
Como calcular: basta pegar o volume total de faturamento e dividir pelo volume de
vendas fechadas:

Ticket Médio = Faturamento / Vendas

Porque é importante: o ticket médio ajuda a entender melhor seu negócio e


descobrir se sua empresa está vendendo itens de maior ou menor valor e
descobrir, por exemplo, se deve focar sua estratégia mais na quantidade (caso o
carro chefe seja itens de baixo valor) ou na qualidade (se os produtos que mais
saem forem de preços mais altos).

Dica: Faça a análise do ticket médio em sua empresa


também por cliente e por comercial. Assim você vai
ficar sabendo quais são os seus clientes mais (e
menos) lucrativos, e quem são melhores (e piores)
colaboradores de sua equipe. Desta forma seu
escritório pode segmentar os clientes e passar a
oferecer um atendimento diferenciado, além de poder
recompensar os vendedores com melhor desempenho.

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Margem de Contribuição

O que é: a Margem de Contribuição representa o valor que cada projeto, causa,


serviço fechado contribuirá para a empresa cobrir todos os seus custos e
despesas fixas, e ainda gerar lucro.

Como calcular: para encontrar a Margem de Contribuição, basta fazer a seguinte


conta:

Margem de (Custos Variáveis +


= Preço do -
Contribuição serviço Despesas Variáveis)

Para conhecer a margem de contribuição média do seu escritório é só diminuir:

Faturamento - (Custos Variáveis + Despesas Variáveis)

Porque é importante: conhecer a Margem de Contribuição (MC) que as vendas


proporcionam é fundamental para o planejamento de qualquer empresa e
essencial para poder tomar decisões relacionadas a investimentos e expansão.
Se a MC não for boa o suficiente, a empresa pode estar vendendo bastante e
mesmo assim tendo prejuízo.

Dica: alguns itens com comissões sobre negócios


fechados podem ter grande impacto sobre a MC.
Conseguir negociar melhores percentuais pode gerar
grande aumento na MC de sua empresa, mesmo que
às vezes o percentual pareça pouco.

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Lucratividade

O que é: este indicador demonstra o poder de ganho da empresa comparando o


seu lucro líquido com relação ao seu faturamento total, ou seja, qual o ganho que
a empresa consegue gerar sobre o trabalho que ela desenvolve.

Como calcular: a forma para calcular a lucratividade é:

Lucratividade = (Lucro Líquido / Faturamento) * 100

Porque é importante: a lucratividade nos responde se o negócio está justificando


ou não a operação, isto é, se a receita é suficiente para pagar os custos e
despesas e ainda gerar lucro. Além disto, como a lucratividade é dada em
percentual, torna-se bastante útil para a comparação de empresas, mesmo de
tamanhos ou setores distintos, sendo muito usado por investidores e bancos
para análise de financiamentos.

Dica: menos é mais. Você não precisa criar uma gestão


financeira complexa que não irá conseguir acompanhar,
você precisa acompanhar aquilo que de fato gera
impacto no seu negócio: quanto você gasta e quanto
você recebe. O 2 todo mundo adora acompanhar,
o primeiro é o que difere se o seu negócio é lucrativo ou
se você está apenas trocando dinheiro

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Então qual a verdadeira gestão para
pequenos e médios escritórios?
Aquela que funciona.

Pessoas, Preço, Clientes e Financeiro. Esse e-book definitivamente pode gerar


desconfiança para quem vê de fora se de fato foi pensado para advogados.
Mas, para você que vive o dia-a-dia dessa profissão que está cada vez mais
desafiadora, entende que a partir do momento que você abre o seu escritório,
além de advogado você é empreendedor. E por isso esses assuntos ganham
relevância. Mas eles jamais podem se sobrepor à sua paixão de advogar.
Por isso fomos direto ao ponto nele, sem rodeios, com exemplos práticos do
que pode de fato ser feito e que prioritariamente gera impacto. Não falamos
sobre planejamento estratégico, indicadores de desempenho interno ou área
administrativa. Não por que eles não são relevantes, mas por entendermos
que quanto menor a complexidade da gestão maior a possibilidade dela
ser assertiva. Então vamos colocar em prática esses pontos e com o tempo
aprofundamos, combinado?

Lembre: esse é o primeiro e-book de uma série, os próximos serão dedicados à


cada tema que destacamos aqui, com mais dicas práticas e ferramentas, mas
sempre focados naquilo que irá impactar nos resultados do seu escritório.
Obrigada por vir até aqui com a gente, espero poder te encontrar nos próximos.

Dúvidas? Escreve pra mim: tici@jusbrasil.com.br vou adorar conhecer melhor


quem está de fato interessado na verdadeira gestão para escritórios de adovacia.

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