Guia prático para

reuniões mais
produtivas

@isadoravale_

SOBRE ISADORA VALE
Publicitária, facilitadora de
projetos inovadores no setor
público e privado, especialista
em inovação e estratégia
empresarial e co-founder da
Inovaê Gestão.
MENSAGEM
Comecei a trabalhar muito cedo e já atuei em di-
versos setores, sempre objetivando inovar para
servir melhor. De uns tempos pra cá comecei
a pensar “Por que algumas pessoas tem tanta
dificuldade em pensar de maneira inovadora?”
“Por que elas simplesmente não conseguem
se questionar do que vêm sendo feito há anos
sem motivo algum?” e, principalmente, “Por
que elas se perdem no caminho da inovação?
Foi então que conheci uma abordagem que
mudou minha maneira de pensar processos e,
junto com a abordagem, vi a oportunidade de
mudar vidas além da minha, de guiar pessoas
por um caminho que levasse elas à pensar em
produtos e serviços novos centrado na neces-
sidade das pessoas.
Acredito tanto no poder da facilitação como
caminho para inovar que quero te dar dicas de
ouro que vão te ajudar a:
• Ter reuniões mais produtivas
• Não perder mais tempo com reuniões desne-
cessárias
• Desenvolver habilidades, técnicas e ferramen-
tas para alcançar melhores resultados.
• Aprender como co criar em equipe de forma
positiva.
• Aprender a inovar com sucesso no desenvol-
vimento de projetos.
• Como definir prioridades para realização ágil
de projetos.
Aproveite este presente e
• Provocar ideias e reflexões no grupo
mude vidas, principalmente
a sua
Sobre o trabalho realizado pela minha empresa:
ROBERTA FERNANDES
Fiocruz - RJ
“Jovens inovadores conseguindo influenciar e
recarregar servidores públicos”.
MARCIO MORAES
Seminário Inovação
“O curso forneceu subsídios para fazer uma
análise global do que pode ocorrer em uma
reunião, aumentou minhas habilidades e me
deu segurança para conduzir uma reunião de
modo mais profissional e, o mais importante,
ter resultados.”
ANA LUIZA
Auditoria Geral do Estado de Minas Gerais
“Um curso para estruturar boas práticas e ter
ferramentas e técnicas para potencializar os
resultados das reuniões”.
JULIANA MARINA
Sebrae Paraná
“Conteúdo de extrema relevância e importân-
cia para o dia a dia. Eu aprendi muito com
vocês hoje e vou levar essas técnicas para a
vida. Obrigada!”.
NESTE E-BOOK VOCÊ VAI ENCONTRAR:

O que é Qual o papel do O líder facilitador O que é preciso

facilitação de facilitador? para ser
reuniões? facilitador?

Dicas práticas Técnica de Idea-

ção para agilizar
suas reuniões
 O que é facilitação de reuniões?

O QUE É FACILITAÇÃO DE REUNIÕES? do o foco para atender essa finalidade, estimu-

lando participação e ainda garantindo que as
Muitas vezes, o problema não é que os profissio- decisões tomadas sejam corretamente docu-
nais do seu time não são competentes, que se mentadas e executadas.
está utilizando as tecnologias erradas, falta de
ética ou baixo nível de competitividade. Muitas
vezes os problemas são oriundos de como as
pessoas trabalham. O problema pode estar no
modo em que as pessoas interagem e se conec- O QUE É
FACILITAÇÃO DE
tam na sua organização. Então, caso os projetos
do local que você trabalha atrasem, ultrapasse
o orçamento e não deem certo, é possível que

REUNIÕES?
seja porque vocês estão insistindo em métodos
ultrapassados.
O meu foco é no desenvolvimento e valorização
de pessoas para atingir melhores resultados e
gerar impactos positivos. O objetivo da facili-
tação de reuniões é torná-las mais eficientes,
deixando claro o objetivo da reunião, manten-
 Qual o papel do facilitador?

QUAL O PAPEL DO FACILITADOR?

O facilitador é um profissional fun- QUAL O
PAPEL DO
damental para as instituições que
desejam perdurar no futuro, pois
tem como função fazer com que

FACILITADOR
grupos e organizações trabalhem
com eficiência e colaboração para
o alcance dos melhores resulta-
dos.
O FACILITADOR ATUA:
A minha preocupação jamais será
em ordenar e controlar, não de- 1 2 3
termino o que há de ser feito e
Prestando Focando em Buscando o
nem o como desenvolver o pro-
serviço de retirar os desenvolvimento
jeto, minha participação faz com
que as pessoas consigam desen-
suporte à obstáculos contínuo dos
volver essas coisas. O facilitador é sua equipe; dos caminho; componentes de
o profissional que garante que o seu time.
processo funcione.
 O líder facilitador

O LÍDER FACILITADOR
Hoje o papel do líder precisa ser diferente daqui-
lo que estamos acostumados. Anteriormente,
o líder tinha a mente de um gerente, atuando
com muito controle e previsibilidade, utilizando O LÍDER
FACILITADOR
do microgerenciamento com sua equipe, fa-
zendo com que houvesse desenvolvimento de
imensos planejamentos detalhados para que
nenhum erro ocorresse e pouca autonomia da
equipe. A questão é que todo e qualquer proje- deres consigam fazer com que suas equipes
to possuirá problemas e o alto nível de contro- possam realmente inovar. O que está criando
le gera frustração, falta de confiança e corrói o ambientes de trabalho produtivos e engajado-
moral da equipe. res é a gestão facilitadora, oferecendo supor-
te, autonomia e protagonismo para que todos
Hoje acredito no formato de liderança facilita-
busquem a inovação de forma proativa.
dora. O papel de um líder é essencial como su-
porte para sua equipe, direcionando e dando Um exemplo interessantíssimo sobre liderança
autonomia ao seu time. Por isso é preciso re- facilitadora aconteceu no Egito. Em 2011, acon-
pensar habilidades e processos para que os lí- teceu a revolução egípcia em que os cidadãos
 O líder facilitador
se juntaram para protestar e buscar a derru-
bada do regime ditatorial de Hosni Mubarak,
conseguindo a derrubada de um dos regimes
ditatoriais mais antigos e poderosos de todo
Oriente Médio. Para os jornalistas, isso era uma
pauta interessantíssima e todos os veículos de
comunicação buscavam cobrir os acontecimen-
tos da revolução hora após hora, dia após dia.
Entre os veículos de comunicação presentes
estava a equipe do National Public Radio, um
importante veículo jornalístico estaduniden-
se. Devido a velocidade dos fatos e aconteci-
mentos, a equipe de produtores e repórteres
perdia diversas notícias, ultrapassavam prazos
e não conseguiam atender as demandas que
lhes foram solicitadas. A cobertura precisava
funcionar, a pauta era muito importante para
não estar o dia todo presente nos noticiários.
Por isso foi designado um profissional para bus-
car corrigir a situação, um produtor chamado
J.J Sutherland, que teve que atuar como um
facilitador, dando suporte à equipe. A função
de J.J era fazer com a equipe conseguisse fazer
o melhor trabalho que fosse possível. Não era
dizer e ordenar o que eles tinham que fazer,
mas proporcionar o que fosse necessário para
que eles conseguissem ter bom rendimento,
eliminando barreiras, oferecendo suporte para
a melhoria contínua. Em nenhum momento, J.J
foi designado ao trabalho para ser o protagonis-
ta da equipe, ele foi para fazer com que as coi-
sas funcionassem da forma devida, para fazer
com que cada um dos produtores e repórteres
conseguisse atingir seu máximo potencial, reali-
zando a cobertura dos acontecimentos. A tarefa
principal de J.J era garantir que as dificuldades
que a equipe enfrentava fossem minimizadas
 O líder facilitador

ou solucionadas. Nesse caso, as dificuldades

poderiam ser diversas, como a burocracia do
país, encontrar intérpretes, buscar locais segu-
ros para dormir, entre outros.
O que tinha iniciado de forma caótica e a inca-
pacidade da realização do trabalho de forma
satisfatória transformou-se numa equipe com-
petente que se autoadministrava, com protago-
nismo e autonomia. A equipe da NPR conseguiu
produzir mais matérias e com mais qualidade
do que os concorrentes, acabando por conquis-
tar diversos prêmios. Essa pode ser a diferença
entre ter ou não ter um líder facilitador, o alcan-
ce do sucesso.
 O que é preciso para ser facilitador?

O QUE É PRECISO PARA SER FACILITADOR? pria aprendizagem, do contrário é melhor parar
por aqui, poupar seu tempo e fazer outra coisa.
Para alcançar a competência de ser facilitador é
preciso ter conhecimento (técnica), habilidades
e atitude. O conhecimento consiste na apren-

O QUE É
dizagem de técnicas, ou seja, é preciso saber
o que é preciso fazer, conhecimento teórico.
Habilidade trata-se de saber fazer, ou seja, é
conseguir colocar em prática aquilo que apren-
demos. Enquanto que a atitude é a motivação
que leva as pessoas a fazerem ou não fazerem
PRECISO
aquilo que é necessário.
É preciso entender que todo e qualquer apren- PARA SER UM
FACILITADOR?
dizado acontece de forma ativa, ou seja, você
tem que querer e esforçar-se para aprender e
colocar em prática tudo aquilo que deseja, não
adianta ler o melhor livro do mundo e parar por
aí, não colocar em prática os ensinamentos. Por
isso preciso do seu compromisso com a sua pró-
 O que é preciso para ser facilitador?

Neste ebook iremos oferecer algumas dicas time ideal. Mas, realizando testes foi descober-
práticas que são fundamentais para você co- to que quem fazia parte do time, na verdade,
meçar a se tornar um grande facilitador. não importava. Não havia correlação entre os
componentes e o sucesso de uma equipe, ao
DICAS PRÁTICAS contrário do que muitos de nós pensamos. Por
isso foi necessário mudar o foco, passou-se a
Crie ambientes seguros
pesquisar a forma como as pessoas interagiam.
Segundo o grande autor Charles Duhigg, escri- Assim foi descoberto que a forma que as pes-
tor do best-seller “O Poder do Hábito”, o Google soas interagem tem uma importância muito
realizou um grande projeto, chamado projeto maior que as pessoas do time em si. Podemos
Aristóteles que buscou estudar dados de como
formar uma equipe perfeita. A premissa inicial
era de que, se juntasse pessoas que gostam
umas das outras, o trabalho iria fluir melhor.
Acreditava-se também que, ao misturar pesso-
as com diferentes tipos de interação, sejam as
extrovertidas, introvertidas, pessoas com algum
grau de amizade, pessoas em videoconferên-
cia, conseguiria-se alcançar a formação de um
 O que é preciso para ser facilitador?

juntar até inimigos, mas se eles interagirem um guro psicologicamente uns com os outros as
com outro de determinada forma, estas pessoas suas habilidades são potencializadas.
estarão direcionadas ao sucesso. Investigando
a forma que as pessoas interagem foram des-
cobertas duas características fundamentais de
times de sucesso: igualdade na conversação e
escuta ativa.
Igualdade na conversação trata-se de que em
uma reunião, se todos falam aproximadamente
na mesma quantidade, ou seja, têm participa-
ção similar, é maior a probabilidade do time ser
bem sucedido. Mas não basta apenas falar, a se-
gunda característica é a de possuir escuta ativa, Esteja presente
demonstrar que está ouvindo e tendo atenção,
Considero essa a habilidade principal, talvez
encoraja novas falas e ideias. Essas duas atitu-
não apenas para ser facilitador, mas para qual-
des criam segurança psicológica, e isso mostrou
quer coisa que estejamos querendo fazer dar
ser a maior correlação com sucesso em grupo.
certo. Deixo claro que não se trata de presen-
Quando um grupo se sente num ambiente se-
ça física, usando outra palavra provavelmente
 O que é preciso para ser facilitador?

fique mais claro, trata-se de atenção. Estar pre-

sente é estar atento, vivendo aquele momen-
to, quantas vezes você está fazendo algo e do
nada apaga? Quantas vezes você está ouvindo,
mas na realidade não está escutando nada do
que o parceiro fala? Se isso acontece com você,
não fique tão preocupado, acontece com qual-
quer pessoa, em diversas ocasiões e lugares, o
ideal é que consigamos minimizar distrações
e realmente viver aquele momento de facilita-
ção, entenda que o seu papel é fazer com que atenção, entenda que não é sobre parecer aten-
a reunião possa fluir, caso você perca algo por to, é sobre estar verdadeiramente atento. E um
distração isso pode prejudicar todo o processo dos modos de demonstração de atenção é com
do seu trabalho. É preciso estar atento, é preci- a escuta.
so escutar. Se quiser ser um ótimo facilitador seja um bom
ouvinte, para fazer um trabalho interessante,
Escute de forma ativa
seja interessado. Interaja com a outra pessoa,
A habilidade de escuta ativa é derivada da pre- faça perguntas, incite a pessoa a novas desco-
sença. Comentando ainda sobre a questão da
 O que é preciso para ser facilitador?
bertas. Ouça pacientemente e com sincerida-
de. Encoraje-a a expressar suas ideias. A escuta
ativa é sobre ouvir de forma atenta e interes-
sada o que o outro tem a falar, e esta é uma
das mais altas considerações que uma pessoa
pode fazer por outra. E busque influenciar que
sua equipe também possua escuta ativa, como
dito anteriormente, ela é um ponto fundamen-
tal na construção de ambientes de segurança
psicológica e no desenvolvimento das equipes
de sucesso.
Tenha empatia
Do que se trata empatia? É a capacidade de ten-
tar observar o mundo sob as lentes dos outros.
Enxergar o mundo exatamente como o outro
provavelmente seja utópico, mas o esforço por
tentar fazer isso é extremamente válido, nunca
conseguiremos entender o mundo exatamen-
te como a outra pessoa, pois não vivemos suas
influências e experiências, mas com dedicação
podemos ficar próximos disso. Henry Ford, um
dos maiores nomes da gestão mundial, dizia
que “Se há algum segredo de sucesso, ele con-
siste na habilidade de apreender o ponto de
vista da outra pessoa e ver as coisas tão bem
pelo ângulo dela como pelo seu”. Enquanto que
Dale Carnegie em sua obra “Como fazer ami-
gos e influenciar pessoas” diz que: Nós somos
o somatório daquilo que gostamos e vivemos
durante a vida. Somos como uma esponja que
age de acordo com nossas influências e expe-
riências vividas. Procure honestamente ver as
coisas do ponto de vista da outra pessoa. A em-
patia é reconhecidamente um valor primordial
para o ser humano, seja no trabalho, amizade,
família ou qualquer outro segmento social.
 Técnica de ideação para agilizar suas reniões
TÉCNICA DE IDEAÇÃO PARA AGILIZAR SUAS REUNIÕES
Gostamos muito de utilizar essas técnicas que
vamos ensinar à você agora. Acredito que seja
muito agregadora para a produtividade da
equipe e de fácil utilização para chegar à solu-
ção de algo.
Brainwriting ou técnica do pensamento di-
vergente:
Essa técnica é estruturada sob dois aspec-
tos fundamentais, convergência e divergên-
cia. Divergir é abrir opções, ampliar caminhos,
construir diferentes possibilidades. Enquanto
o pensamento convergente seleciona, julga e
escolhe. Divergindo você abre possibilidades e,
convergindo, seleciona-se as melhores opções.
Para fazer com que essa técnica funcione para
a sua equipe é preciso seguir algumas regras.
Sem críticas:
é preciso criar um ambiente seguro para expor
ideais, aplique as críticas apenas na fase de con-
vergência, evite julgamentos.
Mais quantidade que qualidade: quanto mais
ideias forem ofertadas, mais as pessoas irão se
sentir confortáveis e livres para falar as suas. Ao
privilegiar a quantidade você conseguirá abrir
muito mais possibilidades de encontrar ideias
diferentes e criativas, fugindo das respostas pa-
drão, automáticas e óbvias.
Escuta ativa:
é preciso estar atento às ideias dos outros, pos-
sivelmente na ideia do colega estará o com-
plemento para a sua ideia ou o caminho para
novos insights.
 Técnica de ideação para agilizar suas reniões

Combinar ideias:
é preciso colaborar, cocriando com os outros.
Certamente haverá ideias similares ou comple-
mentares às suas, isso pode ser uma oportuni-
dade de construção.

Multidisciplinaridade:
Para realizar um brainstorming certeiro, junte
um grupo diverso e o mais generalista possí-
vel. É da diversidade das visões de mundo que
surgem as verdadeiras inovações. A diversidade
permite a possibilidade de haver ideias muito
diferentes umas das outras.
 Técnica de ideação para agilizar suas reniões

PASSO A PASSO:
1º: Reúna a equipe e faça o alinhamento, talvez
nem todas as pessoas saberão como funciona o
processo, por isso é importante explicar tudo. É
importante informar o tema e o objetivo da reu-
nião para que as pessoas se preparem e pensem
um pouco sobre, já ideando individualmente.
2º: Aprofundamento e clareza: toda reunião co-
meça com uma situação-problema e nós bus-
camos soluções para ela, certo? Entretanto, se
desenvolvermos a solução certa para o problema
errado, não adiantará de nada. Por isso, nesse
momento é preciso descrever o problema que
precisa ser solucionado, todos os participantes
do processo de ideação precisam ter clareza do
problema que pretendem solucionar.
3º: Fase de divergência individual: nessa técni-
ca, o primeiro passo da divergência acontece
de forma individual. Todos, individualmente, es-
crevem em post-its possíveis ideias de solução
para o problema, sem influência da opinião dos
outros.
4º: Fase de convergência coletiva: Ao final de
um tempo pré-estabelecido para ideação, todos
terão que exibir suas ideias anotadas e agrupar
ideias similares.
Esta ferramenta possibilitará uma discussão
mais democrática, objetivando a solução de
algum problema.
CRÉDITOS
Victor Maués
Co-autor, redator e curador do E-book.

Isadora Vale
Co-autora, revisora e curadora do E-book.

Ercilia Wanzeler
Revisora

Ygor Matheus
Diagramação

@isadoravale_
@isadoravale_