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Apostila Básica - Excel - 2013 - Toque de Gestão
Apostila Básica - Excel - 2013 - Toque de Gestão
Excel 2013
Introdução
É muito utilizado nos dias atuais, pois é um aplicativo que pode ser utilizado por todos
os funcionários de uma empresa, independente do setor de trabalho. Um funcionário
do estoque de uma loja, por exemplo, pode perfeitamente utilizar o Excel para controlar
a entrada e saída dos produtos de um estoque.
Até mesmo dentro de nossas casas podemos tirar proveito dos recursos do Excel,
sendo possível controlar nossas despesas do dia-dia, elaborando um orçamento
doméstico ou até um simples controle de conta corrente.
Barra de Título: Mostra o nome do arquivo que está sendo utilizado seguido pelo
nome do programa.
Área de Trabalho: através desta área, podemos elaborar nossas planilhas de cálculo,
inserir gráficos e figuras.
Selecione a célula A3. Com a célula selecionada, digite Renda Familiar e pressione ENTER.
Continuando.
Quando uma nova planilha é iniciada no Excel todas as colunas possuem a mesma
largura.
Observe que o texto da célula A1 chega até a coluna B1.
Após salvar a planilha, o Excel exibe na Barra de Título o nome da pasta de trabalho.
Apenas na primeira vez que a pasta de trabalho está sendo salva é necessário esse
procedimento, a partir de agora basta clicar em Salvar da Barra de Ferramentas de Acesso
Rápido ou pressionando as teclas CTRL + B.
Não podemos esquecer que toda e qualquer fórmula inserida no Excel deverá ser
iniciada pelo sinal de igual "=".
Selecione a célula B7 e digite a seguinte fórmula =B4+B5+B6.
Agora clique e segure no quadrado verde ao lado da célula e puxe ate a célula D7.
Para calcular o total de um jeito mais fácil, utilizaremos uma formula, vamos aprender
a utilizar o botão AutoSoma.
Selecione a célula b27 e digite a fórmula mostrada seguida da tecla ENTER. =B25-
B26
Copie a formula para as demais células c25, d25, c26, d26, c27 e d27.
Com o Excel também é capaz de alterar a aparência dos textos inseridos em uma
planilha através de ferramentas, para formatação do estilo de fonte, tamanho da
fonte, negrito, itálico, sublinhado, entre outros.
Selecione o intervalo de células B2:D2, cujo conteúdo são os meses do ano. Depois,
dê um clique no botão Centralizar da guia Página Inicial, do grupo Alinhamento
para que o texto fique no centro da coluna.
Sabemos que é possível centralizar o conteúdo de uma célula dentro de uma coluna.
Vamos ver agora com centralizar um texto em relação à várias colunas.
Com a guia Página Inicial ativada, No grupo alinhamento clique na opção Mesclar e
Centralizar.
Para destacar uma parte da planilha podemos alterar a cor de fundo das células.
Este recurso além de deixar a planilha mais atraente, melhora a organização dos
dados resultando em uma melhor visualização.
Após todas as formatações, sua planilha de orçamento doméstico deve estar com a
seguinte aparência:
Excel.
Podemos criar novas planilha na mesma pasta de trabalho.
Para que uma planilha fique com uma aparência mais atraente, Vamos utilizar um
recurso muito interessante: a inserção de imagens.
Um exemplo de uma situação onde podemos utilizar esse recurso é quando uma
determinada empresa resolve utilizar seu logotipo nas planilhas de orçamento
emitidas aos seus clientes.
Selecione a célula A2 da planilha referente aos meses de Janeiro à Março.
Em seguida, na guia Inserir clique em Imagens Online.
Uma novidade do Excel 2013 é a opção "Gráficos Recomendados". Ela mostra para
você os melhores gráficos para os dados selecionados.
Vamos alterar nossa legenda, para isso, Clique com botão direto do mouse sobre a
legenda do gráfico e em seguida "Selecionar Dados".
Irá surgir uma janela para alterarmos os nomes da legenda.
Fecha o documento.
A palavra Comissão foi digitada na célula A3. Depois foi feita a mesclagem de células
no intervalo A3:A10.
Na guia Comissão, definimos uma tabela de valores que servirá para pesquisar as
porcentagens de comissão a serem pagas de acordo com os valores vendidos.
Como precisaremos pesquisar valores em outra pasta de trabalho, utilizamos a função
PROCV, que efetua pesquisas de valores em tabelas verticais.
Para ajustar a largura das colunas das disciplinas (coluna B, C, D, E e F) e deixar todas
do mesmo tamanho, como por exemplo: Largura: 12,00, faça como mostra na
ilustração a seguir.
Agora vamso acrescentar na planilha estilos, bordas e cor de fundo para melhorar sua
aparência.
Utilizando os recursos aprendidos durante o curso e dicas,deixe sua planilha como a
imagem a
seguir.
O próximo passo será encontrar a média de pontos de cada matéria, ara isso, dividimos
o total de pontos por matéria pela quantidade de meses.
Utilizaremos a função MÉDIA(Num1;Num2;...). A média é calculada através da soma
de um grupo de números e da divisão pela quantidade desses números.
Não esqueça de utilizar o recurso de cópia para copiar a fórmula para as demais
células.
Através da função SE, iremos analisar a situação do aluno. Somente é aprovado o
aluno que obtiver a média maior ou igual a 7, caso contrário, estará de exame.
A função SE retorna um valor se uma condição que foi especificada avaliar como
verdadeiro e outro valor se for avaliado como falso. Usa-se para efetuar testes
condicionais com valores e fórmulas.
Sintaxe: SE(teste_lógico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)
Teste_lógico: é qualquer valor ou expressão que possa ser avaliado como verdadeiro
ou falso.
Valor_se_verdadeiro: é o valor retornado se o teste lógico for verdadeiro.
Valor_se_falso: é o valor retornado se teste lógico for falso.
Selecione a célula B22 e na guia Fórmulas, no grupo Biblioteca de Funções, clique
no botão Lógica e escolha a opção SE.
Para que entenda melhor, informamos que o valor da média (B20) deverá ser maior
ou igual a 7 para que o aluno seja aprovado, do contrário, estará de exame.
Não se preocupe se os seus resultados referente à Média estão com mais casas
decimais do que os mostrados no curso.
Centralize o intervalo da célula B22 até F22, onde é exibida a situação do aluno. Caso
os valores da Média estajam com mais de duas casas decimais, altere o estilo dos
números para o formato de Número. Depois salve as alterações do arquivo.
Selecionando a opção Abaixo da Média, o Excel vai localizar valores abaixo da média
no intervalo de células selecionados.
Observe que todos os valores menores que 7, ou seja, abaixo da média, foram
formatados.
Será exibida a caixa de diálogo Nova Regra de Formatação, na qual criaremos todas
as formatações.
Pode-se criar mais um formato para o mesmo intervalo selecionado. Através das
opções Editar Regra e Excluir Regra podemos alterar ou excluir o formato criado,
respectivamente.
Para finalizar a formtação condicional, clique no botão OK da caixa de diálogo
Gerenciador de Regras de Formatação Condicional.
Só falta inserir os dados na Plan3. Então digite-os como mostra a seguir. Altere a guia
da planilha para Folha.
Após o clique, será aberta a caixa de Argumentos da função, para que possamos
fornecer os valores a serem utilizados.
Na caixa Valor_procurado, digite o endereço de célula C6, que corresponde ao valor
vendido.
Copie a fórmula para as demais células. Não se esqueça de mudar os valores dessa
coluna para o formato Estilo de Porcentagem.
Agora é possível saver qual é a medida, o menor e o maior valor de vendas, comissão
e bônus.
Observação: Note que o menor valor mostrado é o de R$ 252,00 e não R$ 0,00 como
deveria ser, pois na fórmula que criamos há alguns instantes, no momento em
que definimos as condições
=SE(E(C6>$B$3;$C$23>15000);C6*12%;”R$0,00”), ela retorna R$ 0,00 em formato
de texto, pois o mesmo está entre aspas.
Portanto, como as funções: MÉDIA, MÍNIMO E MÁXIMO só reconhecem caracteres
numéricos, o valor R$ 0,00 que está em formato de texto, não será mostrado. Porém,
se o mesmo for alterado apor qualquer outro caracter numérico, passará a ser exibido.
Peça para seu orientador avaliar seu exercício e esclarecer possíveis dúvidas.
Salve o arquivo.
Abra o arquivo Folha caso o mesmo tenha sido fechado e ative a guia Folha para
terminamos os cálculos que estão faltando.
Vamos começar pela comissão do vendedor. O cálculo já foi feito, basta apenas
buscarmos os valores na planilha Vendas.
Selecione a célula E4 na guia Fórmulas, clique sobre o botão Inserir Função.
Após o clique, será aberta a caixa Argumentos da função, para que possamos
fornecer os valores a serem utilizados.
Na caixa Valor_procurado, digite o endereço de célula A4, que corresponde ao código
do vendedor.
Posicione o cursor do mouse dentro da caixa Matriz_tabela e ative a guia de planilha
Vendas.
Apague o texto Vendas! Inserido automaticamente na caixa Matriz_tabela, após
alternar planilha, para que não ocorra duplicidade de dados.
Em seguida, selecione o intervalo de células A6:F21 e pressione a tecla de função
<F4> para fixar o endereço da busca.
Agora vamos buscar o valor do bônus na planilha Vendas. Vamos utilizar a mesma
função do valor da comissão. A única alteração será na caixa Num_índice_coluna
que iremos digitar o número 6.
Primeira faixa: caso o salário bruto seja menor ou igual a R$ 868,29, a alíquota será
de 8%.
SE(G4<=868,29;8%);
Segunda faixa: o salário bruto que não se enquadrar na condição anterior deve ser
atestado. Inclui-se, então, uma nova função SE: caso o salário bruto seja menor ou
igual a R$ 1.447,14, a alíquota será de 9%.
SE(G4<=868,29;8%;SE(G4<=1447,14;9%);
Terceira-faixa: o salário bruto que não se enquadra nas condições anteriores terá
alíquota de 11%.
Depois copie a fórmula para as outras células da coluna e formate-as com estilo
Moeda.
Para completar o cálculo da nossa planilha, só falta calacular o Salário Líquido, o qual
será igual ao Salário Bruto menos o valor de desconto do INSS e o valor das faltas
do funcionário.
Na célula D5, D13, D14 e D15 formate em Formato Moeda, a célula D6 Formato
Porcentagem e a célula D7 e D12 Formato Geral.
Então, a fórmula vai calcular o valor mensal multiplicado pelo número de pagamentos.
Na célula D14 digite: =D5*D12.
Para o total acumulado, vamos utilizar a função VP (Valor Presente), a qual retorna o
valor presente de um investimento.
O valor presente éo valor total correspondente ao valor atual de uma série de
pagamentos futuros. Por exemplo, quando você toma emprestada uma quantia de
dinheiro, a quantia do empréstimo é o valor presente para o concessor do empréstimo.
Sintaxe da função: VP(taxa,per,pgto,vf,tipo) Taxa: é a
taxa de juros por período.
Per: pé o número total de períodos de pagamentos em uma anuidade.
Pgto: é o pagamento feito em cada período e não pode mudar durante a vigência da
anuidade. Geralmente, pgto contém o capital e os juros e nenhuma outra taxa ou tarifa.
Se pgto for omitido, você deverá incluir o argumento vf.
Vf: é o valor futuro, ou seja, o saldo que você deseja obter depois do último pagamento.
Se vf for omitido, será considerado 0 (zero) e você deverá incluir o argumento pgto.
Tipo: é o número 0 (fim do período) ou 1 (início do período) e indica as datas de
vencimento dos pagamentos.
A função VP deve ser usada na forma negativa, ou seja, deve ser procedida de um
sinal menos. A taxa de juros também deve ser precedida de um sinal de menos.
Inclua um sinal de menos antes de VP e outro antes da taxa de juros (D6). Depois
clique no botão Inserir.
Formate a célula D15 colocando o estilo Negrito; e na célula D6, diminua as casas
decimais clicando duas vezes no botão Diminuir Casas Decimais.
Ao invés de utilizar o mouse para selecionar as células, digite o mouse da célula nos
respectivos campos da caixa de diálogo Argumentos da função.
A fórmula está pronta. Antes de informarmos qualquer valor, a sua planilha deve estar
com a seguinte aparência.
Para corrigir isso, selecione a célula C10 e na Barra de Fórmulas introduza um sinal
de menos antes de PGTO.
Caso for utilizar essa planilha em uma loja, por exemplo, não é necessário digitar a
taxa de juros com frequência, desde que se crie uma constante para a taxa de juros.
Será exibida a caixa de diálogo Novo Nome, na caixa Nome, digite Juros. Os nomes
podem ter até 255 caracteres.
Na caixa de listagem Escopo, deixe selecionada a opção Pasta de Trabalho.
Na caixa Refere-se a, digite =3%. Pode-se digitar uma constante ou uma fórmula, em
nosso caso estamos entrando com o valor de uma constante.
Para concluir e retornar à planilha, clique em OK.
Podemos aperfeiçoar nossa planilha. Que tal se o usuário só puder digitar nas células
que precisam informar valores? Para isso, vamos proteger algumas partes da planilha
para que o usuário não possa alterá-la.
Clique no botão Selecionar Tudo para selecionar toda a planilha.
Será aberta a caixa de diálogo Formatar Células. Ative a guia Proteção, marque as
caixas de seleção Bloqueadas e Ocultas e clique no botão OK.
Bloquear células e ocultar fórmulas não tem nenhum efeito se a planilha não estiver
protegida. Então vamos protegê-la.
Para proteger a planilha, na guia Página Inicial, no grupo Células, clique em Formatar
e, em seguida, escolha a opção Proteger Planilha...
Para desproteger a planilha, basta clicar novamente na opção Formatar, após proteger
a planilha, aparece a opção Desproteger planilha...
Pressione a tecla Tab várias vezes e observe que o cursor só se movimenta nas
células desbloqueadas.
Propriedades de impressão.
Solicite sua impressão ao orientador e caso tenha alguma dúvida, aproveite para
esclarecê-las.
Feche o arquivo da sua planilha.
Cenários fazem parte de um conjunto de comandos, algumas vezes chamados de
ferramentas de análises hipotéticas. Um cenário é um conjunto de valores que o
Excel salva e pode substituir automaticamente na sua planilha. Você pode usar
cenários para prever o resultado de um modelo de planilha. Você pode criar e salvar
diferentes grupos de valores em uma planilha e alternar para qualquer um desses
novos cenários para exibir resultados diferentes.
Análise hipotética: um processo de alteração dos valores em células para saber como
essas alterações afetam o resultado das fórmulas na planilha. Por exemplo, variar a
taxa de juros usada em uma tabela de amortização para determinar o valor dos
pagamentos.
No dia-a-dia, utilizamos o Excel para registrar fatos concretos, por exemplo, folha de
pagamento, despesas domésticas, contas a pagar e receber, entre outros. Porém,
vamos utilizar o Excel para trabalhar com hipóteses. É possível simular situações,
alterando os valores de determinadas células e alcançando resultados diferentes na
mesma planilha.
Utilize para formatar os valores a opção Formato Moeda e para coluna porcentagem
utilize a opção Estilo de Porcentagem.
Em Valores de cenário, foi criada uma caixa para hipotéticos, simulando diferentes
situações. Como estamos criando um cenário para os dados originais, não altere os
valores. Clique no botão Adicionar.
Vamos trabalhar com a pior hipótese. As vendas no período Agosto até Dezembro
ficarão estagnadas. Todos os meses apresentarão o mesmo crescimento (5%) em
relação a Julho. Ou seja, as vendas em Agosto crescerão 5% em relação a Julho,
Setembro também e assim por diante.
Agora, informe os novos valores para a simulação Pessimista, defina todos os valores
0,05. Clique no botão Adicionar para criar o 3º e o último cenário para esta planilha.
Digite os valores para as Células variáveis, como mostra a imagem a seguir e clique
no botão OK.
Salve esta pasta de trabalho com o nome de Meta dentro da Sua Pasta.
Vamos criar um gráfico para a representação dos dados da planilha. Para isto,
selecione os intervalos B4:C9 e E4:E9.
Clique sobre a área do gráfico e arraste o gráfico abaixo dos dados da planilha.
Vamos formatar o gráfico criado anteriormente com recursos mais avançado,
deixando-o com melhor apresentação e muito mais personalizado.
Clique sobre o gráfico para selecioná-lo ao qual vamos adicionar um título. Ao
selecionar o gráfico são exibidas as Ferramentas de Gráfico, adicionando as guias
Design, Layout e Formatar.
Em seguida, clique com o botão direito do mouse sobre o titulo do gráfico e escolha a
opção Editar Texto.
Logo após, digite Análise Semestral, depois clique fora da área do gráfico em
qualquer célula da planilha para retirar a seleção do gráfico.
Será aberta a caixa de diálogo Editar Série, com o cursor posicionado na caixa Nome
de Série. Vamos definir um nome para série que será Produção 2007. Então clique
na célula B3, em seguida, clique no botão OK.
Selecione o gráfico, clique com o botão direito do mouse sobre o Eixo Vertical (Valor)
e, em seguida, escolha a opção Formatar eixo.
Na caixa de diálogo Formatar Eixo, deixe selecionada a opção Opções de Eixo, pois
vamos definir novos valores para o eixo vertical do gráfico. Em seguida, faça as
alterações nas seguintes opções:
- Mínimo: selecione a opção Fixo e digite 0. Essa opção determina o número em
que o eixo de valor começa.
- Máximo: selecione a opção Fixo e digite 60000. Essa opção determina o
número em que o eixo de valor termina.
- Unidade principal: selecione a opção Fixo e digite 10000. Essa opção
determina o intervalo das linhas de grade do gráfico para a unidade principal.
- Unidade secundária: selecione a opção Fixo e digite 2000. Essa opção
determina o intervalo das linhas de grade do gráfico para a unidade secundária.
Caso queira excluir algo no gráfico, basta clicar com o botão direito do mouse e
escolher a opção Excluir.
Escolha o tipo Linear e o ângulo 90º. Deixe as opções como mostra a imagem a seguir.
Clique com o botão direito do mouse sobre a legenda e escolha a opção Formatar
Legenda.
Ainda com a caixa de diálogo Formatar Série de Dados aberta, clique sobre a
segunda coluna e escolha Preenchimento sólido com a cor Laranja, Ênfase 6, Mais
Escuro 50%.
Para terceira coluna, selecione Preenchimento sólido com a cor Laranja, Ênfase 6,
Mais Escuro 25%.
Na célula D4 digite: =C4 / B4, deixando sua planilha como mostra a imagem a seguir.
Na caixa de diálogo Fonte, escolha o estilo da fonte Negrito e a cor da fonte Branca.
Depois clique no botão OK.
Formate também a legenda com o estilo da fonte Negrito e a cor da fonte Branca.
Escolha a cor da fonte Branca para o título do gráfico.
Formate também a área do gráfico. Clique com o botão direito do mouse sobre a área
do gráfico e selecione a opção Formatar Área do Gráfico.
Tabela Dinâmica
Tabela Dinâmica é uma ferramenta poderosa do Excel que consiste em uma análise
completa por parte dos dados inseridos. A tabela dinâmica do Excel é conhecida
como: Relatório de Tabela Dinâmica. Esse relatório visto de todos os ângulos, ajuda
na tomada de decisão.
Crie um novo arquivo e digite os dados a seguir, e formate-os em seguida.
Se você clicar fora da área de layout do relatório da tabela dinâmica, a lista desaparece.
Para ter a lista de campos de volta, clique dentro da área de layout ou do relatório da
tabela dinâmica.
Você cria um relatório de tabela dinâmica, movendo qualquer um dos campos para a
área de layout do relatório da tabela dinâmica. É possível fazer isso marcando a caixa
de seleção ao lado do nome do campo, ou clicando com o botão direito do mouse em
um nome de campo e selecionando uma das opções para mover o campo (rótulo).
Vamos agora criar uma tabela dinâmica com o resumo dos valores comprados por
clientes e por datas.
Sendo assim, marque a caixa de seleção na Lista de campos da tabela dinâmica ao
lado do campo Nome, para que o Excel monte, imediatamente, uma coluna com todos
os nomes dos clientes da tabela original. Mas cada nome só aparece uma única vez.
Precisamos saber além do nome dos clientes, a data da compra. Então clique com o
botão direito do mouse sobre o campo Data e selecione a opção Adicionar aos
Rótulos de Coluna.
Agora vamos adicionar os valores ao relatório. Então clique com o botão direito do
mouse sobre o campo Valor e selecione a opção Adicionar aos Valores.
A tabela dinâmica exibe um resumo das vendas com os totais por clientes e por datas.
Como a tabela é pequena, já visualizamos quais são os clientes que fizeram as
maiores compras.
Agora vamos criar uma macro usando o Gravador de Macros. Crie um novo arquivo
e digite os dados abaixo.
Será aberta a caixa de diálogo Gravar Macro, preencha como mostra a figura a seguir.
Após clique em OK. Tudo que você fizer daí em diante estará gravando na sua Macro.
Formate a célula A3 com:
Negrito
Cor da Fonte Vermelha
Borda Superior Espessa
Cor do Preenchimento Azul, Ênfase1
Agora vamos usar o atalho que colocamos na Macro para fazer a mesma formatação
nas outras células.
Selecione a célula A5 e digite o atalho Ctrl + M.
Vamos configurar o documento para que ele seja impresso em apenas uma página.
Na guia Layout da Página, cliquem em Configurar Página.
Será aberta a caixa de diálogo Configurar Página.
Documento visualizado.
Contato: ueliton@toquedegestao.com.br