Autor: Alex Pimentel

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PRÉ-REQUISITOS PARA O CURSO

Pré-requisitos:

Este curso não tem pré-requisitos, mas é desejável ter conhecimentos básicos de SAP.

Objetivos:

O objetivo principal do curso SAP – é capacitar os participantes a se tornarem bons

gestores de vendas, auxiliares de vendas, faturistas ou consultores iniciantes e demais
interessados terem uma visão geral do Módulo SD e entender o funcionamento,
integração, submódulos e transações envolvidas. Este manual irá prepará-lo (a) a
conhecer as alternativas de trabalho e os detalhes de áreas específicas de negócios.

A quem se destina:

Este treinamento visa capacitar interessados em obter conhecimentos da aplicação SAP

e informações que o capacitem a decidir quais as melhores alternativas de trabalho.
Profissionais de áreas funcionais, TI e negócios, tais como: consultores, contadores,
vendedores, compradores, engenheiros, administradores de processos produtivos,
analistas de negócios, técnicos, consultores e demais usuários interessados também são
orientados para este curso.

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ÍNDICE DO CURSO:

Introdução ......................................................................................................... 8
Módulo 1 – Introdução ao Gerenciamento de Vendas ................................ 10
Lição 1 – Como funciona um Gerenciamento de Vendas ............. 10
Lição 2 – Suporte de Vendas ................................................... 12
Lição 3 – Nível de Estoques ..................................................... 13
Lição 4 – Gestão de Materiais no ECC ....................................... 15
Lição 5 – Faturamento no SAP ................................................. 16
Módulo 2 – Módulo SD – Operações Básicas de Vendas ........................... 21
Lição 1 – Cadastro de Transportadora ........... Erro! Indicador não
definido.
Lição 2 – Cadastro de Pessoal de Vendas .................................. 25
Lição 3 – Cadastro de Cliente – (visão Vendas) ......................... 29
Lição 4 – Cadastro de Contato ................................................. 33
Lição 5 – Cadastro de Materiais (visão vendas)...... Erro! Indicador
não definido.
Lição 6 – Preço de venda ........................................................ 45
Módulo 3 – Suporte de Vendas ..................................................................... 49
Lição 1 – Contatos - Processar ................................................ 49
Lição 2 – Ficha de Clientes ...................................................... 52
Lição 3 – Administração de Crédito .......................................... 54
Lição 4 – Liberação de Crédito ................................................. 58
Lição 5 – Venda – Solicitação de Cotação .................................. 60
Lição 6 – Ordem - Amostra Grátis ............................................ 66
Módulo 4 – Venda e Faturamento ................................................................. 71
Lição 1 – Venda Normal – Criar Documento de Faturamento ....... 71
Lição 2 – Processar Lista de Documentos a fazer ....................... 74
Lição 3 – Estornar Fatura ........................................................ 78
Lição 4 – Liberação de Documentos de Faturamento para
Contabilidade ........................................................................ 81
Lição 5 – Mensagens Provenientes de Documentos de Faturamento
........................................................................................... 84
Lição 6 – Comandos de Botões ................................................ 88
Lição 7 – Comandos de Códigos de Transações.......................... 90
Lição 8 - Glossário ................................................................. 91

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INTRODUÇÃO

Este curso possibilitará um amplo aprendizado e uma visão objetiva da aplicação SAP,
no tocante a Vendas e Faturamento.

Também será possível ampliar seus conhecimentos sobre Gerenciamento de Vendas,

além de obter muitas informações importantes e imprescindíveis em qualquer gestão de
negócios.

Vendas é um desafio diário qualquer negócio. Desta forma, você será capaz de tirar o
máximo desta fantástica aplicação que é o SAP.

Módulo 1: Neste módulo será apresentada uma visão geral sobre Gerenciamento de
Vendas, seu funcionamento, como funciona o suporte de vendas, o acompanhamento do
nível de estoques a gestão de materiais no SAP e finalmente sobre o funcionamento do
faturamento no ambiente SAP.

Módulo 2: Neste módulo serão apresentadas as Operações Básicas de Vendas tais

como: cadastro de transportadora, cadastro de Pessoal de Vendas, cadastro de cliente,
cadastro de contato, cadastro de material e por fim como determinar o preço de venda.

Módulo 3: Neste módulo será apresentado como funciona o suporte de vendas numa
empresa. Desde o processamento de contatos a ficha de clientes, passando pela
Administração de Crédito, Liberação de Crédito, Solicitação de Cotação e o envio de
uma Ordem para Amostra Grátis.

Módulo 4: Neste módulo será apresentada a visão geral de Vendas e Faturamento.

Você aprenderá desde a como criar um documento de faturamento, processar lista de
documentos a fazer, estornar fatura, liberação de documentos de faturamento para

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contabilidade e por fim visualizar mensagens provenientes de documentos de

faturamento.

É o meu mais sincero desejo que este curso possa ser de grande utilidade para você,
ajudando-o a utilizar todos os recursos disponíveis neste fantástico Sistema, que é o
SAP. Um bom estudo e muito sucesso.

Para enviar suas dúvidas referentes aos assuntos e exemplos abordados neste curso,
para enviar sugestões de alterações/correções, para sugerir novos cursos, para criticar
e para elogiar, é só entrar em contato pelo e-mail: webmaster@grandesprojetos.com

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MÓDULO 1 – Introdução ao Gerenciamento
de Vendas

Lição 1 – Como funciona um Gerenciamento de Vendas

Um departamento de vendas ou organização de vendas é uma unidade

organizacional em Logística responsável pela negociação de condições de venda e o

acompanhamento da distribuição de materiais e serviços.

O departamento de vendas ou a gestão de vendas é uma atividade essencial de

qualquer negócio. Atualmente ele é tido como um departamento estratégico,

contribuindo em grande parte no aumento da eficiência, competitividade

manutenção da qualidade geral, além de claro, ser fundamental para o bom

controle da Logística organizacional.

Já se foi o tempo em que o departamento de vendas apenas “tirava pedidos”.

Atualmente o departamento de vendas é num sentido mais amplo uma fonte de

informação para o dinamismo da empresa e contribui de forma intensa em

praticamente todos os setores de uma organização.

Um ciclo de vendas funciona da seguinte maneira:

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Cotação Impressão da
NF

Embalagem e
Nível de estoque envio da
mercadoria

Confirmação e Fatura
Reserva Programação
de
Pagamento

Cotação – O vendedor registra a necessidade de compra do cliente.

Nível de Estoque – A área de expedição verifica a disponibilidade do produto em

estoque.

Confirmação e Reserva – Sendo confirmada a disponibilidade do material é feita

uma reserva e separação do material.

Fatura – É emitida a Fatura e o Sistema dá baixa no estoque.

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Impressão da NF – É emitida a NF para acompanhar a mercadoria.

Embalagem e envio da Mercadoria – A mercadoria é posta na embalagem (ou

recipiente) e carregada no caminhão para a entrega. Também é feito o

acompanhamento e rastreamento da entrega da mercadoria.

Programação de Pagamento – A venda é informada ao financeiro que faz um

acompanhamento do pagamento da cobrança e recebimento.

Lição 2 – Suporte de Vendas

O departamento ou setor de vendas é responsável:

1. Pré-venda

2. Venda

3. Expedição

4. Faturamento

5. Emissão da NF

1. Pré-Venda – É feita uma avaliação com relação a necessidade do

cliente. É enviada uma cotação formal para o fornecimento do (s)

item (s).

2. Venda – O vendedor negocia preços, forma de entrega, quantidade e

forma de pagamento.

3. Expedição – O setor de vendas avisa (automaticamente) da venda e

faz a solicitação para que o setor de Gestão de Materiais faça a

reserva e separe o material para o cliente.

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4. Faturamento – São digitados os dados dos materiais e os dados

financeiros, ou seja, é emitida a Fatura.

5. Emissão da NF – É impressa a Nota Fiscal que irá acompanhar a

mercadoria a ser entregue para o cliente.

Dica: O setor de vendas pode auxiliar ou participar ativamente de todos

estes processos. Existem também casos que o Financeiro gera o

faturamento e a emissão da NF, quando não existe a figura do “Faturista”

ou depto de vendas.

Lição 3 – Nível de Estoques

Embora não seja atribuição do setor de vendas (e sim do Gestão de Materiais –

MM), o departamento de vendas precisa acompanhar o nível de estoque e ter uma

uma atenção dobrada, principalmente no recebimento de mercadorias (previsões

de entrada), movimentações (curva ABC), validade do produto, problemas com

entrega e recebimento por parte do cliente.

Dica: Em toda empresa existe o custo de comercialização (ou custo de

vendas). O setor de vendas é extremamente cobrado sempre por

resultados, pois consome valores consideráveis com comissões e custos de

ligações e visitas.

Armazenamento – É o local físico e os métodos de armazenamento. Ex: Lote, A –

seção, posição, local, arejamento, necessidade de refrigeração e assim por diante.

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Estoque e Pedido Mínimo – Dependendo do sistema de gestão, é permitido que o

Gestor de Vendas especifique um pedido ou quantidade mínima para venda.

Alguns sistemas também prevêem um estoque máximo e outro parâmetro para

estoque de segurança.

Validade – Alguns produtos requerem uma atenção especial, principalmente na

conferência da validade do produto.

Curva ABC ou produtos com alta ou longa rotatividade – Também é

imprescindível que o Gestor de Vendas tenha esta informação sempre à vista ou

acompanhe com a administração a “rotatividade” dos produtos.

Parcialmente Recebido – Faturas recebidas “parcialmente” devem ter este status

para posterior rastreamento ou reclamações.

Totalmente Recebido – Quando todos os itens são recebidos pelo almoxarifado.

Valor do Estoque – Por preço e por quantidade

Previsão de compra – Esta previsão é feita com base nos dados estatísticos de

vendas ou níveis de produção.

Previsão de compra por projeto ou demanda – Esta previsão é feita através de

acompanhamento direto com um “Gerente de Projetos” com o “Gerente de

Vendas”. Observação: Muitos Sistemas mantêm avisos automáticos ao setor de

vendas, mas é imprescindível uma comunicação com a administração ou setor de

vendas com relação a aquisição de uma demanda extra por conta de um projeto

específico ou uma demanda de um cliente em particular.

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Aprovação de Fatura – Este Status indica que a fatura já está no setor financeiro

e mesmo assim é acompanhado o pagamento do Gestor de Vendas, para que não

haja problemas futuros com bloqueio de compras faturadas por conta de atrasos ou

dados incorretos.

Lição 4 – Gestão de Materiais no ECC

O sistema SAP mantém uma administração de materiais constante e sempre

atualizada. O Módulo MM está integrado com os demais setores (Módulos SAP e

principalmente ao Módulo SD), assim, determinadas transações podem gerar

compras de acordo com o Planejamento de Materiais ou MRP:

Movimentação entre centros ou consumo interno

• Por Centro de Custos – O sistema SAP monitora e gera propostas

automáticas de suprimento para suprir necessidades de

transferências para os mais variados procedimentos.

Por Projeto – O ECC calcula automaticamente necessidades para atender

diretamente ao setor de projetos e o sistema verifica a necessidade e avisa

o departamento de compras que pode visualizar o nível de estoque e

promover uma proprosta de cotação antecipada.

Por Ordem – Cliente – O sistema SAP também prevê pontos críticos ou

exceções como no caso de um aumento de demanda por conta de uma

venda maior para um determinado cliente.

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Vendas – O sistema ECC calcula automaticamente médias de estoques por

períodos, por ordens e até mesmo por novas requisições de clientes com

base na média de consumo dos mesmos.

Ordem de Serviços – As requisições de ordens de serviços também podem

ser controladas pelo Módulo ECC MM. Geralmente estes modelos de

serviços são sazonais e não dependem muitas das vezes de uma demanda

ou projeto específico. Exemplo: Serviços de limpeza e Manutenção de

máquinas e equipamentos.

Lição 5 – Faturamento no ECC

O faturamento no SAP é feito pelo setor de Faturamento. O vendedor pode

acompanhar ou também gerar faturas para acelerar e otimizar o processo de

vendas (a depender do nível de usuário e regras de cada empresa). Aparentemente

é um serviço simples, mas que requer muita atenção e paciência na hora de digitar

as notas ou qualquer outra operação ligada a Fatura e pagamento.

Todas estas atividades resumem em 05 etapas:

1- Venda Normal – A venda normal é a etapa que se resume em “Criar

Documento de Faturamento”.

Um novo documento de faturamento pode ser do tipo:

• Centros no Exterior

• Consumo Consignação

• Crédito / Devolução

• Estorno de Fatura

• Fatura

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• Transferência de Estoque

• Nota de Crédito

• Nota de Débito

• Remessa

• Venda Entrega Futura

• Solicitação de Adiantamento

2- Processar lista de Documentos a Fazer – Em muitos setores

empresariais por serem extremamente complexos mantêm esta

prática, que nada mais é do que uma “revisão” nos dados da fatura

ou situações “que possam envolver Notificações Fiscais ou multas”

ou simplesmente impedir dados incorretos no Faturamento.

3- Estornar Fatura – É o cancelamento da fatura.

4- Liberação de Documentos de Faturamento para Contabilidade - Após

a verificação da consistência dos dados, o documento é enviado para

a contabilidade.

5- Mensagens Provenientes de Documentos de Faturamento – Serve

para se fazer um “pente fino” em operações irregulares ou

inconsistência de dados, principalmente com relação a preço de

venda ou limite de crédito.

Além destas etapas o Gestor Vendas (ou vendedor) tem como função:

• Acompanhar o processo de entrega do material ou execução do

serviço – O Gestor de Vendas acompanha desde a emisão da NF até a

entrega, pois existem muitos fatores que podem comprometer ou atrasar a

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entrega do material. Desta forma ele informa a alta administração cada

etapa da movimentação do material.

• Avaliar o controle do estoque periodicamente – Caso exista

movimentações fora da programação, perdas e até as condições de

armazenagem e contagem física de estoque, para que não haja divergência

entre o estoque físico e o do sistema.

• Fornecer informações para escrituração fiscal – O Gestor de Vendas

também fornece informações de ajuste no estoque ou informações de

valores (custos de compra e venda) para questão de escrituração fiscal ou

controle Administrativo

Principais Campos ou Unidades Organizacionais

Campo ou Unidade Definição O que armazena

Organizacional

Organização de Vendas Obrigatória Informações de

Transações Comerciais

Canal de Distribuição Obrigatória Pode ser um

revendedor ou

franqueado

Setor de Atividade Opcional Representa a finalidade

da venda no caso da

comercialização para

um setor produtivo

Escritório de Vendas Opcional – Depende da Representa qual o

transação escritório de vendas é

responsável pelo

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cliente ou região

Grupo de Vendedores Obrigatória Equipe de Vendas

Local de Expedição Opcional Pode ser uma rampa de

carga, uma sala de

malotes ou um grupo

de funcionários

responsáveis pelas

remessas

Vantagens Competitivas do ERP ECC – Módulo SD:

1- Possibilidade de Gerar Documentos Contábeis

2- Integração com Livros Fiscais – Não é necessário ao Setor Contábil

digitar NF ou gerar a contabilidade em Sistema Separado ao SAP.

3- Rastreamento de Lucros ou Perdas– É possível rastrear lucos e perdas

por qualquer nível informacional. Também é possível acompanhar item por

item, inclusive empréstimos e movimentações de transformações de

produtos. Exemplo: setor químico.

4- Estatísticas de Vendas e acompanhamento da concorrência - São

geradas estatísticas de movimentação por valores em moeda e por

quantidade, nos mais variados períodos como dia, semana, mês, ano e

assim por diante.

Administração de Vendas no ECC:

Mandante– É a principal unidade de registro de uma operação.

Empresa – O fluxo do processo de venda é identificado e as necessidades

calculadas para que sejam geradas propostas de vendas. Caso seja necessário são

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criadas regras para fornecimento com base no cálculo de quantidades de pedidos

de clientes ou ordens de produção.

Filial – Caso um fornecedor entregue um material em um determinado dia da

semana ou do mês, é possível planejar esse recebimento de material seguindo um

ciclo de entrega.

Centro – É um agrupamento de depósitos (próximos).

Depósito – Um local de armazenamento.

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MÓDULO 2 – Módulo SD – Operações

Básicas de Vendas

“Vender é um desafio
diário.” Ditado Popular

Lição 1 – Cadastro de Transportadora

Cadastro de Transportadora: O código da transação para cadastrar uma

nova transportadora é: V-11

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Em seguida enter com o grupo de contas, Empresa e o código do fornecedor.

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O Código do fornecedor precisa ser um código de uma Empresa que não exista no

sistema.

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Campo Valor 1 Valor 2

Fornecedor T-100052, T-100053,... T-100010, T-100011,...

Empresa 7000 1000

Grupo de Contas 0005 0005

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Em seguida entre com as informações obrigatórias e depois clique no botão “Tela

Seguinte”.

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Na ABA Administração conta Contabilidade, preencha o item Cta. Concil. E

GrpAdmTesourar.

Em seguida clique no botão Tela Seguinte para preencher mais alguma informação

ou para gravar a nova transportadora, clique no botão Gravar.

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Dica: Existem várias abas para o preenchimento de informações como contatos,

categorias fiscais, pagamentos que podem ser preenchidos a critério do

Responsável Financeiro.

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Lição 2 – Cadastro de Pessoal de Vendas

Cadastro de Pessoal de Vendas: O código da transação para inserir um

Contato no Cadastro de Clientes é: VPE1

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Campo Valor 1 Valor 2

Nº Pessoal 010 210070

Início 01.01.2002 10.10.2010

Área Recursos Humanos 1000 1000

Em seguida escolha o funcionário designado (o Nº do pessoal deverá corresponder

a um funcionário anteriormente cadastrado pelo setor de RH). Preencha a data de

início e a área em que o vendedor ou representante irá atuar.

Caso a empresa possua um plano de “cargos e salários”, preencha as informações

de Grupo e Subgrupo de Empregados.

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Caso o representante ou vendedor trabalhe com alguma forma de contrato, clique

em Síntese dos contratos e escolha o contrato a qual ele pertence.

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seguida clique no botão “Gravar”.

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Lição 3 – Cadastro de Cliente (visão vendas)

Cadastro de Cliente: O código da transação para é: VD01

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Campo Valor 1 Valor 2

Grupo de Contas Clientes (geral) Clientes (geral)

Cliente C-10010, C-10011,... CL1001, CL1002,...

Organização Vendas Z000 3000

Canal Distribuição Z0 10

Setor de Atividade 00 00

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Preencha as informações solicitadas e clique no botão “Avançar”.

Nota: Caso dê alguma informação inválida, clique no botão “Todas as áreas

de vendas” e escolha uma área disponível.

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Preencha alguma informação que achar importante e em seguida clique no botão

“Gravar”.

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Dica: Existem várias abas para o preenchimento de informações como contatos,

categorias fiscais, pagamentos e dados fiscais que podem ser preenchidos a critério

do Responsável Financeiro.

Lição 4 – Cadastro de Contato

Cadastro de Contato: O código da transação para inserir um Contato no

Cadastro de Clientes é: VAP1

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Em seguida preencha o código do cliente (ou clique na caixa Match Code) caso não

saiba. Feito isso clique no botão Continuar.

Campo Valor 1 Valor 2 Valor 3

Cliente 21012 484 7000

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No campo VIP coloque o tipo de relacionamento Vip do Contato.

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No Campo Departamento preencha com o Departamento a que pertence o contato.

Depois preencha a função do contato na empresa.

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Preencha os demais campos essenciais e os que se acharem necessários (como

horário de visita e freqüência de visitas ou contato).

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Lição 5 – Cadastro de Materiais (visão vendas)

Cadastro de Materiais (visão vendas): O código da transação para fazer

um cadastro de materiais é: MM01

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Preencha as informações com o código do material, o setor industrial e o tipo de

material e em seguida clique no botão “Seleção de Visões”. Em “Seleção de Visões”

marque as opções de visualização do material. Em seguida clique no botão

“Avançar”.

Campo Valor 1 Valor 2

Material BR-1001, BR-1002,... M-1001, M-1002,...

Setor Industrial Química Química

Tipo de Material Matéria-prima Matéria-prima

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Preencha as informações do nível Organizacional e clique no botão “Avançar”.

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Campo Valor 1 Valor 2

Centro 0001 1000

Depósito 0001 0001

Nº do Depósito 001 001

Tipo Depósito 003 01

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Preencha as informações do Nome do Material, Unidade de Medida e GrpMercads.

Caso a sua empresa esteja habilitada “Vendas – Organização de Vendas”, clique

neste item, caso contrário procure o item habilitado para o seu setor de vendas.

Em seguida vá para a aba “Contabilidade 1”. Na Aba Contabilidade 1 preencha as

informações de preço.

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Dica: Existem várias abas para o preenchimento de informações, cujo

preenchimento fica a critério do Gestor. Caso dê alguma inconsistência no

momento da gravação, preencha as informações que forem obrigatórias para a

conclusão do cadastro do material.

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Lição 6 – Preço de Venda

Preço de Venda: O código da transação para cadastrar preço de venda é:

VK11

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Campo Valor 1 Valor 2 Valor 3

Tipo de Condição VKP0 VKPM PRA0

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Em seguida preencha os dados de: Organização de Vendas, Canal de Distribuição,

UV (Unidade de Venda), Montante e Unidade (BRL). Feito isso, por fim clique no

botão Gravar.

Campo Valor 1

Organização de Vendas 3000

Canal de Distribuição 10

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Material UV Mont. Und.

200-265 TO 450,00 BRL

100-100 UN 10,00 BRL

400-400 UN 9,45 BRL

100-500 UN 8,30 BRL

100-700 UN 78,00 BRL

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MÓDULO 3 – Suporte de Vendas

Lição 1 – Contatos - Processar

Contatos - Processar: O código da transação para processar contatos é:

VC01N

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Processar Contato significa que você irá realizar alguma atividade com o contato.

Este contato pode ser um retorno de contato com relação a uma visita a feira (ou

stand), conversa de decisão de fechamento de cotação, um aviso de fim de

contrato ou uma visita regular.

Preencha ou visualize as informações que achar necessário e no final clique em

“Gravar”

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Lição 2 – Ficha de Clientes

Ficha de Cliente: O código da transação para exibir a ficha de cliente é:

VC/2

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Preencha as informações solicitadas e em seguida clique no botão “Executar”.

Campo Valor 1 Valor 2

Nº Cliente 2140 3000

Organização de Vendas 1000 3000

Canal de Distribuição 12 10

Setor de Atividade 00 00

Em seguida aparecerão as informações completas do cliente.

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Lição 3 – Administração de Crédito

Administração de Crédito: O código da transação para fazer o controle de

Administração de Crédito é: FD32

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Em seguida preencha as informações do Cliente e a sua área de Crédito. Em

“Síntese” escolha os modos de visualização que lhe convier. Depois clique no botão

“Continuar”.

Campo Valor 1 Valor 2

Cliente 484 2140

Área Controle Crédito 7000 1000

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Depois clique no botão “Tela Seguinte”. Atualize as informações que achar

necessário e clique no botão “Gravar”.

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Lição 4 – Liberação de Crédito

Liberação de Crédito: O código da transação para liberar o limite de

Crédito de um Cliente é: VKM1

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No caso do cliente extrapolar o limite de crédito, é possível aumentar o limite de

crédito para que o mesmo compre novamente (avalie a situação do cliente pois

esta operação envolve riscos financeiros).

Outra forma é consultar os Documentos Bloqueados para depois realizar a liberação

manual (um a um). Para fazer isso preencha as informações da Área de Controle de

Crédito e do Cliente e clique no botão “Executar”.

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Clique nas ordens que deseja liberar e em seguida clique no botão “Liberar”

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Lição 5 –Venda – Solicitação de Cotação

Venda - Cotação: O código da transação para uma cotação para um cliente

é: VA21

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Caso este comando esteja bloqueado no Simulador SAP, utilize o comando VA01.

Uma solicitação de cotação é gerada a partir de um interesse formal (com

compromisso de compra) por parte de um cliente.

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Campo Valor 1 Valor 2 Valor 3

Tipo de Cotação ZZQT ZZQT SA

Organização de Vendas SL31 3000 3000

Canal de Distribuição 12 10 10

Setor de Atividade 00 00 00

Em tipo de cotação escolha “Cotação”. Depois clique no botão Enter.

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Campo Valor 1 Valor 2 Valor 3

Emissor da Ordem 3000 3000 3000

Receb. Mercadoria 3020 3020 3020

Material 100-100 P-100 P-100

Quantidade da Ordem 2 3 4

UM UN UN UN

Denominação CAIXA BOMBA PRECISION BOMBA 101

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Em Incoterms escolha a forma do frete para o envio da mercadoria.

Em condições do item especifique a destinação da aquisição por parte do cliente.

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Preencha os campos obrigatórios e outras informações nas abas subseqüentes e

clique em Gravar.

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Lição 6 – Ordem Amostra Grátis

Ordem Amostra Grátis: O código da transação para criar uma ordem de

Amostra Grátis é: VA01

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Em tipo de ordem preencha com a informação “Amostra Grátis”. Depois clique no

botão Enter.

Campo Valor 1 Valor 2 Valor 3

Tipo de Ordem HT01 HT01 HT01

Organização de Vendas SL31 3000 3000

Canal de Distribuição 12 10 10

Setor de Atividade 00 00 00

Nota: Caso não apareça “Amostra Grátis” no campo Tipo de Ordem, aparecerá esta

opção no campo “Motivo da Ordem” dentro da próxima tela (Criar Ordem Standard)

na Aba (Venda).

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Na tela seguinte preencha as informações referente a “Emissor da Ordem”,

“Número do Pedido”, “Data do Pedido” e “Material”. Por fim clique no botão

“Gravar”.

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Campo Valor 1 Valor 2 Valor 3

Emissor da Ordem 3000 3000 3000

Receb. Mercadoria 3020 3020 3020

Material 100-100 100-200 P-100

Quantidade da Ordem 1 1 1

UM UN UN UN

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Dica: Para o envio de uma amostra gratuita, geralmente é de apenas 01 unidade,

ou seja, 01 KG e 01 PEÇA (UN). Embora este documento seja lançado no sistema, o

mesmo não entra como fatura de pagamento para o solicitante e a quantidade

solicitada é dada baixa no estoque.

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MÓDULO 4 – Venda e Faturamento

Lição 1 – Venda Normal - Criar Documento de Faturamento

Venda Normal: O código da transação para Venda Normal é: VF01

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Um novo documento de faturamento pode ser do tipo:

• Centros no Exterior

• Consumo Consignação

• Crédito / Devolução

• Estorno de Fatura

• Fatura

• Transferência de Estoque

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• Nota de Crédito

• Nota de Débito

• Remessa

• Venda Entrega Futura

• Solicitação de Adiantamento

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Em seguida clique no botão “Proc. Lista docs. Faturam a fazer” caso não saiba o

número do documento a ser faturado.

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Em seguida escolha um critério para pesquisa e clique em “Exibir lis docs

faturamento a fazer”. Em seguida escolha uma linha de uma fatura e depois clique

no botão “Doc. Fat individual”. Por fim clique no botão “Gravar”.

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Lição 2 – Processar lista de Documentos a Fazer

Processar Lista de Documetos a Fazer: O código da transação para

Processar Lista de Documentos a Fazer é: VF04

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Em seguida clique no botão “Exibir lis. Docs faturamento a fazer”.

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Depois clique na linha (no botão cinza) e selecione uma fatura que deseja exibir

(precisa estar com a coluna CGDF como L (Livre).

Em seguida clique no botão “Doc. Fat. Individual”.

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Caso queira visualizar as condições de preço da fatura e corrigir algo, clique na

moeda (ícone Condições Preço Cabeçalho).

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Por fim clique no botão “Gravar”.

Lição 3 – Estornar Fatura

Estornar Fatura: O código da transação para estornar uma fatura é: VF11

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Depois clique em Documento e coloque o Número do Documento. Feito isso clique

em ENTER.

Campo Valor 1 Valor 2 Valor 3

Documento 90036271 90021428 80008309

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Em seguida aparecerá a opção também para cancelar a NF. Clique em sim e

estorne o Documento e a NF (operação mais conhecida como cancelamento de

Fatura ou NF).

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Por fim, clique no botão “Gravar”.

Nota: Caso não saiba o número do documento, clique em Proc. Lista Docs faturam.

A fazer, libere um documento e em seguida estorne-o.

Lição 4 – Liberação de Documentos de Faturamento para Contabilidade

Liberação de Documentos de Faturamento para Contabilidade: O

código da transação é: VFX3

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Em seguida entre com os dados de pesquisa. Caso queira, você pode marcar as :

opções: Erro na determ. Preço, Dados de Comércio Exterior e Falta Autorização

para aumentar a busca.

Depois clique no botão “Executar” para realizar a busca.

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Campo Valor 1 Valor 2 Valor 3

Organização de Vendas 1000 0001 3000

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Selecione as fatura que deseja liberar e em seguida clique no botão “Liberar”.

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Lição 5 – Mensagens Provenientes de Documentos de Faturamento

Mensagens Provenientes de Documentos de Faturamento: O código

da transação é: VF31

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Feito isso, selecione uma fatura e clique no botão Log.

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Lição 6 – Comandos de Botões

Comando Tecla de Atalho Função

Informa a forma de
venda (pessoal, via
1.Condições do Item internet) e o setor que
será destinado a
mercadoria
Insere uma Classe de
Shift + F4
custo
Confirma uma operação
Botão Liberar Shift + F6
Salvando os dados
Serve para digitar as
transações ou buscar
Botão Transação comandos
anteriormente digitados

Retorna à tela anterior

Botão Voltar

Esconde Botão Esconde o Botão de

Transação Digitar Transação

Encerra a Transação e
Shift + F3
Botão Encerrar volta ao Menu Principal

Anula a operação atual

Esc
Botão Cancelar sem salvar
Pesquisa em uma lista
as opções de
Botão Match F4
preenchimento
Code disponíveis
Cria um Atalho para o
Status Ativo Desktop para o Acesso
da Transação Atual
Oferece Ajuda para um
Botão Help Campo Específico
Permite que seja
Botão deslocado o
Deslocar ordenamento de itens
Insere ou altera
F7 informações com
Botão Endereço
relação a endereço

Salva os campos
Ctrl + S
Botão Gravar preeenchidos

Exibe ou oculta os
Botão Detalhes detalhes de um Item ou

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Campo

Exibe os períodos /
Botão Tela de F6 Planejamento de Centro
Períodos de Custos

Exibe em síntese de
F5
Botão Síntese dados

Executa uma
F8
Botão Executar determinada ação

Dica: Os botões aparecem conforme o formulário e a operação

de cada Módulo e Submódulo. Grave mentalmente os comandos
de botões para trabalhar mais rapidamente.

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Lição 7 – Comandos de Códigos de Transações

MÓDULO - SD OPERAÇÕES BÁSICAS

COMANDO AÇÃO
V-11 Cadastro de Transportadora
VPE1 Cadastro de Pessoal de Vendas
VD01 Cadastro de Cliente
VAP1 Inserir contato no Cliente
MM01 Cadastro de Materiais
VK11 Preço de Venda

MÓDULO - SD SUPORTE DE VENDAS

COMANDO AÇÃO
VC01N Contatos - Processar
VC/2 Ficha de Cliente
FD32 Administração de Crédito
VKM1 Liberação de Crédito
VA21 ou VA01 Venda - Cotação
VA01 Ordem Amostra Grátis

MÓDULO - SD VENDA E FATURAMENTO

COMANDO AÇÃO
VF01 Venda Normal
VF04 Processar Lista de Documentos a Fazer
VF11 Estornar Fatura
VFX3 Exibir, Modificar, Bloquear ou Eliminar
Conta
VF31 Mensagens de Docs. Faturamento

Atenção! Muito cuidado ao digitar um comando, principalmente

no ABAP, pois pode realizar uma transação não prevista.

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Lição 8 - Glossário

Administração de Crédito – Administrar um crédito de um cliente significa

estipular valores máximos de compras por pedido ou por acúmulo de faturas

pendentes. A administração de crédito é feita principalmente pelo cadastro do

cliente e pelo comportamento de compras o que na maioria dos casos é administrar

os “riscos” de inadimplência de um cliente.

Administrador ou Gerente de Vendas – É o principal responsável pelo suporte a

vendas e atendimento a clientes. O suporte a vendas é realizado pela sua equipe,

entretanto o Gerente de Vendas motiva e auxilia de forma direta ou indireta nos

fechamentos ou decisões relacionadas a vendas e fechamentos de pedidos.

Amostra Grátis – É uma espécie de “brinde” que o fornecedor envia para um

cliente ou possível cliente. Esta amostra fica em posse definitiva do possível cliente

pode conter especificações técnicas ou demonstrações de funcionamento ou

aplicação.

Auxiliar ou Suporte a Vendas – É a principal pessoa ligada ao Gerente ou

Administrador de Vendas. Ele ajuda no fechamento a vendas e no envio de

cotações ou negociações de vendas. O auxiliar de vendas trabalha de forma

estratégica em uma organização.

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Bloquear – Significa literalmente bloquear um cliente, usuário, fornecedor ou uma

determinada operação. També é possível bloquear um pedido, uma cotação, fatura

ou uma determinada atividade ou até os dados mestres.

Cadeia de Fornecimento – A cadeia de “abastecimento” é a cadeia que controla o

fluxo de materiais, bens e informações. Também é conhecida por SCM (Supply

Chain Management) ou Gestão de Materiais.

Ciclo de Vida do Produto – O ciclo de vida do produto engloba o controle desde o

marketing, evolução, amadurecimento e decadência. A Gestão do ciclo de vida de

um produto visa também a análise, detecção de falhas para o perfeito

acompanhamento dos setores de vendas, marketing, planejamento e compras.

Código Swift – É um código financeiro que indica o Nome do Banco e Número da

Agência para operações de pagamentos e recebimentos no exterior. É possível

verificar junto ao banco em que a empresa possui conta o código Swfit para

recebimentos de pagamentos do exterior.

Compensação de Cliente / Fornecedor - Existem várias formas de acusarmos o

recebimetno de cliente. Pode ser por um agrupamento de faturas, por pagamento

parcial, recebimento total ou residual.

Controller – É o principal responsável pelo controle dos custos e receitas de uma

empresa. Atualmente o controller pode desde motivar e coordenar funcionários de

um setor administrativo de uma organização até a avaliar, planejar e acompanhar a

empresa como um todo. Também é responsabilidade do controller: Contabilidade

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Geral, auditoria interna, sistemas orçamentários de produção, módulos de

softwares, estatísticas e relatórios, custos de produção e distribuição, impostos,

ativo fixo, planejamento tributário e níveis de acesso a usuários.

Cotação – É uma proposta para fornecimento de produtos ou serviços enviada

para um cliente.

Dados Mestre - Dados mestre são usados em parte para fins empresariais e em

parte para fins técnicos do sistema. Dificilmente eles se modificam ou mudam de

maneira insignificante durante a vida de uma ordem interna. Os dados mestres são

importantes principalmente na emissão de relatórios impressos, classificações e

formulários adaptáveis

Eficiência – É a capacidade de se produzir mais com menos, ou seja, produzir

mais com flexibilidade a mudanças, a partir dos produtos empregados e dos

resultados obtidos com eles.

Eliminar / Marcar para Eliminação – Para eliminar um determinado registro

(cliente, fornecedor) é necessário antes marcá-lo para eliminação. Desta forma o

registro não é de fato eliminado até a eliminação definifa ou execução do comando

de eliminação.

Equipe ou Pessoal de Vendas – São os vendedores ou representantes em uma

empresa.

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ERP (Enterprise Resource Planning) – É a Gestão Integrada dos recursos

empresariais. É um fator chave para o crescimento de diversas empresas, pois um

único sistema controla de forma completa e flexível, administrando os dados

internos e até de fornecedores exernos à organização.

Estornar Fatura – É uma espécie de cancelamento de uma determinada

informação na venda. Pode ser uma forma de pagamento, um produto devolvido ou

a alteração de uma transportadora ou forma de entrega.

Fatura para um cliente - As faturas são inicialmente geradas a partir do módulo

SD (Vendas). O Módulo FI (Financeiro) é utilizado apenas para conferir e gravar as

informações da venda do cliente.

Dados Básicos

Cliente: Digite o código do cliente ou tecle F4.

Data da Fatura: É a data do Faturamento.

Data de Lançamento: O SAP preenche automaticamente com a data atual do

sistema.

Referência: É utilizado para número de Notas Fiscais, borderôs e assim por diante.

Montante: É o valor total da fatura.

Texto: É o texto complementar que sai impresso nos relatórios.

Faturista ou Faturamento – É o principal responsável pelo faturamento e

emissão de documentos ou ordens de vendas.

Frete ou Incoterms – É a forma de entrega de uma mercadoria. As mais

comuns são CIF = Cust & Freit = Entrega da mercadoria por conta do

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fornecedor e o frete FOB = Free On Board = Mercadoria a ser retirada pelo

cliente no Fornecedor.

Liberação de Crédito - No caso do cliente extrapolar o limite de crédito é possível

aumentar o limite de crédito para que o mesmo compre novamente (avalie a

situação do cliente,pois esta operação envolve riscos financeiros).

Outra forma é consultar os Documentos Bloqueados para depois realizar a liberação

manual (um a um).

Livro de Saída – É um livro obrigatório para todas as empresas comerciais

(imposto ICMS). É possível a partir do livro de saída gerar outros livros contábeis

auxiliares como: entrada e saída de mercadorias, apuração do ICMS, IPI e ISS,

produção de estoque, selo de controle de qualidade, registro de inventário e

impressão de documentos fiscais.

Nota de Crédito - Uma nota de crédito é um estorno parcial ou total de uma

fatura (fatura cancelada). Para lançar uma Nota de Crédito é necessário preencher

os mesmos campos de uma Fatura.

Outro Endereço ou Aba Correspondência -, você preenche as informações para

envio de Correspondência (cobranças e avisos). Este endereço pode ser

diferenciado da Sede ou ára de produção da empresa. Em seguida preencha mais

alguma informação adicional e por fim clique em Gravar.

Ordem Interna - Existem diferentes tipos de ordens insternas: Ordens de

Produção, Engenharia, Investimentos, Ordens de Custos Indiretos, Ordens de

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Marketing, Ordens Estatísticas e Ordem de Delimitação. Ordens internas são

utilizadas para planejar, coletar e liquidar custos e atividades.

Operações Internacionais – Vão desde a linha de crédito, investimentos,

pagamentos e recebimentos internacionais, despesas com viagens ou compra de

moeda extrangeira. As operações internacionais têm tarifas e impostos específicos

além de uma metodologia de seguro e padronização de operação de acordo com a

instituição financeira utilizada e o país em que será feita a operação.

Pagamento Residual – O sistema gera um documento de débido, compensando

automaticamente a fatura original e criando uma nova fatura com o valor restante.

Pagamento Parcial – O sistema gera um documento de crédito do valor recebido,

deixando as partidas em aberto para compensar no final do pagamento.

Plano ou Planejamento de Custos – O Plano ou Planejamento de custo vai

desde a análise do custo de manutenção mensal da empresa até a análise do custo

de produção por produto, segmento de negócio ou unidade de produção. No

planejamento também é possível estimar a quantidade de investimentos

necessária, capital de giro, faturamento, custos fixos, custos variáveis, custo por

produto e o lucro operacional esperado. As operações básicas são: estimativa de

custo, orçamento de custo e controle de custo.

Processar Lista de Documentos a Fazer - É uma espécie de revisão de faturas.

Produtividade – É o aumento ou diminuição do rendimento.

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Programação de pagamentos - A programação de pagamento é utilizada tanto

para Clientes quanto para Fornecedores. Nesta modalidde há o pagamento de uma

ou várias Unidades (ou Filiais) em que deseja fazer a programação de Pagamentos.

Simular – È uma espécie de pré visualização. Também pode simular antes de

realizar uma alteração que vá influenciar na empresa / contabilidade.

Sistema Multiempresarial – Sistema que funciona para várias empresas

simultaneamente. Cada empresa possui um financeiro e um módulo contábil

independente, mas é possível conciliá-los para um Balanço Geral da Organização.

Software de Gestão Empresarial – São Sistemas de Gestão que permitem um

controle automatizado de algumas ou de todas as áreas de uma empresa, seja ela

de pequeno, médio ou grande porte. Muitos softwares de gestão controlam apenas

alguns setores específicos como Gestão do Relacionamento com Clientes, Gestão de

Impostos, Gestão Financeira e Gestão de Recursos Humanos.

SRM – Supplier Relationship Management – A Gestão do Relacionamento com

Fornecedores inclui os processos administrativos e operacionais que vão desde a

compra de insumos (matérias-primas e bens de consumo interno) até à

manutenção e otimização de estoques para venda.

Transferência de Centro de Custo – Significa transferir todos os Centros de

Custo de uma empresa para outra empresa. Geralmente esta operação é

utilizada na abertura de uma nova filial. Ao transferir lançamentos de

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centro de custo verificamos a possibilidade de existir lançamentos de

despesas que não pertencem ao centro de custo. Daí a necessidade de se

transferir o lançamento para o Centro de Custo correto, que o originou.

Desta forma, a transferência permite corrigir erros de lançamentos dos

lançamentos primários.

Transportadora – É a entidade responsável pela entrega de uma mercadoria.

Transporte de saldo inicial – Esse processo envolve o transporte de saldos das

contas para o novo exercício. O transporte de saldo é realizado automaticamente

após a criação de um novo exercício. O que acontece nesta operação?

• Os saldos nas contas de balanço são transportados para o novo exercício

• As classificações contábeis são também transferidas

Taxa de Câmbio – Converte um montante para outra moeda. A taxa de câmbio no

SAP pode ter uma data de validade ou um período específico com um valor. O SAP

pode ter taxas de câmbio atualizadas diariamente. As taxas de câmbio também

poder ser usadas para: avaliação, conversão, pagamentos e recebimentos,

planejamento e cálculo de estoque e de patrimônio.

Unidade de Medida Básica – É a unidade de medida de comercialização de um

produto. Um produto pode ser cotado a litro mas ser vendido somente em

container ou caminhão fechado. Ex: litro, container e caminhão tanque. A unidade

de medida é LT para produtos Líquidos.

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Venda e Processos de Venda – São os processos necessários para a

concretização de uma venda. Uma venda não termina na entrega do produto, pois

existe o pós-venda e o pagamento da fatura por parte do cliente.

Venda Normal – Uma venda normal é uma espécie de emissão de um documento

comprobatório de uma transação. Algumas incorrem em venda com a cobrança e

recolhimento de impostos e outras são puros ajustes ou operações normais de uma

empresa:

Um novo documento de faturamento pode ser do tipo:

• Centros no Exterior

• Consumo Consignação

• Crédito / Devolução

• Estorno de Fatura

• Fatura

• Transferência de Estoque

• Nota de Crédito

• Nota de Débito

• Remessa

• Venda Entrega Futura

• Solicitação de Adiantamento

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