GUIA DE GESTÃO FINANCEIRA

PARA CONSULTÓRIOS:
COMO FAZER UM FLUXO DE CAIXA?
 SUMÁRIO

INTRODUÇÃO................................................................................................................................................ 3

O QUE É O FLUXO DE CAIXA?...................................................................................................................... 6

SEJA MINUCIOSO AO TOMAR NOTA SOBRE CADA GASTO.................................................................... 9

CRIE CATEGORIAS....................................................................................................................................... 12

REALIZE PROJEÇÕES FINANCEIRAS........................................................................................................ 19

FIQUE ATENTO À DATA DOS RECEBIMENTOS DOS PACIENTES......................................................... 21

CONCLUSÃO................................................................................................................................................ 24

SOBRE O AUTOR......................................................................................................................................... 26

SOBRE O IMEDICINA................................................................................................................................... 27
INTRODUÇÃO
INTRODUÇÃO

Prezar pela qualidade do atendimento, oferecer boas condições aos pacientes e contar com uma equipe de
profissionais qualificados são fatores essenciais para qualquer consultório médico ou clínica de sucesso.

A boa prestação dos serviços em um consultório também depende de várias outras características, como
o trabalho de diferentes funcionários, o ambiente, o cuidado com o paciente, a qualidade dos materiais
utilizados, o investimento em equipamentos e tecnologia, entre outros aspectos.

No entanto, existe um setor que, apesar de ser vital para a sobrevivência de qualquer empresa, costuma
passar despercebido por muitos profissionais do ramo da saúde. Estamos falando da área financeira — mais
especificamente em relação à gestão de fluxo de caixa.

Se esse é o seu caso, cuidado: o seu consultório pode estar em risco se você tem dificuldades para realizar
corretamente sua gestão financeira. Deixar esse ponto de lado ou não dar a devida importância para a
gestão do seu fluxo de caixa é um erro que pode comprometer o crescimento e até mesmo a sobrevivência
do seu negócio.

Por isso, é preciso assumir as rédeas das finanças da sua empresa. Só assim você conseguirá manter as
contas sempre no azul e garantir que seu consultório está realmente dando lucro.

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INTRODUÇÃO

Neste ebook vou te mostrar como realizar a gestão financeira do seu caixa da melhor forma — com dicas
que vão desde o planejamento financeiro até a análise da saúde das finanças da empresa, passando pela
importância de adotar um software de gestão para otimizar o gerenciamento do dinheiro. Você também
conhecerá os erros mais comuns cometidos na gestão financeira e aprenderá como evitá-los.

Boa leitura!

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O QUE É O FLUXO DE CAIXA?
O QUE É O FLUXO DE CAIXA?

O fluxo de caixa é uma ferramenta essencial

para a gestão financeira de qualquer negócio.
É por meio dele que todas as movimentações
financeiras de uma empresa em determinado
período de tempo são registradas.

Ou seja, aplicando para o seu caso, o fluxo de

caixa conterá todas as entradas e saídas de
dinheiro do seu consultório em um intervalo
de tempo — despesas, receitas, contas
a pagar, contas a receber, rendimentos,
investimentos, entre outros.

Na parte de entrada de recursos, por

exemplo, o fluxo de caixa registrará o
pagamento de seus pacientes — seja em
dinheiro, cartão de crédito, débito, cheque ou
por meio dos repasses dos planos de saúde.

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O QUE É O FLUXO DE CAIXA?

Já na parte de saída de recursos, o fluxo de caixa deverá conter todas as despesas do seu consultório —
desde as contas de água, luz, telefone, aluguel, até custos com café e produtos de limpeza, passando pelos
gastos com materiais médicos, equipamentos, investimentos, pagamento de secretárias, funcionários e
outros custos.

Assim, ao comparar a movimentação de entradas e saídas — subtraindo o saldo do dinheiro que entrou
pelos valores que saíram — será obtido o fluxo de caixa, que representa efetivamente o resultado que seu
consultório teve durante o período.

Com isso, utilizando o fluxo de caixa no cotidiano do seu consultório, você terá o controle de tudo o que
acontece financeiramente em seu consultório. É por meio desse controle que você vai conseguir manter
suas contas em dia, planejar investimentos e contratações e, ainda, não ser pego desprevenido por conta
de atrasos no pagamento.

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SEJA MINUCIOSO AO TOMAR NOTA SOBRE CADA GASTO
SEJA MINUCIOSO AO TOMAR NOTA SOBRE CADA GASTO

Registrar toda e qualquer movimentação no caixa de seu consultório é essencial para manter a eficácia da
gestão financeira. Por isso, nem mesmo despesas pequenas podem ser ignoradas.

Manter o registro e o controle de tudo o que entra e o que sai evita uma série de imprevistos — como
descobrir que não há dinheiro suficiente para arcar com a folha de pagamento de seus funcionários, ou ficar
sem capital de giro porque vários clientes ainda não pagaram.

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SEJA MINUCIOSO AO TOMAR NOTA SOBRE CADA GASTO

Saber quais são as entradas e saídas da sua empresa também é fundamental para reduzir gastos. Os
empreendedores precisam ter noção exata de quanto ganham e de quanto podem realmente gastar e
investir — somente por meio de um bom controle de fluxo de caixa isso será possível.

No entanto, não basta apenas registrar todas as movimentações financeiras: é importante escolher
um período para que as movimentações sejam controladas. Por isso, estipule um período para
o fechamento do caixa — você pode controlar seu fluxo de caixa diariamente, semanalmente,
quinzenalmente ou mensalmente. O indicado é não escolher um período muito longo, pois a chance
de errar é proporcional ao intervalo.

O interessante é que ao final de cada período você revise todos os lançamentos de receita e de despesa,
compare com o extrato bancário e verifique se o saldo de cada conta está batendo com os seus lançamentos.

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CRIE CATEGORIAS
CRIE CATEGORIAS

Para fazer a correta gestão do fluxo de caixa do seu consultório, é

necessário que você possa identificar a procedência de todas as
transações registradas. Cada movimentação — seja de entrada ou saída
de recursos — deve constar no seu fluxo de caixa com uma indicação
que a represente como parte de uma categoria.

Por isso, crie uma classificação para todos os tipos de receitas e

despesas que seu consultório possa ter:

»» Para as saídas de dinheiro, crie agrupamentos de custos,

identificando e classificando despesas em comum em
um mesmo tópico. Assim, você saberá de uma forma mais
estruturada onde está gastando seu dinheiro.

»» Da mesma forma, crie agrupamentos de receitas para as

entradas de recursos que o consultório tiver. Classifique suas
receitas de acordo com tipo de serviço que você vender — assim,
você saberá de onde e como você está recebendo mais dinheiro.

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CRIE CATEGORIAS

SEPARE ENTRADAS E SAÍDAS DE DINHEIRO

É importante registrar separadamente as entradas e saídas do seu consultório, discriminando a origem das
receitas e o destino das despesas. Quando você consegue ter esse tipo de controle sobre a movimentação
financeira do seu consultório, você se torna capaz de planejar estrategicamente os rumos do seu negócio.

Ao fazer essa análise, você consegue perceber quais procedimentos, tipos de pacientes e convênios são
mais rentáveis para o consultório — podendo, assim, focar sua estratégia de marketing neles e aumentar
seus rendimentos.

Da mesma forma, ao destacar como acontecem saídas de dinheiro, você passa a entender melhor onde está
gastando — o que possibilita a redução de custos desnecessários e o investimento em outras áreas.

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CRIE CATEGORIAS

O recomendável é classificar as entradas e saídas do fluxo

de caixa em:

»» Faturamento: dinheiro que entrou no caixa da

empresa dentro de um período determinado;

»» Despesas: todos os gastos e pagamentos efetuados;

»» Resultados: o saldo positivo (lucros) ou negativo

(prejuízos) do período, após o pagamento das
despesas;

»» Investimentos: todo o montante que será aplicado

para ampliar a capacidade da empresa — compra
de novos equipamentos, treinamentos, ações de
marketing, entre outros.

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CRIE CATEGORIAS

Faça também a distinção das formas de pagamento nas entradas de caixa, como cartão de crédito, dinheiro
e cheque pré-datado. Nas saídas, considere pontos como impostos, pagamentos a fornecedores e folha de
pagamento.

SEPARE AS CONTAS PESSOAIS (PF) DAS CONTAS DO CONSULTÓRIO (PJ)

Apesar de ser uma dica óbvia, este ainda é um dos erros mais cometidos dentro dos pequenos e médios
negócios. Misturar as contas pessoais com as finanças da pessoa jurídica é uma falha clássica, que pode
comprometer bastante os seus resultados no final do mês.

Por esse motivo, ao classificar as despesas do seu consultório, não se esqueça de eliminar qualquer gasto
ou recebimento que esteja relacionado à sua vida pessoal. Outra medida necessária para não deixar suas
contas pessoais interferirem no andamento financeiro do consultório é determinar, desde o início, quanto
será o seu “salário” — pró-labore.

Ao fixar o quanto você poderá retirar por mês, você incorpora seu próprio pagamento ao planejamento
de gastos do consultório. Assim, você não afeta o patrimônio do negócio com suas próprias despesas,
mantendo o fluxo de caixa mais organizado e previsível.

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CRIE CATEGORIAS

DÊ ATENÇÃO AOS EXTRATOS BANCÁRIOS,

NOTAS FISCAIS E COMPROVANTES DE PAGAMENTO

O acompanhamento detalhado do seu fluxo bancário e do registro de suas notas fiscais, recibos e
comprovantes de pagamento é importantíssimo para sua gestão financeira. Tais documentos são uma ótima
fonte de informação sobre a situação do seu negócio.

Ao analisá-los, será possível conhecer diversos “detalhes” do seu fluxo de caixa. É importante sempre conferir
os extratos bancários, por exemplo, para não correr o risco de contabilizar cheques que foram devolvidos ou
pagamentos ainda não realizados.

Por isso, não deixe de realizar sua conciliação bancária — revisando e comparando os extratos bancários
com seus controles internos. O mais recomendado é realizar a conciliação no começo do dia, analisando
as movimentações do dia anterior, de modo que o saldo do extrato do banco seja o mesmo do controle
do consultório.

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CRIE CATEGORIAS

A tecnologia pode ajudar nessa

questão: por meio de um software de
gestão para clínicas e consultórios, é
possível facilitar a forma como você
conduz questões burocráticas do
seu consultório.

Se voltado especificamente para os

profissionais da área de saúde, as
análises ficam bem mais práticas
com a integração
de todos os dados por meio de
relatórios práticos e intuitivos.

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REALIZE PROJEÇÕES FINANCEIRAS
REALIZE PROJEÇÕES FINANCEIRAS

Também é possível usar o fluxo de caixa como uma ferramenta de

previsão financeira, ao utilizar as estimativas de receitas e despesas
para planejar financeiramente como serão os próximos meses do
consultório.

Se o consultório trabalha com pagamentos em um sistema a prazo

(como cartão de crédito e parcelamento), por exemplo, você pode
considerar os valores de entrada em um fluxo de caixa futuro —
obviamente levando sempre em conta o risco de inadimplência e
de atrasos. As despesas fixas, os investimentos e os pagamentos
que você parcelou também podem ser contabilizados nas saídas
futuras do fluxo de caixa.

Assim você trabalhará para evitar surpresas e conseguirá ajustar o que

for preciso para manter o caixa positivo. Quanto melhor for a gestão de
caixa, maior será seu poder de projetar essas transações no seu fluxo
futuro, podendo prever qual será a situação financeira do consultório
nos meses seguintes.

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 FIQUE ATENTO À DATA DOS
RECEBIMENTOS DOS PACIENTES
FIQUE ATENTO À DATA DOS RECEBIMENTOS DOS PACIENTES

A inadimplência é uma questão sensível para o caixa de qualquer empresa. Ao não controlar o pagamento
dos seus clientes, você complica consideravelmente a situação financeira do seu consultório — podendo
chegar ao extremo de levá-lo à falência;

Por isso você precisa ficar atento e administrar os pagamentos parcelados dos pacientes que seu
consultório atender, bem como monitorar os repasses dos planos de saúde e convênios. Controle seu capital
de giro para não fazer despesas em cima daquilo que ainda não recebeu e cobre quem está devendo.

Além disso, para oferecer pagamentos a prazo e manter um bom controle de crédito, você precisa:

»» Ter noção de como são os custos fixos e variáveis do seu consultório antes de oferecer
pagamentos a prazo;

»» Oferecer descontos e bonificações para quem paga à vista;

»» Alinhar as condições de prazos de pagamentos com suas necessidades de caixa;

»» Controlar os recebimentos e, se possível, cobrar sempre com cartão de crédito;

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FIQUE ATENTO À DATA DOS RECEBIMENTOS DOS PACIENTES

»» Em caso de glosa médica (atraso no

repasse de pagamentos dos planos
de saúde), informe a administradora
do plano. Persistindo a inadimplência,
procure a ANS (Agência Nacional de
Saúde), as autoridades responsáveis
ou até mesmo a justiça;

»» Lembrar o cliente de sua

inadimplência após o vencimento
da dívida. Use a tecnologia para
automatizar essa tarefa, com disparos
por e-mail e SMS, por exemplo;

»» Persistindo o não pagamento, procure

um escritório de cobranças para
recuperar a dívida. Em último caso,
acione a justiça.

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CONCLUSÃO
CONCLUSÃO

Você, como profissional da saúde, precisa saber exatamente

como atender seus pacientes e oferecer a eles o melhor
cuidado possível. No entanto, isso ainda não é o bastante: para
garantir o sucesso do seu consultório ou clínica no mercado, é
preciso dominar todas as questões de gestão envolvidas.

Assumir o controle da gestão financeira do seu

consultório é essencial para manter a empresa sempre
operando no azul, sem dores de cabeça e com boas
perspectivas de crescimento. Conte com a ajuda de um
software de gestão nessa empreitada — com ele sua
rotina se tornará muito mais simples e, além das finanças
da companhia, a gestão de outras áreas também será
otimizada de forma significativa.

Esperamos que este e-book tenha lhe ajudado a dominar

esse ramo do conhecimento e a aumentar o sucesso e a
rentabilidade de seu consultório.

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SOBRE O AUTOR

Luís Eduardo é especialista em planejamento Estratégico com MBA

em gestão empresarial e inteligência de mercado. Luís é consultor de
negócios e atua no mercado de saúde há quase 10 anos.
SOBRE O IMEDICINA

O iMedicina é um software completo para gerenciamento de clínicas e consultórios.

Vamos além: podemos ajudá-lo a conseguir mais pacientes, aumentar o seu faturamento
e fidelizar os pacientes que se consultam com você.

Com o iMedicina, você dá visibilidade para o seu negócio, otimiza sua organização,
melhora seus processos e ainda aumenta a fidelização e a satisfação dos seus pacientes.