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10. 5S para Ambientes Administrativos

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Um pequeno experimento

Quantas cores você conseguiu enxergar?

Quantos pontos de cada cor você conseguiu enxergar?

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Solução

E agora? Quantos pontos e cores você conseguiu enxergar?

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5S no escritório – estrutura e transparência através da organização
do ambiente de trabalho

5S Metodologia – Excelência no escritório através de abordagens estruturadas

5S Vantagens – Redução do desperdício, executando o trabalho correto

5S Workshop – Melhorias sustentáveis através de workshops

5S Padrões – Melhoria do autogerenciamento e do gerenciamento das

habilidades do time através da definição de padrões comuns para
todo o time

5S Pensamento – Otimizar os padrões e a organização do escritório continuamente

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O Significado dos 5S

S EIRI
SEIRI Senso de Utilização

SEITON Senso de Ordenação

SEISO Senso de Limpeza

SEIKETSU Senso de Padronizar

SHITSUKE Senso de Autodisciplina

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5S – Metodologia – conduz a organização do escritório em geral
para um ambiente transparente e eficiente.

3S-Ação
1.Utilização
Definir o que é necessário e o que não é necessário. Eliminar todos os componentes
e ferramentas desnecessários.
2. Organização
Limpar e organizar tudo de acordo com a prioridade de utilização.
3.Limpeza
Manter o ambientes de trabalho, ferramentas e componentes limpos e organizados.

4. Padronização
Repetir as etapas 1-3 continuamente e crie padrões para um trabalho consistente.
5. Manutenção da disciplina
Desenvolver autodisciplina e enfatizar a melhoria dos padrões. Estas atitudes devem
se tornar o novo modo de operação.

Padronização sustentável

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5S – Reduz o desperdício dentro dos departamentos
administrativos e cria a base para um escritório Lean

Desperdício através de Desperdício através de Transporte de Movimento em

fluxo de informações/ reuniões sem sentido informação e ambientes de escritório
excesso de produção documentos de trabalho
ou duplo trabalho
▪CAD
CAD-
Local de
Arbeitsplätze
trabalho

Plotter im
▪Impressora
Keller
▪no subsolo
▪Outros
Andere
▪Departamentos
Abteilung

Desperdício gerado Desperdício gerado Desperdício gerado Ignorar a criatividade e o

através do tempo de pelo processo de pelos altos níveis de know-how
espera trabalho estoque dos funcionários

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Um ambiente de trabalho limpo e organizado trás uma série de
benefícios

Antes Depois

Vantagens:
 Redução do esforço de procura
 Aparência profissional
 Redução de movimentos e caminhos desnecessários
 Redução de custos através da diminuição de componentes e ferramentas no local trabalho

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Etapa 1: Organização passo a passo cria espaço e clareza

Manutenção
Utilização Organização Limpeza Padronização
da disciplina

Espaço reservado

Definir o espaço a ser

trabalhado
Avaliação

Todos os objetos /
documentos são
coletados e avaliados
Separar
Organizar por:
Uso constante
Uso esporádico
Sem uso (eliminar)

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O cartão de ação além de visualizar defeitos e/ou dispositivos
inúteis também define um responsável com prazo determinado
Manutenção
Utilização Organização Limpeza Padronização
da disciplina

Cartão de Ação

Visualizando dispositivos ou componentes inúteis

Cartão de Ação
Organizar

Arrumar

Preencher

Limpar

Não utilizado Outros

Quem?

Prazo?

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Etapa 2: Colocar em ordem significa: cada parte tem uma posição
definida, que é demarcada, etiquetada e compreendida por todos
Manutenção
Utilização Organização Limpeza Padronização
da disciplina

Separar o que é necessário e determinar quanto tempo isto será necessário

Classificar formulários: ordem de projetos; dados técnicos; problemas gerais; etc.
Atribua a cada classe um determinado espaço ou posição Marcar ou etiquetar
Demarcar e etiquetar os locais definidos Definir
(etiquetas coloridas)
Classificar
Organizar

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Etapa 3: Criar um ambiente de trabalho limpo e organizado para
um trabalho mais eficiente
Manutenção
Utilização Organização Limpeza Padronização
da disciplina

▪ Manter os dispositivos, arquivos e local de trabalho

limpos e organizados

▪ Limpeza é a base para um trabalho de alta qualidade

e permite identificar problemas em estagio inicial

▪  A limpeza é garantida através de uma

agenda de limpeza:
▪ O que devemos limpar e manter limpo? (Ex:
dentro ou em cima da mesa, carrinhos de
transporte, teclado, armários, prateleiras, etc..)
▪ Qual deve ser a frequência de limpeza?
▪ Quem deve limpar e quando?

▪ Não deve existir tumulto de cabos( síndrome de

spaghett)

▪ Lixeiras devidamente etiquetadas e diferentes para

a separação dos resíduos.

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Etapa 4: Autogerenciamento e gerenciamento das habilidades do
time são melhorados através da definição de padrões comuns

Manutenção
Utilização Organização Limpeza Padronização
da disciplina

Armário de materiais
Instalações

Organização dos
compartilhadas

equipamentos
Espaço
Local de de
▪v
trabalho trabalho
reuniões
Sala de

Instalações Armário do escritório

compartilhadas
Organização dos arquivos
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Exemplo de padrões:
A organização dos elementos do escritório minimiza o esforço de
procura
Existem padrões de organização para os
elementos do escritório:
Em geral:
▪ Cada gaveta deve estar devidamente etiquetada.
▪ Compartimentos das gavetas devem estar
etiquetados ou marcados.
▪ Cada pessoa tem uma própria gaveta particular.
▪ As amostras não são coletadas. Apenas uma
amostra de cada categoria devidamente
etiquetada é mantida.

Vantagens da organização das gavetas:

▪ Os locais do escritório não são utilizados para
armazenamento temporário. Mesmo em troca
turno o esforço de pesquisa é minimizado.
▪ O equipamento é fornecido limpo e em ordem,
bem como na quantidade necessária.
▪ A organização dos elementos do escritório leva a
uma aparência profissional.

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Exemplo de padrões:
Um arranjo visual lógico do desktop facilita e agiliza o trabalho

Crie um arranjo visual lógico em seu desktop

O plano de fundo do desktop deve conter as
seguintes áreas:
▪ Área para “Meu Computador“, “Lixeira” etc.
▪ “Pasta Pessoal” para os funcionários
▪ Atalhos relacionados com bases de dados
▪ Atalhos para programas mais utilizados
▪ “Pastas favoritas”

Benefícios de um desktop com visão geral:

▪ Padrão de arranjo de desktop para toda a
empresa
▪ Minimizado esforço de pesquisa
▪ Alta capacidade para trabalhar

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Exemplo de padrões:
Utilizar os recursos disponíveis no Outlook ajuda no
gerenciamento dos e-mails.
Organização da caixa de E-mail

▪ E-mails devem ser respondidos, tarefas devem

ser atribuídas e devem ser deletados
imediatamente.

▪ Salve os anexos em seus devidos lugares e

delete o e-mail.

▪ Se necessário crie sub pastas no outlook e salve

o e-mail.

▪ O conteúdo do e-mail está relacionado a um dia

específico, portanto coloque-o no calendário
como um novo agendamento ou adicione ao
evento já existente.

▪ E-mails contendo um endereço importante

necessita ser copiado para os contatos.

▪ Tarefas que não podem ser atribuídas, precisam

ser copiadas em suas tarefas, agende a tarefa ou
adicione a uma tarefa já existente.

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Exemplo de padrões:
5W´s ajuda a estruturar e implementar um arquivamento de dados
adequado.
5W- Metodologia de armazenamento de dados:

1. Por que devo armazenar isto?

Há necessidade deste documento

2. Onde devo armazenar isto?

Pasta
Pasta suspensa
Computador

3. Como devo armazenar isto?

Em ordem alfabética
Em ordem alfanumérica
Em ordem cronológica
Arranjos de armazenamento

 Convenção para os nomes dos arquivos

4. Quem deve armazenar isto?

Evita dupla armazenagem
Arquivamento digital ou físico

5. Quem deve utilizar os arquivos armazenados?

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Exemplo de padronização:
A gestão visual começa com a padronização da nomenclatura e etiquetas

Benefícios de etiquetas padronizadas: Visualização das

Legenda
pastas
▪ Etiquetas coloridas informam o local correto dos
arquivos a primeira vista

▪ Pastas colocadas em local errado é verificado

imediatamente

▪ Preenchimento errados podem ser evitados

através de marcações com cores

▪ Aparência profissional

▪ Esforço para procura minimizado

▪ “Cada cor = Um tópico”

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Exemplo de padrões:
Kanban dos elementos do escritório elimina elementos desnecessários e
estoques antigos
Procedimento de controle do circuito do Kanban: Cartão Kanban Cartão Kanban
▪ Coloque um quadro para os cartões Kanban (número do Nível mínimo de estoque atingido!
Nº 31
Data:
Elaborado por:: Nível mínimo de estoque atingido!
Nº 31
Data:
Elaborado por::

item, número do índice do cartão, nível mínimo de

estoque, quantidade pedida, unidade de embalagem,
etc..)
▪ Se o nível mínimo de estoque é atingido é necessário
colocar cartões Kanban no quadro.
▪ Quando o fornecedor entregar os itens colocar o cartão
junto a eles. Nome do item: Stabilo Boss, amarelo Nome do item: Post -it 3 M, 76 x 76

Item -Nº: Item Nº:

Página do Catálogo: Página do Catálogo:
Estoque Mínimo: Estoque Mínimo:
Quantidade: Quantidade:
Benefícios do Sistema : Outros: Outros:
Dok .Nr. Dok .Nr.

▪ Compartilhamento dos artigos do escritório

Dateiname Dateiname
© Staufen Akademie © Staufen Akademie

▪ Redução da variedade e quantidade do estoque

▪ Lista padrão para os itens do escritório
▪ Sistema de puxada para itens do escritório
▪ Encomendas realizadas em quantidades definidas
▪ Ter um armário central com os artigos do escritório
▪ O material correto fornecido no tempo correto no local
correto

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Etapa 5: Auditorias regulares e padronizadas ajudam na melhoria
contínua e sustentar os resultados
Manutenção
Utilização Organização Limpeza Padronização
da disciplina

Place: Next Audit:

Date: Auditor:
Participants:

Audited feature Scores Remarks

1. Sort out 0
Working equipment All tools, measurement devices and further equipment are necessary for the daily work

Machines and equipment All machines and equipment (also appliances, moulds, …) are used regularly

Material and containers for

transportation
All production material and containers for transport on site are regularly used
Atual
Actual Meta
Target Utilização
Sort out
All necessary objects can be recognised at once and are in a orderly condition (unnecassy
Further equipment
closets, tables, broken chairs,....)

Current notices and information

2. Set in Order
Labelling for material storage
sites
Lines and markings on the floor
Marking of shelves and cabinets
All current notices and information blackboards are necessary and up-to-date (catalogues, 50
cabinets, adjustment sheets, orders, time cards,...)
0
A maximum and minimum stock of parts and material has to be clearly visible. Storage sites for
pallets, boxes, transport carts, ... are marked.
Necessary lines and markings exist and are clearly visible.
Paths - storage sites - restricted area Organização
Set in Order

Best Point of tools, jigs and

All shelves, cabinets and equipment in this area are marked on the inside and outside

Storage of appliances, tools and cleaning supplies are well organised, it is visible where the
Sustain the
Manutenção
fixtures tools, jigs and fixtures are placed resp. are missing
disciplina 50
da discipline 50
Marking of work areas Identification marks to identify departments, responsible personell, etc. exist

3. Shine 0
Workbenches The workplace is clean

Machines Machines and appliances are kept clean of chips, liquids, material, dust and waste

Floor, driveway The floor is free of chips, liquids, material, waste

Staff facilities Staff facilities (Information corners, break rooms) are tidy, clean and pleasant

Working equipment and tools, jigs and fixtures in use are clean and in perfect technical condition, e.g.
Common tools, jigs and fixtures
cables, oilpans, load-securing devices, ….

Standardize 50 50
Scores out of 150
3S-Audit Rating
Padronização
4. Standardize 0 Shine
Limpeza
Tasks and intervals for cleaning and maintenance are defined .
Cleaning rotas
It is described WHO does WHAT, WHEN and WITH WHAT

Mentoring Mentoring responsibilites and rights are defined and implemented

Documentation and characteristics for the area are posted. Storage sites for material, means of
Visualisation
transport and empties are marked.
Guidelines are the basis for the workplace design (weight, flow, light, noise,….)
Ergonomics
Personal protective clothing is defined

Waste disposal Appropriate waste bins exist and are marked

5.Sustain the discipline 0

Bewusstsein für die Standards The awareness for the need of standards exists. The management keeps to the standards.

Employees are given time off for the activities. Everybody gets involved. Mentoring is assigned
Mentoring
(job rotation). Everyone has the same level of knowledge. Training plan is available.

Visualisation Audit plan and team are defined. The adherence of the standards is checked regularly.

The improvement of the working environment is constant goal.

Ergonomics
(lifting equipment, accident statistics, etc.)
When using working materials (packaging, lubricants….) the environmental safety must be
Waste disposal
considered.
5S-Audit Rating 0 Scores out of 250

0 scores: insufficient / not evident | 2 scores: must be very much improved | 4 scores: must be improved | 6 scores: average | 8 scores: good | 10 scores: excellent

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