Estrutura OKR para definição de metas e autoavaliação

bscdesigner.com/okr-framework.htm

Também disponível em inglês

O OKR é uma excelente ferramenta para definir metas tangíveis e

avaliar os resultados alcançados.

A estrutura de Objetivos e Resultados-Chave (OKR) está se tornando

popular nos dias de hoje. É leve, transparente e supostamente menos
tendencioso. Os principais resultados tornam os objetivos quantificáveis
e mais tangíveis.

Modelo OKR
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Aqui estão os principais tópicos deste artigo:

O que é OKR? Histórico de OKR e principais processos.
Autoavaliação – Usando OKR para autoavaliação de funcionários
Por que OKR? Exemplos de uso de OKR.
Melhorando o OKR – Não apenas resultados, mas fatores principais
Melhorando o OKR – Vinculando objetivos à estratégia
OKR vs. BSC – a diferença entre os frameworks OKR e Balanced Scorecard.
Lista de verificação do OKR Framework - As partes obrigatórias do OKR

História do OKR
A ideia de gerenciar um negócio com foco em objetivos tangíveis não é nova:

Em 1954, Peter Drucker em “The Practice of Management” introduziu a Gestão por

Objetivos (MBO) [1] .
Na década de 1970, a Intel estava explorando as práticas de OKR [2] . Foi quando
John Doerr, sob a liderança de Andy Grove, estava trabalhando com a OKR.
Mais tarde, John Doerr apresentou o OKR à equipe de liderança do Google [3] .

Hoje, a lista das empresas que usam OKR inclui [4]Mas, obviamente, é difícil dizer se a
palavra da moda significa o mesmo em diferentes organizações.

O que é um sistema OKR típico?

O framework OKR é bastante flexível. Não existe um “manifesto” oficial para OKR e
recomenda-se que as empresas o adaptem à sua cultura. Ainda assim, existem alguns
recursos compartilhados.

Ponto de partida: OKR é uma estrutura para definir objetivos e medir resultados

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 Maior benefício: o framework OKR ajuda a comunicar e priorizar objetivos
Objetivos são metas qualitativas (sonhos)
Os principais resultados são resultados quantitativos (métricas)
Normalmente existem 3-4 objetivos e 3-5 resultados para cada
O sistema OKR é limitado no tempo (normalmente relatado trimestralmente)
OKRs são para nível pessoal, de equipe e de empresa
OKRs devem ser públicos dentro de uma organização
O sistema OKR não está vinculado à avaliação direta de desempenho (pelo menos o
OKR não é a única parte dele)

Processo OKR
O processo de OKR é relativamente leve. Embora a implementação final varie de
organização para organização, 4 etapas comuns podem ser definidas.

Etapa 1. Discussão
Formulação de objetivos e resultados-chave.

O que importa?
Qual é a nossa estratégia? Onde estamos agora? Para onde queremos ir? Como
podemos chegar lá?
Quais são os objetivos globais e locais?
Que resultados precisamos para atingir os objetivos?

Etapa 2. Execução
Uso prático do OKR para focar as atividades diárias no que importa.

Etapa 3. Nota
Cálculo da pontuação final para os objetivos

A maioria das empresas calcula a média matemática;

Alguns calculam a média ponderada das pontuações alcançadas.

Etapa 4. Revisão
Análise de sucessos e fracassos.

Por que alguns OKRs foram perdidos?

O que deve ser mudado no próximo período?
Todos os objetivos ainda são importantes?
O que podemos fazer melhor/diferente?

Autoavaliação do funcionário com OKR

Podemos usar OKR para avaliar funcionários? A resposta é sim e não."

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 Não, a gerência não deve usar OKR para avaliar funcionários
Sim, os funcionários podem usar o OKR para fazer autoavaliações

O que acontece se a administração ainda quiser usar OKR para avaliação de desempenho?
Aqui estão alguns cenários possíveis.

Cenário Expectativas Realidade

(A) Os gerentes A empresa Os funcionários encontrarão uma maneira de

vinculam o OKR saberá quem burlar o sistema . Tanto as partes “objetivos”
aos planos de contribuiu mais e quanto as partes “resultados” logo serão
compensação compensará de quebradas, por exemplo, focando em objetivos
acordo. fáceis de alcançar por objetivos sem sentido.

(B) Os gerentes Ajude os Dependendo da implementação: se for outra

fazem funcionários a forma de incentivo não monetário (por
avaliações de fazer melhor o exemplo, recompensa de reputação), esteja
desempenho seu trabalho. preparado para o cenário (A).
usando os
resultados do
OKR

(C) Os Os funcionários Funciona muito bem para as equipes

funcionários são aprenderão com autogerenciadas que praticaram OKR.
incentivados a seu progresso Certifique-se de preparar uma base cultural
fazer sem medo de adequada antes de tentar este cenário.
autoavaliações possíveis
com OKR penalidades.

Como você pode ver, a autoavaliação é o cenário mais seguro, pois estamos substituindo
recompensas monetárias e de reputação por recompensas intrínsecas . De acordo com
Kenneth Thomas [5] , existem quatro recompensas intrínsecas:

Sentido de significação. No nosso caso, isso é fornecido pela declaração de

missão bem formulada no Balanced Scorecard.
Sentido de escolha . A maioria das metas no OKR são produtos de discussão e são
sugeridas pelos funcionários.
Sentido de competência . Os “resultados-chave” devidamente selecionados são o
indicador de um trabalho de alta qualidade realizado.
Sentido de progresso . Ela é percebida pelo colaborador como a mudança nos
valores das principais métricas e dos principais resultados.

Como implementar a autoavaliação no framework OKR?

Na verdade, já está lá. Veja novamente o processo de OKR (especificamente na parte

de revisão).

Aqui você tem um formulário de autoavaliação do funcionário para o OKR

Framework .

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 Degrau Descrição FAÇAM

1. Calcule a pontuação final de OKR. Verifique os principais

Avaliação resultados (indicadores de
básica atraso) no software de
automação.
Os usuários do BSC
Designer podem ver as
pontuações de desempenho
para as perspectivas, metas
e indicadores:

2. Por que alguns OKRs foram perdidos? Resultados da análise:

Análise Por exemplo, o objetivo depende de outro 1.
de causa objetivo, o objetivo não é mais relevante,
raiz outros objetivos tiveram maior prioridade ou 2.
algumas habilidades/conhecimentos são
necessários. 3.

4.

Os usuários do BSC
Designer podem adicionar
os resultados da análise de
causa raiz às iniciativas.

3. Plano Levando em conta os resultados da análise Plano novo:

de ação de caso-raiz, o que posso fazer melhor Metas
para o próximo período? Métricas de liderança
e atraso
Iniciativas

Os usuários do BSC
Designer podem adicionar
novas metas e iniciativas
diretamente por meio de seu
mapa estratégico.

Por que OKR?

O framework OKR não é apenas uma maneira de ter uma lista de coisas a fazer. Ajuda a
resolver alguns problemas típicos de gerenciamento. Aqui estão alguns benefícios comuns
de usar o framework OKR:

Entendendo as prioridades . Saber (e comunicar) o que importa e o que não

importa
Concentrando esforços . É por isso que limitamos o número de objetivos a 3-4
Alinhar ações com o que é importante para os outros (por isso os OKRs são
públicos dentro da empresa)

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 Visão imparcial sobre os resultados alcançados (por isso não é recomendado
conectar um sistema OKR diretamente às avaliações de desempenho)

Exemplo de OKR: pouso vertical

Objetivo (difícil, mas não impossível): Aterrissagem vertical para um foguete

O que precisamos para atingir um objetivo?

Resultado chave 1 : Melhor cálculo do desvio vertical (“melhor” a ser definido em

números)
Resultado chave 2 : Manter o ângulo correto (“correto” a ser quantificado, por
exemplo, certo nível de erro)

Exemplo de OKR: página de destino do site

Objetivo: Criar uma landing page perfeita para o site! Onde “perfeito” significa:

Resultado-chave 1 : Design de tema responsivo (resultado binário)

Resultado-chave 2 : taxa de rejeição ajustada <= 30%
Resultado-chave 3 : Conversão de visitante para assinante >= 20%

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Desvantagens do OKR ou como melhorar o OKR

Os riscos óbvios estão associados a fazer OKR “de maneira errada”:

Ter muitos objetivos (sem foco no que importa)

Vinculação agressiva do sistema OKR à avaliação de desempenho ou plano de
incentivo (tendo como resultado medições tendenciosas)
Construir silos informativos e manter o OKR privado (não há como alinhar com os
objetivos dos outros)

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Há também desvantagens/riscos menos óbvios que sugiro discutir abaixo, juntamente
com possíveis maneiras de melhorar.

Hack 1. Não apenas “resultados” importantes – como considerar

os principais fatores
Os “resultados-chave” estão defasados por sua definição, ajudam a validar a conquista,
mas não a quantificar os fatores de sucesso. Pode-se argumentar que, no contexto do
objetivo, o resultado-chave também pode ser um fator importante. Isso está correto, e é
importante ter isso em mente ao discutir os principais resultados e depois fazer a revisão.

Para ter uma visão completa de por que o objetivo foi um sucesso/fracasso,
precisamos ter ambos – fatores principais e resultados atrasados.

Dê uma olhada no objetivo “criar uma página de destino de site perfeita” no exemplo
acima. Um dos principais resultados foi “ Taxa de rejeição ajustada <= 30%”. Esse é um
resultado esperado, mas como vamos chegar lá? A taxa de rejeição do site depende de
muitos fatores, por exemplo, a qualidade do conteúdo; um conteúdo deve ressoar com o
auditivo, portanto, neste caso, é uma boa ideia emparelhar o resultado chave “Taxa de
rejeição ajustada <= 30%” com os principais fatores:

Fator de liderança: analisar o comportamento do visitante do site; encontre 5 temas

de maior interesse para os visitantes;
Fator de atraso: reescreva o conteúdo usando insights sobre o comportamento do
visitante

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O OKR final pode se parecer com este:

Objetivo: Criar uma landing page perfeita para o site! Onde “perfeito” significa:

Resultado-chave 1 (principal) Encontre 5 tópicos de maior interesse para os

visitantes; reescrever o conteúdo usando insights;
Resultado-chave 2 (atraso): taxa de rejeição ajustada <= 30%

Hack 2. Vinculando objetivos a uma estratégia

Durante a etapa de discussão, as equipes deveriam fazer o seu melhor para chegar a
objetivos que ressoassem com a estratégia da empresa. Embora o desafio do alinhamento
entre objetivos e estratégia seja claro, a estrutura OKR não sugere nenhuma maneira
explícita de lidar com esse desafio.

Uma boa abordagem neste caso seria vincular os objetivos do sistema OKR aos objetivos
do scorecard da estratégia, como por exemplo K&N Balanced Scorecard .

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 Um mapa estratégico neste caso funcionará como um filtro de primeiro nível para
possíveis ideias.

A ligação entre o OKR e o scorecard da estratégia pode ser conceitual (“este objetivo
suporta esse objetivo estratégico!”) ou pode ser um link direto dos OKRs de vários níveis
(por exemplo, cascata de OKR).

Em ambos os casos, o uso de software de automação ajuda. Por exemplo, o BSC Designer
pode visualizar os objetivos estratégicos de uma empresa em um mapa estratégico,
vincular o desempenho da meta aos resultados-chave específicos e propagar o OKR, se
necessário.

Como cascata OKR?

Em muitos exemplos de OKR, os resultados são binários. Algo como “recurso ABC
adicionado” com pontuações possíveis “sim” ou “não”. Isso funciona bem em pequena
escala, mas não parece uma abordagem eficaz para alguns desafios de longo prazo.

Por exemplo, adicionar um novo recurso no software não é apenas programar de acordo
com os novos requisitos, é analisar o comportamento do usuário, entender como as coisas
podem ser facilitadas, testar algumas hipóteses e assim por diante.

Nesse caso, sugiro dar suporte ao resultado “Recurso ABC adicionado” com sub-
resultados mais específicos, como “Análise de testes A/b”, “Requisitos não ambíguos
escritos”, “Testes unitários adicionados”.

Essa abordagem fornecerá ao proprietário do OKR um plano de ação muito melhor.

Outros membros da equipe terão uma noção melhor de onde podem contribuir.

Essa é uma maneira direta de propagar o OKR naturalmente, especialmente quando o

software de automação é usado.

Qual é a diferença entre os frameworks OKR e Balanced

Scorecard?
À primeira vista, eles podem parecer semelhantes, pois ambos os frameworks lidam com
objetivos de negócios. Na realidade, a área de aplicação dessas ferramentas é bem
diferente.

Para dar uma resposta detalhada a esta pergunta, precisamos olhar para o processo de
planejamento estratégico . Vamos analisar cinco etapas do processo de planejamento
estratégico do ponto de vista da aplicabilidade do framework OKR.

Etapa 1. Definição de Missão, Visão, Valores - Sem Solicitação de OKR

A estrutura do Balanced Scorecard ajuda a mapear a missão, visão e valores.

A estrutura OKR não é aplicável aqui.

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Etapa 2. Formulação da Estratégia - Use os Resultados Trimestrais dos
OKRs
Para a etapa de formulação da estratégia (etapa 2 do planejamento estratégico),
precisamos apresentar a hipótese que descreveremos posteriormente (etapa 3 do
planejamento estratégico) e comprovaremos durante a execução da estratégia (etapa 5).

Existem muitos frameworks que podem nos ajudar com isso, como Balanced Scorecard ,
SWOT , 7-S , Three Horizons , VRIO .

E o OKR?

OKR não é projetado especificamente para formular objetivos estratégicos.

As perguntas da etapa de discussão do processo de OKR (“O que importa? Qual é a nossa
estratégia? Onde estamos agora? Para onde queremos ir? Como podemos chegar lá?”)
certamente ajudam a começar. Mas isso está longe de ser uma análise abrangente.

Ainda assim, o framework OKR pode contribuir muito para a etapa de formulação da
estratégia. Para conseguir isso, precisamos usar os resultados das revisões regulares
(etapa 4 do processo de OKR). A análise de OKRs bem-sucedidos e fracassados ajuda a
criar uma estratégia melhor.

Os resultados das revisões regulares de OKR são valiosos para a próxima

sessão de revisão de estratégia.

Etapa 3. Descrição da Estratégia - Use OKR para Níveis Inferiores

Todos os insights gerados por diferentes estruturas de negócios precisam ser articulados
de alguma forma. Dependendo do nível de abstração, podemos capturar alguns detalhes
do framework OKR ou BSC.

Para uma estratégia de alto nível, o mapa estratégico do Balanced Scorecard é

uma excelente escolha
Para os níveis mais baixos (orientados à ação), o framework OKR pode ajudar a
mapear as ideias (veja abaixo a aplicação do OKR para cascata)

Etapa 4. Cascata e Alinhamento - Área de Aplicação OKR

Nesta etapa, precisamos converter as metas estratégicas de nível superior em algo mais
específico, algo para o qual todos os funcionários possam contribuir.

Uma opção é propagar o Balanced Scorecard (por exemplo, criar um mapa

estratégico local que seria conectado a um mapa estratégico de nível superior)
Outra opção, mais ágil e leve, é usar o framework OKR

As metas em cascata do mapa estratégico e seus indicadores se tornarão, respectivamente,

“Objetivos” e “Resultados-chave” da estrutura OKR.

Á
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Etapa 5. Execução - Área de Aplicação OKR
Semelhante à etapa anterior, temos uma ampla variedade de ferramentas para usar.
Podemos descrever nossa abordagem de execução por meio de iniciativas no mapa
estratégico ou formulá-la como um plano de ação apoiado por OKRs, conforme
demonstrado neste artigo.

OKR vs. BSC: O que é uma estrutura melhor?

Como foi demonstrado acima, a resposta a esta pergunta depende de onde você planeja
aplicar o framework:

O Balanced Scorecard é bom para o planejamento estratégico de alto nível

(etapas 1-5 do processo de planejamento estratégico). Fornecerá uma base sólida
para futuras discussões em torno da estratégia.
O framework OKR é uma ferramenta leve que ajuda a focar em objetivos
específicos e sua execução (etapas 4 e 5 do processo de planejamento estratégico).

Como OKR e BSC estão conectados?

Duas estruturas estão conectadas pelos objetivos e pelos indicadores.

De onde vêm os objetivos dos OKRs? Idealmente, a partir da estratégia bem

pensada (que foi descrita no mapa estratégico do Balanced Scorecard).
De onde vêm os “principais resultados” dos OKRs? Idealmente, eles são
derivados dos indicadores de desempenho definidos para objetivos estratégicos no
mapa estratégico.

Quando usamos OKR para executar a estratégia (etapa 5), os insights das revisões
regulares de OKR serão as entradas para o próximo ciclo de revisão da estratégia (etapa
2).

OKR em negócios em rápida mudança - exemplo de ritmo do

Spotify
O OKR agrega valor no caso de um ambiente de negócios em rápida mudança ou
apenas desacelera os negócios?

Vamos pegar o caso do Spotify como exemplo. Eles experimentaram o framework OKR e
descobriram que passavam mais tempo fazendo o OKR funcionar do que fazendo o
negócio funcionar .

OKR não foi realmente eficaz para eles. Como eles chegaram a essa conclusão? Eles
analisaram o OKR em ação e analisaram algumas descobertas importantes:

[Contexto] Suas metas de nível superior estavam mudando rapidamente (uma coisa
natural para domínios de negócios emergentes)

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 [Esforços vs. Valor] Ajustar os OKRs em um nível individual tornou-se demorado e,
ao mesmo tempo, as melhores conquistas no nível individual não foram resultados
do alinhamento com os OKRs de nível superior

O que era uma alternativa? Em sua nova abordagem do Spotify Rhythm , eles começaram
a “focar no porquê” em vez de “focar no como”.

Em vez de dizer às pessoas o que fazer, eles explicam as principais prioridades que
têm (apostas da empresa) e esperam que sua equipe encontre a melhor maneira de
fazer as coisas.

Para mim, isso ressoa muito com uma frase famosa de Steve Jobs: “Não faz sentido
contratar pessoas inteligentes e dizer a elas o que fazer; contratamos pessoas inteligentes,
para que possam nos dizer o que fazer.”

Lições aprendidas:

Compare os esforços investidos na manutenção da estrutura versus o valor criado

pela estrutura.
Encontre a estrutura que ressoa com a natureza do seu negócio, bem como com o
seu estilo de gestão.

Ferramentas de automação para OKR

Aqui está um roteiro que sugiro para a implementação de uma ferramenta de automação
de OKR:

Comece com um sistema de classificação simples que não requer ferramentas de

automação
Garantir que os OKR sejam aceitos emocional e praticamente
Garantir que os OKR sejam públicos dentro da organização
Quando o processo de OKR estiver bem definido, considere o uso de software
especializado

O software BSC Designer , é uma escolha interessante neste caso, pois historicamente é
forte no gerenciamento de métricas de desempenho e na construção de mapas
estratégicos. A estrutura de OKR pode ser automatizada com um suporte nativo para
métricas de liderança/atraso (resultados-chave), construindo um mapa dos objetivos e
vinculando OKR aos scorecards de estratégia.

Lista de verificação de OKR

Finalmente, aqui está uma lista de verificação para o framework OKR. Aqui você também
encontrará sua versão ao vivo automatizada com o software BSC Designer.

Objetivos :

Em um único OKR existem 3-4 objetivos

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 Objetivos são difíceis, mas não impossíveis
Alcançar 100% dos objetivos é sinal de que não foram suficientemente ambiciosos
Os objetivos são filtrados por mapa estratégico e estão alinhados com algum
objetivo estratégico

Principais resultados :

Existem 3-5 resultados-chave para cada objetivo

Os resultados-chave são quantificados
Existem resultados binários para iniciativas curtas
Para iniciativas longas, os resultados binários são divididos em mais curtos
Os resultados-chave são inteligentes (tanto os fatores principais quanto os
resultados atrasados são considerados)

Envolvimento:

Existem OKR para os níveis pessoal, de equipe e da empresa

Existem donos de OKR, mas também existem OKR que representam objetivos de
um projeto ou de uma empresa (não vinculados a uma pessoa específica)
O CEO e os principais gerentes têm seu OKR e estão apoiando a ideia

Transparência

O sistema OKR é público dentro de uma organização

Análise

Os OKRs são revisados regularmente (trimestral é a opção mais popular, mas não a
única)
O sistema OKR não está vinculado às avaliações de desempenho ou incentivos (pelo
menos as avaliações de desempenho não são determinadas apenas pelas pontuações
de OKR)
O software de automação é usado quando o processo abaixo está bem definido

Conclusões
O framework OKR não é apenas outra maneira de quantificar metas, como pode parecer à
primeira vista:

Facilita a discussão e comunicação das metas e ajuda a manter as equipes focadas

no que é importante;
Os melhores OKRs estão alinhados com a estratégia de uma empresa; eles
consideram tanto os resultados esperados quanto os fatores principais.

Configuração personalizada
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Qual é o próximo?
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artigo.
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Mais exemplos do Balanced Scorecard

Tabela Comparativa de Estruturas de Planejamento Estratégico

In the context of strategic planning there are two types of frameworks:
Strategy execution frameworks. Such as the Balanced Scorecard for the
overall strategy and the more lightweight OKR framework for specific challenges.
Strategy formulation frameworks. SWOT, Three Horizons, Constraints
Analysis, PESTEL, Gap Analysis, etc. that help organizations to generate new ideas.

Check out the comparison table for the strategic planning frameworks.

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