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PROJETO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS

FAR-MANGUINHOS
 LEVANTAMENTO PARA DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS SIGDA-FAR 2 1/12

IDENTIFICAÇÃO

01. Subunidade: _____________________________________________________________________________________

02. Setor: ________________________________________________________________Sigla: ____________________

03. Localização: ________________________________________________________Tel: _________________________

04. Responsável: ____________________________________________________________________________________

05. Informante: _____________________________________________________________________________________

06. Data: ___________________________ 07. Pesquisador: _________________________________________________

ATIVIDADES DESENVOLVIDAS

08. PROTOCOLO

Existe um protocolo, serviço ou setor que centralize as atividades de recebimento, registro, distribuição e expedição de
documentos?

Na unidade: sim não Qual? _____________________________________________________________

Na subunidade: sim não Qual? ___________________________________________________________

Obs: _____________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________

RECEBIMENTO E REGISTRO

Não faz registro

Registro total da documentação recebida

Registro parcial da documentação recebida

Na unidade Na subunidade No setor

Especifique (documentos / critérios):_____________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

Instrumento(s) de registro (anexar cópia): _________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
 LEVANTAMENTO PARA DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS SIGDA-FAR 2 2/12

ATIVIDADES DESENVOLVIDAS (continuação)

DISTRIBUIÇÃO E TRAMITAÇÃO

Recebe do protocolo geral da Fiocruz / setor expedição via protocolo central da Unidade e distribui entre as subunidades
e setores

Recebe direto do remetente e distribui

Recebe do protocolo geral da Fiocruz via protocolo das Subunidades e distribui

Outras formas de distribuição

Quais?___________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________

CONTROLE DA TRAMITAÇÃO

Não existe Total Parcial

Especifique (documentos / critérios): ____________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________

Instrumento(s) de controle (anexar cópia): _________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

EXPEDIÇÃO

Remete pelo protocolo geral da Fiocruz via protocolo central da Unidade

Remete pelo protocolo da Fiocruz via protocolo da Subunidade

Remete direto aos destinatários

Outras formas de expedição

Quais? ____________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________

CONTROLE DA EXPEDIÇÃO

Não existe Total Parcial

Especifique (documentos / critérios): ____________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________

Instrumento(s) de controle (anexar cópia): _________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________
 LEVANTAMENTO PARA DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS SIGDA-FAR 2 3/12

ATIVIDADES DESENVOLVIDAS (continuação)

09. ORGANIZAÇÃO DO ACERVO / ARQUIVAMENTO

Método predominante: _______________________________________________________________________________

Método secundário (Assinalar a vinculação do método a tipologias específicas e / ou organização interna):

Cronológico __________________________________________________________________________________

Alfabético ___________________________________________________________________________________

Numérico ____________________________________________________________________________________

Alfa-Numérico ________________________________________________________________________________

Assunto _____________________________________________________________________________________

Procedência __________________________________________________________________________________

Geográfico ___________________________________________________________________________________

Tipologia / Espécie _____________________________________________________________________________

Obs (indicar as outras formas de organização prévia e o período em que foi utilizada): ________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________

10. RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO

Instrumentos (anexar cópia):

Guia Índice Inventário Catálogo Fichário

Listagem Tabela de Equivalência Plano ou Tabela de Classificação / Arquivamento

Obs: _____________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________

11. EMPRÉSTIMO

Sim Não

Forma de acesso: Cópias Originais

Controle de empréstimo: Sim Não

Especifique a forma e os instrumentos adotados (anexar cópia): _________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________
 LEVANTAMENTO PARA DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS SIGDA-FAR 2 4/12

ATIVIDADES DESENVOLVIDAS (continuação)

Identifique os usuários do acervo: _______________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________

12. AVALIAÇÃO, TRANSFERÊNCIA E ELIMINAÇÃO

Transferência da documentação sem uso corrente deste arquivo para outro:

Sim Não

Sistemática Periodo: ___________________________________________________________________

Local de guarda: ____________________________________________________________________________________

Datas-Limite: ______________________________________________________________________________________

Critério / Documentação: _____________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________

Não sistemática Data: __________________________________________________________________

Local de guarda: ____________________________________________________________________________________

Datas-Limite: ______________________________________________________________________________________

Critério / Documentação: _____________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________

Existência de instrumento normativo que oriente a transferência da documentação:

Sim Não

Especifique (anexar cópia): ____________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

Existência de controle sobre a documentação transferida:

Sim Não

Especifique: _______________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________

Há necessidade de transferência da documentação de uso não corrente para outro arquivo?

Sim Não Transferência parcial

Critérios / Documentação: ____________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________
 LEVANTAMENTO PARA DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS SIGDA-FAR 2 5/12

ATIVIDADES DESENVOLVIDAS (continuação)

A quem compete a autorização para que seja realizada a transferência de documentos para outro arquivo?

Direção da unidade Chefia do departamento Chefia do setor

Secretaria Não soube informar Outros____________________________________

Eliminação de documentos Sim Não

Sistemática: Período:__________________________________________________________________

Datas-Limite: ______________________________________________________________________________________

Critério / Documentação: _____________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________

Não sistemática: Data: _________________________________________________________________

Datas-Limite: ______________________________________________________________________________________

Critério / Documentação: _____________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________

Existência de instrumento normativo para eliminação de documentos:

Sim Não

Especifique (anexar cópia): ____________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

A quem compete a autorização para a eliminação de documentos:

Chefia da unidade Chefia dos departamentos Chefia dos setores

Secretaria Não soube informar Outros ______________________________________

13. MICROFILMAGEM

Sim Não

Local de guarda: ___________________________________________________________________________________

Datas-Limite: ______________________________________________________________________________________

Critério(s) / Documentos:_____________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
 LEVANTAMENTO PARA DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS SIGDA-FAR 2 6/12

ATIVIDADES DESENVOLVIDAS (continuação)

Eliminação após a microfilmagem:

Sim Não

Datas-Limite: ______________________________________________________________________________________

Documentos: ______________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________

14. AUTOMAÇÃO

Recuperação da informação automatizada:

Não Total ParciaL

Documentos / Áreas: _________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________

15. CONSERVAÇÃO

Climatização e higienização do ambiente: ( 0 - 10 )

Controle de temperatura Sim Não

Controle de umidade Sim Não

Controle de luminosidade Sim Não

Preservação física da documentação: ( 0 - 10 )

Deterioração física (empenamento, rasgos, arranhados):

Acentuada Média Não existente

Deterioração biológica (causada por microorganismos em geral e insetos):

Acentuada Média Não existente

Estado geral de conservação do acervo:

Bom Regular Sofrível

 LEVANTAMENTO PARA DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS SIGDA-FAR 2 7/12

DOCUMENTAÇÃO ESCRITA

16. QUANTIFICAÇÃO E DATAS-LIMITE DO ACERVO

Quantificação total: __________________________________________________________________________________

Datas-Limite: ______________________________________________________________________________________

De uso corrente:

Datas-Limite: ______________________________________________________________________________________

Quantificação: _____________________________________________________________________________________

De uso não corrente:

Datas-Limite: ______________________________________________________________________________________

Quantificação: _____________________________________________________________________________________

O acervo apresenta lacunas? Sim Não

Especifique (período de abrangência/motivo): ______________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________

17. ESPAÇO FÍSICO

Área disponível para a guarda do acervo (m²):_______________________________________________________________

A área utilizada é adequada para a guarda do acervo? Sim Não

Justifique: _________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________

18. ARMAZENAMENTO E ACONDICIONAMENTO

MOBILIÁRIO

_______________Estante de aço _______________Estante de madeira

_______________Armário de aço _______________Armário de madeira

_______________Arquivo de aço _______________Arquivo de madeira

_______________Chão ______________Outros ( ___________________________)

Anotar especificação sobre o mobiliário utilizado (fornecedor/ medidas/ modelos): _________________________________

_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
 LEVANTAMENTO PARA DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS SIGDA-FAR 2 8/12

DOCUMENTAÇÃO ESCRITA (continuação)

ACONDICIONAMENTO

________________Caixa box _______________Pasta suspensa

________________Caixa plástica _______________Pasta “A a Z”

________________Caixote _______________Amontoados

________________Amarrados _______________Outros ( ____________________)

Anotar especificações sobre as formas de acondicionamento utilizado (fornecedor, medidas, modelos):___________________

_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________

Crescimento anual do acervo em termos de:

N.º de caixas: ______________________________________________________________________________________

N.º de pastas: ______________________________________________________________________________________

N.º de estantes: _____________________________________________________________________________________

Estantes em metros lineares: ___________________________________________________________________________

19. DESCRIÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO

Orientar a resposta, tentando agrupar a tipologia documental em decorrência do exercício das atividades técnicas e administrativa

ATIVIDADES VINCULADAS TIPOS DE DOCUMENTOS *

P/R
* P = PRODUZIDO R = RECEBIDO
LEVANTAMENTO PARA DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS SIGDA-FAR 2 9/12

DOCUMENTAÇÃO ESCRITA (continuação)

ATIVIDADES VINCULADAS TIPOS DE DOCUMENTOS * P

/R
* P = PRODUZIDO R = RECEBIDO
 LEVANTAMENTO PARA DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS SIGDA-FAR 2 10/12

DOCUMENTAÇÃO ESPECIAL

20. CARACTERÍSTICAS

TIPO CONTEÚDO / ORIGEM FORMAS DE REGISTRO DATAS - QUANT. ACOND. ARMAZ.

N º DA ATIVIDADE DA INFORMAÇÃO LIMITE (%) (%)
 LEVANTAMENTO PARA DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS SIGDA-FAR 2 11/12

DOCUMENTAÇÃO ESPECIAL (continuação)

21. ESPAÇO FÍSICO

Área disponível para guarda do acervo (m²): _______________________________________________________________

A área utilizada é adequada para guarda do acervo? Justifique.

________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________

22. CONSERVAÇÃO

Climatização e higiene do ambiente: (0 - 10)

Controle de temperatura Sim Não

Controle de umidade Sim Não

Controle de luminosidade Sim N Não

Preservação física do acervo: (0 -10)

Deterioração física (empenamento, rasgos, arranhados):

Acentuada Média Não existente

Deterioração biológica (microorganismos em geral e insetos):

Acentuada Média Não existente

Estado geral de conservação do acervo:

Bom Regular Sofrível

23. TRANSFERÊNCIA DO ACERVO

Sim Não

Local: ____________________________________________________________________________________________

Documentos / Datas-Limite: ___________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________

Data da transferência: ________________________________________________________________________________

 LEVANTAMENTO PARA DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS SIGDA-FAR 2 12/12

DOCUMENTAÇÃO ESPECIAL (continuação)

24. ELIMINAÇÃO DE ACERVO

Sim Não

Documentos / Datas-Limite: ___________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________

Data da eliminação: __________________________________________________________________________________

RECURSOS HUMANOS

25. PESSOAL

Pessoal especializado na área de arquivo:

Sim Não

Formação: ________________________________________________________________________________________

AUTO - AVALIAÇÃO

26. Na sua opinião, quais são os principais problemas enfrentados na administração da documentação?
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