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1- ADMINISTRAÇÃO .................................................................................................................................. 3
3.1- PERFIL ESPERADO DO AUXILIAR ADMINISTRATIVO ................................................ 5
6.1- O QUE SE DEVE EVITAR EM UMA ENTREVISTA ......................................................... 12
8- Elaboração de um curriculum correto e profissional............................................................... 16
Não é só palavra, “Pratique.” ...................................................................................................................... 19
10.2- Atendimento telefônico .................................................................................................................. 22
10.3- Atendimento aos superiores ......................................................................................................... 22
10.4- Atendimento em locais especiais ................................................................................................. 23
10.5- Problemas com clientes................................................................................................................. 23
12- Implantação dos 5S .......................................................................................................................... 25
12.1- O que é Programa 5S? .................................................................................................................. 25
12.2- Porque ele é a melhor opção? ............................................................................................ 25
12.3- Agrega valor no meu produto? ..................................................................................................... 26
12.4- Qual a garantia da eficácia do Programa? ................................................................................. 26
13- Empresas ............................................................................................................................................... 27
14- HIERARQUIA ORGANIZACIONAL..................................................................................................... 32
15- COMO ELABORAR TODOS OS TIPOS DE DOCUMENTO .............................................. 33
15.5- Requerimento .................................................................................................................................. 36
15.6- Bilhete............................................................................................................................................... 39
15.7- Ofício ................................................................................................................................................ 39
15.8- Procuração ...................................................................................................................................... 41
15.9- RECIBO............................................................................................................................................ 43
15.10- Ata................................................................................................................................................... 44
16- Cheques ......................................................................................................................................... 45
16.1- Formas de emissão ........................................................................................................................ 46
16.2- Prazos de liberação de depósitos em cheques de outros bancos ......................................... 46
16.3- Requisição ....................................................................................................................................... 47
16.4- Nota fiscal eletrônica ...................................................................................................................... 47
16.5- Contratos.......................................................................................................................................... 50
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17- Onde estão o arquivador, o almoxarife, o auxiliar administrativo? ........................................... 51
17.1-Arquivador......................................................................................................................................... 51
17.2- Para que serve o arquivo? ............................................................................................................ 52
17.3- O perfil do arquivador..................................................................................................................... 53
17.4- Classificação dos arquivos............................................................................................................ 55
17.5- Classificação dos documentos ..................................................................................................... 56
17.6- Regras de classificação de documentos .................................................................................... 57
18.1- Serviços de protocolo .................................................................................................................... 59
18.2- Métodos de Arquivamento........................................................................................................... 60
18.3- Método alfabético ........................................................................................................................... 60
18.4- Método geográfico .......................................................................................................................... 62
18.5- Método numérico ............................................................................................................................ 63
18.6- Método por assunto........................................................................................................................ 63
20- O que é Kanban ................................................................................................................................ 66
20.1-O Sistema Kanban .......................................................................................................................... 66
20.2- O que é JIT? .................................................................................................................................... 66
21- Almoxarife .......................................................................................................................................... 67
21.1- Recebimento das mercadorias ..................................................................................................... 67
21.2- Material de consumo ...................................................................................................................... 69
21.3- Planejamento de estoques............................................................................................................ 69
21.4- Controle de estoque ....................................................................................................................... 71
21.5- O código de barras ......................................................................................................................... 71
21.6- Inventário ......................................................................................................................................... 72
21.7- Registro de perda ........................................................................................................................... 72
22- Recursos Humanos .......................................................................................................................... 73
22.1- Documentos deste setor................................................................................................................ 74
23- Encargos Sociais .............................................................................................................................. 75
24- Setor de Patrimônio .......................................................................................................................... 81
25- Setor de finanças e Contábil ........................................................................................................... 83
26- Contas a receber e a pagar.............................................................................................................. 83
26- Contabilidade ..................................................................................................................................... 84
Siglas e abreviaturas usuais e dos principais impostos ..................................................................... 85
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFIAS..................................................................................................................89
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1- ADMINISTRAÇÃO
1.1 O que é Administração:
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✓ Organização: O processo de organização compreende as decisões sobre a divisão
de autoridade, tarefas e responsabilidades entre pessoas e sobre a divisão de recursos para
realizar tarefas.
✓ Direção ou coordenação: O processo de direção significa ativar o comportamento
das pessoas por meio de ordens: coordenação significa ajuda-las a tomar decisões por conta
própria. A escolha entre um ou outro modelo depende do modelo e da cultura de administração.
✓ Controle: O processo de controle compreende as decisões sobre a compatibilidade
entre objetivos esperados e resultados alcançados.
RECURSOS: Classificam-se em seis tipos principais: instalações, espaço, tempo, dinheiro,
informações e pessoas.
✓ Organizações ou Sistemas: São conjuntos específicos de pessoas e recursos
empregados na realização de objetivos.
✓ Pessoas: Estão no coração do processo administrativo, como agentes ou recursos.
Elas tomam decisões, compartilham o processo decisório com outras pessoas ou são afetadas
pelas decisões que outras tomam.
ADMINISTRADORES OU GERENTES (GESTORES): São pessoas que tomam decisões
de administração. Podem ser indivíduos (como um presidente de empresa) ou grupos (como a
assembleia de acionistas que nomeia esse mesmo presidente).
✓ Objetivo: São resultados esperados, ou fins que as organizações ou sistemas
procuram atingir, por meio do emprego dos recursos. Um sistema ou organização que consegue
realizar seus objetivos é eficaz. Entre duas organizações ou sistemas, ou entre dois momentos do
mesmo sistema de organização, é mais eficiente o sistema ou organização que realiza o mesmo
objetivo com menor quantidade de recursos.
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2- AUXILIAR ADMINISTRATIVO
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3- RECURSOS TECNOLÓGICOS
Hoje, quase todas as empresas estão informatizadas. Por isso, é necessário conhecer os
principais programas de computação usados nos escritórios. Se você ainda não recebeu um
treinamento específico, é importante procurar algum curso de introdução aos aplicativos de
informática.
Além do computador, um auxiliar administrativo deve saber lidar com aparelhos de fax,
sistemas de telefonia, máquinas de reprodução de documentos e outros equipamentos, como
máquinas digitais, agendas eletrônicas, máquinas de calcular etc.
Aparelho de fax– o fax transmite a cópia de um documento por telefone, por isso, precisa
estar acoplado a uma linha telefônica.
Hoje, já existem máquinas que atuam como telefone, copiadora e fax. Nas empresas
maiores, geralmente, há uma linha destinada exclusivamente para o fax. Caso você precise
arquivar documentos ou correspondências que chegam por fax, é preciso fazer uma cópia para o
arquivo, já que a tinta do fax não é durável e descora com facilidade.
Copiadora – Costuma ser de fácil manuseio, mas é preciso tomar alguns cuidados para
não gastar papel à toa. Procure posicionar o papel exatamente na marcação indicada para a cópia
não sair torta. Copie somente documentos necessários ao trabalho e, se precisar tirar cópia de
alguma documentação pessoal, peça autorização ao seu superior.
Sistemas de telefonia– quase todas as empresas possuem um sistema de ramal em seus
telefones. Existe um número geral, que normalmente é o da telefonista ou da recepção, e um
ramal para cada departamento. Logo que você começar a trabalhar na empresa, peça uma lista
com todos os ramais. Assim, você poderá se comunicar com vários setores, sempre de acordo
com a sua necessidade. Também é importante saber transferir as ligações de um ramal para
outro.
Máquinas digitais, agendas eletrônicas, máquinas de calcular– essas máquinas estão
cada vez mais presentes na rotina das empresas. Normalmente, as empresas dão preferência às
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máquinas digitais, cujas fotos são transferidas para o computador e guardadas como arquivo
eletrônico.
O auxiliar administrativo, em certas situações, pode precisar acrescentar compromissos ou
números de telefone à agenda particular do chefe para ajudá-lo a organizar o seu dia.
Quem trabalhar no setor de contabilidade, com certeza terá uma máquina calculadora
como sua principal aliada.
Para todos esses aparelhos, vale a mesma regra: são fáceis de usar, mas são delicados.
Todo cuidado é pouco na hora de manuseá-los, para não deixar que caiam no chão ou que um de
seus controles se estrague. Na dúvida, peça a orientação de algum colega mais experiente. Evite
acionar botões ou comandos cuja função você desconhece.
A redação administrativa
Já vimos que a comunicação é fundamental no desempenho profissional. No que se refere
à linguagem oral, enfatizamos a questão do tom de voz, da clareza e da fala correta e sem gírias.
Mas existe ainda a linguagem escrita que exige um pouco mais de cuidado e conhecimento das
regras de português. Além disso, quem ocupa um cargo na administração deve conhecer os
diferentes tipos de comunicação administrativa, suas funções e as regras básicas de
apresentação dos textos, mesmo que não seja quem os redija.
Correspondência eletrônica
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4- COMUNICAÇÃO E POSTURA PROFISSIONAL
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Procure manter sua mesa sempre organizada e limpa, sem pilhas de papéis e
coisas jogadas. Evite enfeites ou objetos que nada tenham a ver com a empresa.
Mantenha sobre a mesa, além da agenda, um bloco de anotações, lápis apontados,
borrachas e canetas. Quando parar para fazer um lanche ou mesmo almoçar, não o
faça sobre a sua mesa.
5- COMO SE APRESENTAR EM UMA ENTREVISTA
❖ Muitas vezes a apresentação nas entrevistas derruba candidatos que teriam boas chances
de desenvolvimento profissional. Portanto siga as seguintes instruções:
❖ Compareça vestido adequadamente, de preferência com roupas em tons claros;
❖ Seja coerente, objetivo e preciso em suas respostas;
❖ Procure se expressar bem, sem gesticular ou alterar o tom de voz;
❖ Não minta nas respostas, seja autêntico e honesto consigo mesmo;
❖ Fale o necessário. Que deve dominar a conversa é o entrevistador;
❖ Mostre interesse pelo cargo e pela empresa;
❖ Tenha postura ao sentar. Seja calmo e espontâneo;
❖ O salário deve ser um dos últimos termos da conversa. Deixe que o entrevistador entre no
assunto.
“Sem competências individuais bem distribuídas basta uma maçã estragada para
arruinar o trabalho da equipe”.
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Neste trabalho, é fundamental que todos os integrantes tenham Ética, o que
garantirá comportamentos de respeito e solidariedade, atribuindo qualidade aos relacionamentos.
Além disso, o grupo deve cultivar a prática do diálogo como forma de propiciar a interação de
pessoas de pensamentos diferentes, a aprendizagem coletiva, o crescimento individual e a
circulação do conhecimento.
A cooperação tem de substituir a competição interna. Conflito sim, pois provoca
crescimento entre as pessoas diferentes, pela prática do melhor diálogo; mas confronto não,
porque estabelece pela discussão a derrota de um para que outro saia vitorioso.
A solidariedade e a coesão também têm um grande valor no trabalho em equipe,
pois quanto mais coeso, mais os integrantes se sentem fortemente ligados a ele e provavelmente
não violarão suas regras. É importante ressaltar que a submissão não pode paralisar a
criatividade e a inovação, limitando o desempenho da equipe.
Todo grupo é composto por diferentes indivíduos, sendo importante estar
consciente das diversas maneiras como influenciamos e distorcemos as informações sobre o
outro e o ambiente que nos cerca. Por isso é fundamental ter a capacidade de se colocar no lugar
do outro, facilitando a compreensão das suas atitudes, dificuldades e desejos (empatia). A equipe
será mais produtiva quanto mais inteligente for, quanto melhor tiver consciência de suas emoções
e souber lidar com elas.
1. Seja paciente
Nem sempre é fácil conciliar opiniões diversas, afinal "cada cabeça uma sentença". Por
isso é importante que seja paciente. Procure expor os seus pontos de vista com moderação e
procure ouvir o que os outros têm a dizer. Respeite sempre os outros, mesmo que não esteja de
acordo com as suas opiniões.
2. Aceite as idéias dos outros
As vezes é difícil aceitar idéias novas ou admitir que não temos razão; mas é importante
saber reconhecer que a idéia de um colega pode ser melhor do que a nossa. Afinal de contas,
mais importante do que o nosso orgulho, é o objetivo comum que o grupo pretende alcançar.
3. Não critique os colegas
As vezes podem surgir conflitos entre os colegas de grupo; é muito importante não deixar
que isso interfira no trabalho em equipe. Avalie as idéias do colega, independentemente daquilo
que achar dele. Critique as idéias, nunca a pessoa.
4. Saiba dividir
Ao trabalhar em equipe, é importante dividir tarefas. Não parta do princípio que é o único
que pode e sabe realizar uma determinada tarefa. Compartilhar responsabilidades e informação é
fundamental.
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5. Trabalhe
Não é por trabalhar em equipe que deve esquecer suas obrigações. Dividir tarefas é uma
coisa, deixar de trabalhar é outra completamente diferente.
6. Seja participativo e solidário
Procure dar o seu melhor e procure ajudar os seus colegas, sempre que seja necessário.
Da mesma forma, não deverá sentir-se constrangido quando necessitar pedir ajuda.
7. Dialogue
Ao sentir-se desconfortável com alguma situação ou função que lhe tenha sido atribuída, é
importante que explique o problema, para que seja possível alcançar uma solução de
compromisso, que agrade a todos.
8. Planeje
Quando várias pessoas trabalham em conjunto, é natural que surja uma tendência para se
dispersarem; o planejamento e a organização são ferramentas importantes para que o trabalho
em equipe seja eficiente e eficaz. É importante fazer o balanço entre as metas a que o grupo se
propôs e o que conseguiu alcançar no tempo previsto.
9. Evite cair no "pensamento de grupo"
Quando todas as barreiras já foram ultrapassadas, e um grupo é muito coeso e
homogêneo, existe a possibilidade de se tornar resistente a mudanças e a opiniões discordantes.
É importante que o grupo ouça opiniões externas e que aceite a idéia de que pode errar.
10. Aproveite o trabalho em equipe
Afinal o trabalho de equipe, acaba por ser uma oportunidade de conviver mais perto de
seus colegas, e também de aprender com eles.
7.2- LÍDERES ESTRATÉGICOS X EQUIPES DE SUCESSO
Para que possamos reconhecer um líder estratégico, temos que estar atentos às suas
ações. O líder estratégico age com intuito de alcançar objetivos mensuráveis e efetivos. Ele toma
decisões assertivas, firmes e racionais, desenvolve planos baseados em conhecimentos e
informações, tem uma visão centrada no futuro, prevê e conduz as mudanças, enfim, ele pensa
estratégicamente, tem a capacidade de raciocinar de forma conectiva, enxerga os pontos de
interação entre os fatos, culturas e realidades distintas dentro e fora da organização. O líder
estrategista procura alinhar os desafios de hoje com uma perspectiva de futuro a partir de uma
visão sistêmica da organização. Será sempre desafiado a trazer a equipe para o seu lado.
"O verdadeiro líder não faz tudo sozinho, mas motiva as pessoas a trabalharem em equipe"
(Robert Wong).
Comprometimento. Os membros da equipe são comprometidos com o crescimento e o sucesso
pessoal de cada um, bem como para a realização dos objetivos.
Aprimoramento. Desenvolvem processos que visem ao aprimoramento contínuo de seus próprios
métodos e produtividade.
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Habilidades. Seus componentes possuem habilidades para lidar com assuntos difíceis, sutis e
geradores de conflitos.
• Altos níveis de criatividade.
• Ajustes interpessoais
• Resolução de conflitos
• Eficiência na realização de seus trabalhos.
• Definições e objetivos de metas
• Divisão de papeis e funções
• Definição da organização do trabalho e dos níveis de autonomia.
• Comunicação eficaz e agradável entre seus membros.
Para uma equipe efetivamente ter e ser de sucesso os indivíduos devem agir como
integrantes (fazer parte) dela e não ter atitudes individualistas.
Seus líderes devem os encorajar a sempre desenvolverem habilidades positivas, por isso a
importância de um líder estratégico à frente da equipe de sucesso.
Equipes que possuem líderes estratégicos tendem a se destacarem positivamente.
Entretanto, é importante ressaltar que nem o melhor líder do mundo consegue trabalhar com uma
equipe que não está disposta a contribuir, a discutir e a cooperar.
Destaco dois de vários fatores fundamentais para o sucesso das equipes, são eles:
Respeito mútuo entre todos os membros da equipe, valorizando as diferenças individuais.
Planejamento das ações. (Planeje-se para o sucesso. Quem não sabe onde quer chegar,
chega a qualquer lugar ou a lugar algum. Por isso, tenha um plano com metas simples que podem
ser alcançadas.)
E, lembre-se, cada meta alcançada é um degrau concluído para seu sucesso, por isso,
comemore sempre.
Faço parte de um grupo que coordena um Programa de Desenvolvimento de Liderança na
Empresa em que trabalho e um detalhe que me chamou bastante a atenção foi a ênfase dada ao
"poder" do elogio. Como é estimulante receber e como é tremendamente satisfatório oferecer.
Todos ganham. Em uma equipe de sucesso não se deve poupar elogios, que é a mola propulsora
para alimentar a autoestima e satisfação pessoal.
Estes fatores importantes devem sempre estar alinhados para trilharem juntos rumo ao
mesmo alvo. " O SUCESSO"
"A aprendizagem em equipe é o processo de alinhamento e desenvolvimento da
capacidade da equipe de criar os resultados que seus membros realmente desejam." (Peter
Senge).
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O curriculo é um documento que deve ser muito bem elaborado, afinal de contas, a maior
parte do seu futuro está dependendo dele.
Não importa se você está entrando agora no mercado de trabalho ou se já tem alguns
anos de experiência: mais cedo ou mais tarde vai ser preciso fazer ou refazer o seu curriculum.
Por mais simples que essa tarefa possa parecer, ainda é grande o número de profissionais que
não sabe elaborar um curriculo minimamente aceitável.
Um curriculo pode ser feito de diversas maneiras. Cada profissional tem uma história, uma
personalidade, uma atitude única diante da vida, e essa diversidade têm que transparecer no
curriculo. Mas para todos os casos há algumas regras básicas que precisam ser seguidas.
❖ Tem que ser claro, fácil de ler. Para isso é fundamental que esteja escrito em
português perfeito, erros de português (esse é fatal).
❖ Tem que ser o mais curto possível.
❖ Tem que ter apenas informações relevantes e todas as que forem necessárias.
❖ Tem que despertar o interesse de quem o lê. Isso não se faz com truques de
inventividade, mas sim com apresentação de bom conteúdo.
❖ Tem que ser organizado.
❖ Erros de digitação (transmite desleixo).
❖ Tem que ser limpo e bem apresentado, documento sujo ou amassado (falha
imperdoável)
8.1- Forma e Conteúdo do curric ulo
Número de páginas - O curriculo deve ter uma página, se o caso for universitário
no máximo duas. Os especialistas da área são unânimes nessa questão. Se o histórico
for muito grande faça um resumo das coisas principais na primeira página e depois entre
em detalhes na página seguinte.
Dados Pessoais - As informações principais devem ser colocadas na primeira
página. Comece com os dados pessoais. Bastam nome completo, estado civil, endereço,
telefone, site ou e-mail. “Não coloque dados como RG ou CPF. E, também não data e
nem assine o curriculo”.
Objetivo – Deixe claro logo no início do curriculo qual o cargo que você está
interessado, ou qual a área de seu interesse.
Formação Acadêmica – Nome do curso, da escola, mês e ano de conclusão.
Experiência Profissional – Coloque o nome da empresa, a data de entrada e
saída e sua função.
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Cursos Extracurriculares– Cursos profissionalizantes e técnicos que vocês já fez.
Habilidades Pessoais– Suas características pessoais.
Resumo das suas Qualificações – faça uma redação, resumo ou tópicos sobre o
que você sabe fazer, o que praticou nos últimos empregos.
Idiomas – em relação aos idiomas, seja realista. Não adianta dizer que é fluente se
não for. Qualquer informação colocada no curriculum é checada.
O curriculo é o documento em que se reúnem dados relativos às características
pessoais, formação, experiência profissional e/ou trabalhos realizados por um candidato a
emprego, atividade de autônomo, ou cargo específico.
Como fazer meu curriculo? Esta é uma dúvida comum, e oferecer um bom
modelo de curriculo que possa ser preenchido pelo candidato a um emprego ou estágio
costuma ser uma boa resposta.
Mas muitas pessoas em busca de uma vaga ou de uma oportunidade para
entrevista caem em uma armadilha comum: buscam sempre os mesmos modelos de
currículo e assim parece apenas “mais um na multidão” desde a primeira vez em que o
recrutador tem contato com suas informações.
1) Exercícios:
Conforme o modelo abaixo monte o seu próprio curriculo conforme a instrução do
seu professor com os seguintes itens:
Dados pessoais; Formação Acadêmica / Formação Escolar / Escolaridade; Cursos
Extracurriculares; Habilidades Pessoais; Resumo das suas Qualificações; Cursos de
Aperfeiçoamento; Experiência Profissional; Idiomas.
Rua Ângelo Moura Santos, 78 – Republica - São Paulo – SP- CEP 12456-809
E-mail: (mariahelena@hotmail.com)
Objetivo
Consultoria em Gestão de empresa
Formação Acadêmica
• Bacharelado em Gestão de Negócios- UBC- Em curso (Conclusão prevista para 2014)
• Gestão empresarial – UBC- (Concluído em 2012)
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Experiência Profissional
• 201-2014 Responsável pela gestão dos processos de recrutamento e seleção, treinamento
e desenvolvimento, remuneração, legislação trabalhista, administração dos contratos de RH, controle de
budget e headcount e responsabilidade social para as unidades do Brasil.
Principais Resultados
Exemplos:
• Atuação efetiva na reestruturação da área de Recursos Humanos, redesenhando os
processos, políticas e diretrizes que garantiram o sucesso na transição e continuidade das operações
durante a separação das empresas.
• Coordenação dos processos de recrutamento e seleção, padronização em todas as
Unidades do Brasil, obtendo uma redução de 10% no absenteísmo e 20% no turnover.
• Gestão da área de treinamento e desenvolvimento, capacitando funcionários para demanda
dos clientes e incentivando o desenvolvimento pessoal, obtendo melhorias de produtividade e uma redução
de 10% nos custos do processo de desenvolvimento.
Qualificações e Atividades Complementares
• Planejamento, desenvolvimento e implantação das estratégias de Gestão de Pessoas nas
unidades de negócio;
• Gestão das áreas de Treinamento & Desenvolvimento, Recrutamento & Seleção,
• Remuneração, Benefícios, Administração de Pessoal, Medicina, Higiene e Segurança do
Trabalho, Legislação Trabalhista e Comunicação Interna.
Estou pleiteando uma vaga nesta conceituada empresa, no intuito de somar minha capacidade às
oportunidades que a empresa possa proporcionar.
8- ÈTICA
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Cada sociedade e cada grupo possuem seus próprios códigos de ética. Num país, por
exemplo, sacrificar animais para pesquisa científica pode ser ético. Em outros país, esta atitude
pode desrespeitar os princípios éticos estabelecidos. Aproveitando o exemplo, a ética na área de
pesquisas biológicas é denominada bioética.
Além dos princípios gerais que norteiam o bom funcionamento social, existe também a
ética de determinados grupos ou locais específicos. Neste sentido, podemos citar: ética médica,
ética do trabalho, ética empresarial, ética educacional, ética nos esportes, ética jornalística, ética
na politica.
Uma pessoa que não segue a ética da sociedade a qual pertence é chamado de antiético,
assim como o ato praticado.
Ética é composta pelo conjunto de comportamentos, crenças e valores que tornam
possível a convivência humana interpessoal e intergrupal.
Como ciência a Ética é o estudo do comportamento moral de uma sociedade. A ética é
invariante quanto à ciência.
Moral vem de “mores”, isto é, costumes, que são o conjunto das praticas cotidianas,
consagradas pelo uso comum, ou seja, são regras, usuais da sociedade que modelam o
comportamento do individuo, tendo força coercitiva em relação a ele.
Valores seriam aqueles elementos conceituais subjetivos que conformam e guiam a
conduta do individuo, sendo normalmente adquiridos no seio familiar.
Os valores estão na base moral e ética do individuo, sendo a moral social erguida pelos
valores considerados importantes por determinada sociedade.
A moral é histórico-social, isto é, ela é determinada pelo tempo histórico de uma
sociedade, neste sentido a moral é variante, mudando conforme o período histórico de uma dada
sociedade.
A moral deve ser refletida constantemente pela sociedade.
“A cobiço envenenou a alma dos homens, levantou no mundo as muralhas do ódio, e tem
nos feito marchar a passos de ganso para a miséria e os morticínios. Criamos a época da
velocidade, mas nos sentimos enclausurados dentro dela. A máquina que produz em abundância
tem nos deixado na penúria. Nossos conhecimentos fizeram – nos céticos, nossa inteligência,
empedernidos e cruéis. Pensamos em demasia e sentimentos pouco. Mais do que máquinas,
precisamos de humanidade. Mais do que inteligência, precisamos de afeição e doçura, sem estas
virtudes a vida será de violência e tudo estará perdido”.
“Charles Chaplin- O GRANDE DITADOR”
9- Atendimento
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Em um mundo cada vez mais competitivo, o atendimento que uma empresa dá aos seus
clientes pode se tornar um fator chave de competitividade, gerando um grande diferencial que
poderá acarretar a preferência do cliente por uma empresa em detrimento de outra. A economia
globalizada gera uma alta competitividade que não perdoa ninguém e, neste contexto, surge uma
questão comum, que afeta principalmente o mercado varejista:
Acreditar que atender clientes faz parte de um processo de qualidade é um dos valores
fundamentais que as empresas devem adotar. Para que os princípios e intenções de qualidade no
atendimento sejam conceituados de que forma:
Presteza:
Desejo de ajudar o cliente e fornecer pronto serviço;
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o Competência:
Capacitação dos recursos humanos e tecnológicos;
o Cortesia:
Educação, respeito, consideração e cordialidade com o
cliente;
o Confiabilidade:
Transmissão de confiança e honestidade;
o Segurança:
Sigilo nos negócios, segurança pessoal e do patrimônio;
o Facilidade de acesso:
Aos produtos e serviços, incluindo facilidade de contato com o pessoal;
o Comunicação:
Fácil, clara e objetiva;
o Adaptabilidade:
Capacidade de resposta a situações não previstas;
o Imagem:
Visão ou conceito formado sobre a empresa.
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faça da maneira como deveria. Portanto, fale, comunique-se. Tenha coragem de dizer “não
entendi” ou “poderia repetir para eu anotar?”.
10.3- Atendimento a portadores de deficiência ou necessidades especiais
Elas precisam de respeito e atenção. O atendimento a idosos, deficientes físicos ou
mentais, mulheres grávidas, analfabetos e crianças deve ser mais cuidadoso. De modo geral, a
primeira coisa a fazer é providenciar um lugar para a pessoa se sentar, oferecer água e café, se
houver essa possibilidade. Se tiver que encaminhá-lo a outro setor da empresa, procure o
caminho mais curto, e se for necessário, ofereça seu braço como apoio. Tenha paciência para
explicar algum procedimento complicado e para esperar, se for preciso preencher algum
formulário.
No caso dos analfabetos, será preciso ler para ele todo o conteúdo de qualquer
documento. Na hora de assinar, procure saber se tem algum representante ou ofereça a almofada
de carimbo para colher sua impressão digital. No caso de um estrangeiro, improvise uma
linguagem de sinais para se comunicar e peça que aguarde até encontrar alguém que fale o seu
idioma, ou pelo menos o inglês.
Portadores de deficiência mental requerem uma atenção especial. É preciso saber ouvi-lo
para descobrir qual sua limitação e qual a melhor forma de ajudá-los.
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O homem vive e participa de seu tempo, atua em grupos. A característica de interagir é
nata e independe do grau de influência ou poder. Cada um, dentro do seu contexto, exerce a
capacidade de relacionar-se com o outro. Neste sentido, o homem possui, em essência,
habilidade interpessoal.
Com o aprimoramento da competência interpessoal, será possível ressaltar a competência
técnica, harmonizando atividade profissional e interação com os membros de um grupo.
A interação entre as pessoas começa a partir da primeira impressão: se ela for positiva
para ambas as partes, haverá a tendência de se estabelecerem relações de simpatia e de
aproximação. Entretanto, se for positiva apenas para um dos envolvidos, o relacionamento
tenderá a ser difícil, tenso, exigindo mais esforço dos envolvidos para modificar a primeira
impressão.
O primeiro passo importante nas relações interpessoais é rever as primeiras impressões
negativas, pois na maioria das vezes elas estão firmadas em atitudes preconceituosas e não
realistas. Em seguida, identificar no próximo o que o levou a tomar tal atitude, e procurar entender
suas razões (empatia).
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O tempo é o mesmo para todas as pessoas, porém algumas conseguem fazer mais que as
outras. Quem administra o seu tempo, analisa o quanto é gasto em suas atividades rotineiras.
Reduz ou elimina as falhas, estabelece metas e desenvolve métodos eficientes para atingi-las.
Calculando o tempo gasto na rotina, experimenta e melhora suas ações para diminuí-lo.
❖ Noções de priorização;
❖ Negociação de recursos;
❖ Cumprimento de metas;
Os resultados obtidos:
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O Programa 5S em seu início é muito frágil e pode ser deixado em segundo plano
facilmente;
O desejo e empenho da direção da empresa para a prática do Programa 5S será a
diferença entre o seu êxito ou fracasso;
O envolvimento dos gestores será fundamental para a evolução do Programa;
O treinamento dos empregados provoca ansiedade e motivação, que podem ser facilmente
transformados em ceticismo se não houver apoio das lideranças;
O Programa 5S deveria encabeçar o relatório das necessidade de treinamento, mas se não
houver um ambiente favorável à sua prática é melhor não investir nessa metodologia, pelo menos
nesse momento, pois os resultados serão incertos.
13- Empresas
Antes de explicar o que é uma empresa, devemos falar sobre “organização”. As empresas
surgem quando um grupo de pessoas se organiza e trabalha para atingir um objetivo comum.
Uma organização pode ser uma fábrica, um hospital, uma loja, um escritório, uma igreja, um clube
ou uma associação de bairro ou de profissionais.
Criar um método para desenvolver bem o seu trabalho ajuda bastante.
Comece perguntando a si mesmo: o que é mais importante e deve ser feito primeiro? Se
tiver dúvidas, pergunte ao seu chefe.
Um exemplo
No caso de um clube, o dinheiro das mensalidades é usado para pagar os salários dos
funcionários, comprar material de limpeza, consertar equipamentos, fazer obras de manutenção.
O dinheiro que sobra é aplicado em melhorias na estrutura de lazer do próprio clube. Por isso,
apesar de funcionar como uma empresa, ele é considerado uma entidade sem fins lucrativos.
No caso de uma loja, o dinheiro das vendas é usado para pagar os vendedores, comprar
novas mercadorias etc. Porém, o dinheiro que sobra é distribuído entre os sócios, para seu uso
particular. A diferença é que a loja tem como objetivo o lucro.
27
Podemos definir a empresa como uma combinação de trabalho, capital e recursos
destinada à produção de mercadorias ou serviços, constituída para desenvolver determinada
atividade econômica. Uma empresa não é formada apenas de recursos materiais (capital,
máquinas, equipamentos), mas principalmente por recursos humanos: as pessoas que nela
trabalham.
13.2- Empresa sem fins lucrativos
Um exemplo
A Fundação Nacional do Índio, a Fundação Casa de Rui Barbosa e a Fundação Instituto
Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) são órgãos públicos que se organizaram como
fundações por questões fiscais e jurídicas.
Já as fundações privadas sem fins lucrativos, chamadas FASFIL, são legalmente constituídas
e auto-administradas.
Elas atuam, em geral, nas áreas de habitação, saúde, cultura, pesquisa, religião e meio
ambiente.
13.3- As empresas com fins lucrativos
são mantidas com o dinheiro que recebem em troca dos bens ou serviços que oferecem. O
lucro é necessário porque dele dependem a segurança e sobrevivência da empresa, seu
crescimento e a melhoria das condições de trabalho.
E as Organizações Não Governamentais, as ONGs? Você já deve ter ouvido falar delas, não
é?
As ONGs e as Ocips (Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público) não têm fins
lucrativos e formam o chamado Terceiro Setor. Só para saber, o Estado é considerado o Primeiro
Setor e a iniciativa privada (as empresas privadas) estão no Segundo Setor.
Essas organizações foram criadas para oferecer, de forma coletiva ou comunitária, serviços
básicos como saúde, educação, defesa dos direitos humanos, entre outros. No início, essas
organizações eram mantidas por doações feitas pelas empresas, pelo governo, por organizações
internacionais ou por pessoas físicas. A mão-de-obra era principalmente composta por
voluntários, isto é, pessoas que trabalham sem remuneração, pelo simples prazer de ajudar. Com
o tempo, algumas dessas organizações cresceram se profissionalizaram e hoje dão emprego a
muita gente.
As cooperativas. São associações de pessoas ou grupos profissionais que se reúnem para
trabalhar numa mesma atividade. Essas pessoas dividem os custos da administração do negócio
e os seus resultados.
28
Já as Associações são entidades formadas por um grupo de pessoas que se reúnem para
tratar de objetivos comuns. As associações em geral não têm caráter empresarial e nem visam
lucros.
Um exemplo são as associações de moradores de um bairro, que se juntam para prestar
serviços e cuidar dos interesses da comunidade, buscando melhorar as condições de vida de
quem mora nesse bairro.
13.3- Classificação das empresas
Setor Primário
O setor primário está relacionado a produção através da exploração de recursos da
natureza. Podemos citar como exemplos de atividades econômicas do setor primário: agricultura,
mineração, pesca, pecuária, extrativismo vegetal e caça. É o setor primário que fornece a matéria-
prima para a indústria de transformação.
Este setor da economia é muito vulnerável, pois depende muito dos fenômenos da
natureza como, por exemplo, do clima.
A produção e exportação de matérias-primas não geram muita riqueza para os países com
economias baseadas neste setor econômico, pois estes produtos não possuem valor agregado
como ocorre, por exemplo, com os produtos industrializados.
Setor Secundário
É o setor da economia que transforma as matérias-primas (produzidas pelo setor primário)
em produtos industrializados (roupas, máquinas, automóveis, alimentos industrializados,
eletrônicos, casas, etc. ). Como há conhecimentos tecnológicos agregados aos produtos do setor
secundário, o lucro obtido na comercialização é significativo. Países com bom grau de
desenvolvimento possuem uma significativa base econômica concentrada no setor secundário. A
exportação destes produtos também gera riquezas para as indústrias destes países.
Setor Terciário
É o setor econômico relacionado aos serviços. Os serviços são produtos não
matérias em que pessoas ou empresas prestam a terceiros para satisfazer determinadas
necessidades. Como atividades econômicas deste setor econômicos, podemos citar:
comércio, educação, saúde, telecomunicações, serviços de informática, seguros, transporte,
serviços de limpeza, serviços de alimentação, turismo, serviços bancários e administrativos,
transportes, etc.
Este setor é marcante nos países de alto grau de desenvolvimento econômico.
Quanto mais rica é uma região, maior é a presença de atividades do setor terciário. Com o
processo de globalização, iniciado no século XX, o terciário foi o setor da economia que
mais se desenvolveu no mundo.
13.4- Tipos de atividades:
29
1. Extrativas: Extraem e coletam os recursos naturais, sejam minerais, vegetais ou
animais.
2. Agropecuárias:
a) Agrícolas- Plantam, cultivam e colhem os diversos produtos.
b) Pecuárias- Criam, produzem e exploram os derivados de bovinos, equinos,
suínos etc.
2. Industriais: São aquelas que transformam matérias-primas, manualmente ou
com auxílio de máquinas e ferramentas, fabricando mercadorias.
Exemplo: uma fábrica que transforma o algodão colhido nos campos em fios e tecidos
para a confecção de roupas.
3. Comerciais: Vivem da compra e venda de mercadorias, comercializando bens –
lojas, bares, magazines, feiras, restaurantes, supermercados etc.
Exemplo: um supermercado (varejo), uma loja de eletrodomésticos (varejo), uma
distribuidora de bebidas (atacado).
Prestadora de serviços. Empresas que oferecem algum tipo de serviço ao consumidor.
Exemplo: salão de beleza, curso de inglês, correio.
30
Números de Empregados
Porte da Empresa
Comércio e Serviços Indústria
Microempresa Até 9 Até 19
Empresa de Pequeno porte 10 a 49 20 a 99
13.7- Gestão
31
de Educação, entre outras. Cada secretaria deve criar projetos dentro de sua área de
atuação e trabalhar para que eles sejam realizados.
Em alguns casos, a forma de organização pode ocorrer de maneira muito especial. As
autarquias, por exemplo, são entidades independentes, subordinadas ao governo federal, e
sua função é prestar serviços à população.
Exemplos: o INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social), as universidades
federais, o Banco Central do Brasil.
• MISTA: quando a participação no capital da empresa estiver divididos entre
órgãos públicos e privados. Neste caso, o poder público deve ter a maioria (cinquenta por
cento mais um) das ações para ter o poder de decisão.
32
15- COMO ELABORAR TODOS OS TIPOS DE DOCUMENTOS
15.1- Cartas Comerciais
A técnica que apresentamos pode ter sucesso caso seja cuidadosamente aplicada.
Para aplicá-la, o redator precisa, além de conhecê-la bem, tentar enquadrar-se nestas
características:
33
• O papel para uso da carta comercial é, em geral, timbrado, no alto com o nome e
especialidade da empresa.
• Logo abaixo e à direita do timbre, põe se o nome e localidade e a data.
• O nome e o endereço do destinatário virão à esquerda do papel, abaixo da epígrafe
(localidade e data).
• Abaixo do endereço, com espaços intermediários, vem a invocação, que deve ser
impessoal (Prezado senhor., Cordiais saudações, etc.).
• O texto deve ocupar o centro da folha redigido com clareza e concisão, pois se
destina a pessoas que não se interessam em delongas.
• O fecho é em geral imutável e constam votos de respeito e amizade.
• Toda correspondência comercial deve ser redigida com cópia.
Exercícios:
1) Elaborar uma carta particular (carta particular não precisa de papel timbrado).
Local e data
Ilmo. Sr. Evaristo Galdino Duarte – Rua das Flores, 152 – Centro -09765-000 – SUZANO- SP
Senhor Prefeito:
Vamos inaugurar o novo prédio da loja Veste todos, na Rua Castro Alves, 63, às 17 h no dia_____
de ___________.
Sua presença na solenidade é imprescindível para dar alegria a todos nós.
Pedimos licença para sugerir a anotação dessa data e horário em sua agenda para não esquecê-
los e não nos privar dessa alegria.
Atenciosamente
Edvaldo Cordeiro de Sousa
Diretor Presidente
ETP/JMS
34
15.3- Carta Circular
Não haverá expediente na próxima sexta-feira dia 10 de Julho em virtude da obra para a
instalação da nova rede elétrica do prédio.
_______________________
Fernando da Costa Andrade
Assistente Administrativo
15.4- Memorando
Memorando nº 17/08
Data: 20/10/2011
Encaminhamos os livros de registro para serem levados ao escritório do contador. Solicitamos que o
recibo de entrega seja assinado por algum funcionário do escritório e encaminhado a este setor para o
devido controle de arquivamento.
__________________
Carla Moura
Departamento de Pessoal
15.5- Requerimento
Documento dirigido a uma autoridade para fazer um pedido para o qual se
necessita do amparo da lei. Sua estrutura é rígida, aceitando-se poucas variações. Alguns órgãos
públicos e instituições dispõem de um modelo pronto a ser copiado ou somente preenchido pelo
interessado.
O requerimento compõe das seguintes partes:
36
1) INVOCAÇÃO – indica-se no alto da folha, a partir da margem esquerda, o pronome
de tratamento conveniente, o título ou o cargo da pessoa a quem se dirige o requerimento, sem
citar o nome civil. É costume fazer a invocação com todas as letras maiúsculas, quando digitado,
nada impede que só as letras iniciais sejam maiúsculas. Exemplo:
EXCELENTISSÍMO SENHOR MINISTRO DA SAÚDE Ou Excelentíssimo Senhor Ministro
da Saúde
Modelo de Requerimento
Antônio Campos da Silva, brasileiro, casado, residente na Rua João Dias, 330, nesta cidade,
portador do RG. nº 345.689.231-X, CPF nº 134.166.987-51, usuário dos serviços desse
Departamento, ligação nº 9.345, vem mui respeitosamente requerer de V.S.ª se digne mandar
restabelecer a ligação de água de minha residência, uma vez que já foram pagas as tarifas em
atraso, como demonstra o recibo nº 896/08 (cópia), bem como já foi paga a taxa de religação
(recibo anexo).
Nestes termos,
Pede deferimento.
37
ILMO. SENHOR SUPERINTENDENTE DO DEPARTAMENTO DE ÁGUAS E
ESGOTOS
Antônio Campos da Silva, brasileiro, casado, residente na Rua João Dias, 330, nesta cidade,
portador do RG. nº 345.689.231-X, CPF nº 134.166.987-51, usuário dos serviços desse
Departamento, ligação nº 9.345, vem mui respeitosamente requerer de V.S.ª se digne mandar
restabelecer a ligação de água de minha residência, uma vez que já foram pagas as tarifas em
atraso, como demonstra o recibo nº 896/08 (cópia), bem como já foi paga a taxa de religação
(recibo anexo).
Nestes termos,
Pede deferimento.
Exercícios:
38
15.6- Bilhete
Documentos informais
Recado por escrito, na terceira pessoa, assunto rápido e deve conter o nome, texto,
assinatura e data. Exemplo:
PAULO
25/05/14
15.7- Ofício
Comunicação adotada para se dirigir a autoridades de órgãos públicos. Por se
tratar de comunicação de caráter público e formal é preciso observar as formas de tratamento
requeridas pelo cargo ocupado pela pessoa a quem se dirige. A estrutura de um ofício deve
conter.
1. Timbre/ Número de ordem;
2. Local e Data;
3. Ementa ou assunto;
4. Vocativo, invocação;
5. Conteúdo;
6. Fecho/ Desfecho;
7. Assinatura;
8. Anexos. Destinatário e iniciais.
Modelo de Ofício com papel timbrado
39
Prefeitura de São Paulo
Secretaria da Educação do Estado de São Paulo
Av. Almeida Prado, 2456 – Centro- São Paulo
CEP: 33456-100m Tel. 2333=9553
Ofício nº_____/_____
Local e data
Ilmo. Senhor.
.Prefeito João Carlos de Miranda.
Prezado Senhor,
Respeitosamente,
____________________
Francisco Pereira Lobo
Secretário da Educação
Anexo: um convite.
40
Modelo de Ofício com papel timbrado
Exmo. Senhor
Prefeito Fernando Lopes
Prezado Senhor:
Neste ano, Carlos Cintra de Miranda completaria cem anos. É intenção de esta Secretária
comemorar esse centenário com eventos que valorizem a música, o teatro, a poesia e a fotografia
do nosso artista maior. Para concretização do projeto, solicitamos o empréstimo do Salão Oval da
Câmara Municipal – no período entre os dias dezessete de junho e trinta de agosto – para os
ensaios, a montagem de uma exposição e a promoção de atividades culturais de integração com
a comunidade. Contamos também com a liberação da verba, no valor já referido e discriminado
em ofício a esta Prefeitura (nº 09/10), para o dia dezessete de junho próximo, data do pagamento
da primeira parcela referente ao trabalho de marcenaria que acompanhará todo o nosso trabalho.
Atenciosamente.
_________________________
Marcos José de Andrade
Secretário de Turismo e Cultura /MS
15.8- Procuração
Documento pelo qual uma pessoa dá a outra poderes para tratar de seus interesses ou
negócios. A procuração pode ser pública – quando é feita em cartório para fins de compra e venda
de imóveis e outras transações oficiais – ou particular, feita sem registro no cartório para
representações que não envolvam transferência de bens ou compromissos públicos.
Testemunhas: Testemunhas:
_____________________ ________________________
Henrique Caldeira Franco CPF nº.......................................
RG nº........................................ Endereço:........................................
41
Amélia das Neves Almeida CPF nº....................................
RG nº...................................... Endereço:...............................
Modelo de Procuração
PROCURAÇÃO
______________________ _______________________
Manoel Augusto Mendes Pedro Augusto Mendes
Outorgante Outorgado
_____________________ _______________________
Testemunhas: Testemunhas:
Carlos Henrique de Andrade Clarice Alves
CPF:.............................................. CPF: ........................................
RG:................................................. RG:.............................................
MODELO DE PROCURAÇÃO
Abertura de firma
A quem confere amplos e gerais poderes, para o fim especial de, efetuar abertura de uma firma
comercial na cidade de ________________________________________________,
Estado de ____________, podendo celebrar contrato de constituição, com as cláusulas e
condições; estipular capital social da referida firma; dar denominação da referida firma;
representá-lo(a) perante a Junta Comercial do Estado de ________________, Prefeitura
Municipal, Delegacia da Receita Federal, Secretaria da Fazenda de Negócios do Estado de
_____________________________________________________________________,
INSS e onde mais se fizer necessário, requerendo, alegando, assinando e pagando o que for
preciso; pagar quantias e receber quitação, prestar declarações, fazer juntada de documentos
exigidos; conferindo ainda, ao(à) mesmo(a) procurador(a), poderes para gerir e administrar a
referida firma comercial, podendo pagar e receber contas; comprar e vender mercadorias de seu
ramo comercial, promover cobranças amigáveis e judiciais, dando recibos e quitações;
movimentar contas bancárias, emitindo e endossando cheques, verificar saldos e retirar talões de
cheques, abrir e encerrar contas bancárias endossar e assinar duplicatas e desconta-las;
42
contratar, fixar ordenados e dispensar empregados; representá-lo(a) em qualquer Juízo, Instância
ou Tribunal, inclusive da Justiça do Trabalho; constituir procurador com poderes gerais para o
foro; requerer falências, conceder ou embargar concordatas, fazer declarações de credito, aceitar
função de síndico ou de liquidatário; desistir, firmar compromissos; promover abertura de filiais,
assinando todos os papeis e documentos necessários, inclusive de encerramento da referida
empresa; enfim, praticar todos os demais atos indispensáveis ao aludido fim, o que tudo ele
outorgante dará por bom, firme e valioso.
Observações:
1. O texto acima é um modelo que serve tão somente como orientação para os interessados.
Caso queiram utilizá-lo como poderes para sua procuração, poderão fazê-lo, mas a
responsabilidade sobre o conteúdo do texto é toda dos outorgantes.
.
2. Caso queira colocar um prazo de validade na procuração, indique: Válido até o dia
_____/____/20____. ( Com exceção de procurações cujo prazo é determinado por lei, como para
a realização de casamentos (em que o prazo é de 90 dias), em geral as procurações têm validade
por tempo indeterminado, salvo quando é explícito em seu texto, a pedido do outorgante, o
seu prazo de validade.)
_________________________________________________
assinatura do 1º Outorgante
_________________________________________________
assinatura do 2º Outorgante
15.9- RECIBO
É um documento que comprova o recebimento de um pagamento, de uma encomenda ou
de uma mercadoria qualquer.
A importância em dinheiro deve vir em algarismos e por extenso e as mercadorias,
especificadas. É obrigatório o registro da data e do local, assim como a assinatura (com nome
embaixo).
Quando alguém paga uma dívida e não exige recibo de quitação, está correndo o
risco de ter que pagar novamente a mesma dívida. O recibo serve para comprovar que a dívida foi
paga efetivamente.
Obs.: Se o recibo for de empresa, deve ser digitado em papel timbrado. Há também vários
tipos de recibos como:
• Recibos comprados em papelaria (diversos modelos e tamanhos).
• Recibo (Nota Fiscal ou cupom fiscal).
43
• Digitados e feitos por empresas de: órgãos públicos, privados ou particulares.
Modelo de Recibo
TIMBRE DA EMPRESA
RECIBO
Nº 05/11 R$ 400,00
Para clareza,
Firmo o presente.
____________________
15.10- Ata
É o registro objetivo e fiel dos fatos ocorridos em uma reunião. O cuidado de quem lavra
ou redige uma ata é não deixar espaço onde se possa, mais tarde, acrescentar ou suprimir
palavras, alterando o registro inicial. Caso haja algum erro, o secretário ou redator deve escrever
digo, e fazer logo em seguida a necessária correção. Se o erro só for descoberto no final, deve
escrever. Em tempo: onde se lê... leia-se... . Não pode haver abreviações e os números devem
ser escritos por extenso.
Modelo de Ata
Ata nº04/10
Ata da reunião dos sócios do Clube Esportivo Por do Sol. Aos quinze dias do mês de setembro de
dois mil e dez, realizou-se a terceira reunião dos sócios do Clube Esportivo Por do Sol, em sua
sede social, localizada na Rua Pedro Cunha, número quinze, em São Paulo, presididas pelo
diretor do Departamento Recreativo e Cultural, senhor Afonso Pimenta. Após declarar iniciada a
reunião, o presidente passou a palavra ao sócio Felipe Malta, que explicou aos presentes os
planos para a realização de uma festa cujos lucros reverteriam para os trabalhos de reparação do
gramado do campo de futebol e para a realização de um churrasco, seguido de baile, com os
sócios comprometendo-se a vender pelo menos vinte convites cada um. No final da festa haveria
sorteio de alguns brindes, tais como: MP3, máquinas fotográficas e DVDs etc., conforme a quantia
arrecadada. Depois da exposição do senhor Felipe Malta, o presidente perguntou se mais alguém
queria fazer uso da palavra para propor outras sugestões. Pediu a palavra, então, o sócio José de
Miranda, que, dizendo falar em nome de todos os presentes, solicitou a suspensão da reunião e o
adiantamento da discussão dos planos do senhor Felipe Malta para a próxima semana, porque
44
ninguém queria perder o jogo do Brasil que seria televisionado dali a instantes. O presidente
atendeu a seu pedido e a reunião foi suspensa. E eu, Carlos Simões, secretário, lavrei a presente
ata, a qual vai devidamente assinada por todos os participantes São Paulo, quinze de setembro
do ano dois mil e dez. Participantes:
16- Cheques
Cheque é uma ordem de pagamento à vista, devendo ser pago no momento de sua
apresentação ao banco sacado, descontando-se o valor do seu saldo ou depósito.
No cheque estão presentes três pessoas:
• Emitente – (emissor ou sacador), que é aquele que emite o cheque;
• Beneficiário – que é a pessoa que a favor de quem o cheque é emitido;
• Sacado – que é o banco em que está depositado o dinheiro do emitente.
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16.1- Formas de emissão
✓ Ao portador - O cheque só pode ser emitido ao portador (sem a indicação do
beneficiário) até o valor de R$ 100,00.
✓ Nominal - A partir de R$ 100,00, o emitente é obrigado a indicar o nome do
beneficiário (pessoa ou empresa a quem está efetuando o pagamento). O cheque nominal só
poderá ser pago pelo banco mediante identificação do beneficiário ou de pessoa por ele indicada
no verso do cheque (endosso), ou ainda através do sistema de compensação, caso seja
depositado.
✓ Cruzado - Tanto o cheque ao portador quanto o nominal podem ser cruzados, com
a colocação de dois traços paralelos, em sentido diagonal, na frente do documento. Nesse caso,
só será pago através de depósito em conta corrente.
✓ Administrativo - é o cheque emitido pelo próprio banco. Pode ser comprado pelo
cliente em qualquer agência bancária. O banco o emite em nome de quem o cliente efetuará o
pagamento.
✓ Especial - Assim denominado porque o banco concedeu ao titular da conta um
limite de crédito, para saque quando não dispuser de fundos. O cheque especial é concedido ao
cliente mediante contrato firmado previamente.
✓ Cheque pré–datado -Pela lei, um cheque é pagável quando for apresentado ao
banco, mesmo que tenha sido emitido com data posterior. Assim, se um cheque pré-datado for
apresentado para pagamento antes do dia previsto, o banco terá de pagá-lo ou devolvê-lo por
falta de fundos.
Cheque pré-datado só deve ser dado quando houver certeza de que o credor irá depositá-lo nas
datas combinadas. Lembre-se de controlar esses cheques em seu orçamento, anotando os
valores e respectivas datas.
46
16.3- Requisição
Como funciona?
48
49
16.5- Contratos
CLÁSULA I
O EMPREGADO acima designado, obriga-se a prestar seus serviços no quadro de funcionários
do EMPREGADOR para exercer as funções de................................, mediante a remuneração de
R$ (.....) , a ser paga mensalmente ao empregado, até o 5º (quinto) dia útil do mês.
Ressalva-se ao EMPREGADOR, o direito de proceder a transferência do empregado para outro
cargo ou função que entenda que este demonstre melhor capacidade de adaptação desde que
compatível com sua condição pessoal.
CLÁUSULA II
A prestação do serviço se dará de segunda a sexta, no horário de (.....)h . Às (.....)h., assegurado
o direito ao gozo do intervalo de 1 (um) hora para a realização de suas refeições.
CLÁSULA III
O EMPREGADO está ciente e concorda que a prestação de seus serviços se dará tanto na
localidade de celebração do Contrato de Trabalho, como em qualquer outra Cidade, Capital ou
Vila do Território Nacional, nos termos do que dispõe o § 1° do artigo 469, da Consolidação das
Leis do Trabalho.
CLÁSULA IV
O EMPREGADO, declara estar recebendo no ato da assinatura deste contrato, o Regulamento
Interno da Empresa cujas cláusulas fazem parte do Contrato de Trabalho e que a violação de
qualquer delas implicará em sanção, cuja graduação dependerá da gravidade da mesma,
podendo culminar na rescisão do contrato de Trabalho.
CLÁUSULA V
O EMPREGADO, sempre que causar algum prejuízo ao empregador, resultante de qualquer
conduta dolosa ou culposa, ficará obrigado a ressarcir ao EMPREGADOR por todos os danos
causados, pelo que desde já fica o EMPREGADOR, autorizado a efetivar o desconto da
importância correspondente ao prejuízo, o qual fará, com fundamento no parágrafo único do artigo
462 da Consolidação das Leis do Trabalho.
CLÁSULA VI
O presente Contrato terá a vigência de...........dias, sendo celebrado para as partes verificarem
reciprocamente, a conveniência ou não de se vincularem em caráter definitivo a um Contrato de
Trabalho.
Fica ressalvada a possibilidade de prorrogação deste contrato de experiência, por uma vez, em
igual período, respeitado o prazo de 90 dias.
50
E por estarem de pleno acordo, as partes contratantes, assinam o presente Contrato de
Experiência em duas vias, ficando a primeira em poder do EMPREGADOR, e a segunda com o
EMPREGADO, que dela dará o competente recibo.
...................., ....../......../........
________________________ ______________________
(nome) – empregador Testemunhas
________________________ ______________________
(nome) – empregado Testemunhas
17.1-Arquivador
Arquivar quer dizer guardar, conservar na memória ou em um lugar seguro as informações
e os documentos.
Essa é a primeira característica de um arquivo: as coisas que são guardadas ali são
importantes, seja porque vamos precisar delas, seja porque têm um valor histórico ou mesmo
afetivo.
Ninguém arquiva um papel sem utilidade, um folheto desses que recebemos na rua ou um
bilhete do colega de trabalho avisando que foi ao banco.
Os arquivos são necessários à vida de qualquer organização, seja ela do tamanho que for.
Mas nem só as empresas precisam de arquivos. Na nossa vida fora do trabalho também
temos de guardar papéis, documentos e comprovantes. Ou seja, também devemos ter um arquivo
pessoal, mesmo que ele seja uma simples pasta ou até uma gaveta...
51
A palavra arquivo tem vários empregos e significados. É o termo usado para nomear o
conjunto de correspondências e documentos que devem permanecer guardados e é também o
nome do móvel, geralmente de metal e com gavetas, usado para guardar os documentos. E mais:
costumamos chamar de arquivo o lugar ou a sala onde ficam esses móveis.
Lembre-se: Nem todo papel é documento. Nem todo documento precisa ser guardado.
Por isso preciso ter critérios para diferenciar os documentos que merecem devem ser arquivados
daqueles que não terão valor no futuro
52
17.3- O perfil do arquivador
Espírito de equipe, gentileza e boa vontade são qualidades que não podem faltar.
Quem trabalha com arquivo precisa ter habilidade para lidar com o público.
Achou estranho? Pensou que o trabalho do arquivista fosse só ficar com a cara enfiada
numa gaveta de arquivo? Nada disso. Esse setor pode ser bem movimentado e atender a
diversos outros departamentos ou funcionários da empresa. Afinal, como você já viu, um arquivo
guarda o registro da vida de uma empresa e de seus empregados.
O arquivo não é propriedade do arquivista – ele serve a todos os departamentos e,
em alguns casos, aos colegas de trabalho também.
O profissional de arquivo também precisa de uma boa capacidade de
concentração e atenção. Essas características serão muito valiosas na hora de classificar um
documento que chega para ser arquivado. Classificar significa definir em que pasta deverá ser
guardada. Afinal, não adianta ter métodos de arquivamento sofisticados se o arquivista se distrai e
o papel vai parar na gaveta errada.
Lembre-se: Papéis não se desmancham no ar. Quando algum some é porque foi colocado
no lugar errado.
O futuro do arquivo
Apesar da tendência de informatizar o trabalho e digitalizar os documentos por questões de
agilidade e de espaço, o arquivo físico, com papéis e gavetas, mantém seu lugar e os arquivos de
papéis continuam importantes.
53
É preciso não esquecer que determinados documentos têm valor legal e fiscal – como os
relativos ao Imposto de Renda, por exemplo. Por isso, precisam ser guardados pelo prazo
estabelecido pelo órgão competente. Os documentos relativos à vida funcional dos empregados
não podem ser descartados nunca. Mesmo que a empregada saia da empresa, é preciso manter
a pasta.
Para outros tipos de documentos como correspondências e informações, muitos empresas já
adotam apenas o arquivo eletrônico. Mas mesmo esse arquivo eletrônico precisa ser organizado.
As informações e os documentos devem ser classificados e são “guardados” em pastas que nos
ficam diferentes diretórios do computador. Um arquivo digital tem várias vantagens. Se as pastas
e subpastas estiverem bem nomeadas e organizadas, ele terá a vantagem da rapidez e da
agilidade na localização dos documentos.
Em geral, os softwares têm instrumentos de busca para facilitar o trabalho. Para achar um
documento, basta escrever uma palavra-chave que tenha a ver com o assunto a máquina fará a
busca automaticamente.
Lembre-se: Apesar de toda tecnologia a necessidade de organização da informação e a profissão
de arquivista ou auxiliar de arquivo vão permanecer. Só que as rotinas e métodos de trabalho vão
mudar e se atualizar de acordo com a evolução dos métodos de arquivamento.
Ficha– retângulo de cartolina, pequeno ou grande, com linhas (pauta) ou liso, onde é
registrada a informação. Pode ser branca ou colorida.
Guia divisória – retângulo de cartão resistente que serve para separar as seções do
arquivo. Sua função é marcar a divisão dos grupos de documentos, facilitando a busca e volta da
ficha ou documento para o arquivo. A guia divisória tem uma saliência na parte superior para
anotar o assunto, as letras em ordem alfabética ou os números.
Pasta– Folha de papelão resistente, dobrada ao meio, que serve para guardar e proteger
os documentos.
Pare um minuto e pense nos variados tipos de arquivo que podem ter alguma relação com
a sua vida:
O arquivo de fotos da sua família. O arquivo da escola em que estudou, onde há uma
ficha com informações O arquivo do clube ou da academia de ginástica, com as fichas dos
frequentadores.
Carteira de vacinação.
Além dos arquivos pessoais, existem outros que dizem respeito às instituições, às cidades,
ao país, às empresas etc. Assim, os arquivos podem ser:
Públicos – arquivos de instituições do governo federal, estadual ou municipal. Exemplo: o
arquivo da prefeitura da sua cidade.
Institucionais– arquivos de escolas, igrejas, associações, organizações Não
Governamentais (ONGs) e de quaisquer organizações sem fins lucrativos. Exemplo: o arquivo de
um sindicato de trabalhadores.
Empresariais – arquivos de firmas, corporações e companhias.
Exemplo: o arquivo de uma loja ou de um banco.
Existem arquivos históricos, arquivos de memórias, correspondências e documentos de
vida, como os de alguns políticos, escritores, intelectuais, jornalistas, pesquisadores,
personalidades etc.
55
Esses arquivos são tão importantes que costumam ser doados a alguma instituição ou
mesmo vendidos para bibliotecas Os arquivos, de acordo com a sua evolução ou tempo de vida
podem ser classificados como:
Arquivo corrente– guarda a documentação mais atual, que é consultada com mais
frequência. Deve ser mantido em local de fácil acesso, para facilitar a consulta. Também é
conhecido como arquivo de movimento. Exemplo: arquivo de uma escola, com documentos
referentes ao ano letivo atual.
Arquivo intermediário– inclui documentos que vieram do arquivo corrente porque
deixaram de ser usados com frequência.
Sua permanência no arquivo é temporária, pois estão aguardando para serem jogados fora
ou mandados ao arquivo permanente. Exemplo: arquivo com os documentos reunidos ao longo
dos últimos 10 anos de uma empresa.
Arquivo morto– guarda documentos que perderam o valor e cujo uso deixou de ser
freqüente. São conservados somente por causa de seu valor histórico, com fins de pesquisa.
Exemplo: arquivo de um hospital público, com as fichas de pacientes que foram atendidos há mais
de 30 anos.
57
Confidencial – seu assunto, embora não exija alto grau de segurança, só deve ser do
conhecimento de pessoas autorizadas.
Exemplo: propostas entregues pelas empresas durante um processo de licitação,
documentos do setor de pessoal etc.
Secreto– seu assunto exige alto grau de segurança, mas pessoas autorizadas podem ter
acesso a ele. Exemplo: informações de interesse político, planos de expansão da empresa,
pesquisas de desenvolvimento de produtos etc.
18 - Técnicas de trabalho
Desde o momento em que um documento chega à empresa, deve haver uma preocupação
com seu possível arquivamento. Veja esses três tipos de documento e imagine que chegaram de
manhã cedo na empresa:
Uma carta para um empregado do departamento financeiro, com etiqueta indicando que é
pessoal.
Vários exemplares de um jornal do sindicato da classe, para os funcionários.
Dois envelopes endereçados ao departamento jurídico, que foram entregues por um
mensageiro de outra empresa.
Que tipo de encaminhamento a pessoa responsável deveria dar a cada um deles? Anote
seu pensamento numa folha de papel e depois compare com a resposta abaixo.
Carta com etiqueta “pessoal” – não é preciso abrir, nem registrar a carta, pois se trata de
uma correspondência particular. Basta encaminhá-la a quem se destina. Não é necessário
arquivá-la.
Jornais do sindicato – não é preciso registrá-los, pois não são documentos oficiais. Devem
ser distribuídos aos funcionários.
Envelopes endereçados ao departamento jurídico – esses, sim, são documentos oficiais.
Precisam ser abertos, registrados e encaminhados. O andamento desses documentos dentro da
empresa deverá ser acompanhado e, após cumprir sua finalidade, deverão ser arquivados.
58
18.1- Serviços de protocolo
As regras de protocolo são criadas pela própria empresa, de acordo com suas
necessidades. Mas, de modo geral, o trabalho funciona assim:
59
18.2- Métodos de Arquivamento
61
Pedro Luiz Alvarenga
José Augusto da Silva Marcondes
Clarice Peixoto
Maria Lourdes da Costa
João Carlos Nascimento
Paula de Jesus
Vicente de Paula dos Santos
Natália de Lima
62
18.5- Método numérico
É o método utilizado para o arquivo de documentos cuja identificação é feita pelo número.
Por exemplo: notas fiscais, contratos etc.
Outra possibilidade para a utilização desse método é atribuir um número ao nome de um
cliente, de um fornecedor, de um empregado. Pode ser o número de registro, a matrícula do
funcionário ou outro qualquer. Em geral, esse número é chamado de cadastro. Porém, nesses
casos, para localizarmos o documento pelo número de cadastro, precisamos recorrer a um índice
alfabético que fornecerá o número sob o qual o documento foi arquivado. Veja abaixo:
Acácio Filho, Josmar – 00723, Alves, Humberto Costa – 01800
Alves, Marilda dos Santos – 01252, Barretos, Antônio – 00019
Barros, Maria Célia – 01362
O método numérico também é usado no arquivo de controle de todas as correspondências
emitidas no ano. É o que se chama de cronológico ou de follow-up(expressão da língua inglesa
que significa companhamento), já que as correspondências são arquivadas na seqüência em que
foram expedidas.
Esta carta mostra o nome da empresa emitente, a data, a numeração (as letras TC – Tudo
Certo – e o número seqüencial), o destinatário, o assunto e a saudação: “Prezados Senhores”.
Cada método de arquivamento vai considerar um desses campos.
63
Conta de Luz 5 anos Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
DAE (Documento de
5 anos Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Arrecadação Estadual)
DAMEF (Declaração Anual
de Movimento Econômico e 5 anos Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Fiscal)
DAPI (Demonstrativo de
Apuração e Informação do 5 anos Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
ICMS)
Duplicatas
5 anos Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Recebidas/Emitidas
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Livro Balanço
Permanente A lei não prevê descarte
Patrimonial/Geral
10 anos
Livro de Apuração de Lucro considerando Lei 8.212 Art 46 Lei Orgânica da Seguridade
Real a data do último Social
lançamento
Livro de Razão 5 anos Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional
5 anos considerando
Livro de Registro de ICMS data do último Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional
lançamento
31 anos
Livro de Registro de considerando Parecer 410Coordenação do sistema de
Inventário a data do último Tributação (CST/SIPR)
lançamento
10 anos
Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade
Livro de Registro de Saídas considerando data do
Social
último lançamento
5 anos
Livro Registro de Entradas considerando a data Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
do último lançamento
Movimento Contábil ou
5 anos Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Movimento de Caixa
Nota Fiscal de Fornecedor 5 anos Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
5 anos após
Nota Fiscal de Imobilizado Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
depreciação do bem
Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade
Nota Fiscal de Saída 10 anos
Social
Nota Fiscal de Venda de
5 anos Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Imobilizando
PIS (Programa de
Integração Social) 10 anos Lei 2.052/83 Art. 3° e 10°PIS-PASEP
Recolhimento
Recibo de Depósito
5 anos Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Bancário
Reembolso de Despesas/
5 anos Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Despesas Viagens>>
65
VAF (Verificação de
5 anos Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Apuração Fiscal)
66
21- Almoxarife
3. Controle da movimentação
Para um controle eficiente, não basta registrar as entradas. É fundamental anotar qualquer
saída de mercadoria do estoque ou almoxarifado. Nunca deixe um produto sair do almoxarifado
sem fazer a anotação no lugar apropriado, e não deixe para anotar mais tarde. Utilize formulários
fornecidos pela empresa e nunca bilhetes ou pedaços de papel.
4. Reposição de mercadorias
Para que nada falte no estoque de produtos ou no almoxarifado da empresa, sempre que
uma mercadoria estiver acabando é preciso fazer o pedido de reposição ao setor de compras ou
ao fornecedor de material. Se um setor faz uma solicitação de um produto ao almoxarifado e este
não possui o produto estocado, isso pode prejudicar o trabalho daquele setor, trazendo prejuízos
à empresa. É importante que tal fato nunca aconteça.
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FICHA DE PRATELEIRA
ALMOXARIFADO
LOTE Nº:
UNIDADE:
LOCALIZAÇÃO:
ARTIGO:
DATA REF ENTR SAÍDA SALDO
TRANSPORTE
A movimentação do estoque é conhecida como giro de estoque. Esse “giro” representa o número
de vezes em que o estoque foi renovado (comprado, estocado e vendido) em um período. Quanto
mais alto o giro, ou seja, quanto menor o período de estocagem, mais chances de um bom
resultado financeiro, já que o capital empregado para formar o estoque não fica parado muito
tempo.
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Para garantir o giro do estoque, o encarregado do almoxarifado deve tomar alguns cuidados e
zelar para que o planejamento e o controle do estoque sejam eficientes. Vamos ver como
conseguir isso. Manter os níveis ideais de estoque é muito importante. Mas nem sempre é fácil
calcular esses níveis para atender os clientes e, ao mesmo empo, conseguir o retorno de
investimento num prazo curto. Para alcançar o equilíbrio entre as vendas e a produção, é preciso
considerar os seguintes aspectos:
Os produtos não devem ficar estocados por um período muito longo.
O estoque deve ajudar a empresa a cumprir seu objetivo, seja ele a produção, a venda ou a
prestação de serviços. Quanto maior é o estoque, maiores são os custos para conservá-lo. A falta
de material no estoque pode significar um grande prejuízo para a operação da empresa. Para
calcular os níveis de estoque, também é preciso estabelecer algumas regras básicas, como por
exemplo:
Saber quais são os prazos de entrega de produtos aos clientes e também conhecer os prazos de
entrega por parte dos fornecedores.
Definir os materiais que serão estocados. Quando se trata de uma loja, por exemplo, é preciso
calcular a quantidade de produtos que deverá ser mantida no estoque para revenda. Esse cálculo
é feito a partir de alguns dados como o histórico de vendas, a época (períodos de maior
movimento como Dias das Mães, Natal etc.). Esses fatores compõem o que chamamos de
demanda. Conhecer ou saber dimensionar essa demanda permite melhor giro do estoque e evita
encalhes desnecessários.
Definir o estoque de segurança significa manter uma quantidade mínima de materiais no
estoque da empresa para evitar interromper a produção e a venda de produtos.
Sobre esse ponto, vale dar uma explicação ainda mais completa. À medida que os materiais são
vendidos ou encaminhados a outros setores da empresa, o nível do estoque vai baixando até
chegar ao limite mínimo considerado como de segurança. A esse limite, chamamos ponto de
reposição. O ponto de reposição indica a necessidade de emissão de uma nova ordem de
compras. Calcular o ponto de reposição não é difícil, mas é preciso um pouco de matemática.
Acompanhe abaixo um exemplo desse cálculo.
Nos seis primeiros meses do ano, uma papelaria vendeu um ipo de caderno nas seguintes
quantidades:
Janeiro – 45 unidades
Fevereiro – 42 unidades
Março – 50 unidades
Abril – 70 unidades
Maio – 37 unidades
Junho – 56 unidades
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O prazo dado pelo fornecedor para a entrega desse produto, ou seja, o período necessário entre a
compra e a entrega do material, é de 15 dias. Qual é o estoque de segurança desse caderno?
O primeiro passo é calcular o consumo médio mensal da empresa. Isso é feito dividindo-se o total
de unidades da mercadoria vendida nos meses pelo número de meses dessa venda:
Consumo médio mensal: (45+42+50+70+37+56)÷6 = 50
O estoque de segurança é o resultado de uma outra operação matemática. Agora que você
conhece o consumo médio, é preciso multiplicar esse número pelo tempo de reposição do
produto, que, no caso dos cadernos, é de 15 dias. Tomando como base o mês (30 dias), o tempo
de reposição representa a metade do mês, ou seja, uma fração do mês: 1/2. Assim, o estoque de
segurança será: 50 x 1/2 = 25.
Isso significa que o ponto de reposição é de 25 unidades da mercadoria. Sendo assim, toda vez
que o estoque alcançar a quantidade de 25 unidades, deve-se solicitar a compra de mais produtos
E no caso das indústrias? Como calcular os estoques de segurança? A fórmula é a mesma, ou
seja, a quantidade média do insumo utilizada na produção multiplicada pelo prazo de entrega da
matéria-prima. A emissão de pedidos deve ocorrer sempre que surgir o risco de faltar material
para produção.
Lembre-se da confeitaria que ficou sem chocolate para produzir seus doces e tortas.
Voltando ao comércio, para as empresas que trabalham com produtos ou serviços de demanda
sazonal – ou seja, cuja venda aumenta em certas épocas do ano –, é interessante montar
estoques com antecipação. Por exemplo: as papelarias reforçam seu estoque de material escolar
no início do ano, a fim de se preparar para a demanda gerada pela volta das crianças às aulas,
em março, assim como as lojas de brinquedo se preparam para o dia das crianças, e todo o
comércio faz estoques maiores para o Natal.
21.4- Controle de estoque
Tão importante quanto o planejamento é o controle de estoques, que vai garantir que não
falte material. Não existe um único método de controle de estoques. Cada organização, de acordo
com suas necessidades, tem o seu método próprio, fazendo uso ou não da informática.
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automaticamente subtraído do estoque. É uma espécie de “baixa automática”. O próprio sistema
avisa quando o produto está acabando.
21.6- Inventário
Periodicamente, é preciso conferir tudo. Essa conferência é chamada de inventário, uma
espécie de revisão geral feita para avaliar as quantidades e o estado dos materiais estocados.
Em geral no último dia útil do ano ou de cada semestre, todos os funcionários do
almoxarifado trabalham na contagem dos materiais estocados. O resultado precisa estar de
acordo com as informações arquivadas nas fichas de controle ou no computador, ou seja, o saldo
do último inventário mais o saldo que entrou, menos o material que saiu, deve corresponder ao
material contado no dia do inventário.
Se a contagem de algum item não bater, o setor deve verificar, em primeiro lugar, se o erro
é de registro. É preciso saber se houve uma baixa sem que o material fosse entregue ou, ao
contrário, se saiu algum material do almoxarifado sem a devida baixa. Essa conferência pode ser
feita a partir dos registros e dos protocolos de recebimento de material que o solicitante assina. Se
realmente estiver faltando alguma mercadoria, é preciso providenciar uma baixa contábil. Esse é
um procedimento que envolve aspectos financeiros e que, em geral, é feito pelo gerente ou pelo
diretor.
21.7- Registro de perda
Em geral, o inventário serve também para detectar problemas com a qualidade dos materiais. Nos
casos de prazo de validade vencido, papéis que amarelaram, canetas cuja tinta secou etc., é
preciso pedir baixa no estoque. A maneira de fazer isso varia de uma empresa para outra. Mas,
de modo geral, o almoxarife comunica, por escrito, ao chefe ou ao diretor que o material estragou
e explica por que isso aconteceu. O chefe dá autorização e o material é jogado fora ou queimado.
Para não esquecer
Como você pôde ver, o trabalho no almoxarifado exige muita atenção e controle. Antes de
terminar o capítulo, vamos relembrar o que é preciso fazer para tudo dar certo:
Atender prontamente os pedidos de materiais feitos por outros setores da empresa.
Receber os materiais e conferir se estão na quantidade pedida.
Checar se as marcas ou modelos estão corretos.
Armazenar os produtos adequadamente.
Controlar as quantidades e o valor dos estoques.
Identificar e retirar do estoque os itens com data de validade vencida ou que estejam danificados.
Controlar o tempo de reposição de material e encaminhar pedidos de compra de materiais para
reposição sempre que necessário.
Lembre-se
Os pedidos devem ser atendidos o mais rapidamente possível. De um estoque eficiente pode
depender o sucesso de uma produção
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22- Recursos Humanos
73
A área de Recursos Humanos cuida dos funcionários. Esse setor ou área é encarregado
de definir e providenciar os benefícios, serviços médicos, programas de treinamento ou
de educação corporativa, treinamento e desenvolvimento de pessoal, avaliação de
desempenho, remuneração e plano de cargos e salários, ações de valorização do
empregado, assistência familiar etc.
Nas empresas de médio e pequeno porte, a área de recursos humanos está
integrada aos serviços de administração de pessoal. Além do acompanhamento da vida
do funcionário, o setor realiza também as tarefas de controle e organização das rotinas
fiscais, previdenciárias e de pagamento de pessoal.
O auxiliar administrativo ou auxiliar de Recursos Humanos pode desempenhar
várias tarefas como:
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Recibo de pagamento de salário: mais conhecido como contracheque, é
um comprovante de que o salário foi pago ao empregado. É feito em duas vias: uma fica
com o funcionário e a outra, com o empregador.
Guias de recolhimento de encargos sociais: servem para a empresa
pagar os encargos ou obrigações que tem com o governo e com os funcionários. As
guias mais comuns são para o recolhimento do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo
de Serviço) e para contribuição ao INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social).
Folha de ponto: empresas com mais de10 empregados são obrigadas, por lei, a ter
folha de ponto, para verificar a frequência e a pontualidade de cada um. Esse relatório
influencia diretamente a folha de pagamento, pois a empresa pode descontar de quem
faltou ao trabalho ou se atrasou.
Escala de férias: toda empresa precisa planejar anualmente as férias dos
empregados. Na escala, registra-se o período em que cada um irá desfrutá-las, evitando
que várias pessoas de um mesmo setor saiam juntas e o trabalho fique prejudicado.
Aviso prévio: documento do empregador ao empregado (ou vice-versa)
comunicando a rescisão do contrato de trabalho dentro de um determinado período.
Vale-transporte: O vale-transporte é um grande negócio para o trabalhador que
ganha pouco, mora longe e gasta uma grana com as passagens de ida e volta para o
emprego. Trata-se de um benefício que o empregador antecipa ao funcionário para
ajudá-lo com essa despesa.
Na prática, funciona assim: o empregado custeia um valor até 6% do seu salário
para a compra dos vale-transporte. A diferença entre o valor do desconto e o gasto com
as passagens é assumida pela empresa, que é obrigada por lei a cumprir esse dever. O
vale-transporte, entretanto, é opcional.
Se o empregado quiser esse benefício, o desconto é feito na folha de
pagamento.
Vale dizer que nas grandes capitais, o vale-transporte começa a ser substituído
por um cartão eletrônico com os mesmos padrões de funcionamento do vale-transporte
convencional.
Todos os procedimentos relativos à administração de pessoal têm prazos
internos, estabelecidos pela empresa, ou externos, previstos por lei. Os prazos externos
estão descritos na CLT – Consolidação das Leis do Trabalho.
23- Encargos Sociais
Os encargos sociais são taxas e contribuições pagas ao governo pelo
empregador, com a finalidade de financiar políticas públicas. São eles:
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Imposto de renda: tributo devido tanto pela empresa quanto pelos
funcionários que ganham acima de um limite mínimo estabelecido pela Receita Federal.
A contribuição é descontada na folha de pagamento e recolhida pela empresa ao órgão
que arrecada – os bancos credenciados ou a própria Receita.
PIS / PASEP (Programa de Integração Social): benefício pago pelo governo
ao trabalhador. Quem ganha até dois salários mínimos e estiver cadastrado no
programa há cinco anos, e houver trabalhado pelo menos um mês com carteira
assinada no ano anterior, tem direito a receber um salário mínimo por ano.
Contribuição sindical: Todo ano, no mês de março, o empregado tem um dia
de trabalho descontado do seu salário. Esse valor vai para o sindicato representativo da
classe, que cuida dos direitos do trabalhador naquela profissão.
FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço): Valor depositado
mensalmente pela empresa na Caixa Econômica Federal, em uma conta em nome do
funcionário. Esse valor equivale a 8% de seu salário bruto, inclusive do 13º salário. Para
o recolhimento do FGTS, a Caixa Econômica Federal disponibiliza um sistema de
computador chamado “Conectividade Social” – que pode ser obtido na internet.
Encargos trabalhistas
Os encargos trabalhistas são valores pagos pela empresa ao empregado
mensalmente ou no final de seu contrato de trabalho.
São eles:
13º salário: Salário adicional que o empregado recebe no fim do ano. Sobre ele,
incidem os tributos normais, como nos outros salários do ano.
Férias: Após trabalhar 12 meses na empresa, o funcionário tem direito a 30 dias
de férias. Ao tirá-las, ele recebe seu salário normal e mais 1/3 do valor bruto de seu
rendimento, a título de remuneração de férias. Existe a opção de vender 10 dias e gozar
apenas 20 dias.
É o que se chama abono pecuniário. Nesse caso, o trabalhador recebe o abono
além do salário normal e da remuneração das férias.
Benefícios da Previdência Social
Aposentadoria, pensão e auxílio são os benefícios que a Previdência Social
oferece aos segurados e seus familiares, como proteção da renda salarial em caso de
doença, acidente de trabalho, velhice, maternidade, morte ou reclusão.
Aposentadoria: Pagamento mensal vitalício, efetuado ao segurado por motivo
de idade, por tempo de contribuição ou pelo exercício de atividade sujeita a agentes
nocivos à saúde. A aposentadoria por invalidez pode ser cessada após a recuperação
da capacidade de trabalho.
Pensão: Só existe uma modalidade de pensão, que é a pensão por
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morte, concedida aos dependentes do segurado por motivo de
falecimento do titular.
Auxílios: Os benefícios incluem ainda auxílio financeiro em caso de doença,
acidente ou reclusão, bem como o salário-maternidade e o salário-família.
Para mais informações sobre esses benefícios, consulte o site do INSS
(www.inss.gov.br) e a cartilha O que você precisa saber sobre a Previdência Social(
http://www.senac.br/cartilha_previdencia/index.asp).
Procedimentos para a admissão de empregados
Quando um empregado é contratado, uma das primeiras coisas a fazer é
preencher e assinar sua Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS). É preciso
fazer registro inicial, bem como cuidar de outros formulários que a empresa exigir,
escrevendo os dados da empresa (nome, endereço, CNPJ etc.), reunindo os dados do
novo contratado.
Estes são alguns dos documentos exigidos do funcionário por ocasião de sua
admissão: certidões de nascimento e casamento; fotos 3X4; cópia do certificado de
reservista (comprova que serviu o Exército); cópia do certificado de escolaridade;
carteira de identidade e CPF (devem ser devolvidos ao empregado assim que os dados
tenham sido anotados); cópia do PIS; cópia do título de eleitor; cópia da certidão de
nascimento dos filhos até 14 anos; cópia da carteira de vacinação dos filhos de até 5
anos; declaração de dependentes para fins de desconto.
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chama compensação e varia em função do valor e da cidade (praça) de emissão do
cheque.
Cheques mais altos (R$ 300,00 ou mais) são compensados com rapidez. Os de
valor igual ou inferior a R$ 299,99 demoram mais tempo para entrar na conta do
depositante. O cheque tem um prazo de apresentação de 30 dias, a contar da data de
emissão, se for da mesma praça (cidade) do banco; e de 60 dias se for de outra praça.
Após seis meses corridos do término do prazo de apresentação, o cheque perde sua
validade, ou seja, prescreve.
Cheque devolvido: É o cheque que não pôde ser compensado, ou seja, que
não entrou na conta da empresa. Os motivos são vários: prescrição (fora do prazo de
validade para apresentação), falta de fundos (não há dinheiro suficiente na conta para
pagar o cheque), problemas na assinatura etc. Esses cheques são devolvidos pelo
banco e levados de volta para a empresa, que irá decidir se vale a pena reapresentá-los
(tentar fazer o depósito novamente) ou procurar outros meios de fazer a cobrança,
como, por exemplo, através de processo judicial.
Cheque pré-datado: Segundo as regras do Banco Central do Brasil, o cheque é
uma ordem de pagamento à vista, válida para o dia de sua apresentação ao banco,
mesmo que nele esteja indicada uma data futura. Ou seja, não existe cheque pré-
datado. Se houver fundos, o cheque pré-datado é pago; se não houver, é devolvido.
Entretanto, é uma prática comum no comércio aceitar cheques preenchidos com data
futura. A empresas se responsabilizam por guardar esse cheque e só apresentá-lo na
data indicada.
Cheque administrativo: É o cheque emitido pelo próprio banco, como uma
garantia de fundos. O cliente pode adquiri-lo para fazer pagamentos que requerem
maior confiabilidade. Os serviços de cartório, por exemplo, só podem ser pagos com
cheque administrativo. Quem recebe o cheque pode descontá-lo em qualquer agência
do banco que o emitiu.
Depósito: Representa a transferência de uma quantia para uma conta corrente,
poupança ou investimento. Pode ser feito na ‘boca do caixa’ ou seja, diretamente com o
funcionário do banco que atende os clientes ou no caixa eletrônico.
Transferência: Representa os valores que são transferidos de uma conta
corrente ou poupança para outra. Assim como o depósito, pode ser feito na ‘boca do
caixa’ ou no caixa eletrônico.
Doc (Documento de crédito):Serve para transferir quantias diretamente de um
banco para outro, sem necessidade de usar cheque ou fazer depósito. O Doc pode ser
emitido por telefone, internet ou indo ao próprio banco. Em qualquer uma dessas
situações, o banco irá cobrar uma taxa pelo serviço. O Doc tem a vantagem da rapidez,
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porque os valores transferidos são creditados no mesmo dia na conta corrente do
favorecido, mas o dinheiro só se torna disponível no dia seguinte.
Ted (Transferência eletrônica disponível): É semelhante ao Doc, porém não
exige tempo de compensação, já que é feito on linee somente sobre saldo disponível.
Serve para a transferência de recursos de um banco para outro e o valor creditado na
conta do favorecido torna-se disponível imediatamente (assim que o banco destinatário
recebe a mensagem da transferência). Só é permitido usar Ted para transferir quantias
acima de cinco mil reais (abaixo desse valor, é obrigatório usar Doc). No entanto, a
tendência é o Doc deixar de existir e o valor mínimo da Ted ir baixando.
Cobrança: É a lista dos recebimentos de uma empresa. Por exemplo, uma
administradora de imóveis pede ao banco que emita boletos de cobrança para os
inquilinos pagarem o aluguel no prazo combinado. Os pagamentos são feitos e a
quantia total entra em dinheiro na conta da empresa. Ao fim do período, o banco
mandará uma relação desses pagamentos: quem pagou, quanto e quando.
Contas de consumo, boletos de cobrança e carnês: São as contas emitidas
pelas concessionárias de água, luz, gás, telefone.
Instituições e órgãos públicos
São várias as instituições e os órgãos públicos com os quais uma empresa deve
se relacionar. Veja os principais.
Caixa Econômica Federal: A Caixa é um banco público que cuida de diversos
benefícios do trabalhador. Lá é feito o registro no PIS, por exemplo. Desde que o
funcionário não esteja inscrito no programa é obrigação da empresa registrá-lo quando
assina sua carteira. Caso a empresa tenha alguma dúvida quanto ao fato de um novo
empregado já ter sido cadastrado ou não anteriormente, as empresas podem pedir uma
certidão negativa, que é conhecida como “nada consta” ao banco).
Uma outra situação em que a empresa precisa usar os serviços da Caixa
Econômica Federal é quando um funcionário é demitido. Nesse caso, será necessário
saber quanto de FGTS ele tem a receber.
Receita Federal: O órgão do governo que controla e recebe o pagamento de
impostos é a Receita Federal. PIS, Cofins, imposto de renda são alguns exemplos. É
importante que o pagamento desses tributos seja feito dentro do prazo, para evitar que
a empresa tenha problemas legais ou precise pagar multas.
Mas além de receber impostos e contribuições, a Receita Federal pode emitir,
caso a empresa solicite, uma certidão de regularidade fiscal, que é um documento que
mostra o histórico de pagamentos da empresa, acusando se em determinado mês
algum tributo ficou pendente ou não. Qualquer funcionário pode pedir essa certidão,
mas, para fazer isso, é preciso uma procuração da empresa. Parece complicado, mas
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não é. A empresa prepara um documento nomeando o funcionário como seu
representante para resolver aquele assunto. Esse documento é reconhecido em
cartório.
Governo estadual: Como você viu, o governo federal tem seus impostos. E é
claro que o governo do estado também recolhe seus tributos. Nesse caso, o principal
imposto é o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços),
cobrado cada vez que alguém compra ou vende alguma coisa, no atacado ou no
varejo. Esse imposto é administrado e controlado pela Receita Estadual da Fazenda.
Prefeitura: Cabe à Prefeitura, que é o governo municipal, controlar os tributos
municipais. Os principais são o ISS ou ISQN (Imposto sobre Serviços de Qualquer
Natureza), que, como o próprio título sugere, é recolhido pelas empresas prestadoras
de serviços. Há também o IPTU (Imposto sobre Propriedade Territorial Urbana),
recolhido anualmente pelos proprietários de bens imóveis (casas, apartamentos,
terrenos etc.).
Cartórios: São locais onde se registram documentos públicos, reconhecidos
perante a lei. Os contratos sociais, por exemplo, devem ser registrados em cartório.
Correio
Diariamente, uma grande quantidade de correspondência entra e sai da
empresa. São cartas, pacotes, impressos. É bom saber como se faz a remessa de cada
um desses itens. Por isso, aqui vai um breve vocabulário com os principais documentos
utilizados nos correios.
Carta simples: Qualquer carta escrita e postada pela tarifa básica do correio.
Deve ter o tamanho mínimo de 9X14cm e máximo de 11,4 X 23,9cm (essas dimensões
valem para as cartas simples e registradas).
Carta registrada: Toda carta registrada recebe um número ao ser postada. Se
for extraviada, é possível investigar o seu percurso.
Carta registrada com AR (aviso de recebimento): A carta só pode ser entregue
se alguém no endereço do destinatário preencher um documento com seu nome e a
data do recebimento, assinando-o.
Carta “mão própria”: Somente o destinatário pode recebê-la. Para isso, deve
preencher um documento com seu nome, número da identidade e a data do
recebimento, assinando-o.
Carta via internet: Quem não tiver papel à mão nem tempo para ir ao correio
pode escrever e enviar uma carta através do site dos Correios & Telégrafos
(www.correios.com.br). A instituição se encarrega de imprimir e envelopar
automaticamente o documento (garantindo o sigilo da mensagem), fazendo a postagem
pelas tarifas normais. Porém, o provedor do usuário precisa ter um contrato com os
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Correios a fim de tornar possível esse serviço (a maioria dos grandes provedores de
internet têm).
Sedex (Serviço de encomenda expressa):Na prática, é um serviço de entregas
mais rápido do que a correspondência comum. O Sedex 10, por exemplo, oferece a
garantia de que o documento será entregue até 10h do dia seguinte à postagem. O
Sedex Hoje entrega no mesmo dia, no município onde foi feita a postagem.
O Sedex Vip faz a entrega no mesmo dia dentro do horário comercial nas
cidades de Belo Horizonte, São Paulo e Brasília.
Encomenda normal: Toda correspondência em forma de pacote é definida como
encomenda e o prazo de entrega é de até 30 dias. O destinatário deve retirá-la na
agência dos Correios mais próxima. Toda encomenda nacional ou internacional deve ter
o tamanho mínimo de 9X14cm e máximo de 1,50m (altura + largura + espessura).
Impresso: É a forma ideal para a remessa de itens em grandes quantidades,
como, por exemplo, convites, propagandas impressas etc. O preço de postagem é mais
barato que a carta, mas o prazo de entrega é maior. Também são aceitos como
impressos:
livros, revistas, jornais, apostilas, catálogos, guias, boletins, carta resposta,
cartão-resposta e envelope-resposta não preenchidos, entre outros.
Malote: É o serviço de coleta, transporte e entrega de documentos, cartas etc.
oferecido pelos Correios para atender as empresas. Recomendado para a troca de
correspondências entre filiais localizadas em diferentes pontos do território nacional.
Telegrama: Forma ideal para enviar mensagens urgentes. O texto deve ser
bastante objetivo e curto.
Telegrama via internet: Basta entrar no site dos Correios & Telégrafos e digitar
o telegrama, determinando a data e a hora da entrega (modalidade Telegrama Data-
hora). Se a urgência for muito grande, pode-se optar pela entrega em até duas horas
(modalidade Telegrama Duas Horas). Nesse caso também o provedor de internet
precisa ter contrato com os Correios.
Telegrama fonado: Basta telefonar e ditar o conteúdo da mensagem. O valor
será cobrado na conta de telefone. O número para todo território nacional é 0800-
5700100.
Além desses serviços básicos, os Correios oferecem uma série de outras
modalidades de entrega. Para conhecê-las, visite o site da instituição ou entre em
contato com o Serviço de Atendimento ao Cliente (0800-5700100).
24- Setor de Patrimônio
Patrimônio é o conjunto de bens de uma empresa. Bens móveis são aqueles
que, como o nome diz, podem ser transferidos de um lugar para o outro: máquinas,
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equipamentos, mobília, veículos, obras de arte e os mais variados materiais necessários
ao funcionamento de uma organização. Já os imóveis são as salas comerciais, sedes,
lojas, terrenos, instalações da empresa. Há ainda os bens intangíveis, que não podem
ser tocados, mas que também são de propriedade da empresa: linhas telefônicas,
marcas e descobertas ou criações registradas como propriedade intelectual ou
científica, também chamadas de patentes. Por exemplo: a marca Coca-Cola é de
propriedade da empresa fabricante do refrigerante. Somente ela pode usar esse nome e
seu logotipo.
Todos os bens da empresa devem ter sua vida controlada. O setor de patrimônio
cuida de registrar sua data de aquisição, seu histórico de movimentação e a data da
baixa, ou seja, quando deixa de existir para a empresa (porque foi vendido, deteriorou-
se ou perdeu a validade).
O auxiliar administrativo pode ajudar este setor de várias formas. Nas pequenas
e médias empresas, onde almoxarifado e patrimônio geralmente funcionam juntos, ele
vai atuar como auxiliar de almoxarife.
Para trabalhar neste setor, o profissional deve ter disciplina, organização e
disposição física, pois algumas vezes terá que carregar peso. As rotinas variam muito
de empresa para empresa.
Nas indústrias ou grandes empresas, o setor de patrimônio costuma ser
independente do almoxarifado. Nesse caso, o auxiliar administrativo que for trabalhar no
setor de bens patrimoniais terá, basicamente, as seguintes funções:
• Emplacamento de bens:
Consiste em fixar uma plaquinha de metal em cada móvel, com o número de
registro desse bem na relação do patrimônio da empresa. Esse número de registro
indica o tipo de móvel, onde está localizado, quando foi adquirido e outras informações.
Isso ajuda a empresa a ter o controle dos seus bens. Cabe também ao auxiliar cuidar da
transferência de móveis ou equipamentos de um setor para o outro dentro da empresa.
• Manutenção e conserto:
Sempre que houver algum equipamento ou mobiliário precisando de
manutenção ou reparo, o departamento que o utiliza deverá encaminhar um documento
solicitando o conserto. O auxiliar administrativo é quem, em geral, providencia os
orçamentos e o próprio conserto. Muitas empresas têm contratos de manutenção com
firmas especializadas. Se o conserto precisar ser feito fora da empresa, é preciso
preparar uma “autorização de saída de bem” ou um recibo, caso não haja um
formulário específico. Cabe ainda a ele observar se o prazo para o conserto está sendo
cumprido. Quando o bem retornar à empresa, é preciso testá-lo para ver se está
funcionando mesmo e depois encaminhá-lo de volta ao setor.
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• Inventário:
O inventário é feito uma vez por ano. Na época, o auxiliar do setor de bens
patrimoniais pode ajudar a fazer a contagem e a descrição dos bens existentes em cada
departamento da empresa, além de emitir o documento chamado “termo de
responsabilidade”, em geral assinado pelo chefe do departamento.
25- Setor de finanças e Contábil
O trabalho na área financeira e contábil exige habilidade para a matemática,
além de raciocínio lógico e também concentração. Afinal, este é um setor que lida com
registro e movimentação de valores, pagamentos, cálculos variados e, não é preciso
dizer, qualquer erro pode representar um prejuízo para a empresa.
Imagine um funcionário que se distrai com facilidade trabalhando numa
sala com várias outras pessoas. Um colega ao lado comenta o resultado do
campeonato de futebol e o cheque previsto para ser depositado no dia 1º de março
acaba sendo descontado no dia 15 de fevereiro.
Concentração e disciplina são requisitos importantes para qualquer
trabalho administrativo, mas no setor de financeiro, a atenção e responsabilidade devem
ser ainda maiores.
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Se o auxiliar é o encarregado de classificá-las pela data, é preciso muita atenção para evitar
atrasos e multas. Erros acontecem, mas é preciso estar disposto a evitá-los.
Na tesouraria, as saídas e entradas de dinheiro na empresa são controladas
diariamente. Esse registro é chamado de movimento diário de caixa.
MOVIMENTO DIÁRIO DE CAIXA
Data: 10/01/05
Faxineira 60,00
Assinatura do caixa:
Visto do supervisor:
Observações:
ATIVO PASSIVO
São todos os bens e direitos São todas as obrigações e os
da empresa.
26- Contabilidade deveres.
A contabilidade é a ciência que estuda e controla o patrimônio das entidades, mediante o
registro, a demonstração expositiva e a interpretação dos fatos nele ocorridos, com o fim de
oferecer informações sobre sua composição e variações, bem como sobre o resultado
econômico decorrente da gestão da riqueza patrimonial.
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A informação contábil tem a função de estudar e controlar o patrimônio. Apresenta-se
como o indicador da situação patrimonial, tornando possível a verificação do desempenho da
organização
A partir destas informações a empresa fará o seu PLANEJAMENTO estabelecendo
padrões e metas, e manterá o CONTROLE de suas atividades para que estas metas sejam
atingidas.
Escrituração
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ASO – Atestado de Saúde Ocupacional
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-O sucesso esta no equilíbrio ISBN: 8535214305. ... LIVROS > Administração O sucesso esta no
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