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GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS

SECRETARIA DE ESTADO DE EDUCAÇÃO

Subsecretaria de Articulação Educacional - Assessoria de Inspeção Escolar

 
Belo Horizonte, 11 de maio de 2023.
  
 
ORIENTAÇÃO ASIE/DDGE/DADM Nº 01/2023
 
 
Orienta as Superintendências Regionais de Ensino, Inspetores Escolares,
Diretores Educacionais, Diretores de Pessoal e Gestores Escolares quanto às
assinaturas de documentos escolares: Ficha Individual, Histórico Escolar,
Diploma e Certificado.
 

A Subsecretaria de Articulação Educacional, por meio da Assessoria de Inspeção Escolar (ASIE), no

uso das atribuições previstas no Decreto nº 47.758, de 19 de novembro de 2019, de elaborar normas
relativas à escrituração escolar, padronizar diretrizes e orientações normativas para a garantia da
regularidade do funcionamento das escolas, em todos os aspectos, conforme a legislação vigente,
em articulação com a Superintendência de Desenvolvimento e Avaliação (SDA), por meio da
Diretoria de Desenvolvimento da Gestão Escolar (DDGE), e com a Diretoria Administrativa, por meio
da Coordenação de Arquivo e Gestão de Documentos e, considerando:
 
- que conforme as normas em vigor, nenhum servidor (instituições públicas) ou
funcionário/colaborador (instituições privadas) está autorizado a assinar documentos sem as
devidas habilitações ou autorizações, visto que as assinaturas de terceiros tornam sem validade legal
o documento; e
 
- as orientações específicas para preenchimento de Histórico Escolar encaminhadas às instituições
escolares pela SEE;
 
- a Lei Federal nº 9.394, de 20 de dezembro de 1996, inciso VII do artigo 24, “cabe a cada instituição
de ensino expedir históricos escolares, declarações de conclusão de série e diplomas ou certificados
de conclusão de cursos, com as especificações cabíveis” e o disposto no artigo 64, “a formação de
profissionais de educação para administração, planejamento, inspeção, supervisão e orientação
educacional para a educação básica, será feita em cursos de graduação em pedagogia ou em nível de
pós-graduação, a critério da instituição de ensino, garantida, nesta formação, a base comum
nacional”;
 

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- a Lei Estadual nº 15.293, de 5 de agosto de 2004, que institui as carreiras dos Profissionais de
Educação Básica do Estado, ANEXO II, que estabelece atribuições dos Cargos Efetivos que compõem
as Carreiras dos Profissionais de Educação Básica, item 4 – Carreira de Assistente Técnico em
Educação Básica: “4.2. organizar e manter atualizados cadastros, arquivos, fichários, livros e outros
instrumentos de escrituração da escola, relativos aos registros funcionais dos servidores e à vida
escolar dos alunos”;
 
- a Resolução CEE nº 457, de 30 de setembro de 2009, que dispõe sobre a Inspeção Escolar na
Educação Básica no Sistema Estadual de Minas Gerais, alínea f do inciso I do Parágrafo único do
artigo 6º: “regularidade da escrituração escolar e funcionamento da caixa escolar”;
 
- o Decreto nº 46.398, de 27 de dezembro de 2013, que institui instrumentos de gestão de
documentos, aprovados previamente pelo Arquivo Público Mineiro;
 
- a Resolução SEE nº 4.487, de 25 de janeiro de 2021, que institui o Protocolo Orientador da atuação
da Inspeção Escolar no Sistema de Ensino de Minas Gerais, que, dentre outras atribuições, indica a
responsabilidade do Inspetor Escolar em declarar a regularidade e autenticidade da vida escolar do
aluno; 
 
- o Decreto nº 48.165/2021, de 30 de março de 2021, que dispõe sobre a Política de Preservação de
Documentos do Estado de Minas Gerais;
 
- a Resolução CEE nº 486, de 21 de janeiro de 2022, que fixa normas para credenciamento e
recredenciamento de entidades mantenedoras e para autorização de funcionamento,
reconhecimento e renovação de reconhecimento de níveis, etapas, cursos e modalidades da
Educação Básica, no âmbito do Sistema de Ensino de Minas Gerais e dá outras providências;
 
- a Resolução CEE nº 488, de 27 de janeiro de 2022, que dispõe sobre a habilitação e autorização
para lecionar e dirigir e a concessão de registro para secretariar instituições educacionais públicas,
privadas e comunitárias de Educação Básica, que integram o Sistema de Ensino de Minas Gerais, e dá
outras providências;
 
ORIENTAM  sobre as assinaturas em documentos escolares (Ficha Individual, Histórico Escolar,
Diploma e Certificado) das  redes públicas e privadas, assim como apresentamos sugestões para
confecção de carimbos/anotações para as assinaturas manuscritas.
 
1- Quanto às assinaturas digitais
 
A Resolução CEE nº 486/2022, em seu artigo 181, estabelece que “a documentação digital, sua
guarda e sua operacionalização serão objetos de regulamentação, pela Secretaria, envolvendo o
acervo e a expedição de documentos escolares.”
De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), por meio da Câmara Técnica de
Documentos Eletrônicos, que emitiu as “diretrizes para a presunção de autenticidade de documentos
arquivísticos digitais”, a presunção de autenticidade do documento arquivístico digital é realizada
por meio da análise da sua forma e do seu conteúdo, bem como do ambiente de produção,

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manutenção/uso e preservação desse documento e não apenas com base em suas características
físicas ou em soluções tecnológicas. 
Conforme definição da CONARQ1:
 
(...) as técnicas de autenticação baseadas em tecnologia não são efetivas para
a transmissão dos documentos no tempo, ou seja, quando são armazenados
no longo prazo ou quando há atualização/substituição de hardware, software
ou formatos.
Isto porque, em virtude do seu objetivo e de sua forma de funcionamento, as
assinaturas digitais não podem ser migradas para as novas cadeias de bits
resultantes da conversão dos documentos para outros formatos de arquivo.
A assinatura digital é resultado de um cálculo matemático que envolve a
cadeia de bits do documento e a chave da assinatura digital. Se a cadeia de
bits for alterada, por motivo de corrompimento, adulteração ou conversão, a
assinatura não corresponderá mais a essa nova cadeia de bits e não poderá
mais garantir a autenticidade do documento. Isto porque, embora o
documento conceitual seja o mesmo, passará a estar relacionado a uma nova 
cadeia de bits, que não tem mais a assinatura. Desta forma, a assinatura
digital garante somente a integridade da cadeia de bits original, mas não a do
documento conceitual ao longo do tempo.
Em razão da necessidade de conversões, a assinatura digital não garante a
autenticidade do documento, no longo prazo, tornando-se necessários outros
procedimentos de gestão e de preservação, como a inserção de metadados.
Ao se receber um documento assinado digitalmente, deve-se registrar, como
metadado de integridade, a informação indicando que o documento foi
recebido com tal assinatura e que esta foi verificada. Da mesma maneira, nas
sucessivas conversões de formatos, deve-se registrar, também como
metadado, o evento de conversão.
Assim, a não ser que o desenvolvimento da tecnologia da assinatura digital
permita que, ao longo do tempo, sua codificação seja preservada na nova
cadeia de bits resultante das inevitáveis conversões, a autenticidade não é
garantida por meio de assinatura digital.
 
Face a essas considerações, é importante reforçar que a  expedição e a assinatura de documentos
escolares da educação básica devem observar os preceitos legais e a garantia das medidas cautelares
de preservação e guarda dos documentos fundamentais da historicidade escolar dos estudantes.
Além disso, as instituições escolares devem garantir a conferência da validade jurídica e a garantia da
autenticidade dos documentos. Desse modo, tendo em vista que a assinatura digital em documentos
escolares não está regulamentada, este procedimento não deverá ser utilizado até a sua
regulamentação, tornando-se necessários outros procedimentos de gestão e de preservação.
__________________
 1CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos,  é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do
Ministério da Justiça e Segurança Pública que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos
e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa
visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. Mais informações e
acompanhamento da evolução do tema disponíveis em <https://www.gov.br/arquivonacional/pt-
br/canais_atendimento/imprensa/copy_of_noticias/serie-publicacoes-do-conarq-diretrizes-para-a-presuncao-
de-autenticidade-de-documentos-arquivisticos-digitais> . 

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2 - Quanto às assinaturas manuscritas
 
2.1. Instituições das redes Municipal e Particular
 
2.1.1. Diretor de Escola
 
a. No caso em que a Direção da Escola for exercida por profissional habilitado, a escola deverá
estampar o nome completo do(a) Diretor(a) na documentação escolar, conforme a sugestão de
carimbo/anotações que consta do item 5 desta orientação.
 
b. No caso em que a Direção da Escola for exercida por profissional autorizado a dirigir, nos termos
da legislação em vigor, a escola deverá estampar na documentação escolar o nome completo do(a)
do(a) Diretor(a), nos termos da legislação vigente, conforme a sugestão de carimbo/anotações que
consta do item 5 desta orientação.
 
c. No caso em que a Direção da Escola for exercida por um Coordenador, na instituição de Educação
Infantil e de anos iniciais do Ensino Fundamental, com até 4 (quatro) turmas, em que essa função de
coordenador é exercida por professor da própria unidade, deverá estampar na documentação
escolar o nome completo, conforme carimbo/anotações, item a ou b.
 
2.1.2. Secretário de Escola
 
a. No caso de Secretário Escolar habilitado, deverá constar sua assinatura legível, com o devido
Registro para Secretariar, emitido pela SEE/SRE, após indicação do Gestor Escolar, e
carimbo/anotações que constam do item 5 desta orientação.
 
b. No caso de Secretário Escolar autorizado, excepcionalmente, após o gestor escolar esgotar todas
as possibilidades de contratação de um profissional apto a assumir a secretaria escolar, nos termos
da legislação em vigor, assumirá como Secretário da Escola, pelo prazo máximo de um ano, um
profissional com o Ensino Médio completo, com ou sem experiência na área, autorizado pelo gestor
escolar. Nesta situação deverá constar com legibilidade a assinatura do Secretário Escolar, no
carimbo/anotações  que consta no item 5 desta orientação.
 
2.2 - Escolas da rede Estadual 
 
Nos documentos escolares das escolas estaduais (Ficha individual, Histórico Escolar, Diploma e
Certificado) deverão constar as assinaturas do Diretor e do Secretário Escolar, conforme orientações
emitidas pela Secretaria de Estado de Educação sobre a elaboração e emissão de documentos
escolares, não podendo nenhum outro servidor assinar esses documentos, exceto quando
autorizados, nos casos de afastamento do Diretor.  
Os servidores em cargo comissionado de Diretor e Secretário deverão possuir carimbos estampados
com nome, MaSP e ato publicado no Diário Oficial do Estado de Minas Gerais “MG”, com dia, mês e
ano.

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2.2.1 Situações excepcionais de assinatura nos documentos escolares de servidor em substituição
ao Diretor 
 
No afastamento temporário do diretor por até 30 (trinta) dias, no qual responderá pela direção um
Vice-Diretor e, na falta deste, um Especialista em Educação Básica da escola, os documentos
escolares devem ser assinados pelo profissional que responde pela escola, constando o nome legível
e a Matrícula do Servidor Público - MaSP, desde que registrado, no Livro de Posse e Exercício, a nota
com o nome do servidor e o período em que respondeu pela direção, nos termos da resolução que
estabelece normas para a organização do Quadro de Pessoal das unidades de Ensino na rede
Estadual da Secretaria de Estado de Educação de Minas Gerais (SEE/MG).
 
2.2.2- Situações excepcionais de assinatura nos documentos escolares de servidor em substituição
ao Secretário Escolar
 
a. Nas situações excepcionais, quando a escola estadual não dispuser de Secretário Escolar, por
motivo de  afastamento legal ou vacância do cargo, enquanto não há servidor indicado para
secretariar, os documentos escolares poderão ser assinados pelo Diretor Escolar  e pelo servidor
Assistente Técnico da Educação Básica (ATB) responsável pelo preenchimento/elaboração dos
documentos escolares, fazendo constar nome completo e MaSP legíveis. Neste caso, o Inspetor
Escolar irá proceder a anotação em Termo de Visita, com o nome do servidor e o período em que
poderá assinar os documentos escolares. 
 
b. Nas escolas estaduais onde não comporta servidor designado ao cargo em comissão de Secretário
de Escola, conforme legislação específica, a assinatura dos documentos escolares poderá ser do
servidor Assistente Técnico da Educação Básica (ATB) responsável pelo preenchimento/elaboração
dos documentos escolares. O espaço reservado à assinatura do Secretário deverá estampar nome
completo e MaSP legíveis. Neste caso, o Inspetor Escolar irá proceder a anotação em Termo de
Visita, com o nome do servidor e o período em que poderá assinar os documentos escolares. 
 
2.2.3 Assinatura dos documentos escolares de escolas estaduais paralisadas ou integradas ou
incorporadas ou absorvidas por outra escola estadual responsável pela guarda dos arquivos 
 
Nas situações em que houver paralisação das atividades de uma unidade escolar estadual, com a
transferência de arquivos para outra escola estadual, os documentos escolares dos ex-estudantes
deverão ser elaborados pelo servidor da escola que possui a guarda do acervo escolar. Nos espaços
reservados às assinaturas deverão estampar as assinaturas e os carimbos/anotações com nome
completo, MaSP e ato publicado no Diário Oficial do Estado de Minas Gerais “MG”, com dia, mês e
ano, do(a) Secretário(a) e do(a) Diretor(a) da escola estadual atual, responsável pela emissão dos
documentos, ou conforme itens 2.2.1 ou 2.2.2.
 
2.3. Assinatura dos documentos escolares de escolas extintas emitidos por Superintendência
Regional de Ensino, responsável pela guarda dos arquivos 
 
Os documentos escolares emitidos pelas Superintendências Regionais de Ensino, conforme
delegação de competência, devem ser assinados pelo técnico responsável pelo preenchimento dos

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documentos escolares, no espaço reservado à assinatura do secretário, substituindo o registro ou a

autorização pelo número do MaSP e o Diretor da SRE assina no espaço reservado ao Diretor da
escola. 
Na elaboração desses documentos deve constar o registro ou carimbo da delegação de
competência, conforme cada período de encerramento das atividades da escola:

artigo 3º da Resolução CEE nº 339, publicada em 6 de junho de 1986;

§ 1º do artigo 69 da Resolução CEE nº 449 de 1º de agosto de 2002;
artigo 111 da Resolução CEE nº 486, publicada em 11 de fevereiro de 2022.

No campo das observações, registrar ou apor carimbo: Documento expedido nos termos do (artigo
ou § da Resolução…)
 
3 - Quanto às  responsabilidade da emissão dos documentos escolares
 
A gestão dos documentos de escrituração de vida escolar deve ser desenvolvida em ação
corresponsável entre o diretor, o vice-diretor e o secretário escolar.
A expedição de documentos escolares deve considerar fundamentalmente a atualização das pastas e
dos registros individuais, com a permanente compilação, organização e lavratura de dados obtidos
dos documentos oficiais produzidos pela escola: diários de classe, fichas individuais, Atas de
Resultados Finais, Ata de Conselho de Classe, calendário escolar, plano curricular, proposta
pedagógica e nas situações de transferência, a incorporação de dados e informações fornecidos por
outras escolas devidamente conferidos, assegurando a regularidade de vida escolar. Somente podem
ser emitidos documentos escolares mediante verificação de fidedignidade de dados escolares.
 
4- Quanto à guarda dos arquivos 
 
Conforme Decreto Estadual nº 46.398, de 27/12/2013, a temporalidade da guarda de documentos
escolares é de 100 anos. Já em relação à documentação digital, é importante observar que "a
documentação digital, sua guarda e sua operacionalização serão objetos de regulamentação pela
Secretaria, envolvendo o acervo e a expedição de documentos escolares”, conforme o que dispõe o
artigo 181 da Resolução CEE nº 486/2022.
 
5- Sugestão de carimbo/anotações  
 
A ASIE apresenta a proposta de confecção de carimbos e/ou anotações nos campos próprios dos
documentos escolares, para as seguintes situações:
 
 I - Confecção de carimbo e/ou anotações para o caso de Diretor diplomado, constando:
 

Nome do Diretor
Resolução CEE nº 488, de 27/2/2022, Artigo 37

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II - Confecção de carimbo e/ou anotações na situação de Autorização Temporária para Dirigir (ATD),
constando:
 

Nome do Diretor
Resolução CEE nº 488, de 27/2/2022, Artigo 38

 
III - Confecção de carimbo e/ou anotações para secretário escolar, constando:
 

Nome do  Secretário

Número do Registro para Secretariar (RS)

 
IV - Confecção de carimbo e/ou anotações para secretário escolar com registro temporário,
constando:
 

Nome do  Secretário

Número do Registro Temporário para Secretariar (RTS)
Data de vigência:

 
Importante pontuar que, caso ocorra a republicação ou substituição da Resolução CEE nº 488, de 27
de janeiro de 2022, em função da atuação do Conselho Estadual de Educação de Minas Gerais na
revisão e elaboração das normas educacionais sob sua responsabilidade, os carimbos deverão ser
atualizados, com a indicação da resolução que estiver em vigor.
O diretor e o secretário escolar do estabelecimento de ensino, no cumprimento do dever de
eficiência de que são revestidos pelo poder público, devem agir de acordo com os princípios de
probidade administrativa, no trato dos bens que lhes são confiados, no caso, a escrituração escolar,
assegurando a legalidade, regularidade dos atos praticados pela escola e da vida escolar, a
autenticidade dos documentos e a identidade de seus estudantes.
 
Atenciosamente,
 
Paulo Leandro de Carvalho
Assessor Central de Inspeção Escolar
 
Gustavo Lopes Pedroso
Subsecretaria de Articulação Educacional
 
 
Ana Lúcia da Silva

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Diretoria de Desenvolvimento da Gestão Escolar

 
Gláucia Cristina Pereira dos Santos Ribeiro
Subsecretaria de Gestão de Recursos Humanos
 
Mozart Alves Ferreira Junior
Coordenador do Arquivo e Gestão de Documentos
 
Silas Fagundes de Carvalho
Subsecretaria de Administração
 
 
 

Documento assinado eletronicamente por Silas Fagundes de Carvalho, Subsecretário, em

12/05/2023, às 16:48, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do
Decreto nº 47.222, de 26 de julho de 2017.

Documento assinado eletronicamente por Paulo Leandro de Carvalho, Assessor, em

15/05/2023, às 13:02, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do
Decreto nº 47.222, de 26 de julho de 2017.

Documento assinado eletronicamente por Gustavo Lopes Pedroso, Subsecretário, em

15/05/2023, às 13:07, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do
Decreto nº 47.222, de 26 de julho de 2017.

Documento assinado eletronicamente por Mozart Alves Ferreira Júnior, Coordenador, em

15/05/2023, às 15:25, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do
Decreto nº 47.222, de 26 de julho de 2017.

Documento assinado eletronicamente por Glaucia Cristina Pereira dos Santos Ribeiro,
Subsecretária, em 15/05/2023, às 17:29, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento
no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 47.222, de 26 de julho de 2017.

Documento assinado eletronicamente por Ana Lúcia da Silva, Diretora, em 16/05/2023, às

14:00, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº
47.222, de 26 de julho de 2017.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site

http://sei.mg.gov.br/sei/controlador_externo.php?
acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador
65751386 e o código CRC DF9CAE53.

Referência: Processo nº 1260.01.0035578/2023-58 SEI nº 65751386

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