MANUAL DO

EXPOSITOR
28, 29 e 30 de Setembro
Objetivo
Você faz parte da construção de uma das maiores conferências de
inovação e empreendedorismo do Sul do Brasil.

Esse material tem por finalidade esclarecer o funcionamento do HJ

Conference, no que tange o envolvimento dos patrocinadores na
conferência, pontuando as principais orientações em relação ao
andamento das atividades do HJ23.
Datas e Horários do HJ23
O HJ Conference 2023 acontecerá nos dias 27*, 28, 29 e 30/09, no Parque de Exposições em
Concórdia, SC.

Dia 28/09 (quinta-feira)

- 08:00: Abertura dos portões para o grande público e início do credenciamento
- Antes desse horário os expositores já devem estar posicionados em seus estandes
para receber os participantes
- 09:00: Abertura da Conferência
- 22:20: (aproximado): Fim das palestras e início do show musical

Dias 29 e 30/09 (sexta e sábado)

- 08:00: Abertura dos portões para o grande público
- Antes desse horário os expositores já devem estar posicionados em seus estandes
para receber os participantes
- 09:00: Primeira palestra da Conferência
- 21:30: (aproximado): Fim das palestras e início do show musical

*Dia exclusivo do Member Black.

 MARKETING E
COMUNICAÇÃO
Material de divulgação para redes sociais

Caso seja uma vontade do patrocinador, temos uma equipe

interna de criação que pode fornecer materiais para
divulgação vinculando a sua marca com a do HJ Conference,
para que compartilhe/utilize da forma que fizer mais sentido.

Além disso, se constar em sua cota de patrocínio, o

@hj.conference (no Instagram e Facebook) fará uma
publicação em formato stories contendo sua marca nas
redes sociais acima mencionadas.
Sua marca em nosso site

Todos os patrocinadores terão sua marca no site

hjconference.com.br. Além disso, ao clicar em sua logomarca
o participante será direcionado a um canal escolhido por
você, como seu site ou rede social.

Sua marca no banner principal do HJ

Todos os patrocinadores terão sua marca exposta no banner

principal do HJ23, localizado na área principal de acesso à
Conferência.
Vídeos Institucionais

De acordo com sua cota de patrocínio*, você terá direito a passar um vídeo
institucional na plenária principal da conferência.

Ele será repassado conforme o acordado no palco principal e nas demais

plenárias de acordo com o cronograma organizado pelo HJ Conference.

- Esse vídeo deve estar na proporção 16:9

- Duração máxima de 60 segundos.

Este vídeo deverá ser compartilhado com nosso time, por meio de um link na
nuvem (como Google Drive) através de nosso grupo de WhatsApp até o dia
15/09. Isso para que possamos testar em nossos equipamentos e validar a
inclusão do vídeo.

*Cotas contempladas: Correalização, Diamond, Gold e cotas Vídeo.

 ESTANDES E
INFRAESTRUTURA
Planta Geral do HJ Conference 2023
Dimensões e Planta do Espaço

As medidas, tanto de altura quanto comprimento e largura, devem ser estritamente respeitadas,
além da localização correta de cada estande, conforme descrito no mapa do evento.

Diamond 10m x 4m x 3m
(comprimento, largura e altura)

Gold 4m x 4m x 3m
(comprimento, largura e altura)

Silver 3m x 3m x 3m
(comprimento, largura e altura)

Start 2m x 2m x 3m
(comprimento, largura e altura)
Pontos importantes
1. Podemos marcar visitas para você entender melhor a infraestrutura do parque onde será
realizado o evento, é só nos chamar para agendarmos.

2. O piso do pavilhão será entregue com carpete e demarcado com fita para que cada
patrocinador saiba qual será o seu espaço.

3. Projetos especiais que utilizarem estrutura diferenciada como paredes, treliças e teto, deverão
ser executados com a montadora oficial do evento.
a. O projeto arquitetônico será desenvolvido junto ao patrocinador de forma que fique mais
personalizado com a essência de cada um.
b. O prazo para finalização e aprovação dos projetos especiais é 30/07.

4. Todos os documentos para liberação de projetos especiais como ARTs e laudos que devem ser
apresentados aos órgãos de fiscalização (CREA e Bombeiros) são de responsabilidade da
montadora.

5. Espaços adquiridos, ou destinados a entidades e associações que só possuírem mobília própria

não há necessidade de aprovação de layout com a organização.
Pontos importantes
6. Não é permitida a plotagem de adesivos no piso do pavilhão.

7. Não podemos perfurar as paredes e pisos existentes da edificação.

8. Não é permitido ter líquidos inflamáveis ou gás nos estandes.

9. Este ano teremos fornecedores homologados para itens como alimentação

(quitutes para o estande), água, chopp, café… eles serão apresentados até 30 dias
antes do evento. Desta forma conseguimos manter o controle referente a entradas
de terceiros no evento, onde todos deverão estar credenciados.

10. Queremos fazer um evento com o menor impacto ambiental possível, desta forma
não teremos copos descartáveis em nenhum local (nem na praça de alimentação).
Em parceria com a Meu Copo Eco, teremos copos para uso em comodato.
a. Copos para café ainda estamos procurando uma solução ecologicamente
viável, quando a tivermos informaremos.
Montagem
O espaço estará liberado para montagem dos estandes no
dia 18/09/2023, a partir das 08h, tendo prazo limite para
finalização às 12h do dia 27/09/2023.

A montagem será acompanhada pelo time do HJ. Para a

montagem de estandes não será necessária a utilização de
credenciais. É obrigatória a presença de um expositor
responsável.

Montadora oficial do evento:

Desmontagem
A desmontagem somente será permitida a partir das 07h do dia
01/10/2023. Para a desmontagem de estandes não será
necessária a utilização de credenciais.

Se a estrutura for feita pela montadora oficial, a mesma será

responsável pela desmobilização e prazos. Ficando sob
responsabilidade do Patrocinador retirar seus pertences
menores.

Prazo para desmontagem: o parque deverá ser entregue até às

12h do dia 07/10/2023.
Energia Elétrica

Para garantir o perfeito funcionamento do evento serão contratados geradores

que suportem a capacidade total necessária. Eles só serão acionados caso a rede
de energia oscile.

Para utilização de equipamentos elétricos será disponibilizada uma tomada por

estande, totalizando 20 amperes de energia fornecida. A potência dos
equipamentos deverá estar de acordo com o estabelecido.

Se existir a necessidade de utilização a mais de energia, será cobrado o valor

adicional de R$ 150,00 (cento e cinquenta reais) para o fornecimento de mais 20
amperes (correspondente a duas tomadas).

Fornecedor serviços elétricos:

Flama Materiais Elétricos
Vigilância

Para segurança e tranquilidade de todos, será

disponibilizada segurança nos períodos de montagem
e durante todo o evento.

A vigilância inicia em 18/09, junto com o início da

montagem dos estandes. Teremos equipe noturna e
diurna para manter a ordem e segurança de todos os
envolvidos (reiteramos a importância do cuidado com
eletrônicos e itens de grande valor).
Internet
Todo o evento terá à disposição internet via wifi através de vários
pontos com mesmo acesso e transferência de rede automática.

Caso seu estande necessite de internet cabeada, será cobrado R$

100,00 (cem reais) por ponto solicitado.

Fornecedor cabeamento:

Fornecedor link internet:

Hidráulica

Não serão realizadas instalações hidráulicas durante o

evento.

Para suprir a necessidade de água nos estandes deverá

haver abastecimento com galões de água, providenciados
pelo expositor antes do evento, ou durante através de
fornecedores homologados.
Estacionamento Exclusivo

O HJ contará com estacionamento exclusivo para expositores.

Para isso, serão entregues plaquinhas de identificação, também
é essencial que todo expositor esteja com sua credencial. Não
será permitido entrada de pessoas sem credencial.

O Portão 04 (no final da extensão do parque) será a entrada

para expositores.
Contato de responsável no Parque

Durante os dias de montagem, ao chegar ao Parque, busquem por algum

responsável da nossa equipe mais próximo do evento. Os contatos serão
repassados em nosso grupo de WhatsApp. Sempre haverá um responsável do
time do HJ para acompanhá-los.

Caso seja necessário enviar algo ao Parque de Exposições, o endereço é o

seguinte:

Endereço: Rua Victor Sopelsa, 847-1201 - Parque de Exposicao, Concórdia - SC,

89700-000

Sempre informar o time do HJ sobre o que está sendo enviado e quando chegará.
Responsável direto para dúvidas
Antes do evento
Além do grupo de patrocinador, que é o canal de comunicação mais assertivo para se comunicar com
nossa equipe, temos a Aline como responsável direta pelas dúvidas em relação a infraestrutura do
evento.

Telefone da Aline: 49 99802-6025

E-mail: aline@a9p.com.br

Durante o evento
Como responsável por acompanhá-los durante o evento e resolver qualquer situação que possa
acontecer, teremos a Heloísa.

Telefone da Heloísa: 49 99900-0127

E-mail: heloisa@a9p.com.br

Cabe colocar que todos os staffs que estarão identificados com camisetas e credenciais especiais
podem ser acionados e estarão preparados para ajudá-los.
POSSIBILIDADES E
INFORMAÇÕES
Inclusão de Materiais no Kit
Para o patrocinador que desejar incluir materiais no kit de todos os participantes do evento, a
quantidade para este ano será de 8.000 unidades do material/brinde escolhido.

Além disso, o patrocinador pode direcionar algum presente (mais premium) para o grupo mais
seleto do evento, de Member Blacks, Platinuns e Palestrantes. Para estes grupos, a quantidade
trabalhada será de 600 unidades do item escolhido.

Se optar por incluir um material gráfico, pedimos veementemente que seja realizado com um
papel reciclável e sem laminação, tendo em vista a possibilidade de reciclagem e por
trabalharmos com a dinâmica de LIXO ZERO.

Caso o material seja enviado até dia 18/09, deve ser direcionado
à A9 Performance (Rua Ivo Biezus, 222, Bairro Floresta, Concórdia-SC, 89710-010)

Se ultrapassar essa data, deverá ser enviado ao Parque de Exposições (Rua Victor Sopelsa,
847-1201 - Parque de Exposição, Concórdia-SC, 89700-000)

O prazo máximo para o envio é até 20/09.

Ações de Guerrilha

Todos os patrocinadores têm liberdade para realizar ações

de guerrilha no evento visando exposição de marca e ideias
criativas que envolvam os participantes do evento.

Se pensar em algo diferente, antes ou durante o HJ

Conference, nos chame para validarmos juntos como tirar
isso do papel ;)

As conversas de briefing que organizamos é para estas

trocas de ideias também.
Credenciais para circulação
Cada expositor receberá credenciais conforme negociação e estande
adquirido.

Dentro dos ingressos recebidos a partir da cota de patrocínio, os

ingressos GO que serão direcionados a expositores receberão um adesivo
de identificação.

Isso quer dizer que os ingressos possuem os mesmos atrativos, mas os

participantes com a tag de expositor serão os responsáveis caso tivermos
de resolver alguma situação com relação ao estande.

Não será permitida a circulação de pessoas sem a credencial.

Realização do Check-in dos participantes

Importante que o check-in de todos os passaportes que estarão com o patrocinador

sejam realizados com antecedência para que possamos credenciá-los durante os
dias da montagem ou em nosso credenciamento antecipado.

Credenciamento Antecipado

Faremos um credenciamento antecipado com o objetivo principal de entregar os

grandes volumes de ingressos, principalmente envolvendo os patrocinadores.

Essa interação também envolverá os participantes que querem retirar suas

credenciais antes para não enfrentar filas.

O local a ser feito o credenciamento antecipado será avisado posteriormente tanto

nos grupos do WhatsApp quanto nas redes sociais.
Aplicativo e Notificações

O aplicativo será o principal canal de comunicação do

HJ com os participantes. Lá teremos todas as
informações referente a programação, palestrantes,
mapa e atrações em geral.

Existe a possibilidade do patrocinador utilizar as

notificações do APP para propor ações de guerrilha ou
fazer alguma comunicação específica sobre o
movimento que estão fazendo no evento.
ATRAÇÕES
DO HJ23
HJ Coin

Lançamos o HOJE Coin no HJ21 e tivemos uma aderência bem legal por parte dos participantes.
A ideia é propor missões para que os participantes executem e acumulem pontos, que serão
trocados por brindes (oferecidos por vocês <3).

Como funciona:

1. Missões
a. Resumo
i. Os participantes receberão missões para realizar dentro da conferência, essas
missões estarão expostas no aplicativo ou serão notificadas via push.
b. Como realizar
i. Para realizar uma missão, o participante deve apontar a câmera de seu celular
para o QR Code que estiver no destino da sua missão.
2. Premiações
a. Cada missão completa dará pontos para serem acumulados e trocados por prêmios
na Lojinha da D3T (um de nossos patrocinadores).
HJ Coin
Como os patrocinadores vão se envolver?

1. Missões
a. Todos os patrocinadores com estande receberão um QR Code de “visita ao estande”
i. Esse QR Code poderá ser lido uma única vez pelo participante.
ii. O folheto com o QR Code será entregue no estande e deve ficar guardado para ser
apresentado quando o participante solicitar a coleta das moedas.
b. Todos os patrocinadores podem propor novas missões
i. Se tiver alguma ideia diferente da visita ao estande, repasse à equipe que estará na
lojinha da D3T. Lá eles irão gerar o QR Code da ação.
1. Exemplo: a academia da FDBK premiará com X pontos o participante que
completar 50 flexões num tempo de X minutos.
1. Prêmios
a. Todos os patrocinadores têm direito a entregar um brinde para a lojinha da D3T utilizar
como recompensa no projeto.
i. Esse item deve ser entregue antes do evento para a organização do HJ ou durante o
evento, na lojinha da D3T.
ii. Não existe uma quantidade mínima (nem máxima) de itens.
iii. A precificação do item será feita pela organização, de acordo com o custo do
produto/brinde.
Sala de Reuniões

No Tancredão (espaço dos patrocinadores) teremos duas salas de reuniões.

As salas têm como objetivo disponibilizar espaços para que os participantes
do evento possam bloquear um horário e realizar uma reunião/encontro nela.
Fornecimento de Café

Teremos nosso amado cafezinho como todos os anos. A quantidade

de pontos e o fornecedor serão informados posteriormente.
Cantinho do Chimarrão

Nosso parceiro fornecerá local com erva e água quente para

todos os participantes.

Traga sua térmica, cuia, bomba e aproveite!

 28, 29 e 30 de Setembro
Na pequena Concórdia, em Santa Catarina