POP (PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRONIZADO)

SETOR Administrativo
FUNÇÃO Gerente Administrativo
RESPONSÁVEL
HORÁRIOS 08:00 AS 12:00 HORAS, 13:30 AS 18:00 HORAS

PROCEDIMENTOS DIÁRIOS
Tarefas Como fazer/Periodicidade/Tempo/Obs.
Analisar KPI’s diárias Verificar via drive (ANEXO…) Definir os indicadores diários e apontar
as dúvidas ao administrativo. Documentar as dúvidas, via e-mail ou
whatsapp. (15 min) (VER O QUE O SISTEMA OFERECE DE
INDICADORES)
Ex: de indicadores (pesquisa de satisfação, ticket médio,
faturamento, fluxo de clientes, movimento financeiro.

Conta bancária Conferir o extrato bancário, a fim de entender e fiscalizar as

entradas e saídas e suas respectivas fontes.

Aprovar as contas a pagar
O contas a pagar, deverá separar os documentos a serem pagos no
dia e suas respectivas formas de pagamento para serem aprovadas
pelo diretor. O diretor jamais deverá aprovar um pagamento sem
conferir o documento. Nenhum valor deverá sair do caixa da
empresa sem essa aprovação. Essa aprovação se dará por uma
assinatura e o carimbo de pagamento do diretor no documento. O
diretor antes de aprovar, deverá conferir o documento original,
rigorosamente, a fim de validar a veracidade da despesa.

Conferir as contas a receber Verificar se as contas do dia anterior foram creditadas e o status dos
recebimentos do dia. Cobrar do contas a receber os créditos
atrasados.

Reserva de caixa O contas a pagar deverá entregar ao diretor o livro caixa com as
despesas pequenas do dia anterior com suas respectivas notas para
serem aprovadas com a assinatura do diretor. E a reposição na
reserva.
KPI’s Enviar via WhatsApp para o diretor, o número de almoços, o faturamento
do período, ticket médio. (anexo 3)

Controle de perdas Preencher formulário de controle de perdas (anexo 4) e encaminhar

diariamente foto via whatsapp para diretor.
 assinaturas de cheques junto com outros integrantes da diretoria. A
aprovação de férias da equipe administrativa e financeira, bem com

PROCEDIMENTOS SEMANAIS
Tarefas Como fazer/Periodicidade/Tempo/Obs.
Fazer reuniões semanais com os Todas as segundas feiras, na parte da manhã (definir horário).
líderes Reunir com os líderes operacionais para avaliar as ocorrências, kpis
da semana e mapa estratégico. (ex: fluxo, faturamento, metas de
vendas, pesquisa de satisfação, POP). Registrar na agenda do
Google.

Análise das contas a pagar e receber Todas as sextas feiras, ao final de seu expediente, analisar as contas
a pagar e a receber da semana que está começando, a fim de
planejar as decisões referente aos problemas eventuais. Se
necessitar de alguma estratégia, comunicar o financeiro.

Aprovação para a contratação dos Deverá receber semanalmente do gerente operacional a aprovação
extras para a contratação dos extras para os dias de demandas especiais.
Lista de Compras Fazer todas as terças feiras a lista de compras da semana. Enviar para o
whatsapp do comprador. Conferir se as eventuais trocas de mercadorias
que estiverem fora da conformidade estão sendo feitas. (anexo 5)

Questionário de avaliação Cumprir toda segunda feira a meta de questionários de avaliação da

semana, com no mínimo 50 questionários preenchidos.

Calendário de treinamentos Preparar calendário anual de treinamentos e compartilhar com gerente

adm e diretoria. Os treinamentos devem ser realizados 1 vez por mês,
conforme a demanda e necessidade.

Sugerir bonificações de funcionários Encaminhar ao gerente adm as premiações e bonificações conforme as

regras estabelecidas.

Contagem de estoque Gerenciar a contagem de estoque mensal. Treinar os colaboradores que

participarão dessa tarefa. (anexo 6)

Contagem de utensílios Fazer a contagem dos utensílios definidos pelo diretor. O valor desses
utensílios perdidos ou danificados, deverão ser descontados das
bonificações dos colaboradores. (anexo 7)
 PROCEDIMENTOS MENSAIS
Tarefas Como fazer/Periodicidade/Tempo/Obs.
Aprovar bonificações de Deverá receber ao final do mês do gerente administrativo a
funcionários aprovação para o pagamento das bonificações a serem entregues na
reunião do final do mês.

Análise dos resultados O diretor, deverá reunir os gerentes para analisar a DRE do mês e
definir orientações, às metas atingidas, e às demais KPIs. Definir as
metas de cada área para o mês seguinte. Definirá também o roteiro
da reunião com os funcionários. Para isso use o checklist para
roteiro da reunião com os funcionários (ANEXO 1)

Calendário de treinamentos Deverá cobrar todo mês, do gerente responsável, o calendário

anual de treinamentos (vídeos, participação de eventos, cursos,
palestras, etc). Esse cronograma anual deverá estar compartilhado
no Drive. Esses eventos devem estar registrados nas agendas dos
líderes, que precisam estar compartilhadas com o diretor.

Campeonatos Definir juntamente com os líderes de cada setor as metas e

campeonatos que a empresa está participando, definindo as regras e
as premiações.
Vale transporte Providenciar o vale transporte mensal junto com a folha até o quinto dia útil.
Aqueles que não receberão vale transporte, deverão assinar a desistência do
mesmo.

Pagamento da Folha Após receber da contabilidade a folha do mês, efetuar o pagamento dos salários e
bonificações de todos os colaboradores até o quinto dia útil do mês.

Bonificações Através do relatório do ponto, verificar os respectivos colaboradores que terão

direito a bonificação conforme análise do relógio ponto.

PROCEDIMENTOS EVENTUAIS
Tarefas Como fazer/Periodicidade/Tempo/Obs.
Análise de compras e investimentos. O diretor deverá receber do gerente administrativo a lista e
justificativa de equipamentos e maquinários a serem comprados e
reformas que aguardam a sua aprovação. Cortesias e doações
também devem ser aprovados pelo diretor.

Pesquisa de clima organizacional De 6 em 6 meses, o diretor, deverá receber do R.H. as pesquisas de

clima organizacional e reunir seus líderes para avaliar os resultados.

Pesquisa de autoavaliação De 3 em 3 meses, o diretor, deverá receber do R.H. as pesquisas de

clima auto avaliação de cada funcionário e reunir seus líderes para
 avaliar os resultados.

Revisei e entendi todos os pontos abordados neste POP.

Eu me comprometo em respeitar e cumprir todas as tarefas deste POP (procedimento operacional padronizado) de
meu setor.
Comprometo a desempenhar da melhor forma possível todas as atribuições inerentes ao cargo que ocuparei.
Reconheço que minha remuneração é justa e refletirá o meu sucesso e o sucesso da empresa.
Sempre me comunicarei de forma aberta e honesta com meus colegas de trabalho e com meus superiores.
Revisado por:
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Florianópolis 30 de janeiro de 2016