Concurso UFSM/2009

Cargo ARQUIVISTA

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi 1

ORGANIZADORES:

Clara Kurtz
Neiva Pavezi

Santa Maria
2009.
 Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi 2

SUMÁRIO

1 OS ARQUIVOS, A INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA E A ARQUIVOLOGIA 03

1.1 Histórico 03
1.2 Conceitos 03
1.3 Funções 04
1.4 Classificação dos arquivos 05
1.5 Classificação dos documentos arquivísticos 05
2 PLANEJAMENTO E ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE ARQUIVOS EM AMBIENTES ORGANIZACIONAIS 06
2.1 Diagnóstico de arquivo corrente e intermediário 06
2.2 Protocolo 07
2.3 Reprodução de documentos 08
3 FUNDAMENTOS, PRINCÍPIOS E TEORIAS ARQUIVÍSTICAS 08
3.1 Correntes e tendências arquivísticas 08
3.2 Princípios arquivísticos 09
3.3 Teoria das 3 idades ou ciclo vital dos documentos 09
4 GESTÃO DOCUMENTAL 09
4.1 Gestão sistêmica de documentos 09
4.2 Funções arquivísticas 09
4.2.1 Avaliação 10
4.2.2 Conservação 11
4.2.3 Classificação 15
4.2.4 Descrição 16
4.2.4.1 Normas de descrição arquivística 17
4.2.5 Difusão 18
5 NOÇÕES DE PALEOGRAFIA E DIPLOMÁTICA 19
6 O ARQUIVISTA 20
6.1 Formação e atuação profissional 20
7 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS 21
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 21
TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA 22
LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA 24
PROVAS DE CONCURSOS PÚBLICOS 41
SITES DE ARQUIVOLOGIA 77
BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA 77

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
1 OS ARQUIVOS, A INFORMAÇÃO
ARQUIVÍSTICA E A ARQUIVOLOGIA
1.1 HISTÓRICO
a) ARQUIVO
Os arquivos existem desde que o homem resolveu registrar
suas relações como manifestação da atividade humana. Ao
registrar, o homem estava documentando para o presente e para
a informação das gerações vindouras. Registrar é comunicar e a
comunicação é intrínseca ao ser humano. Segundo LODOLINI
(1993), a própria vida em sociedade não existiria sem arquivos.
Os arquivos mais antigos datam de 3.600 a.C. e foram
encontrados em templos e palácios de Civilizações da
Antigüidade.
Desde o momento em que o ser humano teve conhecimento
do mundo que o rodeava, elaborou e preservou documentos úteis
ao funcionamento de sua vida econômica, política, administrativa,
social e religiosa. Os arquivos constituem a memória das
instituições e das pessoas. Eles existem desde o momento em
que o homem decidiu fixar, por escrito, suas relações como ser
social. A criação dos documentos foi uma necessidade para o
registro da memória, exercício do poder e reconhecimento de
direitos.
Os arquivos evoluíram ao longo da história e seu
desenvolvimento ocorreu paralelamente à evolução da sociedade.
Mesmo com o aprimoramento da escrita e dos suportes, em todas
as civilizações há informações que são transmitidas pela
oralidade.
É muito difícil compor e unificar a evolução histórica dos
arquivos, pois cada país apresenta características peculiares de
desenvolvimento.
Poucos estudiosos escreveram sobre a história dos arquivos.
Eugênio Casanova retratou a realidade italiana no seu livro
“Manual de Arquivologia”, Adolf Brenneke, através do
“Archivkunde”, dá maior destaque para os arquivos da Europa
central, Ernest Posner aborda os arquivos europeus na obra
“Arquivos do Velho Mundo” e Jean Favier fala dos arquivos da
França no seu interessante “Les Archives”.
A história dos arquivos evoca a evolução do suporte da
escrita, desde a pedra, tabletes de argila, tabuinhas de madeiras,
papiro, pergaminho até o papel e documentos digitais.
O estudo é fundamentado na periodização histórica dos
arquivos que SANDRI (1968) apresentou no VI Congresso
Internacional dos Arquivos, em Madri, descrita a seguir como:
- época dos arquivos de palácio,
- época da documentação dos notários,
- época dos documentos de arquivos como arma política,
- época dos arquivos como laboratórios para a pesquisa
histórica,
- época do universalismo arquivístico.
b) ARQUIVOLOGIA
Com o incessante progresso da ciëncia e da tecnologia,
acumulou-se o saber e a experiência, e conseqüentemente houve
o crescimento da massa documental em proporções geométricas.
Foi necessária a aplicação de métodos para tornar manejável a
documentação.
A Arquivologia partiu de práticas experimentadas e estabeleceu-
se como uma disciplina particular. Ela iniciou ligada à paleografia
e diplomática, com as quais mantém estreita ligação até e hoje.
A Arquivologia moderna surgiu concomitantemente na Alemanha,
França e Holanda em meados do século XIX. Os arquivistas
holandeses Muller, Feith e Fruin, entre outros, ajudaram a firmar
as bases de uma nova concepção de arquivos, alicerçada em
práticas experimentadas, dando a fundamentação teórica no que
tange aos conceitos, princípios e métodos.
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A necessidade cada vez maior de informações, o aumento dos
cursos de graduação e o crescimento da investigação teórica e
prática impulsionaram o desenvolvimento da Arquivologia nos
últimos vinte anos. A Arquivologia, em processo contínuo de
evolução, libertou-se do conceito tradicional de se conceber
arquivos, apenas ligado à noção de documentos, passando a
valorizar o conteúdo da informação dos documentos. Preocupa-se
com princípios, métodos e técnicas de produção, organização,
armazenamento e utilização dos arquivos, tratando-os desde a
sua origem at[e o destino final.
1.2 CONCEITOS
a) ARQUIVO
Palavra derivada do grego – arché – denominação do palácio dos
registrados e, depois, archeion, significando o local de depósito e
guarda de documentos.
Há ainda, no latim, a palavra – archivum – que traduziria o lugar
onde os documentos eram guardados – e que para muitos seria a
raiz etimológica de arquivo.
O termo archivalía é derivado de archivabilia, que significa
”coisas arquiváveis” ou “coisas de arquivo”.
Dentre os principais conceitos de arquivo, destacam-se:
Conselho Internacional de Arquivos (CIA): “conjunto de
documentos, seja qual for sua data, sua forma e o suporte
material, produzidos e recebidos, por qualquer pessoa, física ou
moral, ou por qualquer organismo público ou privado no exercício
de sua atividade, conservados por seus criadores ou sucessores
para suas próprias necessidades ou transmitidos a instituições de
arquivos”. (Manual de Arquivística, 1995, p.32).
Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991: “conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de
caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício
de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer
que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos”.
Luis Carlos Lopes (2000): “1. Acervos compostos por
informações orgânicas originais, contidas em documentos
registrados em suporte convencional ou em suportes que
permitam a gravação eletrônica, mensurável pela ordem binária
(bits); 2. Produzidos ou recebidos por pessoa física ou jurídica,
decorrentes do desenvolvimento de suas atividades, sejam elas
de caráter administrativo, técnico, artístico ou científico,
independentemente de suas idades e valores intrínsecos.” (p.33).
Dicionário de Terminologia Arquivística (2005):
Arquivo 1- é o conjunto de documentos produzidos e acumulados
por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família,
no desempenho de suas atividades, independentemente da
natureza do suporte. 2- instituição ou serviço que tem por
finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o
acesso a documentos. 3- instalações onde funcionam arquivos e
4- móvel destinado à guarda de documentos.
Para uma melhor compreensão, são analisados os elementos
característicos para a significação de arquivos:
- Unicidade (no conjunto): cada documento assume um lugar
único na estrutura documental do conjunto (indissolúvel) ao qual
pertence;
- Organicidade (no relacionamento com os outros documentos):
pela interdependência entre os documentos e suas relações com
o contexto de produção;
- Originalidade (na exclusividade de produção ou acumulação):
os arquivos são formados por informações específicas dos seus
acumuladores e retratam as atividades dos mesmos;
- Naturalidade (na acumulação): a formação e o crescimento da
documentação origina-se naturalmente, no curso das atividades;
- Imparcialidade (em sua criação): pela qual os documentos
seriam, na essência, portadores da verdade;
- Autenticidade (nos procedimentos): os documentos são
autênticos porque são criados dentro de procedimentos regulares

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estabelecidos, tendo-se em mente a necessidade de se agir por
meio deles.
b) ARQUIVOLOGIA
A Arquivologia, também conhecida como arquivística, de
acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (1996, p.5),
é uma “disciplina que tem por objeto o conhecimento da natureza
dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem
observadas na sua constituição, organização, desenvolvimento e
utilização”.
Segundo DELSALLE (1998), a Arquivologia é a ciência que
estuda os princípios e os métodos empregados na conservação
dos documentos de arquivo, permitindo assegurar direitos,
interesses e a memória das pessoas físicas e jurídicas.
Para BELLOTTO (2002), a Arquivologia é uma disciplina que se
ocupa da teoria, da metodologia e da prática relativa aos arquivos,
bem como se ocupa da sua natureza, de suas funções e da
especificidade de seus documentos/informações.
c) INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA
Desde 1996, busca-se m modelo explicativo das
características da informação arquivística. Aqui, reproduzimos
este, tal como está publicado na revista Archives (1998):
1. A natureza das informações arquivísticas é específica;
trata-se de informações registradas em suporte definido,
acumuladas por um indivíduo ou por um organismo que
é, ao mesmo tempo, produtor e receptor;
2. A primeira característica da informação arquivística é a
sua natureza orgânica, isto é, sua relação umbilical com
o produtor;
3. A segunda característica é sua originalidade, logo, a sua
unicidade;
4. A terceira característica é a sua capacidade de ser
avaliada em termos de idade e de utilização;
5. A primeira particularidade da informação arquivística é a
natureza limitada dos seus suportes – convencionais ou
eletrônicos;
6. A segunda particularidade refere-se à noção de
acumulação das informações – produzidas ou recebidas
– por um indivíduo ou um organismo, desde que sejam
informações capazes de ter significação;
7. A terceira particularidade refere-se às atividades
geradoras que podem ser administrativas, técnicas ou
científicas;
8. A quarta particularidade refere-se ao fato da informação
arquivística ser a primeira forma tomada por uma
informação registrada, quando da sua criação.
A envergadura da informação arquivística é considerável. Não é
fácil determinar as fronteiras de sua abrangência e aplicação. A
informação arquivística está presente no universo das
organizações e mesmo dentro dos esforços individuais de
trabalho, do passado aos nossos dias. Ela é artificial, tratando dos
registros que os homens produziram e que continuam a produzir
em função de suas atividades, desde as primeiras civilizações. Ela
é a base de todo o universo informacional.
Pode-se conceber dois ciclos da informação orgânica e registrada:
o do tempo histórico geral e o ciclo de vida aplicado a cada caso,
em conformidade com o princípio do respeito aos fundos que
permite identificar as fontes produtoras, no sentido arquivístico do
termo. Trata-se, portanto, de compreender e tratar as informações
produzidas desde a época dos manuscritos até a era dos
documentos informáticos.
1.3 FUNÇÕES
Os arquivos refletem as atividades administrativas e são
indispensáveis para dar continuidade e consistência às suas
ações. Caracterizam-se, a posteriori, como fonte histórica, de
acordo com o seu valor.
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A função básica dos arquivos é dar acesso às informações
contidas nos documentos. Para que se alcance esse objetivo é
necessário considerar todos os princípios, normas e técnicas que
regem as funções de gestão dos arquivos tais como: a criação, a
aquisição, a classificação, a avaliação, a descrição, a
conservação e a comunicação ao usuário.
É em torno dos valores e do ciclo de vida dos documentos
que existem as chamadas funções arquivísticas, que devem ser
tratadas de modo a envolver o conjunto dos princípios, dos
métodos e das operações que se aplicam à organização e ao
tratamento dos arquivos. Conforme ROUSSEAU e COUTURE
(1998, p.265), existem sete funções a considerar: produção,
avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e
difusão dos arquivos.
A produção refere-se ao ato de elaborar documentos em
razão das atividades específicas de um órgão. Os documentos
nascem do cumprimento dos objetivos para os quais um órgão foi
criado. Na produção de documentos, feita por qualquer pessoa
física ou jurídica, o arquivo se forma mediante o exercício da
atividade própria dessa entidade, que dá lugar ao trâmite de
diversos assuntos, se materializando em forma de documento.
A avaliação deve ser vista como uma das operações
metodológicas a serviço do conhecimento científico e da
informação social. Ao se avaliar, definem-se os prazos dos
documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente.
Esta função permite um funcionamento eficiente do sistema de
informação - arquivo, ressaltando que os valores primários e
secundários dos documentos estão relacionados com seu ciclo
vital.
A aquisição, por sua vez, refere-se à ação formal em que se
funda a transmissão de propriedade de documentos de arquivo.
Em relação à conservação, esta objetiva estender a vida útil
dos materiais, dando a cada suporte o tratamento mais adequado,
de acordo com suas características, visando estender ao máximo
o seu tempo de vida. Essa função arquivística será melhor
explorada no capítulo 3, sendo explicitamente abordada a
conservação de fotografias.
A classificação consiste em "agrupar hierarquicamente os
documentos de um fundo mediante a reunião de classes, de
acordo com os princípios da proveniência e ordem original"
(MUNDET, 1994, p. 239). Segundo SCHELLENBERG (1974), há
três elementos principais a serem considerados na classificação:
 A ação ou função: reflete as funções do órgão que gerou o
documento, sendo usada com referência a todas as
responsabilidades atribuídas a um órgão a fim de atingir os
amplos objetivos para os quais foi criado;
 A estrutura: reflete a estrutura orgânica (linha e staff) da entidade
que é determinada pelos objetivos ou funções a que se destina;
 O assunto: resulta da análise do conteúdo dos documentos, isto é,
os assuntos que são tratados.
A classificação utiliza-se de um quadro ou esquema para
sistematizar cada fundo em suas classes ou séries. Este quadro
de classificação "reflete as funções que geram a criação e
recepção de documentos" (ROBERGE apud MUNDET,1994).
Desse modo, a classificação está ligada à idéia de separar ou
dividir um conjunto de elementos, onde se estabelecem
classes/grupos que irão refletir num quadro de classificação.
No que se refere à descrição, esta consiste em elaborar uma
representação cuidadosa de uma unidade de descrição e de suas
partes componentes, por meio da extração, análise e organização
de qualquer informação que sirva para identificar o acervo
arquivístico e explicar o seu contexto, bem como o sistema de
arquivo que o produziu. De acordo com LOPES (2000), o primeiro
nível da descrição é alcançado no processo de classificação, o
segundo se desenvolve na avaliação e o terceiro ocorre nos
arquivos permanentes. O processo descritivo culmina com a
produção de um instrumento de pesquisa e a função de descrição
será tema especificamente abordado no subcapítulo 2.2.1 deste
trabalho.
A última função arquivística, a difusão, torna os documentos
acessíveis e promove sua consulta mediante publicações,
exposições, conferências, serviços educativos e outras atividades.

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É considerada função básica das instituições arquivísticas. A
difusão é conseqüência natural e depende inteiramente do
processo de descrição.
1.4 CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
 Quanto à extensão de sua atuação
a) Setorial - são aqueles estabelecidos junto aos órgãos
operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente;
b) Geral ou central - são os que se destinam a receber os
documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que
integram a estrutura de uma instituição, centralizando,
portanto, as atividades de arquivo corrente.
 Quanto aos estágios de sua evolução (freqüência de
uso)
a) Corrente (1ª idade) - são os arquivos constituídos de
documentos que estão sendo usados constantemente pela
Administração, que estejam em circulação. São conservados
nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os
produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.
b) Intermediário (2ª idade) - são os arquivos formados por
documentos que NÃO se encontram mais em circulação, mas cujo
serviço pode ainda ser solicitado, seja para tratar de assuntos
correlatos, seja para retomar um problema novamente focalizado.
A propriedade dos documentos desses arquivos é da
administração que os criou, porém o uso é comum aos criadores e
ao pessoal da administração de arquivos. A permanência dos
documentos nesses arquivos é transitória.
c) Permanente (3ª idade) - são os arquivos constituídos de
documentos que deixaram de ter valor administrativo e que se
conservam em razão de seu valor histórico ou documental e
que constituem os meios de conhecer o passado e sua
evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos.
 Quanto à entidade mantenedora (Agência Criadora)
a) Arquivos Públicos - formado por documentos originados de
órgãos federais, estaduais, distritais ou municipais,
acumulados em decorrência das funções executivas,
legislativas e judiciárias. Em relação ao princípio da
acessibilidade, há dois sentidos de documentação pública:
- documentos que pertencem ao âmbito governamental cujo
acesso é aberto ao público. Ex.: arquivos nacionais e arquivos
públicos estaduais e municipais;
- documentos que pertencem ao âmbito do Estado, mas não há
liberalização do acesso. Ex.: arquivos da administração direta,
arquivos de autarquias.
b) Arquivos Privados - constituídos por documentos resultantes
das atividades de pessoas físicas formado por documentos de
instituições comerciais, organizacionais, familiares ou pessoais.
Ex.: arquivos eclesiásticos, hospitalares, empresariais, de
associações, de famílias, entre outros.
 Quanto a Natureza dos Documentos
a) Arquivo Especial – aquele que tem sob sua guarda
documentos de formas físicas diversas (fotografias, discos,
fitas, microformas, etc.) e que, por esta razão, merece
tratamento especial não apenas ao que se refere ao seu
armazenamento, como também ao registro, acondicionamento,
controle, conservação, etc.;
b) Arquivo Especializado - é o que tem sob sua custódia os
documentos resultantes da experiência humana, num campo
específico, independentemente da forma física que
apresentam. Ex: arquivos médicos ou hospitalares, arquivos de
imprensa, arquivos de engenharia.
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1.5 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
ARQUIVÍSTICOS
 Quanto ao gênero
a) Textuais - quando seu enfoque é baseado em linguagem
escrita.
b) Audiovisuais - quando são feitos de material especial e
registram som e imagem.
c) Cartográficos - quando reproduz em escalas menores uma
área geográfica.
d) Iconográficos - quando seu enfoque concentra-se em figuras e
imagens.
 Quanto à espécie
Termos de atos oficiais e outros documentos
(Definições extraídas de MACHADO, H. C.; CAMARGO, A. M.
(1996)).
Acórdão _ Decisão proferida por tribunal, em grau de recurso.
Alvará _ Documento por meio do qual a administração pública
autoriza ou licencia o exercício de uma atividade, de um direito ou
prática de algum ato. Também se chama alvará a autorização
judicial para a prática de algum ato.
Anteprojeto _ Trabalho preliminar para a redação de um projeto.
Esboço de um plano, de um projeto.
Ata _ Documento contendo registro expositivo, tanto de fatos
ocorridos, como de deliberações tomadas durante reuniões
formais.
Atestado _ Declaração de autoridade competente, afirmando ou
negando o que é do conhecimento oficial do signatário.
Aviso _ Correspondência usada nos ministérios militares, do
oficial superior para o subordinado. Na área civil, é
correspondência trocada entre ministérios ou entre dirigentes de
órgãos subordinados à Presidência da República.
Boletim _ Publicação periódica, em geral de pequeno formato,
destinada a divulgar matéria de interesse das instituições.
Certidão _ Documento extraído de registros públicos originais por
quem tenha autoridade para fazê-lo, ou o expediente em que no
serviço público se dá fé acerca de algo constante de seus
assentamentos.
Certificado _ Ato escrito em que se afirma um fato. Certificar
significa "dar por certo".
Circular _ Documento enviado simultaneamente, com o mesmo
teor, a vários destinatários.
Contrato _ Acordo em que pessoas ou instituições se obrigam a
dar, fazer ou deixar de fazer alguma coisa.
Convenção _ Documento utilizado para regular direitos e deveres
bilaterais ou para oficializar ajustes entre partes.
Convênio _ pacto firmado entre instituições. O mesmo que ajuste.
Decisão _ Documento em que se registra a resolução aprovada
por órgão colegiado.
Declaração _ Documento em que alguém, sob responsabilidade,
consigna um fato ou manifesta opinião ou conceito.
Decreto _ Ato pelo qual o Poder Executivo (federal, estadual ou
municipal) baixa regulamento para o cumprimento de leis, faz
nomeações, promoções etc.
Decreto legislativo _ Ato do Poder Legislativo (federal, estadual
ou municipal) baixado para atender a imperativos constitucionais
no que se refere a atribuições que lhe são privativas.
Distrato _ Desfazimento de contrato.
Edital _ Aviso ao público em geral ou a grupos de interessados,
destinado a ampla divulgação por meio da imprensa, chamando a
atenção para um ato ou fato administrativo.
Estatuto _ Conjunto de normas orgânicas relativas a entidades
públicas ou privadas, a corporações ou associações de classe.
Exposição de motivos _ Documento em que autoridades
sugerem a seus superiores decisões a respeito de assunto sobre
o qual fazem relato circunstanciado.
Inquérito administrativo _ Processo para apurar
responsabilidade de servidores apontados como faltosos
(processo administrativo disciplinar).

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Laudo _ Parecer, por escrito, de arbitradores ou peritos (médicos,
engenheiros e outros técnicos) depois de relatar minuciosamente
os exames a que procedem e as condições a que chegaram.
Lei _ Norma baixada pelo Poder Legislativo. Expediente que
consubstancia a expressão da vontade do governo, ditada pelos
representantes do povo no Poder Legislativo. É submetida à
sanção do chefe do Poder Executivo.
Mandado _ Ordem escrita expedida por autoridade judicial ou
administrativa, para cumprimento de alguma diligência. O
mandado judicial é o mais conhecido e dele há diversos tipos: de
citação, de prisão, de busca e apreensão etc.
Manifesto _ Exposição pública de programa político, religioso ou
diplomático, elaborada por autoridades, corporações etc.
Manual _ Obra de formato cômodo que reúne disposições de
trabalho, diretrizes, decisões, métodos e rotinas de uma unidade
administrativa ou de determinada função.
Medida provisória _ Ato expedido pelo presidente da República,
com força de lei, nos casos de relevância e urgência, o qual,
submetido ao Congresso Nacional, poderá ser convertido ou não
em lei, no prazo de trinta dias a partir da publicação.
Memorando _ Correspondência interna de breve tramitação e
pequeno formato.
Memorial _ Requerimento coletivo ou petição individual, em que a
parte expõe circunstanciadamente seu direito, justificando a
pretensão.
Mensagem _ Comunicação ou correspondência entre os
representantes dos poderes do Estado, especialmente enviadas ao
Poder Legislativo, para proposição de medidas que devem ser
consubstanciadas em lei.
Minuta _ Esboço ou rascunho de qualquer ato, contrato ou
correspondência, a ser revisto e aprovado por outrem, antes de se
tornar definitivo.
Moção _ Meio pelo qual se propõe algo numa assembléia (moção de
simpatia, desagravo, aplauso etc.).
Monografia _ Estudo exaustivo sobre determinado assunto,
elaborado usualmente em forma de relatório.
Nota _ Comunicação entre ministros ou entre autoridades em geral.
Designa também registro ou serviço de notariado.
Notificação _ Documento pelo qual se dá a conhecer um preceito a
alguém, pessoa física ou jurídica, para a prática ou não de um ato.
Ofício _ Instrumento oficial de comunicação entre autoridades ou
destas com entidades públicas ou particulares.
Ordem do dia _ Relação de matérias escolhidas para tratamento em
sessão daquela data.
Ordem de serviço _ Ato de competência de autoridade
administrativa, de acordo com a forma privativa estabelecida na
instituição, contendo decisões, instruções etc.
Parecer _ Opinião técnica, dada com a finalidade de servir de base à
decisão sobre caso relacionado com o fato apreciado (administrativo,
jurídico, técnico ou científico).
Pauta _ Relação das datas e dos feitos a julgar ou discutir em
reuniões oficiais.
Petição _ O mesmo que requerimento.
Portaria _ Ato de competência de autoridade administrativa, de
acordo com a forma privativa estabelecida na instituição, contendo
decisões, instruções etc.
Processo _ Documento que, uma vez autuado, passa a receber
informações, pareceres e despachos que a ele se incorporam, no
decurso de uma ação administrativa ou judiciária.
Provisão _ Documento oficial com a finalidade de conferir autoridade
a uma pessoa, de autorizar o exercício de um cargo, de uma
profissão, ou de expedir instruções.
Regimento _ Conjunto de normas descritivas do funcionamento de
um órgão incluindo finalidades, estrutura organizacional,
competências e atribuições, além de suas ligações com outros órgãos
ou entidades.
Regulamento _ Ato oficial em que se explica o modo e a forma de
executar uma lei. Conjunto de normas cujo fim é esclarecer um texto
legal, facilitando-lhe a execução.
Relatório _ Exposição circunstanciada de ocorrência, da execução de
atividades ou do funcionamento de uma instituição.
Requerimento _ Documento escrito por particular ou servidor público,
solicitando o atendimento de uma pretensão qualquer.
Requisição _ Ato em que uma autoridade administrativa pede
oficialmente alguma coisa ou a execução de determinada ação.
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 Quanto à natureza do assunto
a) ostensivos: é dada aos documentos cuja divulgação não
prejudica a administração.
b) sigilosos: aqueles documentos que devam ser de conhecimento
restrito e requerem medidas especiais de salvaguarda para sua
custódia e divulgação. Segundo a necessidade de sigilo, existem
quatro graus: ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado.
(veja DECRETO Nº 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002)
2 PLANEJAMENTO E ADMINISTRAÇÃO DE
SISTEMAS DE ARQUIVOS EM AMBIENTES
ORGANIZACIONAIS
2.1 DIAGNÓSTICOS DE ARQUIVOS CORRENTES E
INTERMEDIÁRIOS
Se arquivo é o conjunto de documentos recebidos e
produzidos por uma entidade, seja ela pública ou privada, no
decorrer de suas atividades, está claro que sem o conhecimento
dessa entidade (estrutura e alterações, objetivo e funcionamento)
seria bastante difícil compreender e avaliar o verdadeiro
significado de sua documentação. O diagnóstico é uma
constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes
no complexo administrativo, visando a formulação de um plano
arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais como
as necessidades da instituição a que pretende servir.
a) Levantamento de dados: O levantamento deve ter início pelo
exame dos estatutos, organogramas, regimentos,
regulamentos, normas e demais documentos constitutivos da
instituição mantenedora do arquivo e ser complementado pela
coleta de dados de informações sobre a sua documentação.
Assim sendo, é preciso analisar o gênero, as espécies mais
freqüentes, os modelos e formulários em uso, volume e estado
de conservação do acervo, arranjo e classificação dos
documentos, métodos de arquivamento adotados, existência de
registros e protocolos, média de arquivamentos diários, controle
de empréstimo de documentos, processos adotados para
conservação e reprodução de documentos, existência de
normas de arquivo, manuais, códigos de classificação, etc.
Além dessas informações devem ser acrescentados dados e
referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de
pessoas, nível de escolaridade, formação profissional), o
equipamento (quantidade, modelo, estado de conservação), a
localização física (extensão da área ocupada, condições de
iluminação, umidade, estado de conservação das instalações,
proteção contra incêndio, etc.).
b) Análise dos dados coletados: de posse de todos os dados
coletados na fase anterior será possível analisar objetivamente
a real situação dos serviços de arquivo e fazer seu diagnóstico
para formular e propor as alterações e medidas mais
adequadas a cada caso, no sistema a ser implantado.
c) Planejamento: elaboração de um plano arquivístico para
alcançar os objetivos pretendidos. Deve-se considerar: (1) a
posição do arquivo na instituição (recomenda-se que seja a
mais elevada possível, tendo em vista que irá atender a
setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade), (2)
centralização (além da reunião da documentação em um único
local, também a concentração de todas as atividades de
controle) ou descentralização (centralização das atividades de
controle e descentralização dos arquivos // descentralização
das atividades de controle e dos arquivos) e coordenação dos
serviços de arquivo (para os sistemas descentralizados é
imprescindível a criação de uma Coordenação Central,

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tecnicamente planejada, que exercerá funções normativas,
orientadoras e controladoras. Tem por atribuições: prestar
assistência técnica aos arquivos setoriais, estabelecer e fazer
cumprir normas gerais de trabalho, determinar normas
específicas de operação, promover a organização ou
reorganização dos arquivos setoriais, quando necessário;
treinar e orientar pessoal, promover reuniões periódicas para
exame, debate e instruções sobre assunto de interesse do
sistema de arquivos.), (3) escolha de métodos de arquivamento
adequados (alfabético dicionário ou enciclopédico, numérico,
cronológico, geográfico, etc.), (4) estabelecimento de normas
de funcionamento (referentes ao arquivo e ao protocolo que
depois de aplicadas e aprovadas na fase de implantação irão
integrar o Manual de Arquivo da instituição juntamente com
modelos e formulários, rotinas, códigos de assuntos e índices),
(5) recursos humanos (preparação de pessoal especializado
nas técnicas de arquivo), (6) escolha das instalações e
equipamentos (condições físicas, extensão da área), (7)
constituição de arquivo intermediário e permanente (mesmo
depois do acervo documental passar por fases de análise,
avaliação e seleção rigorosas, deve ser preservado, seja para
fins administrativos e fiscais, seja por exigências legais, ou
ainda por questões históricas), (8) recursos financeiros Nem
sempre os responsáveis pelos serviços públicos ou dirigentes
de empresas compreendem a importância dos arquivos e
admitem despesas concernentes a tais serviços. Torna-se
necessário, então, uma campanha de esclarecimento no
sentido de sensibilizá-los por meio de um projeto de arquivo a
ser dividido em três partes: síntese da situação real
encontrada, análise e diagnóstico da situação, o plano
propriamente dito, contendo prescrições, recomendações e
procedimentos a serem adotados.
d) Implantação e acompanhamento. Manuais de arquivo:
Deve ser precedida por uma campanha de sensibilização que
atinja a todos os níveis hierárquicos envolvidos. Treinamento
de pessoal operacional e usuários do serviço de arquivo.
Acompanhamento constante a atento das normas implantadas
a fim de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades, falhas ou
omissões que venham a ocorrer, Elaborar o Manual de Arquivo
(procedimentos e instruções que irão garantir o funcionamento
eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade do trabalho
através dos tempos).
2.2. PROTOCOLO
O Decreto nº 83.785, de 30 de julho de 1979, no item 4 da
letra B do art. 1º, recomenda “suprimir a obrigatoriedade da
tramitação de documentos e processos por protocolos gerais ou
órgãos centrais de simples registro ou distribuição. Os assuntos
serão, sempre que possível, diretamente encaminhados ao setor
competente para estudá-los ou resolvê-los, o qual fornecerá, se
for o caso, recibo de protocolo”.
De acordo com a interpretação do próprio ministro Hélio
Beltrão, a expressão “obrigatoriedade” foi colocada na lei para
acabar com protocolos que não funcionam. A expressão “sempre
que possível” inserida no Decreto, dá ao Arquivista, e só a ele, o
poder de decidir o que é melhor para o órgão.
O que é melhor para o órgão – diz o arquivista – é um
protocolo perfeitamente organizado em substituição daquele que
foi extinto por não funcionar. Os assuntos que forem
encaminhados diretamente ao setor competente o serão através
do protocolo dinâmico que recupera a informação em poucos
minutos e saberá dizer ao próximo ao usuário, com quem está,
naquele momento, o papel que foi encaminhado por ele, sem
recibos, sem má fé, sem burocratização – simplesmente
organização consciente e técnica.
Num sistema de arquivos correntes, não podemos dissociar
os serviços de recebimento, registro, controle, tramitação e
expedição de correspondência (protocolo) dos serviços de
arquivamento e empréstimo de documentos (arquivo).
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
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Todos os papéis que entram numa instituição precisam
receber um tratamento adequado. Uns são encaminhados
diretamente aos destinatários por se tratar de correspondências
particulares; outros são registrados e tem sua tramitação
controlada e existem, ainda, aqueles que são meramente
entregues aos destinatários por não merecerem registro, embora
contenham uma informação e que após terem tomado
conhecimento do seu teor podem até mesmo, ser eliminados.
Os documentos registrados e que tramitaram, após terem
cumprido suas finalidades, são arquivados. Muitos aguardam
decisões e prazos nos Arquivos. A cada documento registrado
num sistema de protocolo, deverá corresponder uma classificação
por assunto, sob a qual esse documento será arquivado no
momento adequado. Essa classificação é colocada no documento
e na ficha de protocolo. No espaço correspondente ao destino,
deverá ser anotada a tramitação do documento desde o momento
de sua saída do serviço de protocolo, até o seu arquivamento.
Desse modo, quando uma pessoa deseja saber algo a respeito do
andamento d de um documento, basta verificar na ficha do
protocolo seu andamento. Se a carga estiver para o arquivo, se
saberá sob qual notação ele estará arquivado.
Não podemos pré-determinar rotinas e procedimentos, nem
sequer tentar impô-los à qualquer administração, porém,
apresentaremos um modelo no qual o Arquivista poderá se basear
para desenvolver o Sistema de sua instituição:
a) quanto ao recebimento
1- recebe a correspondência
2- separa a correspondência de serviço da particular
3- distribui a correspondência particular
4- separa a correspondência de serviço de caráter
ostensivo, da de caráter sigiloso
5- encaminha a correspondência sigilosa aos respectivos
destinatários
6- abre a correspondência ostensiva
7- toma conhecimento da correspondência pela leitura,
verificando a existência de antecedentes
8- requisita ao Arquivo os antecedentes
9- interpreta e classifica a correspondência de acordo com
a classificação adotada
10- apõe carimbo de protocolo – datador, sempre que
possível no canto superior direito do documento
11- numera, no espaço a isso destinado no carimbo, e anota
nos espaços próprios, a 1ª distribuição e o código
12- elabora o resumo do assunto a ser lançado na ficha de
protocolo (ou livro, ou banco de dados)
13- encaminha os papéis ao serviço de registro e
movimentação
b) quanto ao registro e movimentação (funciona como
um centro de distribuição e redistribuição)

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
14- prepara a ficha de protocolo (2 vias) anotando o nº do
protocolo, data de entrada, procedência, espécie,
número e data do documento, código e resumo do
assunto, 1ª distribuição
15- anexa a 2ª via da ficha ao documento, encaminhando-o
ao seu destino
16- inscreve os dados constantes da Ficha de Protocolo nas
fichas dos fichários de Procedência e assunto,
rearquivando-as em seguida (este é o procedimento
manual. No caso de utilizar um software de
gerenciamento esse processo se dá automaticamente.)
17- arquiva as fichas de protocolo em ordem numérica (caso
seja utilizado um livro, atualizar o respectivo índice)
18- recebe dos vários setores, os documentos a serem
redistribuídos, anota nas respectivas fichas, o novo
destino
19- encaminha os documentos aos respectivos destinos
c) quanto à expedição
20- recebe a correspondência para expedição já assinada
21- verifica se não faltam folhas ou anexos
22- numera e completa a data, no original e nas cópias
23- prepara as sobrecartas e insere os originais para serem
expedidos
24- procede à selagem da correspondência a ser
encaminhada aos correios e providencia a sua remessa
25- encaminha, por outros meios, a correspondência que
deva ser entregue diretamente
26- encaminha ao arquivamento, as cópias acompanhadas
da correspondência que lhes deu origem
d) quanto ao arquivamento
27- recebe a correspondência a ser arquivada
28- verifica a classificação atribuída no ato do recebimento,
ratificando-a ou retificando-a
29- classifica a correspondência expedida, anotando o
código
30- preenche as folhas de referência, no caso do documento
exigir mais de uma classificação
31- encaminha as cópias de acordo com as diretrizes
estabelecidas.
2.3 REPRODUÇÃO DE DOCUMENTOS
Segundo o DTA (1996), reprodução é a cópia exata de um
documento no conteúdo e no aspecto formal, mas não
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Cargo ARQUIVISTA
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necessariamente em suas dimensões. A reprodução de
documentos tem por finalidade a preservação por substituição e a
duplicação de originais em suportes informáticos constitui um
elemento básico nas políticas de difusão e aumento dos usuários.
A duplicação de determinadas séries o documentos de arquivo
pode ser pela utilização das tradicionais microformas ou pela
digitalização.
Quanto a vantagens e desvantagens dessas mídias, podem-se
deduzir algumas conclusões:
1- a superior durabilidade do microfilme em relação ao suporte
ótico;
2- a superior dinamicidade de acesso dos suportes magnéticos
na transmissão automática de imagens.
O microfilme deve ser utilizado como suporte de conservação e
o suporte digital, como meio de gestão e acesso.
Processos reprográficos
a) DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
O arquivamento de documentos sob a forma de imagens digitais
é uma das mais eficientes ferramentas de gestão da atualidade, pois
associa a agilidade dos processos à inviolabilidade das informações.
Um parque de equipamentos para digitalização de documentos
deve ser constituído de scanners de alta performance, operados por
equipes treinadas no tratamento dos mais variados tipos de
documentos.
A área de tratamento de documentos históricos deve contar com
restauradores e infra-estrutura completa para manipulação de acervos
cujo estado de conservação não permitam tratamento em operações
seriadas.
Todos os processos devem cumprir rigoroso controle de
qualidade, não só impedindo a perda de qualidade das imagens
resultantes, assim como melhorando-as através de tratamento de
filtragem e limpeza.
Por meio da tecnologia de digitalização é possível gerenciar
eletronicamente as informações de textos e documentos,
armazenando-as através dos recursos da informática, o que
permite a multiusuários a pesquisa, localização e disponibilização
das informações em tempo real.
O processo consiste na captação de imagens contidas em
documentos ou microfilmes por meio de scanners, elaboração de
índice sistemático no software de gerenciamento de documentos
e informações desenvolvido para arquivo e armazenamento em
disco rígido e/ou mídias óticas e magnéticas. É possível a
digitalização de qualquer espécie de documento: desenhos de
engenharia de grandes formatos, cheques, fotos e arquivos
diversos.
São muitas as aplicações e vantagens da digitalização,
principalmente, a drástica redução do trânsito de documentos em
papel dentro da empresa. As imagens podem ser acessadas de
forma muito mais rápida e prática, em um sistema de
multiusuários. É possível ainda sua transmissão via Internet,
modem, ou impressão em papel, integrando a empresa que a
utiliza e agilizando as atividades dos funcionários e usuários do
sistema, proporcionando redução de custos e aumentos
expressivos de produtividade.
b) MICROFILMAGEM
A microfilmagem é um sistema de gerenciamento e
preservação de informações, mediante a captação das imagens
de documentos por processo fotográfico. O microfilme reduz
drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio de
armazenamento mais racional e prático, proporcionando acesso
eficiente, rápido, limpo e seguro às informações arquivadas, e a
baixo custo.
O Brasil possui legislação federal específica, que autoriza a
atividade de microfilmagem no país, estabelecendo que o
microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos
originais, podendo estes ser eliminados após a microfilmagem.
Podem ser microfilmados desde pequenos documentos até
grandes formatos, como desenhos de engenharia. O processo de
microfilmagem é composto das atividades de desenvolvimento do
projeto micrográfico, preparação e ordenação dos documentos,

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
microfilmagem, processamento (revelação), controle de qualidade,
revisão, duplicação, indexação e elaboração de índice sistemático
no software de gerenciamento de documentos e informações.
O microfilme cópia se destina ao manuseio diário, ao passo
que o original tem por finalidade garantir a integridade e
preservação das informações.
Etapas de microfilmagem:
a) Preparação: classificação dos documentos a serem
microfilmados, sua seleção, ordenação, restauração e indexação
dos mesmos, verificação de possíveis danos.
b) Microfilmagem: os documentos são microfilmados em
microfilmadoras com numerador eletrônico dentro do campo
focal e marcador de blips para facilitar uma futura digitalização;
c) Processamento: Os filmes originais são submetidos aos
processos de revelação, fixação, lavagem e secagem.
d) Revisão: Todos os filmes, tanto os originais quanto as cópias,
serão conferidos fotograma por fotograma, sendo fornecido um
laudo técnico da mesma.
e) Controle de qualidade: realização de todos os testes de
controle, assegurando totalmente a qualidade dos filmes
gerados.
f) Armazenamento: Os microfilmes serão acondicionados em
caixas próprias para microfilmes e devidamente indexadas.
Microfilmadoras
a) Planetárias: os documentos e o filme ficam fixos. Depende do
operador e conseqüentemente A produtividade dependerá da sua
habilidade.
b) Rotativas: possuem um tracionador responsável pelo transporte
até o seu interior. A vantagem desse sistema é que, para
documento de tamanho padrão, os custos reduzem
significativamente.
3 FUNDAMENTOS, PRINCÍPIOS E TEORIAS
ARQUIVÍSTICAS
3.1 CORRENTES E TENDÊNCIAS ARQUIVÍSTICAS
A arquivística atual trabalha com a existência de três correntes
de pensamento arquivístico: a arquivística tradicional, o records
manegement e a arquívistica integrada.
Estes três grupos estão representados quase por todo a parte do
mundo atual. A primeira, tradicional, exerce uma hegemonia
internacional no plano teórico e prático. A segunda, norte-americana,
tem uma hegemonia prática local no que concerne ao tratamento dos
arquivos administrativos, especialmente, os empresariais. A terceira,
integrada, canadense, consiste em um fenômeno especial e particular.
A fragmentação do pensamento arquivístico é um problema
internacional. A ausência de metodologia e de concepções bem
estabelecidas e utilizadas de modo regular são recorrentes em escala
mundial.
As correntes da arquivística ainda não encontraram um equilíbrio
entre o senso comum e a reflexão científica para se tormar uma
disciplina do conhecimento.
A arquivistica tradicional, mais ligada aos arquivos definitivos,
recusa-se a questionar a origem, isto é, a criação, a utilização
administrativa, técnica e jurídica dos arquivos, dos documentos
recolhidos aos arquivos definitivos. Esta atitude resulta na crença
generalizada de que estas questões não são parte da profissão. Élio
Lodolini e Antonia Heredia são autores que defendem esta corrente.
O records management consiste em um conjunto de regras
práticas, por vezes muito eficazes, mas que não possuem
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fundamentos científicos rigorosos, abrindo a porta à improvisação.
Esta corrente defende que seu interesse profissional difere totalmente
do desenvolvido pelo arquivista que trabalha em arquivos históricos.
Esta corrente espelha a tradição pragmática do mundo anglofônico da
América do Norte, onde a burocracia oficial e privada são bastante
diferentes no resto do planeta. Identificada por uma preocupação
centrada sobre os arquivos ativos e semi-ativos, no tratamento dos
arquivos administrativos, especialmente empresariais.
A arquivística integrada é a única a propor a transformação da
arquivística em uma disciplina científica., preocupada com o ciclo
completo de vida dos documentos. Está aberta a pesquisa, à
redefinição de conceitos e metodologias. Nasceu e se desenvolveu no
Canadá, na Universidade de Quebec, sendo uma arquivística
universitária. São seus representantes: Carol Couture, Jean-Yves
Rousseau e Jacques Ducharme.
3.2- PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS
Princípio do Respeito aos fundos ou proveniência - O
princípio da proveniência teve origem com o método de trabalho
elaborado pelo historiador francês Natalis do Wailly (1805-1886),
revelando-se muito mais que um simples modo de fazer. Desde o
século XIX, este princípio vem sendo considerado como fundamental
na arquivística e universalmente aceito como base teórica e prática
para a organização de arquivos.
O “respeito aos fundos ou proveniência” consiste em manter juntos,
sem misturá-los a outros, os arquivos provenientes de uma
administração, de uma instituição ou de uma pessoa física ou jurídica
(fundo de arquivo dessa administração, instituição ou pessoa).
(DUCHEIN, 1986) Isto se justifica porque os arquivos são
considerados como produto natural da atividade do organismo que os
gerou. Cabe acrescentar que a existência das informações
arquivísticas só se justifica na medida em que pertencem a um
conjunto, e que os documentos de arquivo possuem caráter utilitário,
sendo este aparente, se conservados em seus lugares, dentro do
conjunto. Segundo o DBTA ( 2005), o princípio da proveniência “ é o
princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido
por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado
aos de outras entidades produtoras. Também chamado de respeito
aos fundos.
Princípio do respeito à ordem original – é o princípio segundo
o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade
coletiva, pessoa ou família que o produziu.
Princípio da territorialidade - conceito derivado do princípio da
proveniência e segundo o qual os arquivos deveriam ser conservados
em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos,
excetuados os documentos elaborados pelas representações
diplomáticas ou resultantes de operações militares.
3.3- TEORIA DAS TRÊS IDADES OU CICLO VITAL
DOS DOCUMENTOS
Sucessivas fases por que passam os documentos de um
arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação.(DBTA,
2005)
A teoria das três idades é a sistematização do ciclo vital dos
documentos de arquivo. Este ciclo compreende três idades que,
desde o ponto de vista da administração, seriam a dos documentos
ativos, a dos semi-ativos e a dos inativos. Embora a denominação
mais difundida é a que correspondem aos usos desses documentos:
correntes, ou de gestão, ou setoriais; intermediários ou semi-
correntes; e permanentes ou históricos. Alguns teóricos vêem, no
entanto, uma idade a mais: a dos arquivos centrais, onde se juntariam,
ainda em idade corrente, os documentos originados dos setores.
A primeira idade ou período de atividade refere-
se ao período no qual os documentos formam os arquivos correntes,
indispensáveis a manutenção das atividades de uma administração,
devendo permanecer o mais próximo possível dos usuários. Os
documentos que se encontram neste fase devem ser conservados
para responder aos objetivos de sua criação, considerando que
possuem valor primário.
A passagem dos documentos da primeira idade para a segunda
idade denomina-se transferência e indica o fim de sua vigência. No
período de semi-atividade (arquivos intermediários), os documentos

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
são conservados por motivos administrativos, legais ou financeiros,
isto é, ainda são detentores de valor primário, mas não mais são
utilizados para assegurar as atividades quotidianas da administração.
Da segunda idade arquivística para a terceira, a passagem
denomina-se recolhimento. E os documentos passam a retenção
permanente. Nesse período, os documentos deixam de ter valor
previsível para a organização que os produziu. Passando a ter valor
de testemunho (valor secundário).
4 GESTÃO DOCUMENTAL
4.1 GESTÃO SISTÊMICA DE DOCUMENTOS
A gestão de documentos apresenta-se como uma atividade
permanente e essencial para a vida econômica, política,
administrativa, científica e cultural de um país, na medida em que
garante o controle da produção, bem como a utilização e a destinação
adequadas dos documentos, assegurando a preservação daqueles
considerados de valor permanente.
Gestão de documentos, segundo o Dicionário Brasileiro de
Terminologia Arquivística (2005), é o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação
e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária,
visando sua eliminação ou recolhimento. Também chamada de
administração de documentos.
Os objetivos da gestão de documentos são: assegurar a
produção, administração, manutenção e destinação dos documentos;
garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja
necessária; avaliar a documentação de acordo com seus valores
estabelecendo o destino da mesma em tabelas de temporalidade.;
assegurar a eliminação dos documentos que não apresentam valor
primário e secundário; contribuir para o acesso e preservação dos
documentos de guarda permanente, por seu valor histórico; assegurar
o uso da micrográfica, processamento automatizado de dados e
outras técnicas avançadas de gestão de documentos.
As fases da gestão de documentos são: a produção que
consiste no ato de elaborar documentos em razão das atividades
específicas de cada órgão ou setor; a utilização que corresponde ao
fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua
função administrativa, assim como a sua guarda após cessar seu
trâmite e a destinação que envolve as atividades de análise, seleção
e fixação de prazos de guarda, ou seja, implica decidir quais os
documentos a serem eliminados e quais serão preservados
permanentemente.
4.2 FUNÇÕES ARQUIVÍSTICAS
Retomando o que já dissemos no item 1.3 FUNÇÕES: É em
torno dos valores e do ciclo de vida dos documentos que existem
as chamadas funções arquivísticas, que devem ser tratadas de
modo a envolver o conjunto dos princípios, dos métodos e das
operações que se aplicam à organização e ao tratamento dos
arquivos. Conforme ROUSSEAU e COUTURE (1998, p.265),
existem sete funções a considerar: produção, avaliação,
aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão dos
arquivos.
Serão detalhadas a seguir as funções de avaliação,
conservação, classificação, descrição e difusão.
4.2.1 Avaliação
Verificação do valor probatório ou informativo dos
documentos e estabelecimento dos prazos de vida dos
documentos. A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo
de vida documental arquivístico, na medida em que define quais
documentos serão preservados para fins administrativos ou de
pesquisa e em que momento poderá ser eliminado ou destinado aos
arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
10
uso que apresentam para a administração que os gerou e para a
sociedade.
Os primeiros atos legais destinados a disciplinar a avaliação
de documentos no serviço público datam do final do século
passado, em países da Europa, nos Estados Unidos e no Canadá.
No Brasil, a preocupação com a avaliação de documentos
públicos não é recente, mas o primeiro passo para sua
regulamentação ocorreu efetivamente com a lei federal nº 8.159,
de 8 de janeiro de 1991, que em seu artigo 9º dispõe que “a
eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e
de caráter público será realizada mediante autorização de
instituição arquivística pública, na sua específica esfera de
competência”.
Estudos vêm sendo realizados no setor público e privados,
com o objetivo de estabelecer critérios e parâmetros para a
avaliação documental, já desde a década de 1970. O Arquivo
Nacional publicou em 1985, manual técnico sob o título
Orientação para avaliação e arquivamento intermediário em
arquivos públicos, do qual constam diretrizes gerais para a
realização da avaliação e para a elaboração de tabelas de
temporalidade. Em 1986, iniciaram-se as primeiras atividades de
avaliação dos acervos de caráter intermediário sob a guarda da
então Divisão de Pré-Arquivo do Arquivo Nacional, desta vez com
a preocupação de estabelecer prazos de guarda com vista à
eliminação e, conseqüentemente, à redução do volume
documental e racionalização do espaço físico.
A metodologia adotada à época envolveu pesquisas na
legislação que regula a prescrição de documentos administrativos,
e entrevistas com historiadores e servidores responsáveis pela
execução das atividades nos órgãos públicos, que forneceram as
informações relativas aos valores primário e secundário dos
documentos, isto é, ao seu potencial de uso para fins
administrativos e de pesquisa, respectivamente.
Com a instalação do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), em
novembro de 1994, foi criada, dentre outras, a Câmara Técnica de
Avaliação de Documentos (Ctad) para dar suporte às atividades do
conselho. Sua primeira tarefa foi analisar e discutir a tabela de
temporalidade elaborada pelo grupo de trabalho Arquivo
Nacional/SEPLAN, com o objetivo de torná-la aplicável também aos
documentos produzidos pelos órgãos públicos nas esferas estadual e
municipal, servindo como orientação a todos os órgãos participantes
do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).
INSTRUMENTOS DE DESTINAÇÃO (TTD e Lista de
Eliminação)
Destinação: Decisão, com base na avaliação, quanto ao
encaminhamento de documentos para guarda permanente,
descarte ou eliminação. É o recolhimento, análise, avaliação,
seleção e eliminação de documentos.
a) Tabela de Temporalidade A tabela de temporalidade é um
instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos
definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a
garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua
estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos
documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício
de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e
intermediária, a destinação final - eliminação ou guarda permanente,
além de um campo para observações necessárias à sua compreensão
e aplicação.
Posteriormente, esta deverá ser encaminhada à instituição
arquivística pública para aprovação e divulgação, por meio de ato
legal que lhe confira legitimidade.
METODOLOGIA PARA ELABORAÇÃO DA TABELA DE
TEMPORALIDADE DOCUMENTAL – TTD
Para a elaboração da tabela de temporalidade há que se
observar os princípios da teoria das três idades, que define
parâmetros gerais para arquivamento e destinação dos documentos
de arquivo.

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O processo de avaliação deve considerar a função pela qual foi
criado o documento, identificando os valores a ele atribuídos (primário
ou secundário), segundo o seu potencial de uso.
O valor primário refere-se ao uso administrativo para o órgão,
razão primeira da criação do documento, o que pressupõe o
estabelecimento de prazos de guarda ou retenção anteriores à
eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente. Relaciona-
se, portanto, ao período de utilidade do documento para o
cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais.
O valor secundário refere-se ao uso para outros fins que não
aqueles para os quais os documentos foram criados, podendo ser:
a) Probatório - quando comprova a existência, o funcionamento e
as ações da instituição;
b) Informativo - quando contém informações essenciais sobre
matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou
pesquisa (Schellenberg, 1994, p. 152-154).
A metodologia de elaboração da tabela de temporalidade
fundamenta-se nas funções e atividades desempenhadas pelos
órgãos públicos, tomando-se por base o conteúdo da informação
contida nos documentos, pois somente desta maneira é possível
realizar a análise e seleção documental com racionalidade e
segurança.
Os órgãos, ao adotar a tabela, devem designar uma
Comissão Permanente de Avaliação que terá a responsabilidade
de proceder às adaptações, orientar sua aplicação, dirimir
possíveis dúvidas, orientar o processo de seleção dos
documentos e proceder à revisão periódica no que se refere aos
documentos relativos às atividades-meios. Deverá, ainda,
promover a avaliação dos documentos relativos às atividades-fim,
complementando a tabela básica e submetendo-a à aprovação da
instituição arquivística pública.
A Comissão Permanente de Avaliação compor-se-á de:
 arquivista ou responsável pela guarda da documentação;
 servidores das unidades organizacionais às quais se referem
os documentos a serem destinados, com profundo
conhecimento das atividades desempenhadas;
 historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo;
 profissional da área jurídica, responsável pela análise do valor
legal dos documentos;
 profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o
acervo objeto da avaliação (economista, sociólogo, engenheiro,
médico e outros);
 outros profissionais que possam colaborar com as atividades
da comissão.
Competirá à comissão designar grupo de trabalho
responsável pela execução dos procedimentos metodológicos
descritos a seguir:
1. levantamento de dados relativos às funções e atividades
desenvolvidas na área de administração geral, bem como
naquelas específicas do órgão (atividades-fim);
2. definição dos conjuntos documentais;
3. entrevistas com servidores responsáveis pelo planejamento e
execução das atividades às quais se referem os conjuntos
documentais definidos, obtendo informações referentes à vigência,
à legislação que regula as atividades e os prazos de prescrição, à
existência de outras fontes recapitulativas, à freqüência de uso dos
documentos, e aos prazos de precaução, cuja necessidade é
ditada pelas práticas administrativas;
4. levantamento de informações sobre linhas de pesquisa;
5. processamento das informações e preenchimento dos campos da
tabela;
6. encaminhamento da proposta à Comissão Permanente de
Avaliação para apreciação dos prazos de guarda e destinação.
Cessados os trabalhos, a Comissão Permanente de
Avaliação deverá:
1. analisar a proposta, procedendo alterações ou aprovando-a na
íntegra;
2. encaminhar a tabela à instituição arquivística pública na sua
respectiva esfera de competência para aprovação;
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3. providenciar a divulgação da tabela aprovada, por intermédio
de ato legal a ser publicado na imprensa oficial ou, na
inexistência desta, em outro veículo de divulgação local.
Para que a tabela seja aplicada com êxito, será necessário
promover o treinamento dos responsáveis pela execução das
atividades arquivísticas do órgão. Além da aplicação da tabela,
estes serão encarregados de analisar e propor as atualizações
necessárias ao aprimoramento das atividades de avaliação.
b) Lista de Eliminação - é a relação específica de documentos
que serão eliminados de uma única vez e que tem que ser
aprovada pela autoridade competente.
Critérios que regulam a eliminação de documentos
a) Documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros ou
que tenham sido impressos em sua totalidade.
b) Cópias cujos originais tenham sido conservados.
c) Documentos cujos elementos essenciais estejam reproduzidos
em outros.
d) Documentos de pura formalidade.
Documentos que se tornem obsoletos
4.2.2 Conservação
O termo preservação é muito popular e grandemente discutido e
pode ser definido como a preocupação que devemos ter para com os
suportes materiais da informação, sua coleção, processamento e
disponibilidade para os usuários.
O homem sempre registrou seus feitos, seus sentimentos,
vitórias e derrotas e usou os mais diversos materiais: as paredes das
cavernas, a argila, a madeira, o papiro, o pergaminho, o papel e hoje,
os materiais magnéticos.
A preservação tem como finalidade máxima manter a integridade
da informação contida em um determinado suporte. Preserva-se tudo
aquilo que se traduz como patrimônio de uma nação, tudo o que
revela sua origem e sua história.
A preservação de acervos é uma área do conhecimento que
passou por modificações significativas nos últimos trinta anos. Até a
década de 1970 prevaleciam os procedimentos realizados por
restauradores cujo enfoque era o tratamento unitário do documento,
muitas vezes, de forma empírica e artesanal.
Nas últimas décadas ocorreu uma mudança radical nos
procedimentos, determinada pelo crescimento vertiginoso dos acervos
aliado a inúmeros problemas físicos e químicos dos suportes da
informação. A busca de soluções para os problemas da preservação
está cada vez mais baseada em conhecimentos tecnológicos e
científicos e em ações gerenciais voltadas para o desenvolvimento de
políticas de preservação.
Um dos marcos dessa mudança foi a enchente ocorrida em
Florença, em 1966, quando meio milhão de livros e manuscritos da
Biblioteca Nazionale ficaram encharcados de água e lama. Com o
apoio da UNESCO, foi realizada uma operação internacional reunindo
de restauradores e encadernadores para resgatar e recuperar aquele
patrimônio da humanidade. Os profissionais foram obrigados a
desenvolver técnicas de tratamentos emergenciais para danos
causados pela água.
Mas foi a constatação, a partir dos anos 60, dos problemas
detectados no papel fabricado a partir da segunda metade do século
XIX, que provocou a grande mudança conceitual de preservação.
A partir de 1850, com o início da produção industrial do papel
utilizando como matéria-prima a celulose da madeira, resultou em um
papel ácido, de baixa qualidade e pouca resistência e,
conseqüentemente, a produção de livros e documentos amarelados,
frágeis e quebradiços, em poucos anos.
O papel , ainda, é o material mais barato e mais utilizado como
veículo da informação, encontrado em forma de livro, documentos,
mapas, cartas, etc. Este material inventado pelos chineses e
produzido industrialmente é propenso a perder sua força quando
arquivado por muito tempo, devido a sua composição química e às
condições ambientais onde se encontra armazenado.
A preservação abrange todas as ações que possibilitem a
garantia da integridade das informações e dos significados de um bem
cultural, através de sua gestão e proteção.

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
A conservação consiste na observação, estudo e controle das
causas de degradação dos bens culturais, levando à doação de
medidas preventivas, minimização ou supressão da deterioração do
acervo.
NECESSIDADE DE CONSERVAÇÃO
A partir do momento em que é criado, qualquer documento, o
livro ou trabalho de arte sofre um processo constante de
envelhecimento. Esta transformação física e química normal é devida,
principalmente, ao oxigênio contido na atmosfera; umidade,
temperatura, radiações de infravermelho e ultravioleta e, pelos
componentes químicos usados na fabricação do papel. A aceleração
dessas transformações físicas e químicas podem ocorrer por uma
mudança (aumento ou diminuição) em qualquer dos fatores
mencionados e pode se tornar muito séria.
O excesso de umidade produz manchas e causa apodrecimento,
formação de bolor e corrosão metálica; as tintas ferrogálicas tornam-
se corrosivas; a cola perde sua adesão. Ambientes secos causam
forte encolhimento no papel, papiro e couro. Esta situação torna-se
drástica se as condições ambientais não forem rigidamente
controladas para minimizar outros fatores de deterioração, tais como:
microorganismos, insetos, parasitas, poeira e poluição do ar.
Depósitos negligenciados são rapidamente infestados por traças,
cupins, ratos e baratas. O ambiente do depósito causa também
grandes danos quando as prateleiras são de madeira ou de metal
enferrujado e quando há pouca ventilação e proteção contra fogo nos
espaços de depósitos, que não são limpos regularmente.
Há também o problema dos danos causados pelo próprio
homem, muitos dos quais podem ser evitados. Danos acidentais são
resultados do manuseio desnecessário, do empacotamento e
transporte inadequados, do vandalismo, restauração imprópria, do
hábito da alimentação nos locais de guarda de documentos.
O principal objetivo da conservação é o de estender a vida útil
dos materiais dando aos mesmos o tratamento certo, no lugar certo,
na hora certa e na maneira certa.
O estudo e o controle das principais fontes de degradação do
papel são o foco central de preservação. Podemos considerá-la como
uma série de medidas preventivas contra fatores internos ou externos
de degradação do papel, com a finalidade de evitar o alastramento e a
disseminação de seus efeitos danosos.
A permanência e durabilidade de livros e documentos está
diretamente relacionada às condições ambientais em que esses
materiais estão sendo guardados. Há uma estreita relação entre a
longevidade e/ou durabilidade do papel e as condições ambientais do
acervo.
ARMAZENAGEM - MATERIAL PERMANENTE
Armário de aço: é um móvel fechado, usado para guardar
documentos sigilosos, ou volumes encadernados.
Arquivo:móvel de aço ou madeira, com duas, três, quatro ou mais
gavetas ou gabinetes de diversas dimensões, onde são
guardados os documentos
Arquivo de fole: é um arquivo de transição entre o arquivo
vertical e o horizontal. Os documentos eram guardados
horizontalmente, em pastas com subdivisões, e carregados
verticalmente.
Arquivos horizontais antigos: pombal (em forma de
escaninhos), sargento (tubos metálicos usados pelo exército em
campanha)
Box: pequeno fichário que se coloca nas mesas. É usado para
lembretes.
Caixa de transferência: caixa de aço ou papelão, usada
especialmente nos arquivos permanentes.
Estante: móvel aberto, com prateleiras, utilizado nos arquivos
permanentes, onde são colocadas as caixas de transferência.
Modernamente, é utilizada para arquivos correntes, empregando-
se pastas suspensas laterais.
Fichário: é um móvel de aço próprio para fichas, com uma, duas,
três ou quatro gavetas, ou conjugado com gavetas para fichas e
documentos.
Fichário horizontal: aqueles em que as fichas são guardadas em
posição horizontal, uma sobre as outras, fixadas por bastões
metálicos presos às gavetas.
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Fichário vertical: aqueles em que as fichas são guardadas em
posição vertical, uma atrás das outras, geralmente separadas por
guias.
Em relação aos equipamentos de arquivo devem ser
observados:
a) não usar equipamentos planejados para outros fins;
b) procurar obter equipamentos conversíveis e flexíveis;
c) o equipamento deve proteger ao máximo os documentos.
d) evitar armários e estantes de madeira, dando preferência aos
de aço.
e) arquivos horizontais ou verticais devem ser escolhidos de
acordo com o material a ser arquivado
EMBALAGEM DE PROTEÇÃO
As folhas devem ter um alinhamento correto e as capas devem
ser de dimensão igual ou maior que as folhas.
Em processos administrativos e judiciais findos, a costura significa
a sua inviolabilidade além de garantir a segurança dos
documentos.
Os documentos encadernados devem ser colocados nas
prateleiras em posição vertical sem comprimir uns aos outros,
dentro de armários fechados.
Documentos avulsos devem ser guardados com a proteção de
envelopes ou capas de papel cartão (com as laterais fechadas).
Mapas, desenho e gravuras são guardados individualmente em
envelopes que atendem à sua dimensão, sem dobrar, enrolar ou
seccionar.
Documentos frágeis são grudados em filmes de poliéster,
encapsulados.
As caixas de arquivo devem ser livres de acidez, funcionais, leves,
termoestáveis, porosas, ausentes de perfuração e largura não
superior a 15cm.
Para material de maiores dimensões a guarda horizontal em
caixas ou mapotecas é a mais aconselhada.
Deve-se evitar o arquivamento permanente em classificadores
com prendedores metálicos fixos. As pastas suspensas são
utilizadas sem restrição em arquivos correntes.
AGENTES DE DETERIORAÇÃO
(fonte: LOPES, Maria Aparecida. Preservação de acervos em
bibliotecas universitárias: proposta de um modelo para implantação
de uma divisão. Dissertação de mestrado. UESP: Marília, 2002)
As causas da deterioração do papel podem ser divididas
em fatores intrínsecos (inerentes à natureza das matérias-primas
do papel e de sua estrutura físico-química) e fatores extrínsecos
(ocorrem a partir de fatores físicos e químicos ambientais onde
estão armazenados os papéis, e dos fatores circunstanciais
causados por incêndios, inundações, terremotos e guerras e dos
agentes biológicos).
a) AGENTES FÍSICOS
 Luminosidade - a luz, quando controlada, exerce uma ação
germicida sobre alguns microorganismos e é nociva para
alguns insetos. A luz em excesso acelera a deterioração dos
materiais de bibliotecas e arquivos, tornando os papéis
quebradiços e sem resistência. A luz também provoca
esmaecimento ou a mudança da cor das tintas, alterando a
legibilidade e/ou a aparência dos documentos e das
fotografias, obras de arte e encadernações. A luz tem uma
ação fotossensitiva branqueadora sobre os papéis de boa
qualidade e produz amarelecimento e escurecimento naqueles
em cuja composição figura a lignina. Causa danos
irreversíveis, pois os efeitos danosos são cumulativos. A
radiação ultravioleta (UV) é considerada uma das mais
danosas. Em razão dos altos níveis de energia UV emitidos, as
fontes mais danosas de luz são o sol, o vapor de mercúrio e a
iluminação fluorescente e, em último lugar, a incandescente.

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 Temperatura – No caso especial da celulose, testes artificiais
de envelhecimento indicam que cada aumento de 5°C quase
dobra a taxa de deterioração, mesmo na ausência de luz,
poluentes ou outros fatores. As variações bruscas de
temperatura são muito danosas aos documentos, pois
acarretam expansão e distensão das fibras do papel, tornando-
os menos duráveis. De modo geral, quanto mais baixa a
temperatura, maior será a vida do papel. Nos climas tropicais a
temperatura entre 21° - 23°C combinada com uma umidade
relativa de 50%, mais ou menos, é considerada a melhor para
a conservação do papel.
 Umidade – Sendo higroscópicos, os papéis absorvem umidade
ficando sujeitos ao desenvolvimento de fungos e bactérias,
além de acelerar o processo de acidificação do papel. Quando
a UR do ar é mantida em torno de 45% a maioria dos
microorganismos e dos corpos reprodutores não encontrarão
condições favoráveis a seu desenvolvimento e acabarão
morrendo. Por outro lado, o ar por demais seco (- 40% UR) é
prejudicial aos documentos, tornando-os secos e quebradiços.
Entre os fatores físicos, é a de maior prejuízo aos documentos.
b) AGENTES QUÍMICOS
São considerados agentes químicos os fatores internos
próprios da fabricação do papel que provocam a sua destruição
(lignina, colas ácidas, alúmen e, nos papéis coloridos, o uso de
tinta), e os fatores externos como a poluição atmosférica, a poeira
e as tintas para escrever ou imprimir.
 Acidez do Papel – A acidez é um agente químico causado
tanto por elementos internos decorrentes de manufatura, como
externos, pela exposição a meios ácidos. O ácido destrói as
colas usadas na fixação das fibras vegetais. Destruindo essas
colas as fibras ricas em celulose absorvem água, o que leva o
papel a deteriorar-se. Os ácidos finalmente destroem as
próprias moléculas de celulose. A acidez provoca no papel o
aparecimento de manchas escuras, amarelecimento, cheiro
ácido, deixando o papel frágil. Os papéis brasileiros
apresentam um índice de acidez elevado (pH 5 em média) e,
portanto uma permanência duvidosa. Somemos ao elevado
índice de acidez, o efeito das altas temperaturas predominante
nos países tropicais e subtropicais e uma variação da umidade
relativa, teremos um quadro bastante desfavorável na
conservação de documentos em papel.
 Poluição Atmosférica – A atmosfera pode ser considerada
um grande recipiente onde, permanentemente, são lançados
sólidos, líquidos e gases capazes de comprometer a
integridade dos acervos documentais. Dentre os poluentes
mais agressivos estão a poeira e os gases tóxicos, devido à
queima de combustíveis.
a) Gases - Esses gases são: o dióxido de enxofre, o
dióxido de nitrogênio e o sulfito de hidrogênio que se
originam, além da queima de combustíveis e dos
derivados de petróleo, de produtos químicos das
indústrias. O ozônio, gerado pela interação da luz solar
e do dióxido de nitrogênio expelido pela queima de
gasolina dos veículos, também é responsável pela
oxidação da celulose usada na fabricação do papel.
b) Poeira - Considerada como agente químico, a poeira é
formada por pequenas partículas sólidas, compostas de
esporos de microorganismos, carvão, fragmentos
metálicos e outros. A poeira causa danos físicos devido
ao efeito abrasivo que provoca nos papéis e, por ser
higroscópica, a poeira mantém sobre os materiais uma
quantidade maior de umidade, e sendo ácidas, as
partículas de poeira transmitem acidez ao papel. A
contaminação biológica provocada pela poeira se dá em
função de esta trazer em sua composição esporos de
microorganismos, os quais, em contato com o papel,
muitas vezes encontram condições climáticas
adequadas para o seu desenvolvimento.
 Tintas - a tinta é um dos compostos mais importantes na
documentação. Foi e é usada para escrever em papéis,
pergaminhos e materiais similares, desde que o homem sentiu
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necessidade de registrar seu avanço técnico e cultural, e é
ainda indispensável para a criação de registros e para
atividades relacionadas aos interesses de vida diária. Para
escrever nos papiros os egípcios usavam uma tinta à base de
fuligem e óleo ou goma, onde era acondicionado um pouco de
vinagre com a finalidade de espantar os insetos.Na Idade
Média, para escrever sobre pergaminho e papel, usavam-se
também, tintas que provinham de galhas dissolvidas em vitríolo;
estas tintas, excessivamente ácidas, com o passar do tempo
corroem o pergaminho e o papel. Os romanos fabricavam tinta
utilizando a secreção escura de alguns moluscos como as
sibas. As tintas ferrogálicas, ou de ferro, são comercialmente
denominadas de permanentes por serem insolúveis em água.
No entanto, são de grande instabilidade química, tornando-se
motivo de um dos maiores danos que sofre a documentação
escrita com esse tipo de tinta. As tintas empregadas sobre
papel apresentam problemas delicados e exigem da parte do
restaurador conhecimento de suas propriedades e grande
habilidade no seu manuseio. As cores podem ser
irremediavelmente atingidas pelos produtos químicos
empregados na restauração.
c) AGENTES BIOLÓGICOS
Agentes biológicos como os microorganismos, os insetos, os
roedores e o homem são responsáveis por grandes estragos nos
materiais bibliográficos e arquivísticos.
 Microorganismos
A poeira é considerada um veículo para os microorganismos, os
quais são formados por dois grandes grupos: fungos, bactérias e
seus esporos. Estando sempre presente no ar e na superfície dos
livros e documentos, os esporos começam a se desenvolver, ao
encontrarem ambiente propício, isto é, temperatura acima de 30°C
e umidade relativa acima de 60%.
Fungos – Também conhecidos por “mofo” dividem-se de acordo
com sua especificidade em celulolíticos (destruidores de celulose) e
proteolíticos (destruidores de proteínas). O mofo crescerá sobre
qualquer material orgânico “hospedeiro” que ofereça nutrientes
apropriados, incluindo o papel, adesivos, couro, poeira e sujidades
fuliginosas. Uns provocam a descoloração das tintas, outros, com
seus pigmentos de várias cores, determinam alterações
cromáticas (manchas roxas, negras, marrons, amarelas, verdes,
etc.).
Bactérias – das que vivem nos livros há as que se alimentam da
celulose do papel (celulosíticas), algumas das substâncias
colantes e outras substâncias de origem animal (bactérias
putrefacientes e que produzem a liquefação do pergaminho).
Esses organismos apresentam secreções que degradam a
celulose e provocam manchas de várias cores e intensidade.
 Insetos
O material de bibliotecas e arquivos é atrativo para insetos e
roedores, pois, além da celulose do papel, encontram proteínas e
carboidratos, colas, couro e outras substâncias orgânicas para se
alimentarem. O ataque de insetos tem provocado graves danos a
arquivos e bibliotecas, destruindo coleções e documentos
preciosos. Os insetos bibliófagos se subdividem em duas
categorias: a) insetos roedores de superfície, que atacam
documentos externamente (baratas, traças, piolho de livro); b)
insetos roedores internos, que atacam o interior dos volumes
(cupins e brocas). Os principais insetos são:
 Anobideos (brocas ou carunchos): Atacam em sua fase
larvária. Sua presença é denunciada pela poeira que deixa nas
estantes, originária do material cavado. A fêmea fecundada
deposita seus ovos em algum cantinho na capa dos livros ou
na borda das páginas. Logo depois de eclodirem, as larvas
procuram o interior do volume, geralmente roendo os cantos
próximos à lombada. Nos livros muito infestados, a destruição
é total.
 Thysanura (traça): prefere os lugares escuros e úmidos.
Atacam a superfície dos papéis, instalam-se nos cantos de
paredes e livros e entram em atividade à noite. Permanecem
meses sem comer, hibernando.

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 Blatta orientalis (barata): é atraída por restos de alimentos,
papel e as colas das encadernações. Produz excrementos que
mancham os papéis. Seu ataque se dá na superfície das
folhas, deixando marcas que lembram ranhuras ou trilhas
disformes.
 Corrodentia (Piolho de livros): Alimentam-se de fungos
encontrados no papel e sobrevivem entre as páginas dos
livros. Um grande número desses insetos pode causar danos
aos documentos e encadernações, provocando orifícios muito
pequenos.
 Térmita (Cupim): Alimenta-se principalmente de celulose por
isso, além dos documentos, ataca as estantes e armários de
madeira. Para formar novas colônias penetram nas madeiras dos
móveis, forros, batentes das portas e janelas. Em bibliotecas e
arquivos, além da madeira atacam os livros formando galerias. O
ataque dos cupins ocorre de forma tão rápida que, quando se
percebe, o material já está todo destruído.
 Roedores
Além da ação direta sobre o material documental, os
roedores podem atacar o revestimento isolante dos condutores
elétricos, favorecendo a instalação de sinistros. Devido à rapidez
com que os ratos se proliferam podem provocar até a destruição
total dos documentos.
 Homem
Assume a forma de depredador de acervos, pois acaba
destruindo-os, pela falta de cuidados no manuseio, vandalismo, e
até furto. A falta de cuidados no manuseio contribui para a
desestruturação física dos documentos. O uso de marcadores de
páginas confeccionados com papéis ácidos; o ouso de clipes e
grampos metálicos; umedecer o dedo na saliva para virar as
páginas; comer enquanto manuseia documentos; dobrar o canto
das páginas; dobrar os cotovelos sobre o livro aberto durante a
leitura; arrancar páginas; recortar ilustrações; fazer anotações e
até rabiscar, são alguns exemplos da ação destrutiva do homem.
d) AGENTES CIRCUNSTANCIAIS
Os problemas coma água podem ser de causa natural
(enchentes provocadas por rios ou fortes tempestades) ou
acidental (rompimento de canalizações, quebra de telhas,
obstrução de calhas de escoamento pluvial, além de combate a
incêndios). O fogo pode causar danos irreparáveis, pois, mesmo
que o acervo seja salvo, ficará coberto de fuligem, fragilizado pela
exposição ao calor elevado e com excesso de umidade provocado
pela água usada para apagar o incêndio.
PROGRAMA DE CONSERVAÇÃO PREVENTIVA
MEDIDAS PREVENTIVAS
As medidas de preservação dizem respeito, principalmente, à
prevenção de danos através de controle ambiental, limpeza,
armazenamento e manuseio adequados e de intensificação da
segurança. As ações preventivas, quando bem planejadas, além
de trazerem benefícios para o estado de conservação dos
documentos, revertem, a longo e médio prazo, em economia para
a biblioteca ou arquivo. Tais medidas implicam em providências
simples e pouco onerosas, tais como limpeza diária orientada,
conscientização dos usuários e funcionários quanto ao manuseio
adequado e colocação correta dos documentos nas estantes,
prevenção contra furto, incêndio e inundações e controle de
luminosidade.
Para a construção de um arquivo, o ideal é um local elevado,
com o mínimo de umidade, em área isolada, com previsão de
ampliação futura e precaução contra o fogo. O material a ser
empregado, tanto quanto isso seja possível, deve se não-
inflamável, utilizando-se pedra, ferro, concreto e vidro.
Agentes físicos
a) procurar manter a temperatura estável de 21°C ou menos, e
umidade relativa do ar entre 30% e 50%;
b) ter a orientação de um engenheiro de controle ambiental com
experiência, na escolha dos equipamentos a serem instalados (ar
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condicionado simples, umidificador, desumidificador, sistema de
ar condicionado central com sistema de filtragem);
c) usar ventilação natural ou forçada como recurso para o controle
simultâneo da umidade e da temperatura. A medida da umidade
ambiental é realizada por higrômetros, higrógrafos e psicrômetros.
A medida simultânea da temperatura e umidade podem ser feitas
com termohigrômetro e termo-higrógrafos.;
d) Checar constantemente o telhado do edifício, para evitar
surpresas desagradáveis com goteiras;
e) manter em bom estado de conservação as instalações
hidráulicas do edifício;
f) orientar o pessoal de limpeza para a sensibilidade dos
documentos à umidade, evitando o uso de água e panos
molhados e dando preferência ao aspirador de pó;
g) verificar com freqüência as portas e janelas que dão para o
exterior, checando possíveis infiltrações de água;
h) checar os arredores do edifício, para verificar a presença de
poças de água, jardins com regagem diária;
i) em caso de ambientes muito úmidos, procurar forçar a
ventilação do ar, através da abertura de janelas, portas, ou
mesmo a colocação de ventiladores;
j) evitar ao máximo o armazenamento de papéis e materiais
orgânicos em lugares úmidos e sem ventilação;
k) se os documentos não podem ficar armazenados em ambientes
totalmente sem luz, diminuir sua exposição à luz, e estas devem
ser incandescentes ou fluorescentes filtradas;
l) as janelas devem ser cobertas por cortinas, painéis, persianas
ou filtros que ajudam a controlar a radiação UV dos raios solares;
m) as clarabóias devem ser cobertas ou então pintadas com
dióxido de titânio ou pigmentos brancos de zinco, que refletem a
luz e absorvem a radiação UV;
n) para os depósitos, uma iluminação de 50 lux é suficiente e para
as salas de leitura, recomenda-se uma iluminação d 100 lux com
filtro.
Agentes Químicos
a) usar aspirador de pó para retirar a poeira;
b) limpar as caixas-arquivo e o exterior dos volumes antes do
manuseio, evitando assim, que a sujeira seja transferida para o
interior;
c) orientar o pessoal responsável pela limpeza sobre a
importância de utilizarem máscaras, luvas e avental;
d) fazer a limpeza dos documentos com um pincel ou escova
macia, com movimentos do centro para as bordas;
e) usar panos de pó distintos para as estantes e caixas-arquivo;
f) limpar as capas dos livros com flanelas limpas;
g) iniciar a limpeza das estantes pelas prateleiras do alto,
seguindo até as de baixo;
h) fazer a limpeza de livros com os volumes firmemente fechados,
evitando assim, que a poeira penetre entre as páginas;
i) usar, na limpeza, pincéis e escovas lavados regularmente com
água e sabão, e deixados para secar naturalmente;
j) usar filtros para remover os contaminantes gasosos e as
partículas, no controle do ar;
k) cuidar para que as aberturas de entrada do ar fiquem longe de
fontes de poluição pesada, como os escapamentos de veículos;
l) armazenar os materiais de bibliotecas e arquivos em caixas e
envelopes de qualidade que vêm ajudar a protegê-los dos
poluentes.
Agentes Biológicos
a) controle ambiental e limpeza dos documentos;
b) quando ocorrer infecção por microorganismos procurar a
assistência de um microbiológico para identificar os organismos,
os fatores que levaram ao desenvolvimento e orientar sobre
medidas necessárias para combater e parar os danos;
c) recomendações para inibir o surgimento dos fungos
d) manter a UR em níveis constantes e moderados, nunca
exceder de 55%;
e) manter temperatura constante e abaixo de 21°C;
f) as estantes e a parte superior dos livros deverão ser aspiradas
ou limpas com panos magnéticos.

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g) não colocar plantas vivas nas áreas de armazenagem ou uso
do acervo, já que a terra é uma grande fonte de fungos;
h) se for possível instalar um sistema de filtragem de partículas de
múltiplo estágio no prédio ou na área de armazenagem;
i) vistoriar cuidadosamente os materiais recebidos, evitando
incorporar ao acervo material contaminado;
Manuseio adequado dos documentos
Funcionários devem ser treinados para proteger e preservar os
documentos. Os usuários devem observar regras básicas no
manuseio dos documentos:
a) lavar as mãos antes e depois do manuseio dos papéis;
b) não fumar, beber u comer nas salas de consulta e demais
áreas de armazenamento e tratamento de acervos;
c) não expor docs à luz solar;
d) não reproduzir docs frágeis em copiadoras eletrostáticas;
e) não apoiar os cotovelos sobre os documentos;
f) não fazer marcações com canetas ou lápis;
g)não usar marcadores de páginas fabricadas com papel ácido;
h) não folhear rapidamente, sem cuidado, molhando os dedos e
pregueando as folhas;
i) não cortar, dobrar, marcar ou rasgar os documentos;
k) não extrair folhas ou trocar a sua ordenação;
l) não usar fitas adesivas ou prendedores metálicos.
PRINCIPAIS OPERAÇÕES DE CONSERVAÇÃO
1- Desinfestação
O método de combate aos insetos mais eficiente é a fumigação. A
substância química a ser empregada nesse processo deve passar
por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua
ação. Existem câmaras especiais para fumigação. O processo
consiste em introduzir os documentos na câmara, onde se faz o
vácuo, aplica-se o produto químico e submete-se os documentos
à ação do fumigante pelo prazo de 48 a 72 horas,
aproximadamente. Em seguida, repete-se o vácuo, insufla-se o ar
e retiram-se os documentos. Com a fumigação os insetos, em
qualquer fase de desenvolvimento, são completamente
destruídos. Quando não existem câmaras apropriadas pode-se
fazer a fumigação na própria área de armazenamento,
calafetando-a e introduzindo o gás por meio de mangueiras, sob a
proteção de máscaras.
2- Limpeza
Em países desenvolvidos há instalações especiais para a
operação de limpeza, que é a fase posterior à fumigação. Na falta
dessas instalações usa-se um pano macio, uma escova ou um
aspirador de pó.
3- Planificação
Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço
inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte porcentagem de
umidade (90 a 95%) durante uma hora, em uma câmara de
umidificação. Em seguida, são planificados com a utilização de
prensa de ferro, folha por folha, em máquinas elétricas. Para
documentos em estado de fragilidade, recomenda-se o emprego
de prensa manual sob pressão moderada, sempre protegidos com
folhas de tecido fino e entre papel absorvente.
4- Restauração de documentos
A restauração exige um conhecimento profundo dos papéis e
tintas empregados. Vários são os métodos existentes. O ideal é
aquele que aumenta a resistência do papel ao envelhecimento
natural, e às agressões externas do meio ambiente – mofo,
pragas, gases, manuseio – sem que advenha prejuízo quanto à
legibilidade e flexibilidade, e sem que aumente o volume e o peso.
Nos métodos mais comuns aplica-se uma película protetora em
um dos lados do papel, por meio de solução vaporizadora,
imersão ou de processos de laminação e silking. Essa película
não deve impedir a passagem dos raios ultravioletas ou
infravermelhos. O processo deve ser fácil e tão elástico que
permita o tratamento dos documentos antigos como modernos,
seja qual for o seu estado de conservação. A matéria-prima e o
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equipamento utilizados devem ser de baixo custo e de fácil
aquisição.
TRANSPORTE
Quando for necessário transportar documentos para outro
local, alguns cuidados essenciais à preservação da sua
integridade física devem ser observados:
a) os pacotes devem ser acondicionados em grandes
caixas, evitando a utilização de cordas para amarrá-los;
b) as caixas arquivo devem ser lacradas e manuseadas e
acomodadas com cuidado para não rasgar ou amassar;
c) Não realizar a mudança em dias de chuva;
d) Utilizar veículo fechado para garantir a segurança do
material;
e) orientar os carregadores em relação à disposição das
caixas no veículo e no local de destino;
4.2.3- Classificação
Classificação constitui uma seqüência de operações que, de
acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da
entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um
arquivo.
Ordenação é a disposição dos documentos de uma série, a partir
de elemento convencionado para sua recuperação.
Tipologia documental – é o estudo dos tipos documentais.
Tipo documental – configuração que assume uma espécie
documental de acordo com a atividade que a gerou.
Ex: relatório de estágio
Espécie + atividade
Suporte – material sobre o qual as informações são registradas.
Ex; papel, Disquete
Função – atuação administrativa, cujo desenvolvimento implica
na produção de tipos documentais. Ação própria ou natural de um
órgão. Conjunto de competências homogêneas que delimitam
cada um dos grandes campos de atuação administrativa ou dos
poderes públicos.
Estrutura organizacional – representação dos órgãos de uma
instituição/entidade.
Assunto – matéria de que se trata. Interpretação do conteúdo de
um documento.
A classificação se fundamenta basicamente na interpretação do
documento. Para isso é indispensável conhecer o funcionamento e as
atividades desenvolvidas pelos órgãos que recebem e produzem
documentos remetidos ao arquivo.
Outro fator que contribui é a maneira pela qual o documento será
solicitado.
A classificação é a base de uma eficiente gestão de documentos.
Todos os demais aspectos de um programa de controle de
documentos dependem da classificação.
A explosão de documentos advinda do processo de globalização
a partir do século XX e os avanços tecnológicos exigiram meios mais
eficientes de recuperação de documentos.
OS MÉTODOS DE CLASSIFICAÇÃO, PROPOSTOS POR
SCHELLENBERG A USADOS ATÉ HOJE SÃO:
1- o Funcional – baseado na ação a que os documentos se
referem. Os documentos são agrupados de acordo com as funções e
atividades do órgão produtor. A relação documentos/atividade surge
na produção documental. A classificação funcional implica na criação
de um Plano, onde as classes e demais subdivisões são
hierarquizadas, prevendo pastas ou caixas para cada função,
atividade, atos e operações relativas a pessoas, entidade e lugares. A
menor unidade do Plano de Classificação corresponde à tipologia

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documental (espécie +função do documentos). Na elaboração de um
sistema de classificação baseado na análise das funções, atividades e
ações, deve-se observar: a) que as classes sejam definidas, numa
base a posteriori e não a priori. As classes devem ser fixadas à
medida que a experiência ateste a necessidade. b) a consistência
quanto aos níveis de subdivisão de um sistema de classificação; c) o
estabelecimentos de cabeçalhos distintos para atividades auxiliares –
meio e para as atividades substantivas – fim.
2- o Estrutural – baseado na estrutura organizativa do órgão
produtor, ou seja, no organograma. Cada classe ou subdivisão
corresponde a uma unidade( setor, gerência, divisão, etc). geralmente
a acumulação dos documentos se dá nas unidades administrativas
onde cessou a tramitação, onde o problema do qual trata o documento
foi resolvido. A falta de estabilidade das estruturas ou uma reforma
administrativa inutiliza todo o Plano de classificação ao alterar o nome
das unidades.
3. por Assuntos – onde o arranjo é baseado no assunto de que
tratam os documentos. É comparado ao sistema de classificação das
bibliotecas. Requer habilidade e predisposição para pensar em
categorias abstratas, avaliar relações complexas de maneira a
delimitar cada série/classe. O mais conhecido é o sistema Decimal de
Dewey, que divide o saber humano em dez classes, cada uma dessas
divide-se em dez subclasses, que por sua vez subdividem-se em mais
dez subclasses e assim sucessivamente. Por ser muito aprimorado,
não é aconselhado para ser aplicado com vantagem em arquivos.
A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de
acordo com as seguintes operações.
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar
sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências
cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um
mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a
dois ou mais assuntos.
b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente
ao assunto de que trata o documento.
ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES
DE CLASSIFICAÇÃO
1. Receber o documento para classificação;
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s)
secundário(s) de acordo com seu conteúdo;
3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de
documentos de arquivo, utilizando o índice, quando necessário;
4. Anotar o código na primeira folha do documento;
5. Preencher a(s) folha(s) de referência (ver item 2.2), para os
assuntos secundários.
OBS: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) deverá(ão)
receber a anotação do(s) código(s) correspondente(s).
PLANOS OU QUADROS DE CLASSIFICAÇÃO
Plano de classificação constituem esquema de distribuição de
documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento
específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de
uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido .
(DBTA,2005)
O Plano de classificação é o resultado da classificação como a
ordenação intelectual e física dos acervos, baseada numa proposta de
hierarquização das informações referentes aos documentos. A indagação do pesquisador e sua solução, tornada possível pelos
classificação consiste em uma tentativa de representação ideológica
das informações contidas nos documentos.
ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS
Ordenação é uma operação que consiste em unir documentos ou
unidades de um conjunto relacionado uns aos outros de acordo com
uma ordem previamente estabelecida. A ordenação arquivística se faz
a partir de um dos elementos: data, número, nome de pessoas, lugar
ou assunto. Daí, termos os métodos de arquivamento: cronológico,
numérico, alfabético, geográfico e por assuntos.
Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado,
obedecendo às seguintes operações:
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Cargo ARQUIVISTA
16
a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para
verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao
arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação
atribuída será mantida ou alterada.
b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos
classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por
objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a
possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados
adequadamente, será possível manter reunidos todos os
documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-
os previamente para o arquivamento.
Após a ordenação, os documentos classificados sob o mesmo
código formarão dossiês acondicionados em capas apropriadas com
prendedores plásticos, com exceção dos processos e volumes. Os
dados referentes ao seu conteúdo (código, assunto e, se for o caso,
nome de pessoa, órgão, firma ou lugar) serão registrados na capa de
forma a facilitar sua identificação. Os dossiês, processos e volumes
serão arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com
suas dimensões.
Esta operação possibilita:
- racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma pasta
poderão ser arquivados vários dossiês correspondentes ao mesmo
grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o número de pastas.
Exemplo:
Pasta: 061 - PRODUÇÃO EDITORIAL
Dossiês: 061.1 EDITORAÇÃO. PROGRAMAÇÃO VISUAL
061.2 DISTRIBUIÇÃO. PROMOÇÃO. DIVULGAÇÃO
- organizar internamente cada pasta, separando os documentos
referentes a cada pessoa, órgão, firma ou lugar, sempre que a
quantidade de documentos justificar e desde que relativos a um
mesmo assunto.
Exemplo:
Pasta: 021.2 - EXAMES DE SELEÇÃO
Dossiês: Será criado um dossiê para cada tipo de exame e título
de concurso, ordenados alfabeticamente.
c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no
local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de
acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter
muita atenção, pois um documento arquivado
erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades
de recuperação quando solicitado posteriormente.
4.2.4 Descrição
Segundo o DBTA,2005, descrição é “o conjunto de
procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo
dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa.”
A descrição é tarefa típica dos arquivos permanentes, embora, no viés
da arquivística integrada, procedimentos integrados capazes de dar
conta de uma visão mais integral das informações pode-se afirmar
que a descrição inicia junto com a classificação e a avaliação.
A descrição é vista como um resultado do conjunto geral de
procedimentos que começa no diagnóstico e continua ao longo das
idades, ganhando maior detalhamento e complexidade nos arquivos
permanentes, servindo de “elo suficiente e necessário entre a
chamados instrumentos de pesquisa.” (Bellottto,2004)
O processo de descrição consiste na elaboração de instrumentos
de pesquisa que possibilitem a identificação, o rastreamento, a
localização e a utilização dos dados.
INSTRUMENTOS DE DESCRIÇÃO
O processo descritivo culmina na produção de instrumentos de
pesquisa cujo principal objetivo é divulgar é orientar o pesquisador
na consulta ao documento.
a) Guia: É o instrumento de pesquisa mais genérico, pois se
propõe a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no

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arquivo. Sua finalidade é informar sobre o histórico, natureza, a
estrutura, o período de tempo, a quantidade de cada fundo.
b) Inventário sumário: Trata-se de instrumento do tipo
arrolamento, cuja organização deve refletir o arranjo adotado
para a disposição do fundo, ou parte dele, como uma série, por
exemplo. Sua finalidade é descrever a composição do fundo –
ou parte dele, pela enumeração de suas unidades de
arquivamento, sumariamente descritas – e ao mesmo tempo
prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para
cada fundo. Deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser
elaborado tanto para os fundos de arquivos públicos quanto
para os dos arquivos privados. Deve ser precedido de uma
introdução contendo informações sobre os seguintes
elementos: modalidade de incorporação do fundo no arquivo;
breve notícia histórica da instituição, a pessoa ou a família da
qual o fundo é proveniente; explicação sobre o modo de
consulta do inventário. Inventário Analítico: Instrumento de
pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo,
ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas
pormenorizadamente. Sua finalidade é propiciar ao usuário um
conhecimento individualizado das unidades de arquivamento,
através da descrição minuciosa de seu conteúdo.
c) Catálogo: Instrumento de pesquisa elaborada segundo um
critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico,
incluindo todos os documentos, pertencentes a um ou a mais
fundos, descritos de forma sumária ou pormenorizada. Sua
finalidade é agrupar os documentos que versem sobre um
mesmo assunto, ou que tenham sido produzidos num dado
período de tempo, ou que digam respeito à determinada
pessoa, ou a lugares específicos existentes num ou mais
fundos.
d) Repertório: instrumento de pesquisa que descreve
pormenorizadamente documentos previamente selecionados,
pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critério
temático, cronológico, onomástico ou geográfico. Neste tipo de
instrumento está presente um juízo de valor que determina ou
não a inclusão de determinado documento. Sua elaboração só
se justifica em casos específicos, quando há intenção de
ressaltar documentos individuais relevantes.
e) Índice: é uma lista sistemática, pormenorizada, dos elementos
do conteúdo de um documento ou grupo de documentos,
disposta em uma determinada ordem para indicar sua
localização no texto. Sua finalidade é remeter rapidamente o
leitor ao contexto onde se acha inserido o termo indexado e
apresenta-se de duas formas: como obra independente ou
como parte integrante da obra indexada. Não há índice
cumulativo. Cada volume apresenta o seu, que usualmente são
de nomes e de assuntos, numa só ordem alfabética. No caso
de indexação de ilustrações, as normas técnicas utilizam o
termo tabela e não índice de ilustrações. Indexação: Processo
pelo qual se relacionam da forma sistemática descritores ou
palavras-chave que permitem a recuperação posterior do
conteúdo de documentos e informações.
f) Tabela de Equivalência (concordância): instrumento de
pesquisa que mostra a equivalência entre antigas notações e
as novas adotadas.
4.2.4.1 Normas de descrição arquivística
ISAD(g)
A ISAD(G) é uma norma de descrição aprovada pelo
Conselho Internacional de Arquivos, em 2000, cuja tradução na
terminologia brasileira, consagrou-se como Norma Geral
Internacional de Descrição Arquivística. A ISAD(G) é um conjunto
de regras gerais de descrição que tem os seguintes objetivos: -
assegurar a formulação de descrições compatíveis, apropriadas e
explícitas, ou seja, que se expliquem por si mesmas; - facilitar a
recuperação e o intercâmbio de informação sobre a
documentação; permitir o compartilhamento de dados de
autoridade e possibilitar a integração da descrição de diferentes
arquivos em um sistema de informação unificado.
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17
A organização das regras reflete uma estrutura com uma
série de elementos, que se agrupam em sete áreas de
informação: área de identificação, área de contexto, área de
conteúdo e estrutura, área de condições de acesso e uso, área de
documentação relacionada, área de notas e área de controle de
descrição.
ISAAR(CPF)
É a norma internacional para registros de autoridade
arquivísticos de organismos, pessoas ou famílias, que podem ser
identificadas como produtores de documentos de arquivo nas
descrições. Está estruturada em três áreas: 1- área de controle de
autoridade (códigos de identificação, tipo e registro de autoridade
arquivística, entrada de autoridade, entradas paralelas, termos
não aceitos, e entradas de autoridades não aceitas); 2- área de
informação (organismos, pessoas e famílias) e 3- área de notas
(do arquivista, regras e convenções e data)
NOBRADE
A NORMA BRASILEIRA DE DESCRIÇÃO - Nobrade trata-
se da norma nacional que estabelece as diretivas para a descrição de
documentos arquivísticos em conformidade com a Norma Geral
Internacional de Descrição Arquivística - ISAD(G). Foi elaborada pela
Câmara Técnica de Normalização da Descrição Arquivística - CNTDA,
órgão do CONARQ.
ÂMBITO E OBJETIVOS DA NOBRADE
Esta norma estabelece diretivas para a descrição no Brasil
de documentos arquivísticos, compatíveis com as normas
internacionais em vigor ISAD(G) e ISAAR(CPF) e tem em vista facilitar
o acesso e o intercâmbio de informações em âmbito nacional e
internacional.
Normas para descrição de documentos arquivísticos visam garantir
descrições consistentes, apropriadas e auto-explicativas. A
padronização da descrição, além de possibilitar maior qualidade ao
trabalho técnico, contribui para a economia dos recursos aplicados e
para a otimização das informações recuperadas. Ao mesmo tempo
que influem, não no trabalho técnico realizado pelas entidades
custodiadoras, habilitam o pesquisador ao uso mais ágil de
instrumentos de pesquisa que estruturam a informação de maneira
mais semelhante.
Assim como as normas internacionais ISAD(G) e
ISAAR(CPF) demandam normas nacionais, a norma brasileira advoga
a padronização de procedimentos em sistemas de arquivos e/ou em
entidades custodiadoras. Da mesma maneira que aquelas normas
internacionais, esta norma também não preceitua nenhum modelo de
estruturação da informação em sistemas de descrição automatizados
ou manuais, buscando interferir o mínimo possível na forma final das
descrições. Cabe a cada entidade custodiadora e a seus profissionais
a decisão acerca dos recursos utilizados para a descrição, bem como
o formato final de seus instrumentos de pesquisa, sendo apenas
imprescindível a presença dos elementos de descrição obrigatórios.
Embora a norma tenha sido pensada para utilização em
sistemas de descrição automatizados ou não, as vantagens de seu
uso são potencializadas nos primeiros. O respeito a esta norma em
sistemas manuais pode facilitar posterior passagem dos dados para
sistemas automatizados. Para intercâmbio nacional ou internacional
de dados, ainda que o uso da norma não seja suficiente, constitui
requisito fundamental. Esta norma tem como pressupostos básicos o
princípio do respeito aos fundos e a descrição multinível.
São conseqüências lógicas desses pressupostos:
a- a descrição do fundo deve ser feita em níveis;
b- a descrição deve partir do nível mais geral para o particular;
c- a descrição deve obedecer às regras da descrição multinível.
Considera-se a existência de seis principais níveis de
descrição, a saber: entidade custodiadora (nível 0), fundo ou coleção
7 (nível 1), seção (nível 2), série (nível 3), dossiê ou processo (nível 4)
e item (nível 5). São admitidos como níveis intermediários a
subunidade custodiadora (nível 0,5), a subseção (nível 2,5) e a
subsérie (nível 3,5). Graficamente, o Apêndice 1 mostra como se
estruturam os níveis 1 a 5.
Nem todos os níveis precisam ser implementados: o nível 0 é útil para
descrições gerais da totalidade do acervo de uma entidade
custodiadora; o nível 0,5 só cabe quando a entidade custodiadora

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
dispõe de subunidades administrativas que custodiam acervos e dão
acesso a eles em diferentes endereços; os demais níveis serão
utilizados de acordo com a estrutura de arranjo do fundo/coleção.
Cabe observar, porém, que o nível 5 só existe em função do nível 4;
melhor dizendo, só existem itens caso integrem dossiês/processos.
Quanto à descrição multinível, esta norma adota princípios
expressos como regras na ISAD(G), quais sejam:
DESCRIÇÃO DO GERAL PARA O PARTICULAR – com o objetivo de
representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e suas
partes componentes;
INFORMAÇÃO RELEVANTE PARA O NÍVEL DE DESCRIÇÃO - com
o objetivo de representar com rigor o contexto e o conteúdo da
unidade de descrição;
RELAÇÃO ENTRE DESCRIÇÕES – com o objetivo de explicitar a
posição da unidade de descrição na hierarquia;
NÃO REPETIÇÃO DA INFORMAÇÃO - com o objetivo de evitar
redundância de informação em descrições hierarquicamente
relacionadas.
ISDF – Norma Internacional para descrição de funções
Esta norma dá diretrizes para a preparação de
descrições de funções de entidades coletivas associadas à
produção e manutenção de arquivos. O termo “função” é usado
para incluir não somente funções, mas também qualquer uma das
subdivisões de uma função, tais como subfunção, procedimento
operacional, atividade, tarefa, transação ou outro termo de uso
internacional, nacional ou local. A norma pode ser usada para
descrever uma função ou qualquer de suas subdivisões.
A análise das funções de entidades coletivas é
importante como base para muitas atividades de arquivamento.
Funções são reconhecidas, geralmente, como mais estáveis que
estruturas, que são frequentemente mescladas ou transferidas
quando ocorre reestruturação. Em conseqüência disso, funções
são apropriadas para servir como:
- uma base para o arranjo, classificação e descrição;
- uma base para a avaliação de documentos;
- uma ferramenta para a recuperação e análise de documentos.
Descrição de funções e atividades podem ser usadas:
a- para descrever funções como unidades em um
sistema de descrição arquivístico;
b- para controlar a criação o uso de pontos de acesso
em descrições arquivísticas;
c- para documentar relações entre diferentes funções e
entre essas funções e as entidades coletivas que as
exerceram e os documentos que geraram.
Descrições de funções devem complementar e
suplementar descrições de documentos criadas em conformidade
à ISAD(G) e registros de autoridade elaborados de acordo com a
ISAAR(CPF). A guarda da informação sobre funções separada
das descrições dos documentos e dos registros de autoridade
significa menos repetição de informação e permite a construção
de sistemas flexíveis de descrição arquivística.
4.2.5 Difusão
SERVIÇOS DE REFERÊNCIA
O serviço de referência é o conjunto de atividades destinadas a
orientar o usuário quanto aos documentos relativos ao tema de seu
interesse, aos instrumentos de pesquisa disponíveis e às condições
de acesso e de reprodução.
DIFUSÃO DA INFORMAÇÃO
Os arquivos públicos, além de conservarem a documentação
produzida pelas organizações no cumprimento de suas funções,
representam uma fonte de poder do Estado, na medida em que este
disponibiliza a informação de acordo com as políticas públicas
estabelecidas. Nem sempre as políticas públicas representam os
interesses públicos, em virtude das ideologias, utopias, valores e
objetivos sociais e que, em alguns momentos da história, ficam
distantes dos valores da sociedade.
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18
Vivemos, hoje, em tensão permanente, com a sociedade
criticando o Estado pela “má” gestão da “coisa pública”, ou seja, pela
incapacidade do Estado em atender às demandas de serviços sociais,
dentre os quais estão inseridos os arquivos públicos, gestores de
políticas públicas.
A razão política e social do arquivo é prejudicada pelos
mecanismos burocráticos que: 1) considera os arquivos importantes,
mas a ação sobre eles nem sempre é urgente, podendo esperar por
outro momento e 2) como questão de interesse nacional, os
governantes não tomaram consciência do papel do arquivo, como
órgão que exige soluções complexas para problemas complexos,
como são o gerenciamento e a preservação das informações.
Durante séculos, foram produzidos uma numerosa e importante
documentação relativa a diversos aspectos da vida cotidiana do
homem e das instituições nascimento, pagamentos de impostos,
processos de compra e venda, contratos, etc). O interesse nessa
documentação radicava, até bem pouco tempo, ao que opinavam e
observavam os historiadores e investigadores. No entanto, é
necessário abrir esse apaixonante mundo dos arquivos e tornar mais
compreensível o estudo da História, para que não seja considerada
algo distante, onde se movem uns personagens famosos e uns feitos
determinados que nada dizem ao cidadão. Isto implica em mostrar os
arquivos como um lugar onde se conserva a memória de nossos
antepassados, sem a qual não seria possível compreender a realidade
da sociedade contemporânea, ou seja, compreender melhor as
mudanças históricas e sócio-culturais que se produziram na sociedade
em que vivemos.
Na tentativa de socializar o trabalho dos Arquivos, muitas
administrações têm empreendido campanhas de sensibilização da
população com a realização de exposições, concursos, doações e
atividades de visitação às suas dependências e que, freqüentemente,
os resultados não correspondem aos objetivos esperados, pois os
recursos operacionais, ou seja, o pessoal , os equipamentos e,
principalmente, a organização e descrição do acervo não possibilitam
um entendimento da história como parte da vida da população.
“No mundo globalizado, onde o tempo atropela e exige o “hoje e
agora” e não deixa espaço para a revisão do feito, é extremamente
importante acudir a memória e a tudo que ajude a resgatar-la.”
(RAMOS, .....) O homem necessita identificar-se, reconhecer seu
fazer, explicá-lo, pertencer a algo ou alguém. Essa necessidade de
“pertença” se estabelece quando o homem consegue manter viva a
memória e isto, muitas vezes, se sustenta nos documentos.
Por isso, o arquivista deve sair do campo da atividade
administrativa, ou seja, selecionar e identificar massas documentais
acumuladas durante anos, fruto do descaso ou desconhecimento de
administradores “bem intencionados”, que continuam a produzir mais
e mais documentos, em suas reformas administrativas, sem lembrar
que, tão importante quanto implementar reformas e programas é
buscar, nas experiências passadas a base para a solução dos
problemas da sociedade.
É de competência do arquivista mostrar o verdadeiro sentido da
organicidade dos arquivos, integrando cidadãos e patrimônio
documental. Como lembrar Bellesse e Gak, “é preciso ir além da
apresentação (organização dos arquivos). É importante que nos
libertemos do paradigma tecnicista/administrativo” e partir em direção
a uma nova jornada social: promover a interlocução entre os arquivos
e a sociedade.
Tendo em vista a grande atração dos recursos tecnológicos
resultantes do uso do computador, os gestores públicos e políticos
têm dificuldade de estabelecer correlação entre suas necessidades de
informação com a existência de um serviço de arquivo ágil e eficaz e,
por isso, grandes investimentos são realizados com a aquisição de
equipamentos e softwares que, rapidamente, se constatam
incompatíveis com os propósitos para os quais foram adquiridos.
Muito embora o esforço dos arquivistas na conscientização dos
administradores, através de um trabalho diário e constante sobre o
mundo dos arquivos é, segundo Alberch, “evidente a necessidade de
elaborar um plano estratégico de promoção da imagem do arquivo e,
para conseguir este objetivo é vital contar, em primeiro lugar, com
uma identidade institucional plenamente consolidada”. (Alberch i
Fugueras, 2000)
Um fator que dificulta a atuação e a consolidação da imagem
institucional do arquivo é a vinculação dos serviços de arquivo a área
da história e da cultura, que leva a “uma leitura parcial da função
arquivística”, relacionando os arquivos, por um lado, essencialmente
a uma prática histórica, elitista e erudita e, por outro, colocando-o nas
últimas posições na agenda política em que os arquivos representam

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
o último escalão dos interesses culturais, onde “maior rentabilidade de
imagem e prestígio social” é dado aos museus, bibliotecas, teatros,
etc.
Isso nos leva a reiterar a idéia expressa nos manuais de
arquivística que os arquivos devem estabelecer-se como um serviço
vital, de caráter transversal e interdepartamental, a órgãos
hierarquicamente superiores, como as gerências, presidência,
secretarias gerais, para que possa desempenhar um papel de
liderança na gestão documental, exercendo sua competência em
todos os âmbitos da organização.
Algumas instituições públicas e privadas, graças ao dinamismo
dos profissionais em seu labor diário de conscientização do papel do
arquivo e do reconhecimento como espaço de poder que o arquivo
representa para as administrações, vêm estabelecendo novos
paradigmas no posicionamento e organização dos seus serviços de
arquivo.
Podemos citar os benefícios conseguidos pelo Arquivo Nacional
com sua transferência para a Chefia da Casa Civil, a partir de 2000,
depois de décadas vinculado ao Ministério da Justiça, que não
possibilitava a comunicação com os demais órgãos da administração
federal.
O trabalho dos profissionais tem motivado o aparecimento de
situações novas, como o município de Canoas do Rio Grande do Sul
que, com a implantação de um Projeto de Organização dos Arquivos,
parte integrante de um grande programa de Modernização
Administrativa do Município, aprovou, em dezembro de 2003, a lei de
criação do Arquivo Público Municipal, subordinado diretamente a
Secretaria de Governo, contando em sua estrutura com serviços de
Arquivo Geral, Arquivo Permanente e Preservação, incluindo as
atividades de gestão da documentação produzida pelos diferentes
órgãos da administração municipal, de conservação preventiva, com
definição de padrões para preservação pela microfilmagem e difusão
cultural e educativa. O Serviço de Arquivo Histórico, subordinado à
Secretaria da Cultura, existente na estrutura administrativa até
dezembro passado, mesmo sem fazer o recolhimento da
documentação produzida pelo município, sempre buscou um inter-
relacionamento com a sociedade, através da realização de exposições
em datas significativas, publicações que contam a história dos bairros
e das ruas do município, participação mensal no Programa de
Comunidade Solidária, onde é mostrado um pouco da história da
Cidade de Canoas. Além disso, o município definiu, também, um
espaço para instalação do Arquivo, em prédio situado junto a
Administração Central, que compreende um complexo histórico
administrativo do Município, possibilitando a criação de uma
identidade institucional, como casa da memória e informação.
Essa mudança de paradigma é reflexo da exigência da
sociedade de informação em transformar a informação em
conhecimento. Daí, porque os arquivistas e administradores devem se
preparar para dar maior visibilidade ao conteúdo dos fundos
documentais, possibilitando que a crescente diversidade de tipologias
e suportes documentais sejam inseridos no acervo e disponibilizados
a seus usuários que buscam, cada vez mais, informações que
expliquem as mudanças históricas, sociais e culturais do mundo em
que vivem e não mostre somente “o desenvolvimento de uma história
oficialista e institucional, usualmente a margem das reivindicações e
necessidades de cidadania”. (Alberch Fugueras, 2000)
A práxis comum de que a política de acesso seja estabelecida
para atender o pesquisador “erudito”, havendo algumas restrições
com relação ao usuário comum, que busca o arquivo para satisfazer
necessidades e curiosidades pessoais, tem mudado, na maioria dos
arquivos, a partir da democratização, com as organizações sociais
ocupando cada vez mais um espaço nas decisões sobre políticas
públicas. O arquivo, além de cumprir as funções precípuas de
recolher, tratar, conservar, difundir e tornar acessível a consulta tem
ainda a função de servir ao cidadão comum e aos futuros cidadãos, no
sentido de conhecer sua herança cultural e sua identidade, preservar
o patrimônio histórico como também acessar o conhecimento de
maneira lúdica, por meio de atividades culturais e educativas que se
constituem na chamada função cultural ou social.
Para Alberch, a idéia de oferecer serviços dirigidos a todos os
públicos é um erro e a segmentação dos usuários é a única saída
viável. Para isso, o arquivo público deve oferecer atividades dirigidas
tanto a um público geral como também planificar adequadamente a
oferta e dirigir as ações a usuários específicos. Um exemplo que pode
ser citado é o Programa de Arquivo Público do Estado de Santa
Catarina, que leva aos municípios do Estado, com forte colonização
açoriana, na semana do Município, uma exposição com documentos e
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
19
fotos relativos ao município, que se encontram no Arquivo Público
acompanhado de documentos, materiais e peças que mostram a
cultura atual dos Açores. A experiência mostra uma dimensão mais
ampla do arquivo, pois colabora para que o cidadão daquele município
encontre na história preservada, sua herança cultural e o testemunho
social de sua identidade e memória de seu povo.
O governo como elemento produtor e detentor do patrimônio
histórico é também elemento essencial na relação documento de
arquivo e sociedade. Em pesquisa realizada por Castanho (1998), fica
claro que “a postura dos dirigentes governamentais revela um
descompromisso com investimentos no Arquivo, trazendo desestímulo
àqueles que desenvolvem tarefas específicas” agravado pelo fato de,
a cada nova gestão, novas propostas serem implementadas e que
não reflete a continuidade para a preservação do acervo.
Conhecedores do potencial informativo que se encontra em
nossos arquivos, o que fazer para que nossos dirigentes percebam
que o estabelecimento de políticas arquivísticas, bem planejadas e
estáveis, ao serem contabilizadas, se convertem em capital
informativo?
A resposta a esse questionamento, que nos fizemos quase
diariamente, começa por uma mudança de atitude, buscando, através
da adoção de programas de educação patrimonial uma articulação e
comprometimento da sociedade civil.
A definição clara da identidade do arquivo só se consolida
através de um processo de reflexão sobre o trabalho que realiza, os
recursos que dispõe e o conhecimento de seus usuários reais e
potenciais. A elaboração de um plano de treinamento e motivação do
pessoal acarreta uma melhoria na comunicação e nas políticas de
qualidade dos produtos oferecidos pelo Arquivo.
Neste sentido, é interessante destacar o reconhecimento
alcançado pelo Arquivo Histórico de Porto Alegre “Moisés Velhinho”
que atendendo aos anseios da população aprovadas no Orçamento
Participativo, adquiriu identidade institucional, como lugar específico
de armazenamento e guarda de artefatos da memória coletiva da
cidade, com documentos que podem servir para diferentes olhares e
leituras do passado, a partir da adoção de ações propostas pela
Coordenação de Memória Cultural da Secretaria Municipal de Cultura,
expressas no documento “A memória numa cidade democrática”, de
1995. O Orçamento Participativo é um programa do governo
municipal de Porto Alegre, pelo qual a população discute e aprova as
ações nas quais o orçamento do município deve ser gasto,
anualmente. E Porto Alegre tem demonstrado que decidindo sobre “o
orçamento do município, as populações de muitas regiões da periferia
têm explicitado, através das escolhas que realizam a sua “fome de
pão e de beleza” (Frei Beto, 1991), referindo-se às necessidades
artísticas e intelectuais que todas as pessoas possuem, pois a vida
precisa ir além do pão, para existir dignamente” (Bergamaschi e
Stephanou, 2000). Pelo Orçamento Participativo, o Arquivo Histórico
conseguiu restaurar dois casarões do século XIX e que, hoje, abrigam
o setor administrativo, com salas de consulta, laboratório de
restauração, sala de higienização e descrição de documentos, um
auditório, que é disponibilizado a comunidade para atividades
culturais. Para o acervo, foi construído um prédio anexo, com todas as
características necessárias para sua preservação. Além disso, em
parceria com a Faculdade de Educação da Universidade Federal do
Rio Grande do Sul, o Arquivo Histórico desenvolve, desde 1998,
programas de Educação Patrimonial como:
1- Projeto PAPEL ANTIGO & PAPEL VELHO – que busca
fomentar a valorização do patrimônio documental mantido
pelo Arquivo, entendendo a documentação como um
importante suporte da memória coletiva. É destinado a
alunos de 1ª a 4ª série do ensino fundamental e inicia com
uma viagem ao século XVIII, quando uma artesã, demonstra
o processo de fabricação do papel a partir de trapos, dando
uma idéia da tecnologia utilizada nos processos de
reciclagem do papel nos dias de hoje. Em seguida, as
crianças percorrem o Arquivo, acompanhados por um dos
mais temíveis predadores do papel, a Broca, representada
por uma atriz, que apesar de esfomeada, descobre com as
crianças, os métodos de preservação do acervo, conhece
importantes registros históricos da cidade e também
documentos eletrônicos que fazem parte do mundo
contemporâneo como suportes da memória.
2- Projeto VIVO TOQUE - dirigida a estudantes de 5ª a 7ª
séries, da rede pública municipal, tem como enfoque a
interpretação do documento histórico. Os estudantes

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
começam conhecendo os casarões do século XIX, os
diversos serviços, o acervo, os cuidados com os
documentos e a sala de pesquisa, quando são,
subitamente, surpreendidos pelo Detetive Coruja, que está
investigando um fato da história de Porto Alegre, até hoje
não elucidado: o incêndio do Mercado Público, em 1912.
Como são muitas as pistas, o detetive Coruja, que se
considera o melhor de Porto Alegre, converte os estudantes
em seus auxiliares e inicia uma aventura investigativa pelos
meandros do Arquivo. Para potencializar a participação dos
alunos e dar apoio ao professor, são enviadas sugestões
preparatórias para serem trabalhadas em aula. Ao final da
oficina, os estudantes discutem sobre as semelhanças de
procedimentos da investigação detetivesca com a
historiográfica e, a partir do conhecimento de documentos
que contam um fato da história da cidade, conseguem
compreender melhor o contexto histórico do início do século
XX.
3- Projeto SENSIBILIZAÇÃO PARA A VIDA NO ÂMBITO
HUMANO, CULTURAL E AMBIENTAL - recentemente
criado, aborda questões da vida natural e do patrimônio
material e imaterial. Numa interessante interface entre meio
ambiente e artes, as crianças são estimuladas a vivências
lúdicas em que a natureza e a cultura são valorizadas.
Como o Arquivo tem uma localização privilegiada, entre
rochas e plantas e árvores, o projeto é apresentado pelo
personagem “Rochinha”, um ser mutante e morador
naquele espaço, proporciona momentos únicos em que a
magia e o encantamento despertam para o cuidado e
respeito a todos os bens da humanidade.
Estes projetos têm demonstrado à comunidade portoalegrense
que pode e deve usufruir daquele espaço público, oportunizando
experiências de participação na elaboração de narrativas e reinvenção
de valores e significados da cidade a partir do acervo sob sua
responsabilidade. A cada ano, novos grupos têm se agregado ao
Arquivo, que dispõe de auditório para realização de eventos, reuniões
e discussões sobre os interesses da comunidade a serem
reivindicados no próximo Orçamento Participativo. Nos últimos meses,
grupos da chamada “Melhor Idade” buscam o Arquivo, não só para
visitas, mas com o propósito de resgatar documentos e fatos vividos,
que se encontram adormecidos na memória pessoal e coletiva.
5 NOÇÕES DE PALEOGRAFIA E
DIPLOMÁTICA
Recomendamos a leitura das seguintes obras:
BERWANGER, Ana Regina, LEAL, João Eurípedes Franklin. Noções
de paleografia e diplomática. 3ed.rev.ampl. Santa Maria: Editora da
UFSM, 2008.
BELLOTTO. Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento
documental. P. 45 a 63.
DURANTI, Luciana.
GUIMARÃES, José Augusto Chaves, NASCIMENTO, Lucia Maria
Barbosa do, FURLANETO NETO, Mário. Aspectos jurídicos e
diplomáticos de documentos eletrônicos. São Paulo: Associação dos
Arquivistas de São Paulo, 2005.
6 O ARQUIVISTA
O ARQUIVISTA NA SOCIEDADE CONTEMPORÂNEA
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
20
O arquivista hoje não pode esquecer que vive e atua
profissionalmente na chamada “era da informação”, na qual as
tecnologias da informação e da comunicação têm presença
marcante. Os novos suportes documentais com os quais terá de
lidar exigem conhecimento, competência, métodos e meios de
produção,utilização e conservação física especiais. São fatores
novos, sobre os quais arquivistas passam agora a ser instruídos e
treinados, não obstante correrem o risco de, em virtude dos
vertiginoso crescimento das possibilidades da eletrônica nas
áreas documentais, nunca conseguirem abarcar a plenitude
desses conhecimentos tão mutáveis e dependentes de
equipamentos tão rapidamente tornados obsoletos.
A informática entendida como a “técnica que permite a
produção e o tratamento acelerado da informação por meio de
operações eletrônicas e mecânicas”, tem hoje nos arquivos
marcada presença. As tecnologias aumentaram muito a
capacidade da sociedade de gerar, reunir, recuperar, examinar e
utilizar dados com objetivos os mais variados, apresentando ainda
a vantagem de possibilitar o acesso à informação a distância e de
nos ajudar a eliminar dados/informações redundantes, supérfluas,
irrelevantes.
O documento em meio informático permite a densidade
máxima da informação em um mínimo de suporte, do qual a
mensagem, naturalmente, terá de passar por reconstrução legível
por máquina para ser entendida. Entretanto, dentro da
peculiaridade do documento arquivístico, os especialistas
chamam a atenção dos arquivistas para o fato de que todo o
processamento que se dê à informação arquivística não pode se
afastar dos princípios teóricos básicos da arquivística, refletindo
sempre o princípio da proveniência e a organicidade da
informação interna dos fundos. Isto, mesmo em se admitindo a já
não centralização material e formal dos documentos, tal como se
apresentavam anteriormente na forma tradicional da organização
arquivística. Nesta, campeava o suporte papel, a informação
formalmente padronizada e a obediência estrita e material ao
princípio da proveniência. Ora, a informática vem mudar
sensivelmente essas verdades, porque separa a informação do
suporte reconhecível, já que este é um sistema informático. Trata-
se, portanto, de documentos virtuais, e assim devem ser
compreendidos e tratados.
Preservam-se documentos por sua capacidade de servir
como prova (evidential value) ou como testemunho (informational
value). Neste sentido, os arquivistas devem ter bem claro como é
preciso localizar, de imediato seus documentos, a procedência e a
estrutura, funções e atividades do produtor nele refletidas. Só isso
confere a eles autenticidade, no primeiro caso, e fidedignidade,
no segundo.
No entanto, ainda é inconsistente nosso conhecimento
quanto à evidência desses elementos nos documentos em
suporte eletrônico. Será que questões como imparcialidade,
fidedignidade, autenticidade, natureza, unicidade, inter-relações
orgânicas são, atualmente, facilmente detectáveis nos sistemas
eletrônicos? Têm surgido problemas jurídicos em vários países
em torno dessas questões aguardando-se os caminhos e
soluções, que certamente passarão pela área do direito.
Quando se fala no arquivista no século XXI, esperando
dele que se apodere das novas tecnologias para um eficiente
desempenho de seu trabalho, não se deve esquecer que não é
possível prescindir daquelas qualidades esperadas de tal
profissional, em qualquer situação, tempo e lugar – com ou sem
tecnologia. Alguns especialistas assim as têm arrolado:
- capacidade de análise e síntese, juntamente com uma
aptidão particular para esclarecer situações complexas e ir ao
essencial,
- habilidade de formular claramente suas idéias, tanto na
forma escrita quanto na verbal,
- capacidade de julgamento seguro,
- aptidão para tomar decisões sobre questões ligadas à
memória da sociedade,
- abertura às novas tecnologias da informação,
- bom senso para tomar resoluções,

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
- adaptação à realidade, às condições de seu tempo e
lugar.
Como se tudo isso fosse ainda insuficiente, fala-se ainda
nas qualidades de adaptabilidade, pragmatismo, curiosidade
intelectual, rigor, método, continuidade, capacidade de
compreensão e de escuta relativamente ao produtor, ao
pesquisador e ao cidadão. A verdade é que o arquivista, ademais
de toda essa qualificação de cunho pessoal, deverá ainda estar
capacitado profissionalmente para intervir em toda a cadeia do
tratamento documental, qualquer que seja o suporte. A
respeitabilidade de que é revestido o seu trabalho virá da
segurança com que atue no seu métier.
Na verdade, o desafio da credibilidade de ver respondido
com um grande esforço de comunicação, de aperfeiçoamento, de
reciclagem, paralelamente ao entendimento da evolução das
práticas profissionais, das técnicas que não cessam de se
renovar, dos conhecimentos, das competências, dos
procedimentos. Deve haver um diálogo constante entre a
concepção que o arquivista tem do arquivo e a forma pela qual a
sociedade expressa suas necessidades.
LEI N° 6.546, DE 04.07.78
D.O.U. DE 05.07.78
Dispõe Sobre a Regulamentação das Profissões de Arquivista e
de Técnico de Arquivo.
Art. 1º - O exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de
Arquivo, com as atribuições estabelecidas nesta Lei, só será
permitido:
I- aos diplomados no Brasil por curso superior de Arquivologia,
reconhecido na forma da lei;
II- aos diplomados no exterior por cursos superiores de
Arquivologia, cujos diplomas sejam revalidados no Brasil na forma
da lei;
III- aos Técnicos de Arquivo portadores de certificados de
conclusão de ensino de 2º grau;
IV- aos que, embora não habilitados nos termos dos itens
anteriores, contem, pelo menos, cinco anos ininterruptos de
atividade ou dez intercalados, na data de início da vigência desta
Lei, nos campos profissionais da Arquivologia ou da Técnica de
Arquivo;
V- aos portadores de certificado de conclusão de curso de 2° grau
que recebam treinamento específico em técnicas de arquivo em
curso ministrado por entidades credenciadas pelo Conselho
Federal de mão-de-obra, do Ministério do Trabalho, com carga
horária mínima de 1.110 hs. nas disciplinas específicas.
Art. 2° - São atribuições dos Arquivistas:
I - planejamento, organização e direção de serviços de Arquivo;
II- planejamento, orientação e acompanhamento do processo
documental e informativo;
III- planejamento, orientação e direção das atividades de
identificação das espécies documentais e participação
planejamento de novos documentos e controle de multicópias;
IV- planejamento, organização e direção de serviços ou centro de
documentação e informação constituídos de acervos arquivísticos
e mistos;
V- planejamento, organização e direção de serviços de
microfilmagem aplicada aos arquivos;
VI- orientação do planejamento da automação aplicada aos
arquivos;
VII- orientação quanto à classificação, arranjo e descrição de
documentos;
VIII - orientação da avaliação e seleção de documentos, para fins
de preservação;
IX- promoção de medidas necessárias à conservação de
documentos;
X- elaboração de pareceres e trabalhos de complexidade sobre
assuntos arquivísticos;
XI- assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica ou
técnico-administrativa;
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
21
XII- desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente
importantes.
Art. 3° - São atribuições dos Técnicos de Arquivo:
I- recebimento, registro e distribuição dos documentos, bem como
controle de sua movimentação;
II- classificação, arranjo, descrição e execução de demais tarefas
necessárias à guarda e conservação dos documentos, assim
como prestação de informações relativas aos mesmos;
III- preparação de documentos de arquivos para microfilmagem e
conservação e utilização do microfone;
IV- preparação de documentos de arquivo para processamento
eletrônico de dados.
Art. 4º- O exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de
Arquivo, depende de registro na Delegacia Regional do Trabalho
do Ministério do Trabalho.
Art. 5°- Não será permitido o exercício das profissões de
Arquivista e de Técnico de Arquivo aos concluintes de cursos
resumidos, simplificados ou intensivos, de férias, por
correspondência ou avulsos.
Art. 6º- O exercício da profissão de Técnico de Arquivo, com as
atribuições previstas no Art. 3º, com dispensa de exigência
constante do art. 1º, item IlI, será permitido, nos termos previstos
no regulamento desta Lei, enquanto o Poder Executivo não
dispuser em contrário.
Art. 7° - Está Lei será regulamentada no prazo de noventa dias, a
contar de sua vigência.
Art. 8° - Esta Lei entrará em vigor na data de sua publicação.
Art. 9º- Revogam-se as disposições em contrário.
DECRETO Nº 82.590, DE 06 DE NOVEMBRO DE 1978.
Regulamenta a Lei nº 6.546, de 4 de julho de 1978, que dispõe
sobre a regulamentação das profissões de Arquivista e de técnico
de Arquivo.
7 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE
DOCUMENTOS
O GED surgiu como uma divisão da tecnologia da informação e
visa, principalmente proceder a gestão dos documentos, sendo,
portanto a somatória de todas as tecnologias e produtos para
gerenciar as informações de forma eletrônica.
A primeira versão de GED baseava-se na digitalização de
documentos em papel e também em microfilme. A essa tecnologia
deu-se o nome de DI (Document Imaging) ou Gerenciamento de
Imagens de Documentos. A DI agiliza o processo de consulta, bem
como a distribuição de documentos, utilizando programas de
gerenciamento, empregando equipamentos específicos para a
captação, armazenamento, visualização, distribuição e impressão das
imagens dos documentos.
Com o crescimento da quantidade de documentos gerados em
meio eletrônico nos escritórios, surgem as ferramentas para gerenciá-
los. Essas ferramentas constituem a tecnologia DM (Document
Management), ou gerenciamento de documentos digitais. A DM
possibilita o controle, a localização, atualização e mesmo a
rastreabilidade das alterações nos documentos, podendo ser feito,
também, o controle do acesso físico aos documentos. Os mesmos
ainda podem ser submetidos a localizadores lógicos através de
indexação.
O Workflow é uma tecnologia que foi desenvolvida na década de
90 e possibilita automatizar processos de negócios, garantindo o
acompanhamento das atividades, aumentando a produtividade com
objetividade e segurança. Em outras palavras é o controle do ‘fluxo de
trabalho’,o qual coordena e dá suporte aos processos, que podem ser
executados por um ou mais sistemas de computadores, por um ou
mais agentes humanos, ou, então combinações destes.
O COLD (computer output to laser disc) é um ‘gerenciamento
corporativo de relatórios’ ou seja, é o processo de capturar dados de
arquivos eletrônicos, armazenando-os. O uso mais comum de COLD é
com documentos já arquivados eletronicamente, e não permite

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
modificações de conteúdos. As informações textuais extraídas dos
documentos de COLD podem ser usadas para indexação e posterior
localização dos dados. Por exemplo, arquivando-se e-mails de uma
empresa, mais tarde pode-se pesquisar por alguns dados do texto
desses documentos.
As aplicações de GED vão desde a preservação de acervos de
documentos históricos até o fluxo de processos em órgãos públicos e
privados.
Vantagens do uso de GED:
- O acesso ao conteúdo pode ser feito a distância;
- Agiliza a difusão de informações ao longo da cadeia produtiva;
- Economia de espaço físico;
- Preservação indireta dos originais pela redução de manuseio;
- Proporciona a preservação da informação em várias mídias;
- A digitalização preserva tons e cores dos originais;
- Facilita a disseminação de informações via web;
- Praticidade de cópias de segurança, sem grandes custos;
- Redução de custos com cópias impressas, já que os documentos
podem ser distribuídos em redes;
- Evita extravio de documentos.
Desvantagens do uso de GED:
- Podem ocorrer problemas com a obtenção das imagens,
armazenamento ou recuperação;
- Deve-se levar em conta também o custo com equipamentos
especializados, aplicativos e mão-de-obra;
- A rápida obsolescência das mídias eletrônicas;
- As cópias digitais de documentos não têm, por si só, nenhum
valor legal.
A necessidade de segurança, atualmente se deve principalmente
à abertura comercial da Internet. Os principais problemas de
segurança de dados em meio eletrônico são: sigilo,
autenticidade, integridade. Podem ser instalados equipamentos e
mecanismos para segurança física e lógica (contra acidentes e
contra pessoas mal intencionadas). O mecanismo mais
conhecido é a criptografia.
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
ALBERCH i FUGUERAS, Ramón. Ampliación del uso social de los
archivos, estratégias y perspectivas. In: Seminário Internacional de
Arquivos de Tradição Ibérica. Rio de Janeiro, 2000.
BELLOTTO, Heloisa L. Arquivos permanentes: tratamento
documental. 2.ed. rev.e ampl. Rio de Janeiro:FGV, 2004.
BERCOFF, Maria Graciela. Funciones del Archivo Público y su misión
de informar.
BERGAMASCHI, Maria Aparecida e STEPHANOU, Maria. Vivo
Toque: memória e história no Arquivo. Programa de Educação
Patrimonial. Porto Alegre: Faculdade de Educação-UFRGS, 2000.
BERWANGER, Ana Regina, LEAL, João Eurípedes Franklin. Noções
de paleografia e diplomática. 3ed.rev.ampl. Santa Maria: Editora da
UFSM, 2008.
CASTANHO, Denise Molon.
DICCIONARIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGÍA ARQUIVÍSTICA.
São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros. Núcleo Regional
de São Paulo: Secretaria Estadual de Cultura, 1996.
LOZANO LEAL, Faustino. El archivo, un centro vivo y abierto a la
actividad escolar: propuesta didáctica. Toledo Conserjería de
Educación y Cultura. 1996.
ROSSEAU,J e COUTURE,C. Os fundamentos da disciplina
arquivística. Tradução Magda de Figueiredo. Lisboa:Publicações Don
Quixote. 1998.
TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA
BRASIL. Arquivo Nacional. Dicionário brasileiro de terminologia
arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.
Acervo _Documentos de uma entidade produtora ou de uma
entidade custodiadora
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
22
Arquivamento _ 1 Seqüência de operações intelectuais e físicas
que visam à guarda ordenada de documentos. Ver também
arranjo, método de arquivamento e sistema de arquivamento. 2
Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um
documento, cessada a sua tramitação.
Arquivista _ Profissional de nível superior, com formação em
arquivologia ou experiência reconhecida pelo Estado.
Arquivo _ 1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados
por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família,
no desempenho de suas atividades, independentemente da
natureza do suporte. Ver também fundo. 2 Instituição ou serviço
que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a
conservação e o acesso(1) a documentos. 3 Instalações onde
funcionam arquivos(2).
4 Móvel destinado à guarda de documentos.
Arquivo corrente _ 1 Conjunto de documentos, em tramitação ou
não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas freqüentes
pela entidade que o produziu, a quem compete a sua
administração. 2 Arquivo(2) responsável pelo arquivo corrente(1).
arquivo intermediário - 1 Conjunto de documentos originários de
arquivos correntes(2), com uso pouco freqüente, que aguarda
destinação.
2 Arquivo(2) responsável pelo arquivo intermediário(1). Também
chamado pré-arquivo. Depósito(1) de arquivos intermediários(1). 1
Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em
função de seu valor. 2 Arquivo(2) responsável pelo arquivo
permanente(1)). Também chamado arquivo histórico.
arquivo público - 1 Arquivo(1) de entidade coletiva pública,
independentemente de seu âmbito de ação e do sistema de
governo do país.
2 Arquivo(2) integrante da administração pública.
Arquivo setorial _ 1 Arquivo(1) de um setor ou serviço de uma
administração. 2 Arquivo(2) responsável pelo arquivo setorial(1);
existindo um arquivo central, estará a ele tecnicamente
subordinado.
Arquivologia - Disciplina que estuda as funções do arquivo(2) e
os princípios e técnicas a serem observados na produção,
organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos(1).
Também chamada arquivística.
Arranjo _ Seqüência de operações intelectuais e físicas que
visam à organização dos documentos de um arquivo(1) ou
coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente
estabelecido. Ver também método de arquivamento, nível de
arranjo, quadro de arranjo e sistema de
arranjo..
autoridade - Forma normalizada de entrada de entidade coletiva,
pessoa, família, assunto ou nome geográfico em instrumentos de
pesquisa. Ver também catálogo de autoridade, controle de
autoridade e registro de autoridade.
Avaliação _ Processo de análise de documentos de arquivo(1),
que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo
com os valores que lhes são atribuídos. Ver também comissão de
avaliação.
Catálogo - Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios
temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a
descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou
mais fundos, de forma sumária ou analítica
Ciclo vital dos documentos _ Sucessivas fases por que passam
os documentos de um arquivo(1), da sua produção à guarda
permanente ou eliminação. Ver também teoria das três idades.
Classificação _ 1 Organização dos documentos de um arquivo(1)
ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de
classificação ou quadro de arranjo. 2 Análise e identificação do
conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a
qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir códigos. 3
Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de
graus de sigilo, conforme legislação específica. Também chamada
classificação de segurança. Ver também desclassificação,
documento classificado e documento sigiloso.
Conservação - Promoção da preservação e da restauração dos
documentos

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
Desapensação - Separação de documento ou processo juntado
por apensação.
Descrição - Conjunto de procedimentos que leva em conta os
elementos formais e de conteúdo dos documentos
para elaboração de instrumentos de pesquisa. Ver também nível
de descrição e unidade de descrição.
Destinação - Decisão, com base na avaliação, quanto ao
encaminhamento de documentos para guarda permanente,
descarte ou eliminação. Ver também plano de destinação e tabela
de temporalidade.
Diplomática - Disciplina que tem como objeto o estudo da
estrutura formal e da autenticidade dos documentos.
Documentação - 1 Conjunto de documentos. 2 Ato ou serviço de
coleta, processamento técnico e disseminação de informações e
documentos.
documento audiovisual - Gênero documental integrado por
documentos que contêm imagens, fixas ou em movimento, e
registros sonoros, como filmes(2) e fitas videomagnéticas. Ver
também documento filmográfico, documento iconográfico e
documento sonoro.
documento cartográfico - Gênero documental integrado por
documentos que contêm representações gráficas da superfície
terrestre ou de corpos celestes e desenhos técnicos, como
mapas, plantas, perfis e fotografias aéreas.
documento classificado - 1 Documento submetido a algum
código ou sistema de classificação(1, 2). 2 Documento ao qual foi
atribuído grau de sigilo.
documento digital - Documento codificado em dígitos binários,
acessível por meio de sistema computacional. Ver também
documento eletrônico.
documento eletrônico – Gênero documental integrado por
documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por
equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e
documentos digitais.
documento especial - Documento em linguagem não-textual, em
suporte não convencional, ou, no caso de papel, em formato e
dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos
para seu processamento técnico, guarda e preservação, e cujo
acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação
tecnológica.
documento filmográfico - Gênero documental integrado por
documentos que contêm imagens em movimento, com ou sem
som, como filmes(2) e fitas videomagnéticas. Também chamado
documento cinematográfico.
documento fotográfico - Fotografia em positivo ou negativo.
documento iconográfico - Gênero documental integrado por
documentos que contêm imagens fixas, impressas, desenhadas
ou fotografadas, como fotografias e gravuras.
Eliminação - Destruição de documentos que, na avaliação, foram
considerados sem valor permanente. Também chamada expurgo
de documentos.
espécie documental - Divisão de gênero documental que reúne
tipos documentais por seu formato. São exemplos de espécies
documentais ata, carta, decreto, disco, filme(2), folheto, fotografia,
memorando, ofício, planta, relatório.
Fotografia - Imagem produzida pela ação da luz sobre película
coberta por emulsão fotossensível, revelada
e fixada por meio de reagentes químicos.
Fundo - Conjunto de documentos de uma mesma proveniência.
Termo que equivale a arquivo(1).
Genero documental - Reunião de espécies documentais que se
assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o
suporte e o formato, e que exigem processamento técnico
específico e, por vezes, mediação técnica para acesso(1), como
documentos audiovisuais, documentos bibliográficos, documentos
cartográficos, documentos eletrônicos, documentos filmográficos,
documentos iconográficos, documentos micrográficos,
documentos textuais.
gestão da informação - Administração do uso e circulação da
informação, com base na teoria ou ciência da informação.
gestão de documentos - Conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso,
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
23
avaliação e arquivamento(1, 2) de documentos em fase corrente e
intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento(1, 2).
Também chamado administração de documentos.
Grupo _ Num plano de classificação ou código de classificação, a
subdivisão da subclasse. Processo pelo qual documentos ou
informações são representados por termos, palavraschave ou
descritores, propiciando a recuperação da informação.
Informação - Elemento referencial, noção, idéia ou mensagem
contidos num documento.
instrumento de pesquisa- Meio que permite a identificação,
localização ou consulta a documentos ou a informações neles
contidas. Expressão normalmente empregada em arquivos
permanentes(2). Ver também catálogo, guia, índice, inventário,
listagem descritiva do acervo, repertório e tabela de equivalência.
integridade arquivística - Objetivo decorrente do princípio da
proveniência que consiste em resguardar um fundo de misturas
com outros, de parcelamentos e de eliminações indiscriminadas.
Também chamado integridade do fundo.
item documental - 1 Menor unidade documental,
intelectualmente indivisível, integrante de dossiês ou processos. 2
Unidade documental fisicamente indivisível. Também chamada
peça.
Metadados - Dados estruturados e codificados, que descrevem e
permitem acessar, gerenciar, compreender e/ou preservar outros
dados ao longo do tempo.
Negativo - Imagem fotográfica formada quando se impressiona
diretamente uma chapa ou um filme(1), em que os tons claros e
escuros do objeto aparecem invertidos.
Organicidade - Relação natural entre documentos de um
arquivo(1) em decorrência das atividades da entidade produtora.
Paleografia - Disciplina que estuda a escrita manuscrita antiga,
suas formas e variações através do tempo.
patrimônio arquivístico - Conjunto dos arquivos(1) de valor
permanente, públicos ou privados, existentes no âmbito de uma
nação, de um estado ou de um município.
pertinência territorial - Conceito oposto ao de princípio da
proveniência e segundo o qual documentos ou arquivos(1)
deveriam ser transferidos para a custódia de arquivos(2) com
jurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu
conteúdo, sem levar em conta o lugar em que foram produzidos.
plano de classificação - Esquema de distribuição de documentos
em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos,
elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma
instituição e da análise do arquivo(1) por ela produzido. Expressão
geralmente adotada em arquivos correntes. Ver também código
de classificação.
plano de destinação - Esquema no qual se fixa a destinação dos
documentos.
plano de emergência - Parte de plano de proteção civil aplicada
aos arquivos(1, 3), que estabelece medidas preventivas e de
emergência em caso de sinistros. Também chamada plano de
controle de desastre ou plano de desastre.
prazo de eliminação - Prazo fixado em tabela de temporalidade
ao fim do qual os documentos não considerados de valor
permanente deverão ser eliminados.
prazo de guarda - Prazo, definido na tabela de temporalidade e
baseado em estimativas de uso, em que documentos deverão ser
mantidos no arquivo corrente(2) ou no arquivo intermediário(2), ao
fim do qual a destinação é efetivada. Também chamado período
de retenção ou prazo de retenção.
Prescrição - Extinção de prazos para a aquisição ou perda de
direitos contidos nos documentos.
Preservação - Prevenção da deterioração e danos em
documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou
tratamento físico e/ou químico.
princípio da pertinência - Princípio segundo o qual os
documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em
conta a proveniência e a classificação (1, 2) original. Também
chamado princípio temático.
princípio da proveniência - Princípio básico da arquivologia
segundo o qual o arquivo(1) produzido por uma entidade coletiva,
 Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi 24

pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades teoria das três idades - Teoria segundo a qual os arquivos(1)
produtoras. Também chamado princípio do respeito aos fundos. são considerados arquivos correntes, intermediários ou
princípio da reversibilidade - Princípio segundo o qual todo permanentes, de acordo com a freqüência de uso por suas
procedimento ou tratamento empreendido em arquivos(1) pode entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e
ser revertido, se necessário. secundário. Ver também ciclo vital dos documentos.
princípio do respeito à ordem original - Princípio segundo o tipo documental - Divisão de espécie documental que reúne
qual o arquivo(1) deveria conservar o arranjo dado pela entidade documentos por suas características comuns no que diz respeito
coletiva, pessoa ou família que o produziu. à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do
Procedência - Termo em geral empregado para designar a registro. São exemplos de tipos documentais cartas precatórias,
origem mais imediata do arquivo(1), quando se trata de entrada cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-
de documentos efetuada por entidade diversa daquela que o leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias,
gerou. Conceito distinto do de proveniência. xilogravuras.
processamento técnico - Expressão utilizada para indicar as Transferência - Passagem de documentos do arquivo corrente(2)
atividades de identificação, classificação (1, 2), arranjo, descrição para o arquivo intermediário(2).
e conservação de arquivos(1). Também chamado processamento unidade de arquivamento - Documento(s) tomado(s) por base,
arquivístico, tratamento arquivístico ou tratamento técnico. para fins de classificação(1), arranjo, armazenamento(1) e
Protocolo - Serviço encarregado do recebimento, registro, notação. Ver também dossiê e processo.
classificação(2), distribuição, controle da tramitação e expedição unidade de descrição - 1 Documento(s) que constitui(em) base
de documentos. Ver também arquivo corrente(2) e unidade para uma descrição específica. 2 Representação escrita de
protocolizadora. documento(s).
Proveniência - Termo que serve para indicar a entidade coletiva, unidade de instalação - Unidade básica de notação,
pessoa ou família produtora de arquivo(1). Ver também entidade armazenamento e descrição das unidades de arquivamento. São
produtora e princípio da proveniência. unidades de instalação mais comuns caixas, maços, livros, rolos,
quadro de arranjo - Esquema estabelecido para o arranjo dos pastas.
documentos de um arquivo(1), a partir do estudo das estruturas,
funções ou atividades da entidade produtora e da análise do
acervo. Expressão adotada em arquivos permanentes(2). LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA
qualidade arquivística - Propriedades físico-químicas dos
suportes que permitem a conservação indefinida dos documentos,
observadas as condições adequadas de acondicionamento, Apresentamos a seguir um resumo de todas as Resoluções
armazenamento e climatização. do CONARQ, destinando-se a serem aplicadas aos
Recolhimento - 1 Entrada de documentos públicos em arquivos
permanentes(2), com competência formalmente estabelecida. 2 membros natos e/ou conveniados ao Sistema
Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo Nacional de Arquivos - SINAR.
intermediário(2) para o arquivo permanente(2).
Reprodução - Processo de produção de cópia de um documento
Resolução nº 1, de 18 de outubro de 1995
no conteúdo e na forma, mas não necessariamente em suas
Dispõe sobre a necessidade da adoção de planos e ou códigos de
dimensões.
classificação de documentos nos arquivos correntes, que
Reprografia - Conjunto dos processos e técnicas de duplicação e
considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas
reprodução de documentos que não recorrem à impressão, tais
atividades e funções. (D.O.U. - 24/10/1995)
como fotocópia, processo eletrostático, termografia e
microfilmagem.
Resolução nº 2, de 18 de outubro de 1995
Restauração - Conjunto de procedimentos específicos para
Dispõe sobre as medidas a serem observadas na transferência ou
recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados.
no recolhimento de acervos documentais para instituições
Série - Subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma
arquivísticas públicas.
seqüência de documentos relativos a uma mesma função,
(D.O.U. - 24/10/1995)
atividade, tipo documental ou assunto.
serviço educativo - 1 Conjunto de atividades pedagógicas
Resolução nº 3, de 26 de dezembro de 1995
realizadas com o objetivo de divulgar o acervo e iniciar o público
Dispõe sobre o Programa de Assistência Técnica do Conselho
na sua utilização. 2 Unidade administrativa encarregada do
Nacional de Arquivos.
serviço de referência(1).
(D.O.U. - 28/12/1995)
sistema de arquivamento - Conjunto de rotinas, procedimentos e
métodos de arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista a
Resolução nº 4, de 28 de março de 1996
organização e a preservação de documentos ou arquivos(1), bem
Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de
como o acesso(1) às informações neles contidas.
Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser
sistema de arquivos - Conjunto de arquivos(2) que,
adotado como um modelo para os arquivos correntes dos órgãos
independentemente da posição que ocupam nas respectivas
e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos -
estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e
SINAR., e aprova os prazos de guarda e a destinação de
articulado na persecução de objetivos comuns.
documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e
sistema de arranjo - Conjunto de procedimentos técnicos
Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-
combinados que norteiam a organização dos documentos, tendo
Meio da Administração Pública.
em vista a recuperação da informação de um ou mais fundos e/ou
(D.O.U. - 30/06/1996). Revogada pela Resolução nº 14/2001.
coleções.
sistema de gestão de documentos - Conjunto de procedimentos
Resolução nº 5, de 30 de setembro de 1996
e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a
Dispõe sobre a publicação de editais para Eliminação de
eficácia na produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e
Documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal,
destinação de documentos.
Estados e Municípios.
sistema de recuperação da informação - Conjunto de
(D.O.U. - 11/10/1996
procedimentos, normalmente automatizados, pelos quais
referências ou dados contidos em documentos são indexados e
Resolução nº 6, de 15 de maio de 1997
armazenados de maneira tal que possam ser recuperados em
Dispõe sobre diretrizes quanto à terceirização de serviços
resposta a questões específicas.
arquivísticos públicos.

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
(D.O.U. - 23/05/1997
Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997
Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos
no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público.
(D.O.U. - 23/05/1997
Resolução nº 8, de 20 de maio de 1997
Aprova ad referendum do Plenário do CONARQ no Código de
Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração
Pública: Atividades-Meio e a Tabela de Temporalidade e
Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-
Meio da Administração Pública.
(D.O.U. - 23/05/1997). Revogada pela Resolução nº 14/2001
Resolução nº 9, de 1º de julho de 1997
Publica Regimento Interno aprovado pelo Plenário do Conselho
Nacional de Arquivos - CONARQ.
(D.O.U. - 18/07/1997). Revogada pela Resolução nº 15/2002 de
15 de fevereiro de 2002, do Conarq, substituída pela Portaria
nº 05 da Casa Civil da Presidência da República.
Resolução nº 10, de 6 de dezembro de 1999
Dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem
utilizadas no processo de microfilmagem de documentos
arquivísticos.
(D.O.U. 22/12/1999)
Resolução nº 11, de 7 de dezembro de 1999
Dispõe sobre os arquivos públicos que integram o acervo das
agências reguladoras, das empresas em processo de
desestatização, das empresas desestatizadas, das
concessionárias, permissionárias e autorizatárias de serviços
públicos, e das pessoas jurídicas de direito privado.
(D.O.U. 11/01/2000). Revogada pela Resolução nº 18, de 28 de
julho de 2003.
Resolução nº 12, de 7 de dezembro de 1999
Dispõe sobre os procedimentos relativos à declaração de
interesse público e social de arquivos privados de pessoas físicas
ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a
história, a cultura e o desenvolvimento nacional.
(D.O.U. 31/01/2000). Revogada pela Resolução nº 17, de 25 de
julho de 2003
Resolução nº 13, de 9 de fevereiro de 2001
Dispõe sobre a implantação de uma política municipal de
arquivos, sobre a construção de arquivos e de websites de
instituições arquivísticas.
(D.O.U, 26/02/2001)
Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001
Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de
março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de
Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-
Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos
órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos
(SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos
estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação
de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da
Administração Pública.
(D.O.U, 08/02/2002). Revoga Resolução nº 4/1996 e nº 8/1997.
Resolução nº 15, de 15 de fevereiro de 2002
Revoga a Resolução nº 09, de 1 de julho de 1997, do CONARQ,
substituída pela Portaria nº 05, da Casa Civil da Presidência da
República, de 7 de fevereiro de 2002, que dispõe sobre o
regimento interno do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)
(D.O.U, de 06/03/2002). Revoga a Resolução nº 9/1997.
Resolução nº 16, de 23 de julho de 2003
Dispõe sobre as diretrizes a serem adotadas para criação do
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
25
Boletim Interno do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.
Resolução nº 17, de 25 de julho de 2003
Dispõe sobre os procedimentos relativos à declaração de
interesse público e social de arquivos privados de pessoas físicas
ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a
história, a cultura e o desenvolvimento nacional.
Resolução nº 18, de 28 de julho de 2003
Dispõe sobre os arquivos públicos que integram o acervo das
agências reguladoras, das empresas em processo de
desestatização, das empresas desestatizadas, das
concessionárias, permissionárias e autorizatárias de serviços
públicos, e das pessoas jurídicas de direito privado.
Revogada pela Resolução nº 19 de 28 de outubro de 2003.
Resolução nº19, de 28 de outubro de 2003
Dispõe sobre os documentos públicos que integram o acervo das
empresas em processo de desestatização e das pessoas jurídicas
de direito privado sucessoras de empresas públicas.
Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004
Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas
de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.
Resolução nº 21, de 4 de agosto de 2004
Dispõe sobre o uso da subclasse 080 - Pessoal Militar do Código
de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração
Pública: Atividades - Meio e da Tabela Básica de Temporalidade e
Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-
Meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução nº 14,
de 24 de outubro de 2001, Conselho Nacional de Arquivos-
CONARQ.
Resolução nº 22, de 30 de junho de 2005
Dispõe sobre as diretrizes para a avaliação de documentos em
instituições de saúde.
Resolução nº 23, de 16 de junho de 2006
Dispõe sobre a adoção do Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos - SINAR.
Resolução nº 24, de 3 de agosto de 2006
Estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de
documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas
públicas.
Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007
Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ
Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional
de Arquivos - SINAR.
Resolução nº. 26, de 06 de maio de 2008
Estabelece diretrizes básicas de gestão de documentos a serem
adotadas nos arquivos do Poder Judiciário.
Resolução nº. 27, de 16 de junho de 2008
Dispõe sobre o dever do Poder Público, no âmbito dos Estados,
do Distrito Federal e dos Municípios, de criar e manter Arquivos
Públicos, na sua específica esfera de competência, para promover
a gestão, a guarda e a preservação de documentos arquivísticos e
a disseminação das informações neles contidas.
Resolução nº 28, de 17 de fevereiro de 2009
Dispõe sobre a adoção da Norma Brasileira de Descrição
Arquivística - NOBRADE pelos órgãos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, institui o Cadastro
Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos e
estabelece a obrigatoriedade da adoção do Código de Entidades

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
Custodiadoras de Acervos Arquivísticos - CODEARQ.
APRESENTAMOS NA ÍNTEGRA, A LEGISLAÇÃO QUE
CONSIDERAMOS MAIS PERTINENTE AO PROGRAMA DO
CONCURSO:
Lei nº 8159, de 8 de janeiro de 1991
Decreto nº 4 553, de 27 de dezembro de 2002
Lei nº 5 433, de 8 de maio de 1998
Decreto nº 1 799, de 30 de janeiro de 1996
Lei nº 7 347, de 24 de julho de 1985
Lei nº 9 507, de 12 de novembro de 1997
Decreto nº 2910, de 29 de dezembro de 1998
Resolução nº 4, de 28 de março de 1996
Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001
Resolução nº 5, de 30 de setembro de 1996
Resolução nº 19, de 28 de outubro de 2003
Resolução nº 20, 10 de julho de 2001
Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007
Resolução nº 28, de 17 de fevereiro de 2009
____________________________________________________
LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados e dá outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a
seguinte Lei:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a
proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento
de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico
e como elementos de prova e informação.
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os
conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos
públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por
pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos.
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
Art. 4º - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos
informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo
ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão
prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade,
ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança
da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5º - A administração pública franqueará a consulta aos
documentos públicos na forma da Lei.
Art. 6º - Fica resguardado o direito de indenização pelo dano
material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo
das ações penal, civil e administrativa.
CAPÍTULO II
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS
Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por
órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e
municipal em decorrência de suas funções administrativas,
legislativas e judiciárias.
§ 1º - São também públicos os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por
entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos
no exercício de suas atividades.
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
26
§ 2º - A cessação de atividade de instituições públicas e de
caráter público implica o recolhimento de sua documentação à
instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição
sucessora.
Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como
correntes, intermediários e permanentes.
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou
que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas
freqüentes.
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que,
não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de
interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de
valor histórico, probatório e informativo que devem ser
definitivamente preservados.
Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições
públicas e de caráter público será realizada mediante autorização
da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de
competência.
Art. 10 - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e
imprescritíveis.
CAPÍTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de
documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou
jurídicas, em decorrência de suas atividades.
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder
Público como de interesse público e social, desde que sejam
considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história
e desenvolvimento científico nacional.
Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse
público e social não poderão ser alienados com dispersão ou
perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder Público
exercerá preferência na aquisição.
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados
identificados como de interesse público e social poderá ser
franqueado mediante autorização de seu proprietário ou
possuidor.
Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse
público e social poderão ser depositados a título revogável, ou
doados a instituições arquivísticas públicas.
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas
produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam
identificados como de interesse público e social.
CAPÍTULO IV
DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES
ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS
Art. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter
público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais,
do Distrito Federal e municipais.
§ 1° - São arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder
Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder
Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os
arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações
Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da
Aeronáutica.
§ 2° - São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o
arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§ 3° - São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder
Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder
Judiciário.
§ 4° - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o
arquivo do Poder Legislativo.
§ 5° - Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de
acordo com sua estrutura político-jurídica.
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento
dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos
sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional
de arquivos.
Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o
Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a
gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos
pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas funções, bem
como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua
guarda.
Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a
gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos
pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções,
tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem
como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua
guarda.
Art. 21 - Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal
definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos
estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos
documentos, observado o disposto na Constituição Federal, e
nesta Lei.
CAPÍTULO V
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
Art. 22 - É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos
públicos.
Art. 23 - Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser
obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos
documentos por eles produzidos.
§ 1° - Os documentos cuja divulgação ponha em risco a
segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles
necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida
privada, da honra e da imagem das pessoas são originalmente
sigilosos.
§ 2° - O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança
da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de
30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse
prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.
§ 3° - O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a
imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100
(cem) anos, a contar da data de sua produção.
Art. 24 - Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância,
determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso,
sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou
esclarecimento de situação pessoal da parte.
Parágrafo único - Nenhuma norma de organização administrativa
será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o
disposto neste artigo.
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e
administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que
desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou
considerado como de interesse público e social.
Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos -
CONARQ , órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a
política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema
Nacional de Arquivos - SINAR.
§ 1° - O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo
Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes
de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.
§ 2° - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste
artigo serão estabelecidos em regulamento.
Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 28 - Revogam-se as disposições em contrário.
Brasília, em 08 de janeiro de 1991; 170° da Independência e 103°
da República.
DECRETO Nº 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002.
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
27
Dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos
e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do
Estado, no âmbito da Administração Pública Federal, e dá outras
providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe
confere o art. 84, incisos IV e VI, alínea "a", da Constituição, e
tendo em vista o disposto no art. 23 da Lei nº 8.159, de 8 de
janeiro de 1991,
DECRETA:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados,
informações, documentos e materiais sigilosos, bem como das
áreas e instalações onde tramitam.
Art. 2º São considerados originariamente sigilosos, e serão como
tal classificado, dados ou informações cujo conhecimento irrestrito
ou divulgação possa acarretar qualquer risco à segurança da
sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao
resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da
honra e da imagem das pessoas.
Parágrafo único. O acesso a dados ou informações sigilosos é
restrito e condicionado à necessidade de conhecer.
Art. 3º A produção, manuseio, consulta, transmissão, manutenção
e guarda de dados ou informações sigilosos observarão medidas
especiais de segurança.
Parágrafo único. Toda autoridade responsável pelo trato de dados
ou informações sigilosos providenciará para que o pessoal sob
suas ordens conheça integralmente as medidas de segurança
estabelecidas, zelando pelo seu fiel cumprimento.
Art. 4º Para os efeitos deste Decreto, são estabelecidos os
seguintes conceitos e definições:
I - autenticidade: asseveração de que o dado ou informação são
verdadeiros e fidedignos tanto na origem quanto no destino;
II - classificação: atribuição, pela autoridade competente, de grau
de sigilo a dado, informação, documento, material, área ou
instalação;
III - comprometimento: perda de segurança resultante do acesso
não-autorizado;
IV - credencial de segurança: certificado, concedido por
autoridade competente, que habilita determinada pessoa a ter
acesso a dados ou informações em diferentes graus de sigilo;
V - desclassificação: cancelamento, pela autoridade competente
ou pelo transcurso de prazo, da classificação, tornando ostensivos
dados ou informações;
VI - disponibilidade: facilidade de recuperação ou acessibilidade
de dados e informações;
VII - grau de sigilo: gradação atribuída a dados, informações, área
ou instalação considerados sigilosos em decorrência de sua
natureza ou conteúdo;
VIII - integridade: incolumidade de dados ou informações na
origem, no trânsito ou no destino;
IX - investigação para credenciamento: averiguação sobre a
existência dos requisitos indispensáveis para concessão de
credencial de segurança;
X - legitimidade: asseveração de que o emissor e o receptor de
dados ou informações são legítimos e fidedignos tanto na origem
quanto no destino;
XI - marcação: aposição de marca assinalando o grau de sigilo;
XII - medidas especiais de segurança: medidas destinadas a garantir
sigilo, inviolabilidade, integridade, autenticidade, legitimidade e
disponibilidade de dados e informações sigilosos. Também objetivam
prevenir, detectar, anular e registrar ameaças reais ou potenciais a
esses dados e informações;
XIII - necessidade de conhecer: condições pessoais, inerentes ao
efetivo exercício de cargo, função, emprego ou atividade,
indispensável para que uma pessoa possuidora de credencial de
segurança, tenha acesso a dados ou informações sigilosos;
XIV - ostensivo: sem classificação, cujo acesso pode ser
franqueado;
XV - reclassificação: alteração, pela autoridade competente, da
classificação de dado, informação, área ou instalação sigilosa;

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
XVI - sigilo: segredo; de conhecimento restrito a pessoas
credenciadas; proteção contra revelação não-autorizada;
XVII - visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em caráter
excepcional, em área sigilosa.
CAPÍTULO II
DO SIGILO E DA SEGURANÇA
Seção I
Da Classificação Segundo o Grau de Sigilo
Art. 5º Os dados ou informações sigilosos serão classificados em
ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do
seu teor ou dos seus elementos intrínsecos.
§ 1º São passíveis de classificação como ultra-secretos, dentre
outros, dados ou informações referentes à soberania e à
integridade territorial nacionais, a planos e operações militares, às
relações internacionais do País, a projetos de pesquisa e
desenvolvimento científico e tecnológico de interesse da defesa
nacional e a programas econômicos, cujo conhecimento não-
autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave à
segurança da sociedade e do Estado.
§ 2º São passíveis de classificação como secretos, dentre outros,
dados ou informações referentes a sistemas, instalações, programas,
projetos, planos ou operações de interesse da defesa nacional, a
assuntos diplomáticos e de inteligência e a planos ou detalhes,
programas ou instalações estratégicos, cujo conhecimento não-
autorizado possa acarretar dano grave à segurança da sociedade e do
Estado.
§ 3º São passíveis de classificação como confidenciais dados ou
informações que, no interesse do Poder Executivo e das partes,
devam ser de conhecimento restrito e cuja revelação não-
autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano à
segurança da sociedade e do Estado.
§ 4º São passíveis de classificação como reservados dados ou
informações cuja revelação não-autorizada possa comprometer
planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos.
Art. 6º A classificação no grau ultra-secreto é de competência das
seguintes autoridades:
I - Presidente da República;
II - Vice-Presidente da República;
III - Ministros de Estado e equiparados; e
IV - Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica.
Parágrafo único. Além das autoridades estabelecidas no caput,
podem atribuir grau de sigilo:
I - secreto, as autoridades que exerçam funções de direção,
comando ou chefia; e
II - confidencial e reservado, os servidores civis e militares, de
acordo com regulamentação específica de cada Ministério ou
órgão da Presidência da República.
Art. 7º Os prazos de duração da classificação a que se refere este
Decreto vigoram a partir da data de produção do dado ou
informação e são os seguintes:
I - ultra-secreto: máximo de cinqüenta anos;
II - secreto: máximo de trinta anos;
III - confidencial: máximo de vinte anos; e
IV - reservado: máximo de dez anos.
§ 1º O prazo de duração da classificação ultra-secreto poderá ser
renovado indefinidamente, de acordo com o interesse da
segurança da sociedade e do Estado.
§ 2º Também considerando o interesse da segurança da
sociedade e do Estado, poderá a autoridade responsável pela
classificação nos graus secreto, confidencial e reservado, ou
autoridade hierarquicamente superior competente para dispor
sobre o assunto, renovar o prazo de duração, uma única vez, por
período nunca superior aos prescritos no caput.
Seção II
Da Reclassificação e da Desclassificação
Art. 8º Dados ou informações classificados no grau de sigilo ultra-
secreto somente poderão ser reclassificados ou desclassificados,
mediante decisão da autoridade responsável pela sua
classificação.
Art. 9º Para os graus secreto, confidencial e reservado, poderá a
autoridade responsável pela classificação ou autoridade
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
28
hierarquicamente superior competente para dispor sobre o
assunto, respeitados os interesses da segurança da sociedade e
do Estado, alterá-la ou cancelá-la, por meio de expediente hábil
de reclassificação ou desclassificação dirigido ao detentor da
custódia do dado ou informação sigilosos.
Parágrafo único. Na reclassificação, o prazo de duração reinicia-
se a partir da data da formalização da nova classificação.
Art. 10. A desclassificação de dados ou informações nos graus
secreto, confidencial e reservado será automática após
transcorridos os prazos previstos nos incisos II, III e IV do art. 7º,
salvo no caso de renovação, quando então a desclassificação
ocorrerá ao final de seu termo.
Art. 11. Dados ou informações sigilosos de guarda permanente
que forem objeto de desclassificação serão encaminhados à
instituição arquivística pública competente, ou ao arquivo
permanente do órgão público, entidade pública ou instituição de
caráter público, para fins de organização, preservação e acesso.
Parágrafo único. Consideram-se de guarda permanente os dados
ou informações de valor histórico, probatório e informativo que
devam ser definitivamente preservados.
Art. 12. A indicação da reclassificação ou da desclassificação de
dados ou informações sigilosos deverá constar das capas, se
houver, e da primeira página.
CAPÍTULO III
DA GESTÃO DE DADOS OU INFORMAÇÕES SIGILOSOS
Seção I
Dos Procedimentos para Classificação de Documentos
Art. 13. As páginas, os parágrafos, as seções, as partes
componentes ou os anexos de um documento sigiloso podem
merecer diferentes classificações, mas ao documento, no seu
todo, será atribuído o grau de sigilo mais elevado, conferido a
quaisquer de suas partes.
Art. 14. A classificação de um grupo de documentos que formem
um conjunto deve ser a mesma atribuída ao documento
classificado com o mais alto grau de sigilo.
Art. 15. A publicação dos atos sigilosos, se for o caso, limitar-se-á
aos seus respectivos números, datas de expedição e ementas,
redigidas de modo a não comprometer o sigilo.
Art. 16. Os mapas, planos-relevo, cartas e fotocartas baseados
em fotografias aéreas ou em seus negativos serão classificados
em razão dos detalhes que revelem e não da classificação
atribuída às fotografias ou negativos que lhes deram origem ou
das diretrizes baixadas para obtê-las.
Art. 17. Poderão ser elaborados extratos de documentos
sigilosos, para sua divulgação ou execução, mediante
consentimento expresso:
I - da autoridade classificadora, para documentos ultra-secretos;
II - da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente
superior competente para dispor sobre o assunto, para
documentos secretos; e
III - da autoridade classificadora, destinatária ou autoridade
hierarquicamente superior competente para dispor sobre o
assunto, para documentos confidenciais e reservados, exceto
quando expressamente vedado no próprio documento.
Parágrafo único. Aos extratos de que trata este artigo serão
atribuídos graus de sigilo iguais ou inferiores àqueles atribuídos
aos documentos que lhes deram origem, salvo quando elaborados
para fins de divulgação.
Seção II
Do Documento Sigiloso Controlado
Art. 18. Documento Sigiloso Controlado (DSC) é aquele que, por
sua importância, requer medidas adicionais de controle, incluindo:
I - identificação dos destinatários em protocolo e recibo próprios,
quando da difusão;
II - lavratura de termo de custódia e registro em protocolo
específico;
III - lavratura anual de termo de inventário, pelo órgão ou entidade
expedidores e pelo órgão ou entidade receptores; e
IV - lavratura de termo de transferência, sempre que se proceder
à transferência de sua custódia ou guarda.

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Parágrafo único. O termo de inventário e o termo de transferência
serão elaborados de acordo com os modelos constantes dos
Anexos I e II deste Decreto e ficarão sob a guarda de um órgão de
controle.
Art. 19. O documento ultra-secreto é, por sua natureza, considerado
DSC, desde sua classificação ou reclassificação.
Parágrafo único. A critério da autoridade classificadora ou
autoridade hierarquicamente superior competente para dispor
sobre o assunto, o disposto no caput pode-se aplicar aos demais
graus de sigilo.
Seção III
Da Marcação
Art. 20. A marcação, ou indicação do grau de sigilo, deverá ser
feita em todas as páginas do documento e nas capas, se houver.
§ 1º As páginas serão numeradas seguidamente, devendo cada
uma conter, também, indicação do total de páginas que compõem
o documento.
§ 2º O DSC também expressará, nas capas, se houver, e em
todas as suas páginas, a expressão "Documento Sigiloso
Controlado (DSC)" e o respectivo número de controle.
Art. 21. A marcação em extratos de documentos, rascunhos,
esboços e desenhos sigilosos obedecerá ao prescrito no art. 20.
Art. 22. A indicação do grau de sigilo em mapas, fotocartas,
cartas, fotografias, ou em quaisquer outras imagens sigilosas
obedecerá às normas complementares adotadas pelos órgãos e
entidades da Administração Pública.
Art. 23. Os meios de armazenamento de dados ou informações
sigilosos serão marcados com a classificação devida em local
adequado.
Parágrafo único. Consideram-se meios de armazenamento
documentos tradicionais, discos e fitas sonoros, magnéticos ou
ópticos e qualquer outro meio capaz de armazenar dados e
informações.
Seção IV
Da Expedição e da Comunicação de Documentos Sigilosos
Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedição e tramitação
obedecerão às seguintes prescrições:
I - serão acondicionados em envelopes duplos;
II - no envelope externo não constará qualquer indicação do grau
de sigilo ou do teor do documento;
III - no envelope interno serão apostos o destinatário e o grau de
sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que
removido o envelope externo;
IV - o envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante
recibo, que indicará, necessariamente, remetente, destinatário e
número ou outro indicativo que identifique o documento; e
V - sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo
do destinatário, será inscrita a palavra pessoal no envelope
contendo o documento sigiloso.
Art. 25. A expedição, condução e entrega de documento ultra-
secreto, em princípio, será efetuada pessoalmente, por agente
público autorizado, sendo vedada a sua postagem.
Parágrafo único. A comunicação de assunto ultra-secreto de outra
forma que não a prescrita no caput só será permitida
excepcionalmente e em casos extremos, que requeiram
tramitação e solução imediatas, em atendimento ao princípio da
oportunidade e considerados os interesses da segurança da
sociedade e do Estado.
Art. 26. A expedição de documento secreto, confidencial ou
reservado poderá ser feita mediante serviço postal, com opção de
registro, mensageiro oficialmente designado, sistema de
encomendas ou, se for o caso, mala diplomática.
Parágrafo único. A comunicação dos assuntos de que trata este
artigo poderá ser feita por outros meios, desde que sejam usados
recursos de criptografia compatíveis com o grau de sigilo do
documento, conforme previsto no art. 42.
Seção V
Do Registro, da Tramitação e da Guarda
Art. 27. Cabe aos responsáveis pelo recebimento de documentos
sigilosos:
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
29
I - verificar a integridade e registrar, se for o caso, indícios de
violação ou de qualquer irregularidade na correspondência
recebida, dando ciência do fato ao seu superior hierárquico e ao
destinatário, o qual informará imediatamente ao remetente; e
II - proceder ao registro do documento e ao controle de sua
tramitação.
Art. 28. O envelope interno só será aberto pelo destinatário, seu
representante autorizado ou autoridade competente
hierarquicamente superior.
Parágrafo único. Envelopes contendo a marca pessoal só poderão
ser abertos pelo próprio destinatário.
Art. 29. O destinatário de documento sigiloso comunicará
imediatamente ao remetente qualquer indício de violação ou
adulteração do documento.
Art. 30. Os documentos sigilosos serão mantidos ou guardados
em condições especiais de segurança, conforme regulamento.
§ 1º Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos é
obrigatório o uso de cofre forte ou estrutura que ofereça
segurança equivalente ou superior.
§ 2º Na impossibilidade de se adotar o disposto no § 1º, os
documentos ultra-secretos deverão ser mantidos sob guarda
armada.
Art. 31. Os agentes responsáveis pela guarda ou custódia de
documentos sigilosos os transmitirão a seus substitutos,
devidamente conferidos, quando da passagem ou transferência
de responsabilidade.
Parágrafo único. Aplica-se o disposto neste artigo aos
responsáveis pela guarda ou custódia de material sigiloso.
Seção VI
Da Reprodução
Art. 32. A reprodução do todo ou de parte de documento sigiloso
terá o mesmo grau de sigilo do documento original.
§ 1º A reprodução total ou parcial de documentos sigilosos
controlados condiciona-se à autorização expressa da autoridade
classificadora ou autoridade hierarquicamente superior
competente para dispor sobre o assunto.
§ 2º Eventuais cópias decorrentes de documentos sigilosos serão
autenticadas pelo chefe da Comissão a que se refere o art. 35
deste Decreto, no âmbito dos órgãos e entidades públicas ou
instituições de caráter público.
§ 3º Serão fornecidas certidões de documentos sigilosos que não
puderem ser reproduzidos devido a seu estado de conservação,
desde que necessário como prova em juízo.
Art. 33. O responsável pela produção ou reprodução de
documentos sigilosos deverá providenciar a eliminação de notas
manuscritas, tipos, clichês, carbonos, provas ou qualquer outro
recurso, que possam dar origem a cópia não-autorizada do todo
ou parte.
Art. 34. Sempre que a preparação, impressão ou, se for o caso,
reprodução de documento sigiloso for efetuada em tipografias,
impressoras, oficinas gráficas ou similar, essa operação deverá
ser acompanhada por pessoa oficialmente designada, que será
responsável pela garantia do sigilo durante a confecção do
documento, observado o disposto no art. 33.
Seção VII
Da Avaliação, da Preservação e da Eliminação
Art. 35. As entidades e órgãos públicos constituirão Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS),
com as seguintes atribuições:
I - analisar e avaliar periodicamente a documentação sigilosa
produzida e acumulada no âmbito de sua atuação;
II - propor, à autoridade responsável pela classificação ou
autoridade hierarquicamente superior competente para dispor
sobre o assunto, renovação dos prazos a que se refere o art. 7º;
III - propor, à autoridade responsável pela classificação ou
autoridade hierarquicamente superior competente para dispor
sobre o assunto, alteração ou cancelamento da classificação
sigilosa, em conformidade com o disposto no art. 9º deste
Decreto;

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IV - determinar o destino final da documentação tornada
ostensiva, selecionando os documentos para guarda permanente;
e V - identificação de indícios de violação ou interceptação ou de
V - autorizar o acesso a documentos sigilosos, em atendimento ao
disposto no art. 39.
Parágrafo único. Para o perfeito cumprimento de suas atribuições
e responsabilidades, a CPADS poderá ser subdividida em
subcomissões.
Art. 36. Os documentos permanentes de valor histórico,
probatório e informativo não podem ser desfigurados ou
destruídos, sob pena de responsabilidade penal, civil e
administrativa, nos termos da legislação em vigor.
CAPÍTULO IV
DO ACESSO
Art. 37. O acesso a dados ou informações sigilosos em órgãos e
entidades públicos e instituições de caráter público é admitido:
I - ao agente público, no exercício de cargo, função, emprego ou
atividade pública, que tenham necessidade de conhecê-los; e
II - ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu
interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante
requerimento ao órgão ou entidade competente.
§ 1º Todo aquele que tiver conhecimento, nos termos deste
Decreto, de assuntos sigilosos fica sujeito às sanções
administrativas, civis e penais decorrentes da eventual divulgação
dos mesmos.
§ 2º Os dados ou informações sigilosos exigem que os
procedimentos ou processos que vierem a instruir também
passem a ter grau de sigilo idêntico.
§ 3º Serão liberados à consulta pública os documentos que
contenham informações pessoais, desde que previamente
autorizada pelo titular ou por seus herdeiros.
Art. 38. O acesso a dados ou informações sigilosos, ressalvado o
previsto no inciso II do artigo anterior, é condicionado à emissão
de credencial de segurança no correspondente grau de sigilo, que
pode ser limitada no tempo.
Parágrafo único. A credencial de segurança de que trata o caput
deste artigo classifica-se nas categorias de ultra-secreto, secreto,
confidencial e reservado.
Art. 39. O acesso a qualquer documento sigiloso resultante de
acordos ou contratos com outros países atenderá às normas e
recomendações de sigilo constantes destes instrumentos.
Art. 40. A negativa de autorização de acesso deverá ser justificada.
CAPÍTULO V
DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Art. 41. A comunicação de dados e informações sigilosos por
meio de sistemas de informação será feita em conformidade com
o disposto nos arts. 25 e 26.
Art. 42. Ressalvado o disposto no parágrafo único do art. 44, os
programas, aplicativos, sistemas e equipamentos de criptografia
para uso oficial no âmbito da União são considerados sigilosos e
deverão, antecipadamente, ser submetidos à certificação de
conformidade da Secretaria Executiva do Conselho de Defesa
Nacional.
Art. 43. Entende-se como oficial o uso de código, cifra ou sistema
de criptografia no âmbito de órgãos e entidades públicos e
instituições de caráter público.
Parágrafo único. É vedada a utilização para outro fim que não
seja em razão do serviço.
Art. 44. Aplicam-se aos programas, aplicativos, sistemas e
equipamentos de criptografia todas as medidas de segurança
previstas neste Decreto para os documentos sigilosos controlados
e os seguintes procedimentos:
I - realização de vistorias periódicas, com a finalidade de
assegurar uma perfeita execução das operações criptográficas;
II - manutenção de inventários completos e atualizados do
material de criptografia existente;
III - designação de sistemas criptográficos adequados a cada
destinatário;
IV - comunicação, ao superior hierárquico ou à autoridade
competente, de qualquer anormalidade relativa ao sigilo, à
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
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inviolabilidade, à integridade, à autenticidade, à legitimidade e à
disponibilidade de dados ou informações criptografados; e
irregularidades na transmissão ou recebimento de dados e
informações criptografados.
Parágrafo único. Os dados e informações sigilosos, constantes de
documento produzido em meio eletrônico, serão assinados e
criptografados mediante o uso de certificados digitais emitidos
pela Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Art. 45. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produção
de documentos com grau de sigilo ultra-secreto só poderão estar
ligados a redes de computadores seguras, e que sejam física e
logicamente isoladas de qualquer outra.
Art. 46. A destruição de dados sigilosos deve ser feita por método
que sobrescreva as informações armazenadas. Se não estiver ao
alcance do órgão a destruição lógica, deverá ser providenciada a
destruição física por incineração dos dispositivos de
armazenamento.
Art. 47. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produção
de documentos com grau de sigilo secreto, confidencial e
reservado só poderão integrar redes de computadores que
possuam sistemas de criptografia e segurança adequados a
proteção dos documentos.
Art. 48. O armazenamento de documentos sigilosos, sempre que
possível, deve ser feito em mídias removíveis que podem ser
guardadas com maior facilidade.
CAPÍTULO VI
DAS ÁREAS E INSTALAÇÕES SIGILOSAS
Art. 49. A classificação de áreas e instalações será feita em razão
dos dados ou informações sigilosos que contenham ou que no
seu interior sejam produzidos ou tratados, em conformidade com
o art. 5º.
Art. 50. Aos titulares dos órgãos e entidades públicos e das
instituições de caráter público caberá a adoção de medidas que
visem à definição, demarcação, sinalização, segurança e
autorização de acesso às áreas sigilosas sob sua
responsabilidade.
Art. 51. O acesso de visitas a áreas e instalações sigilosas será
disciplinado por meio de instruções especiais dos órgãos,
entidades ou instituições interessados.
Parágrafo único. Para efeito deste artigo, não é considerado visita
o agente público ou o particular que oficialmente execute atividade
pública diretamente vinculada à elaboração de estudo ou trabalho
considerado sigiloso no interesse da segurança da sociedade e do
Estado.
CAPÍTULO VII
DO MATERIAL SIGILOSO
Seção I
Das Generalidades
Art. 52. O titular de órgão ou entidade pública, responsável por
projeto ou programa de pesquisa, que julgar conveniente manter
sigilo sobre determinado material ou suas partes, em decorrência
de aperfeiçoamento, prova, produção ou aquisição, deverá
providenciar para que lhe seja atribuído o grau de sigilo
adequado.
Parágrafo único. Aplica-se o disposto neste artigo ao titular de
órgão ou entidade públicos ou de instituições de caráter público
encarregada da fiscalização e do controle de atividades de
entidade privada, para fins de produção ou exportação de material
de interesse da Defesa Nacional.
Art. 53. Os titulares de órgãos ou entidades públicos
encarregados da preparação de planos, pesquisas e trabalhos de
aperfeiçoamento ou de novo projeto, prova, produção, aquisição,
armazenagem ou emprego de material sigiloso são responsáveis
pela expedição das instruções adicionais que se tornarem
necessárias à salvaguarda dos assuntos com eles relacionados.
Art. 54. Todos os modelos, protótipos, moldes, máquinas e outros
materiais similares considerados sigilosos e que sejam objeto de
contrato de qualquer natureza, como empréstimo, cessão,

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arrendamento ou locação, serão adequadamente marcados para
indicar o seu grau de sigilo.
Art. 55. Dados ou informações sigilosos concernentes a
programas técnicos ou aperfeiçoamento de material somente
serão fornecidos aos que, por suas funções oficiais ou contratuais,
a eles devam ter acesso.
Parágrafo único. Os órgãos e entidades públicos controlarão e
coordenarão o fornecimento às pessoas físicas e jurídicas
interessadas os dados e informações necessários ao
desenvolvimento de programas.
Seção II
Do Transporte
Art. 56. A definição do meio de transporte a ser utilizado para
deslocamento de material sigiloso é responsabilidade do detentor
da custódia e deverá considerar o respectivo grau de sigilo.
§ 1º O material sigiloso poderá ser transportado por empresas
para tal fim contratadas.
§ 2º As medidas necessárias para a segurança do material
transportado serão estabelecidas em entendimentos prévios, por
meio de cláusulas contratuais específicas, e serão de
responsabilidade da empresa contratada.
Art. 57. Sempre que possível, os materiais sigilosos serão
tratados segundo os critérios indicados para a expedição de
documentos sigilosos.
Art. 58. A critério da autoridade competente, poderão ser
empregados guardas armados, civis ou militares, para o
transporte de material sigiloso.
CAPÍTULO VIII
DOS CONTRATOS
Art. 59. A celebração de contrato cujo objeto seja sigiloso, ou que
sua execução implique a divulgação de desenhos, plantas,
materiais, dados ou informações de natureza sigilosa, obedecerá
aos seguintes requisitos:
I - o conhecimento da minuta de contrato estará condicionado à
assinatura de termo de compromisso de manutenção de sigilo
pelos interessados na contratação; e
II - o estabelecimento de cláusulas prevendo a:
a) possibilidade de alteração do contrato para inclusão de cláusula
de segurança não estipulada por ocasião da sua assinatura;
b) obrigação de o contratado manter o sigilo relativo ao objeto
contratado, bem como à sua execução;
c) obrigação de o contratado adotar as medidas de segurança
adequadas, no âmbito das atividades sob seu controle, para a
manutenção do sigilo relativo ao objeto contratado;
d) identificação, para fins de concessão de credencial de
segurança, das pessoas que, em nome do contratado, terão
acesso a material, dados e informações sigilosos; e
e) responsabilidade do contratado pela segurança do objeto
subcontratado, no todo ou em parte.
Art. 60. Aos órgãos e entidades públicos, bem como às
instituições de caráter público, a que os contratantes estejam
vinculados, cabe providenciar para que seus fiscais ou
representantes adotem as medidas necessárias para a segurança
dos documentos ou materiais sigilosos em poder dos contratados
ou subcontratados, ou em curso de fabricação em suas
instalações.
CAPÍTULO IX
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 61. O disposto neste Decreto aplica-se a material, área,
instalação e sistema de informação cujo sigilo seja imprescindível
à segurança da sociedade e do Estado.
Art. 62. Os órgãos e entidades públicos e instituições de caráter
público exigirão termo de compromisso de manutenção de sigilo
dos seus servidores, funcionários e empregados que direta ou
indiretamente tenham acesso a dados ou informações sigilosos.
Parágrafo único. Os agentes de que trata o caput deste artigo
comprometem-se a, após o desligamento, não revelar ou divulgar
dados ou informações sigilosos dos quais tiverem conhecimento
no exercício de cargo, função ou emprego público.
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
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Art. 63. Os agentes responsáveis pela custódia de documentos e
materiais e pela segurança de áreas, instalações ou sistemas de
informação de natureza sigilosa sujeitam-se às normas referentes
ao sigilo profissional, em razão do ofício, e ao seu código de ética
específico, sem prejuízo de sanções penais.
Art. 64. Os órgãos e entidades públicos e instituições de caráter
público promoverão o treinamento, a capacitação, a reciclagem e
o aperfeiçoamento de pessoal que desempenhe atividades
inerentes à salvaguarda de documentos, materiais, áreas,
instalações e sistemas de informação de natureza sigilosa.
Art. 65. Toda e qualquer pessoa que tome conhecimento de
documento sigiloso, nos termos deste Decreto fica, automaticamente,
responsável pela preservação do seu sigilo.
Art. 66. Na classificação dos documentos será utilizado, sempre
que possível, o critério menos restritivo possível.
Art. 67. A critério dos órgãos e entidades do Poder Executivo
Federal serão expedidas instruções complementares, que
detalharão os procedimentos necessários à plena execução deste
Decreto.
Art. 68. Este Decreto entra em vigor após quarenta e cinco dias
da data de sua publicação.
Art. 69. Ficam revogados os Decretos nºs 2.134, de 24 de janeiro
de 1997, 2.910, de 29 de dezembro de 1998, e 4.497, de 4 de
dezembro de 2002.
Brasília, 27 de dezembro de 2002; 181º da Independência e 114º
da República.
LEI Nº 5.433, de 8 de maio de 1968
Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras
providências.
O Presidente da República.
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a
seguinte Lei:
Art. 1° É autorizada, em todo o território nacional, a
microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados,
estes de órgãos federais, estaduais e municipais.
§ 1°. Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as
certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas
diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos em juízos
ou fora dele.
§ 2°. Os documentos microfilmados poderão, a critério da
autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição
mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua
desintegração.
§ 3°. A incineração dos documentos microfilmados ou sua
transferência para outro local far-se-á mediante lavratura de
termo, por autoridade competente, em livro próprio.
§ 4°. Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão
arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada sua saída
sob qualquer pretexto.
§ 5°. A eliminação ou transferência para outro local dos
documentos microfilmados far-se-á mediante lavratura de termo
em livro próprio pela autoridade competente.
§ 6°. Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados
não poderão ser eliminados antes de ser arquivados.
§7° Quando houver conveniência, ou por medida de segurança,
poderão excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda
não arquivados desde que autorizados por autoridade
competente.
Art. 2°. Os documentos de valor histórico não deverão ser
eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da
repartição detentora dos mesmos.
Art. 3°. O Poder Executivo regulamentará, no prazo de 90
(noventa) dias, a presente Lei, indicando as autoridades
competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a
autenticação de traslados e certidões originais de microfilmagem
de documentos oficiais.
§1°. O decreto de regulamentação determinará, igualmente, quais os
cartórios e órgãos públicos capacitados para efetuarem a
microfilmagem de documentos particulares bem como os requisitos

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
que a microfilmagem realizada, por aqueles cartórios e órgãos
públicos devem preencher para serem autenticados, a fim de
produzirem efeitos jurídicos em juízos ou fora dele, quer os
microfilmes, quer os seus traslados e certidões originarias.
§2°. Prescreverá também o decreto as condições que os cartórios
competentes terão de cumprir para autenticação de reproduções
realizados por particulares, para produzir efeitos jurídicos com a
terceiros.
Art. 4°. É dispensável o reconhecimento da firma da autoridade
que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de
microfilmagem e os traslados e certidões originais de microfilmes.
Art. 5°. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 6°. Revogam-se as disposições em contrário.
Brasília, 8 de maio de 1968; 147° da Independência e 80° da
República.
Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996
Regulamenta a Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968, que regula
a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras
providências.
O Presidente da República, no uso das atribuições que lhe
confere o art. 84, inciso IV, da Constituição e tendo em vista o
disposto no art. 3° da Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968
Decreta:
Art.1. A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada
pela Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange a dos
documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em
qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos
Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, da Administração
Indireta, da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos
Municípios, bem como a dos documentos particulares ou
privados, de pessoas físicas ou jurídicas.
Art. 2°. A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de
microfilmes, bem assim a autenticação desses documentos, para
que possam produzir efeitos legais, em juízo ou fora dele, é
regulada por este Decreto.
Art. 3°. Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o
resultado do processo de reprodução em filme, de documentos,
dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em
diferentes graus de redução.
Art. 4°. A microfilmagem será feita em equipamentos que
garantam a fiel reprodução das informações, sendo permitida a
utilização de qualquer microforma.
Parágrafo único. Em se tratando da utilização de microfichas,
além dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original
como a cópia terão, na sua parte superior, área reservada a
titulação, a identificação e a numeração seqüencial legíveis com a
vista desarmada, bem como fotogramas destinados à indexação.
Art. 5°. A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre
em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de
definição, garantida a segurança e qualidade de imagem e de
reprodução.
§ 1°. Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de
filme cópia, do filme original.
§ 2°. Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer
tipo, tanto para a confecção do original como para a extração de
cópias.
§ 3°. O armazenamento do filme original deverá ser feito em local
diferente do seu filme cópia.
Art. 6°. Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de
redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução.
Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho
ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do
equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por
etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem
anterior na imagem subseqüente, de modo que se possa
identificar, por superposição, a continuidade entre as seções
adjacentes microfilmadas.
Art. 7º. Na microfilmagem de documentos cada série será sempre
precedida de imagem
de abertura, com os seguintes elementos:
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
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I - identificação do detentor dos documentos a serem
microfilmados;
II - número do microfilme, se for o caso;
III - local e a data da microfilmagem;
IV - registro no Ministério da Justiça;
V - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a
serem microfilmados;
VI - menção, quando for o caso, de que a série de documentos a
serem microfilmados é continuação da série contida em microfilme
anterior;
VII - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada e
do grau de redução;
VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e
assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados;
IX - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do
responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da
microfilmagem.
Art. 8° No final da microfilmagem de cada série será sempre
reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente após o
último documento, com os seguintes elementos:
I - identificação do detentor dos documentos microfilmados;
II - informações complementares relativas ao item V do artigo 6
deste Decreto;
III - termo de encerramento atestando a fiel observância às
disposições do presente Decreto;
IV - menção, quando for o caso, de que a série de documentos
microfilmados continua em microfilme posterior;
V - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do
responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da
microfilmagem.
Art. 9° Os documentos da mesma série ou seqüência,
eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles
cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de
operação ou por problema técnico, serão reproduzidos
posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme
original.
§ 1° A microfilmagem destes documentos será precedida de uma
imagem de observação, com os seguintes elementos:
a) identificação do microfilme, local e data;
b) descrição das irregularidades constatadas;
c) nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do
responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da
microfilmagem.
§ 2° É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as
informações e assegurar a localização dos documentos.
§ 3° Caso a complementação não satisfaça os padrões de
qualidade exigidos, a microfilmagem dessa série de documentos
deverá ser repetida integralmente.
Art. 10°. Para o processamento dos filmes serão utilizados
equipamentos e técnicas que assegurem ao filme alto poder de
definição, densidade uniforme e durabilidade.
Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a
critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo
permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.
Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-
se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma
precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a
extração de filme cópia.
Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos
só deverá ocorrer se a mesma estiver prevista na tabela de
temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na
esfera de atuação do mesmo e respeitado o disposto no art. 9° da
Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda
permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem,
devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de
atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.
Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em
filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos
legais em juízo ou fora dele, terão que ser autenticados pela
autoridade competente detentora do filme original.
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Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi 33

§ 1° Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de também ser propostas por autarquia, empresa pública, fundação,
documentos privados, deverá ser emitido termo próprio, no qual sociedade de economia mista ou por associação que:
deverá constar que o filme que o acompanha é cópia fiel do filme l - esteja constituída há pelo menos um ano, nos termos da lei civil;
original, cuja autenticação far-se-á nos cartórios que satisfizerem II - inclua, entre suas finalidades institucionais, a proteção ao meio-
os requisitos especificados no artigo seguinte. ambiente, ao consumidor, ao patrimônio artístico, estético, histórico,
§ 2° Em se tratando de cópia em papel, extraída de microfilmes de turístico e paisagístico (VETADO]. (...]
Brasília, em 24 de julho de 1985;
documentos privados, a autenticação far-se-á por meio de
164º da Independência e 97º da República.
carimbo aposto, em cada folha, nos cartórios que satisfizerem os
JOSÉ SARNEY
requisitos especificados no artigo seguinte. Fernando Lyra
§ 3° A cópia em papel, de que trata o parágrafo anterior, poderá
ser extraída utilizando-se qualquer meio de reprodução, desde
LEI Nº 9.507, de 12 de novembro de 1997
que seja assegurada a sua fidelidade e qualidade de leitura.
Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por Regula o direito de acesso a informações e disciplina o rito
empresas e cartórios habilitados nos termos deste Decreto. processual do habeas data.
Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de O PRESIDENTE DA REPÚBLICA
documentos, as empresas e cartórios, a que se refere este artigo, Faço saber o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a
além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registro seguinte Lei:
no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este Art. 1º (VETADO)
será exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Parágrafo único. Considera-se de caráter público todo registro ou
Decreto. banco de dados contendo informações que sejam ou que possam ser
Art. 16 As empresas e os cartórios, que se dedicarem à transmitidas a terceiros ou que não sejam de uso privativo do órgão
microfilmagem de documentos de terceiros, fornecerão, ou entidade produtora ou depositária das informações.
obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando: Art. 2º O requerimento será apresentado ao órgão ou entidade
I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste depositária do registro ou banco de dados e será deferido ou
Decreto; indeferido no prazo de quarenta e oito horas.
II - que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço Parágrafo único. A decisão será comunicada ao requerente em
executado; vinte e quatro horas.
III - que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e Art. 3º Ao deferir o pedido, o depositário do registro ou do banco
conservação das microformas. de dados marcará dia e hora para que o requerente tome
Art. 17. Os microfilmes e filmes cópia, produzidos no exterior, conhecimento das informações.
somente terão valor Parágrafo único. (VETADO)
legal, em juízo ou fora dele, quando: Art. 4º. Constatada a inexatidão de qualquer dado a seu respeito,
I - autenticados por autoridade estrangeira competente; o interessado, em petição acompanhada de documentos
II - tiverem reconhecida pela autoridade consular brasileira a firma da comprobatórios, poderá requerer sua retificação.
autoridade estrangeira que os houver autenticado; § 1º. Feira a retificação em, no máximo, dez dias após a entrada
III - forem acompanhados de tradução oficial. do requerimento, a entidade ou órgão depositário do registro ou da
Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópia resultantes da informação dará ciência ao interessado.
microfilmagem de documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários § 2º. Ainda que não se constate a inexatidão do dado, se o
à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos de interessado apresentar explicação ou contestação sobre o mesmo,
prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais. justificando possível pendência sobre o fato objeto do dado, tal
Art. 19. As infrações, às normas deste Decreto, por parte dos explicação será anotada no cadastro do interessado.
cartórios e empresas registrados no Ministério da Justiça sujeitarão o Art. 5º -(VETADO)
infrator, observada a gravidade do fato, às penalidades de advertência Art. 6º - (VETADO)
ou suspensão do registro, sem prejuízo das sanções penais e civis Art. 7º. Conceder-se-á habeas data:
cabíveis. I - para assegurar o conhecimento de informações relativas à
Parágrafo único. No caso de reincidência por falta grave, o registro pessoa do impetrante, constantes de registro ou banco de dados de
será cassado definitivamente. entidades governamentais ou de caráter público;
Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá as instruções que se fizerem II - para a retificação de dados, quando não se prefira fazê-lo por
necessárias ao cumprimento deste Decreto. processo sigiloso, judicial ou administrativo;
Art. 21. Revoga-se o decreto n° 64.398, de 24 de abril de 1969. III - para a anotação nos assentamentos do interessado, de
Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação. contestação ou explicação sobre dado verdadeiro mas justificável e
que esteja sob pendência judicial ou amigável.
_______________________________________________________ Art. 8º. A petição inicial, que deverá preencher os requisitos dos
arts. 282 a 285 do Código de Processo Civil, será apresentada em
LEI Nº 7.347, DE 24 DE JULHO DE 1985 duas vias, e os documentos que instruírem a primeira serão
reproduzidos por cópia na segunda.
Disciplina a ação civil pública de Parágrafo único. A petição inicial deverá ser instruída com prova.
responsabilidade por danos causados ao meio- I - da recusa ao acesso às informações ou do decurso de mais
de dez dias sem decisão;
ambiente, ao consumidor, a bens e direitos de
II - da recusa em fazer-se a retificação ou do decurso de mais de
valor artístico, estético, histórico, turístico e quinze dias, sem decisão; ou
paisagístico (vetado) e dá outras providências. III - da recusa em fazer-se a anotação a que se refere o § 2º do
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA , faço saber que o Congresso art. 4º ou do decurso de mais de quinze dias sem decisão.
Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art. 9º. Ao despachar a inicial, o juiz ordenará que se notifique o
Art. 1º Regem-se pelas disposições desta Lei, sem prejuízo da coator do conteúdo da petição, entregando-lhe a segunda via
ação popular, as ações de responsabilidade por danos causados: apresentada pelo impetrante, com as cópias dos documentos, a fim de
(...) que, no prazo de dez dias, preste as informações que julgar
lll - a bens e direitos de valor artístico, estético, histórico, turístico necessárias.
e paisagístico; (...) Art. 10. A inicial será desde logo indeferida, quando não for o
Art. 4º Poderá ser ajuizada ação cautelar para os fins desta Lei, caso de habeas data, ou se lhe faltar algum dos requisitos previstos
objetivando, inclusive, evitar o dano ao meio-ambiente, ao nesta Lei.
consumidor, aos bens e direitos de valor artístico, estético, histórico, Parágrafo único. Do despacho de indeferimento caberá recurso
turístico e paisagístico (vetado). (...) previsto no art. 15.
Art. 5º A ação principal e a cautelar poderão ser propostas pelo Art. 11. Feita a notificação, o serventuário em cujo cartório corra
Ministério Público, pela União, pelos Estados e Municípios. Poderão o feito, juntará aos autos cópia autêntica do ofício endereçado ao
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coator, bem como a prova da sua entrega a este ou da recusa, seja de Estabelece normas para a salvaguarda de documentos, materiais,
recebê-lo, seja de dar recibo. áreas, comunicações e sistemas de informação de natureza
Art. 12. Findo o prazo a que se refere o art. 9º, e ouvido o sigilosa, e dá outras providências.
representante do Ministério Público dentro de cinco dias, os autos O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe
serão conclusos ao juiz para decisão a ser proferida em cinco dias. confere o art. 84, inciso IV, da Constituição, e tendo em vista o
Art. 13. Na decisão, se julgar procedente o pedido, o juiz marcará disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
data e horário para que o coator: DECRETA:
I - apresente ao impetrante as informações a seu respeito, CAPÍTULO I
constantes de registros ou bancos de dados, ou DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
II - apresente em juízo a prova da retificação ou da anotação feita Art. 1o As medidas de segurança relativas a documentos produzidos,
nos assentamentos do impetrante. em qualquer suporte, materiais, áreas, comunicações e sistemas de
Art. 14. A decisão será comunicada ao coator, por correio, com informação de natureza sigilosa, que digam respeito à garantia da
aviso de recebimento, ou por telegrama, radiograma ou telefonema, sociedade e do Estado, serão aplicadas em conformidade com o
conforme o requerer o impetrante. disposto neste Decreto.
Parágrafo único. Os originais, no caso de transmissão telegráfica, Art. 2o Para os fins deste Decreto, consideram-se, no que couber, as
radiofônica ou telefônica deverão ser apresentados à agência definições constantes do Decreto no 2.134, de 24 de janeiro de 1997,
expedidora, com a firma do juiz devidamente reconhecida. e as seguintes:
Art. 15. Da sentença que conceder ou negar o habeas data cabe I - documento sigiloso controlado - DSC: aquele que requer medidas
apelação. adicionais de controle;
Parágrafo único. Quando a sentença conceder o habeas data, o II - material sigiloso: toda matéria, substância ou artefato que, por sua
recurso terá efeito meramente devolutivo. natureza, deva ser de conhecimento restrito;
Art. 16. Quando o habeas data for concedido e o Presidente do III - área sigilosa: aquela onde documentos, materiais, comunicações
Tribunal ao qual competir o conhecimento do recurso ordenar ao juiz a e sistemas de informação sigilosos são tratados, manuseados,
suspensão da execução da sentença, desse seu ato caberá agravo transmitidos ou guardados e que, portanto, requer medidas especiais
para o Tribunal a que presida. de segurança e permissão de acesso;
Art. 17. Nos casos de competência do Supremo Tribunal Federal IV - comunicação sigilosa: aquela que contém dados, informações
e dos demais Tribunais caberá ao relator a instrução do processo. e/ou conhecimentos sigilosos;
Art. 18. O pedido de habeas data poderá ser renovado se a V - meio de comunicação sigilosa: aquele no qual se transmitem
decisão denegatória não lhe houver apreciado o mérito. dados, informações e/ou conhecimentos sigilosos e requer
Art. 19. Os processos de habeas data terão prioridade sobre dispositivos de criptografia;
todos os atos judiciais exceto habeas-corpus e mandado de VI - necessidade de conhecer: condição inerente ao efetivo exercício
segurança. Na instância superior, deverão ser levados a julgamento de cargo, função ou atividade, indispensável para que uma pessoa,
na primeira sessão que se seguir a data em que, feita a distribuição, possuidora de credencial de segurança adequada, tenha acesso a
forem conclusos ao relator. assunto sigiloso;
Parágrafo único. O prazo para a conclusão não poderá exceder VII - credencial de segurança: certificado, em diferentes graus de
de vinte e quatro horas, a contar da distribuição. sigilo, concedido por autoridade competente, que habilita uma pessoa
Art. 20. O julgamento do habeas data compete: a ter acesso a assunto sigiloso;
I - originariamente: VIII - investigação para credenciamento: investigação prévia com o
a) ao Supremo Tribunal Federal, contra atos do Presidente da objetivo de verificar os requisitos indispensáveis para que uma pessoa
República, das Mesas da Câmara dos Deputados e do Senado receba credencial de segurança;
Federal, do Tribunal de Contas da União, do Procurador-Geral da IX - comprometimento: perda de segurança resultante do
República e do próprio Supremo Tribunal Federal, conhecimento de assunto sigiloso por pessoa não autorizada;
b) ao Superior Tribunal de Justiça, contra atos de Ministro de X - visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em caráter excepcional,
Estado ou do próprio Tribunal; em área sigilosa;
c) aos Tribunais Regionais Federais contra atos do próprio XI - produto criptográfico: denominação genérica atribuída a
Tribunal ou de juiz federal; hardware, software, firmware, ou a qualquer combinação deles, que
d) a juiz federal, contra ato de autoridade federal, executados os contenha um módulo criptográfico, como também a atribuída a serviço
casos de competência dos tribunais federais; que empregue recursos criptográficos;
e) a tribunais estaduais, segundo o disposto na Constituição do XII - sistema de cifra: aquele à base de métodos lógicos, sigilosos e
Estado; controlados por chaves, para tratamento de dados e informações, o
f) a juiz estadual, nos demais casos; qual torna a escrita ininteligível, de forma a impedir ou dificultar o seu
II - em grau de recurso: conhecimento por pessoa não autorizada;
a) ao Supremo Tribunal Federal, quando a decisão denegatória XIII - sistema de código: aquele que torna o dado ou a informação
for proferida em única instância pelos Tribunais Superiores; incompreensível, pela substituição de bits, caracteres ou blocos de
b) ao Superior Tribunal de Justiça, quando a decisão for proferida caracteres por códigos, contidos em um "livro código";
em única instância pelos Tribunais Regionais Federais; XIV - sistema de informação: conjunto de meios de comunicação,
c) aos Tribunais Regionais Federais, quando a decisão for computadores e redes de computadores, assim como dados e
proferida por juiz federal; informações que podem ser armazenados, processados, recuperados
d) aos Tribunais Estaduais e ao do Distrito Federal e Territórios, ou transmitidos por serviços de telecomunicações, inclusive
conforme dispuserem a respectiva Constituição e a lei que organizar a programas, especificações e procedimentos para sua operação, uso e
Justiça do Distrito Federal; manutenção;
III - mediante recurso extraordinário ao Supremo Tribunal XV - eliminação: destruição de documentos que, na avaliação, foram
Federal, nos casos previstos na Constituição. considerados sem valor para guarda permanente.
Art. 21. São gratuitos o procedimento administrativo para acesso CAPÍTULO II
a informações e retificação de dados e para anotação de justificação, DA GESTÃO DOS DOCUMENTOS SIGILOSOS
bem como a ação de habeas data. SEÇÃO I
Art. 22. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. Dos Procedimentos para Classificação
Art. 23. Revogam-se as disposições em contrário. Art. 3o A classificação de documentos é realizada em conformidade
Brasília, 12 de novembro de 1997; 176º da Independência e 109º com as disposições do Capítulo III do Decreto n o 2.134, de 1997,
da República. observadas as normas deste Capítulo.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Iris Rezende Art. 4o As páginas, os parágrafos, as seções, as partes componentes
Diário Oficial da União, de 13 de novembro de 1997. ou os anexos de um documento podem merecer diferentes
classificações, mas ao documento, no seu todo, será atribuído o grau
de sigilo mais elevado.
Art. 5o A classificação de um grupo de documentos que formem um
DECRETO Nº 2.910, DE 29 DE DEZEMBRO DE 1998.
conjunto deve ser a mesma do documento de mais alta classificação
que eles contenham.

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o
Art. 6 Os expedientes de remessa serão classificados de acordo com
o mais elevado grau de sigilo dos documentos que encaminham.
Art. 7o Os mapas, planos-relevo, cartas e fotocartas baseados em
fotografias aéreas ou em seus negativos serão classificados em razão
dos detalhes que revelem e não da classificação atribuída às
fotografias ou negativos que lhes deram origem.
Parágrafo único. A classificação da fotografia aérea será determinada
em razão do que retrate e não da classificação das diretrizes baixadas
para obtê-la.
Art. 8o A publicação de decreto sigiloso limitar-se-á ao seu respectivo
número, ao ano de expedição e à sua ementa, redigida de modo a
não comprometer o sigilo.
Art. 9o Poderão ser elaborados extratos de documentos sigilosos, para
sua divulgação ou execução, mediante consentimento expresso:
I - da autoridade classificadora, para documentos ultra-secretos;
II - da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente
superior, para documentos secretos;
III - da autoridade destinatária, para documentos confidenciais e
reservados, exceto quando expressamente vedado no próprio
documento.
Parágrafo único. Aos extratos de que trata este artigo serão atribuídos
graus de sigilo iguais ou inferiores àqueles atribuídos aos documentos
que lhes deram origem.
SEÇÃO II
Do Documento Sigiloso Controlado - DSC
Art. 10. O documento sigiloso controlado requer as seguintes medidas
adicionais:
I - lavratura anual de termo de inventário, pelo órgão ou entidade
expedidora e pelo órgão ou entidade receptora;
II - lavratura de termo de transferência sempre que se proceder à
transferência de sua guarda.
Parágrafo único. O Termo de Inventário e o Termo de Transferência
serão elaborados de acordo com os modelos constantes dos Anexos I
e II deste Decreto e ficarão sob a guarda de um órgão de controle.
Art. 11. O documento ultra-secreto é, por sua natureza, considerado
documento sigiloso controlado.
Parágrafo único. Os documentos secretos, os confidenciais e os
reservados poderão, a critério da autoridade classificadora, ser
considerados documentos sigilosos controlados.
Art. 12. O documento sigiloso controlado terá registrada na capa, se
houver, e em todas as suas páginas, a expressão "documento sigiloso
controlado" e o número de controle.
SEÇÃO III
Das Indicações do Grau de Sigilo,
da Reclassificação e da Desclassificação
Art. 13. A indicação do grau de sigilo de um documento deverá
constar de todas as suas páginas, observadas as seguintes
formalidades:
I - a indicação será centralizada no alto e no pé de cada página,
preferencialmente em cor contrastante com a do documento;
II - as páginas serão numeradas seguidamente, devendo cada uma
conter, também, indicação sobre o total de páginas que compõem o
documento.
Art. 14. Os esboços e desenhos sigilosos terão registrados seu grau
de sigilo em local que possibilite sua reprodução em todas as cópias.
Art. 15. A indicação do sigilo de negativos, fotografias e imagens
digitais sigilosas observará o disposto no artigo anterior.
Parágrafo único. Os negativos de que trata este artigo, cuja falta de
espaço impossibilite a indicação de sigilo, serão utilizados em
condições que garantam a sua segurança e guardados em recipientes
que exibam a classificação correspondente à do conteúdo.
Art. 16. Fotografias e reproduções de negativos sem legenda terão
registrados seus respectivos graus de sigilo no seu verso, bem como
nas respectivas embalagens.
Art. 17. Os negativos em rolos contínuos, relativos a reconhecimentos
e a levantamentos aerofotogramétricos, terão indicado, no princípio e
no fim de cada rolo, o grau de sigilo correspondente.
Art. 18. As microformas e os filmes cinematográficos sigilosos serão
acondicionados de modo tecnicamente seguro, devendo as
embalagens exibir o grau de sigilo correspondente ao do conteúdo.
Parágrafo único. A indicação do grau de sigilo em filmes
cinematográficos será registrada, também, nas imagens de início e fim
dos mesmos.
Art. 19. Os meios de armazenamento de dados, informações e/ou
conhecimentos sigilosos serão marcados com a classificação devida
em local adequado.
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Parágrafo único. Consideram-se meios de armazenamento, para
efeito deste artigo, os discos sonoros e ópticos, fitas e discos
magnéticos e demais meios de armazenamento de dados.
Art. 20. A indicação do grau de sigilo em mapas, cartas e fotocartas
será logo acima do título e na parte inferior dos mesmos, sem prejuízo
das imagens registradas.
Art. 21. A indicação da reclassificação ou da desclassificação de
documentos sigilosos deverá constar da capa, se houver, e da
primeira página do documento, mediante aposição de carimbo, de
forma que não prejudique os dados, informações ou conhecimentos
registrados.
SEÇÃO IV
Da Expedição e da Comunicação
Art. 22. Na expedição e tramitação dos documentos ultra-secretos e
secretos serão observadas as seguintes prescrições:
I - os documentos a expedir serão acondicionados em envelopes
duplos;
II - o envelope externo conterá apenas o nome ou a função do
destinatário e seu endereço, sem qualquer anotação que indique o
grau de sigilo do conteúdo;
III - no envelope interno serão inscritos o nome e a função do
destinatário, seu endereço e, claramente indicado, o grau de sigilo do
documento, de modo a ser visto logo que removido o envelope
externo;
IV - o envelope interno será lacrado, após receber o documento, e a
sua expedição se fará acompanhada de um recibo;
V - o recibo destinado ao controle da expedição e custódia dos
documentos ultra-secretos e secretos conterá, necessariamente,
indicações sobre o remetente, o destinatário e o número ou outro
indicativo que identifique o documento;
VI - é vedada a expedição de documento ultra-secreto pelo correio;
VII - a comunicação de assunto ultra-secreto, em princípio, será
efetuada por contato pessoal do agente público credenciado;
VIII - a comunicação de assunto ultra-secreto por meios elétricos ou
eletrônicos só será permitida em casos extremos e que requeiram
tramitação e solução imediatas, atendendo ao princípio da
oportunidade.
IX - a expedição de documento secreto poderá ser feita por meio de
mensageiro, oficialmente designado pelo correio, desde que
registrada, por meio de sistema de encomendas ou, se for o caso, por
meio de mala diplomática.
Parágrafo único. Os documentos ultra-secretos e/ou secretos
expedidos por meio elétrico ou eletrônico serão obrigatoriamente
criptografados, em sistema de cifra de alta confiabilidade.
Art. 23. Os documentos confidenciais e reservados serão expedidos
em um único envelope, no qual será marcada, na face anterior e no
verso, a classificação correspondente.
§ 1o A critério da autoridade competente, aplicam-se à expedição dos
documentos confidenciais e reservados as medidas de segurança
previstas no artigo anterior.
§ 2o Os documentos confidenciais e reservados serão expedidos por
meio de mensageiros autorizados ou pelo correio, desde que
registrados, obedecidas, neste caso, as prescrições dos incisos I, II e
III do artigo anterior.
§ 3o Os documentos confidenciais poderão ser expedidos por meio
elétrico ou eletrônico, desde que criptografados.
§ 4o Os documentos reservados poderão ser expedidos por meio
elétrico ou eletrônico, podendo ser criptografados a critério da
autoridade competente.
Art. 24. Será inscrita a palavra "pessoal", precedendo a indicação do
grau de sigilo, no envelope contendo o documento sigiloso, sempre
que o mesmo for considerado do interesse exclusivo do destinatário.
Art. 25. Em todos os casos serão adotadas providências que permitam
o máximo de segurança na expedição de documentos sigilosos.
SEÇÃO V
Do Registro, da Tramitação e da Guarda
Art. 26. Aos responsáveis pelo recebimento de documentos sigilosos
incumbe:
I - verificar e registrar, se for o caso, indícios de violação ou de
qualquer irregularidade na correspondência recebida, dando ciência
do fato ao destinatário, o qual informará ao remetente;
II - assinar e datar o respectivo recibo, se for o caso;
III - proceder ao registro do documento e ao controle de sua
tramitação.
Art. 27. O envelope interno somente será aberto pelo destinatário ou
por seu representante autorizado.

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Art. 28. O destinatário de documento sigiloso comunicará ao
remetente qualquer indício de violação do documento, tais como
rasuras, irregularidades de impressão ou de paginação.
Art. 29. Os documentos sigilosos serão guardados em condições
especiais de segurança.
§ 1o Para a guarda de documentos ultra-secretos é obrigatório, no
mínimo, o uso de cofre com segredo de três combinações ou material
que ofereça segurança equivalente ou superior.
§ 2o Na impossibilidade de se adotar o disposto no parágrafo anterior,
os documentos ultra-secretos deverão ser mantidos sob guarda
armada.
§ 3o Para a guarda de documentos secretos é recomendada a adoção
de medidas de segurança idênticas às que se referem os parágrafos
anteriores.
SEÇÃO VI
Da Reprodução
Art. 30. A reprodução do todo ou de parte de documento sigiloso terá
o mesmo grau de sigilo do documento original.
Art. 31. A reprodução total ou parcial de documentos sigilosos
controlados dependerá de autorização do órgão de controle e os
demais poderão ser reproduzidos nas condições estabelecidas no
Capítulo V do Decreto n.º 2.134, de 1997, e no art. 9o deste Decreto.
Art. 32. O responsável pela preparação, impressão ou reprodução de
documentos sigilosos deverá destruir notas manuscritas, tipos,
clichês, carbonos, provas ou quaisquer outros elementos que possam
dar origem à cópia não autorizada do todo ou parte.
Art. 33. Sempre que a preparação, a impressão ou, se for o caso, a
reprodução de documento sigiloso for efetuada em tipografias,
impressoras ou oficinas gráficas, deverá essa operação ser
acompanhada por pessoa oficialmente designada, que será
responsável pela garantia do sigilo, durante a confecção do
documento, observado o disposto no artigo anterior.
SEÇÃO VII
Da Preservação e da Eliminação
Art. 34. As Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos,
constituídas em conformidade com o art. 2 o do Decreto no 2.182, de 20
de março de 1997, terão a responsabilidade de orientar e realizar o
processo de análise, avaliação e seleção da documentação tornada
ostensiva, que tenha sido produzida e acumulada no seu âmbito de
atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda
permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
Art. 35. A eliminação de documentos sujeitar-se-á às normas
estabelecidas pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, que
disponham sobre os procedimentos para a eliminação de documentos
no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público.
Parágrafo único. Não poderão ser eliminados os documentos sigilosos
de valor permanente.
CAPÍTULO III
DA SEGURANÇA DAS COMUNICAÇÕES E DOS SISTEMAS DE
INFORMAÇÃO
SEÇÃO I
Da Criptografia
Art. 36. As normas gerais para a implementação das ações
necessárias à segurança das comunicações e dos sistemas de
informação dos órgãos do Governo Federal serão baixadas pela
Secretaria-Geral do Conselho de Defesa Nacional, com vista a
padronizar critérios e procedimentos.
Art. 37. As normas particulares decorrentes da estrutura e do
funcionamento dos órgãos do Poder Executivo serão baixadas pelos
respectivos ministros de Estado ou chefes de órgãos da Presidência
da República.
Art. 38. As tecnologias empregadas na segurança dos sistemas de
informação governamentais são reconhecidas como sigilosas.
Art. 39. Os aplicativos de criptografia são considerados de uso civil e
militar. A sua comercialização e o seu uso pelos órgãos do Governo
Federal sujeitar-se-ão às normas gerais baixadas pela Secretaria-
Geral do Conselho de Defesa Nacional.
Art. 40. O uso e a comercialização no País de produtos voltados para
a segurança das comunicações e dos sistemas de informação que se
utilizem de recursos criptográficos, quando destinados aos órgãos do
Governo Federal, estão condicionados a certificação de conformidade
da Secretaria-Geral do Conselho de Defesa Nacional.
Art. 41. É vedado o uso de qualquer código, sistema de cifra ou
dispositivo cifrado por órgão oficial, que não seja em razão do serviço.
SEÇÃO II
Da Segurança e do Controle Criptográfico
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Art. 42. O titular de órgão ou entidade do Poder Executivo Federal
detentora de material criptográfico designará um responsável pela
segurança criptográfica, com atribuições específicas, o qual firmará
termo de responsabilidade.
Art. 43. Aplicam-se aos materiais criptográficos e aos sistemas de
cifras e códigos todas as medidas de segurança previstas neste
Decreto para os documentos sigilosos controlados e os seguintes
procedimentos:
I - realização de vistorias periódicas em todos os materiais
criptográficos, com a finalidade de assegurar uma perfeita execução
das operações criptográficas;
II - manutenção de inventários completos e atualizados do material
criptográfico existente;
III - designação de sistemas criptográficos adequados para cada
destinatário;
IV - comunicação à autoridade mencionada no caput do artigo
anterior de qualquer anormalidade relativa à atribuição de grau de
sigilo a documento criptografado, ou indício de violação ou
irregularidade na transmissão ou recebimento da informação
criptografada.
CAPÍTULO IV
DAS ÁREAS SIGILOSAS
Art. 44. Aos titulares dos órgãos e entidades do Poder Executivo
Federal caberá a adoção de medidas que visem à definição,
classificação, demarcação, sinalização, segurança e autorização de
acesso às áreas sigilosas sob sua responsabilidade.
Art. 45. A admissão de visitas em áreas sigilosas será regulada por
meio de instruções especiais dos órgãos ou entidades interessados.
Parágrafo único. Para efeito deste artigo, não é considerado visita o
agente público ou o particular que oficialmente execute atividade
pública diretamente vinculada à elaboração de estudo ou trabalho
considerado sigiloso.
CAPÍTULO V
DO MATERIAL SIGILOSO
SEÇÃO I
Disposições Gerais
Art. 46. O titular de órgão ou entidade pública responsável por
programa de pesquisa ou por projeto que julgar conveniente manter
sigilo sobre determinado material ou suas partes, em decorrência de
aperfeiçoamento, prova, produção ou aquisição, deverá providenciar
para que a ele seja atribuído o grau de sigilo adequado.
Parágrafo único. Aplica-se o disposto neste artigo ao titular de órgão
ou entidade pública encarregada da fiscalização e do controle de
atividades de entidade privada, para fins de produção e/ou exportação
de material de interesse da defesa nacional.
Art. 47. Os titulares de órgãos ou entidades públicos e de empresas
privadas encarregadas da preparação de planos, pesquisas e
trabalhos de aperfeiçoamento ou de novo projeto, prova, produção,
aquisição, armazenagem ou emprego de material sigiloso são
responsáveis pela expedição das instruções adicionais que se
tornarem necessárias à salvaguarda dos assuntos com eles
relacionados.
Art. 48. As empresas privadas que desenvolvam pesquisas ou
projetos de interesse nacional que contenham materiais sigilosos
deverão providenciar a sua classificação de forma adequada,
mediante entendimentos com o órgão ou entidade pública a que
estiverem ligadas, para efeito daquelas pesquisas ou projetos.
Art. 49. Todos os modelos, protótipos, moldes, máquinas e outros
materiais similares considerados sigilosos e que sejam objeto de
contrato de qualquer natureza, como empréstimo, cessão,
arrendamento ou locação, serão adequadamente marcados para
indicar o seu grau de sigilo.
Art. 50. Dados e informações sigilosos concernentes a programas
técnicos ou aperfeiçoamentos de material só serão fornecidos aos
que, por suas funções oficiais ou contratuais, a eles devam ter acesso.
§ 1o Em nenhuma hipótese, os dados e informações serão controlados
ou coordenados por pessoa jurídica de direito privado.
§ 2o Os órgãos da Presidência da República e os Ministérios
controlarão e coordenarão o fornecimento dos dados e informações
necessários ao desenvolvimento dos programas às pessoas físicas e
jurídicas interessadas.
SEÇÃO II
Do Transporte
Art. 51. A definição do meio de transporte a ser utilizado para
deslocamento de material sigiloso é de responsabilidade do detentor
da sua custódia que deverá considerar o grau de sigilo atribuído ao
respectivo material.

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
Parágrafo único. O material sigiloso poderá ser transportado por
empresas para tal fim contratadas, que providenciarão as medidas
necessárias para a segurança do material estabelecidas em
entendimentos prévios, as quais estarão contidas em cláusulas
específicas.
Art. 52. Se o seu tamanho e quantidade permitirem, os materiais
sigilosos poderão ser tratados do mesmo modo indicado para a
expedição de documentos sigilosos.
Art. 53. A critério da autoridade competente, poderão ser empregados
guardas armados, civis ou militares, no transporte de material sigiloso.
CAPÍTULO VI
DOS CONTRATOS
Art. 54. A celebração de contrato cujo objeto seja sigiloso, ou que sua
execução implique na divulgação de desenhos, plantas, materiais,
dados ou informações de natureza sigilosa, obedecerá aos seguintes
requisitos:
I - o conhecimento da minuta de contrato estará condicionado à
assinatura de termo de compromisso de manutenção de sigilo pelos
interessados na contratação;
II - o estabelecimento de cláusulas prevendo:
a) a alteração do contrato, para inclusão de cláusula de segurança
não estipulada por ocasião da sua assinatura;
b) a obrigação de o contratado manter o sigilo relativo ao objeto
contratado, bem como à sua execução;
c) a obrigação de o contratado adotar as medidas de segurança
adequadas, no âmbito das atividades sob seu controle, para a
manutenção do sigilo relativo ao objeto contratado;
d) a identificação, para fins de concessão de credencial de segurança,
das pessoas que, em nome do contratado, terão acesso a material,
dados e informações sigilosos;
e) a responsabilidade do contratado pela segurança do objeto
subcontratado, no todo ou em parte.
Parágrafo único. Aos órgãos da Presidência da República e aos
Ministérios cabe providenciar para que seus fiscais ou representantes
adotem as medidas necessárias para a segurança dos documentos
e/ou materiais sigilosos em poder dos seus contratados ou
subcontratados, ou em curso de fabricação em suas instalações.
CAPÍTULO VII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 55. Os agentes públicos responsáveis pela custódia de
documentos, materiais, áreas, comunicações e sistemas de
informação de natureza sigilosa estão sujeitos às regras referentes ao
sigilo profissional, em razão do ofício, e ao seu código de ética
específico.
Art. 56. Os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal
promoverão o treinamento, a capacitação, a reciclagem e o
aperfeiçoamento de seus servidores que desempenhem atividades
inerentes à salvaguarda de documentos, materiais, áreas,
comunicações e sistemas de informação de natureza sigilosa.
Art. 57. A critério dos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal
serão expedidas instruções complementares que detalharão os
procedimentos necessários à plena execução deste Decreto.
Art. 58. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Brasília, 29 de dezembro de 1998; 177o da Independência e 110o da
República.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Renan Calheiros ,Mauro César Rodrigues Pereira, Zenildo de Lucena,
Luiz Felipe Lampreia, Pedro Malan, Lélio Viana Lôbo
Benedito Onofre Bezerra Leonel (Diário Oficial da União, de 30
de dezembro de 1998)
ANEXO II
TERMO DE TRANSFERÊNCIA DE GUARDA DE DOCUMENTOS
SIGILOSOS CONTROLADOS No______ / _____
Aos _____________ dias do mês de ____________ do ano de mil
novecentos e noventa e _________, em cumprimento
ao disposto no art. 10 do Decreto n o __________, de ______, de
__________ de _______, reuniram-se no
_______________________________________________
(local)
O nela definidos.
Sr.______________________________________________________
__________________ , substituído,
(nome, função e matrícula)
e o Sr.
________________________________________________________
_____ , substituto, para conferir os
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
37
(nome, função e matrícula)
documentos sigilosos controlados, produzidos e recebidos pelo
______________________________________, então
(nome do órgão)
sob a custódia do primeiro, constante do inventário n o ____ / _____,
anexo ao presente Termo de Transferência, os
quais, nesta data, passam para a custódia do segundo.
Cumpridas as formalidades exigidas e conferidas todas as peças
constantes do Inventário, foram as mesmas julgadas conforme (ou
com as seguintes alterações), sendo, para constar, lavrado o presente
Termo de Transferência, em 3 (três) vias, assinadas e datadas pelo
substituído e pelo substituto.
________________________, ______de ____________ de 199___
(nome, função e matrícula do substituído)
(nome, função e matrícula do substituto)
___________________________________________
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUÇÃO Nº 4, DE 28 DE MARÇO DE 1996
REVOGADA PELA RESOLUÇÃO nº 14 / 2001
Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de
Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser
adotado como um modelo para os arquivos correntes dos órgãos
e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos -
SINAR., e aprova os prazos de guarda e a destinação de
documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e
Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-
Meio da Administração Pública.
O Presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, no uso
de suas atribuições previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento
Interno, de conformidade com deliberação do Plenário, em sua 4ª
reunião ordinária, realizada nos dias 14 e 15 de dezembro de 1995 e
Considerando que a Resolução nº 1, de 18 de outubro de 1995, do
CONARQ, dispõe sobre a necessidade de adoção de planos e/ou
códigos de classificação de documentos nos arquivos correntes, que
considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e
funções;
Considerando que a redução da massa documental é indispensável
para agilizar a recuperação de informações, garantir a preservação de
documentos de valor permanente e racionalizar a produção
documental; e
Considerando que a avaliação e a destinação de documentos permite
a conquista de espaços físicos e redução de custos operacionais,
RESOLVE:
Art. 1º - Aprovar o anexo Código de Classificação de Documentos de
Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, como um
modelo a ser adotado nos órgãos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos - SINAR.
§ 1° - Caberá aos órgãos e entidades que adotarem o Código
proceder ao desenvolvimento das classes relativas às suas atividades
específicas ou atividades-fim.
§ 2° - Caberá ao CONARQ, por intermédio de sua Câmara Técnica
de Classificação de Documentos, proceder à atualização deste
Código.
Art. 2º - Aprovar os prazos de guarda e a destinação de documentos
estabelecidos na anexa Tabela Básica de Temporalidade e
Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio
da Administração Pública.
§ 1º - Caberá aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela
proceder às adaptações necessárias para sua correta aplicação aos
conjuntos documentais produzidos e recebidos em decorrência de
suas atividades, mantendo-se os prazos de guarda e a destinação
§ 2º - Caberá, ainda, aos órgãos e entidades que adotarem a
Tabela estabelecer os prazos de guarda e a destinação de
documentos relativos às suas atividades específicas ou atividades-fim.
§ 3° - Caberá ao CONARQ, por intermédio de sua Câmara Técnica
de Avaliação de Documentos, proceder à atualização desta Tabela.

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
Art. 3º - A eliminação de documentos produzidos por instituições
públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da
instituição arquivística pública, na sua específica esfera de
competência, conforme determina o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados.
Art. 4º - O CONARQ poderá subsidiar, os órgãos e entidades
integrantes do SINAR, na elaboração, análise e aplicação de códigos
e/ou planos de classificação de documentos em fase corrente, bem
como na elaboração, análise e aplicação de tabelas de temporalidade
de documentos.
JAIME ANTUNES DA SILVA
Diário Oficial da União, de 29.03.1996
_______________________________________________
CASA CIVIL
Secretaria Executiva
Arquivo Nacional
Conselho Nacional de Arquivos
RESOLUÇÃO Nº 14, DE 24 DE OUTUBRO DE 2001
Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28
de março de 1996, que dispõe sobre o Código de
Classificação de Documentos de Arquivo para a
Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como
modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os
prazos de guarda e a destinação de documentos
estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e
Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as
Atividades-Meio da Administração Pública.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS -
CONARQ, no uso de suas atribuições previstas no item VII, do art.
17, de seu Regimento Interno e,
Considerando a necessidade de se atualizar o Código de
Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração
Pública: Atividades-Meio e a Tabela Básica de Temporalidade e
Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-
Meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução nº 4,
de 28 de março de 1996, do CONARQ, publicada no Suplemento
nº 62, do DOU de 29 de março de 1996, e alterados pela
Resolução nº 8, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, publicada
no DOU, de 23 de maio de 1997, resolve :
Art. 1º - APROVAR a versão revista e ampliada do Código de
Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração
Pública : Atividades-Meio, como um modelo a ser adotado nos
órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos -
SINAR.
§ 1º - Caberá aos órgãos e entidades que adotarem o Código
proceder ao desenvolvimento das classes relativas às suas
atividades específicas ou atividades-fim, as quais deverão ser
aprovadas pela instituição arquivística pública na sua específica
esfera de competência.
§ 2º - Caberá ao CONARQ, por intermédio de câmara técnica
específica, proceder à atualização periódica deste Código.
Art. 2º - Aprovar os prazos de guarda e a destinação dos
documentos estabelecidos na versão revista e ampliada da
Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de
Arquivos Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública.
§ 1 - Caberá aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela
proceder às adaptações necessárias para sua correta aplicação
aos conjuntos documentais produzidos e recebidos em
decorrência de suas atividades, mantendo-se os prazos de guarda
e a destinação nela definidos.
§ 2º - Caberá, ainda, aos órgãos e entidades que adotarem a
Tabela estabelecer os prazos de guarda e a destinação dos
documentos relativos às suas atividades específicas ou
atividades-fim, os quais deverão ser aprovados pela instituição
arquivística pública na sua específica esfera de competência.
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
38
§ 3º - Caberá ao CONARQ, por intermédio de câmara técnica
específica, proceder à atualização periódica desta Tabela.
Art. 3º - A eliminação de documentos produzidos por instituições
públicas e de caráter público será realizada mediante autorização
da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de
competência, conforme determina o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8
de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados, e de acordo com a Resolução nº 7,
de 20 de maio de 1997, do CONARQ, que dispõe sobre os
procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos
órgãos e entidades integrantes do Poder Público.
Art. 4º - O Código de Classificação de Documentos de Arquivo
para a Administração Pública e a Tabela Básica de
Temporalidade e Destinação de Documentos de que trata esta
Resolução constitui-se numa publicação editada pelo CONARQ
em outubro de 2001, intitulada Classificação, Temporalidade e
Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-
meio da Administração Pública.
Art. 5º - Esta Resolução entra em vigor na data de sua
publicação.
Art. 6º - Ficam revogadas a Resolução nº 4, de 28 de março de
1996, e a Resolução nº 8, de 20 de maio de 1997, do CONARQ.
________________________________________________
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUÇÃO Nº 5, DE 30 DE SETEMBRO DE 1996
Dispõe sobre a publicação de editais para Eliminação de
Documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal,
Estados e Municípios.
O Presidente do Conselho Nacional de Arquivos-CONARQ, no
uso de suas atribuições previstas no item VII, do art. 17, de seu
Regimento Interno, de conformidade com deliberação do Plenário, em
sua 6ª reunião ordinária realizada nos dias 22 e 23 de agosto de 1996
e,
Considerando o disposto na alínea C, do parágrafo único, do art.
5º, do Anexo ao Decreto nº 96.671, de 9 de setembro de 1988;
Considerando o disposto no item 3 da Tabela Básica de
Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às
Atividades-Meio da Administração Pública, aprovada pela Resolução
nº 4, de 28 de março de 1996, deste Conselho;
Considerando as recomendações contidas na NBR - 10.519, da
Associação Brasileira de Normas Técnicas - ABNT, sobre Critérios de
Avaliação de Documentos de Arquivo,
RESOLVE:
Art. 1º- Os órgãos e entidades integrantes do Poder Público farão
publicar nos Diários Oficiais da União, do Distrito Federal, dos Estados
e Municípios, correspondentes ao seu âmbito de atuação, os editais
para eliminação de documentos, decorrentes da aplicação de suas
Tabelas de Temporalidade, observado o disposto no art. 9º da Lei
8.159, de 08 de janeiro de 1991.
Parágrafo único - Os editais referidos neste artigo serão
publicados em outro veículo de divulgação local quando a
administração pública municipal não editar Diário Oficial.
Art. 2º - Os editais para eliminação de documentos deverão
consignar um prazo de 30 a 45 dias para possíveis manifestações ou,
quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem, a
suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de
peças de processos.
JAIME ANTUNES DA SILVA
Diário Oficial da União - nº 198 -11.10.1996
________________________________________________________
CASA CIVIL
Secretaria Executiva Arquivo Nacional
Conselho Nacional de Arquivos
RESOLUÇÃO Nº 19, DE 28 DE OUTUBRO DE 2003

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
Dispõe sobre os documentos públicos que integram
o acervo das empresas em processo de desestatização e das
pessoas jurídicas de direito privado sucessoras de empresas
públicas.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS –
CONARQ, no uso de suas atribuições previstas no inciso IX do
art. 23, de seu Regimento Interno, aprovado pela Portaria nº 5, da
Casa Civil da Presidência da República, de 7 de fevereiro de
2002, de conformidade com a deliberação do Plenário, em sua 30º
reunião ordinária, realizada em 20 de maio de 2003,
Considerando o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados e dá outras providências;
Considerando a necessidade de estabelecer instruções
complementares para a execução do Decreto nº 4.073, de 3 de
janeiro de 2002 , em conformidade com seu art. 17, com relação
aos documentos públicos que integram o acervo arquivístico das
empresas em processo de desestatização e das pessoas jurídicas
de direito privado sucessoras de empresas públicas,
RESOLVE:
Art. 1º - Esta Resolução aplica-se às empresas em processo de
desestatização e às pessoas jurídicas de direito privado
sucessoras de empresas públicas, detentoras de documentos
públicos.
Art. 2º - Para os fins desta Resolução, considera-se:
I – Documento público de valor permanente: documento que deve
ser preservado pelo seu valor histórico, probatório e informativo,
estabelecido em tabela de temporalidade elaborada pelas
entidades mencionadas no art. 1º, ou, na sua ausência, de
conformidade com as normas emanadas pelo CONARQ;
II – Gestão de documentos: conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à produção, à tramitação, à
avaliação, ao uso e ao arquivamento de documentos;
III - Preservação de documentos: tratamento de acervos
documentais que permita a prevenção da deterioração física dos
documentos, com vistas à recuperação da informação.
Art. 3º- As pessoas jurídicas referidas no art. 1º desta Resolução,
detentoras de documentos públicos, devem garantir a sua
preservação e acesso, proceder à identificação, classificação e
avaliação do acervo, de conformidade com as normas emanadas
pelo CONARQ, e recolher os documentos públicos de valor
permanente à instituição arquivística pública na sua específica
esfera de competência.
I - os documentos públicos de valor permanente serão recolhidos
ao Arquivo Nacional ou à instituição arquivística de âmbito
estadual, do Distrito Federal ou municipal, conforme dispõe o art.
17 do Decreto nº 4.073, de 2002;
II – os procedimentos relativos ao recolhimento de que trata o
inciso anterior deverão obedecer ao disposto no Decreto nº 4.073,
de 2002 e na Instrução Normativa do Arquivo Nacional nº 1, de 18
de abril de 1997, ou à legislação específica de âmbito estadual, do
Distrito Federal ou municipal;
III – os documentos públicos de valor permanente poderão ficar
sob a guarda das entidades mencionadas no artigo 1º enquanto
necessários ao desempenho de suas atividades, desde que
garantido o atendimento às seguintes condições:
a - preservação e acesso aos documentos, conforme legislação e
regulamentação aplicável;
b - fornecimento anual, às instituições arquivísticas públicas e às
agências reguladoras, das informações cadastrais básicas,
conforme modelo padrão anexo a esta Resolução;
Art. 5º - Com fundamento no art. 10 da Lei nº 8.159, de 1991, que
determina serem inalienáveis e imprescritíveis os documentos
públicos de valor permanente, o disposto nesta Resolução aplica-
se, também, às pessoas jurídicas de direito privado mencionadas
no art. 1º, detentoras desses documentos, por sucederem
empresas públicas em decorrência de licitação, ainda que os
respectivos editais não hajam incluído item ou cláusula específica
sobre a destinação daqueles documentos.
Art. 6º - Esta Resolução entra em vigor na data de sua
publicação.
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
39
Art. 7º - Fica revogada a Resolução nº 18, de 28 de julho de 2003.
JAIME ANTUNES DA SILVA
Presidente do CONARQ
[Diário Oficial da União, de 29 de outubro de 2003, Seção 1]
ANEXO
FORMULÁRIO PARA CADASTRAMENTO DE DOCUMENTOS
PÚBLICOS DE VALOR PERMANENTE
1- IDENTIFICAÇÃO DA INSTITUIÇÃO
1.1 - Nome/sigla:
1.2 - Natureza:
1.3 - Endereço:
1.4 - Telefones/ fax:
1.5 - Homepage/ e-mail:
1.6 - Legislação principal (constituição, organização e
funcionamento):
2- IDENTIFICAÇÃO DE ACERVOS TEXTUAIS
Documentos manuscritos e datilografados/ digitados
2.1- Unidade responsável pela preservação
Nome/ sigla:
Telefone/ fax/ e-mail:
2.2- Mensuração (unidades, metros lineares ou cúbicos):
2.3- Datas-limite (ano do documento mais antigo e do mais
recente):
2.4 -Estágio de tratamento:
( ) identificado ( ) organizado parcialmente ( ) organizado
totalmente ( ) sem organização
2.5- Formas de organização/ ordenação:
( ) alfabética ( ) por assunto ( ) numérica ( ) cronológica ( )
numérico-cronológica ( ) alfa-numérica ( ) por espécie ( ) por
procedência ( ) geográfica ( ) outros
2.6- Instrumentos de recuperação da informação:
( ) listagem ( ) catálogo ( ) fichário ( ) inventário ( ) outros
2.7- Conteúdo (tipos documentais e principais assuntos relativos
às atividades-fim e atividades-meio):
2.8- Estado de conservação (indicação de danos causados por
poeira, umidade, insetos, microorganismos, acondicionamento
inadequado, papel quebradiço, entre outros):
3- IDENTIFICAÇÃO DE ACERVOS ESPECIAIS
3.1- Documentos Iconográficos (indicação da existência de
ampliações, negativos e contatos fotográficos, diapositivos e
desenhos, registrando sua mensuração, datas-limite, conteúdo e
estado de conservação):
3.2- Documentos Filmográficos (indicação da existência de filmes
e fitas videomagnéticas, registrando sua mensuração, datas-
limite, conteúdo e estado de conservação):
3.3- Documentos Sonoros (indicação da existência de discos e
fitas audiomagnéticas em rolo e cassete, registrando sua
mensuração, datas-limite, conteúdo e estado de conservação):
3.4 -Documentos Cartográficos (indicação da existência de mapas
e plantas, registrando sua mensuração, datas-limite, conteúdo e
estado de conservação):
4-DADOS COMPLEMENTARES SOBRE OS ACERVOS
TEXTUAIS E ESPECIAIS
4.1- Origem (indicação do(s) agente(s) produtor(es), registrando a
ocorrência de incorporação de acervos de outras instituições, em
especial no que tange ao processo de desestatização do setor
público):
4.2 - Mudança de suporte (indicação de conjuntos documentais
microfilmados e/ou digitalizados, registrando os objetivos do
procedimento adotado):
4.3 - Acesso (indicação da existência de conjuntos documentais
de acesso restrito, justificando em termos de estado de
conservação, condições de organização, grau de sigilo ou
informações pessoais):
4.4 - Observações:

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
RESOLUÇÃO Nº 20 , DE 16 DE JULHO DE 2004
Dispõe sobre a inserção dos documentos
digitais em programas de gestão arquivística
de documentos dos órgãos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS -
CONARQ, no uso de suas atribuições previstas no item no inciso IX
do art. 23, de seu Regimento Interno, aprovado pela Portaria nº 5, da
Casa Civil da Presidência da República, de 7 de fevereiro de 2002, de
conformidade com a deliberação do Plenário, em sua 34ª reunião
ordinária, realizada em 6 de julho de 2004,
Considerando que é dever do Poder Público a gestão documental, a
proteção especial aos documentos de arquivo e as providências para
franquear aos cidadãos as informações contidas na documentação
governamental;
Considerando que o Conselho Nacional de Arquivos tem por
finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados e
exercer orientação normativa visando à gestão documental e à
proteção especial aos documentos de arquivo, independente da forma
ou do suporte em que a informação está registrada;
Considerando que a organização dos arquivos e o gerenciamento das
informações neles contidas se constituem em instrumento de eficácia
administrativa, contribuindo para a modernização da administração
pública;
Considerando que a gestão arquivística de documentos, independente
da forma ou do suporte adotados, tem por objetivo garantir a
produção, a manutenção, a preservação de documentos arquivísticos
fidedignos, autênticos e compreensíveis, e o acesso a estes;
Considerando que as organizações públicas e privadas e os cidadãos
vêm cada vez mais produzindo documentos arquivísticos
exclusivamente em formato digital e que governos, organizações e
cidadãos dependem do documento digital como fonte de prova e
informação, e garantia de direitos;
Considerando que os documentos digitais são suscetíveis à
degradação física e à obsolescência tecnológica de hardware,
software e formatos, as quais podem colocar em risco o patrimônio
arquivístico digital;
Considerando que somente com a participação ativa das instituições e
profissionais de arquivo no processo de gestão arquivística serão
assegurados a preservação de longo prazo de documentos em
formato digital e o acesso contínuo a esses documentos;
RESOLVE:
Art. 1º – Os órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de
Arquivos deverão identificar, dentre as informações e os documentos
produzidos, recebidos ou armazenados em meio digital, aqueles
considerados arquivísticos para que sejam contemplados pelo
programa de gestão arquivística de documentos.
§1º – Considera-se documento arquivístico como a informação
registrada, independente da forma ou do suporte, produzida e
recebida no decorrer das atividades de um órgão, entidade ou pessoa,
dotada de organicidade e que possui elementos constitutivos
suficientes para servir de prova dessas atividades.
§2º - Considera-se documento arquivístico digital o documento
arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e
armazenado por sistema computacional. São exemplos de
documentos arquivísticos digitais: planilhas eletrônicas, mensagens de
correio eletrônico, sítios na internet, bases de dados e também textos,
imagens fixas, imagens em movimento e gravações sonoras, dentre
outras possibilidades, em formato digital.
§3º – Considera-se gestão arquivística de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente.
Art. 2º - Um programa de gestão arquivística de documentos é
aplicável independente da forma ou do suporte, em ambientes
convencionais, digitais ou híbridos em que as informações são
produzidas e armazenadas.
Art. 3º - A gestão arquivística de documentos digitais deverá prever a
implantação de um sistema eletrônico de gestão arquivística de
documentos, que adotará requisitos funcionais, requisitos não
funcionais e metadados estabelecidos pelo Conselho Nacional de
Arquivos, que visam garantir a integridade e a acessibilidade de longo
prazo dos documentos arquivísticos.
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
40
§1º – Os requisitos funcionais referem-se a: registro e captura,
classificação, tramitação, avaliação e destinação, recuperação da
informação, acesso e segurança, armazenamento e preservação.
§2º – Os requisitos não funcionais referem-se a: utilização de padrões
abertos, independência de fornecedor, integração com sistemas
legados, conformidade com a legislação e os padrões de
interoperabilidade do governo, atendimento a usuários internos e
externos, facilidade de utilização e desempenho.
§3º – Os metadados são informações estruturadas e codificadas que
descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar
os documentos digitais ao longo do tempo. Os metadados referem-se
a: identificação e contexto documental (identificador único, instituição
produtora, nomes, assunto, datas, local, código de classificação,
tipologia documental, temporalidade, destinação, versão, documentos
relacionados, idioma e indexação), segurança (categoria de sigilo,
informações sobre criptografia, assinatura digital e outras marcas
digitais), contexto tecnológico (formato de arquivo, tamanho de
arquivo, dependências de hardware e software, tipos de mídias,
algoritmos de compressão) e localização física do documento.
Art. 4º - Os profissionais de arquivo e as instituições arquivísticas
devem participar da concepção, do projeto, da implantação e do
gerenciamento dos sistemas eletrônicos de gestão de documentos, a
fim de garantir o cumprimento dos requisitos e metadados previstos
no artigo 3º.
Art. 5º – A avaliação e a destinação dos documentos arquivísticos
digitais devem obedecer aos procedimentos e critérios previstos na
Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e às Resoluções do CONARQ,
nº 5, de 30 de setembro de 1996, nº 7, de 20 de maio de 1997, e nº
14, de 24 de outubro de 2001.
Parágrafo único – A eliminação de documentos arquivísticos
submetidos a processo de digitalização só deverá ocorrer se estiver
prevista na tabela de temporalidade do órgão ou entidade, aprovada
pela autoridade competente na sua esfera de atuação e respeitado o
disposto no art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 6º - Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
AAAAAAaJAIME ANTUNES DA SILVA
Diário Oficial da União de 19 de julho de 2004
quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem, a
suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de
peças de processos.
JAIME ANTUNES DA SILVA
Diário Oficial da União - nº 198 -11.10.1996
_____________________________________________________
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUÇÃO Nº. 25, DE 27 DE ABRIL DE 2007
Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para
Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de
Documentos - e-ARQ Brasil pelos órgãos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE
ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições, previstas no
item IX do art. 23 de seu Regimento Interno, aprovado pela
Portaria nº. 5, da Casa Civil da Presidência da República, de 7 de
fevereiro de 2002, e de conformidade com a deliberação do
Plenário em sua 43ª reunião ordinária, realizada no dia 04 de
dezembro de 2006, e
Considerando que o Conselho Nacional de Arquivos tem por
finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e
privados e exercer orientação normativa visando à gestão
documental e à proteção especial aos documentos de arquivo,
independente da forma ou do suporte em que a informação está
registrada;
Considerando que a gestão arquivística de documentos,
independente da forma ou do suporte adotados, tem por objetivo
garantir a produção, a manutenção, a preservação de documentos
arquivísticos confiáveis, autênticos e compreensíveis, bem como o
acesso a estes;
Considerando que as organizações públicas e privadas e os
cidadãos vêm cada vez mais produzindo documentos

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
arquivísticos exclusivamente em formato digital e que governos,
organizações e cidadãos dependem do documento digital como
fonte de prova e informação, bem como de garantia de direitos;
Considerando que o artigo 3º da Resolução do CONARQ nº
20, de 16 de julho de 2004, prevê a implantação de um sistema
informatizado de gestão arquivística de documentos, com a
especificação de requisitos e de metadados para garantir a
integridade e a acessibilidade de longo prazo dos documentos
arquivísticos;
RESOLVE:
Art. 1º Recomendar aos órgãos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos - SINAR a adoção do Modelo de
Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística
de Documentos - e-ARQ Brasil, Versão 1.0, aprovado na 43ª
reunião plenária do CONARQ, realizada no dia 4 de dezembro de
2006, de que trata esta Resolução, disponibilizada em pdf na
página web do CONARQ, www.conarq.arquivonacional.gov.br.
§1º Considera-se gestão arquivística de documentos o
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
§2º Consideram-se requisitos o conjunto de condições a
serem cumpridas pela organização produtora/recebedora de
documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios
documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade,
bem como seu acesso.
§3º Considera-se sistema informatizado de gestão
arquivística de documentos o sistema desenvolvido para produzir,
receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos
arquivísticos em ambiente eletrônico.
Art. 2º O e-ARQ Brasil tem por objetivo orientar a
implantação da gestão arquivística de documentos, fornecer
especificações técnicas e funcionais, bem como metadados para
orientar a aquisição e/ou desenvolvimento de sistemas
informatizados, independentes da plataforma tecnológica em que
forem desenvolvidos e/ou implantados, referidos no parágrafo 3º
do art. 3º da Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004.
Parágrafo único. Os metadados mencionados no caput
desse artigo serão incluídos na próxima versão.
Art. 3º O e-ARQ Brasil é aplicável para os sistemas que
produzem e mantém somente documentos digitais ou para
sistemas que compreendem documentos digitais e convencionais
ao mesmo tempo.
§1º Para documentos convencionais o sistema inclui
apenas o registro das referências nos metadados.
§2º Para documentos digitais, o sistema inclui os próprios
documentos.
Art. 4º O CONARQ, por intermédio de sua Câmara Técnica
de Documentos Eletrônicos, poderá subsidiar os órgãos e
entidades integrantes do SINAR na aplicação do e-ARQ Brasil.
Art. 5º Caberá ao CONARQ, por intermédio de sua Câmara
Técnica de Documentos Eletrônicos, proceder à atualização
periódica do e-ARQ Brasil.
Art. 6º Esta Resolução entra em vigor na data de sua
publicação.
JAIME ANTUNES DA SILVA
Presidente do CONARQ
[Publicado no Diário Oficial da União, Edição nº 81, de 27 de abril
de 2007 - Seção 1]
Dispõe sobre a adoção da Norma Brasileira de Descrição
Arquivística - NOBRADE pelos órgãos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, institui
o Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos
Arquivísticos e estabelece a obrigatoriedade da adoção do
Código de Entidades Custodiadoras de Acervos
Arquivísticos - CODEARQ.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
41
RESOLUÇÃO Nº 28, DE 17 DE FEVEREIRO DE 2009
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE
ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições, previstas no
item IX do art. 23 de seu Regimento Interno, aprovado pela
Portaria nº. 5, da Casa Civil da Presidência da República, de 7 de
fevereiro de 2002, e de conformidade com a deliberação do
Plenário em sua 42ª reunião plenária do CONARQ, realizada no
dia 1º de agosto de 2006 e,
Considerando que o Conselho Nacional de Arquivos tem
por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e
privados, conforme a lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e
exercer orientação normativa visando à gestão documental e à
proteção especial aos documentos de arquivo, independente da
forma ou do suporte em que a informação está registrada;
Considerando que a descrição arquivística é uma atividade
fundamental para a recuperação e acesso às informações
contidas nos documentos;
Considerando que para garantir que a descrição de documentos
arquivísticos seja consistente, apropriada e auto-explicativa é
indispensável a adoção de normas específicas para esse fim;
Considerando que a padronização da descrição contribui
para que as entidades custodiadoras de acervos arquivísticos
realizem, com eficácia, o tratamento técnico dos acervos
documentais, proporcionando economia dos recursos disponíveis,
otimizando a recuperação das informações, além de viabilizar um
intercâmbio eficaz entre as diversas instituições arquivísticas; e
Considerando que a normalização da descrição amplia o
potencial dos instrumentos de pesquisa, simplificando o acesso e
sua utilização pelos usuários, uma vez que estrutura as
informações de maneira padronizada, resolve:
Art. 1º Recomendar aos órgãos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos - SINAR a adoção da Norma
Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE, aprovada na 42ª
reunião plenária do CONARQ, realizada no dia 1º de agosto de
2006, disponibilizada em pdf no sítio web do CONARQ,
www.conarq.arquivonacional.gov.br e publicada pelo CONARQ
em 2006.
Art. 2º A NOBRADE estabelece, no Brasil, diretivas para a
descrição de documentos arquivísticos, compatíveis com as
normas internacionais, visando à padronização de procedimentos
em sistemas de arquivos e/ou em entidades custodiadoras e a
facilitação do acesso e do intercâmbio de informações em âmbito
nacional e internacional.
Art. 3º Para aplicabilidade da NOBRADE será adotado o
Código de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos -
CODEARQ, que tem como finalidade identificar de forma
inequívoca cada instituição.
Art. 4º A inscrição da instituição no Cadastro Nacional de
Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos deverá ser
solicitada ao Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, para
cada ponto de acesso, que o disponibilizará no sítio do Conselho.
Parágrafo único - O Cadastro Nacional de Entidades
Custodiadoras de Acervos Arquivísticos visa permitir o acesso às
informações sobre a missão institucional dessas entidades, seu
acervo e contatos.
Art. 5º O CODEARQ deve estar presente em todos os
níveis de descrição, conjugado com os demais elementos que
compõem o código de referência das unidades de descrição.
Art. 6º O CODEARQ só será fornecido às entidades
custodiadoras que permitam acesso de seu acervo ao público em
geral, ainda que sob restrições.
Art. 7º Esta Resolução entra em vigor na data de sua
publicação.
JAIME ANTUNES DA SILVA
Presidente do CONARQ
[Publicado no Diário Oficial da União, Edição nº 35, de 19 de
fevereiro de 2009 - Seção 1]
PROVAS DE CONCURSOS PÚBLICOS

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
TESTE 1
Em relação aos conceitos de Arquivologia, classifique os itens
abaixo em certo ou errado:
1) Tabela de Temporalidade é instrumento criado após a etapa da
avaliação que demonstra os prazos de permanência dos
documentos em arquivo corrente e intermediário, a destinação do
documento, ou seja, eliminação ou guarda permanente, data
provável de eliminação, e outras informações referentes do
documento, assim como o código e título do mesmo.
2) A Lista de Eliminação é um documento que indica quais os
documentos serão eliminados de uma vez, as datas de
permanência do documento e natureza do que será eliminado,
bem como sua quantidade.
3) Quando os documentos judiciais são enviados para o Arquivo
Central, serão guardados em caixas segundo o método vertical,
ficando assim um atrás do outro.
4) A eliminação de documentos será feita por incineração (método
mais adotado) doação para bibliotecas e museus pó por venda,
através de leilões.
5) O arquivo corrente é composto exclusivamente por documentos
que estão em circulação.
6) O arquivo de 3ª idade ou permanente pode ser composto por
documentos que serão armazenados para guarda permanente,
que não poderão ser eliminados, ou por documentos que serão
posteriormente eliminados pela destruição , doação ou venda.
7) Um processo em trâmite estará armazenado em arquivo ativo.
8) Um processo que recebeu sentença em 1ª instância, durante o
prazo de recurso, será armazenado em arquivo inativo.
9) O ato de levar documentos dos arquivos de 1ª e 2ª idades para o
de 3ª idade denomina-se recebimento.
10) Todo documento audiovisual será arquivado no Arquivo Especial.
11) Todo cartaz é um documento iconográfico.
12) Os memorandos e atas são exemplos de documentos textuais.
13) Os documentos audiovisuais exigem cuidados especiais de
conservação e higienização.
14) Os documentos do tipo permanentes permanecem por tempo
indeterminado na empresa por serem vitais ao funcionamento da
mesma.
15) Os Arquivos Fraqueados são compostos por documentos de
caráter irrestrito.
16) Todo Arquivo Público possui acesso irrestrito.
17) O Arquivo Restrito é de uso exclusivo do Ministério das Relações
Exteriores e por pessoas por ele credenciadas.
18) O Arquivo Especializado pode conter documentos feitos de
material especial.
19) No Arquivo Movimento ficam armazenados documentos que
possuem criação recente, sendo muito utilizado pela
Administração de Arquivos.
20) O Arquivo Histórico é composto por documentos que não
possuem valor e são mantidos para fins culturais e históricos.
21) Os documentos de um arquivo devem ser provas de transações
passadas e devem possuir caráter orgânico ou administrativo.
22) Os documentos arquivos em pastas suspensas utilizam o método
de arquivamento horizontal.
23) Quando os processos são armazenados em caixas estão
utilizando o método de arquivamento vertical.
24) Recolhimento é o ato de levar documentos para o Arquivo
Permanente.
25) Análise é atividade desenvolvida nos Arquivos em que se verifica
o valor do documento para a empresa.
26) A seleção é a atividade desenvolvida nos Arquivos, cuja
finalidade é definir o destino final dos documentos.
27) O processo de guarda de documentos em um arquivo recebe o
nome de arquivamento, podendo ser horizontal ou vertical.
28) A passagem de um documento de arquivo corrente para arquivo
intermediário é chamada transferência e para permanente de
recolhimento.
29) O método ciclo, que todo documento passa em uma empresa,
consiste na transferência dos documentos do Arquivo Corrente
para o Intermediário e posteriormente, se julgados de valor,
recolhidos para o Arquivo Permanente.
30) Descrição é o processo intelectual de sintetizar elementos
formais e conteúdo textual de unidades de arquivamento,
adequando – o ao instrumento de pesquisa que se tem vista
produzir.
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
42
31) Protocolos são livros de registro de documentos que foram
recebidos e / ou expedidos.
32) Um conjunto de documentos de uma pessoa sem relação
orgânica formam um arquivo pessoal.
33) Legado é uma doação feita de última vontade.
34) Guia pe o elemento de identificação das unidades de
arquivamento constituída de numero, letras, ou combinações de
números e letras que permite sua localização.
35) Circular e Memorando são correspondências internas, enquanto
ofícios e cartas são externas.
36) Os documentos que provem como a instituição foi organizada e
de como funciona, assim como os que respondem a questões
técnicas relativas às operações da organização devem ser
mantidos para guarda permanente.
37) A tabela de concordância é um instrumento de pesquisa que
compara as antigas notações com as novas adotadas.
38) A luz do dia é uma necessidade das áreas de armazenamento,
pis reduz o processo de desaparecimento das tintas e fortalece
as fibras do papel.
39) O índice adequado de umidade ideal nos arquivos deve situar
entre 45 % e 58%.
40) Quanto à natureza, os arquivos podem ser do tipo gerais ou
especializados.
41) Arquivos Especializados são aqueles cujo documento é feito de
material especial, como por exemplo: fitas, fotografias, CDs,
microfilmes, slides e outros.
42) Arquivos Técnicos são aqueles cujo conteúdo trata de assunto
especifico, independentemente do material que são feitos, como
por exemplo: arquivo médico, de engenharia e outros.
43) Um arquivo composto por Cds é um exemplo de arquivo do tipo
especial.
44) Um arquivo da Faculdade de Enfermagem Ana Nery é um
arquivo do tipo especializado.
45) Quanto à finalidade, os arquivos podem ser do tipo funcional ou
cultural.
46) Os arquivos funcionais servem à Administração.
47) Os arquivos culturais que servem à Cultura são os de 3ª idade.
48) Arquivos de primeira e segunda idade são do tipo funcionais.
49) Arquivos de primeira idade são arquivos constituídos de
documentos que estão sendo utilizados constantemente pela
Administração, ou seja, que se encontram em circulação.
50) Um arquivo é dito audiovisual quando é feito de material especial
e registra som e imagem.
51) Os documentos podem ser classificados quanto ao gênero em
textuais, audiovisuais,cartográficos e iconográficos.
52) Cartazes, gravuras e pôsteres exemplificam documentos do tipo
iconográfico.
53) Um documento pessoal composto por fotografias tiradas por
satélite da área da Amazônia é do tipo audiovisual.
54) Um documento é conceituado como cartográfico quando
reproduz em escala menor uma área geográfica.
55) Um arquivo privado é formado por documentos de instituições
comerciais, organizacionais, familiares ou pessoais.
56) Plantas e maquetes são documentos que pertencem aos
arquivos de terceira aos arquivos de terceira idade ou históricos.
57) Os arquivos públicos são formados por documentos oriundos de
órgãos federais, estaduais, distritais ou municipais.
58) O Arquivo Nacional do Chile é um exemplo de arquivo do tipo
público federal.
59) O Arquivo da Família Real exemplifica um arquivo do tipo
monárquico público.
60) No arquivo não existe interdependência de documentos.
61) . A avaliação do material na biblioteca é feita por peças isoladas,
baseada no estado físico do material.
62) . Na biblioteca, os documentos são únicos ou em quantidade
limitada.
63) . O conteúdo do arquivo é composto por materiais impressos,
audiovisuais ou cartográficos produzidos em exercícios de
função.
64) . O arquivo tem finalidades funcionais ou culturais.
65) Acondicionamento é a embalagem e a guarda de documentos de
arquivo de forma apropriada a sua preservação.
66) Os documentos devem ser colocados nas prateleiras apoiados
nas paredes para preservar a encadernação.
67) Encapsulação é o processo de restauração no qual se envolve o
documento nas duas faces, com uma folha de papel de seda e
outra de acetato de celulose, colocando-se numa prensa

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
hidráulica, sob pressão média de 7 a 8Kg/cm e temperatura entre
145ºC e 155ºC.
68) A ventilação deve ser mantida constante, sem interrupção.
69) Todos os documentos devem ser colocados nas prateleiras na
posição vertical, com exceção dos livros muito grandes, pesados
e estruturalmente fracos ou danificados.
70) Somente nas áreas acima de 600m², devem ser adotadas portas
corta-fogo.
71) Repografia é o processo de reprodução em filme de documentos,
dados e imagens por meios fotográficos ou eletrônicos, em
diferentes graus de redução.
72) Os documentos microfilmados são de guarda permanente, não
podem ser eliminados.
73) Os documentos em tramitação ou em estudo não poderão ser
microfilmados e nem será permitida a sua eliminação até a
definição de sua destinação final.
74) Nas microfilmadoras rotativas os documentos e o filme
permanecem fixos, o que não acontece com as planetárias, que
possuem um tracionador responsável pelo transporte dos
documentos até o seu interior.
75) GED é um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos
que utiliza o armazenamento eletrônico de arquivos e com isso
oferece as seguintes vantagens: previne quanto à perda de
documento; diminui o espaço de armazenamento; torna o
processo de gerenciamento mais fácil; disponibiliza suas
informações para todos, por meio de CD, DVD, rede, Internet; e
garante a durabilidade das suas informações.
76) Segundo a Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968 é incorreto
afirmar:
a) Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os
translados e as cópias fotográfica obtidas diretamente dos filmes
produzirão os mesmos efeitos em juízos fora dele.
b) È indispensável o reconhecimento da firma da autoridade que
autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de
microfilmagem e os translados e certidões originais de microfilmes.
c) Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados
poderão ser eliminados antes de ser arquivados.
d) È autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de
documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos
federias, estaduais e municipais.
e) O decreto de regulamentação determinará, igualmente, quais os
cartórios e órgãos públicos capacitados para efetuarem a
microfilmagem de documentos particulares bem como os requisitos
que a microfilmagem realizada, por aqueles cartórios e órgãos
públicos devem preencher para serem autenticados , a fim de
produzirem efeitos jurídicos em juízos ou fora dele, quer os
microfilmes, quer os seus translados e certidões originais.
77) Com relação ao Art. 3º do Decreto nº 4.553 de 27 de agosto de
Dezembro de 2002 pode-se afirmar que os documentos oficiais
obedecerão normas de segurança.
78) Segundo o Art. 17 do Decreto nº 4.553 poderão ser elaborados
extratos de documentos sigilosos, para sua divulgação ou
execução mediante consentimento expresso da autoridade
hierarquicamente superior competente para documentos ultra-
secretos.
79) No Art. 28 do Decreto nº 4.553 fica expresso que o envelope
interno de documentos sigilosos só será aberto pelo destinatário,
seu representante autorizado ou autoridade competente
hierarquicamente superior.
80) O Art. 33 trata sobre o responsável pela produção ou reprodução
de documentos sigilosos bem como da sua responsabilidade em
providenciar a eliminação de notas manuscritos, tipos, clichês,
carbonos, provas ou qualquer outro recurso, que possam dar
origem a cópia não – autorizada do todo ou parte.
81) O acesso a qualquer documento sigiloso resultante de acordos
ou contratos com outros países atenderá às normas e
recomendações de sigilo constantes destes instrumentos,
segundo o Art. 37 do Decreto nº 4.553 de 27 de Dezembro de
2002.
TESTE 2
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
43
01. Na etapa de análise dos dados coletados são verificados se os
dados coletados na fase de levantamento de dados estão de
acordo com a realidade operacional da organização.
02. Corrente ou primeira idade são os arquivos constituídos de
documentos que estão sendo usados constantemente pela
administração. Intermediário ou segunda idade são os arquivos
que deixaram de ter valor para a administração.
03. Os arquivos do tipo audiovisuais são feitos de material especial e
seu enfoque é em figuras e imagens.
04. Não será permitido o exercício das profissões de Arquivista e de
Técnico de Arquivo aos concluintes de cursos resumidos,
simplificados ou intensivos, de férias, por correspondência ou
avulsos.
05. O catálogo e o Índice são instrumentos de pesquisa dos arquivos.
06. Cabe aos responsáveis pelo recebimento de documentos
sigilosos: verificar a integridade e registrar, se for o caso, indícios
de violação ou de qualquer irregularidade na correspondência
recebida, dando ciência do fato ao seu superior hierárquico e ao
destinatário, o qual informará imediatamente ao remetente; e
proceder ao registro do documento e ao controle de sua
tramitação.
07. Classificação é a atribuição, pela autoridade competente, de grau
de sigilo a dado, informação, documento, material, área ou
instalação.
08. A classificação dos arquivos quanto à natureza se divide em
especiais quando se trata de assunto específico e especializado
quando cujo documento é feito de material especial.
09. O deslocamento de um documento do arquivo intermediário para
o permanente chama-se transferência, que pode ser permanente
(intervalos irregulares) ou periódica (intervalos determinados).
10. É dever do Poder Público a gestão de documentos e a proteção
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como
elementos de prova e informação.
11. Os documentos da mesma série ou seqüência, eventualmente
omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens
não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por
problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, sendo
permitido corte ou inserção no filme original.
12. A restauração é uma atividade que exige dos profissionais grande
paciência, mas não precisa se ter muita habilidade já que é difícil
a formação de um restaurador.
13. O órgão vinculado ao arquivo Nacional é o Conselho Nacional de
Arquivística (CONARQ) que define qual a política nacional de
arquivos.
14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de
documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em
juízo ou fora dele, terão que ser autenticados pela autoridade
competente detentora do filme cópia.
15. A expedição de documento secreto, confidencial ou reservado
poderá ser feita mediante serviço postal, com opção de registro,
mensageiro oficialmente designado, sistema de encomendas ou,
se for o caso, mala diplomática.
16. Toda e qualquer pessoa que tome conhecimento de documento
sigiloso fica automaticamente responsável pela preservação de
seu sigilo.
17. A expedição, condução e entrega de documento ultra-secreto
poderá ser feita por um Office-boy ou outro funcionário de
confiança disponível.
18. Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por
órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e
municipal em decorrência de suas funções administrativas,
legislativas e judiciárias.
19. Os arquivos são classificados quanto à sua abrangência,
freqüência de uso, quanto ao seu acesso, sua finalidade, sua
natureza e ainda quanto à Agência Criadora.
20. O acesso a dados ou informações sigilosos é condicionado à
emissão de credencial de segurança no correspondente grau de
sigilo, que pode ser limitada no tempo.
21. A microfilmagem dos documentos será precedida de uma
imagem de observação, com os seguintes elementos:
identificação do microfilme, local e data; descrição das
irregularidades constatadas; nome por extenso, qualificação
funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou
empresa executora da microfilmagem.

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
22. Documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros ou que
tenham sido impressos em sua totalidade; cópias cujos originais
tenham sido conservados; documentos cujos elementos
essenciais estejam reproduzidos em outros; documentos de pura
formalidade, documentos que se tornem obsoletos. Estes são os
critérios que regulam a eliminação de documentos.
23. O Decreto nº 4.553 dispõe sobre a salvaguarda de dados,
informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da
segurança da sociedade e do estado, no âmbito da
Administração Pública Estadual e dá outras providências.
24. O prazo de classificação nos graus secreto, confidencial e
reservado poderá ser renovado mais de uma vez pela autoridade
responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente
superior.
25. Sempre que possível, os materiais sigilosos serão tratados
segundo os critérios indicados para a expedição de documentos
sigilosos. A critério da autoridade competente, poderão ser
empregados guardas armados, civis ou militares, para o
transporte de material sigiloso.
26. A Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968 que regula a microfilmagem
é regulamentada pelo Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de
1996.
27. Destinação é o conjunto de ações relacionadas aos documentos
do arquivo permanente.
28. Sempre que a preparação, impressão ou, se for o caso,
reprodução de documento sigiloso for efetuada em tipografias,
impressoras, oficinas gráficas ou similar, essa operação deverá
ser acompanhada por pessoa oficialmente designada, que será
responsável pela garantia do sigilo durante a confecção do
documento.
29. A destruição de dados sigilosos deve ser feita por método que
sobrescreva as informações armazenadas. Se não estiver ao
alcance do órgão a destruição lógica, deverá ser providenciada a
destruição física por incineração dos dispositivos de
armazenamento.
30. Os tipos de Documentos de Arquivo são classificados quanto ao
gênero, quanto à espécie e quanto à finalidade.
31. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produção de
documentos com grau de sigilo secreto, confidencial e reservado
só poderão integrar redes de computadores que possuam
sistemas de criptografia e segurança adequados a proteção dos
documentos.
32. Necessidade de conhecer é a condição pessoal inerente ao
efetivo exercício de cargo função, emprego ou atividade,
indispensável para que uma pessoa possuidora de credencial de
segurança, tenha acesso a dados ou informações sigilosos.
33. Enquanto classificação é o processo físico de arrumar e ordenar
os documentos no arquivo, arranjo é o ato lógico de separação e
ordenação dos documentos segundo um determinado critério e
uma seqüência pré-determinada.
34. Não é necessário o reconhecimento da firma da autoridade que
autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de
microfilmagem e os traslados e certidões originais de microfilmes.
35. Não é autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem
de documentos particulares e oficiais arquivados, estes órgãos
federais, estaduais e municipais.
36. O profissional formado pelo 2º grau técnico, que recebeu
treinamento específico em técnicas de arquivo em curso
ministrado por entidades credenciadas pelo Conselho Federal de
Mão-de-Obra, do Ministério do Trabalho, com carga mínima de
1.100 horas, ou os que embora não possuam o certificado de
conclusão de 2º grau contenham pelo menos, cinco anos
ininterruptos de atividades ou dez intercalados, nos campos
profissionais da Arquivologia ou da Técnica de Arquivo são
denominados Arquivistas.
37. Aos titulares dos órgãos e entidades públicos e das instituições
de caráter público caberá a adoção de medidas que visem à
definição, demarcação, sinalização, segurança e autorização de
acesso às áreas sigilosas sob sua responsabilidade.
38. Os documentos permanentes de valor histórico, probatório e
informativo não podem ser desfigurados ou destruídos, sob pena
de responsabilidade penal, civil e administrativa, nos termos da
legislação em vigor.
39. Os contratos de trabalho serão guardados durante um prazo
indeterminado.
40. Consideram-se arquivos, para os fins da Lei nº 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, os conjuntos de documentos produzidos e
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
44
recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e
entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades
específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o
suporte da informação ou a natureza dos documentos.
41. A indicação do grau de sigilo em mapas, fotocartas, cartas,
fotografias, ou em quaisquer outras imagens sigilosas não
obedecerá às normas complementares adotadas pelos órgãos e
entidades da administração Pública.
42. O documento ultra-secreto é, por sua natureza considerado DSC,
desde sua classificação ou reclassificação.
43. O exercício das profissões de arquivista e de técnico de arquivo,
depende de registro na Delegacia Regional do Trabalho do
Ministério do Trabalho.
44. As microfilmadoras planetárias possuem um tracionador
responsável pelo transporte até o seu interior. A vantagem desse
sistema é que, para documento de tamanho padrão, os custos
reduzem significativamente e nas planetárias os documentos e o
filme ficam fixos, dependendo do operador e conseqüentemente
a produtividade dependerá de sua habilidade.
45. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Estadual a gestão e
o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo
Poder Legislativo Estadual no exercício de suas funções, bem
como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua
guarda.
46. O acesso de visitas a áreas e instalações sigilosas será
disciplinado por meio de instruções especiais dos órgãos,
entidades ou instituições interessados.
47. Dados ou informações classificados no grau de sigilo ultra-
secreto somente poderão ser reclassificados ou desclassificados,
mediante decisão da autoridade responsável pela sua
classificação.
48. A poluição atmosférica é uma das principais causas da
degradação química.
49. O acesso a dados ou informações sigilosos em órgãos e
entidades públicos e instituições de caráter público é admitido ao
agente público, no exercício de cargo, função, emprego ou
atividade pública, que tenham necessidade de conhecê-los; e ao
cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu
interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante
requerimento ao órgão ou entidade competente.
50. Caberá aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela de
Temporalidade estabelecer os prazos de guarda e a destinação
dos documentos relativos às suas atividades específicas ou
atividades-fim, os quais deverão ser aprovados pela instituição
arquivística pública na sua específica esfera de competência.
51. Enquanto grau de sigilo é a gradação atribuída a dados,
informações, área ou instalação considerados sigilosos em
decorrência de sua natureza ou conteúdo, sigilo é o segredo; de
conhecimento restrito a pessoas credenciadas; proteção contra
revelação não-autorizada.
52. A classificação de áreas e instalações será feita em razão do seu
espaço físico.
53. São passíveis de classificação como ultra-secretos, dentre
outros, dados ou informações referentes a sistemas, instalações,
programas, projetos, planos ou operações de interesse da defesa
nacional, a assuntos diplomáticos e de inteligência e a planos ou
detalhes, programas ou instalações estratégicos, cujo
conhecimento não-autorizado possa acarretar dano
excepcionalmente grave à segurança da sociedade e do Estado.
54. O Brasil possui legislação federal específica, que autoriza as
atividades de microfilmagem no país, estabelecendo que o
microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos
originais, podendo estes, serem eliminados após a
microfilmagem.
55. Os prazos de duração máxima da classificação para ultra-
secreto, secreto, confidencial e reservado são respectivamente:
quarenta, trinta, vinte e dez anos.
56. Não existe problema em fumar ao manusear documentos.
57. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão
máxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a
microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a
repetição de uma parte da imagem anterior na imagem
subseqüente, de modo que se possa identificar, por
superposição, a continuidade entre as seções adjacentes
microfilmadas.
58. A preservação de documentos é um conjunto de procedimentos
técnicos que visa manter a integridade do acervo.

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
59. O conceito de informação global apareceu quando o socialismo
perdeu seu espaço para o capitalismo.
60. A reprodução do todo ou de parte de documento sigiloso terá o
mesmo grau de sigilo do documento original. A reprodução total
ou parcial de documentos sigilosos controlados condiciona-se à
autorização expressa da autoridade hierarquicamente superior
competente para dispor sobre o assunto.
61. O Código De Classificação De Documentos De Arquivo Para A
Administração Pública e a Tabela de Temporalidade e
Destinação de Documentos de que trata a Resolução nº 14 de 24
de outubro de 2001 constitui-se numa publicação editada pelo
Arquivo Nacional, intitulada Classificação, Temporalidade e
Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-
meio da Administração Pública.
62. O prazo de duração da classificação ultra-secreto poderá ser
renovado indefinidamente de acordo com o interesse da
segurança da sociedade e do Estado.
63. Medidas especiais de segurança são as medidas destinadas a
garantir sigilo, inviolabilidade, integridade, autenticidade,
legitimidade e disponibilidade de dados e informações sigilosos.
Também objetivam prevenir, detectar, anular e registrar ameaças
reais ou potenciais a esses dados e informações.
64. Os titulares de órgãos ou entidades públicos encarregados da
preparação de planos, pesquisas e trabalhos de aperfeiçoamento
ou de novo projeto, prova, produção, aquisição, armazenagem ou
emprego de material sigiloso são responsáveis pela expedição
das instruções adicionais que se tornarem necessárias à
salvaguarda dos assuntos com eles relacionados.
65. O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a
imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 50
(cinqüenta) anos, a contar da data de sua produção.
66. São atribuições dos Arquivistas: recebimento, registro e
distribuição dos documentos, bem como controle de sua
movimentação; classificação, arranjo, descrição e execução de
demais tarefas necessárias à guarda e conservação dos
documentos, assim como prestação de informações relativas aos
mesmos; preparação de documentos de arquivos para
microfilmagem e conservação e utilização do microfone;
preparação de documentos de arquivo para processamento
eletrônico de dados.
67. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produção de
documentos com grau de sigilo ultra-secreto só poderão estar
ligados a redes de computadores seguras, e que sejam física e
logicamente isoladas de qualquer outra.
68. Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução,
mas não é garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução.
69. Os elementos de destinação são a Tabela de Temporalidade e a
Lista de Eliminação.
70. No período de análise durante as atividades do arquivo
permanente é realizado o estudo dos documentos recebidos e no
período de avaliação é verificado o valor probatório ou informativo
dos documentos e são estabelecidos os prazos de vida dos
documentos.
71. Na classificação dos documentos será utilizado, sempre que
possível, o critério mais restritivo possível.
72. Lista de Eliminação é o elemento de destinação que determina os
prazos de permanência dos documentos nos arquivos correntes
e/ou intermediário ou que deverão ser recolhidos para o arquivo
permanente, estabelecendo critérios para microfilmagem ou
eliminação.
73. Entre os agentes físicos que danificam documentos estão a
luminosidade, a temperatura e a umidade e entre os agentes
químicos as tintas, a poluição atmosférica e a acidez do papel.
74. Para o grau ultra-secreto, poderá a autoridade responsável pela
classificação ou autoridade hierarquicamente superior
competente para dispor sobre o assunto, respeitados os
interesses da segurança da sociedade e do Estado, alterá-la ou
cancelá-la, por meio de expediente hábil de reclassificação ou
desclassificação dirigido ao detentor da custódia do dado ou
informação sigilosos.
75. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e
cartórios habilitados nos termos do Decreto nº 1.799, de 30 de
janeiro de 1996.
76. 76.A negativa de autorização de acesso não precisará ser
justificada.
77. Documento Sigiloso Controlado (DSC) é aquele que, por sua
importância, requer medidas adicionais de controle.
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
45
78. O museu é o órgão de documentação
79. O museu é o órgão de documentação que reúne documentos
para preservação dos mesmos em decorrência de seus fins
históricos.
80. Os órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público
promoverão o treinamento, a capacitação, a reciclagem e o
aperfeiçoamento de pessoal que desempenhe atividades
inerentes à salvaguarda de documentos, materiais, áreas,
instalações e sistemas de informação de natureza sigilosa.
81. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as
empresas e cartórios, a que se refere o decreto 1.799, além da
legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registro no
Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será
exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente
Decreto.
82. Poderão ser elaborados extratos de documentos sigilosos, para
sua divulgação ou execução, mediante consentimento expresso:
da autoridade classificadora, para documentos ultra-secretos; da
autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente
superior competente para dispor sobre o assunto, para
documentos secretos; e da autoridade classificadora, destinatária
ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor
sobre o assunto, para documentos confidenciais e reservados,
exceto quando expressamente vedado no próprio documento.
83. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a
exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que
indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de
situação pessoal da parte.
84. Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão
arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada sua saída
sob qualquer pretexto.
85. Dados ou informações sigilosos concernentes a programas
técnicos ou aperfeiçoamento de material somente serão
fornecidos aos que, por suas funções oficiais ou contratuais, a
eles devam ter acesso.
86. A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em
filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de
definição, garantida a segurança e qualidade de imagem e de
reprodução. Será obrigatória, para efeito de segurança, a
extração de filme cópia, do original e fica vedada a utilização de
filmes atualizáveis de qualquer tipo, tanto para a confecção do
original como para a extração de cópias. Com relação ao
armazenamento o filme original deverá ser guardado em local
diferente do seu filme cópia.
87. . A definição do meio de transporte a ser utilizado para
deslocamento de material sigiloso é responsabilidade do detentor
da custódia e deverá considerar o respectivo grau de sigilo. O
material sigiloso poderá ser transportado por empresas para tal
fim contratadas. As medidas necessárias para a segurança do
material transportado serão estabelecidas em entendimentos
prévios, por meio de cláusulas contratuais específicas, e serão de
responsabilidade da empresa contratada.
88. As páginas, os parágrafos, as seções, as partes componentes ou
os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes
classificações.
89. São atribuições dos Arquivistas: planejamento, organização e
direção de serviços de Arquivo; planejamento, orientação e
acompanhamento do processo documental e informativo;
planejamento, orientação e direção das atividades de
identificação das espécies documentais e participação
planejamento de novos documentos e controle de multicópias;
planejamento, organização e direção de serviços ou centro de
documentação e informação constituídos de acervos arquivísticos
e mistos; planejamento, organização e direção de serviços de
microfilmagem aplicada aos arquivos; orientação do
planejamento da automação aplicada aos arquivos; orientação
quanto à classificação, arranjo e descrição de documentos;
orientação da avaliação e seleção de documentos, para fins de
preservação; promoção de medidas necessárias à conservação
de documentos; elaboração de pareceres e trabalhos de
complexidade sobre assuntos arquivísticos; assessoramento aos
trabalhos de pesquisa científica ou técnico-administrativa;
desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente
importantes.
90. A microfilmagem será feita em equipamentos que não garantem a
fiel reprodução das informações, sendo permitida a utilização de
qualquer microforma.
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Cargo ARQUIVISTA

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi 46

91. Os órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público 109. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos
exigirão termo de compromisso de manutenção de sigilo dos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em
seus servidores, funcionários e empregados que direta ou decorrência de suas atividades.
indiretamente tenham acesso a dados ou informações sigilosos. 110. A indicação da classificação de dados ou informações sigilosos
92. A classificação dos documentos quanto à Agência Criadora se deverá constar das capas, se houver, e da primeira página.
divide em Público e Privado. 111. A publicação dos atos sigilosos, se for o caso, limitar-se-á aos
93. Aos órgãos e entidades públicos, bem como às instituições de seus respectivos números, datas de expedição e ementas,
caráter público, a que os contratantes estejam vinculados, cabe redigidas de modo a não comprometer o sigilo.
providenciar para que seus fiscais ou representantes adotem as 112. O titular de órgão ou entidade pública, responsável por projeto ou
medidas necessárias para a segurança dos documentos ou programa de pesquisa, que julgar conveniente manter sigilo sobre
materiais sigilosos em poder dos contratados ou subcontratados, determinado material ou suas partes, em decorrência de
ou em curso de fabricação em suas instalações. aperfeiçoamento, prova, produção ou aquisição, deverá
94. Dados ou informações sigilosos de guarda permanente que forem providenciar para que lhe seja atribuído o grau de sigilo
objeto de desclassificação serão encaminhados à instituição adequado.
arquivística pública competente, ou ao arquivo permanente do 113. O armazenamento de documentos sigilosos, sempre que
órgão público, entidade pública ou instituição de caráter público, possível, não deve ser feito em mídias removíveis.
para fins de organização, preservação e acesso. 114. Durante a etapa de Revisão da microfilmagem serão realizados
95. O decreto de regulamentação determinará, igualmente, quais os todos os testes de controle, assegurando totalmente a qualidade
cartórios e órgãos públicos capacitados para efetuarem a dos filmes gerados.
microfilmagem de documentos particulares bem como os 115. Os mapas, planos-relevo, cartas e fotocartas baseados em
requisitos que a microfilmagem realizada, por aqueles cartórios e fotografias aéreas ou em seus negativos serão classificados em
órgãos públicos devem preencher para serem autenticados, a fim razão da classificação atribuída às fotografias ou negativos que
de produzirem efeitos jurídicos em juízos ou fora dele, quer os lhes deram origem ou das diretrizes baixadas para obtê-las.
microfilmes, quer os seus traslados e certidões originárias. 116. A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel
96. O responsável pela produção ou reprodução de documentos reprodução das informações, sendo permitida a utilização de
sigilosos deverá permanecer de posso de notas manuscritas, qualquer microforma. Em se tratando da utilização de
tipos, clichês, carbonos, provas ou qualquer outro recurso, que microfichas, tanto a original como a cópia terão, na sua parte
possam dar origem a cópia não-autorizada do todo ou parte. superior, área reservada a titulação, a identificação e a
97. Documentos tradicionais, discos e fitas sonoras serão marcados numeração seqüencial legíveis com a vista desarmada, bem
com a classificação devida em local adequado. como fotogramas destinados à indexação.
98. Os agentes responsáveis pela custódia de documentos e
materiais e pela segurança de áreas, instalações ou sistemas de Gabarito
informação de natureza sigilosa sujeitam-se às normas referentes 01. C 02. E 03. E 04. C 05. C 06. C 07. C
ao sigilo profissional, em razão do ofício, e ao seu código de ética 08. E 09. E 10. C 11. E 12. E 13. E 14. E
específico, sem prejuízo de sanções penais. 15. C 16. C 17. E 18. C 19. C 20. C 21. C
99. A classificação de um grupo de documentos que formem um 22. C 23. E 24. E 25. C 26. C 27. C 28. C
conjunto deve ser a mesma atribuída ao documento classificado 29. C 30. E 31. C 32. C 33. E 34. C 35. E
com o mais alto grau de sigilo. 36. E 37. C 38. C 39. C 40. C 41. E 42. C
100. Os dados ou informações sigilosos serão classificados em ultra- 43. C 44. E 45. E 46. C 47. C 48. C 48. C
secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do 50. C 51. C 52. E 53. E 54. C 55. E 56. E
material que forem produzidos. 57. C 58. C 59. C 60. C 61. E 62. C 63. C
101. As infrações, às normas do Decreto 1.799, por parte dos cartórios 64. C 65. E 66. E 67. C 68. E 69. C 70. C
e empresas registrados no Ministério da Justiça sujeitarão o 71. E 72. E 73. C 74. E 75. C 76. E 77. C
infrator, observada a gravidade do fato, às penalidades de 78. C 79. C 80. C 81. C 82. C 83. C 84. C
advertência ou suspensão do registro, sem prejuízo das sanções 85. C 86. C 87. C 88. C 89. C 90. E 91. C
penais e civis cabíveis. No caso de reincidência por falta grave, o 92. E 93. C 94. C 95. C 96. E 97. C 98. C
registro será temporariamente cassado.] 99. C 100. C 101. E 102. E 103. C 104. E 105. C
102. A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas 106. E 107. E 108. E 109. C 110. E 111. C 112. C
e de caráter público será realizada mediante autorização da 113. E 114. E 115. E 116. C
CONARQ, na sua específica esfera de competência.
103. São considerados originariamente sigilosos, e serão como tal
classificados, dados ou informações cujo conhecimento irrestrito TESTE 3
ou divulgação possa acarretar qualquer risco à segurança da
sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao Prova MPU 2004 Cargo Arquivologista
resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da
honra e da imagem das pessoas. 41. Considerando a polissemia do termo arquivo, assinale qual
104. Os agentes exteriores que danificam os documentos são dos das assertivas abaixo não corresponde a uma de suas definições.
tipos físicos, químicos, biológicos, ambientais e humanos. a) Conjunto de documentos colecionados por pessoas físicas ou
105. A marcação, ou indicação do grau de sigilo deverá ser feita em jurídicas, públicas ou privadas, ao longo de sua existência.
todas as páginas do documento e nas capas, se houver. As b) Acumulação ordenada de documentos criados por uma instituição
páginas serão numeradas seguidamente, devendo cada uma ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a
conter, também, indicação do total de páginas que compõem o consecução de seus objetivos políticos, legais e culturais.
documento. O DSC também expressará, nas capas, se houver, e c) Documentos produzidos ou usados no curso de um ato
em todas as suas páginas, a expressão "Documento Sigiloso administrativo ou executivo de que são parte constituinte.
Controlado (DSC)" e o respectivo número de controle. d) Entidade administrativa responsável pela custódia, pelo tratamento
106. Atestado é o documento que atesta que algo aconteceu de documental e pela utilização dos arquivos.
acordo com o que já se encontrava registrado em outro e) Edifício onde são guardados os arquivos.
documento, emanado de autoridade pública.
107. Entende-se como oficial o uso de código, cifra ou sistema de 42. Corpo de conceitos e métodos, originalmente desenvolvidos
digitação no âmbito de órgãos e entidades públicos e instituições nos séculos XVII e XVIII, com o objetivo de provar a autenticidade
de caráter público. É vedada a utilização para outro fim que não e a fidedignidade dos documentos.
seja em razão do serviço. Essa definição corresponde ao conceito de:
108. A classificação no grau secreto é de competência das seguintes a) paleografia. b) sigilografia. c) arquivologia.
autoridades: Presidente da República; Vice-Presidente da b) filologia. e)diplomática.
República; Ministros de Estado e equiparados; e Comandantes
da Marinha, do Exército e da Aeronáutica.
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Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi 47

43. Assinale a opção que não se caracteriza como atividade de 50. Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são
gestão de documentos: estudados, eles podem ser classificados segundo:
a) Inspeção b) Avaliação c) Destinação a) as entidades mantenedoras.
d) Descrição e) Eliminação b) a tipologia documental.
c) os estágios de sua evolução.
44. O Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, d) a extensão de sua atuação.
criado pelo Decreto nº 4.915, de dezembro de 2003, tem por e) a natureza dos documentos.
finalidade:
I) disseminar normas relativas à gestão de documentos de 51. Entre as atividades apresentadas a seguir, assinale aquela
arquivo. que não corresponde a uma atividade desenvolvida nos serviços
II) racionalizar a produção da documentação arquivística de protocolo:
pública. a) Registro b) Avaliação c) Autuação
III) racionalizar e reduzir os custos operacionais e de d) Expedição e) Recebimento
armazenagem da documentação arquivística pública.
IV) preservar o patrimônio documental arquivístico da 52. Conforme consta na obra Arquivo: teoria e prática, de
administração pública federal. Marilena Leite Paes, receber de vários setores documentos a
A quantidade de itens corretos é igual a: serem redistribuídos é uma rotina característica de:
a) 0. b) 1. c) 2. a) protocolo. b) arquivo corrente.
d) 3. e) 4. c) arquivo intermediário. d) arquivo permanente.
e) sala de consulta.
45. O levantamento da produção documental é realizado pelas
organizações interessadas em obter dados sobre os documentos 53. Observe o quadro abaixo:
produzidos por suas unidades e permite diagnosticar problemas
existentes na gestão de documentos. Assim sendo, as
informações relacionadas a seguir são fundamentais para a
definição de um quadro geral, exceto:
a) produtor do documento.
b) trâmite cumprido pelo documento.
c) localização de vias e cópias.
d) quantificação do acervo.
e) freqüência de uso.

46. Das atividades abaixo, assinale a que não se caracteriza como

atividade de arquivo corrente.
a) Análise b) Ordenação c) Descrição
d) Arquivamento e) Empréstimo

47. Os documentos de segunda idade são aqueles:

a) que retratam a origem da entidade, o seu procedimento e o seu
funcionamento.
b) que se conservam junto aos órgãos produtores em razão da
freqüência com que são consultados.
c) que aguardam em depósito de armazenamento temporário sua
destinação final.
d) que exigem medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e
acesso ao público.
e) reunidos de acordo com um critério de arranjo preestabelecido.
48. Tendo em vista a gestão dos arquivos correntes, julgue os
itens apresentados:
I) São aqueles cujos documentos encontram-se em curso ou
que, mesmo sem movimentação, são objeto de consultas
freqüentes.
II) Seus documentos apresentam valor primário e secundário,
podendo ser, o valor secundário, probatório ou informativo.
III) Seus documentos não estão sujeitos a empréstimo,
devendo ser copiados quando do pedido de informação.
IV) Os documentos de natureza ostensiva deverão ser abertos
e analisados, os de natureza sigilosa serão encaminhados aos
chefes de serviço.
A quantidade de itens corretos é igual a:
a) 0 . b) 1. c) 2.
d) 3 . e) 4.
49. Com relação ao Código de Classificação de Documentos de
Arquivo da Resolução nº 14 do Conselho Nacional de Arquivos –
CONARQ é incorreto afirmar que:
a) o modelo de código adotado baseia-se no sistema decimal de
classificação.
b) os assuntos correspondem a funções, atividades, espécies e tipos
documentais.
c) os códigos numéricos refletem a hierarquia funcional do órgão,
partindo-se do geral para o particular.
d) os grupos e subgrupos correspondem às divisões mais genéricas
do código.
e) as classes são representadas por um número inteiro composto de
três algarismos.
De acordo com a obra Arquivo: teoria e prática, de Marilena Leite
Paes, a forma de ordenação adotada no exemplo acima
corresponde à:
a) duplex . b) enciclopédica. c) alfabética.
d) dicionária e) decimal.
54. Nas operações de destinação propostas por T. R.
Schellenberg, na obra Arquivos Modernos, não consta:
a) a doação. b) a destruição.
c) a microfilmagem. d) a transferência.
e) o recolhimento.
55. T. R. Schellenberg, em sua obra Arquivos Modernos, elabora
várias recomendações a serem consideradas quando da
avaliação documental. Assinale a opção que não corresponde a
uma recomendação do autor:
a) Os padrões para a avaliação não devem ser encarados como
absolutos ou finais.
b) O arquivista deve avaliar o acervo em partes, baseando- se nas
unidades administrativas do órgão, separadamente.
c) O arquivista deve aplicar os padrões de avaliação com moderação
e bom senso. Não deve conservar nem demais nem de menos.
d) Na avaliação de documentos sobre assuntos que não domine o
arquivista deverá buscar o auxílio de especialistas na área.
e) O arquivista pode usar diferentes critérios na avaliação de
documentos de diferentes períodos históricos.
56. Quanto ao prazo precaucional utilizado para a definição de
prazos de guarda de documentos de arquivo, é correto afirmar
que:
a) se relaciona ao valor secundário.
b) ocorre durante a vigência do documento.
c) se cumpre no arquivo corrente.
d) pressupõe a garantia de direitos.

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
e) se define durante a tramitação.
57. Assinale a opção incorreta.
a) Escritura é um documento diplomático, testemunhal, de
assentamento, notarial.
b) Instrução normativa é um documento diplomático dispositivo
normativo.
c) Edital é um documento não-diplomático, de convocação,
informativo.
d) Norma é um documento não-diplomático, informativo.
e) Ofício é um documento diplomático, informativo.
58. Com relação à análise diplomática dos documentos de
arquivo é correto afirmar que :
a) o conjunto de elementos internos é o que dá ao documento o
aspecto que corresponde à sua função.
b) a estrutura física de um documento é um elemento interno
considerado na análise diplomática.
c) na perspectiva diplomática os documentos normativos podem ser
de assentamento ou de ajuste.
d) os documentos enunciativos são opinativos e visam fundamentar
uma resolução.
e) os caracteres internos relacionam-se à forma, ao formato e ao
gênero.
59. O processo que consiste na ordenação dos documentos em
fundos, na ordenação das séries dentro dos fundos e, se
necessário, dos itens documentais dentro das séries é
a) a catalogação. b) o arranjo.
c) a análise. d) a avaliação.
e) a descrição.
60. Para efeito da aplicação da ISAD, nível de descrição é :
a) a posição da unidade de descrição na hierarquia do fundo.
b) o código que pode ser utilizado para pesquisar, identificar e
localizar uma descrição.
c) o termo mais amplo que abrange qualquer descrição arquivística.
d) a representação de uma unidade de descrição e de suas partes
componentes.
e) a subdivisão de um fundo, compreendendo um conjunto de
documentos relacionados entre si.
61. Com relação à operação de arranjo, é incorreto afirmar que:
a) se resume na ordenação dos conjuntos documentais
remanescentes das eliminações.
b) a ordenação adotada no arranjo pode ser temática, cronológica ou
geográfica.
c) o princípio do respeito aos fundos é o norteador da sistemática de
arranjo.
d) é uma operação, ao mesmo tempo, intelectual e material.
e) o processo do arranjo se inicia a partir do recolhimento.
62. Um programa de gestão de documentos eficiente prevê a
gestão dos acervos e dos recursos nela empregados. Isso
implica planejar a distribuição prévia das áreas de depósito,
indicando a utilização atual e futura dos espaços disponíveis.
Conforme o Dicionário de Terminologia Arquivística da
Associação dos Arquivistas de São Paulo, esse planejamento
consubstancia-se no plano de:
a) destinação. b) arquivamento.
c) armazenamento. d) classificação.
e) descrição.
63. Quanto aos instrumentos de pesquisa utilizados nos
arquivos, assinale a opção incorreta.
a) O inventário é o instrumento que descreve conjuntos ou unidades
documentais na ordem em que foram arranjados.
b) No catálogo a descrição exaustiva ou parcial de um fundo toma por
base a série documental.
c) O guia de arquivo tem por finalidade oferecer informações básicas
sobre um ou mais arquivos e seus fundos.
d) Um inventário pode contemplar um fundo inteiro, uma série, parte
dela ou mesmo uma unidade de arquivamento.
e) O repertório é um instrumento de pesquisa que seleciona
documentos pertencentes a um ou mais fundos e os descreve
minuciosamente.
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
48
64. A norma geral internacional de descrição arquivística – ISAD
contém regras gerais para descrição que podem ser aplicadas
independentemente da forma ou do suporte dos documentos.
Assinale qual das assertivas abaixo não se configura como
objetivo do processo de descrição.
a) Assegurar a criação de descrições consistentes, apropriadas e
auto-explicativas.
b) Facilitar a recuperação e a troca de informação sobre documentos
arquivísticos.
c) Possibilitar a elaboração de catálogos e inventários eletrônicos.
d) Possibilitar o compartilhamento de dados de autoridade.
e) Possibilitar a integração de descrições de diferentes arquivos num
sistema unificado de informação.
65. Estão relacionados, a seguir, os elementos essenciais de um
programa descritivo. Assinale o que não se caracteriza como tal.
a) Deve-se traçar o programa descritivo de modo que se preste
informação imediata sobre todos os documentos do repositório.
b) Deve-se traçar o programa descritivo de modo que forneça a
informação necessária sobre os documentos.
c) Deve-se traçar um programa descritivo que facilite o uso dos
documentos.
d) Deve-se traçar o programa descritivo de modo que se forneça
informação pormenorizada dos documentos.
e) Os meios de busca preparados no curso do programa descritivo
devem ser facilmente acessíveis aos consulentes.
66. Com relação aos guias de arquivo é incorreto afirmar que:
a) um guia de arquivo deve conter uma descrição sumária dos fundos
que compõem seu acervo.
b) um guia de arquivo deve conter indicação dos instrumentos de
pesquisa de que dispõe.
c) um guia de arquivo deve conter dados sobre localização e
funcionamento do arquivo.
d) o guia é, preferencialmente, o primeiro instrumento de pesquisa a
ser produzido por um arquivo.
e) o guia de arquivo deve abordar conjuntos documentais já
organizados e acessíveis ao público.
67. O instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou
parcial de um fundo, ou de uma ou mais de suas subdivisões,
toma por base a peça documental, respeitada ou não a ordem de
classificação é o:
a) catálogo. b) inventário. c) guia.
d) repertório. e) índice.
68. Ao organizar um acervo, o arquivista pode selecionar
documentos referentes a um tema que julga importante, para
descrever pormenorizadamente. O instrumento de pesquisa
resultante dessa descrição chama-se:
a) inventário analítico . b) inventário sumário.
c) índice. d) repertório.
e) guia.
69. Entre os serviços educativos oferecidos à sociedade pelos
arquivos públicos, inclue(m)-se:
I) o atendimento a alunos isolados ou a grupos.
II) a divulgação de reproduções de documentos e publicações.
III) as exposições de originais no recinto do arquivo.
IV) a aula prática com a adoção de documentos.
A quantidade de itens certos é igual a:
a) 0. b) 1. c) 2. d) 3. e) 4.
70. O Sistema Nacional de Arquivos – SINAR tem como uma de
suas competências:
a) promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e
privados, bem como desenvolver atividades censitárias referentes
a arquivos.
b) recomendar providências para a apuração e a reparação de atos
lesivos à política nacional de arquivos públicos e privados.
c) implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma
a garantir a integridade do ciclo documental.
d) estimular programas de gestão e de preservação de documentos
públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e
municipal.
e) zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais
que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos.
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arquivísticas. Conforme disposto no referido documento, a
71. São membros conselheiros do Conselho Nacional de concepção do website deve prever sua utilidade para usuários
Arquivos – CONARQ, exceto, das seguintes áreas:
a) dois representantes do SINAR. I) atendimento ao cidadão.
b) um representante do Arquivo Nacional. II) educação.
c) dois representantes dos arquivos públicos estaduais e do Distrito III) usuário interno.
Federal. IV) pesquisa científica.
d) um representante das instituições mantenedoras de curso superior A quantidade de itens certos é igual a
de arquivologia. a) 0. b) 1. c) 2. d) 3. e) 4.
e) três representantes de instituições que congreguem profissionais
que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso 77. A partir de 1º de janeiro de 2001, os atos normativos de
a fontes documentais. competência dos órgãos do Poder Executivo passaram a ser
recebidos na Casa Civil da Presidência da República, por meio
72. Na entrada de acervos arquivísticos no Arquivo Nacional, por eletrônico. A transmissão desses documentos, assinados
meio de transferência ou recolhimento, caberá ao órgão detentor eletronicamente pela autoridade competente, deve ser feita por
do acervo: sistema que lhes garanta:
a) compor grupo de trabalho, para orientar as atividades inerentes à I) a autenticidade.
transferência e recolhimento. II) a integridade.
b) elaborar termo de transferência ou de recolhimento do acervo a ser III) a retratabilidade.
transferido ou recolhido. IV) a recusabilidade.
c) elaborar a listagem descritiva. A quantidade de itens certos é igual a:
d) programar o período de transferência ou de recolhimento. a) 0. b) 1. c) 2. d) 3. e) 4.
e) elaborar relatório e parecer técnico sobre a organização do acervo.
78. Entre as atividades de conservação, assinale a que
73. De acordo com a Resolução nº 19 do Conselho Nacional de corresponde à utilização de agentes químicos para a destruição
Arquivos – CONARQ, as pessoas jurídicas de direito privado de insetos e microorganismos que causam danos aos
sucessoras de empresas públicas, detentoras de documentos documentos.
públicos devem garantir a sua preservação e acesso, procedendo a) Laminação b) Umidificação c) Higienização
às seguintes atividades arquivísticas: d) Desacidificação e) Fumigação
I) identificação.
II) avaliação. 79. Os materiais fotográficos, para uma conservação adequada,
III) acondicionamento. devem estar em contato com invólucros de boa qualidade. Tendo
IV) restauração. em vista os padrões de qualidade, julgue os itens abaixo.
A quantidade de itens certos é igual a: I) As embalagens plásticas devem ser de poliéster, polietileno
a) 0. b) 1. c) 2. d) 3. e) 4. de alta densidade e polipropileno.
II) Os papéis usados para o acondicionamento devem ser
74. De acordo com a legislação vigente, na microfilmagem de neutros, com pH próximo ao 7,0.
documentos cada série será sempre precedida de imagem de III) O mobiliário deve ser de aço. Não devem ser usados móveis
abertura, com os seguintes elementos: ou prateleiras de madeira.
I) registro da empresa no Ministério da Indústria e do IV) A área de armazenamento deve ser climatizada. Paredes,
Comércio. pisos e tetos devem ter acabamento inerte.
II) ordenação, identificação e resumo da série de documentos A quantidade de itens certos é igual a:
a serem microfilmados. a) 0. b) 1. c) 2. d) 3. e) 4.
III) identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada e
do grau de redução. 80. Assinale a assertiva correta com relação à conservação e
IV) informações sobre o estado de conservação dos preservação adequada dos acervos arquivísticos.
documentos originais. a) Um meio simples e seguro de destruir a infestação por insetos é
O número de itens certos é igual a: submeter o material a congelamento.
a) 0. b) 1. c) 2. d) 3. e) 4. b) Os extintores de incêndio devem empregar substâncias líquidas e
ser instalados em locais bem visíveis.
75. De acordo com a Resolução nº 10 do Conselho Nacional de c) Os documentos textuais, em suporte papel, devem ser guardados
Arquivos – CONARQ baseada na ISO 9878/1990, assinale qual na posição horizontal, em estantes e em ambientes bem
dos símbolos utilizados na microfilmagem de documentos ventilados.
arquivísticos corresponde à informação original ilegível. d) Os documentos atacados pelo mofo devem ser expostos ao sol
para secagem e depois aspirados.
e) Na identificação das caixas, devem ser usadas etiquetas auto-
adesivas e tintas hidrográficas.

Gabarito
41. A 42. E 43. D
44. E 45. C 46. C
47. C 48. B 49. D
50. B 51. B 52. A
53. B 54. A 55. B
56. D 57. E 58. D
59. B 60. A 61. B
62. C 63. B 64. C
65. D 66. E 67. A
68. D 69. E 70. C
71. A 72. C 73. E
74. C 75. A 76. D
77. C 78. E 79. E
80. A

76. Em dezembro de 2002, o Arquivo Nacional divulgou diretrizes TESTE 04

gerais para a construção de websites de instituições PROVA FURNAS - 2005
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21. O instrumento de pesquisa que possui uma relação metódica de
documentos pertencentes a um ou mais fundos. que são descritos de A) duplex
forma sumária ou detalhada, denomina-se: B) soundex
A) Guia C) variadex
B) Índice D) por assunto
C) Catálogo E) alfanumérico
D) Indexação
E) Repertório 30. O conjunto de documentos reunidos por processo de acumulação
ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou
22. O sistema mais adequado ao tratamento de processos é o: privadas, e conservados em decorrência de seu valor, denomina-se:

A) Dígito-terminal A) inventário
B) Geográfico B) arquivo
C) Alfabético C) depósito
D) Unitermo D) arranjo
E) Numérico E) maço

23. Entre as causas intrínsecas que deterioram o papel, encontra-se 31. Q grupo de documentos, pastas ou dossiês, reunidos por se
a: relacionarem uma atividade específica, denomina-se:

A) ar A) Ordenação
B) Luz B) processo
C)Lignina C) Índice
D) umidade D) fundo
E) poluição E) Série

24. Considerando o arquivamento geográfico, por Estado, a alternativa 32. Dentre os documentos relacionados. aqueles que devem ter
que virá primeiro no método de alfabetação: guarda permanente são:

A) Amazonas - Manaus - A. Barros A) pedidos de férias

B) Paraná - Curitiba - Adão Barros B) minutas de reuniões
C) Paraná - Apucarana - Abdul Barros C) convite\ para eventos
D) Paraná - Arapongas - Alfredo Barros D) relatórios da instituição
E) Amazonas - Itacoatiara - Albeno Barros E) contratos de manutenção

25. Em preservação a tecnologia que reproduz e torna acessíveis 33. A tecnologia que utiliza armazenagem, armazenagem,
materiais de pesquisa desconhecidos ou em desuso em seu local de transmissão e recuperação em sistemas computadorizados, chama-
origem, denomina-se: se:

A) restauração A) Descontextualização
B) inforrnática B) sistematizaçáo
C) Radiod i fusão C) workstation
D) Masterização D) Digitalização
E) mcrofilrnagern E) Microforma

26. Para tornar o papel impermeabilizado, deve-se proceder a etapa 34. Na avaliação de documentos deve-se levar em consideração,
de: primeiramente, o seguinte valor:

A) reencolagem A) Classificatório
B) Entelamento B) Metodológico
C) Obturação C) informativo
D) Secagem D) probatório
E) Enxerto E) secundário

35. A elaboração de um plano de arquivo requer que, primeiramente,

27. No método enciclopédico, os assuntos são grupados sob títulos se conheça a seguinte variável:
gerais. A alternativa que inicia o fichamento é:
A) armazenagem documental
B) estrutura organizacional
A) livros C) jurisdição arquivística
B) periódicos D) tipologia documental
C) Impressão E) coordenação central
D) exposições
E) Publicações 36. A m ã o g m a tarefa típica dos arquivos classificados como:
28. O conjunto de procedimentos e operações técnicas que permite a A) administrativos
tramitação, uso, avaliação e destinação de documentos é conhecido B) intermediários
como sistema de: C) permanentes
D) correntes
A) protocolo eletrônico E) setoriais
B) informação gerencial
C) preservação de documentos 37. O aumento da resistência contra a deterioração do papel, e que o
D) Gerenciamento arquivístico torna mais flexível e durável à ação de insetos e mofos, é conseguido
E) Gerenciamento de informação pelo processo de:
29. O método que se divide em classes e parte do gênero para a A) laminação
espécie e, em seguida, para os pormenores, denomina-se: B) climatização
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C) higienização a) Estabelecer a origem, diretrizes e normas de todas as instruções
D) umidificação originadas pela organização.
E) Magnificação b) Estabelecer a finalidade do uso de cada formulário.
c) Definir a origem documentada de cada processo.
d) Estabelecer as diretrizes e princípios legais de cada operação.
38. A unidade de controle de extensão dos arquivos, tomando-se por e) Estabelecer normas e procedimentos orientados de todas as
base o espaço ocupado pelos documentos nas estantes, denomina- comunicações de caráter normativo.
se:
25. Considere as seguintes alternativas com relação ao arranjo físico
A) metro quadrado em estudos de layout.
B) Metro linear I – O layout em corredor incentiva as relações de grupo.
C) metro cúbico II – O layout em corredor economiza o espaço perdido na distribuição
D) côvado das salas.
E) jarda III – O layout em espaço aberto não prevê espaço perdido na
distribuição das salas.
39. A saliência que fica na parte superior da guia é denominada: IV – O layout em espaço aberto é encontrado em grandes áreas, com
grande concentração de pessoas.
A) guia divisória V – O layout panorâmico é diferente da simples colocação de
B) projeção divisórias.
C) notação Quais estão corretas?
D) jaqueta a) Apenas a I, a II e a III.
E) ilhó b) Apenas a I, a IV e a V.
c) Apenas a II, a III e a IV.
d) Apenas a II, a III e a V.
40. A eliminação de documentos em papel, através da imersão em e) Apenas a III, a IV e a V.
líquido, é feita pelo seguinte processo:
27. Um bom serviço de microfilmagem pressupõe, em primeiro lugar,
A) alienação a) Instalações adequadas para arquivamento da documentação.
B) incineração b) Um estudo de viabilidade econômica.
C) maceração c) A contratação de serviços de terceiros.
D) encapsulação d) A execução de todas as fases da microfilmagem.
E) fragmentação e) A organização arquivística dos documentos.

28. A elaboração de um projeto de arquivos divide-se em três partes.

TESTE 05
CÂMARA MUNICIPAL DE VEREADORES
DE SANTA MARIA – 2003
21. Schellenberg propôs a Teoria das Três Idades que,
modernamente, modernamente tem sido usada para avaliação
documental. Segundo esta teoria, os Arquivos dividem-se em
a) principais, intermediários e históricos
b) ativos, inativos e permanentes
c) correntes, inativos e históricos
d) correntes, intermediários e permanentes
e) correntes, permanentes e históricos
22. Lodolini formulou uma proposta de Quatro Idades, segundo as
quais os arquivos devem ser divididos em
a) correntes, arquivos de depósito, pré-arquivos e pós-arquivos.
b) correntes, arquivos administrativos, pré-arquivos e arquivos.
c) Correntes, arquivos de depósito, pré-arquivos e pós-arquivos
d) Ativos, inativos, arquivos de depósito e pós-arquivos.
e) Ativos, inativos, arquivos administrativos e pré-arquivos.
23. Com base na idéia da gestão da informática, os teóricos da
arquivística tradicional foram reinterpretados por outros autores. A
partir daí, foi proposta uma releitura em dois graus.
Considere os seguintes fatores e identifique os graus
I – Entender os fundos como acervos acumulados por uma entidade,
co documentos de valores primários e secundários.
II – Obedecer à ordem original, considerando a classificação original
aceitável.
III – Considerar o ciclo de vida dos documentos.
IV – Considerar a existência da idade intermediária dos documentos.
V – Discutir o período da atividade, definindo prazos para os
documentos.
Quais estão corretas?
a) Apenas a I e a II.
b) Apenas a II e a V.
c) Apenas a III e a IV.
d) Apenas a III e a V.
e) Apenas a IV e a V.
24. O objetivo de um manual de normas é
Considerando os seguintes passos, identifique quais partes compõe o
projeto de arquivos:
I – Uma síntese da situação real.
II – Uma análise e um diagnóstico da situação.
III – O organograma e o fluxograma de trabalho.
IV – Uma campanha de sensibilização para o uso correto do arquivo.
V – A redação do plano, propriamente dito.
Quais estão corretas?
a) Apenas a I, a II e a III
b) Apenas a I, a II e a V.
c) Apenas a I, a III e a IV.
d) Apenas a II, a IV e a V.
e) Apenas a III, a IV e a V.
29. O Sistema Nacional de Arquivos, de 1994, que dispõe sobre a
política nacional de arquivos públicos e privados, estabelece a
ordenação da malha arquivística pública do país. Os arquivos
municipais, referidos nessa legislação, incluem os arquivos do:
a) Poder Executivo e Poder Judiciário.
b) Poder Legislativo e Secretarias.
c) Poder Judiciário e Poder Legislativo.
d) Poder Executivo e Secretarias.
e) Poder Executivo e Poder Legislativo.
30. Os documentos diplomáticos são de natureza
a) Universal, que estabelecem as relações jurídicas entre a parte e o
todo.
b) Estritamente jurídica, que refletem, no ato escrito,as relações
políticas, legais, sociais e administrativas entre o Estado e os
cidadãos.
c) Administrativa, que atentam para a semelhança do procedimento
administrativo.
d) Jurídica, que observam a unidade de procedência dos documentos.
e) Orgânico-funcional da instituição geradora.
31. O princípio norteador da fixação de fundos de arquivos é:
a) O orgânico-estrutural.
b) A justaposição de documentos de determinado fundo.
c) A análise das atividades-fim da entidade-objeto de sua pesquisa.
d) O conjunto das funçõs que justificam a existência do departamento
que lhe equivale.
e) A identidade dos diferentes tipos documentais.

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32. A Tabela de Temporalidade oferece várias indicações.
Considerando as seguintes indicações, quais são pertinentes a essa
tabela?
I – A unidade a que se refere.
II – A área responsável pelo documento.
III – O destino de cada tipo de documento, após o prazo indicado.
IV – A localização física do documento.
V – Cada série documental gerada.
Quais estão corretas?
a) Apenas a I, a II e a III.
b) Apenas a I, a III e a V.
c) Apenas a II, a III e a IV.
d) Apenas a II, a IV e a V.
e) Apenas a III, a IV e a V.
33. Entende-se por documento ostensivo o
a) Documento reservado.
b) Documento liberado de classificação de segurança.
c) Documento sigiloso.
d) Documento sem qualquer restrição de acesso.
e) Documento ultra-secreto.
34. As massas documentais acumuladas são acervos compostos por
documentos que compõe as chamados
a) arquivos setoriais.
b) arquivos históricos.
c) arquivos mortos.
d) arquivos correntes.
e) arquivos pré-históricos.
35. Considerando as seguintes classificações, indique as que são
mais comumente utilizadas no Brasil.
I – possibilidade de eliminação de documentos.
II – inúmeros assuntos e dossiês fragmentários.
III – Ordem numérico-cronológica, geográfica ou nominal.
IV – critérios científicos definidos pelo classificador.
V – ordem cronológica de recebimento e envio de espécies
documentais.
Quais estão corretas?
a) Apenas a I, a II e a III.
b) Apenas a I, a IV e a V.
c) Apenas a II,a III e a IV.
d) Apenas a II, a III e a V.
e) Apenas a III, a IV e a V.
36. De acordo com a NBR-10.519/88 – Critérios de Avaliação de
Documentos de Arquivo,é no Arquivo corrente que se efetiva a
aplicação de critérios de avaliação para destinguir não só os
documentos de eventual valor, como aqueles que det~em valor
informativo probatório. Esta avaliação, segundo a mesma norma, é
realizada a partir da
a) Teoria das Quatro Idades
b) Prévia seleção dos documentos.
c) Operação de passagem de documentos.
d) Listagem dos documentos de arquivo intermediário.
e) Teoria das Três Idades.
37. A NBR-10.519/88 – Critérios para Avaliação de Documentos de
Arquivo, ao referir-se à valoração dos documentos, menciona o valor
administrativo e o valor histórico. Uma das questões a ser formulada
em relação ao valor histórico dos documentos é se eles
a) Apresentam relações relevantes sobre o tema abordado.
b) São originais.
c) Referem-se às diretrizes da instituição.
d) Encontram-se em estado de conservação satisfatório.
e) Apresentam lacunas suscetíveis de comprometer
compreensão.
38. Schellenberg, ao referir-se aos valores dos documentos públicos
modernos, identifica valores primários e secundários. Os valores
secundários de documentos oficiais são analisados em relação a dois
aspectos, como:
a) Valores probatórios e históricos.
b) Valores probatórios e informativos.
c) Valores históricos e administrativos.
d) Valores administrativos e informativos.
e) Valores administrativos e probatórios.
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39. Na tipologia documental, genericamente identificada como atos e
outros documentos normativos incluem-se:
a) Acordos, convênios e estatutos.
b) Acordos, processos e instruções.
c) Contratos, despachos e convênios.
d) Portarias, despachos e processos.
e) Editais, manuais e ordens de serviço.
40. O Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a
Administração Pública, editado pela Resolução n.º 4/96, do Conselho
Nacional de Arquivos, é um instrumento de trabalho relativo às
atividades-meio. Possui duas classes comuns a todos os seus órgãos.
São elas:
a) Administração Geral e Material.
b) Organização e Funcionamento e Assuntos Diversos.
c) Assuntos de Pessoal e Comunicação.
d) Administração Geral e Diversos.
e) Organização e Funcionamento e Patrimônio.
41. A Lei n.º 6.546, de 4 de julho de 1978, estabelece como uma das
atribuições do Arquivista:
a) A preparação de documentos de arquivo para processamento
eletrônico de dados.
b) O recebimento, o registro e a distribuição dos documentos, bem
como o controle de sua movimentação.
c) O assessoramento aos trabalhadores de pesquisa científica ou
técnico-administrativa.
d) A preparação de documentos de arquivos para microfilmagem e a
conservação e utilização do microfilme.
e) A classificação, o arranjo, a descrição e a execução do processo
de guarda e de conservação dos documentos, assim como a
prestação de informações relativas a estes.
42. O papel dos arquivos estaduais, junto aos municípios, é de
estimular a organicidade dos acervos locais, permitindo à comunidade
o acesso a uma informação global. Para que exista organicidade são
fundamentais:
a) A coordenação e o levantamento dos arquivos no âmbito
municipal.
b) A localização e o levantamento sistemático dos acervos no âmbito
municipal.
c) A capacitação técnica e o estabelecimento de relações verticais
com os municípios.
d) A localização e a coordenação dos acervos do município.
e) A capacidade técnica e o levantamento metodológico dos acervos
municipais.
43. O crescente desenvolvimento das Tecnologias da Informação,
aplicadas aos arquivos, requer do profissional arquivista uma especial
atenção a três aspectos. Identifique-os abaixo:
I – A busca de informações em uma única base de dados.
II – O uso restrito do meio eletrônico para a difusão de informações.
III – A necessidade de adoção de normas e padrões intercambiáveis.
IV – A importância dos sistemas de correio eletrônico.
V – O uso do meio eletrônico para a descrição arquivística.
Quais estão corretas?
a) I, II e III.
b) I, III e V.
c) II, III e IV.
d) II, IV e V.
e) III, IV e V.
44. Por correspondência oficial entende-se aquela
a) Que trata de assunto de serviço ou de interesse específico das
sua atividades de uma instituição.
b) De interesse pessoal de servidores de uma instituição.
c) Recebida e enviada entre órgãos da mesma instituição.
d) Trocada entre uma instuituição e outras entidades públicas e
privadas.
e) Trocadas entre instituições públicas e pessoas físicas.
45. Segundo Heloísa Bellotto, a avaliação de documentos públicos de
Terceira Idade Envolve dois aspectos fundamentais: o valor e a idade
do documento. Sobre a idade do documento é possível afirmar que
ela deve ser fixada:
a) em mais de 30 anos da data de criação.
b) em até 25 anos após a data de criação.
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c) em 25 ou 30 anos após a data de criação.
d) entre 20 e 25 anos da data de criação. 28. Considere as seguintes finalidades:
e) a critério de cada instituição. I – Desenvolver uma coleção permanente das mais importantes
gravações de música, literatura, entrevistas e assuntos públicos.
II – Fiscalizar o cumprimento dos direitos autorais de músicos,
TESTE 06 produtores e arranjadores.
TVE-RS III – Produzir gravações de interesse do público em geral.
IV – Cadastrar músicos e compositores relacionados ao seu acervo.
21. Considere as seguintes características: V – Preservar e colocar as gravações ao alcance dos interessados e
I – autenticidade. do público em geral.
II – estruturabilidade. Quais destas finalidades são pertinentes a uma fonoteca?
III – unicidade. a) Apenas a I e a III.
IV – atualidade. b) Apenas a I e a II.
V – Organicidade. c) Apenas a II e a IV.
Quais destas são características dos registros documentais d) Apenas a III e a V.
arquivísticos? e) Apenas a I e a V.
a) Apenas a I, a II e a III.
b) Apenas a II e a III. 29. Considere as seguintes especificações:
c) Apenas a I, a III e a V. I – Números-limite que demarcam os registros gravados.
d) Apenas a II, a IV, e a V. II – Título.
e) Apenas a I, a II e a V. III – Data da gravação.
IV – Assunto.
22. Considere os Seguintes tipos de sistemas: V – Tempo de duração dos registros gravados.
I – Sistema de classificação e codificação de documentos. Quais são especificações técnicas para fins de arquivamento de fitas
II – Sistema de controle do ciclo de vida de documentos. audiomagnéticas?
III – Sistema de descrição de documentos. a) Apenas a II, a III e a IV.
IV – Sistema de transferência remota de documentos. b) Apenas a I, a III e a V.
V – Sistema de acesso a documentos eletrônicos. c) Apenas a I, a IV e a V.
Em um arquivo, o processo de gestão de documentos implica em d) Apenas a III, a IV e a V.
quais destes sistemas? e) Apenas a I, a II e a III.
a) Apenas o I, o III e o IV.
b) Apenas o II, o IV e o V. 31. Por digitalização entende-se:
c) Apenas o I, o IV e o V. a) a captura de uma imagem em um sistema digital.
d) Apenas o I, o II e o III. b) o processamento de uma imagem em um sistema analógico.
e) E Apenas o I, o II e o V. c) a captura de uma imagem em um sistema analógico.
d) a representação de uma imagem em um sistema digital.
24. O hipertexto consiste: e) a representação de uma imagem em um sistema analógico.
a) num conjunto de documentos digitais primários e/ou secundários
disponíveis apenas através da Internet. 37. As obras ou fontes de referência são ferramentas da pesquisa
b) numa coleção de documentos organizados cronologicamente e documental. São consideradas obras de referência:
relacionados através de links que facilitam a consulta. a) bibliografias, guias turísticos e revistas.
c) num conjunto ordenado de texto, imagem e som, disponíveis b) livros, enciclopédias e teses.
através de mídias óticas. c) dicionários, enciclopédias e guias.
d) num sistema multimídia com documentos em texto encadeados d) dissertações, folhetos e repertórios.
eletronicamente. e) anuários, dicionáios e livros.
e) em relacionar documentos primários e/ou secundários através de
nós, estabelecendo conexões ou links que possibilitam navegar 38. A operação pela qual se escolhem os termos mais apropriados
pelas informações. para descrever o conteúdo de um documento é conhecida como:
a) recuperação.
25. O resumo permite diminuir, sensivelmente, o volume de b) registro.
informações primárias e destacar aspectos que interessam ao usuário. c) catalogação.
A leitura de um resumo deve permitir a ele: d) indexação.
a) estabelecer vínculos com outros documentos similares e e) desseminação.
estabelecer a autoria do documento original.
b) determinar se é necessário consultar o documento original e
estabelecer vínculos com outros documentos similares.
c) estabelecer a autoria e/ou co-autoria do documento e dispensar a
consulta ao documento original.
d) conhecer com precisão o documento e determinar se é necessário
consultar o documento original.
e) dispensar a consulta ao documento original e estabelecer sua TESTE 07
autoria e/ou co-autoria. ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA DO ESTADO
DO RIOGRANDE DO SUL – 2004
26. A utilização de software de compressão ou compactação de dados
justifica-se, especialmente no caso de 21. A evolução histórica dos arquivos divide-se em quatro períodos, a
a) armazenamento de imagens. saber:
b) adoção de hipertexto. a) Arquivos de Palácio = Idade Antiga; Arquivos Cartulários (trésor dês
c) armazenamento de sons. chartes) = Idade Média; Arquivos de Estado = século AVI a XIX.; e
d) adoção de multimídia. Arquivos Nacionais = a partir do século XIX.
e) armazenamento de textos. b) Arquivos Imperiais = Idade Antiga; Arquivos de Corte = Idade
Média; Arquivos Reais = Idade Contemporânea; e Arquivos Nacionais
27. Num arquivo fotográfico, os contatos representam: = Idade Moderna.
a) negativos ampliados. c) Arquivos Eclesiásticos = Idade Antiga; Arquivos de Corte = Idade
b) fotografias ampliadas em papel. Média; Arquivos de Estado = século XVI a XIX; e Arquivos Nacionais =
c) cópias, não ampliadas, do negativo, em papel. Idade Contemporânea.
d) fotografias ampliadas em negativo.
e) slides em preto e branco.

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
d) Arquivos Imperiais = Idade Antiga; Arquivos Religiosos = Idade
Média; Arquivos de Estado = Idade Moderna; e Arquivos Nacionais =
Pós-Modernidade.
f) Arquivos Históricos = Idade Antiga; Arquivos Eclesiásticos = Idade
Média; Arquivos Cartulários = Renascimento; e Arquivos
Científicos = Idade Moderna.
22. Todas as afirmativas apresentadas abaixo, a respeito de sistema
de arquivos estão corretas, EXCETO uma, assinale-a.
a) Um sistema de arquivos configura-se como o conjunto de
atividades articuladas através de uma rede de centros e serviços
técnicos para estruturar a transferência, o recolhimento, o depósito,
o arranjo, a descrição e os serviços de documentos.
b) A importância dos sistemas de arquivos estabelece-se pela
aplicação dessa estrutura na racionalização arquivística, sejam
eles nacionais, municipais, de instituições estatais ou de empresas
privadas.
c) Theodore Schellenberg, ao referir-se a sistemas de arquivos,
relaciona-os aos tipos modernos de arquivamento, tais como o
sistema numérico, o alfabético etc.
d) Denomina-se sistema de arquivos o conjunto de ações e funções
para o recolhimento do acervo dependente de acordo com a
classificação adotada na sua origem.
e) Sistema de arquivos é o conjunto de arquivos de uma mesma
esfera governamental ou de uma mesma entidade privada, as
quais, independentemente da posição que ocupam nas respectivas
estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e
articulado na consecução de objetivos comuns.
23. O levantamento da situação arquivística nas estruturas de um
estado ou governo, realizado através de estudos e pesquisas
abrangentes das políticas arquivísticas nele aplicadas, denomina-se:
a) estudo de caso.
b) visão maximalista.
c) projeto sistêmico de arquivos.
d) visão epistemológica.
e) políticas de gestão.
24. O estudo e a observação, através de pesquisas, dos problemas
cotidianos da prática arquivística nas organizações, na busca de
soluções para os problemas detectados em função de suas
especificidades, são chamados de:
a) visão minimalista de arquivos.
b) projeto de arquivos.
c) análise e diagnóstico arquivístico.
d) visão sistêmica de arquivos.
e) estudo abrangente de arquivos.
25. Qual dos significados das diferentes siglas de organismos
arquivísticos nacionais e internacionais, abaixo relacionados, não está
correto?
a) CIA – Conselho Internacional de Arquivos.
b) CONARQ – Conselho Nacional de Arquivistas.
c) RAMP – Programa para a Gestão de Documentos e Arquivos.
d) ALA – Associação Latino-Americana de Arquivos.
e) IASA – Associação Internacional de Arquivos Sonoros.
26. Segundo T. R. Schellenberg, os elementos que devem ser
considerados na classificação dos documentos são as ações a que
estes se referem, a estrutura orgânica da dependência que os produz
e os assuntos sobre os quais versam. De acordo com esses
elementos, estabelecem-se três sistemas de classificação, quais
sejam:
a) Classificação orgânica estrutural, Classificação por assunto e
classificação sistêmica.
b) Classificação por assunto, classificação geográfica e classificação
indexada.
c) Classificação funcional, classificação orgânica e classificação
geográfica,
d) Classificação funcional, classificação orgânica e classificação
estrutural.
e) Classificação funcional, classificação orgânica e classificação por
matérias.
28. A proposta de uma Arquivística Integrada, defendida por
Rousseau e Couture, pretende, basicamente:
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
54
a) Tratar a informação a partir de seu nascimento até seu destino final,
ou seja, tratar de dar acesso às informações.
b) Instituir programas de classificação sistêmicos e integrados.
c) Estabelecer programas de descrição arquivística vinculados à
organização do acervo.
d) Tratar de forma dicotômica os acervos documentais correntes e
permanentes.
e) Propor a aplicação do princípio da proveniência para organização
dos acervos.
29. A visão da arquivística integrada defende uma classificação que
gere a formação de dossiês, uma vez que esta:
a) estabelece uma ordem comum aos documentos em função do
método aplicado, introduzindo à formação de sistemas integrados.
b) reduz o volume de informações dispersas em diferentes setores da
organização, facilitando a visão global do acervo arquivístico
produzido no interior de cada setor.
c) permite a concentração de informações arquivísticas no interior da
administração, sendo possível, assim, estabelecer sistemas
integrados de informação.
d) permite que seja possível reunir informações sobre o conjunto de
documentos que, embora estejam fisicamente separados, estarão,
intelectualmente, ordenados e codificados do mesmo modo.
e) codifica os assuntos decorrentes de uma determinada atividade em
unidades orgânicas de informação institucional.
30. A que autor se atribui a formulação da proposta “às quatro idades”
no ciclo vital dos documentos?
a) Élio Lodolini
b) Carol Couture.
c) Antonia Heredia.
d) Heloísa Liberalli Bellotto.
e) Theodore Schellenberg.
31. O arquivo cumpre a finalidade da própria existência quando sua
organização está direcionada para uma teoria e uma metodologia
adequadas. Os princípios que estão na raiz dessas teorias e
metodologia na organização dos arquivos são os de:
a) ordem original, respects des fonds e proveniência.
b) organicidade, proveniência e ordem original.
c) respects des fonds, procedência, territorialidade e unicidade.
d) territorialidade, proveniência, indivisibilidade e cumulatividade.
e) proveniência, organicidade, unicidade, indivisibilidade e
cumulatividade.
32. A teoria das três idades é a sistematização do ciclo vital dos
documentos de arquivo, do qual fazem parte as idades corrente,
intermediária e permanente. A primeira idade citada corresponde a:
a) produção e À avaliação dos acervos documentais.
b) indexação, à digitalização e à difusão das informações.
c) indexação, ao registro e à elaboração de instrumentos de
destinação.
d) ordenação, à classificação, à avaliação, à descrição e à difusão da
informação.
e) produção, ao registro, ao controle, à tramitação e à classificação de
documentos.
33. O princípio da proveniência define-se como o princípio arquivístico
fundamental, segundo o qual:
a) os arquivos de uma mesma proveniência não devem ser
misturados com os de outra proveniência e devem ser conservados
segundo sua ordem original.
b) os documentos relativos à administração não podem ser misturados
com os documentos de valor histórico.
c) os arquivos administrativos devem implementar uma organização
lógica baseada na classificação original dos documentos.
d) os documentos administrativos não podem ser organizados de
acordo com a classificação adotada nos acervos permanentes.
e) os acervos arquivísticos devem ser organizados seguindo apenas
sua ordem original.
34. O princípio da procedência territorial estipula que os arquivos:
a) permanentes devem ser conservados nas instituições arquivísticas
nacionais.
b) estatais não podem, de forma alguma, ser objeto de doação ou
venda a outros países, nem de permuta.

Profa. Clara kurtz e Neiva Pavezi
c) devem ser transferidos a instituições arquivísticas de guarda
permanente, independentemente de sua origem.
d) devem ser conservados nos serviços de arquivo do território em
que foram produzidos.
e) devem ser recolhidos às instituições delegadas pelo Estado, caso
exista a extinção de um outro estado federado.
35. Assinale a alternativa cuja relação está INCORRETA:
a) Records management = Arquivística Americana =
Theodore Schellenberg.
b) Arquivística Integrada = arquivística canadense = Carol Couture e
Jean-Yves Rousseau.
c) Teoria das três idades = arquivística francesa = Michel Duchein.
d) Princípio da Proveniência = arquivística francesa = Natalis de
Wailly.
e) Princípio da ordem original = provenienzprinzip = Estado da
Prússia.
36. A Revolução Francesa, no que diz respeito aos arquivos,
formalizou, pela primeira vez, o propósito:
a) da guarda e difusão dos arquivos permanentes.
b) da garantia da manutenção dos acervos imperiais nos locais de
origem.
c) da implantação de programas de sistematização orgânica dos
arquivos.
d) do acesso aos arquivos para a generalidade da população.
e) do estabelecimento do sigilo documental para os documentos
confidenciais.
37. A criação de um órgão nacional denominado Arquivo Nacional,
especificamente criado e vocacionado para a superintendência dos
arquivos, foi uma medida importante instituída:
a) pela arquivística canadense.
b) pela Revolução Francesa.
c) pela comunidade arquivística internacional.
d) no período pós II Guerra Mundial.
e) em face da implementação de Sistemas de Arquivos no Brasil.
38. Assinale a afirmativa INCORRETA:
a) segundo Aurelio Tanodi, as funções da Diplomática são trÊs:
crítica, jurídica e classificadora.
b) a palavra ‘hieróglifo’ vem do grego hieros = sagrado e glyphein =
gravar, assim, pode-se concluir que ‘hieróglifo’ significa ‘escrita
sagrada’.
c) a Paleografia é uma parte da Diplomática que,pelo aspecto da letre,
estuda os documentos contemporâneos, investigando seus caracteres
externos através do estudo genético dos suportes.
d) a escrita embrionária caracteriza-se por fazer uso de figuras ou
desenhos de animais, formas geométricas, pinturas e ilustrações de
objetos.
e) a palavra ‘escrita’, etimologicamente, vem do latim, do verbo
scribere = traçar caracteres, escrever, fazer letras.
39. A profissão de Arquivista foi regulamentada pela:
a) Lei n.º 5. 344, de 8 de maio de 1968.
b) Lei n.º 6.546, de 4 de junho de 1978.
c) Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
d) Lei n.º 8.394, de 30 de dezembro de 1991.
e) Lei n.º 9.507, de 12 de novembro de 1997.
40. De acordo dom o gênero, os documentos podem ser:
a) correntes, intermediário se permanentes.
b) eletrônicos, cartográficos e de imagem e gráficos.
c) escritos ou textuais, cartográficos, especiais e especializados.
d) de registro, de imagem e gráficos, manuscritos e cartográficos.
e) escritos ou textuais, cartográficos, iconográficos, filmográficos,
sonoros, micrográficos e informáticos.
41. Qual das leis abaixo citadas dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados no Brasil?
a) Lei n.º 5. 344, de 8 de maio de 1968.
b) Lei n.º 6.546, de 4 de junho de 1978.
c) Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
d) Lei n.º 8.394, de 30 de dezembro de 1991.
e) Lei n.º 9.507, de 12 de novembro de 1997.
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
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42. No livro Arquivo: teoria e prática, Marilena Leite Paes divide os
arquivos, em face das características das organizações que os
produzem, em:
a) federais, estaduais e municipais.
b) públicos, privados e de famílias ou pessoas.
c) federais, estaduais, municipais e particulares.
d) públicos, institucionais, comerciais e de famílias ou pessoas.
e) públicos, privados, comerciais, centralizados e de famílias ou
pessoas.
43. A partir da promulgação da Lei n.º 8.159/91, o órgão que passou a
definir a política nacional de arquivos no Brasil é:
a) a Associação dos Arquivistas Brasileiros.
b) o Conselho Nacional de Arquivos.
c) o Arquivo Nacional.
d) o Fórum Nacional de Arquivos Municipais.
e) a Associação Brasileira das Ciências da Informação.
44. A Norma ISAD (G) estabelece que, para o intercâmbio
internacional da informação descritiva, consideram-se essenciais
apenas os seguintes elementos:
a) dados de identificação, produtor, código de referência, abrangência
e conteúdos e notas.
b) abrangência e conteúdo, organização, acesso, idioma e condições
de reprodução.
c) código de referência, título, produtor, tipologia documental,
valoração e nível de descrição.
d) valoração, seleção e eliminação, organização, acesso, idioma e
condições de reprodução.
e) código de referência, título, produtor, data, extensão da unidade de
descrição e nível de descrição.
45. A organização de arquivos, como qualquer outro setor de uma
instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de
trabalho. Essas etapas são:
a) centralização/descentralização, implementação do sistema e
acompanhamento.
b) levantamento de dados, planejamento, implementação e controle.
c) arranjo, descrição, conservação e difusão da informação.
d) levantamento de dados, análise dos dados coletados,
planejamento, implementação e acompanhamento.
e) registro, controle, tramitação, acompanhamento, classificação e
indexação.
46. As regras da Norma Internacional de Descrição Arquivística –
ISAD(G) estrutura-se em sete áreas de informação descritiva, quais
sejam:
a) identificação, contexto, conteúdo e estrutura, acesso e utilização,
documentação associada, notas e controle da descrição.
b) código de referência, identificação, contexto, acesso, notas,
avaliação e controle da descrição.
c) identificação, fundo, nível de descrição, produtor, organização,
contexto e ponto de acesso.
d) identificação, produtor, procedência, ponto de acesso, nível de
descrição, valoração e descrição arquivística.
e) código de referência, conteúdo e estrutura, acesso e utilização,
documentação associada, notas, controle da descrição e avaliação.
47. A lei que regulamenta a profissão de Arquivista estabelece as
atribuições abaixo relacionadas, EXCETO:
a) planejamento, organização e direção de serviços de arquivos.
b) planejamento, orientação e acompanhamento do processo
documental e informativo.
c) planejamento, orientação e direção das atividades de identificação
das espécies documentais e participação no planejamento de novos
documentos e no controle de multicópias.
d) planejamento, organização e direção de serviços ou de centros de
documentação e informação constituídos de acervos arquivísticos
mistos.
e) planejamento e preparação de documentos de arquivo para
processamento eletrônico de dados e microfilmagem.
48. Através da Diplomática, estabelecem-se as diferenças entre
espécie e função e, principalmente, entende-se Tipologia Documental
como:
a) a documentação de ordem sigilosa.
b) classificação de espécies documentais.

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c) espécie documental somada a função.
d) natureza do documento somada ao assunto.
e) conteúdo documental acrescentado ao tipo documental.
49. Alguns autores afirmam que o termo ‘arquivo’ teria surgido na:
a) Roma Antiga, com a denominação latina de archeion, entendida
como local de guarda dos documentos do palácio e dos títulos da
nobreza.
b) Antiga Grécia, como a denominação de arché, atribuída ao palácio
dos magistrados, evoluindo para archeion, local de guarda e depósito
dos documentos.
c) época dos arquivos dos cartulários, com a denominação de trésor
des chartes, entendida como depósito de documentação
correspondente à posse de terras.
d) época do Império Romano, com a denominação de archeion,
entendida como local de guarda da documentação da corte real.
e) Idade Antiga, com a denominação de archeion, palavra de origem
latina, que, no sentido antigo, significava arquivo do clero e do
império.
50. No Decreto n.º 1.799/96, que regulamenta a Lei n.º 5.433/68, a
qual regula a microfilmagem é entendida como:
a) o processo de reprodução, em filme, de documentos, dados e
imagens por meio fotográfico ou eletrônico, em diferentes graus de
redução.
b) o processo de reprodução de documentos, através da revelação,
fixação, lavagem e secagem de filmes.
c) o processo de revisão, classificação filmagem e revelação de
documentos.
d) o processo técnico, através do qual a reprodução de documentos
precisa seguir os procedimentos de revelação, fixação, lavagem e
secagem.
e) a classificação, a filmagem e a reprodução fotográfica de
documentos, independentemente do gênero ou da natureza.
51. Dentre as afirmativas abaixo, relacionadas à microfilmagem, qual
delas está INCORRETA?
a) a microfilmagem, de qualquer espécie, deverá ser feita sempre em
filmes original, com o mínimo de 180 linhas por milímetros de
definição, garantida a segurança e a qualidade de imagem e de
reprodução.
b) a microfilmagem deverá ser feita em equipamentos que garantam a
fiel reprodução das informações, sendo permitida a utilização de
qualquer microforma.
c) o armazenamento do filme original deverá ser feito em local
diferente do filme cópia.
d) na microfilmagem, poderá ser utilizado qualquer grau de redução,
garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução.
e) na microfilmagem de documentos, em cada série, sempre será
dispensada a imagem de abertura.
52. O planejamento e a execução de um adequado programa de
descrição nos arquivos permanentes permite, essencialmente, o
acesso às informações através dos:
a) instrumentos de destinação.
b) códigos de classificação.
c) instrumentos de pesquisa.
d) projetos de implementação de sistemas.
e) programas de qualidade total.
53. O Decreto n.º 4.553/02, discutido, em passado recente,pelos
diferentes segmentos da sociedade brasileira, no que diz respeito aos
documentos sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do
Estado, no âmbito da Administração Pública Federal, alterou-se, na
sua essência,
a) a categorização da documentação sigilosa.
b) a classificação dos graus de sigilo dos documentos.
c) a denominação dos graus de sigilo dos documentos.
d) os prazos de duração da classificação dos graus de sigilo dos
documentos.
e) os graus de classificação de sigilo dos documentos.
54. Assinale a afirmativa INCORRETA:
a) arquivo público é o conjunto de documentos acumulados em
decorrência das funções executivas, legislativas e judiciais no âmbito
federal, estadual e municipal.
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Cargo ARQUIVISTA
56
b) a avaliação é o processo de análise e identificação dos valores dos
documentos de arquivo, com vista à sua seleção e destinação final.
c) arquivo permanente é o conjunto de documentos custodiados em
caráter definitivo, em função de seu valor histórico.
d) recolhimento é a entrada de documentos para guarda permanente
em instituições arquivísticas públicas ou privadas, após processo de
avaliação.
e) transferência é a passagem de documentos de um arquivo corrente
para um arquivo permanente, onde aguardarão sua eliminação.
55. Os pressupostos éticos, aprovados pelo Conselho Internacional de
Arquivos, regem a atividade profissional dos arquivistas. Qual dos
pressupostos abaixo citados se contrapõe ao exercício da profissão?
a) Os Arquivistas mantém a integralidade dos arquivos, garantindo,
assim, eu possam se constituir testemunho permanente e digno de fé
do passado.
b) Os Arquivistas servem aos interesses dos segmentos privados da
sociedade e evitam tirar de sua posição vantagens para eles mesmos
ou para quem quer que seja.
c) Os Arquivistas tratam, selecionam e mantém os arquivos em seu
contexto histórico, jurídico e administrativo, respeitando, portanto, sua
proveniência, preservando-os e tornando, assim, manifestas suas
inter-relações originais.
d) Os Arquivistas preservam a autenticidade dos documentos pelos
trabalhos de tratamento, conservação e pesquisa.
e) Os Arquivistas facilitam o acesso aos arquivos ao maior número
possível de usuários, oferecendo seus serviços a todos com
imparcialidade.
56. A gestão de documentos estabelecida em lei é definida como:
a) o registro da criação ou reprodução de informação, seja qual for o
suporte utilizado.
b) a operação arquivística que cobre a totalidade do ciclo de vida dos
documentos em suas idades corrente e permanente.
c) o conjunto procedimentos e operações técnicas referentes à
produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de
documentos em suas fases corrente e intermediária, visando à sua
eliminação ou ao seu recolhimento para guarda permanente.
d) o processo de elaboração e produção, coleção e classificação e
difusão e utilização de informações contidas em documentos de
qualquer natureza.
e) o registro configurado por documentos oficialmente escritos sobre
os fatos ou as ocorrências de ordem administrativa.
57 Um documento eletrônico arquivístico ‘que transmitido de maneira
segura, cujo status de transmissão pode ser determinado, que é
preservado de maneira segura e cuja proveniência pode ser
verificada’ é considerado:
a) autêntico.
b) fidedigno.
c) completo.
d) recebido.
e) copiado.
58. Uma adequada política de avaliação documental permite,
essencialmente, a:
a) melhor aplicação de sistemas de classificação documental,
apropriada aos métodos de arquivamento e elaboração de
instrumentos de descrição.
b) redução da massa documental, a eficiência administrativa, a
racionalização da produção, do fluxo de documentos e do espaço
físico, o incremento à pesquisa e a agilidade na recuperação da
informação.
c) prática de eliminação periódica de documentos, a prévia análise
das tipologias documentais e a determinação da estrutura dos fundos
documentais.
d) recuperação dos documentos e informações administrativas, além
da liberação de espaço físico e aplicação da Norma ISAD(G).
e) elaboração de planos de destinação e a informatização do processo
de recolhimento, conservação e preservação de documentos.
59. Quais são os requisitos que garantem a fidedignidade de um
documento eletrônico num Sistema de Gerenciamento Arquivístico de
Documentos Eletrônicos?
a) Implantar controle de acesso aos usuários e controlar a tramitação
dos documentos.

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b) Estabelecer rotinas de cópias de segurança e estabelecer normas
de preservação digital.
c) Proteger documentos de intervenções não autorizadas e controlar a
tramitação dos documentos.
d) Implantar controle de acesso aos usuários e estabelecer e controlar
procedimentos de criação de documentos.
e) Estabelecer trilhas de auditoria que rasteiam a circulação do
documento e identificar as redes de comunicação.
60. Quais são os agentes biológicos que estão diretamente ligados à
deterioração de acervos arquivísticos?
a) Insetos, roedores (brocas, baratas, cupins) e fungos.
b) Luz solar, iluminação, fungos, radiação e aspectos ambientais.
c) Radiação, temperatura, refrigeração, restauração e qualidade do ar.
d) Acidez, alcalinidade e fatores ambientais e orgânicos.
e) Fatores ambientais, intervenções impróprias, produtos químicos,
furtos e vandalismo.
TESTE 08
MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL /
PROCURADORIA GERAL DE JUSTIÇA – 1999
5. Sobre ética profissional podemos afirmar que:
I – Os Códigos de Ética regulam a ação profissional dentro de um
contexto histórico e social.
II – A definição de um Código de Ética tem por finalidade sensibilizar
novos membros da profissão sobre regras de conduta e inspirar ao
público confiança na profissão.
III – Um Código de Ética destina-se a oferecer um quadro de conduta
aos membros da profissão aplicando-se a soluções específicas de
problemas particulares.
IV – O ato ético profissional tem a mesma estrutura de qualquer ação
moral, ou seja, tem o aspecto normativo e factual.
V – É permitido ao arquivista divulgar informações sobre documentos
sigilosos que estejam sob sua guarda.
Das afirmativas acima, estão incorretas:
a) apenas I, II e IV.
b) apenas I e II.
c) apenas III, IV e V.
d) apenas II e V.
e) apenas II, III e IV.
6. Os arquivistas devem evitar que os documento com restrições de
acesso sejam retirados do conjunto que forma o dossiê para que não
ocorram distorções no julgamento histórico, mesmo que isso implique
na restrição de uso de todo o acervo. Esta afirmativa corresponde ao
princípio básico da teoria arquivística:
a) do ciclo de vida dos documentos.
b) da proveniência.
c) da ordem original.
d) do valor do documento.
e) da avaliação.
7. Analisando as seguintes afirmações:
I – Considera-se documento todo e qualquer suporte a que possa ser
atribuída a existência de um conteúdo informacional.
II – Centro de documentação é um conjunto de serviços onde uma
documentação geral ou especializada, completa ou parcial, é
organizada metodologicamente para coloca-la a disposição dos
interessados.
III – No Brasil, o termo documentação e suas variantes, a partir da
influência norte-americana, foi substituída pela expressão Ciência da
Informação para designar uma profissão que trata de adaptar-se a
novos conceitos e novas demandas.
IV – Na Descrição das informações arquivísticas são considerados os
conjuntos documentais para fins de catalogação.
Pode-se considerar:
a) apenas a III é verdadeira.
b) apenas a II é verdadeira.
c) apenas I e II são verdadeiras.
d) apenas III e IV são verdadeiras.
e) apenas I, III e IV são verdadeiras.
8. Considerando a moderna arquivística, podemos definir arquivo
como:
I – Conjunto de informações orgânicas contidas em documentos
registrados em suporte convencional produzido por pessoa física ou
Concurso UFSM/2009
Cargo ARQUIVISTA
57
jurídica em decorrência do desenvolvimento de suas atividades,
independentemente de suas idades e valores intrínsecos.
II – A acumulação ordenada dos documentos textuais criados por uma
instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para
consecução de seus objetivos.
III – Acervos compostos por informações orgânicas originais contidas
em documentos registrados em suportes convencionais ou não
convencionais, produzidos ou recebidos por pessoa física ou jurídica
decorrentes do desenvolvimento de suas atividades, sejam eles de
caráter administrativo, técnico ou científico.
IV – Conjunto de documentos que, independentemente da natureza
ou do suporte, são reunidos por aquisição e acumulação ao longo das
atividades das pessoas físicas, públicas ou privadas.
Das afirmativas acima, estão corretas:
a) II, III e IV.
b) II e IV.
c) I e IV.
d) I e II.
e) apenas a III.
9. Marque V para verdadeiro e F para falso.
( ) Os arquivistas devem cooperar na seleção de documentos a
serem conservados ou eliminados, tendo em mente a mudança de
interesses históricos e a necessidade de se preservar a memória da
atividade da pessoa ou instituição que produziu os documentos.
( ) O primeiro dever do arquivista é manter a integridade dos fundos a
ele confiados, respeitando os direitos e interesses legítimos dos
proprietários e das pessoas citadas nos documentos.
( ) Na criação de instrumentos de pesquisa ou de outros
instrumentos como thesaurus, os arquivistas devem manter a
subjetividade tanto quanto possível.
( ) Os arquivistas devem cuidar para a privacidade institucional ou
pessoal, tanto quanto a segurança nacional, sejam protegidos sem
destruir a informação, especialmente no caso de registros magnéticos
onde as adulterações são práticas comuns.
a) F, V, F, V.
b) F, F, V, F.
c) F, V, V, F.
d) V, F, V, F.
e) V, F, F, V.
10. Dentro do gênero de documentos escritos, a correspondência
merece tratamento especial por se constituir numa parte considerável
dos acervos arquivísticos. Em geral, a correspondência:
a) se constitui de material de fácil tratamento dentro dos arquivos.
b) é considerada parte do processo administrativo porque as ações e
atos administrativos são desencadeados por seu intermédio.
c) quando encaminhada ao setor de protocolo deve ser aberta e
registrada mesmo que contenha identificação de oficial e reservada.
d) quanto ao seu destino e procedência, classifica-se como oficial,
reservada e particular.
e) a classificação de ostensiva é dada aos documentos cuja
divulgação prejudica a administração.
11. De acordo com as atribuições dos arquivistas, considerando o que
dispõe a Lei n.º 6.546, de 4 de julho de 1978, assinale a alternativa
incorreta:
a) planejamento, organização e direção de serviços de arquivo.
b) orientação da avaliação e seleção de documentos, para fins de
preservação.
c) assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica ou técnica-
administrativa.
d) orientação quanto à classificação, arranjo e descrição de
documentos.
e) preparação de documentos de arquivos para processamento
eletrônico de dados.
13. É incorreto afirmar com relação a Política Nacional de Arquivos:
a) O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao
Arquivo Nacional e presidido pelo seu Diretor Geral, tem por finalidade
definir a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, exercendo
orientação normativa visando a gestão documental e a proteção
especial dos documentos de arquivo.
b)Compete ao Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) estimular a
integração e a modernização dos arquivos públicos e privados dando
apoio técnico e administrativo ao Arquivo Nacional.

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c) O Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), criado pelo Decreto n.º
82.308 de 25 de setembro de 1978 e, de acordo com o art. 26 da Lei
8.159/91, tem por finalidade implementar a política nacional de
arquivos públicos e privados visando a gestão, preservação e acesso
aos documentos de arquivo.
d) As pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de
arquivos poderão integrar o Sistema nacional de Arquivos, mediante
convênio com o órgão central do Sistema.
e) Para implementação da Política Nacional de Arquivos públicos e ao
funcionamento do SINAR, o CONARQ constituirá câmaras técnicas e
Comissões Especiais, formadas por especialistas e/ou pelos membros
do mesmo.
14. A implantação de um bom serviço de microfilmagem pressupõe,
em primeiro lugar:
a) estudo da viabilidade econômica de acordo com a disponibilidade
financeira da instituição.
b) construção de instalações adequadas para o arquivamento da
documentação.
c) um quadro de pessoal para a implantação do serviço.
d) organização arquivística dos documentos e o estabelecimento de
um criterioso programa de avaliação e seleção.
e) contratação de serviços de terceiros para realizar todas as fases da
microfilmagem, processamento e duplicação.
15. Considere as seguintes afirmativas sobre a reprodução de
documentos:
I – Os documentos oficiais ou públicos, com valor permanente,
poderão ser eliminados após a microfilmagem, desde que se faça uma
cópia do filme original e seja guardado sob as condições ideais de
preservação.
II – Quanto a aspectos relativos à segurança e durabilidade, além do
mobiliário adequado, as películas de microfilme exigem ambiente
climatizado onde a temperatura seja mantida entre 18 e 21ºC e a
umidade relativa do ar entre 40 e 50%.
III – As cópias de microfilme são reconhecidos como substitutos
legalmente aceitos para documentos originais, assim como a
reprodução digital da imagem é também aceitável enquanto substituto
legal para o original.
IV – Cabe ao arquivista preocupar-se com a conservação física dos
documentos informáticos devido à complexidade dos sistemas
produzidos por uma tecnologia em constante evolução.
Das afirmativas acima está(ão) correta(s):
a) apenas a II e a IV.
b) apenas a I e a II.
c) a I, a II e a IV.
d) somente a II.
e) todas.
16. O conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou
de uma entidade pública ou privada que, independente da posição
que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de
modo integrado e articulado na consecução de objetivos técnicos
comuns denomina-se:
a) programa de gestão de documentos.
b) sistema de arquivos.
c) administração de documentos.
d) instrumentos de pesquisa.
e) serviço de referência.
17. Com relação à teoria das três idades, uma das alternativas está
incorreta:
a) Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, o
conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na
criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de
arquivos denomina-se gestão de documentos.
b) Os registros documentais, no mundo contemporâneo, se
caracterizam pela imparcialidade, autenticidade, naturalidade, inter-
relacionamento e a unicidade.
c) Denominam-se arquivos correntes, aqueles acervos montados nos
setores de trabalho, em decorrência das funções e atividades
exercidas e da necessidade de mantê-los no local por razões
administrativas.
d) A essência do princípio de “respeito aos fundos” é que os arquivos
devem estabelecer o arranjo de seus documentos de acordo com um
plano previamente estabelecido, objetivando a conservação dos
mesmos.
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e) Os arquivos intermediários consistem em depósitos, onde os
documentos foram acumulados e que já não são mais necessários às
atividades dos organismos administrativos e técnicos da uma
instituição e só podem ser consultados por representantes da
administração que os transferiu.
18. Um dos pontos cruciais da teoria arquivística é o princípio da
proveniência. Não constitui critério para identificação do organismo
produtor de fundos:
a) possuir um nome e uma existência jurídica próprias resultente de
um ato (lei, decreto, portaria) preciso e datado.
b) possuir atribuições específicas e estáveis legitimadas por um texto
com valor legal ou regulamentar.
c) ter uma posição no seio da hierarquia administrativa, definida com
exatidão através do ato que lhe deu origem.
d) ter um chefe responsável, com poder de decisão correspondente ao
seu nível hierárquico, e sua organização interna deve ser conhecida e
fixada num organograma.
e) ter um sistema de arranjo baseado na ordem original do registro, o
qual, na sua essência, reflete a organização do corpo administrativo
que o produziu.
19. A aplicação e a manutenção da Tabela de Temporalidade é o
único modo conhecido para o gerenciamento técnico-científico das
informações em arquivos. Uma das alternativas não constitui
vantagem de sua aplicação.
a) livre acesso à pesquisa.
b) redução da massa documental dos arquivos com a conseqüente
liberação de espaços e redução de peso.
c) aumento do índice de recuperação e conservação.
d) garantia das condições de preservação e conservação da
documentação de valor permanente.
e) orientação no processo de produção documental, bem como no
emprego de suportes para registro da informação.
20. Sobre a avaliação de documentos, podemos afirmar que:
a) os objetivos da avaliação e seleção de documentos de um acervo,
entre outros, são a racionalização dos arquivos e o fornecimento de
subsídios à fixação de prazos para a guarda ou eliminação, baseando-
se no estado físico do documento.
b) a avaliação é vista como um problema dos arquivos correntes e
intermediários; portanto para avaliar é preciso conhecer a estrutura da
organização, suas competências e funções de cada unidade.
c) o ideal é que a avaliação se processe antes do recolhimento aos
arquivos intermediários, sendo indispensável que este processo
avaliativo ocorra por meio de profissionais envolvidos no processo de
gestão documental.
d) as tabelas de temporalidade devem ser elaboradas por unidades
que tenham atribuições específicas e quando devidamente elaboradas
dispensam atualizações.
e) o processo avaliativo deve ser realizado nos arquivos correntes. Os
documentos são avaliados individualmente, considerando sua
originalidade e unicidade da informação registrada.
21. Instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente,
que determina prazos para a transferência, recolhimento, eliminação e
reprodução de documentos denomina-se:
a) tabela de equivalência.
b) lista de eliminação.
c) tabela de temporalidade.
d) lista de referência.
e) plano de classificação.
22. Com relação às atividades de descrição, uma das alternativas está
incorreta:
a) As atividades de descrição e publicação completam as atividades
de um arquivo permanente, visando tornar acessível o acervo e
divulgar o conteúdo dos documentos.
b) A publicação de documentos pelos arquivos públicos tem como
finalidade imediata preservar seu acervo preservando-o do manuseio
e do desgaste natural do papel.
c) As atuais Normas Internacionais de Descrição de Documentos
(ISAD-G) são fundamentais para o desenvolvimento arquivístico. Sua
aplicação vai permitir que se possa trocar informações num mundo
interligado por redes eletrônicas possibilitando o acesso global às
informações do domínio público.

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d) Obra de referência, publicada ou não, que identifica, localiza,
resume ou transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos,
grupos, séries, etc., existentes no arquivo permanente, com a
finalidade de controle e acesso ao acervo, denomina-se instrumento
de pesquisa.
e) a elaboração de instrumentos de descrição analítica deve preceder
a de descrição sumária.
23. Coloque ‘C’ para certo e ‘E’ para errado:
( ) Entende-se por classificação, a ordenação intelectual e física de
acervos, baseada numa proposta de hierarquização das informações
referentes aos mesmos, portanto a classificação antecede a
ordenação de documentos.
( ) Em órgãos públicos, a classificação deverá considerar apenas o
assunto dos documentos, quando se trata de massas documentais
acumuladas.
( ) A classificação e a avaliação têm o objetivo de manter o controle
sobre os acervos, impedindo que eles cresçam de mais, possibilitando
o acesso rápido às informações; para isso estas atividades não devem
ocorrer de forma integrada.
( ) O primeiro nível de descrição é alcançado no processo de
classificação; o segundo nível se desenvolve na avaliação; o terceiro,
com maior detalhamento, e complexidade nos arquivos permanentes.
( ) A transferência e o recolhimento de documentos são feitos em
razão da freqüência de uso e da conservação dos mesmos.
A seqüência correta é:
a) C, E, E, C, C.
b) E, E, C, C, E.
c) C, E, E, C, E.
d) C, E, C, E, C.
e) C, E, C, C, E.
24. Considere as seguintes afirmativas sobre tecnologias da
informação.
I. A diferença entre discos WORM (write-once read many) e o CD-
ROM (compact disc – read oly memory) é que o primeiro é elaborado
pelo usuário e o segundo por um editor ou interessado pela
comercialização de seus serviços.
II. CD-ROM tem sido descrito como um meio de publicação eletrônica,
pode ser lido milhares de vezes sem degradar e as informações
podem ser mudadas e adulteradas.
III. Disco óptico foi uma das primeiras tecnologias a tornar prática a
reprodução digital de imagens, sendo necessário a cada 5 ou 10 anos
recopiar por causa da obsolescência da tecnologia.
IV. A tecnologia de reprodução digital de imagem é vista por muitos
como substituto para o microfilme, levando em consideração
custo/qualidade e expectativa de vida.
Das afirmativas acima estão corretas:
a) a I, a III e a IV.
b) a I, a II e a IV.
c) a II, a III e a IV.
d) a II, e a III.
e) todas estão corretas.
25. Com relação a tecnologia WORM é incorreto afirmar que:
a) os discos WORM designam discos ópticos cujo processo de
gravação é físico, havendo alteração de sua superfície.
b) os discos WORM são passíveis de ilimitadas gravações e leituras.
c) conceitualmente, a expressão WORM também aplica-se a CDs.
d) um disco WORM de 12 polegadas numca poderá ser lido em dive
de CD-ROM.
e) o disco WORM é a mídia preferida para uso em aplicações das
informações de valor permanente.
27. Uma das alternativas está incorreta em relação a fatores
decorrentes da utilização do Gerenciamento Eletrônico de
Documentos (GED).
a) A constante evolução das mídias implica em futuras migrações
entre elas, para assegurar a legibilidade e preservação do acervo.
b) As mídias eletrônicas não são as mais apropriadas para o
armazenamento a longo prazo.
c) As mídias tradicionais (papel, microfilme) não permitem acesso
simultâneo, múltiplos índices, disponibilização remota, facilidade de
backup, favorecendo soluções eletrônicas.
d) O gerenciamento do acervo documental implica na utilização de
soluções híbridas: documentos com valor legal e/ou histórico ficam em
papel, documentos com longo prazo de retenção e baixo índice de
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acesso ficam com mídia eletrônica e documentos com alto índice de
acesso ficam em mídia micrográfica.
e) O emprego de tecnologias eletrônicas como o GED, só se justifica
para informações estratégicas com alto índice de acesso e valor
informacional para a organização.
28. O papel é o suporte da informação mais utilizado até o final deste
século. Uma das alternativas está incorreta em relação ao papel.
a) A má qualidade dos papéis utilizados, na atualidade, é, em grande
parte, responsável pela perda de nossa memória cultural.
b) Inventado pelos chineses, por volta do ano 100 d.C., o princípio de
fabricação do papel continua o mesmo até hoje.
c) O papel é constituído por fibras de celulose que, durante o
processamento, são retiradas para obter uma polpa química,
branqueada por agentes oxidantes.
d) O eucalipto, que é um grande produtor de celulose, tem um
crescimento rápido, mas o pinho apresenta uma qualidade superior,
com fibras mais longas e resistentes.
e) A umidade relativa do ar e a temperatura muito altas são agentes
agressores do papel, pois possibilitam a proliferação e o ataque de
insetos e microorganismos.
29. Marque ‘V’ para verdadeiro e ‘F’ para falso.
( ) A ação direta da luz provoca a deterioração dos documentos por
alteração físico-químicas das fibras do papel.
( ) Os raios ultravioleta (de 300 a 400 nm) provocam a degradação
da celulose.
( ) O Ozônio é um agente oxidante que atua nos materiais orgânicos,
como o papel, e facilita a sua preservação.
( ) Os microorganismos presentes no pó aderem aos materiais
orgânicos e, por isso, não encontram condições para seu
desenvolvimento.
A seqüência correta é:
a) V, V, F, F.
b) V, F, F, V.
c) F, V, F, V.
d) F, V, F, F.
e) V, F, V, F.
30. O edifício de arquivos deve:
a) pro questões de segurança, ter no mínimo três andares, contando
com instalações subterrâneas.
b) contar com espaços amplos, maiores de 200 m², para as salas de
depósito, sempre prevendo a expansão do acervo.
c) possuir espaços com capacidade suficiente para instalar áreas
distintas como: guarda, descrição, consulta, desinfestação, etc.
d) apresentar características climato-ambientais que permitam boa
aeração, isolamento térmico, insolação e possibilidade de sistemas de
climatização e de suporte de carga.
e) apresentar áreas específicas para depósito de documentos onde o
acesso é livre e a limpeza periódica.
31. Todo programa de conservação deve buscar a conjugação dos
recursos da arquivística com a tecnologia para preservar o acervo
ameaçado de destruição. Qual dos recursos de tecnologia que atende
à preservação com duas finalidades distintas: salvaguarda e
substituição?
a) Digitalização.
b) Congelamento.
c) Microfilmagem.
d) Fumigação.
e) Laminação.
32. A preservação de acervos documentais vem sendo objeto de
estudo de dirigentes, arquivistas e conservadores. Com relação a
preservação, pode-se afirmar que:
I. A criação de um programa de preservação é, na maioria das
instituições, dificultada pela carência de pessoal capacitado, de
equipamentos e pelo desconhecimento do valor do acervo por parte
dos dirigentes.
II. Atividades como preservação, microfilmagem, restauração, que
empregam métodos e técnicas diferentes, devem ser planejadas de
maneira interligada e devem constituir um mesmo programa de
preservação.
III. Os danos sofridos em muitas coleções ou conjuntos documentais,
que se encontram em bibliotecas e arquivos, poderiam ser evitados ou
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minorados se estas instituições implementassem um programa de
conservação.
IV. Um programa de preservação implica no conhecimento dos
materiais usados como suporte e registro, o comportamento desses
materiais e o tratamento recebido durante sua utilização.
Marque a alternativa correta em relação às afirmativas acima:
a) I e II estão corretas.
b) I, II e IV estão corretas.
c) II e III estão corretas.
d) I e IV estão corretas.
e) Todas estão corretas.
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TESTE 9
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GABARITO PRELIMINAR

01- A 02- A 03- B 04- D 05- E 06- D 07- B 08- D 09-C 10- C 11- C 12- B 13- A 14- C 15- E
16- A 17- B 18- D 19- A 20- C 21- C 22- D 23- B 24- A 25- E 26- C 27- A 28- C 29- E 30- B
31- B 32- E 33- A 34- E 35- D 36- D 37- E 38- D 39- C 40- A 41- D 42- B 43- E 44- B 45- C
46- A 47- E 48- C 49- B 50- A
 Concurso UFSM/2009
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