Artigo

GESTÃO PATRIMONIAL NA UNIVERSIDADE FEDERAL DO
PARANÁ (UFPR): ESTUDO SOBRE O SISTEMA DE

RECEBIMENTO DE BENS MÓVEIS PERMANENTES E SUA
FRAGILIDADE
ASSET MANAGEMENT AT FEDERAL UNIVERSITY OF PARANÁ (UFPR): A STUDY

ON THE RECEIPT SYSTEM OF PERMANENT MOVABLE ASSETS AND ITS FRAGILITY
GESTIÓN PATRIMONIAL EN LA UNIVERSIDAD FEDERAL DE PARANÁ (UFPR):

ESTUDIO SOBRE EL SISTEMA DE RECEPCIÓN DE LOS BIENES MUEBLES Y
PERMANENTES Y SU FRAGILIDAD
Marli Izabet Alves de Miranda Borges

Assistente de Laboratório, Servidora Publica Federal, atua no Centro de Estações Experimentais da UFPR
Zita Ana Lago Rodrigues

Doutora –PhD-Mestre e Especialista-UFPR-Orientadora de TCC do Centro Universitário Internacional -
UNINTER.
RESUMO
O presente estudo tem como finalidade analisar a importância da gestão patrimonial no âmbito da
Universidade Federal e sua contribuição para facilitar os trabalhos, desde o recebimento de bens móveis,
classificados como material permanente no código de contas da administração pública, até a sua utilização,
guarda e controle. A metodologia utilizada, primeiramente, foi a da pesquisa bibliográfica. Num segundo
momento, foi feito um estudo de caso mediante coleta de informações, seguido de entrevistas com os
responsáveis pela gestão patrimonial. Foi dada ênfase na avaliação das condições atuais do sistema de
recebimento e controle de bens móveis, dos aspectos de legislação e métodos utilizados, de modo a
verificar as fragilidades presentes na gestão patrimonial de recebimento e distribuição de bens móveis
permanentes. Com a instituição do Sistema de Administração Patrimonial – SAP, pelo Governo Federal em
1998, cada instituição federal de ensino superior fez inserção de módulos de forma a adequar às suas
especificidades de gestão. Tal procedimento não foi diferente na Universidade Federal do Paraná. O
sistema contou com a implantação de um programa de gestão de registro e controle de bens permanentes.
Mesmo assim, não eliminou a possibilidade de exercer uma gestão de patrimônio adequada e eficiente em
função de problemas estruturais e operacionais.
Assim, uma nova abordagem em relação ao recebimento de bens móveis na Universidade Federal do
Paraná, sob uma nova ótica que contemple uma visão sistêmica de todo o processo, é fator primordial para
a melhoria da gestão patrimonial.
Palavras-chave: Administração pública. Gestão patrimonial. Recebimento de bens móveis, Termo de

responsabilidade.
GESTÃO PATRIMONIAL NA UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ (UFPR): ESTUDO6
SOBRE O SISTEMA DE RECEBIMENTO DE BENS MÓVEIS PERMANENTES E SUA
FRAGILIDADE
ABSTRACT
This study aims to analyze the importance of asset management in the context of the Federal University
and its contribution to facilitate the works, from the movable asset receipt, classified as permanent
material in the account code of public administration up to its usage, custody and control. At first, the
methodology applied was the bibliographic search. Then, a case study was done by means of information
collection, followed by interviews with those responsible for asset management. Emphasis was placed on
the evaluation of the receipt system current conditions and control of movable assets, on law aspects and
methods used in order to check the present weaknesses in asset management of the receipt and
distribution of permanent movable assets.
With the introduction of the System of Administration Property - SAP by the Federal Government in 1998,
each federal institution of higher education has made insertion of modules in order to suit its management
specificities. Such procedure was not different at Federal University of Paraná. The system counted on the
implantation of a program of register and control of permanent assets. Even so, it did not eliminate the
possibility of exercising an efficient asset management properly due to structural and operational
problems. Thus, a new approach in relation to the receiving of movable assets at the Federal University of
Paraná, under a new perspective that contemplates a systemic vision of the whole process is a fundamental
issue to improve the asset management.
Key words: Public Administration. Asset management. Receipt of movable assets. Statement of liability.
RESUMEN
El objetivo de este estudio es analizar la importancia de la gestión patrimonial en el contexto de la

Universidad Federal y su contribución para facilitar los trabajos, desde la recepción de los bienes muebles,
clasificados como material permanente en el código de las cuentas de la administración pública, hasta su
utilización la custodia y controle. La metodología utilizada, en un primer momento, fue la búsqueda
bibliográfica. En un segundo momento, se hizo un estudio de caso a través de la recaudación de
informaciones, seguida de entrevistas con los responsables por la gestión patrimonial. Se hizo especial
hincapié en la necesidad de la evaluación de las condiciones actuales del sistema de recepción y control de
los bienes muebles, de los aspectos de la legislación y de los métodos utilizados, con el fin de comprobar las
debilidades presentes en la gestión patrimonial de la recepción y distribución de los bienes muebles
permanentes. Con la introducción del Sistema de Administración - SAP, por parte del Gobierno Federal en
1998, cada institución federal de educación superior hizo inserción de módulos de manera a adecuar a sus
especificidades de la gestión. Este procedimiento no fue diferente en la Universidad Federal de Paraná. El
sistema cuenta con la implementación de un programa para la gestión de registro y control de bienes
permanentes. A pesar de ello, no se elimina la posibilidad de ejercer una gestión de patrimonio adecuada y
eficaz en función de los problemas estructurales y operativos. Por lo tanto, un nuevo enfoque en relación a
la recepción de bienes muebles en la Universidad Federal de Paraná, bajo una nueva perspectiva que
contemple una visión sistémica de todo el proceso, es un factor importante para la mejora de la gestión
patrimonial.
Palabras-clave: Administración pública. Gestión patrimonial. Recibimiento de bienes muebles, Términos de

responsabilidad.
Caderno Gestão Pública | ano.2 n.2 | jul/dez 2013

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Marli Izabet Alves de Miranda Borges e Zita Ana Lago Rodrigues
INTRODUÇÃO
A Administração Pública no Brasil, como resultado do seu desenvolvimento, vem de

uma fase de crescente demanda de alocação de recursos em Outros Custeios e Capital –
OCC, e desse setor destacam-se as despesas com equipamentos e material permanentes,
tendo colocado desafios para a gestão patrimonial, na medida em que em um ambiente
de crescente descentralização, a gestão pública não pode mais, fundamentalmente,
envolver apenas a questão contábil. Torna-se assim necessário o estabelecimento de
novos padrões de controle da gestão física, dada a diversidade de condições de ingresso,
de localização, as especificidades de sua utilização, de seu efetivo controle e guarda e
principalmente o estrito cumprimento da Legislação em vigor que regulamenta a Gestão
Patrimonial de Bens Móveis Permanentes.
Modernamente a Gestão Patrimonial possui um enfoque de aglutinador de diversas
macro-funções dentro da Organização, permitindo desta forma, exercer o planejamento
e o controle de forma sistêmica.
As operações inerentes ao controle patrimonial estão amparadas na legislação
Federal, Lei n° 4.320, de 17 de março de 1964, e pela Instrução Normativa SEDAP 205/88
emitida pela Secretaria de Administração do Governo Federal. Essas normas são os
principais instrumentos que regem o controle de materiais permanentes na
Administração Pública Federal. Como principio básico e legal a fim de preservar a
qualidade das informações, consoante a legislação, todo bem permanente deverá ser
identificado individualmente, e obrigatoriamente estar vinculado a um local específico e
sob a responsabilidade de um servidor.
A falha nesses procedimentos sujeitam-se, os gestores públicos, às consequências
legais passíveis de penalizações pelos órgãos de Controle Externo. Percebe-se desta
forma que há necessidade de buscar mecanismos mais eficientes para a gestão
patrimonial.
Esta pesquisa resultou em um trabalho que objetivou abordar a condução da
Gestão Patrimonial na Universidade Federal do Paraná no tocante ao sistema de
recebimento e distribuição de bens móveis permanentes adotados. Visou discutir os
conceitos, assim como analisar as práticas gerenciais adotadas, os resultados na gestão e
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FRAGILIDADE
a eficiência obtida na condução do patrimônio, no tocante ao sistema de recebimento de

bens móveis na UFPR.
Procurou também conhecer as deficiências e os problemas encontrados na Gestão
Patrimonial com a intenção de efetivar proposições e recomendações de melhorias.
Assim como, ainda, contribuir para melhor facilitar os trabalhos de gestão dos bens,
tornando as normas legais e de controles internos as principais ferramentas para uma
melhor gestão patrimonial, no sentido de eliminar falhas nos registros e controles, bem
como tornar o processo de recebimento e distribuição mais ágil e eficiente. Finalmente,
propõe alternativas de mudanças para a melhoria da gestão patrimonial.
O patrimônio das organizações representa o conjunto de bens, direitos e
obrigações, quantificáveis monetariamente. É o objeto efetivo que propicia a realização
das atividades necessárias, para que as organizações alcancem as suas finalidades e
objetivos sócio-econômicos.
A gestão dos recursos patrimoniais está intimamente ligada ao campo da
contabilidade, onde são consideradas variáveis decorrentes da Lei Federal 4320/64 e sua
aplicação, como forma de traduzir e publicar os resultados contábeis da Empresa, como
balanço do exercício anual, ativo, passivo e situação líquida.
O balanço do exercício representa monetariamente o patrimônio e o capital de
uma empresa. A expressão balanço patrimonial, evidencia as variações patrimoniais
ocorridas no capital, com a descrição do ativo, que são os investimentos feitos, e do
passivo, que mostram as origens dos investimentos, e a situação líquida demonstra o
estado de equilíbrio entre passivo e ativo.
Segundo o conceito de Delazaro Filho (2004, p 13), que descreve a Gestão
Patrimonial como sendo:
A Gestão Patrimonial de uma organização Pública deve compreender o

planejamento, a estruturação de funções e o controle, para que um conjunto
racional de técnicas, operações e procedimentos legais possam funcionar
adequadamente desde a aquisição, até a destinação final dos bens. Desta
forma, a gestão Patrimonial deve estar presente durante todo o ciclo de vida e
utilização dos bens.

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Procurou-se nesse estudo tratar estas áreas de conhecimentos e práticas de

Gestão em forma integrada, buscando um novo conceito de Gestão Patrimonial, mais
amplo, sistêmico e que expresse efetivamente sua importância na obtenção de melhores
resultados.
Segundo Meirelles (2005, p.38), bens públicos, “em sentido amplo, são todas as
coisas, corpóreas ou incorpóreas, imóveis, móveis e semoventes, créditos, direitos e
ações, que pertençam, a qualquer título, às entidades estatais, autárquicas, fundacionais
e empresas governamentais”.
A Gestão Patrimonial na empresa pública envolve atividades preliminares que
antecedem a entrada do bem na organização, registram e controlam o bem durante toda
vida útil e, finalmente as atividades e rotinas vinculadas a sua saída (baixa) dos registros
desta.
Como material pode-se definir todo o conjunto de bens tangíveis, isto é, móveis e
imóveis que compõem o patrimônio de uma organização, considerando-se:
a) Bens móveis têm essa característica de mobilidade potencial. Estas definições são
importantes para o controle físico desses bens e sua respectiva avaliação.
b) Bens imóveis é todo o conjunto de edificações e espaços, terrenos etc. que não
podem ser deslocados de seu local de instalação;
Para fins de elaboração e controle dos orçamentos e das contas públicas duas
definições são fundamentais; material de consumo e material permanente, presentes na
Lei Federal n°. 4.320/64 e são definidos como despesas de investimento, da categoria
econômica despesas de capital, conforme a citação abaixo:
a) material de Consumo, aquele que, em razão de seu uso corrente, perde

normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos;
b) material Permanente, aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde
a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos.
Segundo Santos (2002, p.32), em um processo logístico adaptado para a

administração patrimonial, os fluxos de informação e físico deverão estar perfeitamente

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FRAGILIDADE
ajustados, tendo um suporte de informática, leitora ótica código de barras, no intuito de

racionalizar seus procedimentos.
De acordo com as normas básicas da administração patrimonial, as atividades
fundamentais do setor de patrimônio são:
a) inscrever o bem no acervo do órgão;

b) efetuar a identificação patrimonial, através de plaquetas fixadas nos bens
permanentes;
c) extrair, conferir e encaminhar relatórios ao sistema financeiro;
d) extrair o Termo de Responsabilidade dos bens móveis, para assinatura dos
respectivos responsáveis;
e) encaminhar os inventários de bens permanentes ao sistema financeiro;
f) registrar as transferências de bens e as alterações do responsável;
h) instruir processos de baixa de bens permanentes;
i) propor a doação de bens patrimoniais e observar as normas legais
Para Dias (2006. p.23), “o tombamento consiste na formalização da inclusão

física de um bem patrimonial no acervo do órgão, com a atribuição de um único número
por registro denominado de ‘número de tombamento’ impresso em uma etiqueta”.
Além do número, também são impressos a logomarca da instituição e o código
de barras. Pelo tombamento, aplica-se a cada material uma conta patrimonial do Plano de
Contas do órgão, de acordo com a finalidade para a qual o material foi adquirido. O valor
do bem a ser registrado é o valor de aquisição constante da nota fiscal.
O Termo de Responsabilidade é o documento em que o detentor da carga
patrimonial assume a responsabilidade perante a gestão, dos bens patrimoniais que estão
sob sua guarda. De acordo com a Lei Federal 4320/64 compete ao Setor de Patrimônio a
primeira distribuição de material permanente recém-adquirido, conforme a destinação
dada no processo administrativo de aquisição.
A movimentação de qualquer bem móvel será feita mediante o preenchimento e
assinatura do Termo de Responsabilidade, que deverá conter as seguintes informações:
a) número do Termo de Responsabilidade;

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b) nome do local de lotação do bem (incluindo também o nome do sub-local de

lotação);
c) declaração de responsabilidade;
d) número do tombamento;
e) descrição;
f) quantidade;
g) valor unitário;
h) valor total;
i) total de bens arrolados no Termo de Responsabilidade;
j) data do Termo;
l) nome e assinatura do responsável patrimonial;
m) data de assinatura do Termo.
A Lei Federal 4320/64 define que os servidores são fielmente responsáveis pelos
bens que estão sob seu uso e/ou guarda, competindo a estes:
a) adotar e propor à chefia imediata providências que preservem a segurança e
conservação dos bens móveis existentes em sua unidade;
b) manter os bens de pequeno porte em local seguro;
c) comunicar à chefia imediata, a ocorrência de qualquer irregularidade
envolvendo o patrimônio, com posterior comunicação por escrito.
Disciplina a Lei nº 8112/90, que é o estatuto do servidor público civil da União, que
todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do
material que lhe for confiado, para guarda e uso, bem como pelo dano que, dolosa ou
culposamente, causar a qualquer material que esteja ou não sob sua guarda. Cabe,
portanto, a todos os usuários nos diversos níveis da unidade, a responsabilidade de zelar,
guardar, conservar e informar qualquer movimentação ou irregularidade com o bem
permanente, permitindo ao Setor de Patrimônio manter os seus registros atualizados.
Define o Decreto Federal n° 99.658/90, que a transferência é a “modalidade de
movimentação de material, com a troca de responsabilidade, de uma unidade
organizacional para outra, dentro do mesmo órgão ou entidade”.
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FRAGILIDADE
Para que ocorra a transferência de responsabilidade entre dois setores

pertencentes a um mesmo órgão, deverão ser observados os seguintes aspectos:
a) a aceitação por parte do Dirigente da Unidade cedente com a autorização de
transferência;
b) emissão da Guia de Transferência com atualização de assinaturas do cedente e
do novo responsável e também do local, se for o caso;
c) envio ao Setor de Patrimônio para registro da transferência.
Uma das mais importantes atividades da administração patrimonial é o

desfazimento de bens patrimoniais. Segundo Sá (1995, p 31), define como sendo:
As baixas no imobilizado podem ser provenientes de várias causas, entre elas o

esgotamento pelo uso (normal), acidentes, impossibilidade de utilização por
perda da capacidade econômica (obsolescência), ação acelerada de desgaste
por eventos extraordinários, etc. A baixa deve ser considerada pelos seus
diversos componentes, quais sejam, os valores pelos quais os bens foram
adquiridos, as depreciações já feitas, os valores ajustados, etc., de modo que
integrem, no processo, todos eles.
A retirada de bem da carga patrimonial está definida no Decreto Federal n°

99.658/90 e será feita exclusivamente pelo responsável da Gestão Patrimonial, em
atendimento a determinação da comissão devidamente constituída para esta finalidade.
Em relação aos procedimentos a serem adotados no desfazimento, cita Boratti
(2009, p. 23):
Os procedimentos necessários à gestão e ao controle, de cada processo,

deverão estar de acordo com a legislação específica. O Decreto n° 99.658, de 30
de outubro de 1990, que regulamenta, no âmbito da Administração Pública
Federal, o reaproveitamento, a movimentação, a alienação e outras formas de
desfazimento de material.
O Decreto Federal n° 99.658/90 em seu artigo 3°,considera material como sendo:

“equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias

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primas e outros itens empregados ou passíveis de emprego nas atividades dos órgãos e
entidades públicas federais, independentes de qualquer fator”.
Também traz a definição e, considera que material inservível para a repartição,
órgão ou entidade que detém sua posse ou propriedade deve ser classificado como:
a) ocioso – quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo

aproveitado;
b) recuperável – quando sua recuperação for possível e orçar, no máximo, a 50%
de seu valor de mercado;
c) antieconômico – quando sua manutenção for onerosa, ou seu rendimento
precário, em virtude de seu uso prolongado, desgaste prematuro ou
obsoletismo;
d) irrecuperável – quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se
destina, devido à perda de suas características ou em razão da inviabilidade
econômica de sua recuperação .
A metodologia, no presente artigo, foi a revisão bibliográfica, por meio de

doutrinas que se referem a gestão patrimonial, livros jurídicos e normas internas da UFPR.
Na fase subsequente foram utilizados documentos e informações que permitiram uma
análise reflexiva sobre o que foi levantado, possibilitando a compreensão dos processos
como um todo no âmbito da Unidade de abrangência.
O delineamento da pesquisa caracteriza-se como qualitativo, dados os vários
aspectos de abordagem, tais como: a complexidade do tema, sua amplitude, bem como
as características do trabalho desenvolvido em função das observações levantadas para
atingir o objetivo proposto.
Para o desenvolvimento do trabalho, verificou-se junto à Central de Compras,
Contratos e Patrimônio – CECOM, ao Almoxarifado Central, além da própria Divisão de
Patrimônio, da Universidade Federal do Paraná, no sentido de registrar os seus
procedimentos, levantamento de dados referentes às aquisições, entregas,
incorporações de bens e seus recebimentos no destino final. Sequencialmente as
entrevistas com os servidores responsáveis pela gestão patrimonial.
O primeiro passo foi a análise dos relatórios gerenciais emitidos pelo Sistema de
Administração de Patrimônio (SAP). Posteriormente foram feitas observações e
mapeamento das rotinas no local de trabalho de recebimento de bens móveis

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FRAGILIDADE
(almoxarifados setoriais) e acompanhamento dos servidores que executam a

identificação patrimonial do bem. Em seguida finalizou-se fazendo entrevistas com as
pessoas envolvidas.
Desta forma, foi possível por meio da pesquisa e dos dados coletados, analisar e
diagnosticar a situação atual e finalmente propor mudanças para a Gestão Patrimonial da
Universidade Federal do Paraná, no tocante ao sistema de recebimento de bens móveis.
A UFPR tem suas áreas físicas dispersas no âmbito do Estado do Paraná, sendo:
Cinco “Campi” em Curitiba, Campus em Palotina, Campus em Matinhos, Campus em
Pontal do Paraná, Museu de Arqueologia e Etnologia de Paranaguá, Fazenda
Experimental Canguiri em Pinhais, Estação Experimental de Rio Negro, Fazenda
Experimental de São João do Triunfo, Fazenda Experimental de Bandeirantes, Fazenda
Experimental de Castro, Estação Experimental de Paranavaí.
A partir daí tem-se uma área física territorial de 9.043.913 m², com 450 mil m² de
área construída.
A Gestão de controle patrimonial de bens móveis e imóveis da UFPR está afeta à
Pró-Reitoria de Administração através da Divisão de Patrimônio, que possui atribuições
referentes às matérias específicas de: recebimento de bens, incorporação patrimonial,
identificação de bens, controle do acervo, conservação, distribuição, baixa dos bens,
inventários anuais, entre outros.
A Divisão de Patrimônio possui cinco servidores que se deslocam aos locais de
recebimento dos bens para efetuar a identificação patrimonial do bem (colocação da
etiqueta Patrimonial).
No fluxo de processos atual, as Unidades componentes da UFPR solicitam a
abertura de licitação para aquisição dos bens a Central de Compras e Licitações, e após
finalizada o processo de licitação recebem os bens adquiridos em sua própria Unidade, ou
no almoxarifado local, como também no Almoxarifado Central da UFPR, que efetuam o
recebimento do bem e faz a entrega ao requisitante.
Desta forma a incorporação dos bens no Patrimônio da UFPR, terminando com a
consequente assinatura do Termo de Responsabilidade, além de ser um dever legal,
também significa a finalização do processo de compra em que se verifica se todas as
etapas anteriores em relação ao bem foram devidamente cumpridas.
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A forma de trabalho adotada apresenta fragilidades, tais como:

a) descumprimento da Lei 4320/64 e Instrução Normativa - IN 205/88 pelo grande
número de bens que ficam sem identificação imediata pelos agentes
patrimoniais;
b) recebimento de materiais em desacordo com a especificação contida no
processo de compra;
e) desaparecimento de bens.
Os dados estatísticos foram estudados e analisados através de informações
gerenciais geradas pelo Sistema de Administração Patrimonial (SAP), que é plataforma do
sistema Patrimônio, desenvolvida pelo MEC (Ministério da Educação e Cultura) para a
utilização em todas as Instituições Federais de Ensino Superior (IFES).
O SAP é o programa gerenciador da gestão de patrimônio da UFPR. A Divisão de
Patrimônio está utilizando esta plataforma desde o ano de1998, com as devidas
atualizações, permitindo desta forma, grande confiabilidade, flexibilidade de relatórios
gerenciais, facilidade na utilização e praticidade, elementos fundamentais para a eficiente
Gestão Patrimonial.
Os dados estatísticos da pesquisa foram coletados através da emissão de
relatórios gerenciais, permitindo visualizar uma amplitude estatística de três anos.
Os dados coletados por meio de observações e entrevistas nos permitiram dividir o
estudo destes dados sob 2 aspectos distintos:
a) Levantamento do fluxo de rotinas Compras – Patrimônio;
b) Conhecimento de diversas dificuldades através de entrevistas.
Para a execução desta fase do levantamento de dados houve a participação das

seguintes pessoas diretamente envolvidas no estudo: Os 5 Servidores lotados na Divisão
de Patrimônio, responsáveis pela identificação patrimonial e coleta da assinatura no
Termo de Responsabilidade; servidor responsável pelo Almoxarifado Setorial dos
diversos Setores da UFPR, que possuem em sua estrutura organizacional a Seção de
Almoxarifado; Diretora da Central de Compras; Diretor da Divisão de Patrimônio; Diretor
do Almoxarifado Central da UFPR

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FRAGILIDADE
Tabela 1 - Incorporação patrimonial anual de Bens permanentes
Incorporação/ano
Quantidade de bens incorporados
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
2010 20.401
2011 24.905
2012 19.596
Fonte – Relatório de emissão do Sistema de Administração Patrimonial – SAP
Esta tabela apresenta de forma sintética a incorporação dos últimos três anos
realizada pela UFPR em bens permanentes. Assim, do montante total incorporado no
período de 2010 a 2012, pode-se verificar o volume de bens que são incorporados
anualmente. Isso se deve ao tamanho da Instituição que conta com cerca de 41mil alunos
matriculados, sem considerar a quantidade de servidores, entre técnicos administrativos
e docentes que somam aproximadamente nove mil.
Também, somado a isso o acentuado volume de aquisição de bens que é feita
anualmente, em função da adesão pela Universidade Federal do Paraná ao Programa de
Reestruturação das Universidades Federais (REUNI). Antes disso o volume de aquisição
de bens permanente não era tão acentuado, em face de que o orçamento da UFPR para
bens de capital era significativamente restrito.
Tabela 2 - Emissão Anual de Termos de responsabilidade
Ano nº de termos emitidos

2010 3.087
2011 3.665
2012 3.302
Fonte – Relatório de emissão do Sistema de Administração Patrimonial – SAP
A quantidade de termos de responsabilidade emitidos é um dos elementos que

permite verificar a proporcionalidade que deverá existir entre o valor contábil
incorporado e o quantitativo de termos emitidos. Como já citado anteriormente, isto se
deve a adesão da Universidade ao (REUNI).

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Inicialmente foram entrevistados os Servidores da Divisão de Patrimônio

responsáveis pela identificação Patrimonial.
Perguntados sobre qual seria a maior dificuldade apresentada no desempenho de
suas atividades, informaram que:
a) A maior dificuldade é obter a identificação do bem adquirido (etiquetamento), o que

muitas vezes demanda ir várias vezes ao mesmo local.
b) Em segundo lugar, é o fato de que muitas vezes o bem é distribuído internamente a

Unidade, e o novo responsável não é o que está especificado no termo, causando a
nova emissão do termo para adequar-se ao local e nome do novo responsável.
c) Outra fragilidade que não muito rara é a de que têm detectado bem com
característica diferente do constante no Termo de Responsabilidade. Neste caso é
imediatamente comunicado ao servidor responsável pelo seu recebimento para as
providências necessárias, ou seja, junto à empresa fornecedora ou a quem de direito.
Também perguntados sobre qual seria a maior dificuldade apresentada no

desempenho das atividades relativas ao recebimento e entrega de bens móveis, todos
foram unânimes em responder que o recebimento é a parte mais crítica das atividades
relativas aos bens móveis, pois existe a obrigatoriedade de atestar o recebimento na
Nota fiscal e, na maior parte das vezes, os Servidores lotados no almoxarifado setorial
não tiveram o acesso às informações ou ao processo de compra.
Este desconhecimento tem causado por inúmeras vezes o recebimento de bens
em desacordo com a especificação contida no processo, tanto em relação às
especificações técnica do bem, ou quanto a sua quantidade, qualidade. Espaços físicos
inadequados para recebimento e movimentação de bens, muitas vezes pesados e de
difícil transporte, causando prejuízos como, avarias, perda de garantia, e acidentes de
trabalho.
De acordo com o Diretor da Divisão de Patrimônio, a maior dificuldade encontrada
reside no fato de que quando se recebe o processo, muitas vezes o bem recebido
diretamente por quem solicitou a compra, já havia sido redistribuído para outra unidade
do mesmo Setor, o que dificulta o trabalho do servidor da referida divisão que se
deslocava até a Unidade para proceder a identificação e etiquetamento.

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FRAGILIDADE
Além do que é comum o referido servidor na hora do confronto da especificação

do bem, com a constante do Termo de Responsabilidade, não conferia, ou seja, a Unidade
recebeu o bem em desconforme com o que foi adquirido na licitação. Vale ressaltar que
esta rotina: compra, recebimento e identificação patrimonial, é uma das fragilidades
encontradas na gestão patrimonial.
Segundo o Diretor, existem diversas causas que influenciam na dinâmica do
problema e, entre elas constam: falta de normatização Interna em relação a Gestão
Patrimonial, no que tange ao recebimento e distribuição dos bens adquiridos; quadro de
pessoal reduzido; estrutura administrativa da Divisão – baixa hierarquia; manual de
Administração Patrimonial defasado.
A mesma pergunta foi feita à Diretora da Central de Compras sobre qual seria a
maior dificuldade da Central de Compras em relação ao recebimento de Bens móveis
permanentes.
Em sua opinião a maior dificuldade existente decorre do fato de que a entrega dos
bens é feita de forma descentralizada em almoxarifados setoriais. Segundo a Diretora,
isto causa sérios transtornos a Central de Compras, tais como:
a) Recebimento de bens em desacordo com as especificações contidas no Edital
de Licitação.
b) Recebimento de bens com avarias.
c) Recebimento de bens em local diferente daquele constante no Edital.
d) A descentralização de recebimento de bens móveis dificulta o
acompanhamento e o controle.
e) Fluxo de rotinas, com pouca integração.
f) Locais inadequados para recebimento e guarda dos bens.
Pela análise das rotinas do fluxograma sintético, pode-se verificar claramente a

falta de visão sistêmica em todas as fases e rotinas do processo, bem como a falta de
integração entre os diversos atores nas fases do processo. São exatamente estes dois
aspectos, as causas principais da dificuldade da Gestão patrimonial sobre o controle de
recebimento de bens móveis e sua posterior localização, identificação patrimonial e
assinatura do Termo de Responsabilidade.
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É fato preponderante que a manutenção deste fluxo de rotinas, é hoje um sistema

de difícil controle, com excessiva descentralização, e lento em dar respostas a gestão,
principalmente em virtude da grande burocracia verificada no fluxo. E como prova deste
fato, basta verificar os bens que também ficam sem a respectiva identificação
patrimonial, sem o etiquetamento, gerando um comprometimento do gestor diante das
auditorias externas que procedem anualmente a análise das contas da gestão da UFPR.
Vale ressaltar que a identificação individual do bem e o respectivo inventário
periódico são elementos descritos especificamente na Legislação através da Lei Federal
n° 4.320/64, e pela Instrução Normativa SEDAP 205/88.
Portanto, a manutenção do atual sistema de recebimento implica
fundamentalmente no descumprimento aos dispositivos Legais citados e, portanto,
passíveis de punição por parte dos Órgãos de Controle Externo, além de provocar
dificuldades, já amplamente citadas, a Gestão do Sistema Compras – Patrimônio.
Assim, para a efetivo resolução desta situação, existe a necessidade de uma radical
e profunda mudança no sistema de gestão de recebimento de bens móveis, o que leva a
propor uma nova sistemática de fluxos, rotinas e processos e proposição para a criação
de uma unidade especializada na Gestão centralizada de recebimento de bens móveis no
âmbito da Universidade Federal do Paraná.
O novo modelo de gestão de recebimento de bens móveis propõe a vinculação de
fluxos de rotina entre Central de Compras e Divisão de Patrimônio através da criação de
uma unidade especializada na Gestão do recebimento, identificação e registro
Patrimonial e distribuição de bens móveis permanentes no âmbito da UFPR. O novo
modelo foi idealizado para solucionar as graves distorções verificadas e estabelece
prioritariamente as seguintes diretrizes:
a) o estrito cumprimento da Legislação em vigor em relação ao recebimento

de bens móveis ;
b) assinatura e identificação patrimonial da totalidade de bens que

ingressarem na UFPR;
c) visão sistêmica de todo o fluxo, privilegiando rigoroso controle sobre os bens;
d) maior integração do fluxo Compras – Patrimônio.

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FRAGILIDADE
A Centralização no recebimento e distribuição dos bens permanentes da UFPR

objetiva tratar de forma sistêmica o fluxo integral dos processos de compra e patrimônio,
que se inicia com a licitação e tem seu término quando da efetiva entrega do bem ao
responsável já devidamente identificado (etiquetado), com a respectiva assinatura do
Termo.
Para a implantação deste novo modelo propõe-se a criação da Unidade Central de
Recebimento de Bens Móveis, vinculada à Divisão de Patrimônio. Com a criação desta
Unidade a Central de Compras e a Divisão de Patrimônio possuem condições de gerir o
controle integrado de todo fluxo dos processos (Físico Patrimonial e Processual). Para a
gestão Patrimonial, haverá efetivamente uma maior facilidade de controle e agilidade no
processo de assinatura dos termos, haja vista que os bens serão entregues
conjuntamente a assinatura do termo, já com a identificação patrimonial.
É oportuno salientar que o novo fluxo em nada fere a autonomia dos Ordenadores
de Despesa, mas sim colabora ao efetivo controle dos bens na medida em que não existe
mais a necessidade de efetuar o recebimento físico dos bens, permitindo economia de
recursos e de tempo.
Para a implantação da Unidade Central de Recebimento de Bens Móveis, é
importante analisar o fluxo de forma sistêmica abrangendo as seguintes rotinas e
processos que ocorrerão na CEBEM: a) Fluxo de movimentação física do bem; b) Fluxo
Patrimonial e c) Fluxo processual.
O recebimento físico do bem e sua primeira distribuição interna ficarão a cargo da
CEBEM, que terá como atribuições:
a) Efetuar o Recebimento físico e atestar o recebimento efetivo ou provisório do

bem. Será considerado recebimento efetivo aquele que imediatamente puder
ser confrontado suas características físicas, quantidades, qualidade, etc. em
relação ao processo de compra e a respectiva Nota fiscal. Será considerado
recebimento provisório aquele que não possa imediatamente ter verificado
suas características físicas, de quantidade, qualidade ou ainda, bens que

20
necessitem de outra forma de verificação especializada realizada por

responsável técnico ou comissão designada para tal;
b) Registro do recebimento e emissão de guia de recebimento de bens;
c) Guarda do bem até sua entrega.
A CEBEM deverá ter a sua disposição os Servidores que atualmente são

responsáveis pela identificação Patrimonial para desempenhar suas funções na Unidade,
com as seguintes rotinas:
a) Identificação Patrimonial dos bens nas dependências da Unidade Central de

Recebimento de Bens móveis;
b) Impressão do Termo de responsabilidade e das etiquetas patrimoniais
disponíveis no sistema de administração patrimonial (SAP) ;
c) Entrega do bem ao responsável mediante assinatura do termo de
responsabilidade;
O início do processo de aquisição é o encaminhamento da solicitação de aquisição

de bem pela unidade solicitante a Central de compras, para abertura do processo
licitatório. Terminado o processo licitatório e adjudicado o vencedor a Central de
Compras tramita o processo à CEBEM, contendo toda a informação necessária para a
conferência e recebimento.
Na CEBEM, quando do recebimento dos bens, será emitida uma guia de
recebimento de bens, que conterá todas as informações referentes ao recebimento. A
guia de recebimento será anexada ao processo, para atestar o recebimento em
conformidade com a proposta vencedora.
O processo segue para a Seção de Cadastramento de Bens da Divisão de
Patrimônio que irá cadastrar os bens recebidos e emitirá no Sistema de Administração
Patrimonial o respectivo Termo de responsabilidade e anexará o resumo de incorporação
contábil. O processo então será encaminhado a Contabilidade, para que seja efetuado o
pagamento e proceder a incorporação contábil no sistema integrado de Administração
Financeira do Governo Federal (SIAFI).

21
FRAGILIDADE
O fluxo processual desta forma adquire uma seqüência racional e sistêmica,

contribuindo com maior rapidez, eficiência e controle.
UNIDADE COMPRAS CEBEM PATRIMÔNIO CONTAB.
Solicita Recebe
aquisição solicitação
Procede a Efetua o Cadastra os Recebe o

Licitação e recebimento bens, emite o processo para
envia o físico, emite a termo em nome pagamento e
processo a guia de do responsável incorporação
CEBEM recebimento do contábil
bem e anexa ao
processo
O fluxograma representa o fluxo completo de recebimento e movimentação de

bens móveis a ser executado pela CEBEM. O recebimento inicia-se tendo como primeiro
passo a verificação se os bens entregues estão em conformidade com o processo de
compra . Como segunda fase do recebimento, existe a conferência se o bem entregue
possui condição especial de recebimento , tendo em vista sua especificidade , fragilidade
ou cláusula contratual, etc., o qual deverá ser feito o recebimento por um técnico
especializado ou comissão designada para efetuar o recebimento .
Se for uma condição normal de recebimento, será emitida a Guia de recebimento
definitivo, que atestará o recebimento em conformidade com o processo de compra e o
aceite pela UFPR do bem adquirido.
O passo seguinte é informar online a Divisão de Patrimônio e Central de Compras
sobre o recebimento e solicitar a incorporação Patrimonial dos bens. A Divisão de
Patrimônio encaminha a Contabilidade o resumo contábil por sub-elementos de despesas
a serem incorporados contabilmente e após isto o processo deve ser pago ao fornecedor.
Os bens então serão identificados na CEBEM com a etiqueta patrimonial da UFPR
e o Termo de responsabilidade será emitido para posterior assinatura quando da entrega
do bem. Pode-se observar a racionalidade adotada e a busca de eficiência e controle ao se
delegar diversas atribuições antes descentralizadas, a mesma Unidade, para que assim o

22
enfoque sistêmico busque aprimorar o controle de que os procedimentos administrativos

estejam em estrita consonância a Legislação.
Em caso excepcional, em face de suas especificidades e volume, o bem poderá ser
entregue diretamente à Unidade usuária, com acompanhamento e controle da CEBEM.
CEBEM efetua o
recebimento provisório
do bem
A Encaminha Solicita o
Empresa informação a técnico
Entrega É
atende a Compras responsável ou
notificação para notificar NÃO está de SIM necessárioSIM a comissão
acordo inspeção
a Empresa para efetuar o
edital?
técnica ? recebimento
NAO
Emite a guia de recebimento Encaminha a
definitivo e encaminha para Divisão de
patrimoniamento patrimônio
para registro
patrimonial e
Imprime online as etiquetas contábil
patrimoniais e Termo de
responsabilidade
Encaminha a
contabilidade
Obtém a assinatura no para
termo de responsabilidade e incorporação
encaminha a expedição contábil e
para entrega pagamento
I
Expedição
faz a entrega
do bem FIM
CONCLUSÃO
A grande quantidade de bens sem identificação, o recebimento de bens em

desacordo ao processo de compras e também ao desaparecimento de bens, entre outros,
não são a causa, mas sim, efeitos de um sistema de gestão de recebimento de bens
móveis atualmente inadequado, às quantidades de bens recebidos e aos valores
envolvidos, com fraco e difícil controle, com fluxo de rotinas exageradamente

23
FRAGILIDADE
descentralizado e com pouca integração, sendo basicamente o mesmo processo desde a

décadas passadas.
Portanto, existe a necessidade de uma nova abordagem em relação ao
recebimento de bens móveis na Universidade Federal do Paraná, sob uma nova ótica que
contemple uma visão sistêmica de todo o processo. Após a análise e mapeamento do
fluxo integral de recebimento de bens móveis, elaborou-se a proposta de uma inovadora
forma de Gestão de recebimento que adota uma nova postura, que prioriza o efetivo
controle, através da centralização de diversos fluxos de rotinas, e a integração sistêmica
entre os diversos atores envolvidos, o que certamente contribuirá para o fiel
cumprimento da legislação, maior eficiência e transparência no gasto e no trato com o
bem público.

24
REFERÊNCIAS
BRASIL. Lei nº 4320 de 17 de março de 1964. Institui normas de Direto Financeiro para
elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios
e do Distrito Federal. Diário Oficial da União, 23 de março de 1964.
BRASIL. Lei nº 8112 de 11 de dezembro de 1990. Dispõe sobre o regime jurídico dos
Servidores públicos civis da União, das Autarquias e das Fundações Públicas Federais.
Diário Oficial da União, 12 de dezembro de 1990.
BRASIL. Decreto nº 99.658 de 30 de outubro de 1990. Regulamenta no âmbito da

Administração Pública Federal, o reaproveitamento, a movimentação, a alienação, e
outras formas de desfazimento de material. Diário Oficial da União, 31 de outubro de
1990.
BRASIL. Instrução Normativa nº 208 de 08 de abril de 1988 de emissão da Secretária de

Administração Pública – SEDAP, que institui a racionalização administrativa, o controle
maximizado e o acompanhamento de diversos materiais. Diário Oficial da União, 10 de
abril de 1988.
DELAZARO FILHO, José. Análise da Gestão Patrimonial de Empresa Pública. (2004)

Disponível em
<htpp://www.virtualbib.fgv.br/dspace/handle/10438/3162/rel30-1999.pdf?
sequence=1> Acesso em 13/10/2012.
DIAS, Alexandra F. da Silva. Gestão Patrimonial na Administração Pública Estadual

(2006).Disponível:<http://www3.sef.sc.gov.br/controle_interno2/orientacoes_contabeis/s
eminariodcog/manual/pat.pdf . Acesso em 09/10/2012.
MEIRELES, Helly Lopes. Direito administrativo e Brasileiro. São Paulo: Malheiros, 2005.
SÁ, A. M. Lopes de. Dicionário de contabilidade. São Paulo: Atlas, 1995.
SANTOS, Gerson. Manual de Administração Patrimonial. Florianópolis, Secco, 2002.

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Para Dias (2006. p.23), “o tombamento consiste na formalização da inclusão

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O Decreto Federal n° 99.658/90 em seu artigo 3°,considera material como sendo:

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a) ocioso – quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo

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A forma de trabalho adotada apresenta fragilidades, tais como:

Para a execução desta fase do levantamento de dados houve a participação das

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Tabela 1 - Incorporação patrimonial anual de Bens permanentes

Fonte – Relatório de emissão do Sistema de Administração Patrimonial – SAP

Tabela 2 - Emissão Anual de Termos de responsabilidade

Ano nº de termos emitidos

Fonte – Relatório de emissão do Sistema de Administração Patrimonial – SAP

A quantidade de termos de responsabilidade emitidos é um dos elementos que

Caderno Gestão Pública | ano.2 n.2 | jul/dez 2013

Inicialmente foram entrevistados os Servidores da Divisão de Patrimônio

a) A maior dificuldade é obter a identificação do bem adquirido (etiquetamento), o que

b) Em segundo lugar, é o fato de que muitas vezes o bem é distribuído internamente a

Também perguntados sobre qual seria a maior dificuldade apresentada no

Caderno Gestão Pública | ano.2 n.2 | jul/dez 2013

Além do que é comum o referido servidor na hora do confronto da especificação

Pela análise das rotinas do fluxograma sintético, pode-se verificar claramente a

É fato preponderante que a manutenção deste fluxo de rotinas, é hoje um sistema

a) o estrito cumprimento da Legislação em vigor em relação ao recebimento

b) assinatura e identificação patrimonial da totalidade de bens que

d) maior integração do fluxo Compras – Patrimônio.

Caderno Gestão Pública | ano.2 n.2 | jul/dez 2013

A Centralização no recebimento e distribuição dos bens permanentes da UFPR

a) Efetuar o Recebimento físico e atestar o recebimento efetivo ou provisório do

Caderno Gestão Pública | ano.2 n.2 | jul/dez 2013

necessitem de outra forma de verificação especializada realizada por

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a) Identificação Patrimonial dos bens nas dependências da Unidade Central de

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