NBRISO30300 - Sistemas Arquivo Fundamentos e Vocabulário

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NORMA ABNT NBR

BRASILEIRA ISO
30300
Primeira edição
26.10.2016
Informação e documentação — Sistema

de gestão de documentos de arquivo —
Fundamentos e vocabulário
Information and documentation – Management systems for records –

Fundamentals and vocabulary
ICS 01.040.01; 01.140.20 ISBN 978-85-07-06633-0
Número de referência
ABNT NBR ISO 30300:2016
19 páginas
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‌ 016

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‌ 016 - Todos os direitos reservados
Sumário Página
Prefácio Nacional................................................................................................................................iv
Introdução.............................................................................................................................................v
1 Escopo.................................................................................................................................1
2 Fundamentos de um SGDA................................................................................................1
2.1 Relação entre o SGDA e o sistema de gestão..................................................................1
2.2 Contexto da organização....................................................................................................2
2.3 Necessidade de um SGDA.................................................................................................2
2.3.1 Propósito..............................................................................................................................2
2.3.2 Documentos de arquivo confiáveis, autênticos e usáveis..............................................3
2.3.3 Estabelecimento de sistema de gestão de documentos de arquivo .............................4
2.4 Princípios de um SGDA......................................................................................................5
2.4.1 Generalidades......................................................................................................................5
2.4.2 Foco no cliente e outras partes interessadas..................................................................5
2.4.4 Tomada de decisões baseada em provas.........................................................................5
2.4.5 Participação das pessoas..................................................................................................5
2.4.6 Abordagem por processos.................................................................................................6
2.4.7 Abordagem por sistema de gestão ..................................................................................6
2.4.8 Melhoria contínua................................................................................................................6
2.5 Abordagem por processos para um SGDA .....................................................................6
2.6 Papel da alta administração...............................................................................................7
2.7 Relacionamento com outros sistemas de gestão............................................................8
3 Termos e definições............................................................................................................9
3.1 Termos relacionados a documento de arquivo ...............................................................9
3.2 Termos relacionados a gerenciamento ..........................................................................10
3.3 Termos relacionados a processos de gestão de documentos de arquivo ................. 11
3.4 Termos relacionados a sistemas de gestão de documento de arquivo (SGDA) ........13
Anexo A (informativo) Metodologia utilizada no desenvolvimento do vocabulário......................14
A.1 Geral...................................................................................................................................14
A.2 Conceito relacionamentos e sua representação gráfica...............................................14
A.3 Conceito de diagramas.....................................................................................................14
Bibliografia..........................................................................................................................................17
Índice alfabético.................................................................................................................................18
Figuras
Figura 1 – Normas sobre SGDA elaboradas pelo ISO/TC 46/SC 11, e Normas e Relatórios
Técnicos relacionados.......................................................................................................vi
Figura 2 – Estrutura de um SGDA.......................................................................................................7
Figura A.3.1 – Conceitos relacionados aos documentos de arquivo ...........................................15
Figura A.3.2 – Conceitos relacionados à gestão (3.2)....................................................................15
Figura A.3.3 – Conceitos relativos aos processos de gestão de documentos de arquivo (3.3).16
Figura A.3.4 – Conceitos relacionados a sistemas de gestão de documentos
de arquivo (3.4)..................................................................................................................16
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Prefácio Nacional
A Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) é o Foro Nacional de Normalização. As Normas

Brasileiras, cujo conteúdo é de responsabilidade dos Comitês Brasileiros (ABNT/CB), dos Organismos
de Normalização Setorial (ABNT/ONS) e das Comissões de Estudo Especiais (ABNT/CEE),
são elaboradas por Comissões de Estudo (CE), formadas pelas partes interessadas no tema objeto
da normalização.
Os Documentos Técnicos ABNT são elaborados conforme as regras da Diretiva ABNT, Parte 2.
A ABNT chama a atenção para que, apesar de ter sido solicitada manifestação sobre eventuais direitos
de patentes durante a Consulta Nacional, estes podem ocorrer e devem ser comunicados à ABNT
a qualquer momento (Lei nº 9.279, de 14 de maio de 1996).
Ressalta-se que Normas Brasileiras podem ser objeto de citação em Regulamentos Técnicos. Nestes
casos, os Órgãos responsáveis pelos Regulamentos Técnicos podem determinar outras datas para
exigência dos requisitos desta Norma.
A ABNT NBR ISO 30300 foi elaborada no Comitê Brasileiro de Informação e Documentação
(ABNT/CB-014), pela Comissão de Estudo de Gestão de Documentos Arquivísticos (CE-014:000.004).
O Projeto circulou em Consulta Nacional conforme Edital nº 07, de 15.07.2016 a 15.08.2016.
Esta Norma é uma adoção idêntica, em conteúdo técnico, estrutura e redação, à ISO 30300:2011,
que foi elaborada pelo Technical Committee Information and documentation (ISO/TC 46), Subcommittee
Archives/records management (SC 11), conforme ISO/IEC Guide 21-1:2005.
O Escopo em inglês desta Norma Brasileira é o seguinte:
Scope
This Standard defines terms and definitions applicable to the standards on MSR prepared by
ISO/TC 46/SC 11. It also establishes the objectives for using a MSR, provides principles for a MSR,
describes a process approach and specifies roles for top management.
This Standard is applicable to any type of organization that wishes to:
a) establish, implement, maintain and improve a MSR to support its business;
b) assure itself of conformity with its stated records policy;
c) demonstrate conformity with this Standard by
1) undertaking a self-assessment and self-declaration, or
2) seeking confirmation of its self-declaration by a party external to the organization, or
3) seeking certification of its MSR by an external party.
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Introdução
O êxito das organizações depende, em grande medida, da implementação e manutenção de um

sistema de gestão projetado para a melhoria contínua de seu desempenho, abordando ao mesmo
tempo, as necessidades das partes interessadas. Sistemas de gestão oferecem metodologias para
a tomada de decisões e a gestão de recursos para atingir os objetivos da organização.
A produção e o gerenciamento de documentos de arquivo são partes integrantes das atividades, pro-
cessos e sistemas das organizações. Os documentos de arquivo possibilitam a eficiência, a respon-
sabilização, a gestão de riscos e a continuidade do negócio. Também permitem que as organizações
obtenham valor a partir de seus recursos informacionais enquanto ativos comerciais e de conhecimento,
contribuam para a preservação da memória coletiva, como resposta aos desafios dos ambientes
global e digital.
As Normas de Sistemas de Gestão (MSS) oferecem ferramentas para que a alta administração
implemente uma abordagem sistemática e verificável para o controle da organização em um ambiente
que encoraje as boas práticas de negócios.
As normas sobre sistemas de gestão de documentos de arquivos, elaboradas pelo ISO/TC 46/SC11,
foram desenvolvidas para auxiliar as organizações de todos os tipos e tamanhos, ou grupos de orga-
nizações com atividades de negócio compartilhadas, na implementação, operação e aperfeiçoamento
de um sistema de gestão de documentos de arquivo (SGDA) (Management systems for records –
MSR) efetivo. O SGDA conduz e controla a organização, com o propósito de estabelecer uma política
e objetivos em relação aos documentos, visando atingi-los. Para isso utiliza-se de:
a) definições de papéis e responsabilidades;
b) processos sistemáticos;
c) medições e avaliações;
d) revisões e melhorias.
A implementação de uma política e objetivos de gestão de documentos de arquivo, solidamente

baseada nos requisitos da organização, assegurará que se produzam, gerenciem e disponibilizem
informações e provas confiáveis e autorizadas sobre as atividades da organização, aos que precisem
pelo tempo necessário. Uma implementação bem-sucedida de uma boa política para documento
de arquivo, com objetivos bem definidos, resulta em documentos de arquivo e sistemas de gestão
de documentos adequados a todos os fins da organização.
Implementar um SGDA em uma organização também ajuda a garantir transparência e a rastreabilidade

das decisões tomadas pela direção e o reconhecimento de sua responsabilização.
As normas sobre SGDA elaboradas pelo ISO/TC 46/SC11 foram desenvolvidas no âmbito das nor-
mas de sistemas de gestão para compartilhar elementos e metodologia, e ser compatíveis com
outras normas. A ISO 15489, e outras normas e relatórios técnicos também desenvolvidos pelo
ISO/TC 46/SC 11, são as principais ferramentas para o desenvolvimento, implementação, monitora-
mento e melhoria dos processos de documentos de arquivo e de seus controles, operando debaixo
da governança do SGDA das organizações que tenham decidido adotar esta metodologia.
NOTA A ISO 15489 é a norma base que codifica as melhores práticas para a gestão de documentos
de arquivo.
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A estrutura das normas sobre SGDA elaboradas pela ISO/TC 46/SC 11, tanto publicadas quanto em
fase de preparação, estão na Figura 1.
Normas de Sistemas de Gerenciamento de
Normas Internacionais Relacionadas e
documentos de arquivo
relatórios técnicos
Estrutura de governança para documentos
Processos de implementação de documentos
de arquivo
de arquivo
ABNT NBR ISO 30300

Fundamentos Sistema de gestão de ISO 15489 ISO 23081
& terminologia documentos de arquivo – Records Metadata for ISO/TR 26122
Fundamentos e vocabulário management – records Work process
Part 1: General Part 1: Principles analysis for
records
Part 2: Part 2: Conceptual
ISO 30301
Requisitos Guidelines and implementation
Management systems
issues
for records – Requirements
Part 3: Self-
ISO 30303 assessment method
Management systems
for records – Requirements for

bodies providing audit and ISO 13008 ISO 16175
certification Digital Principles and
ISO/TR 13028 records functional
ISO 30302 Implementation conversion requirements for
Orientações guidelines for
Management systems for and migration records in
Apoio de alto nível digitization
records – Guidelines for process electronic office
Elementos de estrutura of records
implementation environments
Part 1 -
Overview and
ISO 30304
statement of
Management systems for
principles
records – Assessment guide
Part 2 -
Guidelines and
functional
requirements for
digital records
management
systems
Part 3 -
Guidelines and
functional
requirements for
records in
business
systems
Figura 1 – Normas sobre SGDA elaboradas pelo ISO/TC 46/SC 11,

e Normas e Relatórios Técnicos relacionados
Estas normas se aplicam como estrutura e como orientação para:
a) estabelecer a gestão sistemática da política, procedimentos e responsabilidades da gestão

de documentos de arquivo, independentemente da finalidade, conteúdo ou mídia de gravação
dos próprios documentos de arquivo;
b) determinar as responsabilidades, autoridades e responsabilização quanto aos documentos

de arquivo, política, procedimentos, processos e sistemas da organização;
c) desenvolver e implementar o SGDA; e
d) obter resultados de qualidade do SGDA por meio da avaliação de desempenho e da melhoria

contínua.
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Estas normas são planejadas para serem usadas por:
1) alta administração que toma as decisões em relação ao estabelecimento e implementação

de sistemas de gestão em sua organização;
2) os responsáveis pela implementação de SGDA, como os profissionais das áreas de gestão

de riscos, auditoria, arquivo, tecnologias da informação e segurança da informação.
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NORMA BRASILEIRA ABNT NBR ISO 30300:2016
Informação e documentação — Sistema de gestão de documentos de

arquivo — Fundamentos e vocabulário
1 Escopo
Esta Norma estabelece termos e definições aplicáveis às normas elaboradas pelo ISO/TC 46/SC 11
para SGDA. Além disso, estabelece os objetivos de usar um SGDA, fornece princípios para um SGDA,
descreve uma abordagem de processos e especifica papéis da alta administração.
Esta Norma é aplicável a qualquer tipo de organização que deseje:
a) estabelecer, implementar, manter e aperfeiçoar um SGDA como apoio às suas atividades;

b) assegurar-se de sua conformidade com sua política declarada de documentos de arquivo;
c) demonstrar a conformidade com esta Norma por meio da:
1) realização de uma autoavaliação e autodeclaração; ou
2) busca da confirmação de sua autodeclaração por um terceiro; ou
3) busca da certificação de seu SGDA por um terceiro.
2 Fundamentos de um SGDA
2.1 Relação entre o SGDA e o sistema de gestão
Todas as organizações produzem e controlam documentos de arquivo como resultados das atividades
realizadas para alcançar seus objetivos organizacionais.
O SGDA estabelece a política, os objetivos e a estrutura de diretrizes para controlar os documentos

de arquivo da organização nos sistemas de gestão de documentos de arquivo e assegura que estes
sistemas de gestão cumpram com os requisitos da organização.
Dentro da estrutura do SGDA, os processos e controles dos documentos de arquivo necessitam ser
desenvolvidos, implementados e monitorados para atender à política, aos objetivos e às diretrizes
estabelecidas. Isto inclui determinar como os processos dos documentos de arquivo e seus controles
são gerenciados pelas aplicações de sistema de gestão de documentos de arquivo, e como os docu-
mentos de arquivo, como provas, se relacionam com todos os sistemas de gestão que requerem uma
avaliação.
Os sistemas de gestão, incluindo o SGDA, produzem documentos de arquivo. Estes documentos

de arquivo e a forma como são gerenciados retroalimentam, por sua vez, novas atividades organi-
zacionais, como o desenvolvimento de novos produtos ou serviços. Os documentos de arquivo tam-
bém podem ser utilizados para monitorar a operação dos sistemas de gestão e como estes sistemas
e atividades atendem aos requisitos da organização. Neste sentido, o SGDA governa os requisitos dos
documentos de arquivos de outros sistemas de gestão, bem como do próprio SGDA.
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2.2 Contexto da organização
Uma organização ou grupo de organizações está apto a usar todos ou qualquer um dos elementos
das normas de um SGDA, elaboradas pelo ISO/TC 46/SC 11, de acordo com seus próprios requisitos
e contexto, que incluem:
a) o tamanho e a complexidade da organização ou organizações, ou dos processos que requerem

controle de documentos de arquivo;
b) o nível de risco decorrente de um controle de documentos de arquivo inadequado;
c) a motivação interna para melhorar a satisfação em demandas atuais ou futuras das partes
interessadas; e
d) as demandas ou expectativas específicas das partes interessadas.

As normas sobre SGDA, elaboradas pelo ISO/TC 46/SC 11, estão aptas a serem usadas:
1) para um ou mais processos específicos dentro da organização;
2) em toda a organização, cobrindo todos os seus processos; e
3) para as organizações que compartilham processos de negócio em um setor específico,

parceiros comerciais ou parceiros colaborativos.
Quando implementadas as normas sobre SGDA, elaboradas pelo ISO/TC 46/SC 11, recomenda-se
que a organização consulte os requisitos e a orientação da legislação nacional, regulamentações
e normas aplicáveis na jurisdição relevante.
2.3 Necessidade de um SGDA
2.3.1 Propósito
Todas as organizações, independentemente de seu tamanho ou natureza de suas atividades, geram

informação nos seus processos de trabalho. Os documentos de arquivo, assim como um dos tipos
de recurso de informação, são parte do capital intelectual e, portanto, ativos da organização.
O propósito de implementar um SGDA é a gestão sistemática dos documentos de arquivo como

o registro acerca das atividades da organização. Tais documentos de arquivo apoiam as decisões
tomadas e as atividades subsequentes, e asseguram a responsabilização pelas partes interessadas
presentes e futuras.
O objetivo de implementar um SGDA é produzir e controlar documentos de arquivo de uma forma

sistemática e verificável para:
a) conduzir as atividades de negócio e a prestação de serviços de forma eficiente;
b) atender aos requisitos legislativos, regulatórios e de responsabilização;
c) otimizar a tomada de decisões, a consistência operacional e a continuidade do negócio;
d) facilitar o funcionamento efetivo de uma organização, em caso de desastre;
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e) proporcionar proteção e apoio em litígios, incluindo a gestão dos riscos associados com a exis-
tência de, ou falta de, provas de uma atividade da organização;
f) proteger os interesses da organização e os direitos dos empregados, clientes e das partes inte-
ressadas atuais e futuras;
g) apoiar as atividades de pesquisa e desenvolvimento;
h) apoiar as atividades promocionais da organização; e
i) manter a memória corporativa ou coletiva e apoiar a responsabilidade social.
2.3.2 Documentos de arquivo confiáveis, autênticos e usáveis
2.3.2.1 Generalidades
Cada organização que implementa um SGDA estabelece sua própria política e objetivos adaptados
ao seu contexto. A implementação de um SGDA assegura a produção e controle dos documentos
de arquivo que dão suporte às necessidades da organização e da sociedade pelo tempo necessário.
Atingir com sucesso os objetivos para os documentos de arquivo resulta na produção e controle
de documentos de arquivo confiáveis, autênticos e que sejam usáveis, como descrito em 2.3.2.2
a 2.3.2.5.
2.3.2.2 Confiável
Um documento de arquivo confiável é aquele cujo conteúdo está apto a ser considerado uma repre-
sentação completa e precisa de transações, atividades ou fatos atestados por ele e que tem uma
possibilidade de recorrer a ele no curso de atividades ou transações subsequentes. Recomenda-se
que os documentos de arquivo sejam produzidos no momento, ou pouco depois, em que acontece
a transação ou atividade à qual estão relacionados, por indivíduos que tenham conhecimento direto
dos fatos ou por instrumentos rotineiramente utilizados para realizar a operação.
2.3.2.3 Autêntico
Um documento de arquivo autêntico é aquele do qual é possível provar:
—— que é o que afirma ser;
—— que foi produzido ou enviado pela pessoa que afirma que o produziu ou o enviou; e
—— que foi produzido ou enviado no momento em que se afirma.
Para garantir a autenticidade dos documentos de arquivo, recomenda-se que as organizações, imple-
mentem e documentem políticas e procedimentos para o controle de produção, recepção, transmis-
são, manutenção e destinação dos documentos. Isto assegura que os produtores dos documentos de
arquivo sejam autorizados e identificados e que os documentos de arquivo estejam protegidos contra
adição, exclusão, uso e ocultação não autorizada.
2.3.2.4 Integridade
A integridade de um documento de arquivo referencia que ele é completo e inalterado.
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É necessário que um documento de arquivo seja protegido contra alterações não autorizadas. Convém
que políticas e procedimentos de gestão de documentos de arquivo especifiquem que adições ou
anotações admitam a produção do documento de arquivo, sob quais circunstâncias eles podem ser
autorizados e quem está autorizado a fazê-los. Convém que qualquer anotação, adição ou exclusão
autorizada, realizada em um documento de arquivo, documentada explicitamente e de forma rastreável.
2.3.2.5 Usável
Um documento de arquivo usável é aquele que está apto a ser localizado, recuperado, apresentado
e interpretado. Na apresentação, recomenda-se que seja possível mostrar a atividade ou operação
de negócio que o produziu. Recomenda-se que as indicações sobre o contexto do documento
de arquivo, contenham a informação necessária para o entendimento das transações que o pro-
duziram e o usaram. Recomenda-se que seja possível identificar um documento de arquivo dentro
de um contexto amplo das atividades e funções de uma organização. Recomenda-se que os vínculos
existentes entre documentos de arquivo registrem uma sequência de atividades e sejam mantidos.
2.3.3 Estabelecimento de sistema de gestão de documentos de arquivo
2.3.3.1 Generalidades
Os objetivos de documentos de arquivo de um SGDA são alcançados com o estabelecimento

de sistemas de captura e controle de documentos de arquivo que sejam confiáveis, seguros, conformes,
compreensivos e sistemáticos. Exemplos são apresentados em 2.3.3.2 a 2.3.3.6.
2.3.3.2 Confiáveis
Sistema de gestão de documentos de arquivo confiáveis:
a) capturam de forma rotineira todos os documentos de arquivo no escopo das atividades

da organização que cobrem;
b) organizam os documentos de arquivo de forma que reflitam os processos de negócio;
c) protegem os documentos de arquivo de alterações ou destinações não autorizadas;
d) funcionam de forma rotineira como fonte primária de informação referente às ações documenta-
das nos documentos de arquivo;
e) proporcionam acesso rápido a todos os documentos de arquivo, quando necessário;
f) capturam informação sobre a recuperação, uso e destinação dos documentos de arquivo

gerenciados;
g) são capazes de um funcionamento contínuo e regular.
As aplicações de gestão de documentos de arquivo confiáveis permitem a continuidade do negócio

e apoiam a gestão de risco.
2.3.3.3 Seguros
Os sistemas de gestão de documentos de arquivo seguros são sistemas que empregam medidas
de controle adequadas para prevenir ações não autorizadas (acesso, destinação, alteração ou elimi-
nação). Os sistemas de gestão de documentos de arquivo seguros dão suporte à responsabilização
e à gestão de riscos.
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2.3.3.4 Conformes
Os sistemas de gestão de documentos de arquivo conformes são sistemas gerenciados para atender
a todos os requisitos derivados das atividades habituais, às expectativas das partes interessadas
e ao ambiente regulatório em que a organização opera. Os sistemas podem ser avaliadas quanto
a aderência destes requisitos como parte dos processos de manutenção e aperfeiçoamento do SGDA.
Os sistemas de gestão de documentos de arquivo conformes asseguram a responsabilização, a boa
governança e a gestão de riscos.
2.3.3.5 Compreensivos
Sistemas de gestão de documentos de arquivo compreensivos são sistemas que gerenciam

documentos de arquivo oriundos de todas as atividades da organização, de um grupo de organizações
ou das seções da organização que os utilizam. Os sistemas de gestão de documentos de arquivo
compreensivos facilitam a eficiência e a eficácia organizacionais.
2.3.3.6 Sistemáticos
Os processos de produção e a gestão de documentos de arquivo são sistematizados por meio

do desenvolvimento e operação dos sistemas de gestão de documentos de arquivo, segundo as
políticas documentadas, a designação de responsabilidades e as metodologias formais. Isto ajuda
a dirigir a organização de forma eficiente e a minimizar os riscos.
2.4 Princípios de um SGDA
2.4.1 Generalidades
O êxito de uma implementação de um SGDA se baseia na aplicação dos princípios citados em 2.4.2
a 2.4.8.
2.4.2 Foco no cliente e outras partes interessadas
Foco nas necessidades atuais e futuras dos clientes e nas expectativas de outras partes interessadas,
integrando-as nos requisitos dos sistemas de gestão de documentos de arquivo, estabelecidas sob
o SGDA.
2.4.3 Liderança e responsabilização
Liderança estabelece o propósito, a direção e a ética na governança da organização em um ambiente

onde as pessoas entendem e são encorajadas a implementar boas práticas na gestão de documentos
de arquivo para cumprir com os objetivos da organização e os requisitos de responsabilização.
2.4.4 Tomada de decisões baseada em provas
O estabelecimento de um SGDA possibilita a produção, captura e controle dos ativos de informação

da organização na forma de documentos de arquivo confiáveis e autênticos que permitam a tomada
de decisões com base nas provas em toda a organização.
2.4.5 Participação das pessoas
Recomenda-se que sejam claramente definidas as responsabilidades quanto aos documentos

de arquivo e à formação apropriada de todos os funcionários da organização que produzam, manejem
ou utilizem documentos de arquivo. Isto se aplica aos contratados, a outras partes interessadas
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e ao pessoal de outras organizações que compartilhem processos de negócio ou atividades com seus
documentos de arquivo correspondentes. A conscientização sobre os documentos de arquivo em toda
a organização aperfeiçoa a sua base de informação e a tomada efetiva de decisões.
2.4.6 Abordagem por processos
A gestão das atividades e programas da organização como processos em que há produção de docu-
mentos de arquivo e das atividades da organização que está integrada e aumenta a eficiência tanto
das atividades documentais quanto das atividades de negócio.
2.4.7 Abordagem por sistema de gestão
A integração da gestão de documentos de arquivo, nas atividades de negócio dentro de um contexto

mais amplo de um sistema de gestão, inclui, de forma regular, a análise de requisitos e planos, bem
como a implantação, revisão e melhoria de suas políticas e procedimentos.
2.4.8 Melhoria contínua
Um monitoramento e revisão regulares e a melhoria contínua do desempenho do SGDA alimentam

e aperfeiçoam o sistema de gestão da organização.
2.5 Abordagem por processos para um SGDA
Todas as organizações, independentemente de seu tamanho ou natureza de seu negócio, irão

determinar e aplicar processos de trabalho apropriados para alcançar os seus objetivos e metas
específicas. Esta Norma enfatiza a aplicação consciente de um sistema em todos os processos de
uma organização, de forma que a natureza dinâmica dos processos e a de seus inter-relacionamentos
sejam identificadas e gerenciadas.
A abordagem por processos para um SGDA enfatiza a importância de:
a) estabelecer uma política e objetivos para os documentos de arquivo com base na identificação
dos requisitos da organização, incluindo as necessidades e expectativas das partes interessadas;
b) implementação e controles operacionais para a gestão dos riscos da organização em relação aos
seus documentos de arquivo no contexto da totalidade dos riscos corporativos;
c) monitoramento e revisão do desempenho e da efetividade do SGDA;
d) melhoria contínua baseada em métricas objetivas.
A Figura 2 ilustra como o SGDA determina os requisitos de gestão de documentos de arquivo e as

expectativas das partes interessadas (clientes e parceiros). E, por meio dos processos necessários,
como produz resultado dos documentos de arquivo conformes aos requisitos e expectativas.
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Requisitos de Contexto da organização Clientes e

Entrada
gestão de parceiros
documentos de
arquivo e
expectativas
Liderança
Planejamento Melhoria
Avaliação de
Suporte
desempenho
Decisões
Operação gerenciais
corretas para
Qualidade de documentos alcançar a
Clientes e
arquivísticos política e as
parceiros
expectativas
Saída
Figura 2 – Estrutura de um SGDA
Isto pode ser aplicado de forma escalável para atender às necessidades de uma organização, seja
ela pequena, média ou grande. Isto significa que o nível de detalhe e de complexidade do SGDA
e a quantidade de recursos empregados dependem de fatores como o escopo do sistema e a natureza
das atividades, produtos e serviços da organização.
2.6 Papel da alta administração
A alta administração é responsável pela definição de uma direção para a organização e pela
comunicação das prioridades aos funcionários e às partes interessadas. Isto inclui vincular o SGDA aos
requisitos e metas da organização e compreender os riscos associados a uma gestão de documentos
de arquivo inadequada.
A alta administração estabelece a política para orientar como:
a) conseguir consistência das operações em toda a organização;
b) atribuir aos funcionários a adoção dos requisitos de um SGDA;
c) assegurar que os processos de negócio sejam transparentes e compreensíveis;
d) garantir aos acionistas, conselho de direção, órgãos reguladores, auditores e outras partes inte-
ressadas que os documentos de arquivo sejam gerenciados apropriadamente.
© ISO 2011 - © ABNT 2

Por meio de uma liderança e responsabilização perceptíveis, a alta administração cria um ambiente
no qual o SGDA está apto a operar efetivamente. Os princípios do SGDA (ver 2.4) são utilizados pela
alta administração como a base para seus papéis em:
1) estabelecer, manter e promover a política de gestão de documentos de arquivo, visando

aumentar a conscientização corporativa, a motivação e a conformidade;
2) garantir que as responsabilidades e poderes na gestão de documentos de arquivo estejam

definidas, designadas e comunicadas para toda a organização;
3) assegurar que se estabeleça, implemente e mantenha um SGDA efetivo para atingir

os objetivos da organização;
4) assegurar a disponibilidade dos recursos e competências necessárias para dar suporte

e manter o SGDA;
5) revisar periodicamente o SGDA;
6) decidir as ações para aperfeiçoar o SGDA.
2.7 Relacionamento com outros sistemas de gestão
Os sistemas de gestão são focados na obtenção de resultados e na gestão de riscos, visando

atingir os objetivos da organização, os requisitos de responsabilização e as expectativas das partes
interessadas.
A integração de um SGDA com um sistema de gestão corporativo visa:
a) otimizar processos e recursos, integrando os processos de gestão de documentos de arquivo

com outras atividades;
b) dar suporte à tomada de decisão com base em provas;
c) promover a consistência entre os sistemas de gestão;
d) atender e obter provas da aderência aos requisitos de conformidade.
A implementação de padrões de SGDA elaborados pelo ISO/TC 46/SC 11 ajudará as organizações a

ter aderência aos objetivos de outras normas de sistemas de gestão, como as de qualidade, gestão de
riscos, conformidade e segurança, ajudando as organizações a atingir os seus objetivos. Isto é feito:
1) assegurando que informações fidedignas e confiáveis e provas das atividades realizadas sob
o sistema de gestão sejam produzidas, geridas e disponibilizadas a quem necessita delas,
pelo tempo necessário;
2) estabelecendo uma abordagem sistemática e verificável para a gestão dos processos de

documentação associados às atividades de outros sistemas de gestão;
3) estabelecendo uma estrutura de avaliação dos processos de documentação e das práticas

de outros sistemas de gestão;
4) contribuindo para a melhoria contínua do desempenho da organização por meio de seu

sistema de gestão integrado.
8 © ISO 2011 - © ABNT 2

A integração do SGDA nos sistemas de conformidade, desempenho, auditoria e automação propor-

ciona uma estrutura que alavanca a satisfação dos clientes e a qualidade dos produtos.
3 Termos e definições
Para os efeitos deste documento, aplicam-se os seguintes termos e definições.
3.1 Termos relacionados a documento de arquivo
3.1.1
arquivo(s)
documentos de arquivo permanentes
documentos de arquivo mantidos para uso contínuo
NOTA 1 Arquivos podem ser o espaço físico onde documentos são preservados e disponibilizados para
consulta, ou o local para repositório de arquivos.
NOTA 2 Arquivo pode ser uma organização, agência ou programa responsável pela seleção, aquisição,
preservação e disponibilização de documentos. Muitas vezes arquivo se refere a um departamento
de arquivo, instituição arquivística ou arquivo de programa.
3.1.2
ativo
qualquer coisa que tenha valor para organização
NOTA Existem vários tipos de ativos, incluindo:
a) informação;
b) software, como programa de computador;
c) hardware, como computador;
d) serviços;
e) pessoas, e suas qualificações, habilidades e experiências; e
f) intangíveis, como reputação e imagem.
[ISO/IEC 27000:2009, definição 2.3]
3.1.3
documento, substantivo
informação registrada ou objeto que está apto a ser tratado como uma unidade
[ISO 15489-1:2001, definição 3.10]
3.1.4
documentação
coleção de documentos que descreve operação, instruções, decisões, procedimentos, regras de negó-
cios relacionadas a funções ou transações realizadas
[ISO/TR 26122:2008, definição 3.1]
© ISO 2011 - © ABNT 2

3.1.5
prova
documentação que comprova uma transação ou atividade
NOTA Isso é prova de uma transação comercial que pode ser comprovada e foi produzida no curso
normal da atividade empresarial, é inviolável e completa. Não está limitado ao sentido jurídico do termo.
3.1.6
metadados
dados que descrevem contexto, conteúdo, estrutura dos documentos de arquivo e sua gestão através
do tempo
[ISO 15489-1:2001, definição 3.12]
3.1.7
documento de arquivo(s)
informação produzida, recebida e mantida como prova e como um ativo por uma organização
ou pessoa, em busca de obrigações legais ou na transação de negócios
NOTA 1 Adaptado da ISO 15489-1:2001, definição 3.15.
NOTA 2 O termo “prova” não se limita ao sentido legal (ver 3.1.5).
NOTA 3 Isso se aplica às informações em qualquer meio, forma ou formato.
3.2 Termos relacionados a gerenciamento
3.2.1
responsabilização
princípio em que indivíduos, organizações e a comunidade são responsáveis por suas ações e que
podem ser requeridos para explicar aos outros
[ISO 15489-1:2001, definição 3.2]
3.2.2
não conformidade
não cumprimento de requisitos
[ISO/TMB/TAG13-JTCG, definição T.3.6]
3.2.3
organização
pessoas ou grupo de pessoas que possuem funções com responsabilidades, autoridades, relações e
objetivos a serem atingidos
NOTA O conceito de organização inclui, mas não se limita somente a um negócio, companhia, firma,
empresa, autoridade, sociedade, instituição de caridade, parte ou combinações destas, incorporadas ou não,
públicas ou privadas.
3.2.4
política de documento de arquivo
todas as ações e diretrizes da organização em relação ao gerenciamento de sistemas de documentos
de arquivo, formalmente expressos pela alta administração
10 © ISO 2011 - © ABNT 2

3.2.5
alta administração
pessoa ou grupo de pessoas do mais alto nível da estrutura executiva, que gerencia e controla
a organização
NOTA 1 A alta administração tem o poder de delegar autoridade e providenciar recursos dentro
da organização.
NOTA 2 Uma organização pode, para o efeito deste propósito, ser identificada como referência para
o escopo da implementação de um sistema de gestão.
3.3 Termos relacionados a processos de gestão de documentos de arquivo
3.3.1
acesso
direito, oportunidade, meios de encontrar, usar ou recuperar informações
[ISO 15489-1:2001, definição 3.1]
3.3.2
classificação
identificação sistemática e arranjo das atividades comerciais e/ou documentos de arquivo em catego-
rias de acordo com convenções, métodos e regras processuais logicamente estruturados, representa-
dos em um sistema de classificação
[ISO 15489-1:2001, definição 3.5]
3.3.3
conversão
processo de transformação do documento de arquivo de um formato para outro
EXEMPLO Digitalizar documentos em papel para produzir uma imagem digital (TIFF, JPEG etc.),
convertendo documentos do MS Word para o formato PDF, convertendo um arquivo de texto UNIX para
arquivo de texto do Microsoft (Windows), ou atualizando arquivos do MS Word de uma versão antiga para
uma versão atualizada.
3.3.4
eliminação
processo de eliminação ou exclusão de um documento de arquivo, fora do alcance de qualquer
restauração
NOTA Adaptado da ISO 15489-1:2001, definição 3.8
3.3.5
destinação
conjunto de processos associados à aplicação de decisões de transferência, eliminação ou conser-
vação de documentos de arquivo, que são documentados nas tabelas de temporalidade ou outros
instrumentos
[ISO 15489-1:2001, definição 3.9]
© ISO 2011 - © ABNT 2

3.3.6
documentar, verbo
registrar, fundamentar ou anotar para posterior recuperação
3.3.7
indexação
processo de estabelecimento de pontos de acesso para facilitar a recuperação de documentos
de arquivo e/ou informações.
NOTA Adaptado da ISO 15489-1:2001, definição 3.11.
3.3.8
migração
ação de transferir documentos de arquivo de um sistema para outro, preservando a sua autenticidade,
integridade, confiabilidade e usabilidade
EXEMPLO Mover dados de um disco magnético para uma fita magnética, transferindo arquivos de uma
base de dados Oracle para SQL Server (ver 3.3.3 para uso consistente).
3.3.9
preservação
processos e operações que garantam a permanência técnica e intelectual de documentos de arquivo
autênticos através do tempo
3.3.10
registro
ato ou efeito de dar a um documento de arquivo uma única identificação quando entra em um sistema
[ISO 15489-1:2001, definição 3.18]
3.3.11
rastreabilidade
produzir, capturar e manter informações sobre a movimentação e o uso de documentos de arquivo
[ISO 15489-1:2001, definição 3.19]
3.3.12
transferência
mudança de custódia ou propriedade de documento de arquivo
NOTA 1 Transferência pode incluir mover documento de arquivo de um local para outro.
NOTA 2 Adaptado da ISO 15489-1:2001, definições 3.20 e 3.21.
NOTA BRASILEIRA No Brasil, quando a transferência implicar na entrada de documentos em arquivos

permanentes, o termo utilizado é recolhimento.
12 © ISO 2011 - © ABNT 2

3.4 Termos relacionados a sistemas de gestão de documento de arquivo (SGDA)
3.4.1
gerenciamento de sistemas
conjunto de elementos inter-relacionados ou em interação de uma organização que visa estabelecer
políticas, objetivos e processos para atingir as metas de SGDA
NOTA 1 O gerenciamento de sistemas pode constituir-se de uma ou várias disciplinas.
NOTA 2 Os elementos de um sistema incluem a estrutura organizacional, diretrizes, responsabilidades,

planejamento, operação etc.
NOTA 3 O escopo de um sistema de gestão permite a inclusão de toda a organização, funções especificas
identificadas da organização, setores específicos identificados da organização, ou uma ou mais funções
em um determinado grupo de organizações.
[ISO/TMB/TAG13-JTCG, definição T2.1]
3.4.2
sistema de gestão de documentos de arquivo
sistema de gestão que objetiva orientar e controlar os documentos de arquivo de uma organização
3.4.3
gestão de documentos de arquivo
domínio da gestão responsável pelo controle eficiente e sistemático da produção, recepção, manu-
tenção, utilização e disposição dos documentos de arquivo, incluindo processos para captura, manu-
tenção de provas, informações sobre as atividades e operações comerciais na forma de documentos
de arquivo
[ISO 15489-1: 2001, definição 3.16]
NOTA Também chamado de recordkeeping.
NOTA BRASILEIRA No original em inglês o termo Recordkeeping é indicado como sinônimo de Records
Management, ambos traduzidos como Gestão de Documentos de arquivo.
3.4.4
sistema de documentos de arquivo
sistema de informação que captura, gerencia e disponibiliza acesso a documentos de arquivo
ao longo do tempo
3.4.5
sistema
conjunto de elementos inter-relacionados ou em interação
[ISO 9000:2005, definição 3.2.1]
© ISO 2011 - © ABNT 2

Anexo A
(informativo)
Metodologia utilizada no desenvolvimento do vocabulário
A.1 Geral
A universalidade da aplicação das normas sobre SGDA elaboradas pelo ISO/TC 46/SC 11 requer
o uso de:
a) uma descrição técnica, sem o uso de linguagem técnica; e

b) um vocabulário coerente e harmonizado, de fácil compreensão por todos os potenciais utilizadores

de normas SGDA.
Conceitos não são independentes um do outro, e uma análise das relações entre os conceitos
dentro do campo de um SGDA e o arranjo deles em sistemas conceituais são um pré-requisito
de um vocabulário coerente. Tal análise foi utilizada no desenvolvimento do vocabulário especificado
nesta Norma. Admite-se que os diagramas conceituais reproduzidos em A.3, empregados durante
o processo de desenvolvimento, sejam úteis em um sentido informativo.
A.2 Conceito relacionamentos e sua representação gráfica

Há quatro conceitos das principais formas de relacionamentos indicadas neste Anexo, de acordo com
a ISO 704: 2009, com referência ISO 9000:2005 e GB-T 19100-2003 (China):
a) associativa (ISO 704:2009, 5.5.3, e ISO 9000:2005, A.3.4) (com setas)
b) de uma via de circulação (GB T 19100-2003, A.2.2.2) (com setas)
c) partitivo (ISO 704:2009, 5.5.2.3, e ISO 9000:2005, A.3.3) (sem setas)
d) genérico (ISO 704:2009, 5.5.2.2, e ISO 9000:2005, A.3.2) (sem setas)
A.3 Conceito de diagramas

As Figuras A.3.1 a A.3.4 mostram os diagramas de conceito em que se baseiam os agrupamentos
temáticos da Seção 3.
Como os termos são repetidos sem definição e quaisquer notas explicativas, recomenda-se referir-se
à Seção 3 para consultar estes elementos.
14 © ISO 2011 - © ABNT 2

documento (3.1.3) documentação (3.1.4)
prova (3.1.5) documento de arquivo(3.1.7) arquivos (3.1.1) ativos (3.1.2)
metadados (3.1.6)
Figura A.3.1 – Conceitos relacionados aos documentos de arquivo
organização (3.2.3)
responsabilização (3.2.1) não conformidade (3.2.2)
política de gestão
alta administração (3.2.5)
de documentos (3.2.4)
Figura A.3.2 – Conceitos relacionados à gestão (3.2)
© ISO 2011 - © ABNT 2

A.3.3 Relação
entre as partes
documento (3.3.6)
classificação (3.3.2)
registro (3.3.10)
indexação (3.3.7)
rastreabilidade (3.3.11) acesso (3.3.1)
eliminação (3.3.4)
destinação (arranjo) (3.3.5)

transferência (3.3.12)
conversão (3.3.3)
preservação (3.3.9)
migração (3.3.8)
A.3.3 Sentido único

do círculo de relações
Figura A.3.3 – Conceitos relativos aos processos de gestão de documentos de arquivo (3.3)
sistemas (3.4.5)
A.3.4 Relação genérica sistemas de gestão (3.4.1)
sistemas de gestão de documentos de arquivo (3.4.2)

gestão de documentos de arquivo (3.4.3)
sistemas de documentos de arquivo (3.4.4)
A.3.4 Relação
entre as partes
Figura A.3.4 – Conceitos relacionados a sistemas de gestão de documentos

de arquivo (3.4)
16 © ISO 2011 - © ABNT 2

Bibliografia
[1] ISO 704:2009, Terminology work – Principles and methods
[2] ISO 9000:2005, Quality management systems – Fundamentals and vocabulary
[3] ISO 10241-1, Terminological entries in standards – Part 1: General requirements and examples
of presentation
[4] ISO 15489-1:2001, Information and documentation – Records management – Part 1: General
[5] ISO/TR 26122:2008, Information and documentation – Work process analysis for records
[6] ISO/IEC 27000:2009, Information technology – Security techniques – Information security

management systems – Overview and vocabulary
[7] GB/T 19100-2003 (China), Terminology work – Establishment of concept system
[8] ISO/TMB/TAG13-JTCG Final draft High Level Structure and identical text for MSS and common
MS terms and core definitions, February 2011
© ISO 2011 - © ABNT 2

Índice alfabético
NOTA BRASILEIRA O índice está na ordem alfabética da língua portuguesa.
A
acesso 3.3.1
arquivos 3.1.1
ativo 3.1.2
alta administração 3.2.5
C
classificação 3.3.2
conversão 3.3.3
D
documento de arquivo 3.1.7
destinação 3.3.5
documento (substantivo) 3.1.3
documento (verbo) 3.3.6
documentação 3.1.4
E
eliminação 3.3.4
I
indexação 3.3.7
M
metadados 3.1.6
migração 3.3.8
18 © ISO 2011 - © ABNT 2

N
não conformidade 3.2.2
O
organização 3.2.3
P
preservação 3.3.9
política de documento de arquivo 3.2.4
prova 3.1.5
R
responsabilização 3.2.1
registro 3.3.10
rastreabilidade 3.3.11
S
sistema de documentos de arquivo 3.4.4
sistema 3.4.5
sistema de gerenciamento de documento de arquivo 3.4.2
G
gestão de documento de arquivo 3.4.3
gerenciamento de sistemas 3.4.1
T
transferência 3.3.12
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NORMA ABNT NBR

Informação e documentação — Sistema

Information and documentation – Management systems for records –

ICS 01.040.01; 01.140.20 ISBN 978-85-07-06633-0

© ISO 2011 - © ABNT 2

ABNT NBR ISO 30300:2016

ii © ISO 2011 - © ABNT 2

ABNT NBR ISO 30300:2016

© ISO 2011 - © ABNT 2

ABNT NBR ISO 30300:2016

A Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) é o Foro Nacional de Normalização. As Normas

O Escopo em inglês desta Norma Brasileira é o seguinte:

This Standard is applicable to any type of organization that wishes to:

a) establish, implement, maintain and improve a MSR to support its business;

b) assure itself of conformity with its stated records policy;

c) demonstrate conformity with this Standard by

1) undertaking a self-assessment and self-declaration, or

2) seeking confirmation of its self-declaration by a party external to the organization, or

3) seeking certification of its MSR by an external party.

iv © ISO 2011 - © ABNT 2

ABNT NBR ISO 30300:2016

O êxito das organizações depende, em grande medida, da implementação e manutenção de um

a) definições de papéis e responsabilidades;

A implementação de uma política e objetivos de gestão de documentos de arquivo, solidamente

Implementar um SGDA em uma organização também ajuda a garantir transparência e a rastreabilidade

© ISO 2011 - © ABNT 2

ABNT NBR ISO 30300:2016

ABNT NBR ISO 30300

for records – Requirements for

Figura 1 – Normas sobre SGDA elaboradas pelo ISO/TC 46/SC 11,

Estas normas se aplicam como estrutura e como orientação para:

a) estabelecer a gestão sistemática da política, procedimentos e responsabilidades da gestão

b) determinar as responsabilidades, autoridades e responsabilização quanto aos documentos

c) desenvolver e implementar o SGDA; e

d) obter resultados de qualidade do SGDA por meio da avaliação de desempenho e da melhoria

vi © ISO 2011 - © ABNT 2

ABNT NBR ISO 30300:2016

Estas normas são planejadas para serem usadas por:

1) alta administração que toma as decisões em relação ao estabelecimento e implementação

2) os responsáveis pela implementação de SGDA, como os profissionais das áreas de gestão

© ISO 2011 - © ABNT 2

NORMA BRASILEIRA ABNT NBR ISO 30300:2016

Informação e documentação — Sistema de gestão de documentos de

Esta Norma é aplicável a qualquer tipo de organização que deseje:

a) estabelecer, implementar, manter e aperfeiçoar um SGDA como apoio às suas atividades;

b) assegurar-se de sua conformidade com sua política declarada de documentos de arquivo;

c) demonstrar a conformidade com esta Norma por meio da:

1) realização de uma autoavaliação e autodeclaração; ou

2) busca da confirmação de sua autodeclaração por um terceiro; ou

3) busca da certificação de seu SGDA por um terceiro.

O SGDA estabelece a política, os objetivos e a estrutura de diretrizes para controlar os documentos

Os sistemas de gestão, incluindo o SGDA, produzem documentos de arquivo. Estes documentos

© ISO 2011 - © ABNT 2

ABNT NBR ISO 30300:2016

2.2 Contexto da organização

a) o tamanho e a complexidade da organização ou organizações, ou dos processos que requerem

b) o nível de risco decorrente de um controle de documentos de arquivo inadequado;

d) as demandas ou expectativas específicas das partes interessadas.

1) para um ou mais processos específicos dentro da organização;

2) em toda a organização, cobrindo todos os seus processos; e

3) para as organizações que compartilham processos de negócio em um setor específico,